GESTIÓN DOCUMENTAL

ELABORADO POR :

ADRIANA ALEJANDRA CASTIBLANCO CARVAJAL

PRESENTADO A :

LUIS ALEJANDRO INDALENCIO MINEVAR RAMIREZ

CENTRO COMERCIO Y SERVICIOS

SENA

IBAGUE-TOLIMA

2020
Ley 594 del 2000

Medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

PRINCIPIOS:

La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado.

La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total.: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital. Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública
o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleado: Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

El Sistema Nacional de Archivos:

a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la

homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos
centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a
la información y a los documento

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos:

El Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles
de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer
parte del Sistema Nacional de Archivo.

a.) Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que
para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa,

descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización

metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos.

e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional
de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación,
cooperación, descentralización y autonomía

El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos

Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán
a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica,
ejecución, control, seguimiento y coordinación

a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan

Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades
territoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales
de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y
las entidades públicas y privadas que presten este servicio;

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán

responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas
directas e indirectas del Estado;

d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto

en la presente ley y sus normas reglamentarias

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

a) Archivo General de la Nación;

b) Archivo General del Departamento;

c) Archivo General del Municipio

Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

a) Archivos de entidades del orden nacional;

b) Archivos de entidades del orden departamental;

c) Archivos de entidades del orden distrital;

d) Archivos de entidades del orden metropolitano;

e) Archivos de entidades del orden municipal;

f) Archivos de entidades del orden local;

g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

Archivos de la Rama Ejecutiva;

b) Archivos de la Rama Legislativa;

c) Archivos de la Rama Judicial;

) Archivos de los Órganos de Control;

e) Archivos de los Organismos Autónomos

CONTROL Y VIGILANCIA

Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte,

adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con
el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de

derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de

conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

CALIDAD DE LOS SOPORTES: Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán
elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales
o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación. .

Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes.
En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la
preservación y conservación de la misma.

FONDOS ACUMULADOS

Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño
administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la
liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que
suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad.
ESTÍMULOS: El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las
personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos
contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, Tales
premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y
distinciones honoríficas.

APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL: La Procuraduría General de la Nación y la

Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General de la Nación.

DEFINICIÓN: Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso
de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño
administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la
liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que
suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad.

¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN?

Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la
última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de
Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).última etapa de vida
institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la
creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al
concepto de fondos acumulados

¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS?

La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos: el
establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia
Manual de Organización de Fondos Acumulados.

El formato de diagnóstico que se ha implementado para la organización de los fondos acumulados

tiene preguntas afines con aquel que se presenta en la reciente publicación del Archivo General de
la Nación: “Pautas para diagnóstico integral de archivos. Esta etapa corresponde a una labor previa
al establecimiento del nivel de organización documental.

DIAGNÓSTICO:

El diagnóstico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre
del archivo, su ubicación 15 Manual de Organización de Fondos Acumulados geográfica, fecha de
creación, ubicación en la estructura organizacional; datos sobre la planta física donde funciona el
archivo: áreas de depósito dentro y fuera del edificio ambientales, tipos y materiales, el mobiliario;
estado de conservación de la documentación: tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de
conservación (carpetas, A-Z, legajos, tomos libros, paquetes, costales, entre otros); estado o nivel
de organización documental: instrumentos de recuperación de la información (inventarios,
relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soportes, fechas extremas, volumen
documental. Del estado de todos estos aspectos es importante dejar registro visual o sonoro

Antes de iniciar su aplicación es necesario realizar las siguientes preguntas:

• ¿Qué instrumentos de descripción o de recuperación posee la documentación almacenada en ese
depósito?

• ¿Es consultada la documentación almacenada en el depósito? • ¿Qué instrumentos de control de

consulta y préstamo se llevan?

ANTECEDENTES: Decretos o leyes de fusión o supresión de las entidades que le antecedieron.

CREACIÓN: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Públicas que crean el nuevo
ente.

