ACTIVIDAD 4: Validación de Datos
a. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y
Teorización).
ACTIVIDAD 2: Validación de Datos
NOMBRE DEL APRENDIZ: GLORIA AMALIA CUARTAS CARVAJAL
GRUPO: EXCEL INTERMEDIO
FECHA DE REALIZACIÓN: 28/05/2020
VALIDACIÓN DE DATOS:
En Excel de la versión 2007 en adelante puedes llevar a cabo la acción denominada
Validación, que consiste en fijar unos límites a los datos de una hoja electrónica, bien
referidos a una celda, a una fila o columna, bien en relación a datos de tipo número,
texto o formula. Servirá para evitar introducción de datos erróneos.
Observe el siguiente video para aclarar el concepto de validación de datos:
nota: hacer clic en el botón de reproducción.
[Link]
Un ejemplo rápido, suponte que tienes una hoja de cálculo para los pagos de salarios de los
trabajadores, para evitar realizar una transferencia errónea puedes delimitar el contenido de las
celdas de los importes a transferir. De esta forma si indicas que estas no sean mayores a un
determinado importe, en caso de error, por ejemplo tecleas un cero de más, el programa te
avisará o no te dejará hacerlo en función de cómo hayas definido los datos en el apartado
validación.
Esta herramienta está en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos arriba a la derecha.
Seguir los siguientes pasos para realizar una Validación según las instrucciones a continuación:
Pasos:
1. Abre una hoja de Excel en blanco.
2. Introduce en A1: Nombre, en B1: Importe, en C1: No. Cuenta y en D1 Banco.
3. Escribe en A2, A3 y A4 los siguientes nombres: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.
4. En B2, B3 y B4 escribe los importes de su salario liquido: 18000, 17000, 18000, como ves el
tope de pago de salarios es 20000, vas a crear una regla para que en caso de error, teclear una
cifra mayor o igual a 20000 y también si es menor a 10000, Excel te avise.
5. En la siguiente columna escribirás los números de cuenta bancaria, si bien en este ejemplo lo
puedes dejar en blanco.
6. Selecciona las tres celdas donde están las cifras, esto es desde B2 a B4.
7. Pulsa en el botón Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos, dentro de la pestaña
Datos.
8. En la ventana que se abre, en la pestaña Configuración, en el primer rectángulo despliega el
triángulo negro de la derecha elige Número entero.
9. Debajo de Datos, deja lo que aparece: entre.
10. Después escribe Mínimo 10000 y Máximo 19999.
11. Aceptar.
Ejercicio:
Abra el archivo adjunto llamado 3. ACTIVIDAD VALIDACIÓN DE DATOS.
En la hoja Registro deben estar los siguientes datos desde las celdas A1 hasta la celda K1:
En la hoja Bases de Datos deben estar los siguientes datos:
Cuando haya confirmado todos los datos digitados en su respectiva hoja procedemos a realizar la
validación de datos.
Observe que la celda A2 de la hoja REGISTRO,ya está validada, si escribe algún dato del rango
A4:A7 de la hoja BaseDatos, esta celda permite escribirlo.
En cambio si digita un valor diferente aparece el mensaje de advertencia VALOR NO VALIDO.
Ahora realice la validación de la columna de tipo de documento realice una lista desplegable
sencilla siguiendo los siguientes pasos:
2. Se ubica en la celda A2 de la hoja de REGISTRO
3. Pulsar la pestaña de Datos
4. Clic en el icono de Validación de Datos, en criterio de validación en Permitir despliegue la
lista y seleccione Lista en origen digita la siguiente formula =HojaBaseDatos!$A$4:$A$7
a continuación pulsa el botón Aceptar.
HOJABASE DE DATOS es equivalente al nombre con el que hallan llamado la hoja de
BASE DE DATOS, Ej.: BaseDatos, BD, Datos, Base
Para la Fecha de Expedición y Fecha de Nacimiento realice una validación de datos tipo Fecha de
la siguiente manera:
Observe el siguiente video para aclarar el concepto:
[Link]
Se ubica en la celda B2 de la hoja de REGISTRO
5. Pulsar la pestaña de Datos
6. Clic en el icono de Validación de Datos, en criterio de validación en Permitir despliegue la
lista y seleccione Fecha
7. En Datos seleccione Entre defina un criterio de fecha y luego clic en el botón de Aceptar
Otro tipo de validación es la correspondiente a listas desplegable dependientes.
