¿Qué es y para qué sirve una hoja de cálculo?

Su principal función es realizar operaciones matemáticas, de la misma manera que trabaja la más potente
calculadora, pero también la de computar complejas interrelaciones para luego ordenar y presentar en
forma de gráfico los resultados obtenidos. Con este objetivo en vista, Excel 2010 proporciona comandos
que se pueden usar fácilmente para crear y modificar libros, denominación que reciben los archivos u
hojas de cálculo creadas por Excel 2010, con rapidez. La interfaz de usuario de Excel 2010 incluye la
cinta de opciones y la vista Backstage de Microsoft Office, que incorporan los diversos comandos que se
necesitan a la hora de trabajar con libros. Por ejemplo, los comandos de la cinta de opciones se pueden
usar para agregar, mover o copiar los datos de una hoja de cálculo o para modificar una hoja de cálculo
insertando o eliminando celdas, filas o columnas. De manera similar, los comandos de la vista Backstage
se pueden usar para crear, guardar, imprimir y cerrar rápidamente un libro. Es posible insertar hojas de
cálculo adicionales, además de mover y reordenar las hojas de cálculo de un libro. Asimismo, se puede
mover o copiar una hoja de cálculo en un nuevo libro, o eliminar una hoja de cálculo de forma permanente
de un libro. Las 2 imágenes siguientes nos muestran las vistas mencionadas.

Vista Interfaz de usuario

La pestaña Archivo de la cinta de opciones abre la vista Backstage, que es una nueva característica de
Excel 2010. Podemos usar los comandos de la vista Backstage para abrir, crear, guardar, cerrar, imprimir,
compartir, administrar archivos y configurar opciones para personalizar Excel 2010.

Vista Backstage
Además de estas tareas básicas, podemos realizar cálculos simples y complejos en las hojas de cálculo
gracias a la amplia gama de funciones que Excel 2010 proporciona. También es posible crear fórmulas
propias para realizar cálculos complejos. Excel 2010 proporciona diversas características de fácil uso que
ayudan a crear y modificar hojas de cálculo.
Como ya se mencionó, una de las características más significativas es la interfaz de usuario, que incluye
la cinta de opciones y la vista Backstage, las que permiten un acceso fácil y rápido a los comandos
necesarios. Los comandos están agrupados de manera lógica en fichas o pestañas, según la tarea que
permiten realizar. Por ejemplo, la pestaña Insertar incluye todos los comandos necesarios para insertar
elementos, como gráficos, tablas e hipervínculos. Las otras pestañas que están disponibles en la cinta de
opciones son: Inicio, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Los comandos de cada pestaña
están, a su vez, organizados en grupos, según la acción que permiten realizar.
Por ejemplo, la pestaña Insertar incluye el grupo Ilustraciones, que contiene comandos que se pueden
usar para insertar imágenes, imágenes prediseñadas y formas en las hojas de cálculo. Podemos
personalizar la cinta de opciones según sus necesidades agregando o quitando pestañas. Asimismo,
podemos personalizar los comandos que están disponibles en cada pestaña.

Si necesitamos disponer de más espacio en una hoja de cálculo, podemos minimizar la cinta de opciones
y, cuando la necesitemos, expandirla.

Además de la cinta de opciones, Excel 2010 incluye la barra de herramientas de acceso rápido, que
permite obtener acceso rápido a los comandos de uso frecuente. Puede personalizar la barra de
herramientas de acceso rápido agregando o quitando comandos.

Excel 2010 también incluye la mini barra de herramientas, que incorpora comandos para aplicar formato a
texto, apareciendo cuando se selecciona texto en una hoja de cálculo o cuando se hace clic con el botón
secundario en una selección.

Otra de las diversas características que ayudan a obtener fácilmente acceso a los comandos en el Excel
2010 es la Vista previa dinámica. La vista previa dinámica muestra cuál será el resultado de elegir una
determinada opción de edición o de formato cuando se sitúa el mouse sobre las diversas opciones
disponibles. Podremos ver el efecto de las distintas opciones y seleccionar la opción que mejor se ajuste
a nuestras necesidades.

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Todas las características nuevas y mejoradas pueden ayudarnos a mejorar nuestros trabajos, pero sólo si
sabemos encontrarlas cuando las necesitamos. Al igual que con los otros programas de Microsoft Office
2010, Excel 2010 incluye un sistema visual personalizable de herramientas y comandos. Además, Excel
2010 permite colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes.
Veamos ahora cuales son los principales elementos de trabajo que podemos encontrar en una hoja de
cálculo:
• Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.
• Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números, desde el 1 al
1.048.576.
• Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.
• Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras. En el caso de
Excel 2010 estos nombres van desde A hasta XFD. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.;
luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente, llegando a formar un total de
16384 columnas.
• Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de
texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna,
seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna
F, se denomina F29.
• Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se
definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango
(generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango
que comprende las celdas C3, C4, C5, C6, C7, C8, D3, D4, D5, D6, D7, D8, E3, E4, E5, E6, E7 y E8
se lo denomina C3:E8. En la figura vemos la representación del rango de ejemplo.

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Iniciar Excel
Los pasos para entrar al programa son los siguientes:
Inicio  Programas  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2010.
Aparece la siguiente pantalla:

Elementos de la ventana

• Barra de acceso rápido (A)

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
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Deshacer o Rehacer .
• Cinta de Opciones o Barra de Herramientas (E).
Conjunto de herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las
herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha Inicio.

Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de
estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos
visto antes. Puede ocurrir que en ciertos momentos algunas de las opciones no estén disponibles, las
reconoceremos porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la barra pueden ir
cambiando según el momento en que nos encontremos cuando trabajamos con Excel. Cada pestaña
está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que nos serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado.

De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberemos pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse. Para
salir del modo de acceso por teclado volvemos a pulsar la tecla ALT. Si hacemos doble clic sobre
cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo
muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a
mostrarse en el momento en el que volvamos a hacer clic en cualquier pestaña.
Como ya mencionamos, las fichas de la barra de herramientas están agrupadas por actividades que se
encuentran relacionadas. Así, la ficha Inicio posee grupos de iconos relacionadas con los formatos de
las celdas y con su alineación; las opciones para copiar, cortar y pegar porciones de la planilla; y
algunas cuestiones asociadas con la búsqueda y con el ordenamiento de datos. Desde la siguiente
ficha, Insertar, podremos incluir tablas dinámicas, gráficos e imágenes. También podremos introducir
algunas cuestiones relacionadas con la inclusión de cuadros de texto y de símbolos, entre otras cosas.

Desde Diseño de página, podremos seleccionar temas. Los temas son conjuntos de opciones
relacionadas con el aspecto de nuestra planilla, que ya se encuentran prediseñadas y que podremos
elegir para trabajar. Dentro de esta ficha también encontraremos las opciones relacionadas con la
configuración de páginas y los ajustes de impresión.

La ficha Fórmulas se encuentra orientada al manejo de las funciones propias de Excel. En un primer
grupo, encontraremos una Biblioteca de funciones que agrupa las distintas fórmulas, de acuerdo a su
utilización. También encontraremos un grupo con comandos para la administración de los grupos de
celdas y todo lo relacionado con la inspección de las fórmulas.

Dentro de la ficha Datos, encontraremos todo lo referido al ordenamiento de datos y a su filtrado, así
como también las herramientas relacionadas con el manejo de datos, como las validaciones y los
esquemas.
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La ficha Revisar incluye, por un lado, las herramientas destinadas al control de la ortografía y de la
traducción y, por el otro, las cuestiones relacionadas con la inclusión de comentarios en las celdas y
con la protección de la información.

La siguiente ficha, Vista, incluye grupos relacionados con las distintas formas de visualizar datos que
nos proporciona Excel 2010; la posibilidad de administrar las ventanas, cuando tenemos varios archivos
abiertos; y la introducción de macros.

Tal como ocurre con las versiones anteriores de Microsoft Excel, aquí también existen varios conjuntos
de funcionalidades complementarias que permiten agregar comandos personalizados y características
especializadas a Microsoft Excel 2010, como las Herramientas para análisis, que se administran desde
Archivo / Opciones / Complementos.
Además de las fichas predeterminadas que posee Excel 2010, podremos activar una nueva ficha con
herramientas para programadores. Para hacerlo debemos dirigirnos a la ficha Archivo e ingresar a
Opciones.

Una vez allí, dentro de Personalizar cinta de opciones, podemos tildar la casilla para mostrar la ficha
Programador en la cinta de opciones.

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 Tal como indica su denominación, se incluirá una nueva ficha en la cinta de opciones: la ficha
Programador. Dentro de esta ficha, hay un grupo de opciones destinado al manejo de macros, otro para
la incorporación de diferentes controles ActiveX en nuestras planillas y un grupo destinado a XML.

Como ya dijimos, podremos manejar la cinta de opciones a nuestro gusto, mostrándola u ocultándola
cuando creamos conveniente. Además de esto, podremos incorporar cualquier grupo de iconos, que se
encuentren dentro de las fichas, a la barra de herramientas de acceso rápido, con sólo hacer clic con el
botón derecho del mouse sobre el grupo en cuestión y eligiendo la opción Agregar a la barra de
herramientas de acceso rápido.
• Columnas de la hoja de Excel (F).
• Filas de la Hoja de Excel (G).
• Celda activa (H).
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. De igual forma
tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda
activa.
• Barra de fórmulas (I, J).

Contiene al indicador de la celda activa (I), también llamado cuadro de nombres, y al Asistente para
funciones (J).
• La barra de etiquetas (K)

Mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro.
• Barras de desplazamiento horizontal (L) y vertical (O).

Permite desplazar el contenido de la hoja de forma horizontal.

Permite desplazar el contenido de la hoja de forma vertical.

• Zoom sobre la hoja y controles de vista (M).

Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de forma rápida y
precisa. También se dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.
• Barra de estado (N).
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 Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual
indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una
celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números,
etc.

Ficha Archivo
Haciendo clic en la etiqueta Archivo, que se encuentra en el extremo izquierdo de la Barra de menú,
desplegaremos un cuadro de diálogo donde veremos las acciones que podemos realizar sobre el
documento, incluyendo Abrir, Guardar, Guardar como, Cerrar, Imprimir, Información del libro actual,
Guardar y enviar, crear uno Nuevo, una lista de los últimos libros abiertos dentro de Reciente, como así
también distintos asistentes de Ayuda, el conjunto de Opciones de Excel disponibles y la posibilidad de
Salir del Excel. En este módulo explicaremos algunas de ellas mientras que otras las desarrollaremos
en módulos posteriores.

A este menú también podemos acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la
Banda de opciones. Veamos ahora los dos tipos básicos de elementos que contiene el cuadro:
• Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos mostrando un cuadro de diálogo donde nos
pedirá más información sobre la acción a realizar. Es el caso de las opciones Guardar, Guardar
como y Abrir.

• Opciones con menú desplegable.

Se reconocen porque al hacer clic sobre cualquiera de ellas, la sección derecha de la ficha Archivo
se modifica mostrando un menú de opciones diferentes según sea el caso. Por ejemplo, la opción
Nuevo permite acceder a las opciones de creación de un nuevo libro.

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 Por último, dentro de la ficha Archivo encontraremos las opciones necesarias para cerrar el archivo
que estemos utilizando, para salir de Excel 2010, o también para acceder al conjunto de Opciones de
Excel, que nos permitirá configurar múltiples cuestiones relacionadas con la personalización del
programa para hacer más sencillo nuestro trabajo o para adecuarlo a nuestras necesidades.

La Ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. Un método consiste en utilizar la Banda de
opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual
podremos buscar la ayuda necesaria.

