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entornos laborales

Capítulo 1: El entorno de trabajo en Excel 2016

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Abrir el programa 3

3. Interfaz 4

4. Área de trabajo 6

5. Funcionalidades 7
5.1. Menú Archivo 7
5.2. Funcionalidad Zoom 12
12
6. Introducir y editar datos
6.1. Introducir datos 12
6.2. Modificar datos 13
6.3. Borrar 14
6.4. Completar datos 14
6.5. Cuadro de Nombres 15
6.6. Iconos de la barra de fórmulas 16
6.7. Espacio de los datos 16 2
6.8. Distribuir el espacio 17
6.9. Número 17
6.10. Texto 18
6.11. Fecha y hora 18
6.12. Seleccionar una celda 18
6.13. Seleccionar rangos 19
6.14. Seleccionar columnas 19
6.15. Seleccionar filas 20
6.16. Seleccionar hoja completa 20
21
7. Procedimientos asociados
7.1. Copiar y pegar 21
7.2. Mover y copiar datos 21
22
Anexo

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Capítulo 1: El entorno de trabajo en Excel 2016

1. Introducción
Excel 2016 es una aplicación del tipo hoja Doc. 1
de cálculo que forma parte del paquete Microsoft
Office 2016 (Doc. 1) y se utiliza para calcular,
analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos
realizar diversas operaciones, desde las más
sencillas, como sumar y restar, hasta otras
complejas, por medio de funciones y fórmulas.
También permite elaborar distintos tipos de gráficos
para analizar y comprender los resultados de dichas
operaciones.

Excel 2016 proporciona herramientas y

funciones eficaces destinadas a analizar, compartir
y administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos
brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego,
tomar decisiones. Mientras que con las macros es posible optimizar los procesos 3
rutinarios.

2. Abrir el programa
Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2016 debemos acceder a él
desde el botón Iniciar o hacer doble clic sobre el icono de acceso directo situado en
el Escritorio de Windows o desde la carpeta de aplicaciones en MacOS. Al abrir el
programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rápido (Doc. 2), a
través de la cual debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir
de un libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con contenido
predeterminado para facilitarnos algunas tareas como la creación de presupuestos,
informes, listados, etc.

Doc. 2

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 3. Interfaz
Excel al igual que cualquier otro programa, posee una interfaz de usuario
(Doc. 3), la que conoceremos a continuación:

2 1
Doc. 3

5
1.
Barra de título: La Barra de título se encuentra en la mitad superior
derecha de la ventana de la aplicación, muestra el nombre del libro
abierto y contiene los clásicos botones de Windows que permiten
minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: La Barra de herramientas de

acceso rápido está ubicada, de manera predeterminada, en la parte
superior izquierda de la ventana de la aplicación, y contiene las
herramientas que usamos con mayor frecuencia, como, por ejemplo,
Guardar, Deshacer, Rehacer. Es posible personalizar esta barra de acuerdo
con nuestras necesidades, quitando o agregando diferentes comandos.
Para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido hay que pulsar
sobre el icono ubicado al final de las herramientas, se desplegará el menú
que nos permite añadir más comandos a la lista inicial. Mediante la opción
Más comandos, tendremos acceso a todos los comandos que puede
utilizar el programa, desde los más habituales y de uso común, hasta los
más específicos.

