PROCESOS COMERCIALES

SAP - SD

Pedidos de Venta
 Pedidos de Venta

Creación de pedidos de Venta

 El caso más sencillo es registrar una orden con varias posiciones en una sola
pantalla. El resultado es una orden con todos los datos para las funciones siguientes
necesarias, ya que la mayoría de los datos se proponen a partir de los datos maestros
tratados.

Es aconsejable almacenar el mayor número posible de datos en los registros

maestros.
De esta manera, durante la entrada de pedidos el trabajo de entrada de datos será
menor.

Los datos específicos del cliente que tratan de entregas y tolerancias en la entrega
para un determinado material se copian en la posición del pedido.
 Pedidos de Venta

Indicaciones para ofertas pendientes y pedidos abiertos

In d ic a c io n e s p a r a o f e r t a s p e n d ie n t e s y p e d id o s a b ie r t o s
O fe r ta P e d id o a b ie r t o

C lie n t e K1 C lie n t e K1
M1 2 0 0 S t. M2 1 .0 0 0 L

C la s e d o c . v e n t a s :
E x is te o fe r t a TA E x is te p e d . a b ie r t o
p e n d ie n t e p a r a In d ic a c . p a r a o f e r t a s : A /B p e n d ie n t e p a r a e l
L is ta e l c lie n t e K 1 In d ic a c . p a r a p e d . a b .: A /B L is ta c lie n te K 1

C r e a r p e d id o e s tá n d a r
2 000 0399 c o p ia r c o p ia r 1100 00789
C lie n t e K 1
. .
. M1 100 S t .
M2 30 L

 SAP AG

En la entrada de pedidos, el sistema indica que existen ofertas, contratos y los planes de entregas
Pendientes para el cliente y para el material registrado disponible.
Partiendo de esta indicación se puede acceder a la lista de las ofertas o contratos pendientes y se puede
adoptar en el pedido un documento preferente haciendo una copia. Es decir, el sistema permite crear
pedidos basándonos en las ofertas generadas.
 Pedidos de Venta

Si se desea crear
un pedido basado en
una consulta /
oferta/ contrato
 Pedidos de Venta

 Bloqueo de pedidos:
Los pedidos se pueden bloquear para las siguientes operaciones subsiguientes:

o para el envío
o para la facturación
Se puede establecer un bloqueo de entregas en la cabecera y en cada una de las
posiciones y repartos.
Se puede establecer un bloqueo de facturas en la cabecera y en cada una de las
posiciones.

 Rechazo de pedidos:
Los motivos de rechazo pueden entrarse para una o varias posiciones. Estas posiciones
no se copiarán posteriormente en los documentos subsiguientes.
Pedidos de Venta
 Pedidos abiertos

 Contratos:

Un contrato es un acuerdo de marco entre un comprador y un vendedor, válido durante un

período de tiempo concreto. El pedido abierto no contiene ningún reparto (datos de
entrega), y su entrega se ordena mediante un pedido.
En el contrato se acuerda una cantidad comprada total para un material concreto con un
acuerdo especial sobre el precio.
Puede determinar qué clases de pedido pueden emplearse para una orden de entrega para
pedido abierto.
Para el pedido abierto son posibles las mismas funciones que para el pedido (p. ej.
determinación de precio).
La clase de documento proporcionada para los pedidos abiertos en el Sistema estándar es:
KM - Pedido abierto por cantidad
 Pedidos abiertos

O rd e n a r la e n tr e g a d e l p e d id o a b ie r to

P e d id o E n tr e g a s

PPeeddid
idoo aabbie
ierrto
to P e d id o E n tr e g a s

P e d id o E n tr e g a s

A c tu a liz a c ió n d e la s
c a n tid a d e s s o lic ita d a s

 SAP AG

Los contratos están limitados temporalmente. El fin del contrato puede

registrarse manualmente al crear el contrato.
En caso de que la duración del contrato sea ilimitada, el final del contrato
puede determinarse con una regla de rescisión.
 Pedidos abiertos

Rescisión de contrato

Documento ventas/fechas del contrato

Inicio del contrato: 01.04.

