LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN

DEL ARCHIVO
Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48
del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General
de Archivos para Colombia), se establecen las condiciones para los locales destinados
como sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la conservación
preventiva de documentos.
Capacidad de almacenamiento
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
La disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento de acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de Retención
Documental y los documentos de apoyo necesarios.
Condiciones ambientales generales
Ventilación
 La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y
espacio del mismo garanticen la conservación del documento.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una
 adecuada ventilación a través de ellos.
Iluminación
 Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores,
cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas
en las ventanas.
 Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible
y deben estar en perfectas condiciones.
 Se debe mantener un control sobre la instalación electrica.
Soporte
 Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de
ácido y exento de lignina cuyo valor de ph esté en rango de acuerdo con los
aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo:
Requisitos para la permanencia y durabilidad”.
 Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser
insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no
transmitir acidez al soporte.
 Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de
sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar
separación de componentes o coagulación.
  No se recomienda utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda en los documentos
de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes que contienen son
solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún
en condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad
en la información.
Contenedores
 Para los documentos de conservación total no se recomienda la perforación de los
documentos ni que estén en contacto con material metálico. Si se almacena en
fólderes AZ se debe utilizar acetatos para evitar rasgaduras y deformaciones.
 El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe
estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a
conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
 Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas
de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con
el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los
mismos.
 Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos,
se aplicará al cartón un recubrimiento que impidas la acidificación por contacto.
 Se recomienda que las Carpetas deben ser de un material que tenga ph neutro, de
color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la
abrasión y ser insolubles en agua. La cartulina debe tener un acabado liso, suave,
libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. Se recomienda el uso de
cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo 320 g/m2

Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video,
rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá
cuenta lo siguiente:
 Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres individuales y
en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
 Los rollos de microfilm se mantendrán en su carrete y contenedor elaborados en
material estable y químicamente inerte.
 Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores
ácidos o contener moléculas ácidas retenidas en su estructura
 Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear
los sistemas de impresión de matriz de punto
Mantenimiento de instalaciones
 Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de
humedad en el ambiente.
  Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos
y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad.
Condiciones funcionales
Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el
aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario,
su característica y disposición. Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en
cuenta:
Estantería
 El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
 Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable.
 Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un
espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
Mobiliario
Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales
estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción
documental.
Estructuras para archivar
Archivadores
Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos se
encuentran los siguientes.
Archivador vertical
Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas para conservación y facilitar la consulta
de los documentos correspondientes al archivo de gestión.
Tiene de una a cinco gavetas.
Archivador horizontal
Facilita clasificar los documentos de forma horizontal pero se encuentra generalmente
cerrado. Las carpetas que se utilizan se denominan carpetas colgantes.
Folderama
Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía lateral. Se utilizan en las
organizaciones para guardar las historias laborales.
Archivador giratorio
Este archivador está constituido por hileras circulares. Además están equipados con
teléfonos para que los responsables del área de trabajo suministren la información
requerida.
Archivador mecánico
Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo a la
clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite de una
manera práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los
documentos.
Archivador electrónico
Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera
ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las debidas
carpetas.
Estantes
Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene como propósito de garantizar la
conservación de la información de los documentos.
Archivador rodante
Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas con ruedas, que implementa un sistema
versátil de almacenamiento hermético de los documentos para mayor accesibilidad y
conservación de la información.
Planoteca
Es una estructura en madera que tiene como unción almacenar planos y facilitar su
consulta.

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