PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

CONTABLES, SEGÚN CALENDARIO TRIBUTARIO.

Presentado por:
NATALIA ANDREA GONZALEZ ZULETA, ID: 000595385

Profesor:
CARMEN ELENA MOSQUERA

Asignatura:
PRACTICA PROFESIONAL II

NRC: 2237

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

UNIMINUTO – SECCIONAL BELLO
FACULTAD DE EDUCACION VIRTUAL Y A DISTANCIA
CONTADURÍA PÚBLICA
BELLO, COLOMBIA
2020
Contenido
Introducción .............................................................................................................................................. 3
Justificación ............................................................................................................................................... 4
Objetivos ................................................................................................................................................... 5
Diagnostico................................................................................................................................................ 6
Alcance...................................................................................................................................................... 7
Marco teórico ............................................................................................................................................ 8
Marco Normativo .................................................................................................................................... 16
Descripción de la empresa ....................................................................................................................... 21
Desarrollo de los objetivos....................................................................................................................... 24
Conclusiones ........................................................................................................................................... 32
Recomendaciones ................................................................................................................................... 33
Referencias.............................................................................................................................................. 34
Anexos .................................................................................................................................................... 35
Cronograma de Actividades ..................................................................................................................... 38
 Introducción

Actualmente las instituciones, empresas y organizaciones generan gran cantidad de

documentos como consecuencia de sus actividades, es ahí donde nace la necesidad de saber

ordenar, clasificar y archivar cada uno de éstos porque al no ser así su gestión administrativa

estaría en desventaja provocando el incumplimiento de objetivos para el cual fue creado, es por

esto que el tratamiento que se le da al archivo es decisivo y muy importante porque está formado

de documentos cuya información es valiosa e influye directamente en la toma de decisiones.

Este Informe de practica presenta una Investigación de campo que tiene como objetivo la

reestructuración del plan de recepción de documentos contables, orientado a garantizar integridad,

autenticidad y confiabilidad en la información contable por cada cliente; su ejecución se enfoca en

la descripción cuantitativa, porque los objetivos, el proceso de investigación y los resultados del estudio

son destinados exclusivamente a los investigadores y al organismo o centro de investigación.

De ese mismo modo pretende proponer procedimientos de control interno para el proceso contable

con el fin de mejorar su nivel de competitividad y asegurar la calidad de la información financiera,

documentando los lineamientos y directrices a llevar a cabo para la correcta recolección y registro de la

información contable.

Gracias a estos resultados la empresa Asesorías Contables actualmente cuenta con un Manual de

Procesos y Procedimientos estructurados de forma manual, adicionalmente una Guía Documental que

servirá de base para una posterior implementación de Gestión Documental y los Manuales de Funciones de

cada cargo que procesa información contable y financiera.

 Justificación

Debido a la ausencia de controles internos en los procesos y actividades que desarrolla la

empresa en base al calendario tributario y a su vez la falta de procedimientos documentados para

ello, se requiere la elaboración de un mecanismo documental para los procesos contables de la

organización, lo que facilitará la comprensión del paso a paso de cada uno de los procesos y el

cumplimiento de las funciones contables garantizando la continuidad de los mismo.

El propósito del informe de práctica es ofrecer un trabajo de calidad mediante la

organización y conservación de archivos para obtener una asistencia eficaz con cada una de las

dependencias. Desde este enfoque, el punto de partida fue el re-diseño de estrategias efectivas que

permitan optimizar la organización documental, la coordinación de procesos y la elaboración de

un plan de mejora para la documentación contable.

Espero como ejecutora de este proyecto de práctica, como futura contadora pública, generar

conocimiento útil para mi desempeño profesional, de modo que me permita un crecimiento

fundamentado en el control, la información de calidad y la objetividad en las decisiones, pues el

perfil profesional se basa en la gestión de la información y la implementación de sistemas que

soporten dentro del ejercicio la facultad de dar fe pública; de igual forma la Universidad en

desarrollo de su función social busca que nosotros los estudiantes fomentemos el crecimiento con

la aplicación del conocimiento adquirido, en una interacción e integración con las comunidades

del entorno, permitiendo estrechar vínculos que conlleven al intercambio de saberes y

experiencias.
 Objetivos

Objetivo general

Rediseñar un sistema de gestión documental para la Oficina Asesorías Contables, a través de

un instrumento complementario que permita administrar su documentación desde el ciclo vital del

documento hasta su disposición final.

Objetivos específicos

- Realizar un diagnóstico sobre la situación actual del proceso de documentación y

metodología del informe de recepción para saber si se está llevando acabo o no la rúbrica
de presentación.

- Reestructurar el procedimiento de control al momento de diligenciar y que sea requerido

para el proceso de recepción de documentos con el fin de tener la información completa en
cada cliente.

- Incorporar a la empresa un documento de información que permita la regulación en las

etapas de utilidad, recepción, trámite, organización y disposición final del cliente.
 Diagnostico

Actualmente la empresa Asesorías Contables y financieras no se generan documentos de forma

indiscriminada sin que responda a una planeación, control y organización de los mismos conforme a unas

funciones específicas. Por lo tanto, no existe una estructura definida para la administración, en

consecuencia, existen diversos problemas, lo cual contribuye a la desorganización, la incompleta

información, tiempos de respuesta lentos y en algunas ocasiones deficiencia a la hora de la entrega.

