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1 9 PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO Código: F08-PEC-01-CI
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1. INFORMACIÓN GENERAL

PROCESO DE GESTIÓN GERENCIAUDIRECCIONAMI ENTO

AUDITORÍA:
ESTRATÉGICO
FECHA AUDITORÍA: Del 21 de marzo al 14 de abril de 2014
Verificar la gestión del proceso de Direccionamiento estratégico/gestión
gerencial a través de la evaluación del cumplimiento de los
OBJETIVO: lineamientos internos y externos aplicables al proceso, a fin de
establecer oportunidades de mejora que contribuyan a la adecuada
gestión del mismo.
*Plan estratégico institucional.
*Plan de acción institucional y por dependencias.
*Metas Plan de Desarrollo Distrital y metas Proyectos de inversión.
*Fichas proyectos de inversión.
*Plan anticorrupción.
ALCANCE:
*Mapa de riesgos institucional.
*Anteproyecto de presupuesto de inversión.
*Traslados presupuestales entre proyectos de inversión.
*Implementación del Sistema Integrado de Gestión.

• Ley 1474 del 12 de Julio de 2011 "Por el cual se dictan normas

orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad
del control de la gestión pública".
• Decreto 111 de 1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de
1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman
el Estatuto Orgánico del Presupuesto".
• Decreto 4730 de 2005 "Por el cual se reglamentan normas
orgánicas del presupuesto".
• Decreto 1957 de 2007. "Por el cual se reglamentan normas
orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la
CRITERIOS:
materia".
• NTCGP 1000:2009 4.2.4 "Control de los registros"
• NTCGP 1000:2009 7.5.3 "Identificación y trazabilidad"
• NTCGP 1000:2009 8.2.3 "Seguimiento y medición de los
procesos"
• NTD-SIG 001:2011 "Norma Técnica Distrital del Sistema
Integrado de Gestión para las entidades y organismos
distritales"
• Circulares Distritales
• Resoluciones internas
• Directiva 03 de 2013
Ismael Martínez Guerrero
EQUIPO AUDITOR: Ricardo Adolfo Pardo

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2. METODOLOGÍA Y/0 ACTIVIDADES DESARROLLADAS:

La auditoría se realizó del 21 de marzo al 14 de abril de 2014 en las instalaciones del Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital-DASCD, ubicado en la Carrera 30 No. 25-90 Piso 9. Se hizo
reunión de apertura el 21 de marzo con el Jefe y el equipo de la Oficina Asesora de Planeación-OAP,
a fin de dar a conocer el Plan de auditoría y la metodología a realizar. Seguidamente, se realizó la
solicitud de información pertinente, de acuerdo al alcance establecido para la auditoría, para realizar
revisión documental de escritorio. Posteriormente se realizó el cotejo de los criterios establecidos,
frente a los soportes y evidencias aportados al equipo de auditoría, para registrar los resultados que
aparecen en este informe. Se aplicó muestreo selectivo para la verificación de los siguientes
soportes: cumplimiento de manual de funciones, cumplimiento de metas Plan de Desarrollo Distrital.
Finalmente, se realizaron entrevistas con el Jefe de la OAP e integrantes del equipo de esta
dependencia, para que de acuerdo a los temas de su competencia, aportaran información adicional o
aclararan inquietudes del equipo auditor, según fuera el caso. De acuerdo a las entrevistas
realizadas con el personal, el equipo auditor determinó procedente que los temas relacionados con el
presupuesto de la entidad, se aborden en el marco de la Auditoría a contabilidad y presupuesto y que
la implementación del Sistema Integrado de Gestión-SIG se realice en el marco de la auditoría
programada al SIG, y el seguimiento previsto en el Acuerdo 334 de 2013.

3. FORTALEZAS :
• Buena disposición del equipo auditado para la atención de la auditoría y recuperación
adecuada de información para consulta.
• Las iniciativas lideradas desde la OAP para automatizar temas estratégicos en la entidad
como el Sistema Integrado de Gestión-SIG.
• Las capacitaciones lideradas desde la OAP alrededor del SIG, que facilitan la aprehensión de
elementos del Sistema de Control interno al interior de la entidad.

4. RELACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS O NO CONFORMIDADES:

4.1. Requisitos con cumplimiento

No. CRITERIO OBSERVACIÓN

Modelo Estándar de Control Interno para el
1 Estado Colombiano- MECI 1000:2005. Observación 1. Se evidenció que la entidad cuenta
Subsistema: control estratégico con las siguientes herramientas, instrumentos y/o
Componente: direccionamiento estratégico documentos de planeación:
Elemento: Planes y programas: elemento de control,
que permite modelar la proyección de la Entidad *Planeación estratégica versiones 2012 y 2013: en
pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y este documento se plasma la misión, visión, objetivos
guiar sus actividades hacia las metas y los estratégicos, servicios y productos del DASCD, política
resultados previstos. Los planes y programas de calidad, objetivos de calidad, principios y valores
materializan las estrategias de la organización corporativos. El documento se encuentra publicado en
establecidas para dar cumplimiento a su misión, el portal web institucional [Link] en
visión y objetivos institucionales esperados en un la ruta Buen Gobierno-Transparencia.
período de tiempo determinado, asegurando
adicionalmente los recursos necesarios para el logro *Plan de acción por dependencias y Plan estratégico

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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

de los fines de la entidad. institucional: estos documentos contienen variables
como las metas en cada una de las
dependencias/procesos, actividades generales y
específicas para el cumplimiento de las mismas,
indicadores de gestión, entre otras. El Plan de acción
institucional, que agrega los planes por dependencia,
se encuentra publicado en el portal web institucional
[Link] en la ruta Buen Gobierno-
Transparencia.

*Plan de acción 2012-2016: este documento establece

las metas de gestión que permitirán cumplir con las
metas del Plan de Desarrollo y su articulación con los
objetivos estratégicos, metas, programas y proyectos
del Plan de Desarrollo. Por otro lado, se establecen
indicadores, presupuesto asignado y área designada
para la ejecución de la meta.

