PROCESO GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CÓDIGO STPD04
DESARROLLO DE LAS INSPECCIONES DE
PROCEDIMIENTO VERSIÓN 7
SEGURIDAD
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Profesional Coordinador Grupo de Talento Humano Secretaria General
Grupo de Jefe Oficina Asesora de Planeación
Talento
Humano
Responsable Seguridad y Salud en el
Trabajo
Profesional Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
27/08/2014 02/09/2014 25/09/2014
OBJETIVO Dar lineamientos y orientar el desarrollo de las inspecciones de seguridad, mediante la planeación y ejecución de éstas, de tal
manera que sean una herramienta estratégica para la identificación, control y seguimiento de las situaciones y/o condiciones de
riesgo presentes en el ambiente de trabajo que puedan llegar a afectar tanto la seguridad como la salud de los servidores, y/o los
bienes de la Entidad.
Inicia con la identificación de áreas a inspeccionar, determinación de responsables, elaboración del cronograma de inspecciones;
continúa con la realización de las inspecciones, la entrega de los resultados y condiciones inseguras, el establecimiento de las
ALCANCE
recomendaciones y la planeación de las acciones correctivas que incluyan los diferentes recursos y concluye con la verificación
de la implementación de los controles y su efectividad
ÁMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Acción Correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
Acción Preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad u otra situación potencial no deseable.
Áreas y partes críticas. Áreas de la empresa y componentes de las máquinas, equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de
ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada.
Condiciones Subestándar. Toda circunstancia física que presente una desviación de lo estándar o establecido y que facilite la ocurrencia de un
accidente.
Inspección planeada. Recorrido sistemático por un área, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a
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su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones subestándares.
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Efectividad. Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.
Potencial de pérdida. Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden ocasionar un accidente.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Capítulo 6. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Artículo 2.2.4.6.12. Documentación. El empleador debe mantener
Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes
documentos en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST:
(…) 12. 14. Formatos de registros de las inspecciones a las
instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas; (…)
Artículo 2.2.4.6.21. Indicadores que evalúan el proceso del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Para la
definición y construcción de los indicadores que evalúan el proceso, el
empleador debe considerar entre otros:
(…)6. Ejecución de las diferentes acciones preventivas, correctivas Y de
mejora. incluidas las acciones generadas en las investigaciones de los
incidentes, accidentes y enfermedades laborales, así como de las
acciones generadas en las inspecciones de seguridad; (…)
Artículo 2.2.4.6.22. Indicadores que evalúan el resultado del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Para la
definición y construcción de los indicadores que evalúan el resultado, el
empleador debe considerar entre otros:
(…) 5. La evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de
mejora, incluidas las acciones generadas en las investigaciones de los
incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de
las acciones generadas en las inspecciones de seguridad; (…)
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Artículo 2.2.4.6.23. Gestión de los peligros y riesgos: El empleador o
contratante debe adoptar métodos para la identificación, prevención,
evaluación, valoración y control de los peligros y riesgos en la empresa.
Artículo 2.2.4.6.24. Medidas de prevención y control. Las medidas de
prevención y control deben adoptarse con base en el análisis de
pertinencia, teniendo en cuenta el siguiente esquema de jerarquización:
(…) Parágrafo 2°. El empleador o contratante debe realizar el
mantenimiento de las instalaciones, equipos y herramientas de acuerdo
con los informes de inspecciones y con sujeción a los manuales de uso.
(…)
Artículo 2.2.4.6.25. Prevención, preparación y respuesta ante
emergencias. El empleador o contratante debe implementar y mantener
las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y
respuesta ante emergencias, con cobertura a todos los centros y turnos
de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma de
contratación o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, así
como proveedores y visitantes.
Para ello debe implementar un plan de prevención, preparación y
respuesta ante emergencias que considere como mínimo, los siguientes
aspectos:
(…) 12. Inspeccionar con la periodicidad que sea definida en el SG-SST,
todos los equipos relacionados con la prevención y atención de
emergencias incluyendo sistemas de alerta, señalización y alarma, con
el fin de garantizar su disponibilidad y buen funcionamiento; y (…)
RESOLUCIÓN NÚMERO 0312 DE 2019 (13 FEB 2019), Por la cual se Artículo 16. Estándares Mínimos para empresas de más de
definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad cincuenta (50) trabajadores. Las empresas de más de cincuenta (50)
trabajadores clasificadas con riesgo I, II, III, IV ó V y las de cincuenta
y Salud en el Trabajo SG-SST
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(50) o menos trabajadores con riesgo IV ó V, deben cumplir con los
siguientes Estándares Mínimos, con el fin de proteger la seguridad y
salud de los trabajadores: (ver tabla en la Norma)
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El proceso de inspección se realiza en una o varias áreas específicas donde se desarrollen labores por parte de los funcionarios directos o
contratistas, estas inspecciones son registradas en los Formatos aplicables, de acuerdo con las características del área a inspeccionar.
