Técnica de Archivo

Introducción Archivo es el conjunto de colecciones de documentos e informaciones de toda especie,

ordenadas de manera racional y adecuadamente registradas y conservadas, con la finalidad exclusiva de
divulgar o prestar informaciones. Por lo tanto, siendo el archivo de cualquier empresa o entidad una
fuente de registro y conservación de todas las informaciones de interés vital para la organización, el debe
ser organizado de modo a proveer, con la mayor precisión posible, elementos informativos de
asesoramiento.
Podemos decir, entonces que la finalidad principal de un archivo, sea el pequeño, mediano o grande, es :
registrar, disponer y conservar los documentos e informaciones, de manera a permitir su localización lo
más rapidamente posible, siempre que fuere necesario.

Un archivo desorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organización. Habra enorme
dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario, hasta el más alto
dirigente.
Archivar no quiere decir simplemente guardar correspondencia y documentos para quitárnoslos del
frente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente dichos documentos y correspondencia de modo
que puedan ser localizados próntamente.
Para una oficina moderna son de gran importancia las cartas que se reciban o se despachen, los
documentos de naturaleza variada, catálogos o papeles que en cualquier forma se relacionen con el
negocio, la profesión o los asuntos que tienen a su cargo dicha oficina.
El comercio, la industria, el gobierno y los profesiones diversas tienen hoy dia la necesidad imperiosa de
adoptar algún sistema cientifico para la ordenación de papeles y documentos. De ahi la importancia del
archivo, ya que éste tiene que ver con los elementos más importantes de una organización: sus
documentos.

1. GENERAL

1.1 Concepto antiguo. El archivo era considerado simple deposito de papeles cubiertos de polvo,
almacenados sin los cuidados necesarios para su conservación y divulgación.

1.2 Conceptos modernos. El archivo es una memoria viva de la empresa. Tienen participación constante
en su vida. Es un centro activo de informaciones. Es un instrumento de control funcional. Auxilia al
administrador en la toma de decisiones.

1.3 Conocimientos preliminares de la organización del archivo. En primer lugar, se debe tener una visión
general de las actividades de la empresa u organo cuyo archivo está siendo organizado. Conocer las
reales necesidades y dificuldades encontradas en el funcionamiento del archivo existente y que deben
ser eliminadas o mejoradas ya sea en cuanto al espacio, costo, demora en la localización de las
informaciones, extravio de documentos, en fin todo lo que fuere deseable para el mejoramiento de los
servicios.

1.4 Documentos que se archivan :

1. La correspondencia que se recibe y las copias de la que se escribe en toda oficina, y las
facturas, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta, etc.
2. Escrituras, récords clinicos, planos de construcciones, etc. de las oficinas de
profesionales asi como del gobierno.
 3. Catálogos, libros recortes de periódicos y revistas.
4. Tarjetas con distintas informaciones.

1.5 Elementos a considerar en la organización del archivo. Son los siguientes

 Nombre - que origina el orden alfabético.

 Local - que origina el orden geográfico
 Fecha - que origina el orden cronológico.
 Asunto - que origina el orden de asunto.

1.6 Métodos y sistemas de archivamiento. Existen numerosos sistemas de archivo. Todo sistema de
archivo usa el alfabeto. De ahi vemos que el archivo o sistema geográfica consiste en archivar
alfabéticamente por ciudad o territorio. El archivo por asunto consiste en archivar alfabéticamente de
acuerdo con el tópico o asunto del material en lugar de hacerlo teniendo en cuenta el nombre de la
persona. Aún el mismo sistema de archivo numérico necesita de una guia alfabética.

1.7 Sistemas. Los sistemas pueden ser : directo, semi-directo, indirecto.

DIRECTO : La busca o localización del documento es hecha en el local donde se encuentra archivado.
SEMI-DIRECTO : La busqueda es efectuada a traves de tablas.
INDIRECTO : La busqueda es efectuada depués de consultado un indice, código o fichero.

2. METODOS.

2.1 Metodo alfabético (Sistema directo). Este método consiste en la ordenación de los documentos en
riguroso orden alfabético, no habiendo necesidad de indice. Para ello es necesario observar las regelas
de alfabetización.
Las regelas que vamos a presentar a continuación son usadas internacionalmente y se conocen por
"Reglas del Library Bureau".
Hay dos conceptos que son fundamentales en el estudio de las regelas de alfabetización :

2.1.1 Inversión. Consiste en poner en primer término apellido o apellidos, luego el nombre o inicial, y en
tercer término el nombre intermedio o inicial del mismo. Todas las veces que se efectúa la inversión de
nombre, DEBE indicarse esta inversión por medio de una COMA puesta a continuación del apellido o
apellidos.

NOMBRES SE ARCHIVA
Anne Marie Menten Amarilla, Severiano
Yolanda Ramos Martinez, Jorge
Severiano Amarilla Menten, Anne Marie
Eddy Vandersmissen Ramos, Yolanda
Jorge Martinez Vandersmissen, Eddy

2.1.2. Unidad de archivo Un factor muy importante que debe considerarse al alfabetizar es la unidad o
unidades de archivo de que consta el nombre.
Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de una persona, sociedad,
corporación o instutución, salvo las excepciones que más adelante se explican, constituyen una UNIDAD
de archivo.
Son inseparables del concepto de unidad de archivo, tres principios que son previos al estudio de las
regelas de alfabetización.

[Link] Cuando la primera unidad de cada nombre es distinta, éste decide el orden alfabético.

Nombres Se archiva
Yolanda Ramos Martinez, Jorge
Jorge Martinez Menten, Anne Marie
Anne Marie Menten Ramos, Yolanda

[Link] Cuando la primera, segunda, tercera, etc., unidad de cada nombre es idéntica, la próxima, al ser
distinta, decide el orden alfabético.

Nombres Se archiva
Yolanda Ramos Ramos, Elva
Elva Ramos Ramos, Elva Lucy
Elva Lucy Ramos Ramos, Yolanda

[Link] Una unidad más corta precede a una más larga si su raiz es idéntica a aquella.

Nombres Se archiva
Cayetano Ré Ré, Cayetano
Susana Rejala Rejala, Susana
Carolina Rejalada Rejalada, Carolina

3. NOMBRES DE PERSONAS.

3.1 Apellidos. Cuando los apellidos de dos o más personas son diferentes, el orden alfabético de los
nombres se determina por los apellidos solamente.

Nombres Se archiva
Elva Ramos Menten, Anne-Marie
Celso Ochoa Ochoa, Celso
Anne-Marie Menten Ramos, Elva

3.1.1 Las particulas o prefijos de los apellidos se consideran como parte del mismo. El que haya o no
espacio entre ellos no tiene importancia. Por lo tanto, ambos constituyen una sola unidad de archivo sin
que cambien de lugar. Estas particulas incluyen algunas como : D' , De, Del, La, Los, Mc.O, Van, Van
den, Von, etc.

Nombres Se archiva
Arsene Van den Dorpel De Gaulle, Charles
Charles De Gaulle Del Valle, Lucy
Carolina La Rosa Di Ponti, Carlos
Lucy del Valle La Rosa, Carolina
Sabine O'Neill O'Neill, Sabine
Carlos Di Ponti Van den Dorpel, Arsene
3.1.2 Dos apellidos. En español los apellidos de las personas están formados por el apellido paterno y el
materno. Cuando estos apellidos van precedidos de un nombre propio, se consideran como una sola
unidad de archivo en la clasificación alfabética, ya sea que lleven o no un guión.

Nombres Se archiva
Yolanda Ramos González Ramos González, Yolanda
Sabine Sindermann-Kolosinsky Sindermann-Kolosinsky, Sabine

3.2 El nombre de pila o primer nombre. Cuando los apellidos de dos o más personas son iguales, el
orden alfabético lo determinan los nombres de pila.

Nombres Se archiva
Yolanda Ramos Ramos, Elva
Lucy Ramos Ramos, Lucy
Elva Ramos Ramos, Yolanda

3.2.1 El nombre intermedio o segundo nombre. Cuando los apellidos y los nombres de pila son iguales,
el orden alfabético lo determinan los nombres intermedio o la inicial de éstos.

Nombres Se archiva
Yolanda Bernarda Ramos Ramos, Yolanda Bernarda
Yolanda Cristina Ramos Ramos, Yolanda Carolina
Yolanda Carolina Ramos Ramos, Yolanda Cristina

3.3 Nombres raros. Cuando sea dificil o imposible decidir qué parte del nombre es el apellido, el nombre
de la persona debe ordenarse tal como está escrito.

Nombres Se archiva
Ming Hing Chon Domingo Pedro
Piérre Francois Ming Hing Chon
Domingo Pedro Piérre Francois

3.4 Iniciales. Una inicial se considera como una unidad de archivo. En la comparación de las unidades
entre si, preceden a todos los nombres que comienzan con esa misma letra.

Nombres Se archiva
Yolanda Bernarda Ramos Ramos, Y. Carolina
Y. Carolina Ramos Ramos, Yolanda B.
Yolanda B. Ramos Ramos, Yolanda Bernarda

3.5 Nombres de mujeres casadas. En paises como el Paraguay, el nombre legal de la mujer casada está
constituido por :

Su nombre de pila
Su apellido de soltera
La preposición "de"
Ejemplo: Lucy Ramos de Ramirez.
 1. La clasificación de estos nombres debe hacerse bajo el apellido de soltera con la preposición
"de" entre paréntesis seguido del apellido del esposo, luego el nombre de pila y por último, el
nombre intermedio.
Lucy Ramos de Ramirez = Ramos (de) Ramirez, Lucy
Se recomienda clasificar en esta forma los nombres de mujeres casadas, porque un documento
asi clasificado facilita su localización, teniendo en cuenta que:
2. La mujer casada no pierde su apellido de soltera ; si se divorcia y queda soltera o vuelva a
contraer nupcias, su apellido de soltera será siempre el mismo.
3. El apellido de soltera la identifica mejor, sobre todo en aquellos casos en que más de una mujer
tiene en mismo nombre de pila y los apellidos de casadas idénticos.

Nombres Se archiva
Maria Duarte de González Acosta (de) González, Maria
Maria Acosta de González Acuña (de) González, Maria
Maria Acuña de González Duarte (de) González, Maria

NOTA : El nombre de una mujer casada, la primera unidad de archivo está formada por el apellido de
soltera, la preposición "de" (encerrada entre paréntesis porque no se considera unidad de archivo) y el
apellido del marido. Debe considerarse a esta unidad como si estuviera escrita toda junta.

