PROCEDIMIENTO

PT.01.03-CO
ALMACENAMIENTO E
INVENTARIOS

Area administrativa CSH

CONTROL INTERNO
Objeto
Establecer el procedimiento aplicable a la recepción, manipulación, almacenamiento, embalaje y
preservación de los materiales, repuestos, herramientas, activos fijos y suministros recibidos en las
obras, así como la realización de inventarios de estos.

Proceso Almacenamiento
Administracion
 Alcance
Todos los activos, herramientas, materiales, repuestos y toda clase de suministros, ser vicios
recibidos en la obra.

Documentos relacionados
· P T . 1 2 . -C
5 1O M a n e j o y c o n t r o l d e c o m b u s t i b l e
· P T . 0 7 . -C
0 2O M a n e j o y c o n t r o l d e a c e r o d e R e f u e r z
· M a t r iz d e a lm a c e n a m ie n t o d e p r o d u c t o s

Proceso Almacenamiento
Administracion
 Responsabilidades
dentro del proceso
· Je fe d e C o n t ro l In te r n o
· Je ef A d m in is t r a t iv o d e l P r o y e c t o
· J e f e r e s p o n s a b le o R e s p o n s a b le d e a lm a c
· A u x ilia r A d m in is t r a t iv o (D ig it a c ió n )
· J e f e o r e s p o n s a b le d e C a lid a d

Proceso Almacenamiento
Administracion
 Responsabilidades
dentro del proceso
· Je fe d e C o n t ro l In te r n o
· Je ef A d m in is t r a t iv o d e l P r o y e c t o
· J e f e r e s p o n s a b le o R e s p o n s a b le d e a lm a c
· A u x ilia r A d m in is t r a t iv o (D ig it a c ió n )
· J e f e o r e s p o n s a b le d e C a lid a d

Proceso Almacenamiento
Administracion
Procedimiento
de Almacen
· Revisar previamente la matriz de especificaciones de productos definida en el proyecto,
para informarse sobre como se debe almacenar y que manejos especiales se debe dar al
producto a recibir.
· La manipulación, almacenamiento, embalaje y conservación de los insumos recibidos se
regirán por las disposiciones contenidas en:

- Normas de obligatorio cumplimiento

- Procedimientos técnicos aplicables
- Especificaciones del proveedor
- Especificaciones técnicas del insumo

Proceso Almacenamiento
Administracion
 Procedimiento
de Almacen
· En el caso de que se reciban, manipulen o utilicen productos que requieran unas
condiciones especiales de preservación se tendrá en cuenta las fichas técnicas del
producto. Dichas disposiciones quedaran recogidas en el plan de calidad del centro de
trabajo.
· El personal de almacén es el único encargado de recibir los insumos entregados por los
proveedores en los almacenes del proyecto.
· Cuando el director del proyecto considere que es necesario verificar e inspeccionar el
proceso de producción de alguno de l os insumos o materiales especiales, dicha condición
debe quedar consignada dentro de la orden de compra y el almacén solo recibirá si la
dirección del proyecto autoriza.

Proceso Almacenamiento
Administracion
Procedimiento
de Almacen
· Al llegar el producto el responsable del almacén o auxiliar de campo, hará la confront ación
de la guía de remisión y el articulo con la orden de compra, verificando que cumplan con
lo requerido, así como cantidades y estado del producto. Si hubiese una novedad con los
productos entregados por el proveedor se deberá realizar una anotación de scribiendo las
diferencias encontradas y tanto en la remisión original como en la copia, las novedades
encontradas deberán ser informadas de manera inmediata al jefe de aprovisionamiento
del proyecto.

Proceso Almacenamiento
Administracion
Procedimiento
de Almacen
· Una vez han sido recibidos los materiales, el responsable del almacén debe velar por su
almacenamiento de acuerdo con los requerimientos del producto. Las zonas de
almacenamiento deberán estar identificadas de manera visible y los productos
identificados con su respectivo código, los insumos deberán estar organizados de forma
tal que permitan ser ubicados con facilidad. Adicionalmente se debe tener presente
aquellos insumos con fecha de caducidad los cuales deben estar identificados y se debe
priorizar su rotación dentro de nuestro inventario.
· Los materiales que hayan tenido salida de almacén y después ya usados se reintegren al
almacén deben ser ubicados en la zona previamente identificada y apartada de aquellos
insumos que aun figuren dentro del nuestro inventario (PRESTAMO).

Proceso Almacenamiento
Administracion
Procedimiento
de Almacen
· Todo material que salga del almacé n debe ser tramitado con su respectiva salida de
almacén a través del formato PT.01.03. -CO-F01. Salida de materiales de almacén . El
formato debe ser diligenciado en su totalidad de manera clara y cerrada, no se aceptarán
salidas con fechas anteriores, sin firma, enmendadas o repisadas. Dicho formato debe
digitarse diariamente al finalizar el día por el encargado de la digitación en Sligo.
· Se debe contar con una tarjeta de firmas detallada para las aprobaciones de las salidas de
almacén según formato PT.01.0 3-CO-F-08. Tarjeta de Firmas.

