Módulo – II Unidad - Computación II

Excel como una base de datos

Herramientas de datos
1. Texto en Columna
Cuando tenemos un texto que deseamos dividir en varias celdas de nuestra hoja,
podemos utilizar el Asistente para convertir texto en columnas. Este asistente nos
ayudará a colocar cada palabra de nuestro texto en una columna diferente.

Las utilidades de este asistente pueden ser muchas, algunos usuarios lo utilizan
para separar nombres y apellidos, otros lo usan para preparar los valores que
serán exportados a un archivo separado por comas (CSV).

Para nuestro primer ejemplo utilizaremos una cadena de texto muy simple: “Dividir

Texto en celdas diferentes”. Esta cadena de texto se encuentra en la celda A1 y

Para dividirla debemos seleccionarla y posteriormente pulsar el comando Texto en
Columnas que se encuentra en la ficha Datos > Herramientas de datos.

Al pulsar el comando Texto en columnas se mostrará el primer paso del asistente

el cual nos guiará por todo el proceso. En el paso 1 debemos asegurarnos de
seleccionar la opción Delimitados ya que existe un carácter, que es el espacio en
blanco, que delimita la separación de cada palabra que deseamos colocar en
diferentes columnas.

1.
Una vez hecha esta selección debemos pulsar el botón Siguiente para ir al paso 2
del proceso. En este paso debemos elegir el carácter por el cual necesitamos
hacer la división de la cadena de texto. En nuestro caso, es el espacio en blanco y
por lo tanto debemos seleccionar dicha opción en la sección Separadores.

Al seleccionar la opción Espacio, la vista previa de los datos mostrará la manera

en que será dividido el texto de la celda A1. Al pulsar el botón Siguiente iremos al
paso final del proceso donde tenemos acceso a algunas configuraciones
avanzadas sobre el formato de los datos.

Por ahora omitiremos dichas opciones y dejaremos la selección en la

opción General. Lo único que modificaré será la celda Destino de manera que el
texto dividido comience en la celda $B$1. Al pulsar el botón Finalizar, el texto de la
celda A1 se dividirá en varias columnas, colocando una sola palabra en cada una
de ellas como se observa en la siguiente imagen.
2. Separar texto en palabras
Como has visto, al indicar el espacio como el separador de una cadena de texto,
Excel ha colocado todas las palabras en diferentes celdas. El ejercicio anterior lo
hemos hecho para una sola cadena de texto, pero puedes hacer lo mismo para
varias cadenas de texto a la vez. Para eso deberás asegurarte de seleccionar todo
el rango de celdas antes de iniciar el Asistente para convertir texto en columnas.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver que tengo varias cadenas de texto
en el rango A1:A4 y han sido seleccionadas antes de pulsar el comando Texto en
columnas.

Los pasos del asistente para este ejemplo son exactamente los mismos del
ejercicio anterior, así que al terminar todos ellos y pulsar el
botón Finalizar tendremos un resultado como el mostrado en la siguiente imagen:
3. Separar nombres y apellidos en columnas
Al principio de este artículo mencioné que el comando Texto en columnas es
utilizado por algunos usuarios de Excel para separar nombres y apellidos, así que
quiero terminar con un ejemplo que ilustre este caso.

Pero antes de continuar debo decirte que la separación de nombres y apellidos es

una tarea que puede llegar a ser sumamente compleja. Si quieres saber a lo que
me refiero, puedes consultar el artículo Cómo separar nombres y apellidos en
Excel.

