Desde los inicios de humanidad, el trabajo ha sido la actividad obligatoria para
garantizar la existencia de la especie humana, representado en diversas formas
como; la agricultura, la pesca, la casa. Y a medida que la evolución ha tomado
protagonismo en nuestra especie, el trabajo se fue acoplando a nuestras vidas, de
tal manera que resultaría dificultoso el simple hecho de imaginar una vida libre de
trabajo. En dicho punto la ciencia fue profundizando sus investigaciones en pro de
hacer el trabajo humano más eficaz y estandarizado.
Al llegar la revolución industrial y el auge de la producción masiva de productos,
surgió la necesidad de crear un mecanismo de control sobre las empresas a gran
escala y los actores involucrados en dicho organismo, en este punto entra en
juego el rol protagónico de la organización y administración de los sistemas socio
productivos, los cuales aportan un importante valor a los organismos, y a su vez
garantizan la calidad y el cumplimiento de las metas de una organización.
El éxito de una organización es directamente proporcional a la buena o mala
gestión que se ejerza en ella , esto incluye un modelo de organización que tiene
como finalidad escoger que tareas deben realizarse , quien le corresponde
ejecutarlas , quien reporta el estado actual de la tarea y donde se deben tomar
decisiones importantes para el ciclo de vida del proceso productivo , contando con
un modelo organizacional de alta calidad , el organismo puede tener la seguridad
de contar con la mejor manera de lograr los objetivos , desempeño eficiente de las
actividades ,mínimo esfuerzo y a la vez incrementando así los tiempos de
respuesta en cuanto a la elaboración del producto-servicio , sin tener que duplicar
trabajo innecesario.
Por otra parte la administración del sistema organizado es de vital importancia
puesto que garantiza la permanencia o no, en el mercado productivo sometiendo
al organismo a intensas etapas.
Definiciones
Sistema administrativo: Es un grupo de procedimientos que se relacionan entre
sí para lograr varios tipos de actividades en el proceso administrativo, en ares
como: Finanzas, Recursos Humanos (RRHH), Producción, Entre otros y así la
empresa vive, evoluciona y se desarrolla.
Sistemas Administrativos Son un conjunto de elementos (recursos humanos:
puestos, personas, recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos
técnicos: métodos, procedimientos, actividades, etc.) que se interrelacionan entre
sí con el objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo
aplicado en las áreas funcionales de la empresa como son producción, finanzas,
mercadotecnia, etc. Para que de manera integral la empresa viva, evolucione y se
desarrolle. La utilización de los sistemas administrativos parece ser el método más
adecuado para el logro de los objetivos centrales de cualquier organización.
Sistemas administrativos: como la red de procedimientos relacionados de
acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una
organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y
dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.
Un sistema administrativo: es una red o un esquema de procesos cuya finalidad
es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema
apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean administrados de
forma eficiente. Todo sistema administrativo determina una serie de
procedimientos que deben ser respetados por los miembros de una compañía a la
hora de tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la
estructura misma de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de
sus integrantes apunte hacia los mismos fines. Es importante resaltar que la
existencia de un sistema como éste beneficia ampliamente el funcionamiento de
una compañía, y facilita considerablemente tareas tales como las auditorías, así
como el control del trabajo de cada empleado.
El Sistema Administrativo de una organización constituye el medio a través del
cual las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores
de la misma, se concretan en una serie de múltiples decisiones que resuelven
casos individuales y que a través de la conformación de rutinas de trabajo van
configurando la actividad administrativa total de la Organización.
Es a través del Sistema Administrativo que se trasmiten, registran y conservan los
soportes de información mediante los cuales se comunican documentadamente
las decisiones que impulsan los actos físicos, (Comprar, vender, pagar, cobrar,
etc.); además se lo utiliza para recoger los datos de las fuentes productoras de los
mismos, elaborarlos y retransmitirlos a los centros de decisión, para que tengan
conocimiento de los resultados de la ejecución de sus órdenes, cerrando de esta
manera el circuito de retorno, conocido como proceso de control.
Los sistemas administrativos son el conjunto de elementos y métodos
relacionados unos con otros con el objetivo de llevar un control administrativo en
las organizaciones o empresas, correspondiente a la administración que es
organizar y garantizar recursos humanos y técnicos. El funcionamiento del sistema
administrativo es llevar una base de datos donde se registran las personas,
servicios, productos, ventas, inventarios o facturas dependiendo de dónde se
realice el método, se inspecciona cada área.
