CEDID CIUDAD BOLÍVAR
GUIA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN
SEMANA 1y3
ASIGNATURA
Organización De Eventos
/COMPETENCIA TÉCNICA
DOCENTE Juan Carlos Acosta
GRADO 1102 JT - JM
Evento; Concepto, clasificación, agentes que intervienen en un evento y
TÓPICO GENERATIVO
etapas del evento.
¿Por qué realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el
HILO CONDUCCIÓN
tipo de evento?
DURACIÓN DE LA GUÍA 4 horas
El estudiante identificará el concepto de evento, su clasificación, etapas y
META DE COMPRENSIÓN
agentes e importancia de la planificación y organización en la empresa.
2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
EVENTOS
1. ¿Qué entiende usted por un evento?
2. ¿Qué eventos empresariales conoce usted?
3. ¿Ha organizado algún evento en su institución educativa? ¿Cuál?
4. ¿Ha asistido usted a algún evento promocional?
La Organización De Eventos como herramienta de comunicación organizacional ha experimentado un
importante desarrollo en los últimos años. La saturación de algunos medios y la pérdida de eficacia de las
formas tradicionales de publicidad, han llevado a las empresas a buscar nuevas formas para relacionarse con
su público. Por esta razón los eventos han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación
empresarial, que consigue impactos directos y efectivos con su público objetivo.
La Organización De Eventos es una herramienta de comunicación de marketing capaz de aportar valor a las
marcas a partir de la relación experiencial con el cliente. El desarrollo de esta guía permitirá al aprendiz,
comprender los conocimientos para la aplicación de los procedimientos, enfocados a la planeación, ejecución,
control y evaluación de eventos, así como las normas de gestión de la calidad vigente para el desarrollo de los
mismos.
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Concepto Evento: La implementación de las T.R.D. es importante para el manejo y control de la
información, ya que se relaciona su periodo de retención y sirve de apoyo para racionalizar los procesos.
Esto se realiza en campos como son:
1. Viene de eventualidad, actividad especial que se realiza fuera de la rutina regular para celebrar un
acontecimiento, Un evento requiere concertación, Planeación, Organización, Ejecución, Control Y
Evaluación.
2. Son una Herramienta De Comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos,
sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir
nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.
En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o
potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la
oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de
fidelización frente a la competencia del mercado actual.
Clases De Eventos: Existen muchas maneras de clasificar los eventos por su gran tamaño (micro, media,
mega eventos) que pueden realizar en espacios cerrados, espacios libres, en el campo, en la ciudad entre otros
y según la temática o área de competencia. Se clasifican en: Empresariales, laborales, culturales, religiosos,
deportivos, científicos.
1. Eventos Laborales. Son aquellos eventos relacionados con el ambiente laboral y de trabajo.
REUNIÓN Es una reunión periódica de carácter obligatorio para todos los funcionarios de una institución,
CORPORATIVA donde se plantea todo el quehacer de la empresa para una puesta en común.
Reunión para establecer políticas, estrategias, compromisos y entrenamiento a los trabajadores
DE VENTAS
con respecto a los productos y servicios que ofrece la organización.
Evento que permite cualificar el talento humano para mejorar su desarrollo laboral, social y
DE CAPACITACIÓN
personal en pro de la empresa.
Reunión de socios accionistas de una empresa con el ánimo de definir políticas de inversión
DE ACCIONISTAS
que le garanticen la rentabilidad de su capital.
PRESENTACIÓN DE Exposición con objetivo de formular un proyecto, cuya metodología es el análisis, estudio de
PRODUCTOS factibilidades, objetivos, metas, estrategias y recursos necesarios para el desarrollo de este.
Exposición oral en público, que consiste en disertar durante cierto tiempo sobre un tema
CONFERENCISTAS específico con un objetivo y forma definida, previamente preparado, con el propósito de
ilustrar suficientemente a un determinado auditorio.
Es un estímulo o premio a los empleados de una organización por el cumplimiento de metas
VIAJES DE PREMIOS
propuestas por un período determinado.