*Matriz de Objetivos estratégicos del DASCD

actualizados Plan de Desarrollo 2012-2016-Proyecto
de inversión: en este documento se encuentran
plasmados los objetivos estratégicos de la entidad
para el periodo 2012-2016, las estrategias para
alcanzar los objetivos, los retos, dependencias
responsables, la meta de proyecto de inversión
asociada y el indicador de medición. Esta matriz
permite ver el despliegue de los objetivos estratégicos.

2 Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas Observación 2. Se evidenció en el portal web
orientadas a fortalecer los mecanismos de institucional [Link], en la ruta
prevención, investigación y sanción de actos de [Link] iles/Transparencia/Plan
corrupción y la efectividad del control de la gestión Accion 2014 [Link] que el Plan de acción
pública". institucional 2014 del DASCD se encuentra publicado.
El Plan de acción institucional establece las metas en
Artículo 74. Plan de acción de las entidades cada una de las dependencias/procesos, relaciona las
públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, actividades generales y específicas para el
todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de cumplimiento de las mismas, los indicadores de
enero de cada año, deberán publicar en su gestión, los responsables de la ejecución de la
respectiva página web el Plan de Acción para el año actividad, el presupuesto asignado (inversión y/o
siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, funcionamiento) y los objetivos estratégicos
las estrategias, los proyectos, las metas, los institucionales a los cuales se encuentran asociadas
responsables, los planes generales de compras y la las metas estratégicas transversales. Se observó que
distribución presupuestal de sus proyectos de en la misma ruta se encuentra publicado el Informe del
inversión junto a los indicadores de gestión. Plan de acción institucional 2013.

A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá

estar acompañado del informe de gestión del año
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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

inmediatamente anterior.

Igualmente publicarán por dicho medio su

presupuesto debidamente desagregado, así como
las modificaciones a este o a su desagregación.

Parágrafo. Las empresas industriales y comerciales

del Estado y las Sociedades de Economía Mixta
estarán exentas de publicar la información
relacionada con sus proyectos de inversión.

Modelo Estándar de Control Interno para el Observación 3. Se evidenció que la entidad cuenta
3 Estado Colombiano- MECI 1000:2005. con la Matriz de riesgos institucional DASCD 2014, la
Subsistema: control estratégico cual está asociada a procesos y dependencias y
Componente: Administración del riesgo contiene los siguientes elementos establecidos por el
Elementos: -Identificación de riesgos Departamento Administrativo de la Función Pública-
-Análisis de riesgo DAFP en la Guía para la administración del riesgo:
-Valoración de riesgos identificación de riesgos, análisis de riesgos y
valoración de riesgos. En la matriz se encuentran
tipificados los riesgos de gestión y de corrupción y se
relacionan los controles para mitigar los riesgos
identificados; así como también los indicadores de
gestión.

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública- Observación 4. La entidad cuenta con indicadores de
4 NTCGP1000:2009 gestión asociados a sus dependencias/procesos, los
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos cuales se encuentran plasmados en el Plan de acción
La entidad debe aplicar métodos apropiados para el institucional 2014, en el Plan de acción 2012-2016 y
seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión en las Fichas de los proyectos de inversión.
de la Calidad, y cuando sea posible, su medición.
Estos métodos deben demostrar la capacidad de los Los resultados de los indicadores asociados a las
procesos para alcanzar los resultados planificados actividades establecidas en los planes de
(eficacia) así como el manejo de los recursos dependencias para la vigencia 2013 se encuentran
disponibles (eficiencia). El seguimiento y la medición publicados en el portal web institucional en el Informe
del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el del Plan de acción institucional 2013, también se
logro de los resultados planificados como en el encuentran consignados en el Informe de Indicadores
manejo de los recursos utilizados pueden realizarse de gestión, a corte 31 de diciembre de 2013, en el
por proceso, por conjunto de procesos o en forma marco de la presentación de la cuenta anual 2013 a la
global para el Sistema. Contraloría de Bogotá D.C.

Como resultado del seguimiento de la medición y

seguimiento de los procesos, deben llevarse a cabo
correcciones, acciones preventivas y/o correctivas,
según sea conveniente.
NOTA 1 Para el seguimiento y la medición de los procesos se
pueden emplear métodos como indicadores, encuestas,
seguimiento al avance de los proyectos y cronogramas entre
otros.
Los métodos de seguimiento y medición deben

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Lk. .1.
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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las
partes interesadas, y los resultados pertinentes
deben estar disponibles y ser difundidos de manera
permanente en las páginas electrónicas, cuando se
cuente con ellas u otros medios con los que se
cuente.

NOTA 2 Al determinar los métodos apropiados, es aconsejable

que la entidad considere el tipo y el grado de seguimiento o
medición apropiado para cada uno de sus procesos en relación
con su impacto sobre la conformidad con los requisitos del
producto y/o servicio y sobre la eficacia, la eficiencia y la
efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano- MECI 1000:2005.
Subsistema: control de gestión
Componente: actividades de control
Elementos: -Indicadores

5 Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas Observación 5. Se evidenció en el portal institucional
orientadas a fortalecer los mecanismos de [Link].00 la publicación del Plan
prevención, investigación y sanción de actos de anticorrupción y de atención al ciudadano para las
corrupción y la efectividad del control de la gestión vigencias 2013 y 2014, así como el seguimiento al
pública" mismo realizado a 31 de diciembre de 2013. De igual
manera, se observó la publicación de riesgos de
Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al corrupción para la vigencia 2014, producto de la
Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, actualización de la matriz de riesgos institucional,
departamental y municipal deberá elaborar liderada por la Oficina Asesora de Planeación, así
anualmente una estrategia de lucha contra la como también, la publicación de riesgos asociados al
corrupción y de atención al ciudadano. Dicha proceso contractual. El Plan anticorrupción y de
estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa atención al ciudadano 2014 estableció actividades a
de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las realizar, en 4 estrategias: mapa de riesgos de
medidas concretas para mitigar esos riesgos, las corrupción, rendición de cuentas, antitrámites y
estrategias antitrámites y los mecanismos para mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
mejorar la atención al ciudadano...

