Unidad 1

Paso 2 - Protocolo de comunicaciones y relaciones laborales

Presentado por:

Juan David Bedoya Código 1053780518

Sandra Eugenia Ortiz Salazar Código 43562731

Sandra Liliana Rodríguez Salazar Código 24372549

Yorleys Baquero Guerra Código 1102829817

Curso:

Protocolo

Tutor(a):

Jennifer Paola Pineda

Grupo:

80007_30

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES, ARTES Y HUMANIDADES

Enero 2021
 Protocolo de Comunicaciones

Instrumentos de calidad que hacen de tu experiencia musical algo inolvidable

Medellín, enero de 2021

 Tabla de contenido

Introducción 4
Objetivo 5
Presentación de la empresa 5
Misión 6
Visión 6
Organigrama 7
Descripción de funciones 7
Política Organizacional 9
Estrategia de comunicaciones 10
Mecanismo de comunicaciones 11
Plan de motivación que motivación que dinamicen las relaciones laborales y el
trabajo en equipo 20
Conclusiones 24
Referencias 25
 Introducción

La comunicación organizacional es aquella que establecen las empresas con el fin de

informar de forma clara y confiable temas sensibles a la institución que son de interés

para a empleados, clientes, proveedores y partes interesadas

La comunicación puede llegar a ser una herramienta de vital importancia dentro de

las organizaciones, generando el crecimiento y desarrollo de la empresa, caso contrario

si la comunicación no está establecida o estandarizada puede generar confusiones,

problemas, atrasos y demás.

Actualmente las empresas están expuestas a gran cantidad de retos frente a cómo

lograr el crecimiento y desarrollo, para lo cual uno de los principales y quizás el más

importante es la comunicación y sus canales que la empresa como tal necesita para ser

eficiente y efectiva. Con el paso de los días y el acelere en la producción las

organizaciones están desarrollando estrategias y métodos para mejorar la comunicación

de manera efectiva y asertiva los cuales denominamos protocolos de la comunicación,

los cuales son elaborados y establecidos según la necesidad y conveniencia de cada

organización.

Por todo lo anterior, la empresa instrumentos Premium desarrolla el presente

protocolo de comunicaciones con el fin de fortalecer todo lo referente a la comunicación

interna y externa de la empresa

Objetivo

Diseñar el protocolo de comunicaciones internas y externas para la empresa

Instrumentos Premium.

Presentación de la empresa

La empresa Instrumentos Premium, es una empresa dedicada a la comercialización

de instrumentos musicales de excelente calidad, que busca satisfacer las necesidades de

músicos, escuelas musicales, grupos musicales, entre otros

La empresa nace en el mes de octubre de 1988 y desde sus inicios proveer

instrumentos musicales y accesorios de la mejor calidad con los mejores precios del

mercado

Misión

Satisfacer las necesidades de músicos y grupos musicales que requieren instrumentos

de excelente calidad, garantizando asesoría técnica especializada a sus clientes.

Visión

En el año 2024 seré la mejor empresa en la ciudad de Medellín en la producción y

comercialización de instrumentos musicales.

Organigrama

Descripción de funciones

Gerencia

Responsable de dirigir, coordinar, organizar y supervisar las actividades

administrativas y operacionales de la empresa, dirigiendo la elaboración de los planes

estratégicos institucionales, los presupuestos, los planes operativos anuales inversiones

y los estados financieros de la empresa. También tiene bajo su responsabilidad el

sistema de control interno, tomar decisiones que favorezcan a la empresa.

Secretaria

Apoyar al Gerente en el manejo de su agenda, ejecutando actividades de carácter

administrativo relacionadas con la recepción, archivo y custodia de documentos internos

y externos de la empresa, manteniendo la debida reserva y confidencialidad de la

información proporcionada.
Área Contable

Gestiona y administra los distintos recursos y servicios que permitan apoyar al

negocio de la empresa de manera eficaz y eficiente, asegurando la integridad, exactitud

y consistencia de la información entregada por el área, así como también el correcto

funcionamiento de los controles internos según los lineamientos de la empresa y

organismos reguladores, gestionar el proceso presupuestario de la empresa.

Área de Ventas

Controla que los instrumentos musicales cumplan con los requisitos exigidos,

generando la aceptación o rechazo del cliente, además debe registrar y/o emitir los

informes correspondientes con los resultados de las ventas realizadas ante el área

contable.

Jefe de Taller

Responsable de dirigir, programar y controlar que las prestaciones de servicios

brindadas por la empresa se realicen de forma eficaz y eficiente, Planifica y organiza las

actividades operativas de las plantas de producción de instrumentos musicales,

Controlando que las labores operativas se desarrollen con normalidad, oportunidad y

acordes a lo previsto para la entrega a tiempo según los pedidos registrados.