El comando Texto en columnas no puede detectar la diferencia entre un nombre y

un apellido, de hecho ningún comando de Excel puede hacerlo. Así que, para
nuestro ejercicio supondremos una columna que contiene los apellidos y nombres
separados por una coma tal como lo muestra la imagen siguiente:

Nuestro objetivo es separar todas las cadenas de texto por la coma (,) que en este
momento separa los apellidos y los nombres bajo la columna Participantes. El
primer paso será seleccionar todo el rango de celdas bajo dicha columna y pulsar
el botón Texto en columnas.
De nueva cuenta seleccionaré la opción Delimitados porque conozco de antemano
que la coma es el carácter que delimita las cadenas de texto que necesito separar.
En el paso 2 debo asegurarme de elegir la Coma como el separador.
En el paso final colocaré la celda destino como la celda $B$2 y al pulsar el
botón Finalizar obtendré el siguiente resultado:

Es así como el comando Texto en columnas es de gran utilidad para esas

ocasiones en las que necesitas dividir un texto en varias celdas, ya sea que
necesitas separar un texto en palabras o que existe un carácter delimitador que
indicará las partes que se colocarán en cada columna.

4. Quitar Duplicados
Cuando use la característica Quitar duplicados, los datos duplicados se eliminarán
de manera permanente. Antes de eliminar los duplicados, es una buena
idea copiar los datos originales a otra hoja de cálculo para que no pierda ninguna
información de forma accidental.

Seleccione el rango de celdas con valores duplicados que desea quitar.

SUGERENCIA: Quite esquemas o subtotales de sus datos antes de tratar de quitar

duplicados.

Haga clic en Datos > Quitar duplicados y, a continuación, debajo de Columnas,

active o desactive las columnas donde desea eliminar los duplicados.

Por ejemplo, en esta hoja de cálculo, la columna Enero tiene información de

precios que deseo conservar.
 Por tanto, he desactivado Enero en el cuadro Quitar duplicados.

Haga clic en Aceptar.

5. Validación de datos en Excel

La validación de datos es una funcionalidad de Excel que te permitirá

establecer limitaciones sobre los tipos de datos, así como sobre los valores a
introducir en una celda determinada.

Tendrás el poder de obligar a un usuario de tu hoja de cálculo a introducir un

valor correcto para las necesidades que persigue la hoja. Esto evitará
infinidad de errores no deseados y aumentará notablemente la productividad
del usuario de la hoja.
Cuando creas una nueva hoja de cálculo, podrás introducir cualquier tipo de dato con
cualquier valor en las celdas de la misma. Esto está bien en muchos casos. Sin
embargo, al utilizar esos datos con determinadas funciones o cálculos te puedes
encontrar con problemas si los datos que utilizas no son del tipo adecuado, o no
tienen los valores necesarios para alcanzar la solución del problema que te planteas.

Si te dedicas a desarrollar hojas de cálculos para otros usuarios, esta

funcionalidad de Excel te será de vital ayuda. Créeme. Los usuarios por
desconocimiento o incluso por "ganas de molestar", si les dejas la posibilidad
de cometer un error al introducir un dato para realizar un cálculo, lo cometerán.

En este artículo, te mostraré las diferentes posibilidades que te ofrece Excel

para obligar al usuario a introducir un dato de un determinado tipo y con un
determinado valor.

¿Cómo proceder a validar datos en Excel?


Ya sabes cuál es el objetivo de utilizar validaciones de datos ahora te voy a
mostrar cómo hacerlo.
Encontrarás todas las opciones de validación de datos en el grupo de
herramientas de datos

La opción de este menú que debes escoger es muy evidente pues tiene ese
mismo nombre. Validación de datos. Pulsando en este menú accederás al
cuadro de diálogo de idéntico nombre que puedes ver a continuación:

Como ya te comenté antes, las celdas, por defecto, permiten cualquier valor.
Esto queda reflejado en la imagen anterior, al abrir este cuadro de diálogo con
el foco activo en cualquier celda de tu hoja de cálculo.

Dependiendo del criterio de validación que selecciones en el desplegable

estarás estableciendo limitaciones al tipo de dato que se puede introducir en la
celda. Cambiando este criterio observarás como también se modifica el
aspecto de este cuadro de diálogo para ofrecerte las diferentes posibilidades
de validación que tiene la opción seleccionada.