Acciones básicas en un libro

1 Movimiento rápido en la hoja.
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría
de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rápidamente.
• Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja
son:

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 • Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir
es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberemos escribirlo en el cuadro de nombres y pulsar la tecla
INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

1 Movimiento rápido en el libro.

Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos
y macros. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma
simultánea. El libro de trabajo predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, con nombres desde
Hoja1 hasta Hoja3. Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse
entre las hojas de un libro. Aunque de manera predeterminada aparecen 3 hojas de cálculo, el número
podría cambiarse, aumentándolo o disminuyéndolo, teniendo en cuenta que la cantidad máxima de hojas
estará limitada tan sólo por la memoria disponible. Debemos tener en cuenta que para organizar el libro
de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre,
moverlas, copiarlas, etc. También se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes
diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo. En este
apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
• Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Podemos observar como en nuestro caso tenemos 3
hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la
Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier etiqueta cambiará de hoja, es decir, si hacemos clic sobre la
etiqueta Hoja3 pasaremos a trabajar con dicha hoja.
• Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de
la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para ver a partir de la Hoja1.
Para ver la hoja anterior a las que estamos viendo.
Para ver la hoja siguiente a las que estamos viendo.
Para ver las últimas hojas.
Tengamos en cuenta que estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las
etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si tenemos a la vista todas las etiquetas estos
controles no surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual sólo se
tiene a la vista la etiqueta de la Hoja 1. En este caso estos controles nos permitirán ver las hojas
ocultas por falta de espacio.

Una vez vista la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Nuevamente, si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán
ningún efecto.
• También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:

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1 Insertar hojas
Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse
otras nuevas. Para insertar nuevas hojas de cálculo debemos hacer clic en el icono Insertar hoja de
cálculo situado justo a la derecha de la última hoja del libro.

Como podemos observar en la siguiente figura, se agregó una nueva hoja “Hoja 4”. Las nuevas hojas
aparecerán a la derecha de la última hoja existente.

Si deseamos agregarla en otra ubicación podemos utilizar el siguiente método:

a. En este ejemplo insertaremos una hoja antes de la Hoja2, para lo cual haremos un clic con el botón
secundario o derecho sobre la etiqueta de la Hoja2. Veremos el siguiente menú de opciones:

b. Seleccionamos la opción Insertar… , se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

c. Seleccionamos Hoja de cálculo y aceptamos.

d. La nueva hoja se alojó a la izquierda de la Hoja2.

2 Eliminar hojas

Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son:

a. Un clic con el botón derecho o secundario sobre la etiqueta de la hoja a eliminar.

b. En el menú que se despliega seleccionamos Eliminar. 11

 a. Si la hoja está vacía será eliminada inmediatamente pero, si contiene alguna información, el Excel
desplegará el siguiente cuadro de diálogo pidiendo confirmación de la eliminación planteada:

b. Si estamos seguros de su eliminación hacemos clic en Eliminar, si no lo estamos hacemos clic en

Cancelar y la hoja u hojas seleccionadas no serán eliminadas.

Nota: Antes de eliminar una hoja de cálculo debemos recordar que esta acción no es posible deshacerla
es decir que, la información que contenía la hoja eliminada no será posible recuperarla.

1 Cambiar el nombre de las hojas

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la
etiqueta y se teclea el nuevo nombre, quedando la misma tal como se muestra en la siguiente figura:

La Hoja5 ahora se llama Costos. Observe que si hace clic con el botón derecho o secundario sobre la
etiqueta de la hoja, dispone de una opción Cambiar nombre en el menú contextual que se muestra.

2 Mover hojas

Es posible mover hojas, tanto dentro del mismo libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado
especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar.

❖ Mover hojas dentro de un libro de trabajo

Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se
desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición
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deseada, se suelta el botón del mouse, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición.
 Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada.
Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas juntas.

❖ Mover hojas a otro libro de trabajo

Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes
pasos:

a. Seleccionamos las hojas que se deseamos mover.

b. Hacemos clic con el botón derecho o secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas
seleccionadas, en el menú contextual que se despliega seleccionamos Mover o Copiar…

c. En el cuadro de diálogo que aparece, se selecciona el libro de trabajo de destino (b) (debe haberse
abierto anteriormente) y la posición donde se insertarán las hojas (c). Si existe alguna hoja con el
mismo nombre en el libro de trabajo destino, se cambiará el nombre de la hoja que se ha movido.
Si se quiere crear un libro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de
destino Nuevo libro en (b). También se puede crear una copia de la hoja seleccionada (d).

1 Copiar hojas

❖ Dentro de un mismo libro de trabajo

El procedimiento es el mismo que para mover las hojas, esto es: Para mover una hoja a otra posición
del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover, pero en esta ocasión se
debe mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se arrastra con el mouse. El nombre de las copias de
las hojas será cambiado; por ejemplo, la copia de una hoja denominada ‘Factura’ se llamará ‘Factura
(2)’.

❖ A otro libro de trabajo

El procedimiento es similar al de mover las hojas, con la diferencia de que se debe marcar la casilla
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Crear una copia (d) en el cuadro de diálogo donde se escoge el libro de destino.
1 Modificar la ventana de la hoja de cálculo

1.1 Paneles

En hojas muy extensas, resulta cómodo dividir la ventana de la hoja de cálculo en partes que permitan
observar, al mismo tiempo, zonas de la hoja no adyacentes. En Excel 2010, al igual que en Excel 2003
o en Excel 2010, este tipo de procedimiento se conoce como Inmovilizar Paneles. Para ello:

a. Seleccionamos una celda a partir de la cual se quiere hacer la división, en nuestro ejemplo
tomaremos la celda F7 (A).

b. Activar la etiqueta Vista (B). Dentro de esta etiqueta se dispone del panel de herramientas Ventana
(C). Una de las opciones de este panel es Inmovilizar Paneles (D). Para ver estas opciones
haremos clic en el botón a la derecha del rótulo (E).

c. Al hacer clic en el botón mencionado se mostrará un menú desplegable como el siguiente:

d. Si deseamos colocar las divisiones justo en la celda activa hacemos clic en Inmovilizar paneles.
También podemos inmovilizar sólo la fila superior (fila 1) o sólo la primera columna de la hoja
(columna A). En nuestro caso al encontrarse activa la celda F7, y como seleccionamos Inmovilizar
paneles, Excel coloca dos divisiones una vertical (A) y una horizontal (B). 14
Si en lugar de la celda F7 hubiéramos activado F1, Excel sólo colocaría una división vertical (A) tal
como se muestra en la siguiente figura:

Asimismo, si en lugar de F1 se hubiéramos activado A5, la división sería horizontal (B):

Si, en el menú desplegable hubiésemos seleccionado Inmovilizar fila superior, y suponiendo que
teníamos la celda F7 activa, la división horizontal (B) aparecería en la primera fila:

Por último, si la selección hubiese sido Inmovilizar primera columna, y suponiendo también que
teníamos la celda F7 activa, la división vertical (A) aparecería en la primera columna:

Nota 1: Antes de generar una división de paneles debemos controlar que sólo estén
seleccionadas las hojas en las cuales en las cuales queremos tener la división.

Nota 2: Para eliminar cualquiera de las divisiones posibles debemos desplegar nuevamente el
menú de Inmovilizar Paneles. Allí veremos que la primera de sus opciones se ha
modificado:

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1.1 Ventanas múltiples
Suele suceder de forma muy común que al estar realizando hojas de cálculo vayamos ampliando cada
vez más el campo de visión de la pantalla, llegando a ocupar más de una página por hoja, y cuando se
trata de estar cotejando datos resulta bastante incómodo tener que desplazarse cada vez de arriba
hacia abajo o de un lado al otro.
Vamos a ver otra opción que Excel 2010 nos ofrece para minimizar el problema y así trabajar de una
manera más cómoda con los datos introducidos. Podemos utilizar la opción de ver la misma hoja en
varias ventanas o, como vimos en el apartado anterior, utilizar la opción de ver la misma hoja en varios
paneles. Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaña Vista y pulsar el
botón Nueva ventana, si la ventana que teníamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de que
haya ocurrido algún cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de título podemos ver que
ahora el nombre del documento además tiene añadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana
del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo.

En el cuadro de diálogo siguiente seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo

de cómo estén situados los datos en la hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra.

Cuando queramos cerrar una de las ventanas abiertas procederemos de la misma forma que para
cerrar cualquier ventana de Windows.

1.2 Divisiones
Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja en zonas. Si no nos gusta lo de tener varias
ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opción de dividir la hoja en 2 o 4 zonas. Para
dividir la hoja en zonas podemos hacer clic en el botón Dividir en la pestaña Vista.
16
Automáticamente nos aparecen dos barras, una vertical (V) y otra horizontal (H) las cuales podemos
desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Otra opción para definir las zonas y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras de
división. Una vez creada la división tenemos dos barras disponibles. Veamos cómo moverlas.
• Mover la barra de división horizontal (H) que aparece en la ventana. Al situar el puntero del mouse
sobre la línea horizontal gris que está en el medio de la ventana el puntero del mouse toma el
aspecto que vemos en la figura, indicando el desplazamiento hacia arriba o hacia abajo para
redimensionar las divisiones.

• Mover la barra de división vertical (V) que aparece en la ventana. Al situar el puntero del mouse
sobre la línea vertical gris que está en el medio de la ventana el puntero del mouse toma el aspecto
que vemos en la figura, indicando el desplazamiento hacia la derecha o hacia la izquierda para
modificar las divisiones.

• Mover las barra de división que aparecen en la ventana en forma simultánea. Debemos situar el
puntero del mouse en el cruce de ambas líneas. Cuando adquiera el formato podremos
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modificar la ubicación de ambas líneas de división simultáneamente.
 Nota 1: Antes de generar una división de la hoja debemos controlar que sólo estén seleccionadas las
hojas en las cuales en las cuales queremos tener la división.
Nota 2: Para eliminar cualquiera de las divisiones posibles debemos ubicar el puntero del mouse sobre
la línea de la división que deseamos eliminar. Una vez que adquirió el formato correspondiente,
arrastramos con el botón izquierdo del mouse presionado hacia el tope de la hoja de cálculo, si
es la línea de división horizontal. Al llegar a esa posición dejamos de presionar el botón y la
división desaparecerá.

Similar tarea realizaremos cuando queramos eliminar la división vertical, con la diferencia que
ahora arrastraremos la línea hacia el borde izquierdo de la hoja de cálculo.

Si están presentes las 2 líneas de división y queremos eliminarlas simultáneamente debemos

arrastrar, con el botón izquierdo del mouse presionado, la intersección de ambas líneas hasta
el vértice superior izquierdo de la hoja de cálculo y cuando dejemos de presionar el botón del
botón ambas líneas desaparecerán.

• Ingresar datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
 Teclear los datos que deseemos introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Fórmulas, como podemos observar en la imagen siguiente:

 18 que
Para introducir el valor en la celda podemos utilizar cualquiera de los tres métodos
explicaremos a continuación:
 • Pulsamos la tecla Intro: Se acepta el valor introducido en la celda y además la celda
activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
• Pulsamos las teclas de movimiento: Se acepta el valor introducido en la celda y además
la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos
FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

• Usamos el cuadro de aceptación: Es el botón aceptar de la barra de fórmulas, al

hacer clic sobre él se acepta el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambiamos de opinión y deseamos restaurar el contenido de la celda
a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de
la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Por ejemplo hacemos clic con el botón izquierdo del mouse en la ubicación deseada, en este caso C2,
escribimos Precios y luego presionamos Intro o Enter. Lo escrito quedará así:

• Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde,
después de la introducción. Si aún no se ha aceptado la introducción de datos y se comete algún error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del
cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla Flecha Izquierda porque
equivale a aceptar la entrada de datos.
Si ya se ha aceptado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionamos la celda que
modificaremos, activamos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o vamos directamente a la barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando
podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsamos Intro o hacemos clic sobre el botón aceptar . Si después
de haber modificado, pero no aceptado, la información, se cambia de opinión y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información
que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre ésta.

• Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos
que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación se
muestran algunos de los métodos de selección más utilizados. 19
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del mouse para saber si
realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del mouse a la hora
de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: puntero del mouse.