Decreto No 2641 del 17 de diciembre de 2012

"Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76
de la ley 1474 de 2011"

Estrategias para la Construcción del Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

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1 o PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO Código: F08-PEC-01-CI

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No, CRITERIO OBSERVACIÓN

6 Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas Observación 6. Se evidenció en el portal web
orientadas a fortalecer los mecanismos de institucional [Link], en la ruta
prevención, investigación y sanción de actos de [Link] que
corrupción y la efectividad del control de la gestión el DASCD tiene publicadas las fichas EBI de los
pública" proyectos de inversión 692-Estructuración-
fortalecimiento y dignificación técnico-humana del
Artículo 77. Publicación proyectos de empleo público en el Distrito Capital", 744-
inversión. Sin perjuicio de lo ordenado en los Fortalecimiento de los sistemas de gestión en el
artículos 27 y 49 de la Ley 152 de 1994 y como DASCD con componentes TICs, y los informes de
mecanismo de mayor transparencia en la seguimiento a los mismos, con corte a 31 de diciembre
contratación pública, todas las entidades del orden de 2013.
nacional, departamental, municipal y distrital deberán
publicar en sus respectivas páginas web cada
proyecto de inversión, ordenado según la fecha de
inscripción en el Banco de Programas y Proyectos
de Inversión nacional, departamental, municipal o
distrital, según el caso.

Parágrafo. Las empresas industriales y comerciales

del Estado y Sociedades de Economía Mixta estarán
exentas de publicar la información relacionada con
sus proyectos de inversión".

Circular No. 19 de 2013 de la Secretaría Distrital de Observación 7. Revisado el estado de validación de

7 Planeación. seguimiento a entidades que reporta el sistema
Elaboración del informe de Rendición de cuentas de SEGPLAN, se pudo evidenciar que el DASCD cerró y
la gestión contractual y administrativa-2013, Balance validó la información correspondiente a los
de resultados del Plan de Desarrollo Distrital 2012- componentes de inversión, gestión, territorialización y
2016 Bogotá Humana. actividades el 22 de enero de 2014, como consta en
pantallazos generados por el sistema, cumpliendo con
Punto 1. Registro del seguimiento al Plan de Acción lo establecido por la Secretaría Distrital de Planeación
del Plan de Desarrollo Distrital 2012-2016...EI que estableció plazo hasta el 24 de enero de 2014,
Sistema de Información SEGPLAN se encuentra situación que facilita la oportunidad de la información
habilitado para registrar las actualizaciones y los para consulta y seguimiento por las partes
avances de los componentes de gestión, inversión, interesadas. La Secretaría Distrital de Planeación, de
territorialización y actividades, con corte a 31 de acuerdo a los trámites realizado cerró la información
diciembre de 2013, proceso que debe estar correspondiente al DASCD el 27 de enero de 2014.
culminado el 24 de enero de 2014. Bogotá Humana
al 31 de diciembre de 2013.
Manual de procedimientos para la operación y Observación 8. Contrastada la información que
8 administración del Banco Distrital de Programas aparece en las Fichas de Estadística Básica de
y Proyectos de la Administración Central y Inversión Distrital EBI-D de los Proyectos de inversión
Establecimientos Públicos. (BDPP-ACEP). 692 (versión 37 del 12 de marzo de 2014), 744
Secretaría Distrital de Planeación. (versión 24 del 21 de abril de 2014) y 939 (versión 8
del 12 de marzo de 2013), con la ejecución
2.11. Costos y fuentes de financiamiento presupuestal de dichos proyectos a 31 de diciembre
2.11.1. Costos del proyecto de 2013, se pudo observar que la información

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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

relacionada para los proyectos de inversión
En la determinación de los costos es importante mencionados, se encuentran actualizados a precios
tener en cuenta las siguientes consideraciones: 2014, de acuerdo a lo establecido en el numeral
2.11.1. Costos del proyecto del Manual de
• Valorar en miles de pesos del año en la cual se procedimientos para la operación y administración del
prepara el proyecto (año en curso), Banco Distrital de Programas y Proyectos de la
independientemente del año en el cual se van a Administración Central y Establecimientos Públicos
realizar las acciones de cada componente. Se (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación.
debe tener en cuenta que cuando se pasa de un
año a otro, es necesario actualizar las cifras a
precios del respectivo año, para lo cual deberá
multiplicarse cada valor por el índice de inflación
o índice de precios al consumidor (IPC)

Directiva 03 de 2013 "Directrices para prevenir Observación 9. En entrevista realizada con dos
9 conductas irregulares relacionadas con servidores públicos de la Oficina Asesora de
incumplimiento de los manuales de funciones y de Planeación (Jhon Espitia-Jefe de la OAP y Ruby
procedimientos y la pérdida de elementos y Valenzuela- Profesional especializado 222-21), y de
documentos públicos". acuerdo al Manual de funciones suministrado por la
Subdirección de Gestión Corporativa y CD, se pudo
evidenciar que las actividades y productos e informes
elaborados por estos servidores públicos, guardan
relación con las funciones esenciales descritas en el
mismo. En el caso del servidor público Jhon Emerson
Espitia Suárez, mediante memorando con radicado
2014-I-E-118 del 06 de febrero de 2014, se le remitió
el Manual de funciones respectivo, y en el caso de la
servidora Ruby Valenzuela, se hizo lo propio mediante
memorando del 18 de julio de 2011, en donde se
remite copia de la Resolución 227 del 07 de junio de
2011.

