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ACTIVIDAD EVALUATIVA EJE 2
PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
PRESENTADO POR:
OSORIO AROCA ZENAIDA
RICO RENGIFO BRYAN CAMILO
ROBAYO OLIVERA EDISON JAVIER
KARELYS GÓMEZ RIVERA
TUTOR
SOLANGE FORERO
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
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Contenido
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................3
CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.....................................................................................................................4
Empresas muebles Jamor........................................................................................................................4
Productos y servicios que dispone la microempresa:..............................................................................4
Términos de referencia:..........................................................................................................................5
Conocimiento del cliente.........................................................................................................................5
Actividad económica...............................................................................................................................6
Órganos de dirección, administración y representación legal.................................................................6
Composición del capital...........................................................................................................................8
Planta física..............................................................................................................................................9
Comercialización......................................................................................................................................9
Inventarios.............................................................................................................................................10
Cartera...................................................................................................................................................10
Normas que rigen el proceso.................................................................................................................11
4. Propuesta de la Firma de Auditores Especializada en Gestión Ltda. (FAEG Ltda.).................................12
¿Quiénes somos?...................................................................................................................................12
Equipo de Trabajo:.................................................................................................................................13
Áreas de intervención:...........................................................................................................................13
Planteamiento de la Auditoría...............................................................................................................15
REFERENCIAS.............................................................................................................................................20
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INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como finalidad aplicar los conocimientos adquiridos durante la
lectura, explicación y material de formación del eje 2, para lo cual se creará una planeación de la
auditoria administrativa en base a la empresa Muebles Jamor fundada en noviembre de 2010,
dedicada a la creación de muebles para el hogar, entre ellos cocinas integrales, closet, puertas,
bibliotecas, etc.
Para la realización de auditoría administrativa se deberán conocer aspectos como: la gestión
financiera, administrativa y de control de la empresa, para lograr realizar correctamente la
elaboración de este trabajo, se evidenciaron dentro de esta planeación las áreas que serán
intervenidas, un cronograma de actividades, las fases de la realización de dicha auditoría, entre
otras.
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CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Empresas muebles Jamor
Muebles Jamor fue creada el 21 de noviembre del año 2000 por el señor Javier Mora Rincón,
a partir de la idea de independizarse y ser su propio jefe, poniendo en práctica su gusto por el
diseño y fabricación de muebles para el hogar, como lo son las cocinas integrales, muebles para
baño, muebles para computador, puertas y armarios, trabajados con las mejores materias primas
garantizando así el producto con un valor agregado que le ha permitido permanecer en el
mercado durante 18 años y son sus diseños pues son únicos e inspirados en las necesidades y
requerimientos de nuestros clientes.
Productos y servicios que dispone la microempresa:
Cocina integral
Closet
Puertas
Bibliotecas
Muebles para baño
Muebles para computador
Sello y garantía de calidad
El gerente de la organización, el señor Javier Mora es el que se encarga de comparar la
materia prima y asegurarse de que sea de la mejor calidad y esté en perfecto estado, para así
garantizar un buen producto a sus clientes. Gracias a ello la microempresa es bastante reconocida
a nivel nacional.
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Términos de referencia:
El objetivo de este este trabajo, es identificar los pasos necesarios para el desarrollo de una
correcta auditoria administrativa, por medio de la empresa MUEBLES JAMOR conociendo a
fondo sus áreas administrativas como están compuestas, como se tiene establecido la parte
comercial, sus precios ofertas, además se pretende conocer el área de talento humano, financiero
y producción, para identificar el desempeño de esta organización.
Conocimiento del cliente
El conocimiento del negocio es un marco de referencia dentro del cual el auditor ejerce su
juicio profesional. Comprender el negocio y usar esta información apropiadamente ayuda al
auditor para: · Evaluar riesgos e identificar problemas. · Planear y desarrollar la auditoría en
forma efectiva y eficiente.
Actividad económica
La empresa Muebles Jamor ubicada en la localidad Ciudad Bolívar, Barrio Perdomo, tiene
como actividad económica la fabricación de muebles utilizados en el hogar, oficinas, etc. Por
medio de un buen manejo de materia prima, planeación y distribución de las instalaciones.
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Órganos de dirección, administración y representación legal
Se plantea el siguiente organigrama para conocer cómo están divididos los órganos de
control, administración, esto es una herramienta de forma gráfica que representa la forma en que
la unidad productiva está organizada y ayuda a dividir el trabajo de la organización.