Fin del contrato: 01.04. Sí
próximo
año ¿Adoptar la rescisión?
Rescisión de contrato

Fecha de rescisión deseada: 01.11. Posible plazo de rescisión

más próximo:
Entrada rescisión: 01.10.
01.04. próximo año
entrada
manual

 SAP AG
Pedidos abiertos
Pedidos abiertos
 Plan de entregas

 Plan de Entregas

Un plan de entregas es un contrato marco entre un comprador y un vendedor,

válido para un período de tiempo concreto.
A diferencia del pedido abierto, el plan de entregas contiene repartos (datos
de entrega).
Así, el plan de entrega sigue siendo procesado mediante entregas.
En el plan de entregas pueden procesarse las mismas funciones que en el
pedido.
las clases de documento Estándar son las siguientes:
o LP - plan de entregas
o LZ - plan de entregas con orden de entrega
Plan de entregas
Plan de entregas

Permite proponer
posiciones ( copia la
posición de un
documento de Venta
particular)
Plan de entregas

Expedición
 Despacho

 Proceso de Expedición

Proceso de expedición
Puesto de expedición Alm acén

o
Pedido/ Maayy o
M
7
Pedido de 4 5 6
1 2 3 14
traslado 11 12 13
8 9 10 2 0 21
7 18 19
15 16 1 28
25 26 27
22 23 24
29 30 31

 Seguim iento de fechas  Picking

 Verificación de disponibilidad
 Creación de la entrega

..........................
..........................
..........................
..........................
..........................
..........................
..........................
..........................
. . . ...........................
...
.... ...
.... ...
.... . . .. .. . ...
.... ...

 Em balar  Transporte  Docum entos de  Salida m ercancías

 SAP AG expedición
 Despacho

 Seguimiento de Fechas

La programación de envío en sentido más estricto contiene el tiempo de preparación y el tiempo de

carga. Estos tiempos están en función del puesto de envío que se proponga la entrega de la posición
del pedido.
Para cada puesto de envío puede decidir si se lleva a cabo o no una determinación del tiempo de
preparación y/o de tiempo de carga.

 Verificación de disponibilidad
El sistema comprueba si el material está disponible para la fecha de puesta a disposición.
Si el material no está disponible el día de la puesta a disposición, el sistema intenta determinar la
fecha en la que el material estará disponible. Esta fecha es la nueva fecha de puesta a disposición.
El sistema utiliza la nueva fecha de puesta a disposición como puento de partida para una nueva
programación de la expedición, mediante la cual se determina una nueva fecha de entrega.

 Creación de la entrega
El tipo de entrega controla toda la entrega. Con ayuda de las clases de entrega se tienen en cuenta
diversas clases de operaciones comerciales en la gestión de envíos.

Entregas
 Despacho

En la versión estándar de SAP se definen, entre otras, las siguientes clases de entrega:
o LF: Entrega
o LO: Entrega sin referencia
(ningún pedido disponible como base para la entrega)
o LR: Entrega de devoluciones
o NL: Entrega de reaprovisionamiento

Al transferir una posición de pedido a una entrega, la posición de entrega adopta el tipo
de posición de la posición de pedido.
 Entregas

 Formas de Creación de una entrega

Form as de creación
Pedid
Pedidoo Entrega
Entrega Log
Log
11 +

Pool de entregas
Pedido Entrega
Entrega
Pedido Pedido
Pedido
Log
Log
22 Pedido
Pedido Pedido
Pedid o
Entrega
Entrega +
Pedido
Pedido Pedido
Pedido de
de Entrega
Entrega
traslado
traslado

Entrega
33

 SAP AG
 Entregas

1. Creación directa de una entrega con referencia a un pedido existente.

 Entregas
2. Creación de los pedidos pendientes sobre la base del seguimiento de fechas de los pedidos
conocidos (proceso colectivo).
En este punto también pueden seleccionarse pedidos MM (pedidos de traslado) para realizar entregas
de reaprovisionamiento de un centro a otro.
 Entregas
 3. Creación directa de una entrega independiente sin referencia a un origen conocido en el
Sistema.
Entregas
 Entregas
 Tratamiento de entregas

En el tratamiento de la entrega hay distintas posibilidades de acceso para modificar

la entrega.
o Con Modificar entrega se puede indicar directamente un número de documento
de entrega y acceder de esta manera a la visión general de entregas.
o Si no se conoce el número de entrega, es aconsejable que visualice en el
Sistema una lista con todas las entregas de un destinatario de mercancías o de un
material. Posteriormente podrá seleccionar una entrega para modificar.
o También se puede acceder a las entregas mediante la técnica de matchcode.
o Otra posibilidad para acceder es con el flujo de documentos en el caso de que
se conozca el número del documento anterior.
Junto a las modificaciones de los datos de cabecera y de posición también se pueden
llevar a cabo modificaciones de estructura, es decir, se pueden borrar posiciones
individuales o agregar a la entrega con una nueva posición (Ampliación de una entrega).

