UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CARRERA DE HISTORIA

PROYECTO DE GRADO
PARA OPTAR POR LA LICENCIATURA EN HISTORIA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E

HISTÓRICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA
“MOPSV”

POSTULANTE:
UNIV. GONZALO OMAR CHOQUE TICONA
TUTOR ACADÉMICO:
MSc. SIMÓN CUBA QUISPE
GESTIÓN:
LLA
AP AZZ –– B
PA BOOLLIIV
VIIA
A
22001188
 DEDICATORIA:

El Presente proyecto es dedicado a los seres que más amo en esta vida:
A Dios Padre y mi Señor Jesucristo por darme aliento de vida, sabiduría, fé y esperanza.
A toda mi familia por apoyarme incondicionalmente, brindarme amor y hacerme constante
A mis padres Jorge y Estela, A mis padres políticos Freddy y Lili por el apoyo desinteresado.
A mi esposa Ximena y a mis Hijos Gabriel, Daniela y Johana quienes son la razón y el
motivo de mi existir.
 AGRADECIMIENTOS:

Agradecer con especial reconocimiento al Lic. Simón Cuba Quispe, quien fue la persona que
me enseño la importancia y el significado de lo que son los archivos institucionales.
Al Lic. Ramiro Fernández por demostrarme y enseñarme la disciplina académica.
Al Lic. Fernando Chuquimia, por la perseverancia y la instrucción dictada.
A la Directora de la Carrera de Historia Dr. María Luisa Soux, quien me demostró el camino
correcto y el apoyo incondicional para lograr mis objetivos.
Al plantel administrativo de la Carrera de Historia Rossella y Eduardo
Que Dios sigua Bendiciendo sus vidas.
 INDICE

INTRODUCCION ........................................................................................................ 1

CAPITULO I
GENERALIDADES

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 4

2. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................... 7
3. OBJETIVOS ............................................................................................................ 8
3.3. Objetivo General .................................................................................................. 8
3.4. Objetivo Especifico ............................................................................................... 9
4. METODOLOGIA.................................................................................................... 10
4.1. Estudio Exploratorio y Descriptivo ..................................................................... 10

CAPITULO II
HISTORIA INSTITUCIONAL

5. ANTECEDENTES HISTÓRICOS .......................................................................... 12

5.1. MARCO LEGAL VIGENTE DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS
SERVICIOS Y VIVIENDA “MOPSV”. ........................................................................ 24
5.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA VIGENTE DEL MOPSV ........................................ 25
5.3. CLASIFICACIÓN DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES ......................... 26
5.3.1. Organización Sustantivas. ............................................................................... 26
5.3.2. Organización Sustantivas Temporales ............................................................ 26
5.3.3. Organización Administrativas de Apoyo .......................................................... 27
5.3.4. Organización de Asesoramiento ..................................................................... 27
5.4. MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL .................................................................. 28
5.5. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES ................................................ 28
5.6. OBJETIVOS INSTITUCIONALES ...................................................................... 31
5.6.1. Objetivo Estratégico Institucional .................................................................... 31
5.6.2. Objetivo Estratégico Telecomunicaciones ....................................................... 31
5.6.3. Objetivo Estratégico Transporte ...................................................................... 31
5.6.4. Objetivo Estratégico Vivienda .......................................................................... 31
6. HISTORIA ARCHIVÍSTICA ................................................................................... 32
6.1. Antecedentes ..................................................................................................... 32
6.2. Centro de Documentación, Investigación y Bibliotecas del Ministerio de Asuntos
Urbanos MAU 1991, Secretaria Nacional de Asuntos Urbanos SNAU” 1994 y del
Ministerio de Vivienda y Servicios Básicos MBSB 1997 ........................................... 33
6.3. Manual de Transferencias documentales de la gestión 2007............................. 36
6.4. Manual de Administración y Organización de Archivos del MOPSV 2015
(Gestión, central y transferencias)............................................................................. 39
6.5. Sistema Administrativo Archivístico Actual ......................................................... 40
6.6. Memoria Institucional.......................................................................................... 41

CAPITULO III
FUNDAMENTOS CONCEPTUALES

7. MARCO TEORICO ................................................................................................ 42

7.1. EL CONCEPTO DE ARCHIVO, SU COMPOSICIÓN, SU VALOR Y SU
ESTRUCTURA ARCHIVÍSTICA ................................................................................ 44
7.2. CICLO VITAL ADMINISTRATIVO DE LA DOCUMENTACIÓN DEL MOPSV .... 52
7.3. ESTUDIO TÉCNICO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIO DEL MOPSV ........... 53
7.3.1. Archivos Intermedios del Ministerio de Obras Publicas .................................. 54
7.3.2. Tratamiento archivístico de nuestro archivo intermedio ................................. 54
7.3.3. Identificación de fondos intermedios ............................................................... 54
7.3.4. Clasificación del Archivo Intermedio ................................................................ 61
7.4. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO DOCUMENTAL DEL MOPSV ......... 62
7.4.1. Organización de Series y sub-series documentales del Archivo Intermedio del
Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda ................................................... 65
7.4.2. Descripción documental del Archivo Intermedio del Ministerio de Obras
Publicas Servicios y Vivienda ................................................................................... 67
7.4.3. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). .............. 68
7.4.4. Descripción multinivel del MOPSV .................................................................. 68
7.4.5. Niveles de descripción..................................................................................... 68
7.4.6. Elementos de la Descripción aplicadas al MOPSV ........................................ 69
7.5. USO DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS .................................................... 72
7.5.1. Sistema archivero inventario de los archivos intermedios e históricos del
MOPSV según Norma ISAD (G). .............................................................................. 72
7.5.2. Automatización del sistema archivero del MOPSV ......................................... 73
7.5.3. Digitalización en el Sistema Archivero del MOPSV ......................................... 74
7.5.3.1. Objetivos de la Digitalización ........................................................................ 74
7.5.4. Procedimiento de Valoración, Selección y expurgo en el Archivo Intermedio e
histórico ..................................................................................................................... 76
7.5.4.1. Valoración documental de los Archivos Intermedios y Históricos ................ 76
7.5.4.2. Selección documental del archivo intermedio .............................................. 77
7.5.4.3. Expurgo o eliminación documental del archivo intermedio ........................... 78
7.5.4.4. Método de muestreo..................................................................................... 79
7.6. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO INTERMEDIO AL
ARCHIVO HISTÓRICO DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y
VIVIENDA.................................................................................................................. 80
7.7. LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS ..... 81
7.8. MÉTODOS DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DEL ARCHIVO
INTERMEDIO E HISTÓRICO DEL MOPSV .............................................................. 84
7.8.1. Conservación y restauración del archivo histórico .......................................... 84
7.8.1.1. Conservación ............................................................................................... 84
7.8.1.1. Restauración ................................................................................................ 85

CAPITULO IV
NORMATIVA Y DISPOSICIONES.

8. MARCO LEGAL .................................................................................................... 86

8.1. LEGISLACIÓN BOLIVIANA................................................................................ 86
8.2. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO PLURINACIONAL ......................... 87
8.3. CÓDIGOS .......................................................................................................... 90
8.3.1. Código civil (1975) ........................................................................................... 90
8.3.2. Códigos penal (1997) ...................................................................................... 91
8.3.3. Código de comercio (1977) ............................................................................. 91
8.4. LEYES ................................................................................................................ 91
8.4.1. Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990 - ley de sistema de administración y
control gubernamental .............................................................................................. 91
8.4.2. Ley 2027, de 27 de octubre de 1999, del estatuto del funcionario público ...... 92
8.4.3. Ley 2341- de procedimiento administrativo de 23 de abril de 2002 ................ 93
8.4.4. Ley general 164 de 8 de agosto de 2011, de telecomunicaciones .................. 99
8.5. DECRETOS ..................................................................................................... 100
8.5.1. Decreto Supremo Nº 05918 de 04 de diciembre de 1961 ............................. 100
8.5.2. Decreto Supremo Nº 05758 de 07 de abril de 1961 ...................................... 100
8.5.3. Decreto Supremo Nº 09777 de 15 de junio de 1971 ..................................... 101
8.5.4. Decreto Supremo Nº 13956 de 10 de septiembre de 1976 ........................... 101
8.5.5. Decreto Supremo Nº 13957 de 10 de septiembre de 1976 ........................... 102
8.5.6. Decreto Supremo Nº 22144 de 02 de Marzo de 1989 ................................... 103
8.5.7. Decreto Supremo Nº 22145 de 11 de Julio de 1989 ..................................... 105
8.5.8. Decreto Supremo Nº 22146 de 02 de Marzo de 1989 ................................... 107
8.6. MANUALES...................................................................................................... 107
8.6.1. Manual de Transferencias Documentales del Archivo y Biblioteca Nacionales
de Bolivia – ABNB ................................................................................................... 107
8.6.2. Normativa legal vigente del MOPSV ............................................................. 109

CAPITULO V
ANALISIS ORGANIZACIONAL Y DISEÑO

9. DIAGNÓSTICO ................................................................................................... 110

9.1. Documentación Publica del Ministerio .............................................................. 111
9.2. Documentación Pública del archivo Intermedio ................................................ 112
9.3. Cuadros de Clasificación de los fondos de archivo Intermedio ........................ 114
9.3.1. Cuadros de organización (Organigramas) de los Archivos Intermedios ........ 114
9.3.2. Valoración de los Archivos Intermedios......................................................... 122
9.4. Documentación Pública del Archivo Histórico del Ministerio ............................ 122
10. PROCESO DE VALORACION .......................................................................... 126
10.1. Tabla de Valoración Documental (TVD) de los archivos intermedios e históricos
del MOPSV.............................................................................................................. 127
10.1.1. Valores Primarios ........................................................................................ 127
10.1.2. Valores Secundarios ................................................................................... 127
11. INFRAESTRUCTURA ...................................................................................... 129
11.1. Ambientes de archivo central EX CONAVI ..................................................... 129
11.2. Oficina de Procesos Técnicos y Digitalización (Lado Norte) .......................... 131
11.3. Ambiente Archivo Central- Fondo DGAA (Lado Norte) ................................. 132
11.4. Oficina Central (Lado Noreste) ....................................................................... 132
11.5. Otros ambientes de archivo del MOPSV - EX CONAVI ................................. 132
11.5.1. Ambiente de la Ciudad de El Alto - Primera transferencia documental ....... 132
11.5.2. Ambiente de la Av. Illimani: Segunda, Tercera y Sexta transferencias ....... 133
11.5.3. Ambiente de la Av. Busch: Cuarta transferencia documental ...................... 134
11.5.4. Ambiente de la Zona Sopocachi: Quinta y Séptima transferencia ............... 135
11.6. Factores de riesgo en los ambientes del Archivo Intermedio y Central .......... 136
11.7. Factores de afectación técnica y operativa de los ambientes ........................ 137
12. MOBILIARIO ..................................................................................................... 138
13.CAJAS ................................................................................................................ 140
14. EQUIPOS .......................................................................................................... 140
15. PERSONAL ....................................................................................................... 141
16. SERVICIOS ....................................................................................................... 142
16.1. Servicios Internos ........................................................................................... 142
16.2. Servicios Externos .......................................................................................... 145
16.3. Servicios Gratuitos ......................................................................................... 146
17. ACCIONES REGIMEN DE LIMITACION - ACCESO A LA INFORMACION ..... 146

CAPITULO VI
PROPUESTA:

18. Elaboración de la Propuesta ............................................................................. 147

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS HISTORICOS DEL

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA”

PAGINA 149 AL 242

CAPITULO VII
PLAN DE IMPLEMENTACION

19. METODO DE EJECUCIÓN ............................................................................... 243

19.1. Estructura y estrategia del Proyecto ............................................................... 244
19.2. Acción y análisis retrospectivo del Archivo FODA .......................................... 246
19.3. Alcance del Proyecto ...................................................................................... 248
19.4. Propuesta de Talento Humano ....................................................................... 248
19.5. Presupuesto del Proyecto .............................................................................. 249
19.6. Cronología de avance .................................................................................... 251

CAPITULO VIII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

20. Conclusiones ..................................................................................................... 253

21. Recomendaciones ............................................................................................. 254

ANEXOS Y ADJUNTOS

22. Flujograma para la Organización Documental del MOPSV ............................... 255

23. Glosario ............................................................................................................. 261
24. Anexos Fotográficos .......................................................................................... 282
25. Referencias Bibliográficas ................................................................................. 286

FIN
 INTRODUCCIÓN

El Archivo del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda “MOPSV”,

actualmente posee dentro de su estructura institucional un complejo sistema
documental de Fondos de Archivos con trascendencia Administrativa y técnica de
archivos de gestión, Central, Intermedio e Histórico, con la existencia de fondos
cerrados, acumulados aun no organizados, bajo esta premisa se ve en la necesidad
de establecer métodos de organización, conservación, preservación y administración
documental de características “Intermedio e Histórico” que permita el tratamiento
técnico adecuado conforme el ciclo vital de la documentación establece.

Como resultado de una amplia administración y ejecución pública institucional

el Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda guarda en sus repositorios,
varios Fondos documentales con tiempos mayor a los 100 - 105 años estipulados en
el ciclo vital de la documentación como son el: Ministerio de Fomento (1908 - 1938),
institutos de vivienda como: Instituto Nacional de Vivienda (INV – 1958), Consejo
Nacional de Vivienda (CONAVI – 1969), Consejo Nacional de Vivienda Petrolera
(CONVIPET), Consejo Nacional de Vivienda de Trabajadores de Comercio Y R.A.
(CONVICO), Consejo Nacional de Vivienda Minera (COVIMIN), Consejo Nacional
de Vivienda del Magisterio (COVIMA), Consejo Nacional de Vivienda Fabriles,
Constructores Y Gráficos (CONVIFACG), Instituto de Vivienda Social (IVS - 1987),
Fondo Nacional de Vivienda Social (FONVIS - 1989), entre otros la Dirección de
Telecomunicaciones Rurales (DITER - 1965), Ministerio de Transportes y
Comunicaciones (MTC), que requieren de un tratamiento archivístico de
conservación apropiado y oportuno a su actual situación, aplicando sistemas y
procedimientos archivísticos que permitan resultados eficaces en materia de la
documentación pública institucional histórica con un lenguaje normativo de consulta,
acceso y sobre todo resguardo de la información patrimonial, la administración de
estos documentos de carácter intermedio e histórico es el paradigma teórico y
metodológico que debe ser desarrollado para establecer y consolidar la gestión

1
documental de manera integral al sistema de archivos del Ministerio de Obras
Públicas.
En sujeción al convenio de cooperación interinstitucional suscrito entre el
Ministerio de obras Públicas Servicios y Vivienda y la Universidad Mayor de San
Andrés de fecha 15 de Abril del 2017, para llevar a cabo la modalidad de graduación
a través del Proyecto de Grado y con el afán de contribuir al logro de la eficiencia y
oportunidad institucional con el aporte académico y la postulación para la obtención
del título de grado, a fin de cumplir políticas de resguardo de la Memoria Institucional
y protección del patrimonio documental del estado, según determina la Constitución
Política del Estado Plurinacional, se presenta el Proyecto de Grado la
implementación y ejecución del “Manual de procedimientos de los Archivos
Intermedios e Históricos del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda”,
como complemento al “Manual de Organización y Administración de Archivo central
del MOPSV”, aprobado mediante Resolución Ministerial Nª 94 de fecha 14 de Abril
del 2015 , que tiene por objetivo principal:

“Establecer normas y lineamientos de control archivístico Técnico – Administrativo

de la documentación existente en el archivo central del MOPSV a razón de su
significativa importancia institucional, con el fin de proporcionar un servicio eficiente y
control de los documentos siendo el fin, el buen uso de los sistemas de Archivo”

El Manual de Organización y Administración de Archivos vigente, desarrolla de

manera general el uso de los sistemas “Técnico – administrativo” de los archivos del
MOPSV, Tomando en cuenta a los “Archivos de Gestión”, “Archivo Central” y el
procedimiento de “Transferencias Documentales”, por lo que nos vemos en la
necesidad de completar este circuito integral del ciclo vital de la documentación de
archivos correspondiente al MOPSV debido a su enorme desarrollo y crecimiento.
La propuesta y planteamiento del presente Proyecto de Grado es normar, regular y
complementar de manera sistemática y específica bajo precepto normativo, la
aplicación de los “Archivos Intermedios” e “Históricos” que permitirá y consumará
de manera general y total, completando el sistema integral de Archivos del

2
Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda, enmarcados dentro del proceso
científico de la Archivística ilustrativa y la práctica de conocimientos archivísticos;
bajo este escenario se pretende obtener que los archivos del MOPSV provean de
servicios archivísticos de manera completa, sistemática, especifica, científica y
cultural, lo que influirá decididamente en la escasa y limitada utilización de métodos
parciales; Aplicando sistemas e instrumentos oficiales que accedan a regular los
servicios de administración, conservación y organización de documentos de forma
completa de lo que significa y establece el Ciclo Vital de la documentación.

El presente proyecto de grado, está estructurado con el siguiente contenido y orden

de trabajo: Fue desarrollado en ocho capítulos, que se detallan a continuación:
• En el capítulo I, Generalidades donde se especifican los aspectos elementales para
la construcción inicial del proyecto, su planteamiento, justificación; también se
refieren los objetivos y metodología aplicada de la propuesta.
• El capítulo II, Desarrolla los antecedentes institucionales y la historia archivística.
• El capítulo III fundamenta el Marco teórico, desarrollando aplicaciones de tipo
conceptual, técnico y práctico de la investigación para exponer la propuesta.
• En el Capítulo IV, aplica las disposiciones normativas sobre nuestra legislación
boliviana y marco legal donde descansa nuestro proyecto.
• En el Capítulo V, desarrolla un análisis organizacional y diseño donde se pondera
el diagnostico, infraestructura, personal y servicios del archivo del MOPSV.
• En el Capítulo VI, Plantea la Propuesta y presenta elaborado el “Manual de
Procedimientos de los Archivos Históricos e Intermedios del Ministerio de Obras
Publicas Servicios y Vivienda” expuesta en sus 7 divisiones y anexos.
• En el Capítulo VII, se refiere al Plan de implementación explicando el método de
ejecución el alcance del proyecto, presupuesto, talento humano y cronología del
proyecto.
• El último capítulo VIII, presenta las conclusiones y recomendaciones que se llegó
producto del análisis e investigación del presente proyecto que plantea los beneficios
institucionales que puedan obtenerse y termina con un flujo grama, glosario y
anexos fotográficos

3
 CAPITULO I
GENERALIDADES
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

El Archivo Central del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda al no contar

con una norma de procedimientos que se adecue a la administración documental de
los fondos existentes de los archivos “intermedios e históricos”, podría estar sujeta a
procedimientos impropios e inadecuados de conservación, valoración, y
preservación de la documentación con patrones y características históricas, los
servicios de atención y búsquedas en ocasiones por la falta descriptiva de los datos
sufren de carencia informativa al tratar de brindar la información con agilidad al
funcionario del área solicitante; nuestro planteamiento se adecua a la necesidad de
contar con una norma de uso práctico en las técnicas de archivo del Ministerio de
Obras Publicas Servicios y Vivienda, misma que no cuenta con un Manual de
procedimientos de archivos “Intermedios y Históricos” por lo que se plantea la
creación y disposición mediante la aplicación de un canon de procedimiento, según
nos habla la estructura del ciclo vital de la documentación, como proyecto principal
esta la conformación de un sistema integral general de Archivos de Gestión, Central,
Intermedios y Históricos. Bajo este escenario se pretende obtener que los archivos
del MOPSV provean servicios archivísticos de manera completa, integral,
sistemática, integrando: lo científico, académico, cultural y patrimonial (en su
totalidad) lo que influirá decididamente en la limitada generación y utilización de
métodos por ello es imprescindible disponer de un manual que permita
complementar ampliando y sistematizando a los Archivos de Gestión y Central.

Los Fondos existentes en los Archivos del Ministerio de Obras Públicas pese a su
antigüedad son siempre de características semiactivos e inactivos, por lo que no es
posible su transferencia total al Archivo Nacional de Sucre, debido a las solicitudes
de servicio público e institucional; los Consejos Nacionales de Vivienda con una
antigüedad entre años (1958-1980) actualmente continúan siendo solicitados por
personas particulares beneficiarios, adjudicatarios jurídicamente y legalmente

4
representados, solicitudes establecidos en base al interés legitimo. Además surgen
las diferentes atenciones de fotostáticas legalizadas y servicio fedatario de las
Resoluciones Ministeriales, Decretos supremos y otros que dan Fe pública y
garantizan estrictamente el goce pleno de sus derechos jurídicos, administrativos y
ciudadanos desde (1908), por otro lado el servicio de búsquedas de información y
sus antecedentes de carpetas sociales individuales en los repositorios sobre todo en
los temas de vivienda social desde (1960), deben ser administrados y custodiados
por el personal del Ministerio de Obras; por último el enorme volumen y crecimiento
documental existente en los diferentes fondos y archivos documentales
correspondiente a los tres Vice ministerios existentes: Vivienda, Transportes y
Telecomunicaciones y sus unidades descentralizadas; bajo este contexto nos vemos
en la necesidad de implementar un archivo administrado y custodiado por el
personal de archivos cuyas características sean “intermedias e históricas” que
aplique el uso inmediato de normas, cuyas prácticas sean de la valoración y
salvaguarda, seleccionando, analizando y conservando el patrimonio documental
producto de su función pública administrativa que se evidencia y testimonia en su
memoria institucional por su antigüedad administrado por el personal técnico
profesional capacitado en el ramo de la archivística del Ministerio de Obras.

Por otro lado, esta documentación por falta de conocimiento archivístico histórico
sufre los siguientes problemas de procedimiento técnico:

- El acceso a la documentación intermedia físicamente desorganizada,

deficiente, comete interpretaciones erróneas durante las solicitudes de
préstamos (falta de organización de los fondos).

- La existencia de inadecuados y anacrónicos métodos de conservación

de documentación cuyas características son intermedias e históricas.

- La falta de implementación de métodos descriptivos según establece su

ciclo vital de la documentación (Guías, Inventarios y Catálogos)

5
 - Falta de métodos de valoración, preservación y restauración de los
documentos públicos estatales a causa del deterioro y las bajas
condiciones de operación Consejos de Vivienda 1958, Fondos de
vivienda 1979.

- Las malas condiciones de la documentación provoca retardo en los

trámites administrativos vigentes.

- Desestima del valor histórico testimonial y dejadez de su memoria

institucional de la documentación y su interpretación, haciendo a un lado
su nivel cultural, científico y académico.

- Conservación precaria de la documentación histórica.

- La falta de políticas para el acceso de la información y régimen de

reserva.

- El problema del enorme crecimiento documental generado producto de

la administración e institucionalización como cartera de estado desde
1908 hasta nuestros días.

Por otra parte, como resultado de una amplia administración y ejecución pública
institucional el Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda, guarda en sus
repositorios fondos documentales con tiempos mayor a los 100 - 105 años, archivos
históricos como: el Ministerio de Fomento MF (1908 - 1938), Ministerio de
Comunicaciones MC (1925 - 1969), Ministerio de Transportes, Comunicaciones y
Aeronáutica Civil MTCAC, (1961 – 1991), Ministerio de Urbanismo y Vivienda MUV
(1970 – 1990) entre otros, que por motivos de acumulación irracional temporal no
cuentan con las disposiciones jurídicas o normas que sustenten su operación
documental, con lo que se limita la capacidad de convergencia y coordinación entre

6
los distintos conjuntos de archivos: administrativos o de gestión, central, intermedio
e histórico del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda, limitando también
con ello su funcionamiento como Sistema integral de archivos.

2. JUSTIFICACIÓN.

Surge la necesidad de realizar normativas legales e internas amparadas

institucionalmente, complementando y aportando de manera física e intelectual con
el desarrollo de un Manual de Procedimientos de los Archivos “Intermedios e
Históricos” a fin de completar el circuito integral del sistema de archivos del
Ministerio. Es imprescindible, por la condición que prevalece en los archivos
Centrales del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda MOPSV, la
necesidad de impulsar y aportar con cambios estructurales de cara a la integración
sistemática de los archivos, con base a la implementación de las orientaciones
metodológicas descriptivas, técnicas archivísticas aportando con características y
directrices que delimiten el valor y Ciclo Vital de los Documentos, mediante un eficaz
Sistema Institucional de Archivos del sector público que regule y facilite el acceso a
la información y brinde servicios generales (administrativos, financieros, legales,
técnicos) y sea de beneficio en el campo informativo, histórico y patrimonial

Resulta beneficioso y de enorme necesidad la implementación de un manual de

procedimiento que se enfoque en el resguardo patrimonial institucional que custodie
y brinde los servicios de gestoría documental de toda esta documentación de
características únicas en su campo, de los archivos Intermedios e históricos dándole
el valor informativo, cultural, testimonial, científico que provea de procedimientos
para la conservación preventiva y administración documentaria, que además se
complemente con el actual “Manual de Administración y Organización de Archivos
del MOPSV” Aprobado mediante Resolución Ministerial Nª 94 de fecha 14 de Abril
del 2015, que se enfoca a los archivos de “Gestión y Central” dejando para otra
clase de estudios por su competencia y características el estudio a los archivos
“Intermedios e Históricos” existentes en el Ministerio de obras Publicas Servicios y

7
Vivienda, siendo estas últimas las de mayor análisis y convergencia debido a su
enorme cantidad y volumen documental físico, aproximados tres mil metros lineales.

Personalmente como funcionario identificado con esta institución bajo el cargo de

Técnico Encargado de Archivos del Ministerio Obras y como postulante a la
obtención del grado de licenciatura me permito encauzar este proyecto con
resultados que beneficien al conjunto de Archivos y reservorios documentales
institucionales del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda MOPSV y así
aportar de manera académica intelectual al servicio de archivos institucionales y
fondos documentales existentes con un enorme y enriquecida trayectoria histórica
que abarca más 100 años producto de una compleja funcionalidad institucional,
técnica, jurídica y administrativa. Por lo que es imprescindible la realización de un
buen plan de proyecto y trabajo que cuente con instrumentos y directrices que
garanticen la conservación, recuperación del patrimonio documental y el acceso a la
documentación de características institucionales, aportando en lo intelectual,
científico y cultural.

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

El objetivo es la implementación de un Manual de procedimientos de control de

archivos “Intermedios e Históricos” en todos los fondos documentales existentes del
MOPSV y unidades descentralizadas según su grado de competencia, que permitan
establecer normas y criterios de organización, descripción, resguardo, custodia y
preservación, con el fin de completar el sistema integral de archivos y así servir de
instrumento orientador y regulador de las actividades del personal archivista que
trabaja en los archivos y su correcta aplicación enriqueciendo la gestión documental
institucional en la función pública.

8
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Emplear un instrumento normalizado cuyos procedimientos estén sobre

los archivos intermedios e históricos y que ayuden a la organización de
los diferentes elementos documentales correspondientes a los fondos
existentes del archivo del MOPSV para su correcto funcionamiento.

- Consolidar y fortalecer mediante directrices el buen uso de los sistemas

de archivos del MOPSV según su ciclo vital documental aplicando
criterios de identificación, valoración y selección así también clasificación,
ordenación, desarrollo de instrumentos descriptivos normalizados,
empleando métodos de valoración, selección, conservación parcial y
permanente.

- Establecer una adecuada coordinación con todos los sistemas de

archivos organizacionales, que permitan la aplicación y funcionalidad del
Manual de procedimientos, logrando una apropiada y completa
organización de los sistemas integrales de archivos documentales.

- Aplicar el diagnóstico pertinente a los archivos intermedios e históricos

para establecer las condiciones de valoración, conservación,
preservación, temporal y permanente según su estado situacional de los
documentos con un valor testimonial institucional a razón de su enorme
trayectoria institucional.

- Control de las diferentes transferencias documentales efectuadas del

archivo central, mediante la aplicación de métodos de descripción y
organización, y si efectuar las transferencias según su competencia al
Archivo histórico del Ministerio de Obras Publicas o en su caso al Archivo
nacional de Sucre y/u otro archivo permanente, midiendo y analizando su
particularidad.

9
 - Definir y delimitar los fondos documentales existentes dentro de la súper
estructura orgánica institucional resultado de un proceso histórico de
adaptación, división, reestructuración de instituciones y vice ministerios
que precedieron al actual “MOPSV”, creadas según su contexto social,
político, económico, a razón de la coyuntura estatal a objeto de su tiempo
de manera cronológica y organizada seleccionada por Ministerios,
Viceministerios, Unidades, y empresas descentralizadas o autárquicas
según su vigencia y estableciendo su competencia.

- Preservar de manera única y permanente mediante la conformación,

organización y estructuración de un archivo con características históricas
que comprometa, alcance e integre a todos los fondos existentes en el
MOPSV, que por diferentes causas sustanciales se encuentran
disgregados y se proceda a ser conservados en un lugar único
respetando su ciclo vital dentro del MOPSV.

4. METODOLOGÍA

4.1. “Estudio Exploratorio y Descriptivo”.

El estudio exploratorio y descriptivo para el presente proyecto de grado permitirá
enfocar los problemas, necesidades y características, partiendo desde una visión
general, como ser la enorme y enriquecida trayectoria documental histórica que
posee el MOPSV producto de su función institucional, el poco conocimiento que se
tiene sobre la preservación, conservación y organización de los archivos intermedios
e históricos existente en el Ministerio de obras, identificando mediante la información
recopilada de sus fondos documentales directrices para el mejor manejo de la
información siendo importante su exploración, descriptiva porque busca elementos
que nos permitan acercarnos a las estrategias de solución al problema de los
documentos a través de la implementación de un instrumento de control normativo

10
en aplicación a los archivos intermedios e históricos utilizando los métodos de
conservación, descripción, valoración y transferencias documentales permanentes 1

El Estudio Exploratorio para los archivos intermedios e históricos del ministerio,

radica en la necesidad de examinar, verificar, inspeccionar los organismos
documentales poco estudiados y estructurados como ser los Fondos acumulados
existentes de anteriores años desde 1908 de Ex ministerios y empresas
descentralizadas. Utilizando descripciones generales que no han sido estudiados a
profundidad.

El estudio descriptivo, buscará aplicar y recolectar los datos de nuestros fondos

documentales especificándolos y definiéndolos mediante los cuadros de clasificación
la formación de las tablas de retención documental ubicando nuestras series y
tipologías documentales existentes y organizándolos para qué brinden servicios
útiles a nuestra institución y sociedad boliviana.

1
Estudio Exploratorio y descriptivo Según PREZI, El estudio Exploratorio Presenta una visión general y aproximada del objeto de
estudio, cuando un tema ha sido poco explorado. Es un estudio flexible que empieza con descripciones generales sin hacerse
una hipótesis, ya que no cuenta con información suficiente o precisa. La perspectiva general del estudio se plantea tomando un
problema grande, para dar prioridad a problemas de futuras investigaciones. Su objetivo es documentar ciertas experiencias,
examinar temas o problemas poco estudiados o que no han sido abordadas antes.
Estudio Descriptivo; Es un tipo de metodología a aplicar para deducir un bien o circunstancia que se esté presentando, Se aplica
describiendo todas sus dimensiones, en este caso se describe el órgano u objeto a estudiar, los estudios descriptivos se
encuentran en recolectar datos que describan la situación tal y como es. Los estudios descriptivos buscan especificar las
propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno quesea sometido a análisis,

11
 CAPITULO II

HISTORIA INSTITUCIONAL

5. ANTECEDENTES HISTÓRICOS.
El Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda tiene sus orígenes
institucionales inicialmente bajo el gobierno de Ismael Montes Gamboa con el
“Ministerio de Gobierno y Fomento” (1904 - 1920). 2 hacia 1900 cuando el partido
liberal llegó al poder, uno de sus postulados principales del ministerio de Fomento
estuvo concentrado en el desarrollo urbanístico de las ciudades centrales, el dotar
regular y fomentar políticas de servicio de obras principalmente en las metrópolis
internas y el sector rural adyacente mediante la implementación de servicios de
orden básico; al culminar el enfrentamiento y la derrota de los conservadores del sur
(Chuquisaca), por parte de los liberales del norte (La Paz), la llamada “Guerra
Federal boliviana” (1898-1899), las políticas estatales de estos últimos radicó en la
conformación de una mentalidad modernizadora y progresista para su tiempo que
marcó una nueva preeminencia en la administración de la economía y de la
geopolítica interna Boliviana el proyecto modernizador estuvo sustentado por las
élites de principios de siglo líderes con cariz popular encubiertos bajo la bandera del
partido liberal quienes se enfocaban en el fortalecimiento, industrialización de los
sectores de la sociedad boliviana elitista bajo influjos de la oligarquía minera entre
1904 - 1909, su dogma como clase social principalmente radicó en una sociedad
nihilista excluyente y elitista con la misión del desarrollo urbano central
especialmente de las ciudades de La Paz, Oruro, Potosí, con escepticismo de
Cochabamba y Santa Cruz, una sociedad liberal con poder estatal que no llegaba a
toda la población entre ellos el sector minero, campesinos, agrarios y la indígena
sometida a un latifundio, con brechas apoyados colosalmente por la oligarquía
minera del estaño representado por funcionarios designados para el control de los
Aparatos estatales de orden público entre ellos las Prefecturas, Municipios,

2
Decretos Supremos de 1904 - 1905, Ministerio de Fomento y Obras Publicas

12
Jurisdicciones, cabildos, instituciones públicas, desempeñaron las labores de obras y
servicios llamados la “Junta de Almonedas”3 bajo el sistema liberal de la época.
Durante el Gobierno de Bautista Saavedra Mallea hasta el de Germán Busch
Becerra el “Ministerio de Fomento y obras Públicas”(1921 – 1939) se estableció
concretamente en la ciudad de La Paz, al convertirse en la nueva sede del símbolo
político, económico, burocrático, comercial del país cuyo orden y administración
dependía directamente del control de gobierno estatal de turno: de liberales a
republicanos y de estos a gobiernos militares sociales entre sus políticas
institucionales se establece bajo Decreto Supremo del 05 de enero de 1937 la
conformación de la “Junta de Obras Públicas” quienes tenían la misión de preceder
el cumplimiento y ejecución de Obras que colectivamente se concentraba en el
“Oficial Mayor de Obras” y Directivos con poder de ejecución técnica e institucional,
posteriormente a este nombramiento en 1938 se conformó de manera selectiva
interna los integrantes o representantes nacionales de la “Junta de Almonedas”
reglamentada con Resolución Ministerial, del 08 de Abril 1938, quienes tenían la
misión de vigilar, aprobar y fiscalizar unánimemente el cumplimento de todas las
obras a nivel nacional entre sus atribuciones contaban con la entrega de
conformidad de faenas, cobros de rentas aduaneras, servicios de agua, luz,
alcantarillado y la adjudicación de empresas que brinden servicios de obras entre
otras acciones; La máxima autoridad designada para la administración y control del
Ministerio de Obras Públicas es el “Ministro” o también llamado “oficial mayor de
fomento y obras públicas” término designado por las juntas Militares de Gobierno y
los gobiernos de facto, delegado directamente por el Presidente de la republica en
1939 el Ministerio de Obras Públicas, dentro de su estructura interna y organigrama
corporativa en su calidad de institución de Fomento contaba con una sección de
comunicación así como una sección de arquitectura, saneamiento de aguas y una
sección de caminos, puentes y calzadas.

3
“Almonedas” El Diccionario de la Real Academia Española, define el concepto de Almoneda como la venta de bienes
muebles que se realiza de manera pública a través de un mecanismo de pujas y licitación; La Justicia actúa en la almoneda y
se encarga de adjudicar el bien al sujeto que ofrece el precio más alto. “Junta de almonedas” en la reglamentación del aparto
estatal son los que se encargaban de definir mediante votos y cuyo acuerdo unánime los asuntos de cobro de rentas,
adjudicación de empresas, compra de inmuebles y otros en beneficio de la comuna. Mediante DS 02 de Marzo 1905, Durante
el Gobierno de Ismael Montes, Se designa al personal de la Junta de Almonedas Nacional, que en art: 1 Señala la composición
de la junta compuesta por el Presidente de la República, el Ministro de Hacienda, Director del Tesoro Nacional, Fiscal de
Gobierno, Oficial Mayor de Hacienda, secretario y Notario de Hacienda.

13
Durante los Gobiernos de Tejada Sorzano y David Toro el Ministerio de Fomento y
Obras como avances significativos estableció obras mediante decretos como la
Construcción del Estadio Olímpico deportivo y obras de saneamiento de Oruro
creado bajo Decreto Supremo del 05 de enero de 1937, la expropiación de terrenos
para la construcción de la vía entre Viacha-Guaqui con el Decreto Supremo de fecha
11 de junio 1937, la inauguración del camino La Paz- Beni por los Yungas
establecido con Decreto Supremo de fecha 23 de Julio 1937, la construcción y
conformación de la red Oriental el ferrocarril Yacuiba-Santa Cruz instituido con
Resolución Ministerial del 07 octubre de 1937, que dio inicio a las aperturas de
integración vial ferroviaria “Andino y Oriental”. El 25 de Julio de 1934 mediante
Decreto Supremo entre otras acciones el Ministerio de Fomento bajo mando estatal
regularizaría los manejos contables de la empresa de Ferrocarriles “FFCC” a razón
del auge del estaño y la minería a objeto que el estado recibía franquicias de las
empresas mineras pertenecientes a los “Barones del Estaño” I Patiño, Hochschild y
Aramayo, tuvo la obligación de fiscalizar los cobros y recaudaciones de impuestos
de prestación vial de las empresas “The Antofagasta & Bolivia Railway LTD” 4, hecho
que desenfocó posteriormente en el quiebre de relaciones económicas entre el
sector estatal y las empresas pertenecientes al sector minero; Entre otras estrategias
para la fiscalización y control del estado se creó el fondo complementario ferroviario,
por los cuales se supervisaba los embargues de derecho aduanero vial llevados a
cabo con la “Junta de Almonedas” que decretaron normas de regularización sobre
las líneas estatales férreas.

Entre los años 1963 - 1964 durante el Gobierno de Víctor Paz Estenssoro mediante
Decreto Supremo Nº 06909 del 06 de octubre de 1964, se consolida notablemente la
modernización y reforma de la infraestructura de transporte con la conformación de
la “Empresa Nacional Ferroviaria Boliviana” con su acrónimo “ENFE”, empresa bajo
tuición por entonces del Ministerio de Transportes, que tenia bajo responsabilidad la
mediación, intervención y la administración de los ferrocarriles pertenecientes a la

4
Extracto del Libro de Pag 35, Aramayo Avila, Cesareo (1959). Ferrocarriles Bolivianos; Pasado, Presente y Futuro.
La Paz: Imp. Nacional.

14
“Bolivian Railway” entre otros, con la misión de proveer y regular los servicios de
transporte ferroviario que posteriormente esta se fraccionaría en las empresas
“Ferroviaria Andina” y “Empresa Oriental” el ingreso de los ferrocarriles al sector de
transporte fiscalizado por el Ministerio de Transportes trajo el crecimiento de los
servicios viales urbanos, la modernización de la infraestructura de transporte
comenzó con los ferrocarriles por mucho tiempo por lo que también se pudo apreciar
en las principales ciudades de Bolivia la conformación de avenidas dentro del radio
urbano que llevaban a las personas de un punto de la ciudad a otro, fueron
reemplazadas primero por los tranvías de tracción animal y después por tranvías
eléctricos (1909), el Ministerio de Transportes, aprobaba los servicios de franquicias
solicitados por la Caja Social de Ferroviarios y Tranviarios5, hasta llegada del primer
automóvil por Arturo Posnansky (1904) y su conformación en sindicatos (1925).

A partir de entonces se aceleró el surgimiento y ampliación de las llamadas

“manchas urbanas” notablemente en la Ciudad de La Paz, debido al crecimiento de
centros industriales y en las diferentes ciudades del país hecho que género
posteriormente la demanda de servicios básicos, alcantarillado, energía eléctrica,
agua potable, servicio de carreteras ya que sin ellos no se podría lograr la movilidad
de productos para su comercialización, además de que influyeran significativamente
en los costos de los artículos a través de los importes y valías por concepto de
producción.6

Entre (1925 – 1969) surge el “Ministerio de Comunicaciones” como resultado de

una reforma constitucional que planteaba como misión principal las políticas de
supervisión y normas de redes de comunicación mediante la implementación de
empresas estatales como la “Dirección Nacional de Telecomunicaciones Rurales”
“DITER” (1967) que posteriormente fue llamado “SENATER”, creado mediante DS
Nº 25153 del 04 de septiembre de 1998 como gestión principal tenía la obligación de
administrar el régimen especial de las comunicaciones rurales, con el objetivo de:

5
RM 178, 30 de Junio de 1945, Ministerio de Comunicaciones.
6
Gaceta Oficial Decreto Supremo de 09 de Marzo de 1938.

15
“Asegurar, proveer y operar los servicios de telecomunicaciones en lugares donde
por razones geográficas, geofísicas o de mercado no existían otros medios de
servicios de comunicación” con una clara vacuidad existente dentro de los límites de
su competencia, se trato de cubrir espacios físicos no accesibles como pueblos,
cantones, regiones y provincias del territorio boliviano en los nueve departamentos
mediante la implementación de telecentros de telefonías en áreas donde no se
encuentren cubiertas por la “Empresa Nacional de Telecomunicaciones” S.A.M.
ENTEL, que fue precedentemente fundada el 22 de diciembre de 1965, como
Sociedad Anónima Mixta, con representación oficial del Estado Boliviano y desde
1966 se convirtió en empresa pública descentralizada, bajo tutela del Ministerio de
Transportes, Comunicaciones y Aeronáutica Civil “MTCAC” con la misión de
brindar servicios de comunicación sobre el eje troncal del territorio nacional es decir
sobre las principales ciudades del país.7

Otra empresa bajo dependencia del Ministerio de Transportes y Comunicaciones

que proporcionaba las licencias, registros y la otorgación de franquicias en el sector
de correos, postales y mensajerías fue el “Servicio de Correos” cuyo nacimiento de
sus prestaciones se remonta hasta el 03 de agosto de 1825 unos 3 días antes del
nacimiento de la República, llamado por entonces “Servicio Postal Boliviano”, estuvo
sujeto al Ministerio de comunicaciones muy posteriormente en 1990 de fecha 08 de
octubre durante el gobierno de Jaime Paz Zamora, mediante Decreto Supremo Nº
22616 se consolida la Empresa Nacional de Correos de Bolivia “ECOBOL”, quien
brindaría la atención de giros, filatelia, correos, mensajería y otros, de esta manera
los gobiernos de turno trataron de articular los enlaces entre el sector de transporte
ferroviario, el de comunicaciones y mensajería; por otro lado el Ministerio de Obras,
estaba orientado a decretar mediante resoluciones institucionales el cobro de
impuesto de alcantarilladlo y pulperías, con el objetivo de desarrollar políticas de
mantenimiento, servicios y obras.

7
www.entel.bo/inicios, de fecha 19 de mayo 2014.

16
Otra de las funciones establecidas como Ministerio de Obras y Transportes fue la
creación y supervisión de Caminos a nivel nacional, mediante convenio con la
Prefectura de Nuestra Señora de La Paz se proyecta el surgimiento de la Red
Caminera con la “Dirección General de Obras Publicas” dependiente de la Prefectura
del Departamento de La Paz (1939), posteriormente en la Dirección de Vialidad en la
misma institución (1941) y, luego en el Servicio Cooperativo Boliviano Americano de
Caminos (SCBAC), (1955)”.8 Bajo la conformidad con los términos del convenio de
cooperación técnica y asistencia económica entre los gobiernos de Bolivia y Los
Estados Unidos de fecha 14 de mayo de 1951 y 06 de noviembre de 1953
respectivamente, inicialmente durante el gobierno de Hernán Siles Suazo los dos
gobiernos Mediante el Oficial Mayor de Transporte y Obras por el convenio fechado
el 03 de agosto de 1955 convinieron en llevar a cabo un programa cooperativo en el
campo del mejoramiento de carreteras a nivel nacional; “Como una entidad
descentralizada del entonces Ministerio de Obras Públicas y posterior Ministerio de
Transportes, Comunicaciones y Aeronáutica Civil, nace el “Servicio Nacional de
Caminos”, el 05 de octubre de 1961, bajo la R.S. Nº 101676 de 24 de febrero de
9
1955 como una entidad de derecho público,” durante el segundo gobierno
revolucionario de Paz Estenssoro la entidad se hizo cargo de la construcción,
mejoramiento, mantenimiento y control de las carreteras a nivel Nacional conectando
el oriente y el occidente del País, hasta la conformación del DS 28949 del 20 de
noviembre del 2006 donde el control y la institucionalización del Ex Servicio Nacional
de Caminos fue concedida a la “Administradora Boliviana de Carreteras” ABC
durante el gobierno de Evo Morales Ayma; por otro lado el control de peaje, pesaje,
y cargas de la red fundamental de carreteras a nivel nacional en la actualidad es
regulada por la entidad pública “Vías Bolivia” creada mediante Decreto Supremo Nº
28948 del 25 de noviembre del 2006, siendo dos entidades descentralizadas que
están actualmente bajo dirección del Ministerio de Obras Públicas Servicios y
Vivienda MOPSV; entre otros y muchos aportes el Ministerio de Obras Públicas
“MOP” (1938 – 1946) estableció y decretó normas para la apertura de líneas

8
Ministerio de Transporte, Comunicaciones y Aeronáutica Civil. Servicio Nacional de Caminos. Críptico. Estructuras y
objetivos. Departamento Técnico de planificación. 1979.
9
Informe, 1962-1963. M. de O. P. Servicio nacional de Caminos

17
telegráficas. transvías, servicios de tarifas de luz y agua potable en las diferentes
ciudades del territorio boliviano, la concesión de contratos y arrendamientos de
terrenos autorización en la explotación de recursos naturales con la petrolera
norteamericana “The standard Oil” entre otros logros.10 El Ministerio de
Transportes y Comunicación (1954 – 1967) se vio en la necesidad de implementar
mediante resoluciones y estamentos la reglamentación del sector Aéreo Boliviano.

Con sede primeramente en Cochabamba y mediante Decreto Supremo Nº 04253

del 08 de Diciembre de 1955 se funda del “Instituto Aeronáutico Nacional Boliviano”,
“IANB” proyectando los servicios de transporte y aeronavegación en el País; Bajo
tuición del Ministerio de Transporte se “Reorganiza y Nacionaliza” para el estado la
Empresa “Lloyd aéreo boliviano” en 1942 durante el gobierno de Enrique Peñaranda.
Fundado en la ciudad de La Paz por Guillermo Kyllman en 1925, por entonces
operaba en la Ciudad de Cochabamba,11 hasta el gobierno de Gonzalo Sánchez de
Lozada el año 1994 que fue capitalizada a razón de su escepticismo y crisis
económica que se agudizo años posteriores y que sufrió la venta de acciones y de
aeronaves a la empresa privada Aerosur. A mediados de Junio del 2006 durante el
gobierno de Evo Morales, trascendió el de encarar el tema de transporte aéreo
creando una nueva aerolínea estatal la Boliviana de aviación “BOA” su política de
estatización de empresas del gobierno dio como resultado la creación de la empresa
estatal siendo entidad bajo protección del Ministerio de Obras Públicas Servicios y
Vivienda MOPSV.

Desde 1965 el Ministerio de Obras Transportes y Comunicación se vio forzado a

regular bajo tuición el establecimiento y surgimiento de nuevas empresas de control
estatal desconcentradas y autárquicas, además de la supervisión de programas con
financiamiento externo desde comienzos de los años 50, como (BID, USAID, JICA,
GTZ Cooperación Holandesa, Suiza, danesa, Española y otras), especialmente en
los sectores de Obras viales, transporte, comunicación y el tema de las viviendas;

10
Gacetas DS 1938 – 1946 MOPS.
11
Mario Carrasco Solís, (1985), Historia del LAB Lloyd Aéreo Boliviano. Ed Cbba.

18
Una de las causas para que se incorpore al sector social y viviendas, fue la
“Revolución Nacional del 52”, que trajo cambios significativos, el voto universal, la
nacionalización de las Minas, la reforma Agraria entre otros, cuando se propuso la
creación de la Central Obrera Boliviana COB fundada el 17 de abril de 1952, con el
objetivo de integrar los sindicatos de mineros fabriles, ferroviarios, bancarios,
gráficos, empleados de industrias y comercio, constructores, panificadores y
campesinos, el Ministerio de Obras y transportes incorpora la creación de Institutos y
Corporaciones Sociales, mediante DS / 12167 del 31 de Diciembre de 1973 surge la
Creación del “Instituto Nacional de Investigación Socio Laboral” con Siglas “INISL”, 12
que desarrollaba trabajos de exploración en los campos sociales, colectivos de
nuestra sociedad brindando cobertura social al sector sindical y proletarizada de
nuestro país por lo que se conformó comisiones para que provean de
reglamentación, elaboren estructuras y funciones en el campo de las cooperativas 13

Una de las políticas asumidas por el Ministerio de Obras (1952 – 1965), a raíz de la
Revolución Nacional del 52, fue la incrementaron de las medidas de interés social
mediante la adquisición de Viviendas con el aporte a favor de empleados y
trabajadores obreros de sindicatos que levantó la antítesis de una magra oligarquía
feudal latifundista diversificada ahora en el centro de las principales ciudades de
Bolivia en contra posición de la fática del nacionalismo del MNR surgen los Institutos
de Viviendas Sociales y Asociaciones, el “Instituto Nacional de Vivienda” (INV)
14
creado por Decreto Supremo Nº 04385 de 30 de Abril de 1958. Se constituye en el
régimen de Vivienda con participación popular como servicio público de carácter
social y obligatorio, incorporándose de manera progresiva a los diferentes sectores
de trabajadores de la sociedad civil a fin de cubrir el déficit de vivienda existente en
el país, mediante Decreto Supremo Nº 06816 de 03 de Julio de 1964.15 Se crea el
“Consejo Nacional de Vivienda” con las siglas “CONAVI” en base a los consejos
nacionales de vivienda social que en primera instancia estuvo bajo tuición del

12
DS. 12167 del 31 de diciembre 1973.
13
Klein, Herbert S. (1968). Orígenes de la Revolución Nacional Boliviana. La Paz: Ed. Juventud.
14
Decreto Supremo Nº 06816 de 03 de Julio de 1964.
15
Decreto Supremo Nº 21660 de 10 de Julio de 1987.

19
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, como entidad sucesora del Instituto de
Nacional Vivienda (INV), entre sus políticas planeadas se impulsó con CONAVI la
incorporación de viviendas sociales, también se crearon las mutuales de ahorro y
préstamo insertando al país en criterios básicos con miras al ahorro interno, pese a
la inflación se vieron conformadas los consejos nacionales de vivienda el “Consejo
Nacional de Vivienda” (CONAVI – 1969) y los consejos sectoriales: “Consejo
Nacional de Vivienda Petrolera” (CONVIPET - 1971), “Consejo Nacional de Vivienda
de Trabajadores de Comercio y R.A”. (CONVICO - 1979), “Consejo Nacional de
Vivienda Minera” (COVIMIN - 1970), “Consejo Nacional de Vivienda del Magisterio”
(COVIMA - 1973), “Consejo Nacional de Vivienda Fabriles, Constructores y Gráficos”
(CONVIFACG - 1973), con una vigencia institucional de 20 años aproximados
mediante decreto supremo Nº 21660 de 10 de Julio de 1987, se dispone el cierre de
los Consejos Sectoriales de Vivienda y la Creación del “Fondo Nacional de Vivienda”
con siglas “FONVI” y el “Instituto de Vivienda Social” (IVS - 1987). 16

Bajo tuición del Ministerio de Urbanismo y Vivienda “MUV” (1970 – 1988), El

“Fondo Nacional de Vivienda” (FONVI) como organismo ejecutor de viviendas se
tropezó con la problemática habitacional boliviana que involucraba la distribución
desigual del ingreso y costo de las viviendas, la revolución del 52 trajo como secuela
la migración del campesino rural a las ciudades que produjo el crecimiento urbano
desmesurado, la concentración del ingreso en sectores minoritarios como la elite
oligarca, el surgimiento de la nueva burguesía comerciante, la insipidez que dejo el
DS 21060 y el sui generis del crecimiento precipitado de la población provocaron
construcciones de vivienda desorganizadas ubicados en muchos casos sobre
laderas o cinturones de las ciudades periferias de poca accesibilidad donde sin
control estatal, ni supervisión de los consejos de vivienda y alcaldía la población de
escasos recursos en su mayoría migrantes campesinos e indígenas se vieron de
manera ilegal hacinados en condiciones desfavorables sin las más mínimas
condiciones de servicios, además del lote amiento de tierras injustificadas que pese
a las atribuciones del Ministerio de Urbanismo y Vivienda que asumió el oficio

16
Gaceta Oficial: DS Nº 04385 de 30 de Abril de 1958.

20
principal de fijar las políticas de desarrollo urbano y vivienda tales esfuerzos
empleados no pudieron consolidarse por completo con los diversos sectores
habitacionales.17

Una de las acciones tomadas por el Ministerio de Urbanismo y Vivienda fue la

elaboración de políticas de participación popular de la comuna civil integrada como
instrumento para suspender la estructura de dependencias anteriores, cuya
intervención y precepto debe darse desde la concepción misma del proyecto de
vivienda hasta la evaluación y entrega de los hogares habitacionales.18 Bajo esta
nueva figura estamental mediante Decreto Supremo Nº 23261 de 15 de Septiembre
de 1992 se crea el Fondo Nacional de Vivienda Social “FONVIS”, como institución
pública con personería jurídica propia, autonomía de gestión y patrimonio propio,
bajo tuición del Ministerio de Vivienda y Urbanismo que entre sus legados y tareas
principales dispuso la cancelación de los derechos propietarios, además que
analizaría de manera técnica la problemática de vivienda en los sectores de la
población de bajos recursos económicos. 19

El 30 de Diciembre de 1997 mediante Decreto Supremo Nº 24935, se dispone la

liquidación voluntaria del FONVIS y se crea el “Programa Nacional de Subsidio de
Vivienda” PNSV, que asume las políticas y soluciones habitacionales de régimen de
vivienda posteriormente es sustituido el año 2006 por el “Programa de Vivienda
Social” PVS, actualmente por la “Agencia Estatal de Vivienda” AEV.

El FONVIS en Liquidación tuvo como obligación operativa adjuntar y minutar los

anteriores asuntos correspondientes a las instituciones de vivienda, y mediante DS
Nº 29001 de 02 de Enero de 2007, se creó la Unidad de Titulación del FONVIS bajo
dependencia directa del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda MOPSV;
En la actualidad mediante Resolución Ministerial RMº 357 de 30 de diciembre del
2011, emitida por el MOPSV, Se crea la “Unidad Ejecutora de Titulación” UET, con

17
Alcaldía Municipal de La Paz BIRF “Proyectos de Mejoramiento Urbano en zonas periféricas de La Paz Págs. 1 y 4
Documento Nº 16 de mayo 1980, LP – Bolivia.
18
Políticas de Vivienda, El MUV Sinopsis Nacional sobre Viviendas Pág. 19, 36 Mayo 1983, LP – Bolivia.
19
Decreto Supremo Nº 23261 de 15 de Septiembre de 1992.

21
independencia de gestión técnica, operativa y jurídica bajo dependencia del Vice
ministerio de Urbanismo y Vivienda, aun sin caducidad de gestión.20

El Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda MOPSV, es el resultado de un

proceso histórico de adaptación, división, reestructuración de instituciones y vice
ministerios que precedieron al actual “MOPSV”, creadas según su contexto social,
político, económico a razón la coyuntura estatal de su tiempo y de las medidas y
decisiones de las gestiones del aparato ejecutivo, desde 1904 (Ministerio de
Fomento) hasta la actualidad 2016 (MOPSV). Entre sus atribuciones generales
normaba y regulaba la conformación de Vice ministerios, Unidades, Direcciones,
Secretarias, Proyectos, Programas, Empresas Descentralizadas y Autárquicas
Estatales, en el sector de vivienda, transporte, comunicaciones, servicios básicos y
desarrollo humano sujetas bajo tuición del ministerio y según su determinación
estatal; Por otro lado se tiene un extenso trayecto histórico en materia de
cooperación e integración regional desde la creación de las organizaciones
regionales a nivel latinoamericano como el Acuerdo de Cartagena 1969, la
Organización Mundial de Comercio (OMC), Comunidad Andina de Naciones (CAN),
la unión de Naciones Sudamericanas (UNASUR), Asociación Latinoamericana de
Integración ALADI y MECOSUR, entre otros.