El organigrama de la empresa Muebles Jamor es de orden vertical, debido a que esta manera de
distribuir mejor la información y permite evidenciar fácilmente las subordinaciones, de cada
departamento, donde se establece el departamento administrativo y financiero que son las áreas
de apoyo y el departamento de producción, comercial y de talento son las áreas misionales. Se
establece con una unidad de mando centralizada ya que el representante legal es el único líder la
organización. Aunque cuenta con personas por departamentos, como el comercial, que esta
conformado por el Analista de Precios, siendo su función principal buscar que el precio de venta
sea asequible para los clientes pero así mismo se obtengan ganancias dentro de la empresa, este a
su vez es el encargado de distribuir los muebles ofrecidos por la organización, el Distribuidor
debe estar pendiente de que se realice un reporte de ventas y que la empresa cuente con una
publicidad llamativa para los clientes.
Igualmente cuenta con el departamento de recursos humanos, donde se encuentra la jefe de
recursos humanos, siendo esta área la encargada de buscar gente capacitada para ocupar cada
uno de los cargos de la empresa, principalmente el ebanista que es el encargado de la realización
de los muebles. En el departamento financiero se encuentra todo el manejo contable de la
empresa siendo el jefe del Analista y Asistente Contable, el Contador de la empresa. En el
departamento de gestión administrativa se encuentra el Analista de Información que es el
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encargado de revisar que todos los departamentos tengan un correcto funcionamiento, con apoyo
del Asistente Administrativo
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Ilustración 1 Organigrama Muebles Jamor
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Composición del capital
En la actualidad las organizaciones en general tienen un obstáculo en frente que en ocasiones
puede ser nefasto para su consolidación y mantenimiento en el mercado, esta barrera es la
financiación de sus actividades de operación, ya sea con recursos propios o con los de terceros.
Muebles Jamor, después de que el señor Javier Mora Rincón, quiso independizarse y crear su
propio negocio y ser su jefe, a partir de esa decisión el señor Javier, tenía sus ahorros para la
formalización de la empresa, la organización la inició con ahorros y préstamos del banco, el cual
le prestó una gran cantidad para que iniciara su microempresa.
No es fácil iniciar un proyecto empresarial en Colombia donde los emprendedores conocen de
sobra la información de los requisitos y hasta los obstáculos que tienen que superar. Por ejemplo,
además de constituir formalmente el negocio, hay que cumplir con los pagos de impuestos,
manejar la nómina, tener citas con los clientes y aumentar las ventas.
Es ahí cuando el futuro empresario se convierte en el gerente, diseñador, el contador, el
mensajero, asistente, ingeniero de soporte, call center, mejor dicho, hace de todo que incluso al
final del día siente que no le alcanzó el tiempo para nada. Sin embargo, no por eso hay que
desfallecer. Al contrario, se necesita no uno, sino varios intentos para salir adelante. Pero
después verá que todo rinde sus frutos y que poco a poco, su emprendimiento tomará vuelo,
incluso mejorará sus perspectivas si comienza a hacer esto primero.
El banco le prestó una suma de 50.000.0000 millones, un crédito con una trayectoria de
máximo 5 años., Y el señor Mora tenía un ahorro de 30.000.000 millones, lo cual los invierte en
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maquinarias, en un buen local para iniciar, empleados, para que tuvieran un buen sueldo por el
trabajo que ellos prestaban.
Planta física
La empresa Muebles Jamor tiene un establecimiento de dos pisos donde en primero se
encuentra la entrada, y en este primer piso se evidencia la zona de maquinarias para la creación
de muebles, entre ellas la maquina circular que sirve para dar el grosor que queramos para los
productos ofrecidos por la organización, se evidencia también la cierra que sirve para darle
forma a los muebles, otra máquina que se encuentra en la organización es el sin fin y la
acolilladora que son de gran tamaño ya que con estas podremos cortar la madera y metales.
Además el primer piso encontramos todo el inventario la madera, tornillos, martillos, etc.
En el segundo piso encontramos las oficinas de cada uno de los departamentos, baños y área
de pintura, donde allí se encuentran las máquinas necesarias como el compresor que sirve para
pintar los muebles y luego se pasan al área de secado que se encuentra frente a el área de pintura.
Comercialización
Cuenta con una sede de venta ubicada al lado de la planta de producción, la cual es el punto
de venta de la empresa, allí encontramos varios modelos de muebles, publicidad para ser mas
llamativos para los clientes. La comercialización es directa, el cliente pide su diseño y producto y
el fabricante crea el producto, no cuenta con una comercialización muy amplia, solo fabrica lo
productos que se soliciten en punto de venta.