Si realizamos una operación de hojas, como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar
todas las celdas con este último método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
• Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas
no contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Este tipo
de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y
añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla
Ctrl.
• Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas
contiguas, realizaremos los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacemos clic
donde queremos que termine la selección.
• Seleccionar celdas con el teclado
➢ Si queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas:
I. Nos situamos sobre la primera celda a seleccionar y pulsamos la tecla F8. Observamos como en
la barra de estado aparece el identificativo Ampliar selección que nos indica que vamos a ampliar
o extender nuestra selección.
II. Nos desplazamos con las flechas de dirección para ampliar la selección.
III. Una vez terminada la selección, pulsamos la tecla F8 para desactivar el modo Extender.
➢ Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas: 20
 I. Seleccionamos el primer rango a seleccionar, pulsamos la tecla Shift y al mismo tiempo F8.
Podemos observar como en la barra de estado aparece el identificativo Agregar a la selección
que nos indica que vamos a añadir o agregar a nuestra selección.
II. Hacemos clic sobre las celdas a añadir a la selección, hasta tener toda la selección deseada.
III. Finalmente pulsamos las teclas Shift y F8 para desactivar el modo Agregar.

• Copiar celdas
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo
para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
• Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego 2 operaciones: Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las
celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar los
pasos siguientes:
a. Seleccionar las celdas a copiar.
b. Seleccionar la pestaña Inicio.
c. Hacer clic en el botón Copiar.

O bien, utilizar la combinación de teclado Ctrl + C. En ambos casos podemos observar como
aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada
en el portapapeles.
d. Seleccionar las celdas sobre las que queremos copiar las primeras. También es posible no
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda,
Excel 2010 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La
celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. Para quitar la línea de
marca alrededor del área copiada, pulsamos la tecla Esc del teclado. Mientras tengamos la línea
de marca podemos volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
e. Seleccionar la pestaña Inicio.
f. Hacer clic en el botón Pegar. O bien, utiliza la combinación de teclado Ctrl + V. Cuidado, ya que al
pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.

Podemos acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte
inferior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.
21
Esta barra tiene el aspecto de la figura anterior. En nuestro caso podemos observar que hay 3
elementos que se pueden pegar. Para pegar uno de ellos hacemos clic sobre el objeto a pegar. Para
pegar todos los elementos a la vez, hacemos clic sobre el botón Pegar todo. Si en cambio, lo que
queremos es vaciar el Portapapeles, hacemos clic sobre el botón Borrar todo y si no nos interesa ver
la Barra del Portapapeles, hacemos clic sobre su botón cerrar del panel. También podemos elegir
si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para
lograr esto hacemos clic sobre el botón Opciones y aparecerá el siguiente menú:

Seleccionaremos la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso

de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el botón
de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuación:
❖ Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.
❖ Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas
aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles
. 22
• Copiar celdas utilizando el mouse
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles,
seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionamos las celdas a copiar.
b. Nos situamos sobre un borde de la selección y pulsamos la tecla Ctrl. Veremos como el puntero
del mouse toma la siguiente forma .
c. Manteniendo pulsada CTRL, presionamos el botón del mouse y manteniéndolo presionado, lo
arrastramos hasta donde se quiere copiar el rango.
d. Observamos como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del mouse.
e. Soltamos el botón del mouse cuando estamos donde queremos copiar el rango.
f. Soltamos la tecla Ctrl.
• Copiar en celdas adyacentes
Veamos ahora un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el
autorrelleno. A continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que
copiamos contienen fórmulas. Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última
sea adyacente a la selección a copiar, seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionaremos las celdas a copiar.
Nos situamos sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro,
es el controlador de relleno. Al situarnos sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se
convertirá en una cruz negra. Pulsamos entonces el botón del mouse y manteniéndolo pulsado, lo
arrastramos hasta donde queremos copiar el rango. Podemos observar como aparece un recuadro
que nos indica dónde se situará el rango. Soltamos el botón del mouse cuando estamos donde
queremos copiar el rango. Después de soltar el botón del mouse aparecerá en la esquina inferior
derecha de las celdas copiadas el ícono de Opciones de autorrelleno .
b. Desplegamos el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú

Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por
ejemplo =A2+3, la fórmula variará dependiendo de dónde vayamos a copiar la fórmula. Esto es
porque las referencias contenidas en la fórmula, que denominamos Referencias Relativas, son
relativas a la celda que las contiene. Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3, y copiamos
la celda B3 a la celda B4, esta última contendrá la fórmula =A3+3.
A veces puede resultar incómoda la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel
2010 dispone de otros tipos de referencias como son las absolutas y las mixtas. Para indicar una
referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y
de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca
variará la referencia. Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre
de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
23 En el
próximo módulo volveremos a tratar este tema con mayor profundidad.
 Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de
números, Excel 2010 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

• Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la
fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta
posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad debemos:
➢ Seleccionar las celdas a copiar.
➢ Hacemos clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio. O bien, utilizamos la combinación de teclado
Ctrl + C.
Podemos ver como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la
información situada en el portapapeles.
➢ Seleccionamos las celdas donde queremos pegarlas. También es posible no seleccionar el rango
completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel 2010 extiende
el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será
la esquina superior izquierda del área pegada.
➢ Hacemos clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio. Al hacer clic sobre
dicha flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, aparte de la opción Pegado
especial, aparecen las opciones más comúnmente utilizadas. Sólo tendremos que elegir el tipo de
pegado que deseamos. En este caso seleccionamos Pegado especial.

➢ Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendremos que activar las opciones que
se adapten al pegado que queremos realizar.

24
 Las opciones allí visibles nos permitirán:
➢ Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
➢ Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
➢ Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.
➢ Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
➢ Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas.
➢ Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas.
➢ Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.
➢ Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
➢ Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas las opciones de
formato de números de las celdas seleccionadas.
➢ Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas las opciones de
formato de números de las celdas seleccionadas.
➢ Ninguna: Sirve para indicar que no se aplique ninguna operación matemática a los datos
copiados.
➢ Sumar: Permite que los datos copiados se sumen a los datos de la celda o rango de celdas de
destino.
➢ Restar: Similar al caso anterior cuando queremos que los datos copiados se resten de los datos
de la celda o rango de celdas de destino.
➢ Multiplicar: Con ella logramos que los datos copiados se multipliquen por los datos de la celda o
rango de celdas de destino.
➢ Dividir: Para indicar que los datos copiados se deben dividir entre los datos de la celda o rango
de celdas de destino.
➢ Saltar blancos: Cuando se activa esta casilla de verificación, se impide que se reemplacen los
valores en el área de pegado si hay celdas en blanco en el área de copiado.
➢ Transponer: Intercambia las columnas de los datos copiados entre filas y columnas.
➢ Pegar vínculo: Vincula los datos pegados en la hoja de cálculo activa con los datos copiados.
➢ Hacemos clic sobre el botón Aceptar.

• Mover celdas
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja
de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
• Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación Cortar desplazará las
celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.
➢ Para mover unas celdas a otra posición
Seguiremos los siguientes pasos:
✓ Seleccionamos las celdas a mover.
✓ Seleccionamos la pestaña Inicio y hacemos clic en el botón Cortar. 25
 También podemos utilizar la combinación de teclado Ctrl + X. En ambos casos podemos
observar como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la
información situada en el portapapeles.
✓ A continuación seleccionamos las celdas donde queremos que se sitúen las celdas cortadas.
No hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se
selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la
forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área
pegada
✓ Seleccionamos la pestaña Inicio y hacemos clic en el botón Pegar.

O bien, utilizamos la combinación de teclado Ctrl + V. Cuidado, ya que al pegar unas celdas
sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado
especial visto en el tema anterior. Tampoco se modifican las referencias relativas que se
encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.

• Selección de hojas
Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como
podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.
Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y entonces se mantiene
pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas. O bien se hace
clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar.
Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas. Para deseleccionar
alguna hoja debemos hacer clic sobre la etiqueta de la hoja a deseleccionar, manteniendo pulsada la
tecla Ctrl. Debemos tener en cuenta que la hoja activa no se podrá deseleccionar.

• Guardar y Abrir libros

o Guardar libros de trabajo

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro, en
esta nueva versión de Excel estos archivos tendrán una extensión xlsx a diferencia de versiones
anteriores cuya extensión era xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de archivos antiguos
son soportados, Excel es capaz, además, de guardar nuestras planillas en muchos otros formatos.26
• Archivos compactos: los archivos se comprimen de forma automática y, en algunos casos, pueden
llegar a reducirse hasta un 75%. Esto sucede porque el formato XML de Office utiliza tecnología de
compresión zip para almacenar los archivos. Al momento de abrir un archivo, éste se descomprime
de manera automática y, al guardarlo, se vuelve a comprimir.
• Macros: este formato también nos presenta mayor seguridad ya que podremos identificar de forma
sencilla los archivos que contengan macros de los que no lo tengan. Los archivos cuya extensión sea
.xlsx no podrán contener ni macros ni controles ActiveX, por lo que son archivos totalmente seguros.
Sólo los libros cuya extensión sea .xlsm pueden contener macros de VBA. De esta forma, es más
sencillo identificar los archivos que pueden llegar a ser más riesgosos.
• Recuperación de datos: la manera en la que se estructuran los archivos (forma modular) facilita la
recuperación de los datos y permite abrir un archivo, aunque alguno de sus componentes, ya sea un
gráfico o una tabla, se encuentren dañados.
Los métodos de guardado de Excel son iguales a los de otros programas. La opción Guardar como
permite guardar por primera vez un libro de Excel en un archivo, o guardar con otro nombre y / u otra
ubicación el que está abierto. Por su parte, la opción Guardar permitirá guardarlo con el mismo nombre
que ya tenía en su misma ubicación. Para acceder a estas opciones debemos desplegar el contenido de
la ficha Archivo.
Para Guardar como seguimos estos pasos o pulsamos la tecla F12:
 Seleccionamos la ficha Archivo. Luego hacemos clic en el rótulo Guardar como.

 Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo (si hemos pulsado F12 aparece directamente):

En el cuadro de diálogo que muestra la imagen aparecen varios botones en la parte superior
derecha. A continuación te los explicamos:
27
 Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos
permitirá volver atrás, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.

Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis

documentos, como ésta se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A
continuación habrá que especificarle un nombre.

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la

flecha de la derecha, elegiremos entre:

❖ Iconos pequeños: para ver únicamente los nombres de los archivos con su
icono de tamaño pequeño.

❖ Iconos grandes: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono
de tamaño grande.

❖ Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.

❖ Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de

modificación.

❖ Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la

parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

❖ Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del
archivo seleccionado.

Observación: En el entorno de Windows Vista, este cuadro de diálogo no es igual, aunque

las opciones son prácticamente las mismas.
 Hacemos clic sobre la carpeta o ubicación donde se desea que se guarde el archivo. En la
barra vertical aparecen lugares comunes como Escritorio, Mis documentos, etc.
 En el cuadro Nombre de archivo se escribe el nombre con el que se identificará al archivo.
 En el cuadro Guardar como tipo hay algunas opciones para guardar el trabajo con distintos
formatos de Excel u otras opciones. En este ejemplo Libro de Excel 97-2003.

28
  Hacemos clic sobre el botón Guardar.
Para Guardar con el mismo nombre y la misma ubicación en la que ya estaba el archivo simplemente
hay que elegir la ficha Archivo y allí la opción Guardar o pulsar las combinación de teclas Ctrl + G o
hacer clic sobre el icono de disquete de la barra de acceso rápido. En este caso no aparecerá cuadro de
diálogo alguno.

o Abrir Libros de trabajo

• Para abrir un libro:

❖ Hacemos clic en el rótulo Abrir de la lista de rótulos de la ficha Archivo.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

❖ En el cuadro de diálogo Abrir hacemos clic sobre la flecha de la derecha del recuadro
Buscar en. Se desplegará una lista con las unidades disponibles de la computadora.
Elegimos la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

29
 ❖ En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.
Hacemos doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo que buscamos. Al
abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el
recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. Hacemos clic sobre el
archivo deseado.

❖ Hacemos clic sobre el botón Abrir.

• Para abrir varios libros a la vez:

Primero. Igual al caso anterior.

Segundo. Igual al caso anterior.

Tercero. Seleccionar uno de los archivo a abrir.

Cuarto. Pulsamos la tecla Ctrl del teclado, y manteniéndola pulsada, seleccionamos otro
archivo.

Quinto. Repetir el paso anterior hasta que estén seleccionados todos los archivos que
deseamos abrir.

Sexto. Hacemos clic sobre el botón Abrir.

