Administración General

HISTORIA DE LA ADMINISTRACION

El término administración proviene del latín minister, que se puede traducir

como “hacia la subordinación” o “hacia el control”. Por ende, la
administración ha estado presente desde que ha existido la necesidad de
coordinar las actividades de las comunidades humanas, es decir desde el
inicio mismo de la vida en sociedad.

Sin embargo, esta disciplina empezó a estudiarse formalmente después

de la Revolución Industrial (a partir del siglo XVIII), cuando surgieron las
grandes empresas y el conocimiento especializado sobre su gestión, que
requería de profesionales en la administración de los recursos.

Los primeros postulados académicos sobre la Teoría de la administración

son apenas del siglo XIX: la primera clase de administración se dictó en un
instituto terciario por Joseph Wharton en 1881.

Desde los tiempos remotos de la Antigua China (expresada en las “Reglas”

de Confucio) o la Antigua Grecia y la Antigua Roma, existían preocupaciones
respecto a la manera idónea de repartir los recursos y coordinar los
esfuerzos de trabajo, para así lograr el propósito lo más eficientemente
posible.

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¿QUE ES LA ADMINISTRACION?

La administración es una ciencia social, cuyo interés se centra en

las organizaciones humanas, así como las técnicas y procedimientos
disponibles para su planificación, organización, dirección y control de sus
recursos, en pro de obtener de ellos el mayor beneficio posible.

Hay muchas definiciones posibles de la administración, dependiendo de las

perspectivas empleadas para estudiarla. En líneas generales se la
comprende como el análisis organizacional de grupos sociales, con un
enfoque determinado hacia un objetivo concreto, con requerimientos
de eficacia y rendimiento (productividad).

De este modo, la administración persigue cuatro objetivos puntuales:

 Planificación. Entendida como la estructuración conceptual de los elementos de la
organización, teniendo en cuenta la misión que se desea cumplir y una visión del futuro de
la empresa u organización.
 Organización. Se trata de la coordinación y sincronización de las partes de la empresa,
para establecer sus tareas y secuencias de realización de las mismas.
 Dirección. Las labores necesarias para la conducción y el liderazgo de la organización,
considerando aspectos tácticos, operativos o estratégicos.
 Control. Entendido como la posibilidad de diagnosticar el funcionamiento de la
organización y retroalimentar al sistema con esa información, para solventar sus
necesidades y su funcionamiento.

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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

En realidad, para que la administración logre alcanzar sus objetivos, se tiene

que hacer uso de una forma coordinada de los recursos tanto humanos,
intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros que se poseen dentro del
grupo. La persona clave en la administración es el administrador.

Además, la tarea de la administración supone alcanzar los objetivos

trabajando en subordinación de alguien más. Por lo que se necesita una
relación de jerarquía donde se trabaja al mando de otro.

Asimismo, la administración tiene como finalidad obtener resultados más

eficientes sobre todo en el manejo de los recursos que se poseen, para eso
se necesita una actividad de dirección eficaz que involucre todas las
actividades y el trabajo colaborativo de otras personas, porque solo de esa
forma se podrán lograr los objetivos esperados.

En este sentido, la administración puede aplicarse en instituciones formales e

informales, las instituciones formales son las que se rigen por normas y leyes
que se encuentran escritas para que puedan funcionar como el caso de un
estado o de una empresa.

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Mientras que las instituciones informales tienen normas, pero no se

encuentran escritas como es el caso de una familia donde también se puede
aplicar la administración, porque igual se deben administrar recursos para
que cumpla sus objetivos.

La administración permite utilizar técnicas y herramientas que logran

aprovechar de mejor forma los recursos. Lo que posibilita tanto la estabilidad,
el mantenimiento y el crecimiento de los grupos sociales o de las
instituciones.

Los beneficios o ventajas más importantes que podemos obtener con el uso
de la administración son los siguientes:

1. Favorece el esfuerzo humano

La administración permite que todas las tareas humanas logren hacerse con
efectividad. Puesto que con la administración el trabajo se hace más simple,
al establecerse ciertos métodos, principios y procedimientos, el trabajo es
realizado de forma rápida y efectiva. Esto permite centrarse en los objetivos
de cada tarea y aumentar la efectividad.

Favorece que se mantenga un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia.

Sobre todo, entendiendo que eficacia es poder alcanzar los objetivos
propuestos y la eficiencia es lograr alcanzar los objetivos utilizando la menor
cantidad de recursos posibles.

Por supuesto,

2. Permite medir del desempeño de la institución

Aparte de, la administración ayuda a tener indicadores de desempeño y
permite medirlos en forma cuantitativa, lo que proporciona a las instituciones
un conjunto de variables que resultan objetivas y medibles, que se convierten
en datos sencillos y confiables que se pueden utilizar para poder monitorear
como se desempeña la institución.

3. Genera información y conocimiento importante

También se origina información y conocimiento relevante sobre la forma
correcta de utilizar los recursos de la institución tanto humanos, intelectuales,
materiales, tecnológicos y financieros, para que sean aprovechados al
máximo.

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Tanto la productividad como la eficiencia de cualquier grupo se relaciona en

forma directa con la aplicación de una buena administración.

4. Reduce costos
En consecuencia, si los recursos se llegan a utilizar de forma eficiente y se
maximiza su aprovechamiento, los costos tienden a disminuir lo que
favorece el desempeño de la organización.

5. Permite el crecimiento sostenible

Entonces, el aumento de eficiencia, el correcto logro de objetivos y de las
metas propuestas por una institución, les da la posibilidad de seguir
creciendo de manera sostenible en el tiempo.

