CIU

Nociones Instrumentales de Contabilidad

Prof. Joaquín Martínez

Documentos Mercantiles

Introducción

Los documentos mercantiles son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y
disposiciones legales. Son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una empresa.
Su misión es importante ya que.
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación.
 Ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial o sea sus derechos y obligaciones.
 Son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
 Permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.

Clasificación de la documentación Mercantil

 Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:

o Comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y

conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
o Comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.

 Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:

o Documentos que se archivan y generan registro:

 Factura
 Nota de Débito
 Nota de Crédito
 Ticket
 Recibo
 Pagaré
 Cheque
 Nota de Crédito Bancaria

 Documentos que sólo se archivan:

o Orden de Compra
o Nota de Venta
o Remito
 o Resumen de Cuenta

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos
(escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que
sea respaldo de un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

Obligados a emitir documentos mercantiles:

Quienes comercializan cosas muebles.

Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locación de bienes.

Conservación:
Los documentos mercantiles deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión
del documento.

Orden de Compras
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un
comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió
(comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
en los términos establecidos. Es emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables.

Ticket:

Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de
contado o en cuenta corriente. Los ticket sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o
controladores fiscales) autorizadas a funcionar por el SENIAT
.

Factura

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido,
indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
o Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor.
o Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda
registrado su compromiso de pago.
o Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al
comprador.
o La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada
y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
.
Nota de débito

Es un documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado
en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
 Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago
fuera de término, etc.
 Casos en que se utiliza este documento:
 En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión
 En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan
intereses, y comisiones sobre documentos, etc.
 Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su
cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.
 Las causas que generan su emisión pueden ser:
 Error en menos en la facturación.
 Intereses.
 Gastos por fletes.
 Gastos bancarios, etc.

La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento
registrable.

Nota de Crédito

Es el documento que el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su

cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
 Casos en que se emplea:
 Roturas de mercaderías vendidas,
 Rebajas de precios,
 Devoluciones o descuentos especiales,
 Corregir errores por exceso de facturación.
Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de
que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:
 Error en más en la facturación.
 Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
 Devolución de mercaderías.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto
es un documento registrable.

Cheque

El cheque es una orden escrita y girada contra un banco para que este pague, a su presentación,
todo o parte de los fondos que el cuentacorrentista pueda disponer en efectivo o en crédito en la
cuenta corriente.

La cuenta corriente es un contrato entre un banco y una persona en virtud del cual el banco se
obliga a cumplir sus órdenes de pago - cheques o giros por tarjeta - hasta la concurrencia de las
cantidades de dinero que hubiese depositado la persona en ella o del crédito que se haya
estipulado.
.
El cheque es una orden de pago, que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con
las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a) al portador
b) a favor de una persona determinada

Requisitos del Cheque

Cheque Documento literal que contiene
-Orden incondicional de pago
-Dada por una persona (Librador)
-A una Institución de crédito (Librado)
-De pagar a la vista
-A un tercero o al portador (Beneficiario), Una cantidad de dinero.

Recibo

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su
firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
  Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
 Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien
lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

Pagaré

Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una
persona (El Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada cantidad
de dinero en una fecha acordada.
Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los
pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.

Personas que Intervienen el Pagaré

1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o
determina dable.
2.- El Benefiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada
en el pagare
3.-El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.

Requisitos del pagaré

1.- La mención de ser pagare, inserta en el texto del documento
2.-La promesa incondicional de pagar una determinada de dinero
3.-El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago
4.-El lugar y la época del pago
5.-La fecha y el lugar en que se suscriba el documento
6.-La firma del suscritor o de la persona que firme a su ruego o en su nombre
 Bs. 105.000,00
Barcelona: 14 de Mayo de 2003

A Sesenta días fecha-----------------------------PAGARE A LA ORDEN

Ciento cinco mil con 0/0 céntimos --------------------------------------BOLIVARES
EN EL Banco Mercantil______________________________________
VALOR RECIBIDO Con intereses al tipo 8% anual______________________
N° _____________ VENCIMIENTO Agosto _____8, 20___

_____
_____________________
Sr(a):

Letra de cambio

Es un documento literal que contiene una orden incondicional e pago dada por una persona llamada
girado, para que pague a la orden de un tercero llamado beneficiario, cierta cantidad de dinero en la
fecha y lugar señalados en el documento

REQUISITOS FORMALES (LITERALES)

La mención de ser letra de cambio inserta en el texto del documento

 Requisito indispensable para la eficacia del Título
 Su omisión trae como consecuencia que el papel no surta efectos en calidad del Título de
Crédito.
La expresión del lugar, del día, mes y año en que se suscribe.
 El cumplimiento de este requisito tiene importancia fundamental para poder determinar la
prescripción y la caducidad.
 Su omisión acarrea la ineficacia de la letra como tal.
La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero.
 Es la formula cambiaria con la cual se perfecciona la triangulación de la letra de cambio
 Su omisión acarrea la ineficacia del titulo.
Nombre del Girado.
 Es el sujeto con el que el girador mantiene una relación subyacente dándose de esta manera la
triangulación
 Su omisión no permite que exista dicha triangulación y el papel no surte como letra de cambio.
El lugar y la época de pago.
 Si no estipula el lugar de pago se tendrá como tal el domicilio del girado, si tuviere varios se
podrá exigir el pago en cualquier de ellos, a elección del tenedor
 Si se omite la fecha del pago, la presunción legal es que la letra vencerá a la Vista..
Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago.
 El simple enunciado de este requisito permite concluir que la letra no se puede emitir al portador
sino que es NOMINATIVA
 Su omisión causa que el papel no surta efectos de la letra de cambio
Firma del Girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre.
 Es el requisito verdaderamente indispensable para que el título nazca a la vida del mundo del
Derecho, es la manifestación de la voluntad de querer obligarse cambiariamente
 Su omisión causa la no-existencia de la obligación y como consecuencia no existe el Título de
Crédito.
PERSONAS QUE INTERVIENEN:
 Girador es el emisor de la letra
 Girado es el deudor, sujeto pasivo de la obligación
 Beneficiario es el acreedor, quien tiene la legitimación activa para cobrar el documento