Dirección estratégica de los

sistemas de información
UNIDAD No. 4
Gestión procesos de negocio
Gestión de los procesos de negocio

Introducción
Los procesos de negocio son el instrumento clave para organizar las
actividades realizadas en una organización, además, de poder entender sus
interrelaciones para poder mejorarlos; los Sistemas y Tecnologías de
Información son un elemento esencial para soportar el desarrollo de las
actividades de una organización y, por ende, para la gestión efectiva de sus
procesos.
Los procesos definidos en una organización afectan la estrategia, la
estructura organizativa y los sistemas de información de la empresa. Los
procesos son el instrumento clave para asegurar la consecución de los
objetivos estratégicos. La eficacia y eficiencia de las operaciones, la fiabilidad
de la información financiera y operativa, y el cumplimiento de las políticas,
procedimientos, leyes y normas aplicables, resultan claves para la operación
diaria y para la consecución de los objetivos de negocio.
Procesos de Negocios
Procesos de Negocio
Definiciones
• La palabra proceso viene del latín processus, que significa: avance y
progreso.
• Un proceso es un conjunto de actividades de trabajo relacionadas que
se caracterizan por requerir ciertos insumos y tareas particulares de
valor agregado, con miras a obtener determinados resultados.
• Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados.
Proceso de negocios

• Un proceso de negocios es un conjunto de pasos o actividades

relacionadas en las que intervienen gente, información y otros
recursos para crear valor.
• Los procesos de negocios se integran de pasos que se pueden
identificar en el tiempo y el espacio.
• Tiene un principio y un fin.
• Tienen entradas y salidas.
Procesos de Negocios

• Los Procesos de negocio se originan en el cliente y atraviesan en forma

transversal a los departamentos y áreas funcionales de la empresa.
• El objetivo principal de los Procesos de negocio es entregarle valor al
cliente, mediante la realización de servicios o fabricación-distribución de
productos.
• Es un encadenamiento de actividades con un INPUT, OUTPUT, SLAs y
Estándares de calidad claramente definidos.
• Los procesos de negocios son la manera más común de mejorar el
desempeño de los sistemas de trabajos, debido a que en los procesos de
negocios se pueden ir cambiando, eliminando o agregando pasos al
proceso o también cambiando los métodos de cómo se usan estos pasos.
Procesos de Negocios
Los procesos de negocio se dividen en tres tipos. Esta clasificación tiene en cuenta dos
factores principales: La relación directa con los clientes y La entrega de valor.
1. Procesos estratégicos – Administrativos o de gestión (Management processes)
• La definición corresponde a los cargos de dirección y gerencia. Planifican la estrategia
corporativa general de la empresa o la estrategia corporativa de cada una de sus áreas.
• Formalmente establecidos.
• Coordinan las actividades de los procesos primarios y de apoyo.
• Buscan la eficiencia y eficacia de los procesos.
• Miden, monitorean y controlan.
• No entregan valor al cliente directamente.
Ejemplo:
• Seguimiento de resultados, mejora continua, comunicación interna / externa,
planificación, formulación estratégica, reconocimiento y recompensa, proceso de calidad
total
Procesos de Negocios
2. Procesos principales o esenciales (Core processes)
• Es la relación de la empresa con sus cliente y usuarios, los procesos más importantes.
• El contacto directo con el cliente.
• Entregan valor al cliente directamente.
• A veces van más allá de los límites de la empresa.
• Una visión completa de la cadena de valor.
Ejemplo:
• Proceso de negocio: ventas
• El proceso de ventas debe ser ágil y a su tiempo adecuadamente controlado, evitando
perder oportunidades de atender al cliente para cumplir con los objetivos.
Procesos de Negocios
3. Procesos de apoyo o soporte (Support processes)
• Las actividades y procesos se encuentran relacionados con el abastecimiento de materias
primas, con las herramientas, aplicaciones y equipos informáticos o con la formación de
personal.
• Formalmente establecidos.
• Apoyan los procesos primarios.
• Sin contacto con el cliente.
• No entregan valor al cliente directamente.
Ejemplo:
• Proceso de negocio: contrataciones
• Atraer a los mejores talentos y elegir a las personas apropiadas a las funciones más
adecuadas para su perfil, es un proceso que requiere mucho cuidado por parte de la
empresa para cumplir con los objetivos de negocio.
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO

Es la gestión de todos los procesos

que soportan las transacciones y
eventos del negocio, durante
todas las fases de la cadena de
valor, aplicando las reglas
necesarias para automatizar,
estandarizar y asegurar el
cumplimiento de la calidad
requerida.
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO

Business Process Management

(BPM) es la metodología
empresarial cuyo objetivo es
mejorar la eficiencia a través de la
gestión sistemática de los
procesos de negocio, que se
deben modelar, automatizar,
integrar, monitorizar y optimizar
de forma continua. BPM se enfoca
en la administración y gestión de
los procesos de negocio.
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO

BPM dirige a las empresas a través de sus tres dimensiones:

• Negocio (Business)
• Procesos (Process)
• Gestión (Magnagement)

El negocio la dimensión de valor

Los procesos la dimensión de la transformación.
La gestión la dimensión de la capacitación
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO

Objetivo: modelar y validar los

procesos de negocio en la
organización
Tareas principales:
• Analizar los procesos de negocio y
su entorno organizacional y
tecnológico
• Representarlos en modelos de PN
con notación adecuada.
• Verificar y validar los modelos
especificados.
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO
SIPOC

• El SIPOC es una herramienta que se utiliza para mejorar

procesos
• Ayuda a definir el alcance de la oportunidad de mejora
• Asegurará que el enfoque de la oportunidad de mejora esté
alineado con los requerimientos de mayor nivel del cliente.
• El diagrama SIPOC se define como una representación que
nos permite entender el funcionamiento de un proceso.
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO
SIPOC
SIPOC significa...
• Suppliers - Proveedores
• Inputs - Entradas
• Process- Proceso
• Outputs - Salidas S.I.P.O.C
• Customers - Clientes

Gestión de procesos

Suppliers Customers

Inputs Process Outputs

GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO
SIPOC

• Supplier (proveedor): El que proporciona las entradas al proceso; puede ser una
persona u otro proceso
• Input (entrada): Material, información, datos, documentación, servicio que se necesita
para realizar las actividades del proceso
• Process (proceso): Una secuencia de actividades que añaden valor a las entradas para
producir las salidas
• Output (salida): Producto, servicio, información, documentación que es importante para
el cliente
• Customer (cliente): El usuario de la salida del proceso
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO
SIPOC
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO
SIPOC

El diagrama SIPOC es particularmente útil para identificar:

• Qué es necesario como entradas para que se ejecute el proceso
• Quién proporciona las entradas para el proceso
• Quién es el verdadero cliente del proceso
• Qué necesita el cliente del proceso
• Cuál es el propósito y el alcance del proceso
• Cómo medir el rendimiento del proceso
• Cuáles de las actividades del proceso aportan valor para el cliente o el negocio (y
por lo tanto hay que mantenerlas) y cuáles son inútiles (y por lo tanto hay que
tratar de eliminarlas)
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO
SIPOC
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO
SIPOC
Ejercicio
• Se desea modelar el proceso de gestión de aprovisionamiento de una organización.
• El proceso se inicia con detección de la necesidad de aprovisionamiento por parte de un departamento de la
organización. El director del departamento deberá autorizar y validar dicha necesidad antes de realizar el pedido de
manera formal.
• Una vez realizado el pedido formal, el departamento de compras realiza una selección de las fuentes de suministro
(proveedores), eligiendo los más idóneos para la realización las compras. Una vez seleccionado los proveedores se
realiza la petición. Cada proveedor envía las ofertas en un plazo de 10 días. Todas las ofertas son comparadas antes
de tomar una decisión.
• El siguiente paso es la emisión y seguimiento de pedido. El proceso de solicitud de pedido comienza cuando el
comprador emite una orden y finaliza cuando el pedido es aceptado por el proveedor. El tiempo de una orden de
pedido puede variar desde un número días, si se hace por correo, a unos pocos segundos, si se hace por Internet.
• La recepción e inspección de pedidos incluye las siguientes actividades: Aceptación del material que ha llegado,
descarga del material del medio de transporte, depósito o preparación del material para mandarlo o reembarcarlo,
verificación y documentación de la cantidad y la condición del material, e introducción de la información en un
sistema de inventarios.
• Se realiza luego la aprobación y pago de facturas a proveedores. El responsable de las cuentas a pagar debe recibir:
las notificaciones y albaranes de recepción, las órdenes o pedidos de compra y las facturas del proveedor. La
información contenida en estos documentos debe incluir los siguientes aspectos: el número del pedido y/o número
de la orden de compra, y la cantidad y precio acordado que deben coincidir con la orden de compra o pedido y
deben de ser conformados antes de realizar el pago al proveedor.
GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO
SIPOC

[Link]
Modelado de Procesos de Negocios

• El modelado de procesos es en si mismo el proceso de

negocios.
• Es la subdivisión del proceso de negocios en sus elementos
básicos con el propósito de poderlos estudiar y mejorarlos.
• El modelado de procesos es esencial en el desarrollo de los
sistemas de información ya que ayuda a identificar el problema
que el sistema de información deberá resolver y la manera en
como deberá resolverlo.
Qué es el Modelado del Negocio?
• Es una técnica para modelar procesos del negocio.
• El Modelo de negocio provee una manera de
expresar los procesos del negocios en términos de
actividades del negocio y comportamiento
colaborativo.