DESARROLLO: Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto
administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus políticas, disposiciones, actividades y
resultados de su actividad. Manual de Organización de Fondos Acumulados 21

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA:

Esta información se encuentra en aquellos documentos generados por órganos de dirección o sus
grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de Junta Directiva,
Reglamentos, Estatutos, Manuales de FUNCIONES, MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

ORGANIGRAMAS: para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los

organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución a partir
de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación objeto de
organización. Planes, Programas, Informes y Proyectos.

Inventarios de bienes muebles e inmuebles. Documentación técnica. Actas de Comités Técnicos,

Estudios, Manuales de Procedimientos de las Áreas Técnicas, Proyectos, Convenios, Informes
Técnicos.

Establecer un objetivo general y unos objetivos específicos. Los objetivos deben encaminarse al
tratamiento integral de organización y conservación de la documentación.

• Elaborar la descripción del estado físico y nivel de organización de la documentación con el fin de
establecer prioridades en el trabajo que se va a realizar, por ejemplo: los fondos que deben
abordarse primero debido al deterioro de sus soportes

• Señalar la metodología y técnicas archivísticas que se deben aplicar. La reconstrucción de la

Historia Institucional requiere la elaboración de gráficas con registro de fechas de creación,
cambios estructurales, fusiones

• De la misma manera, es necesario destacar la importancia de cada uno de los procesos técnicos
que se abordarán como son: Identificación de entes productores, dependencias y asuntos para
cada etapa establecida

• RECURSO HUMANO: determinar personal requerido tanto para la organización como para la
conservación documental.

• Calcular tiempos: tiempos de ejecución de acuerdo con el nivel de organización; determinar

etapas de ejecución a corto, mediano y largo plazos.

• Identificar los materiales necesarios para re almacenamiento e identificación, unidades de

conservación adecuados, rótulos, equipos de cómputo y medidas de limpieza y desinfección para
los casos que se requiera.
 • Dotación de seguridad industrial y salud ocupacional para el personal. • Espacios adecuados de
trabajo y de almacenamiento.

• Mobiliario adecuado.

• Costos.

• Cronograma (actividades, personal, tiempos).

• Bibliografía.

EL INVENTARIO: Una vez concluidos los procesos descritos anteriormente se debe diligenciar el
formato único de inventario documental.

De manera específica el inventario:

• Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las dependencias.

• Permite controlar la producción documental específica por dependencias.

• Determina las fechas reales de cada asunto o serie.

• Registra la frecuencia de consulta que indicará el carácter semiactivo o inactivo de cada asunto o
serie.

.Registra los soportes de la información de cada serie o asunto.

• Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie o asunto

. • Señala el volumen para cada serie documental.

• Identifica el número

DISPOSITIVOS: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implícita una orden,
una determinación o decisión, una regulación o normalización de procesos o actividades; estos
documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y directrices internas de cada entidad.
Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las
Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre otros.

ACTIVIDADES: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones

administrativas. Informes de Gestión, Informes de Actividades, Proyectos, Convenios, Contratos,
Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles, Inventarios Documentales, entre
otros. Es posible que algunos de estos documentos sean voluminosos y por lo tanto requieran
seleccionarse.

MISIONALES: Documentos generados en labores misionales tales como Estudios Técnicos,

Conceptos, Manuales

Técnicos Para determinar la Retención en Archivo Central Cuando se habló de la descripción se

destacó la importancia del inventario por la cantidad y la calidad de información que aporta sobre el
contenido informativo, fechas, volumen y frecuencia de consulta de las series o asuntos

• El inventario debe corresponder a la totalidad de la documentación producida por la entidad o

entidades productoras.

• La valoración de cada asunto o serie se apoyará en la importancia que represente tanto para la
oficina como para la entidad y la Nación.
 • Debe identificarse si la información es única o está registrada en expedientes de otras
dependencias.

• Si los asuntos o series dan cuenta del origen y desarrollo de las entidades.

