benchmarking 

El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los

productos, servicios o procesos de trabajo de las empresas líderes, para compararlos
con los de tu propia empresa y posteriormente realizar mejoras e implementarlas.

No se trata de copiar lo que está haciendo tu competencia, si no de aprender que

están haciendo los líderes para implementarlo en tu empresa añadiéndole
mejoras. Si tomamos como referencia a aquellos que destacan en el área que
queremos mejorar y estudiamos sus estrategias, métodos y técnicas para
posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa, conseguiremos
alcanzar un nivel alto de competitividad.

Objetivos del benchmarking 

El benchmarking supone un constante aprendizaje y mejoramiento de tu

empresa. Esto implica adquirir conocimientos de las mejores prácticas
empresariales de tu sector para implementarlas en tu organización. Esto
se dará a través del trabajo en equipo que se realice entre las diferentes
áreas que existan en tu empresa y la comparación con tus competidores
directos e indirectos.

Los objetivos del benchmarking son bastante puntuales:

 Hacer eficientes los procesos productivos de tu empresa a través del

mejoramiento de los procesos actuales. Esto hará cada componente más rentable.
 Incrementar la calidad de tu compañía de manera interna y
externa. Esto significa que tanto los miembros de la empresa como los clientes
deben percibir estos cambios.
 Ayudarte a ser una referencia dentro de tu mercado, aplicando las
mejores prácticas de tu industria y convertirte en una organización de
vanguardia en el sector al que perteneces.
 Las industrias y sectores cambian constantemente y para lograr
mantener a tu empresa como líder en el mercado requieres tener
objetivos definidos. El benchmarking, entonces, te da la oportunidad
de volverte más competitivo y adaptarte a las tendencias y
comportamientos con antelación.

Ventajas y desventajas del benchmarking 

El banchmarking agrega eficiencia a los procesos operacionales de tu
empresa y amplía el conocimiento de su funcionamiento. Si estás en la
búsqueda del mejoramiento de tu productividad y obtener resultados
prácticos, entonces es la práctica perfecta para tu compañía.

Ventajas del benchmarking

 Cambio de paradigmas: nada es más sobresaliente que demostrar que

realmente se pueden mejorar los procesos internos de una empresa. Es bastante
común que existan organizaciones que desean continuar con sus formas de
trabajar, a pesar de ya no obtener los resultados más eficientes.

La negación al cambio puede crear procesos dañinos y círculos viciosos

que, con el paso del tiempo, solo repercuten negativamente en la
productividad de una organización.

 Cultura de cambio: una empresa que no evoluciona, tiene un futuro

incierto. Una cultura de cambio forja un sistema de valores empresariales que se
adapta a todos los miembros de una compañía para sobrellevar el cambio y
entender por qué es necesario.

Otro beneficio de la cultura de cambio es que mantiene a las

organizaciones en un aprendizaje continuo. Esto las ayuda a evolucionar
y aprender siempre cosas nuevas en beneficio de su productividad.

 Análisis de la competencia: el que una empresa sepa en dónde está

situada en comparación con sus competidores es realmente importante. Un
benchmarking permite tener una visión más clara de dónde se encuentra una
compañía dentro del mercado, específicamente de su sector o industria.
 Cultura de cooperación: el benchmarking es una práctica que permite ver
a las empresas similares a la tuya como una oportunidad de aprendizaje y no solo
competencia. La cultura de cooperación adopta modelos y procesos que
funcionan en diferentes tipos de negocios.
 Práctica económica: si bien puede implicar una buena inversión de
tiempo, el benchmarking no requiere de grandes gastos por parte de las empresas
que lo llevan a cabo. Si se cumplen en orden los requerimientos, es un proceso
bastante sencillo de realizar.
 Motivación a empleados: aplicar muchos esfuerzos para mejorar el andar
de una empresa motiva a los empleados a alcanzar un nuevo nivel de madurez en
cuanto a la productividad de su área y el buen aprovechamiento de su tiempo.
Desventajas del benchmarking

Y si bien el benchmarking te permite también destacar de tu

competencia, también puede haber ciertos aspectos que la convierten en
una práctica algo compleja. Por lo tanto, algunas de sus desventajas
podrían ser las siguientes:
 Gastos inevitables: el benchmarking es una práctica bastante económica
para las empresas. Sin embargo, dependiendo del ramo de actuación, podría
exigir una inversión inevitable en un determinado momento de la
implementación de los cambios internos. Por ejemplo, si durante el proceso de
observación de buenas prácticas de las otras empresas fue detectado que
maximizan su productividad a través de algún sistema digital o inteligente,
entonces, tu empresa tendrá que llevar a cabo estas soluciones si busca los
mismos resultados.
 Riesgo de perder identidad empresarial: es importante tener ciertos
límites a la hora de implementar prácticas de otras empresas. De lo contrario
podría parecer más una copia que una adaptación. Si bien la idea es mejorar
procesos, estos tienen que realizarse siempre pensando en la cultura e imagen de
tu empresa.  

Tipos de benchmarking
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El
objetivo común de los tres tipos es ayudar a los managers  a que miren hacia
fuera de sus departamentos, de sus organizaciones, hacia su competencia o
hacia otros sectores en las que hay compañías que son las mejores en su clase.

