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CONCEPTOS BÁSICOS DE ARCHIVO
BRENDA MELISA CARDOSO PACHECO
Orientador
ANA MILENA FRANCO
CENTRO INCA LTDA.
COMERCIO EXTERIOR
TÉCNICAS COMERCIALES
CÓDIGO: 858
BARRANQUILLA
2009
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TABLA DE CONTENIDO
Pagina
INTRODUCCIÓN 4
OBJETIVO GENERAL 5
OBJETIVO ESPECIFICO 5
MARCO TEÓRICO 6
CONCLUSIÓN 20
BIBLIOGRAFÍA 21
INTRODUCCIÓN
Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material,
producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u
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organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados
por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos
a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
Un archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel
orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
OBJETIVOS GENERAL
Promover y Mantener el archivo como la parte integral de la empresa formado por
documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por
personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad para cubrir necesidades
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administrativas para después convertirse en fuentes de información, investigación
y difusión, ordenados según fueron creados..
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Organizar la documentación administrativa adecuadamente.
Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o
destrucción.
Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos
instrumentos necesarios.
Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos
MARCO TEÓRICO
ARCHIVO
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El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local
donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como
consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una
palabra polisémica que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos
por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo.
ARCHIVO CENTRAL
Se caracteriza porque la información que conserva es consultada
permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar
hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando
aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también
CORRIENTE, VIGENTE o de GESTIÓN. En este archivo se conserva el 100% de
la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al
archivo semiactivos.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO
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Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la empresa se haya
reunida en una sola oficina. Esta organización necesariamente supone también
una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL
Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su
historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el
índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil
para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el
10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo
semiactivo o directamente del activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos
depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la
ORGANIZACIÓN que la empresa opte (elija) para el manejo de la información
que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA
CON CONTROL CENTRAL
ARCHIVO ACTIVO SEMI-ACTIVO E HISTÓRICO
Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya
cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún
siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de
información que conserva es de más o menos un 60%. Su fuente es el archivo
activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta
información para decidir su conservación permanente o eliminación
MÉTODOS DE ARCHIVO
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Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus
consiguientes ventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:
SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa,
persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal
ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo
de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir
problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a
este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa
persona quien escriba las normas adaptadas.
SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas
o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para
después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de
cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en
un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las
carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se
puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y
las fichas pueden utilizarse para otros fines.
SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico,
por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es
un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un
departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no
siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se
necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y
ciudades.
SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de
acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los
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archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una
actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible
olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de
diversos asuntos.
SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALES: Consiste en ordenar las carpetas según el
último par de dígitos en lugar del estricto orden numérico. Los números se
archivan en grupo de dígitos (385.77.12; 568.18.99). Todas las carpetas que
terminan en los mismos dos dígitos (12 ), se archivan juntas detrás de una guía
principal. Luego las carpetas se subdividen de acuerdo con el segundo grupo de
dígitos y éstas se archivarán juntas. Finalmente, las carpetas se ordenarán
numéricamente según los dígitos al principio del número. La ventaja de este
sistema, es que resulta más fácil recordar dos dígitos que un número largo.
SISTEMA DECIMAL: Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los
cuales se le asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede
dividirse en otros 10, cada uno con un número de dos cifras, la primera es la que
indica el grupo primario y la segunda varía del 0 al 9. Cada una de las divisiones
secundarias, puede dividirse en 10 grupos terciarios que se representan por
números de tres cifras, y así sucesivamente.
SISTEMA ALFANUMÉRICO: Es una combinación de las clasificaciones alfabética
y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es
2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente:
1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los
números se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia.
ARCHIVADORES: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el
método que elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la
compañía en la que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la
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cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por
último, el método de clasificación utilizado. Los principales sistemas de archivo
que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral,
Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de Información Computerizado.
MUEBLES, ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA ARCHIVO
LOS ELEMENTOS UTILIZADOS EN EL ARCHIVO:
Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:
CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre
directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con
departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de
suspensión).
GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con
una pestaña que sirve para separar.
PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son una partes salientes que
llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay
pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se
pueden utilizar pestañas postizas.
GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la
palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan
hacer las anotaciones pendientes.
INDICADORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos.
También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas
en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio
sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un
color para cada asunto.
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COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las
fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores
sencillos o compresores para cajones metálicos.
PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se
utilizarán las pinzas para separar los documentos.
FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o
menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser
VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).
MUEBLES Y EQUIPOS PARA ARCHIVO
Este es un archivador móvil, que se encarga de recoger por cada modulo y/o
oficina los documentos que deben ser enviados o archivados.
Un archivador fijo es donde se archivan mas que todo los documentos que son
activos o que se utilizan mucho, al estar en la misma oficina ayuda que la
información este a la mano.
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Ya que vemos el archivo central de la empresa, donde se encuentra toda la
información vital de la misma, este esta constituido por A-Z como se ilustra en la
imagen.
Este son las carpetas más utilizadas A-Z por que son de una pasta dura que
garantiza que los documentos se conserven mas efectivamente y además por su
tamaño permiten agrupar mas información en menor espacio.
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Existen gran variedad de muebles con grandes funciones para acceder a la
información más rápidamente, en la foto vemos que varia en tamaño y forma
ajustándose a las necesidades especificas de cada empresa.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Es el esfuerzo que se emprenda por parte de la empresa para darle a los
documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores:
prevención y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas
institucionales encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir
mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en
ellos.
Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la
permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su
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estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para
transmitir la información que consigna.
Preservación es:
Por tanto, la preservación involucra a todas aquellas acciones preventivas que
contribuyan al buen estado del acervo documental. Quiero esto decir, que la
preservación se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o
mecanismos que propician su alteración o deterioro, cuya mayoría son de carácter
extrínseco, o sea que se ciernen en el medio que rodea al documento. En
consecuencia, la preservación busca eliminar el daño ocasionable, no el
ocasionado.
Algunos criterios de preservación que debemos tomar en cuenta son los
siguientes:
1. Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y
durabilidad de los documentos. Para ello, es necesario conocer:
a) la composición física y química de los documentos almacenados en las área de
depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteración;
b) las causas potenciales de su deterioro.
Restauración es:
Este concepto centra su atención en todas aquellas tareas que tienen por fin,
intervenir directamente el documento con el objeto de devolverle su integridad
física, aunque no precisamente original. En vista de que la intervención se lleva a
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cabo sobre el soporte del documento, la persona responsable de hacer el trabajo
debe tener el cuidado de respetar tanto su valor físico como el valor funcional
(intelectual). Por ende, el tratamiento que se le dé al documento (paso que en el
mejor de los casos debe evitarse) entraña cuidados especiales para no alterar su
composición estructural y la información consignada en él. Es, por tanto, un
compromiso ético e histórico.
RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
Sello de Radicación
Fecha___________ Hora_________
Serie documental_____________________
Destinatario__________________________
TRANSLADO A
Dependencia Atendido
___________ _____________
Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento(a registrarlo
en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos
básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas
condiciones mínimas de asignación de un número único de radicación para su
identificación dentro del sistema.
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NORMAS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
PLANILLA DE CONTROL
Datos que se deben registrar en la planilla de control de salida y entrada de
correspondencia
No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le
asignamos nosotros.
Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.
Datos de la persona o entidad remitente
Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.
Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por
ejemplo invitación a evento deportivo.
Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación.
Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.
Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla
debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.
Datos del destinatario
Dependencia: se registra el número de la dependencia a que va dirigida la
documentación.
Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va
dirigida la documentación.
