Recolección de datos

La recolección es la fase inicial en la cual se trata de descubrir

los requerimientos e identificar los límites del sistema a través
de la consulta a los participantes del sistema (stakeholders).

Dentro de los objetivos de esta fase se encuentran el entender

el dominio de la aplicación, las necesidades del negocio, las
restricciones del sistema, a los participantes del sistema y al
problema en si, para entender de manera inicial lo que se debe
desarrollar.
 Dato, información y conocimiento

El uso de los términos, dato,

información o conocimientos, es
indiscriminado, lo que muchas
veces lleva a interpretar su
significado de forma distinta, sin
embargo, para entender la
diferencia que existe entre cada
uno de ellos es necesario revisar
sus definiciones.
 Datos

Es la mínima unidad semántica que corresponde a los elementos

primarios de la información y que por sí solos son irrelevantes en
la toma de decisiones. Otras definiciones que se encuentran son
las siguientes:
 De acuerdo con Gispert (2002) el dato, “Es un conjunto discreto,
de factores objetivos sobre un hecho real o bien un registro de
transacciones que por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia
o propósito”
 Y de acuerdo con Diccionario Ilustrado (2000) es “Antecedente o
fundamento que permite llegar más fácilmente al conocimiento
de una cosa, el cual por sí mismo no tiene relevancia alguna”.
Un dato es un símbolo o símbolos que describen condiciones,
hechos, situaciones o valores.
Un dato puede significar un número, una letra, un signo
ortográfico o cualquier símbolo que represente una cantidad,
una medida, una palabra o una descripción.
Tienen la capacidad de asociarse dentro de un contexto para
convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen
capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden
afectar el comportamiento de quien los recibe.
Para que un dato sea útil debe convertirse en información, de
tal manera que ofrece un significado, conocimiento, ideas o
conclusiones.
 Tipos de datos
 Cuantitativos: son aquellos que se pueden contar o medir,
ejemplo: edad, peso, fecha de transacción.
 Cualitativos: no se pueden contar, ni medir, ejemplo: sexo,
descripción de un artículo, nombre.

Los datos contienen dentro de su característica más

importante a la integridad; significa que, todos los datos
requeridos para responder a una pregunta específica están
disponibles. Por ejemplo, un marcador de un partido de
futbol, debe incluir el marcador de goles de los dos equipos,
si se anuncia el marcador de un solo equipo este será
incompleto y no tendría sentido.
Los datos pueden ser: inequívocos cuando el contexto no es
claro. Por ejemplo, la expresión 2-x puede parecer:
 “La cantidad 2 menos la cantidad desconocida llamada x”
para un estudiante de algebra.
 Puede significar “2 barra x” a un vaquero que marca
ganado.

Se debe conocer el contexto de estos símbolos antes de poder

conocer su significado.
Sobre los datos se pueden realizar operaciones, sin embargo las
operaciones que soportan los datos son las siguientes:
Ejemplos:
 Impresión de un documento
 Envío de un correo electrónico
Además de que los datos pueden soportar operaciones de
almacenamiento, recuperación y reproducción también los
datos se pueden procesar.
El procesamiento de los datos corresponde a las acciones sobre
cualquier tipo de datos, para luego obtener información
oportuna y útil en el logro de un mayor control y mejor toma
de decisiones.

Se pueden clasificar una serie de pasos. A continuación se

describen los pasos.

Entrada: Registro de datos en un medio adecuado para su

manejo y procesamiento.
Proceso: Pueden organizarse de diferentes maneras:
 Clasificación: establecer un orden lógico para los datos
según uno de sus atributos. Ejemplo: número de cédula,
apellido, nivel de ventas, entre otros.
 Agrupación: consiste en separar sistemáticamente los datos
por categorías. Ejemplos: tipo de productos,
departamentos, rangos, entre otros.
 Cálculos: se refieren a los procesos aritméticos (+, -, * y /) y
operaciones lógicas para convertir los datos en una forma
significativa.
 Información