El presente informe de practica tiene un enfoque predominantemente cuantitativo, porque los

objetivos, el proceso de investigación y los resultados del estudio son destinados exclusivamente a los

investigadores y al organismo o centro de investigación. La población no tiene que conocerlos ni

discutirlos.

De este modo y conociendo la manera de operar en el proceso y teniendo en cuenta que se debe

incurrir en estos deberes tributarios de los clientes de manera consecutiva, nace la necesidad de hacer una

evaluación en la metodología que se tiene frente al calendario de obligaciones tributarias, por medio del

manejo y gestión eficiente y eficaz de las obligaciones en estudio.

Por eso desde el punto de vista contable es conveniente que se proponga mejorar la organización de

la plantilla con la que se cuenta en el momento para el funcionamiento y la evaluación de los procesos de

documentación de las obligaciones tributarias de los clientes y contribuir a disminuir los riesgos que se

pueden controlar y manejar durante el proceso de prácticas.

Procedimiento:

1. Elaboración de Propuesta.

2. Diagnóstico del proceso de gestión documental.

3. Elaboración del informe final.

 Alcance

El informe de practica incluye el análisis, reestructuración de un modelo más complementado para la

administración y control de las diferentes bases que se manejan frente al calendario tributario, va

encaminado a dar cumplimento con los objetivos y garantizando la organización transparente y la gestión

administrativa, dentro de la estrategia.

La gestión documental servirá de apoyo a los procesos al interior de la empresa Asesorías Contables

teniendo en cuenta el ciclo vital del documento en sus diferentes etapas: diligenciarían, recepción,

organización, conservación y disposición; con el fin de traer beneficios para la empresa en tiempo, agilidad

y una transparente información en el proceso de práctica.

 Marco teórico

Este marco permitirá contextualizar la investigación, ampliando el horizonte de estudio y

haciendo homogéneo el lenguaje técnico empleado. Para cumplir con los objetivos establecidos

para el desarrollo de esta práctica, se debe tener en cuenta los aportes de diferentes escuelas y

enfoques, se presentan los conceptos, definiciones y teorías científicas que sirven de base para

fundamentar la investigación realizada, así como para sustentar la propuesta de solución al

problema planteado.

. Bajo este postulado, la reconformación de un Sistema Documental toma la importancia

requerida y se restituye en herramienta estratégica, soporte de la información que argumenta las

decisiones que comunica los hechos tributarios y a su vez permite el control desde la perspectiva

organizacional, buscando dar respuesta a las necesidades sociales en términos de medición,

control y comunicación.

Gestión documental

(Archivo General de La Nación, 1994, pág. 78) Define Gestión documental como el

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su

destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

El sistema de gestión documental debe asegurar la asignación de recursos económicos,

humanos y físicos que permitan el desarrollo armónico de las distintas fases archivísticas con los

criterios operativos del mismo. Con la realización del Sistema de gestión documental se pretende

lograr los siguientes aspectos:

  Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje

natural de la administración, para el funcionamiento de la misma, elementos de

apoyo decisivos para la transparencia y el control de la gestión y garantía de los

derechos individuales y colectivos.

 La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción

hasta su destino final.

 Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de

sistemas eficientes.

 Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos

y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,

confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

 Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Clasificación documental

(Godoy , 2001, pág. 27) La Clasificación documental consiste en la labor donde se

identifican y establecen las Series numéricas que componen cada agrupación documental (fondo,

sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

La clasificación documental comprende o identifica los siguientes aspectos: El proceso,

Principio de procedencia, Orden original y Funciones que a continuación se explica.

El proceso

Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento

sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la

estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las

dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Principio de procedencia

En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores

de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos

(secciones y sub secciones documentales). Los institucionales están referidos a la totalidad de los

documentos producidos por una entidad. En lo que respecta a los productores administrativos, la

procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o

secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.

Orden original

Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del conocimiento de los

procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para

el desarrollo de un trámite.

Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos

atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo. Esto sólo

se puede lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos,

conocen sus funciones y su participación en los diferentes trámites administrativos.

Funciones
 En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación

documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento,

en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institución hay

funciones comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas,

que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal,

presupuesto, asuntos jurídicos, etc.).

Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola

diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

Procesos técnicos

(Gaitan, 2002) El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los

procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental:

Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la

elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A

continuación, se detalla cada uno.

Identificación

La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la

documentación motivo de análisis. Como ya se anotó, la identificación de las secciones, series y

subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura

orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación,

permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir.

 Valoración

El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el

establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases

de archivo.

La valoración en el ciclo vital

Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los

documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el

uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán

determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases

hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no

documentos con VALORES SECUNDARIOS.

Selección

La selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

documentación por medio del muestreo. La selección documental permite:

a. Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la

administración o por el usuario externo.

b. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad

productora.

c. Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.

d. Garantizar la conservación documental.

