AREA TERMINOLOGÍA SOBRE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

INFORME FINAL

INTEGRANTES POR ORDEN ALFABÉTICO

Javier BARBADILLO ALONSO – España

Alicia BARNARD AMOZORRUTIA – México
María Teresa BERMUDEZ MUÑOZ – Costa Rica
Yolanda Gabriela BISSO DRAGO – Perú
Lluís-Esteve CASELLAS i SERRA – España
Daise Apparecida OLIVEIRA – Brasil
Aída Cristina OLIVERIO – Argentina
Ana Célia RODRIGUES – Brasil
Raquel UMAÑA ALPÍZAR – Costa Rica (Coordinadora)
Alejandra VILLAR ANLLUL – Uruguay

I. INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se desarrolla dentro del ámbito de la Archivística, con el fin de

conocer y analizar los términos y conceptos utilizados en la evaluación de
documentos por parte de los países que integran el Foro Iberoamericano de
Evaluación de Documentos (FIED), en el marco del Proyecto Evaluación de
Documentos en Iberoamérica, aprobado por el ICA.

II. ASPECTOS TEÓRICOS

El trabajo terminológico no es identificar los términos utilizados por un gremio y
definirlos como si se tratara de un diccionario, ya que cada término debe examinarse
desde el contexto en que aparece y desde la teoría científica o técnica específica a
la que pertenece.

La terminología posee varias acepciones, pero para efectos del presente trabajo se
define como:

“… el conjunto de los términos de una materia especializada (la

terminología de la química, de la física o de la agricultura) y su
codificación en forma de glosarios, vocabularios, diccionarios, bases de
datos, tesauros, etc. 1

Lo anterior implica que la terminología es:

“… el resultado de una negociación entre expertos que se produce dentro

del discurso especializado mediante la realización de predicaciones que
determinan el significado de cada unidad.”2

En relación con el “término”, este se define como:

“… una unidad constituida por un concepto y su denominación”.3

Los términos no se pueden tratar como unidades fijas y estáticas, ya que se

desarrollan dentro de un contexto en constante evolución. Sin embargo, para las
disciplinas científico-técnicas se requiere normalizar o consensuar los términos
utilizados puesto que estos son:

“… un conjunto de unidades de expresión y comunicación que permiten

transferir el conocimiento especializado. Los términos son una forma de
comunicar.”4

Normalizar los términos es sumamente importante porque para recuperar la

información los términos deben se precisos y concisos con una tendencia a la
monosemia y a la univocidad.

1
M. T. Cabré. La Terminología. Teoría, metodología, aplicaciones, págs. 21-22.
2
Ibidem, págs. 21-22.
3
Norma DIN 2342 (1986: 6).
4
Santamaría Pérez, I. La terminología: definición, funciones y aplicaciones, pág. 24. En:
[Link]

2
Por otra parte, cuando el grado de especialidad disminuye:

“… se observa un alto nivel de sinonimia, pero sobre todo un uso muy

extendido de expresiones parafrásticas para expresar analíticamente un
concepto que, en un nivel especializado, se podría expresar con un solo
término, sin caer en la equivocación.”5

Según Cabré, la terminología, independientemente de la temática o el contexto en

que se produce, cumple dos funciones: la función de representar el conocimiento
especializado y la función de transmitirlo.

“1. En su función de representación, la terminología sirve específicamente

a tres tipos de disciplinas: a la documentación, a la ingeniería lingüística y
la lingüística computacional, y a las especialidades básicamente científico-
técnicas. En los tres casos, la terminología establece con estas materias
una relación doble: por un lado, les sirve como pieza operativa; por otro
lado, se sirve de ellas para constituir su propio objeto de trabajo, para
realizar sus aplicaciones o bien para organizar más adecuadamente el
proceso terminográfico. Por ejemplo, en el caso de la documentación son
los términos los elementos que se utilizan para la indización de los
documentos que después se van a recuperar, pues son estas unidades
las piezas claves que recogen el contenido de los textos especializados.6

En consecuencia, el objetivo de una terminología:

“… es describir formal, semántica y funcionalmente las unidades que

pueden adquirir valor terminológico, dar cuenta de cómo activan este
valor y explicar sus relaciones establecidas con otros signos del mismo
sistema o de un sistema distinto, con el fin de progresar en el
conocimiento sobre la comunicación especializada y las unidades que se
utilizan.”7

5
M.T. Cabré. Cómo las nuevas tecnologías han modificado la metodología terminológica, 2007, pág.
147-180
6
M.T. Cabré. La terminología. Teoría, metodología. [Link]. pág. 9.
7
M.T. Cabré. Terminología y lingüística: La teoría de las puertas. 2002, pág. 9.

3
III. ANÁLISIS DE LOS CONCEPTOS BÁSICOS

La tarea de este subgrupo es comparar los términos fundamentales relacionados

con la Evaluación Documental dentro de la misma lengua castellana, para luego
redactar una única definición de cada uno, con la intención de promover su uso.
Hemos constatado que una determinada palabra utilizada en determinado país, tiene
un significado, en tanto que en otro posee otra acepción. Distinta es la situación que
se da, por ejemplo, en la lengua inglesa, que la palabra Appraisal se utiliza para
evaluación, tanto para valoración como para selección; es decir, una misma palabra
para todo el procedimiento archivístico.

Sin embargo, no debemos desconocer la influencia que han tenido los traductores
en este aspecto, ya que han sido ellos, los encargados de traducir los textos
archivísticos originales según su entendimiento y competencia idiomática. Sólo a
manera de ejemplificar esta disparidad de conceptos, se analizan cuatro de los
términos básicos: Expurgo, Selección, Valoración y Evaluación.

III. 1 Expurgo

Es quizás el término más antiguo, el primero en haber sido utilizado en la

bibliografía, aunque no siempre con el mismo objetivo. Así, el argentino Luis
Piazzali, en su manual de 1982, lo entiende como sinónimo de depuración, y lo
define como:

“operación altamente delicada, que debe hacerse con criterio selectivo

tendiente a conseguir una adecuada y ajustada evaluación de los
documentos de archivo”8.

Elio Lodolini, por su parte, considera que todo expurgo o selección:

“todo expurgo constituye un compromiso entre la exigencia teórica de

conservar los archivos en su integridad y los motivos prácticos relativo al
costo que implicaría la satisfacción de aquella exigencia”9.

Ambos autores coinciden que el expurgo es una operación delicada.

8
L.F. Piazzali. Manual práctico sobre técnicas archivísticas, 1982, pág. 198..
9
E. Lodolini. Archivística, Principios y Problemas, 1993, pág. 237.

4
Manuel Romero en su libro “Archivística y archivos soportes, edificio y organización”
define expurgo como sinónimo de selección al mencionar que:

“Expurgo significa la selección sistemática de documentos producidos y

recibidos en el ejercicio de su actividad por una institución. Selección que
se hace en función de unos valores que predeterminan para la
conservación o para la eliminación. La finalidad del expurgo es mejorar el
sistema de memoria física y social de las instituciones, sobre todo con
ocasión de la explosión contemporánea de documentos escritos en las
administraciones públicas y privadas”. 10

José Ramón Cruz Mundet, en su conocido Manual de Archivística, sin decirlo

específicamente, denomina expurgo al proceso que incluye “valoración, selección y
eliminación” de los documentos. Hace referencia a “planes controlados de expurgo”,
a “procedimientos de expurgo” y a “principios que rigen el expurgo”.11 Sin embargo,
en una de sus obras más recientes, La gestión de documentos en las
organizaciones, ya no utiliza “expurgo”, sino “selección” para referirse al proceso y
así, podemos leer:

“En los últimos años han surgido algunas teorías y aplicaciones nuevas
sobre la selección; sin embargo los criterios básicos, los principios y las
etapas del proceso han sido enunciados hace ya tiempo”.12

La gran maestra española de la terminología, Antonia Heredia Herrera, en su obra

Qué es un archivo, afirma que se ha “arrinconado el término expurgo dándole
consistencia al proceso de valoración” y que “el término expurgo, identificador de la
acción de eliminar, ha sido sustituido por otros como valoración y selección, como
etapas sucesivas de un proceso que concluye en dos opciones: la eliminación o la
conservación”.13

III. 2 Selección Documental

10
M. Romero Tallafigo. Archivística y archivos soportes, edificio y organización, 1994, pág. 319.
11
J. R. Cruz Mundet. Manual de Archivística, 2003, pág. 201-206.
12
J. R. Cruz Mundet. La gestión de los documentos en las organizaciones, 2006, pág. 254.
13
A. Heredia Herrera. ¿Qué es un archivo?, 2007, pág.51.

5
Algunos autores, como Manuel Vázquez, en su manual y libros, y Cruz Mundet en su
último manual, entienden a la Selección Documental como un proceso técnico, que
incluye el estudio de valores y las técnicas por medio de las cuales se llevará a cabo
este proceso. Otros como Lodolini utilizan a este término como sinónimo de
expurgo.14

Asimismo, Cruz Mundet, en su libro: La gestión de documentos en las

organizaciones afirma que la selección es una función que debe llevar a cabo el
archivero, acompañado de una comisión.15

Al respecto, el Grupo Iberoamericano define selección como:

“Proceso de trabajo esencial de la Administración de Documentos en el

que se determinan las acciones de disposición documental asociadas a la
conservación permanente de los archivos como memoria y testimonio
histórico. Está precedido de las acciones de identificación y valoración
documental.”16

III. 3 Valoración

Cruz Mundet, en su Manual de Archivística, define la valoración como

“la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar, los

valores inherentes a los documentos y su gradación”.17

Profundizando el concepto, en “La gestión de los documentos en las organizaciones”

señala:

“la valoración es un proceso durante el cual no sólo se identifica el valor

de los documentos, sino que se crea o se destruye ese valor en función
del contexto y del momento”.18

Rivas Fernández en su artículo “La Valoración: Fundamento teórico de la

Archivística” menciona:

14
E. Lodolini. Op cit., pág. 236.
15
J. R. Cruz Mundet. Op cit., pág. 260.
16
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. 1997, pág., 111.
17
J.R. Cruz Mundet. [Link]., 2006, pág. 210.
18
J. R. Cruz Mundet, [Link], 2006, pág. 262.

6
 “La valoración por lo tanto, implica un trabajo de cuidadoso análisis y de
erudición y no un mero procedimiento como lo ven algunos; ya que implica
entender factores como: la historia del creador de documentos, las
funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los
procesos de toma de decisión, los procedimientos de creación de
documentos, la naturaleza, organización y administración de los
documentos y los cambios ocurridos en el tiempo.”19

Al respecto el Grupo Iberoamericano define valoración como:

“Fase de tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar

los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando
los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o
parcial”.20

Antonia Heredia Herrera, en su libro ¿Que es un archivo?, expone que:

“La valoración documental está relacionada con la producción

documental, necesita de la identificación y determina la selección.”21

III. 4 Evaluación

Manuel Vázquez si bien no define explícitamente la palabra Evaluación, en sus

obras deja entender que es la apreciación del valor de los documentos, tomando
distintos aspectos de un mismo valor (primario, secundario, secundario predecible,
no predecible, etc).

Piazzali, en su manual señala que: “la evaluación de la documentación debe facilitar

en forma inequívoca la selección de lo importante desde el punto de vista legal,
cultural, social, económico, etc, para asegurar su custodia22 de lo que se deduce que
la evaluación precede la selección. En el texto utiliza también el término avalúo
como sinónimo de evaluación, quedando clara la idea del autor de que para una

19
J. B. Rivas Fernández. La Valoración: Fundamento teórico de la Archivística, 2002, pág. 2.
20
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un Diccionario de
Terminología Archivística, 1997, pág. 126.
21
A. Heredia Herrera. Op cit., 2007, pág. 53.
22
L.F. Piazzali. Op cit., pág. 229.

7
correcta selección documental, se debe hacer una evaluación o avalúo de los
documentos y determinar el destino de los mismos.

En tanto, Antonia Heredia Herrera en el glosario del libro ¿Qué es un archivo? utiliza
“evaluación” de la siguiente manera:

“es un proceso archivístico-administrativo, con actuaciones archivísticas y

trámites administrativos.”23 “Sus etapas pueden ser las siguientes:
identificación, valoración, selección, aprobación o sanción, ejecución o
aplicación, control y cuantificación. Afecta a las series documentales”.24

Esta situación de falta de univocidad que ocurre con los otros términos utilizados en
la Evaluación Documental, es lo que ha originado el trabajo de este grupo que a
continuación se pone a su consideración.

IV. METODOLOGÍA

Uno de los primeros pasos consistió en elaborar una lista de los términos utilizados
por los países integrantes del FIED. Posteriormente, cada integrante recopiló una o
varias acepciones de los términos a partir de diccionarios archivísticos, normas,
reglamentos, leyes y textos usados en cursos universitarios, entre otros.

Con base en los textos recopilados, se formó un corpus con las definiciones de
treinta términos relacionados con la Archivística, pero en especial, los términos
relacionados con la evaluación.

Los términos se enlistaron en orden alfabético, al igual que los países participantes.
Ejemplo:

Acervo Documental
Argentina Brasil Colombia Costa Rica
Acervo Acervo: Acervo documental: Acervo documental
Documental: es documentos de Conjunto de Conjunto de
el Conjunto de uma entidade documentos de un documentos de un

23
A. Heredia Herrera. Op cit., 2007, pág. 135.
24
Ibidem. pág. 135.

8
 documentos de produtora ou de archivo, conservados archivo (Véase
un Archivo. uma entidade por su valor además: FONDO)
custodiadora. sustantivo, histórico o Diccionario de
(Dicionário cultural. (Acuerdo 027 Terminología
Brasileiro de de 2006. Archivo Archivística.
Teminologia General de la Nación
Arquivística) de Colombia)

Luego, se establecieron los aspectos que se analizarían del corpus para cada
término. Ejemplo: usos del término, denominación, objetivos, funciones, entre otros.
Finalmente, se hizo un análisis de la definición o concepto a partir de una marcación
morfológica léxica: nombres, verbos, adjetivos, complementos circunstanciales, con
el fin de determinar semejanzas y diferencias.

Términos relacionados específicamente con la evaluación de documentos

digitales

Con relación a los vocablos que se relacionan directa y específicamente con la

evaluación de documentos de archivos digitales, se contó con la colaboración del
área de “Evaluación de Documentos de Archivo Digitales” del FIED, que propuso su
inclusión y elaboró la definición correspondiente.

Por ello, la presentación es diferente: en lugar de estudiar conceptos utilizados en el

ámbito iberoamericano, los términos seleccionados se tradujeron de su lengua de
origen (inglés) al español y la definición se fue depurando para adecuarla a la
realidad iberoamericana.

Los glosarios revisados fueron: la base de datos terminológica del Proyecto

InterPARES,25 los glosarios de los Archivos Nacionales de Australia,26 el Modelo de
Requisitos para la Gestión de Documentos de Archivo (MoReq2).27

25
Disponible en [Link] (Consulta diciembre 1, 2012)
26
Disponible en [Link] (Consulta
diciembre 1, 2012).
27
Disponible en [Link] (Consulta diciembre 1, 2012)

9
V. ANÁLISIS TERMINOLÓGICO

Observaciones generales

Cuando se trata de definir términos, existen varios caminos para elaborar una
definición, de manera que una definición lexicológica es muy diferente de una
definición intencional, extensiva, circular, operativa o persuasiva.

Para efectos de la terminología sobre evaluación documental, se considera que las

definiciones lexicales serían las más apropiadas, dado que:

“Una definición lexical es básicamente descriptiva, (informando del uso del

término entre los hablantes de un idioma) y no prescriptiva, (que trata de
señalar qué es lo "correcto" sin considerar el uso real que se hace del
término).” 28

Por ejemplo, definir el término “archivo”, se podría describir como la suma de un

local, más funciones, más documentos:

“Entidades y unidades que reúnen, conservan, clasifican, ordenan,

describen, valoran, seleccionan, administran y facilitan los documentos
producidos o recibidos dentro de un proceso natural por una persona,
familia o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce, pero también a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.”29

Asimismo, se podría combinar con la definición circular que “… es una definición que
supone una comprensión anterior del término que es definido.”30

Ejemplo:

“Entidades y unidades que reúnen, conservan, clasifican, ordenan,

describen, valoran, seleccionan, administran y facilitan los fondos o sub-
fondos documentales.”31

28
Enciclopedia Wikipedia. Disponible en: [Link]
29
Definición construida con partes de varias definiciones con el propósito de ejemplarizar el análisis
terminológico.
30
[Link]

10
Posteriormente, se definiría el fondo y el sub-fondo documental.

Otro ejemplo es cuando el archivero32 se define como un profesional en Archivística

y posteriormente se define qué es la Archivística.

Por otra parte, se debe distinguir entre las definiciones académicas y las definiciones
prácticas. En las definiciones siguientes, el simple cambio de algunas palabras sirve
para distinguir esas diferencias.

Definiciones académicas

Si tomamos el término “colección”, las definiciones pueden ser:

“Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema

determinado, el criterio del coleccionista, etc.) y que por lo tanto no tiene
una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la
procedencia y al orden original.” 33

“Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema

determinado o el criterio de un coleccionista, entre otros) y que por lo
tanto no posee una estructura orgánica ni responde al principio de respeto
de los fondos (procedencia y al orden original.).”34

Definición práctica

“Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema

determinado o el criterio de un coleccionista, entre otros) y que por lo
tanto no posee una estructura orgánica debido a que se mezclan
documentos de diferentes procedencias.”35

31
Definición construida con partes de varias definiciones con el propósito de ejemplarizar el análisis
terminológico.
32
Entiéndase archivista, archivólogo.
33
Definición construida con partes de varias definiciones con el propósito de ejemplarizar el análisis
terminológico.
34
Definición construida con partes de varias definiciones con el propósito de ejemplarizar el análisis
terminológico.
35
Definición construida con partes de varias definiciones con el propósito de ejemplarizar el análisis
terminológico.

11
Otro escollo que se presenta a la hora de definir algunos términos se debe a que se
describen con palabras que no significan lo mismo. Por ejemplo, se utilizan
indistintamente las palabras “proceso, procedimiento, técnica, operación” para
referirse a procesos archivísticos, procedimientos archivísticos, técnicas archivística,
operaciones archivísticas.

Según el DRAE, un proceso es un:

“Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una

operación artificial.”36

Asimismo, la norma ISO 26122, define un proceso como:

“… una o más secuencias de operaciones que se requieren para producir

un resultado y que está sujeto a unas determinadas reglas o
procedimientos.”37

En el caso de proceso, surge la inquietud de aclarar si las funciones archivísticas se

incluyen dentro de un macroproceso o de un proceso.

Macroproceso archivístico: proceso de identificación, proceso de clasificación y

ordenación, proceso de descripción y recuperación, proceso de evaluación
(valoración, selección y eliminación), proceso de conservación.

Proceso archivístico: Subproceso de identificación, subproceso de clasificación y

ordenación, etc.

En relación con el “procedimiento”, el DRAE lo define como:

“Método de ejecutar algunas cosas.” 38

O como:

“Actuación por trámites judiciales o administrativos.”39

Otra definición de procedimiento es:

36
Real Academia Española. Diccionario de la lengua española. Disponible en:
[Link]
37
Asociación Española de Normalización y Certificación. AENOR 2008 UNE-ISO/TR 26122.
Información y Documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos, pag
7.
38
Real Academia Española. Diccionario de la lengua española. Disponible en:
[Link]
39
Ibídem.

12
 “… el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de
la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que
permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente.”40

En cuanto a “operación”, el DRAE la define como la:

“Ejecución de algo.”41

Otra definición es dada por la ISO 26122:

“… la unidad más pequeña de un proceso de trabajo, consistente en un

intercambio entre dos o más participantes o sistemas.”42

Finalmente, “técnica” es definida por el DRAE como el:

“Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un

arte.”43

Para efectos de este trabajo, se considera que es necesario consensuar la definición

de los términos antes mencionados a la hora de utilizarlos en las definiciones
archivísticas.

Observaciones específicas

5.1 Acervo documental

5.1.1 Usos del término

Argentina, Brasil, Colombia, Se utiliza

Costa Rica, México y Uruguay

España/Cataluña Se equipara a Patrimonio documental

5.1.2 Definición o concepto

40
Definición construida con partes de varias definiciones con el propósito de ejemplarizar el análisis
terminológico.
41
Real Academia Española. Op cit.
42
Asociación Española de Normalización y Certificación. Op cit., pág. 7.
43
Real Academia Española. Op cit.

13
 Argentina, Costa Rica, México
Conjunto de documentos de un Archivo.
y Uruguay

Brasil Documentos de uma entidade produtora

ou de uma entidade custodiadora.

Colombia Conjunto de documentos de un archivo,

conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.

México
Totalidad de documentos en custodia de
un archivo.

Perú Conjunto de documentos existentes en

un repositorio.

Según lo analizado de las definiciones enviadas por los integrantes del FIED, todas
concuerdan en que se trata de “un conjunto de documentos” custodiados en un
archivo.

Se considera que cuando se dice: los documentos de un archivo, pareciera que los
documentos son propiedad o generados por el archivo, por lo que se debe enfatizar
que los documentos no son propiedad del archivo sino que son documentos que se
generan o se reciben en una institución o empresa y que se custodian en un archivo.
Asimismo, se considera que es pertinente dar un calificativo a los documentos, ya
que no se trata de cualquier documento sino de aquellos que tienen un valor
evidencial, testimonial o informativo.

Definición
La totalidad de documentos que se generan y
recomendada:
custodian en cualquier institución
Acervo documental

14
5.2 Archivero / Archivista / Archivólogo

A continuación se analizará el uso de los términos, el nivel académico del archivista

y sus funciones según lo que se desprende de cada una de las definiciones dadas.

5.2.1 Uso de los términos

Argentina, Cataluña (España), Perú Archivero; Arxiver

Brasil, Colombia, Costa Rica, México, Uruguay Archivista, Arquivista

Uruguay Archivólogo

5.2.2 Nivel profesional

Profesional con titulación universitaria o terciaria.

Argentina, Brasil, Profissional de nível superior, com formação em

Colombia, Costa arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado.
Rica, España, Profesional del nivel superior, graduado en
Cataluña, México, Archivística.
Perú, Uruguay
Profesional con titulación universitaria superior.

Profesional responsable del trabajo archivístico.

Profesional de nivel superior universitario.

La mayor parte de los países coincide en que el archivista es un profesional con un

grado superior universitario. Sin embargo, para efectos de la definición, se podría
omitir lo del grado superior porque se supone que para ser reconocido como
profesional está implícito que se debe tener un grado superior universitario.

5.2.3 Campo de trabajo

Argentina, Costa Fondos documentales.

15
 Rica y España

Brasil Arquivística

Cataluña Gestión de documentos y gestión de archivos.

Colombia Archivística

México Manejo de archivos

Perú Trabajo archivístico, gestión documental

Uruguay Patrimonio documental.

Como se puede observar el área o campo de trabajo engloba tanto la gestión

documental como la Archivística, de manera que se propone que el área de trabajo
sea la archivística integrada.44 Sin embargo, para efectos de la definición extensa
que se propone más adelante habría que escoger entre “fondos documentales” o
“archivos”.

5.2.4 Funciones

Argentina, Dirección, investigación, programación y desarrollo de

Costa Rica, las técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico.
España

Brasil Planejamento, racionalização da produção documental,

avaliação e implantação de política de gestão de
documentos e informações, pesquisa, organização e
serviços de acesso e atendimento público.

Cataluña Define, implanta y mantiene el sistema de gestión

44
“… une façon nouvelle, intégrée et englobante qui donne pour objectif de s’occuper à la fois de la
valeur primaire et de la valeur secondaire du document. » Carol Couture y JY Rousseau. Les
fondements de la discipline archivistique, 1994, pág. 50.

16
 documental y de gestión del archivo para organizar y
custodiar los documentos, con el fin de facilitar su acceso
y consulta.

Colombia No indica

México Dirección, organización, control y desarrollo de técnicas y

prácticas adecuadas para el manejo de archivos

Perú Trabajo archivístico

Uruguay Responsabilidad de salvaguardar el patrimonio

documental de las instituciones a las que sirve, a través
de la definición de políticas institucionales y nacionales,
en cumplimiento de las normas legales y el derecho de
acceso a la información por parte de los ciudadanos, y
desarrollar un marco jurídico que lo respalde.
A partir del diagnóstico de las necesidades
informacionales y mediante la aplicación de
metodologías, procedimientos y técnicas de recuperación
documental, en ámbitos reales y virtuales, se ocupan, ya
sea en forma autónoma o integrando equipos
multidisciplinarios, de la planificación, gestión y
desarrollo de servicios archivísticos insertos en entornos
institucionales.

En relación con las funciones, se concluye que se está dando un énfasis a las
funciones administrativas por encima de las funciones propiamente archivísticas, por
lo que se considera pertinente retomar las definiciones de tratamiento archivístico y
de organización.

Según el DTAE, el tratamiento archivístico es el:

“Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que

componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a

17
 lo largo del ciclo vital de los documentos (identificación, valoración,
descripción y difusión)45

Por su parte la organización archivística se define como la:

“Adaptación material de fondo a la estructura que le corresponde, una

vez realizado el proceso de identificación. Incluye las fases de
clasificación y la ordenación.”46

De las anteriores definiciones, se identifican las siguientes funciones archivísticas:

identificación, organización (clasificación y ordenación), valoración, descripción y
difusión.

Sin embargo, habría que agregar aquellas funciones relacionadas con la gestión
documental tradicional que no se incluyen dentro de las funciones archivísticas, tales
como el diseño y producción documental.

Asimismo, sería necesario incluir las funciones propias de la administración:

planificar, dirigir, controlar y evaluar, las que podrían condensarse en un solo término
“administrar”.

Dada la diversidad de propuestas, se concluye que lo importante es relacionar al

archivista con su área de trabajo y su nivel académico. En consecuencia se
proponen tres definiciones, dos en las que sólo se hacen alusión a que es un
profesional y que su área de trabajo es la Archivística u otra más extensa en la que
además se indican las funciones.

Profesional de la ciencia archivística que

define, implanta, mantiene el sistema de
Definición recomendada
gestión documental y la gestión del
Archivero / archivista /
archivo para organizar y custodiar los
archivólogo
documentos, con el fin de facilitar su
acceso y consulta.

5.3 Archivística /Archivología

45
Ministerio de Cultura de España. 1993. Diccionario de Terminología Archivística.
46
Ministerio de Cultura de España. 1993. Diccionario de Terminología Archivística.

18
3.1 Uso de los términos

Argentina Archivología.

Brasil y Uruguay Archivología/Archivística

España,Cataluña, Colombia, Archivística

Costa Rica, Perú
México No indica

3.2 Ciencia o disciplina

Argentina, Brasil, Colombia, Disciplina

Costa Rica, España, Perú.

Cataluña/ Uruguay Ciencia/ Ciencia

México No indica

3.3 Objeto de estudio de la Archivística

Argentina, Aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su

Colombia función.

Aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Brasil As funções do arquivo(2) e os princípios e técnicas a

serem observados na gestão de documentos e
informações desde a produção, avaliação, organização,
guarda, conservação, utilização e acesso aos arquivos(1),
com o objetivo de garantir informações, direitos, interesses
e a memória de pessoas físicas e jurídicas.

Cataluña Los principios y los procedimientos metodológicos y

técnicos empleados en la gestión, la conservación, la
organización y la comunicación de los documentos de
archivo, desde el momento en el cual son creados, con el
objetivo de preservar el testimonio de los derechos, los

19
 intereses y la memoria de las personas jurídicas y físicas y
racionalizar los recursos de información de las
organizaciones.

Costa Rica, Aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos

España (tipología, organización, funcionamiento, planificación,
etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus
fondos documentales

Perú Principios, procedimientos, normas, y técnicas de los

archivos.

Uruguay La naturaleza de los archivos, los principios de su

conservación y organización y los medios para su
utilización.

México No indica

Al analizar las anteriores definiciones se constata que el objeto de estudio de la

Archivística son los archivos, los que a su vez están conformados por documentos
orgánicos que requieren de un tratamiento adecuado para facilitarlos y difundirlos.
Asimismo, se rescata que la ciencia, ciencia aplicada o la disciplina científica
Archivística tiene un contenido teórico y otro práctico.

De la misma forma, se considera necesario rescatar lo de “documentos orgánicos”

porque los documentos están relacionados directamente con las funciones
institucionales y corporativas. El término orgánico en este caso, no se aplica para
estructura orgánica u organigrama.

Según el DRAE, el adjetivo orgánico se refiere a:

“Que atañe a la constitución de corporaciones o entidades colectivas o a

sus funciones o ejercicios.”47

En consecuencia, se propone la siguiente definición:

47
Real Académia Española. Diccionario de la Lengua Española. Disponible en:
[Link]

20
 Ciencia que estudia los principios y procedimientos
metodológicos y técnicos de la gestión, organización,
Definición
preservación y comunicación de los documentos de
recomendada:
archivo desde su producción, con el objetivo de
Archivística /
racionalizar la gestión documental de las
Archivología
organizaciones y garantizar los derechos, intereses y
memoria de las personas jurídicas y físicas

5.4 Archivo

4.1 Uso del término

Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, Se utiliza

Cataluña (España), México, Perú,
Uruguay

Todos los países utilizan el término “archivo”.

Primer uso: Conjunto de documentos acumulados en un proceso

Conjunto de natural por una persona o entidad pública o privada, en
documentos el transcurso de su gestión …

Conjunto orgánico de documentos producidos y/o

recibidos en el ejercicio de sus funciones por las
personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por

uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou
família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte.

La suma de todos los documentos elaborados y

recibidos por una organización, persona moral o física
en el desarrollo de actividades y que son preservados.

21
 Segundo uso: Institución.
Institución o
Instituição ou serviço.
unidad
Entidades y unidades administrativas
administrativa
Instancia

Institución y órgano administrativo 48

Tercer uso: Instalações onde funcionam arquivos.

local Local donde se conservan y consultan los conjuntos

orgánicos de documentos.

Sitio donde los documentos de archivo seleccionados

para preservación permanente son conservados.

Cuarto uso Designa el fondo documental organizado en

condiciones de ser consultado. Perú.

Quinto uso Móvel destinado à guarda de documentos. Brasil.

Según se desprende del cuadro anterior, el término archivo puede ser utilizado como
“conjunto de documentos”, “institución”, “servicio”, “instancia”, “unidades
administrativas y órganos administrativos”. Pero también se usa para designar el
local o repositorio, el fondo documental y hasta el mueble que sirve para conservar
los documentos.