2. La inspección se debe realizar en lo posible, en compañía de la persona responsable del área o proceso o a quien este delegue y se deben
hacer recomendaciones de acuerdo con los hallazgos encontrados, así como realizar el seguimiento del mejoramiento de las condiciones
encontradas.
3. De toda condición Subestándar detectada se debe generar una acción correctiva.
4. De manera semestral se entregará a la Alta Dirección el informe de las Inspecciones Planeadas, que deberá contener un resumen de los
hallazgos encontrados en las inspecciones y el seguimiento de las recomendaciones y medidas correctivas.
5. En la Superintendencia Nacional de Salud, la responsabilidad de ejecutar las Inspecciones Planeadas está a cargo de las áreas relacionadas en
la siguiente tabla:
PERIODICIDAD O
IDENTIFICACIÓN: NOMBRE DE LA INSPECCIÓN RESPONSABLE
FRECUENCIA
Gerencial Alta Dirección – Secretaria General. Semestral
Inspección a equipos para control de incendios y emergencias incluido kit
COPASST – Brigada – SST Trimestral
de derrames
Inspección General SST y COPASST Trimestral
Inspección a los EPP, uso y estado SST y COPASST Trimestral
General NO planeada – Tarjeta Cuéntame (actos y condiciones inseguras) COPASST – Brigada – SST Indefinido
6. El funcionario del Grupo de Talento Humano, Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo asesora, acompaña, realiza y valida el desarrollo
de las inspecciones planeadas y realiza el seguimiento correspondiente.
7. Las inspecciones planeadas serán tres (3) al año, de acuerdo con el cronograma determinado para tal fin.
8. Las Inspecciones No Planeadas no tendrán un máximo de veces para su desarrollo. Se podrán realizar inspecciones no planeadas en el
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momento de observar áreas con condiciones inseguras sin reportar y de manera permanente, en áreas con
accidentalidad recurrente, áreas con más de tres reportes de actos y/o condiciones inseguras. Estas inspecciones se
desarrollarán por parte del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo, el COPASST y/o Brigadistas
9. Para el reporte de actos o condiciones inseguras se deben adelantar acciones dirigidas a los funcionarios buscando
que sean estos los que reporten las diferentes condiciones y/o actos que se presenten y que puedan generar
lesiones en las personas o daños en la infraestructura.
10. La Norma Técnica Colombiana NCT 4114 Seguridad Industrial - Realización de Inspecciones Planeadas, en su versión actualizada, es la guía
para valorar el potencial de pérdida de las condiciones inseguras; por lo tanto, para la calificación de las condiciones subestándar se aplicará la
siguiente tabla:
POTENCIAL DE LA CONDICION O ACTO SUBESTANDAR
CLASE TIEMPO DE ACCION
IDENTIFICADO
Podría ocasionar la muerte, una incapacidad permanente o perdida de
A Inmediata, MAXIMO UNA SEMANA, detener labores
alguna parte del cuerpo, o daños de considerable valor.
Podría ocasionar una lesión o enfermedad grave, con una incapacidad
Aplazable, POSTERIOR, 3 a 6 MESES, seguimiento
B permanente o temporal grave, o daño a la propiedad menor al de la clase
a estándares de trabajo seguro
A.
Podría ocasionar lesiones menores incapacitantes, enfermedad leve o Aplazable, POSTERIOR, 6 MESES A UN AÑO,
C
daños menores. seguimiento y ajuste de estándares
11. Para control del Kit de derrames se tiene establecido el formato INSPECCIÓN Y CONTROL KIT DE DERRAMES STFT35, esta inspección
se realizará tres veces al año y/o después de haber sido utilizado en una emergencia de tipo ambiental que haya considerado su uso.
