CASO PIO PIO
CARLOS SEBASTIAN REYES SANCHEZ
FICHA 2104740
TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA
SENA
2021
Actividad de aprendizaje 7
Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”
Al desarrollar procesos efectivos dentro del sector de la gestión logística, es
importante diagnosticar las fallas y errores que pueden entorpecer el correcto
funcionamiento de la empresa. Frente a lo anterior, debe elaborar una propuesta
para la solución de problemas en una empresa, para ello, se debe analizar el caso
“Un día en pio pio y más pio”, el cual se describe más adelante.
Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las
áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
Área de Producción
- Retardo en el despacho a los clientes.
- Falta de comunicación entre Erika la encargada de tomar los pedidos de los
supermercados.
- No hay coordinación entre el área de producción y la sección de transporte
para coordinar la disponibilidad de vehículos que trae como resultado el retado
en los pedidos.
- No tienen un control de los pedidos los que conlleva a que se entregue un
producto diferente al solicitado por el cliente.
- El personal del área de producción no cumple con las normas de higiene y
seguridad el gerente general les ha recalcado muchas veces y se pasas las
normas por alto.
- No hay coordinación entre el personal que recibe el pedido de los clientes y el
área de producción y no tienen el stock para cumplir la necesidad de los
clientes trayendo como consecuencia el incumplimiento en los pedidos.
- Se produce producto innecesario por que no se coordina con el área de ventas
y de operación logística para saber qué es lo que los clientes piden, esto con
lleva a la pérdida de tiempo y desgaste del personal.
Área de Operación Logística
- Los auxiliares de servicio quienes acompañan a los vehículos para la entrega
del producto no tienen conocimiento del peso del producto y esta facturado otro
producto diferente al solicitado por el cliente.
- No son facturados a tiempo los pedidos de los clientes lo que conlleva al
retardo en la entrega.
- La persona encargada de la documentación no cumple con sus funciones, no
se compromete con la empresa.
- El personal no quiere realizar otras actividades inherentes al cargo.
- No hay coordinación entre el área de producción y el área de operación
logística para coordinar las rutas de entrega, por economizar el movimiento de
vehículos envían todo en un solo vehículo lo que trae como consecuencia el
retardo, porque si hay demora en la entrega a algún cliente se retarda todo.
- En el área de operación logística habiéndoles dicho el jefe que no pueden
llegar tarde con el pedido MOTORES SA, que pueden perder ese cliente no
cumplen con el tiempo de entrega estipulado llegando tarde y este cliente tiene
que llamar al gerente general para pedir una explicación del retardo
- Se evidencia que no hay coordinación en los pedidos hay clientes que tienen
pendientes 2 pedidos entregan uno en una ruta y después otro llegando tarde y
no es recibido; no hay coordinación entre el área de producción y el área de
operación logística para despachar un solo pedido a don Argemiro.
- Sandra no le importa lo que los clientes opinen y no es consiente que primero
es e cliente y lo que mueve la empresa son los clientes.
- Se toman pedidos tras pedidos y no verifican con el área de ventas el área de
producción y no se verifica con el jefe de inventarios para ver si hay este
producto y si se puede suplir las necesidades de los clientes
- Erika no está comprometida con su trabajo y la empresa donde le piden venir
el domingo saca pretextos y responde con altanería al jefe de su área.
Área de ventas:
- Al no haber coordinación entre el área de producción el área de operación
logística hace que área de ventas quede mal con los clientes como lo es la
Tienda Susanita que lleva 3 días de retardo del pedido que puede traer como
consecuencia que la competencia aborde a este cliente.
Área de supervisión de servicio al cliente:
En esta área no hay un control verificando los pedidos los inventarios, la salía
de los vehículos el tiempo de entrega, con este fin se creó esta área, pero con
lo que ha sucedido en el retardo el incumplimiento se evidencia la falta de
control por parte del encargado de esta área.
Área de alistamiento:
En esta área se ve la falta de comprometimiento porque no tienen los pedidos
durante la noche listas para ser entregados a primera hora.
Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,
contemplando:
La descripción de los procesos.
1. En el proceso de producción se debe tener muy claro y una buena
coordinación por intermedio del área de ventas, el área de operación
logística, la persona encargada de recibir los pedidos a los clientes y el jefe
de inventarios la relación de lo que se debe producir para la entrega a los
clientes y no hacer que esta área produzca productos que no están
relacionados como los pedidos eso evita pérdida de tiempo, costos y
desgaste del personal.