3.6 Titulos. Un titulo profesional, grado académico, eclesiástico o militar no se considera al determinar el
orden alfabético, pero se escribe entre paréntesis al final del nombre.

Nombre Se archiva
Ing. Jorge Martinez Amarilla, Severiano (Lic.)
Dr. E. Menten Martinez, Jorge (Ing.)
Lic. Severiano Amarilla Menten, E. (Dr.)
Gral. de Div. Celso Ochoa Ochoa, Celso (Gral. de Div.)

3.6.1. Nombres exactamente iguales. Cuando nos encontramos con dos nombres exactamente iguales,
diferenciados por el titulo, éste determinará el orden alfabético, pero sin que se le considere unidad de
archivo y encerrando entre paréntesis al final del nombre.

Nombre Se archiva
Lic. E. Menten Menten, E. (Dr.)
Dr. E. Menten Menten, E. (Lic.)

3.6.2 Nombes iguales. En el caso que aparezcan dos nombres exactamente iguales y uno de ellos vaya
precedido de un titulo, se clasificará primero el que no lleva dicho titulo por ser más corto, encerrando
siempre el titulo entre paréntesis porque no se considera unidad de archivo.

Nombre Se archiva
Dr. E. Menten Menten, E.
E. Menten Menten, E. (Dr.)

Excepción :
Si a un titulo le sigue solamente un nombre de pila o un apellido, se clasifica tal como está escrito,
considerando al titulo como unidad de archivo.
 Nombre Se archiva
General Ochoa Doctor Menten
Monseñor Livierez General Ochoa
Doctor Menten Monseñor Livierez
Principe Felipe Principe Felipe

3.7 Designaciones cronológicas. Una designación cronológica, tal como Hijo o Hija (h) en castellano,
Junior y Senior (Jr. y Sr.) en inglés o "III" "IV" en números romanos, se considera como una unidad de
archivo al final del nombre.

Nombre Se archiva
Felipe II Felipe II
Felipe IV Felipe III
John Kennedy, Jr. Felipe IV
Carolina Ramos, Hija Kennedy, John, Jr.
Felipe III Ramos, Carolina, Hija

3.8 Direcciones. Cuando los nombres completos de dos o más personas son idénticos, se arreglan de
acuerdo con el orden alfabético de las ciudades de sus respectivas direcciones. Por este razón, la
palabra "ciudad" no debe usarse en lugar del nombre de la ciudad.

3.8.1 Los nombres de paises, estados, etc. no se toman en cuenta a menos que se trate de nombres
idénticos de ciudades en diferentes paises, estados, etc.
Ramos, Yolanda, Concepción, Chile
Ramos, Yolanda, Concepción, Paraguay

3.8.2 Ciudad identico. Si son idénticos los nombres de la ciudad y el estado o pais, asi como los nombres
completos de las personas, el orden alfabético le determinan los nombres de las respecitivas calles. Si
también los nombres de las calles son iguales ; los nombres se arreglan de acuerdo con los números de
las casas.
Ramos, Yolanda, Constitución, Encarnación, Paraguay
Ramos, Yolanda, Independencia, Encarnación, Paraguay

4. NOMBRES COMERCIALES

En los nombres comerciales la regla general es que las unidades de archivo o partes de éstas, se
consideran en el mismo orden en que están escritas.
Cuando el nombre de la firma lleva el nombre de una persona debe procederse a la inversión del mismo,
considerándose :
1. el apellido o apellidos
2. el nombre de pila
3. el nombre intermedio.

4.1 Unidades consideradas al clasificar. La unidad de archivo que determina el orden alfabético es la
primera unidad. Cuando las primeras unidades de una firma y otras son idénticas, el orden alfabético se
determine por las segundas unidades. Cuando tanto las primeras como las segundas unidades son
idénticas, el orden alfabético se determina por las terceras unidades, etc.

Agencia Maritima Holandesa, S.A.

Compañia Americana de Aceites
Compañia Paraguaya de Aceites.
4.2 Palabras que no se toman en cuenta al clasificar. En las firmas comerciales como en instituciones,
sociedades, etc., los articulos, conjunciones y preposiciones no se toman en cuenta como unidades para
los fines de clasificación. Generalmente se encierran entre paréntesis de manera que no se confunden
con las unidades que deben considerarse.

Nombres Se archiva
Liga contra el Cáncer Farmacia (del) Carmen
Farmacia del Carmen Liga (contra el) Cáncer

4.2.1 Articulos El, La, Los y Las. Cuando un articulo es la primera palabra del nombre de una firma
comercial, se escribe entre paréntesis al final del nombre.

Nombres Se archiva
El Imperio de las Flores Casa (de las) Medias (La)
La Perla S.A. Perla, S.A. (La)
La Casa de las Medias Imperio (de las) Flores (El)

Excepción :
Cuando el nombre de la firma tiene un nombre geográfico que se escriban con cualquiere de estos
articulos, debe considerárselo como parte integrante de la unidad.

Nombres Se archiva
La Plata, Cia. de Transportes La Paz, Productos Forestales S.A.
La Paz, Productos Forestales S.A. La Plata, Cia. de Transportes

4.3. Abreviaturas. Una abreviatura en el nombre de una firma, aún cuando conste de una sola letra, se
considera como si estuviera escrita la palabra completa. Si se desconoce la palabra completa deben
agotarse los medios necesarios y averiguarla. Mientras este sucede, considérese la abreviatura como
una unidad y ordénese tal como está escrita.
La abreviatura "Hnos." se considere escrita completamente la palabra, es decir, "Hermanos" , para poder
determinar el orden alfabético.

4.4 Letras solas. Una sola letra en el nombre de una firma, que no sea una abreviatura, se considera
como una unidad de archivo separada y precede a todos los nombres en la misma unidad que
comiencen con esa letra. Si aparecen varias letras solas, vayan o no separadas entre si por una coma,
punt o guión, se les aplica también la presente regla.

Nombres Se archiva
Libreria El Faro A.B.C. Matutino
A.B.C. Matutino Libreria (El) Faro

4.4 Nombres geográficos. Cada palabra en un nombre geográfico usado para una denominación
comercial, siempre que no sea un articulo o prefijo, constituye una unidad.

Nombres Se archiva
Farmacia San Cayetano Farmacia San Cayetano
Farmacia Santa Rosa Farmacia San Luis
Farmacia San Luis Farmacia Santa Rosa
4.5 Articulos y prefijos ajenos al español. Los articulos y prefijos ajenos al idioma español, usados en el
nombre de una firma comercial, constituyen una unidad de archivo separada.

Nombres Se archiva
Il Progreso Italo Le Petit Chaperon Rouge
Le Petit Chaperon Rouge Il Progreso Italo

4.6 Titulos. Un titulo en el nombre de una firma es una unidad de archivo separada y se clasifica en el
orden en que aparece el nombre.

Nombres Se archiva
Carniceria "Reina Ana" Carniceria "Reina Ana"
Tienda Principe Eduardo Tienda Principe Eduardo

4.7 Direcciones. Cuando los nombres de dos o más negocios en diferentes ciudades son idénticos, los
nombres se arreglan alfabéticamente según los nombres de las ciudades.
Ejemplos :

System Basic Computer , Ayolas.

System Basic Computer , Ciudad del Este
System Basic Computer , Encarnación

4.8 Oficinas del Gobierno. Para los casos en que se deban archivar nombres de oficinas de gobierno de
cualquier pais, pueden presentarse dos posibilidades de archivo :

 Bajo el nombre del pais a que pertenece dicha oficina cuando en el archivo existen documentos
de varios paises, es decir, cuando el archivo sea internacional.
Paraguay, (República del)
Hacienda, (Ministerio de)
Finanzas, (Departamento de)
Contabilidad, (Sección)
 Bajo el nombre de la oficina o repartición cuando el archivo sea exclusivamente nacional.
Agricultura (y) Ganaderia (Ministerio de)
Créditos (Departamento de)
Interior (Ministerio del)

De lo precedentemente expuesto se deduce que para el archivo de esta especie de nombres se debe
seguir un sistema distinto de clasificación.
En ambos casos, para la clasificación y archivo de este tipo de nombres, debe hacerse la inversión como
se indica en los ejemplos.
En efecto, hay que considerar lo siguiente :
Determinar cuáles son las partes que constituyen unidades de archivo, ya que palabras como República,
Ministerio, Departamento, Dirección, Oficina, Sección, etc., por ser de uso común a todas las oficinas de
gobierno no se consideran unidades de archivo.
Asimismo, las preposiciones, articulos, contracciones y conjunciones ya anteriormente hemos visto que
tampoco se consideran unidades de archivo. Todas estas partes deben encerrarse entre parentesis para
evitar confusiones.
Numerar las unidades de archivo de acuerdo a su importancia. Para el efecto, podemos establecer una
escala más o menos general, de la siguiente forma :
1. nombre del pais
2. nombre de la oficina
3. nombre del departamento o dirección
4. nombre de la sección
5. cualquier otra categoria de dependencia.

4.9 Bancos. Los nombres de los bancos se ordenan igual que los nombres de firmas comerciales, es
decir, tal como aparecen escritos. Con el propósito de identificar el lugar geográfico donde estos bancos
estén localizados, se agrega al final el nombre de la ciudad y del pais.

Banco Nacional de Fomento, Asunción, Paraguay

Citibank, Encarnación, Paraguay.

4.10 Sucursales o Agencias. Cuando un banco o firma tiene sucursales o agencias en distintos paises o
ciudades, el orden alfabético se determinará de acuerdo a los nombres de dichos paises o ciudades.

System Basic Computer, Ayolas, Paraguay

System Basic Computer, Ciudad del Este, Paraguay
System Basic Computer, Encarnación, Paraguay

4.11 Nombres de Escuelas, Iglesias, Clubes, Asociaciones y otras organizaciones similares. Para

clasificar estos nombres, se aplica la regla general que dice :
"considérense tal como están escritos". Ejemplo : Parroquia San José.

5. REFERENCIAS CRUZADAS.

Establecer referencia cruzada no es más que hacer una nueva clasificación del documento de una
persona, empresa, institución o compania, cuando este documento se solicite de los archivos bajo otro
nombre.
En qué casos se hace necesaria la referencia cruzada ? En todos aquellos nombres que presenten duda
o dificultad para determinar su archivo, asi como también, para aquellos nombres que pueden solicitarse
bajo dos o más formas distintas.