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SEGURIDAD
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
TAREA ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
El responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo
establecerá las áreas o puestos de trabajo que
requieren una inspección planeada, de acuerdo con las
siguientes fuentes:
Plan de Emergencias de cada Sede y verificación del
estado de los equipos de control y atención a
Elaborar situaciones de emergencia Cronograma
Grupo de Profesional
Cronograma de Matriz de Peligros Valoración de Riesgos y de
1 Talento responsabl
Inspecciones Determinación de Controles. Inspecciones
Humano e de SST
Planeadas Accidentalidad , STFL01
Reportes de actos y condiciones inseguras
Todas las áreas y sedes de la entidad se deben
inspeccionar periódicamente, determinando en este
punto adicional a las áreas, los responsables y recursos
a utilizar.
2 Desarrollar el El desarrollo del Cronograma de Inspecciones se Grupo de Profesional Todas las Inspección
Cronograma de realiza mediante la ejecución de recorridos detallados a Talento es dependencias General
Inspecciones las áreas determinadas y el diligenciamiento de los Humano asignados de la entidad STFT02
formatos establecidos para tal fin, ya que estos facilitan Inspección
y agilizan la identificación de los principales aspectos Integrantes de equipos
que se requieren verificar, la recolección de información del COPASST control de
y el análisis de esta. incendios
En los formatos soportes de la ejecución de las STFT15
inspecciones es relevante consignar el área Inspección y
inspeccionada, fecha de realización y responsable de Control de
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
ACTIVIDAD / ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
TAREA
¿QUÉ?
Botiquines y
Elementos
de Primeros
Auxilios,
STFT16
Inspección
ejecutarla. EPP STFT26
Inspección
Si la inspección debe cubrir áreas con peligros
General No
potenciales para el equipo que realiza la investigación,
Planeada
se tendrá en cuenta el uso de los elementos de
STFT27
protección personal requeridos.
Inspección
Gerencial
STFT28
Inspección y
Control Kit
de Derrames
STFT 35
Los responsables de las inspecciones entregan al
Profesional
Funcionario del Grupo de Talento Humano Responsable
Entregar los Responsable de SST, los Formatos de las Inspecciones Todas las de la Informe de
3 Resultados de Realizadas junto con el informe de estas dependencias Inspección y Inspección
las Inspecciones Toda condición subestándar identificada, genera una de la entidad Profesional STFT25
acción correctiva, para lo cual se deberá aplicar lo Responsable
establecido en el procedimiento Acciones Correctivas, de SST
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
ACTIVIDAD / ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
TAREA
¿QUÉ?
Preventivas y de Mejora Código PMPD02.
El Responsable de SST, de acuerdo con el informe
entregado por el inspector, establece y/o valida la
acción o control que debe ser implementado para
corregir la condición insegura, considerando la
siguiente jerarquía:
Eliminación. Consiste en eliminar la condición Seguimient
insegura, suprimiendo la fuente. o a
Sustitución. Consiste en cambiar la fuente para Grupo de Inspeccione
Todas las
Determinar los eliminar la condición insegura. Talento s de
4 Profesional dependencias
Controles Controles de Ingeniería. Consiste en la aplicación de Humano Seguridad y
de la entidad
medidas de ingeniería en la fuente o en el medio Salud en el
para controlar la condición insegura. Trabajo
Señalización. Consiste en advertir mediante señales STFT29
de la existencia de la condición insegura.
Igualmente, designa el responsable de la
implementación de este y la fecha máxima para su
implementación.
Comunicar las Enviar correo electrónico o memorando a los Correo
Grupo de Profesional Todas las
acciones o responsables de realizar la intervención de los electrónico o
5 Talento Responsabl dependencias
controles a hallazgos identificados, adjuntando el registro del memorando
Humano e de SST de la entidad
implementar. informe de la Inspección; para implementar las
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
ACTIVIDAD / ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
TAREA
¿QUÉ?
acciones correctivas en las fechas establecidas.
Realizar las Grupo de
El Dueño del proceso donde se detectó la condición y/o
acciones Recursos Planilla de
acto inseguro junto con el responsable de Recursos Profesional Todas las
pertinentes para Físicos mantenimien
6 Físicos y/o quien determine, realizará las actividades es dependencias
corregir las to locativa
necesarias para corregir las condiciones y/o actos delegados de la entidad
condiciones y/o Dueños de SGFT10
inseguros.
