Maestría en Gestión
Minera y Ambiental
Lección 05
Gestión de Apróvisiónamientó
ASIGNATURA
Gestión Logística en Operaciones Mineras
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LECCIÓN 05
GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO
La red por la que fluyen productos o servicios, materias primas e insumos se
soporta sobre un sistema organizacional, procesos y tecnologías que es
necesario gestionar y optimizar para brindar confianza de que las tareas se
realizarán en forma oportuna y utilizando eficientemente los recursos. El
SCM puede ser visto además como una extensión natural de la cadena de
calidad y abastecimiento desde proveedores externos hasta clientes finales
pasando por procesos propios de la empresa.
La gestión de aprovisionamiento es considerada una actividad crucial en la
reducción de costos dentro de la cadena de valor junto a la mejora de la
calidad de los productos o servicios ofrecidos a los clientes. El éxito de una
organización, la reducción de costos y la satisfacción de las necesidades de
sus clientes, depende de una cadena de suministro bien gestionada,
integrada y flexible, controlada en tiempo real y en la que fluya la información
eficientemente.
1. LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO
La Gestión de Aprovisionamiento es crucial para alcanzar el éxito en la
reducción del coste de la Cadena de Valor. A través de una cuidadosa
elección e integración de los proveedores una compañía puede mejorar la
calidad, así como reducir el coste de las mercancías o servicios.
La Gestión del Aprovisionamiento incluye la selección y gestión de
proveedores de mercancías y servicios, la negociación de precios y términos
de compra, y la adquisición de mercancías y servicios de calidad.
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Objetivos de la gestión de aprovisionamiento:
Apoyar en la consecución de los objetivos estratégicos, tales como el plan de
negocio, estrategia de producción, creación de valor para el accionista, etc.
Minimizar el costo total de la gestión de compras de acuerdo al plan
de negocio de la organización.
Mejorar la calidad y el flujo de los bienes y servicios.
Encontrar una fuente de suministros competente y fiable.
Soportar y responder a los cambios de la demanda de los clientes.
Minimizar el riesgo de aprovisionamiento o fluctuación de los precios.
Gestionar a los proveedores para reducir el gasto y mejorar la calidad
de las mercancías y servicios.
Establecer relaciones de partenariado con los proveedores clave.
Optimizar el costo del aprovisionamiento en base al riesgo a asumir.
1.1 Importancia de la gestión de aprovisionamiento
La gestión de compras es uno de los puntos más significativos en la cadena
de suministro. Está recogida en la norma de calidad ISO, donde están
incluidos los diversos apartados de aseguramiento de la calidad:
Proceso de compras.
Información de las compras.
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Verificación de los productos comprados.
A través de la reducción de los costes asociados a las transacciones de las
compras en base a una gestión de aprovisionamientos efectiva, una
compañía puede mejorar directamente su margen de beneficios, trasladar los
ahorros al cliente o conseguir una combinación de los dos sin afectar a la
calidad de sus productos.
La puesta en marcha de iniciativas de fuentes estratégicas, que reducen el
coste de los materiales y el coste de aprovisionamiento, afecta al margen
operacional. La eficiencia de los procesos impacta en el margen operacional
y en la inversión en el Fondo de Maniobra.
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1.2 Estrategia de la gestión de aprovisionamiento
Toda organización debe disponer de una estrategia de compras y
aprovisionamiento que debe estar en línea con la estrategia global de la
compañía.
Asimismo, es recomendable que la compañía disponga de una Política de
compras, que debe incluir los siguientes aspectos:
Los parámetros de decisión: precio, plazo, calidad, servicio requerido,
etc.
La búsqueda de nuevas fuentes de suministro y la selección de
proveedores: características de los productos, el modo de
identificación de suministradores potenciales, la petición de ofertas, el
número de proveedores a seleccionar, etc.
La negociación: tipo de información, tiempo de espera, reglas básicas
etc.
La relación con las áreas funcionales de la compañía.
Los criterios de ética profesional.
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2. BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DE
APROVISIONAMIENTO
Las empresas deben tener identificados, definidos y documentados los
procesos relativos a la gestión del aprovisionamiento, de manera que puedan
ser analizados periódicamente con el objetivo de identificar oportunidades de
mejora.
Las principales actividades del proceso podemos resumirlas en las
siguientes:
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2.1 Selección fuentes de suministro
El objetivo es conocer los suministradores de las compras y seleccionar los
idóneos para establecer relaciones estables con ellos.
