Software para Análisis de Datos

V E R S I O N O C H O
TUTORIAL
IDEA Versión Ocho
CaseWare IDEA Inc. es una compañía privada de desarrollo y comercialización de software, con oficinas
en Toronto y Ottawa, Canadá, compañías subsidiarias en Holanda y China, y distribuidores en más de
90 países. CaseWare IDEA Inc. es subsidiaria de CaseWare International Inc., líder mundial en software
de inteligencia de negocios para auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas
([Link]).
IDEA es distribuido bajo licencia exclusiva de:
CaseWare IDEA Inc.
469 King Street West, 2nd Floor
Toronto, CANADA
M5V 1K4
IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.
Copyright © Marzo 2010 (v8.4) CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y sus
archivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos reservados. Ninguna parte de
esta publicación puede ser reproducida, emitida, transcripta, guardada en un sistema para su posterior
recuperación o traducida en ningún idioma bajo ningún concepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc.
 CONTENIDO

prologo
Prólogo.......................................................................................................................................9

prefacio
Prefacio.....................................................................................................................................11

sección uno
IDEA - Información General ....................................................................................................13
Carpetas de Trabajo de IDEA..................................................................................................................... 13
Proyectos de IDEA Server .......................................................................................................................... 14
Relación entre las Carpetas de Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server ......................................... 14
Iniciar IDEA ............................................................................................................................................... 14

sección dos
¿Qué hay en la pantalla de IDEA? .........................................................................................15
Pantalla de IDEA sin Bases de Datos abiertas............................................................................................. 15
Pantalla de IDEA con una Base de Datos abierta ....................................................................................... 16

sección tres
Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA .......................................................................17
Ventanas de Base de Datos y Propiedades................................................................................................. 17
Propiedad Datos ................................................................................................................................. 18
Propiedad Historial ............................................................................................................................. 19
Propiedad Estadísticas de Campo........................................................................................................ 20
Propiedad Total de Control ................................................................................................................. 21
Propiedad Criterio............................................................................................................................... 22
Propiedad Resultados ......................................................................................................................... 23
Propiedad Indices ............................................................................................................................... 24
Propiedad Comentarios ...................................................................................................................... 25
Barra de Herramientas de Operaciones............................................................................................... 26
Ventana de IDEAScript .............................................................................................................................. 27
Barra de Herramientas de IDEAScript.................................................................................................. 28
Ventana de Explorador de Archivos ........................................................................................................... 29
Barra de Herramientas del Explorador de Archivos.............................................................................. 30
6 IDEA Versión Ocho

Ventanas movibles .................................................................................................................................... 30

Tareas en ejecución ............................................................................................................................ 30
Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server).................................................................................... 31
Resultado de la búsqueda................................................................................................................... 31
Conclusiones ...................................................................................................................................... 31

sección cuatro
Tutorial de Iniciación...............................................................................................................33
Introducción.............................................................................................................................................. 33
Accediendo a IDEA.................................................................................................................................... 33
Establecer una Carpeta de Trabajo ............................................................................................................ 34
Conectar a IDEA Server (si posee acceso a IDEA Server) ............................................................................ 36
Importar un archivo de Microsoft Access................................................................................................... 38
Formato de los Datos ................................................................................................................................ 40
Vista de las Estadísticas de campo ............................................................................................................. 42
Selección de una Muestra aleatoria de registros ........................................................................................ 45
Extraer registros ........................................................................................................................................ 47
Importar un archivo de texto..................................................................................................................... 50
Acceder al Asistente de Importación................................................................................................... 50
Seleccionar el archivo a importar ........................................................................................................ 50
Paso Tipo de Archivo .......................................................................................................................... 51
Paso Especificar Longitud de Registro ................................................................................................. 52
Paso Especificar Delineadores de Campo ............................................................................................ 53
Paso Detalles de Campo ..................................................................................................................... 54
Paso Crear Campos ............................................................................................................................ 56
Paso Criterio de Importación............................................................................................................... 57
Paso Especificar Nombre de Archivo de IDEA...................................................................................... 58
Sumarizar los datos ................................................................................................................................... 60
Estratificar los datos .................................................................................................................................. 62
Ver el gráfico de los resultados.................................................................................................................. 68
Crear una Tabla Pivot ................................................................................................................................ 70
Unir Bases de Datos .................................................................................................................................. 73
Revisar el Historial ..................................................................................................................................... 77
Desplegar todos los registros que contengan "" ......................................................................................... 79
Agregar un campo virtual.......................................................................................................................... 82
Realizar una extracción de registro ............................................................................................................ 84
Identificar facturas duplicadas ................................................................................................................... 85
Identificar omisiones en una secuencia de facturas.................................................................................... 86
Ejecutar una Extracción por Valor Clave..................................................................................................... 88
Extraer registros usando @Funciones......................................................................................................... 90
Diseño de un reporte ................................................................................................................................ 92
Asistente de Reportes......................................................................................................................... 98
Paso Encabezado................................................................................................................................ 99
Paso Definir cortes............................................................................................................................ 100
Paso Cortes de Reporte .................................................................................................................... 101
Paso Sumas Totales .......................................................................................................................... 102
Paso Encabezado/Pie de Página........................................................................................................ 103
Vista previa e imprimir un reporte ........................................................................................................... 104
Importar un archivo de reporte impreso o un archivo Adobe PDF............................................................ 106
Trabajar con campos Hora....................................................................................................................... 119
Búsqueda de Registros ............................................................................................................................ 120
Crear un Campo de Acción...................................................................................................................... 123
Contenido 7

Uso del Sistema de Ayuda ....................................................................................................................... 125

Eliminar Bases de Datos........................................................................................................................... 126

apéndice a
Mantenimiento del Trabajo..................................................................................................127
Resguardar y restaurar archivos de datos ................................................................................................ 127
Eliminar Bases de Datos........................................................................................................................... 129
Eliminar Otros Archivos ........................................................................................................................... 129
Copiar Archivos de Datos ........................................................................................................................ 129
Mover Archivos de Datos ........................................................................................................................ 130
Actualizar el Explorador de Archivos........................................................................................................ 130

apéndice b
@Funciones ............................................................................................................................131

indice
Indice ......................................................................................................................................135
 PROLOGO

Prólogo
El último año el Software para Análisis de Datos IDEA ha celebrado su vigésimo aniversario. Este año
hemos alcanzado otro objetivo con el lanzamiento de IDEA Versión Ocho, representando un nuevo paso
en nuestra misión constante de alcanzar la cima en cuanto a facilidad de uso, funcionalidad y
performance.
Tengo el placer y el orgullo de comunicarles que el mercado ha reconocido nuestros esfuerzos con un
crecimiento continuo en cuanto a ventas y renovaciones. Estamos incorporando nuevos clientes día a
día y muchos de nuestros clientes están expandiendo el uso de IDEA.
Tenemos grandes expectativas para con IDEA Versión Ocho. Antes de su lanzamiento hemos
presentado esta versión en una Conferencia Global de Distribuidores y en una Conferencia de Usuarios
de IDEA de América del Norte. Quienes asistieron a estos eventos quedaron muy impresionados con sus
bondades y esperamos que ocurra lo mismo con usted. Nuestro equipo de desarrollo ha hecho todo lo
posible para asegurarse de que usted cuente con la herramienta líder para análisis de datos.
La clave de nuestro éxito es escuchar a nuestros usuarios. Por ello le pedimos que participe con sus
comentarios y sugerencias para futuras versiones aportando su ayuda, de esta forma, a nuestro
compromiso de mejora constante.

Bob Cuthbertson
Chief Operating Officer
CaseWare IDEA Inc.
 PREFACIO

Prefacio
IDEA (originalmente la abreviación de Interactive Data Extraction and Analysis) otorga a auditores,
contadores y profesionales en sistemas y finanzas, la posibilidad de leer, visualizar, analizar, manipular,
obtener muestras y extraer datos de cualquier fuente - mainframe a computador personal - incluyendo
reportes impresos. IDEA le permitirá realzar y extender el alcance de su trabajo proporcionándole
funciones exclusivas y características no disponibles en otros software.
IDEA combina un incomparable poder de análisis con una gran facilidad de uso en entorno Windows. Es
una herramienta versátil de suma utilidad para cualquier tipo de interrogación de archivos y permite a
los usuarios, entre otras cosas, lo siguiente:
• Documentar el plan de análisis y el progreso del mismo en una Lista de Tareas (no disponible en
IDEA Server).
• Importar datos desde un amplio rango de tipos de archivo.
• Crear vistas personales de los datos y los reportes.
• Llevar a cabo análisis específicos de los datos como el cálculo de estadísticas diversas, detección de
omisiones, detección de duplicados, sumarizaciones y anticuación de fechas.
• Efectuar diversidad de cálculos.
• Obtener muestras usando diversas técnicas de muestreo.
• Unir y comparar diferentes archivos de datos.
• Crear tablas pivot para análisis multi-dimensional.
• Generar automáticamente un historial completo documentando los análisis realizados.
• Registrar, crear y editar macros con IDEAScript (una herramienta que puede ser adaptada a sus
necesidades compatible con VBA) y Visual Script (disponible para IDEA Versión Ocho).
• Realizar pruebas de excepción para elementos inusuales o inconsistentes utilizando criterios simples
o complejos.
IDEA cuenta con @Funciones para aritmértica, textos, fechas y horas, e incluso @Funciones
financieras. Estas @Funciones le permiten ejecutar operaciones con fechas, cálculos financieros y
estadísticos, y búsquedas de textos. A su vez, a partir de IDEA Versión Ocho, los usuarios podrán crear
sus propias funciones personales.
12 IDEA Versión Ocho

Esquema de este Tutorial

Para obtener instrucciones acerca de cómo instalar y desinstalar IDEA, y para requerimientos de sistema,
consulte la Guía de Instalación de IDEA Versión Ocho proporcionada en formato PDF en el CD-ROM
de IDEA.
Este Tutorial comienza con instrucciones acerca de cómo iniciar IDEA y luego brinda un panorama
general de las funciones y módulos de IDEA. En la Ayuda de IDEA podrá encontrar más información
acerca de IDEA y los módulos que lo componen. Adicionalmente, desde el CD-ROM de IDEA podrá
acceder al Tutorial de Report Reader para IDEA Versión Ocho en formato PDF.
El Tutorial Inicial de la Sección Cuatro (para ser completado usando los archivos de ejemplo
proporcionados) le brinda una introducción acerca de la importación de archivos de datos, la ejecución
de pruebas de auditoría, la creación de reportes, la revisión del Historial y el mantenimiento del trabajo.
Este Tutorial de Iniciación no cubre la totalidad de las funciones de IDEA pero es recomendable a modo
de introducción antes de usar el producto o antes de concurrir a un curso de entrenamiento en IDEA.
Contacte a su distribuidor local para obtener información acerca de las fechas para los cursos
disponibles en su región o consulte nuestro sitio en la web [Link]
Los Apéndices contienen información referente al Mantenimiento del Trabajo y una lista de
@Funciones para convertir y manipular datos. Las @Funciones le permiten realizar operaciones con
fechas y horas, cálculos estadísticos y financieros así como búsquedas de textos.
 SECCIÓN UNO

IDEA - Información General

Este Tutorial cubre la funcionalidad de los siguientes productos:
• IDEA - Usado para importar o enlazar datos así como para ejecutar pruebas y análisis de auditoría.
Datos de diversas fuentes, incluyendo Microsoft Access, dBASE, y archivos SAP/AIS, pueden ser
importados directamente en IDEA usando el Asistente de Importación. IDEA se encuentra
disponible en sus versiones ASCII y Unicode.
• IDEA Server: Una poderosa aplicación para análisis de datos que opera usando servidores de red
en combinación con IDEA. Mientras visualiza los datos y lleva a cabo su análisis usando el IDEA
cliente instalado en su PC, todos los datos son almacenados y procesados sobre un servidor. Para
más información, visite la sección IDEA Server del sitio web de CaseWare IDEA.
Por una cuestión de practicidad a lo largo de este Tutorial nos referiremos a los productos mencionados
arriba solamente como IDEA.
Por otra parte, las imágenes usadas en este Tutorial pueden no reflejar lo que usted visualiza en su
pantalla dependiendo del tipo de producto de IDEA que este utilizando.
Los módulos cuentan con una extensa Ayuda en línea la cual incluye explicaciones paso por paso de las
diferentes tareas. Para poder acceder a la Ayuda en línea deberá contar con Internet Explorer 4.01,
aunque es recomendable contar con Explorer 6.0. o posterior.
También puede visitar el sitio web de IDEA ([Link]) para obtener información
adicional como consejos y sugerencias, respuestas a las preguntas más frecuentes (FAQs), e información
técnica.

CARPETAS DE TRABAJO DE IDEA

Una Carpeta de Trabajo es simplemente una carpeta que contiene las bases de datos de IDEA que
desea analizar. Es recomendable que todos los archivos relacionados con cada auditoría o investigación
sean almacenados en carpetas o directorios diferentes para simplificar el mantenimiento del trabajo.
Por defecto, al abrir IDEA por primera vez, la Carpeta de Trabajo será C:\Documents and
Settings\<Nombre de Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Samples.
Las bases de datos de IDEA incluidas en la Carpeta de Trabajo serán mostradas en el área Archivos
IDEA del Explorador de Archivos. IDEA mantendrá la última Carpeta de Trabajo como la carpeta
activa hasta que la misma sea modificada.
14 IDEA Versión Ocho

PROYECTOS DE IDEA SERVER

Un Proyecto de IDEA Server es el equivalente a la Carpeta de Trabajo de IDEA. Un proyecto es una
especie de contenedor de IDEA para conservar una serie de archivos originales, manteniendo los datos
importados desde un cliente, y cualquier archivo generado producto del análisis.
Estos proyectos son a su vez agrupados basándose en el tipo de proyecto como: Compartido,
Personal, o Muestra.
Las bases de datos de IDEA incluidas en la Carpeta de Trabajo serán mostradas en el área Archivos
IDEA del Explorador de Archivos.

RELACIÓN ENTRE LAS CARPETAS DE TRABAJO DE IDEA Y LOS PROYECTOS DE IDEA SERVER
La siguiente información sólo es aplicable si posee IDEA Server.
• Luego de conectarse exitosamente a IDEA Server via Archivo > IDEA Server > Conectar, el
proyecto de IDEA Server al que se conecte será asociado a la Carpeta de Trabajo actual. Desde
entonces, cada vez que trabaje en esa Carpeta de Trabajo, IDEA se conectará en forma
automática a su proyecto asociado.
• Si modifica la Carpeta de Trabajo, se establecerá una nueva conexión al proyecto de IDEA Server
asociado con dicha Carpeta de Trabajo .
• Si posee una Carpeta de Trabajo y su proyecto de IDEA Server asociado abierto, si cambia el
proyecto de IDEA Server mediante el diálogo Seleccionar Proyecto el nuevo proyecto pasará a
estar asociado con la Carpeta de Trabajo actual.
• Si se desconecta de IDEA Server usando la opción del menú Desconectar, la asociación con la
Carpeta de Trabajo actual será eliminada. Las asociaciones no son eliminadas en caso que su PC
se apague accidentalmente.
• Puede tener un proyecto de IDEA Server asociado con diferentes Carpetas de Trabajo, no
obstante, no podrá tener una Carpeta de Trabajo asociada con diferentes proyectos de IDEA
Server.

INICIAR IDEA
Puede acceder a IDEA seleccionando desde el menú Inicio de Windows las opciones Programas >
IDEA > IDEA.
Una vez cargado IDEA, deberá ser establecida una Carpeta de Trabajo. Por defecto, al abrir IDEA por
primera vez, la Carpeta de Trabajo será C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis
Documentos\IDEA\Samples. Si posee acceso a IDEA Server, deberá conectarse también al servidor y
seleccionar un proyecto. De esta forma estará listo para importar los archivos de datos y ejecutar las
correspondientes pruebas de análisis.
Consulte el Tutorial de Iniciación de la Sección Cuatro para obtener más información acerca de estos
pasos.
 SECCIÓN DOS

¿Qué hay en la pantalla de IDEA?