La historia del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda como entidad

estatal centralizada encargada de la definición de políticas, planes, estrategias,
normas, y servicios para los sectores de transportes, telecomunicaciones, vivienda y
urbanismo es de enorme trayectoria y abarca más 100 años producto de un
complejo sistema y su continuo obrar de funciones institucionales como se puede ver
en el presente cuadro:

20
www//titulación.oopp.gob.bo/ Orígenes Institucionales, fecha 06 noviembre del 2016.

22
Cuadro cronológico de los Fondos existentes en el Ministerio (1904 – 2014)
AÑOS DE
Nº FONDOS DOCUMENTALES SIGLA
INSTITUCIONALIZACION
1 Ministerio De Gobierno Y Fomento MGF (1904 - 1920)
2 Ministerio De Fomento Y Obras Publicas MFOP (1921 - 1939)
3 Ministerio De Comunicaciones MC (1925 - 1969)
4 Ministerio De Obras Publicas MOP (1938 – 1939)
5 Ministerio De Obras Publicas Y Comunicaciones MOPC (1940 – 1960)
6 Ministerio De Transportes, Comunicaciones Y Aeronáutica Civil MTCAC (1961 – 1991)
7 Ministerio De Urbanismo Y Vivienda MUV (1970 – 1990)
8 Ministerio De Asuntos Urbanos MAU (1991 – 1994)
Ministerio De Desarrollo Humano –
9 MDH SNAU (1994 – 1997)
Secretaria Nacional De Asuntos Urbanos
10 Ministerio De Vivienda Y Servicios Básicos MVSB (1997 – 2002)
11 Ministerio De Obras Publicas MOP (2003 – 2006)
12 Ministerio De Obras Publicas Servicios Y Vivienda MOPSV (2006 – 2014)
FONDOS MINISTERIALES 12
Fuente: Cuadro extraído del Informe de Evaluación del Archivo Central 2015.

Cuadro de los Fondos Unidades, Institutos, Direcciones Programas y de Empresas

Descentralizadas y Autárquicas bajo tuición del Ministerio, existentes en los archivos
históricos del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda

FONDOS DOCUMENTALES DE EMPRESAS DESENTRALIDAS

AÑOS DE
Nº TRANSFERIDAS AL MOPSV
SIGLA INSTITUCIONALIZAC
ION
FONDOS DE EMPRESAS DE VIVIENDA
1 Instituto Nacional De Vivienda INV 1958
2 Consejo Nacional De Vivienda CONAVI 1969
3 Consejo Nacional De Vivienda Petrolera CONVIPET 1971
4 Consejo Nacional De Vivienda De Trabajadores De Comercio. CONVICO 1979
5 Consejo Nacional De Vivienda Minera COVIMIN 1970
6 Consejo Nacional De Vivienda Del Magisterio COVIMA 1973
7 Consejo Nacional De Vivienda Fabriles, Constructores Y Gráficos CONVIFAG 1973
8 Consejo Nacional De Vivienda Ferroviaria Y Ra Mas Anexas CONVIFRA 1973
9 Instituto De Vivienda Social IVS 1987
10 Fondo Nacional De Vivienda Social FONVIS 1992
FONDOS DE EMPRESAS DE TELECOMUNICACIONES
11 Dirección de Telecomunicaciones Rurales DITER 1975
12 Servicio Nacional de Telecomunicaciones Rurales SENATER 1998
13 Empresa Nacional de Telecomunicaciones ENTEL 1965
FONDOS DE EMPRESAS DE TRANSPORTES
14 Empresa Nacional Ferroviaria ENFE 1964
15 Servicio Nacional de Caminos SNC 1961
EMPRESAS DESENTRALIZADAS TOTAL 15
Fuente: Cuadro elaboración personal

23
 5.1. MARCO LEGAL VIGENTE DEL MINISTERIO DE OBRAS
PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA “MOPSV”

El Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda (MOPSV), creado mediante

Ley Nº 3351 de Organización del Poder Ejecutivo del 21 de febrero del año 2006
(LOPE), tiene las atribuciones de formular, ejecutar, evaluar y fiscalizar políticas de
vivienda, telecomunicaciones, transporte terrestre, fluvial, lacustre y aeronáutico civil.

El D.S. Nº 28631 de 8 de marzo de 2006, Reglamento a la Ley de Organización del

Poder Ejecutivo, en su artículo 67 establece la estructura organizacional del
(MOPSV) y en el artículo 69 define funciones generales para los Vice ministerios
dependientes.

El MOPSV como entidad del sector público en aplicación de la Ley 1178 de 20 de

junio de 1990, Ley de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO), en
función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades, debe implementar, los
sistemas de administración y control.

El DS 23318-A de 3 de noviembre de 1992, Decreto Supremo N° 26237, de 29 de

junio de 2001 modificatorio al Reglamento de la Responsabilidad por la Función
Pública que determina entre otros, los conceptos de eficacia, economía, eficiencia,
desempeño transparente de funciones, la finalidad, atribuciones, funciones,
facultades y deberes, aplicables a la gestión pública, de igual manera se establece la
línea de mando por el cual todo servidor público debe responder ante sus superiores
jerárquicos. 21

21
Extracto del Manual de Organización y Funciones, MOPSV Resolución Ministerial Nº 271/2008.

24
 5.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA VIGENTE DEL MOPSV.

El D.S. 28631 de fecha 8 de marzo de 2006 define la estructura general de los Vice
Ministerios y sus niveles jerárquicos, apropiados al Ministerio de Obras Públicas,
Servicios y Vivienda,

A la cabeza de la institución se encuentra el “Ministro de Obras” quien es la Máxima

Autoridad Ejecutiva “MAE” del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda. De
acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal D.S. Nº
26115, definido como “nivel superior” o “NIVEL NORMATIVO EJECUTIVO”.

En segunda instancia se encuentran los Vice Ministros llamado el “NIVEL DE

PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN” El Viceministerio: Es una instancia sustantiva
técnica y máxima autoridad sectorial. De acuerdo a las Normas Básicas del Sistema
de Administración de Personal D.S. Nº 26115, definido como “nivel superior”; El
Ministerio de Obras cuenta con tres Viceministerios: Viceministerio de Transportes,
Viceministerio de Telecomunicaciones, Viceministerio de Vivienda y Urbanismo.

La Tercera instancia es la operativa, Directores Generales de áreas sustantivas y de

apoyo administrativo y jurídico. De acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Personal D.S. Nº 26115, definido como “nivel ejecutivo”.

El cuarto nivel es de ejecución donde las Jefaturas de Unidades son los encargados
de coordinar y ejecutar las acciones técnicas y operativas, del Ministerio. De
acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal D.S. Nº
26115, definido como “nivel ejecutivo”. 22

22
Extracto del Manual de Organización y Funciones, MOPSV Resolución Ministerial Nº 271/2008.

25
 5.3. CLASIFICACIÓN DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES

5.3.1. ORGANIZACIÓN SUSTANTIVAS.- Responsables de los sistemas operativos

que responden a la base misional del Ministerio, cuyas funciones contribuyen
directamente al cumplimiento de los objetivos del MOPSV son:

Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda (MOPSV)

- Vice-ministerio de Transportes (VMT)

Dirección General de Transporte Terrestre, Fluvial y Lacustre (DGTTFL)
Unidad de Servicio a Operadores (USO)
Unidad de Gestión de Proyectos (UGP)
Dirección General de Transporte Aéreo (DGTA)

- Vice-ministerio de Telecomunicaciones (VMTEL)

Dirección General de Telecomunicaciones (DGTEL)
Dirección General de Servicios en Telecomunicaciones (DGSTEL)

- Vice-ministerio de Vivienda y Urbanismo (VMVU)

Dirección General de Vivienda y Urbanismo (DGVU)
Unidad de Políticas de Vivienda (UPV)
Unidad de Políticas de Desarrollo Urbano (UPDU)

5.3.2. ORGANIZACIÓN SUSTANTIVAS TEMPORALES.- Son programas y

proyectos con objetivos específicos con cargo al uso de recursos específicos y un
periodo de vida útil definido.

Programa de Vivienda Social y Solidaria (PVS)

Unidad Ejecutora de Titulación (UET)

26
5.3.3. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVAS Y DE APOYO.- Transversal a toda la
estructura del Ministerio y sus áreas desconcentradas:

Dirección General de Asuntos Administrativos (DGAA)

• Unidad de Financiera (UF)
• Unidad Administrativa (UA)
• Unidad de Recursos Humanos (URH)

5.3.4. ORGANIZACIÓN DE ASESORAMIENTO.- Transversal a toda la estructura del

Ministerio y sus áreas desconcentradas:

Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ)

• Unidad de Gestión Jurídica (UGJ)
• Unidad de Análisis Jurídico (UAJ)
• Unidad de auditoría Interna (UAI)
• Unidad de Planificación (UP)

Además de las unidades organizacionales formales del MOPSV, el gráfico

organigrama muestra a las Entidades Bajo Tuición, definidos en el Decreto Supremo
28631, Reglamento de la Ley de Organización del Poder Ejecutivo LOPE y otros
creados con posterioridad. Asimismo, el citado decreto, reconoce a la Unidad
Desconcentrada de Concesiones y al Centro de Comunicaciones La Paz, como
Instituciones Públicas Desconcentradas dependientes del Ministerio.

En fecha 8 de agosto de 2007 se promulga el Decreto Supremo 29221 que dispone

la transferencia del Viceministerio de Electricidad y Energías Alternativas al
Ministerio de Hidrocarburos y Energía, reduciendo de esta manera el número de
Viceministerios dependientes.

27
 5.4. MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL

MISIÓN INSTITUCIONAL. El Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda

“MOPSV” tiene como misión principal el promover y gestionar el acceso universal y
equitativo de la población boliviana extendiendo obras y servicios de calidad, en
telecomunicaciones, transportes y vivienda, en armonía con la naturaleza.

VISIÓN INSTITUCIONAL. Como visión primordial el Ministerio de Obras Públicas

Servicios y Vivienda “MOPSV” tiende a ser una entidad que con calidad y
trasparencia, satisface las necesidades de transportes, telecomunicaciones y
vivienda de la población boliviana.

5.5. PRINCIPIOS Y VALORES INTITUCIONALES

El Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda posee como principios y valores

institucionales las siguientes particularidades:

“El Vivir Bien”, “sumaj kausay, suma qamaña, ñandereko, teko kavi, ivi maraei,
qhapaj ñan”.-
La satisfacción compartida de las necesidades humanas que incluye la afectividad y
el reconocimiento, en armonía con la naturaleza y en comunidad con los seres
humanos.

“Ama Qhilla, Ama Llulla, Ama Suwa”.-

No seas flojo, no seas mentiroso ni seas ladrón.

“Calidez”.-
Trato amable, cortés y respetuoso entre los servidores y servidoras públicos del
MOPSV y con la población que usa los servicios de la entidad.

28
“Ética”.-
Compromiso efectivo del servidor y servidora pública con valores y principios
establecidos en la CPE, que lo conducen a un correcto desempeño personal y
laboral.
“Legitimidad”.-
Reconocimiento pleno del Soberano a los actos de la administración pública, cuando
éstos sean justos y respondan a sus necesidades. ·

“Legalidad”.-
Actuar en el marco de las disposiciones legales vigentes en el país que responden a
la voluntad soberana del pueblo.

“Igualdad”.-
Reconocimiento pleno del derecho de ejercer la función pública, sin ningún tipo de
discriminación, otorgando un trato equitativo sin distinción de ninguna naturaleza a
toda la población.

“Descolonización”.-
Compromiso para que las políticas públicas estén diseñadas en base a los valores,
principios, conocimientos y prácticas del pueblo boliviano; por lo que las acciones de
las servidoras y servidores públicos deben estar orientadas a preservar, desarrollar,
proteger y difundir la diversidad cultural con diálogo intracultural, intercultural y
plurilingüe.

“Transparencia”.-
Práctica y manejo visible de los recursos del Estado, por parte de los servidores
públicos y de personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras que presten
servicios o comprometan recursos del Estado, así como la honestidad e idoneidad
en los actos públicos, y el acceso a toda información en forma veraz, oportuna,
comprensible y confiable, salvo la restringida por norma expresa en casos de
seguridad nacional.

29
“Competencia”.-
Reconocimiento de la atribución legítima conferida a una autoridad para el
conocimiento o resolución de asuntos determinados, prevista en norma expresa. Se
ejerce en representación del pueblo.

“Eficiencia”.-
Compromiso para el cumplimiento de los objetivos y de las metas trazadas
optimizando los recursos disponibles oportunamente.

“Eficacia”.-
Alcanzar los resultados programados orientados a lograr impactos en la sociedad.

“Calidad”.-
Atributos aplicados en el desempeño laboral orientado a la prestación de óptimos
servicios públicos.

“Honestidad”.-
Actuar correctamente en el desempeño de funciones públicas, con base en la
verdad, transparencia y justicia.

“Responsabilidad”.-
Asumir las consecuencias de los actos y omisiones en el desempeño de las
funciones públicas.

“Resultados”.-
Productos obtenidos en el desempeño de las funciones públicas para el
cumplimiento de los objetivos planificados y la satisfacción de las necesidades de la
población.23

23
Extracto de la Pag. www//oopp.gob.bo Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda, fecha 06 noviembre del 2016.

30
 5.6. OBJETIVOS INSTITUCIONALES.

5.6.1. OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

El Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda “MOPSV” tiene como objetivo

específico el contar con una Institución Moderna, Sólida y Transparente, que apoye
eficazmente al logro de los objetivos y resultados. Su fortalecimiento Institucional
deriva en la gestión de la Administración Central, para el cumplimiento de los
objetivos del MOPSV, de manera eficaz y transparente en la planificación, ejecución,
control y evaluación de los planes, programas, proyectos a cargo de los
Viceministerios.

5.6.2. OBJETIVO ESTRATEGICO TELECOMUNICACIONES.

Promover el acceso universal de la población boliviana a los servicios de

Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y Comunicación en condiciones
de calidad y accesibilidad.

5.6.3. OBJETIVO ESTRATEGICO TRANSPORTE.

Vertebrar internamente e integrar externamente el país, a través de un sistema

multimodal que promueva y garantice los servicios de transporte con accesibilidad
universal, contribuyendo al desarrollo socio económico del país.

5.6.4. OBJETIVO ESTRATEGICO VIVIENDA

Contribuir a la reducción progresiva del déficit habitacional a través de políticas,

normas, programas y proyectos integrales basados en la participación, autogestión,
concurrencia, ayuda mutua, responsabilidad compartida y solidaridad social.

31
 6. HISTORIA ARCHIVÍSTICA DEL MOPSV.

6.1. ANTECEDENTES.

La Historia del Archivo del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda se

remonta con la generación de documentación publica institucional, la acumulación,
la conformación y agrupación de fondos debido a su complejo sistema institucional
producto de su enorme acervo documental inicialmente desde 1904, como cartera
de estado fue el resultado de un proceso histórico de adaptación, división,
reestructuración de instituciones y vice ministerios que antecedieron al actual
“MOPSV”, creadas según su contexto social, político, económico a razón la
coyuntura estatal de su tiempo y de las medidas y decisiones de las gestiones del
aparato ejecutivo como ministerio de estado, desde 1904 (Ministerio de Fomento)
hasta la actualidad 2016 (MOPSV). Entre sus objetivos generales institucionales
normaba, regulaba y fiscalizaba mediante la conformación de los Vice ministerios, a
las Unidades, Direcciones, Secretarias, Proyectos, Programas, Empresas
Descentralizadas y Autárquicas Estatales, en los sectores de “Vivienda”,
“Transporte” y “Comunicaciones”, brindando servicios básicos y desarrollo humano
sujetos bajo tuición del ministerio; el hacinamiento documental del cual estuvo
durante un largo periodo de tiempo produjo la acumulación irracional de los
documentos que se encontraban expuestos a una mescla física de unidades
documentales (compuestas y simples) de sus Unidades, Direcciones y
dependencias, podemos proyectar la conformación de los archivos institucionales del
MOPSV cuando este era el Ministerio de Fomento y Obras Públicas desde (1922 -
1939) partió una norma de regulación desde el Ministerio de Fomento durante el
gobierno de Bautista Saavedra quien en su administración implantó el Decreto
Supremo del 15 de Noviembre de 1923 con el objetivo fundamental de administrar la
organización de los recursos documentales y bibliotecas del estado que manda en
su art 1.

“Establecer en todos los ministerios una sección, que con el nombre de

Biblioteca y Archivo, se ocupe de la adquisición y custodia de libros, folletos

32
 y documentos, publicaciones, expedientes, oficios, cartas, etc.”, Con el
objetivo que estos cuenten con: “reparticiones bibliográficas bien
organizadas, para que los funcionarios administrativos tengan una fuente de
consulta que les facilite su trabajo y para conservar debidamente
catalogados los libros y folletos que continuamente reciben del exterior y de
los diversos distritos de la República”. 24

Durante la mitad del siglo XX los archivos del actual MOPSV bajo un proceso
histórico institucional vino a llamarse Centro Documental del Ministerio de Asuntos
Urbanos MAU, donde se caracterizada por tratar temáticas de acceso a vivienda,
con gestión administrativa y el control gubernamental mediante el control de la
Contraloría General del estado en la función pública normas como la Ley 1178
SAFCO en 1994 produjo una revolución en los procedimientos de administración y
responsabilidad por la función pública administrativa estatal, civil y penal, por primera
vez se señala la obligatoriedad de establecer sistemas de archivo administrativo
dentro del Ministerio de obras y sus reparticiones, accesibles, ordenados y
protegidos que provocó una dramática praxis cuyas características archivísticas
institucionales se sitúan en los años 1990 – 1998 con la conformación del Centro de
Documentación e Investigación del Ministerio de Asuntos Urbanos, se estructura los
inicios para la conformación de archivos del Ministerio de Trasportes y Obras.

6.2. CENTRO DE DOCUMENTACIÓN, DEL MINISTERIO DE ASUNTOS

URBANOS MAU 1991, SECRETARIA NACIONAL DE ASUNTOS
URBANOS SNAU” 1994, DEL MINISTERIO DE VIVIENDA Y SERVICIOS
BÁSICOS MVSB 1997 Y EL FONDO NACIONAL DE VIVIENDA.

Durante el Gobierno de Jaime Paz Zamora a partir de la implementación y

promulgación de normas de fiscalización y control institucional de alcance nacional
como la Ley 1178, que forzó directamente a evitar la destrucción de la
documentación y obligó a las Máximas Autoridades MAES de las instituciones

24
Luis Oporto Ordoñez y Flora Rosso Ramírez, Legislación Archivística Boliviana. Pág. 33.

33
estatales, a fijar su vista en implementar y organizar sus sistemas de archivo bajo el
marco de la responsabilidad pública y el control y fiscalización de la Contraloría
General del Estado, los centros documentales públicos tomaron importancia, en el
caso particular del Ministerio de Asuntos Urbanos “MAU” 1994 existió una corriente y
reforma sobre el tema de custodiar y organizar la documentación empezando por el
sector de viviendas y catastro urbano nacional, las practicas institucionales de
investigación habitacionales a niveles: Prefecturales, Municipales, Departamentales,
Provinciales, entre otros fueron vitales para la implementación de custodios o
archivistas la “Dirección de Catastro Urbano” dependiente del Ministerio de Asuntos
Urbanos Aprobó el “Reglamento Nacional de Catastro Urbano” mediante DS Nº
2292, del 19 de septiembre de 1991, 25 que tuvo bajo normativa promover, fiscalizar y
controlar a nivel nacional el registro urbano de las viviendas, facultando y
ocasionando la conformación de archivos que permitan establecer técnicamente el
control sobre la documentación catastral de años anteriores, trabajos que dieron
como resultado avances en materia de la investigación científica intelectual
profesional urbanística de nuestras ciudades, alcaldías, provincias y cantones;
reforma que no duro mucho tiempo y fue abolida por el DS 25670 que remitió toda la
documentación de catastro a las municipalidades. Estas labores sobre proyectos
urbanos de dotación de viviendas, procesos catastrales, la ampliación de la
investigación de sectores de vivienda propensas y políticas de solución habitacional,
iniciativas crecientes tendientes como política a mejorar la calidad de vida de los
bolivianos, abordó e implementó la conformación de una innumerable cantidad de
material intelectual: Libros, revistas, informes, proyectos sectoriales, entre otros
innumerables temas de características investigativas en el sector urbanístico
nacional y de viviendas, el crecimiento de esta documentación en los reservorios del
Ministerio y del Fondo Nacional de Vivienda FONVIS, dieron como resultado el
crecimiento singular y vegetativo de la documentación de archivos desde (1950-
1999) así que se vieron en la necesidad de fortalecer un Centro de Documentación
que derivó en la creación y organización de la documentación y Biblioteca en 1999-
2001 la Empresa INYPSA – REINGENIERIA TOTAL SA., mediante la prestación de

25
DS Nº 2292, del 19 de septiembre de 1991.

34
servicios llamada: Proyecto “Recuperación y Organización de Archivo, Base de
datos y censo nacional de urbanizaciones y lotes de terreno para la Regularización y
Titulación inherentes del FONVIS” dio inicios para la conformación y organización de
documentos específicamente de los adjudicatarios de vivienda, creación de una
base de datos grafica y digitalizada de urbanizaciones y planimetría alfanumérica
desembolsado por el Tesoro General de la Nación TGN y el Banco Interamericano
de Desarrollo BID, vieron los logros importantes en el manejo de documentación del
sector de viviendas y soluciones habitacionales. Por otro lado, las estructuras
organizacionales y funcionales del Ministerio a razón de los constantes cambios de
gobierno casi siempre se vieron afectadas y desequilibradas, con el primer gobierno
de Sánchez de Lozada durante su mandato se redujo algunos Ministerios
cambiándolos a Secretarias de estado.

El Ministerio de Asuntos Urbanos fue fragmentada en secretarias, la división y

conformación el Ministerio de Desarrollo Humano MDH, trajo la conformación de
secretarias como la Secretaria Nacional de Asuntos Urbanos “SNAU” Reglamentada
con la Ley de Ministerios del Poder Ejecutivo DS 23660 de 12 de octubre de 1993, y
la Secretaria Nacional de Transporte Comunicación y Aeronáutica Civil “SNTCAC” y
del Ministerio de Hacienda y Desarrollo Económico “MHDE” 1994 conformada
mediante DS Nº 23792, del 30 de mayo de 1994, durante este periodo la
conformación de la documentación radicó en la implementación del Decreto
Supremo Nº 23934 del 23 de diciembre de 1994, que aprobaba el Reglamento
Común de Procedimientos Administrativos Básicos “RPC”. La Secretaria Nacional de
Asuntos Urbanos empleaba los principios básicos para organización de documentos
de la función pública de la “RCPAB” los aspectos operativos y administrativos de la
UDO (Unidad de Desarrollo de la Organización) que en Art. 8, señala la
conformación de “firmas y despacho de documentos” el Art 40 al 47, “Archivo de
documentación activa” el Art 48, “Formación y pautas para el manejo del Archivo” el
Art 51, “Archivo de documentos confidenciales”, Art 53 “plan de archivo para

35
documentación inactiva” Art 55, “memoria institucional y biblioteca atendiéndose y
conformándose el Centro de Documentación y Biblioteca” Art. 59. 26

Otro periodo sobresaliente de la documentación existente en el Ministerio de obras

fue durante el Gobierno de Hugo Banzer Suarez, la Ley de organización del Poder
Ejecutivo “LOPE” del 16 de septiembre de 1997 donde se conforman una variedad
de Tipologías documentales debido a la sanción y la conformación del nuevo
régimen, estructura del poder ejecutivo y de la administración pública conformando
dos Ministerios relacionados entre si: el Ministerio de Vivienda y Servicios Básicos
MVSB y el Ministerio de Desarrollo Económico MDE con la organización de
documentación bajo curso del DS 23934 Reglamento común de procedimientos
administrativos y Básicos “RPC” 27
, Durante estos periodos la conformación de los
archivos del Ministerio de Vivienda y transportes estuvo siempre regulada y dirigida
por la Dirección general de Asuntos Administrativos.

6.3. MANUAL DE ADMINISTRACION Y TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES RM Nª 332 GESTIÓN 2007.

Con Resolución Ministerial RM Nº 332 del 2007, se aprobó el “Manual de

Administración y Transferencia de Documentos” en el Ministerio, que fue en una de
las primeras normas establecidas para la conformación del Archivo Central siendo
parte de las normas de regulación interna regulada por la Dirección General de
Asuntos Administrativos “DGAA” y administrada por la Unidad Administrativa UA en
materia de manejo de los archivos administrativos de obras y toda información que
garantice una agrupación de la memoria institucional y la conformación del archivo
central con el objetivo de constituirse en una guía o directriz de uso su estructura
principal se encontraba sujeto bajo dos temáticas:

- Administración de documentos.

26
DS Nº 23934 de 23 de diciembre de 1994.
27
Ley de Organización del Poder Ejecutivo “LOPE” 16 de septiembre de 1997.

36
 - Procedimiento de transferencias de documentación

El objetivo principal de la guía fue “el de normar los formas de transferencias de

documentos en sus distintos niveles de gestión” . 28 Para centralizar la documentación
inactiva en el Archivo Central y de esta manera evitar la pérdida de los documentos,
Tuvo un gran avance en el desarrollo de la documentación del archivo central
protegiendo el uso natural de la documentación mediante el protocolo de las
transferencias con las diferentes Direcciones del Ministerio, la administración que se
expresada sobre la documentación en este manual fue muy general y simple
forzando a la conformación del Manual de Administración y Organización de
Archivos del MOPSV de la gestión 2015.

El manual de administración y transferencias de la gestión 2007, trató de delimitar la

documentación existente en el Ministerio de Obras Públicas, clasificándolo por su
naturaleza mediante la aplicación del sistema clásico de archivos que trajo como
resultado, un fenómeno: el descuido de los archivos administrativos a razón de su
esporádica, general y simple organización clásica, rompiendo las estructuras
temporales y faltando la conformación del ciclo de la valoración por ejemplo: no
existe temporalidad secuencial 2 años, 5 años gestión (5), a 10 años central (5), 15 a
35 años intermedio (10) y 30 a 35 años histórico, estas dos últimas no se aplicaron
descompensando al conjunto enorme de documentación institucional y de los otros
fondos documentales que no cumplían con estos años, descrito en el siguiente
cuadro:

28
Manual de Transferencias Documentales RMª 332 del MOPSV 2007, Pág. 1.

37
Cuadro erróneo de los archivos en el Ministerio donde no existe secuencia

TIPO DE ARCHIVO CARACTERISTICAS TRATAMIENTO SERVICIOS

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Permanecen en la oficina Está formado por los Formación de Administración y

un máximo de 2 a 5 años. documentos recientemente expedientes. consulta directa e
En función de la vigencia producidos. Tienen Clasificación y indirecta por usuarios
administrativa. vigencia jurídica y temática. internos y externos
-2 Años información administrativa y son de Recuperación de la del Ministerio.
General. consulta continua. información para
-5 Años información transferencia.
contable.

ARCHIVO CENTRAL

Permanecen en las Recibe los documentos Control, Consulta por

instalaciones un plazo tramitados y producidos en Clasificación, usuarios internos y
máximo de 10 años a partir todas las áreas Descripción, externos a la
de la fecha de ingreso. organizaciones del Recuperación y Entidad.
Ministerio. expurgo de la Custodio de la
información, para documentación
transferencia. institucional.

ARCHIVO INTERMEDIO

Permanecen entre 15 a 30 Recibe toda Control Selección y Consulta solo por

años aproximadamente. documentación que ya no eliminación y usuarios externos e
es requerida por los expurgo final. investigadores.
usuarios internos y
externos a la Entidad.

ARCHIVO HISTORICO

Conservación indefinida a Reciben los documentos Control, y Consulta solo a

partir de 30 años adelante con más de 30 años de recuperación de la investigadores
antigüedad y su misión es información. externos.
servir de fuente de
investigación.

Fuente: Cuadro Extraído del Manual de Transferencias Documentales RMª 332 del MOPSV 2007, Pág. 5

38
 6.4. MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y ORGANICACIÓN DE ARCHIVOS
DEL MOPSV 2015. (Gestión, Central y Transferencias).

Aprobada con Resolución Ministerial RM Nº Nª 94 de fecha 14 de Abril del 2015, se

aplicó en el Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda “MOPSV” el Manual
de Administración y Organización de Archivos que tiene por objetivo principal:

“Establecer normas y lineamientos de control archivístico Técnico – Administrativo

de la documentación existente en el MOPSV a razón de su significativa importancia
institucional, con el fin de proporcionar un servicio eficiente y control de los
documentos siendo el fin, el buen uso de los sistemas de Archivo”. 29

Establece de manera general lineamientos de control archivístico específicamente

sobre los archivo de Gestión y Centrales del Ministerio de Obras procurando su
control en razón a la enorme cantidad de documentación existente producto de la
vida institucional. El manual que está vigente de Archivos del Ministerio de Obras
Publicas Servicios y Vivienda, está estructurado sobre tres estructuras
organizacionales básicas:

- Proceso organizacional de los archivos de gestión.

- Proceso organizacional del archivo central.
- Proceso de transferencia documental.

Que dieron la estructura principal para la conformación y organización del Archivo

Central y su administración, el proceso organizacional de los archivos de gestión
aplica de manera general al conformación de los Archivos de Gestión de las
diferentes Direcciones y Unidades que cuenta el MOPSV actualmente en uso la
responsabilidad recae en los encargados, secretarias y personal de apoyo de los
archivos de gestión que son los responsables de la organización constante de los
documentos, expedientes o trámites y todo funcionario que administra
documentación activa, sin delegar responsabilidad alguna a Archivo Central, la

29
Manual de Administración y Organización de Archivos del MOPSV 2015 Pág.5.

39
segunda estructura desarrolla el proceso organizacional del Archivo Central y
expone de manera general los métodos, procedimientos básicos principales que se
aplican para la conformación de un Archivo Central y su administración siendo el
Archivo Central la unidad responsable de proporcionar información previa
autorización de la Unidad Administrativa UA dependiente de la Dirección General de
Asuntos Administrativos “DGAA”, por la vía regular administrativa mediante
solicitudes por escrito y autorizados por la “UA”; Por último punto, el procedimiento
de transferencias que desarrolla las formas y métodos de transferir la documentación
de uso esporádico del Archivo Gestión al Archivo Central una vez cumplido el plazo
de permanencia, los objetivos específicos de aplicación del Manual son:

“Orientar a los funcionarios, sobre la correcta gestión del archivo de los documentos
del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda en todos los niveles”.
“Mejorar el sistema de información documental de la institución, aplicando normas
para los principales procedimientos archivísticos (Selección, clasificación,
organización, Inventariación y transferencias)” 30

Afirmaciones que dieron origen a la conformación y distribución de los Archivos de

Gestión y Archivo Central desarrollando las formas de transferencias documentales
en el Ministerio de obras Públicas Servicios y Vivienda y sus unidades dependientes
actualmente en uso para los archivos de gestión y centrales pero no aplicable a los
archivos intermedios e históricos existentes en el MOPSV por lo que nos vemos en
la necesidad de implementar un control sobre esta documentación existente en los
fondos documentales de nuestro ministerio.

6.5. SISTEMA ADMINISTRATIVO ARCHIVÍSTICO ACTUAL.

El Archivo del Ministerio de Obras Públicas se encuentra actualmente ubicado en el

edificio “Ex CONAVI” Entre Fernando Guachalla y 20 de Octubre en el primer piso,
planta baja y subsuelo, bajo mando y control de un Encargado de Archivo Central

30
Manual de Administración y Organización de Archivos del MOPSV 2015 Pág.5.

40
perteneciente según estructura del programa anual de operaciones individual POAI a
la Dirección General de Asuntos Administrativos “DGAA” son supervisión
dependencia administrativamente de la Unidad Administrativa “UA” con personal
subalterno entre su estructura subjetiva están los técnicos archiveros, auxiliares,
personal de apoyo y pasantes de las carreras de Historia y Bibliotecología bajo
normas y directrices actualmente sujetos actualmente al Manual de Administración y
Organización de Archivos del MOPSV de gestión 2015 que desarrolla de manera
general y explícita el uso, control, selección y organización de los archivos según su
ciclo de vida de solamente: “Gestión” y “Central” producto de las masivas
“transferencias” vigentes, dentro de sus objetivos a corto plazo está el de desarrollar,
implementar y aplicar el tema integral sistemático de los Archivos y fondos existentes
de los Ex Ministerios y Empresas estatales bajo tuición del MOPSV abarcando el
control de los Archivos “Intermedios” e “Históricos” en aplicación Institucional a razón
de su compleja colección de fondos existentes.

6.6. MEMORIA INSTITUCIONAL

La Memoria Institucional del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda es el

repositorio donde se conservan, resguardan, preservan y custodia los recursos
documentales que son transferidos por las distintas unidades organizacionales de la
entidad, una vez que éstos han concluido su ciclo vital, su trámite o de aquella que
ha vencido el plazo de su permanencia en el Archivo activo o de oficina pasan al
Archivo Central, dentro del archivo existe documentación desde 1904 documentos
con características históricas y las transferencias de fondos documentales como él:
FONVIS, CONSEJOS DE VIVIENDA, SENATER, SERVICIO NACIONAL DE
CAMINOS y otros que enriquece su gran acervo documental.

41
 CAPITULO III

FUNDAMENTOS CONCEPTUALES

7. MARCO TEÓRICO.

El pilar fundamental de nuestra estructura y propuesta radica en el desarrollo del

presente marco teórico y su aplicación científica, práctica, conceptual partiendo de la
necesidad y conformación física del Archivo Intermedio e Histórico del Ministerio que
llamaremos “Manual de procedimiento de los Archivos Intermedios e Históricos del
Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda – MOPSV” comencemos con algunas
definiciones especificas que nos facilitarán un panorama más claro para poder
desarrollar nuestra noción de archivo intermedio e histórico con el propósito que
pueda ser fundamentado y entendido por el personal encargado del área de archivos
y de los funcionarios que trabajan en el área de archivos del Ministerio.

Es importante que la administración documental tenga un grado de aplicabilidad

definida y estructurada según nuestra necesidad institucional y pueda determinar
directrices correctas para el buen uso y funcionamiento de sus archivos, bajo este
parámetro nos enfocaremos sobre nuestra base substancial el “Archivo de Obras”.
La generación de documentos del Ministerio de Obras Publicas de las tres entidades
principales: “Trasportes, Viviendas y Telecomunicaciones” forman diferentes criterios
técnicos, operativos y administrativos, pero esta tripartición se enfoca
concentrándose en la creación de “obras publicas” con alcance nacional, algo
concreto de describir y necesario de analizar es la definición del término “obras”
como producto o resultado de un trabajo, construcción o edificación y se
complementa con el concepto “público” que es la acción o relación de masas de
población todo lo que la sociedad utiliza en beneficio como parte de la ciudad o
ambiente que lo rodea, en definición tendremos “Obras publicas” la que se destina al
uso público y general en beneficio común. Por otro lado se enfoca el término

42
“servicios” que son las funciones ejercidas por las personas hacia otras personas
con la finalidad de que estas se cumplan de manera asistencial. 31

Podemos decir que esta cadena de definiciones básicas está formada bajo un
amplio espectro conceptual general y por lo tanto la conformación de archivos vista
desde su composición documental tiene un enorme y gigantesco desarrollo gradual
físico de documentos dentro del Ministerio bajo la hermenéutica tripartita:
Transportes, Vivienda y telecomunicaciones.

Según las características principales para entrar inicialmente a la conceptualización

archivística que regirá en nuestro “Manual” existen dos hipótesis sostenidas por
varios autores que proponen que la Archivística debe considerarse como una
¿ciencia? o como una ¿disciplina? definir claramente nuestra posición nos llevará al
tipo de análisis y particularidades físicas que se manejarán posteriormente en
nuestro Manual de Archivos Intermedios e Históricos, Inicialmente la definición de
características científicas está sujeta bajo el argumento conceptual de la
comprensión que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su
organización y conservación utilizando los medios racionales, criticas y de rigor
científico para lograr sus fines, de esta manera se utilizaría la construcción de
hipótesis y del uso de métodos rigurosos que posibiliten respuestas al manejo de la
documentación del Archivo histórico tales afirmaciones respaldadas por autores
como A. Heredia y E. Casanova. Por otro lado la archivística está definida como una
disciplina técnica según sus autores trata de resolver los problemas de organización
documental con soluciones prácticas basándose en aspectos técnicos pragmáticos
que posibiliten el buen uso de los Archivos institucionales, los escritores que
respaldan estas afirmaciones son G. Batelli y Romero Tallarifo. 32

31
Diccionario Ilustrado de la lengua española, Editorial Ramón Sopena S.A. Barcelona España 1995.
32
Miguel Ángel Rendón Rojas, Bibliotecología, Archivística, Documentación. D.F. de México 2011, 1994 Pág.40.

43
La versión que manejaremos para reglamentar técnicamente nuestros archivos será
la segunda hipótesis mediante la praxis, por enfocarse en la necesidad taxonómica
que nos permita desarrollar un estudio vinculado a la practicidad o delimitación
concreta normado mediante la aplicación de un Manual de esta manera desarrollar
el uso correcto de los archivos intermedios e históricos sin dejar de lado el estudio
científico complementario que interviene simultáneamente de manera gradual y
sistemática según el avance de este manual.

7.1. EL CONCEPTO DE ARCHIVO, SU COMPOSICIÓN, SU VALOR Y SU

ESTRUCTURA ARCHIVÍSTICA:

Partamos inicialmente de la diversidad y conceptualización del término “Archivo”

siendo contingente y complejo desde el punto de vista conceptual; etimológicamente
su significado según nos expone Raúl Rivera Serna, tendría su origen en la palabra
griega “Archeión”, que se conoce como:

……“Archeión” que era la “sede o el palacio del magistrado”, donde

residía el “Archón” o persona que mandaba en esa dependencia y que,
tanto el Archón, así como el Archeión, necesitaban de un lugar para
guardar los documentos relacionados con sus actividades”.
“El término Archeión se tomó, al derivarse del Latín, los nombres Arcivum,
Archivum y Archivium, que finalmente, se traduce en la denominación
española Archivo… 33

Por otra parte la definición de Archivo institucional más antigua es la definida por
Aurelio Tanodi quien define en su “Manual de Archivología” lo siguiente:

“..entendemos bajo el término de archivo, las secciones de entidades y las

instituciones que reúnen, conservan, ordenan, administran y utilizan la
archivalía y eventualmente los documentos históricos” 34

33
Raúl Rivera Serna. Principios de Archivología y Paleografía Lima – Perú, 1994 Pág.11
34
Tanodi Aurelio. “Manual de Archivología Hispanoamericana, Teorías y Principios” Córdova 1961 Pág. 8

44
Martha Z. Rufeil sostiene que el Archivo es un conjunto de documentos que se
forman según los siguientes aspectos conceptuales:

“… archivo conjunto de documentos sean cual sean su fecha, su forma y

su soporte materia, producidos o recibidos por toda persona física o moral
y por todo servicio y organismo público o privado en ejercicio de su
actividad y son conservados por sus creadores o por sus sucesores para
sus propias necesidades, transmitidos a la institución de archivos
competente en razón de su valor archivístico”. 35

La controversia de resultados conceptuales nos abre una brecha sobre las

características comunes que generaremos para elaborar nuestro Manual de Archivos
Intermedios e Históricos del MOPSV, como conjetura preguntémonos:

¿De qué clase de documentos se compone y que valor le corresponde al

Archivo del MOPSV?

La respuesta concreta se resume particularmente de la composición de archivos

existente en cuatro niveles Archivo de Gestión, Archivo central, Archivo Intermedio y
Archivo Histórico, correspondientes internamente a los tres vice ministerios y sus
respectivos tópicos registrados producto del desarrollo constante de su actividad y
gestión administrativa, con la existencia de un enorme y enriquecido acervo
documental, el objeto de estudio de los archivos del MOPSV se encuentra en los
fondos documentales existentes y en los contenidos doctrinarios que conservan y
contienen desde su creación y conformación, orientados y enfocados en el principio
de procedencia 36 y el respeto al orden original 37 de la documentación.

35
Martha Rufeil. Manual de Teoría Archivística y Glosario , 1994 Pág.75-76
36
Principio de procedencia, consiste en “mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos provenientes
de una administración, de un establecimiento, o de una persona natural o moral determinados”.
37
Respeto al orden original, consiste en “mantener la disposición original en que han ido surgiendo los documentos,
fruto de las actividades y procedimientos seguidos en la institución, manteniéndose así la conformidad estructural del
fondo archivístico”

45
La conformación de expedientes y documentos desde los años 1904 – 1910 hasta la
actualidad (2017) con tuición o control sobre otras entidades dependientes del
Ministerio nos indica que dentro de su formación documental existen otras entidades
fruto de su enorme cobertura administrativa técnica institucional explicadas
anteriormente en el desarrollo de los antecedentes Históricos, el Ministerio de Obras
Públicas Servicios y Vivienda tuvo inicialmente diferentes denominaciones producto
de su complejo proceso histórico de adaptación, división, reestructuración de
instituciones y vice ministerios que precedieron al actual “MOPSV”, creadas según
su contexto social, político, económico a razón de la coyuntura estatal de su tiempo.

La elaboración del Manual de Archivos Intermedios e Históricos con el fin de hacer

recuperable la información existente en la documentación y para uso consecuente
mediante las acciones de valoración administrativas pregonadas mediante
solicitudes, beneficiando la investigación científica enriquecida a razón de su
extendida temporalidad cumple con los siguientes requisitos:

La documentación ha sido producida por personas físicas o jurídicas en el

desarrollo de sus funciones administrativas.
Institucionalmente es el resultado de los procesos establecidos de manera
formal reglamentada por normas y leyes bajo el acápite de la función
pública.
La creación de documentos está regulada por normas legales y
procedimientos internos (Organigramas, POAs, Términos de referencias,
Manuales de funciones, etc.).
Cumple con los requisitos que exige el ciclo vital de la documentación
Intermedia e Histórica.

Los elementos principales explicados anteriormente “disciplina” o “ciencia” 38 para su

conformación en nuestro manual radica en el conocimiento general de administrar la
documentación de manera correcta de los fondos documentales con valor histórico,
en primera etapa utilizando la técnica y luego el nivel científico, a través de:
38
“Ciencia” es el conjunto de conocimientos que se organizan de forma sistemática obtenidos a partir de la observación,
experimentaciones y razonamientos dentro de áreas especificas.

46
 La implementación y aplicación práctica de procesos que permitan
identificar, clasificar, ordenar, valorar, seleccionar, describir y conservar
los archivos mediante el “tratamiento documental.” 39
Posteriormente, la aplicación y consolidación de principios, métodos
teóricos que le permitan elevarla a un nivel científico archivístico
intermedio y posteriormente histórico.

Por otro lado se suma como producto interminable las transferencias de

documentos masivos de los tres vice ministerios y cierre de entidades que
culminaron su ciclo de vida institucional y testimonial que derivó en la centralización
física en los ambientes del archivo central de años antiquísimos los cuales necesitan
ser instrumentados bajo un registro con características normativas que nos permitan
desarrollar controles de valor permanentes que no posee facultad el archivo central.

Según este parámetro la composición de expedientes del archivo del MOPSV, es de

una variedad documental diversificada que según su ciclo vital compuesta entre
intermedia e histórica con una clara tendencia al valor permanente contienen una
información inédita y única generados en forma natural y jurídica como consecuencia
de las actividades o competencias de las distintas Instituciones bajo tuición, que son
el subproducto de los procesos técnico administrativos, y que se convierten en la
prueba tangible de sus actividades pasadas para preservar su “patrimonio
documental” 40 y rescatar la “memoria institucional” 41

39
“Tratamiento documental”, consiste en un conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada
una de sus fases del ciclo vital y que tiene como objetivos organizarlos, conservarlos y hacerlos accesibles, manejables y
útiles en sus diversos fines (Dupla del Moral, 1997: 77), Sus tareas fundamentales son la identificación, clasificación,
ordenación, valoración, selección, eliminación, expurgo, descripción y el almacenamiento de los documentos que son
primordiales para un archivo. Miguel Ángel Rondón Rojas, Bibliotecología, Archivística Documentación Primera edición
UNAM, Ciudad de México, gestión 2011.
40
“Patrimonio documental” Totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio
de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe
mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios
públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.// Integran los documentos con una antigüedad superior a
los cien años, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
“Enrique Valle Conde, Fernando Arteaga Glosario de Términos de Ciencias de la Información, Pág. 204
41
“Memoria Institucional”, Memoria// relativo a los acontecimientos ocurridos durante la vida, en los que el autor ha tomado
parte de los que ha sido testigo, //informe de los actos realizados por un gobierno, congreso o entidad en un periodo de
tiempo dado // Institucional, tiene la finalidad de dar a conocer las principales metas establecidas anualmente mediante el
conocimiento de un informe //.Dícese de los archivos estatales o centrales. “Enrique Valle Conde, Fernando Arteaga
Glosario de Términos de Ciencias de la Información.

47
Aplicaremos técnicamente a los fondos documentales existentes en el Ministerio la
“teoría del valor documental”42 que desarrollaremos a continuación, pero es
importante rescatar antes el concepto de lo que entendemos por “documento” 43 para
poder comprender y desarrollar de manera efectiva nuestro acercamiento a los
“documentos públicos” cuyo significado adecuado para nuestro interés específico se
resume en toda manifestación física escrita formulado por un medio expresivo
producido bajo nuestra competencia resultante de la entidad como función pública
es decir los fondos existentes en el Ministerio de Obras Publicas tienen como
resultantes documentos de la función pública, actividades y tramites según su
estructura administrativa, técnica, legal, contable a efecto de su temporalidad.

¿Por qué se pretende aplicar la conservación de documentos partiendo desde

el principio del valor genérico (secundario), específico (informativo, histórico)
y abstracto (archivístico) en el Archivo del MOPSV?.

Se pretende aplicar la conservación de documentos intermedios e históricos

utilizando la “teoría del valor documental” inicialmente utilizando el valor genérico
secundario 44 sin dejar de lado su valor probatorio en algunos fondos el cual continúa
siendo dependiente en razón de su complejo sistema documental de agrupación de
fondos institucionales, cabe destacar primeramente que la documentación desde
1908 continua siendo en otras palabras solicitada por las unidades dependientes y
bajo tuición del Ministerio de Obras en casos extremos,

42
“Teoría del valor documental”, “Característica peculiar de la documentación de archivo que reside en sus valores. que le
otorgan un carácter de original o único en su género y legitimo... A partir de estas características surgen un conjunto de
valores que le asignan a la documentación el carácter de información estratégica para el desarrollo socioeconómico de
una comunidad o una nación…”Luis Oporto Ordoñez, Gestión Documental y Organización de Archivos Administrativos,
Busines Consulting Group SRL, 2005, La paz. Bolivia, Pág. 32
43
““Documento” Deriva de documentum, que a su vez procede del verbo docere, que quiere decir “enseñar”. El sufijo
mentum viene de mento que quiere decir “elemento material en el que se ha hecho visible o palpable una idea o un
hecho”…Concepto amplio: “Documento es todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo
lo que puede transmitir el conocimiento humano”// 2testimonio escrito redactado según una forma determinada-variable
en relación al lugar, época, persona o negocio-sobre un hecho de naturaleza jurídica”;”Luis Oporto Ordoñez, Gestión
Documental y Organización de Archivos Administrativos, Busines Consulting Group SRL, 2005, La paz. Bolivia, Pág. 30.
44
“Valor secundario” Conjunto de valores específicos informativos e históricos que adquieren los documentos al perder sus
valores primarios, es decir, cuando se establece la perdida de los valores primarios, desaparece el carácter mediatizador
de la accesibilidad plena; por ende, son liberados al uso público por efectos del plazo de conservación, que son
determinados, siempre, por normas legales. Se dice entonces que al perder sus valores primarios, las documentaciones
son de acceso inmediato para el conjunto de la sociedad.

48
Además de solicitudes externas de oficio entonces no podemos hablar y aplicar
totalmente un principio de valor secundario y abstracto por ser parte de nuestra
realidad el flujo constante de solicitudes de la documentación del Ministerio es
variable según el fondo existente.

Se entiende por “valor probatorio”45 a las características peculiares de la

documentación del Ministerio descritas en el Manual de archivo aprobado mediante
Resolución Ministerial Nº 94 de fecha 14 de Abril del 2015, con la existencia de
46
características particulares definidas del Valor Primario otorgando los valores
administrativo, contable, legal y probatorio pero separada del estudio del valor
47
secundario, Informativo, histórico y archivístico abierta y expuesta para otro perfil
de demanda (debido a su complejidad) es en este sentido que se pretende aplicar el
valor secundario para completar el sistema integral de los Archivos del Ministerio de
Obras Publicas interpretando de manera correcta el ciclo vital de los documentos:

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DEL MOPSV

TIPOS DE ARCHIVO ACTIVO PASIVO INACTIVO PERMANENTE
* 2 años para información
Administrativa.
ARCHIVO DE * 5 años para información
1
GESTION contable.
* 10 años para información
legal.
10 años a partir
ARCHIVO
2 de la fecha de
CENTRAL
ingreso.

ARCHIVO 15 a 30 años
3
INTERMEDIO aproximados.
Fuente: Dato extraído del Manual de archivo aprobado mediante RM Nº 94 de fecha 14 de Abril del 2015

45
“Valor Probatorio” conjunto de valores propios de la etapa administrativa (valor administrativo, judicial, legal, o
contable), provee evidencia del origen, estructura, funciones y actividades de la administración o la persona por las
que se ha creado el documento. Cualquier documento tiene valor probatorio, siempre que la información contenida
en el, sea capaz de probar algún hecho; y este dado dentro del proceso administrativo y mantenga la vigencia plena
de su valor administrativo y legal.
46
“Valor Primario” Conjunto de valores específicos que son de utilidad exclusiva para los productores de la
documentación, y por ello son mediatizados en su acceso para el conjunto de la sociedad tiene vigencia tanto en
cuanto prescriban los valores específicos de la etapa activa.
47
“Valor Histórico” Documentos que han pasado por la etapa de valoración y son preservadas para su conservación
permanente, por su importancia para los intereses de la sociedad civil, del gobierno y del país. ”Luis Oporto Ordoñez,
Gestión Documental y Organización de Archivos Administrativos, Busines Consulting Group SRL, 2005, La paz.
Bolivia, Pág. 32,34.

49
El cuadro refleja los cánones actuales de la documentación de Archivos del
Ministerio de Obras definiendo claramente los valores primarios pero deja abierto un
sendero para la aplicación del los valores secundarios y permanentes (no define un
Archivo Intermedio e Histórico) brecha para la elaboración de nuestro marco teórico
y propuesta académica.

La teoría expuesta del valor documental se define de la siguiente manera:

VALORES GENERICOS VALORES ESPECÍFICOS VALORES ABSTRACTOS

Valor Primario Administrativo, Fiscal y Legal Valor probatorio

Valor Secundario Informativo, Histórico Valor Archivístico

Fuente: Cuadro extraído del libro “Gestión documental y Organización de archivos administrativos - Luis Oporto Ordoñez”

Nuestro objeto de estudio y análisis radica en la conformación y estructura del valor

secundario, selectivo y permanente de archivos Intermedios e históricos según su
precio testimonial histórico recuperando el patrimonio correspondiente a su variedad
y diversidad de esta manera implementar soluciones mediante directrices y reglas
claras la acumulación irracional documental legítima de instituciones que estuvieron
bajo tuición del Ministerio de Trasportes y Obras desde 1909, antes de sus cierres
institucionales a razón de su complejo crecimiento y despliegue documental tratando
de lograr mediante la implementación del Manual de procedimiento de los Archivos
Intermedios e Históricos del MOPSV un adecuado sistema que nos permita efectuar
características científico, intelectual, cultural, preservación y valoración documental
patrimonial.

50
Por otro lado que represente la culminación final sistemática de la administración
documental en movimiento determinado por el ciclo vital de la documentación en tal
sentido decimos que este será el establecimiento donde por ley, deba conservarse la
documentación oficial, testimonial y nacional de valor permanente del Ministerio de
Obras Publicas. Para este fin se deberá garantizar las condiciones de protección de
los documentos establecidos, aplicando las normas y reglas de control de la
información adecuadas la cual desarrollaremos para nuestra necesidad y oficio.

CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION

Fuente: Cuadro extraído el libro de “Luis Oporto Ordoñez Gestión documental y Organización de archivos administrativos Pág. 38

51
7.2. CICLO VITAL ADMINISTRATIVO DE LA DOCUMENTACIÓN DEL MOPSV:

Según destaca el libro de “Luis Oporto Ordoñez Gestión documental y Organización

de archivos administrativos” la documentación tiene un ciclo vital jurídico y natural
como una de las funciones más importantes en materia archivística desde que se
produce en un archivo de gestión hasta su culminación en un archivo histórico según
el sistema clásico y la teoría del valor tenemos como referencia el presente cuadro:

VALOR Y PRESCRIPCION EN AÑOS - SISTEMA CLASICO

TIPO DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO CONTABLE LEGAL PERMANENTE

ARCHIVO DE GESTION 2 5

ARCHIVO CENTRAL 15

ARCHIVO INTERMEDIO 35 +

ARCHIVO HISTORICO

Fuente: sistema clásico de la teoría del valor documental

El ciclo vital planteado para el presente proyecto de grado parte de la necesidad

documental de implementar su valor y prescripción propia del Archivo Intermedio e
Histórico según sus características, particularidades y necesidades documentales
exclusivas según su normatividad, que vienen a ser Pasiva de valor informativo e
Inactivo de valor permanente.

VALOR Y PRESCRIPCION EN AÑOS PARA LOS ARCHIVOS DEL MOPSV

SEMIACTIVO PASIVO INACTIVO

TIPO DE ARCHIVO
ADM. CONTABLE LEGAL INFORMATIVO PERMANENTE

ARCHIVO DE GESTION 2 5

ARCHIVO CENTRAL 15

15 a 35 + Archivístico de
ARCHIVO INTERMEDIO
conservación
Histórico
ARCHIVO HISTORICO
Indefinido
Fuente: Elaboración Propia

52
En razón de la acumulación total de la documentación del MOPSV se aplica el valor
cronológico de 15 a + 35 años e indefinido según su competencia y viendo la
necesidad con la que la documentación es consultada y solicitada con valores
secundarios de características informativa, de acción pasiva e inactiva pero también
semiactiva por el grado de importancia institucional histórico de las diferentes
empresas descentralizadas existentes en el MOPSV cuyo ciclo vital del documento
está actualmente bajo el sistema clásico

Fuente: Cuadro del sistema clásico de archivos

7.3. ESTUDIO TECNICO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS DEL

MOPSV.

A partir del desarrollo progresivo y del estudio técnico desarrollado de manera

cuantitativa el estado situacional del archivo Intermedio e Histórico consta de los
siguientes componentes generales que desarrollaremos para su difusión y
conocimiento:

53
7.3.1. Archivos Intermedios del Ministerio de Obras Públicas.

Constituido por los fondos documentales acumulados o que han sido transferidos
desde el Archivo Central del MOPSV mediante inventarios, listados y actas de
transferencias, en su mayoría está conformado por valores secundarios, específicos
e informativos siendo inactiva - pasiva de la documentación atendiendo archivos de
15 a 35 años aproximados, la utilización de las directrices técnicas es eventual
debido al trabajo de valoración y selección que se expone dentro de sus repositorios,
custodian, conservan y administran documentos para determinar su conservación
permanente o su expurgo perentorio. Definamos que clase de fondos documentales
intermedios posee actualmente el archivo del ministerio de obras que por su
antigüedad histórica se enfoca posterior a la revolución nacional y que tratamiento
archivístico tiene que desarrollarse para su administración y control.