Séptimo. Todos los archivos se abrirán pero sólo uno de ellos se verá en la pantalla. A los otros
libros podremos acceder mediante la barra de tareas de Windows o usando la opción
Cambiar ventanas del menú Vista.

• Abrir libros de trabajo de sólo lectura

Para evitar modificar la versión de un archivo al guardarlo en disco, podremos abrir como archivo de
sólo lectura. Para ello:
a. Igual al caso anterior.
b. Igual al caso anterior
c. Seleccionamos el archivo a abrir.
d. En el cuadro de diálogo Abrir, hacemos clic sobre la flecha de la derecha del botón Abrir para
que se abra la lista desplegable correspondiente.

.
30
e. Elegimos la opción Abrir como de sólo lectura.
 Excel 2010 abrirá el archivo, lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos guardarlo
con el mismo nombre. A la hora de guardarlo nos pedirá otro nombre mediante un cuadro de
diálogo.

• Preparar un documento para su publicación

Excel 2010 está orientado a la publicación de los contenidos que se generan, por lo que otro de los
comandos de la ficha Archivo se llama Información. Con las opciones incluidas dentro de este comando,
podremos mejorar aspectos relacionados con la publicación y distribución de nuestras planillas.

Por ejemplo, si desplegamos el menú Propiedades y seleccionamos la opción Mostrar el panel de

documentos…

… accederemos a la edición de las opciones relacionadas con el autor, el título y las palabras clave del
archivo, entre otras cosas.
31
Dentro del grupo Preparar para compartir, al desplegar menú Comprobar si hay problemas,
encontraremos la opción Inspeccionar documento. La misma sirve para comprobar la información privada,
que puede estar contenida y oculta dentro de un libro.

En el grupo Permisos, si desplegamos el menú del botón Proteger libro, encontramos la opción Cifrar con
contraseña, que se utiliza para darle mayor seguridad a nuestros documentos, incluyéndoles contraseñas.

Dentro de Restringir permisos por personas podremos decidir si concedemos acceso a todas las
personas o si queremos restringir su capacidad para imprimir, editar y/o copiar los contenidos del archivo.

32
 Cabe aclarar que, para utilizar esta opción, debemos tener instalado el cliente Windows Rights
Management (Para descargar el cliente WRM, podemos ir al sitio de Microsoft Latinoamérica,
[Link]/latam, e ingresar cliente Windows Rights Management en el cuadro de búsqueda).
También podremos agregar una firma digital a nuestro archivo para asegurar la integridad del libro.
Además, podremos marcar al libro como versión final y definitiva para que sea guardado como sólo
lectura si seleccionamos la opción Marcar como final.

Por último, la opción Convertir de Modo de compatibilidad nos resultará muy útil porque, al utilizarla,
podemos actualizar todas aquellas características que están incluidas en nuestro libro y que no están
habilitadas porque el mismo fue desarrollado con alguna de las versiones anteriores de Excel.

• Formatos de celda
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a
nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante. Por ejemplo podemos llevar la cuenta
de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color
verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal. A continuación
veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de las celdas
de una hoja de cálculo. Utilizaremos el menú Inicio para aplicar formato a una celda seleccionada o a un
rango de celdas seleccionado.

o Fuente
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de
diálogo o la barra de herramientas, a continuación describimos estas dos formas, en cualquiera de las
dos primero deberemos previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto.

33
 Aquí podremos cambiar el estilo de nuestros escritos solamente seleccionando la parte del mismo que
queramos cambiar y pulsando cualquiera de los indicadores que pasamos a explicar:

Todos estos estilos se pueden definir de una sola vez desplegando la ventana de Fuente. Esto lo
hacemos pulsando con el botón izquierdo del mouse en el botón ubicado a la derecha del rotulo
Fuente.

o Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de
cálculo, debemos seguir los siguientes pasos:
 Seleccionamos el rango de celdas al cual deseamos modificarle la alineación.
 Seleccionamos la ficha Inicio.
 Hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

34
  Elegimos las opciones deseadas en el cuadro de diálogo que aparece.

 Para confirmar las opciones elegidas, pulsamos el botón Aceptar.

También, en la barra de opciones…

…disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente de forma más rápida, como:

Como ejemplo de cada una de ellas tenemos el cuadro siguiente:

Por último, dentro de las opciones de alineación horizontal, tenemos la de Rellenar. Esta opción no es
realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar hasta completar todo el ancho
de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda
aparecerá ************ hasta completar todo su ancho.

o Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia
35 de los
datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
(1) Seleccionamos el rango de celdas al cual queremos modificarle su aspecto.
(2) Seleccionamos la ficha Inicio.
(3) Hacemos clic sobre la flecha que se encuentra en el extremo inferior derecho de la sección
Fuente.

(4) En el cuadro de diálogo que se abre hacemos clic sobre la pestaña Bordes. Se muestra la ficha
correspondiente.

(5) Elegimos las opciones deseadas del recuadro.

(6) Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda. A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.

36
 En la sección Fuente de la ficha Inicio disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes
de forma más rápida:

Si hacemos clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de
querer otro tipo de borde, debemos elegirlo desde el menú de lista que se despliega al hacer clic en la
flecha derecha del botón.

Aunque aquí no encontraremos todas las opciones vistas desde el recuadro del menú, podemos
acceder a las mismas desde el rótulo Más bordes….

o Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás.
Para ello, seguir los siguientes pasos:
 Seleccionamos el rango de celdas al cual queremos modificarle su aspecto.
 Seleccionamos la pestaña Inicio.
 Hacemos clic sobre la flecha que se encuentra en el extremo inferior derecho de la sección
Fuente.

 Hacemos clic sobre la pestaña Relleno y aparecerá la ficha correspondiente. 37

  En ella elegimos las opciones deseadas del recuadro.
 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
En la sección Fuente de la ficha Inicio disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de
forma más rápida:

Si hacemos clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en
amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, podemos elegirlo desde la flecha derecha del
botón. Aquí no podremos añadir trama a la celda, para ello tendremos que utilizar el cuadro de diálogo
Formato de celdas.

o Número
Dentro de la ficha Inicio encontraremos la sección Número que nos permitirá elegir la forma como
queremos ver los valores de las celdas seleccionadas.

Al desplegar la lista de formatos de General veremos los distintos formatos disponibles. Bastará con
seleccionar uno de ellos para aplicarlo en las celdas que hemos seleccionado.
38
A través de rótulo Más formatos de número… llegaremos al siguiente cuadro de diálogo:

Desde la solapa Número, hacemos clic en una opción del cuadro Categoría y seleccionamos las
opciones para las que deseamos especificar un formato de número (fecha, hora, moneda, etc.). En el
cuadro Muestra veremos el aspecto que tendrán las celdas seleccionadas con el formato elegido. A
este último cuadro de diálogo también podemos acceder haciendo clic sobre la flecha que se
encuentra en el extremo inferior derecho de la sección Número.

A continuación veremos las distintas opciones del recuadro Categoría. Siempre elegiremos de la lista
una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
• General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por
defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no entra
por completo en la celda.
• Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales,
también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números
negativos.
• Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se
puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de ver los números negativos.

39
 • Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
• Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
• Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.
• Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se
le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como
15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
• Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
• Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número
de decimales.
• Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre
algún número en la celda.
• Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de
teléfono, etc.
• Personalizada: Aquí podemos crear nuestros propios formatos personalizados para números
indicando el código de formato (como códigos de producto, por ejemplo).

• Formato condicional
El formato condicional hace que sea más fácil resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, enfatizar
valores inusuales y visualizar datos a través de barras de datos, escalas de colores y conjuntos de
iconos. El formato condicional permite responder visualmente preguntas específicas sobre los datos. Se
puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de
tabla dinámica (aunque en este caso hay diferencias importantes que debemos entender al usar el
formato condicional). Pero, ¿qué ventajas nos da el uso del formato condicional? Para responder esto
pensemos que, cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
➢ ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?
➢ ¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años?
➢ ¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?
➢ ¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?
➢ ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?
➢ ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de
4º de secundaria?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o
rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos,
escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de
celdas en función de condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el
formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condición. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de condiciones (o
criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la
condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición. Conviene agregar que
se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente,
independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional. 40
 En este punto debemos hacer la siguiente observación: Cuando se crea un formato condicional, solo se
puede hacer referencia a otras celdas de la misma hoja de cálculo o, en algunos casos, a celdas de otras
hojas de cálculo del libro actualmente abierto. No es posible usar formato condicional en referencias
externas a otro libro. También debemos tener en cuenta que si una o varias celdas del rango contienen
una fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para
garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para
devolver un valor que no sea un valor de error. Hecha esta introducción veamos las diferentes formas de
aplicar el formato condicional puesto que Excel 2010 incluye una flexibilidad de formato aún mayor que
aquellas que pudimos encontrar en sus versiones anteriores.

o Aplicar formato a las celdas que contienen valores de texto, número, fecha u hora
• Aplicar formato según una escala de valores numéricos
Para que Excel nos muestre una o más celdas con un formato preestablecido, de acuerdo a uno o
más criterios utilizaremos el formato condicional. Por ejemplo supongamos que queremos presentar
en naranja los números menores de 6, en amarillo los números entre 6 y 7 (inclusive) y en verde los
números entre 8 y 10. Seleccionamos las celdas que contienen notas numéricas, hacemos clic en
Formato Condicional que está en la sección Estilos de la ficha Inicio.

En el cuadro de lista que aparece seleccionamos la opción Administrar reglas….

41
Luego nos aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales para
poder configurar el formato.

En el cuadro hacemos clic en el botón Nueva regla y en el cuadro de diálogo que seguidamente
aparece, seleccionamos Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.

Procedemos a establecer las condiciones para la nueva regla de formato y luego personalizamos el
formato de la celda haciendo clic en el botón Formato.

Al hacer esto último se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

42
Mediante él podemos determinar las características, tipo de número, fuente, borde y relleno, que
tendrá el formato condicional que deseamos aplicar. En este ejemplo seleccionamos un relleno
naranja. Luego de elegir lo que deseamos hacemos clic en Aceptar. Volveremos al cuadro de
diálogo previo donde podemos ver una muestra del formato elegido.

Hacemos clic nuevamente en Aceptar. Nuevamente queda visible el cuadro de diálogo

Administrador de reglas de formato condicionales. Ahora tiene habilitados los botones para editar y /
o eliminar la o las reglas que hallamos creado.

43
 De igual manera, podemos aplicar un formato condicional para los valores en los rangos restantes.

De este modo, las celdas tendrán un formato de acuerdo al valor que tengan los números alojados
en ellas.
• Aplicar formato según distintos conjuntos de valores
Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, podemos aplicar
formato a dichas celdas específicas basándonos en un operador de comparación. Por ejemplo, en
una hoja de cálculo de inventario ordenada según categorías, podemos resaltar los productos con
menos de 10 artículos disponibles en amarillo o bien, en una hoja de cálculo de resumen de
almacén al por menor, podemos identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%,
volúmenes de ventas menores de USD 100.000, y región igual a "Sudeste". Debemos tener en
cuenta que no se puede aplicar formato condicional a campos del área Valores de un informe de
tabla dinámica por texto o por fecha, solo por número. En este caso podemos realizar la tarea en
forma rápida o en forma avanzada. Veamos cada una de ellas.
➢ Forma rápida
a. Seleccionamos una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
b. En el grupo Estilo de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuación, hacemos clic en Resaltar reglas de celdas.

c. Seleccionamos el comando que deseamos, como Entre…, Es igual a…, Texto que
contiene… o Una fecha….
d. Escribimos los valores que deseamos utilizar y, a continuación, seleccionamos un formato.
➢ Forma avanzada
 Seleccionamos una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
 En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuación, en Administrar reglas.
44
 Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales....

 Seguimos uno de los procedimientos siguientes:

• Para agregar un formato condicional, hacemos clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro
de diálogo Nueva regla de formato.

• Para cambiar un formato condicional previamente creado, hacemos lo siguiente:

 Nos aseguramos de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla
dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
Opcionalmente, luego de crear una nueva regla, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic
en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para
45
  ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionamos el nuevo rango de
celdas de la hoja de cálculo o en las otras hojas de cálculo y luego seleccionamos
Expandir diálogo .
 Seleccionamos la regla que deseamos modificar y, a continuación, hacemos clic en
Editar regla…. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato que ya
conocemos.