Picking
 Picking

P ic k in g

P o s ic ió n e n tre g a

n o re le v a n te p a ra p ic k in g re le v a n te p a ra p ic k in g
p . e j. s
seerv
rv ic io s , te x to s p . e j. m e rca d e ría s

L a n za m ien to d e p ic k in g
- a tra vé s d e o rd e n d e p ic k in g /lis ta p ic k in g M e n s a je a s u b s is te m a
- a tra v é s d e W M /o rd e n d e tra n s p o rte

 S A P AG

Efectuar el picking significa la puesta a disposición dentro de los plazos de la mercancía en la

cantidad y la calidad adecuada para el envío al cliente.
Una condición previa para la contabilización de la salida de mercancías es que se efectúe todo el
picking de las posiciones relevantes.
Picking

Salida de Mercancias
Salida de mercancias

Devoluciones
 Devoluciones

G e s tió n d e d e v o lu c io n e s
F a c tu ra

D e v o lu ció n E n tre g a N o ta a b o n o
d ev o lu c ió n

P e d id o
c lie n te

 R e c ep c ió n  C re a r n o ta d e
m e rca n c ía d ev u e lta abono una vez
(c o n ta b ilizar e n tra d a re tira d o e l
d e m erc a n c ías ) b lo q u e o d e
fa c tu ra
 A lm a c e n a r e n sto c k
n o lib re
F a ctu ra .

BBlo
loqu
queeoo factu
factura
ra

 SAP AG
 Devoluciones
 Tratamiento de devoluciones
El tratamiento de devoluciones tras una contabilización de salida de mercancías con éxito implica la
anulación del proceso de contabilización de la salida de mercancías. Este método permite anular la
salida de mercancías creando una entrega de devoluciones y contabilizando a continuación la entrada
de mercancías correspondiente.

1. Se Introduce un pedido de devolución (clase de pedido RE) para el cliente y el material implicado.
Puede crear este pedido de devolución con referencia al pedido de cliente original. De este modo, el
flujo de documentos asigna el pedido original al pedido de devolución. Las cantidades de pedido
originales de las distintas mercancías se proponen automáticamente. Puede modificar las propuestas
de cantidades si es necesario.

2. Cree una entrega de devolución para el pedido de devolución. El sistema propone la clase de entrega.
Las cantidades de entrega en la entrega de devolución deben corresponder a las cantidades de
salida de mercancías del documento de salida de mercancías contabilizado de modo incorrecto.

3. Contabilice la "salida de mercancías" correspondiente a la entrega de devolución. El sistema

reconoce automáticamente la entrega de devolución como entrada de mercancías y compensa la
contabilización original de salida de mercancías efectuando una contabilización de anulación.

4. Facture la operación comercial con un abono de devolución. El sistema propone automáticamente la

clase de factura. Con este abono, se compensa el documento de facturación original correspondiente
a la salida de mercancías contabilizada de modo incorrecto.
 Devoluciones

 Anulación de la salida de mercancías

La anulación de la salida de mercancías significa que se anula la contabilización de la salida de

mercancías correspondiente a una entrega. Esta función permite eliminar la contabilización sin
tener que crear una entrega de devoluciones y a continuación contabilizar una entrada de
mercancías correspondiente. Esta función puede ser especialmente útil si ha contabilizado por
accidente la salida de mercancías, por ejemplo, y desea anularla. La anulación de salida de
mercancías suele producirse poco después de la contabilización de salida de mercancías.
El documento de anulación está integrado en el flujo de documentos de la entrega.
Al anular la salida de mercancías para una entrega, el sistema crea un documento de anulación
que adopta las cantidades y la valoración del documento original de salida de mercancías y
ejecuta la contabilización correspondiente del valor y la cantidad en el stock.
Al igual que la contabilización de salidas de mercancías, la anulación de salidas de mercancías
sólo es posible para toda la entrega. No podrá anular la salida de mercancías sólo para una
parte de la entrega.
Tras la anulación, el status del movimiento/ salida de mercancías de la entrega se restablece
en No iniciado todavía. De este modo, la entrega puede continuar tratándose, si es preciso. El
sistema también anula las necesidades de la entrega.
Si la entrega ya se ha facturado, parcial o totalmente, la anulación de la salida de mercancías
sólo es posible después de que se haya anulado el documento de facturación.