5.1 Nombres de mujeres casadas. En estos casos la clasificación principal se hace bajo el apellido de
soltera y la referencia cruzada se hace bajo el apellido del esposo.

Clasificación principal Referencia Cruzada

Ramos (de) González, Lucy González, Lucy Ramos (de)
  Véase
  Ramos (de) González, Lucy

5.2 Nombres raros de personas. En aquellos casos en que se dificulta determinar cuál es el nombre de
pila y cuál el apellido, el primer nombre se considera como la primera unidad para la clasificación
principal y se prepara una referencia cruzada, usando el segundo nombre como primera unidad de
archivo.

Clasificación principal Referencia Cruzada

Hong Ching Hong Ching
  Vease :
  Ching Hong
 6. SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO.

El alfabeto, y la secuencia correcta de letras dentro del mismo, se usa en todos los sistemas de archivo,
ya que son nombres los que usualmente constituyen los titulos bajo los cuales se archiva todo
documento. En los sistemas alfabéticos, los titulos son nombres de personas u organizaciones. En los
sistemas geográficos, los titulos son los nombres de lugares. En los sistemas por asunto, los titulos son
los nombres de cosas o categorias. En los sistemas numéricos, los titulos son números que se han
asignado a nombres y asuntos los cuales son catalogados alfabéticamente en un indice.
Ocasionalmente, en un sistema aparece otro. Por ejemplo, en sistemas alfabéticos, puede surgir un titulo
de asuntos; en sistemas geográficos, puede surgir un titulo de persona u organización; en sistemas por
asunto, un titulo de persona o geográfico.
Por lo tanto una buena parte de los procedimientos y materiales en el archivo alfabético se aplica a todos
los métodos o sistemas.
El sistema de archivo es el que hace uso del alfabeto para ordenar los nombres de las personas, de
sociedades o asuntos siguiendo las reglas para ordenar alfabéticamente. Es un sistema de archivo
directo porque se archiva por el nombre de la persona, por el de la institución o bajo determinado asunto.
Este sistema no necesita archivo de tarjetas como auxiliar para guardar o buscar en las gavetas.

6.1 Materiales de archivo y su uso en el sistema alfabético.

6.1.1 Guias. Las guias son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente. En la parte
superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta, donde aparece escrito el
titulo.
Las guias, tienen dos funciones principales; Sirven como señales para guiar el ojo rápidamente a los
sitios que se desean dentro de la gaveta ; y aydan a sostener los documentos y papeles dentro de la
gaveta.

[Link] Posiciones de las pestañas. Para mayor visibilidad, las pestañas superiores de las guias pueden
tener distintas posiciones que varian de acuerdo con el sistema y el caso que las produce. Las
posiciones dependen del número de direcciones que se han hecho al ancho de la tarjeta. Estas pueden
ser de uno, dos, tres etc. posiciones.

[Link] Rótulos de las pestañas. Lo que va impreso en la pestaña de las guias, es lo que en archivo se
denomina rótulo o titulo de la pestaña.

6.1.2 Carpetas. Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaña en la hoja de atrás para poner en ella
el nombre o asunto de acuerdo con la materia que se guarde en la carpeta. Como en las guias, las
pestañas de las carpetas pueden ocupar distintas posiciones.
En el archivo de correspondencia, hay dos tipos distintos de corresponsales y asuntos :

1. Activo : Cuando se reciben cinco o más papeles o documentos de un mismo corresponsal o

asunto durante el periodo de archivo.
2. Inactivo: Cuando se reciben menos de 5 papeles o documentos relacionados con un mismo
corresponsal o asunto durante el periode de archivo.

El periodo de archivo puede ser de seis meses a dos años, dependiendo de las necesidades de la firma
o institución.
Usualmente, en una gaveta de archivo de correspondencia se encuentran carpetas para los dos tipos de
corresponsales y asuntos. Asi tendriamos carpetas individuales para los activos y carpetas miscelaneas
para los inactivos.

[Link]. Carpetas individuales : Al acumularse cinco o más papeles de un mismo corresponsal o asunto
se hace una carpeta individual. Este se hace poniendo el nombre del corresponsal o asunto en la
pestaña de la carpeta.
Una carpeta individual tendrá correspondencia sobre una sola persona o asunto. Esta correspondencia
incluirá papeles o documentos originales que se reciben y copias de los papelos o documentos que se
envian. Usualmente, cuando se desea un papel de los archivos, se da la fecha asi como el nombre. Por
lo tanto, resulta conveniente tener todos los papeles dentro de una carpeta individual ordenados de
acuerdo con la fecha, colocando siempre arriba los más recientes.

[Link] Carpetas misceláneas : A menos que se pueda determinar desde el principio que un corresponsal
o asunto será activo, la primera comunicación recibida de o dirigida a dicho corresponsal se pondrá en la
carpeta miscelánea o general. Alli se colocan los documentos de varios individuos, entidades o asuntos
hasta considerarles de bastante importancia para abrirles carpeta individual. Esta carpeta se usa para
corresponsales o asuntos inactivos.
Los documentos dentro de la carpeta miscelánea se ordena en primer término de acuerdo con el orden
alfabético de los nombres, y luego, si existen dos o más papeles bajo el mismo nombre, en orden de
fechas, colocando el de fecha más reciente arriba.

[Link] Preparación de las etiquetas para las carpetas. Los titulos en las carpetas pueden ser
directamente escritos a máquina o en etiquetas ya engomadas. En ambos casos hay que recordar que el
nombre o titulo deberá escribirse de acuerdo con las reglas para ordenar alfabéticamente. En algunas
oficinas escriben con mayúsculas todo el titulo ; en otras, sólo escriben en mayúsculas los principales
nombres del titulo o la primera letra de cada nombre. Hay quienen usan signos de puntuación, mientras
otros no. De todos modos, no importa el método que se use. Lo importante es mantenerlo uniforme.
Se prefiere el estilo de bloque si el titulo incluye más de un nombre. Si la linea del nombre es demasiado
largo, entonces la parte del nombre que falte se escribe con una sangria de tres espacios, debajo de la
primera linea.

6.2 Sistema alfabético Variadex. Se trata de un sistema alfabético, completamente moderno, de

marcadas ventajas sobre otros sistemas. Es directo y de fácil expansión. El juego básico de guias es
completo, pues cubre todo el alfabeto con veintinueve guias. Se puede ampliar agregando guias
adicionales con sub-divisiones que se usaria en una gaveta; en dos gavetas se usaria cuarenta
divisiones y se seguirian añadiendo divisiones según las necesidades del archivo.
Las caracteristicas de este sistema son las siguientes :

1. Las guias principales llevan rótulos sencillos y se colocan en la primera posición.

2. Las guias especiales están en la cuarta posición y se usan para aquellos nombres que tienen un
gran volúmen de correspondencia.
3. Las carpetas individuales están en la tercera posición.
4. Las carpetas misceláneas están en la segunda posición y detrás de las carpetas individuales.
Llevan el mismo rótulo alfabético que la guia principal.
5. Caracteristicas especiales: Se usa el color en las pestañas de las guias y en las pestañas de las
carpetas para acelerar la búsqueda de papeles y como verificación para evitar archivar mal. El
color de todas las pestañas de las carpetas detrás de una guia es igual al color de la pestaña de
la guia. Por lo tanto, el empleado se dará cuenta de que está archivando mal si tratara de poner
una carpeta con una pestaña verde junto con carpeta que tienen pestañas amarillas. Los colores
están en una secuencia de arco iris. El alfabeto se divide en cinco secciones.

6.3 Diferencias entre los sistemas alfabéticos. Existen otros sistemas de archivo alfabético. Estos
sistemas se diferencian entre si :

 Por la organización y posición de las pestañas en las guias y carpetas.

  Por los rótulos; en unos el titulo es sencillo y en otros doble. Unos usan el número controlando
las guias y carpetas y otros no. Los sistemas modernos prefieren rótulos sencillos sin números
controlando las guias y las carpetas.
 Por los colores usados en las pestañas de las guias y las carpetas.
 Por la expansión o flexibilidad posible.

6.4 Ventajes de los sistemas alfabéticos :

 La referencia y el archivo es directo (no se necesita como auxiliar un archivo de tarjetas); se

provee para material miscelánea.
 La organización de las guias y las carpetas es sencilla; los apellidos y nombres se agrupan con
facilidad.
 El sistema alfabético se ajuste perfectamente bien a casi todos los negocios, pequeños y
grandes, con un gran volúmen de correspondencia o con poca, con nombres complicados,
extranjeros o sencillos, etc.

7. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Es de suma importancia que desde su ingreso a la institución, todo papel, carta o documento siga, para
su cuidado y control, ciertos pasos previos al archivar. La experiencia ha demostrado la necesidad de
establecer cierta rutina para que los documentos sean recogidos, clasificados y archivados regularmente
y con seguridad. Esta rutina debe ser la misma para cualquier clase de oficina.
Sea cual fuere la organización establecida, el proceso a seguir desde el momento en que el documento
llega a la oficina, es el siguiente :

1. Abrir cuidadosamente el sobre sin dañar la carta o documento que contiene. Aplicar a la carta o
documento el sello de recibido que debe contenier : nombre de la oficina, fecha y hora de
recibido.
2. Antes de tirar el sobre, enteriorarse de que también se han recibido los anexos que anuncia la
carta. Si la dirección del remitente no figura en la carta y si en el sobre, se adhiere éste a la
correspondencia. Se procede de igual modo cuando la fecha de la carta dista mucho de la fecha
de recibo de la misma.
3. Clasificar la correspondencia por secciones, departamentos, oficinas, etc., considerando el
asunto a que se refiere y distribuirla.
4. La persona responsable de atender la correspondencia debe contestarla o disponer de ella en la
forma que corresponda, separando las ya atendidas del resto de la correspondencia.
5. Una vez atendida una carta, disponer su archivo sin dejar que se acumule por mucho tiempo la
correspondencia a archivarse.
6. La persona que ha atendido la corespondencia deberá marcar la carta con sus iniciales, lo cual
significa que autoriza su archivo.

Ahora bién, llegada la corespondencia al archivo, el encargado del mismo debe ceñirse al siguiente
procedimiento, que consta de cinco pasos :

1. Inspeccionar los documentos.

2. Determinar bajo qué nombre o asunto se archivará.
3. Marcar el nombre o asunto y la referencia si la hubiere.
4. Clasificar los documentos según el sistema adoptado.
 5. Archivar la corespondencia.

