LA COMUNICACIÓN
OBJETIVOS: capacitar al estudiante para dar algunos conceptos sobre los diferentes aspectos de la
comunicación y su importancia en las relaciones humanas.
Describir los factores que influyen en la efectividad de la comunicación empresarial.
Capacitar al estudiante para que identifique las características y requerimientos básicos en la comunicación
escrita.
1. IMPORTANCIA:
La comunicación es un proceso mediante el cual las personas comparten significados y se relacionan unas con otras
por medio de mensajes simbólicos, que pueden ser palabras, letras, gestos, sonidos y números.
Todos nos comunicamos en más de un nivel al mismo tiempo. Por ejemplo, en las palabras hay un mensaje; en el
tono de la voz, los gestos y la postura física, otro. Recibimos el mensaje de las palabras y también los sentimientos
de calor humano o de hostilidad y de agresión.
Toda conducta, todo lo que uno hace, es motivada. Casi nada hacemos por accidente. Podemos no estar
conscientes de nuestras motivaciones, pero siempre están presentes; por lo tanto, si hacemos algo, y aun sin hacer
nada, nos estamos comunicando.
Usualmente oímos lo que queremos oír, de acuerdo con nuestros propios prejuicios, esperanzas y deseos. Es por
esto por lo que se hace muchas veces tan difícil entendernos con los demás.
La comunicación efectiva es importante en el proceso de planeación, organización, control de las tareas
empresariales y en las relaciones humanas.
2. ELEMENTOS:
En el proceso de comunicación intervienen los siguientes elementos:
EL HABLANTE O EMISOR: Es la persona que inicia la comunicación. El emisor debe ser perspicaz para elaborar el
mensaje que quiere trasmitir; por lo tanto debe poseer algunas cualidades como:
Respetar la opinión de todas las personas que intervengan en el diálogo.
Demostrar seguridad.
Despertar el interés del oyente.
Argumentar convincentemente.
EL OYENTE O RECEPTOR: Es la persona cuyos sentidos captan el mensaje. Si éste no llega a ningún receptor no
hay comunicación.
Para realizar una buena comunicación, como oyentes, debemos:
No interrumpir a la persona que habla.
Fijar la atención en el emisor en el emisor.
Crear sus propios argumentos simultáneamente con la persona que habla para conseguir una concepción completa
del mensaje e ir coordinando éste para dar una retroalimentación.
LA CODIFICACION: el remitente codifica la información que desea trasmitir traduciéndola a una serie de símbolos o
gestos. Esta operación es necesaria porque la información sólo se puede enviar de una persona a otra por medio de
representaciones simbólicas que tienen el mismo sentido tanto para el receptor como para el emisor.
EL MENSAJE: Es la forma material con que el emisor codifica la información. El mensaje es el conjunto de datos,
cláusulas y demás elementos que están en el pensamiento humano y que se trasfieren mediante la concepción de
ideas, argumentos y formas.
EL CANAL: Es el modo de trasmisión para que la comunicación resulte efectiva y eficiente; el canal debe ser
apropiado para el mensaje. Al elegir el canal hay que tener en cuenta el receptor.
EL TIEMPO: Momento oportuno en el que se realiza la comunicación. Siempre es prudente modernizarse y estar
acorde con la época en que se está trasmitiendo un mensaje. El tiempo son las circunstancias ambientales y
temporales que rodean al emisor en un momento dado.
EL ESPACIO: Lugar específico en donde se realiza la comunicación.
3. CLASES:
SEGÚN LA ACCIÓN: según la acción que ejecuta el sujeto al comunicarse con las demás personas, la comunicación
puede ser:
Activa o de emisión: Es la empleada por una persona para que sus pensamientos sean captados por los demás.
Pasiva o de captación: Es la utilizada por una persona para captar los pensamientos que los demás emiten.
SEGÚN LA FORMA: puede ser:
ORAL: La realizada por medio de la voz y lo oídos. Es importante sacar algunos beneficios de la comunicación oral,
tales como:
Despertar la admiración y el interés sincero de las otras personas.
Dar satisfacción a nuestros interlocutores en cuanto se vean atendidos correctamente.
Dejar una buena impresión.
En la comunicación de tipo formal, se contempla la práctica de las relaciones humanas, cualquiera que sea el puesto
que ocupemos. Ella nos permitirá:
Enriquecer la experiencia sobre la tipología humana, conociendo los diferentes caracteres.
Poner en práctica la comunicación pasiva, especialmente en el autocontrol de las emociones.
Ejecutar la comunicación oral con amabilidad, tono de voz adecuado, y mostrar atención en el interlocutor.
