GLOSARIO
ARCHIVÍSTICO
Investigación: Maureen R. Herrera Brenes
Diseño: Gabriela Soto Grant
Año: 2020
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
ARCHIVISTA
Persona con formación
especializada y competencia
técnica en los diferentes
ámbitos de la administración
de documentos y archivos.
FUENTE: Cruz Mundet, José Ramón. Diccionario de Archivística, del estudio
preliminar de Carmen Díez Carrera. Alianza Editorial. Madrid, 2011.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
ARCHIVÍSTICA
Ciencia que establece los preceptos
teóricos, metodológicos y prácticos para el
tratamiento, almacenamiento, acceso y
recuperación de la documentación que se
custodia en los archivos, con el fin de
ponerla al servicio de los usuarios. Está
constituida por cuatro elementos que son
también su objeto de estudio: documentos
de archivo, archivos, archivistas y usuarios.
FUENTE: Araya, I., Córdoba, L. y Jaén, L. (2013). Reforma curricular del Bachillerato y Licenciatura en
Archivística. Universidad de Costa Rica, Facultad de Ciencias Sociales, Escuela de Historia.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
ARCHIVO CENTRAL
Unidad que centraliza la
documentación generada por
todas las unidades de una
entidad y que ha cumplido
con el trámite administrativo
que le dio origen.
FUENTE: Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional
de Archivos, 2017.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
CICLO VITAL
DE DOCUMENTOS
Periodo comprendido entre la
producción de un documento (incluido
su diseño) y su eliminación o, dado el
caso, conservación permanente.
FUENTE: Cruz Mundet, José Ramón. Diccionario de Archivística, del estudio
preliminar de Carmen Díez Carrera. Alianza Editorial. Madrid, 2011.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
CLASIFICACIÓN
Técnica mediante la cual se identifican y
agrupan documentos semejantes con
características comunes, de acuerdo con un
plan establecido previamente. Los sistemas de
clasificación son: orgánico (utilización de la
estructura orgánica de la institución para
clasificar los documentos), por funciones (de
acuerdo con las funciones y actividades de la
institución), por asuntos o materias (basada
en los asuntos o materias a que se refieren).
FUENTE: Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de
terminología archivística. Santafé de Bogotá. Archivo General de la Nación, 1977.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL
Conjunto de acciones que tienen
como objetivo evitar, detener o
reparar el deterioro y daños sufridos
en los documentos, y las medidas
necesarias para asegurar su
perdurabilidad en el tiempo. Tiene
dos elementos importantes que son
la restauración y la preservación.
FUENTE: Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 2017.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
CUADRO DE
CLASIFICACIÓN
Estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y
las actividades de una organización, así como los
documentos que generan, producto de su identificación y
análisis. Es un sistema que organiza intelectualmente la
información y reproduce las relaciones que median entre
los documentos y las agrupaciones, desde la base (la pieza
simple) al nivel más amplio de agrupación (el fondo).
FUENTE: Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 2017.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
DESCRIPCIÓN
Proceso archivístico que permite
recopilar y analizar información para
identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo,
así como su contexto y el sistema
que los ha producido.
FUENTE: Es la totalidad de documentos custodiados por una organización o
persona producidos en ejercicio de sus funciones.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es una expresión
- Testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa
- En cualquier lenguaje natural o codificado
- En cualquier soporte
- Que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o
término de las actividades institucionales
- Que engloba el contenido, el contexto y la estructura, de tal
forma que pruebe la existencia de esa actividad.
FUENTE: Fuente: Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 2017.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
FONDO
DOCUMENTAL
Es la totalidad de documentos
custodiados por una organización
o persona, producidos en
ejercicio de sus funciones.
FUENTE: Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 2017.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
ORDENACIÓN
Unir los documentos de cada grupo, dándoles
un orden cronológico, alfabético, numérico,
geográfico o alfanumérico, según sean las
necesidades que los usuarios tengan de los
documentos. (En el Reglamento Ejecutivo a la
Ley del Sistema Nacional de Archivos se puede
leer el detalle de cada orden).
FUENTE: García de Benedictis, Ana Virginia. Glosario de Terminología Archivística Costarricense.
Revista del Archivo Nacional, Año 1. No.1 (1940). San José, Costa Rica.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
SOPORTE
Material sobre el cual se
puede registrar, almacenar y
recuperar información (tales
como analógico, papel,
electrónico).
FUENTE: Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 2017.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN
Instrumento en el que constan todas las series y tipos documentales producidos o
recibidos en una oficina o institución, en el que se anotan todas sus características
y se fija el valor administrativo y legal.
FUENTE: Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 2017.
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
TIPO
DOCUMENTAL
Unidad documental producida por un
organismo en el desarrollo de sus funciones
cuyo formato, contenido y soporte son
homogéneos. Puede presentarse en forma
individual (carta, circular) o compuesto
(expediente, acta, licitación).
FUENTE: Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, 2017.