7.1 Inspeccionar los documentos : Tiene por objeto comprobar si los documentos fueron o están
autorizados para su archivo, lo cual equivale a comprobar si los mismos tienen las iniciales de la persona
que tuvo a su cargo la atención o resolución del asunto. El documento que no esté autorizado debe ser
devuelto a la oficina de procedencia para su autorización.

7.2 Determinar el nombre o asunto bajo el cual se archivará. Es el proceso de determinar el nombre o
titulo bajo el cual ha de archivarse el documento. Hay cinco posibilidades :

1. Bajo el nombre del membrete.

2. Bajo el nombre de la persona o compañia a quien está dirigida la carta.
3. Bajo el nombre de la firma.
4. Bajo el nombre o asunto mencionado en la carta.
5. Bajo el nombre del lugar (puéblo, ciudad, pais, etc.) de procedendia de la carta.

Al seleccionar el titulo bajo el cual se ha de archivar un documento o carta, la persona encargada deberá
determinar cuál será el titulo más probable bajo el cual se pida la correspondencia de los archivos.
Siempre que un papel o documento pueda ser requerido bajo distintos nombres, se archiva bajo el titulo
más lógico o importante y se hace referencia bajo el otro u otros nombres o asuntos.

7.3 Marcar el nombre o asunto. Una vez decidido el nombre o asunto que ha de usarse para archivar, el
empleado lo subraya con un lápiz de color para que quede permanentemente marcado, eliminando asi la
repetición de todo ese procedimiento preliminar cada vez que los documentos prestados son devueltos a
los archivos. Pueden usarse lápices de distintos colores para cada departamento.
Si aparece un nombre que necesita una referencia cruzada también se deberá subrayar y marcar con
una "X" para indicar que se ha hecho referencia.

7.4 Clasificar los documentos según el sistema adoptado. Consiste en el arreglo preliminar de los
papeles de acuerdo con el titulo que se ha subrayado o escrito al determinar el nombre o asunto. Es el
último paso preparatorio al archivo actual de la correspondencia. Es entonces cuando se ordenan los
papeles en su secuencia aproximada, de modo que se haga más rápido el colocar de los papeles en las
gavetas del archivo. Hasta la oficina más pequeña usualmente tiene archivos de varias gavetas. Si el
archivero no hiciera esta clasificación y orden preliminar al archivar los papeles, tendria que ir de una
gaveta a otra gaveta, abriendo y cerrándolas muchas veces, perdiendo el tiempo, gastando energias...
La clasificación preliminar ordenada de papeles, permite que cada gaveta se abra una sola vez y que se
puede trabajar sistemáticamente en cada gaveta de adelante para atrás.
En algunas organizaciones donde hay muchos papeles o documentos que archivar, se usa equipo
especial para hacer esta clasificación preliminar con más rapidez. Si no hay este equipo especial, los
papeles pueden ser ordenados y clasificados en una mesa o escritorio. En este caso, se deberá adoptar
una rutina similar a la siguiente :

1. Clasificar y ordenar los papeles en grupos pequeños de acuerdo con las divisiones convenientes.
Por ejemplo, en el sistema alfabético, pueden ordenarse los papeles en grupos separados por
cada letra del alfabeto y asi tendriamos un grupo para la letra A, otro por la B, otra por la C y asi
sucesivamente para cada letra del alfabeto.
2. Tomar cada grupo y separarlo de acuerdo con las divisiones de las guias existentes en el
archivo. Por ejemplo, si para la letra A existen las guias, A, Al, Ao y Aq, los documentos que
deben archivarse bajo esa letra se agruparan de acuerdo a cada una de estas guias.
 3. Ordenar, en la secuencia correcta, los papeles que se archivaran detrás de cada guia. Por
ejemplo : detrás de la guia A, la correspondencia a ser archivada bajo el nombre de Acosta irá
detrás de Abatte; detrás de la guia Al, primero Almada y luego Andrada; etc.

7.5 Archivar la correspondencia. El quinto paso en el proceso consiste en archivar o colocar la

correspondencia o documentos en las carpetas del archivo.
Si existen documentos rotos o deteriorados es conveniente remendarlos con cinta celulosa transparente
(scotch tape) antes de archivarlos.
Para archivar o buscar material en los archivos, es conveniente alzar toda o parte de la carpeta sin
sacarlas fuera de la gaveta de manera que podamos ver si es o no la carpeta buscada, asi como también
para que resulte más facil colocar y ordenar los documentos dentro de la misma.
Una vez que hayamos encontrado la carpeta que necesitamos, debemos asegurarnos de que el titulo de
la pestaña concuerde exactamente con el titulo subrayado en la correspondencia o documento a
archivar. De este modo evitaremos el archivar papeles en donde no correponde.
Todos los papeles, no importa cual sea su tamaño, se colocan en las carpetas con el membrete hacia el
frente del que archiva y hacia la izquierda del archivo.

7.6 Capacidad de la carpeta. Se debe evitar siempre la congestión de las carpetas y gavetas pues asi se
evitan errores, pérdida de tiempo y se consigue mayor flexibilidad. La capacidad máxima de una carpeta
corriente es de 100 cartas o papeles.

8. SISTEMA NUMERICO DE ARCHIVO.

El sistema alfabético usa nombres como titulos de las carpetas y hasta de las guias. En el sistema
numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los
documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le
llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos
encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto,
porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego
poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes
circunstancias :

1. En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados,

contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que
requieren referencia extensiva y permanente.
2. En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos
departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona
precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los
documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañias de seguros
usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones
confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de
titulos numéricos.

8.1 Organización del archivo bajo el sistema numérico. En la organización del sistema de archivo
numérico, se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales :

1. El archivo principal o sección numérica.

2. El archivo misceláneo o alfabético.
3. El tarjetero auxiliar o indice.

Analizaremos las tres secciones de que se compone el sistema :

8.1.1 El archivo principal o seccion numérica :

[Link] Caracteristica : Esta sección del archivo corresponde exclusivamente al archivo de los
documentos de corresponsales activos.
Por lo tanto, las carpetas numéricas que se utilizan en esta sección son consideradas carpetas
individuales, es decir, para el archivo de documentos relacionados con una sola persona.

[Link] Materiales : Se utilizan guias y carpetas numéricas.

Guias : Son las que indican las distintas divisiones numéricas del archivo y poseen en forma escalonada
las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestañas de las mismas.
Carpetas : Las carpetas numéricas se asignan a los corresponsales activos. Las pestañas de estas
carpetas son de un tipo especial llamado "pestaña corrida", que ocupa toda la extensión de la carpeta.

[Link] Ordenamiento de los documentos : Como esta sección esta destinada a los corresponsales
activos, los documentos dentro de las carpetas numéricas deben ordenarse de acuerdo con la fecha,
colocando siempre delante el documento de fecha más reciente.

[Link] Procedimiento para numerar las carpetas : La numeración de las carpetas debe hacerse en forma
progresiva, pudiendo tomarse como punto de partida cualquier número, con la condición de que se
observe un orden lógico a partir de dicho número. Para la asignación de los números se debe considerar
el orden de llegada de los documentos correspondientes a los corresponsables activos, sin tener en
cuenta el orden alfabético de sus nombres.
NOTA: Cuando una carpeta ya tiene la cantidad máxima de papeles que puede contener, puede
subdividirsela usando otra, que debe llevar números auxiliares que ayuden a identificarla. Por ejemplo si
la carpeta nr. 123 se divide tendria esa división el nr. 123.1 y si necesita otra división el nr. 123.2
sucesivamente. Todas estas carpetas deben ir detrás del número principal que fue dividido.

8.1.2 El archivo misceláneo o sección alfabética.

[Link] Caracteristica: Como su nombre lo indica está compuesta de guias y carpetas que siguen el
orden del alfabeto y está destinado a los documentos menos importantes. No se le debe asignar un
número y un sitio en el archivo principal numérico a un corresponsal o asunto hasta que se haya
acumulado suficiente material.

[Link] Materiales : Se utilizan guias y carpetas alfabéticas.

Guias : Las pestañas de las guias ocupan generalmente la primera posición y llevan impresa una letra o
combinación de letras.
Carpetas : Llevan la misma inscripción de la guia que le precede y sus pestañas ocupan la segunda
posición. Estas carpetas son las llamadas alfabéticas o miceláneas.

[Link] Ordenamiento de los documentos : En su caracteristica notamos que esta sección miscelánea
está destinada al archivo de documentos menos importantes, es decir, para los de aquellos
corresponsales considerados inactivos. Por lo tanto, el orden dentro de esas carpetas debe ser:

1. Orden alfabético, de acuerdo con los nombres de personas, insitutición o razón social.
2. Si existen dos o más documentos con el mismo nombre, poner siempre delante el de fecha más
reciente.

8.2 El tarjetero auxiliar o indice. Un sistema numérico no puede operar sin un tarjetero que sirva para
identificar el número de carpeta alfabética asignada a un corresponsal determinado. De ahi que debe
confeccionarse una tarjeta con el nombre de cada corresponsal, ya sea activo o inactivo, que indique en
qué lugar del archivo se han guardado los documentos correspondientes. Si el corresponsal es activo, la
tarjeta indicará el número de carpeta que le corresponde y si es inactivo, cual es la carpeta alfabética
donde se guardaron sus documentos.
NOTA : Como se sabe, existen nombres que necesitan una referencia cruzada para facilitar la búsqueda
de los documentos. En el sistema alfabético las hojas de referencia se colocan en las carpetas, pero en
el sistema numérico éstas van dentro del tarjetero.

