PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO Y
EVALUACION DEL PLAN DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL
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1. OBJETIVO
Realizar el seguimiento y la evaluación del Plan de Desarrollo Institucional, ejecutado durante
una vigencia especifica, con el fin de reorientar las acciones o fortalecer las que hayan tenido
impacto positivo en la Comunidad Universitaria.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la solicitud de la Oficina de Planeación a las dependencias
responsables de los Planes Anuales de Acción, del reporte del cumplimiento de metas de producto
y finaliza con la elaboración y socialización de los informes de gestión consolidados semestrales y
anuales
3. DEFINICIONES
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- Es un instrumento de planeación construido
de manera participativa, donde se establece un acuerdo entre todos los miembros de la
universidad para trabajar con los mismos propósitos y sobre las bases de las mismas políticas. En
el Plan de Desarrollo Institucional se consignan, el componente estratégico y operativo como lo
establece la Ley Orgánica de Planeación, sus objetivos o ejes estratégicos de desarrollo y bienestar,
las metas de resultados que se pretenden alcanzar, los programas y subprogramas que tuvieran a
lugar, y los recursos que se van a invertir durante el periodo de Dirección. El resultado del
proceso de planeación se concreta en el Plan de Desarrollo Institucional para un horizonte de
planeación de 3 años.
PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los
compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en
el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que
con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.
PLAN DE ACCIÓN: Instrumento de programación anual de las metas de producto del plan de
desarrollo que permite a cada órgano de dirección o dependencia de la Universidad del Pacífico,
orientar su quehacer para cumplir con los compromisos establecidos en el plan de desarrollo
institucional. A la vez, es el instrumento sobre el cual se realiza la actividad de seguimiento,
autoevaluación y evaluación del plan de desarrollo.
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METAS.- Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir,
dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con
los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el
cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan
METAS DE RESULTADO: Responden directamente a la cuantificación del objetivo o eje
estratégico. En su planteamiento se requiere conocer la situación inicial o actual para poder
evaluar el cambio o modificación lograda. Por ejemplo: la meta para el eje académico es reducir,
durante los tres próximos años, en el 20% el nivel de deserción estudiantil registrado actualmente
en la Universidad del Pacífico.
META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos
programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio
una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la
construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico.
EJECUCIÓN. La ejecución es la puesta en marcha del plan de desarrollo, con la cual se busca dar
cumplimiento a las metas de resultados y productos establecidas
SEGUIMIENTO. Consiste en proveer información, sobre el progreso de una política, programa o
entidad, para comparar los avances logrados frente a las metas propuestas. Con un enfoque en el
desempeño, proporciona elementos para la acción correctiva y establece responsabilidad entre los
ejecutores y sus resultados, pero no examina la causalidad entre las intervenciones y sus efectos.
EVALUACIÓN. La evaluación consiste en una valoración exhaustiva de la causalidad entre una
intervención del Estado y sus efectos –positivos, negativos, esperados o no– para determinar su
relevancia, eficiencia, efectividad, impacto y sostenibilidad. El objetivo fundamental es incorporar
las lecciones aprendidas para mejorar las decisiones relacionadas con mantener, ampliar,
reorientar, crear o eliminar una política, un programa o un arreglo institucional
INDICADORES: Expresiones cuantitativas-numéricas que señalan el comportamiento de una
variable en un momento determinado periodo de tiempo.
INFORME DE GESTIÓN: Documento que compila los indicadores, resultados y ejecución de
programas y proyectos ejecutados por la Administración, en un determinado periodo de tiempo.
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RENDICIÓN DE CUENTA. Es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo funcionario o
persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos,
bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha
sido conferido.
4. CONDICIONES GENERALES
Los procesos de seguimiento y evaluación además de facilitar y mejorar tanto la gestión pública
como la coordinación interinstitucional dentro y fuera de la entidad, contribuyen a fortalecer la
gobernabilidad interna al permitir que el rector o rectora de turno explicar los aciertos y
desaciertos de su administración.
Adicionalmente, el seguimiento y la evaluación del plan de desarrollo Institucional permiten al el
rector o rectora autoevaluarse y adoptar medidas para cumplir con sus compromisos
oportunamente e informar a los órganos de control y a la comunidad académica sobre su
cumplimiento.
Para poder llevar a cabo el seguimiento y evaluación se requiere, como condición básica, que el
plan de desarrollo institucional esté bien formulado en términos de coherencia, pertinencia,
consistencia y claridad de sus objetivos, estrategias, programas, metas e indicadores de resultado
y producto, de tal manera, que se puedan constatar los avances alcanzados respecto a la situación
inicial y la situación futura de la universidad.
