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Este documento presenta un formato de testigo documental para registrar la información básica de documentos que son desagregados de sus unidades de conservación originales y trasladados a otras secciones de archivo. El formato solicita detalles como fecha de radicación, nombre del documento, ubicación original, formato, material, folio a reemplazar y notas. El propósito es dejar un registro en el lugar original que permita la futura localización del documento cuando sea solicitado.

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Santiago Martinez
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Este documento presenta un formato de testigo documental para registrar la información básica de documentos que son desagregados de sus unidades de conservación originales y trasladados a otras secciones de archivo. El formato solicita detalles como fecha de radicación, nombre del documento, ubicación original, formato, material, folio a reemplazar y notas. El propósito es dejar un registro en el lugar original que permita la futura localización del documento cuando sea solicitado.

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

DEFENSORIA DEL ESPACIO PUBLICO – DADEP


Código: 127-FORGD-XX

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1

Vigente
XX/XX/2021
FORMATO TESTIGO DOCUMENTAL desde:

Fecha Diligenciamiento: 26 de March de 2021 No. Folio:

DESCRIPCION DEL DOCUMENTO


Fecha Radicado:
No. Radicado: No Folio
Nombre del Documento:

Nombre Expediente: Código Expediente:

Serie Documental:

Subserie Documental:

UBICACIÓN DEL DOCUMENTO

Dependencia:

No. Caja:

No. Carpeta:

URL (Si aplica):

DESCRIPCIÓN DE FORMATO, MATERIAL

MATERIAL
FORMATO
Marque
Tipo de Marque Cantidad No. Folio a Tipo de Material
X
Formato X remplazar
Sonoro
CD Visual
DVD Audiovisual
BLURAY Fotografías
USB
Textual
CINTA
ELECTRÓNIC Planos
O
Software
OTRO (Cuál)
Otro (Cuál)

Nota: El medio magnético se almacenará en la unidad de conservación xxxxxxxxxxx

OBSERVACIONES:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
DEFENSORIA DEL ESPACIO PUBLICO – DADEP
Código: 127-FORGD-XX

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1

Vigente
XX/XX/2021
FORMATO TESTIGO DOCUMENTAL desde:

* URL: Localizador de recursos uniforme- Aplica para documentos electrónicos.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL TESTIGO DOCUMENTAL

Generalidades

A. El material gráfico que se encuentra entre las unidades de conservación debe desagregarse dejando en
su lugar un testigo documental y llevarse a aquella sección del archivo que se haya dispuesto para
conservar los documentos en distintos formatos.

B. Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías, ilustraciones,
pictografías, códices, prensa, objetos tridimensionales, entre otros.

C. Generar un testigo documental en el formato Testigo Documental haciendo mención de:

 El testigo debe ubicarse en reemplazo y en el lugar que ocupaba el documento electrónico o gráfico a
desagregar, diligenciando todos los campos.

 El testigo documental se debe foliar en el recuadro ubicado en la parte superior derecha del formato –
No. Folio.

 Diligenciar los campos DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO, detallando (Fecha Radicado, Nombre del
Documento, Nombre del Expediente, Código del expediente (Si aplica), Serie Documental y Subserie
Documental).

 Diligenciar los campos de la sección UBICACIÓN DEL DOCUMENTO, detallando (No. Caja, No.
Carpeta, URL (Si Aplica) para documentos electrónicos.

 Diligenciar los campos dela sección DESCRIPCIÓN DE FORMATO, MATERIAL, detallando Formato
(Identificando tipo de formato y cantidad), Material (Identificando tipo de material) haciendo mención del
folio a remplazar.

NOTAS: En el campo de notas informar el destino del medio magnético, de manera que exista una referencia
cruzada que permita la ubicación efectiva para consulta del mismo.

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