 En Seleccionar un tipo de regla, hacemos clic en Aplicar formato únicamente a las celdas
que contengan.
 En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato únicamente a las
celdas con, seguimos uno de los procedimientos siguientes:
• Para aplicar formato por número, fecha u hora:
(1) Seleccionamos Valor de la celda.
(2) Seleccionamos un operador de comparación.
(3) Escribimos un número, fecha u hora.
Por ejemplo, seleccionamos Entre y a continuación escribimos 100 y 200, o bien
seleccionamos Igual a y a continuación escribimos 1/1/2009. También podemos escribir
una fórmula que devuelva un valor de número, fecha u hora. Si escribimos una fórmula,
la iniciamos con un signo igual (=). Tengamos en cuenta que las fórmulas no válidas
hacen que no se aplique ningún formato. Es recomendable probar la fórmula para
asegurarnos que no devuelve ningún valor de error.
• Para aplicar formato por texto:
(1) Seleccionamos Texto específico.
(2) Elegimos un operador de comparación.
(3) A continuación escribimos el texto.
Por ejemplo, seleccionamos Contiene y, a continuación, escribimos Plata o
seleccionamos Que empieza por y, a continuación, escribimos Tri. Podemos incluir
comillas en la cadena de búsqueda y podemos usar caracteres comodines. Debemos
recordar que la longitud máxima de una cadena es de 255 caracteres. También
podemos escribir una fórmula que devuelva texto. Si hacemos esto, no debemos
olvidarnos de iniciarla con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas hacen que no se
aplique ningún formato. Luego, es recomendable probar la fórmula para asegurarnos
que no devuelve ningún valor de error.
• Para aplicar formato por fecha:
46
 (1) Seleccionamos Fechas.
(2) A continuación, una comparación de fechas.
Por ejemplo, seleccionamos Ayer o Semana siguiente.
• Para aplicar formato a celdas en blanco o sin espacios en blanco:
(1) Seleccionamos Celdas en blanco o Sin espacios en blanco.
Recordemos que Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y es
diferente de una celda que contiene uno o más espacios (los espacios se
consideran texto).
• Para aplicar formato a celdas con valores de error o sin error:
(1) Seleccionamos Errores o Sin errores.
Los valores erróneos son: #####, #¡VALOR!, #¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, #N/A, #¡REF!,
#¡NUM!, y #¡NULL!
 Para especificar un formato, hacemos clic en Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo
Formato de celdas.

 Seleccionamos el número, la fuente, el borde o el formato de relleno que deseamos aplicar

cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, hacemos clic en Aceptar.
El formato que diseñemos aparecerá en el cuadro Vista previa. Si es el diseño que
queremos, hacemos clic en Aceptar.
 Como podemos diseñar más de un formato, en el cuadro Administrador de reglas de
formato condicionales, veremos todos los que hemos creado.

o Aplicar formato a las celdas empleando una escala de dos colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la evolución y la distribución de
datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos
colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de
colores verde y rojo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color más verde y
las celdas de valor inferior tengan un color más rojo. Para realizar esto podemos trabajar de dos
47
formas: la rápida y la avanzada.
 Forma rápida
• Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
• En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuación, en Escalas de color.

• Seleccionamos una escala de dos colores. Mantenemos el mouse sobre los iconos de escala de
color para ver cuál corresponde a una escala de dos colores. El color superior representa valores
superiores y el color inferior representa valores inferiores. Podemos cambiar el método usado
para especificar el ámbito de los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica
mediante el botón Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla dinámica que
tiene aplicado el formato condicional.

 Forma avanzada
• Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
• En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuación, en Administrar reglas. Se mostrará el cuadro de diálogo
Administrador de reglas de formato condicionales.

• Seguimos uno de los procedimientos siguientes:

➢ Para agregar un formato condicional: hacemos clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de
diálogo Nueva regla de formato.
➢ Para cambiar un formato condicional hacemos lo siguiente:
Nos aseguramos que hemos seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla
dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
48
Opcionalmente, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic en
Contraer diálogo en el cuadro, con lo cual ocultamos temporalmente el cuadro de
diálogo. Luego seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y
posteriormente hacemos clic en Expandir diálogo .
Seleccionamos la regla y, a continuación, hacemos clic en Editar regla. Aparecerá el
cuadro de diálogo Editar regla de formato.
En Aplicar regla a, si deseamos cambiar el ámbito para los campos del área Valores de
un informe de tabla dinámica según el método de:
✓ Selección, hacemos clic en de las celdas seleccionadas.
✓ Todas las celdas para una etiqueta Valor, hacemos clic en Todas las celdas que
muestran valores <etiqueta de valor>.
✓ Todas las celdas para una etiqueta Valor, salvo los subtotales y los totales
generales, hacemos clic en Todas las celdas que muestran valores <etiqueta de
valor> para <etiqueta de fila>.
En Seleccionar un tipo de regla, hacemos clic en Dar formato a todas las celdas según
sus valores (opción predeterminada).
En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de
2 colores.
Para seleccionar un tipo en el cuadro Tipo para Mínima y Máxima, seguimos uno de los
procedimientos siguientes:
✓ Aplicamos formato a los valores inferiores y superiores. Seleccionamos Valor más
bajo y Valor más alto.
✓ En este caso, no escribimos un Valor en Mínima y Máxima. Luego hacemos una
de las acciones siguientes:
❖ Para aplicar formato a un valor de número, fecha u hora => Seleccionamos
Número y, a continuación, escribimos un Valor en Mínima y Máxima.
❖ Para aplicar formato a un porcentaje => Seleccionamos Porcentaje y
escribimos un Valor en Mínima y Máxima.
Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escribimos el signo de
porcentaje. Utilizamos un porcentaje cuando deseamos ver todos los valores
en forma proporcional porque la distribución de los valores es proporcional.
❖ Para aplicar formato a un percentil => Seleccionamos Percentil y, a
continuación, escribimos un Valor en Mínima y Máxima.
Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100.
Utilizamos un percentil cuando deseamos ver un grupo de valores altos
(como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un
grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de
escala de color, porque representan valores extremos que podrían sesgar la
presentación de nuestros datos.
❖ Para aplicar formato al resultado de una fórmula => Seleccionamos Fórmula
y a continuación escribimos valores en Mínima y Máxima.
La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Iniciamos la
fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se
aplique ningún formato. Luego, es conveniente probar antes la fórmula, para
asegurarnos de que no devuelve ningún valor de error.
Sin importar la aplicación elegida, conviene tener en cuenta lo siguiente:

49
 ❖ Debemos asegurarnos de que el valor de Mínima sea menor que el valor de
Máxima.
❖ Podemos elegir tipos diferentes en Mínima y Máxima. Por ejemplo, podemos
elegir un número en Mínima y un porcentaje en Máxima.
Para elegir una escala de color Mínima y Máxima, hacemos clic en Color para cada
una y, a continuación, seleccionamos un color. Si deseamos elegir colores adicionales
o crear un color personalizado, hacemos clic en Más colores. La escala de color que
seleccionemos aparece en el cuadro Vista previa.

o Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores
Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de
datos. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una graduación de
tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en
una escala de colores verde, amarillo y rojo, podemos especificar que las celdas con el valor superior
tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior
tengan un color rojo. Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el
formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional
se aplique a todo el rango, conviene usar la función ES o SIERROR que devolverá un valor que no será
un valor de error. Al igual que en los casos anteriores, esta tarea la podemos realizar de las formas
siguientes:

 Forma rápida
• Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
• En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuación, en Escalas de color.
• Seleccionamos una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el
color central representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.
En caso de estar trabajando con una tabla o informe de tabla dinámica, podemos cambiar el
método usado para especificar el ámbito de los campos del área Valores de un informe de tabla
dinámica mediante el botón Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla
dinámica que tiene aplicado el formato condicional.

 Forma avanzada
• Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
• En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuación, en Administrar reglas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Administrador de reglas de formato condicionales.
• Seguimos uno de los procedimientos siguientes:
✓ Para agregar un formato condicional, hacemos clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de
diálogo Nueva regla de formato.
✓ Para cambiar un formato condicional, hacemos lo siguiente:
❖ Nos aseguramos que hemos seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla
dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
❖ Opcionalmente, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic en
Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a, con lo cual ocultamos temporalmente el
cuadro de diálogo. Luego seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo
y posteriormente hacemos clic en Expandir diálogo .
50
❖ Seleccionamos la regla y, a continuación, hacemos clic en Editar regla. Aparecerá el
cuadro de diálogo Editar regla de formato.
❖ En caso de estar trabajando con un informe de tabla dinámica, y deseamos cambiar el
ámbito para los campos del área Valores del informe, en Aplicar regla a, según el
método de:
➢ Selección, hacemos clic en solo estas celdas.
➢ Campo correspondiente, hacemos clic en Todas las celdas de <campo de valor>
con los mismos campos.
➢ Campo de valor, hacemos clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
❖ En Seleccionar un tipo de regla, hacemos clic en Dar formato a todas las celdas según
sus valores.
❖ En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccionamos Escala
de 3 colores.
❖ Seleccionamos un tipo en Mínima, Punto medio y Máxima. Seguimos uno de los
procedimientos siguientes:
➢ Aplicar formato a los valores inferiores y superiores. Seleccionamos Punto medio.
En este caso, no escribimos un Valor más bajo y Valor más alto.
➢ Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora. Seleccionamos Número y a
continuación escribimos un valor en Mínima, Punto medio y Máxima.
➢ Aplicar formato a un porcentaje. Seleccionamos Porcentaje y a continuación
escribimos un valor en Mínima, Punto medio y Máxima. Los valores válidos son de
0 (cero) a 100. No escribimos el signo de porcentaje (%). Usamos un porcentaje
cuando deseamos ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un
porcentaje la distribución de los valores es proporcional.
➢ Aplicar formato a un percentil. Seleccionamos Percentil y a continuación escribimos
un valor en Mínima, Punto medio y Máxima. Los valores de percentiles válidos son
del 0 (cero) al 100. Utilizamos un percentil cuando deseamos ver un grupo de
valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color, y
un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de
escala de color, porque representan valores extremos que podrían sesgar la
presentación de nuestros datos.
➢ Aplicar formato al resultado de una fórmula. Seleccionamos Fórmula y a
continuación escribimos un valor en Mínima, Punto medio y Máxima. La fórmula
debe devolver un valor de número, fecha u hora. Iniciamos la fórmula con un signo
de igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato. Se
recomienda probar la fórmula para asegurarnos de que la misma no devuelve
ningún valor de error. Podemos configurar los valores de Mínima, Punto medio y
Máxima para el rango de celdas. En tal caso, debemos asegurarnos de que el valor
de Mínima sea menor que el valor de Punto medio, el cual, a su vez, debería ser
menor que el valor de Máxima. Podemos elegir tipos diferentes para Mínima, Punto
medio y Máxima. Por ejemplo, podemos elegir un número en Mínima, un percentil
en Punto medio y un porcentaje en Máxima. En muchos casos, el valor de Punto
medio predeterminado del 50 por ciento funciona mejor pero podemos ajustarlo
para satisfacer requisitos únicos.
❖ Para elegir una escala de color Mínima, Punto medio y Máxima, hacemos clic en Color
para cada uno y, a continuación, seleccionamos un color. Si deseamos elegir colores
adicionales o crear un color personalizado, hacemos clic en Más colores. La escala de
color que seleccionemos aparecerá en el cuadro Vista previa.
51
o Aplicar formato a las celdas utilizando barra de datos
Una barra de datos nos ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la
barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y
una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar
números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y
menores ventas de juguetes en un informe de ventas. Si una o varias celdas del rango contienen una
fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para
garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, debemos usar una función ES o
SIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor de error.