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 3. Cinta de opciones: Excel 2016 presenta una cinta de opciones que contiene las
fichas donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una
plantilla. Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de actividad,
acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos seleccionado un
determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos una imagen, se activará la
ficha Herramientas de imagen. De forma predeterminada se compone de nueve
fichas: Archivo, Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar
y Vista. Empleando los métodos abreviados de teclado podemos acceder a las
fichas. Esta alternativa combina distintas letras con la tecla ALT. Para conocer qué
letras debemos usar, presionamos dicha tecla y aparecerá sobre cada ficha la letra
correspondiente. Por lo tanto, para acceder al contenido de una ficha debemos
hacer clic sobre su nombre o presionar la combinación de teclas.
4. Barra de fórmulas: se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra
el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores:
• El Cuadro de nombres a la izquierda, que presenta la dirección de la
celda activa.
• Los botones que permiten aceptar o rechazar funciones en el medio.
• El Cuadro de fórmulas a la derecha, donde insertamos y modificamos
tanto las fórmulas como el contenido de la celda.
5. Barra de estado: La barra de estado se ubica en la parte inferior de la
ventana de la aplicación, con las siguientes funcionalidades: 5
• En el sector izquierdo muestra información sobre el estado de una celda
seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando ninguna acción;
Introducir, cuando estamos ingresando datos en una celda vacía; o
Modificar, cuando estamos editando el contenido de una celda.
• En el sector derecho se ubica el Zoom, que explicaremos en detalle
más adelante.
A la izquierda del Zoom están los botones de vista, que permiten visualizar
la hoja de cálculo de diferentes maneras: Normal, Diseño de página y Vista
previa de salto de página. Para activar o desactivar la visualización de más
información en la barra de estado utilizamos el menú “Personalizar barra
de estado” con todas las opciones disponibles, que se abre al presionar el
botón derecho del mouse sobre la barra.
Cada vez que accedamos a una hoja de cálculo, dispondremos de
información relevante en la barra de estado y podremos activarla o
desactivarla de acuerdo con nuestras necesidades. Entre algunos de los
datos más importantes que es posible visualizar, encontramos algunos
resultados de operaciones sencillas de cálculo. Por ejemplo, al seleccionar
una lista de números, veremos en la barra de estado el promedio, el total
de la suma y el recuento de la cantidad de elementos de la lista, en forma
rápida y sin necesidad de efectuar la operación en las celdas.

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 4. Área de trabajo
Cuando se abre el programa con un libro en blanco, nos encontramos en la
parte central de la ventana con el área de trabajo, es decir, el sector donde
introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades
del programa. Esta área se compone de diferentes elementos (Doc. 4), los que
puedes revisar a continuación:

Doc. 4
1
6

5 2

6
4 3

1. Encabezado de columna: Las columnas se identifican con una letra, desde

la A hasta la XFD.

2. Área de trabajo: Está formada por filas y columnas. Aquí ingresamos los
datos y vemos el resultado de las operaciones.
3. Barras de desplazamiento: Una horizontal y otra vertical, que nos permiten
desplazarnos por la hoja de trabajo.
4. Pestaña de hojas: A través de las pestañas podemos movernos por las hojas que
componen el libro de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja.
5. Encabezado de fila: Las filas se identifican con números, desde 1 hasta
1.048.576.
6. Celda activa: Es la celda seleccionada

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5. Funcionalidades
Doc.5
5.1. Menú Archivo
El Menú Archivo es la primera de la cinta de opciones (Doc. 5). Se distingue
de las demás por tener un color verde. Al hacer un clic sobre ella, accederemos a la
Vista Backstage de Excel 2016.

Vista Backstage
La Vista Backstage (Doc. 6), ocupa toda la ventana del programa,
dividiéndose en dos paneles. Es el lugar donde encontramos todas las opciones
relacionadas con la administración de archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir
y obtener información sobre ellos.

En el panel izquierdo aparecen listados los diferentes comandos disponibles,

hay un grupo de comandos básicos, tales como Guardar, Guardar como, Abrir,
Cerrar (este comando cierra el archivo), Opciones y Salir.

Al hacer clic sobre cada uno de estos comandos se muestran en el panel

derecho las opciones correspondientes. Por ejemplo, si presionamos “Nuevo”, se
mostrarán las plantillas disponibles para crear un nuevo libro, solo debemos
seleccionar una para crear un nuevo archivo; un clic sobre la opción “Imprimir”
mostrará las opciones para configurar la impresión: qué impresora queremos usar, 7
la cantidad de copias que vamos a imprimir, el tamaño del papel, la orientación y los
márgenes de la página, etc. Además, se presenta a la derecha de la pantalla una vista
previa del documento.

Doc. 6

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 Por último, la Vista Backstage contiene las Opciones de Excel (Doc. 7), desde
donde podemos acceder a las herramientas generales de configuración para trabajar
con Excel 2016, como también a las diferentes opciones que nos permiten
personalizar la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido.