Conjunto de datos que han sido tratados o procesados y que

tienen un significado real y concreto para la toma de decisiones
dentro de las organizaciones. Se define también como “un
mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algún
tipo de comunicación audible, gráfica o visible, que tiene un
emisor y un receptor; capaz de impactar sobre sus juicios de
valor y comportamiento al proporcionar ciertas diferencias en
su interior o exterior. “ (Diccionario Ilustrado, 2000).
Es una colección de hechos significativos pertinentes, para una
organización. Se puede afirmar que información es un conjunto
de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o
entidades.
La información se clasifica de acuerdo a las siguientes
características:
 Significado (semántica): ¿Qué quiere decir?
 Importancia (relativa al receptor): ¿Trata sobre alguna
cuestión importante?
 Vigencia (en la dimensión espacio-tiempo): ¿Es actual o
desfasada?
 Validez (relativa al emisor): ¿El emisor es fiable o puede
proporcionar información no válida (falsa)?
 Valor (activo intangible volátil): ¿Resulta útil para el
destinatario?
Los datos a diferencia de la información son utilizados como
diversos métodos para comprimir la información a fin de permitir
una transmisión o almacenamiento más eficaz.
La cantidad de información de un mensaje puede ser entendida
como el número de símbolos posibles que representan el
mensaje.
Los símbolos que representan el mensaje no son más que datos
significativos.
La información es un mensaje con un contenido determinado
emitido por una persona hacia otra y, como tal, representa un
papel primordial en el proceso de la comunicación, a la vez que
posee una evidente función social.
A diferencia de los datos, la
información tiene significado para
quien la recibe, por eso, los seres
humanos siempre han tenido la
necesidad de cambiar entre sí
información que luego transforman
en acciones.
La información es, entonces,
conocimiento basado en los datos,
a los cuales mediante un
procesamiento, se les ha dado
significado, propósito y utilidad.
Conocimiento

Es una mezcla de experiencia, valores, información que

sirven como marco para la incorporación de nuevas
experiencias.
Características

La información debe poseer ciertas características para que

a los encargados de la toma de decisiones le resulte valiosa,
en la siguiente tabla (características de la información
valiosa) se realiza una descripción de cada una de estas
características.
Para diseñar el plan para obtener la mejor información, se
estudiará a continuación cada uno de los métodos de obtenerla
y se entregaran pautas para poder elegir el que mejor método
que se adecue al proyecto. Para iniciar este trabajo es
importante tener claro los conceptos y diferencias que existe
entre:
 Método: Se define como el modo en que se procede y los
procedimientos seguidos para hallar la verdad acerca del
objeto de investigación.
 Técnica: Conjunto de reglas y procedimientos que permiten
al investigador establecer la relación con el objeto o sujeto
de la investigación
 Herramienta: Mecanismo que usa el investigador para
recolectar y registrar la información: formularios, pruebas,
test, escalas de opinión, listas de chequeo.
 Métodos

Los métodos propuestos para la recolección de datos en

proyectos de desarrollo de software son dos: métodos
interactivos que permiten una interacción directa con el cliente y
los usuarios del sistema de información. En este método se
propone trabajar con tres herramientas básicas: entrevista,
cuestionarios. Y los métodos discretos que le permiten a los
analistas realizar una descripción más clara y completa de los
requerimientos para este método, propone observación,
investigación y muestreo.
El valor real de la información está directamente relacionado con
la utilidad que representa para los usuarios en el cumplimiento
de las metas de la organización.
 Métodos interactivos

 Entrevista
Es una conversación dirigida con un propósito específico. Su
objetivo es recopilar información. Este método se aplica cuando
se requiere obtener la información de manera directa a través de
la aplicación de un cuestionario en un dialogo abierto entre un
receptor y emisor, para ello se deben tener en cuenta las
siguientes recomendaciones al momento de realizar una
entrevista.
Recomendaciones para realizar una entrevista:
• Es bueno realizar el ejercicio de la auto entrevista antes de
realizar una entrevista.
• Reconocer sus predisposiciones y la forma como puede ser
afectado por las percepciones.
• Se debe tener en cuenta que la ética, intelecto, crianza,
educación, y emociones pueden afectar lo que se escuchará en
la entrevista.
• Elaborar un proceso completo antes de realizar la entrevista.
• Revisar cuidadosamente antes de realizar la entrevista para
convertirla en una entrevista de éxito.
• Hacer de la entrevista un suceso satisfactorio para el
entrevistado.
• Recordar que con la entrevista se va a obtener opiniones del
entrevistado.
Pasos para preparar una entrevista:

 Antes de elaborar la entrevista se debe buscar información

relacionada con la organización, conocer las actividades, la
misión, visión, se debe buscar en la web para revisar si tiene
una página en dónde se podrá conocer más acerca de ella.
 Completado el primer paso, se fijaran los objetivos de la
entrevista. concentrarse en los procesos o áreas objeto de
estudio.
 Realizar una lista de las personas a quienes se puede
entrevistar, recordar que ellos son la clave para obtener la
información de la fuente primaria, ellos conocen el
funcionamiento de los procesos y aportan la mayor cantidad de
información para el proyecto.
 Antes de realizar la entrevista es necesario que se preparen a
los entrevistados, para ello se pueden llamar por teléfono,
enviarles un correo electrónico, para que estén preparados, si
la entrevista es muy estructurada enviar el cuestionario con
anticipación para que esté preparado para las respuestas.