Plan de Acción de la Oficina Asesora de Observación 10. Revisado el seguimiento al Plan de

10 Planeación acción de la Oficina Asesora de Planeación del primer
trimestre de 2014, realizado por esa dependencia, se
identificó cumplimiento al 100% de la programación en
las siguientes actividades, entre otras:

1.1.1 Verificar la implementación por proceso y

componentes (caracterización - procedimientos -
instructivos - protocolos - guías - formatos) en el
Módulo Control Documental y en el Módulo Procesos
(por componente de módulo). Determinar el % de uso
de cada uno de estos módulos por proceso y remitir
las observaciones por proceso, al administrador del
SIG. Lo proyectado para el primer trimestre se
cumplió al 100%.

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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

2.1.2 Organizar para todos los servidores del DASCD,
la agenda de capacitación para realizar los talleres por
grupos interprocesos y sesiones reforzando siempre el
tema de integración de subsistemas de gestión. Se
programó para dicha actividad 70% de su ejecución
para el mes de enero de 2014. De acuerdo al Plan de
Acción se ejecutó el 100% de lo programado.

2.4.1 Verificar y valorar los avances frente al Plan de

Acción del SIG del Distrito y la aplicación de las
directrices distritales sobre el SIG. Para el mes de
marzo se proyectó una meta de ejecución del 25% de
esta actividad, logrando el 100% de su ejecución.
5.1 Registrar en el Aplicativo PREDIS - PMR de la
SHD, la información del POR. De acuerdo al Plan de
Acción, la actividad 5.1 tiene una ejecución al 100%.

De las actividades específicas relacionadas en el Plan

de la OAP para 2014, 25 actividades tenían
programación para el primer trimestre, y 20 de ellas
(80%) presentaron eficacia del 100% en su
cumplimiento.

4.2. No conformidades

No. CRITERIO OBSERVACIÓN

Resolución 828 del 23 de noviembre de 2012 "Por No conformidad 1. Se evidenció incumplimiento a
1 la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión- lineamientos establecidos en la Resolución 828 de
SIG en el Departamento Administrativo del Servicio 2012, en consideración a que el Comité de
Civil-DASCD, se acoge el manual de procesos en la desempeño institucional del DASCD no cuenta con un
intranet de la entidad, se conforma el equipo de reglamento que establezca su operación, de acuerdo a
trabajo del SIG y se crea el Comité de desempeño lo establecido en el parágrafo 2 del Artículo décimo de
institucional'. la citada Resolución y tampoco se evidenció acta o
Artículo Décimo: El Comité de Desempeño soporte de las reuniones celebradas por el Comité en
Institucional se reunirá mínimo una (1) vez al mes, enero y febrero de 2014, situación que puede generar
previa convocatoria del (a) Jefe(a) de la Oficina dificultades en la definición de responsabilidades,
Asesora de Planeación y del Jefe de Control interno roles, reglas de juego y seguimientos para la toma de
de la entidad...Parágrafo 2: En la primera sesión del decisiones estratégicas en la operación de la entidad,
Comité de Desempeño Institucional, se deberá máxime cuando el comité se constituyó hace más de
aprobar su reglamento interno". un año.

Resolución No. 02 del 07 de enero de 2014 "Por la Si bien la Oficina Asesora de Planeación se encuentra
cual se modifica parcialmente la Resolución 828 de realizando revisión de la Resolución 828 de 2013, para
2012" realizar precisiones al funcionamiento interno del
Artículo Quinto. Modificar el Artículo Décimo Tercero Comité de Desempeño institucional, es necesario dar
eliminando la expresión.... y del jefe de Control cumplimiento a los actos administrativos con los que
interno de la entidad'. cuenta la entidad, en las disposiciones y términos en
que se encuentran vigentes.

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9 PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO Código: F08-PEC-01-CI
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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública- No conformidad 2. Revisada la información con la
2 NTCGP1000:2009 que cuenta el proceso de gestión gerencial en la
intranet institucional, se observó que en el
4.2.3 Control de documentos procedimiento para la formulación y actualización de
la planeación institucional, en la actividad 16 se
Los documentos requeridos por el Sistema de establece: Estructurar el Plan de Acción de
Gestión de la Calidad deben controlarse. Debe Dependencia, el cual debe identificar la correlación, de
establecerse un procedimiento documentado que acuerdo con el Formato F01-PE-01-P- Plan de Acción
defina los controles necesarios para: de Dependencia; sin embargo, al consultar en intranet
la versión vigente del formato Plan de acción, aparece
d) asegurarse de que las versiones vigentes y la codificación F02-PE-01-GG. Por otro lado, la
pertinentes de los documentos aplicables se versión del formato de matriz de riesgos institucional
encuentran disponibles en los puntos de uso; publicada en el portal web institucional (versión 02 del
30 de enero de 2014), no se encuentra publicada en
g) prevenir el uso no intencionado de documentos ningún proceso del SIG en la intranet institucional. Lo
obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada anterior evidencia deficiencias en el control
en el caso de que se mantengan por cualquier razón. documental de formatos y registros asociados al
Sistema Integrado de Gestión, e incumplimiento al
numeral 4.2.3. de la norma NTCGP1000:2009, que
genera que se diligencien formatos en versiones no
oficiales.

Se evidenció correos electrónicos del 19 de

Noviembre de 2013 y 27 de febrero de 2014, en
donde personal de la OAP solicita a personal de la
Subdirección de Gestión Corporativa y CD la
actualización de documentación del proceso de
gestión gerencial en la intranet, la cual se ha realizado
parcialmente, existiendo aún documentos
desactualizados en la intranet.

Si bien el equipo de trabajo de la Oficina Asesora de

Planeación ha venido liderando la actualización de la
documentación de los procesos de la entidad, es
necesario, que todos los responsables de los procesos
aseguren que la información que se encuentra
publicada actualmente en la intranet sea la oficial.

