SISTEMAS CONTABLES

Un sistema contable consta del personal, los procedimientos y los registros

utilizados por una organización para desarrollar la información contable y para
transmitir esta información a quienes toman decisiones. El diseño y las
capacidades de estos sistemas y varían muchísimo de una organización a otra. En
los negocios muy pequeños, el sistema contable puede constar de un poco más
que una caja registradora, una chequera y un viaje anual para un preparador de
impuesto sobre la renta. En las firmas grandes, un sistema contable incluye
computadores, personal altamente capacitado e informes contables que efectúan
las operaciones diarias de cada departamento. Pero en cada caso, el propósito
básico del sistema contable se mantiene: satisfacer las necesidades de la
organización de información contable en la forma más eficiente posible.

Muchos factores afectan la estructura del sistema contable dentro de una

organización particular. Entre los más importantes están las necesidades de
información contable que tiene la compañía y los recursos disponibles para la
operación del sistema.

Al considerar la contabilidad como un sistema de información, la atención se

centra en la información que proporciona la contabilidad, los usuarios de la
información y el apoyo que brinda la información en las decisiones financieras.
Aunque algunos términos pueden no serle familiares, en este punto inicial de su
estudio de contabilidad, usted se introducirá en ellos en forma más completa a
medida que avancemos en este libro de texto. Observe, sin embargo, que el
sistema de información produce la información presentada en el medio del
diagrama- determinación de costos e ingresos, activos y pasivos y flujos de
efectivo. Esta información satisface las necesidades de los usuarios de la
información- inversionistas, acreedores, gerentes, etc.- y apoya muchas clases de
decisiones financieras- evaluación de desempeño y asignación de capital, entre
otros. Estas relaciones son consistentes con lo que ya hemos aprendido: que la
información contable tiene por objeto ser útil para los propósitos de toma de
decisiones.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

 La contabilidad financiera o la contabilidad externa.

 La contabilidad de costos o contabilidad interna.
Se comprende además que cada área de la empresa, tiene su responsabilidad en
la generación de valor de acuerdo a su función específica; en términos de su
contribución al valor o riqueza pueden evaluarse cada una; las áreas básicas son
administración, producción, compras, recursos humanos, ventas, mercadeo y
finanzas. Correlaciona la contabilidad, se entiende como un sistema de
información sobre la realidad económica, financiera y social de la empresa para
fundamentar las decisiones económicas de los usuarios internos y externos en
busca el incremento de riqueza para la empresa y sus dueños.

Propósito y naturaleza de la información contable

El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una
entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de
esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y
control de las actividades de la organización.
El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta
información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores,
como también de registros manuales e informes impresos.

Elementos de sistemas de información

El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de

información pueda funcionar.
El Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual esta formado por las
personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los
resultados que genere.
Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y producen
diferentes tipos de resultados.
Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware, facilitan la
transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica.
Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte
funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una
aplicación en la empresa.
Ciclo de vida de un sistema de información

Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial. Su principal objetivo

es el estudio e identificación de las deficiencias actuales en el ambiente del
usuario (a través de relevamientos, en cuentas), establecer nuevos objetivos, y
proponer escenarios viables.
Análisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta etapa se
modelan las necesidades del usuario a través de diagramas especiales (DFD,
ER), dando como resultado las Especificaciones estructuradas.
Diseño: En esta etapa se "diseña" el sistema, determinando los módulos
componentes del Sistema, de acuerdo a una jerarquía apropiada, a los
procesadores (hardware) y a la función.
Implantación (desarrollo): Esta actividad incluye la codificación e integración de
los módulos con técnicas de programación estructurada.
Generación del test de aceptación: Consiste en preparar un conjunto de casos
para efectuar las pruebas del sistema.
Garantía de calidad: En esta etapa se efectúa el TEST final de aceptación del
Sistema
Descripción de procedimiento: Consiste en la elaboración de la "descripción
formal" del nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales del Sistema,
Manuales de procedimiento.
Conversión de la base de datos: Esta actividad sólo se realiza cuando existen
sistemas funcionando.
Instalación: Es la actividad final. El Sistema de información tiene como objetivo
básico brindar datos para gestionar la planificación de la empresa y garantizar las
acciones que ejecutan los responsables de conducir la entidad.
El ciclo de vida del sistema de información se realiza varios pasos para que este
bien procesado para una buena tome de decisiones.
Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando
con el estudio y terminando con la instalación, por eso se llama ciclo de vida del
sistema de información.

Estructura de un sistema contable

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de

información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada
con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir,
sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma
de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un

registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En
una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar
en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una
transacción se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a
futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.

Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades

comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y
diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar
decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se
deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga
dinero.

Resumen de la información: para que la información contable utilizada por

quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación
completa de las transacciones de venta de una empresa como Marx seria
demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados
responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas
resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de
ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Marx
necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el
proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también
involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y
también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades
financieras de la empresa.

