= J foo hile -cpileeelealie Access Domine la herramienta mas util y confiable para bases de datos Perit Ur ek} Ce BE laird PA eR a de bases de datos 4 Busqueda, ordenamiento y filtros 4 Generacion sencilla de reportes Way aos} mas!YY CONOZCA SUS ieee Y////7 \WoLuNERABILIDADES Seen YY cee eg icra es TELL Peau Lecco Ste ea CO en ee Sur oe ou Cre nese nc eerie eens eae Bean) 4 Pah Qa to s6S0648 Dnt aaa ay eee cas Lenguaje simple y llano para una Coen eCut cue} ee enc ees teeta dees uae) ero OPUS ae UL) CUS g Le) STD ey Wane oles) Fact) Mma enh cy LLEGAMOS A TODO EL MUNDO VIA >0ca* ¥ Pea ene ens eee me lnm im ilaeca heen ii) usershop.redusers.com [email protected]EE” Capitulo 1 Bienvenidos a Access 2007 Logremos conocer la utilidad de las bases de datos y como crearlas, asi como también, familiarizarnos con el entorno del programa. RedUSERS:D 1 Bienvenidos a Access 2007 Bienvenidos a Access 2007 En este primer capitulo, brindaremos la informa~ cidn necesaria para adentramos en el mundo de Access 2007. Aprenderemos a iniciar el programa ya relaclonarnos con la interfaz, ademas de crear, guardar y abrir bases de datos. Conaceremas los beneficios del programa y nos centraremos en la identificacién de cada elemento que compone e! entorno de Access, con el fin de facilitar la realiza- cién de las tareas posteriores. Qué son las bases de datos? Las actividades productivas 0 de servicios requieren de un volumen de informacién considerable para desarrollarse efectivamente, por lo tanto, necesitan que ésta se encuentre perfectamente organizada con relaci6n a la actividad que se desea desarrollar (Figura 1). Por ende, disponer de informacién rele- vante, en forma rapida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas. Producto Ventas Cédigo_Producto Cantidad Para lograr su correcta y dindmica organizacién, dis- ponemos de una de las herramientas mas potentes para su manejo: Access 2007. Este programa permite gestionar datos mediante bases de datos (estructura donde se guarda la informacién de manera organi- zada), de forma agil y completa Una base de datos se define como una coleccién de datos organizados sisteméticamente en formato de tablas (Figura 2). Estas nos permiten generar nueva informaci6n a partir de dichos datos y a través de diversos procesos, haciendo uso de campos (columnas) y registros (ias). Una base de datos puede contener infinitas tablas, sin embargo, es conveniente que definamos Nombre Apellido Empleados Edad Sector FIGURA 1. Organizar la informacién es un proceso que determina la estructura de una base de datos. 2 RedUSERS!Conocer el programa Disponer de informacion relevante, en forma rapida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas previamente su estructura, para no generar datos duplicados. Lo primero que debemas hacer es tomar lapiz y papel, y realizar un breve esquema de las actividades que deseamos registrar, teniendo en cuenta la forma de distribucién de la informacion en tablas, Debido a que éstas son los elementos mas pesigue ante importantes de una base de datos, gran parte de nuestro trabajo se centraré en su apropiada cons- truccién y posterior mantenimiento. Conocer el programa Microsoft Access 2007 funciona bajo el sistema operativo Windows y viene incluido dentro del pa~ quete Microsoft Office, de manera que debemos tener este sistema instalado en nuestro equipo. Fecha nasrvenee = FIGURA 2. Las tablas disponen los datos en campos y registros, Los campos son las columnas y los registros las filas. noise axonsisen 2/o¥/000 IMPORTANCIA DE UNA ESTRUCTURA PREVIA La distribucién correcta de la informacién en tablas es muy importante para su adecuado registro. Tener clara una estructura desde el inicio nos evitard perder tiempo y trabajo, ele- mentos valiosos a la hora de buscar o de generar la informacién que necesitamos. RedUSERS!D 1 Bienvenidos a Access 2007 Para iniciar el programa, podemas desplegar las op- clones del meni Indeio o también utilizar el icono identificativo del programa situado en el Escritorio de Windows (Figura 3). A continuacién, nos encontramos con la pantalla de bienvenida, que nos permite elegit la forma de empezar a trabajar: desde una plantilla 0 con la Microsoft Office Access 2007 FIGURA 3. Para iniciar el programa, debemos hacer doble clic sobre este icono del escritorio. FIGURA 4. Cada categoria representa diferentes plantillas. Una vez que conozcamos cémo crear bases de datos, veremos cémo trabajar con ellas. 