A continuación puedes ver todas las opciones que tienes para validar tus datos
 5.1 Validación de datos numéricos.

Para validar datos numéricos tienes dos opciones: Números enteros y

decimales.

En todos los tipos de validaciones de datos encontrarás junto a la caja donde

seleccionas el criterio un check box con el título Omitir blancos.

Cuando entras en modo edición sobre una celda con validación de datos, este
check box marca la diferencia entre permitir al usuario dejar la celda en
blanco pulsando Enter (check seleccionado) u obligarle a introducir algún
dato o salir del modo edición
pulsando Esc (check no
seleccionado).

Para introducir la validación de

datos en el caso de datos
numéricos debes seleccionar el
método de validación a procesar
en el desplegable etiquetado
como Datos, tal y como puedes
ver en la siguiente imagen.
Tanto para Número
entero como para Decimal las
opciones son iguales:
Sólo para las dos primeras opciones; entre y no está entre; obtendrás dos
cajas donde introducir los valores mínimo y máximo entre los que quieres
acotar tu validación.

El resto de las opciones sólo dispondrán de una caja que mostrará una etiqueta
como Valor, Máximo o Mínimo en la que deberás introducir el valor que va a
validar la celda.

EJEMPLO

Así, si deseas que en una celda sólo se puedan introducir número

enteros positivos ó 0, deberías realizar la siguiente configuración en el cuadro
de diálogo:

Mientras en la celda introduzcas valores enteros positivos o cero las cosas irán
bien. Si intentas introducir texto, números negativos o números decimales
(aunque sean positivos) obtendrás un mensaje de error genérico como el que
te muestro a continuación:

Este mensaje de error lo puedes personalizar para ofrecer al usuario una

información más precisa sobre el error que está cometiendo y ayudarlo a
introducir un dato correcto.

Para modificar el mensaje de error, en el cuadro de diálogo de validación de

datos, debes seleccionar la solapa de Mensaje de error.
 Cuando pulses sobre ella, accederás a las siguientes opciones:

Lo primero que te encuentras es un check box que te permitirá decidir si

deseas que se muestre mensaje de error o no. Si decides desmarcarlo, si
introduces un valor no permitido el contenido de la celda se mostrará cómo
puedes ver en la siguiente imagen:
 Lo habitual es que quieras mostrar un mensaje
que ayude al usuario que está trabajando con la hoja de cálculo. Por lo tanto,
deberías configurar el mensaje de error para que ofrezca información que lleve
al usuario a no cometer más errores en la introducción de datos. Una opción,
para el caso que te estoy mostrando podría ser la siguiente:

En el apartado de Estilo puedes seleccionar la forma de comunicar la

información de error. Puedes elegir entre una señal de Detención, Advertencia
o Información.

 Detener: Para evitar que se introduzcan datos no válidos en la celda.

 Adverencia: Indica a los usuarios que han introducido un dato no válido.
pero les permite introducirlos.

a. NOMBRE DEL LIC : CARLOS ORDOÑEZ

 Información: Para informar a los usuarios que ha introducido datos no

válidos, pero les permite escribirlos.

En el apartado Título deberás introducir la información que deberá aparecer en

la barra de título del mensaje de error.

En Mensaje de error debes introducir la información que ayudará al usuario a

solucionar el problema que tiene a la hora de introducir los datos.

El mensaje configurado se mostraría así:

Puedes prevenir y orientar al usuario de tus hojas de cálculo para que no
cometa errores al introducir datos en una celda con validación de datos. Para
ello puedes utilizar la opción Mensaje de entrada.

Para configurarlo debes acceder a la solapa de igual nombre que te señalo en

la siguiente imagen:

Accederás a las opciones de configuración del mensaje de entrada:

Al igual que con el mensaje de error, en el mensaje de entrada tienes un check
box para seleccionar si deseas mostrar este mensaje o no. Por defecto, viene
marcado.

