Gestión de
compras
29-11-2020
Gestión logística y comercial
Jhonatan Joel Sausiri Ramos
TEMA 2 GESTION DE COMPRAS
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Contenido
1. Gestión de logística..............................................................................................................2
1.1. Tipos de compras..........................................................................................................2
1.2. Fases del proceso de compra y tendencias actuales......................................................2
1.3. Desarrollo de las especificaciones................................................................................2
1.4. Fuentes de aprovisionamiento......................................................................................3
1.5. Seguimiento y control de la compra.............................................................................4
2. Cálculo del coste unitario de adquisición.............................................................................4
2.1. Tipos de descuentos......................................................................................................5
3. Calidad en la gestión de compras.........................................................................................5
3.1. Modelo de calidad en la gestión de compras................................................................5
3.2. Indicadores de calidad en la gestión de compras..........................................................6
GESTIÓN DE COMPRAS | Gestión logística y comercial
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1. Gestión de logística
Uno de los elementos fundamentales de la función de aprovisionamiento es la
compra, que consiste en buscar las fuentes de suministro idóneas y adquirir los
productos y materiales necesarios para desarrollar la actividad empresarial de
forma eficiente. Para conseguir esa eficiencia en la compra es preciso desarrollar
un proceso lógico, el proceso de compra.
1.1. Tipos de compras
Tipos de compras
Según el destino del Consumo o B2C: compra que se hace para satisfacer necesidades
bien objeto de personales o familiares
compra Industrial o B2B: es la compra de mercancías y materiales que
realizan la industrias para poder fabricar, las empresas de servicios
para poder desarrollar su actividad o la empresa comerciales para
poder revender.
Institucional o B2A: compra realizada por las Administraciones e
instituciones públicas, cuyo objeto es aprovisionarse de los bienes y
servicios precisos para el desarrollo de sus funciones
Según las Cíclicas: compras rutinarias y regulares.
necesidades de Inmediatas: atienden necesidades urgentes.
aprovisionamiento Estacionales: compras de productos de temporada.
Especiales: inversiones en bienes de equipo.
De oportunidad: se realizan para obtener rentabilidad con la propia
compra.
podemos ver las clasificaciones más utilizadas:
1.2. Fases del proceso de compra y tendencias actuales
Actualmente, la gestión de compras se basa en dos puntos clave: la relación con
los proveedores y la coordinación entre los departamentos que van a usar los
productos con el departamento de compras.
2. Desarrollo
1. Análisis de 3. Fuentes de 5.
de las 4. Ejecución
las aprovisionami Seguimiento y
especificacion de la compra
necesidades ento control
es
1.3. Desarrollo de las especificaciones
La requisición de compras, también llamada boletín de compras, es el documento
con el que se solicita al departamento de compras la adquisición de materias
primas, materiales auxiliares, productos o servicios, según sea el caso.
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1. Departamento que precisa
la compra y firma la
requisición
2. Número de requisición que
debe poner el departamento
de compras cuando la recibe
3. Fecha de emisión de la
requisición
4. Fecha en la que se
utilizará el producto
5. Nombre comercial del
producto necesario
6. Descripción técnica del
producto
7. Cantidad de producto
8. Especiaciones técnicas
para la operación de compra
9. Firma de quien analizó la
necesidad
10. Firma del encargado de
ejecutar
la compra
1.4. Fuentes de aprovisionamiento
El departamento de compras, a la vista de las requisiciones recibidas de otros departamentos,
debe localizar las fuentes de aprovisionamiento adecuadas para establecer los contratos de
compra y aprovisionamiento con los proveedores.
Criterios económicos Precio
Descuentos
Forma de pago
Portes y seguros
Recargo por aplazamiento en el pago
Criterios técnicos Plazo de entrega
Calidad (entrega de muestras)
Instalación y montaje
Embalajes especiales
Formación de los usuarios
Criterios sobre el servicio Garantía
posventa Devolución de excedentes
Mantenimiento
Asistencia técnica
Revisión de precios
Criterios de la Localización geográfica
empresa proveedora Ética empresarial
Solvencia
Prestigio
Capacidad de prestación de servicio
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1.5. Seguimiento y control de la compra
El proceso de compra no finaliza con el lanzamiento del pedido, sino con el pago de la factura
generada en la operación. Entre la emisión de la nota de pedido y la recepción y el pago de la
factura es preciso desarrollar un seguimiento del proceso que verifique que todo se ha
desarrollado de acuerdo a lo previsto. Este proceso se desarrolla de acuerdo al siguiente
esquema:
Proceso de seguimiento y control de la compra
El pedido se puede lanzar utilizando: correo, teléfono,
Internet, fax o EDI (intercambio electrónico de datos) para la
transmisión de documentos; en este caso se trata de pedidos por
1. medios electrónicos, denominados orders.
Seguimiento Una vez lanzado el pedido, es necesario verificar que
del pedido ha llegado a su destino en el tiempo previsto y que el
proveedor acepta las condiciones definitivas establecidas en el
documento. Si no se produce la aceptación habrá que ponerse
en contacto con el proveedor.
Cuando la mercancía llega a la empresa, es preciso
2. descargarla y verificar que se corresponde con lo solicitado (se
Recepción contrasta la realidad con la información contenida en el
de la albarán), verificar la documentación y depositar la mercancía
mercancía en el almacén. Finalmente deben introducirse los datos en los
registros correspondientes.
Una vez realizadas la recepción de la mercancía y la
comprobación de que todo es correcto, el departamento
3. Orden de de compras emite una orden de pago al departamento
pago financiero para que pague la factura. Con esta orden de
pago se adjunta una copia de la orden de pedido y otra de la
orden de entrega.