14 creacidn de una base de datos en blanco (Figura 4). En este punto, el panel izquierdo de la pantalla nos permite seleccionar una determinada categoria de plantillas, que se mostraran en el centro de la venta- na representadas por un icono ilustrativo correspon- diente con el tema de cada categoria LA INTERFAZ La interfaz de Access posee elementos para manipular la ventana del programa, independientemente del contenido de sus bases de datos. La versin 2007 in- corpora un diseito de entorno dinamico para la reali- zacion de todas las tareas (Guia visual 1 y Figura 5). Para comenzar, veamos la barra de titulo, que muestra el nombre de la base de datos en la cual estamos trabajando y el nombre del programa. Ademas, posee los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar, asi como también la barra de acceso rapido y el botén de Office. RedUSERS!Conocer el programa Pe eel Fabric Wace de datos (2ccess 2007) ~McroconAsease Tokio [Cnt Seton eer Hernia de at ate « a (|S [a epee oto niques rena Botén de Office: permite acceder a funciones principales para el manejo de archivos. Barra de acceso répido: botones personalizados, para el acceso a funciones del programa. Nombre de la base de datos que estamos utiizando, Minin zr: lleva la ventana a su tamavio minimo y la sitda sobre la barra de tareas © saxinizar/Restaurar: permite que la ventana ocupe toda la pantalla. Cuando ésta se encuentra maximizada, el botén se llama Restaurar y permite llevar la ventana al iltimo tamaro establecido. @ Cerrar: permite salir del programa. Por lo tanto, para volver a él debemos ingresar nuevamen- te, ya sea a través del acceso directo 0 del mend inicio. @ cinta de opciones: grupo de pestafias con acceso a las diferentes funciones del programa. Qa saa aera Oe a a stent Ba fa FIGURAS. Bre Patents Ala derecha del mend, IF nee oe se muestra la lista 2 omeseriee de archivos abiertos recientemente. ee Bastard con hacer clic i\emse sobre el deseado para que éste se abra. RedUSERS! 15D 1 Bienvenidos a Access 2007 Botén de Office EI Botén de Office se diferencia del resto debi- do a que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana e incluye el logo oficial de Microsoft Office, Al hacer clic sobre este boton, se despliega la lista de funciones bésicas para el trabajo con archivos de bases de datos, que detallamos a continuacion Bh mes (Sper FIGURA 6. El comande Guardar como permite guardar tanto objetos como la base de datos completa. ugar P cerarbasedestos © Nuevo: abre la pantalla de bienvenida para que elijamos si crearemos una nueva base de datos, en blanco o basada en una plantilla. © Abrir: permite visualizar bases de datos existentes. © Guardar: guarda los cambios realizados en la base de datos, como la creacién de nuevos objetos. © Guardar como: posibilita quardar la base de datos actual con otro nombre o extensién. Foon bec Guaraat a objeto ae base oe cater como Guateas opjeto como Garde el obet oe a bate ce cate actual come un Buscar complementos pra otros formatos de archivo lr complemente care arene Base de datos de Acess 2002-2003 Guede una copa compatibie con cess 2002-2008 Acces 2000, operon cen JM favo] PLANTILLAS PROFESIONALES © ear Ont Mere ieee Te Tecan eeu erat pl Teed eo eRe eure ig Ce ema 16 RCE sa Cue ae eee aos aeons Ce ata Wear PNM ee eat RedUSERS!Conocer el programa Posee diferentes opciones que permiten hacer la base de datos actual compatible con versiones anteriores de Microsoft Access. © Imprimir: mediante sus opciones, posibilita imprimir rapidamente los elementos existentes en la base de datos, realizar configuraciones previas a la impresién y visualizar los elementos de la manera en que serén impresos. © Administrar: las opciones de este comando permiten, entre otras cosas, realizar una copia de seguridad de la base de datos. Esto evitard la pérdida accidental de los datos almacenados. * Correo electrénico: abre un cuadro donde debemos elegir el formato a través del cual se enviardn los datos por correo electrénico. Luego, se abrird el programa para gestionar el correo que tengamos instalado y configurado en nuestra PC. © Cerrar bases de datos: cierra la base de datos actual sin cerrar el programa El Boton de Office se diferencia del resto debido a que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana A la derecha de los comandos Guardar como (Figura 6), Imprimir, Administrar y publicar, notamos una flecha que indica que éstos poseen un conjunto de opciones relacionadas en su interior, Para visualizarlas, debemos situar el cursor del mouse sobre la flecha, y se mostraré una lista que presentard las opciones correspondientes al comando elegido. El botén Opeiones