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5. RELACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE OBSERVACIONES:

5.1. Oportunidades de mejora

No. CRITERIO OBSERVACIÓN

Modelo Estándar de Control Interno para el
1 Estado Colombiano- MECI 1000:2005. Observación 1. Si bien la entidad cuenta con
Subsistema: control estratégico elementos de planeación estratégica (plan estratégico,
Componente: direccionamiento estratégico matriz de objetivos estratégicos del DASCD
Elemento: Planes y programas: elemento de control, actualizados Plan de Desarrollo 2012-2016, plan de
que permite modelar la proyección de la Entidad acción institucional, fichas de proyectos de inversión,
pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y entre otros), no es fácil identificar la articulación de
guiar sus actividades hacia las metas y los estos instrumentos. El que los instrumentos existan,
resultados previstos. Los planes y programas pero se encuentren dispersos, puede dificultar la
materializan las estrategias de la organización interiorización de los mismos por parte del personal de
establecidas para dar cumplimiento a su misión, la entidad y del entendimiento de cómo éstos aportan
visión y objetivos institucionales esperados en un a la aplicación y cumplimiento de los mismos.
período de tiempo determinado, asegurando
adicionalmente los recursos necesarios para el logro
de los fines de la entidad. Sería recomendable que en el Plan estratégico
institucional, se plasme la información que aparece en
otros documentos (por ejemplo, matriz de objetivos
estratégicos del DASCD actualizados Plan de
Desarrollo 2012-2016) a fin que en un documento
principal, se identifique fácilmente todo el despliegue
estratégico de la entidad, para facilitar su
comprensión, análisis y seguimiento, y que facilite a
todos los servidores públicos del DASCD identificar su
aporte en el cumplimiento de los objetivos, estrategias
y metas establecidas.

Modelo Estándar de Control Interno para el Observación 2. El DASCD cuenta con matriz de
2 Estado Colombiano MECI 1000:2005.
- riesgos institucional; sin embargo, el instrumento
Subsistema: control estratégico existente no permite identificar el contexto estratégico
Componente: Administración del riesgo (si es riesgo externo e interno ni su clasificación como
Elementos: -Identificación de riesgos riesgo estratégico, operativo, de imagen, financiero, de
-Análisis de riesgo tecnología o cumplimiento) así como tampoco se
-Valoración de riesgos observa el Plan de manejo de los riesgos por proceso
y el seguimiento que se hace a los mismos, para
determinar la efectividad de los controles.

El no contar con el resultado al seguimiento de las

acciones establecidas para mitigar los riesgos en la
matriz de riesgos, puede dificultar el seguimiento al
cumplimiento de las mismas, bien sea a través de un
ejercicio de autoevaluación o evaluación
independiente. Lo anterior puede generar que los
riesgos identificados se materialicen, y al no hacer un
control adecuado, se agudice el impacto.

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1 9 PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO Código: F08-PEC-01-Cl

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No. CRITERIO OBSERVACION

Sería recomendable realizar una revisión de la matriz
de riesgos institucional, a fin de incluir los elementos
de contexto estratégico y el plan manejo de riesgos y
el seguimiento a los mismos, de acuerdo con la Guía
para la administración del riesgo del DAFP.

Modelo Estándar de Control Interno para el Observación 3. Pese a existir matriz de riesgos
3 Estado Colombiano MECI 1000:2005.
- institucional, en la entidad no existe un Procedimiento,
Subsistema: control estratégico instructivo o guía interna para la administración del
Componente: Administración del riesgo riesgo, en donde se describan las operaciones a
Elementos: -Identificación de riesgos realizar en la gestión del riesgo, Política de
-Análisis de riesgo administración de riesgos, que sea de consulta por
-Valoración de riesgos parte del personal de la entidad. Lo anterior, puede
generar que no haya unicidad de conceptos alrededor
de la administración del riesgo en el DASCD y que al
aplicar criterios diferentes para la gestión del riesgo,
hayan procesos más vulnerables para que éstos se
materialicen.

Sería recomendable, construir un procedimiento,

instructivo o guía para la administración del riesgo en
la entidad, que incorpore los instrumentos de gestión
de riesgos existentes.

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública- Observación 4. La entidad cuenta con indicadores de
4 NTCGP1000:2009 gestión asociados a sus dependencias/procesos y los
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos registra en el Informe de indicadores de gestión; sin
La entidad debe aplicar métodos apropiados para el embargo, los indicadores de gestión formulados están
seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión principalmente enfocados a medir la eficacia de los
de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. procesos y no se evidencia un espacio en que se
Estos métodos deben demostrar la capacidad de los publiquen los principales resultados de cada uno de
procesos para alcanzar los resultados planificados ellos, de acuerdo a su periodicidad de medición, que
(eficacia) así como el manejo de los recursos facilite su consulta y seguimiento por parte de todo el
disponibles (eficiencia). El seguimiento y la medición personal.
del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el
logro de los resultados planificados como en el Lo anterior puede generar que no se midan aspectos
manejo de los recursos utilizados pueden realizarse relevantes de los procesos, asociados con la eficiencia
por proceso, por conjunto de procesos o en forma y la efectividad de los mismos, y que la comunidad
global para el Sistema. institucional no interiorice los resultados alcanzados
por los diferentes procesos, para tomar las acciones
Como resultado del seguimiento de la medición y correctivas, preventivas o de mejora pertinentes.
seguimiento de los procesos, deben llevarse a cabo
correcciones, acciones preventivas y/o correctivas, Sería recomendable, diseñar una herramienta, a
según sea conveniente. manera de tablero de indicadores u otra que se estime
NOTA 1 Para el seguimiento y la medición de los procesos se pertinente, en la que se registren los resultados de las
pueden emplear métodos como indicadores, encuestas,
seguimiento al avance de los proyectos y cronogramas entre
mediciones de los diferentes indicadores, de manera
otros. dinámica, y sea de fácil acceso para consulta y
Los métodos de seguimiento y medición deben seguimiento de las partes interesadas y avanzar en la