INPUT OUTPUT

EMPRESA
Modelado de Procesos de Negocios

Herramienta BPMN
• El objetivo principal de desarrollar BPMN es proveer una
notación que sea fácilmente entendible por todos los usuarios
de negocio.
• Desde los analistas que crean los borradores iniciales de
procesos hasta los desarrolladores técnicos que son
responsables de implementar la tecnología que ejecutará
dichos procesos. Y por supuesto, la gente de negocio que
manejará y monitoreará estos procesos.
Modelado de Procesos de Negocios

Herramienta BPMN
• Desarrollado por Business Process Management Initiative
(BPMI).
• Es un estándar: BPMN Business Process Modeling Notation.
• La especificación BPMN 1.0 fue publicada en Mayo del 2004.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN

• BPMN define un Diagrama de Procesos de Negocio (BPD),

basado en la técnica de “flowcharting” (diagramado de flujos)
que ajusta modelos gráficos de operación de procesos de
negocio.
• Un modelo de procesos de negocio es una red de objetos
gráficos, correspondientes a actividades y controles de flujo
que definen el orden de ejecución de éstas.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN

• Un BPD tiene un pequeño grupo de elementos centrales (tres), los cuales

son los Flow Objects:

- Event (Evento)

- Activity (Actividad)

• - Gateway (Decisión)
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN

Flow Objects: Event

• Un evento se representa por un circulo y es algo que “sucede” durante el
curso de un proceso de negocio.
• Los eventos afectan el flujo del proceso y usualmente tienen un causa
(trigger - gatillo) o un impacto (result – resultado).
• Los eventos se representan con círculos con el centro abierto para
permitir anotar diferentes gatillos o resultados.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN

Flow Objects: Event

• Hay tres tipos de eventos basado en cuándo ellos afectan el flujo:

• - Start (comienzo)

• - Intermediate (intermedio)

• - End (final)
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Flow Objects: Activity

• Una actividad (Activity) se representa por un

rectángulo con sus bordes redondeados y es un
término genérico para el trabajo que un organización
realiza.

• Un actividad puede ser atómica o no atómica

(compuesta).
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Flow Objects: Activity

• Los tipos de actividades son:

- Task (tareas)

+
- Sub-process (subproceso)

Los subprocesos se distinguen por un pequeño + al

centro y abajo en la figura.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Flow Objects: Gateway

• Un Gateway es representado por la figura de un

diamante y se usa para controlar la divergencia de la
secuencia de un flujo.

• Determina las “tradicionales” decisiones, tanto de

bifurcaciones, como uniones y acoplamientos de
flujos.

• Las anotaciones al interior indican el tipo de

comportamiento de control.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Elementos: Connecting Objects

• Los objetos de flujo se conectan entre ellos en un

diagrama para crear el esqueleto básico de la
estructura de un proceso de negocio.

• Existen tres Connecting Objects que proveen esta

función de conexión.

- Sequence Flow

- Message Flow

- Association
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Connecting Objects: Sequence Flow

Un Sequence Flow se representa por una línea sólida

con el extremo sólido

Es usada para mostrar el orden (secuencia) de la

actividad dentro del proceso.

Note que el término “control flow” generalmente no es

usado en BPMN.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Connecting Objects: Message Flow

Un Message Flow se representa por una línea

segmentada con el extremo sin relleno.

Es usada para mostrar el flujo de mensajes entre dos

participantes de procesos separados (business entities o
business roles).

En BPMN, dos “Pools” en el diagrama representan a

dos participantes.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Connecting Objects: Association

Una Association se representa por una línea

segmentada finamente con el extremo en punta.

Se usa para asociar datos, textos u otros artefactos con

flujos de objetos.

Las asociaciones son usadas para mostrar las entradas

y salidas de las actividades.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Ejemplo con formas básicas
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Ejemplo con formas básicas
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Ejemplo con formas básicas y marcas internas en las formas

Segmento de un Proceso con más detalles

Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Elementos: Swimlanes

Muchas técnicas de modelados utilizan el concepto de

swimlanes como mecanismo de organización de
actividades en categorías visuales separadas para
ilustrar las diferentes capacidades funcionales o
responsabilidades.