 Eliminación

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal,

fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la

tecnología.

a. La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es

responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.

b. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que

han sido de antemano señalados como eliminables.

c. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada. La

eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

d. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias

primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y

este al histórico, En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su

respectivo inventario.

Normas básicas de organización del archivo.

(Sevilla, 2018) Según la Norma Básica de Organización de Archivo de Oficina34, se debe

tener en cuenta los siguientes parámetros:

 La documentación informativa de consulta habitual en la unidad ha de organizarse

separada del resto de los documentos generados o recibidos en la tramitación de un

expediente.
  Hay que determinar el título oficial del expediente, que generalmente suele venir

establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia documentación.

 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente

carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo.

 Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar en

la carpetilla: Tipo de documento que se archiva, título del documento, fecha de

elaboración del documento.

 No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier

tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar

un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo

extrajo.

 Llevar un control de la documentación que se extrae del archivo, con el fin de llevar

la trazabilidad del expediente.

 Los criterios para formar un expediente deben

Estudio de métodos.

(Saldaña, 2011) El estudio de métodos se basa en ocho etapas fundamentales para su óptimo

desarrollo los cuales son:

- Seleccionar el tipo de trabajo que se va a estudiar

- Registrar datos observados y necesarias de información

- Examinar de manera analítica los métodos de trabajo actual

- Establecer un método más práctico de mejora.

- Evaluar diferentes opciones para realizar un nuevo método comparando la relación costo-

eficacia entre el nuevo método actual.

- Definir el método nuevo en forma clara a personas que puedan concernir Quien lo va a

hacer (Dirección, capataces y trabajadores).

- Implantar el nuevo método con una práctica normal formando todas las personas que han

de utilizarlo.

- Controlar La aplicación del método nuevo para evitar el uso del método.
 Marco Normativo

En Colombia la gestión de documentos se enmarca de acuerdo a las siguientes normas:

ISO 15489-1. Gestión de documentos. Generalidades. Declaración de principios dirigida a

la Alta dirección o altos cargos que toman decisiones, estrategia, políticas, etc.

Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas:

 ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

 ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

 ETAPA C: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

 ETAPA D: EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES

ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices. Explicación de la metodología de diseño.

Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas:

 ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS

REQUISITOS.

 ETAPA F: DISEÑO DE UN SISTEMAS DE GESTIÓN

 ETAPA G: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

 ETAPA H: REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN.

(Elizalde & Daza, 2016)

Etapa Actividades

Objetivo: proporcionar la comprensión del contexto en el que la

organización desarrolla su actividad, con el fin de identificar los
factores que influyen en la necesidad de crear y mantener documentos
(administrativos, legales, de negocio y sociales), y conocer las
A fortalezas y debilidades con respecto a la gestión de documentos.
Investigación
preliminar Resultados: examen de la misión, visión y valores de la organización,
de su política y estrategia, de sus objetivos, de su estructura
organizativa, de las regulaciones específicas a las cuales están sometidas
sus actividades y de los factores de éxito relacionados con la gestión de
los documentos.
Objetivo: desarrollar un modelo conceptual de qué hace la
organización y de cómo lo hace, examinando cómo interactúan los
documentos con los procesos y las actividades de la empresa.
Se puede proceder a identificar y analizar los procesos y actividades de
la organización y examinar los circuitos documentales que se siguen
para llevar a cabo estos procesos.
Es útil conocer:
• Los tipos documentales que produce y utiliza cada unidad
•Las atribuciones de cada unidad sobre cada tipo documental
(elaboración, revisión, aprobación, control, archivo, etc.)
•Las aplicaciones informáticas utilizadas para crear y gestionar
los documentos;
B
•Su soporte y su localización;
Análisis de las
•Sus valores documentales y sus plazos de conservación.
actividades de la
organización
Resultados: se puede elaborar una primera versión del cuadro de
clasificación con el fin de mostrar las funciones, actividades y
operaciones que generan documentos. También es útil efectuar un
análisis secuencial que describa mediante diagramas de flujo los
procesos clave de la empresa (por ejemplo, en el caso de una empresa
de edificación y obra civil el proceso que se sigue desde el estudio de
la oferta hasta la finalización del periodo de garantía de la obra,
pasando por las fases de elaboración del proyecto constructivo,
licitación, contratación y ejecución de la obra): los diagramas de
proceso permiten visualizar qué documentos se producen en cada parte
del proceso, como se transmite la información de una unidad a otra, y
quién es responsable en cada momento del manejo y custodia de los
documentos.
Objetivo: determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear
y mantener documentos que evidencien las actividades de la
organización. Estos requisitos se identifican mediante un análisis
sistemático de las necesidades de la organización, las obligaciones
legales y normativas y la rendición de cuentas, tanto con respecto a
C
partes interesadas internas (dirección, personal) como externas (clientes,
Identificación
accionistas, proveedores, contratistas, administración pública).
de los requisitos
Resultados: se puede redactar una primera versión del calendario de
conservación (que determina los plazos durante los cuales se tiene que
preservar la documentación) y de la tabla de acceso y seguridad (que
establece las condiciones de acceso a los documentos).
 Objetivo: paralelamente a la etapa A, B y C, se analizan el sistema de
gestión de documentos y otros sistemas de información relacionados,
con el fin de valorar si incorporan y mantienen los documentos
D
necesarios de una manera fiable, íntegra, exhaustiva, sistemática y
Evaluación
conforme a los requisitos identificados en la etapa anterior.
de los
sistemas
Resultados: como resultado se puede hacer un inventario de los
existentes
sistemas existentes que evalúe el cumplimiento de los requisitos
documentales.
Objetivo: determinar qué políticas, normas y procedimientos se
adoptarán y qué herramientas, tanto informáticas como documentales,
ha- ce falta diseñar e implementar con el fin de asegurar la creación y
el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la
organización.
• En este sentido, estas estrategias pueden incluir
• El establecimiento de políticas, normas o códigos de buenas
E prácticas de gestión
Identificación • La asignación de responsabilidades y competencias
de las • La elaboración de procedimientos e instrucciones de trabajo
estrategias para • El diseño, implementación y administración de nuevos
cumplir con componentes de los sistemas o de nuevos sistemas
los requisitos • La integración de la gestión de documentos en los procesos y
sistemas de la organización.

