PROYECTO FINAL
LADY VANESSA CUBILLOS ORTEGON
ROBERTO MARIN ORTIZ
CET COLSUBSIDIO
TECNICO LABORAL EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
BOGOTA D.C.
2020
PROYECTO FINAL
LADY VANESSA CUBILLOS ORTEGON
ROBERTO MARIN ORTIZ
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
DOCENTE
FLOR ANGELA GUANA BOHORQUEZ
TECNICOS LABORALES
CET COLSUBSIDIO
TECNICO LABORAL EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
BOGOTA D.C.
INTRODUCCION
Los documentos contienen la información necesaria para el funcionamiento
adecuado de una empresa o entidad por ello es importante saber y conocer cómo
podemos mantener dichos documentos en buen estado y ordenados, lo cual es
importante establecer los mecanismos necesarios para un mejor manejo de la
información en dicho documento.
Es importante saber que existen los instrumentos archivísticos, los cuales estos
nos ayudan a llevar un mejor desempeño en la estructuración de una empresa.
Sabemos que con la adecuada organización de los documentos podemos
optimizar las estructuras que nos llevan los instrumentos archivísticos a una mejor
utilización del documento final.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Analizar y comprender como los instrumentos archivísticos son esenciales para el
funcionamiento de una empresa y que tan importante puede ser para su ejecución
y optimizar el buen manejo de la información, impulsando las estrategias del uso
adecuado de los instrumentos archivísticos, los cuales contribuyen a la
planeación, organización y tratamiento de dicha información para un correcto
sistema de gestión documental que todo objeto material que tiene información el
fin es conservar y transmitir dicha información.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Establecer metodologías y estrategias que faciliten el uso de los instrumentos
archivísticos en base a la ordenación de los documentos que a diario las
organizaciones producen para su correcta funcionabilidad conociendo los distintos
mecanismos que nos llevan a codificar de una forma segura y ordenada los
documentos de una empresa o entidad.
Tener en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las
necesidades administrativas, este método el cual utilizamos el lugar o ubicación
para organizar los archivos en orden alfabético basándose en los parámetros
establecidos por la entidad para su correcta función institucional.
¿QUE SON LOS INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS?
Los instrumentos archivísticos son todas las herramientas que ayudan a la
ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión
documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su
clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las
empresas y entidades. Esto garantiza tener un control detallado sobre los
documentos, su destino, tratamiento y disposición final.
Los documentos contienen toda la información necesaria para el funcionamiento
adecuado de cualquier empresa o entidad, pues en ellos se registra la historia, los
protocolos y los procesos propios de cada una. Por ello es importante la
implementación de la gestión documental y de sus distintas herramientas, como lo
son los conocidos instrumentos archivísticos.
Como se menciona, los documentos tienen un alto impacto en las operaciones de
la empresa, contribuyendo a su desarrollo, crecimiento y eficiencia; por tal motivo
es de gran relevancia llevar a cabo procedimientos que permitan su correcto
manejo y control. Lo anterior se puede llevar a cabo por medio de la gestión
documental, pues gracias a ella se establecen metodologías y estrategias que
facilitan dicho manejo, una de las formas más importantes y exigidas por la
normatividad vigente, es el uso de instrumentos archivísticos.
Cuando al interior de la empresa hay estrategias que impulsan a la gestión
documental y el uso adecuado de instrumentos archivísticos, se está
contribuyendo a la planeación, organización y tratamiento de la información.
¿Cuáles son los instrumentos archivísticos?
Veamos los instrumentos archivísticos autorizados y aconsejados por la entidad
máxima del manejo de la información nacional: El Archivo General de la Nación
(AGN):
Cuadro de clasificación documental CCD.
Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y
sub-series documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo
largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento
permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las
agrupaciones documentales.
Tabla de Retención Documental TRD.
Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de
la entidad, acorde a su estructura orgánico - funcional e indica los criterios de
retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una
de las agrupaciones documentales.
Programa de gestión documental PGD.
El Programa de Gestión Documental – PGD, es el plan elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización,
conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su
disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Plan institucional de archivos PINAR.
Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula
con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
Formato único de inventario documental FUID.
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo.
Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales BANTER
Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, sub-series y
tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras
terminológicas.
Tabla de control de acceso TCA.
Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que
aplican a los documentos.
¿Por qué implementarlos?
El ejecutar dichos instrumentos en la empresa puede traer consigo una serie de
beneficios que sin duda se abrirán las puertas hacia el cambio estructural y
estratégico en temas de administración de documentos y, a su vez, de eficiencia y
productividad laboral, pues contribuye a tener:
Mayor control: Los instrumentos archivísticos permiten gestionar de manera
detallada la documentación registrada, lo que lleva a saber sus características,
ubicación y manejo.
Mayor seguridad: Cuando se conoce a cabalidad las categorías, series, sub
series, selecciones y archivos de los documentos, se está garantizando su
protección, ya que se tiene un inventariado completo de la información, así como
su nivel de acceso.
Mayor productividad: Los instrumentos permiten definir donde está cada
documento y su codificación precisa para encontrarlo, esto le ayuda a tus
empleados a ahorrar tiempo y recursos en la búsqueda de la información, tiempo
que puede ser utilizado en diferentes operaciones propias de tu empresa.
Otros beneficios:
Garantiza el control de la información.
Establece protocolos de administración documental.
Establece las categorías, series y ciclos de vida de los documentos.