BPMN soporta swimlanes con dos constructores

principales:

- Pool
- Lane
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Swimlanes : Pool
• Un Pool representa un Participante en un Proceso.
• El Pool también actúa como contenedor gráfico para
separar al grupo de actividades realizadas por un
participante de otros Pools. Los Pools se usan
generalmente en el contexto de situaciones B2B.

Nombre
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Mensajes entre pools
• Para representar la interacción entre diferentes procesos se utilizan líneas de mensaje.

• Un proceso abstracto o externo puede ser diagramado como un pool vacío, con puntos de
contacto en los límites del pool
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Swimlanes : Lane
Un Lane es una partición dentro de un pool y se
extiende a lo largo de todo el pool, tanto vertical como
horizontalmente.

Los Lanes son usados para organizar y categorizar

actividades.
Nombre
Nombre
Nombre
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Lanes
Permiten separar las actividades (por usuario)
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Swimlanes : Pool & Lane
Los Pools se usan cuando los diagramas involucran a
dos entidades de negocios o participantes separados.

Están físicamente separados en el diagrama.

Las actividades dentro de Pools separados son

consideradas auto contenidas en el proceso. De esta
forma, la secuencia del flujo podría no atravesar el límite
del Pool.

Los flujos de mensajes son los mecanismos que

muestran la comunicación entre dos participantes,
conectando de esta manera a dos Pools (u objetos
dentro de los Pools).
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Swimlanes : Pool & Lane

Ejemplo de BPD con Pools

Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Elementos : Artifacts

BPMN fue diseñado para permitir a los modeladores y

herramientas de modelado algunas flexibilidades para
extender la notación básica y proveer la habilidad poder
modelar diferentes contextos apropiadamente.

No está limitado el número de Artefactos que se pueden

agregar a un diagrama para que éste represente más
apropiadamente al contexto del negocio.

La versión actual de BPMN predefine sólo tres tipos de

artefactos.
Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Elementos : Artifacts

Data object
Nombre
[Estado]

Group

Anotaciones de Texto
permiten al Modelador agregar
información adicional
Annotation
 Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Artifact : Data Object

Los Data Objects son un

mecanismo para mostrar como
las actividades requieren o
producen objetos.
Se conectan a las actividades a
través de asociaciones.

Pueden haber objetos de datos de

Nombre entrada y de salida
[Estado]
 Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Artifact : Group

Un Group es representado por un

rectángulo redondeado dibujado con
línea segmentada

El agrupamiento puede ser usado para

propósitos de documentación o análisis,
y no afecta la secuencia del flujo.
 Modelado de Procesos de Negocios - BPMN
Artifact : Annotation
Las Annotations son mecanismos
para que un modelador pueda
agregar información textual adicional
para el lector del diagrama BPMN.

Anotaciones de Texto
permiten al Modelador agregar
información adicional
Artifact

Segmento de un Proceso con

Lanes. Sin artefactos. Segmento de un Proceso con Lanes.
Con artefactos.
Elementos centrales de los diagramas
Lista completa de elementos
Distintos tipos de evento de inicio
Eventos de fin
Distintos eventos de fin
Eventos Intermedios
Distintos tipos de eventos intermedios
• Para mostrar que el proceso envía un mensaje o espera recibir uno

• Mostrar donde existen demoras dentro del proceso

• Mostrar donde hay un flujo de excepción

Formas de usar los eventos intermedios
• Dentro del flujo o adjuntos a los limites de una actividad
• Cuando están dentro del flujo indica que se espera un el evento, adjunto a
los límites indica excepción
Compuertas
• Elementos de control de flujo
• Pueden ser de divergencia o convergencia
Tipos de Compuertas
• Compuerta Exclusiva, se toma uno de los caminos

• Compuerta Paralela, las tareas se hacen al mismo tiempo

• Compuerta Inclusiva, uno o más caminos alternativos se

pueden hacer
Compuerta exclusiva como elemento de
divergencia
Compuerta exclusiva como elemento de
convergencia
Compuerta paralela como elemento de
divergencia
Compuerta paralela como elemento de
convergencia
Compuerta inclusiva como elemento de
divergencia
Compuerta inclusiva como elemento de
convergencia
Resumen: figuras básicas

Distintos tipos

Distintos tipos, convergencia, divergencia

Resumen: Objetos de Conexión
Resumen: Objetos de Conexión
Resumen: Objetos de Conexión
Swimlanes o canales
POOLS

LANES
Ejemplo
Elementos del Proceso
Ejemplos
Usos Generales de BPMN

Dentro de la variedad de objetivos de modelado de

procesos, hay dos tipos básicos que pueden ser
creados con un BPD:

• Collaborative (Public) B2B Processes

• Internal (Private) Business Processes

Proceso de Negocios Interno
Proceso de Negocios Colaborativo