de Access posibilita realizar configuraciones sobre la base de datos. En este punto, podemos utlizarlo para modificar la configuracion de colores del entomno del programa. Al pulsar este botén, se abre el cuadro de didlogo Opciones de Access, e| cual posee diferentes categorias situadas sobre la izquierda del cuadro. Dentro de Mas frecuentes, podemos encontrar Conbinacién de colores que, a su vez, posee tres opciones: Azul, Plata y Negro (Figura 7). ( >) CINTAS DE OPCIONES CON TECLADO Al presionar la tecla Alt, aparecera una letra junto al nombre de cada pestafia. Presionamos la letra que se corresponds con ta cinta deseada, y al ingresar en una cinta, se mostraran los caracteres correspondientes a cada comando, identificados también con una letra o niimero. RedUSERS! 7D 1 Bienvenidos a Access 2007 FIGURA 7. Luego de elegir la combinacion deseada, debemos pulsar el boton - Aceptar,y elentorno del programa se adaptara a la combinacién elegida. Debido a que la explicacién de cada opcién del cuadro Opciones de Access es muy extensa, nos remitire- mos a explicar las necesarias en cade caso particular. Barra de acceso rapido Una de las innovaciones de la versién 2007 de Microsoft Access es la inclusion de una pequefia barra situada en la parte superior de la ventana, que permite acceder répidamente a diferentes funciones del programa. En ella se encuentran pequefios boto- nes para ejecutar, de forma inmediata, algunos de los comandos més habituales, como Guardar, Abrir, Imprimir, etcétera (Figura 8). Cuando seleccionamos un elemento de este ment, el botén correspondiente se muestra en la barra de titu- [o.Al pulsarlo, se ejecuta la accién que tiene asociada, y se agiliza el proceso de busqueda de una opcién. La lista cuenta con las siguientes opciones: © Nuevo: crea una nueva base de datos en blanco. © Abrir: abre bases de datos existentes y nos posiblita editar su contenido © Guardar: almacena los cambios realizados en la base de datos cade vez que lo pulsamos. * Correo electrénico: permite enviar el contenido de la base de datos via e-mail (correo electrénico) COMANDOS BASICOS ERLE Teas 18 importante que practiquemos el uso de los comandos b cimientos iniciales sobre la creacién de tabla Oe eae Cee RT iia Den Mere REC Pret RedUSERS!Conocer el programa hacia uno o varios destinatarios y elegir el formato de los datos, © Inpresién répida: imprime, rapidamente, todos los elementos de la base de datos. © Vista Preliminar: posibilita visualizar los datos tal como se verén impresos. * Revision ortografica: revisa la ortografia y gramatica de los datos y nos ayuda, asi, con la correccion de posibles errores. © Deshacer y Rehacer: con Deshacer, anulamos acciones llevadas a cabo y, con Rehacer, pode- mos realizarlas nuevamente. —— RedUSERS! FIGURA 8. Através del botén Personalizar barra de acceso rapido, podemos activar/ desactivar los botones que deseamos que se muestren/oculten enla barra. * Modo: permite alternar entre las diferentes vistas de los elementos de la base de datos. * Actualizar todo: sincroniza los datos entre los elementos de la base de datos. * és conandos: posibilita incluir comandos que no se muestran de forma predeterminada (Figura 9). * Mostrar debajo de la cinta de opciones: permite elegir la ubicacion de la barra de acceso répido (debgjo o encima de la cinta de opciones). © Minimizar la cinta de opciones: nos brinda la posiblidad de mostrarfocultar la cinta de opciones de la aplicacién. FIGURA 9. Al ingresar en la opcién las Comandos, podemos seleccionar el comando deseado y pulsar el botén Agregar para que se muestre en la barra de acceso répido. 19D 1 Bienvenidos a Access 2007 Cinta de opciones Ctra de las grandes innovaciones de la versién 2007 es la Ginta de opciones, ya que agrupa los coman- dos por medio de diferentes fichas, para lograr une mayor dindmica en la utiizacion del programa. De forma predeterminada, se muestran las cuatro fichas: Indeio, Crear, Datos externos y Herra- mientas de base de datos. Sin embargo, depen- diendo de la tarea que estemos realizando, pueden aparecer mas. La agrupacion de comandos esti asada en el orden logico de las tareas por realizar. Las principales funciones de las fichas son: ‘* Inicio: posee todos los comandos que permiten trabajar con el formato de los datos, por ejemplo, fuente, tamatio y color, entre otras. * Crear: contiene opciones para crear todos los ‘objetos disponibles en una base de datos (tablas, consultas, formularios, informes, etcétera). * Datos externos: desde esta ficha, accedemos a la importacién 0 exportacién