Política Empresarial

3.2 Análisis Situacional

3.2.1 Análisis interno
3.2.2 Análisis externo

3.2 Análisis Situacional

El análisis situacional es el estudio del medio en que se desenvuelve la empresa
en un determinado momento, tomando en cuenta los factores internos y externos
mismos que influyen en cómo se proyecta la empresa en su entorno.
La importancia del análisis situacional se establece en los siguientes aspectos:
 Punto de partida de la planificación estratégica, es decir define los procesos
futuros de las empresas.
 Reúne información sobre el ambiente externo e interno de la organización
para su análisis, y posterior pronosticación del efecto de tendencias en la
industria o ambiente empresarial.
 Conforma un cuadro de la situación actual de la empresa u organización,
permitiendo obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello
tomar decisiones para controlar las debilidades, enfrentar las amenazas y
aprovechar las oportunidades utilizando las fortalezas de la compañía.
 Establece la relación que existe entre la empresa con sus clientes,
proveedores, intermediarios y la competencia.
Partes del análisis situacional
El desarrollo del análisis situacional comprende las siguientes partes o escenarios
de acción de la empresa.
 Macro ambiente o entorno general.
 Microambiente o entorno específico.
 Ambiente interno o empresa
El macro entorno o macro ambiente
Por un lado, el estudio del macro entorno toma en cuenta todos los elementos
generales externos que pueden afectar el desempeño de la empresa, pero en los
cuáles la empresa no puede ejercer ningún control.
Así que, el análisis externo proporciona los datos que nos ayudarán a encontrar
las oportunidades y las amenazas que enfrenta una empresa. Los aspectos
externos que se toman en cuenta son:
 Económicos: Estos aspectos tienen relación con el nivel de ingresos y la
capacidad adquisitiva de las personas, lo que podría incidir positiva o
negativamente el funcionamiento de la empresa. Ofrece datos sobre
la economía y el mercado en general, pero sobre todo de la situación competitiva
del negocio.
 Demográficos: Incluye todas las variables relacionadas con variaciones en
la población, lo que afecta en un crecimiento o disminución del mercado.
 Legales y políticos: Se refiere a la parte de leyes y normas vigentes en el
país donde la empresa opera, por ello, la empresa las tiene que seguir, lo que
favorece o perjudica su desempeño.
 Tecnológicos: Las innovaciones tecnológicas ayudarán a la empresa, si
tiene la capacidad adquisitiva necesaria para poderlas incorporar, de lo contrario la
puede llevar al retraso o a la obsolescencia.
 Sociales y culturales: Los aspectos socioculturales son muy importantes,
porque incluyen valores, creencias y costumbres que influyen de forma positiva o
negativa sobre el funcionamiento de la organización empresarial.
 Medioambientales: El medioambiente envuelve todo tipo de variables
desde el clima, la geografía y cualquier desastre natural que incide en el
funcionamiento de la empresa.

El micro entorno o microambiente

Por otro lado, este análisis tiene que ver con la situación interna de la empresa,
estos aspectos pueden ser controlados y manejados por la empresa. En efecto,
los resultados de este análisis permiten que la empresa pueda determinar cuáles
son sus fortalezas y debilidades. Los factores más importantes que es necesario
analizar son:

 Consumidores: Son las personas o empresas que compran los productos

que se ofrecen en el mercado para su consumo final o para usarlos en su proceso
de producción.
 Intermediarios o distribuidores: Los intermediarios son los que compran
los productos. Posteriormente, los vuelven a vender en el mercado. Es decir, se
encargan de su proceso de comercialización.
 Proveedores: Son todas las empresas que suministran los insumos o las
materias primas para que se pueda efectuar el proceso de producción.
 Competidores: Son todas las empresas que participan dentro del mismo
mercado ofreciendo los mismos productos o productos sustitutivos.
 3.2.1 Análisis interno