8.3 Procedimiento para archivar en el sistema numérico. Cuando el encargado de archivo recibe la
correspondencia o documentos que deberá archivar, aplicando el sistema numérico, sigue los siguientes
pasos :

1. Inspecciona los documentos para determinar si su archivo ha sido autorizado.

2. Determina cómo han de archivarse, bajo qué nombre o asunto y es necesario hacer referencias.
(Para hacer todo esto, tiene que leer los documentos).
3. Marca, haciendo una raya en lápiz rojo, el nombre o asunto que se considerará para su archivo e
indica la referencia si la hay, haciendo una cruz al lado de la misma.
4. Clasifica u ordena la materia en orden alfabético según se marcaron los documentos
5. Busca en el tarjetero el número que corresponde al corresponsal o asunto, según el caso, y lo
escribe en la esquina superior derecha de cada carta o documento.
6. Si no existe en el tarjetero el nombre de dicho individuo, firma, institución o asunto, y ha de
considerársele como corresponsal activo, le asigna un número y hace la correspondente tarjeta
para el tarjetero. (Si se va a considerar corresponsal inactivo se escribe la letra "M", que significa
misceláneo).
7. Separa los documentos y cartas de corresponsales activos de aquellos que son inactivos.
8. Clasifica las cartas de los corresponsales activos en orden numérico y las nuevas tarjetas en
orden alfabético.
9. Archiva en las correspondientes gavetas del archivo principal numérico y el tarjetero estas cartas
y tarjetas.
10. Archivo las cartas y documentos de los corresponsales inactivos en la gaveta destinada a las
carpetas misceláneas, siguiendo el mismo procedimiento del sistema alfabético,

9. SISTEMA GEOGRAFICO DE ARCHIVO.

El sistema geográfico de archivo es la ordenación de correspondencia o documentos en la que se asigna

mayor importancia a las divisiones geográficas, ya que se tienen en cuenta para la clasificación, paises,
estados, departamentos, ciudades, puebles, calles, zonas, etc.
En realidad es un archivo con base alfabética en el que se considera en primer lugar la posición
geográfica (lugar donde reside el corresponsal;) y luego el nombre o asunto del documento.
Cierto tipo de instituciones o empresas (por ejemplo el Ministerio del Interior en la supervisión de las
Delegaciones de Gobierno, o las firmas de venta de bienen raices), por la naturaleza de sus operaciones,
encuentran ventajosa la aplicación de este sistema.

9.1 Disposiciones y función de las guias y carpeas.

Guias. En primer lugar encontramos la guia de la unidad principal, que generalmente corresponde al
nombre del [Link] guia ocupa la 1er, y la 2da. posiciones.
Detrás tenemos las guias alfabéticas, que ocupan la 1ra. posición.
Luego vienen las guias con los nombres de los departamentos del pais, que ocupan la 5ta. posición.
Por último, las guias con los nombres de las capitales de los departamentos del pais, ocupan la 2da.
posición.
Carpetas. En el sistema geográfico exiten dos clases de carpetas : Las individuales y las misceláneas.
Se preparan carpetas individuales siempre que un corresponsal sea suficientemente activo que lo
justifique. Los titulos de las carpetas individuales llevan primero el nombre de la ciudad o pueblo y luego
el nombre del corresponsal.
En las carpetas misceláneas se archivan los documentos de corresponsales inactivos. En principio, hay
tres clases de carpetas misceláneas : las alfabéticas, las departamentales y las de capitales de
departamentos.
Pero puede presentarse el caso que en una carpeta miscelánea, alfabética o departamental, se
acumulen 5 papeles pertenecientes a una misma ciudad o pueblo. Entonces se debe abrir una carpeta
miscelánea de dicha ciudad o pueblo. En este caso tendriamos cuatro classes de carpetas misceláneas :
las alfabéticas, las departamentales, las de capitales o departamentos y las de ciudades o pueblos.

6.2 Orden de guias y carpetas en la gaveta de archivo.

1. Guia de la unidad principal.

2. Guia alfabética
3. Guia departamental
4. Guia de la capital de departamento
5. Carpeta individual
6. Carpeta miscelánea de la capital del departamento
7. Carpeta miscelánea departamental
8. Carpeta miscelánea alfabética.

Si se llegase a abrir una carpeta miscelánea de una ciudad o pueblo, éste debe ir después de la carpeta
miscelánea de la capital de departamento y antes de la carpeta miscelánea departamental.

9.3 Tarjetero. En un archivo en el que se emplee el sistema geográfico debe usarse un tarjetero para el
control y registro del contenido de la gaveta de archivo y para facilitar la búsqueda de papeles.
Debe habilitarse una tarjeta por cada corresponsal y señalarse en la misma el lugar exacto en que se
encuentran los documentos de dicho corresponsal.

10. SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO.

El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace

teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. Del texto de la carta o documento se
determina el asunto bajo el cual se ha de archivar. Los nombres de individuos, instituciones o firmas
comerciales se consideran en grado minimo.
La dirección de una institución o la gerencia de una empresa, por ejemplo, suelen estar más interesadas
en cuadros completos que en detalles aislados, por eso es que sus archivos debieran ordenarse por
asuntos. Asi, un gerente de ventas de una ferreteria, necesitará información sobre las ventas generales,
ventas de ciertos articulos determinados : herramientas de carpinteria, de plomeria, ventas devueltas,
pronósticos de ventas, etc., y queria esa información con preferencia a información sobre el Señor José
Ramos o cualquier otro cliente. Por lo tanto los archivos del gerente de ventas estarán mejor ordenados
de acuerdo con los asuntos, mientras que los de un departamento interesado en individuos
determinados, el de créditos, por ejemplo, estarán mejor organizados de acuerdo con un sistema
alfabético, numérico o geográfico.
Como el archivo por asunto se hace de acuerdo con cierta descripción de un asunto, y no todas las
personas describen un asunto de la misma forma, este sistema no es tan fácil como los otros, donde se
usan nombres especificos o números como titulos de las guias y carpetas. En un archivo alfabético el
nombre Ramos no se podrá confundir con González. Tampoco se confundirá, en un archivo numérico, el
número 4467 con el 5666. Sin embargo, en un archivo por asunto, el material archivado bajo el titulo de
máquinas a escribir también podria solicitarse bajo el titulo de máquinas de oficina.

10.1 Combinaciones. El sistema de archivo por asunto puede combinarse con arreglas alfabéticos y
numéricos. Hay dos clases de arreglos alfabéticos :
 1. Según el diccionario. en el cual no existe relación lógica entre los asuntos, sólo se sigue el orden
alfabético. Ejemplo:
Automotores
Aviación
Bancos
Central telefónica
Dentistas
2. Enciclopédico, en el cual los asuntos se agrupan siguiendo un orden lógico y la secuencia
alfabética. Ejemplo :
Dentro del titulo o división principal de repuestos, se encuentran los subtitulos :
Aeroplanos
Automóviles
Bicicletas
Motores industriales
Motores marinos

10.2 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo alfabético.

Cuando se usa un arreglo alfabético con el sistema de archivo por asunto, las guias y carpetas van
dispuestas en la siguiente forma :

1. Guias alfabéticas, que van en primera posición.

2. Guia con los titulos de los asuntos, en segunda posición.
3. Guias especial, en quinta posición. Esta guia sirve para descargar cualquier asunto importante o
para subdividir algún tópico muy cargado.
4. Carpetas, con el titulo del asunto principal, o el de la división o subdivisión en cuarta posición.
5. Carpeta miscelánea alfabética, con pestaña en tercera posición.

10.3 Arreglo de la gaveta del archivo. Archivo por asunto con arreglo numérico decimal.
Cuando es necesario hacer una agrupación permanente de material relacionado con divisiones y
subdivisiones de cada asunto, se puede usar un arreglo decimal, basado en el principio de la
clasificación decimal de Dewey. Según este principio los documentos se agrupan bajo 10 titulos muy
amplios, numerados en secuencia de 100, desde el número 000 hasta el 999, inclusive.
Cada una de las decisiones o titulos principales puede ser dividida en 9 o menos grupos. Por ejemplo: el
grupo principal 200 puede dividirse en grupos numerados 210, 220, 230 etc.
Cada uno de estos grupos pueden luego subdividirse a su vez en 9 o menos grupos. Por ejemplo : el
grupo 240 puede subdividirse en 241, 242, 243, etc. Si todavia fuese necesaria una división más, cada
uno de estos grupos puede dividirse en grupos a los cuales se les asigna un punto decimal después de
la última cifra.
Ejemplo : El grupo 241 puede dividirse en 241.1, 241.2, 241.3 etc.

NOTA : Este sistema de DEWEY es muy importante y muy utilizado. Melvill Dewey, bibliotecario
americano organisó en 1875 un sistema de clasificación para bibliotecas.
Dividió los conocimientos globales en 10 clases principales, más divididos en otras 10 y asi
susesivamente, lo que lleva casa al infinito la posibilidad de subdivisiones.
Basado en ese sistema, se organiza el esquema con los asuntos que existen en la empresa. La más
dificil es la elaboración de las 10 clases iniciales, que deben cubrir todos los asuntos que se necesite.
También en contabilidad computarizado se usa este sistema decimal de Dewey.

Ejemplo de clasificación por asunto con arreglo numérico decimal.

000 General
100 Contabilidad

200 Administración

210 Presidente

220 Miembros

300 Créditos

310 Cuentas a cobrar

311 Capital

312 Interior

312.1 Región Occidental

312.2 Región Oriental

320 Deudores morosos

400 Embarques

500 Solicitudes

600 Publicaciones

610 Español

620 Guarani

700 Ventas

710 Al contado

711 Efectivo

712 Cheque

800 Reuniones

900 Sucursales

910 Capital

920 Interior.

Ejemplo de aplicación de la técnica de Dewey en la contabilidad.

1 ACTIVO

1.01 Disponible

1.01.01 Caja

[Link] Efectivo en Guaranies

[Link] Cheques y giros en caja

[Link] Monedas extranjera - US $

[Link] Monedas extranjera - Pesos

1.01.02 Bancos

[Link] Citibank - Cuena corriene

[Link] Citibank - Caja de ahorro

[Link] Citibank - Nueva York - US $

1.02 Realizable

1.02.01 Clientes

[Link] Señor X

[Link] Señor Y

[Link] Señor Z

[Link] Clientes varios

1.02.02 Mercancias

[Link] Deposito general

[Link].01 Materiales de construcción

[Link] Almacen comercial

[Link].01 Azúcar

[Link].02 Harina

1.02.04 Estampillas

[Link] Estampillas fiscales

[Link] Estampillas correo

1.02.08 Deudores

[Link] Anticipios al personal

1.03 Fija

1.03.05 Maquinarias/ Herramientas

10.4 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo numérico Dúplex.
Al aplicar este arreglo numérico se debe asignar un número a cada asunto o titulo principal. A las
divisiones se les asignan números precedidos por el número del asunto o titulo principal. Estos números
asignados a las divisiones llevan entonces, en primer término el número del tópico principal y le sigue,
separado por un guión, el número de la division. A las subdivisiones se les asigna una letra, que se
añade a los números anteriores.

Ejemplo de clasificación por asunto con arreglo numérico Dúplex.