PANTALLA DE IDEA SIN BASES DE DATOS ABIERTAS

16 IDEA Versión Ocho

PANTALLA DE IDEA CON UNA BASE DE DATOS ABIERTA

Descripción
Barra de Menú: En la parte superior de la aplicación para acceder a las funciones y
1
herramientas de IDEA.
Barra de Herramientas de Operaciones: Esta es una barra flotante que puede ser personalizada
2
y que contiene botones de acceso rápido a las funciones más frecuentemente utilizadas.
Barra de Herramientas del Explorador de Archivos: Localizada en la parte superior de la
3
Ventana Explorador de Archivos con botones para el manejo de archivos.
Ventana de Explorador de Archivos: Esta ventana muestra todas las bases de datos de IDEA
pertenecientes a la Carpeta de Trabajo y al Proyecto de IDEA Server (si posee acceso a IDEA
4
Server). Puede ajustar el tamaño de esta ventana para visualizar mayores detalles acerca de las
bases de datos como por ejemplo cantidad de registros o fecha de la última modificación.
Ventana de Base de Datos: La ventana principal de IDEA. IDEA abrirá cada base de datos en
5
una ventana por separado.
Ventanas movibles: Ventanas que son accesibles desde las solapas situadas en la parte inferior
6
de la pantalla.
Barra de Estado: Con Ayuda sensible al contexto, la ruta de la Carpeta de Trabajo, la cantidad
7 de registros en la base de datos activa, y el espacio disponible en disco para la Carpeta de
Trabajo.
Ventana de Propiedades: Desde esta ventana, tendrá acceso a las principales propiedades de
las bases de datos activa (Datos, Historial, Estadísticas de Campo, Total de Control,
8
Criterio) así como también acceso a los Resultados. También podrá crear, eliminar y re-
generar índices y agregar comentarios.
 SECCIÓN TRES

Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA

IDEA utiliza las siguientes ventanas principales, las cuales son descriptas en esta sección:
• Ventana de Base de Datos
• Ventana de Propiedades
• Ventana de Explorador de Archivos
• Ventana de IDEAScript
• Ventanas movibles

VENTANAS DE BASE DE DATOS Y PROPIEDADES

La ventana de Base de Datos le permite ver los campos contenidos dentro de una base de datos. Si
bien pueden abrirse múltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas se abre en una Ventana de
Base de Datos distinta y se muestra el nombre de la base de datos activa en la barra de título de IDEA.
Cada base de datos posee diferentes propiedades asociadas que pueden ser accedidas desde la ventana
Propiedades. Estas propiedades son:
• Datos
• Historial
• Estadísticas de Campo
• Total de Control
• Criterio
• Resultados
• Indices
• Comentarios
Cuando una propiedad se encuentra activa aparecerá una tilde a su lado dentro de la ventana de
Propiedades.
18 IDEA Versión Ocho

Propiedad Datos
La propiedad Datos se utiliza para visualizar los datos del archivo en forma de tabla con los nombres de
campos como encabezados de columnas y los números de registros como números de filas.

La propiedad Datos puede ser accedida haciendo click en el enlace Datos dentro de la ventana de
Propiedades.
Cuando la propiedad Datos se encuentra activa, aparecerá una tilde al lado del enlace Datos dentro de
la ventana de Propiedades.
Limitaciones de Base de Datos:
• 2.1 billones de registros (100.000 registros para IDEA Express) dependiendo del sistema operativo.
• 1.8 Exabytes por tamaño de archivo
Todas las columnas (campos) se pueden cambiar de tamaño. Haciendo doble click en los separadores
de campo se puede ajustar la longitud de los mismos. Alternativamente la longitud del campo se puede
modificar moviendo los separadores de nombre de campo, haciendo click y arrastrándolos hacia la
posición deseada. Este ajuste modifica la longitud de la información del campo en la vista y
consecuentemente en un reporte a ser impreso.
La cantidad de registros de la base de datos, la ruta de la Carpeta de Trabajo, y el espacio disponible
para la Carpeta de Trabajo aparecerán en la barra de estado en la parte inferior de la aplicación.
La información de la propiedad Datos no puede ser editada (a menos que sea contenida en un campo
editable) pero puede ser impresa haciendo click en el botón Imprimir de la Barra de Herramientas de
Operaciones o seleccionando en el menú Archivo > Imprimir > Imprimir.
La información de la propiedad Datos también puede ser editada en Microsoft Word (no disponible en
versiones Unicode de IDEA) o en formato PDF usando los botones Editar en Microsoft Word y Editar
en PDF de la Barra de Herramientas de Operaciones o seleccionando en el menú Archivo > Imprimir
> Editar en....
Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA 19

Propiedad Historial
La propiedad Historial es utilizada para ver el historial de todas las operaciones llevadas a cabo sobre el
archivo. Cada base de datos posee su propio Historial. Para ver el historial de todas las operaciones
ejecutadas sobre todas las bases de datos de la Carpeta de Trabajo y/o Proyecto, observe la
información del Diagrama Global del Proyecto seleccionando Archivo > Diagrama Global del
Proyecto.
La propiedad Historial puede ser accedida haciendo click en el enlace Historial dentro de la ventana de
Propiedades.
Cuando la propiedad Historial se encuentra activa, aparecerá una tilde al lado del enlace Historial
dentro de la Ventana de Propiedades.
Al activar la propiedad Historial algunas opciones pasarán a estar no disponibles.
La propiedad Historial de la ventana de Base de Datos aparcece en la siguiente figura. La información
del Historial es acumulativa, es decir, se van agregando sucesivamente las distintas pruebas realizadas
sobre las base de datos. Haciendo click en las cruces, cada sección se expande mostrando los detalles de
las pruebas. Pueden copiarse, inclusive, los códigos de IDEAScript a una Ventana de IDEAScript para
volverse a ejecutar las tareas.

Es recomendable imprimir o exportar el Historial de cada base de datos para poder revisar el mismo al
final de la auditoría como evidencia de la misma.
20 IDEA Versión Ocho

Propiedad Estadísticas de Campo

La propiedad Estadísticas de Campo es utilizada para acceder a las estadísticas de los campos con tipo
Numérico, Fecha u Hora pertenecientes a la base de datos activa.
La propiedad Estadísticas de Campo puede ser accedida haciendo click en el enlace Estadísticas de
Campo dentro de la ventana de Propiedades.
Cuando la propiedad Estadísticas de Campo se encuentra activa, aparecerá una tilde al lado del enlace
Estadísticas de Campo dentro de la ventana de Propiedades.
A continuación se muestra la propiedad Estadísticas de Campo de la ventana de Base de Datos:
Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA 21

Las estadísticas de campo proporcionan información útil sobre los campos numéricos y de fecha
existentes en la base de datos. Las estadísticas de campos numéricos, así como las de campos fecha y
hora pueden ser vistas al mismo tiempo pudiendo efectuar una simple comparación.
Haciendo click en el botón correspondiente las estadísticas de campo podrán ser impresas, guardadas,
recalculadas o exportadas a Microsoft®
Excel y CaseWare Working Papers (si se encuentra instalado) . Las Estadísticas de campo cuentan con
un acceso en detalle que permite ver, imprimir o guardar los registros asociados a las mismas.
A su vez pueden ser visualizadas para todos los campos aplicables en la parte superior de la base de
datos cuando la propiedad Datos se encuentre activa seleccionando Ver > Estadísticas de Campo.
Al activar la propiedad Estadísticas de Campo algunas opciones pasarán a estar no disponibles.

Propiedad Total de Control

La propiedad Total de Control es utilizada para visualizar el total de un campo Numérico seleccionado
a los efectos de su conciliación.
La propiedad Total de Control puede ser accedida haciendo click en el enlace Total de Control dentro
de la ventana de Propiedades.
Cuando la propiedad Total de Control se encuentra activa, el total del campo Numérico seleccionado
en el diálogo Seleccionar Total de Control aparecerá al lado del enlace Total de Control dentro de la
ventana de Propiedades. Por defecto, IDEA mostrará el mismo campo de total de control para las
bases de datos hijas de la base de datos activa.

Sólo podrá seleccionar un campo Numérico cuyas estadísticas hayan sido generadas, ya sea en la
importación o mediante la opción Estadísticas de Campo. Si selecciona un campo cuyas estadísticas no
hayan sido generadas, aparecerá un mensaje consultándole si desea generar las estadísticas para el
campo. Haga click en Sí para calcular las estadísticas para todos los campos Numéricos, no sólo para el
campo de total de control. El valor del campo de total de control será registrado en el Historial.
Una vez activa la propiedad Total de Control para la base de datos, la propiedad Total de Control no
podrá ser desactivada. No obstante esto, podrá modificar el campo Numérico utilizado para el total de
control haciendo click en el enlace Total de Control dentro de la Ventana Propiedades para volver a
invocar al diálogo Seleccionar Total de Control.
Para poder acceder a la propiedad Total de Control, la propiedad Datos deberá estar activa.
22 IDEA Versión Ocho

Propiedad Criterio
La propiedad Criterio es utilizada para visualizar registros que satisfagan un criterio determinado.
La propiedad Criterio puede ser accedida haciendo click en el enlace Criterio dentro de la ventana de
Propiedades.
Cuando la propiedad Criterio se encuentra activa, el criterio ingresado aparecerá al lado del enlace
Criterio dentro de la ventana de Propiedades.

Sin embargo la opción Criterios de Presentación no genera una base de datos de salida, simplemente
muestra, en la Ventana de Base de Datos sólo aquellos registros que satisfacen el criterio. La barra de
Estado muestra la cantidad de registros de la base de datos que satisfacen el criterio especificado como
una porción de la cantidad total de registros de la base de datos.

Los criterios son ecuaciones creadas a través del Editor de Ecuaciones. Puede invocar el Editor de
Ecuaciones haciendo click en el enlace Criterio de la ventana de Propiedades. También puede
guardar ecuaciones y reaplicarlas a través del Editor de Ecuaciones.
Si la propiedad Total de Control se encuentra activa al activar la propiedad Criterio, el total de control
tomará en cuenta la nueva cantidad de registros producto del criterio aplicado.
Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA 23

Propiedad Resultados
La propiedad Resultados es utilizada para visualizar los Resultados de las funciones aplicadas.
La propiedad Resultados puede ser accedida haciendo click en el enlace Resultados dentro de la
ventana de Propiedades.

Cada Resultado cuenta con una barra de herramientas con opciones relevantes para exportar los
resultados a un archivo, graficar los resultados, y ver los registros asociados con los datos seleccionados.
Todos los Resultados son automáticamente guardados como parte de la base de datos. Los
Resultados no son guardados como archivos independientes de la base de datos. Si lo desea puede
eliminar Resultados desde el área Resultados dentro de la ventana de Propiedades. El área
Resultados de la ventana de Propiedades sólo mostrará los Resultados de la base de datos que se
encuentre actualmente activa.
Nota: Al ejecutar una función, si marca las opciones Crear base de datos y Crear resultado dentro
del diálogo correspondiente, la base de datos resultante pasará a ser la base de datos activa. Para ver
los Resultados, coloque como activa a la base de datos original y luego seleccione el enlace requerido
dentro del área Resultados de la ventana de Propiedades.
Las siguientes funciones pueden generar Resultados:
• Detección de Omisiones (opcional)
• Estratificación (opcional)
• Sumarización (opcional)
• Antigüedad (opcional)
• Generar Números Aleatorios
• Tabla Pivot
• Muestreo de Unidad Monetaria (no disponible en IDEA Server)
• Muestreo de Variables Clásicas (no disponible en IDEA Server)
• Ley de Benford
• Graficar Datos
24 IDEA Versión Ocho

Propiedad Indices
La propiedad Indices es utilizada para ver los datos ordenados a través de índices creados, para eliminar
índices o para quitar un índice de la base de datos activa. Puede generar un índice ya sea haciendo
doble click sobre el encabezado de campo requerido o seleccionando en el menú Datos > Indices. Una
vez creado un índice, IDEA mostrará los registros en la base de datos en base al índice especificado.
Todos los índices generados aparecerán disponibles en el área de Indices de la Ventana de
Propiedades.
El índice activo aparecerá marcado con una tilde.

IDEA mostrará, a su vez, una flecha en el encabezado de columna del índice, para poder identificar
fácilmente el campo indexado y su dirección (Ascendente o Descendente). La clave primaria será
indicada con una flecha roja en tanto que las claves secundarias aparecerán con una flecha azul.
Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA 25

Propiedad Comentarios
La propiedad Comentarios es utilizada para agregar comentarios a la base de datos activa. También es
utilizada por IDEA para mostrar mensajes de advertencia relacionados con la base de datos activa.

Haciendo click en el enlace Agregar comentario del área Comentarios de la ventana de

Propiedades, podrá acceder al diálogo Comentarios Base de Datos. Para cada comentario podrá
agregar un enlace a una base de datos de la Carpeta de Trabajo actual o a una base de datos de otra
carpeta, así como asignar un estado de prioridad. La barra de herramientas del diálogo Comentarios
Base de Datos cuenta con opciones para insertar un nuevo comentario, o copiar, cortar, pegar,
actualizar, imprimir y cancelar un comentario. También podrá ordenar las columnas del diálogo
Comentarios Base de Datos en sentido ascendente o descendente haciendo click en los encabezados
de columna.
26 IDEA Versión Ocho

Barra de Herramientas de Operaciones

La Barra de Herramientas de Operaciones contiene una serie de botones que proporcionan un rápido
acceso a las funciones más frecuentemente utilizadas. Se encuentran disponibles herramientas adicionales
para cada opción del menú a través de la opción Personalizar Barra de Herramientas (Ver >
Personalizar Barra de Herramientas).
En la barra de herramientas de Operaciones se encuentran disponibles los siguientes botones
predeterminados:

Importar en IDEA
Importar en IDEA Conector Visual
Server

Unir Bases de
Agregar Bases de Datos Crear un Reporte
Datos

Editar en Microsoft
Editar en PDF Vista Previa
Word

Imprimir Copiar Pegar

Volver a Ejecutar Configuración de

Símbolo de Moneda
Tarea Columna

Separador de
Dividir Campos Caracter Agrupar registros
Miles

Definir Campo de
Indices Manejo de Campos
Acción

Graficar Datos Búsqueda Extracción Directa

Detección de Detectar Clave

Estratificación
Omisiones Duplicada

Sumarización Tabla Pivot Correlación

Análisis de Muestreo Aleatorio de

Series de Tiempo
Tendencias Registros

Grabar/detener
grabación de una
macro
Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA 27

VENTANA DE IDEASCRIPT
IDEA incluye una herramienta desarrollada para extender su funcionalidad denominada IDEAScript.
Los IDEAScript pueden ser grabados, escritos desde cero, o una combinación de ambos. El código
IDEAScript se genera o se ingresa en la Ventana de IDEAScript. Esta ventana cuenta con una barra de
herramientas con las opciones más comúnmente usadas como así también con funciones de asistencia
para la escritura, edición y depuración de IDEAScript.

En IDEA Versión Ocho también podrá crear macros a través de una nueva utilidad llamada Visual
Script. Visual Script es utilizado para crear, editar y mantener macros visualmente dentro de IDEA. En
esencia, la opción Visual Script es una representación visual de IDEAScript. La ventaja de Visual
Script radica en que le permite automatizar tareas que ejecuta regularmente sin tener que ingresar
ningún código. De ser necesario, puede convertir un Visual Script en un IDEAScript. Para obtener más
información acerca de Visual Script consulte la Ayuda de IDEA.
28 IDEA Versión Ocho

Barra de Herramientas de IDEAScript

Los siguientes botones se encuentran disponibles en la barra de herramientas de la ventana de
IDEAScript para asistirlo en la creación, edición o depuración de los IDEAScripts.

Nueva Siguiente Marcador

Abrir Marcador Previo

Guardar Eliminar todos los marcadores

Imprimir Explorador de Lenguaje

Cortar Nuevo diálogo

Copiar Ejecutar Script

Pegar Detener Depuración

Buscar Alternar punto de corte

Buscar Siguiente Quitar todos los puntos de corte

Reemplazar Siguiente instrucción

Deshacer Siguiente procedimiento

Rehacer Vista Rápida

Alternar marcador Ayuda

Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA 29

VENTANA DE EXPLORADOR DE ARCHIVOS

La ventana Explorador de Archivos muestra todas las bases de datos abiertas en una Carpeta de
Trabajo o proyecto (si posee acceso a IDEA Server) en forma de árbol u ordenadas. Al conectarse a
IDEA Server, el Explorador de Archivos divide su pantalla entre Archivos de IDEA y Archivos de
IDEA Server.
La ventana Explorador de Archivos puede ser re-dimensionada para visualizar mayores detalles acerca
de las bases de datos tales como nombre de la base de datos, cantidad de registros, tamaño, fecha de
la última modificación y fecha de creación.
30 IDEA Versión Ocho

Barra de Herramientas del Explorador de Archivos

La Barra de herramientas del Explorador de Archivos se utiliza para manejar los archivos alojados en la
Carpeta de Trabajo o Proyecto (si posee acceso a IDEA Server).
Se encuentran disponibles los siguientes botones predeterminados en la barra de herramientas del
Explorador de Archivos.