En el caso de las definiciones que utilizan el término archivo para referirse a un

conjunto de documentos con características muy definidas tales como “elaborados y
recibidos por una organización, persona moral o física en el desarrollo de
actividades y que son preservados”, más bien pareciera la definición de fondo
documental y no de archivo, de ahí que debería enfatizarse que esos documentos se
custodian y se preservan en un archivo.

4.2 Funciones

48
Para unificar estos términos, la NEDA propone “ENTIDAD”.

22
 Argentina Conserva, trata y sirve los documentos de archivo que
guarda.

Brasil A gestão de documentos que inclui a produção, custódia,

o processamento técnico (organização, descrição), a
conservação, difusion y o acesso a documentos.

Cataluña Funciones de organización, de tutela, de gestión, de

descripción, de conservación y de difusión de
documentos

Colombia Servicio de la gestión administrativa, la

información, la investigación y la cultura.

Costa Rica Reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen,

seleccionan, administran y facilitan la documentación
producida o recibida, tanto con valor administrativo como
con valor científico-cultural.

España, Se reúne, conserva, ordena y difunden los conjuntos

Uruguay orgánicos de documentos para la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.

México Responsable de la preservación y distribución de

documentos de archivo seleccionados para su
preservación permanente.

Perú Acopia, protege, administra, organiza, describe y sirve la

documentación que genera la actividad humana.

En cuanto a las funciones que ejerce un archivo, pareciera que todas las
definiciones anteriores coinciden, palabras menos, palabras más. Lo ideal sería
consensuar cuáles son las funciones de un archivo y por ende de un archivista.

Con el fin de lograr ese consenso, se propone retomar las funciones analizadas en
el punto 2.4 a partir de las definiciones de tratamiento archivístico y de organización
documental.

Finalmente, se considera fundamental identificar los elementos que conforman un

archivo (sea este de gestión, central o histórico), a saber: los documentos orgánicos,

23
el local, recurso humano (profesional y técnico), recurso material (equipo y
mobiliario), funciones o procesos.

Entidad responsable de la administración y

Definición tratamiento de los documentos a lo largo de su ciclo
recomendada:
de vida con la finalidad de garantizar la gestión
Archivo eficiente de la organización, la transparencia
institucional, y la utilización de la información como
memoria colectiva al servicio de la sociedad.

5.5. Ciclo de vida de los documentos

5.5.1 Usos del término

Argentina, Brasil, Colombia, España, Ciclo Vital de los Documentos,

México, Perú Ciclo vital del documento

Costa Rica Ciclo vital

Cataluña Proceso documental

Uruguay Ciclo de vida

5.5.2 Definición o concepto

Argentina Sucesivas etapas por las que pasa el documento, desde el

momento de su gestación hasta que se determina su
conservación permanente total o parcial, o su destrucción.
Cada una de estas etapas se diferencia de la otra por la
frecuencia de uso del documento, por la progresiva
disminución del valor administrativo de los documentos y por
su ubicación en los distintos tipos de Archivos (Archivo de
oficina, intermedio y de conservación permanente o histórico.

Brasil Sucessivas fases por que passam os documentos de um

arquivo, da sua produção à destinação final: guarda

24
 permanente ou eliminação.

Cataluña El proceso documental se inicia desde el momento en el que

se produce o se recibe un documento y termina cuando el
documento o es eliminado por falta de valor administrativo,
legal o histórico, o bien pasa a un archivo definitivo.

Colombia Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Costa Rica Es la sucesión de las diferentes etapas por las que atraviesa
el documento, desde su diseño y planificación, hasta su
eliminación o su conservación permanente en un archivo final
o histórico.

España Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos

desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por
el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se
conservan en un archivo histórico.

México Teoría que nos dice que el documento atraviesa a lo largo de

su existencia por tres edades (etapas o fases) determinadas
por sus valores y usos que tiene durante la misma. A cada
etapa le corresponde un tratamiento especializado y se
conserva en un archivo específico.

Perú Proceso que siguen los documentos desde su origen hasta su

destino final en su gestión y resultado. Está constituido por
tres edades: Inicio y trámite cumplido del documento.
Conservación temporal de los documentos tramitados por
razones administrativas y dentro del plazo previamente
establecido. Conservación permanente de los documentos
por su valor probatorio, informativo y cultural.

Uruguay Fases sucesivas que recorren los documentos desde su

producción o recepción en la oficina identificando el uso del
mismo, hasta la definición de su destino final.

25
Las definiciones coinciden en que se trata de etapas, fases o edades por las que
pasa el documento desde su génesis hasta su disposición final (eliminación o
conservación permanente). Es importante rescatar que en el caso de Cataluña el
ciclo vital del documento es conocido como el proceso documental.

Definición Sucesión de fases de gestión y preservación de los

recomendada: documentos determinada por el grado de utilización
administrativa o cultural de los mismos. Teniendo en
cuenta el ciclo de vida de los documentos, muchos
Ciclo de vida de
sistemas de centros de archivo distinguen entre
los documentos
archivos de oficina, archivos intermedios y archivos
históricos.

5.6 Comisión de Evaluación de Documentos

5.6.1 Usos del término

Argentina, Brasil, Cataluña, Costa Rica, Comisión
España, Perú, Uruguay
Colombia Comité

Del cuadro anterior, se desprende que el término más usado es Comisión y que sólo
en el caso de Colombia se usa “Comité”.
Argentina Comisión Evaluadora
Brasil Comissão de avaliação e destinação
Cataluña Comissió Nacional d’Accés i Avaluació i Tria Documental
Colombia Comité Evaluador de Documentos
Costa Rica Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos
España Comisión Superior Calificadora de Documentos
(Administrativos) / Comisión de Valoración Documental
México No indica

26
 Perú Comisión Técnica Nacional de Archivos
Uruguay Comisión de evaluación documental

5.6.2 Objetivo o fin

Argentina, Brasil, Cataluña, Evaluación
Costa Rica, España, Perú,
Uruguay
Brasil Evaluación Destinação

Cataluña Acceso

Cataluña, Costa Rica Selección Documental

Costa Rica Eliminación de

Documentos
España Calificadora de
Documentos/Valoración
Documental
México - -

Perú Técnica Nacional de

Archivos

En relación con el objetivo o fin, se tiene que en Argentina, Brasil, Colombia y

Uruguay es de evaluación, mientras que en España es calificadora y de valoración;
además, es de destino en Brasil y de acceso en Cataluña.
En el caso de Costa Rica la Comisión es de Selección y Eliminación, como también
en Cataluña (pero no se condiciona el proceso). Finalmente, en Perú tiene como
objetivo todos los aspectos técnicos de los archivos, incluyendo la evaluación.

5.6.3 Denominación
Argentina, Uruguay Equipo de expertos (coordinado por el
archivero)

27
Brasil Grupo multidisciplinar

Cataluña, Colombia, Costa Órgano (colegiado, asesor, de la

Rica, España, Perú Dirección, del Ministerio, consultivo)

5.6.4 Funciones específicas

Argentina, Brasil, Evalúa los documentos de archivo y elabora tablas
Colombia, Costa de retención/temporalidades/valoración.
Rica, Uruguay

5.6.5 Funciones más amplias

Cataluña Promover el ejercicio del derecho de acceso a los
documentos de las personas y las entidades públicas y
privadas. También establece el régimen de acceso a la
documentación mediante tablas.
Emitir informe sobre las reclamaciones de las personas y de
las entidades públicas y privadas que consideren vulnerado
su derecho de acceso a los documentos.
Emitir informe sobre las derogaciones singulares de la
normativa sobre acceso a los documentos, en los términos
establecidos por el artículo 34.3. *
Las que establece el artículo 34.4 en relación al acceso a los
documentos públicos.
España Estudio y dictamen sobre los plazos de transferencia, posible
eliminación, acceso y utilización de los documentos y series
documentales previamente valorados, y cualquier asunto
sobre materia archivística relacionada con sus competencias
Perú Emite opinión técnica a nivel nacional en materia de
archivos.
Uruguay También tiene como función determinar el acceso.

28
Según los cuadros anteriores, en el caso de Argentina, Brasil, Colombia y Costa
Rica las funciones de las comisiones están vinculadas con la evaluación o valoración
documental para determinar los valores primarios y secundarios de los documentos.

En Costa Rica, la Comisión sólo puede determinar los valores secundarios de los
documentos y declarar el valor científico-cultural.

Por su parte, en el caso de Cataluña, España y Uruguay, además de las funciones

de evaluación y valoración documental, las comisiones tienen una función
relacionada con aspectos del acceso documental.

En el caso específico de España, surge la duda de saber si la función de establecer

plazos para la utilización documental se refiere a establecer los valores primarios y
secundarios, ya que en gestión documental cuando se recurre al término “utilización”
se hace referencia a la clasificación, descripción y conservación documental.

Por su parte, las funciones de la Comisión de Perú parece que son muy amplias y
que están relacionadas con todos los aspectos del tratamiento archivístico.

Definición Grupo multidisciplinario encargado de la valoración

recomendada: de los documentos, de establecer los criterios de
Comisión de selección, y los plazos de retención. Según el marco
evaluación de normativo de cada país, el ámbito de competencia
documentos puede ser nacional, regional o institucional.

Asimismo, se analizó separadamente el término “Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos”, a saber:

5.6.6 Usos del término

Costa Rica Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos
Colombia Comité de archivo

Perú Comité de Evaluación de Documentos

Argentina, Brasil, No se utiliza o no es preceptiva.

29
 Cataluña, España
y Uruguay

5.6.7 Denominación
Colombia Grupo asesor de la alta Dirección

Costa Rica Órgano institucional

Perú Órgano designado por la más alta autoridad institucional

5.6.8 Funciones
Colombia Responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Costa Rica a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal
de sus documentos.
b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos cuando deba eliminar
documentos que hayan finalizado su trámite
administrativo.
Perú Encargado de conducir el proceso de formulación del
Programa de Control de Documentos

Los comités institucionales se utilizan en Colombia, Costa Rica y Perú. En el caso de

Costa Rica y de Perú se dice que son órganos institucionales mientras que en
Colombia se le designa como grupo asesor de alto nivel.

En Colombia y Perú las funciones de los comités son muy amplias, ya que abarcan
aspectos de gestión de documentos, de procesos administrativos y archivísticos,
entre otros, mientras que en Costa Rica, el comité sólo puede evaluar los
documentos para fijarles el valor primario.

30
Debido a que en la mayoría de los países no se cuenta con esta figura, se
recomienda utilizar un solo término “Comisión de evaluación de documentos”, sin
hacer la diferencia si se utiliza a nivel local o nacional.

Definición Grupo multidisciplinario encargado de la valoración de

recomendada: los documentos, de establecer los criterios de
Comisión de selección, y los plazos de retención. Según el marco
evaluación de normativo de cada país, el ámbito de competencia
documentos puede ser nacional, regional o institucional.

5.7 Conservación Permanente

5.7.1 Usos del término

Argentina, Brasil, Colombia, Costa

Conservación / Conservación de
Rica, España/Cataluña, México, documentos
Uruguay

En todos los países se utiliza el término conservación, pero las definiciones dadas
no hacen referencia a la conservación de los documentos como resultado de la
disposición, sino a las medidas preventivas o correctivas para asegurar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, incluyendo la aplicación de
métodos y técnicas de preservación y restauración, definiciones que distan del
objeto de estudio.

Argentina Procesos, operaciones realizados para garantizar la

permanencia intelectual y técnica de documentos de
archivo auténticos a lo largo del tiempo.

Colombia Medidas preventivas o correctivas adoptadas para

asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.

Brasil, Costa Rica, Procedimientos y medidas de preservación y

España, México, restauración de documentos.
Perú

31
Uruguay Actuaciones necesarias para desacelerar el proceso
de degradación de los documentos.

Como se muestra en el cuadro anterior, las definiciones de conservación están más

relacionadas con las actividades preventivas y de restauración de los documentos
que con las actividades de valoración, selección y eliminación documental.

En el caso de Colombia y Costa Rica, se utilizan los términos “conservación total” y

“conservación permanente” en relación directa con la valoración documental.

El diccionario de la Real Academia Española define conservar como: “Acción y

efecto de conservar”. Por lo que es una actividad que comprende todas las acciones
necesarias para que los documentos de archivo se conserven en tanto perduren sus
valores.

En este sentido, si se extingue la vigencia administrativa y prescribe la capacidad del

documento como instrumento de control contable, fiscal y legal o jurídico, éste
mantiene o adquiere posibles usos para la organización o para una comunidad
diferentes de aquellos para los cuales fue producido, se debe conservar
permanentemente, término que si aplica para el proceso de evaluación.

Los términos que se utilizan además de “conservación permanente” son custodia

permanente y guarda permanente.

Custodia de documentos previamente

evaluados, seleccionados por valor
Definición recomendada:
informativo como testimonio de la
Conservación Permanente
memoria de una comunidad, una
organización o un individuo y como
instrumento de prueba, garantía de
derechos y fuente de investigación

5.8. Depuración

5.8.1 Usos del término

Brasil Destinação

32
Argentina, Colombia, Costa Rica, México, Perú, Depuración
Uruguay

España, Costa Rica Expurgo

Argentina Depuración interna

5.8.2 Definición o concepto

Brasil Destinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao

encaminhamento de documentos para guarda permanente,
descarte ou eliminação.

Colombia Operación, dada en la fase de organización de documentos,

por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios
ni secundarios, para su posterior eliminación.

Operación por la cual se retiran de la unidad documental los

documentos que no tiene valores primarios ni secundarios
(duplicados, constancias, etc) es análogo a la selección
natural.

Costa Rica Operación mediante la cual se separan los documentos que

han perdido su vigencia administrativa y legal para su
posterior eliminación.

Expurgo/Depuración. Operación mediante la cual se extrae

duplicados, hojas en blanco sin foliar y otros materiales como
grapas, clips y que no está relacionada con las operaciones
propias de selección y eliminación.

España Proceso que permite seleccionar, conservar y eliminar, previa

autorización, aquellos documentos de archivo que habiendo
perdido sus otros valores no tienen, ni se prevé que tengan,
valor histórico. El expurgo entraña una operación, la selección,
y una tarea, la eliminación.

Argentina, Proceso de selección final de los documentos que serán

México, conservados permanentemente.

33
 Perú y En Argentina también se dice “depuración interna” cuando se
Uruguay elimina documentos sin valor, copias, borradores y similares
dentro de un expediente.

México Consiste por un lado en seleccionar testimonios documentales

que después de su utilidad administrativa reúnan valores que
por su carácter pueden considerarse como históricos, y del
otro, en eliminar o destruir información asentada en
documentos producidos y administrados por los organismos
gubernamentales que no posean aquél carácter. La
depuración consiste a la vez en seleccionar y destruir
determinada documentación.

Según las definiciones anteriores, se desprende que en el caso de Brasil y hasta

hace pocos años también en Costa Rica, la depuración se utiliza más con el sentido
de “selección” pues implica una evaluación previa. Sin embargo, en Costa Rica y
en Perú, también ha sido de uso frecuente el término “expurgo” para referirse a la
separación de duplicados, hojas en blanco sin foliar y otros materiales como grapas,
clips. Durante los últimos años se ha tratado de sustituir el término “expurgo” por el
de depuración.

En Colombia, la depuración es sinónimo de separación de documentos sin ningún

valor, por ejemplo: “copias, invitaciones, borradores de documentos, manuales
externos, normas tanto internas como externas en copia”.49

Asimismo, tienen una lista de documentos “depurables”: formatos en blanco (de

encuestas, de estudios, para surtir trámites), portafolios de publicidad de empresas
privadas (ofreciendo productos, seminarios, congresos, eventos, bienes y servicios)
siempre y cuando estos documentos se encuentren asociados a contratos u órdenes
contractuales y borradores de documentos, entre otros.

49
S. L. Amaya, oficio UNA-184 de 2005. Además agrega que según el Artículo 4°. Acuerdo 042 de
2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, concordado con el artículo 17° de la
Resolución 386 de 2003 de Rectoría General, esas destrucciones no requieren autorización del
Comité de Archivo ni de otra instancia pues se trata de documentos que por su carencia total de
valores no ameritan su conservación.

34
En México, según la definición de Ramírez Deleón pareciera que la depuración está
vinculada a la selección de documentos que “reúnan valores” y a la eliminación o
destrucción de determinada documentación.

Definición
Operación por la cual se extraen duplicados, hojas
recomendada:
en blanco y materiales no aptos para la conservación
Depuración del expediente, que no está relacionada con las
operaciones propias de selección y eliminación.

5.9. Eliminación

5.9.1 Usos del término

Argentina, Brasil, Colombia, Costa Eliminación

Rica, España, Perú y Uruguay

Cataluña Destruição / destrucció.

México Baja documental

El término más usado es el de “eliminación”, aunque en Cataluña se emplea

“destrucción” y en México “Baja documental”.

5.9.2 Aplicación

Argentina Operación por la cual se destruyen los documentos cuyo plazo

de retención ha finalizado.

Brasil Eliminació de documentos que, na avaliação, foram

considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo
de documentos.

Cataluña Proceso de eliminación de documentos de manera que sea

imposible reconstruirlos.

35
Colombia Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas
de retención o de valoración documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.

Costa Rica Proceso de transformar los documentos en material no legible

utilizando diferentes técnicas como incineración, trituración y
otros similares.
España Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los
documentos que se van a destruir conforme a los plazos
establecidos en la fase de valoración.
México Eliminación de documentación que haya prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no tenga
valores históricos.
Peru Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los
documentos autorizados expresamente por el Archivo General
de la Nación.
Uruguay 1. Consiste en apartar para dar de baja, con las debidas
formalidades, los expedientes de asuntos terminados, cuyo plazo
de permanencia ya prescribió.
2. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición
final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
3. Destrucción de documentos una vez perdida la utilidad
administrativa o archivística, operada conforme a una
reglamentación si se trata de archivos de origen público.
4. Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de
los documentos que se van a destruir conforme a los plazos
establecidos en la fase de valoración”.

36
En el cuadro anterior se constata la falta de uniformidad para la el uso de términos
como “proceso”, “procedimiento” y “actividad”, aspecto que fue tratado en el
apartado de Observaciones Generales. En lo que si coinciden todos es que se trata
del paso final de los documentos.
Sin embargo, la definición (4) de Uruguay se considera que es más parecida a
selección, ya que se dice que se identifican los documentos que posteriormente se
destruirán.

Definición Operación que consiste en la destrucción autorizada e

recomendada: irreversible de los documentos que han perdido sus
Eliminación valores.

5.10. Evaluación De Documentos

5.10.1 Usos del término

Argentina, Brasil, Cataluña Evaluación, Avaliação,

Avaluació
Colombia, Costa Rica (últimos 4 Valoración
años), España, México, Uruguay
Costa Rica, Perú Selección

Según se desprende del cuadro anterior, el término más utilizado es el de

“valoración” (Colombia, Costa Rica (últimos años), España, México y Uruguay),
seguido de “evaluación” (Argentina, Brasil y Cataluña). Sin embargo, merece la
pena anotar que también se utiliza “selección” como sinónimo de “valoración” y
“evaluación”, en el caso de Perú y en el de Costa Rica, hasta hace pocos años.

5.10.2 Denominación
País Evaluación/valoración Selección

Argentina Proceso intelectual proceso técnico

37
 Brasil Evaluación Processo intelectual, que
integra a gestão de
documentos e
informações.
Cataluña Proceso Operación intelectual y
material

Colombia Labor intelectual No indica

Costa Rica Fase del tratamiento Proceso/Método

(más reciente) archivístico
España Fase del tratamiento Operación intelectual y
archivístico material

México Actividad Procedimiento

Perú Proceso archivístico

Uruguay Proceso intelectual de proceso técnico

estudio de los valores de
los documentos.

Del cuadro anterior se desprenden las diferentes denominaciones para

valoración/evaluación/selección:
• proceso (Argentina, Brasil, Cataluña y Perú),
• método (Costa Rica),
• labor intelectual (Colombia)
• estudio (Uruguay)
• actividad /procedimiento(México)
• fase (España, Costa Rica)

5.10.3 Acciones de la evaluación/valoración/selección

Las acciones que se realizan son las de análisis e identificación o de identificación y

análisis, ya que dependiendo del objeto analizado, el orden puede variar.

38
País Evaluación /Valoración Selección

Argentina Analizar los documentos y Establecer el tiempo y

establecer el plazo de separar los documentos
conservación que se conservarán de los
que se eliminarán.
Brasil Identificación de las funciones y su
importância, para el productor,
identificación de las séries
documentales correspondientes,
aplicación de los instrumentos
archivísticos: Plan de
Classificación, Tablas de
Temporalidad, instrumentos de
destinación final: eliminación o
guarda definitiva y critérios de
mostreo y selección a los
documentos destinados à
eliminación.
Cataluña Identificación del período de Identificación bajo criterios
conservación de los documentos archivísticos de los
de archivo. documentos
Colombia Labor intelectual Disposición final señalada
en las tablas de retención
o de valoración
documental y realizada en
el archivo central
Costa Rica analiza el valor de los documentos determina su eliminación
(Seleccionar) en sus diferentes etapas. o su conservación.
Costa Rica analizar y determinar los valores
(más primarios y secundarios de las
reciente), series documentales.
España

39
 México análisis e identificación de los
valores documentales.
Perú Identificar, analizar y
evaluar todas las series
documentales de cada
entidad.
Uruguay Reconocer, estimar o apreciar los Establece el tiempo
valores primarios y secundarios

Según se desprende del cuadro anterior, el análisis puede ser de los documentos
(Argentina y Brasil). Pero también, se da el análisis del valor de los documentos en
sus diferentes etapas (Costa Rica), de los valores primarios y secundarios (España)
o de los valores documentales (México).

Una primera conclusión, a partir de los ejemplos citados, sería que primero se
analizan los documentos de archivo para posteriormente determinar sus valores
primarios y secundarios.

En el caso de las definiciones que utilizan la acción de identificar, se tiene que la

identificación puede ser de documentos (Cataluña/selección) o de series
documentales (Perú).

Finalmente, en Colombia que se utiliza “determinar” y en el de Uruguay que se dice

“reconocer, estimar o apreciar”, por lo que se podrían tomar como sinónimo de
identificar.

5.10.4 Objetivos
País Evaluación/valoración Selección

Argentina, Determinar su valor y la cantidad

de tiempo que debe conservarse
en los Archivos (Intermedio o
Histórico).
Argentina, Fijar los plazos de traslado, Cuales documentos de
Uruguay transferencia, acceso, archivo sirven a fines

40
 conservación o eliminación. administrativos y cuáles
de ellos han de
conservarse para que
sirvan a fines de
investigación.
Brasil Estabelecer os prazos de guarda e de valor permanente
a destinação, de acordo com os daqueles passíveis de
valores que lhes são atribuídos. eliminação, mediante
critérios e técnicas
previamente
estabelecidos em tabela
de temporalidade.
Cataluña, Conservación de los documentos Determinar su eliminación
de archivo. o conservación.
Colombia Establecer su permanencia en las Con el fin de escoger una
diferentes fases del ciclo vital. muestra de documentos
de carácter representativo
para su conservación
permanente. Se usan
también “depuración” y
“expurgo”.
Costa Rica Fijar los plazos de transferencias, Determinar su eliminación
acceso, y conservación o o su conservación.
eliminación total o parcial. (más
reciente) .
España, Fijar los plazos de traslados y Localización de las
Uruguay transferencias, acceso, y fracciones de serie que
conservación o eliminación total o han de ser eliminadas o
parcial. (más reciente). conservadas en virtud de
los plazos establecidos en
el proceso de valoración.
México Establecer criterios de disposición Fijar los plazos de
y acciones de transferencia. traslado, transferencia,

41
 acceso, conservación o
eliminación.
Perú Período de conservación
de los documentos de
archivo.
Establecer su
permanencia en las
diferentes fases del ciclo
vital.
Determinar sus períodos
de retención.

En relación con los objetivos o fines de la evaluación/valoración/selección se

concluye que la mayor parte están muy relacionados con determinar el tiempo, los
plazos o la permanencia de los documentos (traslado), así como su transferencia.
También se utiliza el término “conservación” pero relacionado con el tiempo “plazos
de conservación”, no con medidas preventivas o restauradoras.

Antes de proponer una definición para los términos “valoración/evaluación” y

“selección”, se considera necesario revisar cómo se aplica lo anteriormente descrito
en la práctica archivística.

Identificación de las series documentales, determinar sus valores

(primario/secundario), fijar los plazos conservación, de transferencia y de
eliminación, separar las series o fracciones de series que se van a conservar o a
eliminar, proceder a su eliminación. Estas tres fases han sido denominadas con el
nombre de expurgo por algunos autores. 50

Visto lo anterior, se podría considerar la identificación y la valoración como fases

intelectuales. La fase de asignar los valores primarios y secundarios de los
documentos tendría un componente intelectual. Por otro lado, las fases prácticas u
operativas serían la selección y la eliminación, las cuales deben contemplar los
criterios de selección, la separación física cuando se trata de separar fracciones de

50
J.R. Cruz Mundet y F. Mikelarena Peña. Información y Documentación Administrativa. Tecnos.
Madrid, 1998.

42
series documentales (se utilizarían técnicas de muestreo para saber el porcentaje de
fracciones que se conservarán y cuáles se eliminarán).

Finalmente, la eliminación documental sería una fase totalmente física.

Definiciones recomendadas51

Evaluación de Valoración de Selección Disposición

documentos documentos documental Final
Es una función Primera etapa de Segunda etapa de Tercera etapa
archivística la evaluación por la evaluación en la de la
que incluye las el cual se que se separan las evaluación en
etapas de determinan los series la cual se
valoración, valores primarios documentales a ejecutan los
selección y y secundarios de conservar de las procedimientos
disposición las series que se deben de eliminación
final de las documentales. eliminar. o transferencia
series para su
documentales. conservación
permanente.

5.11. Expediente

Usos del término

Argentina Conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de
un mismo asunto.

Brasil Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto

(ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma
unidade de arquivamento.

51
A pesar de ser recomendada los aspectos legales, administrativos, sociales o tecnológicos son
influencia en las voces por lo que prevalece en algunos casos los usos y costumbres del país.

43
Cataluña Unidad organizada de documentos agrupados por el hecho
de estar relacionados con el mismo tema, actividad o
transacción.
Colombia Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una
instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Costa Rica Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor
en la resolución de un mismo asunto.
España Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor
en la resolución de un mismo asunto.
México Unidad organizada de documentos reunidos por el productor
para su uso corriente, durante el proceso de organización
archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o
asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la
serie. Norma ISAD (G), 2000.
Es la unidad documental constituida por uno o varios
documentos de archivo, ordenados y relacionados por un
mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o
entidad.
Perú Agrupación documental menor creada para reunir en ella
todos los documentos que se relacionan con una determinada
gestión o trámite.
Uruguay “Unidad organizada de documentos reunidos bien por el
productor para su uso corriente, bien durante el proceso de
organización archivística, porque se refieren al mismo tema,
actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad
básica de la serie.”
“Conjunto de documentos producidos de acuerdo con una
norma de procedimiento, cuyo objetivo es la resolución
administrativa de un asunto determinado. Un expediente es
normalmente la unidad básica de una serie.”

44
 “Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánicamente y funcionalmente por
una instancia productora en la resolución de un mismo
asunto.”
“Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor
en la resolución de un mismo asunto”

En la mayoría de las definiciones aparece la noción de “conjunto de documentos”,

sin embargo en algunos casos la definición del expediente se inicia indicando que se
trata de una unidad tal es el caso de Cataluña, Colombia, Costa Rica, España,
México y en dos de las definiciones dadas por Uruguay, con la variante de que
puede ser una unidad documental (Colombia, Costa Rica, España, México y
Uruguay) o también una unidad organizada (Cataluña, México y Uruguay).
Asimismo, sólo en las definiciones de Colombia y una de las utilizadas en Uruguay
se hace alusión a que se trata de una unidad documental “compleja”.

Por otra parte, se señala que la reunión de los documentos en un expediente se

puede dar por las siguientes razones:

• La resolución de un mismo asunto: Argentina, Colombia, Costa Rica, España,

México.
• Relacionados con una misma actividad, transacción, gestión, trámite o
procedimiento: Brasil, Cataluña, México, Perú, Uruguay.

En el caso de Brasil se indica que la relación de los documentos de un expediente

también puede darse por una acción, persona, evento, lugar o proyecto.

Definición
Unidad documental compuesta que se refiere al
recomendada:
mismo procedimiento, trámite, actividad o asunto.
Expediente

45
5.12 Fondo Documental

5.12.1 Usos del término

Argentina Fondo documental

Brasil, Costa Rica, España, Fondo

Cataluña, México, Perú, Uruguay.

Colombia Fondo abierto, Fondo acumulado y

Fondo cerrado

5.12.2 Definición o concepto

Argentina Conjunto de series generadas, incorporadas y acumuladas en el

ejercicio de competencias y funciones de su productor.

Brasil Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.

Cataluña Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte,

producido orgánicamente y/o reunido y utilizado por una persona,
una familia o una institución en el ejercicio de sus actividades y
funciones.

Colombia Conjunto de documentos producidos por una persona natural o

jurídica en el desarrollo de sus funciones o actividades.

FA: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas

administrativamente vigentes, que se completa
sistemáticamente.

FAC: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.

FC: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado

de producirse debido al cese definitivo de las funciones o
actividades de las personas naturales o jurídicas que los
generaban.

Costa Rica Conjunto de documentos, con independencia de su tipo

documental o soporte, producidos orgánicamente y/o

46
 acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad
en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

España Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos

productores que conforman la estructura de un organismo en el
ejercicio de sus competencias.

México Conjunto de documentos, con independencia de su tipo

documental o soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad
en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

Perú Conjunto de documentos generados o recibidos por la

Universidad Católica en el desarrollo o ejercicio de sus funciones
o actividades.

Uruguay Totalidad de la documentación producida y recibida por una

institución o persona, conservada en el Archivo de esa persona o
institución.

Conjunto de documentos con independencia de su tipo

documental o soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad
en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

Cataluña, Costa Rica, México y Uruguay utilizan la definición de Fondo dada por la
norma de descripción ISAD (G) cuyos elementos son los siguientes:

• Debe tratarse de documentos producidos, acumulados o utilizados en el ejercicio

de las actividades y funciones de su productor.
• El productor puede ser una persona física, una familia o una entidad.
• Los documentos pueden ser de cualquier tipo documental o soporte.