7.3.2. Tratamiento archivístico de nuestro archivo intermedio.

48
La aplicación de criterios técnicos como el tratamiento archivístico nos permitirá
desarrollar un buen uso de técnicas para el control de nuestra documentación
Intermedia y como resultados generados a la actualidad podemos desarrollarlos en:

7.3.3. Identificación de fondos intermedios.

Como primera función o fase del tratamiento archivístico esta la identificación de
fondos documentales, siendo la acción que nos permitirá identificar, categorizar y
estructurar las diferentes instituciones o empresas del estado, descentralizadas que
estuvieron bajo tuición del Ministerio de Obras Publicas, como organismos
productores o formadores de la documentación institucional. Cabe mencionar la
aplicación del Diagnostico documental” 49
el cual se presenta de acuerdo con la
vigencia administrativa según los siguientes resultados en el presente cuadro

48
“Tratamiento archivístico” las fases de archivo por las que pasan los documentos generados por un organismo o
institución desde que nacen (Archivo de Oficina) hasta su culminación final (Archivo histórico) // lleva a cabo todas
las operaciones y tareas que conforma el proceso archivístico tradicional.
49
“Diagnostico documental” Es el primer proceso a realizar en la organización documental por medio de un análisis,
teniendo en cuenta el volumen documental existente dentro de determinada organización. // Consiste en la
identificación, análisis y evaluación de los componentes actuales del sistema archivístico y se componen las
soluciones adecuadas. “Enrique Valle Conde, Fernando Arteaga Glosario de Términos de Ciencias de la Información.

54
ubicando los fondos existentes en el archivo intermedio del Ministerio resultado del
estudio técnico. Fondos cerrados, acumulados y suprimidos:

CLASE DE EJEMPLO DE
DESCRIPCION
FONDOS INSTITUCION

Instituto Nacional de
FONDOS Documentos de entidades que ya cumplieron su
Vivienda – INV
CERRADOS ciclo de vida institucional cerrados por decreto
(1958 - 1968)
supremo.

Dirección de
Documentación reunida por entidades en el
FONDOS Telecomunicaciones
transcurso de su vida institucional sin ningún
ACUMULADOS Rurales
criterio archivístico de organización y
(1975)
conservación.

Consejo Nacional De
Documentos de entidades que asumen
Vivienda CONAVI
funciones de otras que se suprimen y dado que
FONDO (1969) paso a llamarse
administrativamente tuvieron que seguir
SUPRIMIDOS Fondo Nacional De
desarrollando las actividades correspondientes
Vivienda Social
están separados cronológicamente por lo que no
FONVIS (1992)
debe mezclarse con la entidad entrante.
Fuente: Elaboración Propia

Es de advertir que cada fondo documental existente en el archivo intermedio del

Ministerio de Obras debe clasificarse separadamente, teniendo en cuenta que la
información generada sobre su origen y evolución es correspondiente a cada fondo:
cerrado, acumulado y suprimido.

¿Qué clase de fondos Institucionales documentales posee el Archivo

Intermedio del MOPSV?

Según su diagnostico, estructura, agrupación documental física desarrollada

actualmente abarca archivos desde los años 1960 posterior a la revolución nacional
del 52 hasta los 30/35 años institucionales, a razón de las políticas nacionales de
prohibición de destrucción o enajenación de documentos con características

55
publicas siendo el estado el que garantiza la seguridad de las documentaciones
públicas, que en el pasado estuvieron sometidas a una destrucción colectiva
50
expresadas en el Decreto Supremo 22144 de marzo de 1989 la documentación del
Ministerio de Transportes, Comunicaciones y Aeronáutica Civil (MTCAC 1961) que
surge a la postre de mencionadas políticas, su agrupación y acumulación física es la
de mayor envergadura en el Ministerio, posteriormente se suma la del Ministerio de
Urbanismo y Vivienda MUV (1970) y termina con el Ministerio de Asuntos Urbanos
(MAU 1991) la identificación y clasificación de fondos de nuestro archivo intermedio
esta expresada mediante el cuadro de clasificación funcional a nivel de Fondos
documentales como una primera etapa resultados según el siguiente cuadro:

Periodo intermedio de los Ministerios existentes.

AÑOS DE
Nº FONDOS DOCUMENTALES SIGLA
INSTITUCIONALIZACION

Ministerio De Transportes, Comunicaciones

1 MTCAC (1961 – 1991)
Y Aeronáutica Civil

2 Ministerio De Urbanismo Y Vivienda MUV (1970 – 1990)

3 Ministerio De Asuntos Urbanos MAU (1991 – 1994)

Dentro de su estructura institucional el Ministerio tenía tuición sobre las siguientes

empresas institucionales que por su ciclo vital están conformadas en el periodo
intermedio siendo aplicable las normas de seguridad que el estado garantiza la
prohibición de destrucción o enajenación de documentaciones publicas inactivas,
impidiendo en absoluto su destrucción prescrito en el Decreto Supremo 22145 del 02
51
de marzo de 1989 siendo de obligación el instalar depósitos de archivo en las
instituciones públicas, el Ministerio de Urbanismo y Vivienda y el de transportes y
Comunicaciones tiene los siguientes fondos documentales de las instituciones y
empresas descentralizadas con documentación con tendencia inactivas:

50
Decreto Supremo 22144 de marzo de 1989.
51
Decreto Supremo 22145 del 02 de marzo de 1989.

56
Periodo intermedio de Empresas Bajo tuición o descentralizadas.

FONDOS DOCUMENTALES DE EMPRESAS DESENTRALIDAS

AÑOS DE
Nº TRANSFERIDAS AL MOPSV
SIGLA INSTITUCIONALIZAC
ION

FONDOS DE EMPRESAS DE VIVIENDA

1 Instituto Nacional De Vivienda INV 1958

2 Consejo Nacional De Vivienda CONAVI 1969

3 Consejo Nacional De Vivienda Petrolera CONVIPET 1971

4 Consejo Nacional De Vivienda De Trabajadores De Comercio. CONVICO 1979

5 Consejo Nacional De Vivienda Minera COVIMIN 1970

6 Consejo Nacional De Vivienda Del Magisterio COVIMA 1973

7 Consejo Nacional De Vivienda Fabriles, Constructores Y Gráficos CONVIFAG 1973

8 Consejo Nacional De Vivienda Ferroviaria Y Ra Mas Anexas CONVIFRA 1973

9 Instituto De Vivienda Social IVS 1987

10 Fondo Nacional De Vivienda Social FONVIS 1992

FONDOS DE EMPRESAS DE TELECOMUNICACIONES

11 Dirección de Telecomunicaciones Rurales DITER 1975

12 Servicio Nacional de Telecomunicaciones Rurales SENATER 1998

13 Empresa Nacional de Telecomunicaciones ENTEL 1965

FONDOS DE EMPRESAS DE TRANSPORTES

14 Empresa Nacional Ferroviaria ENFE 1964

15 Servicio Nacional de Caminos SNC 1961

EMPRESAS DESENTRALIZADAS TOTAL 15

Fuente: Elaboración Propia

57
¿Cuál es la cantidad de documentos en metros lineales del archivo intermedio
del MOPSV?

Antes de ejecutar el dato correspondiente al Archivo Intermedio es necesario evaluar

la cantidad de metros lineales que contiene el archivo central, que según las
estadísticas tiene bajo custodia alrededor de aproximados 5.500.00 metros lineales
distribuidos en los diferentes ambientes consolidados físicamente en las ciudades de
La Paz y El Alto, Según el informe de Evaluación del Archivo central de la gestión
2015, la aproximación en metros lineales al periodo del 2016 según la proyección
cuantificada de transferencia de documentos fue de:

Cantidad 4.781 metros lineales hasta la gestión 2016. (ver gráfico)

Fuente: Extrato del Informe INF/MOPSV/DGAA/ARC-CEN N° 010/2015 de fecha 19 de mayo del 2015

58
Si el crecimiento neto, nos indica el informe de Evaluación del archivo central es de
956 metros lineales por año la sumatoria a este dato nos da como resultante la
cantidad de 5.737.00 metros lineales durante la gestión 2017, por lo que nuestro
dato estaría sobre lo razonable 5.500.00 aproximados, de los cuales corresponde al
archivo Intermedio e Histórico la mayor cantidad de metros lineales con el
aproximado a 3.000.00 metros lineales por ser estos archivos los más transferidos al
archivo central del MOPSV según tomaremos por ejemplo la documentación de los
Institutos, consejos y fondos de vivienda y fondos en cierre como SENATER.

Como ejemplo podemos desarrollar la documentación de los Consejos y Fondos de

vivienda de 1952 - 1990, transferidos por la Unidad Ejecutora de Titulación UET que
según informe de Archivo de la gestión 2015, la documentación transferida al archivo
del MOPSV correspondiente a los archivos central, intermedio e Histórico
pronosticado desde la primera a la novena transferencia sería la siguiente:
PROGRAMACION DE VOLUMENES SEGÚN SU CICLO DE VIDA DE TRANSFERENCIAS
DOMENTALES AL ARCHIVO DEL MOPSV
ORDEN DE METROS DOCUMENTACION
SUBFONDOS CAJAS OBSERVACIONES
TRANSFERENCIAS LINEALES GENERAL
I.V.S. - I.N.V. - CONAVI - EX CONSEJOS
1º TRANSFERENCIA 690 345 ML
Archivo Histórico
FONVI - FONVIS - FONVIS EN TRABAJO EFECTUADO
2º TRANFERENCIA LIQUIDACION 863 432 ML DESDE SEPTIEMBRE
2013 A MARZO 2016 (19
Archivo Intermedio
MESES)
FONVI - FONVIS - FONVIS EN 1353.5 METROS
3º TRANSFERENCIA LIQUIDACION 105 53 ML LINEALES
TRANSFERIDOS
Archivo Intermedio
FONVIS EN LIQUIDACION
4º TRANSFERENCIA 618 309 ML TRABAJO EFECTUADO
Archivo Central DESDE MAYO A
DICIEMBRE 2015 (8
EX CONSEJOS - FONVIS EN LIQUIDACION
5º TRANSFERENCIA 429 214.5 ML MESES)
Archivo Intermedio y Archivo Central
AREA TECNICA (PROYECTOS LA PAZ, TRABAJO
6º TRANSFERENCIA SANTA CRUZ) 578 290 ML TRANSFERIDO AL
Archivo Intermedio y Central ARCHIVO DEL MOPSV
AREA TECNICA (PROYECTOS BENI,
TRABAJO
ORURO, POTOSI, TARIJA, SUCRE,
7º TRANSFERENCIA 400 200 ML TRANSFERIDO AL
COCHABAMABA) ARCHIVO DEL MOPSV
1531.5 METROS
Archivo Central
LINEALES POR
UNIDAD DE TITULACION DEL EX FONVIS ORGANIZAR Y DOCUMENTACION
8º TRANSFERENCIA Y OTROS 190 95 TRANSFERIR AL POR ORGANIZAR
Archivo central e intermedio MOPSV

CARPETAS SOCIALES INDIVIDUALES

Archivo intermedio
DOCUMENTACION
9º TRANSFERENCIA 1900 950 ML
POR ORGANIZAR
UNIDAD EJECUTORA DE TITULACION
Archivo central

CONTABILIZACION APROX. FINAL EN CAJAS 5766 CAJAS

CONTABILIZACION APROX. FINAL EN METROS
LINEALES 2.885.00 METROS LINEALES APROX.
Fuente: Dato extraído del INF/UET/ARC Nª04/ 2016

59
En resumen el estado de situación de la documentación correspondiente a los
Archivos del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda MOPSV se encuentra
reflejado en el presente grafico.

Grafico N 2

PORCENTAJE DE LA DOCUMENTACION CUANTIFICADA

SEGUN SU CICLO VITAL

CANTIDAD EN METROS
Nª LINEALES
CLASE DE ARCHIVO

1 2.500.00 aprox. Archivo Central

2 2.500.00 aprox. Archivo Intermedio
3 500.00 aprox. Archivo Histórico
5.500.00 TOTAL ARCHIVOS DEL MOPSV

Fuente: Elaboración propia en base a los resultados de la medición de metros

lineales correspondientes a los archivos del MOPSV según informes finales
de actividades y sus años correspondientes aproximados.

60
7.3.4 Clasificación del Archivo Intermedio.

Según su definición, la clasificación es el proceso por el cual se agrupa o separa por

afinidad temática las fracciones de sección de un fondo, ya delimitado los fondos es
importante localizar sus estructuras orgánicas por institución para poder clasificar las
unidades documentales estableciendo clases, grupos o series de tal manera que
queden integrados formando parte de una estructura general (un todo) debiendo
aplicar por fondo su estructura orgánica para identificar las series documentales.

Posteriormente se debe aplicar y/o elaborar el cuadro de clasificación, que permite

estructurar y jerarquizar los fondos sub fondos secciones subsecciones y series
documentales que son el producto de las acciones administrativas y actividades
institucionales:

Nº ESTRUCTURA

1 FONDO (Organismo Productor)

2 Sub fondo

3 Sección, Sub sección (Sujeto productor)

4 Serie, Sub serie (Función)

5 Unidad Documental

Mediante la clasificación funcional52 de nuestro archivo de fondos intermedios e

Históricos reconstruiremos el ¿cómo es? y ¿cómo funciona? según su objetivo
(misión – visión) nuestras entidades que produjeron documentos, determinando sus
vínculos originarios desde el momento de su creación y el cumplimiento de su
actividad, práctica, jurídica y administrativa tomaremos como ejemplo la siguiente
estructura orgánica del Ministerio de obras.

52
“Clasificación funcional” Refleja las atribuciones encomendadas a una institución, por medio de sus departamentos o
direcciones, paraqué cumpla sus objetivos 8mision – visión) y para que estas originen un conjunto de actividades. El
resultado es un conjunto de documentos perfectamente diferenciados. Plaza Manuel, Archivos de Gestión, Talleres
Gráficos Gaviota del Sur SRL Sucre – Bolivia. Pág. 47

61
7.4. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE FONDOS DOCUMENTALES DEL MOPSV.
La estructura orgánica permite la identificación jerárquica de los sistemas que
integran a las instituciones del ministerio ubicando su división, agrupación, las
dependencias internas de mayor a menor rango, ordenado de tal forma que sea
posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia, a
estructura orgánica nos ayudara a recopilar información sobre las subdivisiones
existente dentro de cada fondo documental de nuestro archivo intermedio
enfocándose en:
- Organigramas
- Manuales de funciones
- Manuales de procedimientos
- Reglamentos internos
- Ordenanzas y Estatutos
Debiendo respetarse la estructura de cada entidad procesos técnicos que nos
permitirán obtener el cuadro de clasificación documental53 por empresa estatal desde
1908 y de los diferentes fondos ministeriales, por ejemplo el Fondo MOPSV:

Organigrama vigente del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda - MOPSV

53
“Cuadro de clasificación documental” Es un instrumento archivístico que se expresa en la ubicación y listado de
todas las series y sub series documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de la historia
institucional del archivo.

62
La Estructura Orgánica extraída del Manual de funciones del Ministerio de Obras
Publica servicios y vivienda – MOPSV, expuesta mediante Decreto Supremo
expresa lo siguiente:

“El D.S. 28631 de fecha 8 de marzo de 2006 define la estructura general

de los Ministerios y sus niveles jerárquicos, apropiados al Ministerio de
Obras Públicas, Servicios y Vivienda, es la siguiente” 54

ESTRUCTURA ORGANICA DOCUMENTAL

FONDO Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda MOPSV
SUB-FONDO Vice-ministerio de Transportes VMT
Dirección General de Transporte Terrestre, Fluvial y Lacustre DGTTFL
SECCION
Dirección General de Transporte Aéreo DGTA
Unidad de Servicio a Operadores USO
SUB-SECCION
Unidad de Gestión de Proyectos UGP

SUB-FONDO Vice-ministerio de Telecomunicaciones VMTEL

Dirección General de Telecomunicaciones DGTEL
SECCION
Dirección General de Servicios en Telecomunicaciones DGSTEL

SUB-FONDO Vice-ministerio de Vivienda y Urbanismo VMVU

SECCION Dirección General de Vivienda y Urbanismo DGVU
Unidad de Políticas de Vivienda UPV
SUB-SECCION
Unidad de Políticas de Desarrollo Urbano UPDU

SECCION Dirección General de Asuntos Administrativos DGAA

Unidad de Financiera UF
SUB-SECCION Unidad Administrativa UA
Unidad de Recursos Humanos URH

SECCION Dirección General de Asuntos Jurídicos DGAJ

Unidad de Gestión Jurídica UGJ
Unidad de Análisis Jurídico UAJ
SUB-SECCION Unidad de Auditoría Interna UAI
Unidad de Planificación UP
Unidad de Transparencia UT

54
Extracto del Manual de Organización y Funciones, MOPSV Resolución Ministerial Nº 271/2008.

63
Divisiones internas del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda, según su
clasificación fondos y estructuras secciones:

Fuente: Extracto del Manual de Organización y Funciones, MOPSV Resolución Ministerial Nº 271/2008

64
7.4.1. Organización de Series y sub-series documentales del Archivo
Intermedio del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda.

Las series documentales son el conjunto de documentos relacionados entre sí,

formados por la reunión de determinados tipos documentales como resultado de una
misma acumulación del mismo proceso o de la misma actividad conserva su forma
particular que deriva de su producción.

Dentro del archivo intermedio del Ministerio de obras, existe una composición
múltiple de series documentales a razón de la existencia de fondos documentales
con temas distintos; Transportes, Telecomunicaciones y Vivienda, tomemos por
muestra este último el Vice ministerio de Vivienda y Urbanismo que tiene bajo tuición
a entidades estatales como los Ex consejos de vivienda y al Fondo nacional de
Vivienda FONVIS que según su estructura orgánica los conjuntos documentales
poseen algunas de las siguientes series:

SERIES EXISTENTES DEL FONDO NACIONAL DE VIVIENDA

FONDO SUBFONDO SERIES

FORMULARIOS FR-DA
UNIDAD DE APORTES
CHEQUES DE DEVOLUCION DE APORTES

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA INFORMES DE AUDITORIA

ASESORIA LEGAL PROCESOS, TESTIMONIOS

CARTERA DEPOSITOS BANCARIOS
COOPERATIVAS
INSTITUCION CREDITICIA DE
MUTUALES
EX FONDO NACIONAL DE INTERMEDIACION (IFI´S)
VIVIENDA FONVIS BANCOS
CONTABILIDAD ESTADOS DE CUENTA
UNIDAD DE PERSONAL FILES DE PERSONAL
INIPSA CORRESPONDENCIA
PRESIDENCIA CORRESPONDENCIA
GERENCIA SOCIAL CORRESPONDENCIA
GERENCIA ADMINISTRATIVA CORRESPONDENCIA

UNIDAD DE CARTERA CORRESPONDENCIA

UNIDAD DE APORTES CORRESPONDENCIA Y SERIES DOCUMETALES

SECRETARIA GENERAL CORRESPONDENCIA

65
 PLATAFORMA DE ATENCION AL PUBLICO CORRESPONDENCIA

INFORMES DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

AUDITORIA INTERNA
Y DE PROYECTOS

CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACION
GERENCIA DE OPERACIONES
GENERADA

CONAVI / EX - CONSEJOS CORRESPONDENCIA Y DOC GENERADA

REGIONAL SUCRE
REGIONAL ORURO
REGIONAL BENI
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA DE
AGENCIAS REGIONALES REGIONAL COCHABAMBA
SANTA CRUZ
REGIONAL TARIJA
PROYECTOS LA PAZ
DOCUMENTACION DEL AREA TECNICA
(PROYECTOS) PROYECTOS SANTA CRUZ
PROYECTOS BENI
PROYECTOS ORURO
EX FONDO NACIONAL DE
VIVIENDA FONVIS PROYECTOS TARIJA
DOCUMENTACION DEL AREA TECNICA
(PROYECTOS) PROYECTOS POTOSI
PROYECTOS COCHABAMBA
PROYECTOS SUCRE
CACEN / CORRESPONDENCIA
UNIDAD DE CARTERA
MINUTACIONES

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA DE RECAUDACIONES
FISCALIZACION
GERENCIAS ADMINISTRATIVAS DEL NORMALIZACION Y SANEAMIENTO
FONVIS EN LIQUIDACION
GERENCIA DE TITULACION
ASESORIA LEGAL
ENLACE JURIDICO
CONTABILIDAD
DIRECCION GENERAL EJECUTIVA
UNIDAD DE CARTERA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE TITULACION DEL EX FONVIS
UNIDAD DE MINUTACION
CONTABILIDAD
UNIDAD DE APORTES
AREA LEGAL
CARPETAS DE EMPRESAS PRIVADAS E
INSTITUCIONES PUBLICAS

UNIDAD DE APORTES CERTIFICACIONES DE CANCELACION TOTAL

REGISTROS PAGO EXCEPCIONALES (LISTADO

DE LOTES)

CARPETAS SOCIALES INDIVIDUALES URBANIZACIONES DE LAS REGIONALES

DOCUMENTACION DE LAS UNIDADES; ENLACE

OFICINAS CENTRALES UET ADMINISTRATIVO, ENLACE JURIDICO, APORTES,
MINUTACION Y COORDINACION GENERAL

Fuente: Cuadro extraído del Informe de actividades INF/MOPSV/UET/AC Nª 27/2014

66
7.4.2. Descripción documental del Archivo Intermedio del Ministerio de Obras
Publicas Servicios y Vivienda.

La descripción documental es un elemento esencial para la administración

documental que permite dar cumplimiento a las actividades administrativas y
técnicas involucradas en el desarrollo de medios que nos permitan brindar
información mediante la elaboración de catálogos, inventarios, guías, índices,
catálogos, es el medio utilizado para obtener la información contenida en los
documentos y persigue dos objetivos: brindar Información a los demás y facilitar el
control.

La descripción documental tiene por objetivo la identificación del documento que se

concreta en su registro que está formado por un conjunto de indicaciones precisas y
detalladas, el registro de la información tiene que permitir la localización,
identificación, recopilación y el análisis de la información contenida en el documento
Algunos definen la descripción documental como:

“la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción

y, en caso, de las partes que la componen mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la información que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así
como su contexto y el sistema que los ha producido”. 55

Algunos autores como Antonia Heredia en su escrito argumenta que "la descripción
es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los
documentos y ofrecerla a los interesados... La descripción persigue dos objetivos:
dar información a los demás y facilitar el control al archivero" 56

55
El consejo Internacional de Archivos, 200:16.
56
Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. Diputacion1993 Pág. 34

67
En síntesis es importante que la descripción documental y los sistemas de
información descriptiva estén bajo el debido control por lo que su normalización se
ha vuelto imprescindible para aplicarlo en nuestro archivo intermedio e histórico.

7.4.3. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).

La aplicación descriptiva desarrollada sobre nuestros archivos intermedios e

históricos del Ministerio quedarán enfocados mediante el uso de guías, inventarios y
catálogos que estarán sujetas en base a un patrón, la Norma ISAD (G) “Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G)”.57 Por ser este un
modelo accesible y funcional que permite una descripción multinivel58 de manera
jerárquica y relacionada, siendo los formatos libres y adaptables, hallando que su
aplicación es más efectiva en archivos definidos y permanentes.

7.4.4. Descripción multinivel del MOPSV.

Es una técnica aplicada que se describe en la norma ISAD (G) partiendo de la

destreza de la descripción de lo general a lo particular que consiste en describir un
fondo y todas las partes que lo integran (secciones, series, expedientes, documentos
y todas las categorías intermedias) (Bonal, 2001:171),

7.4.5. Niveles de descripción.

La descripción multinivel establece los siguientes niveles aplicados en la norma

ISAD (G):

Ejemplo:

57
General International Standard Archival Description ISAD (G)”, Redactada por el Comité de Normas de Descripción
del Consejo Internacional de Archivos (Estocolmo 19-22 de septiembre de 1999, y presentada en el XIV Congreso
Internacional de Archivos (Sevilla 21 – 26 de septiembre del 2000). La ISAD (G) es una guía general que sirve para
orientar descripciones archivísticas. Es flexible porque debe usarse junto con normas regionales existentes y permite
actualizaciones. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo para
hacerlos accesibles. Se vale de la descripción multinivel para presentar la información de las diversas agrupaciones
documentales de una entidad en un solo instrumentos mediante el uso de los elementos esenciales y pertinentes se
puede elaborar guías, inventarios y catálogos en forma independiente, pero al final deben ser presentados de manera
jerárquica y relacionada. Los formatos son libres y adaptables para cada archivo usuario. Su aplicación es más
efectiva en archivos permanentes.
58
BONAL ZAZO, José Luis. Op. Cit., p. 183

68
 1. Fondo.
2. Subfondo.
3. Serie.
4. Subserie.
5. Unidad documental compuesta / expediente
6. Unidad documental simple / documento.
(Norma ISAD (G) 2000 Pág. 24, 25,

La principal razón para utilizar estos grados de aplicación en los fondos del
Ministerio consistirá en relacionar jerárquicamente las descripciones documentales.

7.4.6. Elementos de la Descripción aplicadas al MOPSV

Para ampliar mejor este proceso archivístico se ha desarrollado y normado un

Precepto Interno de Descripción Archivística llamado el Sistema Archivero. El cual
esta trabajado técnicamente según la necesidad y condicionamiento de nuestro
archivo bajo criterio enfocado en la Norma ISAD (G) según sus elementos de
descripción aplicados a los archivos del Ministerio de Obras compuesto por los
archivos Intermedios e Históricos el resultante tiene las siguientes características:

DESCRIPCION DE LOS FONDOS DEL MOPSV EN LA NORMA ISAD (G)

1. Área de identificación

1.1. Numero 00001 - 10000

BOL-LP-MOPSV-ARC INT-
1.1. Código de Referencia. BOL-LP-MOPSV.
(Archivo intermedio)

Archivo General del Ministerio de Obras Archivo Intermedio e Histórico

1.2. Titulo Publicas Servicios y Vivienda MOPSV del MOPSV

1.3. Fecha(s) 1908 (primera creación) 1908 - 1990

69
 Ex ministerios y ex empresas
1.4. Nivel de Descripción. Fondos documentales
bajo tuición y descentralizadas

5.500 metros lineales aproximados los cuales se

encuentran ubicados físicamente en los 3.000 ml correspondiente a los
1.5. Volumen y Soporte. diferentes ambientes de tiene el MOPSV, Archivos Intermedios e
distribuidos en estanterías, en las ciudades de Históricos
La Paz y El Alto.

2. Área de Contexto

2.1. Nombre del productor Ministerio de Obras Cartera de estado "Ex Ministerios" y Ex empresas bajo tuición.

El Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda tiene sus orígenes

institucionales inicialmente bajo el gobierno de Ismael Montes Gamboa con el
“Ministerio de Gobierno y Fomento” (1904 - 1920), Durante el Gobierno de Bautista
Saavedra Mallea hasta el de Germán Busch Becerra el “Ministerio de Fomento y
obras Públicas”(1921 – 1939) posteriormente llamado Ministerio de Transportes y
2.2. Historia de la Institución Comunicación (1954 – 1967) y Aeronáutica Civil MTCAC entre, (1961 – 1991), por
ultimo Ministerio de Urbanismo y Vivienda MUV (1970 – 1990) cuyas actividades
generales tenían las de ejecutar, promover y gestionar mediante la reglamentación
de normas (D.S. R.M., Leyes y Estatutos) el acceso de orden público a los medios de
transporte, telecomunicaciones y dotación de viviendas.

Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda guarda en sus repositorios, Fondos

documentales con tiempos mayor a los 100 - 105 años estipulados en el ciclo vital
de la documentación como el Ministerio de Fomento MF(1908 - 1938), Ministerio
de Comunicaciones MC (1925 - 1969), Ministerio De Transportes, Comunicaciones Y
2.3. Historia del Archivo Aeronáutica Civil MTCAC, (1961 – 1991), Ministerio de Urbanismo y Vivienda MUV
(1970 – 1990) pero desde la conformación del Decreto Supremo 22145 del 02 de
marzo de 1989 tiene la obligación el instalar depósitos de archivo como institución
pública Ministerio de Urbanismo y Vivienda

Los documentos ingresan en el Archivo por transferencia normalizada. Las oficinas

2.4. Forma de Ingreso productoras y empresas estatales en cierre transfieren los documentos al Archivo
del MOPSV

3. Área de Contenido y estructura

El fondo del Archivo del MOPSV contiene documentación de los tres

Viceministerios: Transportes, Vivienda y Telecomunicaciones donde el ministerio
3.1. Contenido tiene tuición sobre los fondos de las empresas, unidades y programas
descentralizados.

La valoración, selección y eliminación de los documentos se realiza siguiendo la

3.2. Valoración, Selección y
metodología para la valoración y destrucción física de los documentos expresados
Eliminación en el presente Manual teniendo como del Reglamento del Archivo.

70
 Las transferencias se hacen normalizadas, según especifica el Manual de
3.3. Nuevos Ingresos organización documental del MOPSV

Ministerio de Gobierno y Fomento (1904 - 1920), Ministerio de Fomento y obras

Públicas”(1921 – 1939), Ministerio de Transportes y Comunicación (1954 – 1967) y
3.4. Organización Aeronáutica Civil MTCAC entre, (1961 – 1991),Ministerio de Urbanismo y Vivienda
MUV (1970 – 1990),

4. Área de Condiciones de Acceso y Uso

Se trata de un Archivo con documentos de titularidad pública correspondiente aun

Ministerio, por ello es de consulta interna libre para los funcionarios que solicitan
4.1. Condiciones de acceso documentación es estricto en función de los grados de sigilio atribuidos a
determinados documentos como reservados, el Acceso sujeto a la legislación y
normativa legales

4.2. Condiciones de Reproducción libre para el sujeto peticionario mediante solicitud escrita previa
reproducción emisión de carta o nota dirigida a la Dirección Administrativa.

4.3. Lengua de los

Castellano/Español y en menor grado ingles
documentos

El estado de conservación en general es bueno con la carencia de estanterías y

4.4. Características físicas ambientes acondicionados para la protección de la documentación.

Cuadros de clasificación
Organigramas
4.5. Instrumentos de Manuales de funciones
descripción Manuales de procedimientos
Reglamentos internos
Ordenanzas y Estatutos

5. Área de Documentación Asociada

5.1. Existencia y localización Existe documentación en original localizados en todos los ambientes que
de los documentos originales corresponde al Archivo.

5.2. Existencia y localización Hay copias en varios soportes de algunas series documentales en el propio archivo
de copias del MOPSV

5.3. Unidades de descripción Hay fuentes documentales en los diferentes fondos de archivos bajo tuición del
relacionadas MOPSV

71
5.4. Nota de publicaciones Manual de organización de Archivo.

6. Área de Notas

Por las características propias de la Institución, el Archivo del Ministerio de Obras

6.1. Notas ejerce las funciones de archivo central administrativo, archivo intermedio y archivo
histórico

7. Área de Control de la Descripción

7.1. Nota del Archivero Descripción realizada por (nombre del personal técnico)

7.2. Reglas o normas General International Standard Archival Description, Second Edition, ISAD (G)

7.3. Fecha de la descripción Descripción de fecha 00/00/0000; revisión en 00/00/0000.

Fuente: Elaboración propia a partir de lo que se aplica en la Norma ISAD (G)

Utilizaremos la descripción de fondos según nuestro cuadro desarrollando las 7

áreas de la descripción ISAD (G), acomodadas en disposición a la necesidad de
nuestros archivos intermedios aplicándolo mediante el uso de instrumentos
descriptivos para lo cual desarrollaremos un Reglamento de descripción enfocado
sobre el manejo de los archivos del MOPSV llamado “sistema archivero”.

7.5. USO DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS

7.5.1. Sistema archivero, inventario de los archivos intermedios e históricos

del MOPSV, según Norma ISAD (G).

La descripción de Inventario de archivos pretende ser una herramienta de uso que

permita normar la descripción y contar con un solo formato de llenado de datos a los

72
archivos intermedios e históricos aplicable sobre 7 campos y 26 sub campos de la
descripción ISAD (G) correspondiente a los fondos existentes del MINISTERIO DE
OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA.

Se constituirá como una herramienta fiel y de obligatoria lectura para el personal

Técnico que trabaja en el Archivo Intermedio e Histórico del MINISTERIO DE
OBRAS PUBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA así mismo este instrumento es una
base para la descripción de la unidades documentales y una herramienta de
consulta para los archiveros, tiene la misión de despejar dudas y establecer
parámetros con fundamentos técnico archivísticos en cuanto a la complejidad y
variedad de documentos que se conservan en el Archivo Central del MOPSV y su
complejo sistema de fondos documentales existentes.

El sistema archivero interno que desarrollaremos conjuntamente con la unidad de

sistemas e informática para la aplicación de un método, forma parte integra y se
encuentra desarrollada en el Manual de procedimientos de los archivos Intermedios
e Históricos del MOPSV propuesto:

7.5.2. Automatización del sistema archivero del MOPSV.

Es importante la incorporación de la informática en la labor archivística, que nos

brinde y requiera la aplicación de un soporte o herramienta de trabajo que determine
las ventajas y estructuras de su uso, la utilización y comercialización de softwares
que permitan la seguridad de las bases de datos compatibles y en conexión con los
instrumentos de descripción de la ISAD (G) como ejemplo Frameworks59 u otro
soporte y de esta manera difundir su contenido según las clausulas que
desarrollaremos en el reglamento del “Sistema Archivero”, y a la vez ofrecer

59
“Frameworks”.- un Framework es una estructura de soporte definida, en la cual otro proyecto de software puede ser
organizado y desarrollado. Por lo general, un Framework puede incluir soporte de programas, bibliotecas y un
lenguaje de scripting entre otros software para ayudar a desarrollar y unir los diferentes componentes de un
proyecto.//Un Framework representa una arquitectura de software que modela las relaciones generales de las
entidades del dominio. Provee una estructura y una metodología de trabajo la cual extiende o utiliza las aplicaciones
del dominio.

73
servicios de forma íntegra siendo el resultado de todas las operaciones del
tratamiento archivístico.

7.5.3. Digitalización en el sistema archivero del MOPSV.

Otra operación importante del Sistema Archivero será la implementación del

patrimonio digital60 clasificándolo en soportes magnéticos la preservación digital,
supone la implementación de mecanismos descriptivos y de acceso que aseguren la
recuperación de la información electrónica, siendo imprescindible el uso y aplicación
del escáner como herramienta de trabajo haciendo necesario que la máquina
decodifique el dato en PDF 61 posteriormente será migrado al sistema archivero como
último pasó anexo en la descripción documental.

7.5.3.1. Objetivos de la Digitalización.

Es elemental la aplicación de la digitalización dentro de un archivo intermedio e

histórico porque radica en intentar digitalizar los documentos que se encuentren en
un estado delicado, para una mejor protección y salvaguarda de la información
producto de su antigüedad y constante uso por lo que tenemos como Objetivo
Principal:
60
“Patrimonio digital”. Según la UNESCO, refiérase a los “recursos únicos que son el fruto del saber o la expresión de
los seres humanos” Pueden ser: generados directamente en formato digital, convertidos a éste a partir de material
analógico ya existente.
61
“PDF” (sigla en ingles portable Document format), formato de documentos portátil, es un formato de al amcenamiento
para documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware, de tipo compuesto imagen, mapa
de bits y texto.

74
“La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de una
manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos
mediante el uso de soportes magnéticos”. Haciendo que el proceso de digitalización
se vuelva cada vez más importante.

Como objetivos secundarios para la aplicación de la digitalización tenemos por

consideración los siguientes:

- Contar con un repositorio virtual, de manera que se pueda

recurrir a su contenido de la documentación de una forma más
fácil y oportuna.

- Evitar el extravió de la documentación a razón de su manipulación

o factores físicos climáticos entre otros.

- Preservar el estado delicado de la documentación Intermedia e

Histórica, para una mejor protección y salvaguarda de la
información producto de su deterioro y antigüedad.

- Evitar la búsqueda y distribución tardía por la dificultad de su

localización.

- Evitar la manipulación física indiscriminada de la documentación

histórica.

- Poseer un control magnético de la selección y depuración de

documentos del archivo intermedio.

- Evitar los costosos gastos de almacenaje físico asociados a la

distribución de la documentación.

75
Mencionadas definiciones y acciones estarán implementadas en el Reglamento del
sistema archivero que forma parte del manual de archivos Intermedios e Históricos
del MOPSV.

7.5.4. Procedimiento de Valoración, Selección y expurgo en el Archivo

Intermedio e histórico.

Entendemos a la valoración como la fase del tratamiento archivístico que consiste en

“analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series, fijando los
62
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial” de la
documentación siendo imprescindible su aplicación en los archivos intermedios.

7.5.4.1 Valoración documental de los Archivos Intermedios y Históricos

El archivo histórico e intermedio del ministerio de Obras Publicas cuenta con una
importante cantidad de documentación desde 1910 – 1980 que tiene ser analizada
según sus valores establecidos. La valoración será por tanto la fase del tratamiento
archivístico, en la que después de analizar la información obtenida mediante la
identificación permitirá determinar cuáles son los valores primarios y secundarios de
las series documentales, para establecer las siguientes definiciones:

• Según los plazos de trasferencia, se decide si estos deben remitirse

al archivo histórico.
• Si por el contrario deben eliminarse, o conservarse parcialmente.
• Determinar el régimen de acceso, cuando sea posible establecer un
criterio general en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección.

Su estudio archivístico consiste en el análisis de sus características:

• Históricas.

62
Luis Oporto Ordoñez, Gestión documental y Organización de archivos administrativos Pág. 69 - 70

76
 • administrativas,
• jurídicas,
• fiscales
• e informativas de las series documentales.

La valoración es obligatoria para cualquier serie documental si esta pretende

ingresar al archivo intermedio y deberá realizarse primeramente en los archivos de
oficina y central del MOPSV, a razón de su compleja organización de la
documentación del Archivo del Ministerio es necesario aplicar la valoración para las
series que ingresadas en estos archivos no carezcan de aquella función. Luego de
determinar los valores primarios y en su mayoría secundarios de las series
documentales de carácter intermedio se empleara la aceptación de la selección
documental para proceder a su transferencia definitiva al archivo Histórico o su
descarte controlado.

7.5.4.2. Selección documental del archivo intermedio.

Es una “Operación intelectual y material de localización de las fracciones de series

que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el
proceso de valoración”63

Una vez terminada la valoración e identificación de los documentos tenemos que

desarrollar los siguientes pasos para su consolidación con el fin de consolidar
nuestro patrimonio documental del Ministerio de Obras Publicas dentro de nuestros
archivos Intermedios y posteriormente a los archivos históricos:

- Proceder a eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan

duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia, eliminar la
copia, si viene fotocopia y copia con firmas originales o al carbón del
mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia con

63
DICCIONARIO DE TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA. Ministerio de Cultura de España. 1995.

77
 firmas originales o al carbón. Debe procurar el archivero del ministerio,
conservar siempre material con firmas originales o copias al carbón o
únicas.

- Si solo vienen fotocopias, debe brindárseles un trato especial

separándolas para su conservación tratando de ubicar su original para
evitar su pronto acumulación irracional y deterioro.

- Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad

absoluta de que los documentos son idénticos.

- Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para

efectos archivísticos. Separando de cada pieza documental, las grapas,
clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos.

- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza

documental en sus diferentes etapas según estipula el ciclo vital de la
documentación.

- Enviar al Archivo Histórico mediante listas de remisión e inventariar los

documentos que han cumplido su vigencia secundaria e informativa, con
aprobación de los Coordinadores o responsable de Archivo de Central e
Histórico manteniendo un registro de transferencia.

7.5.4.3. Expurgo o eliminación documental del archivo intermedio.

Proceder a la eliminación de los documentos es determinar y ejecutar la destrucción

física documental por cualquier método, que garantice la imposibilidad de
reconstrucción de los mismos y su posterior utilización, sin perjuicio del posible
aprovechamiento del material o de alguno de sus componentes.

78
Tras correspondiente análisis efectuado en el archivo intermedio debe destacarse
tomando en cuenta las siguientes características: Históricas, administrativas,
jurídicas, fiscales e informativas, evaluando el motivo de su destrucción controlada y
formando una comisión de valoración y selección documental.

7.5.4.4. Método de muestreo

La utilización de tablas de valoración permitirá la eliminación del documento sin duda

alguna quedando fijado en una tabla descriptiva el documento original (muestreo) y
el que se va a eliminar aprobados oficialmente y publicados mediante informe de
descarte documental del archivo intermedio. Por la comisión de valoración y
calificadora de documentos.

Para tal acción se tiene que conformar un comité de valoración al interior de la

institución que esté integrado por las siguientes autoridades:

- Director de la Institución
- El director o jefe de la unidad de pertenencia de la documentación.
- Jefe inmediato superior de la Unidad Administrativa.
- Responsable de Archivos del MOPSV
- Técnico o encargado archivista de pertenencia de la documentación

La eliminación se realizara de forma ordenada y controlada, con base dictaminada

sobre el órgano rector del ministerio (la comisión), siendo necesario tomar los
siguientes aspectos para la eliminación de la documentación:

- Coordinar mediante un cronograma de eliminación de la

documentación que carece de valor según su competencia.

- El equipo de valoración mediante las tablas de valoración emitirá un

informe con la identificación de todas las series valoradas, y la

79
 validación de la documentación que pasara bajo custodia del archivo
Histórico.

- Para la eliminación de pequeñas series documentales es necesario

elevar un informe al inmediato superior con supervisión del
Responsable de archivos informando sobre mencionado acto.

- El archivo intermedio dentro de su competencia tiene la misión de

valorar y seleccionar la documentación a eliminar procederá a destruir
el material mediante la implementación de una trituradora.

- Las copias, los borradores y los papeles descartables, deberán ser

eliminados y estos deben ser picados de forma obligada. Por ningún
motivo deben ser entregados a personas ajenas a la institución en
forma indiscriminada.

- La eliminación de documentos se realizará con carácter obligatorio en

el archivo que corresponda de acuerdo con los plazos de permanencia
establecidas en las tablas de valoración.

- De toda eliminación se levantará acta por duplicado ejemplar, uno de

los cuales se remitirá a la Comisión de valoración y calificadora de
documentos en el plazo de diez días siguientes a la fecha de
eliminación.

7.6. Transferencias documentales del Archivo Intermedio al Archivo

histórico del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda.

El proceso de transferencia documental de archivo intermedio al archivo histórico

viene a ser el último resultado del proceso de valoración de la documentación
correspondiente al archivo intermedio con características mayores a los 35 años con

80
un valor permanente, se procederá a la conformación del Archivo Histórico. Las
transferencias tienen que ser necesarias mediante la elaboración de un acta e
informe de recepción documental y solicitud para custodia en los archivos históricos.

7.7. LOS ARCHIVOS HISTORICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS.

Del resultado del proceso de valoración de la documentación correspondiente al

archivo intermedio y de la acumulación de documentación con características
mayores a los 35 años con un valor permanente, se procederá a la conformación
del Archivo Histórico, que tiene como fin y función “administrar la riqueza documental
de la nación, transferida por el archivo intermedio. Que debe ser conservada frente a
cualquier riesgo potencial de deterioro o destrucción, desarrollando programas
permanentes de conservación”64. Representa la culminación final de la
administración documental en movimiento.

El archivo histórico, será la última fase del sistema integral de los archivos del
MOPSV mediante la aplicación y el uso del tratamiento archivístico, deberán estar
debidamente descritos y clasificados para darle un valor permanente indestructible,
es por eso que en nuestro manual de procedimientos de archivos Intermedios e
Históricos se dará mayor énfasis en su desarrollo.

¿Qué clase de documentos posee el Archivo histórico del MOPSV?

La composición de documentos con características históricas existentes en el

MOPSV data de una exquisita antigüedad cronológica aproximada entre (1904 –
1922), emergente del ejercido de sus funciones institucionales como cartera de
estado inicialmente llamado Ministerio de Fomento (MF) durante el Periodo Liberal
(1904) hasta después de la Revolución Nacional del 52 posteriormente nombrado
como Ministerio de Obras Publicas y Comunicaciones (MOPC) de 1940 – 1960, está
conformada mediante la existencia de un conjunto múltiple de “Tipologías

64
Luis Oporto Ordoñez, Gestión documental y Organización de archivos administrativos Pág. 72

81
Documentales” clasificados según su cronología 65 generada y dividida de acuerdo a
su estructura orgánica de entonces (Organigramas, creación y supresión de
dependencias, Manuales de funciones, manuales de procedimientos, reglamentos
66
internos institucionales) según señala la ISAD (G) aplicaremos a este nivel de
descripción, las partes documentales que componen el archivo Histórico del MOPSV
con “valor permanente” que esta expresada según sus diferentes Fondos,
instituciones, Direcciones, Unidades y entidades dependientes del Ministerio de
Fomento (MF) desde 1904, hasta el Ministerio de Obras Publicas y Comunicaciones
MOPC (1940 – 1960), tenemos como resultante los siguientes fondos documentales.

Valor permanente:
AÑOS DE
Nº FONDOS DOCUMENTALES SIGLA INSTITUCIONALI TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
ZACION

1 Ministerio De Gobierno Y Fomento MGF (1905 - 1920) Emisión de Cartas, Resoluciones

Ministeriales, Resoluciones Supremas,
Ministerio De Fomento Y Obras
2 MFOP (1921 - 1939) Decretos Supremos Informes según su
Publicas
competencia Técnicos y administrativos,
3 Ministerio De Comunicaciones MC (1925 - 1969) Planillas de Haberes, Pagos, Control de
ruta, Libros contables y de comercio,
4 Ministerio De Obras Publicas MOP (1938 – 1939) testamentos, actas, convenios, novelas,
escritos de cartas internas y externas
Ministerio De Obras Publicas Y con escritura paleográfica y dactilografía
5 MOPC (1940 – 1960) de valor permanente
Comunicaciones

El archivo histórico del ministerio de Obras Publicas tiene como función principal el
administrar la riqueza documental del estado plurinacional de Bolivia, posee un
enfoque potencial en el ámbito de preservar el patrimonio documental, cultural y
científico. Es significativo que en muchas carteras de estado excusen el tema de la
conformación de un Archivo Histórico a razón del poco valor institucional que se le
entrega y el exiguo conocimiento desarrollado por el profesional archivista, pero este
paradigma no puede excluirnos a que tengamos la visión de conformar y aplicar
nuestros archivos institucionales Históricos en vista de una mejoría en la
conformación y entrega de procedimientos de aplicación técnica y científica
65
Martha Rufeil. Manual de Teoría Archivística y Glosario , 1994 Pág.85-86
66
Norma ISAG (G). (General internacional Standard Archival Description) 66 Adoptada por el Comité de Normas de
Descripción del Consejo Internacional de Archivos (Estocolmo, 19-22 de septiembre de 1999) y aprobada en el XIV
Congreso Internacional de Archivos (Sevilla, 21-26 de septiembre del 2000).

82
enfocados en el desarrollo sistemático de los Archivos de Gestión, Centrales,
Intermedios e Históricos de nuestro ministerio.

La cantidad existente de documentación con Características Históricas en el

Ministerio de obras depende mucho de su composición, los archivos públicos
históricos tienen carácter oficial y pertenecen al estado, guardando los documentos
de la administración pública, dentro nuestra institución tenemos cinco Fondos
documentales Ministeriales desde 1905 hasta 1960 y instituciones descentralizadas
como los Institutos Nacionales de Vivienda (INV) Consejos de vivienda CONAVI,
sumando un total con alrededor de aproximadamente 500.00 metros lineales.

CUADRO GENERAL DE FONDOS EXISTENTES DEL ARCHIVO HISTORICO

METROS LINEALES
Nº APROX.
SIGLA FONDOS DOCUMENTALES AÑOS

1 10 ml. Aprox. MGF Ministerio De Gobierno Y Fomento (1905 - 1920)

2 10 ml. Aprox. MFOP Ministerio De Fomento Y Obras Publicas (1921 - 1939)

3 55 ml. Aprox. MC Ministerio De Comunicaciones (1925 - 1969)

4 15 ml. Aprox. MOP Ministerio De Obras Publicas (1938 – 1939)

5 65 ml. Aprox. MOPC Ministerio De Obras Publicas Y Comunicaciones (1940 – 1960)

6 345 ml. Aprox. CONSEJOS I.V.S. - I.N.V. - CONAVI - EX CONSEJOS (1951 - 1978)

500 TOTAL APROX.

Fuente elaboración propia.

83
Constituyéndose en un valioso patrimonio documental, que servirá para la
investigación histórica, aunque tangencialmente pueden servir para propósitos de
carácter legal, según su condición y tipología documental como el caso de
documentación de dotación de viviendas como los consejos de vivienda. Según
nuestra investigación censo de documentos la existencia y cantidades de los mismos
de resumen en el cuadro general.

7.8. MÉTODOS DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DEL ARCHIVO

INTERMEDIO E HISTÓRICO DEL MOPSV.

Los documentos históricos están expuestos a la destrucción y al deterioro, por el

paso de los años, por la mala calidad del papel, de la tinta, o el material tactigrafico
que desprende carbón entre otros factores que corroen el documento, se debe a los
factores externos climáticos humedad, existencia de hongos, o por la acción de los
insectos nocivos y desfavorables para la preservación, otros actores la falta de
limpieza y fumigación es necesario que la documentación con características
históricas sea condicionado con métodos de conservación y restauración.

7.8.1. Conservación y restauración del archivo histórico.

El concepto archivístico manejado, se entiende por conservación a la decisión

adoptada, tras la fase de valoración, por la que se resuelve no destruir los
documentos, permitiendo su uso permanente. La preservación documental consiste
en realizar las labores pertinentes para el adecuado manejo de los documentos que
se encuentran dentro del repositorio de los archivos históricos:

7.8.1.1. Conservación
- Ofrecer el mantenimiento físico a la documentación (limpieza y aseo, quitando
todo tipo de artículos que vengan adheridos a la pieza documental, tales
como clips, grapas, cintas, prensas metálicas, etc.)

84
- Mantener los documentos dentro de cajas acondicionadas especiales para la
conservación.
- Dotación de aparatos de aire acondicionado y des humificadores en buen
estado para mantener los niveles de temperatura y humedad relativa en los
depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y
T.16% C).
- Proporcionar de una estructura física acorde a un depósito donde las
instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén
en perfecto estado.
- Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo
de hongos o cualquier otro animal que deteriore los documentos.

7.8.1.2. Restauración

- El Técnico de Archivo capacitado tiene bajo misión guiar y asesorar sobre la

calidad de los soportes documentales en prevención de su mejor
conservación. Igualmente propondrá la adopción de medidas oportunas para
la restauración de documentos deteriorados.

- Propondrá la adopción de las medidas oportunas para la restauración de

documentos, previo informe técnico perceptivo en coordinación con el
Responsable de archivos históricos.

- Restaurar los documentos que vengan dañados o que se dañen en su

manejo, y a la hora de limpiarlos.

85
 CAPITULO IV

NORMATIVA Y DISPOSICIONES.

8. MARCO LEGAL

Para la conformación del Presente “Manual de procedimientos de los Archivos

Intermedios e Históricos del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda”, se
han tomado en cuenta las siguientes normativas y disposiciones legales (artículos):

CICLO
ARCHIVO LEGISLACIÓN GENERAL LEGISLACIÓN ESPECÍFICA
VITAL
CPE Art. 21, 24, 237 Ley 1178 (SAFCO)
Ley 164 (Telecomunicaciones, Tecnologías de
Documentación Activa

Código Civil
Información y Comunicación)
Código Penal Ley 2341 (Procedimiento Administrativo)
Gestión Código de Comercio D.S. 27113 (Reg. L 2341)
Ley 1455 (Ley de Organización
D.S. 22144 (Doc. Pública Activa)
Judicial)
D.S. 23318-A (Responsabilidad
D.S. 23934 (RCP)
por la Función Pública)
Ley 004 (M. Quiroga) D.S. 28168 (Acceso a la Información)
CPE Ley Notarial
n Permanente Semiactiva e Inactiva
Documentación

Código Civil D.S. 22145 (Documentación Pública Inactiva)

Código Penal D.S. 22146 (Repositorio)
Central -
Intermedio Código de Comercio D.S. 22396 (Doc. Privada)
Ley 1455 (Ley de Organización
D.S. 9777 (Archivo La Paz)
Judicial)
Ley 2341 (Proc. Administrativo) D.S. 25046 (RIPE)
Documentació

CPE D.S. 5758 (Transf. ABNB >35años)

Código Civil D.S. 13957 (Prohíbe la destrucción de doc.)
Histórico
Código Penal
Código de Comercio
Fuente: Extracto del libro Legislación Boliviana Luis Oporto 2007

8.1. LEGISLACIÓN BOLIVIANA

Es importante las disposiciones oficiales promulgadas por nuestra legislación

nacional que garanticen el goce de los derechos ciudadanos en nuestro país
salvaguardando la reserva de la información documental a causa de la seguridad
nacional, el derecho de acceso libre y de petición contemplado en la Constitución

86
política del Estado CPE, y según las jerarquías normativas como las Leyes (norma
general de alcance nacional), Decretos Supremos (norma sectorial o de carácter
reglamentario), Resolución Suprema (norma específica complementaria), Resolución
(norma específica), reglamento (norma interna) que se aluden y detallan a
continuación empezando con nuestra carta magna:

8.2. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO PLURINACIONAL.

Promulgada y aprobada por la asamblea constituyente de Bolivia y conciliada por el

Congreso Nacional el 07 de febrero de 2009, la Constitución Política del Estado
Plurinacional, es el primer elemento reflexivo que pone de manifiesto las bases y
estructuras primarias en lo que hace a la administración de los recursos y
repositorios documentales mediante legislación de nuestro territorio nacional,
reconoce de manera explícita los derechos fundamentales del ciudadano y establece
para los servidores públicos obligaciones y acciones acerca de la información y
documentación: el derecho a petición, acceso a la información, el manejo de los
archivos, el régimen de reserva de la información y la protección del patrimonio
nacional de esta manera se podrá instaurar el Manual de procedimientos de los
Archivos Intermedios e Históricos del Ministerio de Obras Públicas Servicios,
según los siguientes artículos referidos

- Acceso a la información. Art, 21 inc. 6: “A acceder a la información,

interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera individual o
colectiva”

La interpretación de este artículo de la CPE señala desde la base de los derechos

civiles el acceso de la información universal libremente y equitativa de la población
boliviana a obras y servicios de calidad, en telecomunicaciones, transportes y
vivienda, en armonía con la naturaleza propuesta en la Misión Institucional del
MOPSV.

87
 - Derecho de petición Art. 24:
“Toda persona tiene derecho a la petición de manera individual o
colectiva, sea oral o escrita, y a la obtención de respuesta formal y pronta.
Para el ejercicio de este derecho no se exigirá más requisito que la
identificación del peticionario”.

El Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda MOPSV, dentro de sus

principios y valores institucionales posee dos particularidades que reflejan la
obligación de brindar libre información de manera fidedigna mediante simple petición
El reconocimiento de “Legitimidad” pleno del Soberano a los actos de la
administración pública, cuando éstos sean justos y respondan a sus necesidades a
simple petición y el proceder con “Legalidad” actuar en el marco de las
disposiciones legales vigentes en el país que responden a la voluntad soberana del
pueblo.

- Obligaciones en el ejercicio de la función pública. Art. 237, inciso I,

“Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la
función pública, sin que puedan sustraerlos ni destruirlos. La ley regulara
el manejo de los archivos y las condiciones de destrucción de los
documentos públicos”.

Está claro la conformación de los archivos de gestión propiamente dicho desde las
oficinas públicas los documentos deben de ser inventariados custodiados los
servidores públicos del MOPSV están en la clara obligación de accionar la
conservación de documentos desde la gestión pública.

Los principios de “Ética” y “Responsabilidad” del Ministerio de Obras Publicas

Servicios y Vivienda MOPSV resumen el compromiso del Servidor público o
servidora publica que lo conduce a un correcto desempeño personal y laboral de
obligación por la documentación propia de la función pública y asumir las

88
consecuencias de los actos y omisiones en el desempeño de las funciones así
también la reserva de la documentación señalada en art 237.

- Reserva de la documentación. Art 237, inciso II.

“Guardar secreto respecto a las informaciones reservadas que no podrán
ser comunicadas incluso después de haber cesado en las funciones
(calificación de información reservada previsto en la ley). Se determinaran
sanciones al que no lo haga”.