1 General

2 Contabilidad

2-1 Contador

2-2 Auxiliares

3 Administración

3-1 Presidente

3-2 Miembros

3-3 Personal subalterno

4 Ventas

4-1 Propaganda

4-1a Revistas

4-1b Periódicos

4-1c Radiodifusión

4-2 Control

4-3 Clientes

4-3a Paraguay
4-3b Extranjero

4-3b1 Europa

4-3b2 América del Sur

5 Producción

5-1 Control

5-2 Estadisticas

5-2a Sección SBC

5-3 Ordenes

6 Exhibiciones

7 Embarques

8 Reclamaciones

 
11 ARCHIVO DE TARJETAS.

El uso de archivos verticales de tarjetas y de registros visibles se ha desarrollado grandemente en la

acualidad. Instituciones oficiales, empresas comerciales y organizaciones de toda clase utilizan este tipo
de archivo, con el objeto de registrar direcciones posales, indices, listas de personas o cosas e
información de cualquier genero.

11.1 Archivo vertical de tarjeta ( o simplemente tarjetero)

El tarjetero puede usarse en dos formas :

1. Como fuente auxiliar de información, v.g. cuando se usa junto con un sistema de archivo de
correspondencia.
2. Como una forma independiente de anotar y obtener información.

En general, los tarjeteros se usan para anotar información que, de no usarse las tarjetas, se tendria que
haber escrito en forma de una lista en un cuaderno libro.
El uso de tarjetas facilita la localización de la información, ya que dicha información esté debidamente
consignada en una tarjeta determinada, porque a cada asunto corresponde una tarjeta diferente. Además
el sistema de tarjetas es flexible : la información se puede cambiar simplemente añadiendo o quitando
tarjetas, sin que ello afecte el orden en que se encuentren las demás, lo que ocurriria si la información
estuviera consignada en un libro o cuaderno, siguiendo un orden alfabético.
Por estas razones los tarjeteros tienen hoy mucha aceptación. Son usados para control, inventarios,
registros, listas, contabilidad, etc.
Los tarjeteros, al igual que los archivos de correspondencia y documentos, pueden ser organizados con
una base alfabética, geográfica, por asunto o numérica. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que cada
nombre, cosa o asunto deberá anotarse en una tarjeta separada, de modo que ésta pueda ser archivada
según la secuencia que establece el sistema adoptado.
Para facilitar la localización y archivo de las tarjetas se usan guias, que pueden tener divisiones
alfabéticas, cronológicas, numéricas, geográficas, etc.
Se obtienen mejores resultados en el uso de tarjeteros si no se colocan más de 20 tarjetas detrás de
cada guia. Si el número de tarjetas aumenta demasiado dentro de una guia, se puede subdividir la
cantidad de tarjetas y colocarlas detrás de otra guia. Por ejemplo : se empieza un tarjetero y todas las
tarjetas que empiezan con la letra "A" se colocan detrás de la guia "A" . Si al cabo de cierto tiempo se
observa que hay más de 20 tarjetas detrás de esta guia, se puede dividir el número de tarjetas desde la
"A " hasta la "AL" y desde la "AM" hasta la AZ" . En este caso se debe poner una guia "AM" antes de las
tarjetas que, de acuerdo con las reglas de archivo, sigan a esta guia. Asi pueden seguir dividiéndose las
guias según se acumulen las tarjetas.
El tamaño de la tarjeta que se use puede variar según la cantidad de información que se va a poner en la
misma. Cuando se preparan tarjetas para archivarse verticalmente en tarjeteros, el titulo deberá ser
escrito a máquina en la orilla superior de la tarjeta (preferiblemente en el segundo espacio). Toda
información adicional importante deberá ponerse lo más cerca posible de la parte superior de la tarjeta,
de modo que se pueda leer sin tener que sacarse la tarjeta del archivo.

12.2 Registros visibles. Tal como lo inica su nombre el registro visible es aquel tipo en el que las tarjetas
están puestas de tal forma que una parte de las mismas está consantemente visible. Las tarjetas se
ordena de modo que una cae sobre otra, de manera que la orilla inferior queda visible. Se puede ver el
resto del contenido de la tarjeta alzndo la que queda superpuesta. En este tipo de archivo las tarjetas se
insertan generalmente en bolsillos o en compartimientos especiales.
Los registros visibles pueden ser de dos tipos :

1. del tipo anotación, donde la afirmación se escribe continuamente en la tarjeta.

2. del tipo indice, en el cual no se escribe nada más después que se haya registrado o anotado
cierta información. Se usa el de tipo indice solamente para propósito de referencia.

Los equipos de registros visibles, que se construyen tanto en forma de gabinetes como de libros o
bandejas, se pueden obtener en dos estilos : protegidos o sin protección, ya sea para ser usados como
registros de anotación o de indice.
El llamado equipo protegido es aquel en el que cada tarjeta de registros se coloca en un sostenedor o
compartimiento especial que tiene una cubierta de plástico transparente en la orilla del indice.
Se use indistintamente para referencia o para anotación, pero el tipo de anotación se coloca
generalmente en equipo sin protección, para eliminar la molestia que ocasiona quitar la tarjeta de su sitio
original y luego volverla a poner en dicho sitio, cada vez que haya que añadir alguna nueva información.
Al preparar tarjetas para ser archivadas en registros visibles debe ponerse la información lo más cerca
posible de la parte inferior de la tarjeta.
Hay varios tipos de de registros visibles construidos por firmas comerciales conocidas. Entre los de
mayor difusión está el equipo llamado "Kardex", fabricado por la "Remington Rand". Este equipo ya se ha
empezado a usar con éxito dentro de nuestra administración pública, en especial para el control de
registro de existencia en depósitos, inventarios, entrada y salida de materiales, contabilidad en general,
etc.

11.3 Archivo de catalogos y revistas, planos y dibujos. No solamente papeles, documentos,

correpondencia y tarjetas pueden ser archivados en una oficina. De hecho se da el caso de fábricas que
hacen propaganda a sus productos por medio de catálogos, de empresas que editan revistas
informativas y de instituciones oficiales, como el Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones que
maneja una enormidad de planos, mapas y dibujos. Todo este material, catálogos, revistas, mapas,
planos, etc., también tiene que ser archivado. Para el efecto se han ideado los equipos y sistemas que
veremos a continuación.

11.4 Archivo de catalogos. Dentro de la idea general de catálogos caben también las listas de productos,
prospectos en general, o cualquier impreso en el que se encuentre una lista ordenada de articulos.
Tenemos asi, listas de publicaciones de casas editoras, catálogos de fabricantes de maquinarias,
catálogos de articulos ofrecidos en remate por tal o cual Ministerio etc.
A veces resulta dificil archivar catálogos debido a la gran variedad en el tamaño de los mismos. Sin
embargo, se ha llegado a la conclusión de que el equipo de archivo más adecuado para el efecto es el
llamado vertical, usado para la correspondencia. Si los catálogos son del tamaño corriente caben
perfectamente en las gavetas del tamaño carta. Para catálogos de mayor tamaño se pueden usar las
gavetas del tamaño oficio.
Un archivo vertical para catálogos eliminaria la necesidad de otros equipos inadecuados de archivo, tales
como tablillas, armarios, etc., que además de hacer dificil el arreglo, ofrecen muy poca protección contra
la suciedad, la humedad, el polvo, el fuego o el robo.

11.5 Sistemas. Al igual que en un archivo de documentos y correspondencia, el sistema a usarse

dependerá de la naturaleza de la organización u oficina. Asi se podrán archivar catálogos en orden
alfabético o en orden numérico.

11.6 Sistema alfabético. En este sistema los catálogos se archivan siguiende un orden alfabético y
teniendo en cuenta el nombre de la institución, razón social o individio que los publica. Las guias
alfabéticas del sistema Variadex pueden usarse. No se necesitan carpetas. Ejemplo : un catálogo de la
"Fabrica de incubadoras Pio-Pio" se debe archivar de la guia "F ".
Se recomienda la aplicación de este sistema cuando el material que debe archivarse es poco numeroso.

11.7 Sistema numérico. Cuando el material a archivarse es numeroso, de manera que el encargado de

archivo no pueda conocer de buenas a primera el total y exacto contenido de las gavetas, se recomienda
la aplicación del sistema numérico.
En este sistema, a cada institución, razón social o individuo que publica el catálogo se le asigna un
número, y el mismo número se escribe en la esquina superior derecha de la portada del catálogo
correspondiente. Asi, todos los catálogos publicados por una misma institución, razón social, o individuo,
se archivarán juntos. Guias fuertes con pestañas de metal y con los números deberán usarse para
facilitar la búsqueda y mantener ordenados los catálogos.

11.8 Tarjetero. Con todo sistema numérico debe usarse siempre un tarjetero auxiliar. En los tarjeteros las
tarjetas podrán ordenarse :

1. De acuerdo con el nombre de la institución, firma o persona que publica el catálogo.

2. De acuerdo con los nombres de los articulos que se anuncian.

En las tarjetas, además de los nombres y el número, se pueden hacer anotaciones de interés. Si la
tarjeta se hace teniendo en cuenta el nombre de una firma vendedora, por ejemplo, se debe mencionar la
dirección postal de dicha firma, los articulos que vende y el número que se le haya asignado.
Si la tarneta se hace considerando un articulo determinado deben anotarse los nombres de las casas
vendedoras, dirección postal y los números asignados a los mismos. Asi la referencia será completa.

11.9 Recortes de periodicos y revistas. Los recortes de periodicos y de revistas pueden montarse

fácilmente en hojas de papel de tamaño carta. En el margen superior izquierde de la hoja se escribirá el
nombre de la persona, institución, razón social o asunto de que trata el recorte, y éste puede archivarse
como cualquier otro documento.
Se recomienda el uso de carpetas para archivar en un mismo sitio los recortes sobre un mismo asunto o
sobre una misma persona o institución.
El objeto de este tipo de documentación es reunir información, o complementaria, de manera que resulta
útil, y disponerla en forma tal que sea fácil su localización posterior.