• Si los asuntos o series informan sobre las políticas, planes y programas.

• Si testimonian las actividades de la entidad.

• Si dan cuenta del origen y contenido de la información.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

a) Muestreo sistemático que tiene como guía la cronología, es decir, guardar ciertos años, eliminar
otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la
producción correspondiente al segundo;

b) Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de representar una serie; en este caso
es necesario aplicar una fórmula estadística.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:

Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de recuperación de

información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.

DOCUMENTO DE APOYO: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,

instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones
específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder
de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

DOCUMENTO INACTIVO: Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y

legales DOCUMENTO SEMIACTIVO: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.

FONDOS ABIERTOS: Aquellos cuya producción documental sigue activa.

FONDOS CERRADOS: Aquellos cuya producción documental ha cesado.

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en

indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la
estructura de un fondo.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de descripción que describe series de un fondo.

MUESTREO: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series
que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos,
cronológicos, numéricos, temáticos, entre otros.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto

relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En
Manual de Organización de Fondos Acumulados

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

documentación por medio de muestreo.
ACUERDO 47 DE 2000 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Acceso a los documentos e información: Con el objetivo de garantizar la preservación de los

documentos de archivo, por ser ellos fuente de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria
histórica de la Nación, garantes de derechos y deberes

Evaluación de soportes: La evaluación del estado de conservación de los documentos de

carácter histórico se hará teniendo en cuenta las características tecnológicas, la tipología de
alteración y la forma como ésta se manifiesta y tomando como principio orientador la unidad que el
soporte del documento guarda con la imagen gráfica.

Restricción de originales: La intensidad de los tipos de alteración se determinará con base en el

análisis de las diversas manifestaciones en relación con la garantía de permanencia, o
susceptibilidad de pérdida del documento.

Alteraciones: Las tipologías de alteración de acuerdo con los factores que las ocasionan se
agrupan en: Alteraciones de tipo biológico: Agrupa el daño ocasionado por bacterias, hongos,
insectos y roedores. El deterioro producido consiste en la degradación del soporte, inicialmente
superficial, hasta provocar la pérdida parcial o total
Alteraciones de tipo químico: Proveniente de los materiales usados en la elaboración del documento
tanto en el soporte, como en la utilizada para el registro de la información. 
Alteraciones de tipo físico: Daño producido al documento o a la unidad que lo contiene, por
humedad, manipulación, almacenamiento, intervenciones inadecuadas, vandalismo y desastres
Consulta: Los tipos de alteración se deben evaluar conforme a métodos y procedimientos que
permitan identificar el agente causante, el daño presente y el riesgo que éste tiene en relación con
la estabilidad del documento así como con la salud del peticionario.
Fuentes bibliográficas para la conservación del patrimonio documental: Se tendrá como
fuentes de conservación las orientaciones e instructivos proporcionados a través de las
publicaciones producidas por el Archivo General de la Nación, la capacitación que a través de los
programas desarrollados por el sistema nacional de archivos contribuyen al conocimiento de las
metodología y técnicas de diagnóstico.
Factores de deterioro: La falta de organización, tanto de los archivos de gestión como de los
centrales e históricos, propician el deterioro de material documental, así como las características de
depósito la carencia de sistemas de protección. 
Los diagnósticos y medidas de conservación preventiva, harán especial énfasis en la evaluación y
control de las condiciones ambientales, las características de depósito, la carencia de sistemas de
protección

ACUERDO 049 DE 2000

Ubicación: No tener riesgo de humedad o inundación, estar lejos de industrias contaminantes o

posibles peligros de atentados; proveer espacio suficiente para los próximos acervos y contar con
movilidad.
Aspectos estructurales: La altura, con una resistencia en la placa de los pisos de 1.200 k/mts2; cifra
que se debe incrementar de acuerdo a la altura, las pinturas utilizadas deben conservar
propiedades refractarias que eviten el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.

Almacenamiento: Debe contar con la adecuación climática, manipulación y seguridad adecuada.