 Forma rápida
• Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
• En el grupo Estilo de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha junto a Formato condicional,
hacemos clic en Barras de datos y, a continuación, seleccionamos un icono de la barra de datos.
Si estamos trabajando con un informe de tabla dinámica, podemos cambiar el método usado
para especificar el ámbito para los campos del área Valores del informe, mediante el botón de
opción Aplicar regla de formato a

 Forma avanzada
• Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
• En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuación, en Administrar reglas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Administrador de reglas de formato condicionales.
• Seguimos uno de los procedimientos siguientes:
✓ Para agregar un formato condicional, hacemos clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de
diálogo Nueva regla de formato.
✓ Para cambiar un formato condicional, hacemos lo siguiente:
 Nos aseguramos que hemos seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla
dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
 Opcionalmente, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic en
Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a, con lo cual ocultamos temporalmente el
cuadro de diálogo. Luego seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo
y posteriormente hacemos clic en Expandir diálogo .
 Seleccionamos la regla y, a continuación, hacemos clic en Editar regla. Aparecerá el
cuadro de diálogo Editar regla de formato.
52
 Si estamos trabajando con un informe de tabla dinámica, y deseamos cambiar el ámbito
para los campos del área Valores del informe, en Aplicar regla a, según el método de:
➢ Selección, hacemos clic en solo estas celdas.
➢ Campo correspondiente, hacemos clic en Todas las celdas de <campo de valor>
con los mismos campos.
➢ Campo de valor, hacemos clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
 En Seleccionar un tipo de regla, hacemos clic en Dar formato a todas las celdas según
sus valores.
 En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccionamos Barra de
datos.
 Seleccionamos un tipo en Mínima, Punto medio y Máxima. Seguimos uno de los
procedimientos siguientes:
➢ Aplicar formato a los valores inferiores y superiores. Seleccionamos Valor más bajo
y Valor más alto. En este caso, no escribimos un valor en Mínima y en Máxima.
➢ Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora. Seleccionamos Número y a
continuación escribimos un valor en Mínima y Máxima.
➢ Aplicar formato a un porcentaje. Seleccionamos Porcentaje y a continuación
escribimos un valor en Mínima y en Máxima. Los valores válidos son de 0 (cero) a
100. No escribimos el signo de porcentaje (%). Usamos un porcentaje cuando
deseamos ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un porcentaje la
distribución de los valores es proporcional
➢ Aplicar formato a un percentil. Seleccionamos Percentil y a continuación escribimos
un valor en Mínima y en Máxima. Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero)
al 100. Utilizamos un percentil cuando deseamos ver un grupo de valores altos
(como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de datos y valores bajos
(como el percentil 20 inferior) en otra proporción de barra de datos, porque
representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.
➢ Aplicar formato al resultado de una fórmula. Seleccionamos Fórmula y a
continuación escribimos un valor en Mínima y en Máxima. La fórmula debe devolver
un valor de número, fecha u hora. Debemos iniciar la fórmula con un signo de igual
(=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato. Resulta
conveniente probar previamente la fórmula para asegurarnos de que no devuelve
ningún valor de error.
Cualquiera sea el procedimiento seguido, debemos asegurarnos de que el valor de
Mínima sea menor que el valor de Máxima. Recordemos también que podemos elegir
tipos diferentes en Mínima y en Máxima. Por ejemplo, podemos elegir un número en
Mínima y un porcentaje en Máxima.
 Para elegir una escala de color de Mínima y Máxima, hacemos clic en Color de la barra.
Si deseamos elegir colores adicionales o crear un color personalizado, hacemos clic en
Más colores. El color de barra que seleccionemos aparecerá en el cuadro Vista previa.
 Para mostrar sólo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccionamos Mostrar sólo
la barra.
 Para aplicar un borde sólido a las barras de datos, seleccionamos Borde sólido en el
cuadro de lista Borde y elegimos un color para el borde.
 Para elegir entre una barra sólida y una barra degradada, elija Relleno sólido o Relleno
degradado en el cuadro de lista Relleno.
53
  Para aplicar formato a las barras negativas, hacemos clic en Valor negativo y eje y, a
continuación, en el cuadro de diálogo Valor negativo y configuración del eje, elegimos las
opciones para los colores del relleno y el borde de la barra negativa. También podemos
configurar la posición y el color del eje. Cuando terminemos de seleccionar las opciones,
hacemos clic en Aceptar.
 Podemos cambiar la dirección de las barras. Para ello, elegimos una configuración en el
cuadro de lista Dirección de barra. Esta opción está configurada en Contexto de forma
predeterminada, pero podemos elegir entre dirección de izquierda a derecha o de
derecha a izquierda, según el modo en que deseemos presentar los datos.

o Aplicar formato a las celdas utilizando un conjunto de iconos

Utilizamos un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categorías
separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el
conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha
amarilla hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los
valores más bajos.
Podemos elegir mostrar iconos sólo para celdas que cumplen con una determinada condición. Por
ejemplo, podemos mostrar un icono de advertencia para las celdas que se encuentran por debajo de un
valor crítico y ningún icono para los que lo superan. Para ello, ocultamos los iconos al configurar las
condiciones. Esto lo conseguimos si seleccionamos No hay icono de celda en la lista desplegable de
iconos junto al icono. También podemos crear nuestra propia combinación de conjuntos de iconos. Por
ejemplo, una marca de verificación de símbolo verde, una luz de semáforo amarilla y una bandera roja.
Problema: el formato condicional no aparece para ninguna celda del rango. Si una o varias celdas del
rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a
ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el
rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o N/A) que no sea
un valor de error.

54
 Forma rápida
• Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
• En el grupo Estilo de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha junto a Formato condicional,
hacemos clic en Conjunto de iconos y, a continuación, seleccionamos un conjunto de iconos. Si
estamos trabajando con un informe de tabla dinámica, podemos cambiar el método usado para
especificar el ámbito para los campos del área Valores del informe, mediante el botón de opción
Aplicar regla de formato a.

 Forma avanzada
• Seleccionamos una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
• En el grupo Estilos de la ficha Inicio, hacemos clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuación, en Administrar reglas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Administrador de reglas de formato condicionales.
• Seguimos uno de los procedimientos siguientes:
✓ Para agregar un formato condicional, hacemos clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de
diálogo Nueva regla de formato.
✓ Para cambiar un formato condicional, hacemos lo siguiente:
 Nos aseguramos que hemos seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla
dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
 Opcionalmente, podemos cambiar el rango de celdas. Para ello, hacemos clic en
Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a, con lo cual ocultamos temporalmente el
cuadro de diálogo. Luego seleccionamos el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo
y posteriormente hacemos clic en Expandir diálogo .
 Seleccionamos la regla y, a continuación, hacemos clic en Editar regla. Aparecerá el
cuadro de diálogo Editar regla de formato.
 En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccionamos Conjunto
de iconos.
 Seleccionamos un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semáforos (sin
marco). El número de iconos, los operadores de comparación y los valores de umbral
para cada icono pueden variar para cada conjunto de iconos.
 Si lo deseamos, podemos ajustar los operadores de comparación y los valores de
umbral. El rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamaño pero
podemos ajustarlos para satisfacer requisitos únicos. Debemos asegurarnos de que los
umbrales están en una secuencia lógica de más altos a más bajos, de arriba abajo.
 Luego seguimos uno de los procedimientos siguientes:
➢ Aplicar un formato a un número, fecha o valor de hora. Seleccionamos Número.
➢ Aplicar formato a un porcentaje. Seleccionamos Porcentaje. Los valores válidos son
del 0 (cero) al 100. No escribimos un signo de porcentaje (%). Usamos un
porcentaje cuando deseamos ver todos los valores proporcionalmente, ya que al
usar un porcentaje la distribución de los valores es proporcional.
➢ Aplicar formato a un percentil. Seleccionamos Percentil. Los valores de percentiles
válidos son del 0 (cero) al 100. Utilizamos un percentil cuando deseamos ver un
grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de
datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de barra de

55
 ➢ Aplicar formato al resultado de una fórmula. Seleccionamos Fórmula y, a
continuación, escribimos una fórmula en cada uno de los cuadros Valor. La fórmula
debe devolver un valor de número, fecha u hora. Iniciamos la fórmula con un signo
de igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato.
Resulta conveniente probar la fórmula para asegurarnos de que no devuelve ningún
valor de error.
 Para que el primer icono represente valores más bajos y el último represente valores
más altos, seleccionamos Invertir criterio de ordenación de icono.
 Para mostrar sólo el icono y no el valor en la celda, seleccionamos Mostrar icono
únicamente

• Tamaño de filas y columnas

o Alto de fila
Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande
utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura
de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de
toda la fila pasa automáticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos
utilizar dos métodos:
• El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionaremos las filas a las que queremos modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.
b. Seleccionaremos el menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio  Celdas.
c. Elegiremos la opción Alto de fila…

d. Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendremos que indicar el alto de la fila. Para
indicar decimales utilizaremos la coma ",".

e. Escribiremos la altura deseada, en este caso está en 15 que es la altura que tiene la fila por
defecto.
f. Haremos clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
56
 • El segundo método consiste en utilizar el mouse. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Colocaremos el puntero del mouse en la línea situada debajo del número de la fila que deseamos
modificar, en la cabecera de la fila.

b. El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .
c. Mantenemos presionado el botón del mouse y arrastramos la línea a la nueva posición. Conforme
movemos el mouse, la altura de la fila cambia.
d. Al lograr la altura deseada soltamos el botón del mouse.

o Autoajustar el alto de la fila

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta
de la fila, utilizando dos métodos distintos.
• El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Seleccionamos las filas a las que deseamos modificarles la altura.
b. Seleccionamos el menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio  Celdas.

c. Elegimos la opción Autoajustar alto de fila.

• El segundo método es mucho más rápido. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Colocaremos el puntero del mouse en la línea situada debajo del número de la fila que deseamos
autoajustar, en la cabecera de la fila.

b. El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas , tal como vimos a la hora
de modificar la altura con el mouse.
c. Hacemos doble clic y el tamaño de la fila se reajustará automáticamente.

o Ancho de columna
En Excel 2010 el ancho por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, el
ancho estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si
deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:
• El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
57
 a. Seleccionaremos las columnas a las que queremos modificar el ancho. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.
b. Seleccionaremos el menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio  Celdas.

.
c. Elegiremos la opción Ancho de columna…
d. Aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna en el que tendremos que indicar el ancho de
la columna. Para indicar decimales utilizaremos la coma ",".

.
e. Escribimos el ancho deseado.
f. Hacemos clic sobre el botón Aceptar.
• El segundo método consiste en utilizar el mouse. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Colocaremos el puntero del mouse en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que
deseamos modificar, en la cabecera de la columna.

b. El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
c. Mantenemos presionado el botón del mouse y arrastramos la línea a la nueva posición. Conforme
movemos el mouse, el ancho de la columna cambia.
d. Al lograr el ancho deseado soltamos el botón del mouse

o Autoajustar el ancho de la columna

Si hemos modificado el ancho de una columna, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada
más ancha de la columna, utilizando dos métodos distintos.
• El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
 Seleccionamos las columnas a las que deseamos modificarles el ancho.
 Seleccionamos el menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio  Celdas.

58
  Elegimos la opción Autoajustar ancho de columna.
• El segundo método es mucho más rápido. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
a. Colocaremos el puntero del mouse en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que
deseamos modificar, en la cabecera de la columna.

b. El puntero del mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas , tal como vimos a
la hora de modificar el ancho con el mouse.
c. Hacemos doble clic y el tamaño de la columna se reajustará automáticamente al tamaño del
mayor texto que hayamos introducido en la columna.

o Ancho estándar de la columna

Excel 2010 nos permite modificar el ancho estándar para todas las columnas de la hoja que tienen
asignada dicho ancho. Si deseamos modificarlo, debemos seguir los siguientes pasos:
 Desplegamos el menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio  Celdas

 Seleccionamos la opción Ancho predeterminado....

 Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

59
  Escribimos el ancho estándar deseado.
 Hacemos clic sobre el botón Aceptar.
 Todas las columnas pasan a tener el ancho estándar, excepto aquellas que tuvieran asignada un
ancho particular

• Ocultar y mostrar filas y/o columnas

Vamos a ver cómo ocultar filas y/o columnas, con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la
hoja de cálculo, para que no se muestren, sin perder su contenido, o simplemente porque contienen
fórmulas intermedias, y a continuación volver a visualizarlas. El ocultamiento de filas y/o columnas es
otra de las operaciones que en algún momento nos puede ser útil si por ejemplo en una fila y/o columna
aparecen fórmulas intermedias que no nos interesa mostrar una vez concluida la hoja de cálculo.