El plan indicativo, el plan de acción, el plan operativo anual de inversiones y el presupuesto son
instrumentos importantes para producir indicadores y generar información de monitoreo y
seguimiento de la gestión.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Solicita a cada dependencia informe semestral de la Oficio de
gestión adelantada, con base en las Metas e Oficina Asesora requerimiento de
1 Indicadores de Producto incluida en los Planes de Planeación evaluación de
Anuales de Acción. planes de acción
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Rectoría Formato
Las dependencias o unidades de gestión relacionan de Seguimiento Al
Directores de
manera cuantitativa, las metas de producto Procesos Plan Anual de
alcanzadas en el periodo solicitado. Misionales Acción
ES- DE-FR04
2. Jefe de
Para este procedimiento las dependencias académico dependencias.
administrativas deben relacionar la información de Directores Instructivo para
de formato
acuerdo a los Ejes Estratégicos en que esta Programa
estructurado el Plan de Desarrollo Institucional de la seguimiento plan
Universidad del Pacifico. de acción
ES–DE-IT04
Rectoría
Directores de
Las dependencias, remiten la información
Procesos Oficio de
cuantitativa de las metas e indicadores de producto
3. Misionales requerimiento de
realizadas en el periodo solicitado, a la Oficina de
Jefe de evaluación de
Planeación
dependencias. planes de acción
Directores de
Programa
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Formato
Evaluación Plan
de Acción
(ES- DE-FR05)
Instructivo para
Se recopila la información de las Dependencias y se
formato
validan con el Plan de Desarrollo Institucional. Evaluación Plan
Oficina Asesora de Acción
4. La validación consiste en verificar que las metas de Planeación (ES–DE-IT05)
reportadas son las existentes en el Plan Anual de Formato Matriz de
Acción establecido para la vigencia fiscal Eficacia
(ES- DE-FR06)
Instructivo para
formato Matriz de
Eficacia
(ES–DE-IT06)
Consolida las evaluaciones recibidas y presenta Informe de Gestión
Informe de Gestión Semestral y/o Anual. Se obtienen Semestral y/o
5. anual.
indicadores de eficacia por cada una de las metas Oficina Asesora
de Planeación
definidas en el Plan Anual de Acción y se evalúan los Formato Matriz de
resultados Eficacia
ES- DE-FR06
Se distribuye el Informe de Gestion Consolidado a las
6. diferentes dependencias responsables de la Oficina Asesora Oficio remisorio de
de Planeación Informe de gestion
información.
Se socializa el informe de gestion ante el Consejo
Académico y Comité Rectoral de la Universidad
Consejo
Analiza el informe: Académico y
7. Acta
Si: aprueban mediante acto administrativo y se pasa Consejo
a la rendición de cuentas a partes interesadas Superior
No: realizan observaciones y devuelven para ajustes.
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Con base en el Informe de Gestion aprobado se realiza
lo siguiente:
Formatos 4, 4A y
Diligenciamiento de los Indicadores SUE 6,
Oficina Asesora
8. Se imparte instrucciones para iniciar la Protocolos y
de Planeación
Formatos SUE
elaboración del Boletín Estadístico
Se diligencian los Formatos 4, 4A y 6 de la
Contraloría General de la Nación.
Se remite el informe final de gestion para ser Oficio remisorio de
Oficina Asesora
9. entregado a la diferentes partes interesadas, como Informe Final de
de Planeación
insumo para rendición publica de cuenta Gestion
10. FIN
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
7. ANEXOS
• Documento Plan Indicativo
• Documento Plan Anual de Acción
• Formato de Seguimiento Plan Anual de Acción (ES- DE-FR04)
• Instructivo para formato seguimiento plan de acción (ES–DE-IT04
• Formato Evaluación Plan de Acción (ES- DE-FR05)
• Instructivo para formato Evaluación Plan de Acción (ES–DE-IT05)
• Matriz de Eficacia (ES- DE-FR06)
• Instructivo para formato Matriz de Eficacia (ES–DE-IT06)
• Formato 4, 4A y 6 de la Contraloría General de la Republica
• Formatos y Protocolos de Indicadores SUE
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Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por:
Firma
Nombre George Garcés Rivas Floresmiro Murillo Maria Carmela
Hinojosa Quiñones Gongora
Cargo Jefe Oficina Asesora de Planeación Representante de la Recotra
dirección
Fecha de aprobación 03 /09/2009