Manejo de Archivos Ver Archivo

Cambiar vista de árbol Eliminar

Explorador de archivos
Actualizar lista
vertical

Marcar archivo

VENTANAS MOVIBLES
Se encuentran disponibles las siguientes solapas en la base de la ventana de Base de Datos:
• Tareas en ejecución
• Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)
• Resultado de la búsqueda
• Conclusiones
Las ventanas pueden ser fijadas haciendo click en el pin ubicado en su extremo superior derecho.

Tareas en ejecución
La ventana Tareas en ejecución le detalla la información de progreso de una tarea en ejecución.
Esta ventana cuenta con la siguiente información:
• Ubicación: La ubicación física donde está siendo ejecutada la tarea (Mi PC o IDEA Server).
• Tarea: El nombre de la tarea actualmente en ejecución como por ejemplo Antigüedad.
• %: Sigue el progreso de la tarea hasta ser completada.
• Cancelar: Al ejecutar una tarea aparecerá el botón Cancelar permitiendo abortar la tarea.
Sección Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA 31

Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server)

Cada Carpeta de Trabajo posee su propia Lista de Tareas. En esta sección podrá ingresar, modificar,
imprimir y revisar tareas requeridas. Puede ingresar y modificar fechas de vencimiento, así como
ingresar notas o la cantidad de horas insumidas en una tarea.

Puede agregar o eliminar campos desde la Lista de Tareas haciendo click en el botón derecho del
mouse sobre cualquier sector de la Lista de Tareas y seleccionando la opción Campos a Desplegar.

Resultado de la búsqueda
Puede llevar a cabo una búsqueda por palabra clave dentro de los registros de una base de datos
seleccionando Datos > Búsqueda.... IDEA mostrará los resultados de la búsqueda en la ventana
Resultado de la búsqueda, la cual, por defecto, estará ubicada en la base de la ventana de Base de
Datos. Dentro de esta ventana, las nuevas búsquedas pisarán las anteriores. Haciendo click en el botón
derecho del mouse sobre la ventana Resultado de la búsqueda, podrá volver a realizar la búsqueda
(tal como está o ajustarla) o imprimir los resultados. Puede ordenar los resultados haciendo doble click
en los encabezados de columna dentro de la ventana Resultado de la búsqueda. Aparecerá una
flecha en el encabezado de columna indicando la dirección del orden (Ascendente o Descendente).

Resultados de la búsqueda incluye los siguientes campos:

• BASE DE DATOS: el nombre de la base de datos donde fue encontrado el registro. Es de destacar
que pueden efectuarse búsquedas en múltiples bases de datos.
• NUMERO REGISTRO: el número de registro de la base de datos donde fue encontrado el
resultado.
• NOMBRE_CAMPO: el nombre del campo de la base de datos donde fue encontrado el resultado.
• TEXTO: el criterio de búsqueda mostrado como un enlace. Haciendo click en el enlace se abrirá la
base de datos donde fue encontrado el texto y se marcarán las apariciones en los registros
coincidentes.
IDEA Server permite que múltiples usuarios puedan buscar en la misma base de datos en forma
simultánea sin el riesgo de sobrescribir otros resultados de búsquedas.

Conclusiones
La ventana Conclusiones muestra los resultados de las rutinas instaladas para Smart Analyzer para
IDEA. La ventana de Conclusiones no es aplicable a las funciones de IDEA.
 SECCIÓN CUATRO

Tutorial de Iniciación

INTRODUCCIÓN
Esta sección contiene un Tutorial de Iniciación para comenzar a utilizar IDEA. Este Tutorial cuenta con
información para iniciar el software, especificar una Carpeta de Trabajo, conectarse al servidor (si tiene
acceso a IDEA Server), importar archivos de diversos formatos, ejecutar una serie de pruebas, crear
reportes, efectuar revisiones y mantener el trabajo. Le recomendamos a todos los usuarios, ya sean
principiantes, o a quienes actualicen el software desde versiones anteriores, a que completen este
Tutorial. El mismo lo asistirá acerca de cómo utilizar las funciones típicas de IDEA en una auditoría o
investigación. Se puede obtener mayor información acerca del uso del software visitando la Sección de
Soporte en el sitio web de IDEA ([Link]) o asistiendo a un curso de entrenamiento.
Cada sección contiene un objetivo a alcanzar. Los ejercicios establecidos en este Tutorial deben
completarse en forma secuencial, puesto que existen determinadas pruebas que se llevan a cabo sobre
la base de resultados obtenidos en ejercicios anteriores.
Este Tutorial no cubre todas las funciones y utilidades de IDEA. Su intención es proporcionar una
introducción a los nuevos usuarios y a quienes actualizan el software desde versiones anteriores.

ACCEDIENDO A IDEA
Desde el menú Inicio de Windows seleccione Programas > IDEA > IDEA.
Luego de iniciar IDEA haga click en el botón Maximizar de la Ventana de IDEA si es necesario.
El Explorador de Archivos de IDEA contendrá las bases de datos de muestra disponibles para efectuar
pruebas. No obstante, le recomendamos que primero complete el Tutorial que se detalla a
continuación. Las bases de datos de muestra podrán ser luego utilizadas para pruebas adicionales.
34 IDEA Versión Ocho

ESTABLECER UNA CARPETA DE TRABAJO

Objetivos:
Establecer una Carpeta de Trabajo.
Identificar los archivos que deben ser guardados en una Carpeta de Trabajo.

Para facilitar el mantenimiento del trabajo, se recomienda utilizar una carpeta de trabajo distinta para
cada auditoria o investigación. Toda la información referente a la auditoria, incluyendo los archivos de
datos, ecuaciones, vistas y definiciones de importación pueden ser almacenados en la Carpeta de
Trabajo.
Este ejercicio le explicará cómo establecer una Carpeta de Trabajo e ingresar información del proyecto
que luego aparecerá en todos los reportes.

1. Seleccione Archivo > Establecer Carpeta de Trabajo.

Alternativamente, en la barra de herramientas del Explorador de Archivos, haga click en el
botón Manejo de archivos, y luego seleccione Establecer Carpeta de Trabajo.
Aparecerá el diálogo Establecer Carpeta de Trabajo.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 35

2. Busque y haga doble click en la carpeta C:\Documents and Settings\<Nombre de

Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Tutorial.
Notas:
• Este ejercicio asume que tiene instalado IDEA en la carpeta predeterminada en el dico C. De no
ser así, seleccione la carpeta correspondiente.
• Si lo desea puede agregar una sub-carpeta dentro de la Carpeta de Trabajo actual haciendo
click en el botón Manejo de archivos de la Barra de herramientas del Explorador de
Archivos, y luego seleccionando la opción Crear carpeta.
3. Haga click en Abrir.
Aparecerá el diálogo Propiedades de Proyecto.
En el diálogo Propiedades de Proyecto ingrese lo siguiente:
• Nombre Proyecto: Tutorial
• Período: Ene 1 2006 - Dic 31 2006

4. Haga click en Aceptar.

La carpeta Tutorial se convertirá en la Carpeta de Trabajo, cerrando la carpeta Samples (la
Carpeta de Trabajo predeterminada).
El Explorador de Archivos aparecerá ahora vacío.
36 IDEA Versión Ocho

CONECTAR A IDEA SERVER (SI POSEE ACCESO A IDEA SERVER)

Objetivos:
Conectarse a IDEA Server
Crear un Proyecto de Muestra en IDEA Server.

Como IDEA Server es una aplicación cliente - servidor, las bases de datos de IDEA residen en el servidor
y las tareas son ejecutadas sobre el mismo. Por consiguiente, deberá conectarse al servidor, para
acceder a las bases de datos y analizar los datos. Consulte la sección Relación entre las Carpetas de
Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server
Si está conectado al servidor, puede copiar o mover bases de datos entre su unidad local y el servidor.
Puede llevar a cabo esto de dos formas: utilizando el botón Ver archivo de la Barra de Herramientas del
Explorador de Archivos o arrastrando y soltando los archivos entre las secciones Archivos IDEA y
Archivos IDEA Server de la ventana Explorador de Archivos.

1. Seleccione Archivo> IDEA Server > Conectar.

Aparecerá el diálogo Conectar a IDEA Server.

2. Ingrese la siguiente información proporcionada por el Administrador de IDEA Server.

• Servidor
• Nombre de Usuario
• Contraseña (sensible a may/min)
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 37

3. Haga click en Conectar.

Aparecerá el diálogo Seleccionar Proyecto.

4. Haga click en Crear muestra.

Un Proyecto de Muestra será creado con el nombre Tutorial_su nombre de usuario y será
listado en el área Proyectos del diálogo Seleccionar Proyecto.
5. Seleccione el nuevo proyecto de muestra creado desde la lista disponible haciendo click sobre el
nombre de proyecto y luego haciendo click en Abrir.
La ventana Explorador de Archivos aparecerá dividida en Archivos IDEA y Archivos IDEA
Server. La Carpeta de Trabajo seleccionada y el proyecto serán asociados. Relación entre una
Carpeta de Trabajo de IDEA y un Proyecto de IDEA Server
Usando el diálogo Seleccionar Proyecto, puede crear su propio proyecto Personal. Para crear su
propio proyecto Personal, haga click en Crear para abrir el diálogo Nuevo Proyecto. En el cuadro
Nombre, ingrese Tutorial, y luego haga click en Aceptar. El Proyecto Tutorial aparecerá en el diálogo
Seleccionar Proyecto. Seleccione Tutorial haciendo click sobre el nombre de proyecto, y luego
haciendo click en Abrir. Este proyecto pasará a ser el Proyecto activo en IDEA Server.
Ahora podrá usar la Carpeta de Trabajo seleccionada en el ejercicio anterior o el Proyecto Tutorial de
IDEA Server para completar los próximos ejercicios.
38 IDEA Versión Ocho

IMPORTAR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS

Objetivos:
Importar un archivo de Microsoft® Access.
Generar estadísticas de campo para la base de datos.

Este ejercicio le explica cómo importar un archivo en IDEA. Si cuenta con acceso a IDEA Server, podrá
importar también archivos en IDEA Server. No obstante, para este ejercicio, importaremos un archivo en
su Carpeta de Trabajo.

1. Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA.

Alternativamente, en la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botón Importar
en IDEA.
Aparecerá el Asistente de Importación.
2. En el Asistente de Importación, marque la opción Microsoft Access.

3. Haga click en el botón Examinar al lado del cuadro Nombre para seleccionar la base de datos de
Microsoft Access que desea importar.
Aparecerá el diálogo Seleccionar Archivo.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 39

4. Busque y seleccione C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis

Documentos\IDEA\Tutorial\[Link].
Puede importar tanto archivos *.mdb como *.accdb (Microsoft Access 2007). Nota: Si posee
Windows 2000 SP4, no estará en condiciones de importar archivos Microsoft Access 2007.
5. Haga click en Abrir.
Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro del cuadro
Nombre en el Asistente de Importación.
6. Haga click en Siguiente.
Aparecerá el diálogo Microsoft Access®.

7. En el cuadro Seleccionar tablas, seleccione Base de Datos1.

Nota: Si importa un archivo Microsoft Access que posea más de una tabla, podrá importar múltiples
tablas en forma simultánea seleccionando las opciones apropiadas. Todas las opciones seleccionadas
serán aplicadas a todas las tablas importadas.
8. Todos los campos Caracter serán importados con una longitud de 255 caracteres a menos que esto
sea modificado. Esta no parece ser la longitud para los campos caracter. Por consiguiente, deje
seleccionada la opción Analizar registros para longitud de campo. A su vez, acepte el valor
predeterminado de 10.000 registros en el cuadro Analizar solo para determinar la longitud de
campo máxima.
9. Acepte el nombre de archivo predeterminado (Clientes), y luego haga click en Aceptar.
Al importar el archivo el nombre de la base de datos pasará a ser nombre de archivo - nombre de
tabla. En este caso la base de datos importada en IDEA pasará a llamarse Clientes-Base de Datos1.
40 IDEA Versión Ocho

FORMATO DE LOS DATOS

Objetivos:
Cambiar el formato de las columnas de datos.
Secuenciar (indexar) los registros en la Ventana de Base de Datos.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Ajuste y optimice las longitudes de los campos:
i. Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga click en el
separador de columna y reduzca la longitud del campo NUM_CLI para ajustar los datos.
ii. Posicione el cursor sobre el primer campo y observe la sugerencia mostrando el nombre
completo del campo NUM_CLI. Esto ocurrirá cada que vez que IDEA no muestre en la vista
el nombre completo de un campo.
iii. Optimice la longitud del campo NUM_CLI para ver el nombre completo y sus datos
haciendo doble click en el separador de campo.
3. Secuencie los registros:
IDEA proporciona dos opciones para secuenciar los registros: ordenar e indexar. Mientras que
indexar ordena los registros en la base de datos activa, ordenar crear una nueva base de datos
con los registros ordenados en base a la clave de orden ingresada. Se puede hacer una indexación
“rápida” haciendo doble click en el encabezado de una columna para secuenciar el campo en
orden Ascendente. Haciendo doble click una segunda vez el campo se secuenciará en orden
Descendente.
i. Ordene el campo LIM_CREDITO en sentido Ascendente haciendo doble click sobre su
encabezado. Aparecerá una flecha hacia arriba en el encabezado del campo LIM_CREDITO
indicando que el campo ha sido indexado en orden Ascendente. También, observe que el
índice es mostrado en el área de Indices dentro de la ventana de Propiedades.

ii. Regrese a la secuencia original de registros seleccionando la opción Sin índice en el área de
Indices de la ventana de Propiedades.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 41

4. Cambie la configuración de las columnas:

i. En la ventana de Base de Datos, haga click en el botón derecho del mouse sobre el nombre
de campo NUM_CLI para acceder a una lista de opciones generalmente utilizadas.
Nota: haciendo click en el botón derecho del mouse sobre un registro de la Base de Datos
aparecerá una lista de opciones diferentes.
ii. Seleccione Configuración de Columna....
Aparecerá el diálogo Configuración de Columna. Observe que el campo NUM_CLI ya se
encuentra seleccionado en el diálogo.
iii. Ingrese las siguientes configuraciones para el campo NUM_CLI:
• Fuente: Negrita
• Color de texto: Azul
• Color de fondo: Gris claro
iv. Dentro del diálogo Configuración de Columna, seleccione el campo LIM_CREDITO e
ingrese las siguientes configuraciones:
• Configuración de campo: Usar símbolo de moneda, Usar separador de miles
• Color de texto: Rojo
• Color de fondo: Gris claro

v. Haga click en Aceptar para salir del diálogo Configuración de Columna.

42 IDEA Versión Ocho

5. Reordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO luego del campo NUM_CLI:
i. Haga click en el campo LIM_CREDITO para seleccionarlo y luego haga click nuevamente sobre
el mismo para que aparezca el ícono de arrastre.
ii. Arrastre la columna hacia el campo NUM_CLI. Observe que la línea roja indica la posición de
arrastre.
iii. Suelte la columna a la derecha del campo NUM_CLI.
Nota: Una vez modificada una vista, IDEA guarda las configuraciones junto con la base de
datos. Estas configuraciones permanecerán activas hasta que sean modificadas o restauradas.
Cualquier base de datos hija creada a partir de esta base de datos heredará esta configuración.
6. Restaurar la vista seleccionando Ver > Vistas > Restaurar.
IDEA quitará los cambios efectuados.

VISTA DE LAS ESTADÍSTICAS DE CAMPO

Objetivo:
Ver las estadísticas de campo para los campos numéricos de la Base de Datos activa.

Las estadísticas son usadas para reconciliar totales, obtener un panorama general de los valores de la base
de datos, y para detectar errores potenciales focalizando las tareas a ejecutar.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadísticas de campo.
3. Haga click en Sí para generar las estadísticas de campo para todos los campos.

Por defecto, la ventana Estadísticas de Campo mostrará las estadísticas para los campos numéricos.
En este caso, aparecerán las estadísticas para el campo LIM_CREDITO, el único campo Numérico de
la base de datos.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 43

Para visualizar las estadísticas de los campos Fecha y Hora de la base de datos, haga click en las
opciones Fecha y Hora en el cuadro Tipo de campo dentro de la ventana Estadísticas de
Campo. En la base de datos actual no existen campos Fecha ni campos Hora.

Si la base de datos contiene más de un campo, ya sea Númerico, Fecha u Hora, las estadísticas
aparecerían juntas en la misma pantalla para todos los campos facilitando la comparación de los
valores.
44 IDEA Versión Ocho

4. Verifique las estadísticas de campo para el campo LIM_CREDITO.

Observe en particular lo siguiente:
• # de Registros: 341
• # Elementos Cero: 0
• Valor Medio: $62.475,07
• Valor Mínimo: $2.000
• Valor Máximo: $3.901.000
5. Si su máquina se encuentra conectada a una impresora, imprima las estadísticas de campo
haciendo click en el botón Imprimir de la Barra de herramientas de Operaciones.
6. Vea el registro que posee el Valor Máximo haciendo click en el valor correspondiente al campo
Valor Máximo.