Proceso Almacenamiento
Administracion
Procedimiento
de Almacen
· Cuando un material se va a recibir en campo, el responsable de compras informara de
manera oportuna al responsable del almacén para coordinar la recepción del material. Si
las recepciones de insumos en campo son habituales se deberá asignar personal el cual
este dedicado a recibir y verificar cantidades y condiciones de entrega, además deberá
firmar en señal de recibido y entregar los respectivos soportes al responsable de almacén
y digitar el ingreso al inventario.
· Las remisiones del proveedor deberán ser debidamente firmadas y selladas por el
encargado de almacén previa verificación del insumo entregado, de encontrarse
novedades están deberán consignarse en la remisión.

Proceso Almacenamiento
Administracion
Procedimiento
de Almacen
· Las remisiones deberán ser entregadas diariamente al pers onal encargado de la digitación
· El responsable de la digitación en el sistema Sligo debe imprimir el documento de
recepción y autorización de pago que emite el sistema el cual será adjuntado al momento
de recibir facturación
· Si por algún motivo son efectu adas devoluciones después de recibido el insumo y
entregada la remisión para digitación, se debe informar de manera inmediata al Jefe
Administrativo para hacer devolución de facturas
· Cuando existan almacenes menores o satélites, el movimiento entre almacen es debe estar
documentado en el formato PT.01.03 -CO-F04 Traslado interno de almacenes.

Proceso Almacenamiento
Administracion
Almacenamiento
Control y proteccion
De materiales

Proceso Almacenamiento
Administracion
Materiales
de Patio
El responsable de almacén , una vez recibidos los in sumos deberá encarg arse de l acopio de estos
elementos de acuerdo a lo estableci do en la “Matriz de almacenamiento de prod uctos ”.

- Los materiales de patio se deben acopiar en puntos con adecuado drenaje para
prevenir la contaminación del insumo.
- También debe garantizarse el adecuado descargue y la verificación del volumen.
- Las zonas de almacenamiento deberán estar plenamente identificadas con el nombre
y descripción del producto
- Para el control del material pétreo se debe diligenciar diariamente el formato
PT.01.03-CO-F05. Control de material pétreo.

Proceso Almacenamiento
Administracion
 Combustibles
Materiales inamables
- Los materiales inflamables serán manejados y almacenados de acuerdo con las
recomendaciones del fabricante y siguiendo todos los lineamientos de seguridad
definidos en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG -SST).
- Para el manejo de combustib le se debe cumplir con las disposiciones contenidas en
procedimiento PT.12.51-CO Manejo y control de combustible.

Proceso Almacenamiento
Administracion
 Herramientas
Las herramientas por ser insumos resistentes son de varios usos, por tal motivo estas deberán ser
acopiadas en barras , estantería o rama das en don de sean preservadas de la mejor mane ra, de
igual forma las herramientas ya utilizadas y que se an devueltas al almacén se deberá n acopiar de
igual forma garantizando su preservación y reutilización . Es importante tener en cuenta q ue las
perdidas injustificadas de herramientas deberán report arse al jefe adminis trativo y el director del
Proyecto, para que estas se an cobradas a los responsables .

Proceso Almacenamiento
Administracion
 Activos
Equipo menor
El resp onsablede almacén deberá l evar el co ntrol de ex istenciasdeactivosyequipomenorenel
forma toPT.01.03 -CO -F7. Control d eactivos yequipomenor , el cual deberá serfirmadoporqu ien
loelabora , revisa doporlapersonaen cargadade equiposyaprobadoporel jefe administrativo y
sere nviadomensualmenteal jefedecontrol interno.

Proceso Almacenamiento
Administracion
Activos
Equipo menor
Los activos y el equipo meno r deberán ser a lmacena dos cuidado samente asegurando su
preservación.

Todo activo o equipo menor entregad o a un trab ajador o sub contrat ista, que no regrese al
almacén o que no exist a una causa justific ada de la no devolución , le será cobrado/de scontado a la
persona o empresa q ue haya fi rmado el cargo ene l formato PT.01.03 -CO-F03. Préstamos y
devolución de equipo e informar al jef e administr ativo de manera inmediata para proceder con el
cobro o descuento.

Proceso Almacenamiento
Administracion
Evaluacion
Periodica
El responsable de almacén deberá realizar de manera periódic a su inventario físico , verificando el
estado de los elementos custodiados ta nto en bodegas como en patios, ident ificando el estado de
los mismos , si hubiese elementos vencidos se debe elaborar un informe de manera semanal ,
informando a tod as las área s

Proceso Almacenamiento
Administracion
Activos
Equipo menor
Si el proyecto dis pone d e un área de maquinaria , el cont rol de los activos y equ ipo menor esta
definido por la siguiente tabla :

Rango Numero Um Valor Total Responsable

$ $
Menos de 99 UVT Almacen
34.270 3.392.730
$ $
Mayor de 100 UVT Myeq
34.270 3.427.000

Proceso Almacenamiento
Administracion