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PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO Código: F08-PEC-01-CI

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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las construcción de indicadores que midan la eficiencia y
partes interesadas, y los resultados pertinentes efectividad de los procesos.
deben estar disponibles y ser difundidos de manera
permanente en las páginas electrónicas, cuando se Cabe anotar, que al cierre de esta auditoría, se pudo
cuente con ellas u otros medios con los que se observar que en el marco de las capacitaciones
cuente. impartidas sobre el Sistema Integrado de Gestión, la
Oficina Asesora de Planeación, está liderando la
NOTA 2 Al determinar los métodos apropiados, es aconsejable construcción de un cuadro de mando integral para la
que la entidad considere el tipo y el grado de seguimiento o entidad. Sería pertinente establecer términos para la
medición apropiado para cada uno de sus procesos en relación
con su impacto sobre la conformidad con los requisitos del terminación de esta herramienta, a fin que pueda
producto y/o servicio y sobre la eficacia, la eficiencia y la implementarse lo más pronto posible.
efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano- MECI 1000:2005.
Subsistema: control de gestión
Componente: actividades de control
Elementos: -Indicadores

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública- Observación 5. Revisada documentación con la que
5 NTCGP1000:2009 cuenta el proceso de revisión
gerencia/direccionamiento estratégico, en el marco del
4.2.3 Control de documentos Sistema Integrado de Gestión-SIG, se pudo establecer
que este proceso cuenta con documentación
Los documentos requeridos por el Sistema de (procedimientos, formatos) diferente en dos fuentes
Gestión de la Calidad deben controlarse. Debe distintas: intranet institucional y aplicativo del SIG. Si
establecerse un procedimiento documentado que bien, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 828
defina los controles necesarios para: de 2012, la información oficial corresponde a la
publicada en la intranet, la publicación de la
d) asegurarse de que las versiones vigentes y información en fuentes diferentes puede generar
pertinentes de los documentos aplicables se confusión e inducir a error a personal de la entidad a la
encuentran disponibles en los puntos de uso; consulta de información no oficial.

g) prevenir el uso no intencionado de documentos Sería recomendable establecer políticas de operación

obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada para definir un tiempo estimado en que durará la
en el caso de que se mantengan por cualquier razón. migración de la información del Sistema Integrado de
Gestión-SIG publicada en la intranet, a la que se
publique en el aplicativo del SIG, a fin de contar con
una sola fuente de información, conocida por el
personal de la entidad.

Cabe anotar que la Oficina Asesora de Planeación, ha

informado a las dependencias de la entidad la
necesidad de actualizar la información de todos los
procesos en el aplicativo del SIG, observación que
también ha realizado Control Interno, y que se
encuentra plasmada en la evaluación de
dependencias 2013, sin que a la fecha se presenten
avances significativos. Lo que requiere de los
responsables del proceso, acelerar la actualización de

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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

dicha información en el aplicativo SIG.

Observación 6. De acuerdo al seguimiento realizado

6 Plan de acción Oficina Asesora de Planeación por la Oficina Asesora de Planeación a su Plan de
acción, a corte 31 de marzo de 2014, hay actividades
para las cuales había programación en el primer
trimestre, pero no se presentó avance o cumplimiento
de las mismas; sin embargo, en los espacios
establecidos para el seguimiento del primer trimestre,
la información registrada no permite comprender
claramente las razones que dificultaron o retrasaron el
cumplimiento de la programación. Lo anterior puede
dificultar que se tomen las acciones correctivas
pertinentes y oportunas para cambiar la tendencia del
indicador.

Algunas de las actividades del Plan de acción del área

que presentan esta situación son las siguientes:

7.3.1 Configurar los Usuarios con sus cargos,

permisos para el uso de los módulos de acuerdo al
flujo de elaboración - revisión - aprobación -
publicación. . Creación de tipos documentales,
plantillas, tiempos estándares en el plan de trabajo,
recuperación, protección de documentos,
eliminaciones. De acuerdo con el manual
Administración del aplicativo, para el mes de enero y
marzo tiene una proyección del 20% respectivamente,
su ejecución fue cero para enero y para marzo fue
10%, lo que indica que de lo programado para el
trimestre 40%, se ejecutó únicamente 10%, faltando
por ejecutar 30%. No se evidencia en la Matriz del
Plan de Acción la justificación o razón de dicha
situación.

7.1.1 Verificar la implementación de los procesos de

la OAP y componentes (caracterización -
procedimientos - instructivos - protocolos - guías -
formatos) en el Módulo Control Documental y en el
Módulo Procesos (por componente de módulo),
determinar el `Y. de uso de cada uno de estos módulos
por proceso y subsanar las observaciones. Lo
proyectado para el mes de enero y febrero fue 50%,
respectivamente. La ejecución para estos meses fue
de cero.

7.1.2 Verificar la implementación del Módulo

Planeación Estratégica, sus componentes
responsabilidad de la Oficina Planeación (Indicadores
- Plan de Acción - Ideas y Proyectos), determinar el %

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,
-
•
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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

de implementación y subsanar las observaciones
identificadas. Para los meses de enero, febrero y
marzo aparece una proyección del 25% para cada
uno; sin embargo no se aprecia ejecución alguna en el
Plan de Acción para el primer trimestre, ni observación
que justifique la misma.

Sería recomendable que se fortalezca el reporte de las

acciones realizadas y consignadas en el plan de
acción de la dependencia, para consulta y claridad de
las partes interesadas, que faciliten, a su vez, la
adopción de las acciones correctivas pertinentes.