de datos. Herramientas de base de datos: contiene herramientas de mantenimiento para la base de datos, asi como también la opcion de cifrar el archivo mediante contrasefias. Es posible minimizar a Cinta de Opeiones con el comando Minimizar 1a Cinta de Opciones del botén Personalizar barra de acceso rapido. De esta misma forma, hacemos clic en el nombre de cada ficha para ver sus opciones (Figura 10). aaa eae a Suwcemues = FIGURA 10. Cada ficha muestra los comandos agrupados en apartados. La ficha Crear posee los apartados: tablas, formularios, informes, y otros. MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES Otra forma de minimizar ls cinta de opcion Ponte Tsai Scere Uae es hacer doble clic sobre el nombre de la ficha as CTRL+F1. Al pulsar sobre el nombre de cada ficha, Eee Mie) 20 RedUSERS!Conocer el programa Barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos muestra informacién acerca de la base de datos en la cual estamos trabajando. Cuando no se encuentra ningun objeto abierto, so- Jo muestra la palabra Preparado. Su contenido varia dependiendo de la tarea que realizamos, por ejemplo, cuando ingresamos datos en una tabla, indica la vista en la cual estamos trabajando (Figura 11). i ce FIGURA 11. Se muestran cuatro botones, que permiten alternar entre las distintas formas de sualizar la tabla. La barra de estado también muestra si tenemos activado el Blog.Mayds 0 si esté encendido el teclado numérico. Por otra parte, para configu- rar las opciones que deseamos visualizar en esta barra, basta con hacer clic con el botén derecho de! mouse sobre un lugar vacio de ésta, y activar las opciones deseadas del meni emergente. Cuando las opciones no estan precedidas por una tilde, significa que estan desactivadas. La lista de opciones que se muestran al hacer clic con el botdn derecho del mouse sobre un elemento se denomina Ment contextual. Las diferentes op- iones que pueden aparecer en este menii dependen del lugar de la ventana en el cual hicimos el clic, Por ejemplo, si comparamos el mend contextual de la barra de acceso rapido con el menii contex- tual de la barra de estado, ambos presentaran opciones diferentes. Sin embargo, también es posible ocultar la barra de estado para que no se muestre en la base de datos. Para ello, debemos desplegar las opciones del Botén de Office, pulsar el boton Opciones de Access, ingresar en la categoria Base de datos actual, desactivar la casilla Mostrar barra de estado y pulsar el botén Aceptar. De este modo, no se vera la barra de es- tado en ninguna base de datos, hasta que se active la casilla anteriormente mendonada. CREAR UNA BASE DE DATOS Para crear una base de datos nueva, debemos utilizar la opcién Base de datos en blanco, situada en la categoria Destacados. Al pulsar este botén, Access permite realizar una base de datos desde cero (Paso a paso 1), es decir, que no posee contenido predeterminado (a diferencia de las plantillas que si lo poseen). ( >) RECOPILACION DE DATOS Microsoft Access 2007 permite crear o actualizar la informacién de una base de datos, con datos recopilados de correos electrénicos. Cuando la informacién llega, se dirige automati- camente al elemento de la base de datos que corresponda y evita, asi, el proceso manual. RedUSERS! 21D 1 Bienvenidos a Access 2007 22 Esciba el nombre que desee asignarle ala base de datos en la opcién Nonbre de archivo. No pueden existir dos bases de datos con el mismo nombre dentro de una misma carpeta. RedUSERS!Conocer el programa Pulse el botén que se encuentra junto al nombre asignado, para elegir la ubicacién de la base de datos, ya sea en el disco duro de la PC 0 en algtin medio de almacenamiento transportable como, por ejemplo, un pendrive. Para finalizar, haga un clic sobre el botén Crear, ubicado debajo del nombre asignado. RedUSERS! 23D 1 Bienvenidos a Access 2007 Luego de realizar los pasos anteriores, se generaré una tabla vacia en la nueva base de datos, la cual cerraremos por e! momento, can el botén Gerrar, situado en la esquina superior derecha de la pestafia de la tabla. Si bien no es obligatorio cerar esta tabla creada automaticamente, recomendamos hacerlo hasta que adquiremos otros conocimien- tos, como por ejemplo, la creacién de tablas de forma personalizada (Figura 12) tre forma de creer una base de datos esa través de las plantillassituadas en la pantalla de bienvenida, Al pulsar sobre una de ellas, se creara una nueva 1 wen Teas = =: 7) Rete) Erwan) Gate fee | Set e NNrSucunal = Drecaon = Teléfono > Vertarsfoartenor = 1357008 321505 aaine0s amcos FIGURA 