Doc. 7

Abrir Archivos
Para abrir un libro debemos ir al Menú Archivo/Abrir. Se mostrará la lista de
archivos recientes para que podamos abrirlos mediante un solo clic (Doc. 8). Si el
libro que buscamos no se encuentra ahí, debemos pulsar la opción Examinar para
acceder a la carpeta deseada. Aparecerá la ventana Abrir, que por defecto nos lleva
a la biblioteca Documentos (Doc. 9). Buscamos el archivo en la carpeta
correspondiente, lo seleccionamos y presionamos el botón Abrir. También podemos
tilizar la combinación de teclas CTRL + A. Otra posibilidad es abrir un archivo con el
que hemos estado trabajando mediante la ficha Archivo/Abrir/Reciente, que
despliega una lista de los últimos libros utilizados y los lugares donde están
almacenados.

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 Doc. 8

Doc. 9

Abrir Archivos 9

Como ya vimos, la opción Abrir muestra en la sección derecha de la pantalla

de forma predeterminada los últimos archivos utilizados. Si necesitamos tener algún
archivo visible y con fácil acceso, podemos anclarlo a la lista de Libros recientes para
que esté siempre visible. Para ello posamos el mouse sobre el archivo y pulsamos
sobre el icono Anclar a la lista (Doc. 8).

Doc. 8

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 Guardar libros
Al presionar Guardar, se muestran, en el panel derecho, las opciones que
permiten almacenar el archivo que hayamos creado. También es posible utilizar la
combinación de teclas CTRL + G. Una vez realizada cualquiera de estas dos instrucciones,
cuando es la primera vez que guardamos el archivo, se activa la opción Guardar como
(Doc. 9)., para seleccionar la carpeta donde queremos almacenarlo. Para ello debemos
indicar si deseamos guardarlo en OneDrive, en el Equipo (se muestran las últimas
carpetas en las cuales guardamos archivos), Agregar un sitio en la nube o si preferimos
Examinar en todas las carpetas del equipo y seleccionar una de ellas.

Doc. 9

10

Después de haber guardado el archivo por primera vez, en adelante cuando

hagamos cambios y queramos conservarlos, bastará con presionar CTRL + G o
ingresar a la ficha Archivo y pulsar, en el panel izquierdo, la opción Guardar. También
podemos usar el comando de la Barra de herramientas de acceso rápido. Si
queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el nombre, debemos
presionar Archivo/Guardar como. Se volverá a abrir el cuadro de diálogo donde
podremos seleccionar otra carpeta de destino e ingresar un nuevo nombre para el
archivo.

Cuando terminamos de trabajar en un libro de Excel, habitualmente lo

guardamos para recuperarlo más adelante. Al igual que la versión 2013, los archivos
creados en Excel 2016 se guardan en formato Office Open XML. Excel 2016, por
defecto, asigna a sus archivos la extensión .XLSX, este es un formato de archivo
seguro que no admite la grabación de macros ni controles ActiveX. Si queremos
guardar un archivo que contenga macros deberemos utilizar el formato .XLSM, pero
teniendo en cuenta que este tipo de archivos pueden contener virus, por lo que no
son seguros. Excel entrega muchas más opciones de tipo de archivos, si deseas
conoce más sobre la utilidad de cada uno de ellos, puedes visitar la página de soporte
del programa en la siguiente url: https://n9.cl/dB7w

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 Excel 2016 también ofrece la opción de guardar en el formato .PDF (Portable
Document Format) o .XPS (Open XML Paper Specification). Esta alternativa puede
ser de gran utilidad cuando, por ejemplo, deseamos enviar o compartir archivos, y
queremos conservar su formato original y evitar que los datos sean alterados. Para
guardar un archivo en alguna de las extensiones mencionadas, debemos ir a Menú
Archivo/Guardar como/ Examinar (Doc. 10), y luego, en el cuadro de diálogo,
seleccionar el tipo de extensión que se desea.

Doc. 10

11

Compatibilidad con otras versiones

Los libros que guardamos con la extensión .XLSX no son compatibles con
versiones anteriores de Excel 2007-2013, por lo tanto, no se puede abrir un archivo
.xlsx en estas versiones, sin embargo, pero podemos guardarlos en formato para
versiones previas, con la extensión .XLS para Excel 97-2003, sin olvidar que al guardar
el archivo con este formato se perderán las características especiales de Excel 2016
que no aparecen en las versiones anteriores.