Recordar que cuando se realiza una entrevista se deben cumplir

varios objetivos (crear confianza y observar el sitio de trabajo)
por lo tanto no es recomendable que la entrevista se realice por
correo.
A continuación se selecciona el tipo de preguntas (abiertas o
cerradas) y estructura (embudo, pirámide o rombo) de la
entrevista, para elaborar el cuestionario, recordar el objetivo de
la entrevista y las áreas donde las se va a aplicar.
 Preguntas Abiertas
Las preguntas abiertas se plantean para solicitar opiniones o
explicaciones acerca del tema específico de consulta.
 ¿Qué opina acerca del manejo del correo electrónico de su
compañía?
 ¿Cuál o cuáles son los problemas más comunes que se
presentan en su área de trabajo?
 Explique paso por paso, el proceso que tiene a cargo.
 Enumere quiénes son los responsables y cuáles son las
actividades que realiza cada uno.
 ¿Ha considerado otros métodos para mejorar la seguridad de la
información?
 Preguntas Cerradas
Las preguntas cerradas limitan las respuestas de los
entrevistados. Se encuentran de varios tipos entre ellos se tiene:
las de opción múltiple, las bipolares, de escala entre otras. Pero,
el uso de preguntas cerradas también trae desventajas entre las
más comunes se pueden enumerar.
 ¿Desea recibir un informe mensual de ventas?
 ¿El formulario se encuentra completo?
 ¿Está de acuerdo en recibir la información en formato PDF?
 ¿Le gustaría que los procesos de su empresa se automaticen?
 ¿Está de acuerdo en que la aplicación mantenga un módulo de
preguntas y respuestas frecuentes?
Pero, el uso de preguntas cerradas también trae desventajas
entre las más comunes se pueden enumerar.
Para escoger que tipo de preguntas utilizar es necesario, que el
entrevistador considere cuidosamente el tipo de información que
desea obtener de su entrevistado, para que tenga una idea del
tipo de información que obtiene en la siguiente tabla, puede
observar un gráfico que le indica la calidad de la información
obtenida de acuerdo con el tipo de información a recolectar.
El sondeo es otro tipo de preguntas que se utiliza para
realizar un seguimiento o completar
conceptos o ir más allá de la repuesta inicial. Ejemplos de
sondeo:
 ¿Por qué? Mencione un ejemplo de cómo funciona el
proceso de ventas.
 ¿Cuál sería la solución a su problema? Ilustre cuáles son
los problemas que se presentan respecto a la seguridad de
los datos.
 ¿Para qué?
 ¿Cómo cree que debería funcionar?
Secuencias lógicas

Existen básicamente dos secuencias lógicas para ordenar las

preguntas de una entrevista: embudo y pirámide. Existe
además una tercera que es la combinación de las dos,
llamada estructura de diamante.
 Estructura Pirámide
Para iniciar la entrevista el entrevistador utiliza preguntas muy
detalladas o específicas, generalmente cerradas y a medida que
avanza la entrevista las convierte en preguntas generales o
abiertas. Como se muestra en la siguiente figura.
 Estructura embudo
Se inicia la entrevista con preguntas generales o abiertas para
reducirlas a preguntas cerradas. Esta estructura permite iniciar
una entrevista de forma fácil y amigable, un ejemplo de este
tipo de estructura se puede observar en la siguiente figura.
Estructura diamante