Aparecerá el diálogo Valor Máximo de LIM_CREDITO, mostrando el registro de la base de

datos que constituye el valor máximo. Podrá guardar o imprimir el registro. Haga click en Hecho.

7. En la ventana Propiedades haga click en Datos para regresar la vista original de la base de datos.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 45

SELECCIÓN DE UNA MUESTRA ALEATORIA DE REGISTROS

Objetivo:
Seleccionar una muestra de elementos aleatorios para analizar.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Seleccione Muestreo>Aleatorio....
Alternativamente haga click en el botón Muestreo Aleatorio de Registros de la Barra de
herramientas de Operaciones.
Aparecerá el diálogo Muestreo Aleatorio de Registros.
3. En el cuadro Cantidad de registros a seleccionar, ingrese 10.
4. Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA.
IDEA utilizará la semilla de números aleatorios para obtener los mismos. Si es necesario ampliar
una muestra, ingrese la misma semilla pero con un tamaño de muestra mayor. Se obtendrá la
misma selección original pero con el agregado de los elementos adicionales requeridos.
5. Acepte las opciones predeterminadas para Número registro inicial a seleccionar y Número
registro final a seleccionar.
IDEA establecerá por defecto al primer y último registro de la base de datos, en este caso 1 y 341.
6. Deje desmarcada la opción Permitir registros duplicados.
7. En el cuadro Archivo, ingrese Muestra de Clientes.
46 IDEA Versión Ocho

8. Haga click en Campos.

Aprecerá el diálogo Campos. Observe que, por defecto, IDEA selecciona todos los campos de la base
de datos para extraer en la base de datos Muestra de Clientes.

9. Haga click en Aceptar.

10. En el diálogo Muestreo Aleatorio de Registros haga click en Aceptar.
11. Observe la base de datos resultante. Aparecerá un campo adicional llamado MUES_NUMREG
agregado por IDEA al final de la base de datos. Este campo contiene el correspondiente número de
registro en la base de datos original (Clientes-Base de Datos1). Observe que esta base de datos
aparece como una base de datos hija de la Base de Datos Clientes-Base de Datos1 en la ventana
Explorador de Archivos.
12. Expanda el Explorador de Archivos para visualizar toda su información.

13. Achique el Explorador de Archivos para visualizar sólo los nombres de los archivos.
14. Cierre la base de datos Muestra de Clientes seleccionando en el menú Ventana > Cerrar.
Clientes-Base de Datos1 pasará ahora a ser la base de datos activa.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 47

EXTRAER REGISTROS
Objetivo:
Extraer clientes con límites de crédito elevados.

1. Asegúrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa....
Alternativamente, haga click en el botón Extracción Directa de la Barra de Herramientas de
Operaciones.
Aparecerá el diálogo Extracción Directa.
3. En la primera fila de la columna Nombre de Archivo, reemplace el nombre de archivo
predeterminado por Límites de crédito elevados.

4. Haga click en el botón Editor de Ecuaciones.

Aparecerá el Editor de Ecuaciones.
48 IDEA Versión Ocho

5. Ingrese la expresión LIM_CREDITO >= 30000 de la siguiente manera:

i. Desde la lista de campos, en la parte inferior de la ventana Editor de Ecuaciones, haga
doble click sobre LIM_CREDITO. IDEA mostrará su tipo, longitud, cantidad de decimales,
parámetro y descripción.
ii. Haga click en el botón Mayor o igual que (>=).
iii. En el área de Ecuación, luego del símbolo Mayor o igual que, ingrese 30000. No agregue
ni símbolos de monedas ni separador de miles.
iv. Verifique la sintaxis haciendo click en el botón Validar. Si se ha producido un error de
sintaxis corrija la expresión y vuelva a comprobar la sintaxis.
v. Para salir del Editor de Ecuaciones, haga click en el botón Validar y salir.
La ecuación aparecerá en la columna Criterio del diálogo Extracción Directa.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 49

6. Haga click en Aceptar para iniciar la extracción.

La base de datos resultante, Límites de créditos elevados, aparecerá en la ventana de Base de
Datos. La misma debería contener 61 registros.

7. Seleccione Archivo > Cerrar Base de Datos para cerrar la base de datos Límites de crédito
elevados.
Alternativamente haga click en el botón derecho del mouse sobre la solapa Límites de crédito
elevados en la parte superior de la ventana de Base de Datos y luego haga click en Cerrar.
8. Cierre la base de datos Clientes-Base de Datos 1.
50 IDEA Versión Ocho

IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO

Objetivos:
Importar el archivo de texto de longitud fija Ventas alojado en su Carpeta de Trabajo.

Es necesario, previo a la importación, definir su formato en IDEA. El Asistente de

Importación lo guiará a través de las diferentes etapas para definir e importar el archivo para su
posterior análisis.
Este ejercicio le mostrará cómo:
• Acceder al Asistente de Importación
• Crear una definición para un archivo de texto de longitud fija.
• Guardar la definición.
• Importar datos en IDEA.
• Seleccionar un campo numérico como total de control de la base de datos

Acceder al Asistente de Importación

Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA.
Aparecerá el Asistente de Importación.

Seleccionar el archivo a importar

1. En el diálogo principal del Asistente de Importación, seleccione la opción Texto.
2. Haga click en el botón Examinar ubicado al lado del cuadro Nombre.
Aparecerá el diálogo Seleccionar Archivo.
3. Seleccione el archivo [Link] en la carpeta C:\Documents and Settings\<Nombre de
Usuario>\Mis Documentos\IDEA\Tutorial.
Si lo desea puede modificar el filtro Tipo de archivos para ver sólo los archivos *.txt en la lista de
archivos.
4. Haga click en Abrir.
Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro del cuadro
Nombre en el Asistente de Importación.
5. Haga click en Siguiente.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 51

Paso Tipo de Archivo

Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de Importación analizará los datos del archivo y
tratará de determinar su tipo.

En este caso IDEA identificará correctamente el formato Longitud fija.

Haga click en Siguiente.
52 IDEA Versión Ocho

Paso Especificar Longitud de Registro

Durante este paso, IDEA identificará la longitud de cada registro, en este caso 42 bytes (caracteres)
incluyendo los delimitadores de registro. IDEA excluirá automáticamente de la importación los
delimitadores de registro.

1. Verifique el archivo en la sección vista previa ubicada en la parte inferior del diálogo. Navegue a lo
largo de los registros y verifique que las columnas de datos (campos) se encuentren alineadas.
2. Haga click en Siguiente.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 53

Paso Especificar Delineadores de Campo

En este paso puede identificar la posición de inicio y finalización de cada campo en los registros. El
Asistente de Importación insertará líneas para un mejor ajuste en la presentación de los datos dentro
de los registros.

Puede crear, eliminar, o mover las líneas de los campos siguiendo las instrucciones detalladas en la parte
superior del diálogo.
1. Es de suma utilidad obtener una definición de registro para archivos de este tipo. Modifique las
posiciones de los delineadores de campo de acuerdo a la siguiente definición de registro:
Nombre de campo Tipo Inicio Lon Dec Máscara Descripción
NUM_FACT N 1 7 Número de factura
FECHA_OPER F 8 8 AAAAMMDD Fecha de transacción
TIPO_PAGO C 16 4 Tipo de Pago
VENDEDOR N 20 3 ID Vendedor
NUM_CLI N 23 5 Número de Cliente
COD_PROD C 28 2 Código de Producto
IMPORTE N 30 11 2 Monto

Nota: En la definición anterior, el tipo de campo “C” significa caracter, “N” significa numérico y
“F” significa fecha.
2. Haga click en Siguiente.
54 IDEA Versión Ocho

Paso Detalles de Campo

En este paso podrá definir el nombre y los detalles de cada campo, y descartar áreas o determinados
campos de la importación. Utilice la información de la definición de registro proporcionada en el paso
anterior para completar los detalles de cada campo.

1. Seleccione el campo en el área de datos.

2. En el cuadro Nombre de campo, ingrese un nuevo nombre para el campo.
3. Opcionalmente, en el cuadro Descripción, ingrese una breve descripción para el campo.
4. En el cuadro Tipo, acepte o modifique el tipo de campo. Tenga en cuenta que el primer registro
de cada campo será convertido al tipo seleccionado y mostrado en el cuadro Ejemplo
convertido. Si los datos mostrados en el cuadro Ejemplo convertido no son correctos, haga
click en el botón desplegable Tipo y seleccione el tipo de campo apropiado.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 55

5. Pulse aceptar, corrija o agregue información adicional al tipo de campo:

• Cantidad de decimales: Algunos campos Numéricos pueden requerir de decimales.
• Máscara: Ingrese una máscara de fecha que describa el formato de fecha del archivo, en este
caso, AAAAMMDD.
• No importar este campo: Si no desea importar algunos de los campos marque esta opción para
excluirlo.
• Decimales implícitos: Seleccione esta opción si el campo Numérico que está definiendo contiene
decimales implícitos.

6. Una vez definidos todos los campos haga click en Siguiente.

56 IDEA Versión Ocho

Paso Crear Campos

Durante este paso podrá agregar campos Virtuales, Editables, Booleanos, o Multi-estado al archivo a
importar.

En este ejercicio no crearemos ningún campo. Haga click en Siguiente.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 57

Paso Criterio de Importación

En esta etapa del proceso de importación podrá ingresar una ecuación para filtrar los datos a ser
importados en IDEA.

A los efectos de este ejercicio, no se ingresará ninguna ecuación. Todos los registros del achivo
[Link] serán requeridos para posteriores ejercicios de este Tutorial. Haga click en Siguiente.
58 IDEA Versión Ocho

Paso Especificar nombre de archivo de IDEA

Durante el paso final deberá especificar las opciones de importación así como el nombre de la base de datos
resultante.
1. Acepte la opción Importar base de datos (preferible a enlazar).
IDEA se ejecuta más rápido cuando importa un archivo en lugar de enlazarlo.
2. Marque la opción Generar estadísticas de campo.
Las estadísticas de campo pueden ser usadas para conciliación de datos.
3. IDEA guardará automáticamente en la carpeta de trabajo la definición de registro utilizada con el
nombre [Link]/rdm Posteriormente, de ser necesario, podrá utilizar esta definición para importar
archivos de datos de similares características, o para realizarle alguna modificación.
4. En el cuadro Nombre Base de Datos, ingrese Detalle de ventas.

5. Haga click en Finalizar.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 59

IDEA importará el archivo en la Carpeta de Trabajo, mostrándolo en la ventana de Base de

Datos.
En caso de que exista algún dato erróneo en el archivo, por ejemplo caracteres en un campo
Numérico, o una fecha errónea (ej. se define una columna usando la máscara de fecha DD/MM/
AA y la columna contiene fechas como 05/15/02, 02/31/02, 31122002, 07/07/2002), IDEA
generará un Archivo de datos erróneos con estos datos. Este archivo será alojado en el
Explorador de Archivos justo debajo de la nueva base de datos y tendrá el mismo nombre que
la base de datos más la expresión '_DatosErróneos'.
Nota: Si no desea generar un archivo de datos erróneos por separado, modifique la solapa
Sistema del diálogo Opciones accediendo a través del menú Ver. Para ello marque la opción "No
generar una base de datos erróneos al importar".

6. Maximice la Ventana de Base de Datos.

7. En la ventana Propiedades, haga click en Total de control.
Aparecerá el diálogo Seleccionar Total de Control.
8. Seleccione el campo IMPORTE, y luego haga click en Aceptar.
Aparecerá el total de control 6,406,119.08 al lado del enlace Total de Control en la ventana de
Propiedades. Los auditores deberían conciliar este importe contra el total de ventas del período
según la fuente externa con las correspondientes pruebas de auditoría.
60 IDEA Versión Ocho

SUMARIZAR LOS DATOS

Objetivo:
Totalizar las ventas por cliente para obtener una lista de saldos pendientes e identificar la
cantidad de cuentas activas y el número de operaciones por cuenta.

1. Asegúrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Seleccione Análisis > Sumarización....
Aparecerá el diálogo Sumarización.
3. En el diálogo Sumarización seleccione lo siguiente:
• Campo para sumarizar: NUM_CLI
• Campos numéricos para totalizar: IMPORTE
4. Haga click en Campos.
Aprecerá el diálogo Campos. Observe que no hay campos seleccionados. Esto evita incluir
información no deseada en el archivo de sumarización.
5. Haga click en Aceptar para regresar al diálogo Sumarización.
6. Marque la opción Usar Sumarización rápida.
La opción Usar Sumarización rápida puede ser seleccionada para sumarizar más rápido la base
de datos. Sin embargo, sólo puede efectuarse una Sumarización rápida si la base de datos no
posee más de 4.000 claves únicas. A su vez, la Sumarización rápida le permite seleccionar sólo
un campo para sumarizar.
7. Hay dos tipos de salidas para la función Sumarización:
• Base de Datos de Sumarización
• Resultado de Sumarización
Acepte la opción Crear Base de Datos puesto que esta base de datos será unida con la base de
datos Clientes-Base de Datos1 en el próximo ejercicio.
Al marcar la opción Crear resultado generará resultados accesibles a través del área de
Resultados de la ventana de Propiedades. En este ejercicio no seleccionaremos esta opción.
Como en la mayoría de las funciones de IDEA, puede aplicar un criterio a la función, por ejemplo,
sumarizar sólo las operaciones de un período especificado. Como ocurre siempre que aplica un
criterio, si aplica un criterio a la base de datos usando el enlace Criterio dentro de la ventana de
Propiedades, la ecuación aparecerá en el cuadro Criterio dentro del diálogo de la función. Sin
embargo, puede ingresar un nuevo criterio, o modificar uno existente usando el Editor de
Ecuaciones.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 61

8. En el cuadro Archivo, ingrese Operaciones sumarizadas.

9. En el área Estadísticas a incluir, acepte las configuraciones predeterminadas para Cantidad y

Sum.
10. Haga click en Aceptar.
11. Observe en la base de datos resultante los siguientes campos:
• NUM_CLI - Lista todos los números de clientes únicos
• NUM_DE_REGS - Cantidad de registros (operaciones) para cada cliente
• IMPORTE_SUM - Total de ventas por cada cliente
Observe también la cantidad de registros en la barra de Estado (303).
IDEA creará en forma automática un enlace a la base de datos madre Detalle de ventas. Este
enlace le permitirá ver los registros de la base de datos Detalle de ventas desde el archivo
Operaciones sumarizadas haciendo click sobre un valor (en color azul) del campo
NUM_DE_REGS. Vea el ejercicio Crear un Campo de Acción para más información.
62 IDEA Versión Ocho

ESTRATIFICAR LOS DATOS

Objetivo:
Estratificar los saldos de ventas para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las
cuentas dentro de cada banda.

1. Asegúrese que la base de datos Operaciones sumarizadas se encuentre activa con la propiedad
Datos seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadísticas de campo.
Se le consultará si desea crear estadísticas para todos los campos.

3. Haga click en Sí para generar las estadísticas.

Observe las siguientes estadísticas para el campo IMPORTE_SUM:
• Valor Mínimo: 0.00
• Valor Máximo: 3,656,762.47
4. En la ventana Propiedades haga click en Datos.
5. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier registro dentro de la ventana de Base
de Datos, y luego seleccione Estadísticas de campo….
Aparecerá el diálogo Seleccionar Estadísticas para Mostrar.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 63

6. De la lista de estadísticas disponibles para campos numéricos, seleccione Valor neto, Valor
absoluto, Valor mínimo, y Valor máximo.

7. Haga click en Aceptar.

Las estadísticas seleccionadas apercerán sobre una banda de color amarillo en la parte superior de
la ventana de Base de Datos.
64 IDEA Versión Ocho

8. Ajuste las longitudes de las columnas, incluyendo la columna Número de Registro/Nombre de

Estadística, para ver los nombres y los valores de las estadísticas en forma completa. Mueva el
curso a través de las filas y observe los mensajes con los nombres de los estadísticas.

9. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier registro de la base de datos, y
seleccione la opción Estadísticas de campo, luego haga click en Quitar Todo.
10. Haga click en Aceptar para remover la banda amarilla con las estadísticas.
11. Seleccione Análisis > Estratificación....
Aparecerá el diálogo Estratificación.
12. En el cuadro Campos para estratificar, seleccione IMPORTE_SUM.
13. En el cuadro Campos a totalizar, seleccione NUM_DE_REGS.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 65

14. Especifique las bandas de estratificación.

i. Modifique el Incremento a 5.000,00
ii. Haga click en el cuadro < Límite Superior de la primera fila.
Observe que el cuadro de texto es completado con el valor 5.000,00.
iii. Haga click en la segunda fila del área de hoja de cálculo.
Esto colocará automáticamente las cantidades 5.000,00 a 10.000,00
iv. Marque las siguientes tres filas del área de hoja de cálculo hasta llevar el rango a 25.000,00.
v. Modifique el Incremento a 25.000,00
vi. Seleccione las siguientes 7 filas del área de hoja de cálculo, es decir hasta la fila 12.