Observe el siguiente video para facilitar su comprensión:
[Link]
nota: hacer clic en el botón de reproducción.
Aplicar listas desplegable dependientes para: Departamento de Expedición – Municipio de
Expedición y para Departamento de Nacimiento – Municipio de Nacimiento siguiendo los
siguientes pasos:
8. En la hoja Bases de Datos seleccione las celdas B3 hasta B7 luego de tener el rango
seleccionado ve a cuadro de nombres y digite DEPARTAMENTO y luego oprima ENTER
CUADRO DE
NOMBRES
9. En la misma hoja seleccione las celdas C3 hasta C29 luego de tener el rango
seleccionado ve a cuadro de nombres y digite CALDAS, igualmente debe hacer el mismo
procedimiento para las columnas de QUINDIO Y RISARALDA
Nota: recuerde que Quindío lleva tilde en la i.
Otra forma de nombrar el rango
10. Seleccionar el rango
11. Pulsar botón derecho del mouse
12. Clic en la obsión DEFINIR NOMBRE del menú desplegable.
13. Escriba el nombre
14. Pulsar tecla ENTER.
15.
Cuando se encuentre listo los nombres de cada columna va a la hoja REGISTRO se ubica en la
celda C2 que es la columna de Departamento de Expedición pulse clic en la pestaña de DATOS
para que realice la validación de datos (guiarse por la imagen).
Cuando se encuentre lista la validación arrastre el cursor hasta la celda C16 para que las celdas
queden con la misma validación.
NOTA: Si la validación está funcionando correctamente, puede ser copiada para las columnas de
DEPARTAMENTO DE NACIMIENTO y MUNICIPIO DE NACIMIENTO
Luego realice la validación para la columna Municipio de Expedición pero esta vez en origen debe
digitar =INDIRECTO(C2) que es la celda a la cual está dependiendo para que despliegue la lista
de los municipios, arrastre el cursor hasta la celda C16 para que las celdas queden con la misma
validación. (ver y guiarse por la imagen)
NOTA 1: De esta misma forma se realiza para Departamento de Nacimiento y Fecha de
Nacimiento.
El cuadro de Registro va quedando de la siguiente manera.
VALIDACIÓN POR LONGITUD DE TEXTO.
Observe el video:
[Link]
Realice la validación para Dirección y Teléfono sigue los siguientes pasos guiándose por la
imagen: Para la Dirección
Para el Teléfono
Realice por lo menos 15 registros, llenando todas las celdas del cuadro, aplique bordes, color en
el encabezado de cada columna y otro color para los datos, configurar la hoja en AREA DE
IMPRESION
Cómo hacer Bloqueo de Celdas
Observe el video:
[Link]
nota: hacer clic en el botón de reproducción.
Procedimiento para bloquear las celdas seleccionadas en una hoja de Excel:
Seleccione toda la hoja presionando el botón triangular, Seleccionar Todo que está situado
entre la fila 1 y a la izquierda de la columna A
16. En el grupo CELDAS que se encuentra en la pestaña de Inicio, pulse clic en Formato y
haga clic en la opción Proteger celdas.
17. Desmarque el cuadro "Bloqueada" y presione Aceptar.
18. Seleccione las celdas que quiere proteger en este caso las que tienen VALIDACION DE
DATOS. Para seleccionar celdas no contiguas, mantenga presionada la tecla "Control" y
haga clic en las celdas a seleccionar.
También puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:
1. En la ficha REVISAR pulse clic "Proteger Hoja". Introduzca una contraseña corta puede ser de
4 dígitos pero que no se le vaya a olvidar y por ultimo presione Aceptar.
2. Pulse clic derecho sobre el nombre de la hoja, elija la opción de PROTEGER HOJA, le
solicitara clave y por ultimo dele clic en ACEPTAR.