Un sistema en administración consiste en un conjunto de procesos que deben
llevar adelante los integrantes de una organización para alcanzar las metas
preestablecidas.
En estos sistemas deben incluir a cada unidad administrativa y especificar cuál es
la función de cada empleado y cuáles son sus tareas a desempeñar para lograr un
determinado nivel de ventas y de producción que se traduzca en mayores
beneficios para la empresa.
Esto facilita el funcionamiento de la organización, permite controlar el desempeño
de cada empleado y llevar adelante auditorías.
En los últimos años las organizaciones optaron por la especialización de los
trabajadores, la asignación del poder de acuerdo a los niveles ocupados dentro de
la jerarquía y la división del trabajo. Todo esto facilita y agiliza la toma de
decisiones para alcanzar los objetivos y metas de la organización.
A la hora de tomar decisiones, el personal se basa en la información que se refleja
en el sistema de la administración.
Los sistemas se encargan de tres cosas:
Apoyar las tareas operativas.
Compilar y almacenar datos.
Generar información.
Los sistemas se encuentran compuestos por los siguientes elementos:
El elemento que brinda material para que el sistema opere.
La finalidad para la que se conformó el sistema.
El fenómeno que genera cambios: convierte las entradas en salidas.
Retroalimentación. Compara la salida con una serie de criterios establecidos con
anterioridad y se basa en estos criterios para controlar los resultados.
El contexto en el que se encuentra el sistema. El ambiente interactúa con el
sistema constantemente.
Los sistemas administrativos, al verlos desde un punto de vista bastante amplio,
se refieren a un conjunto organizado que se interrelaciona entre sí, constituido por
todos aquello procedimientos, controles, registros, interpretaciones y actividades
que se realizan en pro de lograr un sano flujo empresarial dentro de la
organización.
Ventaja es que permite automatizar los procesos de ejecución garantizando su
armonía esquemática, facilita el reconocimiento de los problemas o inconvenientes
por medio de la reingeniería de procesos, el cual ayuda a controlar los mismos
incluyendo a la ejecución de nuevas alternativas de acción.
Ventajas
Ofrecen estos sistemas es permitir a las organizaciones mantener un mejor control
administrativo y operativo que permita gestionar mejor los recursos, el tiempo, y la
atención al cliente para agilizar cada uno de estos procesos. Gracias a ello, se
logra establecer un mejor planeamiento estratégico en la compañía y se toman
mejores decisiones.
Otro beneficio radica en que son sistemas muy completos, pues permiten realizar
operaciones de venta, compra, inventarios y contabilidad. En algunos casos, y si la
empresa lo requiere, se pueden incluir módulos de administración adicionales
como producción, CRM y generación de pólizas.
Otra de las ventajas es la facilidad de acceso a la información; pues esta se
encuentra más organizada, lo que permitirá obtener mejores resultados
administrativos
Ventajas de adoptar sistemas administrativos
Facilitar el reconocimiento de los problemas.
Automatizar procesos.
Mejorar la planificación del ciclo de vida de los productos.
Centralizar el control y la gestión.
Evitar situaciones de calamidad operacional.
Permitir una visión amplia de la empresa.
Garantizar la fluidez y la armonía de los procesos.
Reducir costos y mejorar la productividad.
Fortalecer la gestión enfocada en el largo [Link] y no desperdiciar dinero.
VENTAJAS
Aplica universalmente en todo tipo de organizaciones o empresas.
Funciones fundamentales (planear, organizar, control y dirección), y están
diseñadas para funcionar en cualquier tipo de empresas.
Facilita el estudio y aplicación administrativa de todos los empresarios y/o
gerentes de una empresa.
Facilita el control de para poder medir la eficiencia de la empresa.
Se crean bienes y prestan servicios que contribuyen el objetivo de un
organismo social o financiero.
Señala cambios; la necesidad de cambios e innovación de la planeación.
DESVENTAJAS
Estancamiento de niveles organizacionales.
Jerarquización no determinada.
Falta de estudios especializados en procesos administrativos.
La planeación tiene un cierto grado de barrera psicológica.
Causa una demora en las acciones.
La planeación es de un elevado costo.
Importancia
Todos los sistemas administrativos determinan una serie de procedimientos que
deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar
decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la
empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte
hacia los mismos fines.