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 5.2. Funcionalidad Zoom
El Zoom, ubicado en la ficha Vista de la Cinta de Opciones (Doc. 12), nos permite
acercar o alejar la hoja de cálculo junto con su contenido. Es muy útil, por ejemplo,
cuando tenemos una gran cantidad de información en la hoja y solo visualizamos una
Doc. 12
parte de ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos reducir
el porcentaje de Zoom. En cambio, cuando deseamos ver de modo claro el contenido
de una o varias celdas, podemos hacer un acercamiento aumentando el porcentaje.
Disponemos de tres maneras de hacer Zoom sobre la hoja de cálculo:

1. Utilizar el control deslizante ubicado en la esquina inferior derecha de la

ventana.
2. Aplicar las herramientas de Zoom que se encuentran en la ficha Vista, grupo
Zoom.
3. Mantener presionada la tecla CTRL mientras giramos la rueda del mouse
hacia adelante (aumentar) o hacia atrás (disminuir).

6. Introducir y editar datos

6.1. Introducir datos
Para asegurarnos de ingresar datos en una celda es indispensable que esta
se encuentre seleccionada como activa. Por lo tanto, con el puntero del mouse nos 12
posicionamos sobre ella y hacemos un clic para que quede seleccionada y activa. Un
recuadro más grueso diferencia la celda activa del resto.

Doc. 13 Podemos trasladarnos

desde una celda activa a
otra usando las flechas
del teclado. Una vez en la
posición deseada, escribimos el
dato que queremos ingresar,
teniendo en cuenta las
consideraciones explicadas
sobre los distintos tipos de
contenido.

Durante el proceso de ingreso, los caracteres que vamos escribiendo se

muestran en la celda activa y también en la Barra de fórmulas (Doc. 13), que se
encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo. Al terminar de ingresar el dato,
presionamos la tecla ENTER. También podemos pulsar TAB, movernos con las flechas
del cursor a otra posición, presionar en la Barra de fórmulas el botón Introducir o
hacer clic con el mouse en otra celda. Cualquiera de estas alternativas hará que el

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dato quede almacenado en la celda respectiva. Si aún no hemos validado el dato y
presionamos la tecla ESC, cancelaremos lo que estábamos ingresando, y la celda
quedará tal como estaba antes de nuestra intervención.

6.2. Modificar datos

Para modificar un dato ingresado, podemos sobrescribirlo o editarlo. La
primera opción ocurre cuando comenzamos a escribir en una celda que ya contiene
información. En ese caso, los nuevos datos reemplazarán por completo el contenido
anterior. Por ejemplo, si en la celda A1 tenemos la palabra Inicio, nos situamos otra
vez sobre ella, escribimos Final y presionamos ENTER, el texto original será
reemplazado por el nuevo.

La opción de edición Doc. 14

(Doc. 14) nos permite modificar
una porción del contenido de la
celda seleccionada sin tener
que borrar o sobrescribir el
dato anterior. Si hacemos doble
clic en la celda que queremos
modificar, habilitamos el modo
Edición y entonces, podemos
trasladarnos con las flechas 13
izquierda y derecha sobre el
contenido de la celda, ya sea un
texto, un número o una fórmula para hacer las modificaciones necesarias. Las flechas
del cursor no nos permiten trasladarnos hacia otras celdas. Otra manera de editar una
celda es presionar la tecla F2 sobre la celda activa, en algunos teclados, principalmente
los de portátiles, tendremos que presionar conjuntamente las teclas Fn + F2.

Al borrar los caracteres con SUPR o BACKSPACE, o insertar Doc. 15

otros nuevos entre dos existentes o al final de la cadena, podemos
rescribir la porción de una fórmula, un texto o un número. Una vez
finalizado el proceso, validamos los cambios con ENTER. Si queremos
descartar el cambio, podemos presionar ESC para cancelar la edición y
volver al contenido original de la celda.