El primer paso consiste en realizar una segmentación de las compras en
base a criterios previamente establecidos, como, por ejemplo: ABC de
productos o servicios, recurrencia en la compra, función o uso del bien
comprado, etc. A continuación, se debe establecer el criterio para la
selección de los proveedores, que varía dependiendo del tamaño y
naturaleza del negocio, estrategias y necesidades específicas. Sin embargo,
existen diversos criterios comunes para todas las organizaciones, siendo los
fundamentales la calidad, el precio, el plazo, la cantidad y el servicio ofrecido:
La identificación de suministradores potenciales se realiza a partir de los
criterios que se derivan del conocimiento del producto y de las exigencias del
aprovisionamiento, de manera que se localice el colectivo de proveedores
que, en un principio, se considere que puedan satisfacer el pedido.
2.2 Identificación de suministros potenciales.
LISTA PRELIMINAR:
Archivos del área de compras
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Censos industriales, ferias y exposiciones.
Sugerencias del usuario.
Contactos con vendedores y otros compradores.
DEPURACION ELIMINANDO A LOS QUE NO CUMPLAN ALGUNOS DE
ESTOS CRITERIOS
Buenas capacidades técnicas y gerenciales
Situación financiera sólida.
Buena imagen en el mercado
Relaciones laborales satisfactorias.
PROCEDIMIENTOS Y FUENTES DE INFORMACION
Memorias anuales y catálogos de los proveedores.
Informes comerciales: informaciones recogidas de otras empresas
compradoras.
Relación de visita con los proveedores potenciales.
Una vez identificados los proveedores, se realiza la petición y comparación
de las ofertas.
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2.3 Contratación y negociación
Las variables básicas que condicionan toda negociación y definen la posición
negociadora de las partes son:
El Poder de Negociación
El factor fundamental relacionado con la negociación es el grado de
poder del proveedor y del comprador. Esta variable se refiere a la
posición relativa entre las partes para conseguir un acuerdo más
favorable.
El Tiempo
O periodo temporal de que dispone cada una de las partes para llegar
a un acuerdo, un periodo temporal mayor significa, lógicamente, un
margen de maniobra mayor en la negociación.
La Información
Disponible, que representa un aspecto crucial y permite a los
negociadores precisar hasta donde pueden llegar en sus pretensiones
económicas o de servicio, o cuando puede ser el momento más
oportuno de la negociación:
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2.4 Emisión y seguimiento de pedidos
El proceso de solicitud de pedidos comienza cuando el comprador emite una
orden y finaliza cuando el pedido es aceptado por el proveedor.
La ubicación en el tiempo de una orden de pedido puede variar desde un
número de días por mail a unos pocos segundos por Internet o EDI. Otros
métodos de solicitud de pedidos son: Teléfono, fax, y reuniones entre el
comprador y el proveedor. Otras tendencias actuales de gestión de pedidos
de aprovisionamiento se refieren al sistema Vendor Managed Inventory (VMI)
y el e:Procurement.
2.5 Recepción e inspección de los pedidos
La recepción es el proceso que incluye las siguientes actividades:
Aceptación del material que está llegando.
Descarga del material del medio de transporte.
Depósito o preparación del material para mandarlo o reembarcarlo.
Verificación y documentación de la cantidad y la condición del
material.
Introducción de la información en un sistema de inventarios.
El hecho de reservar el espacio en el muelle de recepción minimiza la
congestión y acelera el proceso de recepción, especialmente si se adelanta
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un Advance Ship Note. Para optimizar el proceso de entrada, es necesario
realizar una planificación de las entradas en almacén y tener en
consideración otros aspectos como: codificación, tipo de embalaje, pre-aviso,
etc.
2.6 Control de resultados
El control de resultados hace referencia a la evaluación a posteriori de la
actuación y desempeño de los proveedores en sus relaciones con la
compañía que debería cubrir los siguientes puntos:
Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar
registradas en los sistemas de información de la compañía en el
momento de producirse, de tal manera que se pueda disponer de
información para una posterior evaluación del servicio prestado.
Las incidencias con los proveedores deben de estar clasificadas
según su tipología: incumplimiento de plazos de entrega,
incumplimiento de la cantidad pedida, entrega incorrecta, mala calidad
del material solicitado, etc. Asimismo, pueden ser encuadradas según
la gravedad de la incidencia: incidencias normales, extremas, etc.
Se debe realizar una evaluación periódica de los proveedores
analizando el servicio prestado por los diferentes proveedores y
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contrastando el número de incidencias con el volumen de pedidos
realizados.
Los resultados de la evaluación deben ser aprobados por la dirección
de la compañía para posteriormente ser remitidos a los proveedores
para su conocimiento.
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