Almacenista

Encargado de organizar los flujos de movimientos de los instrumentos musicales,

llevando al día los formatos o registros de control de movimientos y/o distribución del

producto hacia la bodega de almacenamiento.

 Política Organizacional

Estrategia de comunicaciones

Tiene como objetivo informar de manera clara y precisa a clientes internos y

externos todo lo relacionado a la organización y que contribuya para el adecuado

funcionamiento de la compañía.

Comunicación Interna

A través de la comunicación interna se busca fortalecer la interacción entre los

miembros del equipo de trabajo de Instrumentos Premium con el fin de propiciar una

cultura organizacional dinámica e informada.

Comunicación Externa:

Es divulgar información oportuna y relevante de una organización a los diferentes

públicos externos con los que se relaciona. A través de la comunicación externa, una

organización gestiona la imagen que quiere proyectar al mercado o a la sociedad.

Parte interesada:
 Individuo o grupo relacionado o afectado por las actuaciones o resultados de las

actividades realizadas de una organización, ya sean de índole ambiental, productivo,

administrativo o social

Elemento del programa:

Tipo de documento o medio por utilizar para el proceso de comunicación.

Emisor:

Persona que informa o comunica.

Receptor:

Persona o personal a quien va dirigida y recibe la comunicación.

Periodicidad:

Frecuencia de emisión de la comunicación.

Actividad o reporte:

Tipo de información por comunicar por parte del emisor.

Mecanismo de comunicaciones

A continuación, se describen los mecanismos utilizados por la empresa para la

comunicación

La tabla No 1 Mecanismo de comunicaciones

Elemento
del Emisor Receptor Periodicidad Actividad - Reporte
programa
Fondo de Grupo Publicación de información
pantalla en interno: Continuamente, concerniente a la empresa que
los equipos Comunic empleados según sea de interés colectivo.
de cómputo aciones contratistas necesidades de
de los la empresa Campañas promocionales de
funcionarios la empresa

Continuamente
se revisan las
Emplead Grupo
sugerencias,
os, interno:
Buzón de felicitaciones, Se cuenta con un formato
contratist Gerencia,
sugerencias quejas de para reporte de PQRS
a, Jefes de
empleados,
clientes áreas
contratistas y
clientes
Correo Gerencia Grupo Continuamente Envío de información por
electrónico , jefes de interno: y según correo electrónico como
institucional áreas, empleados necesidades la procedimientos, instructivos,
talento contratistas compañía protocolos, requerimientos,
humano s llamados de atención etc

Grupo
externo: Envío de información a
Proveedores proveedores sobre productos
, clientes y servicios requeridos,
respuesta a solicitudes.

Enviar correo a clientes con

cotizaciones, descripción de
 productos y servicios,
respuesta a solicitudes, etc.

Comunicación con diferentes

entidades como DIAN, ARL,
EPS, Fondos de Pensiones,
Cajas de compensación
Familiar, etc., para temas
laborales y legales

Grupo
interno:
Empleados Temas relacionados con
Continuamente
Circulares Gerente, y procedimientos, funciones,
según
jefes de contratistas responsabilidades, horarios,
necesidades de
Comunicados áreas solicitudes, servicios,
la compañía
Grupo productos, entre otros
externo:
Proveedores
, clientes
Grupo
interno:
Información sobre la
Redes Empleados,
prestación de los servicios de
sociales contratistas
Comunic la empresa,
(Facebook, Permanente
aciones Convocatorias
Instagram, Grupo
Promoción de productos
twitter) externo:
Comunidad
en general
Grupo
interno:
Empleados, Presentación de la empresa,
contratistas plataforma estratégica,
Comunic
Página Web Permanente servicios, productos,
aciones
Grupo contactos, noticias de la
externo: empresa, entre otros.
Comunidad
en general
Grupo Atención telefónica de
Recepcio externo: productos, servicios,
Call Center Permanente
nistas Comunidad recepción de quejas,
en general, sugerencias, reclamos,
 brindar información general
clientes, sobre la empresa, atender
proveedores dudas e inquietudes del
clientes externos.
Grupo
Publicación noticias,
interno:
convocatorias,
Empleados Continuamente
procedimientos,
y según
felicitaciones, promoción de
Comunic contratistas necesidades de
Carteleras productos y servicios,
aciones publicar
novedades
Grupo novedades de la
externo: empresa
Clientes y
visitantes
Grupo Información sobre eventos de
Gerente,
interno: Continuamente la institución, campañas, etc
jefes de
empleados según
WhatsApp áreas,
y necesidades de Envío de circulares –
emplead
contratistas la empresa
os
De acuerdo a los mecanismos
Todos establecidos por la empresa,
los Grupo todos los empleados con
Rendición de niveles interno: Mínimo una vez responsabilidades rinden
cuentas de la Empleados al año cuentas en relación con el
empresa desempeño de su área o su
labor por medio informe
escrito
Según plan de
Por medio de plataforma de
capacitación de
capacitación virtual de la
la compañía
empresa se realizan algunas
Grupo
Plataforma capacitaciones establecidas
interno: Según ingresos
de en el plan
Talento Empleados de personal se
capacitación
Humano y realiza la
e inducción Por medio de esta plataforma
contratistas inducción
virtual se realiza la inducción a
virtual en temas
empleados nuevos
relacionados con
la empresa

