Planeación del proyecto

Administración de proyectos, programas y portafolios

Profesor Titular: Dr. Adán López Miranda

Profesora Tutora: Mtra. Rebeca Elizabeth Arias Santos

EQUIPO 08

Nombre Matrícula
Nataniel Cobos Avendaño A00765846
Gabriel Cruz Chaparro A01685914
Amarelis Zuleima De la O. Valadez A01685946
José Luis Jasso Sánchez A00988074
Pedro Luis Maldonado García A01686181

31 de Enero de 2021
CONTENIDO
1. Especificación del proyecto (Project Charter)...............................................3
2. Matriz de roles y responsabilidades...............................................................6
3. Estructura de la división del trabajo (WBS)...................................................9
4. Gráfica de Gantt del proyecto........................................................................11
5. Sistemas de control a implementar..............................................................12
Plan de Comunicación..........................................................................................12
Formato de minutas..............................................................................................13
Formato de avance de proyectos.........................................................................14
1. Especificación del proyecto (Project Charter )

Título del proyecto

Marco de referencia para la administración del proceso de portafolio de
Premium Restaurant Brands.

Antecedentes
Actualmente en la dirección de TI de Premium Restaurant Brands, S. de
R.L.C.V. no existe una oficina para la gestión de proyectos, y están en
proceso de conformar el equipo de trabajo que laborará en este nuevo
departamento, por lo que vimos la oportunidad de proporcionarles esta guía
que los orientará sobre la manera en que deben administrar el proceso de
su portafolio de proyectos.

Objetivo
Realizar una guía o marco de referencia de cómo se debe administrar el
proceso de portafolio de proyectos de una organización.

Problemática
 No se cuenta con una oficina de gestión de proyectos.
 Los proyectos no se centralizan en una sola área, por lo que no hay
una correcta administración de los recursos humanos y financieros
que se utilizan para los proyectos.
 No existe un comité que apruebe los proyectos que se van a realizar.
 No hay certeza de que los proyectos que se realizan contribuyen a
alcanzar los objetivos globales de la empresa.
 No hay un correcto cierre de los proyectos, ya que no se
documentan las lecciones aprendidas y no hay un cierre formal del
proyecto.
 No existen procedimientos para identificar los proyectos que tienen
prioridad.

Entregables

 Especificación del proyecto (Project Charter).

 Matriz de roles y responsabilidades.
 Estructura de la división del trabajo (WBS).
 Gráfica de Gantt del proyecto.
 Sistemas de control a implementar.
 Descripción de la organización.
 Diagnóstico de la organización sobre la priorización, evaluación y
selección de proyectos.
  Parámetros o Filtros para la priorización, evaluación y selección.
 Métodos de investigación.
 Reporte de avance y minutas.
 Detección de áreas de oportunidad.
 Proceso de preparación de la iniciativa o proyecto para ser evaluado
por el comité responsable.
 Proceso de selección, priorización y evaluación de los proyectos o
iniciativas.
 Conclusión.

Partes interesadas clave

Cliente Concepción Hurtado

Patrocinador Alberto Rojas Ocaña

Líder del proyecto Gabriel Cruz Chaparro

Equipo de trabajo Nataniel Cobos Avendaño

Amarelis Zuleima De La O. Valadez
José Luis Jasso Sánchez
Pedro Luis Maldonado García

Hitos del proyecto

Hito Fecha inicio Fecha fin

Planeación del proyecto. Project Charter 25-Ene-2021 31-Ene-2021
Diagnóstico empresa y parámetros de medición 01-Feb-2021 21-Feb-2021
Control del proyecto. 22-Feb-2021 07-Mar-2021
Guía o marco de referencia para la gestión del 08-Mar-2021 14-Mar-2021
portafolio del proyecto

Presupuesto

COSTO DEL PROYECTO

Perfil Recursos Horas/recurso Costo hora Subtotal
Líder de proyecto 1 80 $800 $64,000
Consultores Sr. 4 70 $500 $140,000
Total $ 204,000
Este importe está expresado en pesos mexicanos y no incluye IVA.