Facturación
 Facturación

En ventas, la facturación pone fin a las operaciones comerciales. El sistema contempla las
siguientes funciones:
Creación de:
? Facturas derivadas de entregas y servicios
? Abonos y notas de cargo derivados de las correspondientes solicitudes
? Facturas pro-forma
Anulación de operaciones
Transferencia de los datos de facturación a finanzas.
 Facturación

Consecuencias de la confección de facturas

Contabilidad
Factura cuentas a cobros

Cuenta de
crédito del
cliente

Sistema de información
Cuenta de resultados de ventas

Entrega

Pedido

 SAP AG
 Facturación

 La creación de una factura implica:

 Confección de forma automática de todos los documentos financieros:
? Ledger general
? Centro de beneficio
? Cuenta de resultados
? Controlling
? Contabilidad financiera

 Actualización de los siguientes datos:

? El status de factura de todos los documentos comerciales, entregas y facturas
correspondientes
? La cuenta de crédito del cliente
? Las estadísticas de ventas para el sistema de información de ventas
? Elementos de Controlling, como por ejemplo, cálculo de resultados y contabilidad de centros
de beneficio.
 Facturación

E s t r u c t u r a d e l d o c u m e n t o d e f a c t u r a c ió n En la cabecera se indican los datos

generales válidos para toda la
factura, por ejemplo:
C a b e c e ra
Número del responsable de pago
P o s ic ió n 1 Fecha de factura

P o s ic ió n 2 Valor neto total de la factura

P o s ic ió n 3

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Todas las facturas tienen la misma estructura: se componen de una cabecera y una serie de posiciones
opcionales.
En las posiciones se encuentran los datos válidos para cada posición, por ejemplo:
Número de material
Cantidad de factura
Valor neto de cada posición
Facturación

Cabecera

Posiciones
 Facturación

Posición
Imágenes en el doc. de factur.
Detalle
Cabecera Visiones
generales Interlocutor
Detalle
Visión general Condiciones
Docs. de fact.
Interlocutor
Textos

Datos de
Condiciones Posiciones de doc comercio exterior
de facturación
Flujo de
Mensajes documentos

Datos de pedido
Textos Finanzas

Configuración
Datos de comercio
exterior
Plan de facturación
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 Facturación

Clases de documentos de facturación

Factura Venta al
proforma contado

Factura
Abono/nota de
cargo

Operaciones Clase de documento

Devolución
externas de facturación

Lista de Imputación
facturas interna
Anulación

 SAP AG

La clase de documento de facturación controla la totalidad del documento de facturación.

Con ayuda de las clases de documentos de facturación, en la gestión de documentos de facturación
se tienen en cuenta las distintas operaciones empresariales.
 Facturación

Control de la clase de documento de facturación

Asignación de
números Interlocutor

Clase de doc. de Textos

fact. de anulación

Clase de lista de Clase de documento

Mensajes
facturas de facturación

Determinación de las
cuentas de ingresos Rappel

Bloqueo de
contabilización
 SAP AG
 Facturación

Operación de facturación
Venta Expedición Facturación Contabilidad
Pedido Entrega Factura 100.-

100.-

Pedido Factura 100.-

100.-

Solicitud Abono 10.-

de abono 10.-

Factura

Anulación 100.-
Factura 100.-

 SAP AG
 Facturación

Facturas

Pedido Entrega Factura

Pedido Entrega Factura

 SAP AG
Facturación
 Facturación

Abonos y notas
La mercancía es defectuosa de acuerdo
de cargo

Cliente Fábrica química de Mannheim

Pedido Entrega Factura

Solicitud de Abono
abono

Solicitud de Nota de cargo

nota de cargo

 SAP AG
 Facturación

Los abonos y las notas de cargo sólo pueden confeccionarse con referencia a sus respectivas
solicitudes (documentos de venta). Estas solicitudes pueden crearse de la siguiente manera:
Sin referencia a una operación empresarial previa
Con referencia a un pedido
Con referencia a una factura
Si se desea, el sistema debe definir automáticamente un bloqueo de factura para un abono o
nota de cargo. El encargado puede hacer dos cosas:
Autorizar la facturación del abono o nota de cargo tras una verificación, así como decidir
el importe o la cantidad con que debe crearse el abono o nota de cargo.
Rechazar el abono o nota de cargo e indicar un motivo de rechazo.
En la creación de un abono o nota de cargo, son importantes las siguientes fechas:
Fecha de prestación de servicios (a efectos de tributación)
Fecha de determinación del precio (fecha del día o del documento de referencia, si existe)
Fecha de la factura (ya se indica en el documento de venta).
 Facturación

Devolución
1

Cliente 2
Fáb. química de Mannheim

Pedido Entrega Factura

Devolución Entrega de Abono

devoluciones

 SAP AG
 Facturación

Anulación

Pedido Entrega Factura Cuenta de deudor

100

Precios incorrectos

Anulación de 1.
1. Anulación Cuenta de deudor
estatus de
factura 100

2.
2. Cuenta de deudor
Factura
80

Precios correctos
 SAP AG
 Facturación
 Metodos de creación de facturas
1. Facturación individual: Los documentos que deben facturarse pueden especificarse de
forma explícita indicando su número. Si no se ha podido crear ninguna factura porque, por
ejemplo, existe un bloqueo de factura, aparece un log de errores.
 Facturación