Tengamos presente que cuando estamos modificando el

contenido de una celda que contiene una fórmula de cualquier tipo,
la sintaxis de la fórmula será visible tanto en la Barra de fórmulas
como en la celda (Doc. 15), pero no su resultado. Una vez finalizado
el proceso, en la Barra de fórmula seguiremos viendo la sintaxis y en
la celda, el resultado.

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 6.3. Borrar
Borrar el contenido de una o varias celdas es algo sencillo, y hay diferentes
formas de hacerlo:

• Primero debemos seleccionar la celda o el rango que queremos borrar y

luego, presionamos la tecla SUPR, las celdas seleccionadas quedarán vacías.
Doc. 16 • Otra posibilidad es pulsar el botón derecho del mouse sobre las celdas
seleccionadas y, en el menú que se despliega, elegir la opción Borrar
contenido.
• Desde la, opción Borrar del grupo Modificar (Doc. 16) en la ficha Inicio,
podemos utilizar Borrar todo, que elimina el contenido, los comentarios y el
formato de la celda; o seleccionar Borrar contenido, que no borrará los
formatos ni los comentarios de la selección. La opción Borrar formato
elimina solo el formato de la celda, pero no el contenido; en tanto que
Borrar comentarios elimina solo los comentarios.
Doc. 17 6.4. Completar datos
En ocasiones debemos completar una secuencia de datos o aplicar un
mismo cálculo reiteradas veces. Una forma sencilla y eficaz de hacerlo es a través
del controlador de relleno. Utilizando esta opción que ofrece Excel lograremos
resultados rápidos y efectivos, sin embargo, es importante conocer sus 14
características básicas para poder usarlo en el momento adecuado.

Qué es el controlador de relleno

Al tener una o varias celdas seleccionadas, observamos en la esquina
inferior derecha de la selección un pequeño cuadrado verde separado levemente
del resto del recuadro, que se denomina controlador de relleno. Si posicionamos
el puntero del mouse sobre esta esquina, este se transformará en una cruz negra
más fina que la original, para indicar que estamos en posición de estirar la
selección.

Arrastrar y generar series

El controlador de relleno permite repetir los datos de una celda o crear
series de datos (Doc.17 y 18). Para repetir un dato introducido en una celda
bastará con escribirlo y arrastrar el controlador de relleno en la dirección
deseada. Por ejemplo, si en la celda A1 escribimos la palabra Muestra, luego nos
posicionamos sobre ella, activamos el puntero estirar y con el botón principal
apretado nos trasladamos si el contenido inicial fuese Muestra 1, luego de
arrastrar con el puntero estirar, veremos en las celdas siguientes: Muestra 2,
Muestra3 y así sucesivamente, hasta el final del área que hemos arrastrado. Esto

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se debe a que Excel identifica que el dato lleva un número y en base a ello crea una
secuencia. Para crear series de datos bastará ingresar los dos primeros valores de la Doc. 18
serie y arrastrar el controlador de relleno. En este caso, el programa reconoce la
diferencia entre ambos y la aplica para continuar la serie. Por ejemplo, si en la celda
A1 escribimos el número 40 y en la celda A2 el número 45, seleccionamos ambos
valores y arrastramos el controlador, Excel seguirá completando las celdas con los
valores 50, 55, 60, 65. Esto se debe a que reconoce que entre los dos primeros
valores había 5 unidades de diferencia.

Cuando el contenido inicial es un dato de tipo fecha, al arrastrar con el

puntero estirar, en las celdas siguientes veremos cada fecha incrementada en un
día. En caso de que, en la columna inmediata, izquierda o derecha, de la celda que
tenemos activa hubiera celdas consecutivas con contenido, al hacer doble clic sobre
el puntero arrastrar de la celda activa, se completará la serie hasta la celda final de
la última fila que contiene datos adyacentes.

Opciones de autorelleno
Al terminar de arrastrar una serie (Doc. 19), abajo y a la derecha del área
resultante aparece un botón, se trata del menú Opciones de autorrelleno. Cuando
presionamos sobre él, se despliegan otras alternativas destinadas a cambiar el
modo en que se completaron los datos:
15
1. Copiar celdas: copia las celdas sin completar una serie.
2. Serie de relleno: completa de manera automática la serie según el criterio
Doc. 19
utilizado para el cálculo.
3. Rellena formatos solo: copia únicamente el formato de las celdas de origen
en las celdas de destino.
4. Rellenar sin formatos: completa una serie respetando el formato de las
celdas, es decir, sin modificar su aspecto.