Restricciones, supuestos, riesgos y dependencias

 Restricciones
 El proyecto no puede durar más tiempo de lo ya estipulado. El
último hito debe entregarse el 14 marzo 2021.
 El costo del proyecto no debe superar los $250,000 MXN.
 Solo se cuenta con un recurso humano por parte del cliente,
que nos apoyará con la información solicitada.

 Supuestos
 Es posible trabajar remotamente.

 Riesgos
 Que el cliente no entregue la información solicitada en tiempo.
 Necesidad de asistir a las oficinas del cliente en semáforo rojo
(COVID-19).
 Que alguno de los stakeholders enferme a causa del COVID-
19 y se encuentre(n) incomunicado(s).
 Que la empresa cierre operaciones debido a la contingencia.
 Que la empresa reduzca el presupuesto planeado para este
proyecto.

 Dependencias
 Que el cliente proporcione toda la información necesaria.

 Exclusiones
 No se implementará la guía o marco de referencia.
 No incluye la capacitación del personal sobre el uso de esta
guía.
 La guía está enfocada solo a los proyectos que estarán a
cargo de la dirección de TI. No abarca, pero no está limitado
para el uso de proyectos de otras áreas. Ejemplo: Marketing,
ventas, calidad, almacén.
 Se considera fuera de este alcance, cualquier otro ítem que
no esté especificado o escrito en este documento.
Firmas de autorización

___________________ ____________________ ____________________

Concepción Hurtado Alberto Rojas Ocaña Gabriel Cruz Chaparro
Cliente Sponsor Líder de proyecto
2. Matriz de roles y responsabilidades

Matriz de roles

Rol Nombre Descripción

Cliente Concepción Hurtado Gerente de Proyectos en Premium
Restaurants Brands. Es el beneficiario
directo de que el proyecto se cumpla y
es quien proporciona la información
necesaria al equipo de trabajo.
Patrocinador Alberto Rojas Ocaña Director TI de Premium Restaurants
Brands. Facilitará los recursos
humanos, tecnológicos, etc. para
facilitar la labor del equipo consultor.
Líder de proyecto Gabriel Cruz Coordina las actividades de los
Chaparro consultores y es el vínculo con la
empresa Premium Restaurant Brands.
Consultores Nataniel Cobos El equipo de consultores se encargará
Avendaño de colectar y analizar la información
proporcionada por el cliente y generar
Amarelis Zuleima De un diagnóstico y planes de acción, así
La O. Valadez
como generar los reportes y entregables
José Luis Jasso hacia el cliente.
Sánchez