2. Tratamiento del pool de facturación: El pool de facturas permite confeccionar

facturas, abonos y notas de cargo al mismo tiempo. Al trabajar con el pool de
facturas, se debe indicar los criterios de selección, como por ejemplo: solicitante,
fecha de factura y país receptor. De acuerdo con estos criterios, el sistema agrupa
las operaciones que deben facturarse. En función de esta restricción, el sistema
selecciona el pool de trabajo y confecciona facturas durante el tratamiento del pool
de facturas. Una vez grabados los datos introducidos, puede visualizarse el log para
averiguar qué facturas se han confeccionado a partir de un pool de facturas; es decir,
qué errores se han producido.
El pool de facturas puede tratarse en modo de simulación. El sistema muestra las
facturas sin grabar los documentos; las operaciones erróneas se visualizan con el
status de tratamiento aplicable.
 Facturación
Pantalla de selección:
Facturación
 Facturación

3. Facturación en Batch: Es recomendable realizar la facturación por

lotes. El job batch puede ponerse en funcionamiento de forma automática
de dos maneras:
Periódica (por ejemplo, todos los lunes a las 02:00 horas)
Con una fecha determinada (por ejemplo, 19 de Junio a las 20:00 horas)
 Facturación
 Formas de liquidación:

o Documento colectivo de facturación: el sistema intenta agrupar en una sola

factura todas las operaciones que deben facturarse a un mismo cliente para una
fecha determinada.

o Partición de Facturas: En el caso de que las facturas contengan interlocutores o

datos distintos en los campos de cabecera, el sistema realiza de forma automática
una partición de facturas.
Todos los interlocutores y campos de cabecera son cláusulas condicionales para la
partición
Ejemplo:
Las condiciones de pago en ambos pedidos son diferentes

o Documento individual de facturación: el sistema confecciona una factura por

documento comercial.

o Lista de Facturas: permiten enviar de forma periódica o en fechas

determinadas listas que contienen facturas (facturas, notas de pago o abonos) a
un responsable de pago.

Reportes
 Reportes
Documentos de Venta:
Para todos los documentos de ventas existe una función de lista. Mediante esta función puede, p.
ej., visualizar documentos de ventas por cliente o por material.
Puede seleccionar si desea ver todos los documentos de ventas, o sólo aquéllos que estén
abiertos.
Los documentos de ventas abiertos son, p. ej., consultas y ofertas aún no referenciadas del todo,
o pedidos que aún tienen que ser entregados o facturados.
Mediante “otros criterios de selección”, puede limitar aún más la selección de datos, p. ej., en
función del canal de distribución, de la clase de documento, etc.
Reportes
 Reportes

Entregas:

Para contestar a las preguntas habituales como que pedidos están

pendientes de entrega, que entregas se están tratando, que
entregas están finalizadas, se dispone de las respectivas
transacciones de información.

Puede procurarse una visión general de todos los pedidos pendientes

de envío de un puesto de expedición mediante el pool de entregas.
Después de haber entrado los criterios de selección, se debe
seleccionar la visualización del pool de entregas. Así, Accederá a
una lista básica desde la que puede bifurcarse a las posiciones de
pedido.
 Reportes

Facturas:

Para contestar a las cuestiones típicas: ¿Qué pedidos / entregas están listos para la
facturación?, ¿Qué documentos de facturación están listos para la lista de facturas?,
¿Qué documentos de facturación/ listas de facturas se han creado?, ¿Qué documentos
de facturación están bloqueados para la contabilidad?

El sistema dispone de las transacciones de información apropiadas.

Tras la entrada de los criterios de selección, llega a una lista básica que contiene la
información.

Mediante el pool de facturación se puede obtener un resumen de todos los pedidos y

entregas listos para facturación. Es posible realizar una selección en función de la
fecha y/o la clase de factura.
Una vez introducidos de los criterios de selección, se eligen los datos del pool de
facturación. Se accede a una lista básica a partir de la que pueden obtenerse otros
datos de las posiciones de pedido o entrega.
También es posible visualizar todas las facturas en las que aparece un determinado
artículo. Asimismo, es posible visualizar una lista de las facturas bloqueadas, en lugar
de una lista de facturas completa.
Reportes
Reportes
Preguntas