Resultados: puede ser conveniente presentar un informe, junto con

un resumen ejecutivo, dirigido a la dirección en el cual se planteen
las posibles estrategias de actuación y los beneficios que se esperan
obtener.
Objetivo: traducir las estrategias adoptadas en la etapa anterior en un
plan de actuación que cumpla con los requisitos identificados en la
etapa C y que solucione las deficiencias detectadas en la etapa D. Es-
te plan aporta una visión de conjunto en que se integran los diferentes
elementos del sistema.

Resultados: se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:

Elaborar los instrumentos del sistema de gestión de documentos:
F
cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y
Diseño del
seguridad
sistema de
• Definir los requisitos funcionales o diseñar y desarrollar las posibles
gestión de
aplicaciones informáticas.
documento
• Redactar las primeras versiones de la documentación del sistema de
s
gestión de documentos: manual, procedimientos e instrucciones de
trabajo.
• Establecer una metodología de evaluación del rendimiento del
sistema de gestión de documentos y los mecanismos de supervisión
y control.
• Elaborar un calendario de trabajo en el que se programarán las
tareas previstas para implementar el sistema.
 Objetivo: aplicar el conjunto de estrategias adoptadas poniendo en
marcha el plan de actuación diseñado en la etapa anterior, con una
alteración mínima de las actividades diarias.
G
Resultados: se pueden llevar a cabo las siguientes actuaciones:
Implementación
Revisión y aprobación de los instrumentos del sistema de gestión de
del sistema
documentos
de gestión de
Puesta en marcha, en fase de prueba, de las aplicaciones informáticas
documentos
Revisión, aprobación y publicación del manual, los procedimientos y
las instrucciones de trabajo
Formación del personal; Reorganización
del depósito de archivo.
Objetivo: evaluar y medir la eficacia del sistema de gestión de
documentos con el fin de corregir las deficiencias detectadas.
H
Revisión Resultados: se puede entregar a la dirección un informe de revisión
posterior a la en el que se detallarán las discrepancias observadas y se propondrán
implementació las acciones adecuadas para corregir las disconformidades que se
n hayan encontrado y adoptar las oportunidades de mejora que no se
hayan previsto en las etapas anteriores.

La legislación colombiana propone algunas disposiciones atinentes a los archivos de gestión,

centrales e históricos, para sustentar la elaboración de proyectos y la definición de acciones archivísticas

que hagan que los archivos y centros de información sean útiles para la gestión administrativa y partes

fundamentales del patrimonio de cada organización.

• Ley 594 del 2000: Ley General de Archivos.

• NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

ACUERDOS EXPEDIDOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN:

• Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos.

• Acuerdo 11 de 1996: Establece criterios de conservación y organización de

documentos.
• Acuerdo 48 de 2000: Desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de

documentos” del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva,

conservación y restauración documental.

 Descripción de la empresa

Asesorías Contables es una firma dedicada a la prestación de servicios en asesorías

Contables, Tributarias, Financieras y Revisoría Fiscal, en forma integral, bajo criterios éticos,

basados en las normas legales vigentes dentro del territorio nacional, orientada a la generación de

valor que permitan la toma de decisiones para apoyar el crecimiento y sostenibilidad de las

empresas.

CONTADOR PRINCIPAL

CONTADOR

SECUNDARIO

Secretaria

Aux. contable Aux. contable Aux. contable

Fuente: Natalia Andrea González Zuleta

Al estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos, presentar, de forma

clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el presidente, pasando por

los directores, gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí; es por esto que se
tomó la iniciativa de crear la estructuración dentro de la empresa con el fin de tener claro los

cargos ocupados por cada uno.