REUNIÓN DE Reunión de juntas directivas quienes reciben información de gerencia y dirección de la
JUNTAS empresa para que con base en esta se tomen decisiones sobre políticas, administración y
DIRECTIVAS operación de la institución que representan.
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2. Eventos Empresariales. Entre las reuniones asociativas tenemos:
Convocatoria a una población homogénea para determinar intereses comunes donde se
CONVENCIONES plantean tesis y argumentos propios de su gremio, se toman decisiones y se establecen
estrategias frente al fenómeno objeto del evento
Intercambio de experiencias y opiniones entre un grupo de personas muy calificadas en
determinada especialidad, o entre miembros de diversos grupos y de instituciones del mismo
CONGRESOS
ramo, capaces de analizar un problema común basados en los datos informativos que todos
ellos aportan.
Participación grupal para intercambiar ideas sobre un tema de interés general, cuya finalidad
es: permitir la libre expresión de ideas, fomentar el interés hacia el tema, estimular la reflexión
FOROS
y la crítica, desarrollar el compañerismo, llegar a conclusiones y acuerdos, analizar ideas y
puntos de vista.
Reunión grupal en la que intervienen de 3 a 6 expertos expositores quienes disertan e
SIMPOSIOS intercambian opiniones por 15 o 20 minutos sobre diversos aspectos de un mismo tema para
llegar a una conclusión.
En el panel varios expertos se reúnen a dialogar sobre su especialidad y desde su particular
PANELES
punto de vista; cada uno es experto en una parte del tema general.
Dinámica en la que grupos de 5 a 15 personas planifican reuniones de trabajo para investigar
un tema desde fuentes originales en forma exhaustiva. Se reúnen por varios días entre 2 y 4
SEMINARIOS
horas diarias, concluyendo cada día con un resumen de trabajo a fin de contribuir con
proyectos, recomendaciones y sugerencias.
Se trata de un grupo, por lo general de 3 a 6 expertos, que intervienen ante un auditorio. Sin
embargo, los expertos no son simples expositores sino personas que entablan entre ellos una
MESA REDONDA
discusión informal, parecida a una conversación agitada con posiciones divergentes sobre el
tema.
Convocatoria a un personaje por parte de los medios de comunicación masiva (Radio, Prensa
y TV.) con el propósito de formularle una serie de preguntas de interés general sobre temas
RUEDA DE PRENSA
específicos. Hay un moderador que organiza las intervenciones de los periodistas en forma
ordenada e imparcial.
Conferencia o plática entre dos o más personas para intercambiar opiniones y experiencias
COLOQUIOS
sobre problemas comunes, con el fin de contribuir a la solución de estos.
Reunión numerosa de personas convocadas para algún fin y dirigida por un coordinador o
ASAMBLEAS
presidente, quien orientará y estimulará la participación de los asambleístas.
3. Deportivos y Culturales. Son los eventos que congregan a deportistas activos y aficionados en
campeonatos, torneos y competencias. Los eventos culturales más comunes son las exposiciones,
presentaciones culturales, ferias y espectáculos.
4. Eventos Sociales. Es uno de los eventos más usuales que congrega a familias, amigos y empresas en
celebraciones como los matrimonios, primeras comuniones, bautizos, grados, despedidas, recibimientos,
nombramientos, quince años, fiestas infantiles. San Silvestre y Navidad son otros de los muchos motivos de
celebración.
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Agentes Que Intervienen En Un Evento.
1. Organizadores. Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de
la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud de este, se constituyen comités para alcanzar el
éxito deseado.
2. Conferencistas. Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.
3. Participantes o Conferencistas. Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los
esfuerzos.
Etapas De Evento.
1. Pre evento. En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del
evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que
respalden la estrategia de comunicación de éste.
a. Determinar los objetivos y definir el tipo de evento.
b. Nombrar el comité organizador.
c. Determinar el número y tipos de invitados.
d. Seleccionar la fecha de la actividad.
e. Seleccionar el lugar del evento.
f. Elaborar el cronograma de actividades.
g. Estimar los recursos materiales y técnicos.
h. Elaborar el presupuesto.
i. Promoción del evento.
j. Diseño de impresos y material de información.
k. Capacitación de personal.
l. Contrato de materiales, equipos y servicios.