Observación 7. Revisado el Plan de Acción 2012 —

7 Plan de Acción 2012 - 2016 Componente de 2016-Componente de inversión por entidad con corte
gestión e inversión por entidad a 31/12/2013 para cada uno de los proyectos de
inversión de la entidad, se pudo identificar que 7 de las
Fichas EBI-Proyectos de Inversión 8 metas del Plan de Desarrollo Distrital en las que
interviene el DASCD, tiene ejecución acumulada
(2012-2013) igual o superior al 90%; sin embargo, la
meta "Diseñar e Implementar en el 100% la Política
Distrital de estímulos para dignificar el empleo público
en las entidades distritales", que corresponde al
proyecto de inversión 692-Estructuración-
fortalecimiento y dignificación técnico-humana del
empleo público en el Distrito Capital, tiene un avance
acumulado frente a la meta programada de 38%.

No se evidencia un Plan de mejoramiento

documentado e integral, en donde desde la Gerencia
del proyecto 692, se realice el análisis de las causas
que no han permitido cumplir con la programación, así
como de las acciones tomadas para cambiar la
tendencia del indicador. Lo anterior dificulta el
ejercicio de tomar las acciones correctivas pertinentes
y oportunas para cambiar la tendencia del
comportamiento de los indicadores y la generación de
los informes de seguimiento a las Metas del Plan de
Desarrollo Distrital.

Sería recomendable, que el gerente del proyecto 692,

establezca con su equipo de trabajo, un plan de acción
para eliminar el rezago de la ejecución de la meta
"Diseñar e Implementar en el 100% la Política Distrital
de estímulos para dignificar el empleo público en las
entidades distritales" y complemente la información
remitida a la Oficina Asesora de Planeación frente a
los informes de cumplimiento de las metas Plan de
Desarrollo, en donde se dé cuenta de los retrasos y
soluciones para cumplir con las metas establecidas en

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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

los proyectos de inversión de su competencia.

Es importante que la información que los Gerentes de

los Proyectos 692, 744 y 939, remitan a la Oficina
Asesora de Planeación, relacionada con cumplimiento
de metas, ejecución presupuestal, avances, retrasos y
soluciones, se realice con criterios de calidad y
oportunidad.

Por otro lado, sería recomendable revisar y ajustar los

formatos de seguimiento a los planes de acción de los
proyectos para que le permitan visualizar a los
responsables el estado del cumplimiento de los
compromisos de la entidad con el plan de desarrollo y
los informes se concentren en establecer y hacer
claridad absoluta sobre los retrasos, soluciones, logros
y avances de cada compromiso del plan y de cada
meta del proyecto.

Observación 8. Revisado el Plan de Acción 2012 —

8 Plan de Acción 2012 2016 Componente de
- 2016-Componente de gestión e inversión por entidad
gestión e inversión por entidad reportado a través del aplicativo SEGPLAN, a corte 31
de diciembre de 2013, se pudo observar que la
Fichas EBI Proyectos de Inversión
- siguiente meta asociada con el proyecto de inversión
744 presentó una ejecución presupuestal del 100%
para la vigencia 2013; sin embargo, el avance de la
magnitud física de la meta se encuentra en cero, y en
el reporte no se encuentra las razones del no
cumplimiento de la meta, se encuentra finalizada la
meta. La anterior situación, puede generar
interpretaciones erróneas alrededor de los recursos
invertidos y los resultados alcanzados:

Meta 1: Implementar En el 100 % De los Procesos del

Sistema De Gestión del DASCD. El Concepto de
Integración de los Subsistemas. Se programó $ 216
millones y se ejecutó $ 216 millones. Con relación a la
casilla de la Matriz — Magnitud en lo programado y
ejecutada se encuentra en ceros.

Sería recomendable que el gerente del proyecto 744,

con su equipo de trabajo, realice la revisión de la
información reportada a la OAP para su cargue en el
SEGPLAN, y solicite los ajustes que estime
convenientes, dentro de las políticas establecidas por
la Secretaría Distrital de Planeación.

9 Plan de Acción 2012 2016 Componente de

- Observación 9. Revisado el Plan de Acción 2012 —
gestión e inversión por entidad 2016-Componente de gestión e inversión por entidad

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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

reportado a través del aplicativo SEGPLAN, a corte 31
Fichas EBI Proyectos de Inversión
- de diciembre de 2013, se pudo observar que las
siguientes metas asociadas con proyectos de
inversión presentaron una ejecución presupuestal por
encima del 90% para la vigencia 2013, y que el
cumplimiento de la magnitud física también estuvo
igual o superior al 90% para el mismo periodo, pero no
se cumplió con la magnitud física programada,
situación que puede ocasionar rezagos acumulados
del cumplimiento de las metas previstas y dificultades
para cumplir la meta completamente al final del Plan
de desarrollo:

Proyecto 682

Meta 1: Formalizar en el 100 % de las entidades

públicas distritales, el empleo público con los estudios
técnicos requeridos y las escalas salariales ajustadas
para el cumplimiento de la gestión de la administración
distrital. Se proyectó ejecutar $150 millones y se
ejecutaron $ 143 millones, arrojando un porcentaje de
cumplimiento del 93%. Respecto a la magnitud física
de la meta, se programó 30% y se ejecutó 26%, lo
que arroja un cumplimiento del 86%.

Meta 2: Ejecutar el 100 % de los temas del Convenio

Interadministrativo N a 18 actualizado en el 2011 con el
DAFP. Se proyectó ejecutar $450 millones y se
ejecutó $420 millones arrojando un cumplimiento del
93%. Respecto a la magnitud física de la meta, se
programó 30% y se ejecutó 25%, lo que arroja un
cumplimiento del 83%.

Meta 3: Diseñar e Implementar 2 Unidad Instrumentos,

uno para la administración de la documentación de
Gestión Pública distrital y el otro para el
comportamiento del empleo público digno y decente
en el Distrito Capital. Se proyectó ejecutar $ 600
millones y se ejecutó $558 millones lo que arroja un
cumplimiento del 93%. Respecto a la magnitud física
de la meta, se programó 0.70 y se ejecutó 0.60, lo que
indica que el cumplimiento corresponde al 85%.

