FORMULACIÓN Y DISEÑO DE PROYECTOS

Carolina Magallanes
Emily Guevara
Paul Huayanay
Omar Roldán Fajardo
 Nombre del Proyecto Patrocinador del Proyecto
Implementación de ERP para el proceso de facturación
Emily Guevara – CFO (VIJOGAS S.A.C.)
electrónica
Definición del Proyecto:
Objetivo General
 El proyecto consiste en la “Eficiencia en la entrega de documentos de venta electrónicos” en el Grifo VIJOGAS S.A.C y lo
implementara la consultora CSTI S.A.C. en la oficina central de VIJOGAS S.A.C.

Objetivos Secundarios
 Crear documento digital en formato XML. Definir el protocolo de envió que permita la comunicación entre el sistema de
facturación de la organización y la SUNAT mediante el lenguaje etiquetado XML. Una vez se logre la comunicación satisfactoria
y se expida el número consecutivo valido por SUNAT este será anexado a la factura y asiento contable respectivo.
 Cumplir con las regulaciones de ley en los tiempos estipulados. Integrar el proceso de facturación actual de la organización
con la fecha estipulada por SUNAT para la salida en vivo de los nuevos contribuyentes electrónicos que será el 01/08/2021.
 Minimizar el gasto de papelería. Reducir el número de documentos contables que se realizan físicamente, considerándolo en
un 70% debido al envió electrónico de los documentos comerciales.
 Oportunidad de manejo de firmas digitales para acuerdos comerciales con clientes importantes.
 Establecer los parámetros tributarios necesarios para después de terminado el proyecto iniciar con los libros contables
electrónicos PLE SUNAT.
 Dejar preparada a la compañía para transformación digital incluyendo procesos como Ecommerce, ChatBot, RPA
(Automatización robótica de procesos), B2B (business to business), B2C (Business-to-consumer)

Los responsables del proyecto serán los siguientes:

 Gerente de Sistemas, Gerente de Contabilidad, Jefe de Operaciones – Comité Ejecutivo
 Ingeniero Carlos Ramírez – Jefe de Proyectos - CSTI
 Ingeniero Lucrecia De la Cruz – Consultor SAP SD - CSTI
 Ingeniero Gerald Zamudio – Consultor SAP FI – CSTI
 Técnico Marcio Rubio – Consultor ABAP – CSTI
 Técnico Betza Huacache – Consultor Java - CSTI
 Ingeniero Omar Roldán – Jefe de proyectos de TI – VIJOGAS
 Asesor Comercial – Pedro Garay – VIJOGAS
 Analista Basis – Enrique Lopez – VIJOGAS
 Analista de TI – Carlos Rodriguez
Definición del Producto del Proyecto:
 El proyecto trata de la compra de un ERP, la mejora del Hardware y mejora de los procesos empresariales.
 Se implementará las antenas en las estaciones de servicio, para una mejor conectividad de la red.
 Se instalarán 3 impresoras que, permitan mejorar su funcionalidad.
 Se alquilarán 10 laptop y 20 PCs.
 Se contratará un servicio de internet de 500 Mb.

Exclusiones Conocidas
 Inscripción de la empresa como contribuyente electrónico (contador)
 Compra del certificado digital (logística)
 Homologación con casos prácticos de SUNAT (área de contabilidad/Comercial)
 La extracción de la información hacia los web services de CSTI serán responsabilidad de Vijogas.
 No se entregará manuales funcionales impresos; se hará de forma digital.
 No se entregará manuales técnicos impresos, se hará de forma digital.
 No se entregará manuales de usuario impresos, se hará de forma digital.
 Garantizar casos de prueba en el ambiente de calidad.
 Asignar usuarios y sus respectivos roles y permisos al ERP SAP para los consultores externos.
 Una vez aprobada la fase de análisis no se debe cambiar las definiciones iniciales.
 Otorgar la infraestructura adecuada para el normal desenvolvimiento del proyecto.
 Definir el cronograma de pruebas con anticipación con los usuarios involucrados y respetar rigurosamente los tiempos.

Definición de Requerimientos de los interesados del Proyecto:

STAKEHOLDERS REQUERIMIENTOS DEL INTERESADO
Gerente General
Que mejore el orden y la performance de los procesos de la organización.
Jhony Morales
Gerente Comercial Que el proyecto sea terminado exitosamente para satisfacer a los clientes en tiempo y forma en
Juan Carlos Gonzales los procesos comerciales.
Asesor Comercial
Tener información en línea para la negociación con los clientes.
Pedro Garay
Gerente de Contabilidad
Cumplir con los requerimientos tributarios en tiempo y forma.
Nilton Díaz
Gerente de Sistemas
Dejar la compañía preparada para el proceso de transformación digital.
Francisco Cespedes
Asistente Contable
Controlar de manera sencilla y eficiente la documentación de la facturación.
Eduardo Tejada
Jefe de Operaciones
Mejorar los tiempos de despacho y facturación.
Lorenzo Enciso
Asistente de operaciones
Controlar de manera eficiente los despachos y facturación.
Roxana Inga
Jefe de Créditos y Cobranza Mejorar ratio de cobranza en un 50% en el primer año de puesta en marcha de proyecto y el
Rosa Amaya otro 50% en el segundo año.
Asistente de Créditos y Cobranza
Controlar de manera eficiente los abonos y estado de cuenta de los clientes.
Jimmy Hernández

Finalidad Del Proyecto:

En Perú, el uso de la factura electrónica comenzó en el año 2010 cuando la Superintendencia de Nacional de Administración Tributaria
(SUNAT) emitió la Resolución de LEY No. 188-2010/SUNAT, que estableció el Sistema de emisión Electrónica de Facturas (SEE).