CARACTERÍSTICA DE LA ADMINISTRACION

Las características más importantes de la administración son:

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1. La universalidad
Por su parte, la universalidad hace relación a que la administración puede
ser utilizada en cualquier tipo de institución o grupo social. Puede ser una
institución formal, informal, privada, pública entre otros. Esto, ya que todas
quieren lograr alcanzar sus metas usando correctamente los recursos.

2. Es interdisciplinaria
Dado que, la administración se puede relacionar con cualquier ciencia que
use métodos, principios y procesos que hagan que los recursos se usen con
eficiencia.

3. Es un medio para logar un fin

Luego, la administración es eminentemente práctica, eso significa que es un
instrumento que se utiliza para lograr un fin determinado, es decir
cada organización que la aplica busca alcanzar sus propios objetivos.

4. Tiene jerarquía
Por consiguiente, tiene que haber una unidad jerárquica para que funcione,
porque debe haber un jefe que este al mando y una cadena de
subordinados, para encadenar los esfuerzos de todos hacia el logro de la
meta común.

5. Tiene unidad temporal

Puesto que, esta característica establece que las etapas del proceso
del proceso administrativo no se realizan en forma aislada, sino operan de
forma simultánea porque es un proceso dinámico.

6. Su aplicación es amplia
Así que, la administración puede operar en todos los niveles de la
organización, en las cuales existe jerarquía por eso la aplica tanto una ama
de casa como el presidente de una empresa o incluso el presidente de un
país.

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7. Es específica
Debemos considerar que la administración se relaciona y se auxilia de
muchas otras ciencias y técnicas, pero no se le puede llegar a confundir con
otras áreas porque tiene un carácter específico.

8. Es flexible
Resulta que, su flexibilidad se basa en que puede aplicarse en cualquier tipo
de organización independientemente del campo al que se dedica y se
adaptan a sus necesidades, por lo que no puede ser rígida.

Caso Practico

CASO PRÁCTICO PARA

APLICAR EL PROCESO DE
TOMA DE DECISIONES
El ingeniero Alfredo Pérez ha dirigido la empresa “productos alimenticios,
S.A.” desde su fundación en 1990. La empresa se dedica a la fabricación de
pastas, galletas, harinas y aceite comestible, y se inició con un capital de 78
millones. Las ventas del último año fueron de 119 millones y la utilidad de 5
millones. La fábrica inicio con 26 obreros y 6 empleados que hacían labores
administrativas y de ventas y en la actualidad cuenta con 122 obreros y 24
empleados.
Al inicio de sus operaciones la empresa estaba organizada de la siguiente
manera: Gerente general: Ing. Alfredo Pérez, Contador: C.P. Jaime Herrera,
Gerente de planta: Ing. Arturo Sandoval, Jefe de Ventas: Sr. Rodrigo Castro.
Desde el principio al Ingeniero Pérez le gustaba tomar decisiones en todas
las áreas y supervisar directamente el buen funcionamiento de la fábrica.
Durante los primeros 14 años la empresa fabricaba productos de
buena calidad a bajos costos, lo que le permitía obtener una buena
posición en el mercado, magnificas utilidades, crecimiento continuo.
En la actualidad las personas mencionadas continúan en sus funciones y por
su puesto se ha incrementado sus sueldos, pero también sus
responsabilidades.
Desde hace tiempo fue necesario contratar a 2 empleados más que se
hicieran cargo de otras funciones como son: Gerente de capital humano; Lic.
Luis Prieto y Jefa de créditos y cobranzas; Lic. Margarita Mejía.
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Últimamente la empresa no ha funcionado bien, han descendido las ventas

existen gran número de rechazos, continua rotación de personal y perdidas
de materiales.
El ingeniero Pérez se encuentra sumamente preocupado por lo
que le ha contratado a usted para que le asesore y le ayude a mejorar la
situación de la empresa. De acuerdo a las entrevistas realizadas con los
gerentes usted obtuvo la siguiente información:

a) El gerente de ventas opina que estas han disminuido debido a la mala

calidad de los productos, los altos costos, retraso en las entregas y precios
altos.
b) El gerente de capital humano opina que los altos índices de
rotación se originan en los bajos suelos jornadas excesivas y
controles exagerados que impone el Ing. Pérez.
c) El contador se queja de que tiene demasiado trabajo, mientras los demás
gerentes se la pasan muy bien.

d) Todos los gerentes opinan que existe retraso en la toma de decisiones y

falta de autonomía, ya que todas las decisiones se deben consultar con el
Ing. Pérez y o el contador Herrera.
e) El ingeniero Sandoval informa que en su ausencia los obreros y
supervisores descuidan la producción además de que existen perdidas de las
herramientas que muchas veces los supervisores no lo obedecen
argumentando que el contador Herrera les giro instrucciones contrarias.
Por estas situaciones el ingeniero Sandoval está apunto de renunciar.
f) El licenciado Prieto cree que la situación de la empresa se debe a que el
personal es mañoso y flojo y que los gerentes no afrontan las situaciones
que les competen, lo que originan que él tenga que tratar con los obreros y
administrativos para resolver los asuntos.
Dese cuenta que no se plantean alternativas de solución ya que será usted
el que brinde la formula de solucion. Recuerde que usted fue contratado para
ello y aconsejar al Ingeniero Pérez. Realizar las siguientes actividades para
la TOMA DE DECISIONES del caso de estudio propuesto.

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