Sería recomendable que los gerentes de los proyectos

de inversión 692, 744 y 939, con sus equipos de
trabajo, establezcan y/o fortalezcan los instrumentos
de gestión y control, a fin que en cada vigencia, se
cumpla la programación física de cada una de las

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No. CRITERIO OBSERVACIÓN

metas, y se tomen las acciones correctivas de manera
oportuna.
Observación 10. Verificados los soportes para
10 Metas Plan de Desarrollo Distrital contrastar el avance de la Meta No.1. Desarrollar un
programa de capacitación orientado a la comprensión
y aplicación de la Defensa de lo Público, a través de
estrategias que generen la aplicación de los valores, la
ética y el sentido de pertenencia del Proyecto de
inversión 939, se pudo evidenciar que si bien se
realizaron 10 presentaciones de la obra "Porque nada
debo, nada temo" para funcionarios de la
administración distrital, no se alcanzó la asistencia
prevista en dicha actividad.

La anterior situación pone en manifiesto el riesgo de

no alcanzar el impacto esperado con las actividades
realizadas, pese a que se cumpla con las actividades
programadas, y dado que el contrato se suscribió
sobre el cierre de la vigencia fiscal 2013, esta
situación puede generar dificultades a la hora de
cumplir con las metas programadas.

Sería recomendable, que el gerente del Proyecto de

inversión 939, de acuerdo al plan de acción
establecido para la vigencia 2014, establezca
elementos de control y de gestión para que las
actividades se ejecuten dentro de un término
razonable y con suficiente tiempo de antelación, para
aumentar la probabilidad que el impacto de las
actividades ejecutadas sea mayor.

6. CONCLUSIONES DE AUDITORÍA:

La Gestión gerencial del DASCD cuenta con elementos y mecanismos de control que
facilitan el desarrollo de las actividades asociadas a estas temáticas; sin embargo, existen
oportunidades de mejora en el ajuste de algunos instrumentos de planeación y gestión como
el Plan estratégico institucional, los indicadores de gestión y la matriz de riesgos institucional,
los seguimientos a los planes de acción de los proyectos de inversión, que permitan
fortalecer la apropiación de los mismos y el seguimiento a las acciones planteadas en estos
instrumentos.

Recomendaciones

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• Incluir en el Plan estratégico institucional, información que aparece en otros

documentos (por ejemplo, matriz de objetivos estratégicos del DASCD actualizados
Plan de Desarrollo 2012-2016) a fin que en un documento principal, se identifique
fácilmente todo el despliegue estratégico de la entidad, para facilitar su comprensión,
análisis y seguimiento, y que facilite a todos los servidores públicos del DASCD
identificar su aporte en el cumplimiento de los objetivos, estrategias y metas
establecidas.

• Realizar una revisión de la matriz de riesgos institucional, a fin de incluir los

elementos de contexto estratégico y el plan manejo de riesgos y el seguimiento a los
mismos, de acuerdo con la Guía para la administración del riesgo del DAFP.

• Construir un procedimiento, instructivo o guía para la administración del riesgo en la

entidad, que incorpore los instrumentos de gestión de riesgos existentes.

• Diseñar una herramienta, a manera de tablero de indicadores u otra que se estime

pertinente, en la que se registren los resultados de las mediciones de los diferentes
indicadores, de manera dinámica, y sea de fácil acceso para consulta y seguimiento
de las partes interesadas y avanzar en la construcción de indicadores que midan la
eficiencia y efectividad de los procesos.

• Establecer políticas de operación para definir un tiempo estimado en que durará la

migración de la información del Sistema Integrado de Gestión-SIG publicada en la
intranet, a la que se publique en el aplicativo del SIG, a fin de contar con una sola
fuente de información, conocida por el personal de la entidad.

• Fortalecer el reporte de las acciones realizadas y consignadas en el plan de acción

de la OAP, para consulta y claridad de las partes interesadas, que faciliten, a su vez,
la adopción de las acciones correctivas pertinentes.

• Establecer, desde la Gerencia del proyecto 692, un plan de acción para eliminar el
rezago de la ejecución de la meta "Diseñar e Implementar en el 100% la Política
Distrital de estímulos para dignificar el empleo público en las entidades distritales" y
complementar la información remitida a la Oficina Asesora de Planeación frente a los
informes de cumplimiento de las metas Plan de Desarrollo, en donde se dé cuenta de
los retrasos y soluciones para cumplir con las metas establecidas en los proyectos de
inversión de su competencia.

• Realizar la revisión, desde la gerencia del proyecto 744, de la información reportada a

la OAP para su cargue en el SEGPLAN, y solicite los ajustes que estime

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SERVICIO CIVIL DISTRITAL Vigencia desde: Marzo de 2014

convenientes, dentro de las políticas establecidas por la Secretaría Distrital de

Planeación.

• Establecer y/o fortalecer instrumentos de gestión y control, desde las gerencias de los
proyectos de inversión 692, 744 y 939, a fin que en cada vigencia, se cumpla la
programación física de cada una de las metas, se tomen las acciones correctivas de
manera oportuna, y que la información sea remitida a la OAP con criterios de
oportunidad, calidad y completitud.

• Establecer elementos de control y de gestión, desde la gerencia del Proyecto de

inversión 939, para que las actividades que se ejecuten con cargo a este proyecto, se
realicen dentro de un término razonable y con suficiente tiempo de antelación, para
aumentar la probabilidad que el impacto de las actividades ejecutadas sea mayor.

NOMBRE AUDITOR LÍDER: ISMAEL M UERRERO

CARGO: Ase • , ., rol Intern e
FIRMA:
1 .. .

EQUIPO AUDITOR
NOMBRES CARGO )
FIRM., --4..,.._
Ricardo Adolfo Pardo Martínez Profesional especializado

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