2. Se debe llevar un listado de disponibilidad de vehículos, los que se
encuentran en mantenimiento, en servicio y al no contar con disponibilidad
de vehículos tener una alternativa con una empresa trasportadora para
cumplir con la hora y fecha programada.
3. El jefe de operaciones debe coordinara que si un cliente solicita varios
pedidos de diferente producto se deben enviar en una sola ruta y en el
mismo vehículo y no en diferente vehículo y rutas diferentes así se evita
costos utilizar bienes de la empresa mal utilizados y lo más importante la
insatisfacción del cliente.
4. Se le deben dar a conocer a cada cliente interno jefes de área el manual de
procesos funciones y procedimientos para que sepan lo que deben de
realizar.
5. En jefe del área de ventas debe de coordinar con el área de producción el
jefe de operaciones si los pedidos hechos por los clientes hay stock de ese
producto y al no haberlo buscar los medios necesarios para satisfacer al
cliente externo que es lo principal para l buen funcionamiento de la
empresa, esto evitara que el cliente cambie de proveedor y la competencia
aproveche la oportunidad.
6. Se debe instruir a los auxiliares de entregar los pedidos que antes salir
deben verificar las ordenes de pedido que lleven el producto solicitado en
peso, cantidad así se evita el retardo la mala coordinación y el disgusto por
parte del cliente.
7. Se debe concientizar a los clientes internos (empleados) que un cliente
externo satisfecho, productos de buena calidad, entregados a tiempo hace
que sea un cliente feliz, porque el buen servicio trae más beneficios.
8. El supervisor de servicio al cliente debe mantener pasando revista
constante que los pedidos sean entregados de acuerdo a lo solicitado en
cuanto a cantidad, referencia, peso.
9. Se debe concientizar al personal que deben estar más comprometidos con
la empresa que en el momento que la empresa los necesite en horas de
descanso como domingos deben de colaborar esto con su remuneración
correspondiente.
Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
1. Alinear el trabajo de Ventas y Marketing: Es una gran batalla ganada si se
logra esta alineación. De esta forma los clientes potenciales van a
beneficiarse ya que tendrán un proceso de compra simple y plagada de
buena y oportuna información.
2. Determinar que es un cliente potencial y cuándo está calificado para ser
contactado por ventas: Identificar los clientes potenciales según sus datos
demográficos y su comportamiento, calificarlos según las definiciones
preestablecidas en conjunto entre ventas y marketing. De esta forma ventas
solo hará foco en los clientes con más alta prioridad.
3. Comprometerse con menores tiempos de respuesta: Establecer tiempos de
respuesta que aseguren cumplir las expectativas de los clientes. Cuánto
más cerca de los 5 minutos de contacto se esté, más probabilidades de
éxito en el contacto tenemos.
4. Monitorear el comportamiento de los potenciales clientes y dar respuesta en
tiempo y forma nos puede asegurar al menos que el cliente no se vaya con
la competencia.
5. El tiempo de respuesta es la parte vital de cualquier empresa que obtiene
sus ingresos de los servicios que presta. El único modo de gestionar con
eficacia su prestación de servicios es mediante el establecimiento de
objetivos y la realización del seguimiento e informes de la medición del
rendimiento de los servicios automáticamente.
6. En cuanto a los tiempos de respuesta de los clientes internos estos deben
de tener un cronograma de funcionalidad en cuanto a la producción, cargue
del producto, facturación, producto solicitado, claridad en las rutas,
disponibilidad de vehículos, para así poder asegurar el tiempo de respuesta
oportuno, puntual al principal eslabón de la cadena por lo que la empresa
funciona “el cliente Externo”
Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,
servicios y transacciones.
1. Hay que tomar en consideración que la ganancia total de una empresa
depende de la relación entre los costos de producción y el ingreso total
alcanzado. El precio de venta del producto determinará los ingresos de la
empresa. Por lo tanto, los costos e ingresos resultan ser dos elementos
fundamentales para decidir el nivel de producción de máxima ganancia.
2. El costo de producción de una empresa puede subdividirse en los
siguientes elementos: alquileres, salarios y jornales, la depreciación de los
bienes de capital (maquinaria y equipo, etc.), el costo de la materia prima,
los intereses sobre el capital de operaciones, seguros, contribuciones y
otros gastos misceláneos. Los diferentes tipos de costos pueden agruparse
en dos categorías: costos fijos y costos variables.
3. Se debe tener una relación de los bienes de la empresa para verificar si hay
depreciación y si los gastos en su mantenimiento se reflejan en las ventas.