El análisis externo supone determinar los factores estratégicos del entorno, a fin
de detectar las posibles amenazas y oportunidades para la empresa. Así serán
factores significativos de estudio los competidores actuales, su cuota de mercado,
los posibles competidores futuros, el desarrollo tecnológico, los sistemas de
información y comunicación, productos sustitutivos, etc.
El análisis interno (también conocido como evaluación interna o auditoría interna)
es un análisis en donde se identifican y evalúan los diferentes factores o
elementos que puedan existir dentro de una empresa.
Realizar un análisis interno le permite a una empresa conocer los recursos y
capacidades con los que cuenta, e identificar sus fortalezas y debilidades; y así
establecer objetivos en base a los recursos y capacidades, y formular estrategias
que le permitan potenciar o aprovechar las fortalezas, y reducir o superar las
debilidades.
Las empresas suelen realizar un análisis interno junto con un análisis externo al
momento de realizar su planeación estratégica, o cuando necesitan realizar una
investigación interna que les permita encontrar la solución a un problema.
Sin embargo, debido a la alta competencia que existe hoy en día, para que una
empresa se mantenga competitiva es necesario que realice esta tarea
constantemente.
¿Cómo hacer un
análisis interno?
1. Determinar información a recolectar
En primer lugar se determina la información que se va a recolectar sobre los
diferentes factores o elementos que puedan existir dentro de la empresa, y que
puedan dar una idea de los recursos y capacidades con los que cuenta, así como
de sus fortalezas y debilidades.
Veamos a continuación algunos ejemplos de estos factores o elementos:
 en el área administrativa: objetivos, estrategias, políticas, cultura, valores,
estructura, planeación, organización, dirección, control, etc.
 en el área de marketing: ventas, público objetivo, producto, precio,
distribución, promoción, publicidad, servicio al cliente, lealtad del cliente,
etc.
 en el área de contabilidad y finanzas: liquidez, financiamiento, rentabilidad,
capital de trabajo, activos, pasivos, patrimonio, flujo de efectivo, etc.
 en el área de recursos humanos: contratación, capacitación, remuneración,
incentivos, relaciones laborales, liderazgo, motivación, desempeño, etc.
 en el área de producción: disposición de planta, adquisición de insumos,
control de existencias, subcontratación, eficiencia de la producción,
tecnología, etc.
2. Determinar fuentes de información
Una vez que se ha determinado la información que se va a recolectar, se procede
a determinar las fuentes de donde se va a obtener dicha información.
Algunas fuentes de información comúnmente utilizadas para realizar un análisis
interno son:
 estados financieros (estado de resultados, balance general, flujo de caja,
etc.).
 resultados de auditorías o investigaciones realizadas previamente.
 publicaciones internas.
 informes o reportes.
 trabajadores de la empresa.
3. Recolección de información
Una vez que se han determinado las fuentes de información a las que se acudirá,
se procede a recolectar la información.
Por ejemplo, se procede a revisar los estados financieros, a elaborar y analizar
ratios financieros, a leer los informes o reportes, a entrevistar a los trabajadores,
etc.
Para la recolección de la información lo recomendable es hacer participar a los
gerentes y a los principales empleados de la empresa con el fin de poder recabar
la mayor cantidad de información posible, pero también con el fin de que estos
puedan entender mejor el funcionamiento de sus áreas y la relación que existe
entre estas y las demás, y generar compromiso en ellos (al hacerlos participar en
el proceso del análisis interno).
4. Evaluación de información
Una vez que se ha recolectado la información requerida, se procede a evaluarla
con el fin de conocer los recursos y las reales capacidades de la empresa, así
como identificar sus principales fortalezas y debilidades.
Las fortalezas le permiten a la empresa tener un alto nivel de competitividad,
mientras que las debilidades dificultan el logro de sus objetivos.
Algunos ejemplos de fortalezas y debilidades que se podrían identificar al evaluar
la información recolectada son:
En el área administrativa:
Fortalezas:
 objetivos claros y mensurables.
 adecuada estructura organizacional.
 buen sistema de comunicación.
Debilidades:
 falta de planificación.
 descripción de funciones poco clara.
 falta de medidas de control adecuadas.
En el área de marketing:
Fortalezas:
 imagen positiva ante los consumidores.
 buena atención al cliente.
 estrategias de promoción y publicidad efectivas.
Debilidades:
  falta de investigaciones de mercado.
 canales de distribución deficientes.
 incapacidad para innovar.
En el área de contabilidad y finanzas:
Fortalezas:
 suficiente capital de trabajo.
 buen nivel de endeudamiento.
 gerentes de finanzas capacitados y con experiencia.
Debilidades:
 falta de liquidez.
 poco acceso a fuentes de financiamiento.
 rentabilidad por debajo del promedio del sector.
En el área de recursos humanos:
Fortalezas:
 prioridad al trabajo en equipo.
 bajo nivel de ausentismo.
 trabajadores identificados con la empresa.
Debilidades:
 falta de liderazgo.
 trabajadores poco capacitados.
 trabajadores poco motivados.
En el área de producción:
Fortalezas:
 materia prima de buena calidad.
 proveedores competentes.
 buen control de inventarios.
Debilidades:
 máquinas y equipos obsoletos.
  instalaciones mal ubicadas.
 dificultades para incrementar la capacidad productiva.
Para un mejor establecimiento de objetivos y una mejor formulación de
estrategias, lo recomendable es hacer una lista en orden de importancia con las
principales fortalezas y debilidades detectadas, ubicando la fortaleza y/o debilidad
más importante en la parte superior de la lista.
En este punto también es recomendable hacer participar a otros miembros de la
empresa con el fin de poder conocer mejor los recursos y capacidades de la
empresa, e identificar mejor sus fortalezas y debilidades; pero también con el fin
de que estos puedan conocer mejor los recursos, capacidades, fortalezas y
debilidades de sus áreas, y generar compromiso en ellos.