Reuniones de Grupo Información sobre temas de

Gerente bimensual
personal interno: importancia en la empresa
 Empleados
y
contratistas

Recomendaciones para el uso correcto del correo electrónico

● Indique el asunto de que trata

● Sea breve y concreto

● El escrito debe contar con buena ortografía y redacción.

● Siempre responde en cuando pueda y de manera cortés

● Nunca responda correos cuando se encuentre enojado

● Pida autorización a un remitente para enviar su correo.

● No utilice el correo institucional para enviar correos personales

● Devuelva los correos que le han llegado equivocadamente

● Si no entendió un correo recibido, conteste y pida explicación adicional

Reglas para el uso del WhatsApp institucional

● Respete el propósito del grupo, sólo utilícelo para preguntas o mensajes

institucionales.

● Evite enviar mensajes fuera del horario laboral, a menos que sea urgente.

● No envíe memes, noticias e imágenes personales

● No enviar información no verificada

● Revisa periódicamente la información compartida en el grupo

● Sea claro y concreto cuando envía un mensaje

● No haga comentarios inapropiados o que puedan atentar contra la moral, creencias,

género, raza, orientación sexual.

● Evite escribir en mayúscula, ya que significa que se está gritando.

● Tratar los conflictos en privado.

Facebook

● Las publicaciones deben contar con buena redacción y ortografía.

● Publicar temas relacionados con la empresa referente a productos, campañas,

servicio técnico, actividades, promociones, eventos.

● Tener interacción activa con los amigos de la red.

Atención de llamadas telefónicas.

Los empleados encargados de contestar las llamadas deben seguir los siguientes

lineamientos:

● Atender la llamada rápidamente

● Contestar de forma educada saludando con buenos días o buenas tardes.

● Identificarse con su nombre completo y área

● Vocalizar adecuadamente y no tutear

Reuniones:

Las reuniones se realizarán en jornada laboral y serán única y exclusivamente para

tratar temas importantes de la compañía o temas legales.

Toda reunión deberá citarse con tiempo indicando lugar, fecha y hora de inicio y

finalización.

Llevar listado de asistentes.

Respetar el uso de la palabra, evitar que varias personas hablen al mismo tiempo
 Realizar acta de la reunión indicando objetivo, desarrollo de la misma, proposiciones

y compromisos.

Circulares y comunicados

Todo comunicado que se emita en la organización, tanto interno como externo, debe

realizarse en papel membrete con el logo de la empresa

Esquema de Circular

Tipo de letra Arial, tamaño 12, color negro

Margen: Superior 3cm, Izquierdo 4cm, Derecho 2cm, inferior 3cm.

Papel: carta
Modelo de oficios

● Tipo de letra Arial, tamaño 12, color negro

● Margen: Superior 3cm, Izquierdo 4cm, Derecho 2cm, inferior 3cm.

● Papel: carta
Formato de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
Plan de motivación que motivación que dinamicen las relaciones laborales y el
trabajo en equipo

En las empresas, la comunicación organizacional forma parte de las normas, por

lo tanto, las comunicaciones en los equipos de trabajo se tornan diferentes, de acuerdo a

los cargos establecidos en la organización.

En general hay una tendencia a no compartir información, considerándola como

fuente de poder ya que se ven en posición superior o con otros privilegios, sintiéndose

en desventaja si entregan la información. El déficit en la comunicación interna de las

empresas y su ocurrencia en el desarrollo de las mismas llevando a la insatisfacción en

varios aspectos como los salarios, pocas integraciones de los empleados, las faltas de

comunicación están conllevando a que las empresas establezcan en su organización un

plan de motivación permitiendo conocer de manera más cercana el ambiente laboral que

se vive en los equipos de trabajo, asociados a la presión laboral, exceso de trabajo y el

estrés como principales causas de desmotivación en los trabajadores.

 Con la elaboración del plan motivacional se busca aportar soluciones aquellas

debilidades que se reflejan en el ambiente laboral, de forma coherente y justa para todos

los cargos de la empresa. Con lo anteriormente expuesto se pretende mejorar la

comunicación entre los empleados, comprendiendo y asumiendo la diversidad en el

sistema comunicacional de la organización, estableciendo mecanismos para entender las

opiniones de los funcionarios, con el fin de tener éxito en los procesos

comunicacionales de la organización.