Utilización De La Información Contable: La contabilidad va más allá del proceso

de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la
utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se
preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan
la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros;
estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo
de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que
puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a

darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un
conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una
parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona
que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de
contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable
se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.
Características de un sistema de información contable efectivo.
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las
operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y
procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus
activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad
cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características
especiales de un negocio en particular.

Objetivos de la información contable.

La información contable debe servir fundamentalmente para:

 Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
 Predecir flujos de efectivo.
 Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los
negocios.
 Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
 Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica representa para la comunidad.

Cualidades De La Información Contable

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe

ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información
sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de

predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual

represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.

La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes,

banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los
conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio,
sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más
notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las
unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y
presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar
información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir
una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las
grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las
agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las
ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para
controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial
para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un
programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto
conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos
que les impone la sociedad.

Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la

información contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posición
de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,
probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en
estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

Determinación de las necesidades de información

Los tipos de información contable que debe desarrollar una compañía varían con
factores tales como el tamaño de las organizaciones, si son de propiedad pública,
y la filosofía de la gerencia. La necesidad de algunos tipos de información contable
puede ser dictaminada por la ley. Por ejemplo, las regulaciones del impuesto
sobre la renta exigen que cada negocio tenga un sistema contable que pueda
medir el ingreso gravable de la compañía y explicar la naturaleza y fuente y fuente
de cada renglón en la declaración de impuestos sobre la renta de la compañía.
Las leyes federales sobre Valores exigen que las compañías de propiedad del
público preparen estados financieros de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados. Dichos estados se deben presentar a la
Comisión de Valores y Cambios, distribuidos a los accionistas y puestos a
disposición del público.

Otro tipo de información contable es requerida como asunto de necesidad

práctica. Por ejemplo, cada negocio necesita conocer las cantidades por cobrar de
cada cliente y las cantidades debidas a cada acreedor.

Aunque gran parte de la información contable es claramente esencial para las

operaciones del negocio, la gerencia tiene aún muchas opciones sobre el tipo y la
cantidad de información contable que desarrollará. Por ejemplo, ¿debería el
sistema contable de una tienda de departamentos medir en forma separada las
ventas de cada departamento y de los diferentes tipos de mercancía?

La respuesta a esas preguntas depende de qué tan útil considere la gerencia la

información por obtener y del costo que implica desarrollarla.

Costos de producir información contable

Los sistemas contables deben ser efectivos en términos de costos, es decir, el

valor de la información producida debe exceder el costo de producirla. La gerencia
no puede elegir al producir los tipos de informe contables requeridos por la ley. En
otros casos, sin embargo, puede utilizar la efectividad de costos como criterio para
decidir si debe o no producir la información.

En años recientes, el desarrollo e instalación de sistema contables

computarizados ha aumentado enormemente los tipos y la cantidad de
información contable que se puede producir en forma efectiva, en términos de
costos.
Tecnología en la contabilidad

Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar
respuesta a las nuevas necesidades de información. Ya anticipadas el papel de
las tecnologías de la información como motor de cambio que conduce a una nueva
era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras
empresariales que no sepan adaptarse.
Al incorporar las tecnologías en la contabilidad se produce dos consecuencias:
mejoras en la velocidad (hacer lo mismo pero más rápido)
También pueden producir la tecnología cambios en diseños de sistemas de
información.
El impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de
información contable se distingue aquellas que solo afecta a aspectos
cuantitativos y aquellos que permite que nuevo métodos de trabajo contable
puedan llevarse a cabo o permite diseñar nuevos sistemas de información.
Las velocidades que obtenemos al utilizar un soporte informático:
 Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real.
 Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet a una gran
velocidad.
 Liquidar los impuestos por Internet.
 Enviar facturas por intercambio electrónico de información.

Funciones básicas de un sistema contable

Al desarrollar información sobre la posición financiera de un negocio y los

resultados de sus operaciones, cada sistema contable realiza las siguientes
funciones básicas:

1. Interpreta y registra los efectos de las transacciones de negocios.

2. Clasificar los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la
determinación de los diversos totales y subtotales de unidad para la
gerencia y utilizados en los informes de contabilidad.
3. Resume y trasmite la información en el sistema a quienes toman
decisiones.
Las diferencias en los sistemas contables surgen principalmente de la forma y
velocidad con la cual se llevan a cabo estas funciones.

En nuestras ilustraciones, adoptamos, con frecuencia, el uso de un sistema

contable manual simple. Un sistema de este tipo es útil para ilustrar los conceptos
básicos de contabilidad, pero es muy lento y dispendioso para satisfacer las
necesidades de la mayoría de las organizaciones negocios. En un negocio
grande, las transacciones pueden ocurrir a una tasa de muchos cientos o miles
por hora. Para mantener el ritmo de un flujo tan rápido de información contable,
estas compañías deben utilizar sistemas contables que, en su mayoría, están
computarizados.