12, Cada elemento de una base de datos se sitda en una pestafia diferente yes posible cerrarlos de forma indepent © LICENCIA DEL SOFTWARE Es importante conocer las condiciones legales del programa. Para ello, base de datos con un contenido predeterminado, dependiendo de la plantila elegida (Paso a paso 2) Es decir, cada una de elas tiene los diferentes ele- mentos de una base de datos (tablas, consultas, formulatios o informes) enfocados en la tarea que gestionara. Las plantillas disponibles son: © Activos: permite registrar detalles de los activos (como la fecha de adquisicién) a través de tablas, informes y formularios creados automaticamente. © Contactos: posee opciones para registrar datos personales, induyendo imagenes. © Problemas: es ideal para el registro de problema: ya que permite redactar cual es, su prioridad y qui es la persona asignada, entre otras especificaciones. © Eventos: posibilita registrar fechas de reuniones, direcciones 0 una imagen por cada evento. © Proyectos de marketing: permite rescistrar |a entrega de proyectos de marketing. © Proyectos: registra presupuestos de proyectos. * Canalizacion de ventas: posibilita realizar un seguimiento aprapiado de las ventas. © Tareas: permite |istar las tareas pendientes, incluyendo a la persona encargada, la fecha de comienzo y la de finalizacion. © Alumnos: una plantila ideal para gestiones educa- tivas, ya que posibilita registrar datos de alumnos. © Facultad: permite registrar datos de profesores eee) CO CCC On OC nC oe ECS CRCUry re ee aE Mca 24 Ca Ta ei RedUSERS!Conocer el programa Pe eee eeu te Introducién @ Microsoft Office Access Haga clic sobre la plantilla que desee utilizar en la pantalla de bienvenida, correspondiente a la categoria Destacados. Escriba el nombre que desee asignale a la base de datos en la opcién Nombre de archivo. ‘Access completard, en forma automatica, este espacio con un nombre predeterminado, el cual puede cambiar libremente. RedUSERS! 25D 1 Bienvenidos a Access 2007 42 Microsoft Office Access | rrcevcin rt oni ce Para terminar, haga un clic sobre el botén Deseargar, ubicado al lado del botén Cancelar. 26 RedUSERS!Conocer el programa Mediante el botén Descargar, nos conectamos con Office Online para descargar la plantila selecciona- da en nuestra PC. Este procedimiento requiere cone- xin a Internet, y e tiempo que demore dependera de la velocidad de la conexién. Sin embargo, podemos utilizar plantilas locales, es deci, creades automati- camente al instalar Microsoft Access en nuestra PC. Para emplearlas, debemos seleccionar la categorfa Plantillas locales, donde el botdn Descargar se reemplaza por el botén Crear, ya que no sera ne- cesario descargar la plantilla de Internet porque se encuentra instalada en la PC. Por lo tanto, pare usar plantillas locales, no necesitaremos conexin. ABRIR BASES DE DATOS Hasta el momento, hemos visto como crear nuevas ba- ses de datos. Sin embargo, Access también permite vi- sualizar bases de datos existentes, Para ello, debemos abrirlas con alguno de los siguientes procedimientos: * Al pulsar el botén Mas.., situado en la Pantalla de bienvenida sobre el panel derecho. * Conel botén Abrir, de la barra de acceso rapido. © Al pulsar la combinacién de teclas CTRL+A * Con un doble dic sobre la base de datos en el lugar donde se encuentre guardada Si utiizamos cualquiera de los procedimientos ante- riormente nombrados, se mostrara el cuadro de dia- Jogo que podemos ver en |a Figura 13. FIGURA 13. Para abrir una base de datos, debemos seleccionar la carpeta que la contiene, hacer clic sobre el archivo deseado y pulsar el botén abrir. ( >) TRABAJO CON PLANTILLAS Para utilizar algunas plantillas, debemos disponer de conexién a Internet para descargerlas. Recomendamos emplearlas luego de adquirir mas conocimientos sobre bases de datos, ya que, a medida que avancemos en la lectura, se comprenderén nuevos y diferentes términos. RedUSERS! 27D 1 Bienvenidos a Access 2007 Luego de abrir una base de datos (sin importar el procedimiento elegido), se mostraran los objetos que contiene, en el panel izquierdo, denominado Panel de Exploracién. Si se muestra vacio, no significa que exista algun error, sino que simplemente la base de datos no posee elementos. Por lo tanto, podemos afirmar que la existencia de una base de datos no conlle- va obligatoriamente la existencia de elementos que la compongan. Por supuesto que el objetivo de crear bases de datos es incorporarle elementos que permitan registrar informacién, sin embargo, es importante saber que se pueden dejar en blan- co, sin que se produzca ningun error FIGURA 14, Podemos elegir ta vista Detalles para visualizar el tamajio del archivo, asi como también la fecha de la ultima icacién realizada. Si bien es posible abrir bases de datos creadas en versiones anteriores a la 2007, probablemente no la estemos visualizando en la lista de archivos. Para ver todos los archivos que podemos abrir en el programa, debernos elegir Todos 1os archivos(*.