En las demás definiciones, también se enfatiza que los documentos están

relacionados directamente con las funciones o actividades de su productor
(Argentina, Perú), de una persona natural o jurídica (Colombia), sujetos productores
de un organismo (España), persona o institución (Uruguay). Sin embargo, en el caso
de Brasil sólo se indica que son una misma procedencia.

47
Por otra parte, sólo en las definiciones de Perú y Uruguay se incluyen los
documentos recibidos. En las definiciones de Argentina y España se especifica que
se trata de series documentales.

Finalmente, cabe destacar que en Colombia se utilizan las definiciones de fondo

acumulado (FAC), fondo abierto (FA) y fondo cerrado (FC).

Definición Conjunto de documentos de cualquier clase o

recomendada: soporte, producidos orgánicamente por una entidad
Fondo documental en el ejercicio de sus funciones y actividades.

5.13. Identificación

5.13.1 Usos del término

Argentina, Costa Rica, España, Identificación.

Cataluña, México, Perú, Uruguay

Colombia Identificación documental.

Brasil No indica.

5.13.2 Definición o concepto

Argentina Proceso integrante del tratamiento archivístico, que implica la

tipificación y la sistematización de las categorías administrativas
y archivísticas en que se basa la estructura de un fondo
archivístico.

Brasil No indica.

Cataluña Proceso de determinación de los documentos de archivo que

comprometen la organización o a un individuo con una acción
concreta, constituyen el fundamento para la rendición de cuentas
a un organismo de control, o bien documentan una acción o un
proceso de toma de decisión.

48
 Colombia Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Costa Rica Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación

y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas
en que se sustenta la estructura de un fondo.

España Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación

y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas
en que se sustenta la estructura de un fondo.

México Proceso de análisis y sistematización de las categorías

administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura
de un grupo documental o fondo.

Perú Proceso de investigación y sistematización de categorías

administrativas y archivísticas en las que se sustenta la
estructura de un fondo, siendo uno de sus objetivos principales
asegurar a través de sus resultados la valoración de las series
documentales.

Uruguay Fase del tratamiento archivístico – previa a la clasificación – que

consiste en la investigación y sistematización de las categorías
administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura
de un fondo. Es la primera etapa de la metodología archivística,
fase de tipo intelectual que consiste en la investigación del sujeto
productor y del tipo documental.

La mayor parte de las definiciones coinciden en que la identificación consiste en

investigar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas de un fondo
documental. Asimismo, se denomina como una fase o etapa (Colombia, Costa Rica,
España) o un proceso (Argentina, Cataluña, México y Perú) que forma parte del
tratamiento archivístico (Costa Rica, España, Uruguay) o de la labor archivística
(Colombia) o de la metodología archivística (Uruguay).

49
En el caso de Cataluña no se hace ninguna relación con el tratamiento archivístico,
la labor o metodología archivística, sino que se define como el proceso que
determina los documentos de archivo. En Brasil, en cambio no se utiliza un término
para la identificación.

Definición Análisis de las funciones y actividades de una

recomendada: organización para reconocer y sistematizar los
documentos en estructuras lógicas que dan consistencia
a la representatividad de un fondo. Es la fase inicial del
Identificación
proceso archivístico necesaria para clasificar, valorar y
describir y planear la producción de los documentos.

5.14. Macrovaloración

5.14.1 Uso del término

Argentina Macroevaluación

Brasil, España y Perú No lo utiliza

Colombia Investigación preliminar sobre la

Institución y las fuentes documentales

Cataluña; Costa Rica, México y Macrovaloración

Uruguay

Como se puede apreciar, el 37,5% de los países integrantes del grupo FIED no
utilizan el término Macroevaluación, mientras que el 62,5% utiliza el término, desde
el punto de vista teórico.

5.14.2 Definiciones, Denominación y Objetivos.

País Definición Denominación Objetivo

Argentina Teoría de evaluación según la Teoría Evaluar el universo

50
 cual se evalúa el universo funcional y estruc-
funcional y estructural del tural del documen-
documento y su utilización. to y su utilización
Cambia, fundamentalmente el de una determi-
foco inicial de la evaluación: ya nada institución,
no interesa tanto el documento y teniendo en cuenta
sus características sino el su contexto de
contexto funcional en que fue creación.
creado.

Colombia Investigación preliminar sobre la Investigación Investigar la

institución y las fuentes información
documentales: la información institucional
institucional contenida en contenida en
disposiciones legales relativas a disposiciones
la creación y cambios de la legales relativas a
estructura organizacional, orga- la creación y
nigrama vigente, resoluciones y/o cambios de la
actos administrativos de creación estructura organi-
de grupos de trabajo, funciones y zacional.
manuales de procedimientos.

Costa La macrovaloración ofrece un Teoría Analizar la organi-

Rica punto de vista más amplio del zación, sus funcio-
que se tenía hasta el momento, nes y las interac-
en el sentido de que va de lo ciones de ésta con
general a lo particular, desde un la sociedad.
enfoque social. El foco es el Se parte del
contexto funcional en el que se análisis de las fun-
crean los documentos, no los ciones para llegar
propios documentos en sí. A ello a los documentos.
se llega por un análisis de la
organización, de sus funciones y
de las interacciones de ésta con
la sociedad. Se parte de las

51
 funciones para llegar a los
documentos.

Cataluña La macrovaloración tiene por Estudio Estudiar los

objetivo el análisis de la función valores intelectua-
que puede generar documentos y les de los docu-
de su contexto de producción. A mentos, constatar
la vez, permite la definición de la autenticidad do-
buenas prácticas o reglas cumental y, deter-
orientadas a la optimización de minar el tiempo de
recursos de producción y retención o conser-
preservación. vación para dichos
documentos.

México Práctica de valoración que se Práctica Describir los

enfoca al proceso que da lugar al procedimientos de
documento, en lugar de valoración
enfocarse al documento de enfocándose en el
archivo. Para ello se propone la proceso que da
elaboración de informes donde lugar al documento
se describen los procedimientos para luego evaluar
para evaluar la importancia social la importancia
de dichos procesos, a partir de social de dichos
los cuales se elaboran juicios procesos.
acerca de la importancia de las
relaciones de los documentos de
archivo y las organizaciones.

Uruguay Es una aproximación a la Teoría Investigar de la

valorización centrada en la génesis documen-
interacción entre la función, la tal en donde el
estructura y el ciudadano que, contexto social de
combinados reflejan el producción y el uso
funcionamiento del Estado dentro contemporáneo de
de la sociedad Civil, e implica la estos determinan

52
 investigación de la génesis el valor de dichos
documental en donde el contexto documentos.
social de producción y el uso
contemporáneo de estos
determinan el valor de dichos
documentos. Es una teoría y una
práctica archivística que permite
seleccionar el material de archivo
partiendo de las funciones y
relaciones internas y externas del
ente creador, llegando sólo en la
última faz del proceso a la
revisión de la documentación
propiamente dicha.

De estos datos se puede interpretar que las acciones que abarca la

Macroevaluación, son:

• Identificar en la institución productora, sus funciones, sub funciones, programas y

actividades.

• Analizar el organigrama.

• Estudiar qué documentos corresponden a cada función y organismo.

Antes de proponer una definición para Macroevaluación, es conveniente hacer

algunas consideraciones: La Macroevaluación es una de las teorías mas recientes, y
ha cambiado el foco inicial de la evaluación; ya no es el documento y sus
características sino el contexto funcional en que fue creado.52

El archivero australiano Adrián Cunninghan define la Macroevaluación como un

“enfoque planeado, estratégico, holístico, sistemático y comparativo para la

52
N. Fenoglio, “Teoría de la Macroevaluación de los documentos de archivos” 2010. Ponencia
publicada en: [Link] consultado 3-03-2012.

53
investigación e identificación de las necesidades de la sociedad respecto de los
documentos”53

Las características básicas desde el punto de vista metodológico de la

macroevaluación, según la Dra Schenkolewski-Kroll, son “la evaluación del todo de
los documentos creados en el país; la consideración del valor social de los
documentos; la transición de la evaluación de documentos uno por uno a la
evaluación de acuerdo a un análisis funcional de los sistemas administrativos; y la
interrelación entre el gobierno, la sociedad y los individuos. […] la investigación se
realiza en escala descendiente y el archivero está involucrado en el proceso desde
las primeras etapas de la creación del documento”.54

Estrategia de evaluación archivística que analiza y

Definición determina la importancia relativa de las

recomendada organizaciones, de sus funciones y del impacto de

éstas en el conjunto social, con el fin de establecer
hipótesis generales sobre la conservación o
Macrovaloración eliminación de los documentos que producen dichas
organizaciones.

5.15. Microvaloración

5.15.1. Uso del término

Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, México, Perú No se utiliza

España/Cataluña, Uruguay Si se utiliza

5.15.2 Denominación

País Definición (o concepto) Denominación Objetivo

53
A. Cuninghan y R. Oswal. Algunas funciones son más iguales que otras. El desarrollo de una
estrategia de macroevaluación de documentos para los Archivos Nacionales de Australia, 2005, pág.
163-184.
54
S. Schenkolewski-Kroll. Macroevaluación de documentos, 2009, pág. 76-109.

54
España / Estudia los valores intelectuales de Práctica Valorar series
Cataluña los documentos, constata la documentales.
autenticidad documental y, a
continuación, determina el tiempo de
retención o conservación para
dichos documentos. El objetivo es
determinar si estos valores perduran
a lo largo del tiempo o si se agotan
con la finalización de una actividad
administrativa.

Uruguay Es la determinación del tiempo que Práctica Valorar

los documentos deberían ser documentos
mantenidos en función del uso y
valor de los mismos, conociendo
previamente el contexto de
producción y el grado de utilidad
tanto en el momento de su creación
como en todo su ciclo de vida.

Teniendo en cuenta el cuadro anterior podemos decir que la microevaluación es un

término que se utiliza como actividad dentro del proceso de macroevaluación,
analizando la función del documento y su período de retención.

Fase en la que se examinan y verifican las hipótesis

establecidas en los planes o programas de
Definición
macrovaloración, mediante el análisis de los valores
recomendada
primarios y secundarios presentes en las
Microvaloración
agrupaciones y unidades documentales producidas
por una organización concreta.

55
5.16. Muestreo

País Definición (o concepto) Denominación Objetivo

Argentina Consiste en extraer, para su Técnica Extraer un grupo de

conservación permanente, un documentos, que
grupo (muestra) de represente a la
documentos, que representen totalidad de una serie.
a la totalidad de una serie
que, según una evaluación
previa, fue destinada a ser
eliminada.

Brasil Técnica de seleção em que, Técnica de Elegir un subconjunto

de um dado conjunto de selección representativo del
documentos, elege-se um todo.
subconjunto representativo do
todo.

Colombia Técnica estadística aplicada Técnica Conservar una porción

en la selección documental, estadística representativa de los
con criterios cuantitativos y documentos, en
cualitativos. cantidad y cualidad.

Costa Técnica de selección, según Técnica de Representar al

Rica criterios sistemáticos selección conjunto de
(numéricos, alfanuméricos, documentos.
topográficos) o cualitativos, de
una cierta proporción de
documentos en represen-
tación de un conjunto.

España / Muestreo Técnica de Técnica de Seleccionar una

Cataluña selección, según criterios selección muestra representativa
sistemáticos (numéricos, alfa- del conjunto
béticos, topográficos) o documental.
cualitativos, de una cierta

56
 proporción de documentos en
representación de un
conjunto.

Conjunto de técnicas para

seleccionar una muestra
representativa del conjunto
documental.

Técnicas cuantitativas y
cualitativas con métodos
aleatorios (simple, numérico,
sistemático, estratificado, por
conglomerados o áreas, por
etapas) y no aleatorios (por
ejemplar, cronológico, alfabé-
tico, selectivo, “extracto”
selectivo).

México Técnica de selección, según Técnica de Representar la

criterios cuantitativos (numé- selección totalidad de la serie
ricos, alfabéticos, topográ- por medio de una
ficos) o cualitativos de una porción significativa,
cierta proporción de docu- según determinados
mentos de archivo en repre- criterios.
sentación de su conjunto.

Perú En el Perú no existe una Técnica Representar en

definición oficial, por lo que aplicada cantidad y en calidad,
tomamos la definición del la totalidad de los
documento de trabajo documentos de archivo
alcanzado al Foro de y, por deducción, al
Evaluación incluyendo productor de los
algunas modificaciones: El documentos, sus
muestreo es una técnica deberes y misiones, su
aplicada en la selección de marco normativo y

57
 documentos de similares operacional, así como
características para su la forma, funciones y
conservación permanente. Es contenido de los
utilizado en series documentos.
voluminosas, muchas veces
en expedientes nominativos.
Su objetivo es representar en
cantidad y en calidad, la
totalidad de los registros
[documentos de archivo] y,
por deducción, al productor de
los documentos, sus deberes
y misiones, su marco
normativo y operacional, así
como la forma, funciones y
contenido de los documentos.

Uruguay Es una parte de un conjunto Es representar o

de documentos homogéneos ilustrar algún aspecto
seleccionada para que en ella de la actividad de la
pueda verse representado o entidad, o de la
ilustrado algún aspecto de la información recibida o
actividad de la entidad, o de la procesada
información recibida o
procesada por ella.

Considerando la técnica como un conjunto de reglas o normas que tienen como

objetivo obtener un resultado determinado en el campo científico o en cualquier
actividad, para todos los integrantes de este FIED el muestreo es una técnica.

La Dra. Ana María Martínez de Sánchez al respecto dice: “el muestreo es una de las
técnicas del método cuantitativo al servicio, esencialmente, de la estadística. En la
archivología se utiliza con fines diferentes a los que su uso cumple en la
investigación de cualquier otra ciencia social. Mientras en éstas se recurre al
muestreo para conocer las características de un subgrupo de una población para,

58
luego, extender el resultado del análisis a toda ella; en archivología el denominado
“muestreo” tiene por finalidad dejar solo algunos documentos representativos de una
serie, a modo de ejemplo particular, con el fin de reducir espacio físico en los
repositorios. Al cambiar el fin se modifica todo el proceso de aplicación de la técnica
y, por ende, no se cumplen los requisitos que el método cuantitativo establece, en lo
referido a elegir el tamaño representativo de la muestra en relación al universo y
calcular el margen de error que puede tener una u otra opción”55. De esto se
desprende que el archivero, al seleccionar los documentos que se van a guardar en
forma permanente, no está haciendo tareas de investigación, sino que realiza una de
las tantas tareas inherentes a su profesión, que sin dudas alguna requiere de un
método de trabajo, pero no de un método de análisis que lo lleve a comprobar
hipótesis.

Los aspectos comunes de las definiciones propuestas son:

• El muestreo es una técnica que tiene como fin obtener un subconjunto

representativo del todo.

• No debe ser realizado de forma subjetiva.

• Se recomienda la aplicación de criterios cuantitativos (numéricos, alfabéticos,

topográficos) o cualitativos.

• El subconjunto obtenido es de conservación permanente.

Definición Extracción de un grupo o muestra de documentos, para su

recomendada: conservación permanente, que ejemplifique a una serie que,

según una valoración previa, fue destinada a ser eliminada.
Muestreo

5.17. Patrimonio documental

5.17.1. Uso del término

55
A.M. Martínez de Sánchez. “Técnicas para la selección documental. Una mirada desde el método”
ponencia III FIED, Lima, Perú, 2011. Disponible en: [Link]

59
Argentina, Colombia, Costa Rica, Patrimonio documental
España/ Cataluña, Uruguay

Brasil Patrimônio arquivístico

México, Perú Patrimonio documental de la Nación

Perú Patrimonio cultural [documental] archivístico

5.17.1. Definición o concepto

País Definición Valor

Argentina Es el conjunto de documentos de valor Valor permanente

permanente, que sirven como fuente de
información para mostrar la identidad, o para
estudios de cualquier naturaleza y que constituyen
la memoria de un pueblo.

Brasil Conjunto dos arquivos de valor permanente, Valor permanente

públicos ou privados, existentes no âmbito de uma
nação, de um estado ou de um município.

Colombia Conjunto de documentos conservados por su valor Valor histórico o

histórico o cultural. cultural.

Costa Está formado por los documentos con alto valor Valor informativo,
Rica informativo, científico, cultural, social e histórico, científico, cultural,
producidos y recibidos. social e histórico.

España Totalidad de documentos de cualquier época

generados, conservados o reunidos en el ejercicio
de su función por cualquier organismo o entidad de
carácter público, por las personas jurídicas en cuyo
capital participe mayoritariamente el Estado u otras
entidades públicas y por las privadas, físicas o

60
 jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo
relacionado con la gestión de dichos servicios.
También los documentos con una antigüedad
superior a los cuarenta años, generados
conservados o reunidos en el ejercicio de sus
actividades por las entidades y asociaciones de
carácter político, sindical o religioso y por las
entidades, fundaciones y asociaciones culturales y
educativas de carácter privado. Por último, integran
el Patrimonio Documental los documentos con una
antigüedad superior a los cien años, generados,
conservados o reunidos por cualesquiera otras
entidades particulares o personas físicas.
________
-1 Los efectos de esta Ley, se entiende por
documento toda expresión en lenguaje oral, escrito,
Cataluña
de imágenes o de sonidos, natural o codificado,
recogida en cualquier tipo de soporte material, y
cualquier otra expresión gráfica que constituya un
testimonio de las funciones y las actividades
sociales del hombre y de los grupos humanos, con
exclusión de las obras de investigación o de
creación.

-2 Integran el patrimonio documental de Cataluña

los documentos que se incluyen en alguno de los
supuestos siguientes:

a) Los documentos producidos o recibidos, en el

ejercicio de sus funciones y como consecuencia de
su actividad política y administrativa, por la
Generalitat, los entes locales y por las entidades
autónomas, las empresas públicas y otras
entidades dependientes.

b) Los documentos de más de cuarenta años de

61
antigüedad producidos o recibidos, en el ejercicio
de sus funciones, por personas jurídicas de
carácter privado que desarrollan su actividad en
Cataluña.

c) Los documentos de más de cien años de

antigüedad producidos o recibidos por cualquier
persona física y los documentos de menor
antigüedad que hayan sido producidos en soportes
de caducidad inferior a los cien años, como es el
caso de los audiovisuales en soporte fotoquímico o
magnético, de acuerdo con lo que se establezca
por reglamento.

d) Los documentos comprendidos en fondos

conservados en archivos de titularidad pública de
Cataluña.

e) Los documentos que están expresamente

incluidos de acuerdo con el procedimiento regulado
por el artículo 14 de la Ley 6 / 1985, de 26 de abril,
de archivos.

-3 Todos los documentos de los órganos de la

Administración del Estado, de las notarías y los
registros públicos y de los órganos de la
Administración de Justicia radicados en Cataluña
forman parte también del patrimonio documental de
Cataluña, sin perjuicio de la legislación de del
Estado que les sea aplicable.

-4 Los documentos de los órganos de la

Comunidad Europea radicados en Cataluña forman
parte también del patrimonio documental de
Cataluña, sin perjuicio de la normativa comunitaria
que les sea aplicable.

62
México Documentos de archivo que dan cuenta de la Valor testimonial,
evolución del Estado y de las personas e evidencia o
instituciones que han contribuido en su desarrollo, o informativo
cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo
les confiere interés público, les asigna la condición
de bienes culturales y les da pertenencia en la
memoria colectiva del país.

Perú El PDN es el conjunto de documentos de valor Valor permanente

permanente y forma parte del Patrimonio Cultural
de la Nación conservados en los archivos públicos
y privados del ámbito nacional que sirven como
fuente de información para la investigación en los
aspectos históricos, sociales, económicos, políticos
y legales. No es materia de transferencia a ningún
título sin conocimiento y autorización expresa del
Archivo General de la Nación a excepción del
heredero.

Patrimonio cultural [documental] archivístico: Es

el conjunto de documentos de cualquier época
manifestada, en todas sus expresiones, en lenguaje
natural y cualquier expresión gráfica, sonora o en
imagen, recogidas tanto en soporte convencional o
informático, generados y/o recibidos en
cumplimiento de las competencias y actividades de
las entidades públicas o privadas del ámbito
nacional. Los documentos cuya procedencia
institucional se haya perdido o pertenecen a
personas naturales, formarán series fácticas
(artificiales) o colecciones, según sea el caso.

Uruguay Conjunto de documentos conservados por su valor valor histórico o

histórico o cultural. cultural

63
Un aspecto importante es que los documentos que configuran el archivo deben tener
una relación entre sí, cual es el desarrollo de las actividades propias de sus
productores, que se materializan precisamente mediante dichos documentos. Así,
una administración pública, una fábrica, un individuo, producen y reciben
documentos. En ningún caso es ésta su función primordial, sin embargo se
desprenden de su ejercicio, del desempeño de sus actividades. Por ejemplo, todos
producen documentos contables, de propiedad, correspondencia, etc.

Otro aspecto importante para la existencia de un archivo radica en que la

documentación debe ser conservada – bien por sus creadores, bien por sus
sucesores- y organizada, respetando el orden según el cual fueron creados,
manteniendo su vinculación; en definitiva, deben ser conjuntos orgánicos. De esta
forma su información se puede recuperar.

Por último, la información que transmiten estos documentos servirá para diversos
fines: en primer lugar, para la gestión administrativa, pero también para la
investigación, para la difusión cultural, etc.

En estas definiciones se pueden destacar los siguientes elementos comunes:

• el carácter de permanencia, el valor histórico, cultural y su potencial fuente de

información, características a las que mayor importancia se les atribuye en las
diferentes latitudes,

• La referencia al tiempo de creación o antigüedad del documento es otra

característica anotada.

• Otro aspecto señalado es la clase documental, donde se refiere “a cualquier

expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas tanto en soporte
convencional o informático”.

De las características señaladas se desprende que los documentos que constituyen

patrimonio documental son los que poseen valor permanente, científico, cultural,
social e histórico, que constituyen una fuente de información en tanto trazan la
evolución del pensamiento y vida en sociedad y por tanto constituyen un legado del
pasado a las comunidades presentes y futuras.

64
 Definición Conjunto de documentos con valor científico,
recomendada: cultural, social e histórico que sirven como fuente
de información para mostrar la identidad, o para
estudios de cualquier naturaleza y que constituyen
Patrimonio
la memoria de las personas, de una organización,
Documental
una comunidad o de la sociedad en general.

5.18 PLAZO DE RETENCIÓN

5.18.1 Uso del término

Argentina, Costa Rica, España, Plazo de conservación, Terminis de

Cataluña, Uruguay conservació

Brasil Prazo de guarda

Colombia, España, Cataluña, Perú Retención documental, Período de

retención, Períodes de retenció, Plazos de
retención

Conceptualmente todas definiciones coinciden, refiriéndose al período durante el

cual los documentos de archivo se conservan, de conformidad con las disposiciones
administrativas, legales y fiscales o bien de acuerdo con su valor secundario o
histórico. La denominación empleada, en cambio es diversa: plazo de conservación,
plazo de guarda, plazo de retención, retención documental y período de retención.

5.18.2 Aplicación

Argentina Período durante el cual los documentos de archivo se conservan,

antes de ser transferidos o eliminados.

Brasil Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas

65
 de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo
corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é
efetivada. Tamben chamado período de retenção ou prazo de
retenção

Colombia Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión

o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención
documental.

Costa Tiempo que se ha de conservar un documento en una unidad

Rica archivística, de conformidad con las disposiciones administrativas,
legales y fiscales que existan al efecto, o bien de acuerdo con su valor
secundario o histórico.

España Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de

/Cataluña eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus
(Esp.) valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener
alguna utilidad administrativa.

No se ha localizado una definición explícita, aunque se da por hecho

que es el plazo determinado por las tablas de valoración para su
disposición final, ya sea la destrucción o su transferencia.

México -

Perú Número de años que la serie documental debe ser retenida en cada
uno de los niveles de archivo: Archivo de Gestión, Archivo Periférico,
Órgano de Administración de Archivos de la entidad (archivo central)
La suma es el número total de años de retención.

Uruguay Período de tiempo que se guarda la documentación antes de

proceder al cumplimiento de una decisión preestablecida ya sea esta
de traslado, transferencia o eliminación. Período durante el cual se
mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a
pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la
posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa. El plazo

66
 de conservación, por su parte, constituye el componente director de la
tabla. Es, esencialmente, una norma, fijada a partir del análisis de los
valores primario y secundario que presentan los documentos, así
como de la función de prueba administrativa, legal, financiera y la
función de testimonio patrimonial que poseen.

Solamente en Brasil se utiliza plazo de guarda, los demás países utilizan plazo de
conservación o de retención, como si ambas fueran sinónimos. Sin embargo, el
término conservación tiene también otra acepción, por lo que puede crear confusión.

Se prefiere el uso del término plazo de retención, debido a que es el que mejor
remite al concepto original.

Definición Período total de conservación preceptiva de los

recomendada documentos de archivo, atendiendo a sus plazos de
vigencia y precaucional, que finaliza con la resolución
de su disposición final, ya sea para su eliminación o
Plazo de Retención
su transferencia y posterior custodia permanente.

5.19. Serie documental

5.19.1 Usos del término

Argentina Sucesión ordenada de documentos orgánica y funcionalmente

relacionados, generados por una entidad productora determinada,
en el desarrollo de una misma actividad administrativa, y regulados
por la misma normativa de procedimiento.

Brasil Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma seqüência

de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo
documental ou assunto.

67
Cataluña Conjunto de unidades documentales homogéneas organizadas de
acuerdo con un sistema de clasificación o conservadas como una
unidad por el hecho de ser el resultado de un mismo proceso de
formación o de clasificación, o de la misma actividad, porque tienen
una misma tipología, o por cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o uso.

Colombia Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Costa Rica Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el

desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la
misma norma de procedimiento.

España Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el

desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la
misma norma de procedimiento.

México Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o

conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulación, del mismo proceso archivístico o de la misma
actividad, que tienen una forma particular, o como consecuencia de
cualquier relación derivada de su producción, recepción o utilización.

Perú Conjunto de documentos que poseen características comunes, el

mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de
contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que por consiguiente son
archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados o
eliminados como unidad.

Uruguay Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos

homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

68
De las definiciones anteriores se destaca que una mayoría coincide en que la serie
documental es un conjunto de unidades documentales (Cataluña, Colombia) o de
documentos (Costa Rica, España) que son homogéneos (Cataluña, Colombia)
porque tienen características comunes o el mismo tipo documental (Cataluña, Perú)
y que han sido producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa y
regulados por la misma normativa de procedimiento (Argentina, Brasil, Costa Rica,
España).

En casi todos los casos se hace alusión a que la serie documental es producida por
un órgano o sujeto productor (Colombia, Costa Rica, España, Uruguay) o una
entidad productora (Argentina). Las excepciones son Brasil, Cataluña y México que
relacionan la serie documental con una subdivisión del cuadro de clasificación
(Brasil), el sistema de clasificación (Cataluña) o con un sistema de archivo (México).

Definición
Sucesión de documentos producidos como
recomendada:
instrumento o testimonio de una actividad específica
Serie documental
de una organización o una persona.

5.20. Soporte

5.20.1 Usos del término

Argentina La materia física, en la que se contiene o soporta la

información registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro,
papel, volumen encuadernado, pergamino, película, cinta
magnética).
Brasil Material no qual são registradas as informações.

Cataluña Medio físico utilizado para registrar la información. Los

materiales más utilizados son el papel, el pergamino y el
plástico.
Colombia Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel
existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,

69
 informáticos, orales y sonoros.

Costa Rica Material físico en el que se registra la información (papel,

pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas
fotográficas, etc.)
El material físico, contenedor y/o portador en el cual está
recogida la información (ej: tablilla de arcilla, papiro, papel,
pergamino, película, cinta magnética).
España Material físico en el que se registra la información (papel,
pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas
fotográficas, etc.)
México Material físico o substancia sobre la cual la información se
registra o almacena. También se le conoce como medio o
medio electrónico.
Perú Material en el que se asienta la información documentada.

Uruguay Medio físico en el que se sustenta la información registrada.

En relación con el soporte, se coincide en que es un material o medio físico en el

que se registra, asienta, sustenta o almacena la información.

Definición
recomendada: Medio en el que se registra la información.
Soporte

5.21 Tabla de Plazo de Retención

5.21.1 Uso del término

Argentina, Tabla de Plazos de Retención, Tabla de retención

Colombia, Perú, documental, Tabla de Plazos de Retención y Destino Final

70
Uruguay de los Documentos.

Costa Rica, Tabla de Plazos de conservación

Uruguay

Brasil, Uruguay Tabla de temporalidad, Tabela de temporalidade

Colombia, España Tabla de valoración documental, Taules d’Avaluació

/Cataluña Documental

México Catálogo de disposición documental

Los países utilizan el término tabla de plazos de conservación, de retención o de

temporalidad, solamente México se refiere como Catálogo de disposición
documental.

5.21.2 Definición o concepto

Argentina Documento que sintetiza la tarea de evaluación de las series

documentales, en el que se determina la cantidad de tiempo que se
conservará y se planifica su destino a lo largo de su ciclo vital. Puede
presentarse con distintos formatos y con cantidad variable de
columnas, de acuerdo con las necesidades de la institución, desde un
sencillo listado con el tipo documental y su destino final, hasta
complejas planillas que incluyen número de código, denominación de
la serie, tipo documental, contenido, datos acerca de los caracteres
externos (soporte, si es original o copia) plazos de vigencia, de
prescripción, de conservación en el Archivo Administrativo e
Intermedio, destino final, tipo de muestreo a realizar y observaciones.

Brasil Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que

determina prazos e condições de guarda tendo em vista a
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus

Colombia
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo

71
 de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
_________________
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el
archivo central, así como una disposición final.

Costa Son los instrumentos técnicos que describen las características

Rica formales y sustantivas de los documentos y sus relaciones
funcionales, para su valoración, selección, eliminación o transferencia.

España Instrumento formal que define los períodos de retención i les acciones
/Cataluña de disposición autorizados para los documentos descritos en la tabla.
(Esp.)

México Es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de

disposición de todos los documentos existentes, ya sean producidos o
recibidos en un sistema administrativo.

_________________

Registro General y sistemático que establece los valores

documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la
clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

Perú La Tabla de retención de documentos es la utilizada para registrar

esquemáticamente los asuntos principales y los títulos de las series
documentales que la integran.

Uruguay Listado de tipos documentales o asuntos a los que se les asigna el

tiempo en meses o años que han de ser retenidos los documentos,
una vez concluida su vigencia, para responder a posibles
reclamaciones o para servir de sustento o antecedentes.