Tiempo de respuesta:
No radicación de respuesta
No radicado:
Fecha:
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EMPRESA DE CORREO
SERVICIO DE CORREO
El Centro de Administración Documental coordina el envío del correo externo a
través de empresas como:
• SERVIENTREGA (urbano , nacional, Internacional)
• ENVIGADO EXPRESS
• ADPOSTAL
• FEDEX
• DHL
• SUS MENSAJES
• DEPRISA
CORREO URBANO
Para este servicio contamos con las siguientes empresas:
• ENVIGADO EXPRESS
• SERVIENTREGA
• EXPRESO SUS MENSAJES
• DEPRISA
• ADPOSTAL
Si se requiere enviar un correo urgente recomendamos las empresas
SERVIENTREGA y ENVIGADO EXPRES. Recordemos además, que los
mensajeros internos de la Institución se encargan de realizar las diligencias que
requieren especial cuidado por su contenido o por el trámite que ellas generan
(cheques, cobros, contratos, propuestas)
CORREO NACIONAL
El correo nacional se hace a través de las empresas SERVIENTREGA, DEPRISA
y ADPOSTAL.
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CORREO INTERNACIONAL
Para este tipo de correo, contamos con las siguientes empresas:
• FEDEX
• SERVIENTREGA INTERNACIONAL
• DHL
Fedex sin ser la más económica es una de las empresas que recomendamos ya
que cuenta con una excelente infraestructura, tiene una buena atención, es
responsable y oportuna en la entrega.
CORREO MASIVO (urbano – nacional)
Se denomina así al correo cuya cantidad de sobres supera los 60 envíos (Sobres,
invitaciones, plegables, tarjetas, revistas, etc.)
SERVICIO DE MENSAJERA
CÓDIGO POSTAL
Definición de Código Postal
El código postal de Colombia, es el nuevo servicio gratuito que ofrece 4-72 La Red
Postal de Colombia, que le permite al usuario del servicio de correo en el país,
contar con una identidad postal ante nuestra nación y el mundo.
El código postal consta de 6 dígitos, que identifican siempre una posición
geográfica, una de encaminamiento y finalmente la que nos ubica dentro del área
postal.
El código postal es de uso nacional e internacional pero en ningún caso reemplaza
la dirección ni de destino ni de origen.
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La estructura que tiene el código postal para nuestro país es:
Los dos primeros dígitos representan a los Departamentos Nacionales, utilizando
la codificación vigente del DANE, debiéndose rellenar con un cero a la izquierda
los menores de diez
La tercera y cuarta posición define las Zonas Postales de Encaminamiento para
facilitar la clasificación a través del Código Postal, siguiendo las siguientes
convenciones:
00- Queda reservado para la Capital del Departamento.
01 - 89 – Permiten dividir cada departamento hasta en ochenta y nueve Zonas de
Encaminamiento Postal
90-99 – Indicará que la correspondencia va dirigida a casillas de apartados
situadas en las Oficinas Postales de cada Departamento.
Las dos últimas posiciones del Código Postal Nacional permiten asignar cien
Distritos Postales a cada uno de las diez Zonas Postales creadas en cada
Departamento. Es decir podremos asignar hasta mil distritos distintos en cada
Departamento, total de treinta y tres mil a nivel nacional.
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CONCLUSIÓN
Podemos concluir que el Archivo es la parte fundamental de toda empresa por que
en el reposan todos los documentos de cualquier naturaleza y en cualquier
soporte producidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad
para cubrir necesidades administrativas para después convertirse en fuentes de
información, investigación y difusión, ordenados según fueron creados.
conocer las diferentes formas de archivar nos permiten tener una mejor
organización de nuestros documentos en los cuales son los que reposan la
información mas importante de la empresa.
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BIBLIOGRAFIA
1.- Estructura de Datos en Pascal, Autor Aarón M. Tenenbaum, Moshe J.
Augentein. Primera edición.
2.- Diseño y Administración de Base de Datos Gary W. Hansen, James V. Hansen,
Segunda Edición.
3.- Guía de Estructura y Procesamiento de Datos Profesor David López, Segundo
semestre U.N.I.R. (Maracaibo).
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5.- http://www2.ing.puc.cl/iic1102/materia/cap10.htm
6. ttp://www.uady.mx/sitios/matemati/enlinea/admin_arch/materiales/material1.html
7.- http://coqui.lce.org/cadiaz/CEDU5120V/Contenido/ArchExt.htm
8.- http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/pascal/u8_8_8.html
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