2. Evento. Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta
fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de
su realización. Debemos revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo con lo planeado en su
calendario. Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con veinticuatro (24) horas de
anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
3. Ejecución Del Evento. Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
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a. Supervisar.
b. Coordinar.
c. Conocer.
4. Post – Evento. En esta etapa se deben tomar en cuenta dos (2) puntos importantes: Las actividades de
seguimiento, la aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.
a. ¿Qué pasó?
b. ¿Cómo pasó?
c. ¿Se cumplieron los objetivos?
3. APROPIACIÓN CONCEPTUAL
Actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entre
otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo
le ponga a una de estas. A esto se le llama: ____________________
4. PRODUCTO FINAL
Retome los aspectos abordados anteriormente en la lectura y realice las siguientes tareas:
1. Teniendo en cuenta la planificación del siguiente evento, clasifique en cada cuadro la logística correcta al
cual pertenece el evento de acuerdo a las siguientes actividades: Animador, Apartar Otro Lugar,
Decoración Del Lugar, Listas De Juegos, Definir El Lugar Para Evento, Fecha Y Hora Del Evento,
Contratación De Otro Sitio, Banda Musical, Hora Local, Plato Fuerte, Tortas, Postres, Frutas, Muebles
(Sillas, Mesas, Mesón), Definir Lista De Invitados, Hacer Lista De Invitados, Cristalería (Copa, Vasos),
Platería (Platos, Bandejas), Alcohólicas, No Alcohólicas, Cubertería, Blancos (Manteles Y Servilletas),
Equipo De Cocina, Diseñar Lista De Invitado, Enviar Lista De Invitados.
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PLANTA FÍSICA ALQUILER DE
INVITADOS PARA EL EQUIPO DE ALIMENTOS BEBIDAS ENTRETENIMIENTO
EVENTO OPERACIÓN
2. ¿A qué etapa corresponde el anterior evento? Justifique su respuesta
________________________________________
3. Seleccione la respuesta correcta:
1. Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los
diferentes ambientes:
a. Protocolo.
b. Etiqueta.
c. Ceremonial.
2. Acto solemne que se lleva a cabo según el conjunto de normas y reglas establecidas.
a. Protocolo.
b. Etiqueta.
c. Ceremonial.
3. Es todo espectáculo de carácter deportivo o práctica de un deporte reconocido por un estado
(País), que se realice en un escenario deportivo y que cuente con la presencia de público, sin
importar el carácter o no lucrativo
a. Organización Deportiva.
b. Evento Deportivo.
c. Barra Deportiva.
d. Encuentro Deportivo.
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4. Es la persona o entidad que lo convoca, organiza, financia y, por tanto, debe asumir los beneficios
en visibilidad, notoriedad, relaciones públicas, imagen y reputación que el evento genera. Es el
responsable de que sus invitados puedan encontrarse en un ámbito relacional inmejorable, y
ejerce las relaciones públicas organizacionales definiendo previamente los objetivos que se deben
conseguir por medio del evento.
a. Anfitrión.
b. Presidente.
c. Homenajeado.
5. Es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas,
convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
a. Organizar Eventos.
b. Relaciones Públicas.
c. Administración de Eventos
6. Presente mapa conceptual de cada uno de los tipos o clases de evento. Use palabras de enlace.
7. Mediante recortes de revistas o periódicos, identifique las diferentes clases de eventos que se
desprenden de cada uno de ellos, elabore un collage identificando cada uno de ellos.
8. Enunciar las etapas para la realización de un Evento.
9. Teniendo en cuenta las etapas del evento, realizar un mapa conceptual informativo (sin conexiones)
donde identifiques los aspectos que se determinan para cada una de ella
10. Elabore la planeación de un evento social, escoja uno. Use como referencia un diagrama de Gantt. Ver
ejemplo de cómo hacer un diagrama de Gannt