La Tabla de conservación es un instrumento de gestión –totalmente

integrado al proceso administrativo- que agrupa los plazos de
conservación de que dispone una institución para racionalizar la
conservación de sus documentos.

72
 Tabla de temporalidad: Instrumento aprobado por la autoridad
competente que regula el destino final de los documentos, define
plazos para su guarda temporaria, en función de sus valores y
determina plazos para su traslado, transferencia o eliminación

Los países concuerdan que este instrumento es utilizado para registrar

esquemáticamente los plazos que tienen los documentos para su eliminación,
transferencia o conservación.

En el caso de Colombia, utiliza dos instrumentos: la Tabla de Retención Documental

que es el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a los
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos y la Tabla de Valoración Documental que es el listado de asuntos o
series documentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en el
archivo central, así como una disposición final.

Definición recomendada Instrumento técnico que describe las series

Tabla de Plazos de documentales asignándoles plazos para su

Retención eliminación, transferencia o conservación.

5.22. Tipo documental

5.22.1 – Uso del término

Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica,

Tipo documental
México, Perú, Uruguay

Tipo documental

España/Cataluña Tipología documental

Tipo de documento

73
El término es utilizado en todos los países que conforman el proyecto FIED. En el
caso de Cataluña, son usados también los términos “Tipología documental” y ”Tipo
de documento”.

5.22.2 Definiciones

Argentina Conjunto de características externas e internas que reúne un

documento para un fin específico.

Brasil Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas

características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática,
natureza de conteúdo ou técnica do registro.

Colombia Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos
que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática.

Costa Rica Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo

de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogéneos.

España/ Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo

Cataluña de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogéneos.

Tipología documental - Tipo de documento

Documentos que comparten características comunes. Por ejemplo,

documentos con los mismos formatos, contenidos, requisitos de
retención y disposición y/o metadatos.

México Tipo documental. Clase de documentos que se distinguen por la

semejanza de sus características físicas (acuarelas, dibujos, etc.)

74
 y/o intelectuales (diarios, libros de actas, cartas, etc.).

Perú Tipo Documental Aspecto formal que toma el documento en razón

del objeto.

Uruguay Tipo Documental: Unidad documental producida por un

organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada
por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogéneos.

Las definiciones enunciadas coinciden en que se trata de características de formato,

contenidos, soporte y diplomática de una unidad documental que ha sido producida
en el desarrollo de una atribución o competencia específica.

Con respecto al concepto de “Tipo documental”, la Dra. Antonia Heredia ha expuesto

que la tipología documental es la suma de tipología diplomática y tipología jurídico-
administrativa. La delimitación de los tipos, su fijación e identificación vendrán
determinados por el análisis de los caracteres externos e internos de los
documentos y de su mensaje o información.56

Por lo tanto, el tipo documental es un atributo del documento, un carácter que tiene
la consideración de mixto, es decir tanto interno como externo. Forma parte del
documento y su identificación permite constituir las series y realizar una adecuada
descripción.57

A modo de conclusión, en las definiciones aportadas se aprecia que los aspectos

comunes utilizados por los integrantes del FIED son:

• Coincidencia en la existencia de un conjunto de características comunes.

• Mención en la mayoría de los casos de los aspectos de forma o características

comunes: formato, contenido informativo, soporte, diplomática.

• Acuerdo en cuanto al origen del documento como producto de una actividad

administrativa o en el desarrollo de una competencia o actividad concreta.

56
A. Heredia Herrera. Archivística General. Teoría y práctica, 1991, pág. 135.
57
T. Schellenberg. Técnicas descriptivas de archivos, Córdoba: Universidad, 1961.

75
 Definición Documento producido como consecuencia de una
recomendada: acción concreta que le confiere unas características de
Tipo formato, estructura y contenido específicas, las cuales
Documental lo definen y lo distinguen de otros.

5.23. Transferencia Documental

5.23.1– Uso del término

País Término

Argentina, Brasil, Costa Rica, España/ Transferencia

Cataluña, México, Perú, Uruguay.

Colombia Transferencia documental

5.23.2 – Definiciones.

País Definición

Argentina Es el cambio de custodia, la propiedad y/o responsabilidad de los

documentos de archivos.

Brasil Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo

intermediário.

Colombia Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de

éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.

76
Costa 1. La transferencia es la suma de las actividades mediante las cuales
Rica los documentos producidos o recibidos por una oficina, en
cumplimiento de sus funciones, se organizan para que ingresen a una
etapa superior de archivo. El flujo racional señala que los archivos de
gestión envían los documentos a los archivos centrales de las
instituciones, y éstos los transfieren a la etapa final de archivo.

2. Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo

mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez
que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas
establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo
vital de los documentos.

Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante

España /
Cataluña traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas
han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas
establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo
vital de los documentos.

Traspaso de un archivo a otro de un número determinado de

documentos en consonancia con su valor documental y los plazos de
conservación de estos en función de sus fases documentales: activa,
semiactiva o histórica.

México
Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración
(transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de
manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico
(transferencia secundaria).

Perú
La transferencia de documentos es un procedimiento archivístico que
consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro al
vencimiento de los períodos de retención establecidos en los
programas de control de documentos.

Uruguay
Procedimiento por el que los fondos documentales o las series son

77
 enviados a la siguiente fase del ciclo vital de los documentos, de
acuerdo con su edad. Supone tanto la entrega ordenada de los
documentos como el traspaso de las responsabilidades que les
afecten (custodia, conservación, de tratamiento adecuado, de servicio
eficaz a los usuarios) y los derechos sobre esos documentos.

De las definiciones anteriores se desprende que el término “transferencia” es

considerado un procedimiento archivístico que tiene en cuenta las distintas fases del
ciclo vital de los documentos y los resultados del proceso de evaluación documental.

Sólo en una de las definiciones está presente el concepto de cesión de derechos

sobre los documentos, lo que es coherente con la definición que figura en el
58
diccionario de la Real Academia Española en donde ‘transferir’ significa: “Ceder a
otra persona el derecho, dominio o atribución que se tiene sobre algo”.

Procedimiento por el que una unidad administrativa,

archivo o institución traspasa formalmente a un archivo
el deber de custodia sobre un conjunto determinado de
documentos.
Definición
recomendada: En Argentina y Uruguay se emplea el término "traslado"
para designar el traspaso de documentos entre los
Transferencia
archivos de las unidades gestoras y los archivos
centrales correspondientes y se reserva el término
"transferencia" para el traspaso de documentos a los
archivos históricos.

Traslado

5.23.3 –Uso del término

País Término

58
[Link] Vigésima segunda edición. Consulta realizada el 27/3/2012.

78
 Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica,
No se utiliza
México, Perú, España/Cataluña

Uruguay Sí se utiliza

5.23.4 – Definiciones

País Definición

Procedimiento por el que series o fracciones de series

documentales son enviadas al archivo correspondiente a
Uruguay
la siguiente fase del ciclo vital de los documentos, sin
cesión de derechos de los mismos.

Como se puede apreciar, el término”Traslado” dentro de los grupos participantes en

el FIED, es utilizado solamente en Uruguay, donde se entiende como un
procedimiento archivístico por medio del cual se remiten las series o fracciones de
series documentales, desde un Archivo de gestión a un Archivo central / intermedio /
de concentración, sin que haya cesión de derechos de los mismos. Este concepto
coincide con la definición de “traslado” utilizada por la Real Academia Española en
donde implica “Llevar a alguien o algo de un lugar a otro59”, sin mención a la cesión
de derechos.

El concepto es utilizado por otros miembros del FIED – como en el caso de México –
pero con el término ‘Transferencia primaria’, diferenciándolo de la ‘Transferencia
secundaria’. En este caso, en los demás países miembros del FIED, el uso del
término ‘transferencia’ y ‘traslado’ es indistinto.

Procedimiento por el que las series o fracciones de series

Definición
documentales son enviadas al archivo correspondiente a
recomendada:
la siguiente fase del ciclo vital de los documentos, sin
Traslado
cesión de derechos de los mismos.

59
[Link] Vigésima segunda edición. Consulta realizada el 27/3/2012.

79
5.24 Valor Primario

5.24.1 Uso del término

Argentina, Brasil, Uruguay Valor primario o administrativo

Colombia, España/Cataluña, México, Valor primario

Valor primario y valor

Costa Rica
administrativo

Perú Valor temporal o administrativo

5.24.2. Definiciones

Argentina Es el que presenta un documento: mientras responde a la necesidad o al

asunto para el que fue creado; mientras puede servir para iniciar o
responder a una acción administrativa o judicial motivada por un reclamo,
o mientras puede usarse como antecedente de otro documento. Se dice
que es un valor transitorio, porque es un valor que se agota.60

Brasil Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma

entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova
seus atos.61

Colombia Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se

producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,
fiscales, legales y/o contables.62

Costa Valor administrativo Aquél que posee un documento para la

Rica Administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de
sus procedimientos y actividades.63

60
Fenoglio, Norma, Apuntes de Cátedra de Selección Documental, 2009, UNC.
61
Dicionário Brasileiro de Teminologia Arquivística
62
Archivo General de la Nación de Colombia. Acuerdo 027 de 2006.
63
Ministerio de Cultura. Op Cit, pág., 56.

80
 Valor primario: Aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el
documento se ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial,
jurídico-administrativo, etc. 64

España / Valor primario: Aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el
Cataluña documento se ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial,
jurídico-administrativo, etc.

Valor primari: Es el que corresponde al motivo por el cual se han creado

los documentos. Existe mientras sirve a la institución que lo ha producido
o a su destinatario. Este valor existe en los momentos de trámite
administrativo y de vigencia de los documentos. Los principales aspectos
de estos documentos son los valores administrativo, fiscal, legal o
científico i técnico.65

México Condición de los documentos que les confiere características

administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o
concentración (valores primarios).66

Perú Los documentos de valor temporal son aquellos que por su contenido
dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin
administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originaron.67

Uruguay Es el valor que tienen todos los documentos para la Administración u

Organización que los ha originado y que será un valor efímero.

Todas las definiciones coinciden conceptualmente, no así su denominación de valor

primario, valor administrativo o valor temporal, refiriéndose al valor que adquieren los
documentos en función del origen que motiva su creación.

64
Ibidem, pág., 57.
65
CNATD. Normes i procediments de valoración documental per a arxius públics. Barcelona:
Genetalitat de Catalunya, 1997. p. 18
66
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Nación, febrero
20, 2004.
67
Directiva Nº 004-AGN-DGAI-86, Normas para la formulación del Programa de Control de
Documentos para los archivos administrativos del Sector Público Nacional

81
El concepto está unido a la finalidad inmediata por la cual el documento es
producido por la institución, sea de carácter fiscal, judicial, administrativo, etc., de ahí
su característica de transitorio y su fuerte relación con el ciclo de vida. Se relaciona
con el valor que posee un documento para la Administración de origen o aquella que
le sucede, como testimonio de procedimientos y actividades.

Definición Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un

recomendada: documento de archivo garantiza y prueba la acción por

la que fue producido desde la perspectiva de su
vigencia administrativa y su capacidad como
Valor primario instrumento de control contable, fiscal y legal o jurídico.

5.25. Valor Secundario

5.25.1. Usos del término

Argentina Es el que aflora una vez agotado el valor primario y, por lo general,
trasciende el motivo de su creación.

Brasil Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda

permanente de um documento em um arquivo. Também chamado
valor arquivístico ou valor histórico.

Cataluña Es el valor que se identifica con el interés para la investigación. Este

valor se acentúa cuando los documentos han perdido su uso para
las organizaciones al mismo tiempo que decrece su valor
administrativo legal o fiscal. Su interés se basa a largo plazo en las
necesidades de investigación y estudio.

El valor secundario se refiera al valor básicamente con finalidades

de investigación, que usuarios externos a la organización atribuyen
a los documentos. Los documentos que se considere que tengan
valor secundario serán aquellos que formarán parte del patrimonio
documental.

82
 Colombia Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia
histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Costa Rica Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos
textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles
por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen
el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas,
acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas,
planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas,
"diskettes", y los demás que se señalen en el reglamento de esta
ley.
España, Aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia
finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.
México No indica.

Perú Son documentos de valor permanente los relativos a los asuntos

administrativos, fiscales contables, legales, financieros y otros
indispensables para la entidad de origen o para otras entidades. Los
referentes a la protección de los derechos ciudadanos. Los que
reflejan la evolución de la entidad en términos de sus atribuciones y
las funciones establecidas por la ley, la estructura orgánica, los
planes operativos y los procedimientos administrativos. Los que
aportan una contribución sustancial al estudio y a la investigación en
cualquier campo del conocimiento.
Uruguay Es el que poseen los documentos como fuente para la investigación
y que será permanente.

Las definiciones del valor secundario se relacionan en primera instancia con el valor
que transciende a la propia finalidad del documento (Argentina, España), ya que
sirven como fuente de investigación (Cataluña, Uruguay).

En el caso de Costa Rica y de Perú no se define el valor secundario, más bien se

hace alusión a los documentos que dan testimonio y reflejan el desarrollo de la
realidad costarricense (Costa Rica) o que aportan una contribución sustancial al
estudio en cualquier campo del conocimiento (Perú).

83
Por su parte Brasil hace referencia al valor probatorio o informativo del documento y
en México no hay referencia sobre valor secundario.

En las definiciones se dan varias denominaciones del valor secundario: valor

histórico (Brasil, Colombia, España), valor archivístico (Brasil), valor científico y
cultural (Colombia, Costa Rica).

Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un

Definición
documento de archivo una vez extinta su vigencia
recomendada:
administrativa y prescrita su capacidad como
instrumento de control contable, fiscal y legal o
Valor secundario jurídico, mantiene o adquiere posibles usos para la
organización o para una comunidad diferentes de
aquéllos para los cuales fue producido.

5.26. Vigencia

5.26.1 Uso del término

Argentina, Brasil, Costa Rica, Vigencia
Cataluña, Perú, Uruguay
Colombia Trámite de documentos
España Plazo de vigencia administrativa
México Plazo de conservación

En Argentina, Brasil, Cataluña, Costa Rica, Perú y Uruguay se usa el término

vigencia sin otro aditamento, dando por sobreentendido que es una circunstancia o
cualidad administrativa.
En España, el término se utiliza de forma compuesta “plazo de vigencia
administrativa” mientras que México maneja la expresión “plazo de conservación”.
Colombia, en tanto, no utiliza este vocablo y aplica los conceptos de “función
administrativa” y de “trámite” del documento.

84
5.26.2. Definiciones
Argentina Tiempo durante el cual un documento de archivo obliga, testimonia o
informa lo que específicamente dice su texto o va implícito en su tipo
documental.
Brasil Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos
administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que
determinaram a sua produção
Cataluña Período, reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los
(España) valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o
sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.
Colombia Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Costa Rica Cualidad que presenta un documento mientras actúa y tiene vigor
para cumplir lo que está explícito o implícito en su texto. Inicia con la
firma, sanción o promulgación del documento y concluye
generalmente por un hecho administrativo tal como el vencimiento de
una fecha o la creación de otro documento que lo evoca.
México Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de
concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia
documental y, en su caso, el periodo de reserva que se establezca de
conformidad con lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental, así como los plazos
adicionales que correspondan.
Perú Comprende el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que
expresa su texto.
Uruguay Fuerza que tiene un documento para obligar, informar o testimoniar
algo.

La mayoría de las definiciones proporcionadas refieren al plazo de vigencia

administrativa, aspecto que se justifica por el hecho de que, más que la vigencia en
sí, al momento de evaluar interesa definir el plazo, es decir el período de tiempo
durante el cual rige esta condición del documento. Sin embargo, conviene precisar
que vigencia no es un plazo sino una cualidad que tiene una duración determinada.

85
Hecha esta aclaración, las definiciones son similares en cuanto a contenido. La
principal diferencia se encuentra en el concepto utilizado en Cataluña, donde:

• el período en cuestión está reglado por la normativa, de donde se puede

inferir que no es automático, es decir, no se produce necesaria e
inmediatamente al ocurrir determinadas circunstancias o hechos (la firma,
sanción o promulgación, como señala Costa Rica);

• la vigencia se relaciona con el valor primario de la serie y no con el

documento en sí mismo.

Definición Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un

recomendada: documento de archivo mantiene su capacidad para
garantizar jurídicamente un derecho o una obligación.
Vigencia
administrativa

VII. GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ESPECÍFICA SOBRE EVALUACIÓN DE

DOCUMENTOS EN IBEROAMÉRICA / GLOSSARI DE TERMINOLOGIA
ESPECÍFICA SOBRE AVALUACIÓ DE DOCUMENTS A IBEROAMÈRICA /
GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIA ESPECÍFICA SOBRE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS NA IBERO AMÉRICA

1. ACERVO DOCUMENTAL /CABAL DOCUMENTAL68/ACERVO DOCUMENTAL

Español: La totalidad de documentos que se generan y custodian en cualquier

institución.

Catalán: La totalitat de documents que es generen i custodien en qualsevol

institució.

Português: O conjunto total dos documentos que são produzidos e custodiados em

qualquer instituição.

68
La expresión comúnmente utilizada es patrimoni documental, sin embargo la traducción literal es cabal
documental.

86
2. ARCHIVERO, ARCHIVISTA, ARCHIVOLOGO / ARXIVER/ ARQUIVISTA

Español: Profesional de la ciencia archivística que define, implanta, mantiene el

sistema de gestión documental y la gestión del archivo para organizar y custodiar los
documentos, con el fin de facilitar su acceso y consulta.

Catalán: Professional de la ciència arxivística que defineix, implanta i manté el

sistema de gestió de documents i la gestió dels arxius per a organitzar i custodiar els
documents, amb la finalitat de facilitar-ne l’accés i la consulta.

Português: Ciência arquivística profissional que define, implementa e mantém o

sistema de gestão de documentos e de gestão de arquivos, para organizar e
custodiar os documentos, a fim de facilitar o acesso e consulta.

3. ARCHIVÍSTICA, ARCHIVOLOGÍA/ ARXIVÍSTICA/ ARQUIVÍSTICA

Español: Ciencia que estudia los principios y procedimientos metodológicos y

técnicos de la gestión, organización, preservación y comunicación de los
documentos de archivo desde su producción, con el objetivo de racionalizar la
gestión documental de las organizaciones y garantizar los derechos, intereses y
memoria de las personas jurídicas y físicas.

Catalán: Ciència que estudia els principis i els procediments metodològics i tècnics
de la gestió, organització, preservació i comunicació dels documents d’arxiu des de
la seva producció, amb l’objectiu de racionalitzar la gestió de documents de les
organitzacions i garantir els drets, els interessos i la memòria de les persones
jurídiques i físiques.

Português: Ciência que estuda os princípios e procedimentos metodológicos e

técnicos de gestão organização, preservação e comunicação de documentos desde
a sua produção, com o objetivo de racionalizar a gestão documental nas
organizações e garantir os direitos, interesses e memória de pessoas física e
jurídica.

87
4. ARCHIVO / ARXIU/ ARQUIVO

Español: Entidad responsable de la administración y tratamiento de los documentos

a lo largo de su ciclo de vida con la finalidad de garantizar la gestión eficiente de la
organización, la transparencia institucional, y la utilización de la información como
memoria colectiva al servicio de la sociedad

Catalán: Entitat responsable de l’administració i tractament dels documents durant

tot el seu cicle de vida amb la finalitat de garantir la gestió eficient de l’organització,
la transparència institucional i la utilització de la informació com a memòria col·lectiva
al servei de la societat.

Português: Entidade responsável pela administração e tratamento de documentos

em todo o seu ciclo de vida, a fim de garantir a gestão eficiente da organização,
transparência institucional e uso da informação como memória coletiva a serviço da
sociedade.

5. AUTENTICIDAD / AUTENTICITAT/ AUTENTICIDADE

Español: La calidad de ser genuino. Un documento de archivo auténtico es aquél

que puede probar que:

a. Es lo que se propone ser

b. Ha sido creado o enviado por la persona que se propuso hacerlo

c. Fue creado o enviado en el momento que se propuso.

Fuente: Glosario InterPARES (adaptada).

Catalán: La qualitat de ser genuí. Un document d’arxiu autèntic és aquell que pot
provar que:

a. És el que pretén ser.

b. Ha estat produït o tramès per la persona que pretenia fer-ho.

c. Fou produït o tramès en el moment pretès.

Font: Glossari InterPARES (adaptada).

Português: A qualidade de ser genuíno. Um registro autêntico é aquele que pode

provar que:

88
 a. É o que se propõe a ser.

b. Foi criado ou enviado pela pessoa que se propôs fazer.

c. Foi criado ou enviado no momento que foi proposto.

Fonte: Glossário InterPARES (adaptado).

6. CADENA DE PRESERVACIÓN / CADENA DE PRESERVACIÓ / CADEIA DE

CONSERVAÇÃO

Español: Secuencia de controles que se extiende sobre todo el ciclo de vida de los
documentos de archivo para asegurar su identidad e integridad a lo largo del tiempo.
Fuente. Glosario InterPARES.

Catalán: Seqüència de controls que s’estenen durant de tot el cicle de vida dels
documents d'arxiu per assegurar-ne la identitat i la integritat al llarg del temps.
Font: Glossari InterPARES.

Português: Seqüência de controle, que se estende ao longo do ciclo de vida dos

documentos de arquivo, para garantir a sua identidade e integridade ao longo do
tempo.

Fonte: Glossário InterPARES.

7. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS / CICLE DE VIDA / CICLO VITAL

Español: Sucesión de fases de gestión y preservación de los documentos

determinada por el grado de utilización administrativa o cultural de los mismos.
Teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos, muchos sistemas de centros
de archivo distinguen entre archivos de oficina, archivos intermedios y archivos
históricos.

Catalán: Successió de fases de gestió i preservació dels documents determinada pel

grau d'utilització administrativa o cultural d'aquests. Tenint en compte el cicle de vida
dels documents, molts sistemes de centres d'arxiu distingeixen entre arxius
d'oficines, arxius intermedis i arxius històrics.

Português: Sucessão de fases de gestão e preservação dos documentos,

determinados pelo grau de utilização administrativa ou cultural que apresentam.

89
Considerando o ciclo de vida dos documentos, muitos sistemas de arquivos os
distinguem como arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos
permanentes.

8. COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS / COMISSIÓ D’AVALUACIÓ

DE DOCUMENTS / COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS/

Español: Grupo multidisciplinario encargado de la valoración de los documentos, de

establecer los criterios de selección, y los plazos de retención. Según el marco
normativo de cada país, el ámbito de competencia puede ser nacional, regional o
institucional.

Catalán: Grup multidisciplinari encarregat de la valoració dels documents i d'establir

els criteris de selecció i els terminis de retenció. Segons el marc normatiu de cada
país l'àmbit de competència pot ser nacional, regional o institucional.

Português: Grupo multidisciplinar responsável pela avaliação de documentos, para

estabelecer critérios de seleção e períodos de retenção. De acordo com o marco
regulatório de cada país, o âmbito da competência pode ser nacional, regional ou
institucional.

9. COMPONENTE DIGITAL / COMPONENT DIGITAL / COMPONENTE DIGITAL

Español: Un objeto digital que es parte de uno u más objetos o documentos

digitales, así como también los metadatos necesarios para ordenar, estructurar o
manifestar su contenido y forma, y que requieren de cierta acción de preservación.
Fuente: Glosario InterPARES

Catalán: Objecte digital que forma part d’un o més objectes o documents digitals,
així com les metadades necessàries per a ordenar, estructurar o manifestar el seu
contingut i forma, i que requereixen una determinada acció de preservació.
Font: Glossari InterPARES.

Português: Um objeto digital que faz parte de um ou mais objetos ou documentos

digitais, bem como os metadados necessários para organizar, estruturar ou
manifestar o seu conteúdo e forma e que exigem uma ação de preservação.
Fonte: Glossário InterPARES.

90
10. CONSERVACIÓN PERMANENTE / CONSERVACIÓ PERMANENT /
CONSERVAÇÃO

Español: Custodia de documentos previamente evaluados, seleccionados por valor

informativo como testimonio de la memoria de una comunidad, una organización o
un individuo y como instrumento de prueba, garantía de derechos y fuente de
investigación.

Catalán: Custòdia de documents prèviament avaluats, seleccionats pel seu valor

informatiu com a testimoni de la memòria d'una comunitat, una organització o un
individu, i com a instrument de prova, garantia de drets i font d'investigació.

Português: Custódia de documentos previamente avaliados, selecionados pelo valor

informativo como testemunho da memória de uma comunidade, uma organização ou
um indivíduo e como um instrumento de prova, garantia de direitos e fonte de
pesquisa.

11. CUSTODIA ININTERRUMPIDA / CUSTÒDIA ININTERRUMPIDA / CUSTÓDIA

ININTERRUPTA/

Español: Una secuencia ininterrumpida del cuidado, control y posesión de un cuerpo

de documentos de archivo desde su creación hasta su preservación.
Fuente: Glosario InterPARES.

Catalán: Una seqüència ininterrumpida de la cura, el control i la possessió d'un cos

de documents d'arxiu des de la seva producció fins a la seva preservació.
Font: Glossari InterPARES.

Português: Uma seqüência ininterrupta de controle, cuidado e posse de um corpo de

documentos de arquivos, desde sua criação até a sua preservação.
Fonte: Glossário InterPARES

12. DEPURACIÓN / DEPURACIÓ / DEPURAÇÃO

Español: Operación por la cual se extraen duplicados, hojas en blanco y materiales

no aptos para la conservación del expediente, que no está relacionada con las
operaciones propias de selección y eliminación.

91
Catalán: Operació mitjançant la qual s'extreuen duplicats, fulls en blanc i materials
no aptes per a la conservació de l'expedient, i que no està relacionada amb les
operacions específiques de selecció i eliminació.

Português: Operação na qual se extraem as duplicatas, páginas em branco e

materiais não apropriados para a preservação do expediente; que não está
relacionada com as operações especifica de seleção e eliminação.

13. DISPOSICIÓN FINAL / DISPOSICIÓ / DESTINAÇÃO FINAL

Español: Tercera etapa de la evaluación en la cual se ejecutan los procedimientos

de eliminación o transferencia para su conservación permanente.

Catalán: Tercera etapa de l'avaluació en la qual s'executen els procediments

d'eliminació o de transferència per a la seva conservació permanent.

Português: Terceira fase de avaliação, na qual se executam os procedimentos de

eliminação ou guarda permanente.

14. DOCUMENTO DE ARCHIVO / DOCUMENT D’ARXIU / DOCUMENTO DE

ARQUIVO

Español: Documento producido y conservado como información y prueba por una

organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales.

Catalán: Document produït i conservat com informació i prova per una organització o
un individu en el desenvolupament de les seves activitats, o en virtut de les seves
obligacions legals.

Português: Documento produzido e conservado como prova e informação por uma

organização ou indivíduo no desenvolvimento de suas atividades ou em virtude de
suas obrigações legais.

15. DOCUMENTO DE ARCHIVO DIGITAL / DOCUMENT D'ARXIU DIGITAL /

DOCUMENTO DIGITAL DE ARQUIVO

92
Español: Un documento de archivo que se preserva y mantiene mediante la
tecnología de computación digital. Incluye a documentos de archivo que nacen
digitalmente o aquellos que han sido convertidos de un formato no digital y han sido
validados por la organización.

Fuente: Glosario de los Archivos Nacionales de Australia, (adaptado).

Catalán: Un document d'arxiu preservat i mantingut mitjançant la tecnologia digital.

Inclou els documents d'arxiu nascuts digitalment i aquells convertits des d'un format
no digital i que han estat validats per l'organització.

Font: Glossari dels Arxius Nacionals d'Austràlia, (adaptado).

Português: Um documento de arquivo que está preservado e mantido pela

tecnologia de computação digital. Inclui documentos de arquivo nascidos
digitalmente ou aqueles que foram convertidos para o formato não digital e foram
validados pela organização.

Fonte: Glossário do Arquivo Nacional da Austrália (adaptado).

16. ELIMINACIÓN / ELIMINACIÓ / ELIMINAÇÃO DOCUMENTAL

Español: Operación que consiste en la destrucción autorizada e irreversible de los

documentos que han perdido sus valores.

Catalán: Operació de destrucció autoritzada i irreversible dels documents que han

perdut els seus valors.

Português: Operação que consiste na destruição autorizada e irreversível de

documentos que perderam os seus valores.

17. EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS / AVALUACIÓ DE DOCUMENTS /

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Español: Es una función archivística que incluye las etapas de valoración, selección
y disposición final de las series documentales.

Catalán: Funció arxivística que abasta les etapes de valoració, selecció i disposició
final de les sèries documentals.

93
Português: É uma função arquivística que inclui as etapas de valoração, seleção e
eliminação da série documental.

18. EVALUACIÓN DE AUTENTICIDAD / AVALUACIÓ D'AUTENTICITAT /

AVALIAÇÃO DA AUTENTICIDADE

Español: La determinación acerca de si un documento posee todos los elementos

formales que se asume debía presentar cuando fue producido o recibido por primera
vez y salvaguardado (incorporado) en un sistema de gestión documental.

Fuente: Glosario InterPARES (adaptado).

Catalán: Determinació sobre si un document té tots els elements formals que,

s'assumeix, presentava quan fou produït o rebut per primera vegada i salvaguardat
(incorporat) en un sistema de gestió de documents.

Font: Glossari InterPARES (adaptado).

Português: A determinação sobre, se um documento possui todos os elementos

formais que deveria conter ao ser produzido ou recebido pela primeira vez e
salvaguardados (integrado) em um sistema de gestão documental.

Fonte: Glossário InterPARES (adaptado).

19. EXPEDIENTE / EXPEDIENT / EXPEDIENTE

Español: Unidad documental compuesta que se refiere al mismo procedimiento,

trámite, actividad o asunto.

Catalán: Unitat documental composta referida a un mateix procediment, tràmit,

activitat o assumpte.

Português: Unidade documental composta e que se refere ao mesmo procedimento,

tramitação, atividade ou assunto.

20. FIABILIDAD / FIABILITAT / CONFIABILIDADE

Español: Confianza de un documento de archivo como declaración de un hecho.

Existe cuando un documento de archivo puede sostener el acto o hecho del que es

94
relativo y se establece tanto por la completitud en su forma documental como el nivel
de control ejercido en el proceso de producción.

Fuente Glosario InterPARES (adaptada).

Catalán: Confiança d’un document d’arxiu com a declaració d’un fet. Existeix quan
un document d'arxiu pot sostenir l'acte o el fet al qual es refereix, i s'estableix per la
completesa de la seva forma documental i el nivell de control exercit en el procés de
la seva producció .

