se llaman gastos devengados o incurridos.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como
un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce
cuando se pagan gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el
pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido
por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo
no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos. bonificar
cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance
general.
Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante el
proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo fijo,
con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil estimada se le conoce como
depreciar el activo o simplemente como depreciación. Cuando se distribuye el costo del
activo fijo a lo largo de su vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se
acredita a la cuenta de depreciación acumulada.
Interés Acumulado
El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto o
costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según pasa el tiempo. Pero
el pago de la cantidad tomada más el interés, no se efectuará hasta la fecha de
vencimiento del préstamo.
Ajustes de Ingresos
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al
momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados,
requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos,
esto se debe hacer en el último día del periodo contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:
Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.
Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se
convertirán en ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del
cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos ingresos
que se han devengado pero que aún no se han recibido o registrado se llaman ingresos
devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de
efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes,
debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aún no se ha ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de
pasivo al momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será necesario el
ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y
traspasar el importe a una cuenta de pasivo.
Balanza de comprobación ajustada
Después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara
una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor, antes de
preparar y actualizar los estados financieros de fin de año.
Ajustes por Inflación
El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real
que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta qué punto se han
visto afectadas por la inflación. Las partidas no monetarias son aquellas cuyo valor varía
con el transcurso del tiempo.
Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes partidas:
Inventarios
Activos Fijos
Depreciación de activos fijo
Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflación, al igual que en los inventarios, se requiere del
factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor histórico. El ajuste se
hará cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la cuenta de exceso o
insuficiencia de capital.
La depreciación acumulada es la contrapartida del activo fijo por lo tanto debe mostrar
un saldo que este valuado con pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo.
TIPOS DE AJUSTES CON EJEMPLOS
Es un registro que se realiza en el libro diario con la finalidad de corregir o modificar
ciertas cuentas que por alguna razón no presentan un saldo verdadero al final del
ejercicio económico. Estos ajustes se deben registrar:
Al detectarse un error en el registro
En forma periódica para dejar en el saldo real la cuenta
Al finalizar el periodo contable
Antes de elaborar los estados financieros.
CLASES DE AJUSTES
1. Por errores.- En ciertas ocasiones el asiento es registrado con la cantidad o con la
cuenta equivocada en estos casos se realiza este ajuste Ej.: La empresa “ABC” paga
con cheque una cuenta pendiente (sin documento) por $2.500,00.
--1--
Préstamos por Pagar 2.500,00
a: Bancos 2.500,00
V/R Pago a proveedores con CH.
AJUSTE
Cuentas por Pagar 2.500,00
a: Préstamos por Pagar 2.500,00
V/R Ajuste por error en el asiento
2. Por omisión.- Se presenta cuando el contador no presenta el asiento oportunamente
Ej. La empresa realizó una venta de servicios por $150,00 el 4 de enero del 2009 a
crédito. La transacción no se registra oportunamente y el 8 de mayo el contador se
entera del hecho y la registra.
--1--
Cuentas por Cobrar 166,50
2% Retención Fuente 1,50
a: Servicios
Prestados 150,00
12% IVA en
Ventas 18,00
V/R Venta realizada el 04/01/2009
3. Por usos indebidos.- El personal que maneja el dinero, mercaderías o bienes puede
tener abusos de confianza y disponer de estos para fines personales.
Ej. Se realiza un arqueo de caja y se presenta un faltante de $25,00 que fueron utilizados
por el cajero sin autorización.
--1--
Anticipo Sueldo 25,00
a: Caja 25,00
V/R Faltante de Caja
4. Por pérdidas fortuitas.- Cuando la empresa es despojada de recursos monetarios o
bienes no asegurados, como por ejemplo en un robo o en un incendio. Ej. En un asalto
se pierden $250,00 en efectivo que se debían depositar en el banco.
--1--
Pérdida Fortuita 250,00
a: Caja 250,00
V/R Perdida por asalto
5. Diferidos.- Son aquellos que se realizan para dejar en el saldo real a las cuentas de
pagos o cobros que se hicieron anticipadamente Ej. Se paga $1600,00 con cheque por
concepto de arriendo anticipado, el arriendo mensual es de $400,00.