11.10 Archivo de planos, mapas y dibujos. Los planos, mapas, dibujos, hojas grandes de cartulina,
láminas etc. presentan problemas al archivo : el tamaño y la imposibilidad de doblez de los mismos para
ser guardados.
Cuando no son muy grandes pueden archivarse en el mueble vertical de archivo sin que se estropeen,
pero cuando lo son se presenta el inconveniente de que no se encuentran muebles apropiados para su
archivo.
Actualmente las casas fabricantes de equipos de oficina y archivo construyen muebles especiales para
acomodar planos y dibujos de diferentes tamaños.
Uno de los más novedosos consiste en un tubo cilindrico, de cartón o metálico, en el cual cabe
perfectamente un plano o un mapa enrollado. A este cilindro se le debe poner luego un rótulo con las
indicaciones necesarias para ser posteriormente localizado.
Cualquier sistema de archivo, ya sea alfabético, numérico geográfico o por asunto, puede usarse al
archivar planos, mapas y láminas, pero el que más se recomienda es el sistema numérico.
Al aplicar el sistema numérico se debe asignar un número a la institución, persona o razón social, y todos
los documentos que correspondan (planos, mapas, dibujos, láminas, etc.) se archivarán con ese número.
Demás está decir que se necesita un tarjetero auxiliar para controlar las gavetas donde se encuentran
los planos, láminas o mapas.

12 MATERIA PENDIENTE.

En casi toda oficina hay materia, a la que no se le da la atención que recibe corrientemente la
correspondencia. Son aquellos papeles, documentos, impresiones, etc., que permanecen dias o
semanas en el escritorio pendientes de alguna acción o proceso antes de ordenarle en su archivo. Se
debe establecer un sistema adecuado para archivar esta materia pendiente a la que nos tenemos que
referir en cierta fecha futuro. Esta fecha puede ser fija o no. Por eso los papeles deben guardarse en
gavetas de escritorios o armarios, debidamente archivados.
Se recomienda un archivo ordenado estrictamente por fechas, cuando se puede determinar de antemano
la fecha en que dichos documentos se van a necesitar, como en el caso del vencimiento de pólizas de
seguro, o de pagarés que deben ser cumplidos en su debido tiempo, etc. Las guias deben estar
ordenadas por meses y por dias. En esta forma los documentos llaman la atención, por si solos, el dia
que debe dárseles consideración.
Antes de ser enviada a los archivos, la materia deberá estar marcada en la esquina inferior derecha con
la palabra : "Pendiente", seguida de la fecha de vencimiento.
Los distintas formas de controlar la materia pendiente son:

1. Con un archivo de tarjetas por meses y dias. Consiste este archivo en un juego de guias con los
12 meses del año y un juego de guias con los 31 dias del mes. Estos juegos de guias van en un
tarjetero. Los documentos se archivan en el correspondiente archivo, de acuerdo con el sistema
adoptado, alfabético, numérico, geográfico, etc. La tarjeta que se prepara, se archiva en el
tarjetero, de acuerdo con la fecha de vencimiento. El tarjetero se dedicará evidentemente, con
exclusividad a materia pendiente. Cada mañana, el encargado de archivo debe buscar detrás de
la guia correspondiente a dicho dia y fijarse en la materia pendiente que debe atenderse ese dia.
2. Con hojas de materia pendiente. Consiste en un juego con los 12 meses del año y un juego de
guias con los 31 dias del mes, pero no ya del tamaño de una tarjeta, como en el caso anterior,
sino del tamaño de una carpeta de archivo. Este juego de guias debe colocarse en la gaveta
activa, detras de la guia "P" , si el titulo usado es la palabra "Pendiente". Se llena una tarjeta
sustituta y se archiva detrás de las guias de acuerdo con el dia y mes que le corresponde. Los
documentos se archivan en el archivo activo dentro de la carpeta correspondiente.

13. SISTEMA DE CARGO.

Con frecuencia departamentos u oficinas, dentro de una misma institutción, necesitan referirse a
documentos ya archivados. Para darle atención a los mismos, deben pedirlos a la persona encargada del
archivo.
Para evitar la pérdida de papeles que salen de los archivos se establecen los sistemas de cargo, con los
cuales es posible establecer un control sobre dichos papeles.
En todo sistema de cargo hay 3 pasos a seguir :
 1. Manejo de las solicitudes de documentos archivados.
2. Cargo del documento o papel contra la persona o personas que le soliciten.
3. Control del documento o papel hasta su devolución a los archivos.

13.1 Manejo de las solicitudes de documentos archivados. Todo solicitud de documentos guardados en

un archivo deberá ser hecha por escrito. Es la única manera de que haya una constancia de que se retiró
tal o cual documento. Para ello nada mejor que una tarjeta de solicitud. Esta tarjeta de solicitud pude ser
impresa o hecha a máquina, y debe contener los siguientes datos :

 Nombre o asunto del documento.

 Fecha del documento.
 Nombre y firma del solicitante.
 Fecha en que se solicita.
 Fecha en que se pedirá que el documento se devuelva a los archivos.

Esta tarjeta se usa no solamente para solicitar la materia archivada, sino también es el recibo que queda
en poder del encargado de archivo, quien, de esta manera, posee una constancia de que prestó los
documentos a cierta persona determinada de la institución.
Las tarjetas de solicitud se deben archivar por sus fechas de vencimiento en un tarjetero simple. Asi se
hará fácil requerir a su debido tiempo la devolución de la materia a los archivos.

13.2 Cargo del documento contra la persona que lo socilite. Cuando el documento solicitado se saca de
los archivos y se entrega al que lo solicita, se debe hacer una anotación en el sitio exacto de donde sacó
dicho documento. Esta anotación indicará, al encargado de archivo, quien tiene el documento. Hay dos
formas de hacer dicha anotación :

1. Por medio de guias de salida.

2. Por medio de carpetas de salida.

Las Guias de salida están hechas del mismo cartón grueso que se usa en las guias corrientes de
archivo. Se pueden obener en dos tipo :

1. Guias de salida con tarjeta de solicitud. Esta es una guia con un bolsillo en la parte superior
delantera donde se coloca la tarjeta de solicitud. La guia se archiva en el sitio donde deberian
estar archivados los documentos solicitados. Esta guia tiene en su pestaña el titulo : "Salida" o
"Fuera" .
2. Guias de salida acumulativa. Es una guia que no tiene bolsillo para guardar la tarjeta. Como su
nombre "acumulativa" lo indica, ofrece una historia completa de como se ha usado la
documentación y quien la ha usado. Hay en ella espacio para escribir a través del archo de la
guia, el nombre o asunto del documento solicitado, a quien se le entregó, la fecha del
documento, la fecha de salida, etc.
Cuando se usa una guia de salida acumulativa, se necesita un tarjetero para guardar las tarjetas
de solicitud.

Carpetas de salida. Sólo hay una clase de carpetas de salida. La carpeta, en este caso, es rayada y
acumultavia. Se usa cuando se ha solicitado toda la carpeta de una institución, persona o asunto.
En el rayado se pone toda la información, al igual que en la guia de salida acumulativa.
La carpeta debe dejarse en el mismo sitio donde deberia estar archivada la carpeta prestada. El
propósito de esta carpeta es guardar en ella cualquier material que pueda llegar a los archivos mientras
la otra carpeta, la original, está fuera.

13.3 Control del documentos hasta su devolución al archivo. La clase del trabajo de la instutición o de la
empresa y la naturaleza del documento prestado, determinarán cuanto tiempo puede permanecer éste
fuera de los archivos. Todo material o documento muy confidencial o de valor deberá devolverse al
archivo antes de finanlizar la jornada de trabajo. Otros documentos, menos importantes, podrán
retenerse fuera de los archivos por el tiempo que se determine como periodo de préstamo de papeles.
Una cosa hay que tener en cuenta: mientras más tiempo estén los documentos fuera del archivo, más
dificiles serán de localizar. El seguir y controlar sistemáticamente los papeles reducirá grandemente la
posibilidad de que se pierdan.
Si la institución o empresa es pequeña, resulte muy sencillo para el encargado de archivo y verificar las
fechas de vencimiento del material solicitado y ubicar el lugar donde se encuentra el mismo, y que puede
obtener diche información de las guias de salida o carpetas de salida que se encuentran en las gavetas
de archivo. Pero cuando la institución es grande y tiene mucho movimiento de papeles, habria que
verificar la información en demasiadas gavetas, lo que ocasionaria pérdida de tiempo.
Para evitar ese inconveniente se simplifica el procedimiento de seguir y controlar los documentos
solicitados por medio de una pequeña gaveta de archivo.
Bajo este sistema, cuando se saca material de los archivos y se hace el cargo correspondiente
insertando una tarjeta de solicitud en el bolsillo de una guia de salida, se debe hacer una copia de la
tarjeta de solicitud y poner dicha copia en el tarjetero de que hablamos más arriba. La copia se pone
detrás de la fecha en la cual se debe devolver a los archivos el documento solicitado.
Sea cual fuere el sistema que se use para seguir la correspondencia o documentos fuera del archivo, el
encargado deberá mirar este tarjetero todos los dias para interiorarse del vencimiento de ciertos
documentos y notificar a quien los prestó de que ya llegó la hora de devolverlos. Si la persona que los
tomó prestados necesitará todavia dichos documentos, entonces se le puede extender la fecha de
vencimiento en las misma tarjeta de solicitud. Cuando deje de necesitar los documentos, los mismos
deben ser devueltos a los archivos y se cancelará el cargo que se habia heco.

13.4 Transferencia de documentos de una persona o departamento a otra persona o departamento. A

veces, especialmente en instituciones grandes, se solicitan documentos de los archivos que luego serán
referidos a la atención de otras personas o departamento.
En estos casos se puede usar el siguiente método :
La persona que originalmente solicitó los documentos del archivo, los envia a la persona o departamento
que los está necesitando y llena una hoja de traspaso. Esta hoja de traspase se envia al encargado del
archivo para que cese la responsabilidad de la persona que hizo el primer préstamo. En el archivo se
cargarán los documentos a la persona o departamento que se menciona en la hoja de traspaso.