actos inseguros Procesos
Realizar la verificación y cierre de las actividades Grupo de
establecidas en los Formatos Inspección e Informes y Talento
Seguimiento
consignar en el formato de seguimiento, el Humano
Verificar la Profesional a
cumplimiento de estas COPASST Todas las
implementación Responsabl inspecciones
7 Responsable dependencias
de los controles y e de SST de seguridad
de cada de la entidad
su efectividad y salud en el
proceso o
trabajo
quien éste
STFT29
asigne
PUNTOS DE CONTROL
I NOMBRE DE LA ACTIVIDAD RESPONSABL
MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA REGISTRO
D / TAREA E
Aplicación del formato para Grupo de Cronograma de
la Identificación y Control de Talento Humano Inspecciones,
2 Desarrollar el Cronograma de Inspecciones Condiciones Inseguras al Trimestral COPASST STFL01
100% de las áreas Brigada de
inspeccionadas Emergencias
7 Verificar la implementación de los controles y Inspección Física y Grupo de
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
ACTIVIDAD / ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
TAREA
¿QUÉ?
Seguimiento a
documental Talento Humano inspecciones de
su efectividad. Trimestral
COPASST seguridad y salud en
el trabajo STFT29
ANÁLISIS DE TIEMPO
Las inspecciones se realizarán dentro de los tiempos establecidos en el Cronograma de Inspecciones.
Los tiempos límites para la implementación de las acciones correctivas son los consignados en el registro Identificación y Control de
Condiciones Inseguras, Código STFT02.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo
Norma Técnica Colombiana – NTC OHSAS 18001, Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional
Norma Técnica Colombiana NTC 4114, Seguridad Industrial - Realización de Inspecciones Planeadas
CONTROL DE CAMBIOS
RESPONSABLE FECHA DEL
ASPECTOS QUE
DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS DE LA CAMBIO VERSIÓN
CAMBIARON
SOLICITUD
Mediante Resolución 2239 de 7 de octubre de 2014 se adoptan los
Adopción del documento Secretario General 07/10/2014 1
procedimientos del Proceso Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Resolución 2239 de 2014 y se
Adopción del documento Secretario General 19/12/2014 1
adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.
Se ajustan puntos de control y documentos de referencia ante Requerimiento
Ajuste del documento. Secretario General 21/07/2015 2
NURC: 3-2015-014210 de 2015
Se ajustan los componentes del Procedimiento (Objetivo, Alcance, Definiciones,
Ajuste del documento Normas, Políticas de Operación, Descripción del Procedimiento, Puntos de Secretario General 02/06//2016 3
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
ACTIVIDAD / ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
TAREA
¿QUÉ?
Control, Análisis de Tiempo, Documentos de Referencia y Formatos) ante
requerimiento NURC 3-2016-010478
Mediante memorando NURC: 3-2017-008663 se solicita el ajuste de las Políticas
de Operación 1 y 3, incluyendo las Sedes Regionales dentro de los Sitios de
Ajuste del documento Inspección, con sus respectivos responsables de realizarlas, y, modificando la Secretario General 29/03/2017 4
periodicidad en la ejecución de las inspecciones planeadas.
Se aprueba ajuste mediante memorando NURC: 3-2017-008734
Mediante memorando NURC: 3-2019-6682 se solicita el ajuste de:
El Objetivo y el Alcance del Procedimiento.
Ajusta y actualización de la normatividad legal aplicable
Ajuste de las políticas de operación y se agregan las 6, 7, 8, 9 y 10.
Ajuste del documento Los formatos de inspección, se agregan formatos de Inspección Gerencial, Secretario General 02/05/2019 5
Inspección de EPP, Formato de Seguimiento de Inspecciones
Se agrega el numeral 6 en la descripción del procedimiento
Se cambia el nombre de Inspecciones Planeadas a Inspecciones de Seguridad
Ajustes aprobados mediante memorando NURC 3-2019-7091
Mediante memorando NURC: 3-2019-8230 se solicita el ajuste de:
Se revisó y ajustó la redacción del objetivo,
Ajuste del documento Se incluyó como registro en la actividad 2, el formato Inspección General No Secretario General 28/05/2019 6
Planeada STFT27
Modificaciones aprobadas con NURC 3-2019-8995
Mediante memorando NURC 3-2020-3129, se solicita:
Modificar el número de inspecciones planeadas en la política 7
Fusionar las políticas de operación 8 y 9, lo que genera que la política 11 sea una
Ajuste del documento Secretaría General 06/03/2020 7
nueva.
Adicionar en la actividad 2 el formato STPD35 como registro
Modificaciones aprobadas con NURC 3-2020-3506
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