- Artículo 99 CULTURAS.
Para nuestro objeto de estudio es necesario tomar en cuenta este artículo
interpretarlo, desarrollando, acercándonos desde una visión documental cultural:

I. “El patrimonio cultural del pueblo boliviano es inalienable, inembargable

e imprescriptible. Los recursos económicos que generen se regularán
por la ley, para atender prioritariamente a su conservación,
preservación y promoción”.

El término “Patrimonio cultural”, como concepto es el testimonio material del

progreso humano a través de las más altas manifestaciones del intelecto y de la
sensibilidad” 67

El primer punto de este artículo señala el patrimonio cultural como inalienable,

inembargable, e imprescriptible, dentro de sus componentes es necesario destacar
lo tipos de patrimonio: natural, económico y cultural es importante su descripción
específica como objeto de estudio el “patrimonio cultural documental” el Ministerio de
Obras Públicas Servicios y Vivienda MOPSV al poseer documentación existente de
fondos exclusivos únicos e intransferibles merece de procedimientos notables de
conservación y preservación a la postre para su difusión o promoción

67
Enciclopedia Jurídica Omeba, Tomo XIX p, 979 Buenos Aires, Bibliografía Omeba 1991.

89
 II. “El Estado garantizará el registro, protección, restauración,
recuperación, revitalización, enriquecimiento, promoción y difusión
de su patrimonio cultural, de acuerdo con la ley”.

Son obligaciones constitucionales referidas a la gestión del patrimonio cultural, que

implican necesariamente la creación de una infraestructura amplia y suficiente,
especializada y bien equipada, a nivel nacional, por lo que el MOPSV está en la
obligación de ocuparse de esta responsabilidad, la protección que debe entenderse
como la creación de registros (inventarios, bases de datos y listas), archivos y
bibliotecas (revitalización, enriquecimiento, promoción y difusión) centros científicos
de conservación (protección, restauración), que formaran parte integral de los
centros, museos e institutos de investigación científica 68

III. “La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica, documental,

y la procedente del culto religioso y del folklore, es patrimonio cultural
del pueblo boliviano, de acuerdo con la ley”.

Documental porque contienen una información inédita y única, generados en forma

natural como consecuencia de las actividades o competencias de las distintas
Instituciones, que son el subproducto de los procesos administrativos, y se
convierten en la prueba tangible de sus actividades pasadas y presentes

8.3. CODIGOS:
8.3.1. CÓDIGO CIVIL (1975)
Art. 1287.- (Concepto). Incisos I y II. Art. 1288.- (Conversión).Art. 1289.- (Fuerza
Probatoria). Incisos I, II y III. Art. 1290.- (Declaraciones En Favor De Otro). Incisos I,
II y III. Art. 1291.- (Términos Enunciativos). Incisos I. y II. Art. 1292.- (Contra -
Documento). Incisos I. y II. Art. 1293.- (Transcripciones). Art. 1294.- (Documentos
Celebrados En El Extranjero). Incisos I. y II. Art. 1295.- (Documentos De Personas

68
Acceso a la Información Pública, Archivos y Bibliotecas, CPE, Luis Oporto Ordoñez, 2010.

90
Que No Saben O No Pueden Firmar). Art. 1296.- (Despachos, Títulos Y Certificados
Públicos). Incisos I. y II Art. 1297.- (Eficacia Del Documento Privado Reconocido).
Art. 1298.- (Reconocimiento Legal Del Documento Privado). Art. 1299.- (Documentos
Otorgados Por Analfabetos).

8.3.2. CÓDIGO PENAL (1997)

Articulo 142. (Peculado). Articulo 223. (Destrucción O Deterioro De Bienes Del
Estado Y La Riqueza Nacional). Artículo 358. (Daño Calificado)

8.3.3. CÓDIGO DE COMERCIO (1977)

Art. 10.- (Empresas Estatales). Art. 36. - (Obligación De Llevar Contabilidad).Art. 37.-
(Clases De Libros). Art. 40.- (Forma De Presentación De Los Libros). Art. 42.-
(Prohibiciones.) Art. 46.- (Inventarios Y Balances). Art. 51.- (Archivo De
Correspondencia). Art. 65.- (Archivo Y Reproducción De Documentos). Art. 102.-
(Libro De Registro).

8.4. LEYES
8.4.1. LEY Nº 1178 DE 20 DE JULIO DE 1990 LEY DE SISTEMA DE
ADMINISTRACION Y CONTROL GUBERNAMENTALES.
Artículo 1º. La presente ley regula los sistemas de administración y de control de los
recursos del estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e
Inversión Pública, con el objeto de:
b) Disponer de información útil, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad
de los informes y estados financieros.
c) Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena
responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no solo de los objetivos a
que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados sino también
de la forma y resultado de su aplicación.

Artículo 28º. Todo servidor público responderá de los resultados emergentes del
desempeño de las funciones, deberes y atribuciones asignados emergentes del

91
desempeño de las funciones, deberes y atribuciones asignados a su cargo. A este
efecto:
a) La responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil, y penal se determinara
tomando en cuenta los resultados de la acción u omisión.

Sobre el tema, el libro de Oporto y Campos (2008), mencionan que por primera vez
se señala la obligatoriedad de establecer archivos de gestión, accesibles, ordenados
y protegidos, subraya lo siguiente:
(…) esta norma provoca un dramático impacto en la praxis archivística boliviana,
pues detiene abruptamente la destrucción sistemática de la memoria institucional.
Desde entonces los servidores públicos se cuidan de sustraer, destruir o vender
ninguna documentación, pues esta se encuentra protegida por la Contraloría
General de la República, que interviene con el sistema de control posterior, en el
manejo administrativo financiero de la institución. (p. 40) Con la promulgación de la
Ley 1178 se detuvo el saqueo, destrucción y negligencia para la conservación
documental en las Instituciones públicas. En consecuencia, y en vigencia de esta
ley, tanto las entidades públicas como privadas están en la obligación de conservar y
organizar sus archivos. Así, se debe cumplir con la Ley de Administración y de
Control de los recursos del Estado, disponiendo la información útil, oportuna y
confiable de sus fuentes, considerada ésta como recurso básico para el desarrollo
de las actividades de los servidores públicos, en especial en el cumplimiento de sus
funciones

8.4.2. LEY 2027, DE 27 DE OCTUBRE DE 1999, DEL ESTATUTO DEL

FUNCIONARIO PÚBLICO
- Artículo 7º (Derechos).
e) A recibir y conocer información oportuna, de las autoridades institucionales
sobre aspectos que puedan afectar el desarrollo de sus funciones.
- Artículo 8º (Deberes). Los servidores Públicos tienen los siguientes deberes:

92
f) La información de los asuntos de la administración debe ser pública y
transparente. Los servidores públicos tienen el deber de proporcionarla salvo
las limitaciones establecidas por ley.
h) Conservar y mantener, la documentación y archivos sometidos a su custodia,
así como proporcionar oportuna y fidedigna información, sobre los asuntos
inherentes a su función.

- Artículo 9º (Prohibiciones). Los servidores públicos están sujetos a las siguientes

prohibiciones:
h) Disponer o utilizar información previamente establecida como confidencial y
reservada en fines distintos a los de su función administrativa.

En resumen se mencionan los deberes y obligaciones de los servidores públicos,

como lo destacan los autores Oporto y Campos (2009) “se reconoce a los
servidores de la Administración Estatal como custodios de la documentación a su
cargo, por ende, con facultades para el servicio fedatario, introduciendo el
concepto de responsabilidad en sus funciones documentarias” (pág. 41)

8.4.3. LEY 2341- DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE 23 DE ABRIL DE

2002.
Articulo 1º (Objeto de la Ley).- La presente Ley tiene por objeto:
a. Establecer las normas que regulan la actividad administrativa y el procedimiento
administrativo del sector público;
b. Hacer efectivo el ejercicio del derecho de petición ante la Administración Pública;
c. Regular la impugnación de actuaciones administrativas que afecten derechos
subjetivos o intereses legítimos de los administrados; y,
d. Regular procedimientos especiales.
Articulo 2º (Ámbito De Aplicación).
I. La Administración Pública ajustará todas sus actuaciones a las disposiciones de la
presente Ley. A los efectos de esta Ley, la Administración Pública se encuentra
conformada por:

93
a. El Poder Ejecutivo, que comprende la administración nacional, las
administraciones departamentales, las entidades descentralizadas o
desconcentradas y los Sistemas de Regulación SIRESE, SIREFI y SIRENARE; y,
b. Gobiernos Municipales y Universidades Públicas.
II. Los Gobiernos Municipales aplicarán las disposiciones contenidas en la presente
Ley, en el marco de lo establecido en la Ley de Municipalidades.
III. Las Universidades Públicas, aplicarán la presente Ley en el marco de la
Autonomía Universitaria.
IV. Las entidades que cumplan función administrativa por delegación estatal
adecuarán necesariamente sus procedimientos a la presente Ley.

Articulo 3º (Exclusiones y Salvedades).

I. La presente Ley se aplica a todos los actos de la Administración Pública, salvo
excepción contenida en ley expresa.
II. No están sujetos al ámbito de aplicación de la presente Ley:
a. Los actos de Gobierno referidos a las facultades de libre nombramiento y
remoción de autoridades;
b. La Defensoría del Pueblo;
c. El Ministerio Público;
d. Los Regímenes agrario, electoral y del sistema de control gubernamental, que se
regirán por sus propios procedimientos;
e. Los Actos de la Administración Pública, que por su naturaleza, se encuentren
regulados por normas de derecho privado; y,
f. Los procedimientos internos militares y de policía que se exceptúen por ley
expresa.

Articulo 4º (Principios Generales de la Actividad Administrativa).- La actividad

administrativa se regirá por los siguientes principios:
a. Principio fundamental: El desempeño de la función pública está destinado
exclusivamente a servir los intereses de la colectividad;

94
b. Principio de auto tutela: La Administración Pública dicta actos que tienen efectos
sobre los ciudadanos y podrá ejecutar según corresponda por sí misma sus
propios actos, sin perjuicio del control judicial posterior;
c. Principio de sometimiento pleno a la ley: La Administración Pública regirá sus
actos con sometimiento pleno a la ley, asegurando a los administrados el debido
proceso;
d. Principio de verdad material: La Administración Pública investigará la verdad
material en oposición a la verdad formal que rige el procedimiento civil;
e. Principio de buena fe: En la relación de los particulares con la Administración
Pública se presume el principio de buena fe. La confianza, la cooperación y la
lealtad en la actuación de los servidores públicos y de los ciudadanos, orientarán
el procedimiento administrativo;
f. Principio de imparcialidad: Las autoridades administrativas actuarán en defensa
del interés general, evitando todo género de discriminación o diferencia entre los
administrados;
g. Principio de legalidad y presunción de legitimidad: Las actuaciones de la
Administración Pública por estar sometidas plenamente a la Ley, se presumen
legítimas, salvo expresa declaración judicial en contrario;
h. Principio de jerarquía normativa: La actividad y actuación administrativa y,
particularmente las facultades reglamentarias atribuidas por esta Ley, observarán
la jerarquía normativa establecida por la Constitución Política del Estado y las
leyes;
i. Principio de control judicial: El Poder Judicial, controla la actividad de la
Administración Pública conforme a la Constitución Política del Estado y las
normas legales aplicables;
j. Principio de eficacia: Todo procedimiento administrativo debe lograr su finalidad,
evitando dilaciones indebidas;
k. Principio de economía, simplicidad y celeridad: Los procedimientos administrativos
se desarrollarán con economía, simplicidad y celeridad, evitando la realización de
trámites, formalismos o diligencias innecesarias;

95
l. Principio de informalismo: La inobservancia de exigencias formales no esenciales
por parte del administrado, que puedan ser cumplidas posteriormente, podrán ser
excusadas y ello no interrumpirá el procedimiento administrativo;
m. Principio de publicidad: La actividad y actuación de la Administración es pública,
salvo que ésta u otras leyes la limiten;
n. Principio de impulso de oficio: La Administración Pública está obligada a impulsar
el procedimiento en todos los trámites en los que medie el interés público;
o. Principio de gratuidad: Los particulares sólo estarán obligados a realizar
prestaciones personales o patrimoniales en favor de la Administración Pública,
cuando la Ley o norma jurídica expresamente lo establezca; y,
p. Principio de proporcionalidad: La Administración Pública actuará con
sometimiento a los fines establecidos en la presente Ley y utilizará los medios
adecuados para su cumplimiento.

Articulo 14º (Gestores o Tramitadores).- Las actuaciones administrativas de mero

trámite, podrán ser realizadas por gestores o tramitadores debidamente facultados
mediante carta notariada. El Poder Ejecutivo mediante Decreto Supremo regulará los
requisitos para el ejercicio de esta actividad.

Articulo 16º (Derechos de las Personas).- En su relación con la Administración

Pública, las personas tienen los siguientes derechos:

a. A formular peticiones ante la Administración Pública, individual o

colectivamente;
b. A iniciar el procedimiento como titular de derechos subjetivos e intereses
legítimos;
c. A participar en un procedimiento ya iniciado cuando afecte sus derechos
subjetivos e intereses legítimos;
d. A conocer el estado del procedimiento en que sea parte;
e. A formular alegaciones y presentar pruebas;

96
 f. A no presentar documentos que estuviesen en poder de la entidad
pública actuante;
g. A que se rectifiquen los errores que obren en registros o documentos
públicos, mediante la aportación de los elementos que correspondan;
h. A obtener una respuesta fundada y motivada a las peticiones y
solicitudes que formulen;
i. A exigir que las actuaciones se realicen dentro de los términos y plazos
del procedimiento;
j. A obtener certificados y copias de los documentos que estén en poder de
la Administración Pública, con las excepciones que se establezcan
expresamente por ley o disposiciones reglamentarias especiales;
k. A acceder a registros y archivos administrativos en la forma establecida
por ley;
l. A ser tratados con dignidad, respeto, igualdad y sin discriminación; y,
m. A exigir que la autoridad y servidores públicos actúen con
responsabilidad en el ejercicio de sus funciones.

Articulo 18º (Acceso a Archivos y Registros y Obtención de Copias).

I. Las personas tienen derecho a acceder a los archivos, registros públicos y a los
documentos que obren en poder de la Administración Pública, así como a
obtener certificados o copias legalizadas de tales documentos cualquiera que
sea la forma de expresión, gráfica, sonora, en imagen u otras, o el tipo de
soporte material en que figuren.
II. Toda limitación o reserva de la información debe ser específica y estar regulada
por disposición legal expresa o determinación de autoridad administrativa con
atribución legal establecida al efecto, identificando el nivel de limitación. Se
salvan las disposiciones legales que establecen privilegios de confidencialidad o
secreto profesional y aquellas de orden judicial que conforme a la ley,
determinen medidas sobre el acceso a la información.
III. A los efectos previstos en el numeral anterior del derecho de acceso y obtención
de certificados y copias no podrá ser ejercido sobre los siguientes expedientes:

97
 a. Los que contengan información relativa a la defensa nacional, a la
seguridad del Estado o al ejercicio de facultades constitucionales por
parte de los poderes del Estado.
b. Los sujetos a reserva o los protegidos por los secretos comercial,
bancario, industrial, tecnológico y financiero, establecidos en
disposiciones legales.

Articulo 21º (Términos y Plazos).

I. Los términos y plazos para la tramitación de los procedimientos
administrativos se entienden como máximos y son obligatorios para las
autoridades administrativas, servidores públicos y los interesados.
II. Los términos y plazos comenzarán a correr a partir del día siguiente hábil a
aquél en que tenga lugar la notificación o publicación del acto y concluyen al
final de la última hora del día de su vencimiento.
III. Las actuaciones administrativas que deban ser realizadas por personas que
tengan su domicilio en un Municipio distinto al de la sede de la entidad
pública que corresponda, tendrán un plazo adicional de cinco (5) días, a
partir del día de cumplimiento del plazo.

Articulo 22º (Registros).- Las entidades públicas llevarán un registro general en el

que se hará constar todo escrito o comunicación que se haya presentado o que se
reciba en cualquier unidad administrativa. También se anotarán en el mismo registro
las salidas de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a
particulares.

Articulo 23º (Formación de Expedientes).- Se deberá formar expediente de todas

las actuaciones administrativas relativas a una misma solicitud o procedimiento. Los
escritos, documentos, informes u otros que formen parte de un expediente, deberán
estar debida y correlativamente foliados.

98
Articulo 24º (Desglose).- El desglose de documentos deberá ser solicitado por
escrito, debiendo la autoridad administrativa o el servidor público proceder al mismo
en el plazo máximo de tres (3) días, dejando copia de ellos en el expediente.

Articulo 25º (Reposición del Expediente).

I. En caso de pérdida de un expediente o documentación integrante de éste, la
autoridad administrativa correspondiente, ordenará su reposición inmediata.
El interesado aportará copia de todo escrito, diligencia o documentos que
cursen en su poder. Por su parte, la Administración Pública repondrá copias
de los instrumentos que estén a su cargo.
II. Además de la responsabilidad por la función pública que pudiera
corresponderles, los servidores públicos encargados de la custodia y guarda
de los expedientes, deberán correr con los gastos de la reposición.

8.4.4. LEY GENERAL 164 DE 8 DE AGOSTO DE 2011, DE

TELECOMUNICACIONES, TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN (TIC’S). Art. 75, 77 y 78
Esta ley establece el régimen general de telecomunicaciones y tecnologías de
información y comunicación, del servicio postal y el sistema de regulación,
garantizando el derecho humano individual y colectivo a la comunicación. Dentro de
sus objetivos se encuentran: garantizan la distribución y uso eficiente del recurso
natural y limitado del espectro radioeléctrico, asegurar el acceso universal de los
servicios de telecomunicaciones TIC’s, garantizar el desarrollo de convergencia, y
precautelar la conservación del medio ambiente y promover el uso de TIC’s mejorar
las condiciones de vida. La Ley establece que el alcance a esta norma será hacia
todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o
extranjeras, cooperativas y comunitarias.
Los principios de esta ley son: acceso universal, accesibilidad a los servicios,
calidad, continuidad, inviolabilidad, innovación, neutralidad tecnológica,
plurinacionalidad, protección de medio ambiente y solidaridad. En su Art. 75 define el
nivel central del Estado, el que promueve la incorporación del Gobierno Electrónico a

99
los procedimientos gubernamentales, y a la prestación de sus servicios y a la
difusión de información, mediante una estrategia enfocada al servicio de la
población. En su Art. 77 refiere que los órganos Ejecutivo, Legislativo, Judicial y
Electoral promoverán y priorizarán la utilización del software libre y estándares
abiertos, en el marco de la soberanía y seguridad nacional. En su Art. 78 menciona
que ésta tendrá validez jurídica y probatoria, pues el acto o negocio jurídico
realizado por persona natural o jurídica de un documento digital, deberá ser
aprobado por las partes, a través de firma digital

8.5. DECRETOS
8.5.1. DECRETO SUPREMO Nº 05918 DE 04 DE DICIEMBRE DE 1961.
Transferencia al Archivo Nacional de la documentación oficial y Nacional
existente en reparticiones del Estado con más de treinta y cinco años de uso.

Artículo 1. La documentación de carácter público, oficial y nacional existente en las

reparticiones del Estado que tiene más de treinta y cinco años de uso, deberá
entregarse al Archivo Nacional. Esta disposición comprende a la Presidencia de la
República, Ministerios de estado y cualesquiera otras oficinas estatales de carácter
nacional.

Artículo 2. El ministerio de Educación atenderá a los gastos que demanden el

traslado, instalación y adecuada organización de estos papeles en el Archivo
Nacional.

8.5.2. DECRETO SUPREMO Nº 05758 DE 07 DE Abril de 1961

Artículo 1. Dispone que la documentación de carácter público, oficial, y nacional,
existente en las reparticiones del Estado, con más de treinta y cinco años de uso
debía entregarse al Archivo Nacional, sin que se hubiera podido ejecutar esa
disposición por falta de recursos económicos del Ministerio de Educación, que debía
atender los gastos de traslado, instalaciones y adecuada organización de estos
papeles.

100
8.5.3. DECRETO SUPREMO Nº 09777 DE 15 de Junio de 1971.
Trasferencia de documentos al Archivo La Paz de la UMSA.
Artículo 1. Dispone la documentación de carácter público, oficial y nacional,
existente en las reparticiones del Estado, con más de treinta y cinco años de
antigüedad, deberá entregarse al Archivo La Paz, dependiente del Rectorado de la
Universidad Mayor de San Andrés, Esta disposición comprende a la Presidencia de
la República, Ministerios y cualesquiera otras oficinas estatales de carácter nacional,
con excepción de los Ministerios del Interior, Relaciones Exteriores y Culto y de
Defensa Nacional.

Artículo 2. Las solicitudes de entrega de los materiales archivísticos serán

formuladas por el Rector de la Universidad Mayor de San Andrés ante el Ministro
Secretario General de la Presidencia de la República y serán aprobados por los
Ministerios y entidades públicas mediante resolución.

Artículo 3. Se autoriza a la corte superior del Distrito Judicial de La Paz entregar en

custodia al Archivo de La Paz, dependiente del Rectorado de la Universidad Mayor
de San Andrés sus archivos judiciales y los archivos notariales del Departamento,
con fecha anterior al 01 de enero de 1900.

Artículo 4. Se la Universidad Mayor de San Andrés atenderá los gastos que

demande el traslado de los materiales documentales señalados en el presente
Decreto Supremo y a las demás funciones propios del Archivo de La Paz.

8.5.4. DECRETO SUPREMO Nº 13956 de 10 de septiembre de 1976

Articulo 1º. Declarase de Utilidad Nacional el Programa de Desarrollo del Servicio
de Archivos y Documentos Públicos de Bolivia.

Articulo 2º. El personal de la Administración Central, descentralizada,

desconcentrada, local y universitaria en todas sus categorías, deberá prestar con

101
máxima eficacia y celeridad, la cooperación que le sea solicitada por los personeros
del programa, en cualquiera de las fases de este

Articulo 3º. A los fines de este decreto, la denominación de documentaciones y

documentos públicos comprende a todos los producidos, reproducidos, recibidos y
en general obtenidos, como consecuencia de los trámites oficiales de cualesquiera
de las entidades públicas comprendidas en el Art. 2º o de sus representantes
legítimos, en cualquier época de la República de Bolivia, a partir del año 1825, y que
correspondan a las clases siguientes:…

8.5.5. DECRETO SUPREMO Nº 13957 de 10 de septiembre de 1976

La norma base de nuestro proyecto, la conformación de los archivos intermedios e
Históricos del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda radica
principalmente en el estudio y aplicación de este Decreto Supremo que subraya la
concentración de un repertorio intermedio dotado de los requisitos necesarios de
eficacia y seguridad contra todo riesgo donde se podrán instalar separadamente,
mantener, consultar, y evaluar para fines de disposición posterior, los documentos
públicos inactivos, pero que pueden tener un valor incalculable para la investigación
sobre estudios bolivianos, queda absolutamente prohibida su incineración venta,
desecho y eliminación.

Articulo 1º. Estando en estudio la provisión de un repositorio intermedio dotado de

los requisitos necesarios de eficacia y seguridad contra todo riesgo donde se podrán
instalar separadamente, mantener, consultar y evaluar para fines de disposición
posterior los documentos públicos inactivos, o sea los que ya no se necesitan para
tramites actuales pero pueden tener valor incalculable para la investigación sobre
estudios bolivianos, queda absolutamente prohibida su incineración, venta desecho
y eliminación por cualquier medio que se haga.

102
Articulo 2º. Esta prohibición alcanza a todas las entidades de la Administración
Central, descentralizada, desconcentrada, local y universitaria.

Articulo 3º. Las entidades públicas que cuentan al presente con depósitos de
emergencia, en su edificio propio o fuera de él, dotados de requisitos aceptables de
eficacia y seguridad contra todo riesgo para la instalación de sus documentos
inactivos, instalaran y continuaran instalando en ellos esas documentaciones.

Articulo 4º. Las entidades públicas que no cuenten al presente con los depósitos de
emergencia aceptables contenidos en el articulo 3ª deberán dar de inmediato los
pasos necesarios para proveer esos depósitos al efecto de instalar en ellos sus
documentos inactivas.

Artículo 5º. Los archivos, conjuntamente con los funcionarios del nivel superior a
cargo de los documentos de las entidades públicas, deberán iniciar de inmediato,
por escrito las representaciones conducentes a evitar las eliminaciones de los
documentos a su cargo y a procurar mejores condiciones de mantenimiento.

Articulo 6º. La no aplicación de estas medidas dará lugar a sanciones penales o

administrativas, no sólo contra los autores directos, cómplices, factores y
encubridores de la eliminación de documentos públicos, sino también contra los
funcionarios que por su falta de celo ocasionen o permitan dichas eliminaciones, así
como contra las personas particulares y entidades en la compra de
documentaciones públicas para fines industriales o comerciales. Que prescribe la
prohibición de incinerar, vender, desechar y eliminar documentos públicos inactivos.

8.5.6. DECRETO SUPREMO Nº 22144 de 02 de Marzo de 1989

Articulo 1º. Se declara de máxima utilidad y necesidad, nacionales todas las
documentaciones públicas, según definición del artículo 3. De este decreto, por
constituir bienes y recursos del país indispensables para la administración pública, la

103
información e investigación científica, promoción de la conciencia cívica y el
desarrollo nacional.

Articulo 2º. Declarase de utilidad y necesidad nacionales, la obligación del estado

de precautelar la preservación y accesibilidad de las documentaciones públicas para
los fines mencionados en el articulo I.

Articulo 3º. Se define como documentaciones públicas, las resultantes de la función,

actividad y tramites de cualquier estructura administrativa CENTRAL. Presidencia de
la repúblicas y ministerios de estado, DESCENTRALIZADAS: Corporaciones
regionales de desarrollo, instituciones públicas, empresas públicas o mixtas,
DESCONCENTRALIZADAS: Unidades regionales, administración departamental y
LOCALES: Municipalidades, así como las JUDICIALES Y universitarias.

Artículo 4°. La obligación del estado comprende a las siguientes documentaciones

públicas, en todo su curso vital:

a) Documentaciones ACTIVAS, ósea las que se produce diariamente en las

entidades públicas y se encuentran en estas de uso actual, para el
cumplimiento de sus funciones actividades y tramites inmediatos.

b) Documentaciones INACTIVAS, es decir las que han ingresado en receso, no

siendo ya necesarias para el uso administrativo actual, pero se hallan
alojadas todavía en las oficinas de origen o han sido retiradas a cualquier
deposito dentro de la misma repartición o en locales de su dependencia,
entendiéndose que estas documentaciones inactivas, sin uso para la
administración actual tiene un alto valor potencial indicadas en el artículo 1.

c) Documentos de VALOR PERMANENTE, es decir las que han sido ya

transferidas a los archivos públicos, por haberse reconocido su valor para
todas las finalidades ulteriores indicadas en el articulo I

104
Este decreto señala que la documentación inactiva tiene un carácter indispensable
para la administración pública. El Área de Archivo del Ministerio de Obras cuenta con
documentación Inactiva dentro de la prescripción Legal del valor del documento y su
plazo de conservación archivística, pero en la actualidad dicha documentación está
contemplada y sujeta a consultas internas frecuentes, razón por la cual la
documentación inactiva dentro de la prescripción de tiempo de acuerdo a la
siguiente tabla en mención; continua siendo solicitada y requerida por funcionarios
de nuestra institución como en los caso del CONAVI y FONVIS con características
cronológicas y un grado de valor Intermedio e histórico. Solo cuando prescriba
definitivamente sus valores será remitido al archivo nacional según DS. Nº 05758 del
07 de abril de 1961.
TABLA DE VALOR ESENCIAL DEL DOCUMENTO
PLAZOS DE
VALORES VALORES PRESCRIPCION LEGAL DEL
FASES DEL CICLO VITAL TIPOS DE ARCHIVO CONSERVACION
GENERICOS DOCUMENTALES VALOR
ARCHIVISTICA

ADMINISTRATIVO 2 AÑOS ACTIVA GESTION 2 AÑOS

PRIMARIOS FISCAL 5 AÑOS ACTIVA GESTION 5 AÑOS

LEGAL 10 AÑOS INACTIVA CENTRAL 15 AÑOS

INFORMATIVO 0 INACTIVA INTERMEDIO 35 AÑOS

SECUNDARIOS
HISTORICO 0 PERMANENTE HISTORICO 0

8.5.7. DECRETO SUPREMO Nº 22145 de 11 de Julio de 1989

Articulo 1. Se declara de utilidad y necesidad nacionales las documentaciones
inactivas, definidas en el Artículo 2 del presente decreto, pertenecientes a la
administración central, descentralizada, local, judicial y universitaria, siéndoles
aplicable al artículo 191 de la constitución política que pone la riqueza documental
del país bajo la protección del estado.

Articulo 2°. Entiéndase por documentaciones publicas inactivas a los efectos de

este decreto supremo, aquellas que siendo producto o efecto de la función, actividad
y tramites específicos de cualquier entidades públicas y habiendo en uso durante el

105
lapso de su servicio activo, ingresan en receso y acaban retiradas en depósitos,
dentro de las mismas oficinas de origen y fuera de ellas, en locales de su
dependencia.

Articulo 7°. Se incluirá necesariamente entre las medidas indicadas en el artículo

anterior las siguientes:

1. Habilitación inmediata por cada entidad de un deposito en una

dependencia adecuada, dotado de las condiciones necesarias de espacio,
equipos y seguridad contra todo riesgo, donde se trasladara toda la
documentación inactiva de la entidad, desde los otros depósitos en que se
halle actualmente y donde se la conservara en el mejor orden posible,
como cuando la documentación estaba en uso activo hasta que sea
provisto el Repositorio Intermedio nacional que prevé el decreto Supremo
N° 22146 de 2 de marzo de 1989.
2. Nominación del personal de la entidad encargado de ejecutar
permanentemente las mediadas acordadas para el buen mantenimiento
de la documentación inactiva.
3. Asignación de los recursos económicos necesarios.

El artículo 2 y 7 del Decreto Supremo N° 22145 específica que previa transferencia a

realizarse al Repositorio Nacional, la institución (MOPSV), es responsable de otorgar
ambientes adecuados para la preservación de documentación inactiva. Como se
menciona con anterioridad, el Sistema integral de Archivos del MOPSV cuenta con
documentación Inactiva prescrita dentro de los plazos establecidos vigentes para ser
transferida, pero la misma es consultada continuamente por las Direcciones,
Unidades y el personal funcionario interno del ministerio de obras y Vivienda , es por
tal motivo que la dotación de ambientes es de mayor necesidad para lograr cumplir
objetivos y dar cumplimiento a la normativa vigente en cuestión acceso de
información eficaz y eficiente.

106
8.5.8. DECRETO SUPREMO Nº 22146 de 02 de Marzo de 1989

Articulo 4°. El repositorio Intermedio Nacional tendrá las siguientes funciones: a)

preservar y accesibilidad para la consulta, las documentaciones de las entidades
mencionadas en el articulo 2; b) evaluar esas documentaciones, a fin que las que
tienen un valor permanente para la información e investigación científica, la
promoción de la conciencia cívica y el desarrollo nacional sean transferidas al
Archivo Nacional de Bolivia, a efectos de su conservación indefinida, en tanto que
las evaluadas como superfluas sean desechadas bajo control legal.

8.6. MANUALES
8.6.1. MANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO Y
BIBLIOTECA NACIONALES DE BOLIVIA - ABNB

2 Normas generales
Se define como transferencias a la remisión organizada de acuerdo a normas de la
documentación de carácter público, oficial y nacional producida y existente en las
entidades públicas del estado boliviano con más de treinta y cinco años de
antigüedad, contados a partir de su producción, y cuyos valores primarios (legales,
fiscales y administrativos) hayan fenecido, al archivo y Biblioteca Nacionales de
Bolivia.
Por ninguna razón se enviara al ABNB documentación que contenga valores
primarios. Es importante tomar en cuenta esta recomendación, porque el ABNB
estará imposibilitado de atender consultas de las oficinas remitentes, considerando
que brinda servicios de información para la investigación, científica, cívica y cultural.
Asimismo, se establece que por ninguna circunstancia el ABNB autorizara el
préstamo o devolución de la documentación transferida”

Artículo 4. El Decreto Supremo N° 22146 y el Manual de Transferencias del ABNB

especifican que la documentación histórica a ser transferida está sujeta a requisitos

107
indispensables, como ser la Prescripción Legal del Valor Documental (antigüedad de
35 años) y lo más fundamental, que la documentación no contemple valores
primarios como ser legales, fiscales y administrativos, debido a la tenencia
permanente que realiza el Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia. Por lo
expuesto, el Área de Archivo contiene documentación histórica con la que se cuenta
y que es solicitada constantemente:
DOCUMENTACION DE VALOR PRIMARIO - ARCHIVO CENTRAL DEL MOPSV

CONSERVACION DE 35 AÑOS (CARÁCTER HISTORICO)

N° FONDO SERIE AÑOS VALOR GENERICO REGISTROS CANTIDAD CAJAS

MOPSV - DIRECCION GENERAL DE INFORMATIVO DE CONSULTA

1 EXPEDIENTES PERSONALES - MUV - MT - 1933-1970 402 5 CAJAS
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS DGAA - SEMIACTIVA
RECURSOS
MINISTERIO HUMANOS- MIN.
DE FOMENTO LEYES - RESOLUCIONES MINISTERIALES - INFORMATIVO DE CONSULTA
2 1907-1947 31 2 CAJAS
COMUNICACIONES, DECRETOS ACTIVA
MIN. OBRAS PUBLICAS - MUV - MIN. LEYES- DECRETOS - RESOLUCIONES INFORMATIVO DE CONSULTA
3 1933 - 1980 104 15 CAJAS
TRANSPORTE - MAU MINSTERIALES ACTIVA
MINISTERIO DE URBANISMO Y DOC. ADMIN, FINANCIERA, JURIDICA, INFORMATIVO DE CONSULTA
4 1970 - 1980 323 39 CAJAS
VIVIENDA MUV COMPROBANTES SEMINACTIVA
METROS LINEALES 27, 45 860 61 CAJAS

DOCUMENTACION DE VALOR PRIMARIO - ARCHIVO CENTRAL TRANSFERENCIAS DEL MOPSV

CONSERVACION DE 35 AÑOS (CARÁCTER HISTORICO)- (TRANSFERENCIAS)

N° FONDO SERIE AÑOS VALOR GENERICO REGISTROS CANTIDAD CAJAS

SERVICIO NACIONAL DE INFORMATIVO DE CONSULTA

1 DITER - SENATER - TELECOMUNICACIONES 1935-1980 2800 300 CAJAS
TELECOMUNICACIONES "SENATER" SEMIACTIVA

(INV), (CONAVI), (CONVIPET), (CONVICO),

UNIDAD EJECUTORA DE TITULACION INFORMATIVO DE CONSULTA
2 (COVIMIN), (COVIMA), CONVIFACG), 1956-1997 5.818 690 CAJAS
(1RA TRANSFERENCIA) ACTIVA
(CONVIFRA), (IVS)
METROS LINEALES 396 8618 990 CAJAS

Fuente: Extracto del informe INF/DGAA/ARC CEN Nª

Se evidencia que la documentación histórica con la que se cuenta está sujeta a

Valores Primarios (Administrativo, Fiscal, Legal) y valores secundarios sin cierre
definitivo, debido a las consultas activas de información y seguimiento de

108
antecedentes históricos a procesos vigentes a revisión de interés del Ministerio por
ley.

Es por tal motivo que efectuar la transferencia de documentos históricos al Archivo

de la ABNB, no es factible debido a la composición de la documentación histórica
de los Fondos del Archivo Central MOPSV siendo de características activa y
semiactiva sin cierre definitivo de funciones pero establecido por los años a una
conservación de características históricas y tal como se indica en el Manual del
Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia, la documentación transferida no podrá
ser consultada o solicitada por la entidad solicitante, aspecto que generaría retraso
y perjuicios en el acceso a la información y gestión administrativa.

Asimismo el Área de Archivo Central procede a recepcionar transferencias de

Archivos Completos, que cumplen todo el Ciclo Vital Documental, razón por la cual la
transferencia de documentación histórica es frecuente debiendo recurrir a la
conformación de archivos con valores intermedios e históricos establecidos y
controlados dentro de nuestra institución.

8.6.2. NORMATIVA LEGAL VIGENTE DEL MOPSV

El Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda (MOPSV), creado mediante

Ley Nº 3351 de Organización del Poder Ejecutivo del 21 de febrero del año 2006,
tiene las atribuciones de formular, ejecutar, evaluar y fiscalizar políticas de vivienda,
telecomunicaciones, transporte terrestre, fluvial, lacustre y aeronáutico civil.
El D.S. Nº 28631 de 8 de marzo de 2006, Reglamento a la Ley de Organización del
Poder Ejecutivo, en su artículo 67 establece la estructura organizacional del
(MOPSV) y en el artículo 69 define funciones generales para los Vice ministerios
dependientes.

109
 CAPITULO V:

ANALISIS ORGANIZACIONAL Y DISEÑO

9. DIAGNÓSTICO

Al iniciar el diagnostico69 sobre los archivos Intermedios e Históricos del Ministerio,

se observó que los procesos del área de archivo central, se ejecutaban de manera
descontrolada con la inexactitud de operación del ciclo vital de archivos que
permitan la administración, acción y ejecución técnica de los archivos intermedios e
históricos, que ocasionaban muchos conflictos internos que se reflejaban y traducían
en documentación publica “acumulada” sin organización alguna y pérdidas de
documentos, certificación o emisión de inexistencias de información, las actividades
de reprografía de la documentación eran incompletas en razón que era dificultoso su
ubicación de los documentos originales siendo que los métodos de conservación y
preservación son carentes y escasos. Por último estos fondos documentales con
valor intermedio e histórico se sometían a un grado de no importismo por sus
autoridades producto de su inopia y desconocimiento por su antigüedad y valor
histórico, pero que necesariamente es solicitada y consultada por los funcionarios
del Ministerio de Obras y funcionarios de las Unidades descentralizadas como la
Unidad Ejecutora de Titulación UET y otras.

La documentación pública del Ministerio, viene a ser la base esencial que sustenta
toda nuestra teoría archivística, pero cuales son las características que posee y
existe dentro de nuestra documentación pública.

69
Diagnostico, (del griego diagnostikós, a su vez del prefijo día-, “a través”, y gnosis, “conocimiento” o “apto para conocer”)
Consiste en el conocimiento de la realidad o del problema que se quiere atacar, abarca tanto las manifestaciones del problema,
como sus consecuencias y repercusiones. El análisis que se realiza para determinar cualquier situación y cuáles son las
tendencias. Esta determinación se realiza sobre la base de datos y hechos recogidos y ordenados sistemáticamente, que
permiten juzgar mejor que es lo que está pasando. Un buen diagnostico es la mitad de la solución de un problema, Para lograr
un buen diagnostico se necesita delimitar el alcance del proyecto.

110
9.1 Documentación Pública70 del Ministerio.

La documentación púbica existente en el Ministerio de Obras, desde 1908 tiene las

siguientes características generales internas:

DATA: Fija forma clara y precisa, el lugar y la fecha de emisión.

RESPONZABILIDAD: Es original y/o copia original, con valor legal.

LEGITIMIDAD: Se origina siempre en una estructura administrativa.

VALOR Por medio de su contenido o texto evidencia la estructura, función, activada

PROBATORIO y/o tramite en que se origino

El uso legal que se hace del texto de un documento da lugar al ciclo vital del
documento, que es la sucesión de fases de diferentes usos, en cantidad o
CICLO VITAL: calidad, que sigue ese documento desde que nace en la entidad de origen
hasta su incorporación en el archivo de conservación permanente o su
desecho final.

SUS Para la administración pública, para la información para la investigación

PROYECCIONES. científica, para la sociedad en su conjunto, para el desarrollo nacional.

Fuente: Cuadro extraído, de la “Guía Práctica para la Organización de Archivos Administrativos”, Luis Oporto Ordoñez y
Carola Campos Lora. Pág. 53

Según señala Gunnar Mendoza, el concepto de documento público, expresa lo

siguiente:
Documento público es cualquier documento, formulado por cualquier medio
expresivo, como medio especifico para probar, describir, comunicar y/o
informar algo dentro de la estructura, la función, la actividad y los tramites de
cualquier entidad pública en cualquier parte y en cualquier época.

70
Documento Público. El otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario
judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la
fecha en que se producen // Documento Producido por entidades públicas o estatales. Real Academia Española Diccionario de
Autoridades 1990.

111
El documento producido en nuestra entidad goza de los beneficios otorgados para
esta instancia en el ejercicio de sus funciones o actividades, se caracteriza por su
legitimidad, legalidad está dotado de valores primarios desde su generación
(administrativa, fiscal/contable y legal) y como señala Antonia Heredia: los
documentos de archivo… se producen natural, e inevitablemente como testimonio y
prueba de de la gestión de una institución… (Antonia Heredia)

El análisis piloto o estudio exploratorio de la documentación publica histórica e

intermedia realizado, hizo posible la ubicación de herramientas y modelos de
estructuras organizacionales de la documentación institucional, bajo este contexto
fueron elaborados y obtenidos los cuadros de clasificación, manuales, organigramas,
entre otros, con valor informativo e histórico que contienen en su mayoría de forma
sistemática la información y/o en base a las instrucciones sobre los procedimientos
de organización que se considera necesario para la mejor ejecución del trabajo
archivístico, que sirvieron como instrumentos, donde se conocen las aéreas de
competencia y el desarrollo de sus actividades desde 1908 hasta 1997. De las
estructuras documentales que se tiene por conocimiento, producto del estudio
Exploratorio y Descriptivo según la metodología aplicada en los documentos y
fondos existentes en el Ministerio se contienen los siguientes datos taxonómicos
cuyo resultado es el siguiente:

9.2 . Documentación Pública del archivo Intermedio.

La documentación publica del archivo intermedio está conformada con las

transferencias documentales procedentes de los archivos centrales, entregadas
dentro del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda, que vienen a ser un
sector institucional importante, bajo tuición de la misma existen otras instituciones,
unidades empresas descentralizadas dependientes de ella y con autonomía propia
pero que se concentran dentro del archivo del Ministerio, estos repositorios
custodian , conservan y administran las documentaciones transferidas desde los 15

112
a los 35 años, cuya función principal será la de valorar la documentación bajo
custodia mediante el uso de herramientas y así dictar su permanencia perpetua o
destrucción definitiva. Posteriormente será transferido al Archivo Histórico del
Ministerio de Obras o cuyo último fin según el caso será transferido de manera
definitiva al Archivo Nacional de Sucre.

El primer paso efectuado en nuestro diagnostico, fue el establecer para la

conformación de los archivos Intermedios la hermenéutica de organización
documental, identificando nuestro organismo productor según su fondo: “Ministerio”
se efectuó con la conformación de instrumentos de información utilizando las
siguientes herramientas:

ELABORACION DE INSTRUMENTOS DE INFORMACION

Nª INDICE DE ORGANISMOS EJEMPLO DEL MOPC

1 Denominación del Organismo MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y COMUNICACIONES

Fechas extremas, de vigencia D.S. Nº 8286 del 06 de marzo de 1968 hasta DS 11084 19
2
del Organismo de septiembre de 1973
El “Ministerio de Obras Publicas y Comunicaciones” como
resultado de una reforma constitucional que planteaba
Función: Competencias
3 como misión principal las políticas de supervisión y normas
atribuidas
de redes de comunicación mediante la implementación de
empresas estatales
4 Dependencia Dependencia del Poder Ejecutivo
Fechas de cambio o
5 06 de marzo de 1968 hasta 19 de septiembre de 1973
reestructuración
Denominación y fechas de cada
fase de cambio o El “Ministerio de Obras Publicas y Comunicaciones” - del
6 reestructuración. Nombres del Ministerio de Transportes, Comunicaciones y Aeronáutica
organismo a lo largo de su Civil “MTCAC”
historia.
Antecedente del organismo; MINISTERIO DE URBANISMO Y VIVIENDA creado mediante
7
sucesor del Organismo. DS 11084 19 de septiembre de 1973
Relación de las series
8 establecido mediante sus tipologías documentales
documentales
Fuente: Cuadro elaborado, según “Guía Práctica para la Organización de Archivos Administrativos”, Luis Oporto Ordoñez y Carola Campos
Lora. Pág. 135

113
Por otro lado otro instrumento de información utilizado sobre el diagnostico interno
fueron los cuadros de clasificación o repertorios de organigramas

9.3. Cuadros de Clasificación de los fondos de archivo Intermedio.

Según señala (Heredia) la clasificación consiste en dividir o separar las

documentaciones en clases, grupos o series, pues significa uno de los primeros
avances para conformación y estructura de los documentos de acuerdo a los grupos
derivados de sus actividades o atribuciones es la herramienta fundamental para la
conformación de archivos intermedios; dentro de nuestro Ministerio, destacan una
variedad de estructuras orgánicas institucionales según su dictamen y temporalidad.
Podemos efectuar esta división para el archivo intermedio desde 1968 hasta el 2002
y tendremos los siguientes repertorios de organigramas y cuadros de organización
documental según el diagnostico efectuado establecido a lo largo de su historia
refleja los cambios en su estructura, composición y modificaciones:

9.3.1. Cuadros de organización (Organigramas) de los Archivos

Intermedios.

Mediante Decreto Supremo Nª 08286 del 06 de marzo de 1968 del Gral. René
Barrientos Ortuño Presidente Constitucional de la República de Bolivia, aplica como
estructura organizacional el siguiente cuadro que es reflejo de su funcionalidad y
organización desde 1968.

114
 1968
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y COMUNICACIONES - MOPC
D.S. Nº 8286 del 06 de marzo de 1968
Cambia de nombre el 31 de julio de 1968 con D.S. 8439 a
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS, COMUNICACIONES Y TRANSPORTES - MOPCT
1. Sub secretarias
a. Subsecretaria de Obras Publicas
a. Servicio Nacional de Caminos
b. Dirección Nacional de Arquitectura
c. Dirección Nacional de Hidráulica y electrificación
b. Subsecretaria de Comunicaciones
a. Dirección Nacional de Correos
b. Dirección General de Telecomunicaciones
c. Subsecretaria de Transportes
a. Dirección Nacional de Transportes
b. Dirección Nacional de Ferrocarriles
c. Dirección Nacional de Aeronáutica Civil
d. Dirección Nacional de Transportes por Carreteras
e. Dirección Nacional de Estudios del transporte por Agua y Ductos
2. Organismos Técnicos Asesores
a. Consejo Nacional de Obras Publicas
1. Presidente (Ministro)
2. Vicepresidente (Subsecretario de Obras)
3. Vocales
1. Ministerio de Economía Nacional
2. Director Técnico de Planificación
3. Consejo Nacional de Ingeniería
4. Comando de Ingeniería del Ejército
5. Director Nacional del Servicio Nacional de Caminos
6. Director Nacional de Hidráulica y Electrificación
7. Director Nacional de Arquitectura y Urbanismo
8. Colegio de Arquitectos de Bolivia
9. Sociedad de Ingenieros de Bolivia
10. Cámara Boliviana de Construcción
b. Consejo Nacional de Comunicaciones
1. Presidente (Ministro)
2. Vicepresidente (Subsecretario de Obras)
3. Vocales
1. Secretaria Técnica de Planificación
2. Director Nacional de Correos
3. Director General de Telecomunicaciones
4. Gerente de la Empresa Nacional de Telecomunicaciones (ENTEL)
5. Administrador General de AASANA
6. Representante de las compañías de Telecomunicaciones Nacionales
7. Representante de las compañías extranjeras que operan en el país
c. Consejo Nacional de Transportes
1. Presidente (Ministro)
2. Vicepresidente (Subsecretario de Obras)
3. Vocales
1. Director Nacional de Transportes
2. Director Nacional de Ferrocarriles
3. Director Nacional Aeronáutica Civil
4. Director Nacional Transportes por Carretera
5. Director Nacional Estudios de Transporte por Agua y Ductos
6. Representante de la Empresa Nacional de Ferrocarriles
7. Jefe de la Sección Transportes de la Secretaría Técnica de Planificación
8. Representante del Lloyd Aéreo Boliviano
9. Representante de las Empresas de Transportes por Carretera registradas en el Min. de Obras Públicas
10. Representante de los Usuarios, designados por la Cámara Nacional de Comercio

115
Organigrama del Ministerio de Urbanismo y Vivienda – MUV creado mediante
Decreto Supremo Nª 11084 de fecha 19 de septiembre de 1973.

MINISTERIO DE URBANISMO Y VIVIENDA

DS 11084 19 de septiembre de 1973
ADMINISTRACION CENTRAL
a. nivel de decisión
1. Ministro
2. Subsecretario de Urbanismo
3. Subsecretario de vivienda
b. nivel de asesoramiento
1. Consejo Consultivo
2. Consejo de coordinación ejecutiva
3. Oficina de planimetría y estadística
4. Oficina Jurídica
5. Oficina de análisis administrativo
6. Oficina de control fiscal (auditoría interna)
c. nivel de apoyo administrativo
1. Dirección administrativa, conformada por los siguientes sistemas
1.1 Administración presupuestaria
1.2 Administración contable
1.3 Personal
1.4 Compras y suministros
1.5 Documentación y Archivo
c. nivel normativo - operativo
1. Dirección de promoción comunal
1.1 Subsector Urbanismo
1.2 Dirección de desarrollo urbano y regional
1.3 Dirección de ingeniería urbana
2. Subsector vivienda
2.1 Dirección de vivienda
2.2 Dirección de catastro Urbano
2.3 Dirección de arquitectura
2.4 Dirección de tecnología de la construcción
e. nivel áreas desconcentradas

ADMINISTRACION DESENTRALIZADAS
EMPRESAS DEL SECTOR DE VIVIENDA
Consejo Nacional de Vivienda CONAVI
Consejo Nacional de Vivienda Minera CONVIMIN
Consejo Nacional de Vivienda Petrolera CONVIPET
Consejo Nacional de Vivienda del Magisterio COVIMA
Consejo Nacional de Vivienda Fabril, Constructores y Gráficos COVIFACG
Consejo Nacional de Vivienda Corporación de Aguas Potables y Alcantarillados CORPAGUAS
Servicio Nacional de Desarrollo Urbano SENDU
EMPRESAS DE SERVICIO PUBLICO Y MIXTAS
Servicio Autónomo Municipal de aguas potables y alcantarillado SAMAPA LP
Empresa Local de aguas Potables y alcantarillado de Sucre ELAPAS
Servicio de Agua Potable de Oruro SELA
Administración Autónoma para Obras Sanitarias de Potosí AAPOS
Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Cochabamba SEMAPA

116
Organigrama del Ministerio de Asuntos Urbanos - MAU creado mediante Decreto
Supremo Nª 23109 de fecha 09 de abril de 1992

MINISTERIO DE ASUNTOS URBANOS

MAU
D.S. Nº 23109 del 09 de abril de 1992

X MINISTERIO DE ASUNTOS URBANOS

A. Nivel de Decisión

1. Ministro

2. Subsecretaria de Programación y Gestión

3. Subsecretaria de Políticas y Normas

B. Nivel de Asesoría

* Dirección Nacional de Planificación y Coordinación

* Departamento de Prensa y Difusión

* Departamento de Control Interno

C. Nivel de Apoyo Administrativo

* Dirección General de Asuntos Jurídicos

* Dirección General Administrativa

* Secretaria General

D. Nivel Normativo y Operativo

* Dirección Nacional de la Construcción

* Dirección Nacional de Vivienda

* Dirección Nacional de Desarrollo Urbano

* Dirección Nacional de Saneamiento Básico

* Dirección Nacional de Catastro

* Dirección Nacional de Medio Ambiente

117
Organigrama del Ministerio de Vivienda y Servicios – MVS creado mediante Decreto
Supremo Nª 24855 de fecha 22 de septiembre de 1997

MINISTERIO DE VIVIENDA Y SERVICIOS

D.S. Nº 24855 del 22 de septiembre de 1997

MINISTERIO DE VIVIENDA Y SERVICIOS

X.1 VICEMINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS

X.1.1 Dirección General de Políticas de Vivienda, Normas y Tecnología

X.1.1.1 Unidad de Viviendas

X.1.1.2 Unidad de Construcción

X.1.2 Dirección General de Saneamiento Humanos

X.1.2.1 Unidad de Asentamientos Humanos

X.1.2.2 Unida de Catastro Urbano

X.2 VICEMINISTERIO DE SERVICIOS BASICOS

X.2.1. Dirección General de Saneamiento Básico

X.2.1.1 Unidad de Saneamiento Básico Urbano y Sub-Urbano

X.2.1.2 Unidad de Saneamiento Básico Rural

X.2.2 Dirección General de servicios Básicos

X.2.2.1 Unidad de provisión de Servicios de Gas

X.2.2.2 Unida de Servicios de Energía Eléctrica

118
Organigrama del Ministerio de Vivienda y Servicios Básicos – MVSB creado
mediante Decreto Supremo Nª 24855 de fecha 22 de septiembre de 1997 según
manual de funciones de 1999.

MINISTERIO DE VIVIENDA Y SERVICIOS BASICOS

Obtenido manual de Organización y Funciones 1999

MINISTERIO DE SERVISIOS Y OBRAS PÚBLICAS MSOP

1 Despacho del Ministro

1.1 Asesor General

1.2 Auditoría Interna

1.3 Dirección General de Asuntos Jurídicos

1.4 Unidad de Desarrollo Organizacional

1.5 Comunicación Social y Relaciones Publicas

1.6 Dirección General de Asuntos Administrativos

1.6.1 Unidad de Programación
1.6.2 Unidad Administrativa
1.6.3 Unidad Financiera
1.6.4 Unidad de Sistemas Informáticos
X.2 Vice ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos - VMVAH

X.2.1 Dirección General de Políticas de Vivienda

X.2.1.1 Unidad de Vivienda

X.2.1.2 Unidad de Construcción
X.2.2 Dirección General de Asentamientos Humanos

X.2.2.1 Unidad de Asentamientos Humanos

X.2.2.2 Unidad de Planificación
X.2.2.3 Unidad de Coordinación Programa de Vivienda
X.3 Vice ministerio de Servicios Básicos - VMSB

X.3.1 Dirección General de Servicios Básicos

X.3.2 Dirección General de Saneamiento Básico

X.3.2.1 Unidad de Saneamiento Básico Urbano
X.3.2.2 Unidad de Saneamiento Básico Rural
X.3.2.3 Unidad de Desarrollo Comunitario
X.3.2.4 Unidad de Residuos Sólidos
X.3.2.5 Programa de Descentralización Vivienda y Servicios Básicos
X.3.2.6 PROSABAR

119
Organigrama del Ministerio de Vivienda y Servicios Básicos – MVSB creado
mediante Decreto Supremo Nª 26631 de fecha 22 de mayo de 2002 según manual
de funciones de 2002.

MINISTERIO DE VIVIENDA Y SERVICIOS BASICOS MVSB

D.S. 26631 22 de mayo de 2002

X.1 MINISTERIO DE VIVIENDA Y SERVICIOS BASICOS

X.1.1 Despacho del Ministro

X.1.1.1 Asesor General

X.1.1.2 Jefe de Gabinete

X.1.2 Unidades de Directa Dependencia

X.1.2.1 Auditoría Interna

X.1.2.2 Unidad Estratégica Sectorial

X.1.2.3 Comunicación Social y Relaciones Publicas

X.2 VICEMINISTERIO DE VIVIENDA Y SERVICIOS BASICOS

X.2.1 Unidad de Información Estadística Sectorial IUES

X.2.3 Dirección General de Políticas y Normas de Servicios Básicos DGPNSB

X.2.3.1 Unidad de Desarrollo de Agua y Saneamiento

X.2.3.2 Unidad de Desarrollo de Residuos Sólidos

X.2.3.3 Unidad de Tecnología Alternativa y Sostenibilidad Empresarial

X.2.4 Dirección General de Políticas y Normas de Vivienda

X.2.4.1 Unidad de Políticas de Vivienda

X.2.4.2 Unidad de Políticas Construcción

X.2.5 Dirección General de políticas Normas y Asentamientos Humanos

X.2.5.1 Unidad de Políticas Normas de Asentamientos Humanos

X.2.5.2 Unidad de Políticas de Desarrollo Humano

X.2.2 Dirección General de Administración, Finanzas y Recursos Humanos

X.2.2.1 Unidad de Finanzas, Presupuesto y Servicios Generales

X.2.2.2 Unidad de Gestión Técnica de Recursos Humanos

120
Organigrama del Ministerio de Servicios y Obras Publicas, creado mediante Decreto
Supremo Nª 26973 de fecha 13 de mayo de 2004 según funciones de 01 de junio
2004 (Documentación con valor de Archivo Central).