Detalla los datos necesarios para la identificación de los documentos.
Contribuye al correcto manejo de la información.
Aumenta la eficacia, eficiencia y productividad en cuanto al manejo,
consulta, edición y archivo de los documentos.
De esta manera, con el uso de los instrumentos Archivísticos, estás favoreciendo
a que tu empresa o entidad administre de manera óptima y acertada la
información y el acceso a los documentos, garantizando el cumplimiento de las
normas existentes y llevándola a otro nivel de productividad en cuanto a gestión
documental, pues gracias a la implementación de herramientas estratégicas que
contribuyen a las tareas y operaciones diarias, estás abriéndole las puertas al
crecimiento y protección de tu información.
SISTEMA DE ORDENACION DOCUMENTAL
En el siguiente trabajo se presentará una propuesta para el mejoramiento de los
sistemas de gestión documental y su ordenación en los procesos de archivo ya
que en ocasiones los empleados de las organizaciones producen documentos
para sus labores cotidianas pero que al cabo de un tiempo son desechados por
ellos o dejados en la última gaveta delos escritorios a la espera de su utilización o
un día de limpieza se desasen de estos y que posteriormente los necesitaran.
Este sistema de ordenación documental cuyas unidades documentales son
numéricas simples y a la vez cronológicas como resoluciones, decretos y
acuerdos.
Para esto debemos tener en cuenta los procesos de foliación que explicaremos a
continuación.
PROCESOS DE FOLIACION
Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las
diversas series y sub-series documentales, su foliación es en el extremo
superior derecho en sentido de la lectura, con un lápiz de mina negra y
blanda HB, B, legible, sin enmendaduras, empezando por el más antiguo
respetando la trazabilidad de los procesos.
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones.
Las fotografías se deben foliar por el verso (al respaldo).
Las radiografías se deben almacenar en sobre de blanco y foliarlos antes
de insertar el documento.
Los planos se deben foliar en la parte superior derecha en sentido de la
lectura conservando los dobleces originales si se encuentran dentro de los
expedientes.
Los CD se almacenan en su correspondiente sobre .
Los anteriores tipos documentales deben ser referenciados en el inventario único
documental en las observaciones, donde se indicará el número de folio que les
corresponde. cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
REQUISITOS PARA LA FOLIACIÓN
La documentación que va a ser objeto de foliación debe contar con los procesos
de: clasificación, ordenación, depuración, limpieza. De acuerdo con las series y
sub-series documentales establecidas para las oficinas productoras de acuerdo
con la TRD vigente.
Materiales para la foliación:
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo
HB ó B.
Recomendaciones
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números.
No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel.
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año
y número total de páginas.
Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes
similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación
al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el
contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros
datos que se consideren pertinentes.
PASOS PARA NUMERACION DE ARCHIVOS
Nombre: Proceso para la foliacion de documentos para archivo
Objetivo: Pasos para la foliacion de un documento
Alcance: La correcta foliacion de un documento para archivar un una compañía
Elaboro: Lady Vanessa Cubillos Ortegon y Roberto Marin Ortiz.
DIAGRAMA DE FLUJO CARACTERISTICAS
INICIO 1. Los documentos se deben foliar en la parte
superior derecha
2. Se debe numerar de manera consecutiva, sin
FOLIACION omitir o repetir numeracion
3. Todos los documentos deben ser tratados con la
misma importancia
Documentos 4. No debemos foliar los documentos usando
suplementos ( A, B, C, bis, etc…
No foliar Enumerar en 5. En lo posible foliar sin tachones o enmendaduras
Sin tachones o devolver
usando documento si hay
enmendaduras errores
suplementos correctamente
6. si existen errores se anula co una linea oblicua
evitando tachones
No foliar las pastas ni hojas-gruardas 7. No debemos de foliar las pastas ni las hojas-
guardas del documento
8. Los planos, mapas o dibujos se deben foliar como
Debemos un documentos y debemos dejar contancia
Foliar planos, mapas o dibujos dejar
costancia
9. Al foliar anexos o adjuntos impresos se
enumeran como un solo folio
Foliar anexos, fotografias, 10. No debemos foliar hojas totalmente en blanco
radiografias, documentos impresos. ni retirarlas
11. no debemos foliar hojas en blanco ni retirarlas
cuando estas cumplen una funcion de separacion
cuando cumplan una funcion
No debemos foliar hojas en blanco
No debemos foliar ni retirar hojas
sueltas
FINAL DEL
PROCESO
CONCLUCIONES
Los instrumentos archivísticos son herramientas que permiten visualizar la
realidad administrativa de una empresa, a través de la adecuada administración,
control y organización de la información, así como su disposición final, acceso
seguro y recuperación oportuna de la información desde la identificación de su
ubicación.
La gestión documental se desarrolla a partir de instrumentos archivísticos que
facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización,
verificación y ordenamiento al interior de las entidades. Garantiza tener un control
detallado sobre los documentos, su destino, tratamiento y disposición final.
La teoría es necesaria para fundamentar la descripción como uno de los pilares de
la archivística. Para ello se recogen trabajos de este campo que permitan justificar
la actividad descriptiva como una actividad elemental para el tratamiento de la
documentación. Este punto de vista teórico explica el concepto de descripción y su
proceso, mostrando los recursos producidos como los instrumentos de descripción
y los Sistemas de Acceso Archivísticos