Permiten el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una
empresa, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus
operaciones en el mercado.
Optar por los sistemas administrativos para gestionar la empresa puede traer
beneficios en el mediano y largo plazo: del control del flujo de caja al
relacionamiento con los clientes, los procesos tienden a ser más simples cuando
son automatizados. Pero es preciso prestar atención para hacer la elección
correPara mejorar la gestión de tu empresa, es preciso prestar atención a dos
tipos de sistemas administrativos principales: el ERP (sigla en inglés para
Planificación de Recursos Empresariales) y el CRM (sigla en inglés para Gestión
de Relacionamiento con el Cliente):
Enterprise Resource Planning (ERP): El ERP ayuda a calcular cuántos recursos
(materia prima, insumos, etc.) son necesarios para la ejecución de las actividades
de la empresa en determinado periodo. De esta forma, es posible controlar los
costos y analizar la marcha de los proyectos.
Customer Relationship Management (CRM): El CRM cumple el papel de registrar
todos los contactos de la empresa con tus clientes. Este sistema administrativo
almacena informaciones como la última compra realizada y el volumen
comercializado a lo largo de un determinado tiempo, entre otros hábitos del
consumidor. Por medio de este, es posible fortalecer el relacionamiento con los
clientes y evaluar el desempeño de los vendedores.
Importancia De Los Sistemas Administrativos: La importancia de aplicar los
sistemas administrativos en una empresa es que tiene una función sinérgica la
cual consiste en unir las acciones simultáneas de las partes separadas
produciéndose un efecto total mayor que el de los efectos de las partes
independientemente.
Estructura:
El diseño o estructuración de los sistemas se hace una vez detectada la necesidad
por la cual se desarrollará la iniciativa, luego se definen los objetivos para lograr
realizar el sistema, se fijan sus políticas, planes, programas, documentación y se
trabaja con la retroalimentación que existirá dentro del sistema a la par de
brindarle una explicación y adiestramiento a las personas involucradas en el
proyecto.
Hay una fase fundamental desde el inicio: la planeación de un sistema
administrativo, dentro de la cual se definen cuáles serán los subsistemas y el
comportamiento cuantitativo que tendrá el mismo (viendo que sea lo más
económico posible, en pro de los intereses de la organización), ver en cuánto
tiempo estará listo el sistema y a su vez, cuánto tiempo tardará aproximadamente
para realizar un trabajo determinado.
BÁSICAMENTE SISTEMA ADMINISTRATIVO ESTÁ ESTRUCTURADO POR
CIENTOS DE SISTEMAS AGRUPADOS EN ORDEN JERÁRQUICO, ALEGANDO
QUE LA SALIDA DE UN SISTEMA MAYOR PODRÍA SER LA ENTRADA DE UN
SISTEMA MENOR, DEPENDIENDO DEL CASO.
Conclusión:. Para esto, los elementos son muy claros y secuenciales. Como un
buen sistema, ninguno puede funcionar sin el otro.
Proceso administrativo
Cuando el proceso administrativo se implanta de manera sistemática, se generan
resultados favorables en la gestión de las corporaciones. Este proceso considera
que la administración es la que ejecuta ciertas actividades denominadas funciones
administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control.
Se valora como un proceso porque no se puede realizar una organización si no ha
sido establecida una planificación, no se puede coordinar si no se ha planificado y
organizado anteriormente, y así sucesivamente, hasta llegar que no se pueda
controlar si no se ha planificado, organizado, coordinado y dirigido las actividades.
Procesos administrativos de transformación
Es tarea de los administradores transformar, eficaz y eficientemente, los insumos en
productos por supuesto que el proceso de transformación puede verse de las diversas
perspectivas así, la atención puede dirigirse a funciones empresariales como finanzas,
producción, personal y comercialización. Los autores de libros de administración conciben
el proceso de transformación en términos de sus particulares enfoques de
la administración específicamente, los autores que pertenecen a la escuela del
comportamiento humano se concentran en las relaciones poniendo el acento en las
interacciones sociales y los adeptos a la teoría sobre las decisiones conciben la
transformación como una seria de decisiones. No obstante, el enfoque más vasto y útil
para la exposición de las labores de los administradores es el basado en las funciones
administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y
control como marco de referencia para la organización de los
conocimientos administrativos.