6.5. Cuadro de Nombres

Cuando comenzamos a trabajar con Excel y creamos las primeras fórmulas nos
referiremos a las celdas por la intersección de la columna y la fila (p.e. A1), aunque
también podemos darles un nombre. El Cuadro de nombres permite acceder
rápidamente a una celda o asignarle un nombre a una celda o rango (Doc. 20); esto

Doc. 20

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 facilita su uso en las fórmulas o funciones que emplearemos en los diferentes
cálculos.

Para asignarle un nombre a una celda o rango, seleccionamos las celdas,

ingresamos la denominación dentro del Cuadro de nombres y luego, presionamos la
tecla ENTER.

Si asignamos nombres a diferentes celdas o rangos de celdas, y queremos

ver la lista de nombres creados en el libro, debemos presionar la flecha que se
encuentra a la derecha del cuadro. Se desplegará una lista con todos los nombres
asignados en el libro, incluidos los de las tablas que hayamos creado.

6.6. Iconos de la barra de fórmulas

Doc. 21
A la derecha del Cuadro de
nombre se encuentran tres
iconos, cuya función es: Al
pulsar el icono Insertar función
(fx) llamamos al Asistente de
funciones (Doc. 21), que nos
permite insertar una función en
la celda activa. Este asistente
nos guía en la selección de los 16
argumentos que debe llevar la
función y brinda una breve
descripción de cada uno.

Es frecuente que los usuarios

avanzados no usen este
asistente en todos los casos, porque con el tiempo se aprenden la sintaxis de muchas
de las funciones.

Los iconos Introducir (√) y Cancelar (x) se activan en el modo de edición,

cuando estamos ingresando datos o modificando el contenido de una celda, y
permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modificación.

6.7. Espacio de los datos

Doc. 22
El área de escritura/edición es el lugar donde vamos a
ingresar los datos, fórmulas y funciones (Doc. 22), o
desde donde, posteriormente, editaremos el contenido
de una celda. En ocasiones, al crear fórmulas extensas,
el espacio disponible para la edición/visualización no es
lo suficientemente grande como para mostrar todo el
contenido que hemos introducido. En estos casos, es

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posible aumentar el espacio haciendo clic sobre el icono de expansión del área de
escritura situado sobre el extremo derecho de la barra. Al hacer clic sobre este icono,
el área de escritura se ampliará.

6.8. Distribuir el espacio

Sobre la derecha del Cuadro de nombres se Doc. 23
muestra un pequeño icono formado por tres puntos
situados de manera vertical (Doc. 23). Al acercar el
puntero del mouse, notaremos que este cambia de
forma, para convertirse en una flecha horizontal de
doble punta. En ese momento, podemos hacer clic
con el botón principal del mouse y sin soltarlo
arrastrar hacia la derecha o la izquierda. De este modo
cambiaremos el tamaño del área correspondiente al
Cuadro de nombres o al área de introducción, para
hacerlas más grandes o más pequeñas.

6.9. Número
El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras planillas de
cálculo. Al ingresar un número en una celda, el programa reconocerá el formato
numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha. Los principales aspectos que 17
debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes:

• Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el

separador de miles (.). La función de estos últimos elementos podrán variar
según la configuración regional del sistema operativo del ordenador en la
que estemos trabajando.
• Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como
separador decimal, al igual que la coma (,) del teclado alfanumérico.
• El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado
como separador de miles. Podemos agregar un signo monetario, como $ o
€, al asignar un formato de celda monetario.
• El uso de los símbolos + (más), - (menos), * (multiplicar) y / (dividir) junto
con los números será interpretado como un cálculo válido si ingresamos el
signo = (igual) o + (más) adelante. Por ejemplo: =100*3,5.
• Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo,
Excel dividirá el valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido
de del signo %.
• Ejemplo: si escribimos 40%, eso es lo que veremos en la celda, aunque el
valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 4 y le aplicamos el signo
% desde la cinta de opciones, lo que veremos es 400%. Para que se muestre
40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la cinta.