De forma similar al mensaje de error, aquí tendrás que configurar el

campo Título para indicar el contenido de la barra de título del mensaje de
entrada y en contenido del mismo los dispones en Mensaje de entrada.

Cuando lo tengas configurado y pongas el foco sobre la celda con validación

observarás que aparece sobreimpresionado el mensaje de entrada que
introdujiste. En nuestro ejemplo podría ser así:

5.2 Validando contra referencias

En el ejemplo que te he mostrado valido el contenido de la celda para números
enteros mayor o igual que 0. En este caso el valor es introducido manualmente.

En lugar de introducir un valor numérico con límite de las validaciones puedes

utilizar referencias a otras celdas cuyos datos funcionarán como valores límites
de tu validación.

En este ejemplo utilizo referencias a las celdas A1 y A2 para establecer los

límites de la validación.
Lo más interesante de utilizar referencias en las validaciones es que no te
encuentras limitado a unos valores fijos que, si deseas modificar, deberás
cambiar nuevamente en el cuadro de diálogo de validaciones.

Ahora, los límites de la validación se modifican cambiando el contenido de los

datos de las celdas referenciadas. En este caso A1 y A2.

De igual forma, puedes utilizar nombres definidos como valores para

establecer límites en validaciones. Si no sabes cómo definir nombres te
recomiendo este artículo en el que aprenderás como asignar nombres a celdas
y rangos de celdas. Definir nombres en Excel.

Tanto si utilizas referencias, como si usas nombres, para referenciar las celdas
donde se encuentran los límites de tus validaciones, no olvides el signo "="
delante de la referencia o el nombre de celda o rango, cuando lo introduzcas en
el cuadro de diálogo de validación.

5.3 Validando fechas y horas

En el caso de querer validar fechas y horas, la mecánica es idéntica a la
utilizada en datos numéricos (enteros y decimales)

La diferencia estriba sólo en el tipo de dato que estás validando. Te

asegurarás que el usuario introduzca una fecha o una hora correcta tanto
en el tipo de dato como en el valor del mismo si le impones alguna
validación específica.
Voy a aprovechar este apartado para demostrarte que también puedes utilizar
funciones para establecer los valores que van a especificar tu validación.

EJEMPLO

Imagina que quieres obligar a un usuario a introducir una fecha entre el

comienzo del año actual y la fecha de hoy, de forma que el usuario no pueda
introducir ninguna fecha anterior al 1 de enero, ni posterior al día actual.

En la imagen anterior puedes observar como he configurado la validación de la

celda C5. En esta celda sólo se podrá introducir una fecha válida entre "inicio" y
HOY().

"inicio" es un nombre definido para la celda A1. De esta forma,

cambiando su contenido estarás modificando el límite inferior del rango
de fechas permitidas. Ahora mismo situada en 1/1/2016.

HOY() es una función de Excel que devuelve la fecha actual del

sistema. Si no tienes ningún problema con la fecha del sistema
debería ser la de hoy mismo. Así, si intentas introducir una fecha
posterior a hoy pues obtendrás el pertinente mensaje de error.

5.4 Validación de longitud del texto

En algunas ocasiones te puedes ver en la necesidad de limitar la cantidad de
caracteres que un usuario puede introducir en una celda que va a contener
texto.
Para solucionarlo tienes la opción de validación de longitud de texto.

Las condiciones de limitación son idénticas a las vistas hasta ahora con datos
numéricos, fechas y horas, por lo que no tendrás mayor problema para
configurarlo. La única diferencia estriba en que ahora limitarás el número de
caracteres.

Puede ser muy útil cuando necesitas tener cuidado con las longitudes de los
textos en las celdas que posteriormente van a ser exportadas a una base de
datos donde los campos tienen limitaciones de tamaño.

5.5 Validación de lista

La validación de datos por medio de una lista permite un ahorro significativo de
tiempo a la hora de introducir los datos en las celdas validadas. Para ello,
puedes programar la celda para que muestre una lista desplegable que el
usuario puede activar para seleccionar el valor adecuado.