--1--
Arriendos Prepagados 1.600,00
a: Bancos 1.600,00
V/R Pago arriendo anticipado
AJUSTE
Gasto Arriendo 400,00
a: Arriendos
Prepagados 400,00
V/R Ajuste por arriendo del primer
mes
6. Acumulados.- Se presentan al momento que la empresa ha dejado de pagar gastos o
cobrar ingresos que ya se devengaron. Ej. Los servicios prestados al cliente XYZ
ascienden a $500,00, valor por el cual se debe realizar el respectivo ajuste.
--1--
Ingresos acum. por Cobrar 750,00
a: Ingreso por
Servicios 750,00
V/R Ajuste acumulado
7. Depreciación.- Corresponde al desgaste que sufren los activos fijos por el paso del
tiempo, el uso, el avance tecnológico, etc. Ej. La empresa determina que el valor de la
depreciación de este periodo el Equipo de Computación es de $1200,00
--1--
Gasto Depreciación Eq. Computación 1.200,00
a: Depre. Acum. Eq.
Computación 1.200,00
V/R Ajuste por Depreciación Eq.
Computación
Existen varios métodos de depreciación los más conocidos son:
Método legal o de coeficientes.- Se deprecia de acuerdo a la vida útil y a los
porcentajes establecidos por la ley
% de
Activo Fijo Años Vida Útil Depreciación
Edificios 20 5%
Vehículos 5 20%
Equipos de
Computación 3 33%
Otro bienes muebles 10 10%
Método lineal o línea recta.- Consiste en distribuir el valor de la depreciación
en los años de vida útil, se realiza mediante la fórmula
Costo histórico - Valor residual
Depreciación anual =
# de años de vida útil del bien
También existen otros métodos que no son muy utilizados por las empresas como:
Suma de dígitos (ascendente)
Suma de dígitos (descendente)
Método de unidades de producción
8. Amortización.- Se aplican a los activos intangibles (propiedades de la empresa que
no existen físicamente como marcas, derecho de llave, derecho de autor, etc) y a los
cargos diferidos, que son aquellos que ocurren en forma ocasional y generalmente se los
realiza en la fase pre-operativa como gastos de constitución, organización, investigación
y desarrollo. Ej. Se registra la amortización anual de los Gastos de Constitución que
tienen un valor de $3500,00 y se amortizan en 5 años.
--1--
Gasto Amort. Gastos de Constitución 700,00
a: Amort. Acum. Gastos de
Constitución 700,00
V/R Ajuste por Amortización Gastos
Constitución
9. Incobrables.- Es una reserva que realiza la empresa para cubrir posibles cuentas
incobrables. Esta reserva puede aumentar de acuerdo a las necesidades de la empresa
pero la ley lo establece solamente el 1% Ej. El saldo de cuentas por cobrar el años
anteriores es de $15.250,00; de los créditos del presente ejercicio no existe aún
posibilidad de incobrabilidad.
Provisión anual = 15.250,00 * 1% = 152,50
--1--
Gasto Cuentas Incobrables 534,00
a: Provisión Cuentas Incobrables 534,00
V/R Ajuste por Provisión cuentas incobrables
Para dar de baja una cuenta incobrable se debe primeramente ver que cumpla con los
requisitos de: Permanecer por lo menos 5 años en los registros, por muerte o insolvencia
del deudor y que se haya prescrito toda acción legal de cobro. Si en algún caso las
cuentas fueron canceladas y luego se recuperan se deberá reabrir la cuenta del cliente e
inmediatamente realizar el cobro de la misma
10. Por consumo de materiales.- Se realizan al final del ejercicio económico para dejar
con un valor real los inventarios de suministros, materiales, útiles de oficina o limpieza.
Ej. Se desea realizar el ajuste por consumo de útiles de oficina que inició con un saldo
de $1200,00 y en el presente inventario presente $200,00.
--1--
Inventario de Materiales 1.200,00
a: Bancos 1.200,00
V/R Compra de materiales
AJUSTE
Gasto Materiales de oficina 1.000,00
a: Inventario de
Materiales 1.000,00
V/R Ajuste por consumo de
materiales