En este caso no queremos que aparezcan las filas de datos intermediarios pero no podemos borrarlas
porque la hoja de cálculo las necesita para realizar sus cálculos. Los pasos para ocultar filas son los
siguientes:

a. Seleccionamos las filas ocultar.

b. Desplegamos el menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio  Celdas.

c. Elegimos la opción Ocultar y mostrar.

60
d. . Elegimos la opción Ocultar filas.
 Para el caso de querer ocultar columnas, realizamos los mismos pasos pero seleccionando las
columnas a ocultar y eligiendo en el último menú la opción Ocultar columnas.

Si por el contrario, deseamos mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna fórmula de
cálculo intermedio, debemos realizar los pasos siguientes:

a. Seleccionar entre qué filas se encuentran las filas a mostrar. Es decir, si queremos mostrar las filas
ocultas 4 y 5, habrá que seleccionar desde la fila 3 hasta la 6. Cuidado, el rango debe ser continuo,
es decir, arrastrando desde 3 hasta 6 nunca con Ctrl ya que sino las filas a mostrar no estarían
incluidas en la selección a mostrar.

b. Desplegamos el menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio  Celdas.

c. Elegimos la opción Ocultar y mostrar.

d. Elegimos la opción Mostrar filas.

De manera similar a como mostramos las filas ocultas podemos hacer visibles las columnas ocultas.

• Desbordamiento de datos
Es bastante frecuente que cuando se manejan operaciones numéricas se produzca un desbordamiento
de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre
Excel llama la atención sobre ello con el símbolo #. Este error puede suceder por varias razones:
❖ Porque el ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido.
61
 Hay varias formas en que Excel actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se
produce en una celda con datos textos o con datos numéricos. Si el desbordamiento se produce con
datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situación de la celda situada inmediatamente a
su derecha. Si está vacía, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si está ocupada entonces
solo será visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda. Eso no significa que haya
habido un error o que se hayan perdido los resultados de los cálculos. No, el dato sigue estando allí,
para verlo solo hay que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato. Si se desborda
una celda numérica sin fórmula, se puede ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas,
sencillamente pulsando en ella y se verá como su valor aparece en la barra de fórmulas.
Puede haber otras ocasiones en que no importe ampliar un poco la celda. En estos casos se puede ver
el contenido de la celda en notación científica. La notación científica se lee simplemente multiplicando el
numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma
tantos puestos a la derecha como el número que haya tras el signo +.

• Autocompletar

o Rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna mediante una lista:

Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo.
Una de ellas son las listas. Las listas consisten en que mientras se van introduciendo datos en una
columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando se vaya a repetir un dato ya
introducido, Excel permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo. Si los primeros caracteres que
se escriban en la primera celda vacía que haya tras los datos, coinciden con una entrada ya existente en
la misma columna, Excel 2010 rellenará automáticamente los demás. Excel 2010 rellenará sólo las
entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números,
fechas u horas no se rellenarán. Para aceptar la entrada propuesta, hay que presionar Enter o Intro. La
entrada completa seguirá exactamente el modelo de mayúsculas y minúsculas de las entradas
existentes.

Para reemplazar los caracteres introducidos automáticamente, continuamos escribiendo. Para eliminar
los caracteres introducidos automáticamente, presionamos Retroceso (←). También podemos
seleccionar de una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para ver la lista, presionamos Alt
+ Flecha abajo.

O hacemos clic en la celda con el botón secundario del mouse luego de escribir los primeros caracteres
de lo que queremos introducir y a continuación, hacemos clic en Elegir de la lista desplegable… en el
menú contextual.

62
 O también, hacemos clic en la celda vacía con el botón secundario del mouse y luego hacemos clic en
Elegir de la lista desplegable… en el menú contextual.

En ambos casos, al aparecer la lista de valores, seleccionamos aquel que deseamos insertar en la
celda.

o Rellenar rápidamente mediante el cuadro de relleno:

Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la
selección aparece un pequeño cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos
visto para copiar la selección en celdas adyacentes. Si lo que copiamos es una fórmula o un valor
cualquiera se realizará la copia normal, sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que
modificará la operación normal de copiado. Por ejemplo si en una operación copiamos una celda cuyo
contenido es Enero, en las celdas adyacentes, las celdas copiadas continuarán la secuencia de meses,
es decir, Febrero, Marzo,... Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como
por ejemplo 22/07/68, las celdas copiadas seguirán la serie de fechas, 23/07/68, 24/07/68,... Lo mismo
ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las copiadas seguirán 11:00,
12:00,.... Cuando copiamos fechas las opciones de relleno pasan a ser las siguientes:

Existen también otras series como podrían ser las numéricas. Por ejemplo, supongamos que en la celda
A1 tenemos el valor 1 y en B1 el valor 2, ahora seleccionamos las dos celdas y con el controlador de
relleno copiamos las celdas hacia la derecha, podemos ver que en las celdas adyacentes seguirá la
serie, 3, 4, 5,...

63
 Si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este método la serie de las celdas adyacentes seguirá
con los números pares. Cuando copiamos series numéricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar
serie pero no Rellenar meses.

• Edición de filas y columnas

El funcionamiento de las opciones de edición para filas o columnas es idéntico, todo lo que se indica en
esta sección es válido para ambas y, por tanto, a veces, sólo se hace a filas o a columnas.

o Inserción de filas / columnas

(a). Seleccionamos, desde la fila que deseamos que se realice la inserción, la cantidad de filas que
deseamos insertar. Por ejemplo, si queremos insertar 7 filas desde la actual fila 15, seleccionamos
desde la fila 15 hasta la fila 21. Las nuevas filas vacías desplazarán a las actuales hacia abajo.

(b). Hacemos clic con el botón derecho del mouse en cualquiera de los títulos de las filas seleccionadas
o en las mismas filas. En el menú contextual que aparece, seleccionamos Insertar.

64
Veremos que en el lugar seleccionado aparecen las 7 filas pedidas.
 También podemos, luego de seleccionar la cantidad de filas deseadas, hacer clic en el botón a la
derecha del rótulo Insertar de la barra de herramientas Inicio y seleccionar Insertar filas de hoja. El
resultado obtenido será el mismo que antes.

o Eliminación de filas / columnas

(a). Seleccionamos, desde la primera hasta la última fila que deseamos eliminar. Por ejemplo, si
queremos insertar 7 filas desde la actual fila 15, seleccionamos desde la fila 15 hasta la fila 21. Las
filas que están por debajo se desplazarán hacia arriba.

(b). Hacemos clic con el botón derecho del mouse en cualquiera de los títulos de las filas seleccionadas
o en las mismas filas. En el menú contextual que aparece, seleccionamos Eliminar.

65
Veremos que en el lugar seleccionado aparecen las 7 filas siguientes.
 También podemos, luego de seleccionar la cantidad de filas deseadas, hacer clic en el botón a la
derecha del rótulo Eliminar de la barra de herramientas Inicio y seleccionar Eliminar filas de hoja. El
resultado obtenido será el mismo que antes.

o Insertar celdas en blanco

Además de insertar filas y columnas también se puede insertar nuevas celdas en un rango
seleccionado. Cuando se hace esto, Excel pregunta hacia donde desea desplazar la selección (hacia la
derecha o hacia abajo). Siga los siguientes pasos:

(a). Seleccionamos el rango de celdas donde desea insertar las nuevas celdas.

(b). Hacemos clic con el botón derecho sobre cualquiera de las celdas seleccionadas y en el menú
contextual seleccionamos Insertar.

(c). En el siguiente cuadro de diálogo seleccionamos la opción de desplazamiento deseada y luego

hacemos clic en Aceptar. 66
 Nota 1: Los pasos para eliminar filas son los mismos ya que sólo deberemos cambiar la selección de la
tarea, en lugar de seleccionar Insertar, seleccionaremos Eliminar. En el caso de trabajar con columnas
los pasos son similares.
Nota 2: Diferencia entre Eliminar y Borrar. Recuerde que Borrar elimina el contenido de la celda,
mientras que Eliminar elimina el continente. Borrar equivale a borrar con una goma de borrar, mientras
que Eliminar se asemeja a cortar con unas tijeras las celdas.

• Autoformato

Podemos aplicarle a una tabla existente o a un rango de celdas un diseño de tabla predefinido. Para
hacer esto procederemos de la siguiente forma:

 Seleccionamos el rango al cual le aplicaremos el formato predefinido.

 Hacemos clic en el botón Dar formato como tabla de sección Estilos de la ficha Inicio.

 En el panel que a continuación se abre, hacemos clic en el diseño elegido.

67
  Manteniendo la tabla seleccionada procederemos a desactivar el autofiltro que se activó
conjuntamente con el autoformato. Si deseamos mantener el filtro no realizamos el siguiente paso.

 Hacemos clic en el botón Ordenar y filtrar de sección Modificar de la ficha Inicio. En el menú que se
despliega seleccionamos Filtro.

 La tabla permanecerá con el diseño elegido pero no tendrá el filtro activado. Posteriormente, si lo
deseamos, lo podremos acti8var.

• Comentarios

Podemos definir a un comentario como un cuadro de texto vinculado a una celda que puede ser visible en
forma momentánea o permanente. Para crear un comentario haremos clic con el botón derecho del
mouse en la celda seleccionada. Aparecerá el correspondiente menú contextual, en el que
seleccionaremos el rótulo Insertar comentario:

68
Al realizar la acción anterior aparecerá el comentario para ingresar su texto.

Sus dimensiones las podemos modificar arrastrando, con el botón izquierdo del mouse presionado, hacia
adentro, o hacia fuera, cualquiera de los delimitadores del cuadro (los vemos como puntos blancos sobre
el borde y el vértice ).

Luego de escribir el texto deseado bastará con hacer clic en cualquier otra celda para que el comentario
se oculte. Al ocurrir esto veremos en la celda un pequeño triángulo rojo en su vértice superior derecho.

Para verlo en forma momentánea podemos llevar el puntero del mouse sobre la celda sin seleccionarla,

o hacemos clic, con el botón derecho del mouse, sobre la celda y en el menú contextual seleccionamos
Modificar comentario.

69
Una vez visible, el comentario puede ser modificado en su: contenido, ubicación y diseño. Para modificar
su contenido simplemente hacemos un clic en la línea de texto donde queremos escribir y procedemos a
hacerlo. Para cambiar su ubicación, basta con colocar el puntero del mouse sobre cualquiera de sus

bordes y cuando adquiere la siguiente forma arrastramos hasta la posición deseada. Cuando el
puntero toma esta forma también nos permite modificar el diseño del comentario. Para hacer esto, con
esa forma del puntero, hacemos clic con el botón derecho y en el menú contextual que aparece elegimos
Formato de comentario…

Al hacer esta selección aparece el cuadro de diálogo que nos permitirá establecer todas las
características de comentario.

70
Una vez visible, el comentario puede ser modificado en su: contenido, ubicación y diseño. Para modificar
su contenido simplemente hacemos un clic en la línea de texto donde queremos escribir y procedemos a
hacerlo. Para cambiar su ubicación, basta con colocar el puntero del mouse sobre cualquiera de sus

bordes y cuando adquiere la siguiente forma arrastramos hasta la posición deseada. Cuando el
puntero toma esta forma también nos permite modificar el diseño del comentario. Para hacer esto, con
esa forma del puntero, hacemos clic con el botón derecho y en el menú contextual que aparece elegimos
Formato de comentario…

Al hacer esta selección aparece el cuadro de diálogo que nos permitirá establecer todas las
características de comentario.

71
 En el cuadro de diálogo que aparece desplegamos el cuadro de lista del rótulo Comentarios (C) y allí
seleccionamos cómo queremos que se vean los comentarios en la hoja impresa.

La opción Al final de la hoja hará que Excel agregue una, o varias hojas impresas, donde imprimirá de
cada uno de los comentarios su ubicación y contenido. La siguiente figura es una muestra de esto.