Esto, además del evidente ahorro de tiempo que significa para el usuario que
rellena la celda, a ti como propietario de la hoja de cálculo te asegura que el
dato escrito se haga de una forma concreta. Esto es vital a la hora de
realizar otras actividades con tu hoja de cálculo como puede ser las
búsquedas. Yo siempre utilizo validaciones de lista en aquellas celdas que voy
a utilizar como argumento "Valor buscado" en la función BUSCARV.

Puedes revisar el artículo que escribí hace algunas semanas sobre BUSCARV
y la sincronización de datos en tus hojas de cálculo con Internet.

Cuando seleccionas lista en el cuadro de diálogo validación de datos el cuadro

te mostrará las siguientes opciones, tal y como puedes observar en esta
imagen:
El check box que indica celda con lista desplegable, te permitirá crear el
desplegable en la celda mostrándote los datos que introduzcas en Origen.

EJEMPLO

Imagina que quieres ayudar a un usuario a introducir los nombres de los

agentes comerciales de su empresa, de forma que no tenga que introducirlos,
sino seleccionarlos del desplegable. La configuración de la celda con la
validación tipo lista quedaría tal que así:

Como puedes observar he introducido toda la lista en el campo Origen y he

separado cada nombre del siguiente con un punto y coma.
NOTA: Es conveniente que cuando ofrezcas listas con nombres, éstas se
encuentren ordenadas alfabéticamente para facilitar al usuario la localización
del nombre que está buscando. Tanto más importante, cuanto más grande es
la lista de validación.

El resultado en la celda de la hoja de cálculo se parecerá bastante al de la

siguiente imagen.

Como puedes ver en la imagen anterior, ayudas al usuario en la introducción

de datos pues tan solo tiene que seleccionar un elemento de la lista.
Además, te aseguras que ese nombre esté bien escrito, tal y como ha sido
introducido en el campo origen de la lista. Ahora puedes utilizar los contenidos
de todas estas celdas con seguridad en los argumentos de cualquier
función. No habrá sorpresas con espacios o nombres incorrectamente
introducidos por el usuario.

El usuario también podrá introducir datos en la celda pero obtendrá el

mensaje de error de validación en aquellas ocasiones en las que no introduzca
alguno de los elementos de la lista tal y como se escribieron en Origen.
Distingue entre mayúsculas y minúsculas así que tendrás que escribirlo
exactamente igual.

Puedes colocar los datos de tu lista en cualquier rango de celdas de tu libro de

Excel y asignarle un nombre. Para ver como definir nombres a rangos de
celdas en Excel pulsa aquí.
En la siguiente imagen puedes observar una validación con lista desplegable
a un rango definido con el nombre Estado_civil y que contiene las opciones
Casado/a, Separado/a, Soltero/a, Viudo/a. Como puedes ver el nombre del
rango se coloca en el Origen tras el símbolo igual.

Por supuesto, siempre puedes utilizar rangos o celdas como datos de

validación a establecer en el campo Origen utilizando para ello las referencias
a esas celdas. No olvides asegurarte que quedan introducidas como
referencias absolutas para evitar que se desplacen si copias o rellenas estas
celdas validadas a otra parte.

Si colocas el rango con los datos en otra hoja, debes acordarte de introducir la
referencia completa incluyendo el nombre de la hoja también. Para evitar esto,
yo suelo definir nombres con alcance de libro o globales como me gusta
llamarlos. Así, los puedo utilizar en cualquier hoja de mi libro.

5.6 Validación personalizada

Te puedes encontrar en situaciones en las que no puedas validar los datos con
ninguna de las opciones que te he explicado hasta ahora. Para solucionarlo
Excel te da la opción de utilizar validaciones personalizadas.

