3.2.
1 En la Web grafía, bibliografía y/o Biblioteca virtual SENA propuesta para
esta guía. Consulte acerca del tema Documentos Comerciales y desarrolle los
siguientes puntos:
a) DEFINA O CONCEPTUALICE QUÉ SON LOS DOCUMENTOS
COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
b) IMPORTANCIA Y FUNCIÓN PRINCIPAL
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
· En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen
en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de
los actos de comercio
· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
UTILIDAD:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
c) TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Primero se tiene la clasificación básica, documentos comerciales negociables y no
negociables:
Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o representan una
promesa de pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales con base en
ellos. Los más comunes son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza
y la factura cambiaria.
No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte a una
transacción comercial o brindan la información necesaria para realizarla. Los
principales documentos comerciales no negociables son: la cotización, el pedido, la
remisión, la factura, el recibo de caja, el comprobante de pago, el recibo de
consignación y las notas débito y crédito.
En segundo lugar, se les llama de la siguiente manera:
Privados. Son los suscritos entre las partes sin intervención de notarios, jueces o
funcionarios.
Públicos. Al contrario de los privados, han sido legitimados por notarios o
funcionarios judiciales.
Por último, se les considera informativos y de soporte:
Informativos. Aquellos que suministran información sobre el estado de la
mercancía y sus generalidades como su valor, condiciones de pago, etc.
De soporte. Son todos los documentos utilizados como prueba de una acción
realizada y para pagar o respaldar una obligación monetaria.
d) CARACTERÍSTICAS GENERALES Y PARTICULARES
Los siguientes son elementos que se observan en cada uno de los documentos
comerciales que se emplean a diario en el ámbito empresarial y mercantil. Los
hay
de dos niveles, en primer lugar están los que configuran las características
generales y, en segundo lugar, los que conforman las particulares:
Generales:
Nombre propio del documento.
Lugar y fecha de emisión.
Número de orden.
Nombres de las personas o empresas que intervienen en el negocio.
Cantidades escritas en números y letras.
Concepto de la transacción con todos sus detalles.
Firmas de las personas autorizadas.
Particulares
Nombre del documento.
Tamaño del documento.
Rayado de acuerdo al tipo de documento.
Vencimiento.
e) QUIENES ESTÁN OBLIGADOS A EMITIR DOCUMENTOS
COMERCIALES
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes comercializan cosas muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locación de bienes.
IMPORTANTE
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde
la fecha de emisión del documento.
f) CITE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES
NEGOCIABLES Y NO NEGOCIABLES.
NEGOCIABLES:
Cheque
Letra Cambio
Pagare
Libranza
Factura Cambiaria
NO NEGOCIABLES:
Nota de pedido o de compra
Notas de venta
Remito o remisión
Facturas
Nota de debito
Nota de Crédito
Recibos