Misión

Asesorías Contables ofrece servicios en asesorías Contables, Tributarias, Financieras y

Revisoría Fiscal de manera útil, oportuna y eficiente, con el fin de brindar soluciones integrales a

personas naturales, empresas comerciales y de servicios, que permita la optimización de recursos

físicos, económicos, humanos y ambientales apoyados en la ley y en las buenas prácticas

profesionales, asegurando la rentabilidad y la gestión de nuevas alternativas de inversión.

Visión

Para el año 2025 Asesorías Contables será reconocida en el territorio nacional, como una

empresa líder en la prestación de servicios Contables para todos los sectores económicos del país,

con recurso humano calificado y competente, utilizando herramientas tecnológicas de punta, que

aseguren el desarrollo integral de las organizaciones.

Valores corporativos

Honestidad: Cada empleado e integrante del equipo de Asesorías Contables actuará de

forma transparente con la verdad y justicia, y propenderá por una relación laboral saludable que

nos impulse al logro de los objetivos.

Respeto: Sera nuestro sello empresarial, teniendo el respeto de la opinión de los demás y sus

derechos fundamentales.
 Compromiso: Despertar interés y vocación frente a las actividades a desarrollar en las

empresas de nuestros clientes, convicción que tenemos de crear experiencias memorables donde

mostremos el compromiso y seriedad en la calidad de los servicios ofrecidos.

Servicio: brindaremos servicios integrales, ajustados y eficientes a satisfacer las necesidades

de nuestros clientes.

Responsabilidad: Tendremos gran sentido de responsabilidad frente a la información

suministrada por nuestros clientes.

Portafolio de servicios

Servicio Descripción Imagen

Se encarga de ofrecer la información y Fuente:
asesoramiento para solucionar todos aquellos (OXL, s.f.)
temas relacionados con la aplicación de
Asesoría normativas, leyes y reglamentos en materia de
Jurídica Derecho, ocupando todas las ramas de la misma.

Es el examen crítico, sistemático y detallado de Fuente:

un sistema de información de una unidad (SEGURIDAD, 2018)
económica, realizado por un contador público sin
vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objeto de emitir
una opinión independiente sobre la forma como
Auditoria opera el sistema, el control interno del mismo y
Externa formular sugerencias para su mejoramiento.
 Institución que es ejercida en cabeza de un Fuente:
Revisoría profesional de la Contaduría capaz de dar Fe (M., 2014)
Fiscal Pública sobre la razonabilidad de los estados
financieros, validar informes con destino a las
entidades gubernamentales y juzgar sobre los
actos de los administradores.

comprende la implementación de controles y

procedimientos necesarios para la adecuada Fuente:
aplicación de las normas tributarias, de manera (Bautista, 2019)
que les permita a las compañías hacer una
racionalización de los impuestos y recursos
financieros. Las operaciones de la compañía son
analizadas, al igual que las declaraciones
Asesoría tributarias, se verifica el cumplimiento de las
tributaria normas fiscales y se brinda una asesoría de las
respuestas a los requerimientos de las
autoridades fiscales.

Desarrollo de los objetivos

Capitulo I. Diagnóstico sobre la situación actual del proceso de documentación.

Se realizó un análisis de la situación actual del proceso de recepción contable de la empresa

Asesorías Contables y Financieras con el propósito de identificar en las actividades del proceso los

factores de mayor riesgo que requieren de la elaboración de procedimientos y controles.

Mediante indagación se aplicó un cuestionario basado en la metodología COSO sobre el

manejo de control interno de la organización obteniendo el siguiente resultado:

Análisis del proceso:

 CUESTIONARIO DE
No CONTROL SI NO OBSERVACIONES
INTERNO
PROCESO CONTABLE
¿Se cuenta con un sistema que Sistema de
permita consolidar la información Información Word
1 x
contable y financiera de la Office y Saint.
empresa Asesorías Contables ?
¿Existen actividades de autocontrol Todo el proceso es llevado
(vigilancia y seguimiento) realizadas a cabo por el contador.
2 x
por la administración y/o el
Contador General del personal
responsable de registros, manejo de
efectivo, manejo de libros contables,
etc.?
¿El reporte de comprobantes, EE.FF, El Contador general
Informes, etc. son validados y revisa y aprueba los
3 aprobados por un personal ajeno a su x informes y reportes.
preparación?
(segregación de Funciones)
¿Asesorías contables y financieras? Las políticas y los
cuenta con políticas, procedimientos, Procedimientos si se
4 instructivos o manuales x tienen documentados
documentados para cada uno de formalmente.
los procesos que ejecuta la
organización?
¿Existen actividades de control No se tienen
apropiadas para cada una de las documentadas
5 actividades de la entidad? formalmente, se
x comunican las
actividades de acuerdo
a las funciones
establecidas en los
.……
colaboradores.
 Como resultado a la evaluación realizada al proceso de documentación se observa debilidad

en las actividades de control de procesos, las cuales deben evitar y mitigar posibles riesgos que

puedan afectar la información financiera, lo que revela la situación de la empresa y demuestra la

ventaja o desventaja sobre su realidad ante la competencia.

Capitulo II. Reestructuración del procedimiento de control al momento de diligenciar y que

sea requerido para el proceso de recepción de documentos.