15. Asegúrese que la opción Crear resultado se encuentre seleccionada.

16. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Estratificación Numérica.
66 IDEA Versión Ocho

17. Haga click en Aceptar.

El resultado Estratificación Numérica de la base de datos Operaciones Sumarizadas pasará a
estar activo y aparecerá como un enlace en el área de Resultados de la ventana Propiedades.
Observe que existen 219 cuentas en la primera banda (mayor e igual a cero y menor a 5.000,.00).

18. En la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botón Vista Previa.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 67

19. Ajuste el zoom para apreciar mejor el reporte (por ejemplo al 100%).

20. Si su máquina se encuentra conectada a una impresora, imprima el reporte haciendo click en el
botón Imprimir de la Barra de herramientas de la Vista Previa.
21. Vuelva a la vista de Resultados cerrando la ventana de Vista Previa.
68 IDEA Versión Ocho

VER EL GRÁFICO DE LOS RESULTADOS

Objetivo:
Crear un gráfico personalizado representando los resultados de la función Estratificación.

1. Asegúrese de que la base de datos Operaciones Sumarizadas sea la base de datos activa y que la
opción Estratificación Numérica se encuentre seleccionada en el área de Resultados de la ventana
de Propiedades.
2. Maximice la Ventana de Base de Datos.
3. Posiciónese con el cursor sobre cada botón de la barra de herramientas de Resultados y vea sus
funciones descriptas en los respectivos mensajes.
4. Obtenga un gráfico de los resultados haciendo click sobre el botón Alternar entre ver los
resultados en un gráfico o en una grilla.
Aparecerá un gráfico representando los datos del Resultado.
Si no puede ver el gráfico puede ocurrir que la ventana de Base de Datos no se encuentre
maximizada.

5. En el menú Galería seleccione cada tipo de gráfico para ver las opciones disponibles.
Al ir seleccionando distintos tipos de gráficos observe que el ícono Galería de la barra de
herramientas de gráfico irá representando el tipo de gráfico seleccionado.
6. Vuelva a seleccionar la opción gráfico de barras.
7. Haga click en el botón Propiedades de la barra de herramientas de gráficos.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 69

8. Seleccione la solapa Eje Y.

9. Asegúrese que la opción Mostrar Guías se encuentre seleccionada y haga click en Aceptar.

10. Ubique el cursor sobre el estrato 6 del gráfico y observe que su color es sólido y los valores de los
ejes X e Y (número de estrato e importe total) aparecen en una sugerencia de color amarillo.
11. Haga click sobre la barra del estrato 6 y luego seleccione Ver registros para acceder a las
operaciones que conforman el importe.
12. Haga click en Hecho.
13. Regrese a la vista del Resultado Estratificación haciendo click en el botón Alternar entre ver los
resultados en un gráfico o en una grilla de la Barra de Herramientas de Resultados.
14. En la ventana de Propiedades, haga click en Datos para regresar a la vista de la base de datos
Operaciones sumarizadas.
15. Seleccione Ventana > Cerrar Todo.
70 IDEA Versión Ocho

CREAR UNA TABLA PIVOT

Objetivo:
Obtener un perfil del archivo Detalle de ventas en formato tabla.
Esta función permite al usuario crear múltiple sumarizaciones en una tabla calculando los
totales, el promedio o la cantidad de registros.

1. Abra la base de datos Detalle de Ventas.

2. Seleccione Análisis > Tabla Pivot.
Aparecerá el diálogo Campos Tabla Pivot.
3. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Tabla Pivot Detalle de ventas y luego haga click en
Aceptar.
4. En Campos Tabla Pivot, marque el campo TIPO_PAGO y llévelo con el mouse al área titulada como
Colocar Campos de Fila Aquí. Marque el campo COD_PROD y llévelo con el mouse al área titulada
como Colocar Campos de Columna Aquí. Marque el campo IMPORTE y llévelo con el mouse al
área titulada como Colocar Elementos de Datos Aquí.
Si los datos son demasiado largos para el campo, IDEA le mostrará los valores del campo con signos
pound (#). Simplemente haga click y arrastre los separadores de campo para alargar los mismos y ver
todos los valores.
En el diálogo Campos Tabla Pivot haga click en Cerrar.
De esta manera obtiene un perfil de la base de datos Detalle de ventas por Tipo de Pago y Código
de Producto con los totales (IMPORTE) correspondientes a cada combinación.

Se muestran también los totales de columna y fila. Haga click en el botón derecho del mouse sobre
uno de los códigos de producto para acceder al menú. Este menú cuenta con opciones para ocultar
los totales o para revertir el orden mostrado para los código de productos. Seleccione las diversas
opciones y observe sus consecuencias.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 71

5. Modifique la tabla para calcular la cantidad de registros para cada combinación. Haga click en el
botón derecho del mouse sobre cualquier registro de la tabla para invocar el diálogo Campo de
Tabla Pivot.

6. Seleccione Cantidad y haga click en Aceptar.

7. Observe los registros correspondientes a las cuatro ventas del código de producto 02 que fueron
pagadas usando American Express (AMEX) seleccionando el pie total para el código de producto
02 y luego haciendo click en el botón Vista de los registros que conforman un valor
seleccionado en el Area de Datos de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot.
72 IDEA Versión Ocho

8. Haga click en Hecho.

9. La Tabla Pivot de IDEA permite a los usuarios tener múltiples campos en una fila, columna, o área
de datos. Abra el diálogo Campos Tabla Pivot haciendo click en el botón Abrir el Diálogo
Campos Tabla Pivot de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot. Agregue el campo
VENDEDOR en el área de columnas ubicándolo a la izquierda del campo COD_PROD. Haga click
en Cerrar.
A continuación veremos sólo las ventas para los códigos de producto “02” y “04”, pero tomando
como eje principal al campo Vendedor. Haga click en el desplegable COD_PROD y seleccione sólo
las opciones para los códigos de producto 02 y 04.
Observe que puede comprimir o expandir los detalles de cada vendedor haciendo click sobre los
símbolos – o + ubicados al lado de cada número de vendedor. Para comprimir todo, haga click con
el botón derecho del mouse sobre el campo VENDEDOR en el área de columnas y seleccione la
opción Comprimir todo.
10. En la ventana Propiedades haga click en Datos.
11. Seleccione Ventana > Cerrar.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 73

UNIR BASES DE DATOS

Objetivo:
Con el fin de probar si los límites de crédito han sido excedidos es necesario unir la Base
de Clientes-Base de Datos1, que contiene los límites de crédito, con la de Operaciones
sumarizadas que contiene los saldos de venta.
Esta prueba identificará también clientes que no poseen saldos y operaciones para las cuales no existe
un registro en la base de datos de Clientes-Base de Datos1.

1. Abra la base de datos Operaciones Sumarizadas.

La clave en común a través de la cual se van a unir las bases de datos, es el campo Número de
Cliente. El tipo de datos que contenga este campo clave debe ser el mismo para cada base de
datos, pudiendo variar su longitud. Anteriormente ha importado la base de datos Detalle de
ventas y ha definido este campo como Numérico. Sin embargo, el campo correspondiente en la
base de datos Clientes-Base de Datos1 es de tipo Caracter.
2. Seleccione Datos > Manejo de Campos....
Aparecerá el diálogo Manejo de Campos.
3. Para el campo NUM_CLI despliegue la lista en tipos de datos y seleccione Caracter.
Observe que aparecerá un asterisco junto con el nuevo tipo de datos seleccionado. Esto es un
indicador de cambio. IDEA conservará el tipo de datos original y, cuando posteriormente, sea
revertido el asterisco desaparecerá.

4. Haga click en Aceptar para cerrar el diálogo Manejo de Campos.

74 IDEA Versión Ocho

5. Aparecerá un mensaje de advertencia informándole que al efectuar cambios a la base de datos

podría afectar los elementos relacionados con el campo modificado como por ejemplo los indices.
Haga click en Sí.

Nota: En la base de datos Operaciones Sumarizadas, los enlaces del Campos de Acción
NUM_DE_REGS ya no estarán activos. Esto es debido a que se ha modificado el Tipo del campo
NUM_CLI a Caracter apuntando los enlaces al campo NUM_CLI de la base de datos Detalle de
ventas, siendo este un campo Numérico. Debido a que estos dos campos ya no comparten un
mismo tipo de datos los enlaces pasarán a estar truncos. En el futuro el campo NUM_CLI de la
base de datos Operaciones Sumarizadas podrá ser modificado nuevamente al tipo Numérico para
restaurar la Acción de enlace.
6. Seleccione Archivo > Unir Bases de Datos....
Aparecerá el diálogo Unir Bases de Datos con la base de datos Operaciones sumarizadas
como la base de datos primaria.
7. Haga click en Campos para la base de datos primaria.
Aprecerá el diálogo Campos. Observe que todos los campos se encuentran seleccionados para la
base de datos resultante.
8. Haga click en Aceptar para cerrar el diálogo Campos.
9. Haga click en el botón Seleccionar para poder elegir la base de datos secundaria.
Aparecerá el diálogo Seleccionar Base de Datos.
10. Seleccione la base de datos Clientes-Base de Datos1 y haga click en Aceptar.
11. En el cuadro Archivo, ingrese Saldos de clientes.
12. Especifique la clave de coincidencia haciendo click en el botón Coincidencia.
Aparecerá el diálogo Campos Clave de Coincidencia.
13. Haga click en la primera fila de la columna Primario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos.
Acepte la opción predeterminada Ascendente que aparece en el cuadro Orden.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 75

14. Haga click en la primera fila de la columna Secundario y seleccione NUM_CLI en la lista de
campos.

15. Haga click en Aceptar.

16. Marque la opción Todos los registros en ambos archivos.
El diálogo Unir Bases de Datos aparecerá tal como se describe en la siguiente pantalla:
76 IDEA Versión Ocho

17. Haga click en Aceptar para unir las bases de datos seleccionadas.
18. Observe la base de datos resultante Saldos de clientes. La misma debería contener 346 registros.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 77

REVISAR EL HISTORIAL
Objetivo:
Acceder al Historial conservado por IDEA para verificar las acciones efectuadas. IDEA
mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datos, comenzando
con la importación de la misma.

1. Asegúrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. En la ventana Propiedades haga click en Historial.
3. Expanda y examine cada sección del Historial.
4. En la última sección podrá observar los detalles acerca de cómo se unieron las bases de datos.

Observe lo siguiente:
• Cantidad de Registros: 346 (ventas coincidentes con clientes)
• Regs primarios no coincidentes: 5 (ventas a clientes no incluidos en la base de datos
Clientes-Base de Datos1)
• Regs secundarios no coincidentes: 43 (clientes sin ventas en el período)
78 IDEA Versión Ocho

5. Examine la sección Código de IDEAScript del Historial de la Unión de Bases de Datos.

Esto puede ser útil para volver a ejecutar o automatizar las pruebas realizadas.

6. Comprima el Historial para la prueba Unir Bases de Datos.

7. Para imprimir el Historial, haga click en el botón Imprimir de la barra de herramientas de
Operaciones.
Aprecerá el diálogo Imprimir.
8. Seleccione la impresora, y luego haga click en Aceptar.
9. Agregue un comentario a la base de datos haciendo click en Agregar comentario dentro de la
sección Comentarios de la ventana de Propiedades.
Aparecerá el diálogo Comentarios Base de Datos.
10. Ingrese lo siguiente en la columna Comentario:
• Ventas sin autorización: Existen tres ventas a clientes no autorizados.

11. Cierre el diálogo Comentarios Base de Datos.

Los comentarios son agregados como un enlace en el área Comentarios dentro de la ventana de
Propiedades. Puede hacer click sobre este enlace para editar y modificar el comentario.
12. Regrese a la vista de base de datos haciendo click en Datos dentro de la ventana de
Propiedades.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 79

DESPLEGAR TODOS LOS REGISTROS QUE CONTENGAN ""

Objetivo:
Buscar todos los registros no coincidentes o aquellos sujetos a una condición en
particular. En este ejercicio, buscaremos identificar clientes con saldos pendientes y
operaciones para las cuales no existen registros dentro de la base de datos Clientes-Base
de Datos1.

1. Asegúrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Localice el registro 9. Observe que no existen valores en el campo NUM_CLI1 para este registro
(se trata de una venta sin coincidencia en la base de datos Clientes-Base de Datos1).
3. Haga click en el botón derecho del mouse sobre el campo en blanco, y luego seleccione la opción
Desplegar todos los registros que contengan “”.
Aparecerá el diálogo Desplegar todos los registros que contengan…
80 IDEA Versión Ocho

4. Haga click en Aceptar.

IDEA aplicará el criterio NUM_CLI1 == “” en la base de datos y lo agregará debajo del enlace
Criterio dentro de la ventana de Propiedades.

Observe que hay 5 registros que cumplen con el criterio ingresado. Esta es la cantidad de ventas
para las cuales no existe un registro en la base de datos Clientes-Base de Datos1.
5. Haga click en el botón derecho del mouse sobre el enlace Criterio dentro de la ventana de
Propiedades y luego seleccione Eliminar.
El criterio será eliminado de la base de datos mostrándose todos los registros.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 81

6. Repita el proceso para identificar todos los clientes sin ventas en el período usando el criterio
NUM_CLI =””.
Existen 43 registros. Estos son los clientes sin ventas.

7. Elimine el criterio volviendo a ver todos los registros de la base de datos Saldos de clientes.
82 IDEA Versión Ocho

AGREGAR UN CAMPO VIRTUAL

Objetivos:
Agregar un Campo Virtual (calculado) para calcular el nuevo límite de crédito.
Identificar los clientes que excedan el nuevo límite de crédito.

1. Asegúrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Seleccione Datos> Manejo de Campos....
Aparecerá el diálogo Manejo de Campos.
3. Haga click en el botón Agregar e ingrese lo siguiente:
• Nombre de campo: NUEVO_LIMITE
• Tipo: Numérico virtual
• Longitud: No aplicable para campos numéricos
• Decimales: 2
• Parámetro: LIM_CREDITO * 1.1
• Etiqueta: No aplicable
• Descripción: Límite de crédito actualizado

4. Haga click en Aceptar para agregar el campo NUEVO_LIMITE.

5. Aparecerá un mensaje de advertencia informándole que al efectuar cambios a la base de datos
podría afectar los elementos relacionados con el campo modificado como por ejemplo los indices.
Haga click en Sí.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 83

6. Observe que al final de la base de datos ha sido agregado un nuevo campo llamado
NUEVO_LIMITE.
El color de los campos virtuales está determinado por el color establecido en la solapa
Configuración de Rejilla del diálogo Opciones (Ver > Opciones).
84 IDEA Versión Ocho

REALIZAR UNA EXTRACCIÓN DE REGISTRO

Objetivo:
Realizar una extracción con el fin de identificar los clientes que han excedido el nuevo
límite de crédito.

1. Asegúrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa....
Aparecerá el diálogo Extracción Directa.
3. En la columna Nombre de Archivo, reemplace el archivo predeterminado por Límites de crédito
excedidos.
4. Haga click en el botón Editor de Ecuaciones y luego ingrese la ecuación IMPORTE_SUM >
NUEVO_LIMITE.
5. Haga click en el botón Validar y salir para regresar al diálogo Extracción Directa.

6. Haga click en Aceptar.

7. Observe la base de datos resultante de 6 registros (incluyendo ventas a clientes no autorizados).
8. Cierre todas las bases de datos seleccionando Ventana > Cerrar Todo.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 85

IDENTIFICAR FACTURAS DUPLICADAS

Objetivos:
Comprobar la validez de las facturas.
Verificar la existencia de números de facturas duplicados.

1. Abra la base de datos Detalle de Ventas.

2. Seleccione Análisis > Clave Duplicada > Detección....
Aparecerá el diálogo Detectar Clave Duplicada.
3. Deje seleccionada la opción Salida de Registros Duplicados.
4. En el cuadro Archivo, ingrese Facturas duplicadas.

5. Haga click en Clave.

Aparecerá el diálogo Definir Clave.
6. En la columna Campo, seleccione NUM_FACT y deje la dirección Ascendente.
7. Haga click en Aceptar para regresar al diálogo Detectar Clave Duplicada.
8. Haga click en Aceptar para ejecutar la tarea.
9. Observe la base de datos resultante de 4 transacciones con 2 pares de facturas duplicadas
(1000097 y 1000350) que deberían ser investigadas.
10. Cierre todas las bases de datos seleccionando Ventana > Cerrar Todo.
86 IDEA Versión Ocho

IDENTIFICAR OMISIONES EN UNA SECUENCIA DE FACTURAS

Objetivo:
Prueba de integridad.
Realizar una prueba de omisiones en la secuencia de números de facturas para
comprobar que no existan faltantes.