Para introducir una validación de datos personalizada, debes seleccionar esta

opción en el cuadro Permitir, tal y como te muestro en la siguiente imagen:
Como puedes observar, el desplegable para elegir el tipo de datos queda
inhabilitado. Sólo podrás utilizar la caja correspondiente a Fórmula. Es este
sitio deberás introducir la fórmula que validará los datos que se introducirán en
la celda

EJEMPLO

En este ejemplo vamos a controlar los valores de una celda para que cumplan
que sean números pares y mayores o igual a 10. La configuración de la celda
con la validación Personalizada quedaría tal que así:

Voy a explicar un poco la fórmula por si tuvieras algún problema para

comprenderla:

La función Y devuelve un VERDADERO siempre que todos sus argumentos

sean verdaderos y FALSO en el caso de que cualquiera de ellos no se cumpla.
En el ejemplo tienes dos argumentos:

[Link](B5): En este caso, la función devuelve verdadero si el dato introducido

en la celda B5 es par y falso si no lo es. La celda B5 es la propia celda en la
que estamos haciendo la validación. Así se verifica el dato introducido en la
celda validada.

B5>=10: Esta comparación permitir verificar si el dato introducido en la celda

B5 es mayor o igual a 10 devolviendo verdadero si se cumple y falso si no lo
hace.
Al tener estos dos argumentos en la función Y, pues sólo permitirá escribir
datos que sean pares y mayores o iguales a 10. En caso de que no se cumpla
alguno de los dos argumentos te aparecerá el mensaje de error pertinente.

Localizar celdas con validación de datos

Existe una forma rápida para marcar todas las celdas que tienen algún tipo de
validación de datos.

Esta funcionalidad es muy útil cuando tienes una hoja de cálculo que nos has
creado tú y desconoce su funcionamiento. Así, puedes descubrir todas las
celdas de la hoja que tienen algún tipo de validación programada.

para ello debes hacer los siguiente:

En la solapa Inicio desplegar Buscar y seleccionar en el grupo de

herramientas Modificar.

Seleccionar la opción Ir a...

Dentro del cuadro de diálogo pulsar sobre el botón Especial.

Marcar la opción Celdas con validación de datos y pulsar Aceptar.

Observarás como se sombrean todas las celdas que tengan alguna validación
en la hoja de cálculo.

Aplicar validación de datos a celdas con datos ya

escritos
Te preguntarás que ocurre si estableces validación a una celda que contiene
un valor no permitido por la propia validación. Y si no te lo preguntabas
pues yo te lo cuento.

Pues no pasará nada. El dato no válido permanecerá en la celda y no se

mostrará ningún tipo de mensaje.

Para localizar todas las celdas en la que suceda este hecho con el objetivo
de cambiar esos datos erróneos debes utilizar la opción Rodear con un círculo
datos no válidos del desplegable Validación de datos del grupo de
Herramientas de datos en la solapa datos.
Un vez seleccionada esta opción, todas aquellas celdas con datos no válidos para sus
validaciones de datos aparecerán rodeados con un círculo rojo como se muestra en
la siguiente imagen:

En cuanto modifiques el dato no válido, que cumpla con los criterios de

validación establecidos para esa celda, el círculo rojo desaparecerá por sí solo.

Si finalmente no vas a cambiar los datos no válidos y quieres ocultar los

círculos rojos debes escoger la última opción del desplegable indicado Borrar
círculos de validación.

Eliminar una validación de datos

Es muy posible que en un momento determinado tengas las necesidad
de quitar la validación de una celda.

Para ello debes seleccionar la celda y abrir el cuadro de diálogo de validación

de datos.

La validación de datos desaparecerá en el momento que pulses sobre el

botón Borrar todos.
 Lo que ocurrirá es que el cuadro de diálogo de validación de datos volverá a su
estado general cuando no hay validaciones y mostrará en Permitir la
opción Cualquier valor.