Se identifica que el proceso contable está compuesto por tres etapas principales bajo los

criterios de reconocimiento, medición y revelación de la información financiera, las cuales

permiten la preparación y desarrollo de todos los documentos contables como presentación de la

información, de acuerdo a los procedimientos de control implementados en una organización.

A continuación, miramos en el (Anexo A) un ejemplo del modelo reestructurado para la

oficina al momento de llevar un control de vencimientos tributarios.

Etapas del proceso contable

Fuente: Secretaria Administrativa.

Etapa de reconocimiento

Esta etapa inicia con el reconocimiento de los hechos económicos realizados en los

periodos contables sobre los datos de la realidad económica de la empresa, mediante los

elementos de los estados financieros conformados por el activo, pasivo, patrimonio, ingreso,

costo y gasto y todas las documentaciones obligatorias de cada cliente para presentar ante la

DIAN.

Dentro de la etapa de reconocimiento se realiza la ejecución de las siguientes actividades:

 Identificación
 Clasificación

Etapa de medición

Luego del reconocimiento de los elementos financieros, son asignados los valores

correspondientes a las transacciones realizadas y los registrados de los ajustes al valor de la

partida financiera de cada elemento. En esta etapa se realiza la medición de los elementos de los

estados financieros, de acuerdo con lo contemplado en la organización.

Dentro de la etapa de registro y ajustes se realiza la ejecución de las siguientes actividades:

 Registro y ajustes
Etapa de revelación

En esta etapa se realiza la presentación de la información contable, mediante la

estructuración información relevante, divulgando la situación financiera y el rendimiento

financiero de cada cliente y la realidad del proceso contable al final de cada periodo.

Dentro de la etapa de revelación se realiza la ejecución de las siguientes actividades:

 Elaboración y presentación de los procesos contables. En el (ANEXO B) se observa el

modelo reestructurado dado a cada cliente.

De acuerdo a los resultados de la evaluación de control interno de la situación actual de

Asesorías Contables y Financieras y su proceso contable, se identificó la ausencia de los

procedimientos de control. Por tal motivo se presentó una propuesta de los procedimientos de

control interno de mayor relevancia para el proceso contable de la organización.

Con el fin del logro de obtener información contable confiable, relevante y comprensible,

teniendo en cuenta que los registros contables reflejan la situación de la empresa y presentan los

movimientos operacionales y financieros de la misma; estos son regidos por procedimientos

elaborados bajo el cumplimiento de pautas y normas que garantizan el criterio de uniformidad en

la información y consistencia de las operaciones en los diferentes reportes emitidos a los entes

fiscalizadores; al igual que para la toma de decisiones organizacionales.

Capitulo III. Incorporar un documento de información que permita la regulación en las
etapas de utilidad, recepción, trámite, organización y disposición final del cliente.

Se pretende incorporar con el fin de estandarizar los procesos de gestión documental en sus

diferentes etapas de utilidad que atraviesan los documentos desde su producción o recepción,

hasta su disposición final.

Producción Documental

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o

dependencia.

 Creación y diseño de documentos.

 Medios y técnicas de producción y de impresión.
 Determinación y selección de soportes documentales (CD-ROM, DVD, discos duros,
microfilme).
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Normalización de la producción documental
 Directrices relacionadas con el número de copias.
 Control de la producción de nuevos documentos.
 Determinación de la periodicidad de la producción documental.

Recepción

Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean

competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a

los trámites correspondientes.

 Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales

como: mensajería, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin y

deben estar regulados en los instructivos, guías, manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, correo electrónico, página web, otros.

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

 Constancia de recibo (sello, reloj radicado).

Tramite documental

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos

objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series

documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los

tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

Recepción de solicitud o trámite

 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

 Identificación del trámite.

 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta

 Análisis de antecedentes y compilación de información.

 Proyección y preparación de respuesta.

  Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del

documento.

Organización

Clasificación Documenta

 Identificación de unidades administrativas y funcionales.

 Conformación de series y subseries documentales.
 Identificación de tipos documentales y/o valoración y de los documentos de apoyo.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.

Ordenación Documental

 Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

 Conformación y apertura de expedientes.
 Determinación de los sistemas de ordenación.
 Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
 Foliación.

Descripción Documental

 Análisis de información y extracción de contenidos.

 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Catálogos e Índices.
 Actualización permanente de instrumentos

Disposición Final

Se seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su

conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en los

documentos. (ANEXO C) documento definitivo por cliente.

 Conclusiones

 Realizar un proyecto de Gestión Documental, en cualquier organización o empresa

requiere de organizar y planificar antes de actuar. Es frecuente encontrar

organizaciones que se “involucran” en la implantación de proyectos de Gestión

Documental sin establecer objetivos, considerar las dimensiones, los tiempos y la

cantidad de elementos simultáneos que hay que poner en juego para obtener el

éxito, sobre todo la definición y organización de todos los procesos y

procedimientos que se llevan a cabo.

 El análisis y diseño de reestructurar un documento es una propuesta que traerá

beneficios para la empresa y las personas que la conforman. Se pretende que, en

base a esta propuesta, en un futuro, se pueda implementar este sistema, y de esta

forma, facilitar el acceso a la información.