4. Se debe tener una coordinación para evitar el desgaste de los vehículos al
utilizar dos o más vehículos para entregar un pedido al mismo cliente.
5. Se debe verificar si los servicios de los empleados son necesarios ya que
se utilizan mucho personal innecesario.
6. Diseñar una estructura acorde con las necesidades de producción,
comercialización o prestación del servicio, según su estilo, experiencia y
conocimiento. Sin embargo, si desconoce la correspondencia que debe
existir con el modelo de mercado y la evolución de las instituciones, puede
generar fallas en la organización y propiciar altos costos de transacción.
Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de
graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.
Se recomienda la plataforma Hermes: Desarrollada por Indra con el más alto
nivel tecnológico, es una herramienta integral que permite proporcionar el control y
gestión de la movilidad con el fin de mejorar el nivel servicio, disminuir la demora y
aumentar la seguridad y confort del usuario con el consiguiente ahorro económico.
Permite el mantenimiento de equipos, tanto a ingenieros de tráfico, operadores y a
grupos de mantenimiento, dejando a su servicio una herramienta para realizar
dicha misión.
Una vez cuente con todo lo anterior, realice la propuesta a través de los
espacios de trabajo colaborativo dispuestos para la evidencia y al final
consolide la información en un documento para ser enviado al instructor.
Un grupo de trabajo colaborativo es un conjunto de tres o más personas que
interactúan de manera dinámica e interdependiente con respecto a una meta y
unos objetivos, donde cada individuo adquiere algunas responsabilidades o
funciones específicas. Según Rafael González, las características que tienen los
grupos colaborativos son las siguientes:
El liderazgo es una responsabilidad compartida, el equipo tiene un propósito
específico y bien definido.
El producto del trabajo es tanto del equipo como del integrante.
La efectividad se evalúa valorando directamente los productos del equipo.
Se hacen evidentes la responsabilidad individual y la del equipo.
Se reconocen y celebran los esfuerzos individuales que contribuyen al éxito
del equipo.
Se hacen discusiones abiertas para la solución efectiva de los problemas.
PROPUESTA
INTRODUCCIÓN
La oportunidad de hacer esta propuesta de mejoramiento se debe a la necesidad
de esta empresa debido a que en la actualidad tiene problemas como reproceso,
inconformidades de los clientes, planeación parcial del proceso logístico, etc.
Esta propuesta permitirá contribuir al mejoramiento de la misma en términos de
buenas prácticas logísticas, ya que al tener procesos eficientes que satisfagan al
cliente, se generarán oportunidades que impacten positivamente a la empresa.
Por esta razón es importante evaluar los procesos de alistamiento y distribución
para identificar posibles debilidades y proponer soluciones que generen mayor
rentabilidad para la organización.
PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA
La guía para mejorar las prácticas de la distribución inicia desde el proceso de
abastecimiento, seguido con el reparto a los voceadores, almacenes de grandes
superficies y clientes donde los procesos aplicados son no estandarizados si no
por el contrario prácticos y cotidianos, lo que genera una desventaja competitiva
porque se incurre en mayor tiempo y así indirectamente en costos por lo que hace
que la organización enfrente dificultades logísticas de alistamiento y distribución.
La empresa requiere de manuales internos que permitan que los procesos
logísticos se lleven a cabo eficientemente y específicamente en distribución,
también se deben considerar las rutas críticas que están afectando a la
organización, ya que de continuar así enfrentarían problemas con sus clientes, con
su buen nombre, con su rentabilidad y con sus competidores.
Es de allí que se pretende hacer un diagnóstico a la empresa para encontrar su
situación actual en alistamiento y distribución y de allí proponer mejoras que sean
eficientes y generen mayor satisfacción al cliente.
FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cuál es el proceso logístico más competitivo y rentable para la empresa Pio Pio y
más Pio??
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta de mejora para el alistamiento y la distribución en la
empresa con base en un diagnostico actual para proponer mejoras logísticas que
los convierta y les ayude a ser más eficientes y competitivos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Realizar un diagnóstico sobre los procesos de alistamiento y distribución en la
organización para determinar si se están llevando a cabo eficientemente.
- Plantear manuales de procesos para el alistamiento y la distribución en la
organización.
- Realizar una propuesta de mejora de los procesos de alistamiento y
distribución con el fin de optimizar y reducir tiempos de entrega.