MINISTERIO DE SERVICIOS Y OBRAS PÚBLICAS MSOP

D.S. 26973
R.M. No. 115 del 13 de mayo valida organigrama a partir de 1 de junio de 2004
X MINISTERIO DE SERVISIOS Y OBRAS PÚBLICAS MSOP
X.1 Despacho del Ministro
X.1.1 Jefatura de Gabinete
X.1.2 Dirección de Comunicación Social
X.1.3 Dirección de Auditoría Interna
X.2 Dirección General de Asuntos Administrativos
X.2.1 Dirección de Desarrollo Organizacional y Administración de Personal
X.2.2 Dirección de Administración y Finanzas
X.3 Dirección General de Asuntos Jurídicos
X.3.1 Dirección de Gestión Jurídica
X.4 Vice ministerio de Transportes
X.4.1 Dirección General de Transporte Terrestre
X.4.1.1 Dirección de Planificación y Servicios a Operadores
X.4.1.2 Dirección de Coordinación Interinstitucional
X.4.2 Dirección General de Transporte Lacustre, Fluvial y Ferroviario
X.4.3 Dirección General de Aeronáutica Civil
X.5 Vice ministerio de Servicios Básicos
X.5.1 Dirección General de Servicios Básicos
X.5.1.1 Dirección de Normas y Tecnología
X.5.1.2 Dirección de Control y Seguimiento de Proyectos
X.5.1.3 Dirección de Sostenibilidad y Desarrollo Empresarial
X.6 Vice ministerio de Electricidad, Energías Alternativas y Telecomunicaciones
X.6.1 Dirección General de Electricidad y Energías Alternativas
X.6.1.1 Dirección de Evaluación de Normas
X.6.1.2 Dirección de Desarrollo Energético
X.6.2 Dirección General de Telecomunicaciones
X.7 Unidad Desconcentrada de Concesiones

Es evidente que se cuenta con un repertorio claro de organigramas pero que no son
utilizados operativamente para establecer estructuras jerárquicas para la
estructuración del Archivo Intermedio evitando de este modo el conocimiento que se
puede obtener de sus Series documentales existentes.

121
 9.3.2. Valoración de los Archivos Intermedios.

El diagnostico efectuado sobre la valoración en los archivos intermedios que emplea

la selección y eliminación es decir determina la cualidad de valor esencial para la
construcción de un proceso histórico, para posteriormente darle un valor
permanente, actualmente no es considerado o efectuado como fase del tratamiento
archivístico por lo que las documentaciones existentes no son seleccionadas
sufriendo de una acumulación irracional de duplicados y copias, debido a la falta de
normas que se adecuen al actual crecimiento exponencial documental del Ministerio,
esta documentación requiere de técnicas de control interno, selección, muestreos y
personal archivística, capacitado y experimentado apoyados sobre todo con equipos
multidisciplinarios que nos permitan efectuar esta acción.

Tomando en cuenta las leyes a nivel nacional, solo se permite la etapa de valoración
en los archivos intermedios acción que no se cumple en el Ministerio de Obras y
que no frena los fenómenos resultantes de un crecimiento exponencial de la
documentación oficial y réplicas.

9.4. Documentación Pública del Archivo Histórico del Ministerio.

El patrimonio y riqueza documental institucional del Ministerio, radica en la

conformación y creación de nuestro archivo histórico, siendo un baluarte principal
aun no explorada a profundidad, es importante implementar las funciones que
derivan de esta causa y desarrollar programas de valor permanente que determinen
y normen mediante métodos de conservación y restauración los procedimientos de
administrar y garantizar la conservación permanente sobre nuestra documentación,
el diagnostico hacia este efecto demostró una notable carencia y una falta de medios
o instrumentos que permitan su ejecución. Pero sin embargo, efectuado el proceso
de identificación de fondos mediante el cuadro de clasificación y organigramas
nuestra “génesis institucional” se refleja de la siguiente manera.

122
 Documentación con Valor Histórico:

Desde el Periodo de 1904 - 1939 Mediante Ley de fecha 27 de octubre de 1903 Se

designa Oficiales mayor de estado o Ministros de estado donde el Ministerio de
Fomento hace su aparición durante el gobierno de Ismael Montes Gamboa como
cartera de estado.

“Ministerio de Gobierno y Fomento” (1904 - 1939) Gobierno Liberal

Posteriormente fue creado el Min. de Obras Publicas y Comunicaciones mediante

Ley de 20 de agosto de 1938 durante el gobierno del TCNL. Germán Busch.

LEY
20 de agosto de 1938
TCNL. GERMAN BUSCH
Presidente de la Junta Militar de Gobierno
CONVECION NACIONAL DECRETA
Secretarias de estado
1. Relaciones exteriores, migración y culto
2. Gobierno Justicia y Propaganda
3. Hacienda y Estadística
4. Defensa Nacional
5. Agricultura, Regadío y Colonización
6. Obras Publicas y Comunicaciones
7. Minas y Petróleo
8. Industria y Comercio
9. Educación Bellas Artes y Asuntos Indigenales
10. Trabajo y Previsión social
11. Higiene y Salubridad

Dentro de este fondo histórico la estructura interna organizacional, desde sus inicios
estaba conformada en la realización de obras públicas y de viabilidad de las
comunicaciones, caracterizadas por un control técnico de orden militar, por lo que
surgen los siguientes servicios y secciones dependientes:

123
MINISTRO DE FOMENTO Y COMUNICACIONES
DIRECCION GENERAL DE OBRAS PUBLICAS
X SECCION DE FOMENTO
1 SECCION DE FERROCARRILES
2 SECCION DE CAMINOS
3 SECCION DE PUENTES
4 SECCION DE HIDRAULICAS
SECCION DE ARQUITECTURA Y
5
EDIFICACIONES
6 SERVICIOS AEREOS
7 SERVICIOS Y PERSONAL TECNICOS

DIRECCION GENERAL DE COMUNICACIONES

X SECCION DE COMUNICACIONES
1 SECCION DE TELEGRAFOS
2 SECCION DE POSTALES

Fuente: Extraído del Cuadro del Ministerio de Fomento 1930

La documentación con mayor existencia dentro del fondo de Fomento desde 1903
hasta 1939, se la sección de ferrocarriles, siendo las labores de supe vigilancia e
inspección el control de tráfico de vías reguladas por el Ministerio de fomento.

Esta documentación con valor Histórico, ampara su existencia mediante, Decreto

Supremo: 5758 de 07 de abril de 1961, posterior a su tratamiento archivístico será
consolidado mediante la trasferencia definitiva al Archivo Nacional según seña la Ley
de fecha 13 de octubre 1883, respetando los plazos y términos definidos por esta
entidad,

Para este diagnostico sobre la documentación Histórica e Intermedia se realizaron

los siguientes análisis:

124
- Como se puede evidenciar en los organigramas fue necesario, la
recopilación de información institucional entre ellos el uso de las
estructuras organizacionales jerárquicas y los cuadros de organización
internas para establecer las funciones de cada Fondo o área
prevaleciendo según su cronología y valor documental desde 1908 a
1999.

- Por otro lado se realizo el diagnostico documental observando el flujo

de solicitudes de documentos realizados a estos Fondos Históricos e
Intermedios por las unidades dependientes del MOPSV y los actores
externos o solicitudes de personal externas, para identificar y
evidenciar los posibles controles documentales que puedan
desarrollarse o completarse.

- Se realizo un diagnóstico al volumen de documentación existente en

los archivos Históricos e Intermedios y las diversas tipologías
documentales existentes para establecer las jerarquías de documentos
según su grado de importancia.

- El diagnostico identifico notablemente los factores que aquejan la

vulnerabilidad de los archivos históricos e intermedios, por razones de
su acumulación irracional producto de su descuido en los períodos y
tiempos, sin uso técnico de los procesos de organización documental
por lo que es imprescindible la elaboración del Manual de
Procedimientos archivísticos planteados.

- El diagnostico previo análisis demostró el desarrollo de los servicios

realizados por los archivos Históricos e Intermedios.

- Se realizo el diagnóstico a los espacios, almacenes, infraestructuras

donde se custodian toda esta documentación evidenciando un claro
panorama, los ambientes no son aptos para la conservación de

125
 documentos por lo que se confirma un descuido total de sus
almacenes.

- Se realizo el diagnostico al personal que trabaja en archivo central

10. PROCESO DE VALORACION

Es importante desarrollar el proceso de valoración dentro de nuestro contexto como

Archivo Intermedio del Ministerio, sobre documentos correspondientes de acuerdo
con su ciclo vital y sobre los tipos de fondos documentales: Cerrados, Acumulados y
Suprimidos, formados primeramente en los fondos del Archivo Central,
posteriormente mediante trasferencias que pasan al archivo intermedio o Históricos,
donde son valorados, seleccionados, y adquieren un valor permanente. No se
eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la
cultura. Por este motivo es importante establecer las fechas pudiendo ser en un
principio la documentación que por su antigüedad supere los 30 A 35 años, mediante
la aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos Centrales,
donde se denominan técnicamente fondos acumulados que serán sometidos a un
proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental
(TVD) expuesta y expresada en los archivos intermedios.

Luis Oporto Ordoñez, y Carola Campos señalan, la definición de la valoración, como

la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de
transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Para el archivo
intermedio viene a la par la selección cuyo significado determina la cualidad de valor
esencial de las fuentes para la reconstrucción del proceso histórico y, por ende, su
carácter de valor permanente, por lo que determina la correspondiente transferencia
al archivo histórico señalando la eliminación controlada71.

71
Guía Práctica para la Organización de Archivos Administrativos”, Luis Oporto Ordoñez y Carola Campos Lora. Pág. 109

126
 10.1. TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL (TVD) DE LOS ARCHIVOS
INTERMEDIOS Y HISTORICOS DEL MOPSV.

Es importante desarrollar y describir dentro de los archivos intermedios las tablas de

Valoración documental existentes en los archivos con fondos abiertos, cerrados y
acumulados del MOPSV, que nos permitan primeramente analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las series documentales, mismas que servirán
como criterios para seleccionar los plazos de conservación según sus:

10.1.1. Valores primarios:

Que se establecen dentro del Ministerio de Obras, cuando tienen vigencia legal y
administrativa, es decir, sirven para ordenar, informar o probar algo. Estos
documentos se ubican en la fase activa o de gestión pero también protagonizan
efectos leves dentro de los archivos centrales:
Valores de la documentación primaria:

Administrativo
Contable
Fiscal
Legal
Jurídico
Informativo
Técnico

10.1.2. Valores secundarios (científico-cultural)

Cuyo valor es el que tiene un documento (serie o grupo) para la investigación o la
historia, una vez agotado el interés que presenta para la entidad productora, siendo
esta la actividad que viene a realizarse para complementar al sistema integral de
archivos, sobre los archivos intermedios e históricos del MOPSV.
Valores que engloba lo:
Científico
Histórico
Artístico
literario
Académico

127
La tabla de valoración documental con siglas TVD, es una herramienta que nos
permitirá identificar mediante la identificación, análisis y selección, evaluar todas las
series documentales generados, concluidos por una entidad u fondo del MOPSV
para determinar los plazos de conservación y las disposiciones finales en base a los
cuales se elaborarán las tablas de plazos de valoración y conservación de
documentos. Una mala práctica en este campo, puede producir un efecto adverso
en ocasiones la mala eliminación prematura de documentos sin un instrumento
oportuno puede producir problemas administrativos y legales, entre otros.
Los Plazos de conservación que son los tiempos asignados para determinados
tipos y series documentales producidos por establecida unidad administrativa o
institución con la finalidad de cumplir con su vigencia administrativa para luego pasar
a otra etapa del ciclo vital, nos permitirán establecer las disposiciones finales o
destino final de los documentos, los cuales pueden ser los siguientes:

Conservación permanente
Conservación parcial o muestra
Eliminación total o parcial
Micro filmación o Digitalización del documentos descartado.

Criterios para seleccionar los documentos

Relevancia
Frecuencia de la consulta
Capacidad para probar derechos
Duplicidad de los documentos y de la información
Soporte del documento

La selección es el proceso práctico que diferencia las series a conservar, de aquellas

que deben eliminarse. Es importante su operación en los archivos del Ministerio de
obras Públicas, en razón a frenar los resultantes del crecimiento vegetativo
exponencial de la documentación en los depósitos y habientes físicos, existentes en
los fondos documentales de archivos centrales, intermedios e históricos,

128
actualmente los ambientes de archivo central del Ministerio de obras públicas se
encuentran ubicados en el Edif. EX CONAVI, entre la calle 20 de octubre y c/
Fernando Guachalla, zona de Zopocachi ciudad de La Paz – Bolivia.

11. INFRAESTRUCTURA
Los ambientes o depósitos de archivos del MOPSV, custodian documentación
generada desde hace mas de 100 años (1908 – 2017), distribuidos en los diferentes
depósitos existentes en los cuales se custodia documentación institucional de fondos
Cerrados, Acumulados y Vigentes de gestión y a la vez se realizan operaciones de
organización archivística y custodia carece de infraestructura acorde a la
salvaguarda de la documentación debido a que sus instalaciones son en muchos
casos construcciones antiguas y en constante deterioro.

11.1. Ambientes de archivo central EX CONAVI:

Queda ubicado en el Edif. EX CONAVI, entre la calle 20 de octubre y c/ Fernando
Guachalla, zona de Zopocachi ciudad de La Paz – Bolivia, consta de: Sótano, planta
baja y primer piso.

- Sótano: Fondos Documentales: Ministerio de Vivienda y Servicios Básicos

- MVSB, Ministerio de Trasportes y Comunicaciones MTC Servicio Nacional
de Caminos – SNC. Sub fondos: Viceministerio de Vivienda,
Viceministerio de Telecomunicaciones, Viceministerio de Transporte,
Secciones: Unidad de Auditoría Interna, Dirección General de Asuntos
Jurídicos, Área Planoteca, UECID, PNSV, Ministerio de Urbanismo y
Vivienda, Descentralizadas y otros.
- Planta Baja: Área Biblioteca, Área Técnica, Proyecto PEEP, 3x1000, USO,
Formularios RC – IVAS, Procesos de Contratación, Files Personales,
Fondo Documental DGAA, Unidad Financiera, Unidad de Recursos
Humanos y otros

129
 - Primer Piso: Fondo Documental DGAA, Resoluciones, Planillas (Lado
Norte ) Oficina Archivo Central (Lado Noreste) Área de Procesos Técnicos
y Digitalización (Lado Norte)

Dentro de estos ambientes es necesario establecer y determinar las funciones de

archivos: Central, Intermedio y Histórico actualmente por la falta de espacios estos
depósitos se encuentran totalmente llenos de documentos acumulados, en algunos
casos sin organización por lo que es necesario la aplicación de métodos de
valoración documental normados y oficializados en el manual de los archivos
intermedios e históricos planteados.

USO DE AMBIENTES PRIMER PISO

PLANTA PRIMER PISO AMBIENTES DE ARCHIVO CENTRAL

PRIMER PISO EDIFICIO EX CONAVI

1. OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL MOPSV
2. AMBIENTE PROCESOS TECNICOS Y DIGITALIZACION ARCHIVO CENTRAL MOPSV
3. AMBIENTE DE ARCHIVO DGAA - RESOLUCIONES - PLANILLAS

Fuente: Extraído del INF/ MOPSV/DGAA/ARC-CEN Nº 015/2015, E/2015 - 00181

130
 11.2. Oficina de Procesos Técnicos y Digitalización (Lado Norte).

El Área de Archivo Central MOPSV es el responsable directo de custodiar la

documentación cursante y las transferencias que se efectúan constantemente al
área de archivos, razón por la cual el uso de los ambientes ubicados en el lado norte
del primer piso es de mayor relevancia, ya que se realizan Procesos Técnicos de
Organización y Digitalización diaria de la documentación, generando de esta
manera productos completos de fondos documentales dentro del proceso
organizacional como ser (Identificación, Organización, Descripción, Codificación,
Marbeteo, Digitalización y Acondicionamiento) es importante mencionar que la
documentación procesada tiene que ser evaluada para posteriormente ser
transferida al archivo intermedio; debido al crecimiento vegetativo documental, el
Área de Archivo Central no cuenta con espacios para generar estaciones de trabajo
al Personal de Planta y Personal de Pasantía, en los otros ambientes, asimismo se
cuenta con equipos de computación para el proceso de inventariación y scanners
para la digitalización documental, otra de las razones por el cual el uso del ambiente
en mención, es necesario para lograr efectivizar las tareas encomendadas y
cronogramas mensuales establecidos.

Fuente: Ambiente de procedimiento técnico y digitalización

131
 11.3. Ambiente Archivo Central- Fondo DGAA (Lado Norte).

Ambiente ubicado en el lado norte, en el cual cumple la función de custodiar

documentación de mayor relevancia, como ser Resoluciones Ministeriales de
nuestra institución desde la gestión de 1933-2010, de la misma manera custodia
todas las Planillas de Haberes de fondos documentales cerrados o concluidos,
desde 1975 2012 en el cual el Área de Archivo Central procede a la elaboración a
detalle de Certificados de Aportes – CAS, solicitados de manera diaria.

11.4. Oficina Central (Lado Noreste)

Oficina en el cual se efectúa la capacitación constante del personal del Área de

Archivo y la toma de decisiones para una adecuada gestión administrativa. Por
otro lado debido a la posición estratégica de la oficina, la misma se encuentra
ubicada al lado de la Oficina de Proceso Técnicos y Digitalización, lo cual coadyuva
a efectuar el control de personal y revisión del trabajo de organización diario.
Asimismo se coordina de manera directa con el personal para efectivizar y operar en
las búsquedas constantes de información y recepción de transferencias
documentales y brindar los diferentes servicios efectuados por archivo.

11.5. OTROS AMBIENTES DE ARCHIVO DEL MOPSV - EX CONAVI.

11.5.1. Ambiente de la Ciudad de El Alto - Primera transferencia

documental:

Clase de Documentos: Ex Consejos de Vivienda 1956 - 1981

Ubicación: Ciudad de El Alto (Avenida Héroes del Kilometro 7, al lado campo ferial)
Entregado: En fecha 09 de septiembre de 2014.
Ambientes: 1 depósito de aproximados 7x 8 metros cuadrados

132
Documentación entregada por la Unidad Ejecutora de Titulación UET el 2014,
correspondiente a Fondos documentales cerrados pertenecientes a los archivos
intermedios.

11.5.2. Ambiente de la Av. Illimani: Segunda, Tercera y Sexta

transferencias.

Clase de Documentos: Fondo Nacional de Vivienda FONVIS y Proyectos, ciclo vital

de documentación correspondiente a archivos intermedios.
Ubicación: Ciudad de La Paz, Av. Illimani N° 1820 Zona Miraflores.
Entregado: En fecha 03 de diciembre de 2014.
Ambientes: 2 depósitos

1 Deposito Fonvis 2da transf y 3ra transf, Aprox 25x 7 metros.

133
 2 Deposito Proyectos 6ta transf. Aprox 15 x 7 metros

11.5.3. Ambiente de la Av. Busch: Cuarta transferencia documental:

Clase de Documentos: Aportes, Cartera, Mutuales, Bancos y Cooperativas Ex

Fonvis Ubicación: Ciudad de La Paz, Av. Busch, Calle Genaro Gamarra, entre la
Días Romero, Zona Miraflores (Oficinas Ex – SENATER).
Entregado: En fecha 03 de Junio de 2015.
Ambientes: 2 depósitos

1er deposito, aprox 3x4 2do depósito, aprox 7x 5

134
 11.5.4. Ambientes de la Zona Sopocachi: Quinta y Séptima
transferencia documental:
Clase de Documentos: Fondos Suprimidos correspondientes al Ex FONVIS
pertenecientes al archivo intermedio de Regionales, Cartera, Mutuales, Ex Fonvis.
Ubicación: Ciudad de La Paz, Calle Belisario Salinas, Zona Zopocachi (Oficinas Ex
– ENFE).
Entregado: En fecha 03 de Junio de 2015.
Ambientes: 3 depósitos
1 er. Deposito, aprox 5x4 metros 2 2 do. Deposito, aprox. 3.5x 4 metros

3 er. Deposito, aprox. 4x4 metros cuadrados

135
RESUMEN DE AMBIENTES DE ARCHIVOS DE FONDOS EXISTENTES EN EL MOPSV.
CANTIDAD DE CANTIDAD DE
N° LUGAR
AREAS DEPOSITOS
Ciudad de El Alto (Avenida Héroes del Kilometro 7, al
1. AMBIENTE 1 Deposito
lado campo ferial

2. AMBIENTE Ciudad de La Paz, Av. Illimani N° 1820 Zona Miraflores 2 Depósitos

TRANSFERENCIAS
1ra a la 7ma Ciudad de La Paz, Av. Busch, Calle Genaro Gamarra,
Cajas de 3. AMBIENTE entre la Días Romero, Zona Miraflores (Oficinas Ex – 2 Depósitos
documentos SENATER).
Ciudad de La Paz, Calle Belisario Salinas, Zona
4. AMBIENTE 3 Depósitos
Sopocachi (Oficinas Ex – ENFE).
4 TOTAL LA PAZ Y EL ALTO 8 Total

11.6. FACTORES DE RIESGO EN LOS AMBIENTES DEL ARCHIVO

INTERMEDIO Y CENTRAL.

Se encuentra expuesto los archivos intermedios y centrales del MOPSV a los

siguientes factores de riesgo de los almacenes entregados por la Unidad Ejecutora
de Titulación UET desde la gestión septiembre del 2014 a la presente fecha 2017,
de las cuatro 4 áreas y 8 depósitos ocasionan los siguientes agentes de peligro:

- Infraestructuras deterioradas no apto

para el uso de documentos.
- Acumulación de polvo ocasionado por la falta
de limpieza.
- Polución de hongos.
- Filtración de goteras (en el ambiente de la
Illimani).
- Deterioro de las paredes producto de la
humedad.
- Polvareda sobre las tapas de las cajas y
estantería.
- Cambio de focos Fluorescentes
(ambientes de la Illimani).
- Cambio de cajas (en los 8 ambientes)

136
 - La falta de aseo origino el surgimiento de
telarañas.
- Sequedad y otros.

Agentes que deterioran la conservación de los documentos transferidos por la UET y

pocas condiciones de asepsia en espacios de depósitos y áreas de trabajo
(Búsquedas de documentos) de archivos de los Ex Consejos de Vivienda, Fonvis y
institutos sociales.

11.7. FACTORES DE AFECTACION TECNICA Y OPERATIVA DE LOS

AMBIENTES.

Los factores que a afectan al Área de Archivo en general se encuentran en los

siguientes resultantes:

- El constante crecimiento físico documental de fondos acumulados no

organizados producto de la enorme complejidad variada que cuenta el
archivo del MOPSV.
- La falta de implementación de políticas de organización y salvaguarda
tales como el Sistema integral de archivo del MOPSV donde integra a
los archivos intermedios e históricos.
- La falta de herramientas doctrinales como reglamentos que faciliten el
buen uso de los documentos sobre los ambientes de archivos.( el
presente proyecto Manual de procedimientos de archivo intermedios e
históricos del MOPSV permitirá y oxigenara la actividad de valoración,
selección y expurgo documental.
- la falta de procedimientos de Digitalización de la documentación, dentro
del Área de Archivo Intermedio, con el fin de operatividad en el buen
funcionamiento del Sistema Archivero Digital Institucional.
- La falta de mobiliario y estantería funcional para estos ambientes de
fondos cerrados y acumulados.

137
Dada las consideraciones y debido a las necesidades de espacio, y a la incesante y
creciente cantidad de documentos es necesario implementar procesos de
organización, descripción y por sobre todo valoración y selección documental en el
Área de y así evitar la falta de espacios, para no afectar de sobre manera los
procesos de avances técnicos y funciones operativas de las mismas las actividades
y objetivos a seguir, ya que en los ambientes en uso de servicios por el Área de
Archivo, como ser Oficina Central, Oficina de Proceso Técnicos y otros tienen una
función importante como ser el de procesar la documentación y mejorar el acceso de
información.

12. MOBILIARIO.

Se efectuó el diagnostico al Mobiliario existente dentro de los Archivos Intermedios

donde es claro la carencia de equipos de estantería que beneficien al conjunto de
archivos muchos documentos se encuentran sobre el piso pero la mayoría se
encuentra sobre estantería acondicionada, existen dos tipos de estanterías la
estantería apto para archivos y la estantería armada de madera.

Estantería Metálica acondicionada

La estantería en su mayoría posee las siguientes especificaciones técnicas:

Estantes metálicos de plancha 1

MM de espesor
De seis (6) bandejas con doble
vena de refuerzo mecano.
Color plomo metálico con pintura
alquílica cristalizada
Bajo horno de alta temperatura
Capacidad de soportar 300 KGS
Medidas 200 X 91 X 041.

138
 Desmontables
Estantería de madera improvisada
Según informes anteriores fueron colocados de manera provisional a falta de
estantería metálica siendo un riesgo innecesario
improvisado y superfluo.

Acondicionada.
Madera roble, pino, común.
Bandejas sobrepuestas.
Sujetadas sobre la pared.
Uso de clavos para mantener su soporte.
Activos en su mayoría del Ex SENATER

DETALLE DE ESTANTERIA CODIFICACION DE ACTIVOS

Ejemplo de codificación interna:

CODIGO CODIGO DETALLE EST.

MSOP BL ES 60 081 BL ES 18 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.39 mts ancho, 0.85 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 59 081 BL ES 19 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.39 mts ancho, 0.85 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 58 081 BL ES 20 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.68 mts ancho, 0.85 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 61 081 BL ES 21 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts.alto, 1.40 mts ancho, 1.25 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 62 081 BL ES 22 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts.alto, 1.39 mts ancho, 1.25 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 63 081 BL ES 23 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.39 mts ancho, 1.25 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 64 081 BL ES 24 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.39 mts ancho, 1.25 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 55 081 BL ES 25 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 2.32 mts ancho, 0.85 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 54 081 BL ES 26 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.40 mts ancho, 1.25 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 56 081 BL ES 27 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.40 mts ancho, 1.25 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 57 081 BL ES 28 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.68 mts ancho, 1.25 mts. profundidad Bueno
MSOP BL ES 53 081 BL ES 29 Estante metálico tipo RACK de 2.85 mts. alto, 1.04 mts ancho, 0.85 mts. profundidad Bueno

Fuente: Extracto del INF/MOPSV/DGAA/ARC-CEN Nº 013/2015

139
13. CAJAS

En el archivo central del Ministerio de obras, se manejan

dos tipos de cajas las cajas convencionales para
documentos cuyos términos son los siguientes:

1) primer tipo de cajas.

Caja de cartón con tapa separada
Color blanco/ color cafés
Cartón corrugado
Medidas 39X31X26 CM

2) segundo tipo de cajas.

Caja de cartón entero para folders
Cartón corrugado
Color blanco
Medidas 38X27X11.5CM

Un factor preponderante y continuamente solicitado es la adquisición de cajas para

el mantenimiento de los documentos de los archivos centrales e intermedios del
MOPSV muchos fondos documentales no cuentan con cajas acondicionadas, y otros
se encuentran en constante deterioro.

14. EQUIPOS

Equipos de seguridad:
- Alarmas: No cuenta con alarmas de seguridad que respalden el cuidado de la
instalación central archivística, sin embargo solo el archivo central ubicado en
el edif. Ex Conavi, cuenta con personal de seguridad policial siendo que las
otras áreas de archivo distribuidas en las ciudades de La paz y El alto no
existe alarma alguna o personal de seguridad alguno.

140
 - Chapas: Las áreas están en su mayoría protegidas con chapas, pero existen
algunos ambientes o depósitos donde no existe herradura alguna o chapas
que protejan esta documentación específicamente en los ambientes del calle
Illimani en los archivo del FONVIS.

- Extintores: Solo el área de archivo central cuenta con extintores que se

encuentran distribuidos sobre los diferentes ambientes del edif. Ex Conavi,
sótano, sub suelo y primer piso, con un total de 7 unidades, por otro lado los
demás ambientes distribuidos en las ciudades de La Paz y El Alto no cuentan
con extintores alguno.

- Medidores de temperatura: No cuentan con medidores de temperatura ni

detectores de humo o instrumento alguno que facilite estas acciones de
seguridad siendo en su mayoría los ambientes húmedos, en algunos casos
con efectos desfavorables para la manutención de documentos de archivo.

15. PERSONAL

La estructura actual del personal del archivo central es jerárquica y cuenta con los
siguientes cargos según los POAI 2016:

1 Un - ENCARGADO DE ARCHIVO - Profesional

1 Un - TECNICO DE ARCHIVO -Técnico Superior
1 Un - PERSONAL DE APOYO I - Bachiller
1 Un - PERSONAL DE APOYO II. - Bachiller
TOTAL 4 FUNCIONARIOS
Por otro lado se suman las pasantías de las Carreras específicas de Historia y
Bibliotecología y Ciencias de la información, actualmente con los siguientes cargos:
1) Un Pasante de 4 año mínimo.
1) Un Pasante de 4 año mínimo.
TOTAL 2 PASANTES

141
Lamentablemente con la enorme cantidad documental existente dentro de los
archivos centrales del Ministerio de obras Publicas, la realidad de esta estructura del
personal no abastece completamente la demanda de servicios efectuados por el
Área de archivos generales, siendo necesario un cambio en la estructura del
personal diferenciando según las actividades y desarrollando las capacidades de
cada individuo que forma parte de archivos implementando mediante el sistema
integral de archivos las funciones especificas competentes para su actividad:

16. SERVICIOS.

Desde las gestiones del 2012 hasta la del 2016, realizando el diagnostico en base a
los informes de actividades hubo un crecimiento de solicitudes de servicios internos
de documentación que brinda el archivo central cuyo efecto centralizador de la
documentación, no facilita de manera efectiva y directa la documentación solicitada
debido a las acciones actuales que no permiten la descentralización de la
información ni la administración por categoría de archivo según la pertenencia de su
custodia, siendo necesario la implementación del sistema integral de archivos del
ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda MOPSV, aplicando fielmente los
ciclos vitales de la documentación y competencias de archivos según lo estipulado,
amparado y normado mediante decretos supremos que respaldan tal conformación
de Archivos a nivel nacional: Gestión, Central, Intermedio e Histórico.

16.1. Servicios Internos

- Para las solicitudes de los servicios internos brindados por el área de
archivo a los diferentes órganos dependientes del Ministerio:
funcionarios de Direcciones, Unidades o Viceministerios y otros, se
realiza mediante la emisión de nota dirigida al Director General de
Asuntos Administrativos DGAA del Ministerio de obras Publicas MOPSV
dando respuesta de la misma forma según Notas Internas con cites.
NI/MOPSV/DGAA/UA/ARC CEN Nª 00/00. siendo un sistema de
accesibilidad para fines propios a nivel institucional interna.

142
CANTIDAD DE REQUERIMIENTOS MEDIANTE LA EMISION DE NOTAS
INTERNAS DESDE 2010 – 2017.
CANTIDAD DE SOLICITUDES RESPONDIDAS CON NOTAS
Nª AÑO
REQUERIMIENTOS INTERNAS
1 2010 56 aprox. NOTAS INTERNAS
2 2011 45 aprox. NOTAS INTERNAS
3 2012 125 aprox. NOTAS INTERNAS
4 2013 195 aprox. NOTAS INTERNAS
5 2014 145 aprox. NOTAS INTERNAS
6 2015 299 aprox. NOTAS INTERNAS
7 2016 266 aprox. NOTAS INTERNAS
8 2017 230 aprox. NOTAS INTERNAS HASTA EL MES OCTUBRE 2017

Fuente: Informes de actividades desde 2010 - 2016

Se evidencia un incremento significativo desde la gestión 2015 a la presente fecha

Octubre del 2017, con relación al servicio brindado a los funcionarios del MOPSV
mediante la emisión de notas internas con CITE propio MOPSV/DGAA/UA/ARC CEN
Nª 000/00, brindando servicios de gestión archivística desde el archivo central. Por
otra parte el archivo central del MOPSV actualmente brinda servicios centralizando
toda la documentación correspondiente a los archivos Central, Intermedio, e histórico
por lo que en los tres últimos años se ve relativamente un incremento proporcionado
al de otros años por lo que es necesario su descentralización de la documentación y
custodia en los archivo intermedios .

143
CANTIDAD DE INFORMES EMITIDOS.
CANTIDAD DE SOLICITUDES EMITIDAS MEDIANTE
Nª AÑO
REQUERIMIENTOS INFORMES
1 2010 06 aprox. INFORMES
2 2011 04 aprox. INFORMES
3 2012 68 aprox. INFORMES
4 2013 15 aprox. INFORMES
5 2014 14 aprox. INFORMES
6 2015 25 aprox. INFORMES
7 2016 30 aprox. INFORMES
8 2017 20 aprox. INFORMES HASTA OCTUBRE del 2017

Fuente: Elaboración Propia

El cuadro refleja la significativa diferencia durante los primeros periodos (2010-2011)

siendo las causales y consecuencias las pocas herramientas de trabajo
implementado y accesibilidad a la documentación, es decir que antes de las
gestiones 2012 no se emitía informes, y el trabajo era a solicitud oral y verbal en
muchos casos, Posteriormente esta figura va cambiando radialmente la emisión de
informes es indispensable actualmente según el caso y la necesidad especifica.

144
16.2. Servicios Externos
CANTIDAD DE REQUERIMIENTOS MEDIANTE LA EMISION DE NOTAS
EXTERNAS DESDE 2010 – 2017.
CANTIDAD DE SOLICITUDES RESPONDIDAS CON NOTAS
Nª AÑO
REQUERIMIENTOS EXTERNAS
1 2010 0 aprox. NOTAS EXTERNAS
2 2011 02 aprox. NOTAS EXTERNAS
3 2012 03 aprox. NOTAS EXTERNAS
4 2013 07 aprox. NOTAS EXTERNAS
5 2014 20 aprox. NOTAS EXTERNAS
6 2015 36 aprox. NOTAS EXTERNAS
7 2016 40 aprox. NOTAS EXTERNAS
8 2017 31 aprox. NOTAS EXTERNAS HASTA OCTUBRE

Fuente Elaboración Propia

Otros aspecto preponderante son las emisiones y proyectos de respuestas a

personal naturales o instituciones externas cuya actuación puede ser restringido (en
base al interés legitimo) o abiertos (en base al derecho de acceso irrestricto) el
cuadro evidencia la considerable marcación desde inicios de las gestión 2010 hasta
el 2017 cuyo efecto se traduce en ampliación y efectividad de servicios externos.
Estos servicios se clasifican en:
Emisión de Certificaciones de Años de Servicios CAS.
Legalización para efectos legales y/o jurídicos.

145
 Emisión de copias legalizadas según el peticionario.

16.3. Servicios Gratuitos.

Según estipula nuestra constitución política del estado CPE, los servicios de
archivos son gratuitos, y de acceso libre a las documentaciones solo previa
identificación del peticionario titular, de manera que la respuesta al trámite no tiene
costo alguno, igualmente la ley establece el principio de la informalidad sea esta
mediante la emisión de carta, poder, escrita o a máquina debiendo solo identificarse
mediante la firma del titular y/o representante legal.

17. ACCIONES REGIMEN DE LIMITACION DEL ACCESO A LA INFORMACION.

Se establece esta figura de carácter reservado en el Ministerio de obras solo en

casos excepcionales, según las siguientes características:
- El servidor o funcionario responsable de la calificación para la limitación y
acceso a la información se considerará en los siguientes casos.
- Tramite actual de la documentación solo son accesibles los involucrados
directos (personas naturales i/o jurídicas) que garanticen su interés legitimo.
- Cuando tiene el grado de carácter institucional de la que derivará el grado de
reserva o restringido a aquellos documentos que encierran las siguiente
características:

De importancia estratégica para el estado y nación.

De importancia institucional cuando exista daños ocasionados
por terceros para la Adjudicación de Viviendas o daños
calificados entre ellos títulos de propiedad de viviendas
afectando directamente al beneficiario o adjudicatario.
De carácter patrimonial afectando a yacimientos arqueológicos
parques que estén protegidos por el estado.

146
 CAPITULO VI

ELABORACION DE LA PROPUESTA

18. PROPUESTA

Implementación del “MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS

INTERMEDIOS E HISTÓRICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y
VIVIENDA – “MOPSV” en sus 7 capítulos y anexos, que permitan desarrollar de
manera practica el buen uso de los archivos intermedios e históricos según su valor
y ciclo de vida documental, análogamente aplicando el manejo del “SISTEMA
ARCHIVERO” para normar la descripción de campos según la ISAD (G) y
elaboración de inventarios

Se constituirá como herramienta de uso práctico de fiel y obligatoria lectura para el

personal Técnico Profesional Archivista: (Jefe, Encargados, técnicos y auxiliares en
archivos) que trabajan en los Archivos Centrales, Intermedios e Históricos del
MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA completando y
mejorando el sistema integral de Archivos y fondos documentales existentes en el
MOPSV.

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS HISTORICOS DEL

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA”

147
 MANUAL
DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS
E HISTÓRICOS
DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA –
“MOPSV”

148
 MOPSV
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS
INTERMEDIOS E HISTÓRICOS DEL MOPSV Edición 1ra

Elaborado por: Univ. Gonzalo Omar Choque Ticona Nº páginas 149 - 242

Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda

Dirección General de Asuntos Administrativos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E

HISTÓRICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA
MOPSV

Aprobado por Resolución Ministerial Nº……

De…..de……de 201...

149
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E
HISTÓRICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA
MOPSV

I. INTRODUCCION:

1. DISPOSICIONES GENERALES

El presente Manual de Procedimiento de los Archivos Intermedios e Históricos, tiene

como disposiciones generales ser un instrumento técnico de funcionamiento que
regule y estandarice bajo un mismo criterio estandarizado el manejo coordinado,
controlando, estableciendo métodos de valoración, conservación, preservación,
descripción, y organización documental de características Intermedias e históricas
para la buena administración patrimonial de los fondos de archivos existentes dentro
del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda, conforme el ciclo vital de la
documentación establece, de esta manera obtener que los distintos fondos de
archivos tengan herramientas estables y provean servicios archivísticos, según la
gestión documental establece.

2. OBJETIVO

El presente manual tiene como principal objetivo implementar el control de archivos

“Intermedios e Históricos” en los fondos documentales existentes del MOPSV, que
permitan normar, establecer criterios de administración y procedimiento documental,
mediante la implementación de técnicas operativas y herramientas, con el fin de
completar el sistema integral de archivos de Obras, Viviendas, Transportes y
Telecomunicaciones y así servir de instrumento orientador y regulador de las
actividades del personal archivista que trabaja en los archivos y su correcta
aplicación en la gestión documental sistemática.

150
3. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

- Emplear un instrumento normalizado de procedimientos que ayude a la

organización de los diferentes elementos documentales correspondientes a
los fondos intermedios e históricos existentes en los archivos del MOPSV
para su correcto funcionamiento.

- Consolidar y fortalecer el uso de los sistemas de archivos en el MOPSV,

según corresponde a su ciclo vital de archivos aplicando las directrices de
organización, descripción, y conservación a razón de su existencia
documental, identidad institucional, valor documental producto del
crecimiento vegetativo.

- Establecer una adecuada coordinación controlada con todos los archivos

institucionales que nos permitan la aplicación y funcionalidad del Manual de
procedimientos, logrando una apropiada y completa organización de los
sistemas integrales de archivos documentales existentes: Gestión, Central,
intermedio e Histórico.

- Aplicar el diagnostico correspondiente a los archivos intermedios e históricos

para establecer las condiciones de conservación, preservación, de los
documentos con valor permanente e institucionalmente semiactivos e
inactivos.

- Control de las diferentes transferencias documentales de archivo central al

archivo intermedio y del intermedio al archivo histórico, mediante la aplicación
de métodos de entrega examinando y seleccionando su particularidad.

- Evitar la acumulación irracional de documentos mediante los métodos y

procedimientos establecidos: valoración y selección y expurgo documental
exclusivo dentro la conformación de un archivo intermedio.

151
 - Definir y delinear los fondos documentales existentes dentro de la súper
estructura orgánica institucional resultado de un proceso histórico de
adaptación, división, reestructuración de instituciones y vice ministerios que
precedieron al actual “MOPSV”, creadas según su contexto social, político,
económico a razón la coyuntura estatal de su tiempo de manera cronológica
y organizada seleccionada por Ministerios, Viceministerios, Unidades, y
empresas descentralizadas según sus competencias.

- Establecer la conformación del archivo Histórico que permita garantizar la

conservación permanente y administrar la riqueza documental institucional de
Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda MOPSV.

- Establecer las directrices para el acceso a la información reservada o

limitada.

- Reglamentar el uso institucional y social de la documentación con

características intermedias e históricas.

4. NORMATIVA LEGAL

El marco normativo del presente Manual está constituido por las siguientes
disposiciones:

- Constitución Política del Estado Plurinacional de 07 de febrero de

2009.
- Código Civil de 6 de agosto de 1975.
- Ley 004 - Lucha contra la Corrupción, Enriquecimiento Ilícito e
Investigación de Fortunas de 31 de marzo de 2010.
- Ley 1178- Sistema de Administración y Control Gubernamentales
de 20 de julio de 1990.
- Ley 2341- De Procedimiento Administrativo de 23 de abril de 2002.

152
 - Decreto Supremo Nº 28168 de 17 de mayo de 2005.
- Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de
Comunicación de los Ministerios de23 de diciembre de 1994.
- Decreto Supremo Nº 13956 de 10 de septiembre de 1976.
- Decreto Supremo Nº 13957 de 10 de septiembre de 1976.
- Decreto Supremo Nº 22144 de 02 de marzo de 1989.
- Decreto Supremo Nº 22145 de 11 de julio de 1989.
- Decreto Supremo Nº 22146 de 02 de marzo de 1989.

5. DE LA NATURALEZA
Forman parte de los Archivos Intermedios e Históricos toda la documentación cuyos
fondos fueron resultantes de la función pública, actividades y trámites de
cualesquier estructura administrativa central, descentralizada, desconcentrada, bajo
tuición del Ministerio: generados, recibidos, conservados y transferidos; creados
durante su época producto de la función institucional en la naturaleza de sus
funciones, a partir que el documento nace con valores intrínsecos desde su origen,
dado su carácter de original, único en su género y de interés legítimo, hasta su
conservación con valoración permanente.

6. AMBITO DE APLICACIÓN

Es de aplicación para todas las dependencias, aéreas de archivo, unidades

orgánicas, desconcentradas y proyectos especiales que estén bajo tuición del
Ministerio que posean documentación con valor informativo (semiactivo) permanente
(inactivo) de documentación con características Históricas, de esta manera
estandarizar el sistema integral de los Fondos de Archivos Documentales del
Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda MOPSV.

153
 7. RESPONSABLES

Son responsables, los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y

Vivienda que trabajan en los archivos centrales: Jefe o Encargado del Archivo
Central, Personal Técnico, auxiliares archivistas, en el marco del sistema de la
Organización Administrativa y el Manual de Funciones de la Entidad.

La Unidad Administrativa y el Archivo Central son los responsables de llevar a cabo

las diligencias para la conformación de los Archivos Intermedios e Históricos
proporcionar la información para su realización y posterior culminación, previa
autorización de la Dirección General de Asuntos Administrativos.

8. APROBACIÓN

El Presente Manual de Procedimiento de los Archivos Intermedios e Históricos del

MOPSV, debe ser evaluado por la Dirección General de Asuntos Administrativos a
través de la Unidad Administrativa, y aprobado mediante Resolución Ministerial por
la Máxima Autoridad Ejecutiva Ministro de Obras Publicas.

9. DIFUSIÓN Y APLICACIÓN

a. La difusión y aplicación del presente Manual de Procedimiento de

los Archivos Intermedios e Históricos para su manejo
correspondiente es atribución de la Dirección General de Asuntos
Administrativos por intermedio de la Unidad Administrativa y el área
de archivo respectivamente.

b. El Archivo Central como principal encargada de su aplicación,

desarrollo, y cumplimiento mediante la elevación de informes de
actividades trimestrales de solicitud de avances y migración de
datos.

154
 c. Ningún servidor público, de carrera, ítem, eventual o consultor
individual de línea del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y
Vivienda, podrá alegar desconocimiento del presente Manual como
excusa o justificación de omisión, infracción o incumplimiento de
cualquiera de sus artículos.

10. RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN

Son responsables de su aplicación:

a) El Ministro(a) de Obras Públicas, Servicios y Vivienda, es responsable

de la aprobación e implantación del Presente Manual de
procedimientos mediante aprobación de la Resolución Ministerial.

b) La Unidad Administrativa como la unidad Responsable de la

aplicación e implementación del presente manual de procedimientos
encarga del control en su avance y aplicación.

c) El área de Archivo Central, es la instancia responsable de su

cumplimento y aplicación técnica, mantenimiento, capacitación y
avance del manual entregando reportes trimestrales de avance a la
Dirección General de Asuntos Administrativos vía Unidad
administrativa.

d) Los funcionarios que pertenecen al área de archivo del Ministerio de

Obras Públicas, Servicios y Vivienda, son responsables de hacer el
uso del manual de procedimientos.

e) Los funcionarios públicos que trabajan en todas las dependencias,

aéreas de archivo, unidades orgánicas, desconcentradas y proyectos

155
 especiales que estén bajo tuición del Ministerio de Obras Publicas
Servicios y Vivienda.

11. REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIONES

El presente Manual de procedimientos, podrá ser revisado, actualizado y

modificado cuando:

a) La MAE considere necesario.

b) A solicitud de la Unidad Administrativa por el Área de Archivo mediante la

Dirección General de Asuntos Administrativos, en base a la experiencia de su
aplicación.

c) Cambios y ajuste en la normativa que regula esta modalidad del manejo y uso
del Manual de procedimiento.

Para entrar en vigencia las actualizaciones y/o modificaciones realizadas,

deberán estar aprobadas por el Ministro(a) de Obras Públicas, Servicios y
Vivienda mediante Resolución Ministerial expresa.

12. DEFINICIONES ARCHIVÍSTICAS

 ARCHIVAR.
Conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las diferentes
fases del tratamiento archivístico propias de cada uno de los tipos de archivo,
según la etapa del ciclo vital de los documentos //Dar por terminado un
expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o judicial, es
decir, transferirlo al archivo (“archívese”).

156
 ARCHIVISTA O ARCHIVERO.
Profesional con titulación universitaria superior, cuyo campo de actividad se
centra en la dirección, investigación, programación y desarrollo de las
técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico de los fondos
documentales/ Es el profesional graduado con título académico de nivel
universitario con estudios superiores teórico - prácticos sobre el manejo
organizacional de documentos que tiene bajo su cargo el cuidado de una
institución de archivo

ARCHIVÍSTICA
Es la disciplina que estudia los aspectos teóricos y prácticos de los archivos
establece el tratamiento técnico adecuado y determina las formas de análisis
de los fondos documentales.

 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización
de documentos, desde su origen hasta el destino final, con el objeto de
acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

 ARCHIVO
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de
sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.// En
función del ámbito de su fondos: nacionales, generales, regionales,
provinciales, de distrito, municipales, etc. En función de la personalidad
jurídica de la institución productora: archivos públicos y privados.// En función
del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión,
centrales, intermedio o históricos. // Institución cultural donde se reúne,
conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. // El
Archivo también es el lugar donde se conservan y consultan los conjuntos
orgánicos de documentos.

157
 ARCHIVO CENTRAL.
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el
funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter
general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen
los 30 años de antigüedad.

 ARCHIVO GESTION.
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne
la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con
carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que
superen los cinco años de antigüedad.

 ARCHIVO INTERMEDIO
Es el área donde se transfiere los documentos desde los archivos centrales la
documentación permanece a un valor semi activo de 15 a 30 años a partir de
su recepción a la unidad de archivo.

 ARCHIVO HISTÓRICO
Es el área donde se transfiere los documentos más antiguos con valor
permanente en algunos casos son archivos concluidos de entidades que
cesaron su existencia/son archivos donde se aplican métodos de
conservación y restauración según su antigüedad.

 BASE DE DATOS
Es un conjunto integrado de archivos de datos que contienen información una
versión electrónica, // Deposito de datos referenciales acumulados,
ordenados y basados en el soporte informático.

158
 CEJILLA (RÓTULO): Escrito conciso en el que se identifica el contenido,
carácter o clase de una cosa, en la parte sobresaliente del archivador rápido,
folder o carpeta

 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Etapas por las que, sucesivamente, pasa la documentación desde que se
produce en el archivo de gestión hasta que se conserva en un archivo
histórico/Es la trayectoria que tienen desde su inicio o producción
administrativa hasta su conclusión.

 CUADRO DE CLASIFICACIÓN:
CM. Roberge define como "una estructura jerárquica y lógica que refleja las
funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la
creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que
organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos
en sus relaciones los unos con los otros, para constituir los expedientes.

 CLASIFICACIÓN
Operación que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que
reflejan la estructura jerárquica de un fondo documental. / Esta operación se
encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominado
identificación. Proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos que se desarrolla, sobre la base de la estructura de clasificación
determinada por el Archivo Central e intermedio.

 CONSERVACIÓN
Es el conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una
parte, la prevención de posibles daños físicos en los documentos y la
reparación del documento cuando el daño se ha producido.

159
 CUSTODIA
Responsabilidad que implica, por parte de la Unidad de Archivo, la adecuada
conservación de los documentos, cualquiera sea la titularidad de los mismos

 DOCUMENTO
Documentos o soporte documental en lenguaje natural o convencional y
cualquier expresión gráfica, sonora o imagen; recogida en materiales,
soportes informáticos, documentos que fueron creados, recibidos y utilizados
en las unidades administrativas.

 DOCUMENTO ACTIVO
Documentos que se producen o se reciben que cumplen fines
administrativos, fiscales, legales y/o contables, cuyo uso es frecuente.

 DOCUMENTOS CONFIDENCIALES
Se denomina así a la documentación que tiene cierto nivel de reserva frente
a la documentación que se encuentra accesible

 DOCUMENTOS SEMIACTIVOS
Documentos de uso esporádico que debe conservarse en el Archivo Central.

 EXPURGO
Eliminación de documentos que hayan perdido sus valores administrativos,
legales, fiscales, contables o técnicos y que no tengan valor histórico.

 EXPEDIENTE
Instrumento formado por un conjunto de documentos generados, organizados
y funcionales por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

 FOLIACIÓN

160
 Es el acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 01 a todos
los folios 0xx; las series que constituyen agrupaciones documentales que no
pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que
son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben
ser respetados y controlados /Numeración no interrumpida de una serie o
documentos que constan en más de un tomo o volumen.

 FONDO
Conjunto de series de una misma procedencia. Es el conjunto de documentos
de cualquier tipología o soporte, producidos orgánicamente o formados por
una institución en el ejercicio de las actividades y funciones.

 IDENTIFICACIÓN
Fase del tratamiento archivístico que consiste en el reconocimiento de las
categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de
un fondo.

 INVENTARIO
Relación detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su
organización en series documentales.

 INSTALACIÓN
Ubicación de las unidades de conservación en el depósito previa organización
del espacio.

 LEGALIZACIÓN (AUTENTICACIÓN)
Proceso mediante el cual se confiere a una copia valor de testimonio para que
pueda sustituir al documento original. Es el certificado o nota con firmas o
sello, que acredita la autenticidad de un documento o una firma. Certificación
de verdad o de legitimidad.

161
 NORMA ISAD-G
Son las siglas en inglés de General International Standard Archival
Description, La norma ISAD-G es una herramienta de gestión muy valiosa
para los archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboración de
descripciones archivísticas compatibles (inventarios) a nivel nacional e
internacional, es un conjunto de reglas generales.

 ORDENACIÓN
Es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que
consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de
acuerdo a las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.

 ORGANIZACIÓN
Es la clasificación de documentos; una vez realizado el proceso de
identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación.

 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Este principio se refiere al respeto al orden original estableciendo, que no
debe alterarse la organización de un expediente establecido por la unidad
productora, con un orden especifico.

 SECCIÓN
La sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la
producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de
la institución que produce el fondo. La sección es el conjunto de documentos
generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.

 SERIE
Es el conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma
competencia y regulado por la misma norma de procedimiento.

 SUBFONDO

162
 Subdivisión del fondo que contiene un grupo de documentos relacionados
entre sí, emanados de subdivisiones administrativas de un organismo
productor o referido a agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o
similares en el tema en sí.

 SUBSECCIÓN
Subdivisión de una sección que contiene un grupo de documentos
relacionados entre sí, según las funciones del organismo productor.

 SUJETO PRODUCTOR
Organismo de la administración, persona física o jurídica que, en el desarrollo
sus funciones generan conjuntos orgánicos de documentos.

 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental es el listado de series documentales con
sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las
unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se
les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. La Tabla de
Retención Documental es el instrumento archivístico esencial que permite la
normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestión, central e histórico

 TABLA DE VALORACIÓN
Instrumento resultado de la valoración, que establece los documentos que se
deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar de manera
controlada al final de un período determinado especificando el procedimiento
concreto que debe realizarse.

 TESTIGO

163
 Impreso normalizado que sustituye una unidad de conservación o instalación
desplazada de su colocación habitual.

 TIPO DOCUMENTAL
Clase de documentos que se distingue por la semejanza de características
físicas y/o intelectuales.

 TRANSFERENCIA
Procedimiento habitual de ingreso de documentos en un archivo, mediante
traslado de fracciones de series documentales, una vez cumplido el plazo de
permanencia. Es el traslado controlado y sistemático de documentación de
uso esporádico de un Archivo de Gestión al Archivo Central.

 UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
Señala el lugar físico de ubicación de los documentos (depósito, sala, estante
o rack, bandeja).

 UNIDAD DOCUMENTAL
Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto
productor en la resolución de un mismo asunto, puede estar constituida por un
solo documento (unidad documental simple) o por varios que formen un
expediente (unidad documental compuesta).

 VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que posee un documento en la administración de sus procedimientos o
actividades.

 VALOR HISTÓRICO
Aquel que posee el documento como fuente primaria de la historia.

 VALOR JURÍDICO

164
 Aquel que posee un documento del cual se derivan derechos u obligaciones
legales reguladas por el derecho común.

 VALOR PRIMARIO
Aquel que va unido a la finalidad inmediata por el cual el documento se ha
producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídico – administrativo,
y otros.

 VALOR SECUNDARIO
Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del
documento, tales como el valor histórico e informativo.

 VALORACIÓN
Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o eliminación, total o parcial. Es una
actividad que consiste en el análisis de los valores documentales para
establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

II. TEORIA Y DOCTRINA GENERAL

13. DOCTRINA

La generación de documentos del Ministerio de Obras Publicas de las tres entidades

principales: “Trasportes, Viviendas y Telecomunicaciones” están conformadas con
diferentes criterios técnicos, operativos y administrativos, cuya tripartición se enfoca
en la creación de “obras publicas” mediante alcance publico nacional, por lo que es
necesario analizar y canalizar la definición del término “obras” como producto o
resultado de un trabajo, construcción, edificación o cimiento, complementándose con
el concepto “público” que es la acción o relación de masas de población, todo lo que
la sociedad utiliza en beneficio como parte de la ciudad o ambiente que lo rodea, en

165
definición tendremos “Obras publicas” la que se destina al uso público y general en
beneficio común, el término “servicios” que son las funciones ejercidas por las
personas hacia otras personas con la finalidad de que estas se cumplan de manera
asistencial, estos sistemas se integran con las doctrinas institucionales cuyos
objetivos generales y fines correspondientes, establecen para el cumplimiento de
sus objetivos, con el fin de efectuar de manera eficaz y transparente, la planificación,
ejecución, control y evaluación de los planes, programas, proyectos direcciones,
secretarias, empresas descentralizadas, y unidades estatales a cargo de los
Viceministerios, bajo tuición del MOPSV.