Distribución: Estas áreas necesitan contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la
seguridad del acervo, las zonas de consulta no pueden estar dentro del espacio de
almacenamiento.

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO:

Evitar los bordes que produzcan daño o rupturas a los acervos.

Debe estar diseñada en metal sólido y resistente.

. El sistema de almacenamiento como gabinetes, armarios o estantes con diseños acorde,

recubrimientos antioxidantes y antiestáticos

CONTENEDORES:
Deben ser elaborados en cartón neutro, no se utilizarán adhesivos, deberán almacenarse en sobres
individuales y cajas de PH neutro nivel 7 y nunca en material plástico

UBICACIÓN. No tener riesgo de humedad o inundación, estar lejos de industrias contaminantes o

posibles peligros de atentados; proveer espacio suficiente para los próximos acervos y contar con
movilidad.

ASPECTOS ESTRUCTURALES. La altura debe ser de 2,20 mts; con una resistencia en la placa de los
pisos de 1.200 k/mts2; cifra que se debe incrementar de acuerdo a la altura, las pinturas utilizadas
deben conservar propiedades refractarias que eviten el desprendimiento

ALMACENAMIENTO. Debe contar con la adecuación climática, manipulación y seguridad adecuada

DISTRIBUCIÓN. Estas áreas necesitan contar con elementos de control y aislamiento que
garanticen la seguridad del acervo, las zonas de consulta no pueden estar dentro del espacio de
almacenamiento
CONDICIONES AMBIENTALES

Ventilación:

Renovación continua y permanente de aire de una o dos veces por hora.

Iluminación:

Evitar la luz directa a la documentación, emplear luz artificial fluorescente pero de baja intensidad y
filtros ultravioleta, proveer señalización necesaria en caso de desastre y rutas de evacuación.
RESOLUCION NÚMERO 1995 DE 1999

La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se

registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás
procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento
únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos
previstos por la ley

Estado de salud: El estado de salud del paciente se registra en los datos e informes acerca de la
condición somática, psíquica, social, cultural, económica y medioambiental que pueden incidir en la
salud del usuario.

EQUIPO DE SALUD. Son los Profesionales, Técnicos y Auxiliares del área de la salud que realizan la
atención clínico asistencial directa del Usuario y los Auditores Médicos de Aseguradoras y
Prestadores responsables de la evaluación de la calidad del servicio brindado.

HISTORIA CLÍNICA PARA EFECTOS ARCHIVÍSTICOS: Se entiende como el expediente conformado

por el conjunto de documentos en los que se efectúa el registro obligatorio del estado de salud, los
actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en la
atención de un paciente, el cual también tiene el carácter de reservado.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios activos y de
los que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última atención.

ARCHIVO CENTRAL: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios que no volvieron
a usar los servicios de atención en salud del prestador, transcurridos 5 años desde la última
atención.

ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al cual se transfieren las Historias Clínicas que por su valor
científico, histórico o cultural, deben ser conservadas

CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA.

Integralidad: La historia clínica de un usuario debe reunir la información de los aspectos

científicos, técnicos y administrativos relativos a la atención en salud promoción de la salud,
prevención específica, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, abordándolo
como un todo en sus aspectos biológico, psicológico y social, e interrelacionado con sus
dimensiones personal, familiar y comunitaria.

Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios en salud deben consignarse en la

secuencia cronológica en que ocurrió la atención.

Desde el punto de vista archivístico la historia clínica es un expediente que de manera cronológica
debe acumular documentos relativos a la prestación de servicios de salud brindados al usuario.

RACIONALIDAD CIENTÍFICA: Para los efectos de la presente resolución, es la aplicación de

criterios científicos en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un
usuario, de modo que evidencie en forma lógica, clara y completa, el procedimiento que se realizó
en la investigación de las condiciones de salud del paciente, diagnóstico y plan de manejo.