Esquema de datos en Excel:

Cómo agrupar y hacer esquemas en Excel

2 métodos:Esquema Automático
Manualmente agrupa la información
Excel tiene unas funciones muy buenas para aquellos que saben dónde
encontrarlas. Entre los más fáciles de usar se encuentran el agrupar y hacer
esquemas, lo cual te permite hacer que grandes informaciones de información
se pueda minimizar para que hojas de cálculo complejas sean más fáciles de
navegar. Para agrupar información tanto en versiones viejas o nuevas de
Excel, sigue estos pasos.
 La función =SI( )

Definición y sintaxis
La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si
se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la
condición no se cumple, da como resultado FALSO. Obseva la sintaxis:

=SI(Condición;Verdadero;Falso)

Esta es la forma más simple de representar esta función, porque la misma se puede
complicar que no veas. De momento vamos a proponer un ejemplo:

Observa la hoja de la
derecha. Se trata del último
ejemplo de la lección
anterior. Observa que hemos
añadido nuevas celdas y
hemos modificado algunas.
Ahora se trata de colocar una
función =SI( ) en la
celda E15(celda rosa del
descuento).

Ejemplo Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga
un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula
se colocará en la celda E15 y será la siguiente:

=SI(A17="Contado";E14*10%;0;)

Esta fórmula mirará si en la casilla A17 (celda amarilla) existe la

palabra Contado. En tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento),
en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda E15, es decir,
no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:

En el siguiente ejemplo vamos a ver una variación de la función =SI

 En el ejemplo anterior vimos que la función =SI debía cumplir una condición,
que era la de controlar si en una celda determinada había un texto. Pero, ¿qué
pasaría si se tuviesen que cumplir más de una condición? Supongamos que la
función =SI debe tener en cuenta dos condiciones. Estas dos condiciones podrían
ser:

Que la función =SI hiciese algo sólo si se tuvieran que cumplir las dos
Que la función =SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos

Controlaremos una u otra forma con dos operadores lógicos: el Y y el O

La sintaxis de la orden sería la siguiente

=SI(Y(Condición1:Condición2............ Caso en el que se deban cumplir todas las

condiciones

=SI(O(Condición1:Condición2............ Caso que se deba cumplir sólo una

En el siguiente ejemplo hemos diseñado una hoja de control de flujo de caja en un

hipotético caso en el que debamos controlar entradas y salidas además del saldo.

En las columnas C y D
introduciremos las
cantidades según sea un
gasto (extracción) o un
ingreso (depósito). Sería
muy fácil colocar en la
celda E5 (saldo) la
siguiente fórmula:
=E4+C5-D4, que
calcularía el saldo
anterior, más la cantidad
de la celda del depósito,
menos la cantidad de la
celda de la extracción. El
problema viene cuando
copiamos la fórmula
varias celdas hacia abajo.
A partir de la celda del
último saldo, siempre nos
mostraría el saldo
anterior, hubiésemos o
no, introducido
cantidades en las celdas
de depósito o extracción.
Observa el resultado que se obtendría:
 Evidentemente, no queda
muy estético a la vista.
En la ilustración superior
utilizamos la función =SI,
la cual ha de controlar
que se
cumplan dos condiciones:
que introduzcamos una
cantidad en la celda del
depósito o de la
extracción. Sólo en uno
de los dos casos se
ejecutará la función. De
esa forma, si todavía no
hemos introducido nada
en las celdas de la
izuqierda, la función no
se ejecutará. Observa a
continuación las partes de
la fórmula:
=SI(O La letra O controla que se cumpla una de las dos condiciones
(C5>0: Primera condición: que en C5 haya algo mayor de cero, es decir, un
número positivo
D5>0) Separada por dos puntos, la segunda condición controla lo mismo: que
en D5 haya algún número.
;E4+C5-D5 caso de cumplirse una de las dos condiciones, se ejecutará esta
fórmula.
;"") caso de no cumplirse ninguna condición, no saldrá nada. Las dos comillas
quieren decir carácter nulo.

Trabajos citados

 [Link]
 [Link]
 [Link]