 El desarrollo de este informe de practica brinda una propuesta significativa para la

gestión de documentos de forma más estructurada, de tal manera que más que una

propuesta de análisis, se trata de crear un diseño que pueda ser aplicable en su

totalidad a la empresa Asesorías Contables y Financieras, brindando posibles

opciones de gestión, administración de archivos y documentos así como mejoras en

las operaciones administrativas y técnicas que están relacionadas con la Planeación,

Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y

Servicios de todos los documentos.

 Recomendaciones

 Se recomienda tener información completa y actualizada de los procesos internos y

externos que se llevan a cabo dentro de los procesos documentales.

 Se recomienda que el proceso de recepción y entrega de documentos se lleve a cabo

de forma centralizada en un centro de correspondencia, pues de este modo se daría

una mejor organización tanto a los documentos como a los tiempos de respuesta y

flujo de los mismos.

 Referencias

Archivo general de la nación, c. (1994). reglamento general de archivos. santa fe de bogotá: el archivo.
obtenido de función pública.

Elizalde, e. a., & daza, n. j. (2016). estado del arte de un sistema de gestión documental electrónica
desde la norma iso 15489-1:2006. 63-65. obtenido de https://cnb.gov.co/codices/online/vol12-
2016ii/iv.pdf

Gaitan, c. (2002). normatividad de la gestión documental en colombia. bogotá: gadier sistemas

profesionales de información ltda.

Godoy , j. (2001). cartilla de clasificación documental. bogotá: gráficos colombia ltda.

Quintero, b. p., & fuentes, p. a. (2007). diseño de un sistema de gestión documental para el programa de
ingeniería de sistemas de la universidad de san buenaventura – sede bogotá. bogotá:
universidad de san buenaventura.

Rios, p. a., & cotacio, m. c. (2017). propuesta de procedimientos de control interno contable para la
empresa sajoma s.a.s. santiago de cali: pontificia universidad javeriana cali. obtenido de trabajo
de grado presentado como requisito parcial para optar por el título.

Saldaña, n. d. (24 de marzo de 2011). métodos y tiempos. el estudio del trabajo para la productividad.
obtenido de https://www.gestiopolis.com/metodos-y-tiempos-el-estudio-del-trabajo-para-la-
productividad/

Sevilla, u. d. (2018). normas básicas de organización de archivos de oficina. obtenido de

http://servicio.us.es/archivous/doc/normas_basicas_de_organizacion_de_archivos_de_oficina.
pdf
 Anexos

FORMATO DE VENCIMIENTOS TRIBUTARIOS, MODELO DE OFICINA (ANEXO A)

VENCIMIENTOS TRIBUTARIOS 2020

NUM NIT NOMBRE CLIENTE FECHA VENCIMIENTO
11-feb 10-mar 14-abr 12-may 9-jun 7-jul 11-ago 8-sep 6-oct 10-nov 10-dic 13-ene-21
rete- rete-iva rete-iva
rete rete rete rete rete rete rete rete rete
1 800.171.370-5 AGROTALURA S.A iva cua cua cua
cons- cons- cons-iva
consu consu consu
2 71.182.740-0 FABIO DE JESU ARISTIZABAL iva cua iva cua cua
3 70.035.550-5 S JOSE ARTURO MORALES MENESE iva cua iva cua iva cua
cons- cons- cons-iva
consu consu consu
4 34.511.880-1 LUZ MIRIAM PRECIADO LONDOÑO iva cua iva cua cua
5 901.146.050-4 INGESES S.A.S ZOMAC rete rete rete rete rete rete rete rete rete rete rete rete
6 3.383.930-9 CARLOS EDUARDO TAMAYO iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi
7 71.185.070-2 WILSON BRAVO iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi

8 71.195.460-1 SAMUEL ALEJANDRO MARTINEZ iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi
rete- rete-iva rete-iva
rete rete rete rete rete rete rete rete rete
9 901.230.820-8 ABC MONTAJES ELECTRICOS SAS iva cua cua cua
rete- rete- rete- rete- rete- rete- iva
10 rete rete rete rete rete rete
901.368.900-2 COMERCIALIZADORA DIAZ BELTRAN iva bi iva bi iva bi iva bi iva bi bi

12-feb 11-mar 15-abr 13-may 10-jun 8-jul 12-ago 9-sep 7-oct 11-nov 11-dic 14-ene-21
rete- rete-iva rete-iva
rete rete rete rete rete rete rete rete rete
11 900.377.799-9 LAVERDE SEGURO SAS iva cua cua cua
rete- rete-iva rete-iva
rete rete rete rete rete rete rete rete rete
12 900.664.629-6 KATAPIX MEDIA S.A.S iva cua cua cua
13 700.083389-4 ANGIE LORENA BELTRAN iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi iva-bi