DISPONIBILIDAD: Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en que se necesita,

con las limitaciones que impone la Ley
Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un usuario,
tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las
acciones en salud desarrolladas, conforme a las características señaladas en la presente resolución.

APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA: Todo prestador de servicios de

salud que atiende por primera vez a un usuario debe realizar el proceso de apertura de historia
clínica.

NUMERACION CONSECUTIVA DE LA HISTORIA CLINICA:

Todos los folios que componen la historia clínica deben numerarse en forma consecutiva, por tipos
de registro, por el responsable del diligenciamiento de la misma.

REGISTROS ESPECÍFICOS:

Registro específico es el documento en el que se consignan los datos e informes de un tipo

determinado de atención. El prestador de servicios de salud debe seleccionar para consignar la
información de la atención en salud brindada al usuario, los registros específicos que correspondan
a la naturaleza del servicio que presta.

OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO:

Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener un archivo único de historias clínicas en
las etapas de archivo de gestión, central e histórico, el cual será organizado y prestará los servicios
pertinentes guardando los principios generales establecidos en el Acuerdo 07 de 1994, referente al
Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación y demás normas
que lo modifiquen o adicionen.

CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA: La custodia de la historia clínica estará a cargo del

prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los
procedimientos de archivo señalados en la presente resolución, sin perjuicio de los señalados en
otras normas legales vigentes. El prestador podrá entregar copia de la historia clínica al usuario o a
su representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones legales
vigentes.

ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA: Podrán acceder a la información contenida en la historia

clínica, en los términos previstos en la Ley:

1) El usuario.

2) El Equipo de Salud.

3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. 4) Las demás personas
determinadas en la ley

RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN: La historia clínica debe conservarse por un

periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5)
años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el
archivo central. Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse

EL conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de

Retención Documental TRD en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo
acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración
Documental.

La TVD es el producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado
de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su
valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
Además el objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para
recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan
realizar el plan de transferencias secundarias.

Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán desde
tres perspectivas:

1. La trascendencia como testimonio de la entidad.

. La trascendencia de la actuación de la administración.

SE DEBE MENCIONAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

a. La metodología aplicada en su elaboración: procedimientos y formatos

b. Explicación del formato de tabla: definición de cada una de las columnas, abreviaturas y
convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla.

c. Sustentación de la eliminación documental.

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL:

Las Tablas de Valoración Documental deben reflejar cada periodo o etapa de la vida institucional
de la Entidad.

SE DEFINE VALORACIÓN DOCUMENTAL COMO: “proceso por el cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo o el ciclo vital”.

RESOLUCION 018 DE MAYO DEL 2010

FUNCIONES DEL PRE-COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS:

Estudiar, revisar y conceptuar técnicamente sobre la propuesta de Tablas de Retención

Documental y Tablas de Valoración de Documental presentadas y sustentadas por la respectiva
entidad.

Ajustes que deben realizar a sus respectivas Tablas.

Recomendar al Comité Evaluador de Documentos del AGN, la viabilidad de aprobación o no de

las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Conceptuar técnicamente sobre el valor testimonial, informativo e histórico de los documentos de

las entidades públicas, que pongan a su consideración.

Fijar un término no mayor a cinco (5) días hábiles para la presentación de los ajustes sugeridos
por el Pre-Comité Evaluador de Documentos, cuando se requiera.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL:

 Se define como un listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos O
recibidos por una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ACUERDO 002 DE 2014

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o
cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida o recibida o
comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo
su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que
tiene valor administrativo, fiscal, legal, valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo
trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa,
vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que
fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.
Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos
originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de
digitalización.
Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y
electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones
del trámite o actuación.
Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o
procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de
información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser
gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento
tecnológicos seguros.
Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un
mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y
autenticidad.
Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente
electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada
para tal fin.
Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias
de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de
protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de
su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en
medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del
tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo
formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente
(unidad documental compleja).
 Foliación electrónica: las entidades públicas deberán implementar Los expedientes
electrónicos de archivo se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo
acumulados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento,
independientemente del tipo de información y formato, y deben agruparse formando series y
subseries documentales.
 