1. Abra la base de datos Detalle de Ventas.

2. Seleccione Análisis> Detección de Omisiones....
Aparecerá el diálogo Detección omisiones.
3. En el desplegable Campo a usar, seleccione NUM_FACT.

4. En el área Numérico, marque la opción Todo para aceptar el rango completo de facturas para la
prueba.
5. Acepte como incremento de omision 1 para verificar todos los números faltantes.
6. En el área Salida, marque la opción Crear resultado.
7. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Números de facturas faltantes.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 87

8. Haga click en Aceptar.

El Resultado Números de facturas faltantes pasará a estar activo.

9. Haga click en el botón Vista Previa de la Barra de herramientas de Operaciones.

Se abrirá la ventana de Vista Previa.

10. Cierre la ventana de Vista Previa regresando al Resultado Números de facturas faltantes.
11. En la ventana Propiedades haga click en Datos.
88 IDEA Versión Ocho

EJECUTAR UNA EXTRACCIÓN POR VALOR CLAVE

Objetivo:
Seleccionar aquellos registros que respondan a un valor clave determinado para
extraerlos a un archivo separado.
En este ejercicio se extraerán las ventas que fueron pagadas con VISA para los códigos de
producto 05 y 06.

1. Asegúrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción por Valor Clave.
Aparecerá el diálogo Extracción por Valor Clave.
3. En el desplegable Claves existentes seleccione TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A.
Todos los valores para TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A aparecerán seleccionados en la parte
inferior del diálogo.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 89

4. Haga click en el botón Quitar Todo, y luego seleccione sólo los pagos con VISA para los códigos
de producto 05 y 06.

5. Puede también, llegado el caso, agregar algún criterio. Dado que nuestro objetivo es extraer todas
las ventas pagadas con VISA para dos códigos de producto dejaremos sin completar la propiedad
Criterio.
6. Deje marcada la opción Crear una base de datos para cada clave única.
Tenga en cuenta que puede optar por crear una única base de datos con todos los registros
resultantes.
7. Haga click en Aceptar.
En el Explorador de Archivos, IDEA creará dos bases de datos hijas debajo de la base de datos
madre Detalle de ventas: ValCla=VISA + 05 y ValCla=VISA + 06 .
8. Cierre todas las bases de datos seleccionando Ventana > Cerrar Todo.
9. Cambie el nombre de las dos bases de datos hijas haciendo click en el botón derecho del mouse
dentro del Explorador de Archivos seleccionando la opción Cambiar Nombre. Ingrese como
nombre para las bases de datos Pagos con VISA para código de producto 05 y Pagos con
VISA para código de producto 06.
90 IDEA Versión Ocho

EXTRAER REGISTROS USANDO @FUNCIONES

Objetivo:
Realizar una prueba de excepción más avanzada, identificando todas las operaciones
realizadas un día domingo.

El Editor de Ecuaciones proporciona @Funciones para la manipulación de datos. Este ejercicio le

mostrará cómo utilizar una @Función simple y cómo obtener ayuda para utilizar todas las @Funciones.

1. Abra la base de datos Detalle de Ventas.

2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa....
Aparecerá el diálogo Extracción Directa.
3. En la columna Nombre de Archivo, reemplace el archivo predeterminado por Operaciones día
domingo.
4. Para crear un criterio haga click en el botón Editor de Ecuaciones.
Aparecerá el Editor de Ecuaciones.
5. En el Editor de Ecuaciones, expanda la categoría Fecha / Hora y seleccione la función dow en la
lista.
La @Función seleccionada aparecerá en el área de Ecuación.
6. Complete la ecuación de la siguiente manera: @Dow(FECHA_OPER) = 1.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 91

7. Haga click en el botón Validar y salir.

El Editor de Ecuaciones desparecerá y regresará en la vista el diálogo Extracción Directa. El
criterio ingresado aparecerá en la columna Criterio.

8. Haga click en Aceptar para ejecutar la extracción.

9. Observe la base de datos resultante y su Historial.
Existen 30 operaciones en día Domingo.
10. Cierre la base de datos Operaciones día domingo.
92 IDEA Versión Ocho

DISEÑO DE UN REPORTE
Objetivo:
Seleccionar los datos a mostrar e imprimir.
Dar formato a los datos a mostrar e imprimir.

La vista de la base de datos puede modificarse ya sea para verla en pantalla o para imprimirla. Puede
guardar una vista y aplicarla a otra base de datos compatible, como puede ser el caso de una base de
datos hija. IDEA siempre guarda la última vista permaneciendo activa hasta que la modifique. Puede
establecer opciones adicionales para imprimir, las cuales serán guardadas con la vista por IDEA.
Puede modificar o especificar las siguientes opciones en una vista:
• Los campos visibles, incluyendo su orden.
• La fuente para cada campo / columna, incluyendo el tamaño.
• La alineación de los datos dentro de las columnas.
• Los formatos numéricos, incluyendo el Símbolo de Moneda, Separador de miles y Formato negativo
• Los formatos de Fecha.
• Longitud de columnas.
• El color de texto y de fondo.
Puede especificar las siguientes opciones adicionales para imprimir:
• Encabezados y pies de páginas de reportes, junto con sus fuentes y alineaciones asociadas.
• La secuencia de los registros
• Encabezados de campos, subtotales, totales, y formatos numéricos.
• Incluir en forma opcional los números de registros.
• Longitud de columnas.
• Los márgenes de impresión.
• La orientación de página.
Este ejercicio le mostrará cómo modificar la vista de su base de datos tanto para verla en pantalla como
para imprimirla.
1. Asegúrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
2. Modifique el orden de los campos de la siguiente manera:
NUM_CLI, FECHA_OPER, TIPO_PAGO, IMPORTE
El orden de los campos puede ser modificado haciendo click en el nombre del campo para
seleccionar toda la columna, luego haciendo un segundo click y manteniendo apretado el botón
del mouse hasta que aparezca el ícono de arrastre, pudiendo así desplazar la columna a la
posición deseada. Arrastre el campo a la posición deseada.
3. Seleccione los campos NUM_FACT, VENDEDOR, Y COD_PROD.
4. Haga click en el botón derecho del mouse sobre un nombre de campo y luego seleccione la
opción Ocultar campos.
IDEA ocultará los campos seleccionados.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 93

5. Seleccione Ver > Campos > Configuración de Columna....

6. Modifique las configuraciones de columna para cada campo de acuerdo al siguiente detalle.
NUM_CLI
• Alineación: Izquierda
• Fuente: Negrita
• Color de texto: Azul
• Color de fondo: Gris claro
94 IDEA Versión Ocho

FECHA_OPER
• Alineación: Izquierda
• Fuente: Normal
• Formato de Fecha: Seleccione un formato de fecha apropiado para su país.

TIPO_PAGO
• Alineación: Centrada
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 95

IMPORTE
• Alineación: Derecha
• Usar símbolo de moneda
• Usar separador de miles
• Formato Negativo: (1.00) en rojo
• Color de texto: Rojo

7. Haga click en Aceptar.

Ajuste, si es necesario, la longitud de las columnas para ver sus nombres completos.
8. Seleccione Ver > Vistas > Guardar Vista....
Aparecerá el diálogo Guardar como.
96 IDEA Versión Ocho

9. Guarda la vista como Detalle de ventas en la Carpeta de Trabajo.

Observe que el archivo posee la extensión *.vw2/.vwm.

10. Haga click en el botón Guardar para guardar las configuraciones y regresar a la ventana de Base
de Datos.
11. Especifique la configuración de página seleccionando Archivo > Imprimir > Configuración de
Página…
Aparecerá el diálogo Configuración de Página.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 97

12. Ajuste la configuración seleccionando la orientación y los márgenes apropiados y haga click en
Aceptar.

Nota: La Configuración de Página es global y se aplicará cada vez que se imprima una base de
datos a menos que se modifique.
13. Cree un reporte usando las configuraciones de vista seleccinando Archivo > Imprimir > Crear
Reporte….
Alternativamente, haga click en el botón Crear Reporte de la Barra de herramientas de
Operaciones.
Aparecerá el Asistente de Reportes.
98 IDEA Versión Ocho

Asistente de Reportes
Acepte las opciones predeterminadas y marque la opción Permitir encabezados ocupar múltiples
líneas. Haga click en Siguiente.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 99

Paso Encabezado
Modifique los encabezados del reporte de la siguiente manera y haga click en Siguiente:
• NUM_CLI - Número de cliente
• FECHA_OPER - Fecha de operación
• TIPO_PAGO - Tipo de Pago
• IMPORTE - Importe
100 IDEA Versión Ocho

Paso Definir cortes

Durante este paso, defina los cortes de control (requeridos para los totales del reporte).
Ordene los registros de la base de datos de la siguiente manera:
• NUM_CLI: Orden Ascendente
• FECHA_OPER: Orden Descendente

Haga click en Siguiente.

Nota: se mostrarán los registros del reporte de acuerdo al índice especificado. IDEA mostrará la
descripción del índice en el área de Indices de la ventana de Propiedades una vez completado el
reporte.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 101

Paso Cortes de Reporte

Cree un corte y totalice el campo IMPORTE por cada número de cliente (NUM_CLI).
Complete las opciones de acuerdo a la siguiente imagen y haga click en Siguiente.
102 IDEA Versión Ocho

Paso Sumas Totales

Cree los totales generales sólo para el campo IMPORTE, utilice como fuente la opción negrita, y luego
haga click en Siguiente.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 103

Paso Encabezado/Pie de Página

Ingrese la siguiente información y haga click en Finalizar.
• Marque la opción Imprimir Página de Cubierta.
• Título: Detalle de ventas
• Comentarios: Ordenado por número de cliente y fecha
• Preparado por: Ingrese su nombre o sus iniciales.
• Encabezado: Ingrese el nombre de su empresa.
• Fecha/Hora: Acepte las opciones predeterminadas a menos que tenga una preferencia en
particular.

Nota: Las opciones seleccionadas afectarán la forma en la que se imprime el reporte. El nombre
ingresado en el cuadro Preparado por aparecerá en los reportes accedidos via la Vista Previa de un
Resultado.
104 IDEA Versión Ocho

VISTA PREVIA E IMPRIMIR UN REPORTE

Objetivo:
Revisar los reportes antes de la impresión para asegurarse que se encuentran en las
condiciones deseadas.

1. Una vez que haya creado el reporte usando el Asistente de Reportes, IDEA le preguntará si
desea acceder a la Vista Previa del Reporte. Haga click en Sí.
Alternativamente haga click en No, y luego haga click en el botón Vista Previa de la barra de
herramientas de Operaciones.
2. Vea el reporte, cambiando entre una sola página y dos páginas.
3. Utilice el botón de acercamiento para ver el reporte detalladamente. Existen dos niveles de
acercamiento.
4. Controle que todas las configuraciones, incluyendo la longitud de los campos, sean las correctas.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 105

Nota: Si desea imprimir la vista, haga click en el botón Imprimir de la ventana Vista Previa.
Todas las configuraciones seleccionadas para el reporte (cortes de reporte, encabezados de
campos, totales, información página cubierta) serán guardadas con la vista. Cada vez que cree un
reporte, se debe guardar la vista para conservar la configuración del reporte.
5. Cierre la ventana de Vista Previa.
6. Guarde la vista de la base de datos seleccionando Ver > Vistas > Guardar Vista....
Aparecerá el diálogo Guardar como.
7. Ingrese como nombre para el archivo Detalle de ventas y Reporte en la Carpeta de Trabajo.

8. Haga click en Guardar.

9. Seleccione Ventana > Cerrar.
106 IDEA Versión Ocho

IMPORTAR UN ARCHIVO DE REPORTE IMPRESO O UN ARCHIVO ADOBE PDF

Objetivo:
Importar datos desde un archivo de reporte impreso usando el módulo de IDEA Report
Reader.

1. Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA.

Aparecerá el Asistente de Importación.
2. Marque la opción Reporte Impreso y Adobe PDF.

3. Seleccione el archivo a importar haciendo click en el botón Examinar. Busque y seleccione

C:\Documents and Settings\<Nombre de Usuario>\Mis
Documentos\IDEA\Tutorial\[Link].
4. Haga click en Abrir.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 107

5. Haga click en Siguiente.

Se abrirá Report Reader con el contenido del achivo [Link].

Este archivo cuenta con un detalle de los sitios de Internet visitados por los empleados. Si lo desea
podrá ver la totalidad del reporte. Observe atentamente el formato del reporte. Observe que si un
sitio fue visitado más de una vez en el mismo día, IDEA repetirá la información del usuario.
Vea el formato dentro del reporte, incluyendo los encabezados del mismo, la fecha y los registros
de acceso.
6. La primera tarea a realizar al definir un reporte es identificar las líneas de detalle. Éstas líneas
tendrán la información a identificar como un registro en la base resultante de IDEA. En este caso se
desea obtener una operación (registro) para cada acceso a la Web. Para ello seleccione la línea que
contiene información acerca del usuario.
108 IDEA Versión Ocho

7. Aparecerá un mensaje consultándole si desea crear:

• Un diseño estándar: elija esta opción cuando el reporte se encuentre encolumnado.
• Un diseño flotante: elija esta opción si los datos no se encuentran encolumnados.
• La tercera opción Excluirla de la salida, sólo estará disponible una vez creado el Diseño Base
(primer diseño). Esta opción le permitirá excluir líneas no requeridas para la importación.
Seleccione Crear un diseño estándar, y haga click en Sí.

Tenga en cuenta que el primer diseño definido será el Diseño Base. El Diseño Base le indica a
Report Reader ingresar un registro para cada aparición de la información definida en este diseño.
La línea seleccionada será copiada en la parte superior de la pantalla de Report Reader conocida
como Editor de Campo. El Editor de Campo es la sección comprendida entre las dos líneas
amarillas con una flecha roja en el margen izquierdo.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 109

La ventana Detalles de campo aparecerá, a su vez, en el sector derecho de la pantalla. Al definir un

campo, esta ventana mostrará las propiedades y atributos del campo.

8. A esta altura deberá definir que distingue a la línea de detalle del resto de las líneas del reporte.
Puede ser un texto específico (por ejemplo que cada operación comience con el texto "Salida:”) o un
formato determinado como ser que las fechas tengan el formato NN-NN-NNNN donde N puede ser
cualquier número. En Report Reader estos formatos reciben el nombre de “Referencias".
9. Para este reporte, se puede observar que cada línea cuenta con información debajo del encabezado
“HORA”. Utilizando esta información, puede definirse una referencia en la sección Editor de ancla
situada por encima del Editor de campo. Para ello, posicione el cursor dentro de la sección Editor
de Ancla directamente arriba de la primera información de HORA, justo a la altura de los últimos
dos puntos (:). Puesto que se desean importar todos los accesos a la web (todas las horas), ingrese el
símbolo dos puntos (:) y haga click dos veces en el botón Referencia numérica.
Nota: Todas las líneas que cumplen con la condición o siguen ese patron son marcadas en azul lo
que indica que han sido seleccionadas. Esto indica que las líneas han sido seleccionadas para la
importación.
110 IDEA Versión Ocho

Las otras opciones disponibles para las referencias son:

• Referencia de texto
• Referencia de espacio
• Referencia no en blanco

Puede examinar el reporte para asegurarse que todas las líneas de detalle hayan sido
seleccionadas. Si todas las líneas fueron selecccionadas, deberá definir los campos (la información
de las líneas de detalle que desea importar en IDEA). En el Editor de Campo, seleccione los datos
de la HORA. El color del campo seleccionado será naranja. IDEA marcará toda la información de
HORA en las líneas de detalle del reporte.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 111

10. Defina ahora el campo DURACIÓN dejando suficiente espacio para un número largo. Haga lo
propio con USUARIO para seleccionar los nombres de usuarios.
112 IDEA Versión Ocho

11. Para cada uno de estos campos ingrese o modifique la información en la ventana Detalles de
campo de acuerdo a la siguiente tabla. Para ingresar la información haga click en la celda situada
a la izquierda para activar la fila (aparecerá en color azul) e ingrese los datos requeridos. La
información existente se actualizará de acuerdo a lo ingresado en el margen derecho de la
ventana.
HORA
• Nombre: HORA
• Tipo: Hora
• Máscara: HH:MM:SS
DURACION
• Nombre: DURACIÓN
• Tipo: Numérico
• Máscara: (ninguna)
USUARIO
• Nombre: USUARIO
• Tipo: Caracter
• Máscara: (ninguna)
Una vez ingresada la información haga click en el botón Guardar diseño de la Barra de
herramientas de Report Reader.
12. De vuelta en el reporte crearemos dos nuevos diseños (Diseños Agregados) para definir los
campos Fecha y Sitio. Éstos serán agregados a los datos definidos en el Diseño Base, es decir, el
primer diseño creado. Para que Report Reader pueda importar la información correctamente, es
importante que las muestras para la fecha y el sitio sean tomadas en el mismo registro que se
tomó la muestra para el Diseño Base. Esto le indicará a Report Reader la posición relativa de los
campos en el Diseño Agregado respecto de los campos del Diseño Base. En este caso los datos
para los campos fecha y sitio se encuentran en la línea anterior a los campos definidos para el
Diseño Base (Hora, Duración y Usuario), lo que convierte a este diseño en un Diseño Agregado
Anterior.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 113

13. Seleccione la primera línea con la fecha 2004-01-05 como la línea de muestra para capturar
aquellas líneas del reporte que comiencen con una fecha.