Muchos negocios pequeños continúan utilizando sistemas contables manuales,

pero los modifican para satisfacer sus necesidades en la forma más eficiente
posible.

¿Quién diseña e instala los sistemas contables?

El diseño e instalación de los sistemas contables de un campo especializado que

comprende no solamente especialistas en contabilidad, sino también expertos en
gerencia, sistemas de información, mercadeo y – en muchos casos –
programación de computadores. Por lo tanto, generalmente los sistemas contables
son diseñados e instalados por un equipo de personas con muchos talentos
especializados.

Los grandes negocios tienen un equipo de análisis de sistema, auditores internos

y otros profesionales que trabajan tiempo completo en el diseño y mejoramiento
del sistema contable. Las compañías de tamaño mediano con frecuencia contratan
una firma de CPA (Contadores Públicos Certificados) para diseñar y actualizar sus
sistemas. Los negocios pequeños con recursos limitados generalmente compran
uno de los tantos paquetes de sistema contable diseñados para compañías
pequeñas en su línea de negocios. Estos paquetes de sistema están disponibles
en las tiendas de suministros de oficina, en tiendas de computadores, y con
fabricantes de software.
Usuarios externos de la información contable

¿Qué queremos decir con usuarios externos y quiénes son? Los usuarios
externos de la información contable son individuos y otras empresas que tienen
un interés financiero en la empresa que presenta el informe, pero que no están
involucrados en las operaciones diarias de esa empresa.

Son usuarios externos de la formación financiera:

 Propietarios
 Acreedores
 Sindicatos
 Agencias gubernamentales
 Asociaciones comerciales
 Público en general

Cada uno de estos grupos de personas externas que toman decisiones, tienen
necesidades de información únicas para poder tomar sus decisiones acerca de la
empresa que presentan los informes. Por ejemplo, los clientes que compran a la
empresa necesitan información que les permita evaluar la calidad de los productos
que adquieren y la confiabilidad de la empresa para cumplir con las obligaciones
de garantía. Las agencias gubernamentales tales como la Comisión Federal de
Comercio pueden estar interesadas en comprobar si la empresa cumple ciertas
regulaciones gubernamentales que se aplican. El público en general puede estar
interesado en saber hasta qué punto la empresa que presenta informes es
socialmente responsable.

Proveer la información que satisfaga las necesidades de un grupo tan grande de

usuarios diversos es difícil, si no imposible, en un solo paquete de información
financiera. Por consiguiente, la presentación de informes esta dirigidas a las
necesidades de información de dos grupos principales, inversionistas y
acreedores. Como pronto lo verá, los inversionistas son individuos y otras
empresas propietarios de la empresa que presenta el informe. Los acreedores, por
otra parte son individuos y otras empresas que han proporcionado crédito a la
empresa que presenta el informe. Por ejemplo, un banco comercial puede haber
prestado dinero a la empresa que presenta el informe, o un proveedor puede
haber permitido que la empresa que presenta el informe compre bienes y pague
por ello más adelante. Suponemos que al satisfacer las necesidades de
información financiera de inversionistas y acreedores, proporcionamos información
que también es útil para muchos otros usuarios de la información financiera.
Adicionalmente, ciertos usuarios externos de información financiera, tales como el
gobierno, y agencias como la Comisión Federal de Comercio, pueden exigir
información que generalmente no está disponible al público. Como resultado, ellos
no dependen tanto de información públicamente disponible como los inversionistas
y acreedores.

Por estas razones, algunas veces hacemos referencia a los inversionistas y

acreedores como los usuarios principales de la información financiera externa.
Cuando vea referencias como éstas, debe tener en mente que estamos hablando
de inversionistas y acreedores actuales y también de aquellos individuos y otras
empresas que pueden convertirse en inversionistas y acreedores en el futuro.

Objetivos de la presentación de informes financieros externos

Si usted hubiera invertido en una compañía, o si hubiera prestado dinero a una

compañía, ¿cuál sería su interés financiero principal en la compañía? Estaría
interesado probablemente en dos cosas, las cuales conforman las perspectivas
de flujo de efectivo de la compañía. Usted estaría interesado en la devolución, en
alguna fecha futura, de la cantidad que haya invertido o prestado. Nos referimos a
esto como el retorno de su inversión. Adicionalmente, usted esperaría que la
compañía le pagara algo por el uso de sus fondos, bien sea como propietario o
como acreedor. Lo que se conoce como el retorno sobre su inversión. La
información que le es útil al efectuar juicios sobre la capacidad que tiene la
compañía para proporcionarle lo que usted espera en términos del retorno de sus
fondos en el futuro y el retorno sobre sus fondos mientras que usted no los está
utilizando en lo que entendemos por información acerca de las perspectivas de
flujo de efectivo.