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 6.10. Texto
El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es
decir, conjuntos de letras, símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para
escribir nombres, rotular información y describir características, entre otras
posibilidades.

Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de manera

automática este tipo de dato y, de manera predeterminada, lo alineará a la
izquierda, al igual que si ingresamos una combinación de números y letras más
símbolos. Esto puede cambiar si el texto comienza con el signo igual (=) o con el
signo más (+) o menos (-). El programa interpretará que lo que sigue es una fórmula
de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos
anteponer el carácter comilla simple (‘).

6.11. Fecha y hora

El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de
la configuración regional establecida en el sistema operativo. La configuración
regional por defecto, en la mayoría de los países de habla hispana, es dd/mm/aaaa
(día/mes/año); y en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa (mes/día/año). Además, una
fecha como 15/2/2013 tendrá formato de Fecha corta, mientras que viernes, 15 de
febrero de 2013 tendrá formato de Fecha larga (Doc. 24). 18
Doc. 24

Ahora, si queremos ingresar un dato en formato de hora, lo hacemos

escribiendo dos números (hora y minutos) separados por dos puntos (:). Así se
interpretará el formato de hora hh:mm (hora:minuto). En cambio, si ingresamos tres
números separados con dos puntos (:) se toman como hh:mm:ss
(hora:minuto:segundo).

6.12. Seleccionar una celda

Al hacer un clic con el mouse sobre una celda, esta se convierte en activa y
queda seleccionada. Para identificar de manera clara la celda o el rango activo, Excel
los recuadra en color verde mediante un borde apenas más grueso que el resto (Doc.
25). Podemos utilizar las cuatro flechas direccionales del teclado para seleccionar la
celda contigua.

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 Si queremos resaltar
en negrita el contenido Doc. 25
de una celda, basta con
hacer un clic con el
mouse sobre ella para
seleccionarla y, luego,
presionar Negrita. Lo
mismo hacemos con
cualquier otra celda y
con otros tipos de
formato.

Para seleccionar
celdas, filas, columnas o rangos no consecutivos, debemos realizar la selección del
primer elemento, mantener presionada la tecla CTRL y agregar nuevos elementos a
la selección. De esta forma será posible combinar la selección de dichos elementos.

6.13. Seleccionar rangos

Un rango es un conjunto de celdas contiguas al que hacemos referencia
indicando las celdas de los extremos superior izquierdo e inferior derecho (p.e.
A1:B5). Para seleccionar un rango de celdas, debemos hacer un clic sobre la primera
celda, mantener presionado el botón principal del mouse mientras arrastramos el 19
cursor por las otras y al llegar a la última lo soltamos. El área quedará remarcada con
un borde grueso. La celda donde comenzamos la selección se verá en blanco, porque
es la celda activa.

Otra forma de seleccionar un rango de celdas es posicionarnos en una celda

que sea esquina del rango, presionar la tecla SHIFT, y sin soltar dicha tecla,
trasladarnos con las flechas del teclado hacia la esquina opuesta del rango en
cuestión. A medida que nos desplazamos, el área va quedando marcada. Una vez
que terminamos de cubrir el rango, dejamos de presionar las flechas y soltamos la Doc. 26
tecla SHIFT: el rango quedará seleccionado.

6.14. Seleccionar columnas

Cuando hacemos un clic con el puntero del mouse sobre la letra de una
columna (Doc. 26), la seleccionamos por completo. Si queremos seleccionar más
columnas consecutivas, tenemos que desplazarnos hacia las adyacentes sin dejar de
apretar el botón principal del mouse. Veremos que quedan seleccionadas todas las
columnas del rango.

También es posible seleccionar columnas no adyacentes. Para esto,

seleccionamos una columna haciendo clic sobre su letra, mantenemos presionada

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 la tecla CTRL y hacemos clic sobre el nombre de cada columna que deseamos
agregar a la selección.

Otra manera de seleccionar varias columnas es seleccionar la primera

columna, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en la letra de la
última columna que queremos seleccionar.

6.15. Seleccionar filas

Doc. 27 El procedimiento para seleccionar filas es

similar al de las columnas, solo que, en
vez de hacer un clic sobre la letra de la
columna, tenemos que hacerlo sobre el
número de la fila (Doc. 27).