14. MARCO TEORICO ARCHIVISTICO INSTITUCIONAL

El archivo institucional del MOPSV, tiene bajo características propias documentación

de orden público que forman parte de esta institución en la naturaleza y atribuciones
de sus funciones se conforman los archivos Intermedios e Históricos de nuestro
ministerio según la función institucional.

15. SISTEMA INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE OBRAS

PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA MOPSV.

Es un circuito integral de sistemas de Archivos que desarrolla un conjunto de

actividades, acciones administrativas, procedimientos técnicos, y servicios,
articuladas y normadas a través de una red de centros de archivos de gestión,
central, Intermedios y Históricos con administración documental central
pertenecientes al Ministerio de obras Publicas Servicios y Vivienda MOPSV con la
finalidad del acceso a la información.

166
 16. GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICA

Entendamos por Gestión Archivística al Conjunto de procedimientos y operaciones

que permiten llevar a cabo todas las actividades y acciones de nuestro organismo
archivístico. Entendamos por Gestión de Documentos al Conjunto de tareas,
procedimientos y operaciones orientados a lograr una mayor eficacia y economía en
la explotación de los documentos producidos por las instituciones y fondos
existentes en el Ministerio de obras, por parte de la administración, a lo largo del
ciclo vital de los documentos semiactivos e inactivos, intermedios e históricos. En
resumen es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al
eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y
recibida por el Ministerio y sus entidades bajo tuición, desde su origen hasta su

167
destino final permanente, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y
utilización patrimonial.

17. DOCUMENTO DE ARCHIVO.

Se entiende por documentos de archivo a todo registro de información independiente

de soporte físico que puede transmitir información y conocimiento según: Antonia
Heredia: “…Los documentos de archivo se producen natural e inevitablemente como
testimonio y prueba de acciones de una gestión de una institución...” Luis Oporto
Ordoñez señala como él: “Soporte original, recibido o producido por una persona o
entidad, en el ejercicio de sus funciones o actividades, que se caracteriza por su
legitimidad y está dotado de valores primarios desde su generación”

18. DOCUMENTACION PÚBLICA DEL LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS.

Vienen a ser los documentos resultantes de la función pública, las actividades y
tramites de cualquier estructura o fondo documental mayor a los 15 a 35 años bajo
las siguientes características:

- El documento sólo tiene valor en su contexto.

- Son resultantes de la función, actividades y trámites de cualesquier
estructura administrativa central, descentralizada, desconcentrada, bajo
tuición del Ministerio.
- Constituyen bienes y recursos indispensables con valores secundarios
para la promoción de la conciencia cívica y el testimonio como patrimonio
nacional.
- Luego de perder su valor primario, por su valor informativo, se convierten
en fuentes primarias para dar sustento a la investigación científica, en
cualquier campo.
- Forman parte del patrimonio documental pierden su valor primario y
pasan la prueba de la valoración y selección.
- Tienen valor histórico permanente único.

168
 19. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
INTERMEDIOS E HISTORICOS.

- Soporte: le da cuerpo, evolucionó con el tiempo

- Información: contenido sustantivo que transmite
- Registro: fijación de la información en el soporte
- Génesis: se producen dentro de un proceso natural de una actividad, surgen
como testimonio de las tareas o actividades de su productor
- Exclusividad: original, rara vez existe un documento similar o idéntico
- Autenticidad: carácter de prueba
- Carácter seriado: los documentos se producen secuencialmente,
conformando series.

20. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos

producidos por una institución, organización u organismo no deben mezclarse
Principio de
con los de otros.
Procedencia
Consiste en mantenerlos agrupados, sin mezclarlo con otros. Tiene vigencia en el
Archivo Central, Intermedio e Histórico.

Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución

Principio de
u organismo productor, ya que esta debe reflejar sus actividades reguladas por
Respeto al
la norma de sus procedimientos. El orden original manifiesta de alguna manera la
Orden
gestión de la cual los documentos formaron parte durante su etapa activa,
Original
semiactiva e inactiva al conservar el orden asignado durante su función.

Principio de El organigrama y las funciones son la base de la organización

Respeto a la La clasificación interna de un fondo debe responder a un sistema (orgánico,
estructura funcional)

169
 21. SISTEMA DE ADMINISTRACION Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DE
ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTORICOS.

Toda documentación perteneciente a los archivos Intermedios e Históricos del

Ministerio de obras, mantendrán su propia estructura orgánica interna independiente
según su ciclo vital documental, por poseer una administración archivística propia
amparada mediante Decretos y leyes por ser patrimonio legal documental e
inalienable cuyo valor de prescripción esta bajo la siguiente disposición:

VALOR Y PRESCRIPCION EN AÑOS PARA LOS ARCHIVOS DEL MOPSV

ACTIVO PASIVO INACTIVO

TIPO DE ARCHIVO
ADM. CONTABLE LEGAL INFORMATIVO PERMANENTE

ARCHIVO DE GESTION 2 5 0 0

ARCHIVO CENTRAL 0 0 10 0 0

Desde los 15 a 35 a + Archivístico de

ARCHIVO INTERMEDIO 0 0 0
conservación

Histórico
ARCHIVO HISTORICO 0 0 0 0
Indefinido
Fuente: Elaboración Propia

22. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Se define como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos del Ministerio de
Obras Publicas desde su proceso de creación hasta su disposición final del
documento, la gestión documental es el reflejo de las actividades administrativas y
técnicas destinadas a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las diferentes unidades del MOPSV, enmarcándose en
cuatro fases las cuales efectuaremos nuestro análisis ampliamente sobre las últimas
dos. Determinando los siguientes tipos de archivos

170
 23.TIPOS DE ARCHIVO

En los Archivos existentes en el MOPSV se establecen y complementan los

siguientes tipos de archivos:
- Archivo Gestión (activa)
- Archivo Central (Semiactiva)
- Archivo Intermedio (semiactiva)- (pasiva)
- Archivo Histórico (pasiva) - (inactiva) – (permanente)

La teoría expuesta del valor documental del Ministerio se define de la siguiente en:

VALORES GENERICOS VALORES ESPECÍFICOS VALORES ABSTRACTOS

Valor Primario Administrativo, Fiscal y Legal Valor probatorio

Valor Secundario Informativo, Histórico Valor Archivístico

Fuente: Cuadro extraído del libro “Gestión documental y Organización de archivos administrativos - Luis Oporto Ordoñez”

La conformación y estructura del valor secundario, selectivo y permanente de

archivos Intermedios e históricos según su categoría del valor histórico recuperando
el patrimonio correspondiente y semiactivo, pasivo e inactivo según su competencia
institucional.

24.TEORIA DEL VALOR DOCUMENTAL

- Valor: Grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las

necesidades o proporcionar bienestar o deleite.
- Cualidad: como carácter natural o adquirido que poseen algunas
realidades, consideradas bienes, por lo cual son estimables.
- Valor del documento: Grado de utilidad o aptitud del documento para
satisfacer las necesidades del organismo productor o proporcionar
bienestar o deleite al titular de la información.

171
 25.FONDOS MINISTERIALES Y EMPRESAS DESCENTRALIZADAS
Los Archivos Intermedios e Históricos cuentan con los siguientes fondos
documentales ministeriales.

Cuadro cronológico de los Fondos existentes en el Ministerio (1904 – 2014)

AÑOS DE
Nº FONDOS DOCUMENTALES SIGLA
INSTITUCIONALIZACION

1 Ministerio De Gobierno Y Fomento MGF (1904 - 1920)

2 Ministerio De Fomento Y Obras Publicas MFOP (1921 - 1939)

3 Ministerio De Comunicaciones MC (1925 - 1969)

4 Ministerio De Obras Publicas MOP (1938 – 1939)

5 Ministerio De Obras Publicas Y Comunicaciones MOPC (1940 – 1960)

6 Ministerio De Transportes, Comunicaciones Y Aeronáutica Civil MTCAC (1961 – 1991)

7 Ministerio De Urbanismo Y Vivienda MUV (1970 – 1990)

8 Ministerio De Asuntos Urbanos MAU (1991 – 1994)

Ministerio De Desarrollo Humano – MDH

9 (1994 – 1997)
Secretaria Nacional De Asuntos Urbanos SNAU

10 Ministerio De Vivienda Y Servicios Básicos MVSB (1997 – 2002)

11 Ministerio De Obras Publicas MOP (2003 – 2006)

12 Ministerio De Obras Publicas Servicios Y Vivienda MOPSV (2006 – 2014)

FONDOS MINISTERIALES 12
Fuente: Elaboración Propia

Cuadro de los Fondos Unidades, Institutos, Direcciones Programas y de Empresas

Descentralizadas y Autárquicas bajo tuición del Ministerio, existentes en los archivos
intermedios e históricos del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda:

172
 FONDOS DOCUMENTALES DE EMPRESAS DESENTRALIDAS AÑOS DE
Nº TRANSFERIDAS AL MOPSV
SIGLA
INSTITUCIONALIZACION

FONDOS DE EMPRESAS DE VIVIENDA

Instituto Nacional De Vivienda

1 INV 1958

2 Consejo Nacional De Vivienda CONAVI 1969

3 Consejo Nacional De Vivienda Petrolera CONVIPET 1971

4 Consejo Nacional De Vivienda De Trabajadores De Comercio. CONVICO 1979

5 Consejo Nacional De Vivienda Minera COVIMIN 1970

6 Consejo Nacional De Vivienda Del Magisterio COVIMA 1973

7 Consejo Nacional De Vivienda Fabriles, Constructores Y Gráficos CONVIFAG 1973

8 Consejo Nacional De Vivienda Ferroviaria Y Ra Mas Anexas CONVIFRA 1973

9 Instituto De Vivienda Social IVS 1987

10 Fondo Nacional De Vivienda Social FONVIS 1992

FONDOS DE EMPRESAS DE TELECOMUNICACIONES

11 Dirección de Telecomunicaciones Rurales DITER 1975

12 Servicio Nacional de Telecomunicaciones Rurales SENATER 1998

13 Empresa Nacional de Telecomunicaciones ENTEL 1965

FONDOS DE EMPRESAS DE TRANSPORTES

14 Empresa Nacional Ferroviaria ENFE 1964

15 Servicio Nacional de Caminos SNC 1961

EMPRESAS DESENTRALIZADAS TOTAL 15

Fuente: Cuadro elaborado personal

26.CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS ARCHIVOS DEL MOPSV.

El Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda, establece dentro de sus

estructuras documentales cuatro (4) tipos de archivos según sus características,
tratamiento y servicios siguientes:

173
 CARACTERISTICAS DE LOS ARCHIVOS DEL MOPSV
CLASES DE ARCHIVO CARACTERISTICAS TRATAMIENTO SERVICIOS
ARCHIVO DE GESTION
Permanecen en la Está formado por los Formación de Administración
oficina un máximo de 2 documentos recientemente expedientes. y consulta
a 5 años. En función de producidos. Tienen vigencia correspondencias directa e
la vigencia jurídica y administrativa, son Clasificación y indirecta por
administrativa. de consulta continua temática. usuarios
- 2 Años información (activa). En Bolivia se Recuperación de la internos y
General. determina los plazos en dos información para externos del
- 5 Años información años (Ley SAFCO) y cinco transferencia al Ministerio.
contable. años (Código de Comercio) archivo central.
ARCHIVO CENTRAL
Recibe los documentos
Permanecen en las tramitados y producidos en Control, Consulta por
instalaciones un plazo todas las áreas Identificación, usuarios
máximo de 10 a 15 organizaciones del Clasificación, internos y
años a partir de la Ministerio.(semiactiva), se Organización, externos de la
fecha de ingreso. mantienen en estos archivos Descripción, de la Entidad.
hasta la pérdida de sus información, para Custodio de la
valores legal y fiscal. En transferencia al documentación
Bolivia la Ley SAFCO y el archivo intermedio. institucional.
Código Civil señalan diez
años
ARCHIVO INTERMEDIO
Recibe toda documentación
Permanecen entre 15 a que ya no es requerida por Control, Consulta solo por
35 años los usuarios internos y valoración, usuarios internos
aproximadamente. externos a la Entidad. Selección y y externos e
(semiactiva), (pasiva) de eliminación y investigadores.
valoración, disposiciones expurgo final.
emitidas en 1998 con el D.S. Transferencia al
Nº 25046 (RIPE) y el D.S. Nº archivo histórico
22146 de 1989,
determinando implantar un
Repositorio Intermedio para
la Documentaciones
Públicas e Inactivas.
ARCHIVO HISTORICO
Reciben los documentos con
Conservación más de 30 años de Control, y Consulta solo a
indefinida a partir de 30 antigüedad y su misión es recuperación de investigadores
años adelante servir de fuente de la información. externos y
investigación. (permanente) Valor permanente público en
estipulado en el D.S. 5758, general.
de 1961.
Fuente: Cuadro actualizado

174
 27. ADMINISTRACION Y PROCESO ORGANIZACIONAL DE LOS ARCHIVOS
INTERMEDIOS

El Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda define a la agrupación de

documentos con antigüedad entre 15 a 35 años existente en sus depósitos como
Archivos Intermedios, cuyo rango de acción y ejecución estará coordinado con del
Archivo Central con administración archivística exenta.

Estarán sujetas a las siguientes directrices:

- Serán producto de las transferencias efectuadas por el área de archivo
central.
- Su valor institucional seguirá siendo (semiactivo – pasivo) hasta su
proceso de valoración, selección y expurgo a partir de su recepción a la
unidad de archivo intermedio.
- Conservará documentación con antigüedad mayor a 15 hasta 35 años.
- Atesorara la documentación según la identificación de fondos en su
totalidad respetando los órganos productores.
- La clasificación de la documentación del archivo intermedio tendrá el
mismo accionar que el archivo Central procediendo de la siguiente
manera:
- Fondo (Organismo Productor).
- Subfondo (Organismo productor menor)
- Sección, Subsección (Sujetos productores)
- Serie, subserie (función)
- Unidad documental compuesta
- Unidad documental simple
- Efectuará, la descripción de la documentación mediante la
implementación de Inventarios guías y índices, según Norma
Internacional ISAD (G).
- Determinará el grado de conservación de la documentación donde
efectuara su valoración, selección y expurgo. (es la única entidad

175
 archivística autorizada para la destrucción controlada de la
documentación).
- Efectuará la valoración documental consistente en determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales existentes dentro de
de los fondos del Ministerio, generando: plazos de transferencias al
archivo histórico, acceso, conservación y/o su eliminación controlada.

28.TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO CENTRAL AL

ARCHIVO INTERMEDIO.

Se dispone en el sistema integral de archivos del MOPSV las siguientes directrices

para efectuar las transferencias documentales del archivo central al archivo
intermedio y este a su vez con el fin de establecer el archivo histórico permanente
según procedimiento siguiente:
a) El Encargado de Archivo Central, preparará las fracciones de sección:
unidades o direcciones que hubiesen prescrito el valor legal y tengan
15 años de antigüedad.
b) El encargado de archivo central mediante la emisión de nota expresa a
su inmediato superior solicitara la transferencia y aprobación de la
documentación al archivo intermedio.
c) El encargado de archivo intermedio conjuntamente con el personal
técnico comprobará que todas las series estén debidamente
organizadas bajo inventario en correcta aplicación de su estructura
orgánica o en su efecto documentación sin procesar acumulada.
d) Mediante la tabla de retención documental el Encargado de archivo
central y el encargado de archivo intermedio verificaran la existencia
de originales y/o copias duplicados en caso que existan y serán
separadas para proceder a su valoración documental en archivo
intermedio.
e) Se firmara el formulario de relación de entrega documental.

(Ver Anexo - Flujograma Nº 1).

176
 III. PROCEDIMENTO ORGANIZACIONAL o TRATAMIENTO ARCHIVISTICO

Es el “Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen

el proceso de control intelectual y físico de los fondos o a lo largo del ciclo vital de los
documentos”. En esta fase se esboza un planteamiento de identificación, estudio y
valoración y descripción de las series documentales producidas por el organismo
productor donde se iniciará la clasificación, ordenación de la documentación, para su
respectiva conservación, estos se desarrollan según señala Cuba Simón en Fases:
Identificación, Valoración, Descripción y conservación y son las siguientes:

FASE DE IDENTIFICACIÓN
1.- Acopio o reunión de documentos
1.1.- Clasificación y Ordenación documental.

FASE DE VALORACIÓN
2.- Directrices para la valoración documental
2.1.- Tipologías de la Tabla de valoración documental TVD
2.2.- Selección documental.

FASE DE DESCRIPCION
3.- Descripción documental
3.1.- Descripción con el Sistema internacional ISAD-G.
3.2.- Digitación de instrumentos descriptivos.
3.3.- Archivo de instrumentos descriptivos.

FASE DE CONSERVACIÓN
4.- Conservación documental
4.1.- Archivo documental
4.2.- Administración de documentos.
(CUBA QUISPE, Simón. Manual de Gestión Documental y Administración de Archivos 2011, Pág. 14).

IV. IDENTIFICACION.

29. FASE DE IDENTIFICACION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTORICOS

177
Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización
de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta en la estructura
de un fondo (Clasificación y Ordenación) (Ibíd. Cuba 2011. Pág. 14)

30. ACOPIO O REUNION DOCUMENTAL. El personal de Archivo Intermedio del

Ministerio MOPSV tiene bajo función operativa la Identificación mediante el acopio
de fondos de documentos con antigüedad de 15 a 35 años y o mayor como la primer
paso del tratamiento archivístico que consistirá en la investigación y sistematización
de las categorías existentes dentro de la estructura de un fondo consiste en la
investigación del sujeto productor y del tipo documental los cuales se desarrollan en:

- Fondos Cerrados
- Fondos Acumulados.
- Fondos Suprimidos.

Cuyo resultado del proceso de identificación mediante el acopio o reunión de

documentos de los archivos intermedios tiene las siguientes características:

CLASE DE EJEMPLO DE
DESCRIPCION
FONDOS INSTITUCION
Instituto Nacional de
FONDOS Documentos de entidades que ya cumplieron su ciclo
Vivienda – INV
CERRADOS de vida institucional cerrados por decreto supremo.
(1958 - 1968)

Documentación reunida por entidades en el transcurso Dirección de

FONDOS
de su vida institucional sin ningún criterio archivístico Telecomunicaciones Rurales
ACUMULADOS
de organización y conservación. (1975)

Documentos de entidades que asumen funciones de Consejo Nacional De

otras que se suprimen y dado que administrativamente Vivienda CONAVI (1969)
FONDO
tuvieron que seguir desarrollando las actividades paso a llamarse Fondo
SUPRIMIDOS
correspondientes están separados cronológicamente Nacional De Vivienda Social
por lo que no debe mezclarse con la entidad entrante. FONVIS (1992)
Fuente: Elaboración Propia

178
El personal de Archivo Intermedio, técnicos y auxiliares son responsables de las
siguientes actividades de identificación de los fondos:

- Analizar las clases de fondos documentales para la identificación de los

sujetos productores de los fondos: cerrados, acumulados y suprimidos.
- Investigar las estructuras orgánicas de las unidades y las funciones de los
órganos productores, recopilando información referente a la estructura
organizativa, su evolución orgánica del sujeto productor, las competencias
y cometidos de cada uno de los niveles que integran la unidad y las
disposiciones que regulan sus competencias.
- El estudio de los fondos y unidades desaparecidas en reestructuraciones
anteriores, pero cuyas funciones hayan generado tipologías documentales
asimilables con otras actuales.
- Ubicar las fuentes de información que podrán ser: Organigramas,
Personigramas, Programa Operativo Anual, Reglamentos, Manual de
Funciones, normativa, memorias e incluso entrevistas.
- Establecer la identificación de Fondos Documentales existentes como ser:
o MOPC (MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS Y
COMUNICACIONES)
o MUV (MINISTERIO DE URBANISMO Y VIVIENDA)
o MSOP (MINISTERIO DE SERVICIOS Y OBRAS PUBLICAS)
o MOPSV (MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS, SERVICIOS Y
VIVIENDA)
- Instituir la existencia de los fondos cerrados para la conformación de los
archivos históricos del Ministerio.
- Dentro del proceso de identificación delimitar los tipos de Fondos dentro
del MOPSV como ser: Cerrados, Acumulados y suprimidos
- Características de los Documentos intermedios.

a) Los documentos corresponden a la fase pasiva e inactiva.

b) Los expedientes cumplen y concluyen su vigencia operativa.

179
 c) La consulta de información realizada por las unidades, es constante
mediante la emisión escrita con nota.

31. CLASIFICACIÓN Y ORDENANCION DOCUMENTAL DEL ARCHIVO

INTERMEDIO

Según su definición la clasificación es el proceso por el cual se agrupa o separa por

afinidad temática las fracciones de sección de un fondo, ya delimitado los fondos es
importante localizar sus estructuras orgánicas internas por institución para poder
clasificar las unidades documentales estableciendo clases, grupos o series de tal
manera que queden integrados formando parte de una estructura general (un todo)
debiendo aplicar por fondo su estructura orgánica para identificar las series
documentales.

Posteriormente se debe aplicar y/o elaborar el cuadro de clasificación, que permite

estructurar y jerarquizar los fondos sub fondos secciones sub secciones y series
documentales que son el producto de las acciones administrativas y actividades
institucionales:

Nº ESTRUCTURA

1 FONDO (Organismo Productor)

2 Sub fondo

3 Sección, Sub sección (Sujeto productor)

4 Serie, Sub serie (Función)

5 Unidad Documental: Compuesta / Simple

Son responsables de su implemento los encargados de archivos, técnicos y

auxiliares del proceso de clasificación y ordenación de documentos o expedientes

180
sobre la base de la estructura determinada por el Archivo Central (Sub fondo,
Sección, Subsección documental) y el Archivo intermedio.
Los técnicos y auxiliares de archivos son responsables de las siguientes actividades:

a) Identificar las agrupaciones documentales como ser Sub fondo, Sección,

Subsección documental, a partir de la información contenida en los actos
administrativos mediante los cuales se verifican los cambios estructurales de
la entidad, estableciendo la jerarquía de las dependencias.

Una vez identificada cada dependencia u oficina, analizar sus funciones y/o
procedimientos administrativos que normalizan la producción y trámite
documental.

- Ejemplos:

o SUBFONDO: VICEMINISTERIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

o SECCION: DIRECCION GENERAL DE VIVIENDA Y
URBANISMO
o SUBSECCION: UNIDAD DE POLITICAS DE VIVIENDA

b) Formar las Series documentales, las mismas están asociadas a un asunto

en particular, cuya denominación resulta el análisis del contenido de los
documentos reunidos en torno al trámite que los genera, identificando de esta
manera una serie especifica.

- Ejemplos:

o SUBFONDO : VICEMINISTERIO DE VIVIENDA Y

URBANISMO
o SECCION : DIRECCION GENERAL DE VIVIENDA Y
URBANISMO
o SUBSECCION : UNIDAD DE POLITICAS DE VIVIENDA
o SERIE : PLANES DE DESARROLLO DE VIVIENDAS

c) Identificar las Sub series documentales de manera separada por su

contenido y características específicas o por uno o varios tipos
documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.

181
- Ejemplos:

o SUBFONDO : VICEMINISTERIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

o SECCION : DIRECCION GENERAL DE VIVIENDA Y
URBANISMO.
o SUBSECCION : UNIDAD DE POLITICAS DE VIVIENDA.
o SERIE : PLANES DE DESARROLLO DE VIVIENDAS.
o SUBSERIE : INFORME DE CONSTRUCCION DE VIVIENDAS Nº
12. PLANES DE CONSTRUCCION DE VIVIENDAS EN
EMERGENCIA.

d) Generar un Cuadro de Clasificación en el cual establecerá la estructura

institucional, tanto en análisis y delimitación de funciones de cada
dependencia, diferenciando en primer lugar la estructura de la institución
correspondiente a las Secciones y Subsecciones documentales y el segundo,
estará referido a las Series y Sub series documentales, es decir, los
testimonios de las actividades desarrolladas por cada oficina.

e) La clasificación terminará con la identificación de las Unidades

documentales Simples y compuestas. Se entiende por unidades
documentales a los elementos básicos de una serie, que puede estar
constituida por un solo documento o unidad documental simple o por varios
documentos combinados o unidad documental compuesta.

Los técnicos de archivo son responsables de las siguientes actividades:

a) Delimitar las Unidades documentales en sus dos

componentes simples y compuestas.

b) Según sus tres tipologías:

- PRIMARIAS: NOTAS INTERNAS, INFORMES,

NOTAS EXTERNAS, CIRCULARES,
MEMORANDUMS, INSTRUCTIVOS, ETC

- SECUNDARIAS: CORRESPONDENCIA, HOJAS DE

RUTA INTERNAS Y EXTERNAS.

182
 - ASUNTOS: EXPENDIENTE o CASO
(DOCUMENTACION COMPUESTA).

f) Ordenación documental se realizará después de la clasificación, siguiendo

la lógica de su tramitación, que por lo general, coincide con su secuencia
cronológica y mixta. De esta manera los tipos de ordenación que se utilizarán
serán las siguientes:

Ordenación Cronológica
Ordenación Alfabética
Ordenación Numérica
Ordenación Mixta

V. VALORACION DE LA DOCUMENTACION.

32. DIRECTRICES PARA LA VALORACION DOCUMENTAL

La valoración que es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial solo puede
ser desarrollada por el Archivo intermedio en pleno uso de sus facultades como
fondo de características inactivas.

El Responsable de archivo designará un equipo técnico de archivistas destinado a

desarrollar los siguientes procedimientos para la valoración documental en los
archivos intermedios según las Tablas de Valoración Documental (TVD)

- Conformar un comité que esté representado por un técnico del área

competente y los representantes del archivo intermedio para
realizar la valoración en el interior de la institución.

- Respetar el ciclo vital de la documentación establecida.

183
 - Aplicar la valoración sobre los tipos de fondos: Cerrados,
Acumulados y Suprimidos.

- Son valorados la documentación transferida por el Archivo Central.

- Los documentos no se eliminan y se protegen para la investigación,

la academia, la historia, la ciencia y la cultura.

- Es importante establecer las fechas la documentación que supere

los 30 A 35 años.

- Realizar la valoración aplicando en control mediante las Tablas de

Retención Documental (TRD) de los Archivos Centrales, el resultado
de su proceso será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

- Tabla de Valoración Documental (TVD) determinara que

documentación será mantenida con valor permanente o la
eliminación controlada.

- El equipo de valoración emitirá un informe que identificara las

series que fueron calificadas con valor permanente y aquellas
destinadas al descarte.

- Se eliminara las copias de documentos, duplicados, series

iterativas, fotocopias, documentos que no tengan ningún tipo de
valor, ocasional, esporádico, accidental entre otros.

- Es importante desarrollar y describir dentro de los archivos

intermedios las tablas de Valoración documental existentes en los
archivos con fondos abiertos, cerrados y acumulados del MOPSV,
que nos permitan primeramente analizar y determinar los valores

184
 primarios y secundarios de las series documentales, mismas que
servirán como criterios para seleccionar los plazos de conservación
según la entidad productora y los que interesan a la investigación
histórica y patrimonio del estado.

INTERESAN A LA ENTIDAD PRODUCTORA (Institucional)

Administrativos
Legal
PRIMARIOS

ASPECTOS Fiscal
Contable
VALORES DEL DOCUMENTO

Técnico
Su Tramite
EXISTEN EN Su vigencia
Su plazo precautelar
INTERESAN A LA INVESTIGACIÓN Y A LA HISTORIA (Patrimonio
documental)
Informativo
SECUNDARIOS

Clasificación Histórico - Evidénciales

No predecibles
Destrucción
Se juzgan para
Conservación Permanente

- La autorización de los documentos de la Administración del Estado

solo pueden eliminarse con autorización del órgano competente y
tras el correspondiente proceso de valoración y selección.
(Ver Anexo - Flujograma Nº 2)

185
33. TIPOLOGIAS DE LA TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL TVD
EXISTENTES EN EL ARCHIVO CENTRAL

TIPOLOGIAS DOCUMENTALES EXISTENTES EN EL MOPSV

Nª DOCUMENTOS DE ORDEN JURIDICO
1.1 Decreto Supremo
1.2 Resolución Suprema
1.3 Resolución Ministerial
1.4 Resolución Bi-Ministerial
1.5 Resolución Tri-Ministerial
1.6 Resolución Secretarial
1.7 Resolución Administrativa
1.8 Resolución Jurídica
1.9 Resolución Internacional
1.10 Dependencia de carácter jurídico del Ministerio
1.11 Informes Jurídicos
DOCUMENTACION DE ORDEN JURIDICO

1.12 Informes de orden legal

1.13 Cartas notariadas.
1.14 Notas Internas
1.15 Notas Externas
1.16 Hojas de Ruta
1.1

1.17 Correspondencia externa recibida

1.18 Correspondencia interna recibida
1.19 Correspondencia recibida por asunto (depto. o secc)
1.20 Correspondencia recibida por serie (Inf, notas)
1.21 Leyes.
1.22 Reglamentos
1.23 Estamentos
1.24 Testimonios
1.25 Acuerdos
1.26 Convenios
1.27 Tratados
1.28 Juntas
1.29 Juntas de almonedas
1.30 Actas
DOCUMENTOS DE ORDEN LEGAL
1.31 Cartas notariadas.
1.32 Procesos judiciales.

186
 1.33 Amparos constitucionales
1.34 Sumarios administrativos.
1.35 Expediente de Casos
1.36 Casos
1.37 Denuncias
1.38 Expedientes
1.39 Proceso penal
1.40 Proceso civil
1.41 Proceso administrativo

DOCUMENTOS DE ORDEN ADMINISTRATIVO

UNIDAD ADMINISTRATIVA
2.1 Informes Administrativos DGAA
2.2 Informes de Comisión de calificación
2.3 Informes relacionados (recibidos)
2.4 Invitación directa, asunto de particularidad
2.5 Notas Internas emitidas por DGAA
2.6 Notas Externas emitidas por DGAA
DOCUMENTACION DE ORDEN ADMINISTRATIVO

2.7 Nota de Invitación directa

2.8 Hojas de Ruta interna emitidas por DGAA
2.9 Hojas de Ruta externa emitidas por MOPSV
2.10 Correspondencia externa recibida (Varios)
2.11 Correspondencia interna recibida (Varios)
2.12 Correspondencia recibida por asunto (depto. o secc)
2.13 Correspondencia recibida por serie (Inf, notas)
2.
2.14 Designaciones de la comisión de calificación partidas presupuestarias
2.15 Memorándums
2.16 Circulares
2.17 Certificaciones
2.18 Resoluciones administrativas
2.19 Programas de Operación Anual
2.20 Programas de Operación Anual Individual
2.21 Actas
2.22 Libros de registro de correspondencia
2.23 Libros de registro de notas internas
2.24 Libros de registro de notas externas
2.25 Libros de registro de correspondencia enviada
2.26 Libros de registro de correspondencia recibida

187
 UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
3.1 Expedientes personales:
3.2 Files personales:
3.3 Kardex Control de personal
3.4 Control de personal/Asistencia
3.5 Habilitados
3.6 Certificados
3.7 Certificados de años de servicio
3.8 Certificados de trabajo
3.9 Certificados de felicitación
3.10 Certificados de Pasantía
3.11 Certificados de servicios
3.12 Memorándum
DOCUMENTACION DE RECURSOS HUMANOS

3.13 Memorándum de Asignación de Funciones

3.14 Memorándum de llamadas de atención
3.15 Memorándum de Asistencia
3.16 Memorándum onomástico
3.17 Memorándum recurrentes
3.18 Memorándum agradecimiento de servicios
3.19 Informes de RRHH
3

3.20 Informes de Pago

3.21 Informes de consultoría
3.22 Altas y Bajas de caja
3.23 Boletas de permiso
3.24 Boletas de salida
3.25 Formularios
3.26 Formularios de solicitud de vacaciones
3.27 Formularios de programación de vacaciones
3.28 Formulario RC-IVA 110, 610-112
3.29 Formulario único de Declaración jurada de bienes y rentas
3.30 Fotocopia carnet de Identidad
3.31 Términos de Referencia
3.32 Reglamentos de personal
3.33 Currículos
3.34 Solicitudes de Adendas
3.35 Solicitudes de Contrataciones
3.36 Solicitudes de Ampliación y homologación
3.37 Solicitudes de resolución de contrato
3.38 Procesos de Pago de Haberes

188
 3.39 Escalas Salariales
3.40 Contrato Indefinido
3.41 Contrato Eventual
3.42 Consultorías
3.43 Contrato Por Producto
3.44 Contrato Por Invitación directa
3.45 Contrato de obra
3.46 Contrato Provisión de servicios
3.47 Contrato Por cotización
3.48 Contrato Por Requerimiento
3.49 Contrato Por excepción
3.50 Contrato por Comodato

DIRECCION DE PLANIFICACION
4.1 Reglamentos Específicos…
4.2 Seguimiento al POA
DOCUMENTACION DE PLANIFICACION

4.3 Documentos de la Elaboración del POA Correspondiente a la DGAA

Documentos de Análisis, Diseño e Implementación de la estructura
4.4 Organizacional
4.5 Manuales de Organización y Funciones MOPSV
4.6 Manual de Procesos y Procedimientos del MOPSV
4 4.7 Documentos de la Elaboración del POA y POAI Correspondiente a Área
4.8 Documentos Seguimiento del POA y POAI Correspondiente al Área
4.9 Formulario convocatoria mediante SICOES SIP
4.10 Informes Relacionados
4.11 Notas Internas Relacionadas
4.12 Correspondencia Relacionada
4.13 Planes Anuales de Contrataciones
4.14 Documentos de la Elaboración y Evaluación del Reglamento Especifico del SABS

AREA FINANCIERA
CONTABILIDAD:
5.1 Preventivo C - 31
DOCUMENTACION DE

5.2 Preventivo C - 21
CONTABILIDAD

5.3 Fondo rotativo C - 34

5.4 Libro mayor.
5
5.5 Libro diario.
5.6 Autorizaciones de giro.
5.7 Comprobante de egreso
5.8 Comprobante de ajuste.

189
 5.9 Comprobante contable.
5.10 Comprobante ingreso.
5.11 Comprobante de afectación.
5.12 Comprobante de pago.
5.13 Comprobante de diario.
5.14 Certificaciones presupuestarias
5.15 Balance de aprobación.
5.16 Estados financieros.
5.17 Papeletas de depósitos.
5.18 Rendición de fondos de pagos en efectivo.
5.19 Libros auxiliares.
5.20 Guías de remisión.
5.21 Estados Financieros
5.22 Estados de Cuenta
5.23 Cuentas por Pagar
5.24 Depósitos Bancarios
5.25 Contratos de Servicios
5.26 Relación de cheques
5.27 Arqueos
5.28 Inventarios
5.29 Conciliaciones Bancarias
Documentos de la Elaboración del POA y POAI
5.30 Correspondiente a Área
5.31 Informes Relacionados
5.32 Informe de calificación contable
5.33 Notas Internas Relacionadas
5.34 Correspondencia Relacionada
5.35 Balances Libros Contables
5.36 Recibos de Caja

RECAUDACIONES
6.1 Facturas
6.2 Libros de Compras
RECAUDACIONES

6.3 Tarjetas internacionales

6.4 Tarjetas nacionales
6 6.5 Tarjetas interprovinciales
6.6 Tarjetas departamentales
6.7 Tarjetas inter departamentales
6.8 Permisos de idoneidad
6.9 Permisos de ocasionales

190
 PRESUPUESTO
7.1 Aperturas presupuestales.
7.2 Certificación Presupuestaria
7.3 Cierre presupuestal.
7.4 Conciliación presupuestal.
7.5 Ejecución física financiera.
7.6 Evaluación presupuestal.
7.7
DOCUMENTACION DE PRESUPUESTOS

Modificación presupuestal.
7.8 Formulación presupuestal.
7.9 Programación mensual de presupuesto.
7.10 Programación mensual de gastos.
7.11 Proyecto trimestral de gastos.
7.12 Proyecto de presupuesto institucional.
7 7.13 Ampliación de presupuesto adicional.
7.14 Plan operativo anual. POA.
7.15 Plan operativo anual individual POAis.
7.16 Plan estratégico institucional PEI
7.17 Autorizaciones de viaje.
7.18 Traspasos presupuestarios
7.19 Solicitudes de Cuotas y Desembolsos
7.20 Pagos Devengados
7.21 Proyección de Ingresos y Gastos
7.22 Registros de Ejecución de Gasto
7.23 Flujo de Caja Chica
7.24 Fondo Rotativo (Documentos Relacionados)
7.25 Descargos de Viáticos

BIENES Y SERVICIOS
8.1 Pólizas de seguros.
8.2 Licitación de menor cuantía
8.3 Órdenes de compra.
BIENES Y SERVICIOS

8.4 Solicitud de adquisiciones.

8.5 Pedidos de compra.
8.6 Pedidos de servicio.
8
8.7 Inventarios de activos.
8.8 Autorizaciones de salida de vehículos.
8.9 Guías de internamientos.
8.10 Notas de entrada al almacén.
8.11 Autorizaciones de salida
8.12 Adquisiciones de compra

191
 AUDITORIA INTERNA
9.1 Estados Financieros
9.2 Informes de la UAI
9.3 Informes de la CGE
9.4 Informes complementarios
DOCUMENTACION DE AUDITORIA INTERNA

9.5 Informes de validación

9.6 Informes de relevación
9.7 Notas Internas emitidas por UAI
9.8 Notas Externas emitidas por UAI
9.9
Hojas de seguimiento

9 9.10 Hojas de Ruta interna emitidas

9.11 Hojas de Ruta externa emitidas por UAI
9.12 Correspondencia externa recibida (Varios)
9.13 Correspondencia interna recibida (Varios)
9.14 Correspondencia recibida por asunto (depto. o secc)
9.15 Correspondencia recibida por serie (Inf, notas)
9.16 Papeles de Trabajo
9.17 Papeles de avance
9.18 Inventarios
9.19 Listados
9.20 Informes de UAI REF:….

DOCUMENTOS TECNICOS
10.1 Proyectos Técnicos:
10.2 Perfiles de estudio en pre factibilidad y factibilidad
10.3 Banco de estudios de proyectos.
TECNICOS

10.4 Documentos técnicos de estudio.

10 10.5 Informes técnicos.
10.6 Informes mensuales
10.7 Informes trimestrales.
10.8 Carpetas madre.
10.9 Ante proyectos

PROCESOS DE CONTRATACION:
CONTRATACIONE

11.1 Programa Anual de Contrataciones

DOCUMENTOS

11.2 Programa Mensual de Contrataciones

11.3 Procesos de Contratación y Compras
DE

11
S

11.4 Propuestas Técnicas

11.5 Propuestas Económicas
11.6 Propuestas Generales

192
11.7 Actas de apertura
11.8 Actas de cierre
11.9 Contratación Directa
11.10 Respaldo Del Precio Referencial
11.11 Nota De Solicitud De Inicio De Proceso
11.12 Certificación Presupuestaria
11.13 Autorización De Inicio De Proceso
11.14 Solicitud De Publicación O Publicidad
11.15 Publicación o Pauteo
11.16 Factura Y Documentos De La Empresa
11.17 Nota De Conformidad
11.18 Solicitud De Pago
11.19 Contratación Menor
11.20 Respaldo Del Precio Referencial
11.21 Nota De Solicitud De Inicio De Proceso
11.22 Certificación Presupuestaria
11.23 Autorización De Inicio De Proceso (SIP)-Otros Documentos
11.24 Cotización
11.25 Orden De Compra/Orden De Servicio
11.26 Nota De Entrega
11.27 Form.-Ingreso A Almacenes/Registro Activos Fijos
11.28 FACTURA - Otra Documentación
11.29 Informe De Recepción O Nota De Conformidad
11.30 Contratación Consultoría Individual De Línea
11.31 Homologación
11.32 Términos De Referencia
11.33 Nota De Solicitud E Inicio De Proceso
11.34 Certificación Presupuestaria
11.35 Autorización De Inicio De Proceso (Sip) Incluida La Certificación Poa
11.36 Invitación
11.37 Memorándum De Designación Responsable Evaluación
11.38 Respuesta, Currículo Vitae
11.39 Informe De Evaluación
11.40 Nota De Adjudicación
11.41 Contrato
11.42 Apoyo Nacional A La Producción Y Empleo (ANPE)
11.43 Homologación (En Caso De Consultores)
11.44 Términos De Referencia / Especificaciones Técnicas
11.45 Nota De Solicitud De Inicio De Proceso
11.46 Certificación Presupuestaria
11.47 Formulario Sip - Pac
11.48 Documento Base De Contratación
11.49 F-100 (Sicoes)

193
 11.50 Designación De Comisión De Calificación
11.51 Acta De Recepción Y Apertura
11.52 Propuestas
11.53 Informe De La Comisión De Calificación
11.54 Adjudicación O Declaratoria Desierta
11.55 Formulario 170 (Sicoes)
11.56 Documentos Del Proponente Adjudicado
Verificación De Documentos
(DGAJ o Área De Contrataciones Cuando Corresponda)
11.57
11.58 Contrato /Orden De Compra /Orden De Servicio
11.59 Formulario 200 (Sicoes)
11.60 Memorándum Responsable / Comisión De Recepción
11.61 Informe De Responsable / Comisión De Recepción
F-500 (Sicoes) Considerando La Fecha De Emisión De La Nota ,
11.62 Acta O Informe Ce Conformidad
11.63 Orden De Compra
11.64 Orden De Servicio
11.65 Formulario 200
11.66 Formulario 500
11.67 Publicaciones
11.68 Informe De La Comisión Calificadora
11.69 Informe de Conformidad
11.70 Informe Jurídico
11.71 Presentación De Propuestas
11.72 Memorándum De Comisión
11.73 Certificación Presupuestaria
11.74 Contrato
11.75 Informe Del Consultor
11.76 Informe De Pago

COMPRAS
12.1 Registro de ejecución de Gastos Circular
12.2 Nota Interna (Requerimiento)
12.3 Certificación Presupuestaria (pre factura)
COMPRAS

12.4 Cotización (proforma)

12
12.5 Orden de compra
12.6 Nota de Remisión (Factura de compra)
12.7 Nota de Ingreso
12.8 Nota de Interna (De conformidad y/o Pago)

194
 SOLICITUDES DE VIAJE /AUTORIZACIONES DE VIAJE.
AUTORIZ. VIAJE 13.1 Nota Autorización de Viaje
13.2 Orden de emisión de pasajes aéreos
13.3 Autorización y Solicitud de pasajes y viáticos
13 13.4 Notas de Debito
13.5 Facturas
13.6 Nota Interna (Solicitud de pago)
13.7 solicitud realizada por almacenes

UNIDAD DE SERVICIO A OPERADORES USO

14.1 Registros de operadores
14.2 registros de vehículos
14.3 registros de vehículos Nacionales
DOCUMENTOS DE LA UNIDAD DE USO

14.4 registros de vehículos Internacionales

14.5 Tarjeta de operación
14.6 Permisos ocasionales
14.7 Permisos complementarios
14.8 Documentos de idoneidad
14 14.9 Empresas de transportes
14.10 Reposición de tarjetas
14.11 Actas de reunión Bilateral
14.12 ODECO
14.13 Vehículos habilitados
14.14 Baja de tarjetas de operación
14.15 Registro de operadores de transporte multimodal internacional
14.16 Documentos de idoneidad
14.17 Revalidación de documentos.
14.18 Altas, Bajas y modificaciones de permisos

CORRESPONDENCIAS EXTERNAS CON ENTIDADES PUBLICAS

CORRESPONDENCIAS EXTERNAS

CORRESPONDENCIA CON EL ORGANO LEGISLATIVO (1)

CON ENTIDADES PUBLICAS

15.1 Presidencia Asamblea Legislativa Plurinacional

15 15.2 Cámara De Senadores
15.3 Cámara De Diputados
CORRESPONDENCIA CON INSTITUCIONES DEL ORGANO EJECUTIVO (2)
15.4 Presidencia Del Estado Plurinacional
15 15.5 Vicepresidencia Del Estado Plurinacional
15.6 Procuraduría General Del Estado
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
16 16.1 Viceministerio De Relaciones Exteriores

195
 16.2 Dirección General De Ceremonial Del Estado Plurinacional

16.3 Dirección General De Relaciones Bilaterales

16.4 Dirección General De Relaciones Multilaterales

Dirección General De Asuntos Jurídicos e Límites, Fronteras Y Aguas
16.5 Internacionales
16.6 Viceministerio de Comercio Exterior e Integración
16.7 Dirección General de Acuerdos Comerciales y de Inversión
16.8 Dirección General de Integración y Cooperación Económica
16.9 Viceministerio De Gestión Institucional
16.10 Dirección General De Gestión Y Seguimiento
16.11 Dirección General De La Academia Diplomática Plurinacional
MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

17.1 Viceministerio De Coordinación Y Gestión Gubernamental Territorial

17.2 Dirección General De Gestión Pública
17
17.3 Dirección General De Gestión Parlamentaria
17.4 Dirección General De Gestión Gubernamental Territorial
MINISTERIO DE AUTONOMÍA
18.1 Viceministerio De Autonomía

18.2 Dirección General De Autonomía Y Acreditación Competencial

18
18.3 Viceministerio De Organización Territorial
18.4 Dirección General De Organización Territorial
MINISTERIO DE GOBIERNO

19.1 Viceministerio De Régimen Interior Y Policía

19.2 Dirección General De Régimen Interior

19.3 Dirección General De Reforma Y Transparencia Policial

19.4 Viceministerio De Defensa Social Y Sustancias Controladas
19.5 Dirección General De Defensa Social

19.6 Dirección General De Sustancias Controladas

19.7 Dirección General De La Fuerza Especial De Lucha Contra El Narcotráfico
19
19.8 Viceministerio De Seguridad Ciudadana

19.9 Dirección General De Seguridad Ciudadana Y Prevención Del Delito

19.10 Dirección Generales De Apoyo Al Ministerio De Gobierno (A)

19.11 Dirección General De Migración

19.12 Dirección General De Régimen Penitenciario

Dirección General De Registro, Control Y Administración De Bienes Incautados

19.13
MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO

196
 20.1 Viceministerio De Planificación Y Coordinación
20.2 Dirección General De Planificación

20.3 Dirección General De Planificación Territorial

20.4 Viceministerio De Inversión Pública Y Financiamiento Externo

20
20.5 Dirección General De Gestión De Financiamiento Externo, Programación Y Pre
inversión
20.6 Dirección General De Cierre Y Evaluación De Programas Y Proyectos
20.7 Viceministerio De Planificación Estratégica Plurianual
20.8 Dirección General De Planificación Estratégica Plurianual
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS
21.1 Dirección General De Planificación
21.2 Unidad De Transparencia
21.3 Viceministerio De Presupuesto Y Contabilidad Fiscal
21.4 Dirección General De Programación Y Gestión Presupuestaria
21.5 Dirección General De Contabilidad Fiscal
21.6 Dirección General De Normas De Gestión Pública
21.7 Dirección General De Sistemas De Gestión De Información Fiscal
21.8 Viceministerio De Política Tributaria
21.9 Dirección General De Tributación Interna
21 Dirección General De Asuntos Arancelarios Y Aduaneros
21.10
21.11 Dirección General De Estudios Tributarios
21.12 Viceministerio De Pensiones Y Servicios Financieros
21.13 Dirección General De Servicios Financieros
21.14 Dirección General De Pensiones

21.15 Viceministerio Del Tesoro Y Crédito Público

21.16 Dirección General De Crédito Público

21.17 Dirección General De Programación Y Operaciones Del Tesoro

21.18 Dirección General De Administración Y Finanzas Territoriales
MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y ECONOMÍA PLURAL
22.1 Viceministerio De La Micro Y Pequeña Empresa
22.2 Dirección General De Desarrollo Productivo A Pequeña Escala
22 22.3 Viceministerio De Producción Industrial A Mediana Y Gran Escala
22.4 Dirección General De Desarrollo Industrial A Mediana Y Gran Escala
22.5 Dirección General De Servicios Y Control Industrial
MINISTERIO DE DEFENSA

23.1 Viceministerio De Defensa Y Cooperación Al Desarrollo Integral

23.2 Dirección General De Políticas De Defensa Y Cooperación Al Desarrollo Integral

23 23.3 Dirección General Territorial Militar
23.4 Dirección General De Logística
Dirección General De Bienes, Patrimonio E Infraestructura De Las Fuerzas
23.5 Armadas

197
 23.6 Dirección General De Seguridad Nacional Aeroportuaria
Dirección General De Intereses Marítimos Fluviales, Lacustres Y De Marina
23.7 Mercante
23.8 Dirección General De Zonas De Seguridad Fronteriza
23.9 Viceministerio De Defensa Civil

23.10 Dirección General De Emergencias Y Auxilio

23.11 Dirección General De Prevención Y Reconstrucción
MINISTERIO DE MINERÍA Y METALURGIA
24.1 Viceministerio De Política Minera, Regulación Y Fiscalización
24.2 Dirección General De Política Minera Y Fiscalización
24.3 Dirección General Jurisdiccional Administrativa Minera
24.4 Viceministerio De Desarrollo Productivo Minero Metalúrgico
24
24.5 Dirección General De Desarrollo Productivo
24.6 Dirección General De Medio Ambiente Y Consulta Pública
24.7 Viceministerio De Cooperativas Mineras
24.8 Dirección General De Cooperativas Mineras
MINISTERIO DE JUSTICIA

25.1 Viceministerio De Justicia Y Derechos Fundamentales

25.2 Dirección General De Justicia Y Derechos Fundamentales
25.3 Viceministerio De Justicia Indígena Originario Campesina
25.4 Dirección General De Justicia Indígena Originario Campesina
25.5 Viceministerio De Igualdad De Oportunidades
25.6 Dirección General De Personas Con Discapacidad

25.7 Viceministerio De Defensa De Los Derechos Del Usuario Y Del Consumidor

25 25.8 Dirección General De Defensa De Los Derechos Del Usuario Y Del Consumidor

25.9 Vice Ministerio De Transparencia Institucional Y Lucha Contra La Corrupción

25.10 Viceministerio De Prevención, Promoción De Ética Y Transparencia

25.11 Dirección General De Prevención, Promoción De Ética Y Transparencia

Viceministerio De Lucha Contra La Corrupción

25.12

25.13 Dirección General De Investigación De Actos De Corrupción

25.14 Dirección General De Recuperación De Bienes
MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISIÓN SOCIAL

26.1 Viceministerio De Trabajo Y Previsión Social

26.2 Dirección General De Trabajo, Higiene Y Seguridad Ocupacional

26.3 Dirección General De Políticas De Previsión Social
26 26.4 Dirección General De Asuntos Sindicales

26.5 Viceministerio De Empleo, Servicio Civil Y Cooperativas

26.6 Dirección General De Empleo

26.7 Dirección General Del Servicio Civil

198
 26.8 Dirección General De Cooperativas
MINISTERIO DEPORTES
27.1 Viceministerio De Deportes
27 Dirección General De Promoción Del Deporte, La Educación Física Y La
Recreación
27.2
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
28.1 Viceministerio De Educación Regular
28.2 Dirección General De Educación Primaria
28.3 Dirección General De Educación Secundaria
28.4 Viceministerio De Educación Alternativa Y Especial
28.5 Dirección General De Educación De Adultos
28.6 Dirección General De Educación Especial
28
28.7 Dirección General De Postalfabetización
28.8 Viceministerio De Educación Superior De Formación Profesional
Dirección General De Educación Superior Técnica, Tecnológica, Lingüística Y
28.9 Artística
28.10 Dirección General De Educación Superior Universitaria
28.11 Dirección General De Formación De Maestros
MINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y TIERRAS
29.1 Viceministerio De Tierras
29.2 Dirección General De Tierras
29.3 Viceministerio De Gestión Y Desarrollo Forestal
29.4 Dirección General Forestal
29 29.5 Viceministerio De Desarrollo Rural Y Agropecuario
29.6 Dirección General De Desarrollo Rural
29.7 Dirección General De Producción Agropecuaria Y Soberanía Alimentaria
29.8 Viceministerio De Coca Y Desarrollo Integral
29.9 Dirección General De La Hoja De Coca E Industrialización
MINISTERIO DE CULTURAS Y TURISMO
30.1 Viceministerio De Descolonización
30.2 Dirección General De Administración Pública Plurinacional
30.3 Dirección General De Lucha Contra El Racismo
30
30.4 Viceministerio De Interculturalidad
30.5 Dirección General De Promoción Cultural Y Artística
30.6 Dirección General De Patrimonio Cultural
MINISTERIO DE COMUNICACIÓN
31 31
MINISTERIO DE ENERGIA
32 32
MINISTERIO PÚBLICO
33.1 Fiscalía General Del Estado
33.2 Fiscalía De Materia
33 33.3 Fiscalía De Sustancias Controladas
33.4 Fiscalía Departamental Chuquisaca
33.5 Fiscalía Departamental Cochabamba

199
 33.6 Fiscalía Departamental La Paz
33.7 Fiscalía Departamental Oruro
33.8 Fiscalía Departamental Potosí
33.9 Fiscalía Departamental Santa Cruz
33.10 Fiscalía Departamental Tarija
CORRESPONDENCIA CON INSTITUCIONES DEL ORGANO JUDICIAL (3)
34.1 Tribunal Supremo De Justicia

34.2 Tribunales Departamentales De Justicia

34
34.3 Tribunales De Sentencia
34.4 Tribunal Agroambiental
34.5 Consejo De La Magistratura
CORRESPONDENCIA CON INSTITUCIONES DEL ORGANO ELECTORAL PLURINACIONAL
(4)

35.1 Tribunal Supremo Electoral

35 35.2 Tribunales Electorales Departamentales

35.3 Juzgados Electorales

CORRESPONDENCIA DE INSTITUCIONES PUBLICAS
36.1 Aduana Nacional De Bolivia
Aeropuerto Internacional El Alto
36.2

36.3 Aeropuerto Internacional Viru Viru

36.4 Caja Bancaria Estatal De Salud

36.5 De La Paz
36.6 Derechos Reales
36.7 Empresa De Correos De Bolivia - ECOBOL
36.8 Entel
36.9 Epsas
36.10 Instituto Nacional De Estadística (INE)
36 Instituto Nacional De Reforma Agraria - INRA
36.11
36.12 Periódico El Cambio
Servicio General De Identificación De Personal - SEGIP
36.13
36.14 Servicio Nacional De Impuestos (Impuestos Nacionales)

36.15 Servicio Nacional De Patrimonio Del Estado - SENAPE

36.16 Servicio Nacional De Caminos SNC

Unidad De Análisis De Políticas Sociales Y Económicas - UDAPE
36.17
36.18 AASANA
36.19 Boliviana de Aviación BOA
36.20 Servicio Nacional de Telecomunicaciones Rurales SENATER

200
 36.21 Consejo de Vivienda policial COVIPOL
36.22 Empresa Nacional Ferroviaria del Estado ENFE
Yacimientos Petrolíferos Fiscales Bolivianos - YPFB
36.23

CORRESPONDENCIA CON ORGANISMOS AUTÓNOMOS O AUTÁRQUICOS

37.1 Gobiernos Autónomos Departamental (Gobernaciones)[6]
37.2 Gobierno Autónomo Del Departamento La Paz
CORRESPONDENCIA CON ORGANISMOS AUTÓNOMOS O

37.3 Gobierno Autónomo De Santa Cruz

37.4 Gobierno Departamental De Beni
37.5 Gobierno Autónomo De Oruro
37.6 Gobiernos Autónomos Municipal (Alcaldías)[7]
37.7 Gobierno Autónomo Municipal De La Paz
37.8 Gobierno Autónomo Municipal De Puerto Acosta
37.9 Gobierno Autónomo Municipal Cuidad De El Alto
AUTÁRQUICOS

37.10 Gobierno Autónomo Municipal Santa Cruz

37.11 Gobierno Autónomo Municipal De Oruro
37 37.12 Gobierno Autónomo Municipal De Tarija
37.13 Gobierno Autónomo Municipal De Potosí
37.14 Gobierno Autónomo Municipal De Tarija
37.15 Gobierno Autónomo Municipal De Beni
37.16 Gobierno Autónomo Municipal De Yacuiba
37.17 Gobierno Autónomo Municipal Sucre
37.18 Gobierno Autónomo Municipal Cobija
37.19 Gobierno Autónomo Municipal Cochabamba
37.20 Gobierno Autónomo Municipal Quillacollo
37.21 Gobierno Autónomo Municipal Sacaba
37.22 Gobierno Autónomo Municipal Aiquile
37.23 Gobierno Autónomo Municipal Cercado

CORRESPONDENCIA CON UNIVERSIDADES PÚBLICAS E INSTITUTOS

38.1 Universidades
ORGANISMOS
ACADEMICOS

38.2 Facultades
38.3 Carreras
38
38.4 Institutos y casas de estudio técnico
38.5 Institutos de Investigación
38.6 Organismos Académicos

201
 CORRESPONDENCIA CON FUERZAS CORRESPONDENCIA CON FUERZAS ARMADAS - POLICIA BOLIVIANA

39.1 Fuerzas Armadas

ARMADAS - POLICIA BOLIVIANA

39.2 Policía Boliviana

39.3 Fuerza Especial De Lucha Contra El Narcotráfico - FELCN
39.4 Dirección Nacional De Servicios Técnicos Auxiliares
39.5 Transito La Paz
39 39.6 Transito Cochabamba
39.7 Transito El Alto
39.8 Transito Santa Cruz
39.9 Transito Oruro
39.10 Transito Sucre
39.11 Transito Trinidad
39.12 Transito Tarija

CORRESPONDENCIA AUTORIDADES DE SUPERVISIÓN Y CONTROL

A AUTORIDADES DE
CORRESPONDENCI

40.1 Autoridad De Fiscalización Y Control Social Del Juego - AJ

SUPERVISIÓN Y

40.2 Autoridad De Fiscalización Y Control De Pensiones Y Seguros - APS

CONTROL

40 40.3 Autoridad De Supervisión Del Sistema Financiero - ASFI

Autoridad De Regulación Y Fiscalización De Telecomunicaciones Y Transporte -

40.4
ATT

34. SELECCION DOCUMENTAL

Es la operación que permite determinar, una vez realizada la identificación y la

valoración de los documentos, qué han de ser eliminados o conservados de
acuerdo con los plazos establecidos en las tablas de valoración, con el fin de
configurar el Patrimonio Documental del país, (Cuba 2001, Pág. 41)

a). Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más
copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene
fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y
conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material
original o copias al carbón o únicas.