Font: Glossari InterPARES.

Português: Confiança do documento de arquivo como declaração de um fato. Existe

quando um documento de arquivo pode estabelecer sustentar o ato ou o fato do qual
é relativo e se estabelece tanto pela completude da sua forma documental como
pelo nivel de controle exercido no seu processo de criação.

Fonte: Glossário InterPARES .

21. FONDO DOCUMENTAL / FONS DOCUMENTAL / FUNDO DOCUMENTAL/

Español: Conjunto de documentos de cualquier clase o soporte, producidos

orgánicamente por una entidad en el ejercicio de sus funciones y actividades

Catalán: Conjunt de documents de qualsevol classe o suport, produïts orgànicament

per una entitat en l'exercici de les seves funcions i activitats.

Português: Conjunto de documentos de qualquer tipo ou suporte, organicamente

produzidos por uma entidade no exercício das suas funções e atividades.

22. GESTIÓN DE DOCUMENTOS / GESTIÓ DE DOCUMENTS / GESTÃO DE

DOCUMENTOS

Español: Control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso

y disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y
mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y
operaciones de la organización.

Catalán: Control eficaç i sistemàtic de la creació, la recepció, el manteniment, l’ús i la

disposició de documents d'arxiu, inclosos els processos per a incorporar i mantenir

95
en forma de documents la informació i la prova d'activitats i d'operacions de
l'organització.

Português: O controle eficaz e sistemático da criação, recepção, manutenção, uso e

destinação final de documentos de arquivo, incluindo processos para incorporar e
manter no formato de documentos, provas e as informações das atividades e
operações da organização.

23. IDENTIFICACIÓN / IDENTIFICACIÓ / IDENTIFICAÇÃO

Español: Análisis de las funciones y actividades de una organización para reconocer

y sistematizar los documentos en estructuras lógicas que dan consistencia a la
representatividad de un fondo. Es la fase inicial del proceso archivístico necesaria
para clasificar, valorar y describir y planear la producción de los documentos.

Catalán: Anàlisi de les funcions i les activitats d'una organització per a reconèixer i
sistematitzar documents en estructures lògiques que donen consistència a la
representativitat d'un fons. És la fase inicial del procés arxivístic, necessària per a
classificar, valorar, descriure i planificar la producció dels documents.

Português: Análise das funções e atividades de uma organização para o

reconhecimento e sistematização de documentos em estruturas lógicas que dão
consistência à representação de um fundo. É a fase inicial do processo de
arquivístico, necessário para classificar, avaliar, descrever e planejar a produção de
documentos.

24. INTEGRIDAD / INTEGRITAT / INTEGRIDADE

Español: Cualidad de un documento de archivo de estar completo e inalterado en

todos sus aspectos esenciales. Junto con identidad conforma la autenticidad de un
documento de archivo.

Fuente: Glosario InterPARES.

Catalán: Qualitat d'un document d'arxiu d'estar complet i inalterat en tots els seus
aspectes essencials. Juntament amb la identitat conforma l'autenticitat d'un
document d'arxiu.

96
Font: Glossari InterPARES.

Português: Qualidade de um registro para ser completo e inalterado em todos os

aspectos essenciais. Junto com a identidade constitui a autenticidade de um arquivo
de documento.

Fonte: Glossário InterPARES

25. MACROVALORACIÓN / MACROAVALUACIÓ / MACROAVALIAÇÃO

Español: Estrategia de evaluación archivística que analiza y determina la

importancia relativa de las organizaciones, de sus funciones y del impacto de éstas
en el conjunto social, con el fin de establecer hipótesis generales sobre la
conservación o eliminación de los documentos que producen dichas organizaciones

Catalán: Estratègia d'avaluació arxivística que analitza i determina la importància

relativa de les organitzacions, les seves funcions i l'impacte d'aquestes en el conjunt
social, amb la finalitat d'establir hipòtesis generals sobre la conservació o eliminació
dels documents que produeixen aquestes organitzacions.

Português: Estratégia de avaliação arquivística que analisa e determina a

importância relativa das organizações, suas funções e seu impacto na sociedade
como um todo, a fim de estabelecer hipóteses gerais sobre a conservação ou
eliminação dos documentos que são produzidos por estas organizações.

26. METADATOS / METADADES / METADADOS

Español: Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos

de archivo y su administración a través del tiempo.

Fuente MoReq 2, retomada de la ISO 15489.

Catalán: Dades que descriuen el context, el contingut i l'estructura dels documents

d'arxiu i la seva administració al llarg del temps.

Font: MoReq2, extreta de la ISO 15489.

Português: Dados que descrevem o contexto, conteúdo e estrutura dos documentos

de arquivo e da sua gestão ao longo do tempo.

97
Fonte: MoReq Fonte 2 (extraída da ISO 15489).

27. METADATOS TESTIMONIALES / METADADES TESTIMONIALS /

METADADOS TESTEMUNHAIS/

Español: Subconjunto de metadatos conservados de un documento una vez aplicada

su disposición final, como evidencia de que su mantenimiento y disposición fueron
realizadas de forma adecuada.

Fuente: MoReq2.

Catalán: Subconjunt de metadades conservades d'un document un cop aplicada la

seva disposició final, com evidència de que el seu manteniment i disposició foren
realitzades de forma adequada.

Font: MoReq2.

Português: Subconjunto de metadados, armazenados em um item depois de

aplicada sua destinação final, como evidencia de que a sua manutenção e
destinação final foram realizadas corretamente.

Fonte: MoReq2

28. MICROVALORACIÓN / MICROAVALIAÇÃO / MICROAVALUACIÓ

Español: Fase en la que se examinan y verifican las hipótesis establecidas en los

planes o programas de macrovaloración, mediante el análisis de los valores
primarios y secundarios presentes en las agrupaciones y unidades documentales
producidas por una organización concreta.

Catalán: Fase en la qual s’examinen i verifiquen les hipòtesis establertes en els

plans o programes de macroavaluació, mitjançant l'anàlisi dels valors primaris i
secundaris presents en les agrupacions i les unitats documentals produïdes per una
organització concreta.

Português: Fase em que são examinados e verificados os pressupostos

estabelecidos nos planos ou programas de macroavaliação, analisando os valores
primários e secundários presentes em agrupamentos e unidades documentais
realmente produzidos por uma determinada organização.

98
29. MODELO DE CONTINUIDAD (records continuum) / CONTÍNUUM DE
DOCUMENTS / MODELO DE CONTINUIDADE

Español: La totalidad de la existencia de un documento. Hace referencia al régimen

coherente y consistente de los procesos de gestión aplicados desde el momento de
producción de los documentos (y antes de su producción, en el momento de diseñar
los sistemas de gestión de documentos) y durante su preservación y utilización
como documentos.

Catalán: La totalitat de l'existència d'un document. Fa referència al règim coherent i

consistent de processos de gestió aplicats des del moment de producció dels
documents (i abans de la seva producció, en el moment de dissenyar els sistemes
de gestió de documents) i durant la seva preservació i utilització com a documents.

Português: A totalidade da existência de um documento. Refere-se aos processos

de gestão coerentes e consistentes, aplicados a partir do momento da produção de
documentos (e antes da produção, no momento da concepção dos sistemas de
gestão de documentos) e para a sua preservação e utilização como documentos.

30. MUESTREO / MOSTREIG / AMOSTRAGEM

Español: Extracción de un grupo o muestra de documentos para su conservación

permanente, que ejemplifique a una serie que, según una valoración previa, fue
destinada a ser eliminada.

Catalán: Extracció d'un grup o mostra de documents, per a la seva conservació

permanent, que exemplifiqui una sèrie destinada a ser eliminada, d'acord amb la
seva valoració prèvia.

Português: A amostragem arquivística consiste na extração, para conservação

permanente, que exemplifique uma série documental que, de acordo com uma
avaliação preliminar, foi destinada a eliminação.

31. OBJETO DIGITAL / OBJECTE DIGITAL / OBJETO DIGITAL

Español: Un objeto que puede ser representado por una computadora, tal como un
tipo de fichero generado por un sistema particular o aplicación de software. Por

99
ejemplo: Un documento creado a través de un procesador de texto, una hoja de
cálculo o una imagen. Un documento de archivo puede comprender uno o más
objetos digitales.

Fuente Glosario de los Archivos Nacionales de Australia.

Catalán: Objecte que pot ser representat per un ordinador, com per exemple un tipus
de fitxer generat per un sistema particular o una aplicació de programari. Per
exemple, un document obtingut d'un processador de text, un full de càlcul o una
imatge.

Font: Glossari dels Arxius Nacionals d'Austràlia.

Português: Um objeto que pode ser representado por um computador, tal como um
tipo de arquivo gerado por um sistema particular ou software de aplicação. Ex:
Documento de processado no Word, uma folha de cálculo ou uma imagem. Um
documento de arquivo pode compreender um ou mais objetos digitais.

Fonte: Glossário do Arquivo Nacional da Austrália.

32. PATRIMONIO DOCUMENTAL / PATRIMONI DOCUMENTAL / PATRIMÔNIO

DOCUMENTAL /

Español: Conjunto de documentos con valor científico, cultural, social e histórico que
sirven como fuente de información para mostrar la identidad, o para estudios de
cualquier naturaleza y que constituyen la memoria de las personas, de una
organización, una comunidad o de la sociedad en general

Catalán: Conjunt de documents amb valor científic, cultural, social i històric que
serveixen com a font d'informació per a mostrar la identitat, o per a estudis de
qualsevol naturalesa i que constitueixen la memòria de les persones, d'una
organització, una comunitat o de la societat en general.

Português: Conjunto de documentos com valor científico, cultural, social e histórico,

que serve como fonte de informação para mostrar a identidade, ou para estudos de
qualquer natureza, que constituem a memória de pessoas, organização,
comunidade ou sociedade em geral.

100
33. PISTA DE AUDITORÍA / PISTA D'AUDITORIA / PISTA DE AUDITORIA

Español: Información acerca de las transacciones u otras actividades que han

afectado o cambiado entidades (por ejemplo: Elementos de metadatos), mantenida
en detalle suficiente para permitir la reconstrucción de una actividad previa.

Fuente MoReq2

Catalán: Informació sobre les transaccions o altres activitats que han afectat o
canviat entitats (per exemple, elements de metadades), mantinguda amb detall
suficient per a permetre la reconstrucció d'una activitat prèvia.

Font: MoReq2.

Português: Informações sobre transações ou outras atividades que afetaram ou

alteraram entidades (por exemplo, elementos de metadados), mantidas de maneira
detalhada para permitir a reconstrução de uma atividade anterior.

Fonte: MoReq2

34. PLAZO DE RETENCIÓN / TERMINI DE RETENCIÓ / PRAZO DE RETENÇÃO

Español: Período total de conservación preceptiva de los documentos de archivo,

atendiendo a sus plazos de vigencia y precaucional, que finaliza con la resolución de
su disposición final, ya sea para su eliminación o su transferencia y posterior
custodia permanente

Catalán: Període total de conservació preceptiva dels documents d'arxiu, segons la

vigència administrativa i el termini precaucional, que finalitza amb la resolució de la
seva disposició final, ja sigui per eliminació o per transferència i posterior custòdia
permanent.

Português: Período total de conservação obrigatória dos documentos de arquivo, de

acordo com seus prazos de vigência e de prescrição, que termina com a resolução
de sua destinação final, seja para eliminação, transferência ou posterior
recolhimento para guarda permanente.

101
35. PLAZO PRECAUCIONAL / TERMINI PRECAUCIONAL / PRAZO
PRECAUCIONAL

Español: Período de tiempo durante el cual un documento de archivo puede ser

requerido formalmente como instrumento de control contable, fiscal y legal o jurídico.
Dicho periodo está vinculado con la prescripción y determina el plazo de retención

Catalán: Període de temps durant el qual un document d'arxiu pot ser requerit
formalment com instrument de control comptable, fiscal i legal o jurídic. Aquest
període està vinculat amb la prescripció i determina el termini de retenció.

Português: Período de tempo durante o qual um registro pode ser requerido

formalmente como um instrumento de controle contábil, fiscal ou legal. Este período
é associado com a prescrição e determina o período de retenção.

36. PRESERVACIÓN DIGITAL / PRESERVACIÓ DIGITAL / PRESERVAÇÃO

DIGITAL

Español: El proceso específico para mantener los documentos de archivo digitales

durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología y a través del
tiempo con independencia de donde residan.

Fuente Glosario InterPARES.

Catalán: Procés específic per a mantenir els documents d'arxiu digitals al llarg de
diferents generacions de tecnologia i al llarg del temps amb independència de la
seva ubicació.

Font: Glossari InterPARES.

Português: O processo específico para manter os documentos digitais de arquivos,

durante e através das diferentes gerações da tecnologia e ao longo do tempo,
independentemente de onde eles residem.

Fonte: Glossário InterPARES.

37. SELECCIÓN DOCUMENTAL/ SELECCIÓ DOCUMENTAL / SELEÇÃO

DOCUMENTAL

102
Español: Segunda etapa de la evaluación en la que se separan las series
documentales a conservar de las que se deben eliminar.

Catalán: Segona etapa de l'avaluació en la qual se separen les sèries documentals a

conservar de les que s'han d'eliminar.

Português: Segunda fase de avaliação, na qual se separam as séries documentais

que serão conservadas das que devem ser eliminadas.

38. SERIE DOCUMENTAL / SÈRIE DOCUMENTAL / SÉRIE DOCUMENTAL

Español: Sucesión de documentos producidos como instrumento o testimonio de

una actividad específica de una organización o una persona.

Catalán: Successió de documents produïts com instrument o testimoni d'una activitat

específica d'una organització o persona.

Português: Sucessão de documentos produzidos como instrumento ou testemunho

de uma atividade específica de uma organização ou pessoa.

39. SERIES ANTECEDENTES / SÈRIES ANTECEDENTS / SÉRIES

ANTECEDENTES

Español: Series documentales cronológicamente anteriores a la serie que es objeto

de estudio.

Catalán: Sèries documentals cronològicament anteriors a la sèrie objecte d'estudi.

Português: Séries documentais cronologicamente anteriores à série que é objeto de

estudos.

40. SERIES DESCENDENTES / SÈRIES DESCENDENTS / SÉRIES

DESCENDENTES /

Español: Series documentales cronológicamente posteriores a la serie que es objeto

de estudio.

Catalán: Sèries documentals cronològicament posteriors a la sèrie objecte d'estudi.

103
Português: Séries documentais cronologicamente posteriores à série que é objeto de
estudos.

41. SERIES RELACIONADAS / SÈRIES RELACIONADES / SÉRIES

RELACIONADAS/

Español: Series documentales que contienen información complementaria de la

serie objeto de estudio.

Catalán: Sèries documentals que contenen informació complementària de la sèrie

objecte d'estudi.

Português: Séries documentais que contem informação complementar à série que é

objeto de estudos.

42. SERIES RECAPITULATIVAS / SÈRIES RECAPITULATIVES / SÉRIES

RECAPITULATIVAS

Español: Series documentales que contienen la misma información resumida o la

esencial de manera más global de la serie que es objeto de estudio

Catalán: Sèries documentals que contenen la mateixa informació resumida, o

l'essencial de manera més global, de la sèrie objecte d'estudi.

Português: Séries documentais que contêm a mesma informação resumida ou a

essencial de maneira mais geral em relação à série que é objeto de estudos.

43. SISTEMA DE PRESERVACIÓN ARCHIVÍSTICA DIGITAL / SISTEMA DE

PRESERVACIÓ DE DOCUMENTS D’ARXIU / SISTEMA DE PRESERVAÇÃO
ARQUIVÍSTICA DIGITAL/

Español: Conjunto de reglas establecidas para el mantenimiento (o conservación)

físico e intelectual permanente de los documentos de archivo que han sido
transferidos (para su preservación en el largo plazo) así como las herramientas y
mecanismos utilizados para implementar estas reglas.

Fuente Glosario InterPARES.

104
Catalán: Conjunt de regles establertes per al manteniment (o conservació) físic i
intel·lectual permanent dels documents d’arxiu transferits per a la seva preservació a
llarg termini, així com els instruments i els mecanismes utilitzats per a implementar
aquestes regles.

Font: Glossari InterPARES.

Português: Conjunto de regras estabelecidas para a manutenção (ou conservação)

física e intelectual permanente dos documentos de arquivo que foram transferidos
(para a preservação a longo prazo), assim como as ferramentas e mecanismos
utilizados para implementar essas regras.

Fonte: Glossário InterPARES

44. SOPORTE / SUPORT / SUPORTE

Español: Medio en el que se registra la información.

Catalán: Mitjà en el qual es registra la informació.

Português: Meio no qual as informações são registradas.

45. TABLA DE PLAZO DE RETENCIÓN / TAULA D’AVALUACIÓ DOCUMENTAL /

TABELA DE TEMPORALIDADE

Español: Instrumento técnico que describe las series documentales asignándoles

plazos para su eliminación, transferencia o conservación.

Catalán: Instrument tècnic que descriu una sèrie documental amb l'assignació del
termini per a la seva eliminació, transferència o conservació. 69

Português: Instrumento técnico que descreve as séries documentais atribuindo-lhes

prazos para eliminação, transferência, recolhimento ou conservação.

69
En Cataluña cada tabla hace referencia a una única serie documental.

105
46. TIPO DOCUMENTAL / TIPUS DOCUMENTAL / TIPO DOCUMENTAL

Español: Documento producido como consecuencia de una acción concreta que le

confiere unas características de formato, estructura y contenido específicas, las
cuales lo definen y lo distinguen de otros.

Catalán: Document produït com a conseqüència d'una acció concreta que li

confereix unes característiques de format, estructura i contingut específics, les quals
el defineixen i el distingeixen dels altres.

Português: Documento produzido como resultado de uma ação concreta, que lhe
confere características de estrutura, formato e conteúdo específico, que o definem e
o distingue de outros.

47. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL/ TRANSFERÈNCIA DOCUMENTAL /

TRANSFERÊNCIA DOCUMENTAL

Español: Procedimiento por el que una unidad administrativa, archivo o institución

traspasa formalmente a un archivo el deber de custodia sobre un conjunto
determinado de documentos.*

*En Argentina y Uruguay se emplea el término "traslado" para designar el traspaso de documentos
entre los archivos de las unidades gestoras y los archivos centrales correspondientes y se reserva el
término "transferencia" para el traspaso de documentos a los archivos históricos.

Catalán: Procediment pel qual una unitat administrativa, arxiu o institució traspassa
formalment a un arxiu la responsabilitat de custòdia sobre un conjunt determinat de
documents.

Português: Procedimento pelo qual uma unidade administrativa, arquivo ou

instituição transfere formalmente a um arquivo o poder de custodia sobre um
determinado conjunto de documentos.

48. VALOR PRIMARIO / VALOR PRIMARI / VALOR PRIMÁRIO

Español: Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un documento de archivo

garantiza y prueba la acción por la que fue producido desde la perspectiva de su
vigencia administrativa y su capacidad como instrumento de control contable, fiscal y
legal o jurídico.

106
Catalán: Qualitat o conjunt de qualitats d'un document d'arxiu per a garantir i provar
l'acció per a la qual fou produït, des de la perspectiva de la seva vigència
administrativa i la seva capacitat com a instrument de control comptable, fiscal, i
legal o jurídic.

Português: Qualidade ou conjunto de qualidades pelas quais um documento de

arquivo garante e prova a ação pela qual é produzido, na perspectiva da vigência
administrativa e de sua capacidade como um instrumento de controle contábil, fiscal
ou legal.

49. VALOR SECUNDARIO/ VALOR SECUNDARI / VALOR SECUNDARIO

Español: Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un documento de archivo

una vez extinta su vigencia administrativa y prescrita su capacidad como instrumento
de control contable, fiscal y legal o jurídico, mantiene o adquiere posibles usos para
la organización o para una comunidad diferentes de aquéllos para los cuales fue
producido.

Catalán: Qualitat o conjunt de qualitats per les quals un document d'arxiu una
vegada extingida la seva vigència administrativa i prescrita la seva capacitat com a
instrument de control comptable, fiscal, i legal o jurídic, manté o adquireix possibles
usos per a l'organització o per a la comunitat diferents d'aquells per als quals fou
produït.

Português: Qualidade ou conjunto de qualidades pelas quais um documento de

arquivo, uma vez extinta a vigência administrativa e prescrita sua capacidade como
um instrumento de controle contábil, fiscal ou legal, mantém ou adquire usos
potenciais para uma organização ou uma comunidade, diferentes daquele para os
qual foi produzido.

50. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS / VALORACIÓ DE DOCUMENTS /

ATRIBUIÇÃO DE VALORES

Español: Primera etapa de la evaluación por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de las series documentales.

107
Catalán: Primera etapa de l'avaluació mitjançant la qual es determinen els valors
primaris i secundaris de les sèries documentals.

Português: Primeira fase de avaliação, na qual são determinados os valores

primários e secundários para as série documentais.

51. VIGENCIA ADMINISTRATIVA / VIGÈNCIA ADMINISTRATIVA / VIGÊNCIA

Español: Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un documento de archivo

mantiene su capacidad para garantizar jurídicamente un derecho o una obligación

Catalán: Qualitat o conjunt de qualitats per les quals un document d'arxiu manté la
seva capacitat per a garantir jurídicament un dret o una obligació.

Português: Qualidade ou conjunto de qualidades pelas quais um documento de

arquivo mantém sua capacidade para garantir juridicamente um direito ou uma
obrigação.

VIII. BIBLIOGRAFIA

• CABRE, María Teresa: La terminología. Teoría, metodología, aplicaciones,

Barcelona, Antártida-Empúries, (1993), págs. 21 a 22.

• CABRE, María Teresa: Cómo las nuevas tecnologías han modificado la

metodología terminológica. En la compilación: La comunicación
especializada. Alemania. (2007) .págs. 147-180.

• CABRE, María Teresa. Terminología y lingüística: La teoría de las puertas.

En: Estudios de Lingüística del Español, ISSN-e 1139-8736, No. 16. (2002)

• CAPEL, Emilia y COROMINAS, Mariona (Coordinadora de la obra colecctiva):

Manual d'arxivística i gestió documental, la Associació d'Arxivers de
Catalunya, Barcelona: (2009).

• Codi deontològic dels arxivers catalans. Barcelona: Associació d'Arxivers de

Catalunya, (2002).

108
• COUTURE, Carol y ROSSEAU, Jean-Yves: Les fondements de la discipline
archivistique. (1994).

• CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKELARENA PEÑA, F.: Información y

Documentación Administrativa. Tecnos. Madrid, (1998).

• CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de archivística, Madrid, 3ª ed.,

Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Ediciones Pirámide, (1999), págs 201-
206.

• CRUZ MUNDET, José Ramón: La gestión de documentos en las

organizaciones, Madrid, Ediciones Pirámide. (2006), págs 254-260.

• CUNNINGHAN, Adrián y OSWAL, Robyn: Algunas funciones son más iguales

que otras. El desarrollo de una estratégia de macroevaluación de documentos
para los Archivos Nacionales de Australia, en Archival Sciencie, 2005,
Primavera (2006), págs. 163-184.

• Dicionário Brasileiro de Teminologia Arquivística, Rio de Janeiro: Arquivo

Nacional, 2005. Publicações Técnicas, no 51.

• Diccionario de la Real Academia Española, Vigésima segunda edición. En

[Link]

• Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura. 2ª ed. Madrid

(1995).

• FENOGLIO, Norma C., Teoría de la Macroevaluación de los documentos de

archivos, (2010), ponencia publicada en:
[Link]

• Glosario de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Documento Interno de

Gestión Archivística PUCP. 2010.

• GODOY, Julia, LÓPEZ, Imelda, CASILIMAS, Clara y otros: Tablas de

Retención y Transferencias Documentales. Mini manual N º 4 Archivo General
de la Nación, (2001), Colombia pág 20. En
[Link]

• Hacia un Diccionario de Terminología Archivística, Grupo Iberoamericano de

Tratamiento de Archivos Administrativos, (1997). Bogotá: GITAA. pág., 111.

109
• HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General. Teoría y práctica, 5ª ed.,
Sevilla, (1991), pág. 135.

• HEREDIA HERRERA, Antonia: ¿Qué es un archivo?, Ediciones Trea, S. L,

(2007), España, pág 51.

• Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos

de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario
Oficial de la Nación, febrero 20,( 2004). Texto vigente. México. En
[Link]

• LODOLINI, Elio: Archivística. Principios y problemas. Colección Manuales.

Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y
Documentales. Madrid, (1993).

• MARTINEZ DE SANCHEZ, Ana Maria “Tecnicas para la selección

documental. Una mirada desde el método” ponencia III FIED, Lima, Perú,
(2011). En [Link]

• PIAZZALI, Luis F.: Manual práctico sobre técnicas archivísticas, Buenos Aires,
Editorial Asociación Archivística Argentina, (1982).

• RAMIREZ DELEÓN, José Antonio. La depuración dentro de la administracion

documental, en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo
General de la Nación. (1984). Núm 4, marzo-abril.

• RIVAS FERNÁNDEZ, José Bernal: La Valoración: Fundamento teórico de la

Archivística En: Biblios 12. Abril-Junio (2002), pág. 2. En:
[Link]

• ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivística y archivos soportes, edificio y

organización (1994). pág., 319.

• SANTAMARIA PÉREZ: La terminología: definición, funciones y aplicaciones.

En:
[Link]
f

• SCHELLENBERG, Tehodoro: Técnicas descriptivas de archivos, Universidad

Nacional de Córdoba, (1961).

110
 • SCHENKOLEWSKI-KROLL, Silvia: Macroevaluación de documentos Anuario I
de la Escuela de Archivología, Facultad de Filosofía y Humanidades,
Universidad Nacional de Córdoba, (2009), págs. 76-109.

• SOLER, Joan: Del bit al logos. Barcelona, (2009). pág. 139.

Fuentes Documentales

• Acuerdo 027 de 2006. Archivo General de la Nación de Colombia.

• Directiva Nº 004-AGN-DGAI-86, Normas para la formulación del Programa de

Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Público
Nacional, Perú.

• Directiva Nº 006-AGN-DGAI-86, Norma para la eliminacion de documentos,

Perú.

• Directiva Nº 005-AGN-DGAI-86, Normas para la Transferencia de los

archivos administrativos del Sector Público Nacional, Perú.

• FENOGLIO, Norma, Apuntes de Cátedra de Selección Documental, 2009,

Universidad Nacional de Córdoba, Argentina.

• Ley 10/2001 de archivos y documentos de Cataluña.

• Ley 9/1993 del Patrimonio Cultural Catalán.

• Modelo de Requisitos para la Gestión de Records Electrónicos -MoReq2,

versión catalana. 2010, p. 214. Document type.

• Norma DIN 2342, 1986.

• Norma ISO 26122.

• NORMA ISO 15489-1: [Link]

• Norma de Descripció Arxivística de Catalunya -NODAC, versión catalana

2007.

• Norma Española de Descripción Archivísticas – NEDA- 2007.

• Norma Internacional General de Descripción Archivística -Norma ISAD (G)-,

2000. En [Link]

111
 • Normes i procediments de valoración documental per a arxius públics -
CNATD. Barcelona: Genetalitat de Catalunya, 1997. p. 18.

• Reglamento a la Ley 7202 Art. 136. Costa Rica.

IX. APENDICE

Terminología argentina: se han adoptado muchos conceptos tomados de autores

españoles pertenecientes a la línea tradicional de la archivología y en un segundo
orden, referentes nacionales especializados en la problemática de la terminología o
en la temática de la Selección Documental. También se tiene en cuenta la norma
internacional ISO 15489-1. Este país carece de normativa a nivel nacional por ende
cada centro educativo es una fuente propia de terminología.

Terminología brasilera: El país cuenta con un Dicionário Brasileiro de Teminologia

Arquivística lo cual muestra un control y estudio por menorizado sobre este tema.

Terminología colombiana: toda la terminología ha sido estudiada y presentada

como tal desde el Archivo General de la Nación en un Diccionario, lo cual presenta
una solución ante un problema ya resuelto.- (Reglamento General de Archivos, se
estudio además un cuerpo de conceptos aprobados en el Acuerdo 07 de 1994 de la
Junta Directiva del Archivo General de la Nacional Acuerdo 027 de 2006. Archivo
General de la Nación de Colombia).

Terminología costarricense: Costa Rica, cuenta con una Ley de Sistema Nacional
de Archivos y un Diccionario de terminología archivística, lo cual presenta una
solución ante un problema ya resuelto.

Terminología española: los conceptos fueron tomados del Diccionario de

Terminología Archivística. Ministerio de Cultura. 1995. Ana Duplá del Mora.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA Y de las Norma de Descripció
Arxivística de Catalunya [NODAC 2007]. Barcelona: Generalitat de Catalunya, 2006.
AAC. Codi deontològic dels arxivers catalans. Barcelona: Associació d'Arxivers de

112
Catalunya, 2002. AAC. Manual d’arxivística i gestió documental. Barcelona:
Associació d'Arxivers de Catalunya 2009. Ley 10/2001 de archivos y documentos de
Cataluña. MoReq2, versión catalana. 2010. Joan Soler. Del bit al logos. Barcelona,
2009. Ley 9/1993 del Patrimonio Cultural Catalán. InterPARES. Directrius per al
preservador. Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya, 2009. CNATD. Normes
i procediments de valoración documental per a arxius públics. Barcelona: Genetalitat
de Catalunya, 1997

Terminología mexicana: en este caso los conceptos son tomados de diccionarios

de otros países y de organismos que trabajan la Archivología a nivel internacional
como lo son InterPARES, Archivo General de la Nación México y de las norma que
han estandarizado la descripción de los fondos documentales ISAD (G) 2000.

Terminología peruana: basada en el Glosario aprobado por el Seminario Nacional

de Archivos históricos y en el Glosario del Archivo de la Pontificia Universidad
Católica del Perú Decreto supremo 1992 que reglamenta la ley 25.323 del Sistema
Nacional de Archivos.

Terminología uruguaya: conceptos de autores españoles.