14. Ahora defina el Ancla de campo seleccionando 2004-01-05 en el Editor de campo y defina sus
propiedades en la ventana Detalles de campo de acuerdo a lo siguiente:
• Nombre: FECHA
• Tipo: Fecha
• Máscara: AAAA-MM-DD
Como la información del campo fecha es compartida por varios registros, buscaremos repetir la
información de cada registro (línea de detalle) que sea aplicable a los registros posteriores. Para
indicarle a Report Reader que desea repetir la información seleccione en el cuadro Celdas en
blanco la opción Usar valores de registros previos. Haga click en el botón Guardar diseño de
la barra de herramientas.
114 IDEA Versión Ocho

15. Cree otro diseño para definir el campo Sitio. Nuevamente seleccione el primer URL del reporte
como la línea de muestra y haga click en Sí para crear un nuevo diseño.
Ingrese :// en el Editor de Ancla directamente arriba de los símbolos :// en el Editor de campo.
No se utilizan las Referencias genéricas en este caso debido a que se desean seleccionar todas
las líneas que posean ://. Esto difiere de utilizar los botones de referencias mediante los cuales se
pueden hacer mención a cualquier número o caracter.
Defina el campo Sitio seleccionando el sitio hasta el final de la línea asegurándose que el sitio más
largo no sea cortado.

Defina las propiedades de campo de acuerdo a la siguiente tabla y guarde el diseño.

• Nombre: SITIO
• Tipo: Caracter
• Celdas en blanco: Usar valores de registros previos
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 115

16. Finalmente defina y guarde el diseño para el campo Semana ingresando el caracter : como la
referencia. Seleccione 200902 en el Editor de campo. lngrese como nombre de campo SEMANA
con tipo Numérico y seleccione la opción “Usar valores de registros previos".

Nota: El Editor de Ancla, por defecto, no es sensible al uso de mayúsculas /minúsculas. Esto
puede modificarse cambiando la configuración de las Referencias en el diálogo Propiedades, al
cual se accede vía Archivo > Propiedades. Si la referencia caracter ingresada en el Editor de
Ancla no coincide con el caracter de la línea de muestra, la referencia aparecerá sobre un fondo de
color rojo y no se seleccionará ninguna línea del reporte.
116 IDEA Versión Ocho

Puede accederse a la vista previa de la base de datos resultante en cualquier momento haciendo
click en el botón Vista previa Base de Datos de la Barra de herramientas de Report Reader. IDEA
mostrará el reporte completo en la ventana Vista Previa Datos.

Si necesita modificar el archivo antes de importar en IDEA, le recomendamos que ejecute la opción
Búsqueda de errores haciendo click en el botón Análisis de errores de la Barra de herramientas
de Report Reader.
Report Reader examinará si en el reporte existe algún caracter contiguo a un campo definido que
pudiese quedar afuera del mismo. Por ejemplo si definió el campo Sitio con una longitud de 46
caracteres y algunos nombres de sitios exceden dicha longitud, los mismos podrían ser identificados
a través de la función Análisis de errores pudiendo incrementar la longitud del campo para ser
capturados.
17. Una vez satisfecho con el diseño haga click en el botón Importar en IDEA de la Barra de
herramientas de Report Reader. Si no ha guardado la plantilla, Report Reader le sugerirá hacerlo.
La plantilla vendría a ser la definición de registro. La misma contiene toda la información definida en
Report Reader. De esta forma, podrá volver a utilizar la plantilla para importar un reporte similar o
para modificar alguna de sus especificaciones.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 117

18. La última pantalla le permite ingresar el nombre de base de datos de IDEA. También puede
seleccionar la opción para generar las estadísticas de campo. Sin embargo, si cuenta con un archivo
muy grande, es recomendable no marcar la opción Generar estadísticas de campo para hacer más
rápido el proceso de importación. Haga click en Finalizar.
118 IDEA Versión Ocho

La siguiente figura muestra el contenido de la nueva base de datos weblog lista para trabajar en
IDEA.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 119

TRABAJAR CON CAMPOS HORA

Objetivo:
Buscar registros basándose en un criterio que contenga un campo tipo hora.

Ahora IDEA le permite importar, manipular y analizar campos horas. En este ejercicio, se extraerán aquellas
operaciones que fueron llevadas a cabo fuera del horario de trabajo. Si sospecha que algunos empleados
están usando sus máquinas por la noche para navegar por la web, la siguiente prueba verifica si esa sospecha
es cierta.

1. Asegúrese que la base de datos weblog se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la
ventana de Propiedades.
2. Seleccione Datos > Extracciones > Extracción Directa....
Aparecerá el diálogo Extracción Directa.
3. Ingrese el criterio HORA > “[Link]” .OR. HORA < “[Link]”.
4. Ingrese como nombre para el archivo resultante Accesos de noche y realice la extracción.

Obtendrá una base de datos con todos los accesos (66) ocurridos durante la noche.
5. Cierre la base de datos Accesos de noche.
120 IDEA Versión Ocho

BÚSQUEDA DE REGISTROS
Objetivos:
Buscar registros que contengan textos o patrones en uno o más archivos.

Esta función le permite realizar búsquedas de registros en base a un criterio específico en múltiples
campos y múltiples archivos. Se utilizan criterios de búsqueda diferentes a los de una ecuación común
debido a que la búsqueda no está basada en un coincidencia exacta sino en patrones.
Puede especificar caracteres genéricos como asteriscos (*) para cualquier ocurrencia de cacacteres que
se presente una o más veces o un símbolo de pregunta (?) para buscar palabras compuestas en forma
diferente. Por ejemplo, puede buscar las palabras blanco y blanca ingresando blanc? como criterio. Si la
palabra no se encuentra al comienzo de un campo deberá agregar un asterisco antes de la expresión. Si
las palabras blanco o blanca pueden estar en cualquier parte del campo, debe ingresar *blanc?* como
criterio.
Puede efectuar búsquedas de más de una palabra utilizando Operadores Lógicos como AND, OR o
NOT. Si desea búscar una expresión, debe ingresar la expresión entre comillas.
En este ejercicio aprenderá a cómo extraer cualquier registro que aparente ser un abuso del trabajo en
internet. Podrá detectar si los empleados estuvieron usando sus máquinas para apostar por Internet.

1. Asegúrese que la base de datos weblog se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada
en la ventana de Propiedades.
2. Seleccione Datos > Búsqueda....
Aprecerá el diálogo Búsqueda.
3. En el cuadro Texto a buscar, ingrese *Gambl* OR *casino* OR *Lotto* OR *vegas*.
Nota: Se utilizan asteriscos * para indicar que se están buscando palabras independientemente de
que exista un caracter antes o después de la palabra.
4. En este ejemplo la búsqueda se hizo en un solo archivo; sin embargo, de ser necesario, puede
realizar búsquedas en otros archivos. Los resultados serán presentados en la ventana Resultado
de la búsqueda en la parte inferior de la ventana de Base de Datos para todos los registros en
todos los archivos y en todos los campos.
5. Seleccione los campos a búsqueda: En este caso, la búsqueda será sólo en el campo Sitio.
Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 121

6. Marque la opción Crear una base de datos de extracción.

7. En el cuadro Archivo, ingrese como nombre Apuestas.

8. Haga click en Aceptar.

Obtendrá una base de datos (Apuestas-Weblog) que tendrá los hallazgos (20 registros) así como
los resultados mostrados en la ventana Resultado de la búsqueda. Observe que la información en
el campo TEXTO es mostrada en forma de enlaces. Haciendo click en el enlace requerido aparecerá
seleccionado el registro encontrado en la base de datos original. Los archivos de resultados indican
la base de datos (en este caso la búsqueda fue en un archivo), el número de registro, y el nombre
de campo donde fue encontrado el texto (en este caso la búsqueda fue en un campo).
122 IDEA Versión Ocho

9. Al haber seleccionado la opción crear una base de datos de extracción, todos los registros que
coincidan con el criterio de búsqueda serán extraidos a una base de datos por separado. De esta
forma podrá ver a los “jugadores”, donde y cuando apostaron y el tiempo de trabajo perdido.

10. Seleccione Ventana > Cerrar Todo.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 123

CREAR UN CAMPO DE ACCIÓN

Objetivo:
Crear una acción al hacer click sobre un valor de un campo especificado.

Los Campos de Acción le permiten enlazar un campo o grupo de campos de otro archivo o pasar los
valores a un IDEAScript. En este ejercicio, se enlazará la base de datos Clientes-Base de Datos1 con la base
de datos Operaciones sumarizadas utilizando el número de cliente. A diferencia de la función Unir que
crea un nuevo archivo, los Campos de Acción sólo crearán un enlace en la base de datos Clientes-Base de
Datos1 que le permitirá visualizar el total de ventas a un cliente específico.

1. Abra la base de datos Clientes-Base de Datos 1.

2. Haga click en el botón derecho del mouse sobre cualquier valor del campo NUM_CLI y luego
seleccione la opción Definir Campo de Acción....
Aparecerá el diálogo Definir Campo de Acción.
3. En este caso se accederá a la vista previa de extracción desde el campo NUM_CLI de la base de
datos Clientes-Base de Datos1 al campo NUM_CLI de la base de datos Operaciones
Sumarizadas. Si no está seleccionada, marque la opciòn Crear una acción de enlace para
visualizar la vista previa de extracción, y haga click en el botón Examinar para seleccionar la
base de datos Operaciones sumarizadas.
124 IDEA Versión Ocho

4. Haga click en Campos a consultar.

Aparecerá el diálogo Campos no encontrados. Este diálogo muestra los campos de la base de
datos Clientes-Base de Datos1 no presentes en la base de datos Operaciones Sumarizadas.
5. Haga click en Aceptar.
Aparecerá el diálogo Campos a consultar.
6. Asegúrese que el campo NUM_CLI se encuentre seleccionado y haga click en Aceptar.
7. Haga click en Aceptar dentro del diálogo Definir Campo de Acción para crear la acción de
enlace.
La base de datos Clientes-Base de Datos1 posee ahora un enlace (en azul y subrayado) a la base
de datos Operaciones Sumarizadas. Haciendo click sobre cualquier número de cliente podrá
visualizar las operaciones de ese cliente en la base de datos Operaciones Sumarizadas.

8. En el campo NUM_CLI, haga click en 10000 para mostrar la ventana Vista Previa de Extracción.
Aparecerán las operaciones totales para el número de cliente 10000.

9. Haga click en Hecho.

Sección Cuatro: Tutorial de Iniciación 125

USO DEL SISTEMA DE AYUDA

Objetivo:
Acceder al Sistema de Ayuda de IDEA para poder localizar una determinada información.

Para poder acceder a la Ayuda en línea deberá contar con Internet Explorer 4.01, aunque es
recomendable contar con Explorer 6.0.
1. Seleccione Ayuda > Contenidos.
Aparecerá la ventana Ayuda para IDEA.
2. Seleccione la solapa Contenido en el Navegador de la Ayuda situado a la izquierda de la Ventana
de Ayuda.
La Ayuda es proporcionada en una serie de “libros”. Cada “libro” puede ser expandido para ver
sus temas (u otros libros).
3. Seleccione el libro Usar funciones de IDEA.
4. Seleccione el tópico Antigüedad.
5. Lea la ayuda para Antigüedad.

Nota: Si desea tener un tema de la Ayuda abierto mientras trabaja en IDEA haga click en el botón
Minimizar Ventana. Podrá acceder a la ventana de Ayuda en cualquier momento desde la barra
de tareas.
126 IDEA Versión Ocho

ELIMINAR BASES DE DATOS

Objetivo:
Eliminar Base de Datos innecesarias para liberar espacio en disco. Debería eliminar las
bases de datos que ya no le son útiles.

Antes de eliminar las bases de datos, los auditores deben considerar la posibilidad de hacer copias de
seguridad necesarias como evidencia del trabajo. Se deberían hacer copias también de las vistas,
ecuaciones, definiciones de registros y reportes. Consulte el Apéndice A para obtener información al
respecto.

Para eliminar la base de datos activa:

1. Seleccione Archivo > Eliminar Base de Datos.
2. Confirme la eliminación haciendo click en Sí.
Para eliminar bases de datos seleccionadas:
1. Asegúrese de que todas las bases de datos estén cerradas.
2. Desde la Barra de Herramientas del Explorador de Archivos expanda todos los nodos en el
Explorador de Archivos para ver todos los archivos haciendo click en el botón Ver archivo y
luego selecccione la opción Expandir todo.
3. Seleccione las bases de datos que desea eliminar.
4. Haga click en el botón Eliminar Base de Datos de la barra de herramientas del Explorador de
Archivos.
5. Confirme la eliminación haciendo click en Sí.

Nota: No podrá eliminar bases de datos que se encuentren abiertas en la Ventana de Base de Datos.
 APÉNDICE A

Mantenimiento del Trabajo

Como ocurre con todos los sistemas informáticos, el mantenimiento del trabajo (incluyendo las copias
de seguridad y la eliminación de archivos no deseados) es de suma importancia al trabajar con IDEA.

RESGUARDAR Y RESTAURAR ARCHIVOS DE DATOS

Se pueden realizar copias de seguridad por diversas razones tales como transferir archivos a otras
computadoras; guardar datos relevantes o por restricciones de espacio en el disco.
IDEA utiliza un compresor de archivo simple con la extensión *.imd (las versiones Unicode de IDEA usan
la extensión de archivo *.idm) para almacenar toda la información asociada al archivo como los datos, el
esquema, el Historial, los comentarios, indices y reportes.
IDEA guarda cada uno de estos archivos en su Carpeta de Trabajo o Proyecto (si tiene acceso a IDEA
Server), junto con la Lista de Tareas asociada. No obstante esto no serán guardados dentro del archivo
.IMD los archivos de vistas, las ecuaciones, las definiciones de archivos y cualquier archivo de texto
creado.
128 IDEA Versión Ocho

La siguiente tabla detalla las ubicaciones y extensiones de los archivos de IDEA. En cada caso, la
segunda extensión de archivo es la utilizada para las versiones Unicode de IDEA. Para realizar una copia
de seguridad de archivos de proyecto de IDEA Server, contacte a su Administrador de IDEA Server.

Archivo Ubicación Extensión

Datos y archivos
Carpeta de Trabajo .IMD/.IDM
relacionados

Lista de Tareas Carpeta de Trabajo ([Link]) .MDB/.MDB

Vistas Especificada en la creación .VW2/.VWM

Ecuaciones Especificada en la creación .EQX/.EQM

Carpeta especificada en la solapa Carpetas

Funciones Personales .IDEAFUNC/.IDEAFUNC
del diálogo Opciones (Ver > Opciones)

Definiciones de Registro Carpeta de Trabajo .RDF/.RDM

Plantillas Report Reader Especificada en la creación .JPM/.JPM

Información del Proyecto Carpeta de Trabajo ([Link]) .INF/.INF

Macros IDEAScript Especificada en la creación .ISS/.ISM

.ISE/.EXE
IDEAScript compilado Especificada en la creación
.IEM/.EXE

Macros Visual Script Especificada en la creación .VSCRIPT/.VSCRIPT

Archivos de variables Carpeta donde se encuentra guardada la

.EVARS/.EVARS
externas macro asociada.

Utilice el Administrador de Archivos, el Explorador de Windows, o alguna otra herramienta similar para
realizar copias de seguridad de los archivos requeridos.
Consejo: Utilice aplicaciones de compresión tales como WinZIP, PKZIP o LHA antes de realizar la copia
de seguridad para reducir el tamaño de los archivos.
Apéndice A: Mantenimiento del Trabajo 129

ELIMINAR BASES DE DATOS

Consulte el ejercicio Eliminar Bases de Datos del Tutorial de Iniciación para conocer más acerca de cómo
eliminar la o las bases de datos seleccionadas.
Si desea utilizar la papelera de reciclaje al eliminar archivos, asegúrese de haber marcado la opción Usar
papelera de reciclaje en el diálogo Opciones accesible desde el menú Ver.