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Inventarios
La empresa para saber con qué insumos cuentan, realizan un inventario mensual para tener
los implementos necesarios para realizar su actividad económica, por ejemplo: deben contar con
7 juegos de destornilladores, martillos, cinta métrica, serruchos, para poder desempeñar
correctamente su trabajo, además se hace una revisión de las maquinarias, para saber si se deben
cambiar o hacer algún tipo de mantenimiento, además contar con una gran cantidad de tornillos,
chazos, clavos, lijas, hojas de sierra, etc. Ya que estos insumos son lo que más se utilizan y se
gastan dentro de la organización, si la empresa no realiza un inventario no puede llevar un
control de los bienes que poseen y los insumos necesarios para realizar la construcción de
muebles y satisfacer la necesidad de sus clientes, por ello es de gran importancia que se realice el
control de inventarios.
Cartera
Es el proceso sistemático de evaluación, seguimiento y control de las cuentas por cobrar
con el fin de lograr que los pagos se realicen de manera oportuna y efectiva. Esta actividad
incluye el registro y clasificación de las cuentas por antigüedad y categorías como son corriente ,
vencida y cuentas de difícil cobro que regularmente se maneja con plazos de 1 a 30 días, 30 a 60,
60 a 90 y más de 90 días.
Con la premisa de que la Cartera es el eje sobre el cual gira la liquidez de la empresa, y
componente principal del flujo del efectivo es necesario el manejo adecuado de los siguientes
conceptos:
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ROTACIÓN: Indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por cobrar
toman convertirse en efectivo o el tiempo que la empresa toma en cobrar la cartera a sus clientes.
A menor número de días de rotación, o dicho de otra forma, a mayor rotación, mayor eficiencia.
ANTIGÜEDAD. Se refiere al grado de concentración porcentual o absoluta entre los distintos
rangos de días.
COMPOSICIÓN POR CLIENTE. Financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad
por lo tanto es necesario vigilar la concentración de cartera en algunos clientes teniendo en
cuenta dos aspectos:
a) Grado de vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos clientes b)
Niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones.
Normas que rigen el proceso
Es de gran relevancia también conocer las normas por las que se debe regir Mueble Jamor, el
instituto colombiano de normas técnicas – Icontec, otorga 3 tipos de certificaciones:
ISO 9001, Calidad de Producción: Certifica la calidad de la empresa en los procesos
directamente relacionados con la producción, es un modelo para el aseguramiento de la
calidad en el diseño, la instalación y el servicio posventa, con esta norma se obtienen
beneficios para la empresa, como que se tiene la necesidad de mejorar las actividades de
verificación, es decir esforzarse para dar una buena distribución del personal capacitado
para realizar las funciones de la organización. Tiene como requisitos:
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Responsabilidad de la dirección: Se debe de revisar los resultados de calidad de la
empresa
Sistema de calidad: La dirección debe definir y documentar los objetivos y políticas para
asegurar los resultados de calidad
Revisión del contrato: Es necesario contar con un sistema documentado que define cómo
se relacionan y se ejecutarán los cambios al cliente y a la propia organización interna
ISO 14000: Relacionado con un enfoque sistemático para las actividades ambientales
propias de la industria maderera y del mueble. Determina la situación de la empresa en
gestión ambiental
ISO 9002: Es un modelo para el aseguramiento de la calidad en producción e instalación
y servicio asociado. Esta define los criterios de aseguramiento de calidad a aplicar cuando
se produce o se realiza instalaciones. Las etapas de la producción con ISO 9002 están
100% bajo control, esto quiere decir que una vez supervisadas o inspeccionadas no
alterarán la calidad del producto terminado.
4. Propuesta de la Firma de Auditores Especializada en Gestión Ltda. (FAEG Ltda.)
¿Quiénes somos?
Somos una firma de auditores con gran experiencia en el campo empresarial, nos adaptamos
a las necesidades de su compañía comprendiendo la estructura organizacional y misional,
enfocándonos en las oportunidades de mejora identificadas para la eficiencia de cada uno de sus
procesos y que mitigue los riesgos superando las expectativas de nuestros clientes por ello
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trabajamos de la mano con personal calificado y especializado en cada una de las áreas de las
empresas, para así brindar las recomendaciones necesarias con transparencia, objetividad y
viabilidad acorde a las exigencias de la globalización con la debida confidencialidad.
Equipo de Trabajo:
En la firma de auditores FAEG Ltda. Encuentra a su servicio un equipo de trabajo
multidisciplinario con la experticia necesaria para atender y brindar un servicio de calidad.