113
 Anexo A: Cuadro términos por país
Cataluña
TÉRMINOS Argentina Brasil Colombia Costa Rica España
(Esp.)
México Perú Uruguay

Acervo Acervo Acervo Acervo Acervo Acervo

Acervo: - - Acervo.
Documental Documental documental Documental documental documental

Archivista/
Archivista Archivero Arquivista Archivista Archivista Archivero Arxiver Archivista. Archivero
archivólogo

Archivística/
Archivística Archivología Arquivologia Archivística Archivística Archivística Arxivística
Archivología

Archivo.
Archivos Archivo(s) Arquivo Archivo Archivos Archivos Arxius
(institución)
Archivos Archivos

Ciclo vital de Ciclo vital Ciclo vital

Ciclo vital del
Ciclo de vida los dos del Ciclo de vida Ciclo de vida Cicle de vida
documento.
Ciclo vital Ciclo de vida
documentos documentos documento

Colección Colección
Colección Colección Coleção
documental
Colección Colección Col·lecció
artificial
Colección

Comisión
Superior
Comisión Comisión Calificadora Comissió Comisión
Nacional de Comissão Comité Nacional de de Nacional Técnica Comisión de
Selección y Comisión de avaliação Evaluador Selección y Documentos d’Accés i Nacional de
Eliminación Evaluadora e de Eliminación (Administrativ Avaluació i Archivos
evaluación
de destinação: Documentos de os) / Tria (Nivel documental
Documentos Documentos Comisión de Documental nacional)
Valoración
Documental
 Cataluña
TÉRMINOS Argentina Brasil Colombia Costa Rica España México Perú Uruguay
(Esp.)

Comité
Comité Comisión
Institucional
Institucional Evaluadora
de Selección Comisión de
Comité de de Selección de
y - - evaluación
Archivo y Eliminación Documentos
Eliminación documental
de (Nivel
de
Documentos institucional)
Documentos

Conservació
Conservació Conservaçã Conservación
Conservación n de Conservación Conservación Conservació Conservación Conservación
n o de archivos
documentos

Depuración Destinação Depuración Depuración - -

Eliminación Eliminació / Baja

Eliminación Eliminación Eliminação Eliminación Eliminación Eliminación Eliminación
documental Destrucció documental.

Expediente Expediente Dossiê Expediente Expediente Expediente Expedient Expediente. Expediente Expediente

Fondo
Fondo Fundo: Fondo Fondo Fons Fondo. Fondo Fondo
Documental

Identificació
Identificació
Identificación - n Identificación Identificación Identificació Identificación. Identificación
n
documental

Macrovalora Macroevaluaci Macrovaloraci Macrovaloraci Macroavaluac Macrovaloració Macrovaloració

- - -
ción ón ón ón ió n. n

Microvalorac Microvaloraci Microvaloraci Microavaluaci Microvaloració

- - - -
ión ón ón ó n

Muestreo Muestreo Amostragem Muestreo Muestreo Muestreo Mostreig Muestreo. Muestreo Muestreo

115
 Cataluña
TÉRMINOS Argentina Brasil Colombia Costa Rica España México Perú Uruguay
(Esp.)

Patrimonio Patrimonio
Patrimonio Patrimonio Patrimônio Patrimonio Patrimonio Patrimonio
Patrimonio Patrimoni documental de Documental
Documental Documental arquivístico documental Documental Documental
la Nación: Archivístico

Plazos de Terminis de
Plazos de
Plazo de Prazo de Retención Plazos de conservación conservació / Plazos de Plazo de
conservació
conservación guarda documental conservación / Período de Períodes de retención conservación
n
retención retenció

Preservació
Preservació
Preservación Preservação n Preservación Preservación Preservació Preservación Preservación Preservación
n
Documental

Selección Selección Selección Selección Selecció / Selección de Selección

Seleção Selección Valoración
Documental Documental documental Documental Tria documentos documental

Series
Series Serie Series Series Sèries Serie Serie
documentale Série: Serie.
documentales documental documentales documentales documentals documental documental
s

Soporte Soporte
Soporte Suporte: Soporte Soporte Suport Soporte. Soporte Soporte
Documental documental

Tabla de Tabla de
Tablas de Plazos de retención Tabla de
Tabela de Tablas de Tablas de Taules Catálogo de Tabla de
Plazo de Retención y documental/ Conservación/
temporalida Plazo de Valoración d’Avaluació disposición plazos de
Conservació Destino Final Tabla de Tabla de
de: Conservación Documental Documental documental. retención
n de los valoración temporalidad
Documentos documental

Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipus Tipo Tipo Tipo
Documental Documental documental Documental Documental documental documental documental Documental Documental

116
 Cataluña
TÉRMINOS Argentina Brasil Colombia Costa Rica España México Perú Uruguay
(Esp.)

Transferenci
Transferenci Transferênci Transferenciaâ/
Transferencia a Transferencia Transferencia Transferència Transferencia. Transferencia
a a Trasladoâ
documental

Valor
Valor Primario Valor Valor
Primario/ Valor Valor Valor
o administrativ Primario/ Valor primario Valor primari Valor Primario
administrativ primario documental. temporal
Administrativo o / primário administrativo
o

Valor
Valor Valor Valor
Valor permanente Valor Valor Valor Valor
Secundario/ permanente Secundario/
Secundario o secundario secundari permanente Secundario
histórico / secundário histórico
secundario

Selección
documental
Evaluación de
Valoración Valoración Valoración Valoración / (denominació Evaluación
documentos de Avaliação Avaluació Valoración.
documental documental documental Evaluación n en Normas documental
archivo
Técnicas de
Archivos)

Trámite de Plazo de
Vigencia Vigencia Vigência Vigencia Vigencia Vigència Vigencia Vigencia
documentos conservación

117
 ANEXO B: CUADRO COMPARATIVO

Acervo Documental

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Acervo Documental: es el Conjunto de Acervo: documentos de uma Acervo documental: Conjunto de Acervo documental Conjunto de los
documentos de un Archivo. entidade produtora ou de uma documentos de un archivo, documentos de un archivo (Véase
entidade custodiadora. conservados por su valor además: FONDO) Diccionario de
(Dicionário Brasileiro de sustantivo, histórico o cultural. Terminología Archivística.
Teminologia Arquivística) (Acuerdo 027 de 2006. Archivo
General de la Naciòn de
Colombia)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

No se utiliza Acervo: Totalidad de Acervo documental: Conjunto de Acervo documental: Conjunto de

documentos en custodia de un documentos existentes en un documentos de un Archivo.
archivo. Conjunto de repositorio. (AGN, Glosario
doucmentos de un archivo aprobado en el Seminario
Introducción a la Operación de Nacional de Archivos
Archivos en Dependencias y Históricos, julio de 1985)
Entidades del Poder Ejecutivo
Federal. Archivo General de la
Nación México. Diccionario de
Terminología Archivística del
Archivo General de Colombia

118
Archivista / Archivero/ Archivólogo

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Archivero: Profesional con titulación Arquivista: profissional de nível Archivista: Profesional del nivel Archivista: Profesional con titulación
universitaria o terciaria, cuyo campo superior, com formação em superior, graduado en universitaria superior, cuyo campo de
de acción se centra en la dirección, arquivologia ou experiência archivística. (Acuerdo 027 de actividad se centra en la dirección,
investigación, programación y reconhecida pelo Estado. 2006. Archivo General de la investigación, programación y
desarrollo de las técnicas adecuadas (Dicionário Brasileiro de Nación de Colombia) desarrollo de las técnicas adecuadas
para el tratamiento archivístico de los Teminologia Arquivística) para el tratamiento archivístico de los
fondos documentales. Persona fondos documentales. Ministerio
especializada en el manejo de los de Cultura "Diccionario de
Archivos. Terminología Archivística". 2ed.
Madrid 1995, pág., 20.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Archivero: Profesional con titulación Archivista. Profesional cuyo Archivero: Es el profesional Archivista/ archivólogo: Profesional de
universitaria superior, cuyo campo de campo de actividad se centra en responsable del trabajo nivel superior universitario, que tiene
actividad se centra en la dirección, la dirección, organización, archivístico que la gestión la responsabilidad de salvaguardar el
investigación, programación y control y desarrollo de técnicas y documental supone. (Glosario patrimonio documental de las
desarrollo de las técnicas adecuadas prácticas adecuadas al manejo del Archivo de la Pontificia instituciones a las que sirve, a través
para el tratamiento archivístico de los de los archivos a lo largo de su Universidad Católica del Perú) de la definición de políticas
fondos documentales. ciclo de vida institucionales y nacionales, en
cumplimiento de las normas legales y
Arxiver: Profesional con titulación el derecho de acceso a la información
universitaria superior que define, por parte de los ciudadanos, y
implanta y mantiene el sistema de desarrollar un marco jurídico que lo
gestión documental y de gestión del respalde.
archivo para organizar y custodiar los A partir del diagnóstico de las
documentos, con el fin de facilitar su necesidades informacionales y
acceso y consulta. [AAC. Codi mediante la aplicación de
deontològic dels arxivers catalans. metodologías, procedimientos y
Barcelona: Associació d'Arxivers de técnicas de recuperación documental,
Catalunya, 2002] en ámbitos reales y virtuales, se
ocupan, ya sea en forma autónoma o
integrando equipos multidisciplinarios,
de la planificación, gestión y desarrollo

119
 de servicios archivísticos insertos en
entornos institucionales. Fuente:
Documento interno del Claustro de la
Escuela Universitaria de
Bibliotecología y Ciencias Afines –
Perfil del Archivólogo – Diciembre de
2006.

Archivística/ Archivología

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Archivología: disciplina que trata de Arquivologia: disciplina que Archivística: Disciplina Archivística: Disciplina que trata de los
los aspectos teóricos y prácticos de estuda as funções do arquivo(2) e que trata los aspectos aspectos teóricos y prácticos (tipología,
los archivos y de su función. os princípios e técnicas a serem teóricos, prácticos y organización, funcionamiento, planificación)
(RUFEIL. Marta Z., 2009, "Manual de observados na produção, técnicos de los archivos. de los archivos y del tratamiento archivístico
Teoría Archivística y Glosario", organização, guarda, preservação (Acuerdo 027 de 2006. de sus fondos documentales.
Editorial Brujas, Córdoba, Argentina. e utilização dos arquivos(1). Archivo General de la Ministerio de Cultura "Diccionario de
P.39) Também chamada Naciòn de Colombia) Terminología Archivística". 2ed. Madrid
arquivística. (Dicionário Brasileiro 1995, pág., 20.
de Teminologia Arquivística)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Archivística Disciplina que trata de No indica. Archivística Disciplina que Archivística/Archivología: Es la ciencia que
los aspectos teóricos y prácticos trata del estudio y estudia la naturaleza de los archivos, los
(tipología, organización, aplicación de principios, principios de su conservación y organización
funcionamiento, planificación, etc.) de procedimientos, normas, y y los medios para su utilización. Fuente:
los archivos y el tratamiento técnicas de los archivos. Heredia Herrera, A. (1993): Archivística
archivístico de sus fondos (AGN, Glosario aprobado General. Teoría y Práctica. Sevilla:
documentales. en el Seminario Nacional Publicaciones de la Excma. Diputación
de Archivos Históricos, Provincial de Sevilla.
----------------------
julio de 1985).
Arxivística Es la ciencia que estudia

120
los principios y los procedimientos
metodológicos y técnicos empleados
en la gestión, la conservación, la
organización y la comunicación de los
documentos de archivo, desde el
momento en el cual son creados, con
el objetivo de preservar el testimonio
de los derechos, los intereses y la
memoria de las personas jurídicas y
físicas y racionalizar los recursos de
información de las organizaciones.
[AAC. Manual d’arxivística i gestió
documental. Barcelona: Associació
d'Arxivers de Catalunya 2009, p 30.]

Archivos

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Archivo: Es la institución que Arquivo: Archivo: Conjunto de Archivos: Son las entidades y
conserva, trata y sirve los 1 Conjunto de documentos documentos, sea cual fuere su unidades administrativas de
documentos de archivo que guarda produzidos e acumulados por fecha, forma y soporte material, instituciones que reúnen, conservan,
(HEREDIA HERRERA, Antonia 2006 uma entidade coletiva, pública acumulados en un proceso clasifican, ordenan, describen,
"¿Qué es un Archivo? " Gijón, edic ou privada, pessoa ou família, natural por una persona o seleccionan, administran y facilitan la
Trea, Colección Archivos Siglos XXI, no desempenho de suas entidad pública o privada, en el documentación producida, tanto con
p 30.) atividades, independentemente transcurso de su gestión, valor administrativo como con valor
da natureza do suporte. Ver conservados respetando aquel científico-cultural. Reglamento de la
também fundo. orden para servir como Ley No. 7202 del Sistema Nacional
testimonio e información a la de Archivos. No. 24023-CCapítulo I.
2 Instituição ou serviço que tem
persona o institución que los Disposiciones generalesArtículo 3.-
por finalidade a custódia, o
produce y a los ciudadanos, o
processamento técnico, a
como fuentes de la historia.
conservação e o acesso(1) a
documentos. También se puede entender
como la institución que ésta al
3 Instalações onde funcionam

121
 arquivos(2). servicio de la gestión
administrativa, la información, la
4 Móvel destinado à guarda de
investigación y la cultura.
documentos. (Dicionário
(Acuerdo 027 de 2006. Archivo
Brasileiro de Teminologia
General de la Naciòn de
Arquivística)
Colombia)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Archivos: Archivo (institución): instancia Archivo(s): Institución y órgano Archivos: a) Conjunto orgánico de
responsable de la preservación administrativo que acopia, documentos generados por cualquier
(1) Conjunto orgánico de documentos
y distribución de documentos protege, administra, organiza, institución pública o privada, persona
producidos y/o recibidos en el
de archivo seleccionados para describe y sirve la física o jurídica en el ejercicio de sus
ejercicio de sus funciones por las
su preservación permanente. documentación que genera la funciones, que se conservan
personas físicas o jurídicas, públicas
(lugar) Un sitio donde los actividad humana. También respetando el orden en que se
y privadas.
documentos de archivo designa el fondo documental produjeron, son testimonio de las
En función del organismo productor, seleccionados para organizado en condiciones de actividades que realizan, para el
los archivos pueden ser de la preservación permanente son ser consultado. (AGN, Glosario servicio a los ciudadanos, la buena
Administración Central, periférica, conservados. (conjunto aprobado en el Seminario gestión de las instituciones y el
autonómica, local, judicial, etc. En documental) La suma de todos Nacional de Archivos fomento de la investigación.
función del ámbito de sus fondos: los documentos elaborados y Históricos, julio de 1985) b) Institución en donde se reúnen,
nacionales, generales, regionales, recibidos por una organización, conservan, ordenan y difunden los
provinciales, de distrito, municipales, persona moral o física en el conjuntos orgánicos de documentos,
etc. En función de la personalidad desarrollo de actividades y que para la gestión administrativa, la
jurídica de la institución productora: son preservados. InterPARES. información, la investigación y la
archivos públicos y privados. The International Research on cultura.
En función del ciclo vital de los Permanent Authentic Records
c ) Local en donde se conservan y
documentos pueden ser: archivos de in Electronic Systems. TEAM
consultan los conjuntos orgánicos de
oficina o de gestión, centrales, México "Glosario InterPARES
documentos. Fuente: Diccionario de
intermedios o históricos. de preservación Digital".
terminología archivística. MCU.
Versión en español. "Beta" 1.2
(2) La institución cultural donde se España, 1993.
Marzo 2010. México.
reúne, conserva, ordena y difunden
los conjuntos orgánicos de
documentos para la gestión
administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
(3) El archivo es también el local
donde se conservan y consultan los

122
 conjuntos orgánicos de documentos.
70 --------------------
Arxius 1. Entidad o institución donde
se realizan específicamente
funciones de organización, de tutela,
de gestión, de descripción, de
conservación y de difusión de
documentos y de fondos
documentales.
2. Fondo o conjunto de fondos
documentales.
3. Depósito donde se instala el fondo
o los fondos de una persona física o
jurídica.
[NODAC, 2007]

Ciclo de vida de los documentos/ Ciclo vital

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Ciclo Vital de los Documentos: Son Ciclo vital dos documentos: Ciclo vital del documento: Ciclo vital: Es la sucesión de las
las sucesivas etapas por las que Sucessivas fases por que Etapas sucesivas por las que diferentes etapas por las que
pasa el documento, desde el passam os documentos de um atraviesan los documentos atraviesa el documento, desde su
momento de su gestación hasta que arquivo(1), da sua produção à desde su producción o diseño y planificación, hasta su
se determina su conservación guarda permanente ou recepción, hasta su disposición eliminación o su conservación
permanente total o parcial, o su eliminação. final. (Acuerdo 027 de 2006. permanente en un archivo final o
destrucción. Cada una de estas Archivo General de la Naciòn histórico.
etapas se diferencia de la otra por la de Colombia) Reglamento del Sistema de Archivos.
frecuencia de uso del documento, por Universidad de Costa Rica, pág., 5.
la progresiva disminución del valor
administrativo de los documentos y

70
NODAC = Norma de Descripció Arxivística de Catalunya [NODAC 2007]. Barcelona: Generalitat de Catalunya, 2006.

123
por su ubicación en los distintos tipos
de Archivos (Archivo de oficina,
intermedio y de conservación
permanente o histórico).

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Ciclo vital de los documentos: Etapas Ciclo vital del documento: Es la Ciclo vital de los documentos: Ciclo de vida: Fases sucesivas que
por las que sucesivamente atraviesan teoría que nos dice que el El ciclo vital de los documentos recorren los documentos desde su
los documentos desde que se documento atraviesa a lo largo es el proceso que siguen estos producción o recepción en la oficina
producen en el archivo de gestión y de su existencia por tres desde su origen hasta su identificando el uso del mismo, hasta
pasan por el archivo central y/o edades (etapas o fases) destino final en su gestión y la definición de su destino final.
intermedio, hasta que se eliminan o determinadas por sus valores y resultado. Está constituido por
se conservan en un archivo histórico. usos que tiene durante la tres edades: Inicio y trámite
misma. A cada etapa le cumplido del documento.
PROCESO DOCUMENTAL = ciclo
corresponde un tratamiento Conservación temporal de los
vital
especializado y se conserva en documentos tramitados por
El proceso documental se inicia un archivo específico. razones administrativas y
desde el momento en el que se Introducción a la Operación de dentro del plazo previamente
produce o se recibe un documento y Archivos en Dependencias y establecido. Conservación
termina cuan el documento o es Entidades del Poder Ejecutivo permanente de los documentos
eliminado por falta da valor Federal. Archivo General de la por su valor probatorio,
administrativo, legal o histórico, o Nación México. informativo y cultural. (Glosario
bien pasa a un archivo definitivo. del Archivo de la Pontificia
Universidad Católica del Perú).
[AAC. Manual d’arxivística i gestió
documental. Barcelona: Associació
d'Arxivers de Catalunya 2009, p. 81].

Colección / Colección Documental

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Colección: Conjunto de documentos Coleção: conjunto de Colección documental: Colección Documental: (1)
reunidos según criterios subjetivos documentos com Conjunto de documentos Conjunto de documentos reunidos
(un tema determinado, el criterio del características comuns, reunidos según criterios según criterios subjetivos (un tema

124
coleccionista, etc.) y que lo tanto reunidos intencionalmente. subjetivos y que por lo tanto no determinado, el criterio de un
que carecen de estructura orgánica, (Dicionário Brasileiro de tiene una estructura orgánica coleccionista, etc.) y que, por lo
ni responden al principio de Teminologia Arquivística) ni responde a los principios de tanto, no conserva una estructura
procedencia. (HEREDIA HERRERA, respeto a la procedencia y al orgánica ni responde al principio de
Antonia 2006 "¿Qué es un Archivo? orden original. (Acuerdo 027 procedencia. (2) Conjunto de
" Gijón, edic Trea, Colección de 2006. Archivo General de la documentos reunidos de forma
Archivos Siglos XXI, pág. 116). Nación de Colombia). facticia por motivos de conservación
o por su especial interés.
Ministerio de Cultura "Diccionario de
Terminología Archivística". 2ed.
Madrid 1995, pág., 27.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Colección (1) Conjunto de Colección artificial: Conjunto Colección: Conjunto artificial de

documentos reunidos según criterios de documentos reunidos documentos acumulados sobre la
subjetivos (un tema determinado, el según políticas diferentes al No indica. base de alguna característica
criterio de un coleccionista, etc.) y principio de procedencia y que común sin tener en cuenta la
que, por lo tanto, no conserva una por tanto no conserva una procedencia. Su origen no responde
estructura orgánica ni responde al estructura orgánica. al resultado de una gestión
principio de procedencia. Acumulación organizada de institucional o personal, sino a la
documentos de cualquier voluntad de alguien.
(2) Conjunto de documentos
procedencia, agrupados en
reunidos de forma facticia por
función de una característica
motivos de conservación o por su
común.
especial interés./ Col·lecció
Es el conjunto inorgánico de
documentos reunidos y ordenados
en función de criterios subjetivos,
independientemente de su
procedencia. [NODAC, 2007]

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos /Comissió Nacional d’Accés i Avaluació i Tria Documental/ Comisión de Selección
y Eliminación de Documentos/ Comisión Evaluadora / Comisión Evaluadora Documental / Comité evaluador de documentos

125
Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Comisión Evaluadora: Es un Comissão de avaliação e Comité evaluador de Órgano de la Dirección General del
equipo de expertos, que destinação: grupo documentos: Órgano asesor Archivo Nacional encargado de
coordinados por el archivero, multidisciplinar encarregado del Archivo General de la dictar las normas sobre selección y
evalúa los documentos de archivo da avaliação de documentos Nación y de los Consejos eliminación de documentos, de
a fin de determinar el plazo de su de um arquivo(1), Territoriales del Sistema acuerdo con su valor científico-
retención (luego de agotada su responsável pela elaboração Nacional de Archivos, cultural, y de resolver las consultas
vigencia) y su destino final. de tabela de temporalidade. encargado de conceptuar sobre eliminación de documentos
(VAZQUEZ MURILLO, Manuel, (Dicionário Brasileiro de sobre: de los entes productores... Ley
2006, Cómo seleccionar Teminologia Arquivística) del Sistema Nacional de Archivos
- el valor secundario o no de
documentos de archivos, Ed. No. 7202Capítulo IV. De la
los documentos de las
Alfagrama, cuidad autónoma de Comisión Nacional de Selección y
entidades públicas y de las
Buenos Aires, p 111.) Eliminación de Documentos
privadas que cumplen
Artículo 31
funciones públicas.
la eliminación de documentos
a los que no se les pueda
aplicar valoración
documental.
- la evaluación de las tablas
de retención y tablas de
valoración documental.
(Acuerdo 027 de 2006.
Archivo General de la Nación
de Colombia).

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

126
 Comisión Superior Calificadora de Comisión Técnica Nacional Comisión de Selección y
Documentos (Administrativos) / de Archivos (Nivel nacional) Eliminación de Documentos ver
Comisión de Valoración La CTNA es un órgano Comisión de Evaluación
Documental Es el órgano consultivo especializado que Documental)
específico del Ministerio de Cultura emite opinión técnica a nivel
de España que. a propuesta de la nacional en materia de
Dirección General del Libro. archivos. Su reglamento
Archivos y Bibliotecas, tiene como definirá sus funciones y
competencias específicas el conformación, se aprobará
estudio y dictamen sobre los plazos por resolución jefatural.
de transferencia, posible Decreto Supremo Nº 008-92-
eliminación, acceso y utilización de JUS Reglamento de la Ley
los documentos y series 25323 del Sistema Nacional
documentales previamente de Archivos SNA)
valorados, y cualquier asunto sobre
materia archivística relacionada
con sus competencias.
Comissió d’Accés, Avaluació i
Tria Documental1. La Comisión
Nacional de Acceso, Evaluación y
Selección Documental es un
órgano colegiado de carácter
técnico, adscrito a la dirección
general competente en materia de
archivos. Su composición debe
establecerse por reglamento, que
debe disponer que, entre sus
miembros, los haya designados por
las entidades representativas de
los profesionales de los archivos y
de las administraciones locales.
2. La Comisión Nacional de
Acceso, Evaluación y Selección
Documental ejerce las siguientes
funciones:
a) En cuanto al acceso a la

127
documentación:
Primera. Promover el ejercicio del
derecho de acceso a los
documentos de las personas y las
entidades públicas y privadas.
Segunda. Emitir informe sobre las
reclamaciones de las personas y
de las entidades públicas y
privadas que consideren vulnerado
su derecho de acceso a los
documentos.
Tercera. Emitir informe sobre las
derogaciones singulares de la
normativa sobre acceso a los
documentos, en los términos
establecidos por el artículo 34.3. *
Cuarta. Las que establece el
artículo 34.4 en relación al acceso
a los documentos públicos. *
b) En cuanto a la evaluación y la
selección de la documentación:
Primera. Elaborar las tablas de
evaluación documental, elevarlas a
la aprobación del consejero o
consejera de Cultura y controlar su
correcta aplicación.
Segunda. Resolver las solicitudes
de evaluación de documentos
públicos.
Tercera. Evaluar los documentos
privados integrantes del patrimonio
documental que no hayan sido
declarados de interés nacional ni
hayan sido incluidos en el Catálogo
del patrimonio cultural catalán, y

128
autorizar su eliminación, si
procede.
[Ley 10/2001 de archivos y
documentos de Cataluña, art. 19]
* Si interesan puedo aportar los
artículos.

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos/ Comité de archivo Comité de Evaluación de Documentos (Nivel institucional)
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos/ Comisión de Evaluación Documental)

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Comité de archivo: Grupo Comité institucional de selección y

asesor de la alta Dirección, eliminación, formado por el
responsable de cumplir y encargado del archivo, el asesor
hacer cumplir las políticas legal y el superior administrativo de
archivísticas, definir los la entidad productora de la
programas de gestión de documentación. El comité tendrá
documentos y hacer las siguientes funciones:
recomendaciones
a) Evaluar y determinar la vigencia
en cuanto a los procesos
administrativa y legal de sus
administrativos y técnicos de
documentos.
los archivos. (Acuerdo 027 de
2006. Archivo General de la b) Consultar a la Comisión
Naciòn de Colombia) Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos
cuando deba eliminar documentos
que hayan finalizado su trámite
administrativo.
Ley del Sistema Nacional de
Archivos No.7202. Artículo 33

129
España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Comité de Evaluación de Comité Institucional de

Documentos (Nivel Selección y Eliminación de
institucional) El CED es el Documentos (ver Comisión de
órgano designado por la más Evaluación Documental)Comisión
alta autoridad institucional de evaluación documental: Equipo
encargado de conducir el de expertos que coordinados por el
proceso de formulación del archivólogo, evalúa los
No se utiliza Programa de Control de documentos a fin de determinar el
Documentos. (Directiva Nº plazo de su retención, acceso y su
004-86-AGN-DGAI, Normas destino final.
para la formulación del
Programa de Control de
Documentos para los archivos
administrativos del Sector
Público Nacional)

Conservación / Conservación de documentos /Conservação /Conservació

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Conservación: procesos y Conservação: promoção da Conservación de documentos: Conservación de documentos:

operaciones realizados para preservação e da restauração Conjunto de medidas preventivas Conservar es la función cuyo objeto
garantizar la permanencia dos documentos. (Dicionário o correctivas adoptadas para específico es evitar, detener y
intelectual y técnica de Brasileiro de Teminologia asegurar la integridad física y reparar el deterioro y los daños
documentos de archivo Arquivística) funcional de los documentos de sufridos por lo documentos,
auténticos a lo largo del tiempo archivo. (Acuerdo 027 de 2006. incluyendo la aplicación de
([Link] Archivo General de la Naciòn de métodos y técnicas de
os/[Link] - Norma ISO Colombia)Conservación Total: preservación y restauración.
15489-1) Se aplica aquellos documentos Reglamento de la Ley No. 7202 del
que tienen valor permanete, es Sistema Nacional de Archivos. No.
decir, los quje lo tienen por 24023-CCapítulo IV. Artículo 66.-
disposción legal o los que por su

130
 contenido informan, sobre el
origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y politicas de la
entidad productora,
conviritiendose en testimonio de
su actividad y tracsendencia
(Minimanual No 4. Tablas de
Retención y Transferencias
Documentales. Archivo
Geneneral de la Naciòn. 2001)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Conservación Conjunto de Conservación de archivos. Conservación La conservación Conservación: Conjunto de

procedimientos y medidas Conjunto de procedimientos y de documentos es un proceso actuaciones necesarias para
destinadas a asegurar, por una medidas destinados a archivístico que consiste en desacelerar el proceso de
parte, la preservación o asegurar la preservación y la mantener la integridad física del degradación de los documentos.
prevención de posibles prevención de alteraciones soporte y del texto de los Son actuaciones preventivas y
alteraciones físicas en los físicas y de información de los documentos de cada entidad a también curativas de diversa
documentos, y, por otra, la documentos de archivo través de la implementación de índole. Le compete desde la
restauración de éstos cuando la Lineamientos Generales para medidas de preservación y calidad de soportes y tintas de los
alteración se ha producido. la Organización y restauración. Norma SNA. 05 documentos, hasta las
Conservación de los archivos Conservación de Documentos instalaciones adecuadas para cada
______________
de las dependencias y (1985) Archivo. Asimismo atendiendo al
/ Conservació entidades de la tratamiento físico conveniente, las
Administración Pública correctas actuaciones reprográficas
Establecer las medidas
Federal. Diario Oficial de la y el cuidado en su utilización, entre
adecuadas para garantizar la
Nación, febrero 20, 2004 otras.
conservación óptima de los
documentos en las diferentes
fases de su ciclo vital. Estas
medidas pueden ser,
básicamente, de tres tipos: de
tipo preventivo contra los
factores destructivos internos o
externos y con la dotación de
de instalaciones pertinentes; de
restauración o de intervención

131
directa sobre las piezas y el
material que lo requiera,
mediante una aplicación técnica
idónea, y de reproducción de lo
que se considere conveniente,
con finalidades de perpetuidad
y de disposición de copias de
substitución (seguridad y
consulta).
[AAC. Manual d’arxivística i
gestió documental. Barcelona:
Associació d'Arxivers de
Catalunya 2009, p. 66]

Depuración / Depuració

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Proceso de selección final de los Destinação: decisão, com Depuración: Operación, dada
documentos que serán base na avaliação, quanto ao en la fase de organización de
conservados permanentemente. encaminhamento de documentos, por la cual se
documentos para guarda retiran aquellos que no tienen
También se dice “depuración permanente, descarte ou valores primarios ni
interna” cuando se elimina eliminação. (Dicionário secundarios, para su posterior
documentos sin valor, copias, Brasileiro de Teminologia eliminación. (Acuerdo 027 de
borradores y similares dentro de un Arquivística) 2006. Archivo General de la
expediente. Naciòn de Colombia)
Operación por la cual se
retiran de la unidad
documental los documentos
que no tiene valores primarios
ni secundarios (duplicados,
constancias, etc) es análogo

132
 71
a la selección natural”.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Expurgo Consiste por un lado en

Proceso que permite seleccionar, seleccionar testimonios
conservar y eliminar, previa documentales que después
autorización, aquellos documentos de su utilidad administrativa
de archivo que habiendo perdido reúnan valores que por su
sus otros valores no tienen, ni se carácter pueden considerarse
prevé que tengan, valor histórico. como históricos, y del otro, en
El expurgo entraña una operación, eliminar o destruir información Proceso de selección final de
la selección, y una tarea, la asentada en documentos Proceso de selección final de los
los documentos que serán
eliminación. producidos y administrados documentos que serán
conservados
por los organismos conservados permanentemente.
[Ana Duplá del Moral. Glosario de permanentemente.
gubernamentales que no
terminología archivística. 2008]
posean aquél carácter. La
depuración consiste a la vez
en seleccionar y destruir
No se utiliza. determinada documentación.
72
Este concepto no se considera
adecuado a la metodología
archivística, ya que conlleva un
significado peyorativo.