*), corres- pondiente a la lista Tipo de archivo, situada en la parte inferior del cuadro de didlogo abrir. A través del botén vistas, ubicado en el extremo superior FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS © Es Porn aC 28 importante que establezcamos, previamente, la finalidad de una base de dat crearla, para lograr un disefio util y dinémico. La creacién ex Econ iva de tablas dificulta el tra EA ee eee) eos RedUSERS!Conocer el programa Microsoft Access 2007 posee un sistema de ayuda para acceder a descripciones de elementos derecho del cuadro, elegimos la forma en que deseamos visualizar la lista de archivos (Figura 14). AYUDA DE MICROSOFT OFFICE Microsoft Access 2007 posee un sistema de ayuda para acceder 2 desipciones de elementos, funcio- nes, formas de trabajo y demés, Para visualizar la Ayuda de Access 2007, debemos pulsar la tecla FA 0 el botén que muestra el signo interrogante en el ‘extremo superior derecho de la Cinta de Opciones. De esta manera, aparecerd la ventana que pode- mos observar en la Figura 15 Para realizar una busqueda particular, disponemos de un espacio para escribir el texto deseado en la parte superior izquierda de la pantalla. Luego, pul- samos el boton Buscar, y se mostrard una lista de los temas relacionados con el texto introducido. Para ver la tabla de contenido completa, basta con pulsar sobre el botén en forma de libro, que se en- cuentra en la barra superior inmediatamente despues, se desplegarén los temas principales de ayuda en el la- do izquierdo del cuadro. Al pulsar en ellos, podemos mostrar u ocultar la lista de subtemas correspondien- te al tema previamente elegido y, al hacer clic sobre un suibtema, se mostrar la informacion respectva FIGURA 15. Cuando el puntero del mouse adopta la forma de mano, significa que estamos sobre un vinculo, Al pulsar sobre un vinculo, se mostrard su destino. ( >) RESUMEN Para comenzar a trabajar en Access 2007, es importante conocer las ventajas que posee el disefio de su interfaz y los comandos bésicos. Este primer capitulo brinda los conacimientos necesarios para introducirse en el mundo de las bases de datos de Access 2007. RedUSERS! 29D 1 Bienvenidos a Access 2007 Multiple choice P17 cuatde tas siguientes fichas nos permite acceder a la importacién © exportacién de datos? a- Inicio b- Crear ¢- Datos externos d- Herramientas de base de datos DP 2 cust de tas siguientes opciones permite elegir la ubicacién de la barra de acceso rapido? a- Guardar b+ Mostrar debajo de Ia cinta de opciones c- Administrar d- Publicar D3 cust de tas siguientes plantillas esté disefiada de forma especitica para el registro de profesores? a- Contactos b- Proyectos &- Tareas d- Facultad DP cust ae tas siguientes plantilias posee opciones para registrar datos personales, incluyendo imagenes? a- Contactos b- Proyectos c- Tareas d- Facultad D5 cual de tas siguientes fichas posee todos los comandos que permiten trabajar con el formato? a- Inicio. b- Crear c- Datos externos d- Herramientas de base de datos PG icust de tas siguientes opciones permite compartir la base de datos? a- Guardar b- Mostrar debajo de la cinta de opdones c- Administrar d- Publicar 30 926 eb DE 'GZ D1 sseisondsoy RedUSERS?EE” Capitulo 2 Comenzar a trabajar con Access Aprenderemos a crear tablas. A través de ellas, ingresamos y organizamos la informacion. RedUSERS:DP 2.Comenzar a trabajar con Access Comenzar a trabajar con Access Una de las tareas fundamentales en la creacion de ba- ses de datos es la incorporacion de tablas. Debido a allo, en este capitulo, aprenderemos a creatlas, a ele- Gir los tipos de datos adecuados y a guardarlas correc- ‘tamente. Ademas, aprenderemos a ingresar registras, a trabajar con el Panel de Exploracién y la Hoja de datos, asi como también a sustituir y buscar datos. A medida que avencemos en nuestro curso, profundizaremos en cada uno de los objetos que conforman una base de datos. En principio, comenzaremos con las tablas. Las tablas Las tablas son los elementos mas importantes de una base de datos, ya que permiten ingresar infor- macién de forma ordenada y sistematica, ademas de buscatla y