Desde esa fecha ha ido emitiendo nuevas resoluciones donde iba comunicando a los contribuyentes a pasar al proceso electrónico y
hasta la fecha siguen sumándose a este nuevo proceso con la mira de que todos los contribuyentes del Perú sean electrónicos.

En estos 10 años habido cambios importantes en este proceso, se pasó de solo facturación electrónica (factura, boleta, notas de crédito,
notas de débito) a emitir percepciones, retenciones, recibos y guías electrónicas, también hubo ajustes en la versión del XML 2.0 a el
XML 2.1 el cual permite estandarizar la codificación con muchos países del mundo. Otra mejora que se realizo fue la homologación del
código CUBSO (Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras) y del pase de proveedores de servicio electrónico (PSE) a lo que
actualmente se tiene con los operadores de servicio electrónico (OSE)

De esta forma SUNAT garantiza la información para una recaudación más exacta y permite aprovechar los sistemas de integración
permitiendo una administración correcta y transparente en ambas direcciones entre cliente y organización.
Designación del Project Manager del Proyecto:
NOMBRE Omar Francisco Roldán Fajardo
REPORTA A Gerente de Sistemas – Francisco Cespedes

Cronograma de Hitos del Proyecto

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Relevamiento inicial – Kick Off - 02/01/2021
Fin fase configuraciones en SAP 31/01/2021
Fin fase configuración y pruebas de conectividad web services 15/02/2021
Fin fase de extracción y envío de tramas a web services 28/02/2021
Fin de fase pruebas unitarias 15/03/2021
Fin fase de pruebas funcionales 30/03/2021
Inicio salida en Producción 01/04/2021
Fin marcha blanca y cierre del proyecto 30/04/2021

Supuestos del Proyecto:

INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
 Tener los usuarios con sus roles y permisos creados para los consultores.  Servidores de calidad y productivo de SUNAT estén
 Asignación de puestos de trabajo para los consultores. operativos.
 Permiso de ingreso a las oficinas para los consultores.  Aceptación del registro como contribuyente
 Separación de sala de reuniones para el proyecto. electrónico.
 Creación de usuarios para la red de la empresa a los consultores  Conectividad de internet estable al 100%
 Acceso a internet para los consultores.  Disponibilidad de los consultores en todas las etapas
 Disponibilidad de los involucrados en el proyecto. del proyecto.
 Listado de los contactos de los consultores y usuarios involucrados.  Cumplimiento de las responsabilidades de la
 Conocimiento del proceso comercial y tributario por parte de los usuarios consultora seleccionada.
involucrados.
 Compra del certificado digital.
 Registrar a la compañía como contribuyente electrónico en Sunat.
 Cumplimiento con los acuerdos financieros con la consultora.
 Equipos de hardware implementados en tiempo y forma.

Restricciones del Proyecto:

INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
 Horario restringido para pases a ambiente de calidad (1pm a 3pm)  Fecha limite impuesta por SUNAT para la salida en vivo
 Horario restringido para pases a ambiente productivo, de lunes a con el proyecto de facturación electrónica es el
jueves de 8am a 4pm 01/08/2020
 Trabajar fuera de horario de oficina (a partir de las 6:00pm y sábados  Servidores de calidad y producción de Sunat inoperativos.
y domingos).  Demora de la empresa en entregar el certificado digital.
 Vacaciones programadas para usuarios claves del proyecto.  Demora en la aceptación del registro como contribuyente
 Demora en la gestión de compra del certificado digital. electrónico.
 No tener los usuarios de red y sap para los consultores.  Incumplimiento de las responsabilidades de la consultora
 No tener los puestos de trabajo asignados a los consultores. seleccionada.
 No tener la sala de reuniones separada en el tiempo de duración del  Falta de disponibilidad de los consultores asignados al
proyecto. proyecto.
 No haber registrado a la compañía como contribuyente electrónico.
 No haber cumplido con los acuerdos financieros con la consultora.
 Demora en la gestión de compra e implementación de los equipos de
hardware.
Principales Amenazas del Proyecto (Riesgos negativos)
 Inestabilidad política.
 Renuncia de alguno de los Jefes de Proyectos.
 Huelga en la entidad tributaria (SUNAT)
 Problemas económicos de la compañía que no le permita asumir la responsabilidad con la consultora.
 Renuncia del usuario clave de la compañía.
 Servidores en mal estado.
 Equipos de hardware comprados no son los adecuados.
 Licencias compradas no son las adecuadas.
 Desconocimiento del proceso tributario comercial por parte de los usuarios claves.
 Ampliación de la fecha de salida en vivo impuesta por SUNAT, esto genera desmotivación en el personal involucrado.

Principales Oportunidades del Proyecto (Riesgos positivos)

 Experiencia comprobada de la consultora seleccionada.
 Variedad de oferta para el proyecto en análisis.
 Variedad de información para consulta de proyectos similares.
 Facilidad de cambio de consultora si se diera el caso.
 Mejora en los procesos trasversales al proyecto, como por ejemplo realizar estados de cuentas electrónicos para los clientes.

Presupuesto Preliminar del Proyecto:

CONCEPTO MONTO ($)
1. Comprar ERP 220,000
2. Alquiler de Hardware 105,600
3. Aumentar ancho de banda 4,800
4. Contratar un mejor servicio 4,800

TOTAL LÍNEA BASE 335,200

5. RESERVA DE CONTINGENCIA 50,280
6. RESERVA DE GESTIÓN 16,760
TOTAL PRESUPUESTO 402,240