Para la empresa se proponen las siguientes modelos motivacionales:

Integración del personal:

La oficina de talento humano, establece realizar cada tres meses actividades de

integración con el personal de todas las áreas de la empresa, cuyo objetivo es afianzar

las relaciones entre compañeros lo que contribuye a mejorar el desempeño laboral y

desempeñar un buen trabajo en equipo el cual se verá reflejado en el desempeño de la

empresa y el crecimiento personal de sus empleados, cada una de las actividades se

realizarán en espacios diferentes a las oficinas, permitiendo a cada empleado asistir con

su familia y de esta manera realizar dinámicas, charlas motivacionales y compartir un

almuerzo o refrigerio con todos las personas asistentes lo que les permite disfrutar de

otros espacios y así mejorar la comunicación y las relaciones con los compañeros dentro

y fuera de la organización.

Actividad física y estilos de vida saludable

Desde la oficina de talento humano de la

organización, se llevará a cabo la integración de algunas rutinas deportivas y estilos de

vida saludables con los empleados de la organización, dichas actividades consisten en

realizar tres veces a la semana aeróbicos, zumba, además, se realizarán actividades en

grupos de trabajo en la preparación de recetas saludables, las cuales ayudan a fortalecer

el trabajo en equipo y la comunicación del personal.

Ascensos dentro de la empresa.

La colaboración del área de recursos humanos en la organización, permite

descubrir capacidades y habilidades especiales dentro de cada empleado, abriendo las

posibilidades al crecimiento laboral de cada trabajador. En la empresa se permitirá la

postulación de los empleados que consideren cumplen con los requisitos para el ascenso

dependiendo del cargo, permitiéndole mayores ingresos y la posibilidad de crecer

laboralmente. Dicha convocatoria está coordinada por el área de recursos humanos y

será publicada en la cartelera informativa a la entrada de la organización para los

trabajadores que deseen postularse.

Celebración de fechas especiales

 Desde la oficina de talento humano se elabora un cronograma, plasmándose en

las diferentes fechas especiales como lo son cumpleaños, día de la mujer, día de la

madre del padre entre otras

Celebrar fechas importantes en el lugar de trabajo trae beneficios tanto para los

colaboradores como para la propia empresa. En el caso de los cumpleaños, permite

realizar seguimiento a la fecha de nacimiento de cada colaborador, dándole la

oportunidad de celebrar con un desayuno o almuerzo o de tomarse este día libre para

compartir con su familia.

A nivel de empresa, al reconocer los cumpleaños de sus colaboradores, la

compañía aumentará la moral y motivación de los miembros del equipo, impactando

directamente en sus niveles de satisfacción laboral, así como su compromiso y

productividad, estas son las claves para la motivación y compromiso de los

colaboradores, más allá de la tradicional idea de que los beneficios, programas o buenas

prácticas son los principales factores del éxito.

 Conclusiones

❖ El protocolo de comunicaciones es un instrumento de gran importancia en las

organizaciones para transmitir de una forma adecuada, segura, ágil y oportuna

información para el correcto funcionamiento de la misma, además fortalece las

relaciones interpersonales tanto con el cliente interno como externo.

❖ El protocolo de comunicaciones permite establecer las directrices y mecanismos

con los fluirá la información, con el fin de evitar rumores, desinformación que

afecta de forma negativa a la organización.

❖ Con la construcción del protocolo de comunicaciones de la empresa

Instrumentos Premium, pudimos poner en práctica los conocimientos adquiridos

en las lecturas sugeridas en la guía de actividades.

❖ Con el desarrollo del trabajo permitimos comprender las clases de comunicación

aplicadas al entorno laboral tanto internas como externas y su dinamización en

las relaciones laborales y el trabajo en equipo mediante un plan motivacional.

❖ Al finalizar la actividad se pudo establecer y describir una comunicación

efectiva y afectiva en las relaciones laborales y el trabajo en equipo; logrando

proyectar el mejoramiento de las relaciones internas y externas dentro de una

organización mediante el diseño de un manual de protocolo empresarial.

 Referencias

Castro, A. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Retrieved from https://elibro-

net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/69924?page=1

Portocarrero, C. Giraldo, J. (2017) Diseño de un manual de comunicaciones interna y

externa para el centro de medicina biológica DR. O Byrne. Universidad

Autónoma de occidente. Cali –Colombia. Tomado de:

https://red.uao.edu.co/bitstream/10614/9913/1/T07583.pdf

Torres, S. (26,11,2018). Comunicación y Relaciones Laborales. [Archivo de video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281

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UNODC (2014) Protocolo de comunicaciones. Colombia. Tomado de:

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Urcola Tellería, J. L. y Urcola Martiarena, N. (2015). Manual práctico de comunicación

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