MEDITERRANEAN SHIPPING COMPANY S.R.L.

DEPOCENTRAL LOGÍSTICA DCL COSTA RICA S.A.

PRP-CMP-ML-CRI-01

MEDLOD / MSC
PURCHASE REQUISITION
PROCEDURE

by
Control and Monitoring of Purchases (CMP)

Sensitivity: Internal
 Code: Date Created / Udpate Version: Description
PRP-CMP-ML-CRI-01 22/03/2021 1:00 MEDLOG Costa Rica
purchase requisition
procedure by CMP
system

Prepared by: Issued: Version: Approved:

Victor Camacho 1:00 Gerardo Rodriguez

Andres Cervantes

Sensitivity: Internal
 1. Objetivo

EL presente procedimiento pretende capacitar al usuario para la utilización del sistema “Control and
Monitoring of Purchases” (CMP), para la generación y seguimiento de solicitudes de compra para
bienes y servicios requeridos al departamento de Compras de la división de MEDLOG y MSC.

2. Alcance

Las solicitudes generadas a través de este sistema son de uso exclusivo del personal de las empresas
MSC y MEDLOG, y su uso está restringido a las personas que forman parte de estas organizaciones y
están previamente designadas, de acuerdo a las jefaturas de los departamentos correspondientes.

3. Tipos de Usuarios

Existen actualmente los siguientes tipos de usuarios a gestionar información en el sistema CMP;

Para MSC

a. Gerente CFO (aprueba compra de bienes, activos fijos ó servicios)

b. Gerente ADM-HR (aprueba compra de bienes ó servicios)
c. Comprador
d. Solicitante

Para MEDLOG

a. Gerente Senior Logística e Intermodal (aprueba compra de bienes, activos fijos ó servicios)
b. Gerente Depot (aprueba compra de bienes ó servicios)
c. Comprador
d. Solicitante

*Todas aquellas compras que no sobrepasen el valor de $9,999 usd se gestionarán a través del
procedimiento en CMP.

*Las compras que sean iguales o mayores al valor de $10,000 usd, se gestionarán de acuerdo a los
procedimientos D-PRO-01-01-MSC-CRI y D-PRO-01-01-ML-CRI.

4. Autorización de usuarios Solicitantes

Los usuarios serán dados de alta en el sistema por el departamento de IT, y para centralizar la gestión
de los pedidos serán otorgados los accesos a una persona por departamento.

Sensitivity: Internal
 Para MSC la persona será dada de alta previa solicitud por escrito al departamento de IT, mediante el
visto bueno de la Gerencia del departamento a cargo respectivamente.

En el caso de MEDLOG la persona que tendrá acceso será designada por el supervisor a cargo y la
Gerencia del Depot.

Para ambas divisiones podrán solicitar posteriormente removerlo del sistema para ser reasignado un
nuevo usuario cuando la Gerencia a cargo lo considere conveniente.

5. Gestión del Proceso de Solicitudes:

El proceso de gestión de las solicitudes en CMP constan de 9 pasos;

1- Creación de solicitud
2- Solicitar Aprobación de la solicitud
3- Solicitud Aprobada
4- Solicitud Abordada
5- Cotizando
6- Aprobar presupuesto
7- Presupuesto Aprobado
8- PO Enviada
9- Finalizada

Creación de Solicitud – estatus 1

Una vez ingresado con su número de usuario y contraseña, el solicitante posee tres opciones:

-Nueva solicitud / -Volver al Menú / -Cerrar Sesión

Se procede a crear una nueva solicitud dando click en la opción [nueva solicitud].

Inmediatamente el sistema crea una solicitud asignándole un número de consecutivo, indicando la

fecha en que se creó la solicitud, el estatus de la solicitud y el departamento correspondiente del
solicitante.

Una vez allí el solicitante selecciona la opción “ver” y esta lo llevara a una nueva pantalla que le
permite editar la primera línea de la solicitud según detalle (descripción del bien o servicio), código
(número de parte o referencia de modelo si aplica), cantidad, medida (unidad de medición para
cuantificar el pedido) justificación de la solicitud , tipo (consumible, activo ó servicio). Una vez
completada esta información procede a dar click en el botón “aceptar” y automáticamente se creará
la primera línea de la solicitud. EL usuario podrá crear cuantas líneas desee dentro de la misma
solicitud.

Sensitivity: Internal
 De manera adicional y para lograr mayor certeza de los pedidos, el solicitante puede seleccionar en
cada línea el botón que representa el número de línea, y este le permitirá cargar hasta 3 imágenes
por línea para ilustrar con más detalle lo requerido.