13-feb 12-mar 16-abr 14-may 11-jun 9-jul 13-ago 10-sep 8-oct 12-nov 14-dic 15-ene-21
rete- rete-iva rete-iva
14 rete rete rete rete rete rete rete rete rete
811.037.548-6 CONINGESA E.U. iva cua cua cua
rete- rete-iva rete-iva
rete rete rete rete rete rete rete rete rete
15 901.037.528-5 TRANSFLUVIAL LA RIVEREÑA M.R S.A.S iva cua cua cua
rete- rete-iva rete-iva
rete rete rete rete rete rete rete rete rete
16 900.797.878-7 SERVICIOS AMBIENTALES Y FORESTALES iva cua cua cua
rete- rete- rete- rete- rete- rete- iva
rete rete rete rete rete rete
17 800.027.738-6 SOAGROMAR S.A iva bi iva bi iva bi iva bi iva bi bi
rete- rete- rete- rete- rete- rete- iva
rete rete rete rete rete rete
18 901.182.448-4 INVERSIONES AGROGANADERA iva bi iva bi iva bi iva bi iva bi bi
19 19.333.698-9 GUILLERMO LOMBANA CHALARCA iva cua iva cua iva cua
 FORMATO DE VENCIMIENTOS ENTREGADO CLIENTE A CLIENTE (ANEXO B)

MES A MES 2020

IVA
IVA
FECHA DE RETEN CUAT CONS
NUM NIT NOMBRE CLIENTE BIMES FECHA RECIBIDO FECHA ENTREGA FIRMA Y FECHA DE RECIBIDO
VENCIMIENTO CION RIMES UMO
TRAL
TRA
1 800.171.370-5 AGROTALURA S.A X X
2 71.182.740-0 FABIO DE JESU ARISTIZABAL X X
3 70.035.550-5 S JOSE ARTURO MORALES MENESE X
4 34.511.880-1 LUZ MIRIAM PRECIADO LONDOÑO X X
5 901.146.050-4 INGESES S.A.S ZOMAC X
14/04/2020 7/04/2020 10/04/2020
6 3.383.930-9 CARLOS EDUARDO TAMAYO X
7 71.185.070-2 WILSON BRAVO X
8 71.195.460-1 SAMUEL ALEJANDRO MARTINEZ X
9 901.230.820-8 ABC MONTAJES ELECTRICOS SAS X X
10 901.368.900-2 COMERCIALIZADORA DIAZ BELTRAN X X

11 900.377.799-9 LAVERDE SEGURO SAS X X

12 900.664.629-6 KATAPIX MEDIA S.A.S 15/04/2020 X X 8/04/2020 11/04/2020

13 700.083389-4 ANGIE LORENA BELTRAN X

14 811.037.548-6 CONINGESA E.U. X X

15 901.037.528-5 TRANSFLUVIAL LA RIVEREÑA M.R S.A.S X X
16 900.797.878-7 SERVICIOS AMBIENTALES Y FORESTALES X X
16/04/2020 9/04/2020 12/04/2020
17 800.027.738-6 SOAGROMAR S.A X X
18 901.182.448-4 INVERSIONES AGROGANADERA X X

19 19.333.698-9 GUILLERMO LOMBANA CHALARCA X

DOCUMENTO DEFINITIVO ANUAL POR CLIENTE (ANEXO C)

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS 2020

AGROTALURA S.A
NIT: 800.171.370-5

RETENCIÓN EN LA FUENTE

MES FECHA VENCIMIENTO

ENE-FEB 11/02/2020
FEB-MAR 10/03/2020
MAR-ABR 14/04/2020
ABR-MAY 12/05/2020
MAY-JUN 9/06/2020
JUN-JUL 7/07/2020
JUL-AGOS 11/08/2020
AGOS-SEP 8/09/2020
SEP-OCT 6/10/2020
OCT-NOV 10/11/2020
NOV-DIC 10/12/2020
DIC-ENE 2021 13/01/2021

IVA BIMESTRAL
MES FECHA VENCIMIENTO

NO PRESENTA

IVA CUATRIMESTRAL
MES FECHA VENCIMIENTO

ENE-MAY 12/05/2020
MAY-SEP 8/09/2020
SEP-ENE 2021 13/01/2021

IMPUESTO AL CONSUMO
MES FECHA VENCIMIENTO

ENE-FEB-MAR 10/03/2020
MAR-ABR-MAY 12/05/2020
MAY-JUN-JUL 7/07/2020
JUL-AGOS-SEP 8/09/2020
SEP-OCT-NOV 10/11/2020
NOV-DIC-ENE 2021 13/01/2021
 Cronograma de Actividades

MESES (Semanas)
FASES ACTIVIDADES
Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Establecimiento de Proponer alineamientos y diagnostico
objetivos de las condiciones e hipotesis
Exploración de Establecer el proposito del proyecto y
conceptos su función desde el diseño
Reconocimiento del contexto y el
espacio de apropiación que tendra el
Reconocimiento del cliente
contexto Realización de encuesta a cada una de
las empleadas para conocer la opinión
de reestructuración de documentos.
Observación del comportamiento de
Conocimiento del
recepción objetiva y analizar la
usuario
necesidad de los mismos
Reestructuración de Reestructuación documental para la
diseño oficina y cada cliente
Analisis del cliente y empleados con el
Implementación documento final en su mayor avance
Redacción del documento final