14. SISTEMAS DE TRANSFERENCIA

A toda institución o empresa se le presenta el problema de decidir en un momento dado cuales

documentos conservan y donde guardarlos. Para llegar a una solución, hay que considerar 3 factores:

1. Si los documentos serán usados

2. En caso de ser usados, con que frecuencia
3. Por cuanto tiempo.

Seria imposible tener todos los documentos en los mismos archivos todos los años. Esto equivaldria a
tener que usar mucho espacio, muchos gabinetes de archivo y significaria gran pérdida de tiempo.
Para evitar esto, se ha determinado el uso de sistemas de transferencias de documentos al terminarse
un periodo determinado de archivo.
Es de vital importancia establecer un sistema para el traspaso de documentos ya inactivos, esto es, un
sistema que separa la correspondencia, documentos y papeles nuevos y recientes de los viejos que van
pedido parte o toda su importancia. Asi se economiza trabajo, espacio y equipo y siempre se conservan
los documentos debidamente archivados para referencia futura.
Como es natural cada institución deberá establecer una norma a seguir en lo que respecta al tiempo que
deberán los documentos permanecer guardados en los archivos, para establecer la naturaleza del
trabajo, la clase de papeles o documentos, la información que dichos documentos ofrecen, y lo que
establece la ley al respecto.
Un análisis cabal de los factores antes mencionados revela, por lo general, las siguientes categorias :

1. Papeles o documentos vitales. En esta categoria caben aquellos documentos esenciales,

necesarios para la misma existencia de la institución o empresa, los cuales, si fuesen destruidos
acarrearia una serie de inconvenientes de carácter grave, ya que su reemplazo seria dificilisimo
o tal vez imposible. Los documentos de esta categoria jamás deberán ser transferidos.
2. Papeles o documentos importantes. En esta categoria caben papeles o documentos que facilitan
el trabajo de la institución o empresa y que pueden ser reeplazados, pero que ello habria que
gastar bastante dinero y se perderia bastante tiempo en reemplazarlos. Estos documentos
pueden ser transferidos si son inactivos y deben ser puestos en gabinetes que los conservan en
buen estado.
3. Papeles o documentos útiles. Estos son documentos útiles por el momento y que pueden
reeplazarse con poco gasto. A menudo se destruyen luego de 3 o 4 años.
4. Documentos o papeles no esenciales. Estos son papeles o documentos que pueden ser
destruidos después de un corto periodo de tiempo.

15. SISTEMAS PARA EL TRASPASO DE DOCUMENTOS INACTIVOS.

Existen varios sistemas o planes para el traspaso de documentos inactivos. El sistema que se escoja
dependerá de la naturaleza de los documentos y la frecuencia con que habrá o no que referirse a los
mismos, del espacio que haya disponible y del sistema de archivo que se emplee.
Hay dos métodos generales : uno es perpétuo y otro se observa periódicamente. Para facilitar el
encontrar los documentos cuando sean necesarios, el arreglo o el orden de las carpetas dentro del
equipo al que se transfieren, deberá ser el mismo que se usaba en los archivos corrientes de donde
fueron extraidos.
El primer método es conocido con el nombre de traspaso por periódos fijos, y debe llevarse a cabo una o
dos veces por año. Este traspaso puede hacerce en tres formas distintas, a saber :

1. Plan de un periódo. Bajo este plan todos los documentos de las gavetas activas se pasa a las
gavetas inactivas al final de un periodo determinado, por ejemplo : considerando el año fiscal
1998 como un periodo. Todos los documentos de ese año con sus carpetas y guias se pasan al
finalizar el año, a las gavetas inactivas y se organizan nuevas gavetas para los documentos del
año fiscal 1990.
La única desventaja de este plan es que, a veces, se pasa a las gavetas inactivas material aún
activo. Esas gavetas, por falta de espacio es la oficina de archivo, suelen estar en cuartos
distantes de los archvios activos y resulta incómodo entonces referirse a la materia.
2. Plan de dos periodos. Con este plan puede tener archivos de cuatro o cinco gavetas. En los de
cuatro gavetas, se archivan de las dos de arribea los documentos activos. Cada seis meses o
cada año los documentos de las dos gavetas de arriba se pasan a los dos gavetas de abajo,
donde se convierten en documentos semiactivos. Alli permanecen otros seis meses o un año
finalmente se los pasa a las gavetas totalmente inactivas.
En los archivos de cinco gavetas, se archiva el material activa en la segunda, tercera y cuarta
gavetas. Cada seis meses o cada año los documentos de esas gavetas pasan a la primera y la
quinta, donde se convierten en documentos semiactivos. Alli permanecen otros seis meses o un
año y finalmente se pasan a las gavetas totalmente inactivas.
3. Plan o periodo máximo y minimo. Con este plan se fijan periodos máximos y minimos como un
año y 18 meses. Cuendo llega el periodo de hacer el traspaso, todos los documentos con fecha
 dentro de los seis primeros meses del periodo máximo de 18 meses se pasan a las gavetas
inactivas. Todo documento con fecha dentro del año, o sea el periodo minimo, permanece en las
gavetas activas, las que quedan en esa forma preparadas para recibir los documentos de los
próximos seis meses, o sea hasta completar nuevamente el periodo máximo de 18 meses.
El otro sitema para el traspaso de documentos inactivos es el traspaso perpétuo. Con este
sistema los documentos se traspasan a las gavetas inactivas a intervalos irregulares. Se lleva a
cabo cuando los documentos asi lo requieren. Este sistema se usa en asuntos o casos cerrados,
terminados. Dicho sistema debe usarse cuando los documentos forman una unidad completa.

16. MICROFILMACION.

La microfilmación es una moderna tecnica de archivo. Reproduce los documentos, reduciendose de tal
forma que, en un rollo de 30 metros de pelicula pueden ser guardados hasta 10.000 documentos.
Ventajas de la microfilmación :

 Reducción de espacio
 Preservación de los documentos contra los efectos del tiempo, incendios, etc.
 Rapidez de la información

El microfilm esta siendo usado en la industria, en el comercio, en la administración pública y privada, en

las universidades, en las bibliotecas, hospitales etc.

17. ARCHIVOS ELECTRONICOS.

En la actualidad, la mayor parte de las empresas imporantes de cualquier sector utilizan el

almacenamiento electronico de datos para conformar sus archivos. Estos contienen la información
referente a la actividad de la empresa. A esos archivos se puede acceder directamente en el lugar en el
que se encuentra el control de cálculo, o bien a través de terminales que pueden estar alejados
geograficamente del centro.
En el proceso de expedición de un billete de avión no conocemos donde se encuentra el centro de
control de billetes; no obstante desde cualquier terminal el operador puede reservar un billete y actualizar
el fichero que contiene la información sobre los diferentes vuelos. Este es un ejemplo de fichero público,
que puede ser modificado por cualquier usuario sin que nadie se lo impida. Podria definirse el fichero
público como todo el archivo al que puede acceder el usuario para leerlo y modificarlo cuando sea
necesario. El único impedimente para acceder a este tipo de fichero es la clave indicativa que se le
asigna a cada usuario, pero cualquier persona que la conozca puede manipular este tipo de ficheros.
Exiten también informaciones referentes a actividades que por diversos motivos no es aconsejable que
sean conocidas, bien por los usuarios de los terminales o bien por algunas personas del centro
informatico de la empresa. Esas informaciones están también almacenadas en ficheros, aunque en unos
ficheros especiales a los que se cataloga como privados. Estos ficheros se protegen contra posibles
accesos no autorizados. Una forma de protección es utilizar las llamadas claves ensambladas que
actúan como un sistema de alarma ; forman parte del hardware del equipo y hay que conocerlas para
poder desactivarlas.
Por último, pueden existir ficheros en los cuales hay informaciones de los dos tipos : públicas y privadas.
Este tipo de ficheros son los compartidos. Un ejemplo de estos pueden ser los de una entidad bancaria.
Cuando el cuentacorrentista desea conocer un saldo o sacar dinero el operador del terminal teclea su
clave y actúa sobre el archivo que contiene las cuentas corrientes. Sin embargo, desde ese terminal
tambien se pueden obtener otras informaciones confidenciales sobre la actividad bancaria del cliente,
que sólo competen por ejemplo, al director.

En un paquete de discos pueden existir almacenados varios archivos o varias secciones de un archivo.
Para poder identificarlo completamente se usa lo que se llama un directorio de archivo.
El directorio contiene el nombre que se le asigna al archivo, la posición del archivo o de su sección en el
disco ; la fecha de grabación o actualización y también la fecha en que caduca la información
almacenada.
El directorio se crea cuando se va a grabar la información en el disco. Es el sistema operativo del
ordenador el que realmente controla el directorio grabandolo y manteniendolo. Cuando el usuario quiere
saber de que archivos está compuesto un paquete de discos, tiene que acceder al directorio con la
ayuda del sistema operativo del ordenador. De lo dicho se deduce inmediatamente que si se modifica un
archivo, es decir se actualiza, esa modificación debe aparecer en el directorio del archivo y es el sistema
operativo el encargado de reflejarlo.
Cuando un paquete de discos contiene varios archivos, cada uno de estos tiene una entrada en el
directorio que le es asignada por el sistema operativo cuando se graba. Si el usuario quiere saber si
puede disponer de un determinado archivo para procesarlo, tiene que acceder al directorio, con el objeto
de cerciorarse de su disponibilidad.
En todos los sistemas existen una rutina de utilidad que permite a cualquier programador imprimir el
directorio y estudiar la configuración del paquete de discos.
Para ayudar el programador a localizar el sector que contiene un registro determinado se pueden crear
directorios dentro del mismo archivo de datos.
El directorio contiene la clave de registro, la dirección, y es en realidad un archivo de referencia creado
por el sistema operativo o por el mismo operador. A este tipo de directorio se le conoce con el nombre de
directorio de indice de claves.

Hay distintas clases de archivos electrónicos:

El archivo maestro es aquel que contiene una información básica que cambia muy poco. Por ejemplo, un
archivo que contiene los datos de los empleados de una empresa es un archivo maestro. En general,
sólo se modifica ocasionalmente para dar altas, bajas, cambios de categoria, etc.

El archivo de transacciones es aquello que contienen datos que sirven para procesos de cálculos o de
actualización de los archivos maestros.
Un archivo con las horas trabajadas en una semana por los empleados seria un archivo de
transacciones.

En general se hace copias de seguridad de archivos, porque si se grabará una determinada información
en un sólo medio de archivo, podria ocurrir que, debido a cualquier fallo del sistema de proceso, se
borrará parte de la grabación, con la consiguiente perdida de información. Para evitar esto normalmente
se hacen dos grabaciones de un mismo archivo. Una de ellas se utiliza para ser procesada y la otra se
guarda con fines de seguridad. Esta ultima, llamada copia de seguridas, se graba en cinta magnética,
tanto si la grabación original se hizo en cinta como si se hizo en disco, ya que la cinta es mucho más
barata que el disco.
Se dice que un archivo está clasificado cuando sus registros estan ordenados numéricamente o de forma
alfabética, de acuerdo con un determinado criterio.