editarla. Si bien el resto de elementos que la componen (formularios, consultas, informes, macros Y médulos) son importantes, las tablas constituyen la base integral del trabajo en Access. VISTAS DE LAS TABLAS Cony CEaeerC bilita introducir inf 32 CREAR TABLAS Para crear tablas, debemos ingresar a la ficha Crear de la cinta de opciones y utilizar los botones del apartado Tablas. En este grupo, encontramos |a opcién Disefio de tabla, hacemos clic alll y ol programa nos llevard ala vista Disefo. ste tipo de vista permite modificar la estructura de una ta- bla, es decir, definir los campos que contendré y el formato de los datos (Figura). Las opciones principales de la vista disefio son: © Nombre del campo: alli se colocan los nombres de cada uno de los campos que conformen la tabla, es decir, los nombres de las columnas. © Tipo de datos: ali se indican los tipos de datos (ndmero, texto, moneda, etcétera) de cada uno de los campos de la tabla. Debemos desplegar la lista om RC CeO Cnc Cour a que tendrd la tabla, mientras que la vista Hoja de Daa ORCL ES RedUSERS!Las tablas Las tablas son los elementos mas importantes de una base de datos de opciones y hacer clic sobre el tipo de dato deseado. En el préximo subtema, explicaremos cada uno de ellos con mayor detalle © Descripcion: este espacio permite escribir comentarios opcionales sobre cada camgo. TIPOS DE DATO Cada registro que introducimos en una tabla tiene un formato determinado: texto, nlimero, fecha, hora, etcé- tera. Access permite definir el tipo de dato que se empleard en cada campo, a través de la lista Tipos de dato, que se despliega de cada campo de esta colum- nna, Sus opciones son las que vemos a continuacién: * Texto: permite registrar hasta 255 caracteres alfa- numéricos, es decir que es posible ingresar texto y ndmeros que no sean utilizados para un calculo. FIGURA 1. Observe que, en la parte central de la ventana, se muestra una pestaha denominada Tabla 1, nombre predeterminado que le da Access. Al guardar la tabla, lo podremos modificar. ( >) IMPORTANCIA DEL TIPO DE DATO ELEGIDO Es importante que elijamos el tipo de dato adecuado para ingresar la informacién de cada campo. Tipos de datos incorrectos pueden generar dificultades cuando registramos la infor- macién: si algunos estan fuera del tipo admitido, Access no nos permitiré almacenarlos.. RedUSERS! 33DP 2.Comenzar a trabajar con Access ‘* Memo: este tipo de dato es conveniente cuando los datos por intraducir en cada registro son muy extensos (mayores a 255 caracteres). Admite texto y niimeros que no se empleen para célculos. ‘© Numero: admite solamente numeros, los cuales pueden ser usados en calculos, par ejemplo, can- tidad de horas trabajadas y cantidad de productos vendidos, entre otras posibilidades. * Fecha/Hora: posibilita registrar fechas y horas, por ejemplo, fecha de nacimiento, fecha de ingreso ala empresa y otros datos similares. © Moneda: representa valores monetarios, por ejemplo, salario, precio de venta, etcétera, © Autonumérico: genera, automaticamente, ndimeros enteros correlativos 0 aleatorios. © Si/No: genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos 0 desactivar para valores negativos. © Objeto OLE: permite almacenar archivos, tales ‘como imagenes, sonidos y videos, entre otros. © Hipervinculo: vincula generalmente archivos y elementos de una base de datos a direcciones URL y de correo electrénico. © Datos adjuntos: posibilita adjuntar archivos @ un ‘campo, por ejemplo, una tabla que posea datos de los empleados puede llevar adjunto el curriculum correspondiente, en el registro de cada uno de ellos. © Asistente para biisquedas: permite generar un © PANEL DE EXPLORACION ara CC: 0 An aT Teo De PST ET} 34 menu con opciones, para poder seleccionar los valores del campo. Este tipo de dato es para valores con paca o ninguna variacién, por ejemplo, lista de sucursales de la empresa y listado de sus sectores, GUARDAR TABLAS Luego de finalizar el disefio de una tabla, debemos. guardarla. Para ello, pulsamos el bot6n Guardar de la barra de acceso répido y se mostraré un cuadro de didlogo (Figura 2). Después de escribir el nombre deseado para la tabla y de pulsar el botén Aceptar, la tabla creada se mostraré en el Panel. de Exploracién, y esto inci- card que se encuentra guardada. Luego de guardar- la, el nombre asignado se presentard en la pestafia correspondiente. Si deseamos cerrarla, podemos hacerlo a través del botén Cerrar de la pestafia. Nombre de Is tabla: (Dakas del Personal FIGURA 2. Cada vez que guardamos una nueva tabla, debemos ingresar