202
Si solo vienen fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación
para evitar su pronto deterioro.

Se deben eliminar duplicados únicamente cuando exista seguridad absoluta de que

los documentos son idénticos.

b). Identificar qué es material de archivo y qué no debe conservarse para efectos
archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si
llegara algún tipo documental de biblioteca, separarlo y no incluirlo como parte del
fondo documental. Deben ser enviados a la sección de biblioteca, como lo indica la
Dirección General del Archivo Nacional de Bolivia.
c). El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tipo documental
en sus diferentes etapas.

d). Transferir al archivo histórico del MOPSV, la documentación con valor

institucional que haya cumplido y que se han calificado de antemano en las Tablas
de Valoración Documental TDV los plazos como científico cultural, con aprobación
de la Comisión de Selección y Eliminación.

e). Transferir al ABNB, mediante listas de remisión de los documentos que han
cumplido su vigencia administrativa e institucional.

VI. DESCRIPCION

Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de

consulta para facilitar el conocimiento y consulta de las series documentales

35. DESCRIPCION DOCUMENTAL

Es el registro sistemático que da a conocer, mediante catálogos, inventarios, guías

e índices la documentación existente en el Archivo Intermedio, permitiendo conocer
y ubicar las series documentales que se producen y se reciben según el tipo de
descripción:

203
 TIPOS DE DESCRIPCION
Nª Nivel de descripción del Grado de profundidad en la descripción
documento de archivo documental.
Integración de los distintos niveles de descripción
1 Descripción multinivel:
de los fondos documentales
2 Nivel menos profundo, destinada a la elaboración
Descripción Somera
de Guías del Fondo o sus divisiones
Nivel de descripción destinada a la elaboración de
3 Descripción Media
Inventario de expedientes de series
Destinada a la elaboración de Catálogo de piezas
4 Descripción Completa
documentales
Nivel profundo en la descripción destinada a
5 Descripción Auxiliar
elaborar índices

La descripción documental que se realizará en el Archivo Intermedio será la de nivel

Medio, se desarrollará utilizando la Norma de Descripción Archivística ISAD – G, en
la cual describirá todas las unidades del fondo documental respetando el orden
original y el principio de procedencia

Los técnicos de archivo central son responsables de las siguientes actividades:

a) Identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio

físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (Inventarios
Normalizados ISAD – G, Guías, Catálogos, u otros)

b) Al tener numeradas, tanto las piezas documentales, como las unidades

documentales simples y compuestas, los técnicos del Archivo Intermedio
deberán elaborar inventarios de los fondos clasificados y ordenados,
siguiendo el formato del instrumento descriptivo, denominado “Inventario
Normalizado ISAD - G”, describiendo el número de orden, código de
referencia, número de caja, serie documental, sub serie, lugar, fechas
extremas, numero de tomo, fojas, ubicación topográfica, cubierta, nombre
del productor, forma de ingreso al archivo y observaciones.

204
 c) Queda bajo cargo el responsable de archivos para la Implementación del
Sistema Archivero de registros del MOPSV, donde el técnico llenará y
desarrollará los campos para llenado de inventario.
(Ver Anexo - Flujograma Nº 3).

36. SISTEMA ARCHIVERO DOCUMENTAL SAD.

El Sistema Archivero Documental con siglas (SAD), se constituirá como una

herramienta fiel y de obligatoria lectura para el personal Técnico que trabaja en el
Archivo Intermedio e Histórico del Ministerio, así mismo este instrumento es una
base para la descripción de la unidades documentales y una herramienta de
consulta para los archiveros según la Norma ISAD (G), tiene la misión de despejar
dudas y establecer parámetros con fundamentos técnico archivísticos en cuanto a
la complejidad y variedad de documentos que se conservan en los Archivos del
MOPSV.

37. DESCRIPCION TECNICA DEL SISTEMA ARCHIVERO

Para la apertura de una cuenta dentro del Sistema Archivero, debe ser funcionario
del ministerio (personal de planta, personal eventual y consultores individuales de
línea) del Ministerio de de Obras Públicas, Servicios y Vivienda, que desempeñen
funciones en el área de Archivos dependiente de la Unidad Administrativa
subalternada de la Dirección General de Asuntos Administrativos.

Según otros requerimientos de creación de cuentas aprobados por solicitud

expresa de la Dirección General de Asuntos Administrativos mediante la Unidad
Administrativa y su área de Archivo Central serán procesadas por la U.D.T.I.

38. USO DEL SISTEMA ARCHIVERO

a) REGLAS GENERALES Es de obligatoriedad el llenado de datos del sistema

archivero según norma ISAD (G) tomando en cuenta las siguientes
recomendaciones:

205
 - Toda descripción deberá ser en letras mayúsculas (ABCDE..).

- La descripción no debe contar con los siguientes signos ortográficos:

Tilde (´), diéresis (¨) y apóstrofes (`).

- Toda abreviatura o sigla debe llevar el significado textual entre

paréntesis (...). Ejemplos: VMT (VICEMINISTERIO DE
TRANSPORTES).

- En lo posible debe prescindirse el uso de abreviaturas o siglas sin el

significado a la que hace mención. A excepción de la sigla MOPSV,
MAU, VMT. y otras siglas de significado conocido.

- Otorgar mayor prioridad en la descripción a los documentos originales.

- Por ningún motivo las sub series llevaran inscritas la letra “y” para
designar la terminación de una de ellas. La separación entre sub series
de manera obligatoria se la realizará con punto y coma espacio (; ).

b) REGLAS ESPECÍFICAS: El llenado de datos: Según Campos del inventario

del MOPSV y normas (ISAD –G) desarrollados en el sistema archivero.

c) Se establecen 5 áreas de la Norma ISAD (G) que permitirán el desarrollo

adecuado al sistema de archivos Intermedios e históricos.

AREA DE IDENTIFICACION.

AREA DE CONTEXTO

AREA DE CONTROL Y DESCRIPCION

AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

FORMA DE INGRESO AL ARCHIVO

39. BASE DE DATOS – INVENTARIO ISAD (G) DEL SISTEMA ARCHIVERO

206
 AREA DE IDENTIFICACION

a) Campo 1. NUMERO DE ORDEN.

Numero correlativo ascendente que genera cada sub-fondo y corresponde a una

unidad documental, que irá en números arábigos. Que empezará del número 1 al
infinito que en su extensión contiene cinco dígitos 00000.

b) Campo 2. CÓDIGO DE REFERENCIA.

Es un número correlativo alfa numérico que genera cada sub-fondo, y corresponde a

una unidad documental.

Ejemplos:
BO – LP - MOPSV - ARC INTER - DGAA - RRHH - 0001
A continuación el desglose del código de referencia de una unidad documental
desarrollando según País, departamento, dependencia, institución o fondo
documental su Dirección, Unidad, o Área que correspondiente a la institución:

- BO Código de país: Bolivia (dato permanente)

- LP Código del departamento o ciudad: La Paz (dato cambiante)
- MOPSV Código del fondo actual: Ministerio De Obras Publicas Servicios Y
Vivienda. (dato permanente durante la gestión vigente)
- ARC INTER Código de archivo según el ciclo vital de los documentos: Archivo
Intermedio (dato correspondiente a la clase de archivo)
- MUV Código del fondo al que corresponde (dato cambiante generado por los
fondos que existen en los archivos del ministerio)
- DGAA código de sub fondo: Dirección General de Asuntos Administrativos
- RRHH código de Sección: Recursos Humanos
- 0001 numero correlativo de la unidad documental que genera cada pieza
documental.
Ejemplos de algunos códigos que encuentran dentro del MINISTERIO DE OBRAS
PÚBLICAS SERVICIOS Y VIIVENDA y que pertenecen a otro fondo

207
 BO – LP - MOPSV – ARC INTER – MT - VMT – DGTTFL – USO – 0001
BO – LP - MOPSV – ARC INTER – MAU - VMVU – DGVU - UPV – 0001
BO – LP - MOPSV –ARC INTER – SENATER - DESP – 0001

c) Campo 3. NUMERO DE CAJA

Caja es una unidad de conservación en donde están guardadas las unidades

documentales, sobre este campo se designará el número de caja que tiene un orden
secuencial que genera cada sub fondo, y estarán físicamente ubicados en las baldas
de los estantes.

d) Campo 4. SERIE DOCUMENTAL

El diccionario de terminología archivística del ministerio de cultura de España, define

serie al Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo
de una misma actividad administrativa y regulada por la norma de procedimiento. En
este campo se designara el titulo, nombre del documento o serie documental.

Ejemplos de designación en las serie de documentos.

NOTAS INTERNAS DE LA DGAA DE GESTION 2010, 0001 AL 0100

NOTAS EXTERNAS ENVIADAS DEL DESPACHO DEL MINISTRO DEL

002 AL 200

INFORMES DJ GESTION 1990, DEL 100 AL 300 (de la unidad de

jurídica)

CORRESPONDENCIA ENVIADA A LA CONTRALORIA GENERAL DE

LA REPUBLICA, PL 480, BID (BANCO INTERAMERICANO DE
DESARROLLO)

CORRESPONDENCIA RECIBIDA DE LA CGR CORRESPONDENCIA

RECIBIDA Y ENVIADA DEL VMVU.

208
En caso de las series documentales correspondencia enviada, correspondencia
recibida de instituciones y correspondencia recibida y enviada, se podrá registrar
hasta un máximo de 5 dependencias o instituciones (empresas, bancos, ministerios,
municipios, personas naturales y/o jurídicas y sindicatos, etc.). De igual manera se
aplicara este modelo, para las series de, hojas de ruta Externa, hojas de ruta interna.

Ejemplos de designación de series documentales:

CORRESPONDENCIA ENVIADA A MINISTERIOS Y PREFECTURAS.

CITE DESP - 1589-2001

CORRESPONDECIA RECIBIDA DEL BANCO CENTRAL DE ENERO A

MARZO 1999

HOJAS DE RUTA INTERNA DE LA DGAA DEL -001/2006 A 250/2006

COMPROBANTES DE PAGO

PREVENTIVOS C-31, DEL 01 AL 45

CONTRATOS. GESTIONES 1980-1981

Tipos Documentales
En caso de encontrar tipos documentales nombrar en el campo de serie documental,
ejemplos de designación de tipos documentales:

FONDO DE FIDEICOMISO DE APORTES DE LAS PREFECTURAS

MASA SALARIAL PROPUESTA POR EL MOPSV

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS GESTION 1993

VARIACIONES PORCENTUALES DE INDICES POR GRUPOS

209
Se puede describir en este campo las series conformados por copias con firmas y/o
sellos originales, estas últimas características de los documentos se mencionará en
Observaciones, de igual manera para las sub series

Para algunas unidades documentales, el titulo inscrito en el lomo de los empastes o

carpetas de palanca se registrara al final de la descripción de la serie entre
paréntesis ( ). Este campo es de llenado obligatorio.

e) Campo 5. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE O COMPUESTA

Debido al surgimiento de una enorme descripción de datos y tabulación extensa de

registros que en algunos casos son innecesarios, la descripción del campo UNIDAD
DOCUMENTAL se realizará hasta un máximo de quince series (simples o
compuestas). En el formato Excel la separación, una de otra se realizará seguido y
con punto y coma (;). Los registros que serán llenados tendrán que ser analizados
por el técnico archivero; De contar con otro programa de descripción se realizará en
sus recuadros correspondientes.

Nota: La diferencia entre SERIE y SUB SERIE radica en la importancia en cuanto a

los niveles de descripción, la jerarquía del contenido de la serie del documento.

Ejemplos de designación de sub series:

PROPUESTA TECNICO ECONOMICA PARA LA PRESTACION DE

SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE ASESORIA AL VMV PARA LA
INSTITUCIONALIZACION PARA EL FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL

HOJAS DE RUTA RECIBIDAS Nº 06922, 6958, 14178, AFF 158/01, DP

1226/01, DL 638/01; RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

MEMORANDUM 41 IMPLEMENTACION DEL ARCHIVO CENTRAL

DEL MOPSV ;MEMORANDUM URH 07/2005;HOJA DE RUTA:
RECIBIDAS DE TELECOMUNICACIONES 1103, 1368, 2640, 5967,

210
 6140, 6225, 6843, 7137, 8068, UAI 2825/05, DJ 190/05, USG 0108/05,
MT 474/05, DGAA 1208/05, UA 267/05;CIRCULAR 41

f) Campos 6 y 7. FECHAS EXTREMAS – INICIAL y FINAL

Fecha inicial es el dato preliminar y concluyente donde se designara los registros por

orden cronológico dígitos numéricos: día/mes/año separados por un “/” Ej:

Se designara de la siguiente manera ejemplo: 01/02/1995 – 28/02/1995

INICIAL 01 02 1995 FINAL 28 02 1995

Ejemplo de designación día, mes y año (05 de enero de 2005 a 20 de diciembre de

2005)

Se designara de la siguiente manera.

INICIAL 05 01 2005 FINAL 20 12 2005

Ejemplo de designación del documento que no cuente con fecha, este campo no se
dejara en blanco sino S/F

Nota: este campo es de llenado obligatorio a excepción de los documentos que no

cuenten con fecha siendo su llenado: S/F sin fecha.

g) Campo 8. TOMO

En este campo se designará con numeración arábiga, de ninguna manera con

números romanos. Si se trata de volumen se registrara en el campo de serie
documental.

Nota: Si la unidad documental no contase con el numero de tomo se designara el

número “0” y aún los que se registraron sin un numero de tomo.

Ejemplos de designación de tomo:

Serie documental: COMPROBANTE DE PAGO; tomo 1

Serie documental: CORRESPONDENCIA RECIBIDA; tomo 12

211
 Serie documental: PLANILLA DE HABERES; tomo 1 Volumen 2 ½

En caso de tratarse de números de volúmenes, sus datos se designarán en la serie

documental, ejemplo de designación de volumen:

Serie documental (se incluye el volumen, INFORME FINAL,

INGENIERIA DE LA VIA ANEXO C: GEOTECNIA C2: CLASIFICACION
DE SUELOS COMPACTACION Y C.B.R. VOLUMEN 2); en caso si
existiera el numero de tomo designar en el campo de TOMO.

h) Campo 9. FOJAS

Sinónimo de hoja se usa habitualmente para individualizar numéricamente un

determinado documento, si la unidad documental estuviera foliado designar con el
número último que corresponde. Y en caso de no contar con el mismo se designara
el número (0), ejemplo:

1, 502

Nota: en caso de contar con un conjunto de documentos (constituidos por más de

una unidad documental) que tratasen un mismo proceso y la foliación fuera sucesiva
designarlo, según el orden de la foliación.

Ejemplo de designación: Propuesta de la empresa constructora Queiroz Galvao,

foliación continúa en dos unidades documentales. Se designara de la siguiente
manera:

1-215, 216-520

i) Campo 10, 11, 12, 13. UBICACIÓN TOPOGRÁFICA

Subcampo 10. Ambiente. A razón de la existencia de diferentes ambientes en el

Archivo Central MOPSV, este campo será llenado según su lugar de ubicación de
acuerdo a la siguiente cifra .Ej:

212
 PB – A 1. Planta Baja, Ambiente 1
SS – A 2. Sub suelo, ambiente 2

Sub campo 11. Estante / Gaveta / Mueble Cartográfico En este campo se

designara el número del estante, gaveta o mueble cartográfico, en números
romanos.

Sub campo 12. Cuerpo En este campo se llenara solo en el caso de los estantes,
que irá en numeración arábiga.

Sub campo 13. Balda En este campo se llenara la balda, que será llenado de
acuerdo a las letras del alfabeto.

Nota: en caso de no contar con datos de estante, cuerpo y balda se designara con
el número cero (O), este caso se dará en documentación que se concentre en bolsas
plásticas por ejemplo, y anotar las observaciones.

j) Campo 14. CUBIERTA

La cubierta son estructuras de cierre superior del documento exterior cuya función es
ofrecer protección, se designara utilizando el siguiente cuadro:

Cuadro Nº 1 Cubiertas

1 CA CARPETILLA (FOLDER)
2 CP CARPETA DE PALANCA
3 CU CUADERNILLO
4 EM EMPASTE
5 SO SOBRE
6 LG LEGAJO
7 AN ANILLADO

Nota: la designación del campo cubierta es de manera literal, y no se utilizaran las

abreviaturas, estas últimas solo nos sirven de referencia. En caso de encontrar

213
documentación que se inventarió como folder y/o file se modificara por
CARPETILLA. Campo obligatorio de llenado

AREA DE CONTEXTO

k) Campo 15. NOMBRE DE PRODUCTOR

El diccionario de terminología archivística del ministerio de cultura de España,

“define productor como las unidades que conforman la estructura de un organismo
de la administración y cada una de las personas físicas o jurídicas que en el
desarrollo de sus actividades generan series documentales”.

Se mencionara un máximo de 3 productores en este campo. Su llenado es

obligatorio. En caso de contar con abreviaturas o siglas mencionarlas sin puntos, y
luego de ellas con su significado completo entre paréntesis (..). Ejemplo:

BID (BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO) - CAF

(CORPORACION ANDINA DE FOMENTO).

l) Campo 16. HISTORIA INSTITUCIONAL / RESEÑA BIBLIOGRAFICA.

Consignar sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución

desarrollo y trabajo de la institución, generadora de la unidad de descripción
(documentación), La reseña histórica de la institución o datos biográficos sobre el
productor de la documentación tiene la acción de situarla en su contexto y hacerla
más comprensible

m) Campo 17, 18, 19 ESTADO DE CONSERVACION.

Acción que permite identificar el estado y condición física de los documentos se

subdivide en:

Sub campo 17. BUENO. Condición física del documento ideal.

Sub campo 18. REGULAR. Condición física del documento relativo.

214
Sub campo 19. MALO. Condición física del documento en pésimas condiciones.

AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

NOTAS DEL ARCHIVERO

n) Campo 20. Notas Observaciones

En este campo se designa las observaciones propias de cada unidad documental,

generalmente las observaciones son realizadas según el criterio experimentado del
archivero campo libre de uso se puede usar para identificar la clase de documentos
(copias, duplicados, origínales, legalizados) o en su efecto identificar la forma, orden,
estructura (documentación deteriorada, documentación incompleta en series), o
explicar cómo se ha preparado la descripción ( el documento carece de fuentes de
autor).

Nota: Se podrá utilizar esta tabla de observaciones de manera opcional, en caso de

tener otras observaciones propias de la unidad documental, citarlas.

o) Campo 21. FECHA DE ELAB. DEL INV.

Campo que permite identificar la fecha de elaboración del inventario insertando el

día/mes/año efectuado por el archivista o en su efecto las fechas en que se ha
preparado y/o revisado la descripción.

p) Campo 22. NOMBRE DEL ARCHIVERO.

Campo que permite identificar con nombre apellido y cargo al responsable de su

elaboración de la descripción EJ: Juan Pérez Pérez – Auxiliar de Archivo

AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

CONDICIÓN DE ACCESO.

215
Proporciona información acerca de la situación legal del documento se interpreta en
dos:

q) Campo 23, 24. LIMITADO/NO LIMITADO

Indicar el periodo de tiempo durante el cual la documentación permanecerá no

accesible y la fecha en la que la documentación sí lo estará. Estado según el ciclo
vital de la documentación y o la situación jurídica, convenios y otros factores que
permitan su estado limitado.

EJ: Carpeta de adjudicatario - Juan Pérez Pérez

Estado limitado por encontrarse en sentencia judicial

CONDICION DE REPRODUCCION

r) Campo 25, 26. ACCESIBLE/NO ACCESIBLE

Campo que permite identificar si tiene derechos de reproducción intelectual y o se

permite la acción de emisión de copias. Si la existencia de estos derechos no se
conoce, consignar este hecho. Si no existen restricciones no es preciso señalarlo.

FORMA DE INGRESO A ARCHIVO INTERMEDIO E HISTORICO

FORMULARIO DE RELACIÓN DE ENTREGA DOCUMENTAL O ACTA DE

TRANSFERENCIA

Datos extraídos del Formulario de relación de entrega documental o actas de

transferencias

s) Campo 27. Nª Formulario.

t) Campo 28, CODIGO Formulario. Dato del formulario

u) Campo 29, Año de emisión del formulario. día/mes/año

v) Campo 30, FONDO/SECCION. Identificación del fondo

216
FONDO/SUB FONDO/DIRECCION/UNIDAD

w) Campo 31, SIN REGISTRO CON REGISTRO

.Descripción del Fondo, Sub fondo, dirección o unidad correspondiente

(Ver Anexo - Flujograma Nº 4)

40. CODIFICACIÓN

Es el número de asignación física que permite identificar mediante la notación

Alfanumérica, el lugar donde está ubicado el documento y su caja respectiva.
Los técnicos de archivo intermedio son responsables de establecer el control de
documento mediante la inserción física impresa a los documentos asimilando las
siguientes orientaciones:

a) Establecer una caratula de control de la documentación.

b) Asignar físicamente la numeración o código de referencia a las unidades

archivables impresas de forma consecutiva alfa numérica del 0001 al infinito.

c) El pegado de la etiqueta o asignación topográfica impresa tiene que estar en

el lado posterior derecho de cada documento respetando su soporte.

d) El marbete de la caja de conservación donde se guardan los documentos

tiene que estar plegado al medio del mismo en el cual dispone de los datos
más específicos para su ubicación.

e) Uso del Formulario de Préstamo y Testigo en caso de prestaciones

(Ver Anexo - Flujogramas Nº5)

41. DIGITALIZACION DE LA DOCUMENTACION.

El proceso de digitalización de documentos es fundamental para hacer una

representación digital de los mapas de bits de un documento en papel, mediante

217
este proceso de digitalización se almacena en el sistema Archivero una base de
datos a la cual tendrán acceso las personas autorizadas el encargado de archivo y el
técnico de archivos y auxiliares de datos o información capturada resultantes de
digitalizar un documento.
Cada documento que forma parte del sistema archivero del archivo central será
digitalizado según el grado de su competencia y funcionalidad tomando en cuenta
los siguientes aspectos:

Captura con Escáner del documento físico.

Indexado de la información extraída del documento.
Almacenamiento del documento y la información asociada al sistema
archivero para una posterior búsqueda.
Se debe de llevar una cuenta de la cantidad de registros digitalizados
trimestralmente.

La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para el MOPSV,

con el Proceso de digitalización se obtienen las herramientas para hacer más ágil y
accesible el acceso a la información de la documentación en coordinación con el
Área de Sistemas del Ministerio de Obras Publicas Servicios y Vivienda MOPSV y
permita el ingreso a la información de forma oportuna, eficaz, fácilmente disponible.

VII. CONSERVACION

La conservación documental son las medidas destinadas a asegurar, por una parte,
la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos
cuyo significado se entiende por la decisión adoptada tras la fase de valoración, por
la que se resuelve no destruir los documentos, permitiendo su uso y mantenimiento.
(Cuba 2011, Pág. 45)

42. CONSERVACION PREVENTIVA

La conservación preventiva, es la que advierte de posibles variaciones físicas y

previene el posible deterioro como ser:

218
 - Dar mantenimiento a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de
artículos que vengan adheridos a la pieza documental, tales como
clips, grapas, cintas, prensas metálicas, etc.)
- Restaurar los documentos que vengan dañados o que se dañen en su
manejo y a la hora de limpiarlos.
- Mantener los documentos dentro de cajas especiales, libres de ácido.
- Velar porque el equipo de aire acondicionado y deshumificadores se
encuentren en buen estado y se mantengan los niveles de temperatura
y humedad relativa en los depósitos, de acuerdo a las
recomendaciones técnicas (Humedad relativa entre 30 a 45º y a una
temperatura de 18 ºC).
- Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se
encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.
- Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el
desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore los
documentos. (Cuba 2011, Pág. 46)

VIII. ADMINISTRACION DOCUMENTAL, ACCESO Y SERVICIOS

43. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS.

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación dirección y control

de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para
el eficiente funcionamiento de los archivos. La administración de documentos tiene
como fin poner a disposición de los usuarios la documentación o información a
través de diferentes modalidades (copia, consultas, préstamos, investigaciones,
etc.). Cuyas acciones derivan en el uso de instrumentos descriptivos, ubicación de
los estantes y unidades documentales mediante etiquetas para su respectiva
localización. Llevar registros de control mediante formularios de los préstamos de
documentos, brindar los servicios archivísticos en general.

219
44. ACCESO A LA INFORMACION.

El acceso libre a la información y el derecho de petición de documentos está

fielmente interpretado en la Constitución Política del Estado CPE 2009, El artículo
21. Inciso 6. Manifiesta el acceso a la información según: “A acceder a la
información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera individual
o colectiva”. El artículo 24. Interpreta el derecho de petición: “Toda persona tiene
derecho a la petición de manera individual o colectiva, sea oral o escrita, y a la
obtención de respuesta formal y pronta. Para el ejercicio de este derecho no se
exigirá más requisito que la identificación del peticionario”. Artículo 106. Inciso I. El
Estado garantiza el derecho a la comunicación y el derecho a la información. y el
inciso III. El Estado garantiza a las trabajadoras y los trabajadores de la prensa, la
libertad de expresión, el derecho a la comunicación y a la información. Con relación
a la acción de privacidad nuestra constitución señala en el Artículo 130. Inciso 1.
Lo siguiente: “Toda persona individual o colectiva que crea estar indebida o
ilegalmente impedida de conocer, objetar u obtener la eliminación o rectificación de
los datos registrados por cualquier medio físico, electrónico, magnético o informático,
en archivos o bancos de datos públicos o privados, o que afecten a su derecho
fundamental a la intimidad y privacidad personal o familiar, o a su propia imagen,
honra y reputación, podrá interponer la Acción de Protección de Privacidad”.

Por lo expresado el acceso a la información considera las siguientes funciones:

1. El acceso a los documentos queda reservado a las oficinas, funcionarios o

miembros de la Institución, para quienes resulte necesaria la consulta de los
mismos deben entrar directamente en el ámbito de sus competencias.
2. El acceso a los documentos, reservado a los titulares de los mismos y a las
oficinas, funcionarios o miembros de la institución que, o bien intervinieron en
su tramitación, o bien tengan competencia directa en la materia que traten los
mismos.

220
 3. El derecho de acceso a los documentos podrá ser ejercido además del titular,
por terceros que acrediten interés legítimo y directo. El acceso a estos
documentos será libre para los funcionarios de las oficinas de la institución,
siempre y cuando lo hagan en el ejercicio de sus competencias.

Forma de acceso a los documentos por parte de los trabajadores de las

oficinas del MOPSV.

1. Las oficinas del MOPSV, podrán acceder a los documentos del Archivo
intermedio e histórico a través del doble servicio, consulta y préstamo. En el
segundo caso será preceptiva la cumplimentación del Formulario de
préstamos.
2. Cada oficina, podrá solicitar la consulta de los documentos sin inclusión
alguna y transferidos al Archivo Central y este a su vez al archivo intermedio,
los documentos clasificados como de libre acceso.
3. Para consultar o recibir información de documentos de acceso restringido,
tramitados y transferidos al Archivo del MOPSV por otras oficinas, se deberá
manifestar el motivo de su necesidad, tanto en el caso de las consultas como
en el de préstamos.

Forma de acceso a los documentos por parte de los ciudadanos

El Decreto Supremo. 28168 del 17-05-05, en territorio Boliviano, garantiza el

acceso a la información, como derecho fundamental de toda persona y la
transparencia en la gestión del Poder Ejecutivo.

1. Los ciudadanos que deseen consultar documentos del Archivo del Ministerio
deberán manifestarlo verbalmente y en su caso por escrito, en el citado
archivo acreditando en ambos casos su identidad y el motivo de la consulta.

221
 2. Para consultar un documento de carácter nominativo, no siendo titular del
mismo, el ciudadano solicitante de la consulta presentará al Archivo del
Ministerio, un documento que acredite el interés legítimo de la consulta.
3. Cuando los documentos del Archivo del MOPSV, hayan sido microfilmado o
procesados en otro tipo de soportes, las consultas se harán preferentemente
sobre estos, a fin de proteger los originales estos, a fin de proteger los
originales de los daños que puedan causar la manipulación y uso frecuente.

Forma de acceso a los documentos por parte de los investigadores al Archivo

Intermedio e Histórico.

1. Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés

histórico, científico o cultural relevante podrán realizar petición especifica
sobra la materia objeto de investigación.
2. Los investigadores tendrán acceso a todos los documentos que se conserven
en el Archivo Histórico, previo compromiso por escrito, que se garantizará la
intimidad de las personas cuando sus datos cualitativos aparezcan en los
documentos objeto de la investigación.
3. Para la obtención de copias se complementará el recibo correspondiente y
los investigadores abonaran las tasas estipuladas. La institución se reserva el
derecho de facilitar gratuitamente estas copias cuando así lo estime oportuno.
4. No obstante, de los documentos de acceso restringido no se facilitarán
copias.
5. Los requisitos para la consulta de documentos por parte de los investigadores
quedarán reflejada en la ficha de investigadores.
6. Los investigadores deberán entregar copia de cada trabajo realizado, que
pasará a formar parte del fondo bibliográfico del Archivo Histórico.
7. Asimismo, los investigadores estarán obligados a respetar el horario y las
normas de funcionamiento del Archivo Histórico. (Cuba 2011, Pág. 22 al 24)

222
45. SERVICIOS

46. SERVICIO DE BUSQUEDAS DOCUMENTALES

La solicitud de información de búsqueda documental tiene que ser de manera escrita

con la emisión de notas dirigida a la Dirección General de Asuntos Administrativos
DGAA, el personal de archivo es el responsable de proporcionar la información
solicitada, realizando la búsqueda requerida mediante un control interno de
préstamo o legalización según la acción, dando respuesta y descargo mediante nota
de respuesta y/o informe conforme al requerimiento y función facultado ampliamente
en el acceso a la información a los archivos y su difusión .

47. SERVICIO FEDATARIO

El servicio fedatario consiste en la legalización, autentificación, legitimación de la

documentación que establezca el valor legal de las copias o testimonios de cualquier
documento público original o privado reconocido o acto administrativo. Como tenedor
o custodio de la documentación competente al los archivos intermedios y centrales
del MOPSV. Como resultado es la emisión de copias legalizadas según su
necesidad.

48. SERVICIO DE PRÉSTAMOS DOCUMENTALES

Acción mediante el cual los funcionarios y/o usuarios tienen la posibilidad de

consultar los documentos de archivo mediante el uso del Formulario de Prestamos
documentales llenar el formulario y utilizando el documento de Testigo dejando
constancia del documento requerido.

49. ASISTENCIA DE CERTIFICACIONES DE AÑOS DE SERVICIO CAS

Servicio que efectúa el archivo del MOPSV, mediante el llenado de datos de la

persona interesada previa solicitud escrita solicitando la emisión del certificado CAS,
cuyo cite pertenece emisión al archivo y posterior entrega al área correspondiente.

223
50. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acción que permite la consulta de primera mano la información o documentación
requerida previa coordinación podrá ser en los ambientes del archivo o en su efecto
la consulta física del documento mediante el descargo de formulario de préstamos
documentales.

51. SERVICIO DE CUSTODIA Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Acciones de resumen el trabajo realizado en el sistema integral de archivos del

MOPSV, la organización de la documentación según estándares archivísticos y
custodia total o parcial dependiendo del caso

224
ANEXOS

225
 FLUJOGRAMA Nª 01

226
FORMULARIO DE RELACIÓN DE ENTREGA DOCUMENTAL.
Instrumento interno de archivos que permite la trasferencia definitiva de documentos
del archivo central y el uso y control de ingreso de documentación al archivo
intermedio y posteriormente al archivo histórico, equivalente a un acta siendo su
objetivo principal la información de procedencia para efectuar el procedimiento de
valoración y selección documental y definir sus categorías según el ciclo vital de la
documentación establece.

FORMULARIO DE RELACIÓN DE ENTREGA DOCUMENTAL

Numero de
MOPSV-DGAA-ARCH-INTER N°
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO INTERMEDIO FORMULARIO
001/2017
de transf.

Numero de transf. anterior de

MOPSV-DGAA-ARCH-CEN-ACTA N° 001/2014 1 AÑO 2017
arch central

ENTREGA Y RECEPCION

Concurriendo las Hrs..............AM/PM del DIA/MES/AÑO, reunidos en el Edif. Ex CONAVI ubicado en la Av. 20 de Octubre esquina Fernando
Guachalla, En virtud al Manual de procedimiento de archivos Intermedios e Historicos donde se especifica el cumplimento del ciclo vital de la
documentacion con antiguedad mayor a los 15 años, los responzables del Sistema Integral de Archivos, procedieron a la entrega y cotejo de la
documentación por parte de archivo central y recepcionada por el Archivo Intermedio del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda,
resaltando la conformidad del cotejo segun la siguiente documentacion firman los responsables de archivos en señal de conformidad

CODIGO ANTERIOR DE
FECHA DE TRANSFERENCIA INVENTARIO DE ARCHIVO
BOL/LP/DGAA/AR CEN/………………..
CENTRAL

Nª TOTAL DE CANTIDAD DE PIEZAS FONDO/SUB VIGENCIA DE CON SIN

Nª observaciones
CAJAS/SOPORTES DOCUMENTALES FONDO/SECCION AÑOS INVENTARIOS INVENTARIOS

TOTAL

ENTREGA RECIBE

………………………………………..…………………………… ………………………………………...……………………………..
RESPONSABLE DE ARCHIVO CENTRAL DEL MOPSV RESPONSABLE DE ARCHIVO INTERMEDIO DEL MOPSV
MOPSV MOPSV

AUTORIZACION

…………………...………………………..
JEFE INMEDIATO SUPERIOR UA
cc/interesados

227
 FLUJOGRAMA Nª 02

FORMATO DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

ARCHIVO INTERMEDIO

ENTIDAD O UNIDAD PRODUCTORA HOJA

……………………………………………………………………………… ………………

TRANSFERENCIA Nª ………………………………………………………………………

DATOS DE UBICACIÓN DE
ACCION Y JUSTIFICACION DISPOSICION FINAL
LA VERSION OFICIAL
SERIES O CONTENIDO DE LA

Permanencia

INVENTARIO
Eliminacion
Nª CODIGO OBSERVACIONES

Selección
FOTOCOPIAS

CODIGO
DOCUMENTACION DUPLICIDAD BORRADORE FONDO/

Total
SIN VALOR
DE DATOS S SECCION/
OFICIAL

1 X
2 X
3
4
5
6
7

FECHA …………………………………………………

……………………………………………. …………………………………………
FIRMA DEL RESPONSABLE FIRMA DEL RESPONSABLE
DE ARCHIVO DEL AREA O UNIDAD

Herramienta que permite procesar el procedimiento de valoración y selección

mediante el uso de la Tabla de valoración documental TVD o tabla de tipologías
documentales identificando su permanencia perpetúa en archivos o su descarte.

PASO 1. ENTIDAD PRODUCTORA. Nombre de la entidad, dirección o unidad

que realizara la valoración.
PASO 2. TRASFERENCIA Nª Numero de la transferencia a efectuarse.

228
PASO 3. HOJA: Designar numero de hojas a efectuarse la
valoración.
PASO 4. NUMERO: Cantidad de registros que procederán a la
valoración.
PASO 5. CODIGO: Código asignado por archivo central o
gestión.
PASO 6. SERIES O CONTENIDO: Dato del contenido de la documentación a
valorar Desarrollo en inventario.
PASO 7 ACCION Y JUSTIFICACION: Medida a tomar para proceder a la
valoración o selección
DUPLICIDAD DE DATOS: marcar con una X si corresponde.
BORRADORES: marcar con una X si corresponde.
FOTOCOPIAS SIN VALOR: marcar con una X si corresponde.

PASO 8 DISPOSICION FINAL: Acción a tomar para determinar la selección,

eliminación o conservación permanente.
SELECCIÓN: De las piezas documentales marcar con una X si
corresponde.
ELIMINACION: De las piezas documentales marcar con una X si
corresponde.
PERMANENCIA TOTAL: De las piezas documentales marcar con una X si
corresponde.
PASO 9 DATOS DE UBICACIÓN DE LA VERSION OFICIAL: Datos de los
documentos oficiales en caso que existan.
CODIGO: Oficial del documento
INVENTARIO: Oficial de los documentos
FONDO/SECCION: Oficial de los documentos

PASO 10 OBSERVACIONES: A la documentación objeto de valoración.

PASO 11FECHA: Dato de la fecha de la valoración.
PASO 12 FIRMAS: De los responsables de la valoración.

229
 FLUJOGRAMA Nª 03 – PROCEDIMIENTO ORGANIZACIONAL - Identificación
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTÓRICOS DEL MOPSV
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACION DE LA DOCUMENTACION DE ARCHIVOS INTERMEDIOS

TAREA o PASOS IDENTIFICACION Nª 02

IDENTIFICACION CONCEPTO: CONSISTE EN LA INVESTIGACION Y SISTEMATIZACION DE LAS CATEGORIAS ADMINISTRATIVAS Y ARCHIVISTICAS EN QUE SE SUSTENTA LA ESTRUCTURA DE UN FONDO; OPERACION INTELECTUAL QUE CONSISTE EN INVESTIGAR LAS TIPOLOGIAS DOCUMENTALES EXISTENTES EN UN FONDO
DOCUMENTAL. CON LA EXITENCIA DE TRES CATEGORIAS Numericas. Alfabeticas, Mixtos

TIPOLOGIAS DOCUMENTALES: ES LA FORMA Y VARIEDAD QUE ASUME EL DOCUMENTO; SU DIVERSIDAD Y CLASE DEL DOCUMENTO EN SU MAYORIA CUENTA CON TRES CATEGORIAS ORGANISMO PRODUCTOR - GENERADOR (SERIES DOCUMENTALES) ORGANISMO PRODUCTOR SUBROGADO (CORRESPONDENCIAS)
ORGANISMO COMPUESTO DE EXPEDIENTES, ASUNTOS Y TIPOS DOCUMENTALES).

Nº 1

DOCUMENTOS IDENTIFICADOS
Nº2

FONDOS CERRADOS FONDOS ACUMULADOS FONDO SUPRIMIDOS

Documentos de entidades que asumen funciones de otras que se suprimen y dado
Documentación reunida por entidades en el transcurso de su vida
Documentos de entidades que ya cumplieron su ciclo de vida institucional que administrativamente tuvieron que seguir desarrollando las actividades
institucional sin ningún criterio archivístico de organización y
cerrados por decreto supremo correspondientes están separados cronológicamente por lo que no debe mezclarse
conservación.
con la entidad entrante

230
 FLUJOGRAMA Nª 03 – Clasificación – Organización – Descripción - Codificación
(Tendrá el mismo proceso de organización que el archivo central) Reformulado, Pág. 35 del Manual de Administración y Organización de Archivo de RMª 94 de 14/04/2015

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTÓRICOS DEL MOPSV

FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
DIRECTRICES PARA PROCESO ORGANIZACIONAL

PROCESO ORGANIZACIONAL FLUJO Nº 02

TAREA o
PASOS IDENTIFICACION CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION RESULTADO

Nº 1

DOCUMENTOS ORGANIZADOS
Nº2

PROCESO ORGANIZACIONAL

231
 FLUJOGRAMA Nª 04
Descripción-Sistema Archivero - Norma ISAD (G) Inventario
INVENTARIO 2017

FORMA DE INGRESO A ARCHIVO INTERMEDIO E HISTORICO AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

FORMULARIO DE RELACIÓN DE ENTREGA DOCUMENTAL O ACTA

DE TRANSFERENCIA
FONDO/SUB FONDO/DIRECCION/UNIDAD Condicion de acceso
CONDICION DE REPRODUCCION

Nº CODIG AÑO FONDO/SECCION SIN REGISTRO LIMITADO NO LIMITADO ACCESIBLE NO ACCESIBLE

2015 4 0

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN ÁREA DE CONTEXTO ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

NIVEL DE DESCRIPCION FECHAS EXTREMAS UBICACIÓN TOPOGRÁFICA (ubicación fisica) ESTADO DE CONSERVACION NOTAS DEL ARCHIVERO
Nº DE CÓDIGO DE NOMBRE DEL HISTORIA INSTITUCIONAL / RESEÑA
Nº DE CAJA Nº TOMO FOJAS CUBIERTA
ORDEN REFERENCIA SERIE DOCUMENTAL O TITULO DEL INICIAL FINAL PRODUCTOR BIBLIOGRAFICA FECHA DE ELAB. DEL
UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA Y SIMPLE AMBIENTE ESTANTE CUERPO BALDA BUENO MALO REGULAR NOTAS (OBSERVACIONES) INV.
NOMBRE DEL ARCHIVERO
DOCUMENTO
D/M/A D/M/A

NOTAS INTERNAS CITE SDG/345 AL 350, URB EL EXPEDIENTE CONTIENE ALGUNOS

BO-LPZ- EXPEDIENTES CORRESPONDIENTE AL
PACATA ALTA; INFORMES MENSUALES DEL TECNICO DOCUMENTACION DE LOS
MOPSV-DGAA- CORRESPONDENCIAS ENVIADAS A CONAVI DE LAS URBANIZACIONES DEL
1 150 LA URB. PACATA ALTA
URB. PLAN 567 CHIJINI, PACATA ALTA; 12/12/1956 12/12/1957 0 567 PB A-3 1 1 A CP UET- CONAVI X 0 0 ADJUDICATARIOS DE LAS URB. DE OTRAS 02/12/2017 Tec. JUANITO PEREZ
RRHH -AC- SECTOR DE CBBA PACATA ALTA Y LA PAZ
RESOLUCIONES Nª 345/99, Nª 45/89, CARTA DE URB. NO OBSERVADAS COMO TRINIDAD Y
0001 ALTO CHIJINI DE 1956
ADJUDICATARO NORBERTO CHAVEZ. MOTACUSITO

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
23 CAMPOS
FORMA Y PROCEDIMIENTO PARA EL LLENADO DE LOS CAMPOS DEL INVENTARIO
Siglas Siglas Siglas Siglas Siglas Siglas Siglas
Siglas para Siglas para Siglas para Siglas para
para para para para para para para Siglas para utilizar campo HISTORIA Siglas para utilizar
utilizar Siglas para utilizar SERIE Siglas para utilizar campo UNIDAD utilizar utilizar utilizar campo Siglas para utilizar campo FECHA DE ELAB. DEL
utilizar utilizar INICIAL FINAL utilizar utilizar utilizar utilizar utilizar INSTITUCIONAL / RESEÑA BUENO MALO REGULAR INV. campo nombred
Codigo de DOCUMENTAL DOCUMENTAL COMPUESTA Y SIMPLE campo campo Nombre OBSERVACIONES
N° de N° de campo campo campo campo campo BIBLIOGRAFICA el archivero
Referencia ANBIENTE CUBIERTA Productor
Orden caja TOMO FOJAS ESTANTE CUERPO BALDA
Tiene que
Orden ser por
Dato especifico simple o compuesto que
correlativ Ejemplo: BO- orden digito
Tiene que ser una unidad permite identificar el contenido minucioso de 2 digitos 2 digitos Marcar con
o de LPZ-MOPSV- correlativ numeral digito PB: Planta digito digito digito Marcar con Marcar con Dato personal que
documental especifica ej " la serie documental o contenido del Numerales Numerales AN: una X si Nota del archivero si es necesario
cinco DGAA-RRHH - o de Ej: 1 o numeral baja numeral numeral Texto Ej: Se respeta la CITE: entregada correspond
una X si una X si Dato del archivista elabora el
MEMORANDUMS del 01 al documento, Puede contener varias unidades dia/mes/añ dia/mes/añ Anillado corresponde corresponde según su accion
digitos ARC INTER- cuatro Numero Ej: 155 ambiente 3 Ej: 3 Ej: 2 A e inventario
100" documentales ej: Contratos, Notas internas, o o
00001 al 0001 digitos romano
Notas externas y otros.
01000 0001 al
1000 No
CP:
BO: Bolivia, SS: numeros
Carpeta de
Subsuelo romanos
palanca
PA: Planta CU:
LPZ: La Paz Cuadernill
alta
o
DGAA: Direccion General de
Asuntos Administrativos
LG: Legajo

RRHH: Recursos EM:

Humanos Empaste
ARC INT: Archivo CA:
lntermedio Carpetilla
o folders
Carateres Carateres
Caracteres Carateres Carateres
Numeral textuales y Carateres textuales sin restriccion de campos Carateres numerales Caracteres textuales sin restriccion de campos
textuales Numerales Numerales
es numerales

NOTA: La descripcion del documento tiene que ser obligatoriamente una unidad documental por fila

232
 INVENTARIO NORMA ISAD (G)

INVENTARIO 2017

FORMA DE INGRESO A ARCHIVO INTERMEDIO E HISTORICO AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

FORMULARIO DE RELACIÓN DE ENTREGA DOCUMENTAL O ACTA

DE TRANSFERENCIA
FONDO/SUB FONDO/DIRECCION/UNIDAD Condicion de acceso
CONDICION DE REPRODUCCION

Nº CODIG AÑO FONDO/SECCION SIN REGISTRO LIMITADO NO LIMITADO ACCESIBLE NO ACCESIBLE

2015 4 0

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN ÁREA DE CONTEXTO ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION

NIVEL DE DESCRIPCION FECHAS EXTREMAS UBICACIÓN TOPOGRÁFICA (ubicación fisica) ESTADO DE CONSERVACION NOTAS DEL ARCHIVERO
Nº DE CÓDIGO DE NOMBRE DEL HISTORIA INSTITUCIONAL / RESEÑA
Nº DE CAJA Nº TOMO FOJAS CUBIERTA
ORDEN REFERENCIA SERIE DOCUMENTAL O TITULO DEL INICIAL FINAL PRODUCTOR BIBLIOGRAFICA FECHA DE ELAB. DEL
UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA Y SIMPLE AMBIENTE ESTANTE CUERPO BALDA BUENO MALO REGULAR NOTAS (OBSERVACIONES) INV.
NOMBRE DEL ARCHIVERO
DOCUMENTO
D/M/A D/M/A
NOTAS INTERNAS CITE SDG/345 AL 350, URB EL EXPEDIENTE CONTIENE ALGUNOS
BO-LPZ- EXPEDIENTES CORRESPONDIENTE AL
PACATA ALTA; INFORMES MENSUALES DEL TECNICO DOCUMENTACION DE LOS
MOPSV-DGAA- CORRESPONDENCIAS ENVIADAS A CONAVI DE LAS URBANIZACIONES DEL
1 150 LA URB. PACATA ALTA
URB. PLAN 567 CHIJINI, PACATA ALTA; 12/12/1956 12/12/1957 0 567 PB A-3 1 1 A CP UET- CONAVI X 0 0 ADJUDICATARIOS DE LAS URB. DE OTRAS 02/12/2017 Tec. JUANITO PEREZ
RRHH -AC- SECTOR DE CBBA PACATA ALTA Y LA PAZ
RESOLUCIONES Nª 345/99, Nª 45/89, CARTA DE URB. NO OBSERVADAS COMO TRINIDAD Y
0001 ALTO CHIJINI DE 1956
ADJUDICATARO NORBERTO CHAVEZ. MOTACUSITO

233
 FLUJOGRAMA Nª 05
CODIFICACION

CARATULA DE CONTROL

SISTEMA DE ARCHIVOS DEL MOPSV

INTERMEDIO E HISTORICO

DOC Nª

FONDO:

SUB FONDO:

SECCIÓN:
SERIE:
………………………………………………………………
………………………………………………………………
……
SOPORTE:
FECHA EXTREMAS:
INICIAL: …… FINAL: …………

FOJAS:

OBSERVACIONES:_____________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
__________

234
La caratula de control interna es el primer uso que se da a cada documento y sirve
para identificar la documentación según su soporte:

PASO 1. CODIGO O NUMERO: Numero de control.

PASO 2. FONDO: Nombre de la institución:

Ej MINISTERIO DE URBANISMO Y VIVIENDA

PASO 3. SUBFONDO: Segundo grupo subalterno dependiente por una

institución:
Ej: DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA
DGA

PASO 4. SECCION: División Orgánico funcional del fondo

Ej: RECURSOS HUMANOS RRHH

PASO 5. SERIE: Conjunto de documentos generados por la unidad

Ej: INFORMES RECIBIDOS DEL 001 AL 100

PASO 6. SOPORTE: Describir el Soporte Ej: LEGAJO

PASO 7. FECHAS EXTREMAS: Describir día, mes y año

Ej: 01/03/1981 –30/03/1981

PASO 8. FOJAS: Cantidad extrema Ej: 01 AL 300

PASO 9. OBSERV: Describir alguna observación que pueda servir de

información sobre el documento.

235
CODIGO DE REFERENCIA

SISTEMA DE ARCHIVOS DEL MOPSV

INTERMEDIO E HISTORICO

CODIGO

BO-LP-MOPSV-ARCH INT

FONDO: FONVIS

SUB-
FONDO
Direccion Ejecutiva

SECCION

RESOLUCIONES DIRECTORIALES

Nª CAJA

CODIGO:

Es un número correlativo alfa numérico de control que genera cada sub-fondo, y

corresponde a una unidad documental correspondiente a los archivos Intermedios e
Históricos. Su fin es tener el control del documento físico en vínculo a un sistema de
inventario.

- Ejemplos:
o BO – LP - MOPSV – ARCH INTER - 0001
- Desglose del código de referencia de una unidad documental

 BO * Código de país: BOLIVIA

 LP * Código del departamento o ciudad: LA PAZ
 MOPSV* Código del fondo: MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS
SERVICIOS Y VIVIENDA
 ARCH INTER* Código de archivo según el ciclo vital de los documentos
pertenecientes al ARCHIVO INTERMEDIO
 FONDO* El fondo de origen o institución
 SUB FONDO* Segunda categoría del fondo de origen
 SECCION* Tercera categoría del fondo de origen
 SERIE* Nombre del documento
 Nª CAJA* El numero de caja numeral

236
MARBETE DE CAJA

FONDOS DE ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTORICOS DEL MOPSV

FONDO: SENATER Nº CAJA
SERVICIO NACIONAL DE
TELECOMUNICACIONES DE AREAS RURALES
SUB-FONDO:
DIRECTORIO EJECUTIVO
101
SECCIÓN: UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS ESTANTE CUERPO BALDA

SERIE:
I 1 A
EXPEDIENTES PERSONALES
Nº DE ORDEN: 2890-2900

FECHA (S): 1976 - 1978 PIEZAS DOC: 50

Asignación topográfica física de carácter general informativo; pegado sobre una caja
donde están guardadas las unidades documentales.

- 1. FONDO: Describir el Lugar de origen de documentos producidos

- 2. SUB Fondo: Segundo grupo subalterno de documentos producidos.
- 3. SECCION: División Orgánico funcional del fondo.
- 4. Serie: Conjunto de documentos producidos por una oficina.
- 5. Fecha extremas: De los documentos
- 6. Nº de Caja: En este campo se designara el número de caja.
- 7. Ubicación Topográfica:
o Estante En números romanos: I, II, III, IV
o Cuerpo: En números arabicos: Ej.: 1, 2, 3,
o Balda: Alfabético Ej.: A – Z
- 8. No de Orden: Según asignación del código
- 9. Pieza documental: Cantidad existente en la caja de conservación.

237
FORMULARIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS:

FORMULARIO DE PRESTAMO ACT Nº 64 /2017

SEGÚN REQUERIMIENTO NOTA:
SOLICITADO POR:
AUTORIZADO POR:
PRESTADO POR:
OBJETO DE LA SOLICITUD :
FECHA DE PRESTAMO:
FECHA DE PLAZO DEVOLUCION:
DESCRIPCION
N DOCUMENTO Fojas SOPORTE RELACION o CODIGO SELLO Y FECHA DE DEVOLUCION

NOTA: la documentacion en prestamo sera devuelta en la misma condicion durante el mes de diciembre del 2017 según solicitante

Unidad Solicitante: Responsable de Area: Archivo Central

Archivo Intermedio: MOPSV
MOPSV
Firma: Firma: Firma:

Nombre/SELLO: Sello: Sello:

Cargo:
Cargo: Encargado de Archivo Cargo: Archivo Intermedio

Archivo Central (V°B° de entrega) Archivo Central (V°B° de recepción)

Nota. El solicitante es responsable absoluto del documento hasta la fecha de devolucion al archivo central.

Es un control interno de préstamo de documentación solicitada al archivo central o

intermedio donde se debe llenar los siguientes pasos:

PASO 1. ACTA Nº Número de acta correlativo

PASO 2. SEGÚN DE NOTA: Colocar el número de nota o requerimiento si existe
PASO 3.SOLICITANTE: Nombre del funcionario solicitante

238
PASO 4. AUTORIZADO POR: Nombre del funcionario de archivo que autoriza.
PASO 5. PRESTADO POR Nombre del funcionario archivista que presta la
documentación.
PASO 6. OBJETO DE LA SOLICITUD: Motivo o razón de la solicitud.
PASO 7. FECHA DE PRESTAMO: Fecha del préstamo del documento.
PASO 8. FECHA DE DEVOLUCION: Fecha dispuesta para la devolución de
la documentación
PASO 9. DESCRIPCION o INVENTARIO: Desarrollo en inventario
PASO 10.UNIDAD SOLICITANTE DEL MOPSV: Datos de la unidad solicitante
PASO 11. RESPONSABLES DEL AREA: Datos de la unidad prestante.

TESTIGO DE PRESTAMO

Herramienta que permite testificar físicamente la existencia del documento que se

encuentra en préstamo cuyos datos son proporcionados por el formulario de
préstamos son instalado parcialmente en la caja o soporte hasta su devolución física
del documento.

TESTIGO DE PRESTAMO Nº 00 /2017

DESCRIPCION
N DOCUMENTO Fojas SOPORTE RELACION o CODIGO SELLO Y FECHA DE DEVOLUCION

NOTA:

Unidad Solicitante: Responsable de Area: Archivo Central

Archivo Intermedio: MOPSV
MOPSV
Firma: Firma: Firma:

Nombre/SELLO: Sello: Sello:

Cargo:
Cargo: Encargado de Archivo Cargo: Archivo Intermedio

Archivo Central (V°B° de entrega) Archivo Central (V°B° de recepción)

Nota. El solicitante es responsable absoluto del documento hasta la fecha de devolucion al archivo central.