3.2.2 Análisis externo

El análisis interno trata de identificar la estrategia actual y la posición de la
empresa frente a la competencia. Deben evaluarse los recursos y habilidades de
la empresa, con una especial atención a la detección y a la eliminación de los
puntos débiles y potenciación de los puntos fuertes, así como la capacidad de
resistencia de la propia empresa, es decir, la fortaleza de la misma en el caso de
que la formulación estratégica falle.
El análisis externo es aquel que ayuda a una empresa a identificar y evaluar todos
los factores externos como acontecimientos, situaciones y tendencias que afectan
a su desempeño, y que no puede controlar.
En realidad, las empresas realizan este tipo de análisis para descubrir
sus oportunidades y amenazas. De manera que pueda minimizar el impacto de las
amenazas que enfrenta y aprovechar al máximo las oportunidades que se le
presenten.
De hecho, el análisis externo se debe realizar antes que la empresa realice
su planificación estratégica. Puesto que de esa forma puede formular sus objetivos
y estrategias mejor enfocadas. Porque estarán basados en la información y los
datos encontrados.
Variables más importantes que se deben conocer
Las variables más importantes que pueden afectar el funcionamiento y el
desempeño de la empresa son:
1. Variables económicas
Sobre todo, las variables económicas se refieren a todos los indicadores
macroeconómicos del país donde opera la empresa. Como el producto interno
bruto (PIB), la tasa de inflación, el ingreso per cápita, la tasa de desempleo y la
balanza comercial.
Sin duda, estos indicadores son muy importantes porque de ellos dependerá
su costo de producción, el nivel de demanda, el nivel de ventas y, por supuesto,
las utilidades de la empresa.
2. Variables legales y políticas
Así mismo, las variables legales y políticas son todas las leyes, normas y
regulaciones que aplica el gobierno y que limitan la forma de acción de la
empresa.
En consecuencia, estas variables son muy importantes porque todas las
actividades de la empresa se encuentran reguladas y controladas por estas
disposiciones del Gobierno. En algunas ocasiones pueden beneficiar o perjudicar
el funcionamiento de la empresa.
Por lo tanto, estas podrían ser permisos y licencias para operar, regulaciones y
compensaciones para empleados, regulaciones para la publicidad y el marketing,
uso y privacidad de los datos; y por supuesto los impuestos.
3. Variables tecnológicas
Estas variables se relacionan con la utilización de tecnología y el avance que se
produce en esa área. Lo que determina el tipo de maquinaria, equipos y procesos
que utiliza la empresa. Lo que influye directamente en su desempeño.
Específicamente en su proceso productivo, su sistema de comunicación, la
obtención y el manejo de información, el uso del comercio electrónico y los nuevos
sistemas de distribución.
4. Variables demográficas, sociales y ambientales
Del mismo modo, las variables demográficas, sociales y ambientales, bien
aprovechadas pueden convertirse en fuentes de oportunidad para cualquier
empresa. Porque determinan los hábitos de consumo, cómo y en qué proporción
compran las personas.
Como consecuencia, algunas de las importantes son la tasa de natalidad, la
estructura de edades, la concentración de la población, los estilos de vida, los
valores, las creencias, las costumbres entre algunas que se pueden mencionar.
 5. Variables que afectan directamente a la empresa
Se refiere a variables específicas que afectan el desempeño de la empresa como:
 Clientes.
 Proveedores.
 La competencia.
 Productos sustitutos

Fases del análisis externo de la empresa

Entre los pasos más importante para poder realizar el análisis externo de una
empresa tenemos:

 Determinar las
variables más importantes
del entorno.
 Buscar fuentes de
información.
 Recolectar la
información.
 Analizar y evaluar la
información.
 Tomar decisiones y
planificar estrategias.

A manera de conclusión,
podemos indicar que el
análisis externo de una
empresa se realiza con el fin
de poder identificar las oportunidades y las amenazas que enfrenta. Para ello se
busca información en el entorno externo donde opera la empresa que incluye una
serie de acontecimientos y situaciones que se encuentran fuera de su control, pero
que le puede afectar positiva o negativamente su funcionamiento y desempeño.