De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la

recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Radicación de documentos.
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radiación.
 Registro impreso de planillas de radiación y control.
Registro de documentos
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de
2001,tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
Número de radiación Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

EJEMPLOS1/, CUENTAS DE COBRO Cuando un oficio o cuenta de cobro

llega, se realiza la recepción revisándolos datos más importantes como fecha,
número de documento, anexos y también las copias (si se trata de una cuenta
de cobro son dos copias, una que reposará en el archivo de la oficina y una
dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).Una vez realizada la revisión
se procede a recepcionar el documento a través de un formato donde se
registran los datos más relevantes como la fecha de recepción, tipo de
documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.  Luego
se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.  La
persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es
la asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si
fuera el caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los
documentos se trasladan a otras dependencias de la secretaría de Hacienda
para hacer efectivo el pago de la misma). Determine si la comunicación se
genera de forma interna o externa. La comunicación dentro de la oficina se
genera de forma interna y externa. Interna cuando se
Introducción
Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o
departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en
tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones. “El
artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala
que las entidades deberán elaborar programa de gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.
”Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para
mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje
de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y
salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya
que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse
en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las
comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro
de entrada - Registro de salida – Correspondencia interna (comunicación
interna).
Administración Documental en el Entorno Laboral
4Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración
Documental” .Tras la realización de las actividades anteriores en este
momento, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos
más representativos que permiten reconocer y asimilar la definición de
administración, los pasos para la administración documental, principios y
normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y
despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma
Icontec185, las comunicaciones internas y documentación para recepción y
despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta
evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de
estudio presentando en esta guía. EVIDENCIA 3. Informe Administración
Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente
actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso
para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco
documentos de diferente contexto.
Desarrollo
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta. ACTIVIDADES DEL
REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción Recibo de
documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art.
2) Asignación consecutivo de envíos
Administración Documental en el Entorno Laboral
6ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de
consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los
documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y
control Elaboración de estadísticas1. Registro de entrada carta: Al recibir las
cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la
empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá
como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.

Administración Documental en el Entorno Laboral 101. Verificar que la

correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas deInformación.2. Verificar
que el sello de recepción esté con la fecha del día.3. Sellar el documento
original y la copia y firmar ambos ejemplares.4. Firmar el cuaderno de
correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema
en la WEB y siga con el procedimiento manual).5. Entregar al Coordinador del
Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación
de la tarea. Registro en el Sistema El Coordinador del Centro de Sistemas de
Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y
al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsables(s) de la
ejecución del requerimiento. El número correlativo decorrespondencia recibida
será anotado en el documento para su posterior [Link]
enviadaElaboración
Administración Documental en el Entorno Laboral 11Cada funcionario del
Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojasde ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene
unasecretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con
adquisiciones,envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar
el visto bueno delCoordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir unanumeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en [Link] entrega de la
correspondencia es también función y responsabilidad de cadafuncionario del
Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempoasignado
al departamento, quien entregará el documento original en el departamento
dedestino y hará sellar la copia del [Link] en el sistemaUna vez que
es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas
deinformación registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia,
eldocumento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en
la copia de lacorrespondencia enviada.
Administración Documental en el Entorno Laboral 12Archivo de la
correspondenciaUna vez registrada la correspondencia enviada, el
Coordinador del C.S.I. devolverá lacopia al asistente para que la guarde en el
archivador correspondiente
Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales

internas, que sereciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del
nivel central y local, a travésde los Centros de recepción y distribución de
Comunicaciones es el objetivo primordialde este informe“Administración
Documental”[Link]
[Link]