239
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E
HISTORICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA
“MOPSV”
- INDICE -

I. INTRODUCCION ................................................................................................. 150

1. DISPOSICIONES GENERALES ......................................................................... 150

2. OBJETIVO........................................................................................................... 150
3. OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................... 151
4. NORMATIVA LEGAL .......................................................................................... 152
5. DE LA NATURALEZA ......................................................................................... 153
6. AMBITO DE APLICACIÓN .................................................................................. 153
7. RESPONSABLES ............................................................................................... 154
8. APROBACIÓN .................................................................................................... 154
9. DIFUSION Y APLICACIÓN ................................................................................. 154
10. RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN ........................................................... 155
11. REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIONES ....................................... 156
12. DEFINICIONES ARCHIVÍSTICAS .................................................................... 156

II. TEORIA Y DOCTRINA GENERAL ..................................................................... 165

13. DOCTRINA........................................................................................................ 165

14. MARCO TEORICO ARCHIVÍSTICO ................................................................. 166
15. SISTEMA INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS DEL MOPSV ................................ 166
16. GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO ...................................................... 167
17. DOCUMENTO DE ARCHIVO ........................................................................... 168
18. DOCUMENTACIÓN PÚBLICA DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS .............. 168
19. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS INTERMEDIOS
E HISTORICOS....................................................................................................... 169
20. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS ......................................................................... 169
21. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS
INTERMEDIOS E HISTORICOS ............................................................................. 170
22. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS............................................................ 170

240
23. TIPOS DE ARCHIVOS ...................................................................................... 171
24. TEORIA DEL VALOR DOCUMENTAL .............................................................. 171
25. FONDOS MINISTERIALES Y EMPRESAS DESCENTRALIZADAS ................. 172
26. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS ARCHIVOS DEL MOPSV .......... 173
27. ADMINISTRACIÓN Y PROCESO ORGANIZACIONAL DE LOS ARCHIVOS
INTERMEDIOS ....................................................................................................... 175
28. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO
INTERMEDIO .......................................................................................................... 176

III. PROCEDIMIENTO ORGANIZACIONAL o TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO... 177

IV. IDENTIFICACIÓN .............................................................................................. 177

29. FASE DE IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DE

ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTORICOS ......................................................... 177
30. ACOPIO O REUNION DE DOCUMENTOS ...................................................... 178
31. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO INTERMEDIO ............. 180

V. VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ....................................................... 183

32. DIRECTRICES PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL................................ 183

33. TIPOLOGÍAS DE LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
EXISTENTES EN ARCHIVOS DEL MOPSV........................................................... 186
34. SELECCIÓN DOCUMENTAL............................................................................ 202

VI. DESCRIPCIÓN .................................................................................................. 203

35. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ....................................................................... 203

36. SISTEMA ARCHIVERO DOCUMENTAL (SAD) ................................................ 205
37. DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL SISTEMA ARCHIVERO .................................. 205
38. USO DEL SISTEMA ARCHIVERO .................................................................... 205
39. BASE DE DATOS E INVENTARIO ISAD (G) DEL SISTEMA ARCHIVERO ..... 206
AREA DE IDENTIFICACIÓN ................................................................................... 207
AREA DE CONTEXTO ............................................................................................ 214
AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN ......................................................... 215
AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO .................................................... 215

241
FORMA DE INGRESO A ARCHIVO INTERMEDIO O HISTORICO ....................... 216
40. CODIFICACÍON ................................................................................................ 217
41. DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN .................................................. 217

VII. CONSERVACIÓN ............................................................................................. 218

42. CONSERVACION PREVENTIVA ...................................................................... 218

VIII. ADMINISTRACION DOCUMENTAL, ACCESO Y SERVICIOS ...................... 219

43. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS .................................................................. 219

44. ACCESO A LA INFORMACION ........................................................................ 220
45. SERVICIOS ....................................................................................................... 223
46. SERVICIO DE BUSQUEDAS DOCUMENTALES ............................................. 223
47. SERVICIO FEDATARIO .................................................................................... 223
48. SERVICIO DE PRESTAMOS DOCUMENTALES ............................................. 223
49. ASISTENCIA DE CERTIFICACIONES DE AÑOS DE SERVICIO CAS ............ 223
50. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS .............................................. 224
51. SERVICIO DE CUSTODIA Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ...................... 224

IX. ANEXOS ............................................................................................................ 225

FLUJOGRAMA Nº 01,TRASFERENCIA DOCUMENTAL....................................... 226

FORMULARIO DE RELACIÓN DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL ................ 227
FLUJOGRAMA Nº 02, FORMATO DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL .... 228
FLUJOGRAMA Nº 03, PROCEDIMIENTO ORGANIZACIONAL ............................ 230
CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y CODIFICACIÓN .............. 231
FLUJOGRAMA Nº 04, DESCRIPCIÓN – SISTEMA ARCHIVERO ........................ 232
INVENTARIO ISAD (G) ........................................................................................... 233
FLUJOGRAMA Nº 05, CARATULA DE CONTROL ................................................ 234
CODIGO DE REFERENCIA .................................................................................... 236
MARBETE DE CAJAS ............................................................................................ 237
FORMULARIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS ............................................. 238
TESTIGO................................................................................................................. 239

242
 CAPITULO VII
PLAN DE IMPLEMENTACION

19. METODO DE EJECUCION.

Con el único fin de implementar dentro de sus operaciones técnicas y administrativas
el uso y ejecución del sistema integral de archivos del MOPSV en calidad de mejorar
las funciones de trabajo, se desarrolla a continuación el plan de acción e
implementación del proyecto “MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS
INTERMEDIOS E HISTÓRICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y
VIVIENDA – MOPSV” A través de este estudio de ejecución que exige se gestione
efectivamente su elaboración aportando ideas correctas, académicas y profesionales
en el campo de los archivos institucionales, donde destacan los siguientes aspectos:

- El actual manual se presenta como un instrumento de uso continuo con

la finalidad que se convierta en una herramienta de consulta diaria
dentro de las organizaciones documentales y apoyar el crecimiento de
los archivos intermedios e históricos.

- El manual redacta un lenguaje natural, sencillo práctico e ilustrativo para

su campo técnico entendido por los archivistas del área, por otra parte el
perfil inicial redacta y complementa las acciones a desarrollar en el
manual de archivos intermedios e históricos. Siendo el primer ejemplar
en la actualidad como único en su categoría abarcando el uso práctico de
los archivos parcialmente inactivos desarrollando los aspectos técnicos
para la conformación de los archivos intermedios institucionales.

- Se espera que el manual forme parte integra sobre las determinaciones

institucionales que tenga un verdadero impacto sobre los sectores
comprometidos que lo integran como las Unidades, Direcciones,
Viceministerios, otras empresas dependientes del MOPSV.

243
 - Permitirá la no existencia de saturación documental y centralización, sino
que a través de su implementación también facilite el acceso a la misma
según su ciclo vital documental, guiando a los archivistas encargados
sobre la funcionalidad que debe tener cada una de las fases de archivo y
el trato documental que debe existir, pudiendo generar y lograr
finalmente la custodia ordenada de la documentación en cada uno de
sus fases.

19.1. Estructura y estrategia del Proyecto

Se define como proyecto, al un conjunto de actividades creativas e
interdependientes orientadas a un fin específico y totalmente innovador, con una
duración y presupuesto determinado. El éxito de un proyecto implica cumplir de
forma satisfactoria con los objetivos esperados según su estructura, de acuerdo a las
especificaciones técnicas, financieras y sobre todo de tiempo (plazo del proyecto)72.
El ciclo de nuestro proyecto titulado el “Manual de procedimiento de los archivos
intermedios e históricos del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda –
MOPSV” contiene una serie de pasos, registrados mediante sus capítulos del I al VIII
los cuales se representan en el esquema siguiente.

1. IDENTIFICACIÓN o
PLANTEAMIENTO

7. PLAN DE 2. HISTORIA
IMPLEMENTACION Y INSTITUCIONAL
EJECUCION

6. PROPUESTA Y 3. FUNDAMENTOS
ELABORACION CONCEPTUALES O
DEFINICIÓN

5. ANALISIS 4. NORMATIVA Y
ORGANIZACIONAL Y DISPOSICIONES
DISEÑO LEGALES

72
Jaume, Ramonet. (2002). Curso de gestión de proyectos.

244
 1) Identificación del Proyecto o planteamiento.
Expuesta en nuestro proyecto de grado mediante las Generalidades del Capítulo I,
esta fase se le puede llamar la fase de contacto con el problema mediante la
identificación del Planteamiento del Problema, ya que es la primera aproximación a
lo que se llama idea de proyecto. Es también la fase del análisis de la intervención
de las dificultades, donde juega un rol importante la justificación y los objetivos:
general y específico y de las alternativas existentes para diseñar el proyecto se
proponen y aceptan ideas de alto interés por los problemas que podrán resolver y
las ventajas o beneficios potencialmente formulados y generados

2) Historia Institucional
Desarrolla los hechos, acciones y narraciones de la memoria institucional ministerial
desde un enfoque histórico expresada en el Capítulo 2, que desenvuelve de manera
completa las características históricas del Ministerio desde su creación, formación y
cambios de denominación institucional, por otra parte se complementa el desarrollo
de la historia archivística dentro de los procesos que llevaron a su encause
institucional del MOPSV.

3) Fundamentos Conceptuales o Definición

Esta etapa del Capítulo 3, se profundiza en el conocimiento de la situación inicial
que se quiere cambiar fundamentado de manera académica, incluyendo intereses
que podrán resultar adversamente afectados por el proyecto como anteriores
manuales. Esta fase contempla la descripción, propósito, razón de ser de un
proyecto sumergido en el grado académico, por tal motivo es muy importante definir
bien las bases de nuestro marco teórico para alcanzar nuestros los objetivos que se
buscan mediante el estudio técnico uso de instrumentos y métodos.

4) Normativa y disposiciones legales.

Es y son las bases legales sobre las que se cimienta nuestro proyecto de grado,
donde se emplea el corpus normativo en vigencia y ejercicio actual, está

245
desarrollada según la Constitución Policita del Estado CPE, Códigos, leyes,
Decretos Supremos, Resoluciones Ministeriales y manuales.

5) Análisis organizacional y Diseño

En esta etapa se determina todos los detalles significativos internos de nuestro
proyecto el análisis efectuado sobre los archivos del MOPSV desarrollados en el
capítulo 5, también se cuenta con información para definir los indicadores y las
fuentes de verificación de los objetivos trazados desde la Metodología empleada,
hasta el diagnostico que nos informara el diseño a desarrollarse.

6) Propuesta y elaboración.
Es la propuesta final a entregar, planteada sobre las bases de nuestro proyecto se
basa sobre las herramientas e instrumentos de trabajo con orden técnico operativo y
administrativo de control sobre los archivos intermedios e históricos y es de fiel
cumplimiento en caso de ser aprobado mediante la emisión de resolución Ministerial.

7) Plan de implementación y ejecución.

Es la fase donde se emplea las acciones de ejecución y cumplimiento en el cual
pasa del diseño a la realidad los Cap. 7 y 8 son los ejecutores, realizan todas las
actividades o tareas del proyecto planteado ejecutándolo, también desarrolla los
alcances, el presupuesto determinado, el tiempo y la viabilidad de nuestro Proyecto
denominado “Manual de procedimiento de los archivos intermedios e históricos del
Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda – MOPSV”.

19.2. Acción y análisis retrospectivo del Archivo FODA.

Con el propósito de mejorar la calidad de servicio a los usuarios funcionarios del
MOPSV y personas naturales y o empresa estatales o privadas, tomando en cuenta
sus necesidades reales, es necesario evocar en un análisis retrospectivo
identificando dentro del archivo los aspectos positivos y negativos traducidos en un
análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) cuya
proyección es la siguiente.

246
 FORTALEZAS DEBILIDADES

- Servidores públicos con conocimientos - Presupuesto para funcionamiento limitado

técnicos en el área de archivos. que no deja realizar actualizaciones y
- Se relaciona con todas las unidades o consultorías que permitan actualizar base de
Direcciones y Viceministerios del MOPSV. datos de orden archivístico
- Posee un amplio y extenso historial - Falta de espacios acondicionados.
documental cuyas funciones pueden ser - Falta de equipamiento.
bien aprovechadas. - Inestabilidad laboral para desarrollar
- Desempeña un papel importante al brindar proyectos de envergadura.
información mediante las solicitudes de - Espacio físico inadecuado.
préstamos de documentos. - No cuenta con procesos de valoración y
- Posee controles leves de inventarios selección por lo que hay una gran
- Facilita la extensión de legalizaciones y acumulación documental.
autentificaciones asolo solicitud. - Existe documentación sin procesar
- Custodia toda la documentación generada - No cuenta con controles de calidad de la
institucionalmente desde 1908 – 2014. documentación.
- El préstamo no es verbal sino mediante la - Falta de estanterías y dotación de cajas.
emisión de formularios. - No cuenta con Biblioteca en funcionamiento.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

- Fortalecimiento a servidores públicos que se - Presupuesto asignado para gastos de

forman en el campo de la archivística los funcionamiento son insuficientes para
mismos que desarrollan buenas prácticas atender necesidades durante la gestión,
administrativas y de atención. - Reducción de presupuesto.
- Realiza capacitaciones en los distintos tipos - Reducción de personal.
de Archivos, Gestión, central, intermedio e - Incremento de funciones que no son de su
histórico. competencia.
- Implementación de normativas que faciliten - Personal de apoyo insuficiente por
acciones: operativa y administrativa como el limitaciones en presupuesto.
Manual de archivos intermedios. - Acumulación irracional de documentos no
- Difusión y salvaguarda del patrimonio clasificados.
documental institucional. - Perdida de documentación por diferentes
factores.

247
19.3. Alcance del Proyecto.
El tamaño y alcance que tome nuestro proyecto radica primeramente de la
aceptación y apoyo logístico por parte de las autoridades competentes y el
compromiso que tome forma mediante la acción y operación respectiva aportando la
socialización de la misma y su difusión a todo el personal del MOPSV para su
correcta aplicación, físicamente es un trabajo colosal pero en función a la
experiencia y valoración del recurso humano está dentro de lo aceptable y rentable.

19.4. Propuesta de Talento Humano.

Queda bajo consideración y reparo, la propuesta planteando la estructura orgánica
del personal del “sistema integral de archivos” para la realización de este proyecto,
cuyas funciones derivan del estudio sistemático desarrollado, para conocimiento del
MOPSV y así cumplir las metas expuestas.

ESTRUCTURA ORGÁNICA
DEL PERSONAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS DEL MOPSV
(PLANTEAMIENTO PARA EL PRESENTE PROYECTO)

ENCARGADO DEL
SISTEMA INTEGRAL
DE ARCHIVOS
(Bibliotecas del MOPSV)

Propuesta ENCARGADO DE Propuesta

1. CONSULTOR ARCHIVO INTERMEDIO E 2. CONSULTOR
ANALISTA DE ARCHIVO HISTORICO ANALISTA DE ARCHIVO

Propuesta
TECNICO AUXILIAR 3. CONSULTOR TECNICO AUXILIAR
DIGITALIZADOR
ANALISTA
Propuesta
1. PASANTÍA 2. PASANTÍA
3. PASANTÍA
Propuesta Propuesta

248
 19.5. Presupuesto del Proyecto anual

PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTÓRICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS
PÚBLICAS SERVICIOS Y VIVIENDA – MOPSV 2018

TIEMPO ANUAL
PRESUPUEST
PARTIDA

OBEJTIVO PARA EL ARCHIVO DEL CRONOLOGICO MONTO

ARIA

Nº ASUNTO DESCRIPCION DEL PRESUPUESTO RESULTADOS

MOPSV TOTAL
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 OBTENIDOS

Gastos destinados a la adquisición de

lingotes, planchas, planchones,
Compra de Estantería metálica para el
hojalata, perfiles, alambres, varillas y
PRODUCTOS acondicionamiento en los distintos Documentación
1 34600 otros similares., siempre que sea de 100000 acondicionada
METALICOS archivos transferidos que están bajo
hierro o acero. Incluye productos
tuición del MOPSV
elaborados con base en aluminio,
cobre, zinc, bronce y otras aleaciones

Suministrar al personal de Archivo

Gastos destinados a la adquisición de prendas de vestir como ser overoles,
PRENDAS DE Seguridad del
2 33300 uniformes vestimenta de diversos guarda polvos y chamarras para la 5000
VESTIR personal
tipos, utilizados como ropa de trabajo. adecuada realización de sus funciones de
trabajo.

Gastos para la adquisición de Suministrar al Archivo Central de

OTRA maquinaria y equipo no contemplados Ventiladores, deshumaficadores,
Preservación
3 43700 MAQUINARI en la partida anterior, incluye cámaras Extintores, Scanner y otros de uso 20000
Documental
A Y EQUIPO fotográficas digitales, cámaras de preventivo para los ambientes bajo
video digital y otros fines similares. custodia de archivo central del MOPSV.

249
 Contratar los servicios de 3 consultores en
Gastos destinados a la contratación de
línea una para la organización,
terceros bajo la modalidad de trabajo
CONSULTORI clasificación y descripción y valoración de Documentació
por producto, de conformidad con la
4 25210 AS POR la documentación y para realización de 151200 n estratégica
normativa vigente, cuya relación
PRODUCTO Digitalización de la documentación digitalizada
contractual están sujetos al régimen
funcional del Archivo general del MOPSV
administrativo
4200 Bs. por individuo.

Capacitación de eventos como seminarios

GASTOS POR
y cursos que instruyan al personal del
ALIMENTACI Efectuados en reuniones, seminarios y Personal
5 31120 MOPSV y personal de archivo el uso y 4000
ON Y OTROS otros eventos Capacitado
desarrollo de técnicas en el manejo de
SIMILARES
archivos institucionales.

Gastos para la adquisición de

PRODUCTOS
productos impresos como ser:
DE ARTES Elaboración y conservación en
formularios y otros relacionados Conservación
6 32200 GRAFICAS Empastados documentales (servicio de 10000
incluye gastos destinados a la Documental
PAPEL Y empaste)
adquisición de artículos hechos de
CARTON
papel y cartón

PRODUCTOS
Gastos para la adquisición de granos
AGRICOLAS , Compra de productos lácteos (leche) para
básicos, frutas flores silvestres, goma, Seguridad
7 31300 PECUARIOS combatir el polvo, ocasionado por el 6000
caña, semillas y otros, incluye Sanitaria
Y depósito de los documentos
productos derivados, como ser leche
FORESTALES

Gastos destinados a la adquisición de

PAPEL DE papel de escritorio, bon, cebolla, Compra de cajas para conservación de los Conservación
8 32100 20000
ESCRITORIO mimeógrafo, continuo y otros para documentos de archivo material.. Documental
fines similares

TOTAL 316200

Para la realización del presente manual según la cantidad de documentación para procesarlo más los costos
presupuestarios hacen un total de 316200 montos solicitados para el desarrollo de la misma en el presente cuadro; por
otra parte la solicitud de 3 consultores y 3 (tres) pasantes en las áreas de manejo de archivos institucionales para apoyo.

250
19.6. Cronología de avance

CRONOLOGIA DEL PROYECTO DE GRADO

NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
Nº ACTIVIDAD
2016 2017
Censo Guía, Elaboración, y
1 recolección de datos para la X X
normalización

Comunicación, Socialización,
2 Capacitación y creación del X X
Manual de procedimiento

Tratamiento Archivístico de
3
los Archivos Intermedios X X X

Tratamiento Archivístico de
4
Archivos Históricos X X

Analisis final de los

5
tratamientos archivisticos X

Presentación y defensa del

6 Proyecto de Grado 100% y X
defensa

Acción 1. Censo Guía, Elaboración y Recolección de Datos, Es importante elevar

un primeramente un instrumento censal documental que permita ver la magnitud y
delimitar las funcionalidades mediante una guía y la elaboración y recolección de
datos para la normalización de los documentos del MOPSV, previo a la elaboración
proyecto de grado.

Acción 2. Comunicación, Socialización, Capacitación y Creación,

Es oportuna la difusión del proyecto para saber el alcance de aplicación mediante la
socialización del mismo con otros responsables de archivo tomando sugerencias
para su conformación posteriormente se iniciara la capacitación de un curso básico
para el manejo de los instrumentos de archivo y culminara con la creación del
manual de procedimiento de archivos intermedios e históricos.

Acción 3. Tratamiento Archivístico de Archivos Intermedios, Se verificara

mediante la aplicación del ciclo vital de la documentación los archivos que
trascendieron los 15 años estipulados,

251
Acción 4. Tratamiento Archivístico de Archivos Históricos, La organización de
los archivos de características históricas será valorada previo diagnostico y
registrada para su custodia de forma permanente.

Acción 5. Análisis final de los tratamientos archivísticos,

Acción que permitirá poseer datos.

Acción 6.Presentacion y Defensa del Proyecto de grado, Es el último elemento a

cumplir mediante un jurado las limitaciones finales del proyecto de grado su
investigación, son las ideas de cierre del final del Manual de Procedimientos donde
se discrimina los alcances, limitaciones y conclusiones.

252
 CAPITULO VIII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

20. Conclusiones.

El desarrollo del presente proyecto: “MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LOS

ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTÓRICOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS
SERVICIOS Y VIVIENDA – MOPSV”, producto de un análisis cuidadosamente
planteado cuyas funciones se han ponderado dentro de los archivos institucionales,
este proyecto puede llegar a brindar el alcance esperado sobre los archivos
intermedios e históricos institucionales del MOPSV cuyas funciones en beneficio
institucional llegan a las siguientes conclusiones:

Implementar y desarrollar los diferentes tipos de archivos en el MOPSV:

Gestión, Central, Intermedio y Histórico según su ciclo, impartir los
adecuados procesos y procedimientos archivísticos que nos permitan
desarrollar con eficacia y eficiencia el buen manejo documental
institucional mediante instrumentos normativos.

Su implementación permitirá normar, reglamentar y completar el sistema

integral de archivos del MOPSV desde los archivos de gestión documental
hasta su permanencia perpetua en los archivos históricos sin el temor de
errores o faltas ocasionadas por el desconocimiento hacia la ciencia de los
archivos.

Es el primer modelo desarrollado institucionalmente sobre el manejo de

documentos con características “intermedias e Históricas” cuyo objetivo
especifico es la salvaguarda de la documentación con características
patrimoniales, producto de las innumerables acciones institucionales de

253
 obras, transportes, telecomunicaciones y servicios realizados a nivel
nacional.

Consolidar el sistema integral de archivos mediante la dotación de

herramientas archivísticas que permitan poseer el control total de los
archivos.

El MOPSV se beneficiaría mediante la aplicación de este manual en una

mayor eficiencia y rapidez en los servicios de solicitudes de
documentación brindados.

21. Recomendaciones.

Se recomienda considerar la propuesta planteada mediante la aplicación

del manual en razón de las necesidades que nos permitan organizar y
administrar la documentación en su totalidad sobre los archivos
intermedios e históricos.

Se recomienda realizar las acciones competentes para su implementación

y su consolidación en el Archivo del MOPSV, bajo supervisión de la
unidad administrativa.

Se recomienda organizar los fondos cerrados y acumulados y no

organizados producto de su amontonamiento físico cuya antigüedad
funcional merece la aplicación de la salvaguarda documental institucional.

254
 ANEXOS Y ADJUNTOS

22. FLUJOGRAMA PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DEL MOPSV

(TRATAMIENTO ARCHIVISTICO)
4 ETAPAS:
IDENTIFICACION – VALORACIÓN – DESCRIPCION – CONSERVACIÓN
1º ETAPA IDENTIFICACION, Primera tarea que tiene que realizar el archivero, a
partir de la cual se sentaran las bases para proceder a una correcta valoración y
descripción del fondo documental; consiste en la investigación y sistematización de
las categorías administrativas y archivísticas en que se sustente la estructura de un
fondo, posee 7 pasos:
PASO 1. Acopio o reunión de documentos: Según 1º Fondo, 2º Sub-fondos,
3º Secciones y 4º sub secciones de acuerdo a Organigrama o CUADRO DE
CLASIFICACION, Ej:
Fondo: MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS SERVICIOS Y
VIVIENDA MOPSV.
Sub-fondos; Vice ministerios, Despacho y Norma Administrativa:
Transportes – Vivienda – Telecomunicaciones – Hidrocarburos, DGAA,
DGAJ, DGAI y Despacho Ministro
Secciones: Según los sub- fondos existentes Ej:
“DGAA” Dirección General de Asuntos Administrativos - secciones
existentes: Unidad RRHH, Unidad Financiera, Unidad Administrativa.
“VMVU” Vice ministerio de Vivienda y Urbanismo– Secciones
Existentes: Dirección General de Vivienda y Urbanismo
“VMT” Vice Ministerio de Transportes – Secciones Existentes:
Dirección General de Transporte terrestre fluvial y lacustre, Dirección
General de Trasporte Aéreo
Sub-secciones: Según secciones existentes Ej:
Fondo: “DGAA” – Sección: Unidad Financiera - Sub secciones
Existentes: Tesorería, Contabilidad, Presupuesto

255
 Fondo: “VMVU” – Sección: Dirección General de Vivienda y Urbanismo
– DGVU Sub Secciones existentes: Unidad de Políticas de vivienda
“UPV”, Unidad de Políticas de desarrollo Urbano “UPDU”
PASO 2. Clasificación documental: Por Orden cronológico y series
documentales,
Ej: Documentos de los primeros años de vida institucional 1975
ordenados de manera correlativa Ej: 1990 – 1991 – 1992 – 1993 – 1994 hasta
los últimos años existentes en Archivo Central EJ: 2012
PASO 3. Ordenación documental: Identificación de las Series Documentales,
por correlativos o asuntos
Por secciones:

Ej: Documentación Administrativa - Documentación Financiera -

Por Series: Es el conjunto de unidades documentales, testimonio continuado
de una misma actividad.
Notas Internas, Notas Externas, Hojas de Ruta, Circulares, Informes,
Preventivos C – 31, Planillas, Expedientes Personales, Memorándums,
Proyectos, planes y otros.
Por Unidades:
Almacenes – Activos Fijos – Presupuestos – Tesorería – Contabilidad –
Recaudaciones,
Por Organizaciones o dependencias: Ej;
- Correspondencia Externa recibida del Ministerio de Hacienda.
- Correspondencia Externa recibida del Servicio Nacional de Caminos
- Correspondencia Externa recibida de la Contraloría General de la
República
- Notas Internas de Despacho de Ministro
- Notas Internas despachadas de la Unidad de Auditoria
- Notas externas del Vice ministerio de Telecomunicaciones
- Circulares recibidos de la Unidad de Jurídica

256
- Memorándums Recibidos de la Dirección General de Asuntos
Administrativos

Por Principio u orden de procedencia:

Se respeta el origen de entrega, orden del documento original, forma,
estructura interna del organismo y contenido que corresponde a una unidad
documental.

Ej. Correspondencia Externa recibida de varios Ministerios,

Instituciones descentralizadas, proyectos y otros.

Por tipo documental:

Es una serie “única” dentro de la estructura de documentos que testimonia
un acto, acción y en general, cualquier hecho individual único. Ej:
- Caso o proceso penal seguido por el MOPSV a la Empresa Ecobol.
- Proceso de Amparo constitucional instaurado por el Ing. Juanito Pérez al
MOPSV.
- Asunto de reestructuración de personal del Vice ministerio de Energías e
Hidrocarburos.
- Carpeta Madre del proyecto Villa Tunari
- Plan Vial de la carretera El Alto – La Paz.
- Plan Maestro para la construcción de aeropuertos.

PASO 4, Inventario documental: Instrumento de referencia en base de datos

que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización.
PASO 5. Instalación de documentos: En unidades de conservación Cajas
distribuidas de manera gradual según inventario y correlativo de documentos.
PASO 6. Codificación: A cada unidad documental se designara un número
correlativo escrito con lápiz con previa verificación en el inventario.

257
 PASO 7. Colocado de Marbetes: Sobre cada unidad de conservación “cajas”
se colocara un marbete respectivo que identifique el fondo correspondiente la
cantidad de documentos y la serie documental.
2º ETAPA DE VALORACION: Operación intelectual y de criterio para la orientación
de las fracciones de series que han de ser eliminadas, 2 pasos;
PASO 1. Selección de Copias o Duplicados: Cada unidad documental
duplicada será separa del inventario y de los documentos para su posterior
separación según procedimiento de expurgo.
PASO 2. Expurgo y limpieza de documentos: Se debe retirar toda
documentación que no posea valor legal inscrita Ej: Duplicados, fotocopias,
Notas no aprobadas, notas sin la firma que certifique la legalidad del mismo,
borradores, ralladuras y tachaduras.
3º ETAPA DE DESCRIPCION: Fase del tratamiento archivístico destinada a la
elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta
de las series documentales, 2 pasos;
PASO 1. Descripción con el Sistema internacional ISAD-G: Operación Técnica
intelectual ISAD (G) - (General internacional Standard Archival Description) es
una guía general mundial que sirve para orientar descripciones archivísticas;
para el MOPSV se enlazó y estructuró con el inventario que contiene el
llenado de sus campos.
PASO 2. Descripción documental: Se describe los documentos utilizando un
sistema operativo por lo que es imprescindible la agilidad en el manejo de
sistemas y paquetes operativos.
4º ETAPA DE CONSERVACION: 3 pasos;
PASO 1. Conservación documental: Los documentos se deben Ubicar en
unidades de conservación Cajas distribuidas de manera gradual según
inventario y correlativo de documentos.
PASO 2. Estantería: Las cajas deben de estar ubicadas sobre estantes
correspondientes identificando su ubicación topográfica según Estante,
Cuerpo y Balda asignando una identificación clara mediante señalización.

258
 PASO 3. Señalización: Corresponde a la última etapa, es la ubicación
mediante señas explicitas impresas que ubican el fondo asignado y la
cantidad de estantería situada.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL DEL MOPSV

El MOPSV, contiene dentro de su distribución documental las siguientes estructuras o

tipologías documentales; conceptos:

- SERIE: Conjuntos documentales relacionados entre si, (orden cronológico,

correlativo, alfabético, etc.,) formados por la reunión de una determinada unidad
documental.

- UNID. SIMPLE DOCUMENTAL: o expediente se abre cuando se inicia la atención

de un asunto; es el determinante origen (inicio que determina el siclo de vida del
documento)

- TIPO DOCUMENTAL: Es el resultado de varias series documentales que proceden

de una operación administrativa o técnica (Conjunto de series.).

- UNID. COMPUESTA ASUNTO DOCUMENTAL: Es el resultado de varias series

y tipos documentales que resultan de un contenido referencial. Es “única” dentro de
la estructura “Referencia”: de documentos que testimonia un acto, acción y en
general, cualquier hecho individual único

Conceptos de Ordenamiento de las Tipologías Documentales

- Ordenación Alfabética (A, B, C, D, E ,F, …)

- Ordenación Numérico (1, 2, 3, 4, 5, 6,……)
- Ordenación Correlativo (Nº 1, Nº 2, Nº 3, Nº4,…)
- Ordenación Cronológico (Ene a Dic. del 2012………..)
- Ordenación Geográfica (La Paz, Santa Cruz, Cochabamba,….)
- Ordenación Mixta (Se toma en cuenta la referencia o asunto. del documento)

a) ORDENACIÓN ALFABÉTICA
En la ordenación alfabética se dispondrán los documentos de acuerdo al abecedario
de las palabras elegidas. Estas palabras pueden ser: nombres de personas,
entidades, asuntos o nombres de lugares.
En la ordenación alfabética se tomarán en cuenta todas las palabras que
compongan un nombre o frase, incluidas las preposiciones, contracciones y

259
artículos, excepto los artículos iníciales. Para la ordenación alfabética de nombres de
personas, empresas y entidades, necesariamente, deberán basarse en las Reglas
Básicas para ordenar archivos

b) ORDENACIÓN NUMÉRICA
La ordenación numérica se utilizará cuando se desee mantener el orden correlativo
de los documentos o por otra razón valedera. Este es un método cerrado porque no
permite interpolaciones, a no ser adulterando su pureza. Precisa de un índice
suplementario para la localización de los documentos

c) ORDENACIÓN CORRELATIVO.
La ordenación por correlativo se maneja según el orden establecido por las unidades
documentales de origen describiendo de manera gradual mediante la asignación dda
por la fuente primaria de origen,

d) ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

En la ordenación cronológica el expediente o la unidad documental se irán

ordenando en forma natural de manera ascendente, de la siguiente manera:
Año, mes, día.

e) ORDENACIÓN GEOGRÁFICA

La documentación se podrá ordenar en función de la procedencia local, regional,

nacional o internacional.

f) ORDENACIONES MIXTAS

La mayoría de las series documentales precisan de dos tipos de ordenación: Primero

se efectuará la ordenación alfabética y luego la cronológica.
Ejemplo: Las diferentes series documentales se ordenarán en primer lugar de
manera alfabética para luego, dentro de cada expediente, proceder a organizar los
documentos en orden cronológico.

260
 23. GLOSARIO

ACCESO. Tiene acceso a los archivos/facultad de utilizar el material de un fondo,

bajo determinadas normas y condiciones de uso/Acceso a la información, a los
archivos y su difusión. Los materiales que se archivan responden originalmente a
que puedan ser utilizados por quienes necesitan la información

ACONDICIONAMIENTO. Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la

organización de un fondo (ordenación física, signatura, sellado, foliación) y que dan
como resultado la formación de las unidades de instalación.

ACTA. Documento redactado con unas características internas y externas

determinadas que lo validan, para consignar la realización de un acto o la constancia
de un hecho. // Documento que relata lo tratado y acordado en una reunión de un
órgano colegiado, redactado y validado por la persona que actúa de secretario.

ACTA DE ENTREGA. (V. INGRESO DE FONDOS, PRESTAMO DE

DOCUMENTOS, RELACIÓN DE ENTREGA).

ACTA DE ELIMINACIÓN. Documento que atestigua las unidades documentales

eliminadas en un expurgo.

ACUMULACIÓN. Almacenamiento indiscriminado de fondos como resultado de la

falta de control archivístico de la producción de documentos a los que no se les
aplica en el momento oportuno la identificación y la valoración preceptivas y que, por
tanto, constituye una distorsión sustancial del funcionamiento del sistema
archivístico.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Organización responsable de la aplicación de la

política archivística a través de la dirección, planificación y control de los programas
establecidos.

261
ADQUISICIÓN. Procedimiento de ingreso de documentos en un archivo mediante su
compra.

ARCHIVAR. conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las

diferentes fases del tratamiento archivístico propias de cada uno de los tipos de
archivo, según la etapa del ciclo vital de los documentos //Dar por terminado un
expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o judicial, es decir,
transferirlo al archivo (“archívese”).

ARCHIVERO. Profesional con titulación universitaria superior, cuyo campo de

actividad se centra en la dirección, investigación, programación y desarrollo de las
técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico de los fondos documentales.

ARCHIVISTICA. Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología,

organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento
archivístico de sus fondos documentales.

ARCHIVO. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el

ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.//
En función del ámbito de su fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales,
de distrito, municipales, etc. En función de la personalidad jurídica de la institución
productora: archivos públicos y privados.// En función del ciclo vital de los
documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedio o
históricos. // Institución cultural donde se reúne, conserva, ordena y difunden los
conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura. // El Archivo también es el lugar donde se conservan y
consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

262
ARCHIVO DE GESTIÓN. Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de
la oficina que reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente,
con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que
superen los cinco años de antigüedad.

ARCHIVO CENTRAL. Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y
controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los
documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y
salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los 30 años de
antigüedad.

ARCHIVO INTERMEDIO. Es aquel al que se transfieren los documentos desde los

archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores se hace
esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo
histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo
excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar documentos que
superen los cincuenta años de antigüedad).

ARCHIVO HISTORICO. Es aquel al que se ha de transferir desde el archivo

intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente. Por no haber
sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la comisión superior calificadora
de documentos administrativos. También pueden conservar documentos históricos
recibidos por donación, deposito, adquisición, etc.

ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en

el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de
actividades administrativas regidas por el derecho público. Desde el punto de vista
de la consulta es aquel cuyos fondos son accesibles de acuerdo con la
reglamentación establecida.

263
ASUNTO. Contenido especifico de cada una de las unidades documentales
(documentos expediente) de una serie que permite individualizarlos dentro del
conjunto de características homogéneas, en el que están integrados.

AUTENTICACIÓN. (Certificación o legalización), Proceso mediante el cual se

confiere a una copia valor del testimonio para que pueda sustituir al documento
original. Este proceso se realiza mediante la suscripción de determinadas
diligencias, que, según las distintas formulas que adopten y la autoridad que la
respalde, constituyen los diferentes tipos de copias: autorizada, certificada,
compulsada, legitimada, testimonio, traslado, etc. La autenticación no presupone la
veracidad o falsedad del contenido del documento copiado.

BALDA. Estante horizontal de un armario o de una estantería.

BALDUQUE. Cinta de algodón, roja en origen, empleada en los archivos para atar
legajos o expedientes.

CAJA. Unidad de instalación, generalmente en formato normalizado, realizada en

cartón de ph neutro o en cualquier otro material que permita la adecuada
conservación de los documentos.

CARÁTULA. Cartón rígido que sirve para proteger ambos lados del legajo,
atravesado por el balduque que lo sujeta, cuyo lado visible contiene los datos de su
localización.

CARPETA. Contenedor formado por dos tapas de cartón, unidas por un material
flexible y que sirve para conservación, generalmente en horizontal, de ciertos
documentos, constituyendo una unidad de instalación. Cubierta en cartulina doblada
para protección e individualización de documentos o expedientes.

264
CARPETILLA. Cubierta en cartulina doblada para protección e individualización de
documentos o expedientes.

CARTELA. Parte integrada en la unidad de instalación que contiene los datos para
su localización. // En microfilmación, conjunto de datos técnicos útiles fotografiados
al inicio de un rollo de microfilme. También denominada ficha técnica.

CERTIFICACIÓN. Acción por la que se declara la verdad o la existencia de un hecho

y queda reflejada en el oportuno documento. // Documento en el que se plasma la
acción expresada en el apartado anterior.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Etapas por las que sucesivamente pasan
los documentos desde que se producen en el archivo de oficina y pasan por el
archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o conservan en un archivo
histórico.

CLASIFICACIÓN. Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las

categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se
encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominado identificación.

CONSERVACIÓN. Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar,

por una parte, la preservación o prevención de posibles daños físicas en los
documentos, y por otra, la restauración de estos cuando el daño se ha producido.

CONSERVACIÓN PERMANENTE. Situación derivada de la fase de valoración que

afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en
consecuencia no pueden ser eliminados.

CONSULTA. Examen directo de la documentación por parte de los usuarios

(investigadores, Administración, etc.) sin que ello implique necesariamente la

265
autorización para que estos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los
datos contenidos en los documentos.

CONTROL DE FONDOS. Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para

el adecuado seguimiento, comprobación e inspección física, administrativa e
intelectual de los fondos.

COPIA. Reproducción, simultanea a no, del texto de un documento original

generalmente definida por su función o por su procedimiento de realización.

CRONOLOGIA. Disciplina que tiene por objeto el estudio científico de los elementos
del documento que pueden determinar su datación.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Instrumento de consulta resultado de la fase de

identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad
de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura
(denominaciones de secciones y series, fechas extremas, etc…) // instrumento
técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y
funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se
fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base
en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se
realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas
dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior,
respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el
fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el
orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.
Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es
posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación
se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora.
Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es
posible establecer el cuadro de clasificación para los documentos generados en

266
administraciones pasadas con organigramas que ya no están en operación, por lo
que es necesario estudiar la documentación y tratar de recrear las funciones para
elaborar un cuadro de clasificación lo más apegado a la realidad, de no ser posible
esto, se utilizará la estructura más reciente, adecuando a ella la producción
documental anterior.

CUADRO DE ELIMINACIÓN. Relación de documentos y/o series contenidas en el

manual de normas correspondientes, cuya propuesta de eliminación ha sido
previamente autorizada, por los órganos competentes.

CUADRO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN. Instrumento resultante de la fase de

valoración de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y
aquellos otros que se deben eliminar al final de un periodo determinado
especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo , cambio
de soporte, etc.).

CUSTODIA. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución

archivística la adecuada conservación de los fondos, cualquiera que sea la
titularidad de los mismos.

DATA. Fecha que aparece en un documento y que puede aportar datos

cronológicos (data crónica) y/o datos toponímicos (data tópica) sobre la redacción de
dicho documento.

DEPÓSITO. Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en

una institución archivística. // Procedimiento de ingreso de fondos documentales en
un archivo mediante una forma jurídica en virtud de lo cual el depositario (el archivo)
se compromete a guardarlos, sin que ello implique adquisición de uso, y en su caso,
a restituirlos (depósito voluntario). No pueden considerarse como deposito los fondos
ingresados por transferencias ya que la propiedad de los mismos es del Estado y no
del organismo productor. // En determinados supuestos de la Ley de Patrimonio

267
Histórico Español, el depósito puede ser el resultado de la actuación de la
Administración competente para garantizar la conservación y/o consulta de
determinados fondos o archivos (depósito necesario).

DEPURACIÓN. Acción de depurar. Revisión sistemática que con base en los plazos
de vencimiento debe efectuarse para separar del archivo de trámite, aquellos
expedientes que por haber superado todas sus etapas se consideran por el
momento terminados, para evitar que con su volumen entorpezcan las labores al
congestionarse los m muebles archivadores y que además resuelve el problema de
espacio para dar cabida a los asuntos nuevos./Final, es la operación que consiste en
sustraer de los archivos de tramite, o de las transferencia y concentración, los
expedientes cuyo término de conservación a prescrito, a fin de darlos de baja
definitivamente o pasarlos a su conservación indefinida o histórica según el caso.

DERECHO A LA INFORMACIÓN. Reconocimiento legal por el que se autoriza a los

ciudadanos a acceder a los registros y archivos que no estén legalmente sujetos a
restricción de consulta.

DESCRIPCIÓN. Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los

instrumentos de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos
documentales y colecciones de los archivos.

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS. Reincorporación de unidades físicas y/o

documentales al lugar que les corresponde en el depósito, una vez finalizada su
salida temporal (consulta, exposición, préstamo, etc.)

DIGITALIZACIÓN. Proceso por el cual una imagen real o analógica es transformada

en una secuencia de cifras que pueden ser manipuladas por un ordenador.

DIFUSIÓN. Función archivística fundamental cuya finalidad es por una parte,

promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y

268
por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en
ella.

DOCUMENTO. Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra

expresión grafica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte
material, incluso los soportes informáticos. Se incluyen los ejemplares no originales
de ediciones. // Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o
acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

ELIMINACIÓN. Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los

documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de
valoración.

ESTANTERIA. Mueble fabricado en material ignifugo que sirve para albergar

unidades de instalación, formado por elementos de apoyo verticales (estante) y
horizontales (baldas). Puede ser de tipo fijo o de tipo móvil.

EXPEDIENTE. Unidad documental formada por un conjunto de documentos

generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un
mismo asunto.

EXPURGO.(V. SELECCIÓN, ELIMINACIÓN)

FECHA.(V. DATA).

FECHAS EXTREMAS. Son aquellas que indican el momento de inicio y

conclusiones de un expediente, independientemente de las fechas de los
documentos aportados como antecedente o prueba.

FOLIACIÓN. Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en

enumerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

269
FONDO. Conjunto de series generadas por cada de uno de los sujetos productores
que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.

FONDO ABIERTO. Aquél que está siendo generado por un organismo productor
que continúa en el ejercicio de sus competencias.

FONDO CERRADO. Aquél cuyas series han dejado de producirse por desaparición
del organismo y/o las competencias que las generaban.

FRACCIÓN DE SERIE. Cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que
resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminación y que
constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia y selección.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA. Conjunto de actuaciones regladas que realizan los

órganos de la administración para ejercer las funciones administrativas comunes y
especificas que tienen encomendadas.

GUÍA. Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de

uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos:
organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que
comprenden y volumen de la documentación. Además recoge la información sobre el
archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.

IDENTIFICACIÓN. Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación

y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se
sustente la estructura de un fondo.

INCORPORACION DE DOCUMENTOS. Acción de añadir unidades documentales,

expedientes, o series, al conjunto al que pertenecen originariamente, cualquiera que
sea la causa que haya motivado su separación. // Cuando por razones de espacio, u

270
otras, sea imposible incorporar-las a la unidad de instalación a la que pertenecen, es
necesario formar una nueva que quedará perfectamente relacionada con aquella
mediante las oportunas tablas de concordancia y relaciones cruzadas.

INDICE. Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos,

toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios
documentos como en instrumentos de referencia y descripción.

INSERTAR. Introducir o incluir un escrito en otro. Dar cabida a una ficha descriptiva
en otras ya ordenadas. / Intercalar, añadir letras, palabras o pasajes en un original.
/Incluir una página, incluir una ilustración, mapa, recorte dentro de un expediente.

INSTALACIÓN. Ubicación de las unidades de conservación en el depósito previa

organización del espacio. // Conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada
conservación de los documentos.

INSTRUMENTOS DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o

no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de
establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos que permita su
adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento
archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden
distinguir: instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e
instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN. Instrumento de referencia que, dentro de la

fase de descripción, proporciona información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son:
las guías, inventarios, catálogos e índices.

INVENTARIO. Instrumento de referencia que describe las series documentales de

un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se
encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El inventario debe recoger,

271
imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del
organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo
descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación,
el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices
correspondientes.

LEGAJO. Unidad de instalación que contiene documentos atados con balduque, a

veces protegida por dos tapas de cartón.

LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Acción de dar al documento la forma legal

para que pueda surtir todos sus efectos administrativos, jurídicos, etc.

LEGISLACION ARCHIVISTICA. Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas

que regulan la conservación, tratamiento archivístico y protección jurídica de los
documentos.
(V. SISTEMA ARCHIVISTICO).

MANUAL DE NORMAS. Instrumento resultante de las fases de identificación y

valoración que reúne toda la información relativa a los aspectos orgánicos y
funcionales de la/s serie/s documentales, así como las instrucciones relativas a
periodos de transferencia, acceso y eliminación y/o conservación permanente.
(V. INSTRUMENTO DE CONSTROL).

MANUSCRITO. Texto escrito a mano o, por extensión, dactilografiado.

MUESTREO. Técnica de selección, según criterios sistemáticos (numéricos,

alfabéticos, tipográficos) o cualitativos, de una cierta proporción de documentos en
representación de un conjunto.

NIVEL DE DESCRIPCIÓN. El lugar que ocupa la unidad de descripción en la

jerarquía del fondo.

272
ORDENACIÓN. Operación archivística realizada dentro del proceso de organización,
que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas. Dentro
de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto,
dentro de la fase del tratamiento archivístico denominado identificación.

ORDENACIÓN FÍSICA. Dentro del acondicionamiento, operación que refleja en las

unidades documentales y de instalación la secuencia establecida por la ordenación
intelectual.

ORGANISMO PRODUCTOR. Persona física o jurídica, pública o privada, que en el

ejercicio de sus competencias genera un fondo o un conjunto de fondos.

ORGANIZACIÓN. Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación,

aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un
fondo.

ORIGINAL. Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y

forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad diplomática o
administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido. Pueden
considerarse también documentos originales los autógrafos, heterógrafos y los
originales múltiples.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Totalidad de documentos de cualquier época

generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier
organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital
participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las privadas,
físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de
dichos servicios. También los documentos con una antigüedad superior a los
cuarenta años, generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades
por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las

273
entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
Por último, integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad
superior a los cien años, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras
entidades particulares o personas físicas.

PLANERO. Mueble destinado a la conservación horizontal vertical de planos

mapas, grabados, carteles o de otros documentos de gran formato.

PLANO. Documento cartográfico que representa mediante diferentes técnicas

cualquier superficie, volumen o perspectiva.

PRESCRIPCIÓN. Momento en el que se extinguen los valores primarios de los

documentos administrativos. (V. VALOR PRIMARIO).

PRESTAMO DE DOCUMENTOS. Acción que implica la salida temporal de

documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural. La
devolución suele quedar consignada en un documento denominado acta de
devolución. (V. ACTA DE DEVOLUCIÓN)

PREVENCIÓN. Conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a

asegurar la perdurabilidad de los documentos. (V. tb. CONSERVACIÓN)

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Principio fundamental de la archivística que

establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben
mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son:
A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un
fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u
organismo productor,
B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la
organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que esta
debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

274
REFERENCIA. Función archivística cuya finalidad es informar a los usuarios sobre
la naturaleza de los documentos conservados en cada archivo sobre el o los temas
elegidos, las condiciones de accesibilidad, los instrumentos de consulta que
permitan identificarlos y los medios de obtener reproducciones.

REGISTRO. Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica

de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos. Es un
Instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la
inscripción, generalmente enumerada en orden cronológico, de informaciones
consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas.
Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos administrativos (por
ejemplo, el Registro Civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros
documentos a los que jurídicamente el registro puede sustituir. // Oficina en la que
se realiza generalmente la acción de registrar y es designada con el mismo nombre.

REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS. Instrumento de control que contiene

los asientos de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en
un archivo.

REGISTRO DE SALIDA DE DOCUMENTO. Instrumento de control que contiene los

asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de
su salida de un archivo. Existe un registro de salidas temporales para préstamos y
exposiciones.

REPERTORIO DE SERIES. Instrumento de control que Puede servir como

instrumento de referencia, y permite conocer la distribución en el depósito de cada
una de las fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen fecha de
ingreso, fecha de salida, etc. (V. FRACCIÓN DE SERIE, INSTRUMENTO DE
CONTROL).

275
RESTAURACIÓN. Conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al
papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones básicas como
el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulización, alisado, etc., hasta aquéllas más
complejas que exigen la utilización de equipamiento específico (reintegración,
laminación, fumigación, etc.

RESTRICCIÓN DE CONSULTA. Limitación temporal del derecho de acceso a los

documentos establecida por las disposiciones legales parea garantizar la reserva de
determinados datos cuya difusión puede afectar a la intimidad o el honor de las
personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos, la
propiedad intelectual, etc. (V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA).

SECCIÓN DE ARCHIVO. Cada una de las divisiones primarias del cuadro de

clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un
fondo o a un conjunto de fondos.

SECCIÓN DE FONDO. La subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a

una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas
u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una
estructura jerárquica compleja, cada subgrupo puede tener tantos sub grupos
subordinados como sena necesarios, para reflejar los niveles

SELECCIÓN. Operación intelectual y material de localización de las fracciones de

series que han de ser eliminados o conservadas en virtud de los plazos establecidos
en el proceso de valoración.

SELLO. En el sentido general del término, es una impronta obtenida sobre un

soporte mediante la aposición de una matriz que presenta los signos propios de una
autoridad o de una persona física o moral con el fin de testimoniar la voluntad de
intervención del que sella. Suele designar a la impronta impresa sobre cera u otra

276
materia blanda, por oposición a la bula impresa sobre una materia. // Por extensión,
la palabra puede designar también la matriz de donde se saca esta impronta.

SERIE. Conjunto de documentos producidos por un sujeto productor en el desarrollo

de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de
procedimiento. (V. tb. FONDO, FRACCIÓN SE SERIE).

SERIE ABIERTA. Aquella que es generada por un sujeto productor que continúa en
el ejercicio de sus actividades administrativas.

SERIES COMPLEMENTARIAS. Son aquellas que, respondiendo a trámites

administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo,
resultando así una información complementaria.

SERIES PARALELAS. Son aquellas que materializan actividades dentro de las

funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal, etc.) y
que en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada
organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración, serán objeto de estudio
global debido a su homogeneidad informativa.

SIGLA. Abreviatura por suspensión que consiste en representar una palabra o

grupo de palabras por sus iníciales.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA. Numeración correlativa por la que se localizan todas

las unidades de instalación de un depósito.

SISTEMA ARCHIVÍSTICO. Conjunto de normas e instituciones que participan en la

dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la
conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental. Componen el
sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la administración de
archivos, la legislación archivística y el personal.

277
SOPORTE. Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino,
papiro, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc.
(V. DOCUMENTO).

SUJETO PRODUCTOR. Cada una de las unidades que conforman la estructura de

un Organismo de la administración o persona física o jurídica que en el desarrollo de
sus actividades generan series documentales.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. TRD Tabla de retención documental:

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos
por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se
asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención
pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las
generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier
administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de
cada organismo.

TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL TVD Tabla de Valoración Documental,

TESTIGO. Impreso normalizado que sustituye una unidad de conservación

desplazada de su colocación habitual, en el que deben constar la signatura, el
destino y la fecha de salida.

TECNICO EN ARCHIVOS. (V. AYUDANTE DE ARCHIVOS).

TESTIGO. Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de

instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la
signatura, el destino y la fecha de salida.

278
TIPO DOCUMENTAL. Unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y
cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (Ej. el expediente
personal). (V. EXPEDIENTE, FONDO, SERIE)

TRANSFERENCIA. Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo

mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que estas han
cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la
valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

TRATAMIENTO ARCHIVISTICO. Conjunto de operaciones realizadas en cada uno

de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a
lo largo del ciclo vital de los documentos.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cualquiera de las agrupaciones de las unidades

documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja,
carpeta, legajo, libro, etc.). Debe contar con una signatura unívoca.

UNIDAD DOCUMENTAL. Elemento indivisible de una serie documental que puede

estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.

UNIDAD DE INSTALACIÓN. Agrupación de unidades documentales homogéneas

destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar
con una signatura unívoca.

VALIDACIÓN. Acción de dotar un documento original de la forma y signos

necesarios para que pueda surtir todos sus efectos administrativos y/o jurídicos.

VALORACIÓN. Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y

determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservación o eliminación, total o parcial.

279
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración
de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y
actividades. (V. VALOR PRIMARIO).

VALOR FISCAL. Aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio
del cumplimiento de obligaciones tributarias.(V. tb. VALOR PRIMARIO).

VALOR HISTORICO. Aquel que posee el documento como fuente primaria para la
historia. (V. CONSERVACIÓN PERMANENTE, VALOR SECUNDARIO).

VALOR INFORMATIVO. Aquel que sirve de referencia para la elaboración o

reconstrucción de cualquier actividad de la administración y que también puede ser
testimonio de la memoria colectiva. (. VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).

VALOR INTRÍNSECO. Valor propio de un documento que depende de factores

como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de
signatura/s, sello/s, etc.

VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales

regulados por el derecho común.

VALOR LEGAL. Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de
testimonio ante la ley.

VALOR PERMANENTE. (V. VALOR HISTORICO, VALOR JURIDICO, VALOR

ARCHIVISTICO).

VALOR PRIMARIO. Aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el

documento se ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídico-
administrativo, etc.

280
VALOR SECUNDARIO. Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la
propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.

VALORACIÓN. Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y

determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservación o eliminación, total o parcial. (V.
ELIMINACIÓN, SELECCIÓN, VALOR ADMINISTRATIVO, VALOR ARCHIVISTICO,
VALOR FISCAL, VALOR HISTORICO, VALOR INFORMATIVO, VALOR JURIDICO,
VALOR LEGAL, VALOR PERMANENTE, VALOR PRIMARIO, VALOR
SECUNDARIO).

Glosario: Extraído CUBA QUISPE, Simón. Manual de Gestión Documental y Administración de Archivos I. Ediciones Cuba, La Paz 2011

281
 24. ANEXOS FOTOGRAFICOS

AMBIENTES ARCHIVO DEL MOPSV

ANTES

CORRESPONDIENTES A LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTORICOS

Fotos extraídas del INF/MOPSV/DGAA/ARC-CEN Nº 005/2017, 26 de enero de 2017

282
 ARCHIVO DEL MINISTERIO DE OBRAS SERVICIOS Y VIVIENDA

AMBIENTES

PROCESO ARCHIVISTICO

Fotografías tomadas durante la organización documental

283
 ARCHIVO DEL MINISTERIO DE OBRAS SERVICIOS Y VIVIENDA

ANBIENTES

DESPUES

ACONDICIONAMIENTO CORRESPONDIENTE A LOS ARCHIVOS

INTERMEDIOS E HISTORICOS DEL MOPSV

Fotografías tomadas durante la organización documental

284
CENTRALIZACION DE DATOS

285
25. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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de febrero del 2017 Hrs 16:05.

FIN

290