Si, en cambio, hubiésemos seleccionado la opción Como en la hoja, veríamos impreso al comentario tal y
como lo vemos en pantalla. El ejemplo lo tenemos en la figura siguiente:

• Opciones de visualización
En el manejo cotidiano de Excel podrá utilizar distintas opciones que le permitirán ver los modelos de la
hoja de cálculo de la manera que más se ajuste a sus necesidades y / o preferencias personales.

• Zoom
Otra posibilidad que permite aumentar o reducir lo que se ve en la hoja de cálculo es el zoom o control de
visualización. Para aplicar el Zoom hacer clic en el desplegable Zoom de la barra de herramientas y elegir
el grado de aumento o reducción deseado.

72
 También podemos ver la hoja seleccionada en toda la pantalla, ocultando las distintas barras, haciendo
clic en el Pantalla completa..

Ilustraciones
 Introducción
A una hoja de cálculo terminada podemos mejorarla incluyendo elementos gráficos como imágenes,
fotografías, autoformas, etc. Los distintos elementos gráficos (imágenes o dibujos) que se pueden
insertar son: Imágenes desde archivo, Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene
Excel, Autoformas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc., para diseñar nuestros propios dibujos,
SmartArt, varias plantillas para crear organigramas, WordArt, rótulos disponibles de una galería que se
pueden personalizar con diversas opciones. Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud
de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos
de varias barras de herramientas que se activarán una vez que seleccionemos la ilustración.
Fundamentalmente usaremos las fichas de Diseño, para los gráficos de SmartArt…

… y de Formato, tanto para los dibujos, o formas,…

… como para las imágenes.

 Imágenes

▪ Inserción
Excel incorpora un banco de imágenes que puede ser utilizado en las hojas de cálculo de un libro. Se
trata del ClipArt Gallery, donde hay un buen número de imágenes prediseñadas con una temática tan
variada como personas, mapas, edificios, fondos, etc. En primer lugar, si queremos insertar una
imagen en la hoja de cálculo lo haremos desde la sección Ilustraciones de la ficha Insertar.

Luego, sea una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección, debemos
seguir los siguientes pasos.

73
En el caso de una imagen prediseñada hacemos clic sobre el botón Imágenes prediseñadas de la
sección Ilustraciones de la ficha Insertar.

Aparecerá el panel Imágenes prediseñadas a la derecha de la pantalla.

➢ En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar más la
búsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles. Por ejemplo
al escribir “auto” aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto, como podemos
ver en la imagen anterior.
➢ En Los resultados deben ser: podemos especificar qué tipo de archivos multimedia estamos
buscando (imágenes, fotografías, sonido, etc.)
Cuando ya tengamos todos los parámetros de la búsqueda definidos pulsamos sobre el botón Buscar y
nos aparecerá una lista con una vista previa con los archivos localizados. Si ubicamos la imagen que
buscamos simplemente debemos seleccionarla de la lista haciendo clic en ella y automáticamente se
insertará en la hoja de cálculo.
A las imágenes no clasificadas como prediseñadas, como pueden ser imágenes fotográficas creadas
por nosotros, o descargadas desde Internet, y almacenadas en archivos de imagen, las podemos
insertar haciendo clic en el botón Imagen de la sección Imágenes de la ficha Insertar.

Nos aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde la carpeta Mis
imágenes del disco.
74
 Si allí se encuentra la imagen, simplemente la seleccionamos y luego hacemos clic en el botón Insertar.
Si la imagen que buscamos no está allí, mediante la opción Buscar en, Mis documentos, Mi PC, etc.,
podemos localizar la carpeta donde se encuentra y luego de ubicarla poder seleccionarla e insertarla
en la hoja de cálculo.

▪ Posición de las imágenes en la hoja de cálculo

Una vez pegada la imagen en la hoja de cálculo, se puede trabajar con ella para dejarla de la manera
que se considere más adecuada. Para empezar, se puede mover y colocar en el lugar preferido. Para
ello se hace un clic sobre ella y una vez seleccionada se la arrastra hasta el lugar que deba ocupar.

▪ Desagrupar y agrupar componentes de una imagen prediseñada

Para modificar con más detalle, una imagen prediseñada, se puede desagrupar en las partes que la
componen. El número de objetos en que se desagrupe cada imagen dependerá de cómo esté
elaborado el original. Para desagrupar una imagen prediseñada primero la seleccionamos y luego
hacemos clic sobre ella con el botón derecho del mouse. En el menú contextual seleccionamos
Agrupar y en el submenú siguiente seleccionamos Desagrupar.

Aparecerá entonces el siguiente mensaje: 75

Hacemos clic en Si y veremos entonces que la imagen prediseñada se muestra de la siguiente manera:

Si volvemos a desagrupar la imagen veremos el siguiente resultado:

Hacemos clic fuera de la imagen para desmarcar a todos los componentes. Luego, al hacer clic sobre
alguno de los componentes de la imagen, el mismo queda seleccionado:

En este momento estamos en condiciones de modificar alguna de las características de dicho objeto.
Por ejemplo su color:
76
De esta forma podemos modificar todas las características de la imagen seleccionada. Finalmente,
para reagruparla, hacemos clic con el botón derecho sobre cualquiera de los elementos de la imagen,
en el menú contextual seleccionamos Agrupar y en el submenú seleccionamos Reagrupar.

Veremos que la imagen queda con el siguiente diseño:

77
▪ Variar el color de las imágenes
Entre otras tareas, una vez insertada una imagen, podemos variar sus colores. Para ello, hacemos clic
con el botón derecho del mouse sobre la imagen y en el menú contextual elegimos Formato de imagen.

Cuando hacemos eso aparece el cuadro de diálogo Formato de imagen. En él seleccionamos el rótulo
Color de imagen, desplegamos el cuadro de lista Preestablecidos de la sección Volver a colorear y
veremos el conjunto de opciones para modificar el color de la imagen. Esta sección nos permitirá
cambiar todo el color de la imagen seleccionada, por ejemplo a una tonalidad de azul.

La imagen seleccionada quedará así:

También, desde este cuadro de diálogo, podemos aplicarle a la imagen un relleno (Relleno), crearle un
borde (Color de línea, Estilo de línea), un sombreado (Sombra), generar un diseño tridimensional
(Formato 3D, Giro 3D), etc.

78
 WordArt

▪ Inserción
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos
que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente
Excel creará un objeto gráfico WordArt. Una vez que hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de
tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no
detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación
de los gráficos. Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

Al hacer clic sobre el botón aparecerá un listado con la galería de WordArt disponible, como la que
vemos aquí.

Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste. A continuación se mostrará el texto
en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no será
necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.

También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las fichas Inicio y Formato de
Herramientas de dibujo.

Luego de escribir el texto deseado hacemos clic fuera del rectángulo del WordArt y el mismo se verá de
forma similar a la imagen siguiente:

Arrastrándolo como a cualquier otra imagen lo podemos ubicar en la posición deseada dentro de la
hoja de cálculo.
79
▪ Modificación del texto
Si queremos modificar parte del texto del WordArt, hacemos clic sobre el texto, seleccionamos aquello
que deseamos modificar, seleccionamos la ficha Herramientas de dibujo y realizamos la modificación
mediante las herramientas disponibles.

Si, en cambio, queremos modificar todo el texto, ubicamos el puntero del mouse sobre el borde de

guiones y cuando toma el siguiente aspecto , hacemos clic. El borde será ahora una línea
continua.

Podemos ahora aplicar cualquier modificación a la totalidad del WordArt. En este ejemplo le crearemos
al WordArt una sombra.

La visión final del WordArt sería la siguiente:

▪ Eliminar un WordArt
Para eliminar un WordArt bastará con seleccionarlo y luego pulsar la tecla Supr.

 Ilustraciones: acciones comunes

▪ Mover una ilustración (imágenes, autoformas, dibujos, etc.)

De forma general para modificar cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt, SmartArt) insertado en
nuestra hoja de cálculo, debemos hacer lo siguiente:
80
 ➢ Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez seleccionado
aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del
mouse sobre el objeto, si es una imagen o un dibujo, o sobre su borde, si es un WordArt o un

SmartArt, cambiará de aspecto a una flecha parecida a esta . Al presionar el botón izquierdo del
mouse el puntero tomará la forma . Con el botón presionado y podemos arrastrar la imagen
hasta llegar a la posición deseada.

▪ Modificar tamaño
Para modificar su tamaño, situamos el puntero del mouse en los puntos de control del objeto
(remarcados en la siguiente figura con recuadros rojos) y,…

… cuando cambie de forma a una doble flecha, adquiriendo cualquiera de las siguientes
, hacemos clic y arrastramos, hacia fuera, o hacia adentro o en diagonal, para conseguir el nuevo
tamaño. Si la modificación de tamaño la hacemos desde cualquiera de sus 4 lados, o desde cualquiera
de sus vértices, no mantendremos las proporciones del objeto. Si en cambio, la modificación que
realizamos no queremos que cambie las proporciones del objeto, debemos mantener pulsada la tecla
Shift mientras arrastramos desde una de las esquinas.

▪ Propiedades
Para cambiar otras propiedades del objeto debemos hacer clic sobre el mismo con el botón derecho.
En el siguiente menú contextual sea de una imagen, o de una autoforma o dibujo,…

… seleccionamos Formato de imagen, o Formato de forma, según corresponda. Aparecerá el cuadro

de diálogo Formato de imagen, o Formato de forma, mediante el cual podemos modificar las
características de diseño del objeto seleccionado.

81
 En el caso de una imagen, también podemos modificarla mediante la ficha Formato, personalizada
para las imágenes.

Con ella podemos realizar las siguientes tareas sobre la imagen:

1: Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en el disco.
2: Control del contraste de la imagen y control del brillo de la imagen
3: Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiésemos aplicado
ningún cambio.
4: Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel.
Si ejecutamos esta opción es posible que no podamos volver al estado original. Además la imagen
puede perder resolución.
5: Podemos recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente seleccionamos el área
(rectangular) de la imagen que queremos mantener, el resto de desechará.
6: Girar. Nos permite girar la imagen o voltearla horizontal o verticalmente.
7: Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.
8: Podemos aplicar diferentes efectos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a nuestra imagen
utilizando este menú de configuración.
9: Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla más atractiva.
Recordemos también que se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir
efectos de sombra y 3D, etc., a partir de la ficha Formato para los dibujos, o formas

▪ Distorsionar una ilustración

Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo (recuadro rojo) que sirve para distorsionar o
cambiar la forma de todo el gráfico o sólo una parte del mismo.

En este caso podríamos modificar la sonrisa del dibujo.

▪ Girar y rotar una imagen

Para girar el gráfico, lo seleccionamos y llevamos el puntero del mouse sobre el círculo verde que
vemos en la parte superior central de la imagen (recuadro rojo).
82
 Cuando el puntero toma la forma movemos el mouse manteniendo el botón izquierdo presionado
para hacer girar al objeto. Para acabar el proceso dejamos de presionar el mouse.

▪ Agregar texto
Podemos añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la sección Insertar formas de
la ficha Formato de Herramientas de dibujo

Primero debemos seleccionar la forma a la cual le agregaremos el texto y entonces aparecerá la ficha
que necesitamos. Luego hacemos clic en el botón mencionado al comienzo y hacemos nuevamente
clic en la forma. Veremos que ahora podemos escribir dentro del objeto. Para terminar de escribir
dentro de él, bastará con hacer clic afuera del mismo.
Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el
botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y
automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico. Esta
forma también nos permitirá modificar el texto que contenga una forma.

También podemos usar el botón Cuadro de texto de la sección Texto de la ficha Insertar.

Mediante el mismo podemos insertar una forma rectangular ya preparada para escribir dentro de ella.

▪ Copiar ilustraciones
Para hacer una copia de una ilustración dentro de una misma hoja de cálculo, debemos seleccionar la
ilustración. Después hacer clic en el botón Copiar de la ficha Inicio y luego en el botón Pegar.
Aparecerá un duplicado de la ilustración que podemos arrastrar hasta la ubicación deseada.

▪ Eliminar una ilustración 83

Para eliminar una ilustración bastará con seleccionarla y luego pulsar la tecla Supr.