ELIMINAR OTROS ARCHIVOS

Utilice Windows Explorer para eliminar otros archivos tales como definiciones de registro, vistas y
máscaras.

COPIAR ARCHIVOS DE DATOS

Para copiar una o más bases de datos a otra carpeta de proyecto:
1. En el Explorador de Archivos haga click en el botón derecho del mouse sobre la base de datos
que desea copiar.
2. Seleccione Copiar a…
3. Navegar y seleccionar la carpeta requerida.
4. Haga click en Aceptar.
130 IDEA Versión Ocho

MOVER ARCHIVOS DE DATOS

Para mover una o más bases de datos a otra carpeta de proyecto:
1. En el Explorador de Archivos haga click en el botón derecho del mouse sobre la base de datos
que desea mover.
2. Seleccione Mover a…
3. Navegar y seleccionar la carpeta requerida.
4. Haga click en Aceptar.

ACTUALIZAR EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS

Puede actualizar el Explorador de Archivos de IDEA de tres formas:
• Seleccione Ver > Actualizar Explorador.
• Pulse F5.
• Haga click en el botón Actualizar lista de la Barra de herramientas del Explorador de Archivos.
 APÉNDICE B

@Funciones
IDEA proporciona más de 90 @Funciones para ejecutar operaciones tales como aritmética de fechas,
búsqueda de texto, cálculos financieros y estadísticos.
Se accede a estas @Funciones a través del Editor de Ecuaciones. Al seleccionar una @Función se
proporciona una ayuda rápida que incluye la sintaxis, una breve descripción y un ejemplo de uso para la
@Función seleccionada. Por otro lado se proporciona una ayuda detallada en el Sistema de Ayuda del
Editor de Ecuaciones al cual se acceder a través del botón Ayuda de la Barra de herramientas del
Editor de Ecuaciones.
Nota: En IDEA Versión Ocho también podrá crear funciones personales. Para más información al
respecto consulte la Ayuda de IDEA.
Verifique las siguientes definiciones para familiarizarse con cada @Función.
• Una expresión numérica hace referencia a un número o a una ecuación que evalúa a un número.
• Una cadena es una serie de caracteres como un nombre o una dirección.

@ABS Devuelve el valor absoluto de una expresión numérica.

@AFTERNOON Devuelve 0 si la hora está dentro de la banda AM, 1 si la hora cae
dentro de la banda PM y -1 si la hora no es válida.
@AGE Calcula la cantidad de días entre dos fechas especificadas.
@AGEDATETIME Devuelve la cantidad de segundos entre dos fechas y horas
@AGETIME Devuelve la cantidad de segundos entre dos horas
@ALLTRIM Elimina todos los espacios iniciales y finales.
@ASCII Devuelve el código ASCII de un caracter
(no disponible en versiones
Unicode de IDEA)
@BETWEEN Determina si una expresión numérica se encuentra en un rango
específico
@BETWEENDATE Devuelve un número indicando si una fecha cae dentro de un
rango especificado (1) o no (0).
@BETWEENTIME Devuelve un número indicando si una hora cae dentro de un rango
especificado (1) o no (0).
@BIT Identifica el valor de un bit
@BITAND Oculta bits no deseados.
@BITOR Especifica bits requeridos.
132 IDEA Versión Ocho

@CHR Devuelve el caracter equivalente a un código ASCII especificado

(no disponible en versiones
Unicode de IDEA)
@COMPARENOCASE Compara expresiones sin tener en cuenta mayúsculas / minúsculas
@COMPIF Determina si un registro satisface un criterio múltiple
@CTOD Convierte fecha tipo caracter al Formato de Fecha de IDEA
@CURFORM Convierte un valor numérico en texto formateado
@CURVAL Convierte un campo caracter en un campos numéricos
@DATE Devuelve la fecha actual
@DAY Devuelve el día en una fecha
@DAYSTOD Convierte la cantidad de días desde el1 de Enero de 1900 al
formato fecha
@DB Calcula el saldo periódico de depreciación decreciente para un
período específico
@DDB Calcula el saldo de la depreciación doble decreciente
@DELETE Elimina una cantidad determinada de caracteres en una cadena
@DOW Devuelve el día de la semana
@DTOC Convierte formato fecha a caracter
@DTODAYS Obtiene la cantidad de días que hay entre el1 de Enero de 1900 y
una fecha especificada
@DTOJ Convierte fechas a formato Juliana
@EXP Calcula el valor exponencial de una expresión numérica
@FIELDSTATISTICS Devuelve el valor numérico de una estadística de campo
especificada.
@FINDONEOF Encuentra la posición del primer caracter coincidente en dos
cadenas
@FINYEAR Devuelve el año financiero para una fecha dada basándose en el fin
de año
@FORMAT12HOURCLOCK Devuelve una cadena representando la hora en formato
HH:MM:SS TT
@FV Calcula el valor futuro de una inversión
@GETAT Devuelve el caracter que aparece en una posición numérica
especificada
@GETNEXTVALUE Devuelve el valor siguiente del campo seleccionado.
@GETPREVIOUSVALUE Devuelve el valor anterior del campo seleccionado.
@HOURS Devuelve la parte correspondiente a la hora en una hora dada
@IF Permite optar por dos resultados en base a la evaluación de una
condición
@INSERT Inserta una cadena dentro de una cadena existente
@INT Devuelve la porción entera de una expresión numérica.
@IPMT Calcula el interés pagado para un período dado
@IRR Calcula la tasa interna de retorno
@ISBLANK Comprueba si un campo caracter contiene blancos
@ISFIELDDATAVALID Devuelve 1 si el dato del campo es válido, o 0 si es incorrecto.
@ISIN Devuelve la posición inicial de una cadena dentro de otra cadena
(tiene en cuenta mayúsculas / minúsculas)
@ISINIP Devuelve la posición inicial de una cadena dentro de otra cadena
(no tiene en cuenta mayúsculas / minúsculas)
@JTOD Convierte fechas julianas al Formato de Fecha de IDEA
@JUSTLETTERS Devuelve una cadena sin todos sus caracteres numéricos
@JUSTNUMBERS Devuelve todos los números (al inicio y al final)
@JUSTNUMBERSLEADING Devuelve los números iniciales
Apéndice B: @Funciones 133

@JUSTNUMBERSTRAILING Devuelve los números finales

@LASTDAYOFMONTH Devuelve el último día para una combinación de mes y año
especificada.
@LEFT Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una cadena
contando desde la izquierda
@LEN Devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los espacios del
final
@LIST Determina si una expresión cumple un criterio en una lista de
valores
@LOG Calcula logaritmos naturales
@LOG10 Calcula logaritmos en base 10x.
@LOWER Convierte todos los caracteres de una cadena a minúsculas.
@LTRIM Quita los espacios iniciales de una cadena
@MATCH Determina si una expresión cumple un criterio en una lista de
valores
@MAX Devuelve el valor máximo de dos expresiones numéricas
@MID Extrae una porción de texto desde una cadena
@MIN Devuelve el valor mínimo de dos expresiones numéricas
@MINUTES Devuelve la parte correspondiente a los minutos en una hora dada
@MIRR Calcula variaciones en la tasa interna de retorno
@MONTH Devuelve el mes en una expresión tipo fecha
@NOMATCH Determina si una expresión no cumple ningún criterio en una lista
de valores
@NPV Calcula el valor actual neto de una inversión
@NTOD convierte una expresión numérica en formato de fecha de IDEA.
@PMT Calcula la cuota de un préstamo
@PPMT Devuelve el capital principal de un préstamo
@PRECNO Devuelve el número de registro físico
@PROPER Convierte a mayúsculas la primer letra de cada palabra en una
cadena
@PV Devuelve el valor actual de una inversión
@QTR Basándose en el fin de año, devuelve 1-4 representando el
cuatrimestre correspondiente en el que cae una fecha dada
@RANDOM Genera números aleatorios
@RATE Calcula el porcentaje de interés de una inversión o préstamo
@RECNO Devuelve el número de registro lógico (sensible a índices)
@REGEXPR Compara expresiones de caracter utilizando un complejo conjunto
(no disponible en versiones de reglas
Unicode de IDEA)
@REMOVE Elimina todas las ocurrencias de un caracter específico
@REPEAT Repite el primer caracter de una cadena un número determinado
de veces
@REPLACE Reemplaza una cadena o subcadena con otra
@REVERSE Invierte el orden de caracteres en una cadena
@RIGHT Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una cadena
contando desde la derecha
@ROUND Redondea valores numéricos
@SECONDS Devuelve la parte correspondiente a los segundos en una hora
dada
@SEED Genera la semilla de números aleatorios
@SLN Devuelve la depreciación lineal de un activo
134 IDEA Versión Ocho

@SOUNDEX Devuelve el código de sonido para una palabra

(no disponible en versiones
Unicode de IDEA)
@SOUNDSLIKE Determina si dos palabras son fonéticamente iguales
(no disponible en versiones
Unicode de IDEA)
@SPACESTOONE Elimina espacios en blanco dejando solo un espacio entre palabras
en una cadena
@SPANEXCLUDING Devuelve los caracteres que aparecen antes de cualquier otro juego
de caracteres especificados en una cadena
@SPANINCLUDING Devuelve los caracteres al comienzo de una cadena que coinciden
con cualquier caracter en otra cadena especificada
@SPLIT Corta una cadena en segmentos separados por caracteres como
espacios o comas y devuelve el segmento especificado.
@SQRT Calcula la raíz cuadrada
@STR Convierte expresiones numéricas en cadena de caracteres
@STRATUM Agrupa registros por intervalos
@STRIP Quita toda la puntuación y los espacios en una cadena
@STRIPACCENT Elimina el acento en un caracter acentuado.
@SYD Devuelve la suma de años de depreciación lineal en un activo
@TIME Devuelve la hora actual
@TRIM Elimina los espacios del final
@TTOC Convierte una hora o número en una cadena con el formato
HH:MM:SS
@UPPER Convierte todos los caracteres de una cadena a mayúsculas.
@VAL Convierte una expresión tipo caracter a numérica
@WORKDAY Devuelve 1 si una fecha dada cae entre Lunes y Viernes o 0 si la
fecha cae entre Sábado y Domingo
@YEAR Devuelve el año en una fecha
 INDICE

Indice

Símbolos
@ALLTRIM 131
@Funciones 90, 131

A
ABS 131
Accediendo a IDEA 33
Actualizar Explorador de Archivos 130
AFTERNOON 131
AGEDATETIME 131
AGETIME 131
Agregar un campo Virtual 82
Agregar un comentario 78
ALLTRIM 131
AÑO 134
ASCII 131
Asistente de Importación 38, 50
Asistente de Importación - Crear campos 56
Asistente de Importación - Detalles de campo 54
Asistente de Importación - Especificar Delineadores de Campo 53
Asistente de Importación - Especificar longitud de registro 52
Asistente de Importación - Especificar nombre de archivo de IDEA 58
Asistente de Importación - Tipo de Archivo 51
Asistente de Reportes 98
Asistente de Reportes - Cortes de Reporte 101
Asistente de Reportes - Definir cortes 100
Asistente de Reportes - Encabezado/Pie de Página 103
Asistente de Reportes - Encabezados 99
Asistente de Reportes - Sumas Totales 102

B
Bandas de estratificación 65
Barra de herramientas de Operaciones 26
136 IDEA Versión Ocho

Barra de herramientas Explorador de Archivos 30

Barra de herramientas IDEAScript 28
BETWEEN 131
BETWEENDATE 131
BETWEENTIME 131
BIT 131
BITAND 131
BITOR 131
Botón validar 48
Búsqueda de registros 120

C
Cadena 131
Campo de Acción 123
Campos Clave de Coincidencia 74
Campos hora 118
Carpeta de Trabajo 34
CHR 132
Código IDEAScript 78
Colocar Campos de Columna Aquí 70
Colocar Campos de Fila Aquí 70
Colocar Elementos de Datos Aquí 70
Color de campos Virtuales 83
Comentarios 25
COMPARENOCASE 132
COMPIF 132
Conclusion 31
Conectar a IDEA Server 36
Configuración de columnas 41
Configurar Página 96
Copia de Seguridad 127
Copiar archivos de datos 129
Creación de un Reporte 97
Criterio 22, 80, 84
CTOD 132
CURFORM 132
CURVAL 132

D
Datos erróneos 59
DAY 132
DAYSTOD 132
DB 132
DDB 132
DELETE 132
Desplegar registros que contengan 79
Detección de Omisiones 86
Detectar Clave Duplicada 85
Diálogo Definir Clave 85
Indice 137

Diseño estándar 108

Diseño Flotante 108
DOW 132
DTOC 132
DTODAYS 132
DTOJ 132
Duplicados 85

E
EDAD 131
Editor de Ecuaciones 131
Eliminar Bases de Datos 126, 129
Eliminar otros archivos 129
Estadísticas de Campo 20, 42, 62
Estratificación 62
ESTRATO 134
Excluir de la salida 108
EXP 132
Explorador de Archivos 29
Expresión numérica 131
Extracción de Registros 47, 84, 90
Extracción Directa 47, 84
Extracción por Valor Clave 88

F
FECHA 132
FINDONEOF 132
FINYEAR 132
FORMAT12HOURCLOCK 132
Formato negativo 92
FV 132

G
GETAT 132
Gráfico de Barras 68
Gráfico de resultados 68
Guardar la definición de registro 50
Guardar vista 95, 105

H
Historial 19, 77
HORA 134
HOURS 132

I
IDEA 11
IDEA Server 13
IF 132
138 IDEA Versión Ocho

Importar 38
Importar un archivo Adobe PDF 106
Importar un reporte impreso 106
Imprimir un reporte 104
índice 40
Indices 24
Información del Proyecto 34
Iniciar IDEA 13
INSERT 132
INT 132
IPMT 132
IRR 132
ISBLANK 132
ISFIELDDATAVALID 132
ISIN 132
ISINI 132

J
JTOD 132
JUSTLETTERS 132
JUSTNUMBERS 132
JUSTNUMBERSLEADING 132
JUSTNUMBERSTRAILING 133

L
LASTDAYOFMONTH 133
LEFT 133
LEN 133
Límite superior 65
LIST 133
Lista de Tareas 31
LOG 133
LOG10 133
Longitud de columnas. 64
Longitud Fija 50, 51
LOWER 133
LTRIM 133

M
Manejo de Campos 73, 82
Máscara de fecha 55
MATCH 133
MAX 133
Menú Galería 68
MES 133
MID 133
MIN 133
MINUTES 133
MIRR 133
Mover archivos de datos 130
Indice 139

Muestreo Aleatorio de Registros 45

N
NOMATCH 133
NPV 133
NTOD 133

O
Ocultar campos 92

P
Pantalla 15
Permitir a los encabezados ocupar múltiples líneas 98
Plantilla 116
PMT 133
PPMT 133
PRECNO 133
PROPER 133
PV 133

Q
QTR 133

R
RANDOM 133
RATE 133
RECNO 133
Referencia de espacio 110
Referencia de texto 110
Referencia no en blanco 110
Referencias 109
REGEXPR 133, 134
Relación entre IDEA e IDEA Server 14
REMOVE 133
Reordenar campos 42
REPEAT 133
REPLACE 133
Reportes 92
Reportes - Campos visibles 92
Restaurar 127
Restaurar vista 42
Resultado de la búsqueda 31
Resultados 23
REVERSE 133
RIGHT 133
ROUND 133
140 IDEA Versión Ocho

S
Salida de registros duplicados 85
Salida resultados 23
SECONDS 133
Secuencia de registros 40
SEED 133
Separador de miles 92
Símbolo de moneda 92
Sistema de Ayuda 125
SLN 133
SOUNDEX 134
SPANEXCLUDING 134
SPANINCLUDING 134
SQRT 134
STR 134
STRIP 134
Sumarización 60
SYD 134

T
Tabla Pivot 70
Diálogo Campos 71
Total de Control 21, 59
TRIM 134
Tutorial de Iniciación 33

U
Unir Bases de Datos 73
Unir Bases de Datos - Campos primarios 74
Unir Bases de Datos - Campos secundarios 75
UPPER 134

V
VAL 134
Valor máximo 63
Valor mínimo 63
Valor neto 63
Ventana de Base de Datos 17
Ventana IDEAScript 27
Ventana Tareas en Ejecución 30
Ventanas movibles 30
Ventanas y Barras de Herramientas 17
Vista Previa 66, 87, 104

W
WORKDAY 134
[Link]

CaseWare IDEA Inc.

469 King Street West, 2nd Floor
Toronto, Canada M5V 1K4