71
J. Godoy et al. Archivo General de la Nación. Tablas de Retención y Transferencias Documentales, 2001, pág. 20.
72
J. A. Ramírez Deleón. La depuración dentro de la administración documental, 1984. Citado por Amanda Rosales Bado. En: [Link]
[Link]/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb02.htm.

133
Eliminación /Eliminación documental /Baja documental

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Eliminación: Es el procedimiento Eliminação: destruição de Eliminación documental: Es el proceso de transformar los

por el cual los documentos, cuyo documentos que, na avaliação, Actividad resultante de la documentos en material no legible
plazo de retención ha finalizado, son foram considerados sem valor disposición final señalada en utilizando diferentes técnicas como
[Link] momento de decidir el permanente. las tablas de retención o de incineración, trituración y otros
método que se utilizará para Também chamada expurgo de valoración documental para similares.” Reglamento a la Ley
eliminar documentos de archivo documentos. (Dicionário aquellos documentos que han 7202 Art. 136.
debe considerarse: la garantía de Brasileiro de Teminologia perdido sus valores primarios y
confidencialidad y secreto del Arquivística) secundarios, sin perjuicio de
contenido de los documentos hasta conservar su información en
su desaparición; la posible otros soportes. (Acuerdo 027
contaminación ambiental y el costo, de 2006. Archivo General de la
tanto para la Institución como para Nación de Colombia).
el país. (FENOGLIO, Norma,
Apuntes de Cátedra Selección
Documental 2009 UNC.)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Eliminación Baja documental. Eliminación Eliminación La eliminación de Eliminación: “Acción de eliminar.

de documentación que haya documentos es un Consiste en apartar para dar de
Procedimiento archivístico que
prescrito en sus procedimiento archivístico que baja, con las debidas formalidades,
consiste en la identificación de los
valores administrativos, consiste en la destrucción de los expedientes de asuntos
documentos que se van a destruir
legales, fiscales o contables y los documentos autorizados terminados, cuyo plazo de
conforme a los plazos establecidos
que no tenga valores expresamente por el Archivo permanencia ya prescribió.”[1]
en la fase de valoración.
históricos. Lineamientos General de la Nación. “Eliminación documental: Actividad
Eliminació / Destrucció Generales para la (Directiva Nº 006-AGN-DGAI- resultante de la disposición final
Organización y Conservación 86, Normas para la eliminación señalada en las tablas de retención
Proceso de eliminación de de los archivos de las o de valoración documental para
documentos de manera que sea de documentos en los archivos
dekpendencias y entidades de administrativos del Sector aquellos documentos que han
imposible reconstruirlos. la Administración Pública perdido sus valores primarios y
Público Nacional)
[MoReq2, versión catalana. 2010, p. Federal. Diario Oficial de la secundarios, sin perjuicio de

134
 205, extraída de ISO 15489] Nación, febrero 20, 2004 conservar su información en otros
Destruction soportes.”[2]“ Destrucción de
documentos una vez perdida la
utilidad administrativa o archivística,
operada conforme a una
reglamentación si se trata de
archivos de origen público.”[3]“
Procedimiento archivístico que
consiste en la identificación de los
documentos que se van a destruir
conforme a los plazos establecidos
en la fase de valoración”[4]

Evaluación /Valoración/ Valoración documental /Avaliação / Avaluació

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Evaluación de documentos de Avaliação: processo de Valoración documental: VALORACIÓN Fase del

archivo: Es un proceso intelectual análise de documentos de Labor intelectual por la cual tratamiento archivístico que
por el cual se analiza la arquivo(1), que estabelece os se determinan los valores consiste en analizar y determinar
documentación, su determina su prazos de guarda e a primarios y secundarios de los los valores primarios y secundarios
valor y la cantidad de tiempo que destinação, de acordo com os documentos con el fin de de las series documentales, fijando
debe conservarse en los Archivos valores que lhes são establecer su permanencia en los plazos de transferencias,
(Intermedio o Histórico). atribuídos. (Dicionário las diferentes fases del ciclo acceso, y conservación o
Brasileiro de Teminologia vital. (Acuerdo 027 de 2006. eliminación total o parcial.
Arquivística) Archivo General de la Naciòn Ministerio de Cultura "Diccionario
de Colombia) de Terminología Archivística". 2ed.
Madrid 1995, pág., 58.
VALOR ARCHIVÍSTICO Conjunto
de valores administrativos, legales,
probatorios y/o informativos, que
justifican la conservación
permanente de los documentos.
Ministerio de Cultura "Diccionario
de Terminología Archivística". 2ed.

135
 Madrid 1995, pág., 56.
Valoración. Procedimiento que
permite determinar el calendario de
conservación de los documentos
de archivo. (Appraisal) Consejo
Internacional de Archivos. ISAD (G)
Norma Internacional General de
Descripción Archivística. Madrid
2000, pág. 18. /
Valoración (Appraisal). El proceso
para determinar el periodo de
permanencia de los documentos.
NORMA ISAD G

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Valoración / Evaluación Valoración. Procedimiento Valoración documental: Estudio

que permite determinar el de los documentos a fin de
Fase del tratamiento archivístico
calendario de conservación reconocer, estimar o apreciar los
que consiste en analizar y
de los documentos de valores primarios y secundarios
determinar los valores primarios y
archivo. Norma ISAD (G), con el objeto de fijar los plazos de
secundarios de las series
2000. traslado, transferencia, acceso,
documentales, fijando los plazos de
Actividad que consiste en el conservación o eliminación.
transferencia, acceso, y
análisis e identificación de los
conservación o eliminación total o
valores documentales
parcial.
para establecer criterios de
disposición y acciones de
transferencia. Lineamientos
Avaluació Generales para la
Proceso de identificación del Organización y Conservación
período de conservación de los de los archivos de las
documentos de archivo. dekpendencias y entidades
de la Administración Pública
[NODAC, 2007] Federal. Diario Oficial de la
Nación, febrero 20, 2004

136
Expediente /Dossiê / Expedient

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Expediente: es un conjunto de Dossiê: conjunto de Expediente: Unidad EXPEDIENTE

documentos generados orgánica y documentos relacionados documental compleja formada Unidad documental formada por un
funcionalmente por una oficina entre si por assunto (ação, por un conjunto de conjunto de documentos generado
productora en la resolución de un evento, pessoa, lugar, documentos generados orgánica y funcionalmente por un
mismo asunto. (RUFEIL. Marta Z., projeto), que constitui uma orgánica y funcionalmente por sujeto productor en la resolución
2009, "Manual de Teoría unidade de arquivamento. una instancia productora en la de un mismo asunto.
Archivística y Glosario", Editorial (Dicionário Brasileiro de resolución de un mismo Ministerio de Cultura "Diccionario
Brujas, Córdoba, Argentina. P.236) Teminologia Arquivística) asunto. (Acuerdo 027 de de Terminología Archivística". 2ed.
2006. Archivo General de la Madrid 1995, pág., 35.
Naciòn de Colombia)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Expediente Unidad documental Expediente. Unidad Expediente Es la agrupación Expediente: “Unidad organizada
formada por un conjunto de organizada de documentos documental menor creada de documentos reunidos bien por
documentos generado orgánica y reunidos por el productor para para reunir en ella todos los el productor para su uso corriente,
funcionalmente por un sujeto su uso corriente, durante el documentos que se bien durante el proceso de
productor en la resolución de un proceso de organización relacionan con una organización archivística, porque
mismo asunto. archivística, porque se determinada gestión o trámite. se refieren al mismo tema,
refieren al mismo tema, (Glosario del Archivo de la actividad o asunto. El expediente
actividad o asunto. El Pontificia Universidad Católica es generalmente la unidad básica
Expedient expediente es generalmente del Perú) de la serie.”[7]
la unidad básica de la serie. “Conjunto de documentos
Unidad organizada de documentos Norma ISAD (G), 2000. producidos de acuerdo con una
agrupados por el hecho de estar norma de procedimiento, cuyo
relacionados con el mismo tema, Es la unidad documental
objetivo es la resolución
actividad o transacción. constituida por uno o varios
administrativa de un asunto
documentos de archivo,
[MoReq2, versión catalana. 2010] determinado. Un expediente es
ordenados y relacionados por
File normalmente la unidad básica de
un mismo asunto, actividad o
una serie.”[8]
trámite de una dependencia o
“Unidad documental compleja
entidad. Lineamientos
formada por un conjunto de

137
 Generales para la documentos generados
Organización y Conservación orgánicamente y funcionalmente
de los archivos de las por una instancia productora en la
dekpendencias y entidades resolución de un mismo asunto.”[9]
de la Administración Pública “Unidad documental formada por
Federal. Diario Oficial de la un conjunto de documentos
Nación, febrero 20, 2004 generado orgánica y
funcionalmente por un sujeto
productor en la resolución de un
mismo asunto”[10]

Fondo /Fondo Documental /Fundo/ Fons

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Fondo Documental: Es el conjunto Fundo: conjunto de Fondo abierto: Conjunto de Fondo: Conjunto de documentos, con
de series generadas, incorporadas documentos de uma mesma documentos de personas independencia de su tipo documental
y acumuladas en el ejercicio de proveniência. (Dicionário naturales o jurídicas o soporte, producidos orgánicamente
competencias y funciones de su Brasileiro de Teminologia administrativamente vigentes, y/o acumulados y utilizados por una
productor (HEREDIA HERRERA, Arquivística) que se completa persona física, familia o entidad en el
Antonia 2006 "¿Qué es un sistemáticamente. transcurso de sus actividades y
Archivo? " Gijón, edic Trea, funciones como productor.
Fondo acumulado: Conjunto
Colección Archivos Siglos XXI, p
de documentos dispuestos sin NORMA ISAD-G
109.)
ningún criterio de
organización archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de
documentos cuyas series o
asuntos han dejado de
producirse debido al cese
definitivo de las funciones o
actividades de las personas
naturales o jurídicas que los
generaban.
Fondo documental:

138
 Conjunto de documentos
producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo
de sus funciones o
actividades. (Acuerdo 027 de
2006. Archivo General de la
Naciòn de Colombia)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Fondo Fondo. Conjunto de Fondo: Totalidad de la documentación

documentos, con producida y recibida por una
Conjunto de series generadas por
independencia de su tipo institución o persona, conservada en
cada uno de los sujetos
documental o soporte, el Archivo de esa persona o
productores que conforman la
producidos orgánicamente y/o institución. Fuente: Heredia Herrera,
estructura de un organismo en el Fondo Es el conjunto de
acumulados y utilizados por A. (1993): Archivística General. Teoría
ejercicio de sus competencias documentos generados o
una persona física, familia o y Práctica. Sevilla: Publicaciones de la
entidad en el transcurso de recibidos por la Universidad
Fons Católica en el desarrollo o Excma. Diputación Provincial de
sus actividades y funciones Sevilla.
Conjunto de documentos, de como productor. Norma ISAD ejercicio de sus funciones o
cualquier tipología o soporte, (G) 2000. actividades. (Glosario del “Conjunto de documentos con
producido orgánicamente y/o Archivo de la Pontificia independencia de su tipo documental
reunido y utilizado por una persona, Universidad Católica del Perú) o soporte, producidos orgánicamente
una familia o una institución en el y/o acumulados y utilizados por una
ejercicio de sus actividades y persona física, familia o entidad en el
funciones. transcurso de sus actividades y
[NODAC, 2007] funciones como productor”[11]

Identificación/ Identificación documental / Identificació

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

139
Identificación: es el proceso
integrante del tratamiento Identificación documental: IDENTIFICACIÓN Fase del
archivístico, que implica la Primera etapa de la labor tratamiento archivístico que consiste
tipificación y la sistematización de archivística, que consiste en en la investigación y sistematización
las categorías administrativas y indagar, analizar y sistematizar de las categorías administrativas y
archivísticas en que se basa la las categorías administrativas archivísticas en que se sustenta la
estructura de un fondo archivístico. y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Ministerio
(ALBERCH FUGUERAS, Ramón, estructura de un fondo. de Cultura "Diccionario de
2003 Los archivos, entre la memoria (Acuerdo 027 de 2006. Archivo Terminología Archivística". 2ed.
histórica y la sociedad del General de la Naciòn de Madrid 1995, pág., 38.
conocimiento, Ed. UOC, España, Colombia)
p220).

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Identificación Identificación. Proceso de Identificación Término

análisis y sistematización de utilizado en Perú pero aun no
Fase del tratamiento archivístico que
las categorías administrativas definido oficialmente. Se
consiste en la investigación y
y archivísticas en que se consultó a algunos docentes
sistematización de las categorías
sustenta la estructura de un pero no se obtuvo respuesta,
administrativas y archivísticas en
grupo documental o fondo. por tanto va la definición que a Identificación: Fase del tratamiento
que se sustenta la estructura de un
fondo. nuestro modo de ver recoge el archivístico – previa a la
sentido del término en clasificación – que consiste en la
Identificació Archivística, tomado de las investigación y sistematización de
Primeras Jornadas sobre las categorías administrativas y
Proceso de determinación de los archivísticas en que se sustenta la
documentos de archivo que metodología para la
identificación de fondos estructura de un fondo. Es la
comprometen la organización o a un primera etapa de la metodología
individuo con una acción concreta, documentales de las
Administraciones Públicas, archivística, fase de tipo intelectual
constituyen el fundamento para la que consiste en la investigación del
rendición de cuentas a un organizadas por el extinguido
Ministerio de Cultura y sujeto productor y del tipo
organismo de control, o bien documental.
documentan una acción o un celebradas en Madrid en
proceso de toma de decisión. marzo de 1991: “Proceso de
investigación y sistematización
[AAC. Manual d’arxivística i gestió de categorías administrativas y
documental. Barcelona: Associació archivísticas en las que se
d'Arxivers de Catalunya 2009, p 334] sustenta la estructura de un

140
 fondo, siendo uno de sus
objetivos principales asegurar
a través de sus resultados la
valoración de las series
documentales.

Macrovaloración/ Macroavaluació

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Macroevaluación: es una teoría de La macrovaloración ofrece un punto

evaluación según la cual se evalúa Investigación Preliminar de vista mas amplio del que se tenía
el universo funcional y estructural sobre la Instituciòn y las hasta el momento, en el sentido de
del documento y su utilización. fuentes documentales: la que va de lo general a lo particular,
Cambia, fundamentalmente el foco información institucional desde un enfoque social. El foco es
inicial de la evaluación: ya no contenida en disposiciones el contexto funcional en el que se
interesa tanto el documento y sus legales relativas a la creación y crean los documentos, no los
características sino el contexto cambios de la estructura propios documentos en sí. A ello se
funcional en que fue creado organizacional, organigrama llega por un análisis de la
(FENOGLIO, Norma, Apuntes de vigente, resoluciones y/o actos organización, de sus funciones y de
Cátedra de Selección Documental administrativos de creación de las interacciones de ésta con la
2009. UNC.) grupos de trabajo, funciones y sociedad. Se parte de las funciones
manuales de procedimientos. para llegar a los documentos.
(Acuerdo 039 de 2002. Archivo Rivas Palá, Elena. “Valoración y
General de la Nación). selección en un sistema archivístico”
En: Legajos No.10. 2007. pág., 53.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

141
 Macrovaloración. Práctica de Macrovaloración: Es una
valoración que se enfoca al aproximación a la valorización
__ proceso que da lugar al centrada en la interacción entre la
documento, en lugar de función, la estructura y el ciudadano
enfocarse al documento de que, combinados reflejan el
Macrovaloració archivo. Para ello se propone funcionamiento del Estado dentro de
la elaboración de informes la sociedad Civil, e implica la
La macroavaluació té per objectiu donde se describen los investigación de la génesis
l’anàlisi de la funció que pot generar procedimientos para evaluar la documental en donde el contexto
documents i del seu context de importancia social de dichos social de producción y el uso
producció. A la vegada, permet la procesos, a partir de los cuales contemporáneo de estos determinan
definició de bones pràctiques o se elaboran juicios acerca de el valor de dichos [Link]
regles orientades a l’optimització de la importancia de las una teoría y una práctica archivística
recursos de producció i preservació. relaciones de los documentos que permite seleccionar el material
de archivo y las de archivo partiendo de las
[Link] P.N. funciones y relaciones internas y
[Joan Soler. Del bit al logos. Beaven (1999). Macro- externas del ente creador, llegando
Barcelona, 2009. Pág. 143] Appraisal: From Theory to solo en la última faz del proceso a
Practice. Archivaria 48:154- la revisión de la documentación
198 propiamente dicha.[12]

Microvaloración / Microavaluació

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

- - - -

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

- - Es la determinación del tiempo que

los documentos deberían ser
Microvaloració mantenidos en función del uso y
valor de los mismos, conociendo

142
Estudia los valores intelectuales de previamente el contexto de
los documentos, constata la producción y el grado de utilidad
autenticidad documental y, a tanto en el momento de su creación
continuación, determina el tiempo de como en todo su ciclo de vida.”
retención o conservación para Uruguay.
dichos documentos. El objetivo es
determinar si estos valores perduran
a lo largo del tiempo o si se agotan
con la finalización de una actividad
administrativa.
[Joan Soler. Del bit al logos.
Barcelona, 2009. p. 139]

Muestreo/ Amostragem / Mostreig

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Muestreo: Consiste en extraer, para Amostragem: técnica de Muestreo: Técnica estadística MUESTREO: Técnica de selección,
su conservación permanente, un seleção em que, de um dado aplicada en la selección según criterios sistemáticos
grupo (muestra) de documentos, conjunto de documentos, documental, con criterios (numéricos, alfanuméricos,
que representen a la totalidad de elege-se um subconjunto cuantitativos y cualitativos. topográficos) o cualitativos, de una
una serie que, según una evaluación representativo do todo. (Acuerdo 027 de 2006. Archivo cierta proporción de documentos en
previa, fue destinada a ser (Dicionário Brasileiro de General de la Nación de representación de un conjunto.
eliminada. Teminologia Arquivística) Colombia) Ministerio de Cultura "Diccionario de
Terminología Archivística". 2ed.
Madrid 1995, pág., 43. .

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

143
 Muestreo Técnica de selección, Muestreo. Técnica de Muestreo En el Perú no Muestreo: Es una parte de un
según criterios sistemáticos selección, según criterios existe una definición oficial, por conjunto de documentos
(numéricos, alfabéticos, cuantitativos (numéricos, lo que tomamos la definición homogéneos seleccionada para que
topográficos) o cualitativos, de una alfabéticos, topográficos) o del documento de trabajo en ella pueda verse representado o
cierta proporción de documentos en cualitativos de una cierta alcanzado al Foro de ilustrado algún aspecto de la
representación de un conjunto. proporcioón de documentos de Evaluación incluyendo algunas actividad de la entidad, o de la
archivo en representación de modificaciones: El muestreo es información recibida o procesada
Mostreig su conjunto una técnica aplicada en la por ella.
Conjunto de técnicas para selección de documentos de
seleccionar una muestra similares características
representativa del conjunto para su conservación
documental. permanente. Es utilizado en
series voluminosas, muchas
Técnicas cuantitativas y cualitativas veces en expedientes
con métodos aleatorios (simple, nominativos. Su objetivo es
numérico, sistemático, estratificado, representar en cantidad y en
por conglomerados o áreas, por calidad, la totalidad de los
etapas) y no aleatorios (por registros [documentos de
ejemplar, cronológico, alfabético, archivo] y, por deducción, al
selectivo, “extracto” selectivo). productor de los documentos,
sus deberes y misiones, su
marco normativo y
[“extraído” de AAC. Manual operacional, así como la
d’arxivística i gestió documental. forma, funciones y contenido
Barcelona: Associació d'Arxivers de de los documentos. (En el
Catalunya 2009, p. 204-210] Perú no existe una definición
de muestreo por lo que me
permito consignar la del
documento de estudio sobre el
tema, con las modificaciones
que he introducido)

Patrimonio Documental/ Patrimônio arquivístico/ Patrimoni documental

144
Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Patrimonio Documental: Es el Patrimônio arquivístico: Patrimonio documental: Patrimonio documental: Está

conjunto de documentos de valor conjunto dos arquivos de valor Conjunto de documentos formado por los documentos con
permanente, que sirven como fuente permanente, públicos ou conservados por su valor alto valor informativos, científico,
de información para mostrar la privados, existentes no âmbito histórico o cultural. (Acuerdo cultural, social e histórico,
identidad, o para estudios de de uma nação, de um estado 027 de 2006. Archivo General producidos y recibidos...
cualquier naturaleza y que ou de um município. (Dicionário de la Naciòn de Colombia) Reglamento del Sistema de
constituyen la memoria de un pueblo. Brasileiro de Teminologia Archivos. Universidad de Costa
(FENOGLIO, Norma, Apuntes de Arquivística) Rica., pág., 5.
Cátedra Selección Documental 2009.
UNC.)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Patrimonio Documental Patrimonio documental de la Patrimonio documental de la Patrimonio Documental:

Nación: Documentos de Nación El PDN es el conjunto Conjunto de documentos
Totalidad de documentos de
archivo que dan cuenta de la de documentos de valor conservados por su valor histórico
cualquier época generados,
evolución del Estado y de las permanente y forma parte del o cultural.[14] Conjunto de
conservados o reunidos en el
personas e instituciones que Patrimonio Cultural de la documentos de archivos
ejercicio de su función por cualquier
han contribuido en su Nación conservados en los conservados por su valor histórico
organismo o entidad de carácter
desarrollo, o cuyo valor archivos públicos y privados del o cultural.
público, por las personas jurídicas en
testimonial, de evidencia o ámbito nacional que sirven
cuyo capital participe
informativo les confiere interés como fuente de información
mayoritariamente el Estado u otras
público, les asigna la condición para la investigación en los
entidades públicas y por las privadas,
de bienes culturales y les da aspectos históricos, sociales,
físicas o jurídicas, gestoras de
pertenencia en la memoria económicos, políticos y legales.
servicios públicos en lo relacionado
colectiva del país Proyecto de No es materia de transferencia
con la gestión de dichos servicios.
Ley Federal de Archivos a ningún título sin conocimiento
También los documentos con una
antigüedad superior a los cuarenta y autorización expresa del
años, generados conservados o Archivo General de la Nación a
reunidos en el ejercicio de sus excepción del heredero.
actividades por las entidades y (Artículo 4º del D.S. Nº 008-92-
asociaciones de carácter político, JUS Reglamento de la Ley
sindical o religioso y por las 25323 del Sistema Nacional de
entidades, fundaciones y Archivos)
asociaciones culturales y educativas Patrimonio cultural

145
de carácter privado. Por último, [documental] archivístico Es el
integran el Patrimonio Documental conjunto de documentos de
los documentos con una antigüedad cualquier época manifestada,
superior a los cien años, generados, en todas sus expresiones, en
conservados o reunidos por lenguaje natural y cualquier
cualesquiera otras entidades expresión gráfica, sonora o en
particulares o personas físicas. imagen, recogidas tanto en
soporte convencional o
Patrimoni documental informático, generados y/o
Patrimonio documental recibidos en cumplimiento de
las competencias y actividades
-1 Los efectos de esta Ley, se de las entidades públicas o
entiende por documento toda privadas del ámbito nacional.
expresión en lenguaje oral, escrito, Los documentos cuya
de imágenes o de sonidos, natural o procedencia institucional se
codificado, recogida en cualquier tipo haya perdido o pertenecen a
de soporte material, y cualquier otra personas naturales, formarán
expresión gráfica que constituya un series fácticas (artificiales) o
testimonio de las funciones y las colecciones, según sea el caso.
actividades sociales del hombre y de (Artículo 69 del D.S. Nº 011-
los grupos humanos, con exclusión 2006-ED, Reglamento de la Ley
de las obras de investigación o de 28296 General del Patrimonio
creación. Cultural de la Nación)
-2 Integran el patrimonio documental
de Cataluña los documentos que se
incluyen en alguno de los supuestos
siguientes:
a) Los documentos producidos o
recibidos, en el ejercicio de sus
funciones y como consecuencia de
su actividad política y administrativa,
por la Generalitat, los entes locales y
por las entidades autónomas, las
empresas públicas y otras entidades
dependientes.
b) Los documentos de más de
cuarenta años de antigüedad

146
producidos o recibidos, en el ejercicio
de sus funciones, por personas
jurídicas de carácter privado que
desarrollan su actividad en Cataluña.
c) Los documentos de más de cien
años de antigüedad producidos o
recibidos por cualquier persona física
y los documentos de menor
antigüedad que hayan sido
producidos en soportes de caducidad
inferior a los cien años, como es el
caso de los audiovisuales en soporte
fotoquímico o magnético, de acuerdo
con lo que se establezca por
reglamento.
d) Los documentos comprendidos en
fondos conservados en archivos de
titularidad pública de Cataluña.
e) Los documentos que están
expresamente incluidos de acuerdo
con el procedimiento regulado por el
artículo 14 de la Ley 6 / 1985, de 26
de abril, de archivos.
-3 Todos los documentos de los
órganos de la Administración del
Estado, de las notarías y los registros
públicos y de los órganos de la
Administración de Justicia radicados
en Cataluña forman parte también del
patrimonio documental de Cataluña,
sin perjuicio de la legislación de del
Estado que les sea aplicable.
-4 Los documentos de los órganos de
la Comunidad Europea radicados en
Cataluña forman parte también del
patrimonio documental de Cataluña,

147
 sin perjuicio de la normativa
comunitaria que les sea aplicable.
[Ley 9/1993 del Patrimonio Cultural
Catalán, Artículo 19 ]

Plazos de Conservación / Prazo de guarda / Retención documental / Período de retención / Terminis de conservació / Períodes de retenció /Plazos
de retención

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Plazo de conservación: Período, Prazo de guarda: prazo, Retención documental: Plazo Plazos de conservación: Tiempo
reglado por las normas de definido na tabela de que los documentos deben que se ha de conservar un
procedimiento, durante el cual los temporalidade e baseado em permanecer en el archivo de documento en una unidad
documentos de archivo se estimativas de uso, em que gestión o en el archivo central, archivistica, de conformidad con las
conservan, antes de ser transferidos documentos deverão ser tal como se consigna en la disposiciones administrativas,
o eliminados. mantidos no arquivo corrente tabla de retención documental. legales y fiscales que existan al
(2) ou no arquivo intermediário (Acuerdo 027 de 2006. Archivo efecto, o bien de acuerdo con su
(2), ao fim do qual a General de la Naciòn de valor secundario o histórico
destinação é efetivada. Colombia)
Também chamado período de
retenção ou prazo de retenção
(Dicionário Brasileiro de
Teminologia Arquivística)
(Prazo de guarda o Prazo de
arquivamento).