Para finalizar el proceso es conveniente analizar su
desarrollo con el fin de determinar aquellas incidencias
4. Control
que hayan podido hacerlo ineficiente. Dichas incidencias se han
de
podido producir respecto a los plazos de entrega, el estado de
incidencias
los embalajes, las diferencias entre la cantidad pedida y
recibida, etc.
Se analiza y valora el resultado de la compra en función
de la satisfacción de las necesidades de la empresa y del
cumplimiento de los acuerdos por parte de los proveedores. Los
5. Análisis resultados de este análisis pueden ser dos: cumplimiento de las
de condiciones, por lo que se tendrá en cuenta al proveedor para
resultados compras futuras; o incumplimiento, que puede dar lugar a
reclamaciones o anulaciones. Para la evaluación de la calidad
se usan KPI, que se verán en los próximos epígrafes.
2. Cálculo del coste unitario de adquisición.
El coste unitario de adquisición en una operación de compra se calcula según el siguiente
esquema:
Precio de adquisición = Precio de compra − Descuentos + Gastos ocasionados en la compra
(envases, embalajes, portes, seguros, aranceles, etc.).
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2.1. Tipos de descuentos
En la siguiente tabla se pueden ver los distintos tipos de descuentos que se aplican según el
acuerdo comercial al que hayan llegado las partes.
Tipo de Definición Cálculo
descuento
Descuento Es una rebaja que se aplica al precio del Se aplica sobre el importe
comercial producto. bruto.
Se aplica a los miembros del canal de Se aplica sobre el importe
distribución (mayoristas o detallistas) bruto. Si hay descuento
Descuento
como compensación a las funciones que comercial, se aplica sobre el
funcional
realizan (ventas, promociones, etc.). bruto menos el descuento
comercial.
Se concede para estimular a los clientes Se aplica sobre el importe
para que compren mayores cantidades neto, es decir, sobre el
de un producto o servicio. Existen dos importe bruto menos el
Descuento por clases: descuento comercial y
volumen o – No acumulativo: se aplica a una funcional, si los
rappel compra específica. hay.
– Acumulativo: se aplica a las compras
totales que realiza el cliente en un
periodo de tiempo determinado.
Tiene el objetivo de estimular la compra Se aplica sobre el importe
de productos en temporadas de menos bruto, ya que se trata de una
Descuento demanda. reducción del precio que
estacional se asigna a la compra de
productos que están fuera
de temporada.
Tiene el objetivo de estimular a los Se aplica sobre el importe
clientes para que realicen el pago de su neto, es decir, sobre el
cuenta en un plazo de tiempo específico importe bruto menos
Descuento por o lo antes posible. todos los descuentos que se
pronto pago hayan concedido en la
operación, ya sean
comerciales, funcionales,
rappels, etc.
Unidades bonificadas, 2 por 1, etc. Se incluyen en la factura
Otros descuentos
con precio 0.
3. Calidad en la gestión de compras
La función de aprovisionamiento constituye, como se ha ido viendo, una de las funciones
básicas de la empresa, y por tanto es muy importante que se desarrolle con los mínimos errores
posibles o, lo que es lo mismo, bajo un criterio de calidad total.
3.1. Modelo de calidad en la gestión de compras
Actualmente las empresas optan por estrategias proactivas de calidad en su gestión de compras,
en lugar de estrategias más reactivas.
Para prevenir, con antelación, los posibles problemas, es fundamental tener en cuenta la calidad
en los siguientes puntos:
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La organización debe tener Deben seguirse las pautas que la norma ISO especifica
establecido un procedimiento
normalizado para las compras
Personal cualificado en el Se trata de un equipo de compradores que trabajen muy de
departamento de compras cerca con los proveedores para conseguir que no haya
defectos en los materiales y productos que compran.
Establecer políticas de calidad Las especificaciones de la requisición de compras deben ser
para la compra de materiales claras y tener el visto bueno de los departamentos afectados.
Inspección y verificación de los Una vez recibidos los productos hay que inspeccionarlos y
productos verificarlos para comprobar que el proveedor cumple con los
requisitos pactados. Se debe llevar un registro de
incidencias.
3.2. Indicadores de calidad en la gestión de compras
Se entiende por indicador de calidad o KPI el instrumento que mide la calidad de un
determinado proceso. Para la gestión de compras, y de acuerdo a la norma ISO 9001, los
indicadores de calidad más utilizados son los siguientes:
Indicadores de calidad más utilizados para la gestión de compras
Denominació Valoración Cálculo
n
Mide el porcentaje de pedidos que se han recibido
en su totalidad y sin errores. Cuanto más cercano a P . completos
Entregas
100 sea el valor obtenido, mayor será la calidad en Ec= ∗100
completas P. totales
el proceso.
Mide el porcentaje de pedidos que se han recibido
en el plazo P . tiempo
Entregas
establecido. Cuanto más cercano a 100 sea el valor Et = ∗100
a tiempo P. totales
obtenido, mayor será la calidad en el proceso.
Mide el porcentaje de pedidos que se han recibido
con
Entregas con incidencias. Cuanto más cercano sea el valor P . con incidencias
Ei= ∗100
incidencias obtenido a 0, menor P .totales
número de errores y, por tanto, mayor será la
calidad.
Mide el porcentaje de entregas que la empresa ha
rechazado P . devueltos
Entregas
(entregas devueltas) por tener errores intolerables. Ed= ∗100
devueltas P . totales
Cuanto menor sea el valor obtenido, mayor será la
calidad.
Mide el porcentaje de pedidos no atendidos por los
proveedores P. rechazados
Pedidos
respecto al total de los pedidos. Cuanto más Pr= ∗100
rechazados P . totales
cercano a 0 sea el
valor obtenido, mayor será la calidad.
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