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1. IDENTIFIACIÓN
Nombre del cargo: Recepcionista
Departamento: Finanzas y Administración.
Cargo del jefe inmediato: Coordinador académico.
Cargos iguales: Ninguno
Sueldo: $ 967.130
Persona entrevistada: Alicia Arias Castro
Analista: María Carolina Lastre Támara.
2. MISION DEL CARGO
Recibir personal que llega a las oficinas, orientar a visitantes hacia la persona o
servicio apropiado, operar sistemas telefónicos, contestar y toman mensajes,
programan citas y realizan otras funciones de oficina.
3. PROCESOS RELACIONADOS AL CARGO
Proceso académico.
Procesos disciplinarios.
Procesos administrativos.
Procesos contables.
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POR NIVEL DE RESPONSABILIDAD- ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES DEL CARGO
5.1 FUNCIONES ESPECÍFICAS DIARIAS
Recibir a los visitantes, de acuerdo a las políticas internas de la Corporación.
6.3
Recibir las llamadas entrantes, re-direccionar dichas
6.2 FORMACIÓN llamadas a las extensiones
ENTRENAMIENTO correctas
6.4 EXPERIENCIA
Entregar mensajes o recados.
6.1 EDUCACION
Manejar
Ser bachiller, Conocimientos
documentación relacionada Se requiere
con su área, un
ya sean recibos, Experiencia
facturas, folletos etc.
además tener un
5.2 PERIODICAS: contables, entrenamiento en el mínima 1 año.
título de educación
Proporcionar administrativos
diversos informes, como por y ejemplo
puesto de trabajo
el informe del registro de entrada y salidas de
superior, ya sea financieros, de por lo menos 6
personas de la corporación.
universitario o tecnológicos y meses.
Administrar
técnico en correos electrónicos los
manejo de cuales recibe la corporación, además recibir y enviar
paquetes.
administración y idiomas.
finanzas
5.3 OCACIONALES:
Apoyar con los insumos y materiales que se requieran para reuniones celebradas en la
corporación.
Mantenerse al tanto de vistas de empleados de la corporación.
6.6 HABILIDADES FISICAS
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:
Destreza de manos.
Discriminación auditiva y visual.
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Memoria para detalles.
Buena observación.
6.5 HABILIDADES
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:
Creatividad e iniciativa.
Facilidad de expresión escrita y verbal.
Comunicación asertiva.
Facilidad al comunicarse.
6.7 HABILIDADES MENTALES
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:
Comprensión de instrucciones verbales/escritas.
Memoria para ideas
Memoria para instrucciones
6.8 INTERESES Y ACTITUDES
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:
Habilidad para organizar y guardar información
Intereses por la investigación.
Intereses por servir a los demás.
Intereses por aprender sobre otras culturas.
6.10 COMPETENCIAS
Grados
Competencias Requeridas Alto Bueno Mínimo Insatisfactorio
Liderazgo : mantener en las relaciones
con su grupo la orientación y guía hacia X
objetivos, ejerciendo una influencia
positiva
Orientación al logro: Ir más allá de la
línea de jerarquía, reflejar impulso X
elevado para conseguir retos y desafíos
profesionalmente.
Planificación y organización:
Determinar eficazmente metas y
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prioridades de su tarea, área o proyecto X
y especificar las acciones, plazos, etapas
y recursos requeridos para el logro de los
objetivos.
Decisiones acertadas: Tomar
decisiones acertadas, eligiendo entre X
varias alternativas de solución a un
problema.
Comunicación eficaz: Saber elegir
cuando y como informar acerca de cada X
asunto particular, capacidad para
transmitir ideas de manera clara y
comprensible.
Iniciativa : describir oportunidades y
ventajas potenciales , aprovechando los
medios y recursos disponibles para X
ofrecer soluciones o resolver problemas
ALTO: Alto o competencia superior para desempeñar el cargo.
6.9 RASGOS DE PERSONALIDAD
BUENO: Bueno o sobre el estándar, competencia para desempeñar el cargo.
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:
Organización y disciplina
Facilidad de expresión verbal
Facilidad de expresión escrita
Habilidad para organizar y administrar información
Interés por servir a los demás
7 RESPONSABILIDAD
POR EQUIPOS O EQUIPOS
Responde por los equipos e informes de los cuales son responsables en la
institución, por ejemplo, equipos como computadores, impresoras y dispositivos
que estén a su cargo.
POR INFORMACIÓN.
Información de un nivel alto de confidencialidad el cual no tiene consecuencias
graves si se es mostrada al público.
POR SUPERVISIÓN
Es responsable sólo por sus labores.
8 SUPERVISION
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EJERCIDA
Ejerce supervisión a las diversas personas y empleados que ingresas a la
corporación, además supervisión por elementos o productos los cuales también
llegan a la corporación
9 IMPACTO DE LAS DECISIONES
DECISIONES AUTONOMAS
No decide por sí mismo, siempre tiene que acatar las órdenes de sus superiores.
10 EXIGENCIAS
POSICION Y ESFUERZO
Al desempeñar el cargo requiere aproximadamente 8 ya sea horas de pie, sentada,
inclinada y subiendo y bajando escaleras.
11 RELACIONES DE TRABAJO
Los esfuerzos que realiza son normales
11.1 en el aspectoINTERNOS
PROVEEDORES propio del cargo
Proveedor Naturaleza del contacto
Directivos de la corporación Suministra reportes e información sobre
la corporación
11.2 PROVEEDORES EXTERNOS
Proveedor Naturaleza del contacto
Empresas externas Suministrar y dotar mercancía o
productos para la corporación.
Organizaciones externas Suministro de servicios.
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11.3CLIENTES INTERNOS
Clientes Naturaleza del contacto
Empleados de la corporación Brindar diversos servicios, para el
bienestar de estos.
11.4CLIENTES EXTERNOS
Clientes Naturaleza del contacto
12 CONDICIONES DE TRABAJO
AMBIENTALES
El trabajo se desarrolla bajo condiciones adecuadas con buena iluminación y
condiciones higiénicas, espacio regular bajo techo con aire puro y un nivel de ruido
bajo.
RIESGO OCUPACIONALES
Por la naturaleza del cargo los riesgos ocupacionales a que está expuesta la
persona que lo desempeña pueden ser relacionadas con el cansancio mental que
esta puede llegar a tener, teniendo en cuenta las precauciones en el desempeño del
cargo como mantener una buena postura y pausas activas.