Si queremos seleccionar más filas

consecutivas, debemos desplazarnos
hacia arriba o abajo manteniendo
presionado el botón principal del mouse.

En el caso de que necesitemos

seleccionar filas no adyacentes
realizamos el mismo procedimiento,
pero utilizando la tecla CTRL. 20

Otra manera muy simple de seleccionar filas es seleccionar la primera fila,

mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en el número de la última fila
que queremos seleccionar.

6.16. Seleccionar hoja completa

Para seleccionar una hoja completa, debemos presionar la combinación de
teclas CTRL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA o, con el mouse, hacer un clic en la
intersección de los rótulos de filas y columnas, en la esquina superior derecha de la
hoja. A continuación, veremos que todas las celdas de la hoja se muestran grises.

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7. Procedimientos asociados
7.1. Copiar y pegar
Al trabajar en Excel, necesitaremos copiar el contenido de una celda, un
rango, una fila o una columna en otro lugar. Para hacerlo, seleccionamos el sector
de la hoja que queremos copiar, vamos al grupo Portapapeles de la ficha Inicio y
presionamos Copiar. También podemos hacerlo con el teclado, pulsando
simultáneamente la combinación de teclas CTRL + C. Con esta acción, llevamos a la
memoria del Portapapeles el rango seleccionado. Éste quedará marcado con un
recuadro. A continuación, nos posicionamos en la celda de destino (en el caso de un
rango, debe ser la celda superior izquierda) y presionamos Pegar del grupo
Portapapeles o las teclas CTRL + V. El contenido de las celdas de origen quedará
duplicado en las de destino. Siguiendo el mismo método, si en vez de copiar
queremos mover las celdas, utilizamos el botón Cortar o las teclas CTRL + X.

Todas las opciones del grupo Portapapeles (Doc. 28) están Doc. 28
disponibles dentro del entorno Windows y funcionan de manera similar en
las distintas aplicaciones. Siempre y cuando el programa lo admita,
podremos copiar, cortar y pegar información de un programa a otro.

La flecha situada en el extremo inferior derecho del grupo

Portapapeles da acceso a su contenido. Al hacer clic sobre ella se abre el 21
panel Portapapeles con la lista de elementos copiados listos para ser
utilizados.

7.2. Mover y copiar datos

Durante el proceso de construcción de una hoja de cálculo, iremos haciendo
diferentes ajustes, pequeños o grandes cambios y, también, correcciones.
Tendremos que copiar, pegar y mover textos, imágenes, gráficos, tablas y diversos
elementos. Para mover el contenido de una celda o un rango, primero tenemos que
seleccionarlo; luego, ubicamos el cursor sobre el borde verde y cuando este se
convierte en una flecha de cuatro puntas, lo arrastramos hacia el sector donde
queremos ubicar los datos. Para copiar, debemos dejar presionada la tecla CTRL
mientras arrastramos.

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 Anexo
Tabla métodos abreviados más utilizados en Excel.

Para ello Presione

Cerrar un libro Ctrl+R
Abrir un libro Ctrl+A
Ir a la pestaña Inicio ALT+O
Guardar un libro Ctrl+G
Copiar Ctrl+C
Pegar Ctrl+V
Deshacer Ctrl+Z
Quitar el contenido de una celda Tecla Suprimir
Elegir un color de relleno ALT+O, S, O
Cortar Ctrl+X
Ir a la pestaña Insertar ALT+B
Negrita Ctrl+N
Centrar el contenido de la celda ALT + U, A, C 22
Ir a la pestaña Diseño de página Alt+C
Ir a la pestaña Datos Alt+D
Ir a la pestaña Vista Alt+N
Abrir un menú contextual Mayús+F10 o tecla de
contexto
Agregar bordes ALT+O, B, B
Eliminar columna Alt + H, D, C
Ir a la pestaña Fórmulas Alt+U
Ocultar las filas seleccionadas Ctrl+9
Ocultar las columnas seleccionadas Ctrl+0

Fuente: https://support.office.com/es-es/article/métodos-abreviados-de-teclado-de-excel-
para-windows-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f#PickTab=Newer_versions

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