DE EXPRESION: la comunicación no es solo verbal. Ocurre también la comunicación sin palabras. Muchas veces la
parte más importante y persuasiva de la comunicación no es verbal: la forma de hablar, los gestos, las expresiones
faciales, la postura. Una mirada furtiva al reloj durante una entrevista, son señales que pueden decir más sobre
nuestros sentimientos que las palabras.
ESCRITA: Se realiza por medio de la escritura y se capta por la lectura. Como en la comunicación oral, la escrita
tiene requisitos y necesidades propias de su índole.
RECUERDE: la comunicación escrita debe sujetarse a mayores condiciones que la oral. Un escrito es nuestra
representación.
LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA BUENA COMUNICACIÓN
Según James A.F. Stoner los diez mandamientos de la comunicación son:
1. Aclare sus ideas antes de comunicarlas. Cuanto más sistemáticamente analicemos el problema o idea que se va a comunicar,
tanto más se aclarará. Al planear la comunicación se debe tener también en cuenta las metas y actitudes de los que van a recibir
de los que van a ser afectados por ella.
2. Examine el verdadero propósito de la comunicación. Antes de comunicarse, pregúntese qué es lo que realmente pretende con
su mensaje: ¿obtener información?, ¿iniciar acción?, ¿cambiar la actitud de otra persona? Identifique su meta más importante y
luego adapte su lenguaje, tono y enfoque para servir a ese objetivo.
3. Tome en consideración todo el ambiente físico y humano. El significado y la intención se trasmiten por algo más que las solas
palabras. Considere, por ejemplo, su sentido de oportunidad: esto es, las circunstancias en las cuales hace un anuncio o se
comunica una decisión; el escenario físico, si se hace en privado o en público; el clima social en que se desarrollan las relaciones
de trabajo dentro de la compañía o de un departamento, y que fija el tono de las comunicaciones; la costumbre y prácticas
anteriores-el grado en que su comunicación se conforma con las expectativas de la audiencia o se desvía de ellas…
4. Consulte con otros al planear las comunicaciones. Estas consultas suelen aumentar la perspicacia y objetividad del mensaje.
Además, lo que le han ayudado a planear su comunicación le prestarán apoyo activo.
5. Al comunicarse, tenga en cuenta lo que el mensaje puede sugerir, además de su contenido básico. El tono de la voz, la
expresión, su receptibilidad aparente a los demás –todas estas cosas tienen enorme impacto sobre aquellos a quienes usted
quiere llegar. Con frecuencia se pasan por alto estas sutilezas que, sin embargo, afectan la reacción del oyente aun más que el
contenido mismo del mensaje.
6. Aproveche la oportunidad, cuando se presente, de trasmitir algo útil o valioso para el receptor. La consideración de los intereses
de la otra persona y de sus necesidades – el hábito de tratar de ver las cosas desde su punto de vista- indicará oportunidades de
trasmitir algo de beneficio inmediato o de valor a largo plazo para ella.
7. Haga el seguimiento de su comunicación. Esto se puede realizar haciendo preguntas, pidiendo al receptor que exprese sus
reacciones, por contactos de seguimiento, por una revisión subsiguiente del desempeño. Asegúrese de que toda comunicación
importante tiene una retroalimentación de manera que se obtenga comprensión completa y acción apropiada.
8. Comunique para mañana, lo mismo que para hoy. Aun cuando la comunicación tenga por principal objeto satisfacer las
demandas de una situación inmediata, debe planearse teniendo en cuenta el pasado para que aparezca consecuente al receptor;
pero lo más importante es que debe ser consecuente con los intereses y metas a largo plazo. Por ejemplo, no es fácil comunicarse
francamente sobre cuestiones como el deficiente desempeño o las fallas de un subalterno leal, pero aplazar estas desagradables
comunicaciones las hace más difíciles a la larga y no es justo para con los subalternos ni para con la compañía.
9. Asegúrese de que sus actos apoyen su comunicación. En un último análisis, la comunicación más persuasiva no es lo que uno
dice sino lo que hace. Para todo gerente esto significa que buenas prácticas de supervisión-tales como una clara asignación de
responsabilidad y autoridad, recompensas equitativas por el esfuerzo, firme observancia de la política- sirven mejor para
comunicar, que todas las dotes de oratoria.
10. Busque no sólo ser comprendido sino comprender-ser buen oyente. Cuando empezamos a hablar, a menudo dejamos de
escuchar, en el sentido amplio de permanecer sintonizados con las reacciones y actitudes de la otra persona, no expresadas con
palabras. Escuchar exige que nos concentremos no sólo en el significado explicito que expresa la otra persona, sino también en
los significados implícitos, en las palabras no pronunciadas, en las implicaciones que pueden ser mucho más significativas.