A menudo es mejor utilizar una combinación de los dos tipos

de estructuras, es decir, se comienza con preguntas cerradas
o particulares, con abiertas o generales y finalizar con
preguntas cerradas como se puede observar en la siguiente
figura.
El entrevistador comienza con preguntas sencillas y cerradas
para entrar en calor, avanza con preguntas generales, temas
más amplios y complejos y para finalizar se realizan
preguntas restringidas para obtener respuestas específicas
del entrevistado.
Al finalizar la entrevista, es el momento adecuado de
realimentar al entrevistado, y de preguntarle si desea agregar,
ampliar o aclarar algunos de los puntos relacionados, si cree
conveniente formular preguntas que permitan obtener más
información y clarificar las dudas.
Al concluir la entrevista se elabora un resumen y se debe enviar
al entrevistado para retroalimentar las impresiones generales.
Es importante, informar al cliente, entrevistado y equipo en
general sobre los pasos a seguir. En este punto es importante
solicitar al entrevistado quién o quiénes serían las personas con
las que se debería seguir hablando.
 Cuestionarios
El uso de cuestionarios permite a los analistas de sistemas
estudiar: posturas, creencias, comportamiento, características
de un grupo de personas claves dentro de una organización y
que se pueden ver afectadas por el sistema actual y propuesto.
Para aplicar los cuestionarios se pueden utilizar herramientas
informáticas que facilitan la recolección de la información a
través de la red al igual que su análisis.
Igualmente las encuestas permiten: cuantificar lo que se
encontró durante las entrevistas, determinar qué tan difundido
está el sentimiento expresado durante una entrevista,
encuestar a un grupo grande de usuarios, o a un grupo usuarios
que están separados geográficamente.
Ventajas del cuestionario
 Ahorro de tiempo.
 Desarrollo rápido de entrevistas a usuarios.
 Ayuda a que los usuarios se involucren más en el desarrollo
del sistema debido al entorno dinámico y de lluvia de ideas
permiten un diseño más creativo.
Desventajas del cuestionario
 Requiere compromiso de todos los participantes. Los diseños
resultan insatisfactorios si la preparación de la reunión y los
documentos de especificaciones están incompletos.
 La sesión puede resultar improductiva si la organización no
permite el esfuerzo concertado requerido.
 Cuando se decide encuestar a un grupo de usuarios, es
necesario invertir el tiempo necesario para la elaboración de
las preguntas y determinar el tipo información que se desea
recolectar.
Para que la encuesta sea un éxito se debe tener en cuenta lo
siguiente:
 Métodos discretos

Los métodos discretos son utilizados para recolectar la

información directamente en la organización, sin embargo esto
genera un cambio en los implicados y muchas veces no permite
ser objetivos en el levantamiento de información por la
interacción directa entre el analista y los usuarios.
Teniendo en cuenta lo anterior, los métodos discretos no son
suficientes para la recolección de la información, por lo que se
pueden utilizar los métodos interactivos o métodos mixtos que
permitan complementar la información y formarse un panorama
más completo de los requerimientos del sistema.
Las técnicas más utilizadas por los métodos discretos son:
 Muestreo
Es un proceso que permite seleccionar sistemáticamente
elementos representativos de una población.
Algunas de las poblaciones sobre las que el analista puede
decidir obtener una muestra son:
 Documentos.
 Personas.
El analista debe seleccionar una muestra representativa de la
población para realizar ya sean: observaciones, entrevistas o
aplicar encuestas por varias razones:
 Contener costos.
 Agilizar el proceso de recolección de datos.
 Mejorar la efectividad.
 Reducir la predisposición.
 Investigación
Investigar es un proceso que permite descubrir y analizar la
información, a partir de diferentes técnicas asociadas a ella:

Análisis de documentos cuantitativos: En la empresa existen

muchos documentos que permiten realizar un análisis
cuantitativo entre ellos se pueden enumerar: informes para
toma de decisiones, informes de rendimiento, registros y
muchos tipos de formularios, cada uno es utilizado para un fin
específico y por un usuario o usuarios determinados.
Análisis de documentos cualitativos: Entre los documentos
cualitativos que el analista debe tener en cuenta para revisar
se encuentran. Correos electrónicos, correspondencia en
general, memorandos, anuncios publicitarios, sitios web
corporativos, manuales, manuales de política. Durante este
proceso los analistas pueden recuperar información detallada
relacionada con las expectativas de los autores y la forma
como esperan interactuar con las tecnologías de la
información.
Los lineamientos descritos en la siguiente figura le ayudarán a
adoptar un enfoque sistemático para este tipo de análisis,
adicionalmente se debe considerar quien envía los mensajes y
quién los recibe.
 Observación
Con la observación se pueden apreciar detalles del
comportamiento humano, de los documentos y del entorno físico
en general. El analista puede comprender lo que se lleva a cabo
en la realidad no sólo de lo que se encuentra documentado o
explicado, le permite ver las relaciones que existen entre los que
toman las decisiones y los demás miembros de la organización y
las interacciones con la tecnología
 Video
Técnicas de Investigación I
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