Mecanismos para el foliado de los documentos electrónicos, de forma que se garantice la

integridad y autenticidad del expediente y los documentos que lo conforman, a partir de los
siguientes requisitos:
1. Debe garantizar el respeto del principio de orden original.
2. Debe permitir la identificación inequívoca de cada documento del expediente.
3. Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen.
4. Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrónico, que en virtud del
trámite se archiven en diferentes expedientes, es decir que cada copia de un mismo documento
debe tener su propio foliado electrónico.
5. Se debe garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que conforman
un folio electrónico y el expediente en su conjunto. 
 

ACUERDO 060
ICONTEC Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación.

ISAD (G) Norma Internacional General de la Descripción Archivística.

NTC Norma Técnica Colombiana.

PGD Programa de Gestión Documental.

SGDA Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

SIGI Sistema Integrado de Gestión Institucional.

SIGOB Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática.

TIC Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

TRD Tablas de Retención Documental.

TVD Tablas de Valoración Documental.

DEFINICIONES

Acceso a documentos de archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que

conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los

recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de

conservación apropiadas.

ARCHIVO.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se entiende como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la

información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO CENTRAL.

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne
los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.

ARCHIVO DE GESTIÓN.

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua

utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO ELECTRÓNICO.

Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos

archivísticos.

ARCHIVO HISTÓRICO.

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por
decisión del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, debe conservarse permanentemente,
dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación.

ARCHIVO PÚBLICO.

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la

prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO TOTAL.

Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del
archivo en su ciclo en su ciclo vital (Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización,
Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración).

ASUNTO.

Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

CARPETA.
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.

Catálogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los documentos

(expedientes, tomos, legajos, unidades documentales) seleccionados de una serie o asunto, o parte
de ella, que traten de un mismo asunto, que por su valor histórico o demanda de consulta así lo
amerite.

CENSO.

Instrumento en el que se identifica y se describen de manera general los archivos pertenecientes a

un ámbito nacional y territorial con el fin de dar a conocer datos básicos, como la titularidad,
dirección, fondos documentales, servicios, entre otros.

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.

Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento.

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su
disposición final.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones

documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo,
sección, series y/o asuntos).

Código.

Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de

documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.

COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO.

Grupo Asesor de la Alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas,
definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.

COMUNICACIONES OFICIALES.

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la

entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se
adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo AGN 060 de 2001.
Conservación de documentos.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y

funcional de los documentos de archivo.

Consulta de documentos.

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que

contienen.
CONSERVACIÓN PERMANENTE.

Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que
conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o de
un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación.

COPIA.

Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada.

Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá

el mismo valor probatorio del original.

COPIA DE SEGURIDAD.

Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de

pérdida o destrucción del mismo.

Correspondencia.

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario.

No generan trámites para las instituciones.

Custodia de documentos.

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica
responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.

DEPÓSITO DE ARCHIVO.

Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los

documentos de archivo.

DEPURACIÓN

Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental.

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de
archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

DIGITALIZACIÓN.

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera

analógica (soportes, papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en que sólo puede
leerse o interpretarse por computador.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS.

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe
garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DOCUMENTO.

INFORMACIÓN REGISTRADA, CUALQUIERA QUE SEA SU FORMA O EL MEDIO

UTILIZADO.

DOCUMENTO ACTIVO

. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

DOCUMENTO DE APOYO O FACILITATIVO.

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte
de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades
o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y
debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO.

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos,

que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO ESPECÍFICO O SUSTANTIVO. Aquellos generados o recibidos como producto de

las actividades específicas de cada área o de la organización; tales como informes, programas,
planes etc.

DOCUMENTO HISTÓRICO. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus
rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las
relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histórico.

DOCUMENTO INACTIVO. Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores

primarios.

DOCUMENTO PÚBLICO. Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o

con su intervención.

DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL. Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. Conjunto de documentos y actuaciones

electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento,
acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la
integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan
electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
EXPEDIENTE HÍBRIDO. Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y
electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del
trámite o actuación.

EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Conjunto de acciones adelantadas sobre los archivos

de las entidades sujetas a control, para determinar el nivel de cumplimiento de la Ley 594 de 2000,
sus normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora que sea necesarias

EXPEDIENTE VIRTUAL. Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o

procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información,
que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado
archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros.
PROGR

FECHAS EXTREMAS. Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.
Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

FOLIAR. Acción de numerar hojas. Folio. Hoja. Folio recto. Primera cara de un folio, la que se
numera. Folio vuelto. Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

FONDO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.

GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar,

analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de
un fondo.

ÍNDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y

temáticos„ contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción ya
elaborados y que reflejan el contenido de los documentos mediante palabras claves o descriptores
en lenguaje controlado según la temática de los fondos objeto de la descripción documental; debe
contener la referencia para su localización. Índice cronológico

LISTADO CONSECUTIVO DE FECHAS. Índice electrónico. Relación de los documentos electrónicos

que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la
metodología reglamentada para tal fin.

INVENTARIO: Instrumento de control y de recuperación de información en el que se describe de

manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación - que conforman las series o
asuntos de un fondo documental. INVENTARIO DOCUMENTAL. Instrumento de recuperación de
información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA. Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en el país.

Microfilmación. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas
imágenes en película de alta resolución.

MUESTREO. Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y

cualitativos. Normalización archivística.
 Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
Ordenación documental.

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificación.

ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa

para identificar las dependencias productoras de los documentos.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad

es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la

descripción de los documentos de una institución

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural

y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una región o
de un país. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivística declarados
como Bienes de Interés Cultural - BIC. Plan de mejoramiento archivístico – PMA. Documento
mediante el cual se establece las acciones de mejora, a partir de los hallazgos y compromisos
señalados en el Acta de Visita de Inspección.

. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística

por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de
los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales. PROGRAMA

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.

Producción documental. Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de

sus funciones.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la entidad,
tales como planeación, producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos. Radicación de comunicaciones oficiales.
Procedimiento por medio del cual la entidad asigna un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito
de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción
de documentos. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS. Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de

consulta, los documentos requeridos.

REGISTRÓ DE COMUNICACIONES OFICIALES. Procedimiento por medio del cual la entidad ingresa
en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
 REGISTRÓ DE INGRESO DE DOCUMENTOS. Instrumento que controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.

REGLAMENTO DE ARCHIVO. Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos

que regulan la función archivística en una entidad. Reprografía. Conjunto de técnicas, como
fotografía, fotocopiado, microfilmación y digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.

RETENCIÓN DOCUMENTAL. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión
o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SUBSERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos. Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se

entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia
secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han
cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central
respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los
documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la
responsabilidad integral sobre los documentos transferidos. Unidad administrativa.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma

que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros.
Valor histórico. Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o
secundario fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o
permanente).

Vigilancia. Facultad para hacer seguimiento a instrucciones impartidas en el Plan de Mejoramiento

Archivístico (PMA), con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y normatividad
archivística para su desarrollo.

Visita a Solicitud de Parte.

SIGLAS AGN Archivo General de la Nación.

BDRC Base de Datos Registro de Comunicaciones.

CCD Cuadro de Clasificación Documental.

CIA Consejo Internacional de Archivos

DAFP Departamento Administrativo de la Función Pública.

GRGN Grupo de Gestión Normativa del AGN.

ICONTEC Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación.

ISAD (G) Norma Internacional General de la Descripción Archivística.

NTC Norma Técnica Colombiana.

PGD Programa de Gestión Documental.

SGDA Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

SIGI Sistema Integrado de Gestión Institucional.

SIGOB Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática.

TIC Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

TRD Tablas de Retención Documental.

TVD Tablas de Valoración Documental.