JUSTIFICACION
Actualmente la logística es una de las principales claves para el éxito empresarial,
ya que hace las empresas más competitivas agregando valor que no solamente
genera rentabilidad, si no que cumple con la razón de ser de todas las empresas
la satisfacción del cliente, de esta manera se evalúa en los procesos de
alistamiento y distribución la empresa PIO PIO Y MAS PIO, teniendo como fin un
acercamiento en el que se adquieran nuevos conocimientos para el proceso.
Para PIO PIO Y MAS PIO es de gran utilidad este trabajo ya que está a
disposición de nuevos mejoramientos que le permitan a la organización alcanzar
niveles más altos de productividad y le proporcione procesos logísticos rentables
visionándose a ser la mejor distribuidora de carne de pollo en el país, gracias a
que las empresas que triunfan son aquellas que mejor conocen la distribución.
MARCO TEÓRICO
El seguimiento de la satisfacción del cliente requiere la evaluación de la
información relativa a la percepción del cliente acerca de si la organización ha
cumplido sus requisitos. El modelo mostrado en la Figura 1. Cubre todos los
requisitos de esta Norma Internacional, pero no refleja los procesos de una forma
detallada.
De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología
conocida como " Planificar – Hacer – Verificar – Actuar " (PHVA). PHVA puede
describirse brevemente como:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la
organización.
Hacer: Implementar los procesos.
Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos
respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar
sobre los resultados.
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los
procesos.
El PHVA brinda soluciones que permiten mantener la competitividad en los
productos y servicios, mejorar la calidad, reducción de los costos, mejora de la
productividad es por eso que:
Una buena dirección logística visualiza cada actividad en la cadena de suministros
como una contribución al proceso de añadir valor. Sí sólo se le puede añadir poco
valor, entonces se podrá cuestionar si dicha actividad debe existir. Sin embargo,
se añade valor cuando los clientes prefieren pagar más por un producto o un
servicio que lo que cuesta ponerlo en sus manos.
PROCESO LOGÍSTICO
La importancia de la logística radica en la necesidad de mejorar el servicio a un
cliente, optimizando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible;
algunas de las actividades que pueden derivarse de la gerencia logística de una
empresa son las siguientes:
a) Aumento en líneas de producción.
b) La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos.
c) La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios.
d) Desarrollo de sistemas de información.
Estas pequeñas mejoras en una organización se traducirán a los siguientes
beneficios:
1. Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad en las empresas para
acometer el reto de la globalización.
2. Optimizar la gerencia y la gestión logística comercial, nacional e internacional
3. Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de
compra, calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribución, protección y servicio.
ESTRATEGIAS LOGÍSTICAS
La selección de una adecuada estrategia logística y de la cadena de suministros
requiere algo del mismo proceso creativo necesario para desarrollar una adecuada
estrategia corporativa. Los enfoques innovadores en la estrategia logística y de la
cadena de suministros pueden representar una ventaja competitiva.
Se ha dicho que una estrategia logística cuenta con tres objetivos: reducción de
costos, reducción de capital y mejora del servicio.
La reducción de costos es una estrategia dirigida hacia lograr minimizar los costos
variables asociados con el desplazamiento y el almacenamiento. La mejor
estrategia por lo general es formulada al evaluar líneas de acción alternativas,
como la selección entre diferentes ubicaciones de almacén o la selección entre
modos de transporte alternativos. Los niveles de servicio por lo general se
mantienen constantes mientras se buscan las alternativas de mínimo costo. La
maximización de utilidades es el objetivo principal.
La reducción de capital es una estrategia dirigida hacia la minimización del nivel
de inversión en el sistema logístico. La maximización del rendimiento sobre los
activos logísticos es la motivación detrás de esta estrategia. El envío directo a los
clientes para evitar almacenamiento, la elección de almacenes públicos sobre
almacenes privados, la selección de un enfoque de abastecimiento justo a tiempo
en vez de almacenar para inventarios, o la utilización de proveedores externos de
servicios logísticos son ejemplos de ello. Estas estrategias pueden dar por
resultado costos variables más altos que en estrategias que requieren mayor nivel
de inversión; sin embargo, el rendimiento sobre la inversión puede incrementarse.
Las estrategias de mejora del servicio por lo general reconocen que los ingresos
dependen del nivel proporcionado del servicio de logística. Aunque los costos se
incrementan rápidamente ante mayores niveles de servicio logístico al cliente, los
mayores ingresos pueden compensar a los mayores costos. Para que sea
efectiva, la estrategia de servicio se desarrolla en contraste con la ofrecida por la
competencia.