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

148
 Plazos de conservación / Período Plazos de retención Número Plazo de conservación: Período de
de retención/ Plazo preventivo de de años que la serie tiempo que se guarda la
conservación documental debe ser retenida documentación antes de proceder al
en cada uno de los niveles de cumplimiento de una decisión pre
Período durante el cual se mantiene
archivo: Archivo de Gestión, establecida ya sea esta de traslado,
en suspenso la decisión de eliminar
Archivo Periférico, Órgano de transferencia o eliminación. Período
una serie documental, a pesar de
Administración de Archivos de durante el cual se mantiene en
que hayan prescrito sus valores
la entidad (archivo central) La suspenso la decisión de eliminar
primarios, para prevenir la
suma es el número total de una serie documental, a pesar de
posibilidad de que pueda tener
años de retención. (Esta que hayan prescrito sus valores
alguna utilidad administrativa.
definición ha sido extraída de primarios, para prevenir la
Terminis de conservació / las instrucciones para resolver posibilidad de que pueda tener
Períodes de retenció el formato de Inventario de alguna utilidad administrativa. El
Series Documentales, plazo de conservación, por su parte,
No se ha localizado una definición Directiva Nº 004-86-AGN- constituye el componente director
explícita, aunque se da por hecho DGAI, Normas para la de la tabla. Es, esencialmente, una
que es el plazo determinado por las formulación del Programa de norma, fijada a partir del análisis de
tablas de valoración para su Control de Documentos para los valores primario y secundario
disposición final, ya sea la los archivos administrativos del que presentan los documentos, así
destrucción o su transferencia. Sector Público Nacional) como de la función de prueba
administrativa, legal, financiera y la
función de testimonio patrimonial
que poseen.[15]

Preservación /Preservação /Preservaciòn Documental /Preservació

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Preservación: es el conjunto de Preservação: prevenção da Preservaciòn Documental. La preservación es el conjunto de

operaciones que se ejecutan para deterioração e danos em (Véase Conservación de medidas necesarias para mantener
proteger y resguardar los documentos, por meio de Documentos). (Acuerdo 07 de la integridad de los documentos y su
documentos y las colecciones adequado controle ambiental 1994. Archivo General de la contenido informativo. Reglamento
documentales como portadoras de e/ou tratamento físico e/ou Naciòn) de la Ley No. 7202 del Sistema
información, de algún daño o peligro químico. (Dicionário Brasileiro Nacional de Archivos. No. 24023-
para facilitar su permanencia en el

149
tiempo. de Teminologia Arquivística) CCapítulo IV. Artículo 70.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Preservación PREVENCIÓN Preservación. La totalidad de Preservación: Es la adopción Preservación: Conjunto de medidas

principios, políticas y de las medidas básicas para cautelares destinadas al resguardo
Conjunto de procedimientos
estrategias que controlan las mantener la integridad de los y aseguramiento de la integridad
intelectuales y mecánicos
actividades destinadas a documentos con el fin de evitar física de la documentación.
destinados a asegurar la
asegurar la estabilización su deterioro o pérdida. Véase: Conjunto de medidas anticipadas al
perdurabilidad de los documentos.
física y tecnológica, así como Conservación, Restauración deterioro físico de la
Preservació la protección del contenido (Glosario del Archivo de la documentación.
intelectual de materiales Pontificia Universidad Católica
Actuaciones dirigidas no únicamente (datos, documentos o del Perú)
al mantenimiento o conservación del archivos)
documento electrónico en las
condiciones en las cuales ha sido Preservación archivística.
creado, sino también para prevenir y Esbilización y protección física
evitar cualquier posible pérdida, y tecnológica del contenido
alteración o deterioro. intelectual de documentos de
archivo para su preservación
InterPARES. Directrius per al continua, perdurable, estable,
preservador. (Nota a la traducción, duradera, ininterrumpida,
L-E. Casellas) Barcelona: inquebrantada, sin un final
Associació d’Arxivers de Catalunya, previsto.
2009, p. 8
Preservación de
CONSERVACIÓN PREVENTIVA documentos de archivo.
Acciones dirigidas a modificar el conjunto de principios,
entorno físico (edificio y depósito) o políticas, reglas y estrategias
ambiental en dónde se encuentra la que rigen la estabilización
documentación, como por ejemplo el física y tecnológica así como la
control de la humedad, la protección del contenido
temperatura, la contaminación, la intelectual de los documentos
luz, el mobiliario y los contenedores de archivo adquiridos, con
(cajas, fundas, carpetas, etc.). objeto de lograr en ellos una
secuencia de preservación
[AAC. Manual d’arxivística i gestió

150
 documental. Barcelona: Associació continua, perdurable, estable,
d'Arxivers de Catalunya 2009, p. duradera, ininterrumpida,
410] inquebrantada sin un final
previsto.
Preservación digital.
Proceso específico
paramantener los materiales
digitales durante y a través de
las diferentes generaciones de
la tecnología a través del
tiempo, con independencia de
donde residan. InterPARES.
The International Research on
Permanent Authentic Records
in Electronic Systems. TEAM
México "Glosario InterPARES
de preservación Digital".
Versión en español. "Beta" 1.2
Marzo 2010. México

Selección Documental/ Seleção /Selección documental/ Selecció / Tria

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Selección Documental: es un Seleção: separação dos Selección documental: Selección documental:

proceso técnico por el cual se documentos de valor Disposición final señalada en
Proceso de trabajo esencial de la
establece el tiempo en que los permanente daqueles las tablas de retención o de
Administración de Documentos en el
documentos de archivo sirven a passíveis de eliminação, valoración documental y
que se determinan las acciones de
fines administrativos y cuáles de mediante critérios e técnicas realizada en el archivo central
disposición documental asociadas a
ellos han de conservarse para que previamente estabelecidos em con el fin de escoger una
la conservación permanente de los
sirvan a fines de investigación. tabela de temporalidade. muestra de documentos de
archivos como memoria y testimonio
(Dicionário Brasileiro de carácter representativo para su
histórico. Está precedido de las
Teminologia Arquivística) conservación permanente.
acciones de identificación y
Úsanse también “depuración” y
valoración documental.
“expurgo”. (Acuerdo 027 de

151
 2006. Archivo General de la Grupo Iberoamericano de
Naciòn de Colombia) Tratamiento de Archivos
Administrativos. (1997). Hacia un
Diccionario de Terminología
Archivística. Bogotá: GITAA. pág.,
111.
Seleccionar es el método mediante
el cual se analiza el valor de los
documentos en sus diferentes
etapas, y se determina su
eliminación o su conservación.
Reglamento de la Ley No. 7202 del
Sistema Nacional de Archivos. No.
24023-CCapítulo IV. Artículo 87.
“Dentro de la archivística
contemporánea las técnicas de
selección documental más comunes
que se han seguido son por tipo
documental, por serie documental y
por originales múltiples y copias.”
[1][1] Reglamento a la Ley 7202 Art.
136.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Selección Operación intelectual y Valoración. Procedimiento Selección documental La Selección documental: Proceso
material de localización de las que permite determinar el selección es un proceso técnico por el cual se establece el
fracciones de serie que han de ser calendario de conservación archivístico que consiste en tiempo en que los documentos de
eliminadas o conservadas en virtud de los documentos de archivo. identificar, analizar y evaluar archivo sirven a fines
de los plazos establecidos en el Norma ISAD (G), 2000. todas las series documentales administrativos y cuáles de ellos han
proceso de valoración. Actividad que consiste en el de cada entidad para de conservarse para que sirvan a la
análisis e identificación de los determinar sus períodos de investigación.
Selecció / Tria valores documentales retención, en base a los cuales
Identificación, bajo criterios para establecer criterios de se formulará el Programa de
archivísticos, de documentos, para disposición y acciones de Control de Documentos. El
determinar su eliminación o transferencia. Lineamientos PCD es un instrumento que
Generales para la contiene los plazos de

152
 conservación. Organización y Conservación retención para la transferencia
de los archivos de las y/o eliminación de todas las
[NODAC, 2007]
dependencias y entidades de series documentales de cada
la Administración Pública entidad. (Norma SNA. 04
Federal. Diario Oficial de la Selección Documental, 1985)
Nación, febrero 20, 2004

Serie Documental / Série / Sèries documentals

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Serie Documental: Es la sucesión Série: subdivisão do quadro Serie documental: Conjunto SERIE Conjunto de documentos
ordenada de documentos orgánica y de arranjo que corresponde a de unidades documentales de generados por un sujeto productor
funcionalmente relacionados, uma seqüência de documentos estructura y contenido en el desarrollo de una misma
generados por una entidad relativos a uma mesma função, homogéneos, emanadas de un actividad administrativa y regulado
productora determinada, en el atividade, tipo documental ou mismo órgano o sujeto por la misma norma de
desarrollo de una misma actividad assunto. (Dicionário Brasileiro productor como consecuencia procedimiento. Ministerio de Cultura
administrativa y regulados por la de Teminologia Arquivística) del ejercicio de sus funciones "Diccionario de Terminología
misma normativa de procedimiento. específicas. Ejemplos: Archivística". 2ed. Madrid 1995,
(HEREDIA HERRERA, Antonia historias laborales, contratos, pág., 51.
2006 "¿Qué es un Archivo? " Gijón, actas e informes, entre otros.
edic Trea, Colección Archivos Siglos Subserie: Conjunto de
XXI, p114 y 115 ) unidades documentales que
forman parte de una serie,
identificadas de forma
separada de ésta por su
contenido y sus características
específicas. (Acuerdo 027 de
2006. Archivo General de la
Nación de Colombia)

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

153
Series documentales Conjunto de Serie. Documentos Serie documental Serie Serie documental: Conjunto de
documentos generados por un organizados de acuerdo con documental es el conjunto de unidades documentales de
sujeto productor en el desarrollo de un sistema de archivo o documentos que poseen estructura y contenidos
una misma actividad administrativa y conservados formando una características comunes, el homogéneos emanados de un
regulado por la misma norma de unidad como resultado de una mismo tipo documental mismo órgano o sujeto productor
procedimiento. misma acumulación, (informes, memorandos, libros como consecuencia del ejercicio de
del mismo proceso archivístico de contabilidad, etc.) o el sus funciones específicas.
Sèries documentals o de la misma actividad, que mismo asunto y que por
Conjunto de unidades documentales tienen una forma consiguiente son archivados,
homogéneas organizadas de particular, o como usados y pueden ser
acuerdo con un sistema de consecuencia de cualquier transferidos, conservados o
clasificación o conservadas como relación derivada de su eliminados como unidad.
una unidad por el hecho de ser el producción, (Directiva Nº 004-AGN-DGAI-
resultado de un mismo proceso de recepción o utilización. Norma 86, Normas para la
formación o de clasificación, o de la ISAD (G), 2000. formulación del Programa de
misma actividad, porque tienen una Control de Documentos para
misma tipología, o por cualquier otra los archivos administrativos del
relación derivada de su producción, Sector Público Nacional)
recepción o uso.
[NODAC, 2007]

Soporte /Suporte /Soporte Documental/ Suport

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Soporte Documental: es la materia Suporte: material no qual são Soporte Documental: Medios SOPORTE Material físico en el que
física, en la que se contiene o registradas as informações. en los cuales se contiene la se registra la información (papel,
soporta la información registrada (Dicionário Brasileiro de información, según los pergamino, papiro, cintas y discos
(por ejemplo, tableta de barro, Teminologia Arquivística) materiales empleados. magnéticos, películas fotográficas,
papiro, papel, volumen Además de los archivos en etc) Ministerio de Cultura
encuadernado, pergamino, película, papel existen los archivos "Diccionario de Terminología
cinta magnética). audiovisuales, fotográficos, Archivística". 2ed. Madrid 1995,
fílmicos, informáticos, orales y pág., 53.
sonoros. (Minimanual No 4. Soporte (Medium). El material físico,

154
 Tablas de Retención y contenedor y/o portador en el cual
Transferencias Documentales. está recogida la información (i.e.
Archivo General de la Nación. tablilla de arcilla, papiro, papel,
2001) pergamino, película, cinta
magnética). NORMA ISAD G

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Soporte Soporte. Material físico o Soporte Es el material en el Soporte: Medio físico en el que se
substancia sobre la cual la que se asienta la información sustenta la información registrada.
Material físico en el que se registra
información se registra o documentada. Ejemplo el
la información (papel, pergamino,
almacena. También se le papel para los documentos
papiro, cintas y discos magnéticos,
conoce como medio o medio textuales. (Glosario del Archivo
películas fotográficas, etc.)
electrónico. InterPARES. The de la Pontificia Universidad
Suport International Research on Católica del Perú)
Permanent Authentic Records
Medio físico utilizado para registrar in Electronic Systems. TEAM
la información. Los materiales más México "Glosario InterPARES
utilizados son el papel, el pergamino de preservación Digital".
y el plástico. Versión en español. "Beta" 1.2
[NODAC, 2007] Marzo 2010. México

Tablas de Plazo de Conservación/ Tabela de temporalidade/ Tabla de retención documental/ Taules d’Avaluació Documental

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Tabla de Plazos de Retención y Tabela de temporalidade: Tablas de plazos: Son los

Tabla de retención
Destino Final de los Documentos: instrumento de destinação, instrumentos técnicos que describen
documental: Listado de series,
Documento que sintetiza la tarea de aprovado por autoridade las características formales y
con sus correspondientes tipos
evaluación de las series competente, que determina sustantivas de los documentos y sus
documentales, a las cuales se
documentales, en el que se prazos e condições de guarda relaciones funcionales, para su
asigna el tiempo de
determina la cantidad de tiempo que tendo em vista a transferência, valoración, selección, eliminación o
permanencia en cada etapa del
se conservará y se planifica su recolhimento, descarte ou transferencia. Reglamento del

155
destino a lo largo de su ciclo vital. eliminação de documentos. ciclo vital de los documentos. Sistema de Archivos. Universidad de
Puede presentarse con distintos (Dicionário Brasileiro de Costa Rica., pág., 5.
Tabla de valoración
formatos y con cantidad variable de Teminologia Arquivística)
documental: Listado de
columnas, de acuerdo a las
asuntos o series documentales
necesidades de la institución, desde
a los cuales se asigna un
un sencillo listado con el tipo
tiempo de permanencia en el
documental y su destino final, hasta
archivo central, así como una
complejas planillas que incluyen
disposición final. (Acuerdo 027
número de código, denominación de
de 2006. Archivo General de la
la serie, tipo documental, contenido,
Naciòn de Colombia)
datos acerca de los caracteres
externos, (soporte, si es original o
copia) plazos de vigencia, de
prescripción, de conservación en el
Archivo Administrativo e Intermedio,
destino final, tipo de muestreo a
realizar y observaciones.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

_ Catálogo de disposición Tabla de plazos de retención Tablas de Plazo de

documental. Es el registro La Tabla de retención de Conservación/Tabla de retención:
general, sistemático y documentos es la utilizada para Listado de tipos documentales o
normalizado de los valores de registrar esquemáticamente los asuntos a los que se les asigna el
disposición de todos los asuntos principales y los títulos tiempo en meses o años que han de
Taules d’Avaluació Documental documentos existentes, ya sean de las series documentales que ser retenidos los documentos, una
Instrumento formal que define los producidos o recibidos en un la integrar. (Directiva Nº 004- vez concluida su vigencia, para
períodos de retención i les acciones sistema administrativo. AGN-DGAI-86, Normas para la responder a posibles reclamaciones
de disposición autorizados para los Introducción a la Operación de formulación del Programa de o para servir de sustento o
documentos descritos en la tabla. Archivos en Dependencias y Control de Documentos para antecedentes. La Tabla de
Entidades del Poder Ejecutivo los archivos administrativos del conservación es un instrumento de
Federal. Archivo General de la Sector Público Nacional) gestión –totalmente integrado al
[MoReq2, versión catalana. 2010, p. Nación México. proceso administrativo- que agrupa
214, adaptado del glosario de gestión los plazos de conservación de que
Registro General y sistemático
de documentos de los Archivos dispone una institución para
que establece los valores
Nacionales de Australia] racionalizar la conservación de sus
documentales, los plazos
documentos.
de conservación, la vigencia

156
Retention and disposition Schedule. documental, la clasificación de Tabla de temporalidad: Instrumento
reserva o confidencialidad aprobado por la autoridad
y el destino final. Lineamientos competente que regula el destino
Generales para la Organización final de los documentos, define
y Conservación de los plazos para su guarda temporaria, en
archivos de las dekpendencias función de sus valores y determina
y entidades de la plazos para su traslado, transferencia
Administración Pública Federal. o eliminación
Diario Oficial de la Nación,
febrero 20, 2004

Tipo Documental/ Tipologia documental / Tipus documental

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Tipo Documental: Conjunto de Tipo documental: divisão de Tipo documental: Unidad TIPO DOCUMENTAL Unidad
características externas e internas espécie documental que reúne documental simple originada en documental producida por un
que reúne un documento para un fin documentos por suas una actividad administrativa, organismo en el desarrollo de una
específico. características comuns no con diagramación, formato y competencia concreta, regulada por
que diz respeito à fórmula contenido distintivos que sirven una norma de procedimiento y cuyo
diplomática, natureza de como elementos para formato, contenido informativo y
conteúdo ou técnica do registro. clasificarla, describirla y soporte son homogéneos (por
São exemplos asignarle categoría diplomática. ejemplo, el expediente personal).
de tipos documentais cartas (Acuerdo 027 de 2006. Archivo Ministerio de Cultura "Diccionario de
precatórias, cartas régias, General de la Nación de Terminología Archivística". 2ed.
cartas-patentes, decretos sem Colombia). Madrid 1995, pág., 54.
número, decretos-leis, decretos
Tipo Documental: Unidad documental
legislativos, daguerreótipos,
producida por un organismo en el
litogravuras, serigrafias,
desarrollo de una competencia
xilogravuras. (Dicionário
concreta, regulada por una norma de
Brasileiro de Teminologia
procedimiento y cuyo formato,
Arquivística)
contenido informativo y soporte son
homogéneos (por ejemplo, el

157
 expediente personal). Grupo
Iberoamericano de Tratamiento de
Archivos Administrativos. (1997).
Hacia un Diccionario de Terminología
Archivística. Bogotá: GITAA. pág.,
119
Tipo documental. Clase de
documentos que se distingue por la
semejanza de sus características
físicas (por ejemplo, acuarelas,
dibujos) y/o intelectuales (por
ejemplo, diarios, dietarios, libros de
actas). (Form) Consejo Internacional
de Archivos. ISAD (G) Norma
Internacional General de Descripción
Archivística. Madrid 2000, pág. 18.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Tipo Documental Tipo documental. Clase de Tipo Documental Aspecto Tipo Documental: Unidad
documentos que se distinguen formal que toma el documento documental producida por un
Unidad documental producida por un
por la semejanza de en razón del objeto. (Glosario organismo en el desarrollo de una
organismo en el desarrollo de una
sus características físicas del Archivo de la Pontificia competencia concreta, regulada por
competencia concreta, regulada por
(acuarelas, dibujos, etc.) y/o Universidad Católica del Perú). una norma de procedimiento y cuyo
una norma de procedimiento y cuyo
intelectuales (diarios, libros de formato, contenido informativo y
formato, contenido informativo y
actas, cartas, etc.) Norma ISAD soporte son homogéneos.
soporte son homogéneos (por
(G), 2000. Fuente: Diccionario de terminología
ejemplo, el expediente personal).
archivística. MCU. España, 1993.
Tipologia documental Tipo / Modelo: Modelo que identifica
a documentos de archivos que
TIPO DE DOCUMENTO expresan una misma actividad.
Documento que comparten
características comunes. Por
ejemplo, documentos con los mismos
formatos, contenidos, requisitos de
retención y disposición y/o
metadatos.

158
 [MoReq2, versión catalana. 2010, p.
214. Document type]

Transferencia/ Transferência/ Transferència documental:

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Transferencia: Es el cambio de Transferência: passagem de Transferencia documental: Transferencia: La transferencia es la

custodia, la propiedad y/o documentos do arquivo Remisión de los documentos suma de las actividades mediante las
responsabilidad de los documentos corrente (2) para o arquivo del archivo de gestión al cuales los documentos producidos o
de archivos intermediário (2). (Dicionário central, y de éste al histórico, recibidos por una oficina, en
([Link] Brasileiro de Teminologia de conformidad con las tablas cumplimiento de sus funciones, se
[Link] - Norma ISO 15489-1). Arquivística) de retención y de valoración organizan para que ingresen a una
documental vigentes. (Acuerdo etapa superior de archivo. El flujo
027 de 2006. Archivo General racional señala que los archivos de
de la Nación de Colombia) gestión envían los documentos a los
archivos centrales de las
instituciones, y éstos los transfieren a
la etapa final de archivo. (Pág. del
DGAN)
TRANSFERENCIA Procedimiento
habitual de ingreso de fondos en un
archivo mediante traslado de las
fracciones de series documentales,
una vez que éstas han cumplido el
plazo de permanencia fijado por las
normas establecidas en la valoración
para cada una de las etapas del ciclo
vital de los documentos. Ministerio de
Cultura "Diccionario de Terminología
Archivística". 2ed. Madrid 1995, pág.,

159
 54.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Transferencia Procedimiento Transferencia. Traslado Transferencia La transferencia Transferencia: Proceso por el que
habitual de ingreso de fondos en un controlado y sistemático de de documentos es un los fondos documentales o las series
archivo mediante traslado de las expedientes de consulta procedimiento archivístico que son enviados a la siguiente fase del
fracciones de series documentales, esporádica de un archivo de consiste en el traslado de los ciclo vital de los documentos, de
una vez que éstas han cumplido el trámite al archivo de documentos de un archivo a acuerdo con su edad. Supone tanto
plazo de permanencia fijado por las concentración (transferencia otro al vencimiento de los la entrega ordenada de los
normas establecidas en la valoración primaria) y de expedientes que períodos de retención documentos como el traspaso de las
para cada una de las etapas del ciclo deben conservarse de manera establecidos en los programas responsabilidades que les afecten
vital de los documentos. permanente, del archivo de de control de documentos. (custodia, conservación, de
concentración al archivo (Directiva Nº 005-AGN-DGAI- tratamiento adecuado, de servicio
Transferència histórico (transferencia 86, Normas para la eficaz a los usuarios) y los derechos
Traspaso de un archivo a otro de un secundaria). Lineamientos Transferencia de los archivos sobre esos documentos. Proceso por
número determinado de documentos Generales para la Organización administrativos del Sector el que los fondos o series
en consonancia con su valor y Conservación de los Público Nacional) documentales son enviados al
documental y los plazos de archivos de las dependencias y archivo correspondiente a la
conservación de estos en función de entidades de la Administración siguiente fase del ciclo vital de los
sus fases documentales: activa, Pública Federal. Diario Oficial documentos, sin cesión de derechos
semiactiva o histórica. de la Nación, febrero 20, 2004. sobre los mismos.

[AAC. Manual d’arxivística i gestió

documental. Barcelona: Associació
d'Arxivers de Catalunya 2009, p. 179,
extraída de SGGDA, 1999, p. 70]

Valor Primario/ administrativo / Valor primari o administratiu

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Valor Primario o Administrativo: Es Valor administrativo / Valor primario: Cualidad VALOR ADMINISTRATIVO Aquél

160
el que presenta un documento: primário: valor que um inmediata que adquieren los que posee un documento para la
mientras responde a la necesidad o documento possui para a documentos desde que se Administración de origen o aquella
al asunto para el que fue creado; atividade administrativa de uma producen o se reciben hasta que le sucede como testimonio de
mientras puede servir para iniciar o entidade produtora, na medida que cumplen sus fines sus procedimientos y actividades. (V.
responder a una acción em que informa, fundamenta ou administrativo, fiscales, legales Valor primario).
administrativa o judicial motivada por prova seus atos. (Dicionário y/o contables. (Acuerdo 027 de Ministerio de Cultura "Diccionario de
un reclamo, o mientras puede usarse Brasileiro de Teminologia 2006. Archivo General de la Terminología Archivística". 2ed.
como antecedente de otro Arquivística) Naciòn de Colombia) Madrid 1995, pág., 56. /
documento. Se dice que es un valor VALOR PRIMARIO Aquél que va
transitorio, porque es un valor que se unido a la finalidad inmediata por la
agota. (FENOGLIO, Norma, Apuntes cual el documento se ha producido
de Cátedra de Selección Documental, por la institución de carácter fiscal,
2009, UNC.) judicial, jurídico-administrativo, etc.
Ministerio de Cultura "Diccionario de
Terminología Archivística". 2ed.
Madrid 1995, pág., 57.
Todas las instituciones productoras
de documentos son las responsables
de fijar la vigencia administrativa y
legal de cada tipo documental. La
Comisión únicamente determinará el
valor científico-cultural de los
documentos.
Reglamento de la Ley No. 7202 del
Sistema Nacional de Archivos. No.
24023-C Capítulo V. De la
organización y funcionamiento de la
Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de documentos Artículo
129.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

161
Valor primario Valor documental. Condición Valor temporal o
de los documentos que les administrativo Los
Aquél que va unido a la finalidad
confiere características documentos de valor temporal
inmediata por la cual el documento se
administrativas, legales, fiscales son aquellos que por su
ha producido por la institución de
o contables en los archivos de contenido dejan de ser
carácter fiscal, judicial, jurídico-
trámite o concentración (valores imprescindibles y sin
administrativo. Etc.
primarios); o bien, evidenciales, trascendencia una vez cumplido
Valor primari testimoniales e informativas en el fin administrativo, fiscal,
los archivos históricos (valores contable, legal y otros que los
Es el que corresponde al motivo por secundarios). Lineamientos originaron. (Directiva Nº 004-
el cual se han creado los Generales para la Organización AGN-DGAI-86, Normas para la
documentos. Existe mientras sirve a y Conservación de los archivos formulación del Programa de
la institución que lo ha producido o a de las dependencias y Control de Documentos para
su destinatario. Este valor existe en entidades de la Administración los archivos administrativos del
los momentos de trámite Pública Federal. Diario Oficial Sector Público Nacional)
administrativo y de vigencia de los de la Nación, febrero 20, 2004 Facetas del valor temporal:
documentos. Los principales
administrativa, contable, legal y Valor Primario/ administrativo: Es
aspectos de estos documentos son
fiscal. (Definiciones usadas por el valor que tienen todos los
los valores administrativo, fiscal, legal
Aída Mendoza en clase) documentos para la Administración u
o científico i técnico. Administrativa Es la que Organización que los ha originado y
[CNATD. Normes i procediments de contempla la relación existente que será un valor efímero.
valoración documental per a arxius entre el documento y el
públics. Barcelona: Genetalitat de procedimiento o trámite que
Catalunya, 1997. p. 18] cumple dentro de las
actividades de una institución.
El valor primario se refiere a los Ejemplo: Hoja de servicios
motivos por los cuales un documento Contable Presentan esta faceta
ha sido creado y tienen importancia los documentos que revisten
para la organización que lo ha interés pecuniario. Ejemplo:
originado. El valor primario se divide Orden de pago, notas de
en tres tipos: contabilidad, facturas, etc.
- valor administrativo… Legal Es la que presentan, en
general, los documentos con
- valor legal… carácter jurídico como los
- valor fiscal… dispositivos legales de
cualquier nivel jerárquico o
administrativos. Ejemplo:
[AAC. Manual d’arxivística i gestió Resoluciones, leyes, regla-

162
 documental. Barcelona: Associació mentos, directivas, etc.
d’Arxivers de Catalunya 2009, p 194] Igualmente aquellos docu-
mentos con formalidades de ley
como: contratos, convenios,
etc. Fiscal. Suele confundirse
con la faceta contable. Son
importantes para la institución
aquellos documentos con los
cuales se prueba el
cumplimiento de las
obligaciones de las instituciones
con el fisco. Ejemplo: pago de
aranceles, pago de servicios
públicos, contribuciones, tasas
e impuestos, etc.

Valor Secundario/ histórico / Valor secundari o històric

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Valor Secundario: Es el que Valor permanente / Valor permanente o Todos los documentos con valor científico-
aflora una vez agotado el valor secundário: valor probatório secundario: Cualidad cultural son bienes muebles y forman parte
primario y, por lo general, ou valor informativo que atribuida a aquellos del patrimonio científico-cultural de Costa
trasciende el motivo de su justifica a guarda permanente documentos que, por su Rica. La determinación del valor científico-
creación. (FENOGLIO, Norma, de um documento em um importancia histórica, cultural del documento corresponderá a la
Apuntes de Cátedra de Selección arquivo (1). Também científica y cultural, deben Comisión Nacional de Selección y
Documental, 2009, UNC.) chamado valor arquivístico ou conservarse en un archivo. Eliminación de Documentos. Se consideran
valor histórico. (Dicionário (Acuerdo 027 de 2006. de valor científico-cultural aquellos
Brasileiro de Teminologia Archivo General de la Nación documentos textuales, manuscritos o
Arquivística) de Colombia) impresos, gráficos, audiovisuales y legibles
por máquina que, por su contenido, sirvan
como testimonio y reflejen el desarrollo de
la realidad costarricense, tales como: actas,
acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes,
resoluciones, mapas, planos, carteles,

163
 fotografías, filmes, grabaciones, cintas
magnéticas, "diskettes", y los demás que se
señalen en el reglamento de esta ley.
Artículo 3º Ley 7202.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Valor secundario Valor permanente Son

Aquél que obedece a otras documentos de valor
motivaciones que no son la propia permanente los relativos a los
finalidad del documento, tales asuntos administrativos,
como el valor histórico e fiscales contables, legales,
informativo. financieros y otros
indispensables para la
Valor secundari entidad de origen o para otras
entidades. Los referentes a la
Es el valor que se identifica con el protección de los derechos
interés para la investigación. Este ciudadanos Los que reflejan
valor se acentúa cuando los la evolución de la entidad en
documentos han perdido su uso términos de sus atribuciones
para las organizaciones al mismo y las funciones establecidas Valor Secundario/ histórico: Es el que
tiempo que decrece su valor por la ley, la estructura poseen los documentos como fuente para la
administrativo legal o fiscal. Su orgánica, los planes investigación y que será permanente.
interés se basa a largo plazo en operativos y los
las necesidades de investigación y procedimientos
estudio. administrativos. Los que
[CNATD. Normes i procediments aportan una contribución
de valoración documental per a sustancial al estudio y a la
arxius públics. Barcelona: investigación en cualquier
Genetalitat de Catalunya, 1997. p. campo del conocimiento.
19] (Directiva Nº 004-AGN-DGAI-
86, Normas para la
El valor secundarios se refiera al formulación del Programa de
valor, básicamente con finalidades Control de Documentos para
de investigación, que usuarios los archivos administrativos
externos a la organización del Sector Público Nacional)
atribuyen a los documentos. Los

164
documentos que se considere que
tengan de valor secundario serán
aquellos que formarán parte del
patrimonio documental.
[AAC. Manual d’arxivística i gestió
documental. Barcelona: Associació
d’Arxivers de Catalunya 2009, p
194]

VIGENCIA DOCUMENTAL / Vigència documental

Argentina Brasil Colombia Costa Rica

Vigencia: es el tiempo durante el Vigência: é o intervalo de tempo Vigencia: Cualidad que presenta
cual un documento de archivo durante o qual o documento produz un documento mientras actúa y
obliga, testimonia o informa lo que efeitos administrativos e legais Trámite de documentos: tienen vigor para cumplir lo que
específicamente dice su texto o va plenos, cumprindo as finalidades que Recorrido del documento esta explicito o implícito en su
implícito en su tipo documental. determinaram a sua produção. desde su producción o texto. La vigencia se inicia con la
(FENOGLIO, Norma; Apuntes de (Decreto 2669/2007 que institui o recepción, hasta el firma, sanción o promulgación del
Cátedra de Selección Documental, Plano de Classificação Funcional e a cumplimiento de su función documento y se concluye
2009, UNC.) Tabela de Temporalidade no administrativa. (Acuerdo 027 generalmente por un hecho
Município de Uberaba/MG. de 2006. Archivo General de administrativo tal como el
la Naciòn de Colombia) vencimiento de una fecha o la
creación de otro documento que lo
evoca.

España /Cataluña (Esp.) México Perú Uruguay

Vigencia Plazo de conservación: Periodo de Vigencia Plazo de vigencia Vigencia: Es la fuerza que tiene un
guarda de la documentación en los es el que comprende el documento para obligar, informar
PLAZO DE VIGENCIA
archivos de trámite, de concentración tiempo en que el documento o testimoniar algo.
ADMINISTRATIVA
e histórico. Consiste en la actúa cumpliendo lo que
Período, reglado por las normas de combinación de la vigencia expresa su texto. Ejemplo:
procedimiento, durante el cual los documental y, en su caso, el periodo Manual de Organización y
valores primarios de una serie de reserva que se establezca de Funciones, tiene vigencia

165
documental, de manera simultánea conformidad con lo dispuesto por la hasta que es reemplazado
o sucesiva, mantienen su actividad Ley Federal de Transparencia y por otro que lo modifica.
en mayor o menor grado. Acceso a la Información Pública (Definición usada por Aída
Gubernamental, así como los plazos Mendoza en clase)
Vigència adicionales que correspondan.
Definiciones no explícitas sobre Lineamientos Generales para la
generalidades del concepto. Organización y Conservación de los
archivos de las dependencias y
En general, se atribuye a la fase entidades de la Administración
activa y semiactiva de la Pública Federal. Diario Oficial de la
documentación y, por consiguiente a Nación, febrero 20, 2004
la sobreposición de los valores
primarios.

166