Fuente propia
Áreas de intervención:
Según la información suministrada por la compañía se ha identificado la necesidad de auditar
el área de talento humano y producción, ya que se ha evidenciado un aumento en la ausencia del
personal porque han sido recurrentes las incapacidades de los colaboradores, viéndose afectada
la producción y siendo el recurso más importante con el que puede contar la empresa se debe
determinar si se está llevando a cabalidad el manual de funciones planteado por la compañía y si
al personal se le está brindado las capacitaciones necesarias, es vital identificar las causas de
estas ausencias para así mitigarlas y generar un mejor ambiente laboral y no dejar en riesgo la
producción.
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Objetivos
Identificar las causas del incremento de ausencias de los colaboradores.
Determinar si se está cumpliendo con el manual de funciones.
Analizar las evaluaciones de desempeño de los colaboradores e
identificar si según sus resultados se han realizado correctivos.
Recomendar a la Alta Dirección la implementación de planes de mejora
necesarias para hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.
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Planteamiento de la Auditoría
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Fases de la Planeación:
1. Reunión inicial:
Se realizará una reunión de apertura con los responsables de los procesos a auditar, la cual
tiene el propósito de:
• Confirmar el Plan de Auditoría.
• Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría.
• Presentar el equipo auditor.
• Establecer los canales de comunicación.
• Proporcionar a la empresa Muebles Jamor la oportunidad de hacer preguntas.
El coordinador de la auditoría en representación del equipo auditor sobre el desarrollo de la
auditoría con la premisa de obtener evidencias para la formulación de hallazgos,
conclusiones y recomendaciones, lo cual quedará consignado en el acta de apertura.
2. Recogida de evidencias
En esta fase se recopiló y verificará, mediante un muestreo apropiado, la información
pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría, incluyendo la
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información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos, se
registrará la información verificada
3. Análisis de hallazgos de la auditoría:
En esta fase es importante reunirnos todo el equipo de la auditoría para analizar los siguientes
aspectos:
• hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría y/o
identificar una oportunidad de mejora.
• Acordar las conclusiones de la auditoría.
• Formular las recomendaciones pertinentes.
• Registrar las no conformidades evidenciadas en el formato denominado “Solicitud de
Acción Correctiva”.
• Hacer otras observaciones y exponer oportunidades de mejora, caso en el cual se puede
pedir un plan de mejoramiento.
4. Reunión de cierre de la auditoría:
En esta fase se llevará a cabo la reunión de cierre con los funcionarios que atendieron la
auditoría y el responsable del proceso auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes
aspectos:
• Objeto de la auditoría.
• Presentación del informe de auditoría.
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• Conclusiones.
Diagrama de flujo
Fuente propia
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Tipo de Informe
El tipo de informe será Interpretativos buscando dejar en claro el alcance y sentido que
tiene la auditoria. En este informe se incluirá conclusiones y recomendaciones sobre los hechos
analizados. Ya que son una herramienta muy importante para la entidad a la hora de tomar
ciertas decisiones.
El informe se iniciará de los aspectos que se planearon, describiendo los logros
alcanzados, las dificultades presentadas las respuestas para las dificultades y las perspectivas
para el próximo periodo de tiempo.
En el informe se describirá las características y formas de ejecución o uso de los recursos
empleados para llevar a cabo la gestión, se identificarán parecidos, semejanzas y diferencias
entre objetivos y eventos comparados con periodos y estrategias anteriores, se comunicará los
objetivos y avances obtenidos, la información se darán en un rango de importancia de menor a
mayor.
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CONCLUSION
Por medio de la auditoria se puede identificar las oportunidades de mejora que tiene una empresa
para que estas se puedan enmendar a tiempo evitando falencias frente a la estrategia
administrativa asegurando un adecuado funcionamiento del área financiera. Así como también
implementar medidas correctas que orienten a la empresa por el rumbo preciso para su buen
desempeño.
La auditoría permite a las organizaciones optimizar las operaciones y lograr importantes ahorros
en los costos así como orientar a los gerentes a estableces medidas de control y gestión adecuada
para identificar las situaciones que puedan generar un riesgo y de las cuales se puede optar una
oportunidad para garantizar buenos resultados, rendimiento y rentabilidad.
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REFERENCIAS
CRECIMIENTO EMPRESARIAL (2018). ¿En dónde le prestan más fácil para su negocio o empresa?
Recuperado el 01 de septiembre de 2019 [Link]
donde-le-prestan-mas-facil-para-su-negocio-o-empresa/77411
GÓMEZ, G (2000). Enfoque de gestión para el capital financiero. Recuperado 01 de septiembre
de 2019 en [Link]
ESCOLMEDU, (2011). Administración de cartera. Recuperado 01 de septiembre de 2019 en
[Link]