-Competitivo

El benchmarking competitivo busca medir los productos, servicios, procesos y

funciones de los principales competidores para realizar una comparación con
nuestra empresa  y poder detectar y llevar a cabo mejoras que superen a las de
nuestros competidores.

Quizás sea el más complicado de llevar a cabo de los tres tipos, puesto que el
análisis y el estudio como ya he mencionado se realizan sobre los principales
competidores. Al considerarse tu competencia directa, en la gran mayoría de los
casos no están interesados en colaborar. ¿Esto quiere decir que si no colaboran
no lo podamos llevar a cabo? Por supuesto que no, pero obviamente en la
recopilación de los datos necesarios se deberán emplear más recursos, y por
tanto será mucho más costosa.

-Interno

El benchmarking  interno se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele

llevar a cabo en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o
también con grupos empresariales que están formados por varias empresas. En
el proceso se identifica un departamento o área que sea un ejemplo a seguir por
sus buenos resultados para poder llevar a cabo un benchmark con los demás
departamentos internos de la compañía.

Es el más fácil de realizar dentro de compañías con estructuras con un cierto

tamaño, además normalmente es el que menos recursos necesita para llevarlo a
cabo, ya que la información se obtiene de la propia empresa.

-Funcional

El benchmarking funcional identifica las mejores prácticas de una empresa que

sea excelente en el área que se quiere mejorar. No es necesario que esta
empresa sea competidora o incluso que pertenezca al mismo sector.

Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que

no son competidoras directas no existe un problema de confidencialidad y se
suele ofrecer la información necesaria para el estudio.

Etapas del Benchmarking

Para diseñar y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa,
recomiendo seguir los siguientes pasos: planificación, recopilación de datos,
análisis, acción y seguimiento.

1.Planificación

El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va

realizar. En esta etapa hemos de responder a tres preguntas:

-¿Qué quiero medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, y éste debe
estar relacionado con un área de nuestra empresa que queremos mejorar.

-¿A quién voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de
plantearnos que tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o
funcional. Una vez hayamos tomado la decisión sabremos si nos compararemos
con un departamento propio o con una empresa de dentro o fuera del sector.

-¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un

equipo de trabajo para que sea responsable de la organización y de la dirección
del mismo.

2.Datos

La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello

dependerá en gran medida el éxito o el fracaso de todo el proceso. Podemos
obtener datos de diferentes fuentes: interna, asociaciones profesionales o
investigaciones propias entre otras.

3.Análisis

Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los

elementos que causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas
estudiadas, para poder identificar las oportunidades de mejora.

Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de

proponer las mejoras que vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que
únicamente seleccionaremos aquellas mejoras que por tamaño, recursos e
infraestructura sea viable llevar a cabo por nuestra empresa.

4.Acción

El siguiente paso después de analizar la información y de haber seleccionado los

aspectos de referencia en las empresas seleccionadas, es el momento de
adaptarlos a nuestra empresa pero siempre implementando mejoras.

Dicho de otro modo, después de analizar la información y de lograr identificar los

mejores aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como
puntos de referencia para adaptarlos a nuestra empresa pero siempre
añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja que le aporte valor a nuestros
clientes.

5.Seguimiento y mejora

En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información

destacada del proceso. Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos
posteriores. La idea es que se convierta en un ejercicio de la empresa sostenido
en el tiempo para adoptar una mejora continua.

Ejemplos de benchmarking
Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los últimos años, es el
protagonizado por Starbucks. La inestabilidad económica y la apuesta por
potenciar las ventas de café por parte de empresas de fast food como
McDonalds, han hecho que Starbucks haya iniciado un proceso de
benchmarking.

¿Qué decidieron mejorar para paliar esta situación? Uno de los aspectos vitales
para su modelo de negocio es el tiempo de la preparación de sus cafés. Como
hemos visto anteriormente, se necesita una empresa líder en quien fijarse para
implementar posteriormente las mejoras. La empresa elegida: el fabricante
automovilístico japonés Toyota. Sin duda un gran ejemplo a seguir en la
optimización del tiempo de fabricación de sus productos.

Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación de los famosos cafés

de Starbucks se pierde en el tiempo utilizado por los empleados en agacharse,
andar o escoger los ingredientes. Después de realizar un análisis de los
benchmarks, implementaron un plan de acción basado en la optimización de los
procesos para preparar sus cafés, un rediseño del espacio de trabajo, junto con
una nueva disposición de los utensilios y las maquinas necesarias para la
preparación de sus productos. Aspectos aparentemente tan simples como 
acercar y mejorar la disposición de los ingredientes más utilizados en sus cafés,
hicieron que se mejorara casi en un 20% el tiempo de elaboración de sus
productos.

La compañía Xerox Corporation fue la primera empresa en utilizar el

benchmarking. A principio de los años 80 empresas como Minolta, Ricoh o
Canon entre otras irrumpieron en el mercado norteamericano de las fotocopias y
de la gestión de la impresión con precios de venta al público que eran mucho
más económicos que los propios costes de producción de Xerox. El problema era
evidente.

Para resolver esta situación Xerox decidió analizar métodos, procesos,

materiales y productos de su afiliada japonesa Fuji – Xerox. El resultado indico
que existía un gran retraso en todas las áreas estudiadas. Xerox pudo reaccionar
rápido, marcando nuevos objetivos y Kpis para realizar el seguimiento
adecuado.  En los siguientes años Xerox adoptó el benchmarking como
estrategia de mejora continua.