Pedro Luis
Maldonado García
Matriz de responsabilidades

Gabriel Zuleima Nataniel José Luis Pedro

Cruz de la O Cobos Jasso Maldonado

1.1 Definición de
Proyecto

1.1.1 Seleccionar la I I I I I
empresa
C E E E E

1.1.2 Establecer C E E E E
equipo de trabajo

1.1.3 Recabar C E
requerimientos

1.1.4 Elaborar E E
Project Charter

1.1.5 Autorizar C
Charter

1.2 Planeación del

Proyecto

1.2.1 Definir I E E E E
alcance del
proyecto C R

1.2.2 Definir E E E E E
actividades
I C R

1.2.3 Definir matriz C E

de
responsabilidades

1.2.4 Definir plan de C R E E E

comunicación

1.3 Análisis y
Diagnostico

1.3.1 Investigar E E E E E
sobre la Empresa
PRB

1.3.2 Elaborar C E R E E
cuestionario para
diagnóstico

1.3.3 Aplicar C E E R
cuestionario a
cliente

1.3.4 Analizar R C E E
Resultados

1.3.5 Elaborar C E E
perfiles para
operación de PMO

1.3.6 Elaborar C E E E E
documento de
diagnóstico

1.4 Control del

Proyecto

1.4.1 Desarrollar R E C
Estándares

1.4.2 Diseñar C R E
Formatos

1.4.3 Crear R C E
Indicadores de
medición

1.4.4 Elaborar C E R
Minutas y reporte
de Avances

1.5 Diseño de guía

de Portafolio

1.5.1 Diseñar el C E E R E
proceso priorización
 de Proyectos

1.5.2 Diseñar C E E R
esquema de
medición de
Riesgos

1.5.3 Consolidar E E R C
lecciones
aprendidas

1.5.4 Investigar E R C E E
sobre software de
apoyo

1.5.5 Elaborar Guía C E R E E

C Quien Coordina
E Quien Elabora la Actividad
R Quien Revisa la Actividad
I Quien Proporciona Información

3. Estructura de la división del trabajo (WBS)

La presente sección muestra la Estructura de División de Trabajo (EDT) del

proyecto para la creación de guía para administrar el proceso de portafolio de la
empresa Premium Restaurant Brands, el EDT nos permitirá tener claridad de las
fases y alcance del proyecto.
El proyecto se desarrollará en cinco fases, la primera fase está enfocada en abrir
un canal de comunicación para exponer diferentes casos de empresas y crear
consenso en el equipo para la selección del más adecuado, se consolida el equipo
administrativo y sus funciones, se genera el charter del proyecto y se autorizará
previa revisión con el cliente, patrocinador y administradores del proyecto.
La segunda fase está enfocada en la planeación, donde se establecerá qué es lo
que se llevará a cabo en el proyecto, así como las exclusiones; se definirán las
actividades, responsabilidades, así como los medios y métodos utilizados para
lograr una comunicación efectiva durante el desarrollo del proyecto.
La tercera etapa está enfocada en recabar información de manera detallada sobre
la situación actual de la empresa, una vez que se cuente con los datos necesarios
serán analizados para la proporcionar un diagnóstico adecuado.
Una vez que contemos con toda la información sobre la empresa, podremos
determinar con mayor exactitud los parámetros de control durante el desarrollo de
la cuarta fase.
Finalmente, en la quinta etapa se llevará a cabo el desarrollo de la guía donde se
contempla la priorización y selección de proyectos que conformarán el portafolio,
la medición de riesgos tanto positivos como negativos, consolidación de lecciones
aprendidas que busca que el conocimiento persista y pueda ser reutilizado sin
centrarse solo en una persona, investigación de software que ayudará a la
empresa en la gestión de proyectos (buscando siempre la mejor relación
costo/beneficio) y la creación del entregable final que es la guía para la
administración de portafolio.
4. Gráfica de Gantt del proyecto
 5. Sistemas de control a implementar

A fin de mantener a todos los participantes informados y monitorear el avance del

proyecto, se implementará lo siguiente:

 Plan de comunicación: Muestra la información que compartirá, con qué

frecuencia, tipo y medio de comunicación, además de a quién se le
informará.
 Formato de minuta: Cómo se estructurará la información más relevante de
las reuniones de trabajo para una fácil lectura.
 Formato de avance de proyecto: Estructura que muestra la evolución del
proyecto, permite monitorear su progreso y enumera las acciones
correctivas pertinentes a realizar si fuera necesario.

PLAN DE COMUNICACIÓN

Objetivo/ Frecuencia Tipo de Medio de Receptor

Mensaje comunicación comunicación

 Mensaje  Equipo de
 WhatsApp
Aclarar dudas A solicitud directo trabajo o
 MS Teams
 Videollamada cliente
Reunión de 1 a 2 veces  Equipo de
 Videollamada  MS Teams
trabajo por semana trabajo
 Documento de  MS Teams  Equipo de
Compartir minutas Word (.docx) (repositorio) trabajo
de reunión Semanal

Informe de  Documento de  Equipo de

Word (.docx)  MS Teams
avance de Quincenal trabajo
(repositorio)
proyecto  Cliente

 Correo
 Documento de
Envío de proyecto electrónico  Cliente
Única vez Word
terminado (anexado)  Patrocinador
 Videollamada
 MS Teams
FORMATO DE MINUTAS
FORMATO DE AVANCE DE PROYECTOS