Solicitar Aprobación de la solicitud – estatus 2

Llegado el momento en que el solicitante ha agregado la cantidad de líneas requeridas y considera es

apropiado para ser aprobado. Se procede a dar click en la opción [Solicitar aprobación]. Dado este
paso la solicitud enviará una notificación al correo de la Gerencia respectiva indicando que tiene una
solicitud por aprobar. El gerente revisará y considerará rechazar ó aceptar la misma.

Solicitud Aprobada – estatus 3

Una vez revisada la información de la solicitud, y de tener el visto bueno de la gerencia para autorizar
el proceso de cotización, búsqueda y evaluación de precios y proveedores, la gerencia elige la opción
[aprobar]. Al ser aprobada la misma el sistema genera nuevamente una notificación simultánea al
solicitante y al encargado de proveeduría que la solicitud ha sido aprobada y se encuentra al
pendiente de su abordaje por el área de compras.

Solicitud Abordada – estatus 4

Luego de la aprobación de la solicitud por la gerencia, el área de compras tendrá la solicitud en estado
de aprobada y podrá visualizar la fecha, departamento, división y usuario del solicitante. El área de
compras podrá ingresar y visualizar el mismo detalle de las líneas antes aprobadas por la gerencia.
Podrá elegir la opción [Abordar Solicitud] que automáticamente generará una notificación automática
por correo al solicitante que su solicitud se encuentra en abordaje y ya se esta revisando el detalle de
la solicitud por el área de compras.

Cotizando – estatus 5

Cuando el encargado de proveeduría determina que ya ha comprendido y consultado (si fuese

necesario) sobre los detalles específicos de los bienes y servicios solicitados, este procede a cotizar.
En este punto el área de compras utiliza la opción [Cotizar] que dará lugar a una nueva notificación al
correo del solicitante indicando que su solicitud está siendo cotizada.

Cuando el área de compras ha realizado el análisis de la mejor opción entre las ofertas según calidad,
forma de pago, precio y especificación, podrá subir al sistema archivos como imágenes, y documentos
de pdf, y de Microsoft office que le permitan agregar información relevante al momento de
fundamentar la opción de compra seleccionada, por ejemplo otras cotizaciones, mas información del
producto, comparativas de precios, entre otros.

Sensitivity: Internal
 Posterior a este paso el encargado de proveeduría podrá colocar de manera concluyente el monto
final consolidado a aprobar para la compra de las líneas de esta solicitud en la casilla “costo de la
compra”.

Al dar click en el botón “actualizar” quedará grabada la información antes editada y cargada al
sistema. De manera consecuente el área de compras ya puede regresar a la opción [Volver a detalle]
para regresar al detalle general de la solicitud.

Aprobar Presupuesto – estatus 6

Una vez que el área de compras ha finalizado el paso anterior, procede a dar click en [Solicitar
Aprobación]. Dicha acción genera una notificación automática al solicitante y a la gerencia que la
solicitud esta en fase de aprobación del presupuesto sugerido por el área de compras para que se
genere la toma de la decisión de aceptación o rechazo de la compra desde la gerencia. SI la compra
es rechazada, la solicitud volverá a un -estatus 5 – cotizando- la cual podrá ser retomada por el área
de compras.

Presupuesto Aprobado – estatus 7

De aprobarse el presupuesto la gerencia podrá comunicar el motivo de la aceptación en una casilla de

comentario post-aprobatorio que permita adicionar salvedades, condiciones u observaciones a tomar
en cuenta para ejecutar el pedido. El sistema notificará al área de compras y al solicitante que el
presupuesto está aprobado.

PO Enviada – estatus 8

Aprobado el prepuesto por la gerencia, el área de compras procede a utilizar la opción [Enviar PO],
que le indica con una notificación automática al solicitante y encargado de almacén que la orden de
compra ya ha sido enviada exitosamente al proveedor.

Finalizada – estatus 9

Posteriormente al envío de la orden de compra al proveedor, se gestiona el proceso logístico

respectivo para finiquitar la adquisición e ingresar los bienes en bodega o recibir los servicios
correspondientes. Una vez el encargado de almacén recibe los materiales o confirma la ejecución de
los servicios, procede a seleccionar la opción [finalizar] que notifica automáticamente al solicitante
enviando un último correo electrónica indicando que se encuentra disponibles los viene en almacén.

En el caso de los servicios, posterior a la notificación del envío de la orden de compra, se coordina con
el solicitante la programación de los mismos en conjunto con el área de compras y el proveedor.

Sensitivity: Internal
Sensitivity: Internal