el nombre deseado y pulsar el botén Aceptar. istituye lo que se denominaba ventana de Base de datos, en versiones ante: rere RedUSERS!Las tablas Sin embargo, no lo haremos aun porque hay que recordar que los campos de la tabla ya han sido cre- dos, pero todavia no han sido ingresado registro. PANEL DE EXPLORACION Una de las innovaciones en la versién 2007 es la presentacién del Panel de Exploracién dentro del entorno del programa. Este panel brinda la posibilidad de realizar operaciones complejas de forma rapida y dinémica, ya que permite acceder fécimente a cada elemento de la base de datos de manera simulténea y llevar a cabo operaciones tales como copiar objetos, moverlos, eliminarlos, entre otras. Cada elemento que incorporemos en la base de datos se mostra- ra en este panel situado sobre la izquierda de la ventana (Guia Visual 1), ELIMINACION DE OBJETOS Una de las innovaciones en la version 2007 es la presentacion del Panel de Exploracion dentro del entorno del programa Ota de las utilidades del Panel de Exploracion as la busqueda de elementos (tables, consulta, infor- mes, formularios 0 médulos) mediante su nombre. Pa- ra ello, debemos mostrar ls Barra de busqueda: hacemos clic sobre un lugar vacio del Panel de Exploracién con el botén derecho del mouse y elegimos la opcién Barra de busqueda. Se presentara un pequefio cuadro de texto para introducir el nombre del elemento por buscar. Alli, debemos escribir todo o parte del nombre del ele- mento deseado (Figura 3). Tengamos en cuenta que esta funcion de asistencia en la busqueda es muy util cuando la base de datos es extensa y, por lo tanto, no se alcanzan a visuali- zar todos los elementos a la vez. Cuando eliminamos algiin objeto de la base de datos {tablas, consultas, informes, etcéteral pueden surgir problemas con su funcionalidad. Para evitar estos inconvenientes, confirme- mos que el elemento por borrar no esté relacionado con otro elemento. RedUSERS! 35D 2.Comenzar a trabajar con Actess Pe eeu atli) Tablas i compras Datos Personales Exportaciones Proveedores Ventas Consultas ) compras dentro del pais [S) exportacion por paises @ Meni de categorias: permite indicar la forma de visualizar los elementos de la base de datos segin diferentes categorias, Datos de los proveedores © Ancho del panel: muestra/oculta el panel. Registro de ventas © Grupos: muestra/ocuita los elementos que pertenecen al grupo. @© Elementos: conjunto de los elementos que componen la base de datos: tablas, consul ‘tas, formularios, informes, macros, etcétera. El productos mas vendidos Formularios Informes {G]_ Detalle de empleados ATAJOS DE TECLADO PARA DUPLICAR OBJETOS Debemos tener en cuenta que es posible copiar y pegar elementos de una base de dato: a través del teclado con atajos de teclado. Para copiar ¢ eet ery rer ea Cran 36 RedUSERS!Las tablas Sa nary iss |[Petepepeles = FB ater 6 er provenoree (BE egistro ge ventas FIGURA 3, A medida que ingresamos el nombre del elemento que estamos buscando, se muestran Los elementos cuyo nombre coincide con el escrito. COPIAR OBJETOS A través del Panel de Exploracién, Access 2007 nos brinda la opcién de copiar abjetos. Es posible copiar cualquier objeto de una base de datos. Esta acci6n permite tanto duplicar nicamente la estruc- tura de los elementos, como también la estructura acompafiada de sus datos almacenados. | aaa oF aN BT vwatas_|Portapapmin eee ver Todos los objates de. Table FL tos ersonaes RedUSERS! Es posible copiar cualquier objeto de una base de datos En este caso, copiaremos una tabla. Para ello, debe- mos seleccionar el objeto deseado en el Panel de Exploracién y pulsar el bot6n Copiar, de la ficha Inicio, o presionar la combinacién de teclas CONTROL+€. Luego, tenemos que hacer clic sobre el botén Pegar, de la ficha Inicio. Se mostrara un cuadro de didlogo con las siguientes indicaciones: * Nombre de la tabla: aqui debemas indicar el nombre del duplicado. © Estructura solamente: el duplicado tendra el mismo disefio que el original, pero sin registro. © Estructura y datos: el duplicado poseera tanto el disefio, como los registros del original © Anexar datos a la tabla existente: permite que los registtos dela tabla original se copien en otra. Después de indicar los datos deseados, debemos pulsar el botén Aceptar y se creara la copia en el Panel de Exploracién (Figura 4). FIGURA 4. Las copias se ubican ‘en el mismo grupo que el elemento original. En este ejemplo, hemos duplicado una tabla, por ello se ha situado autométicamente en el apartado Tablas. 1 ero enlqueci) 37D2.Comenzar a trabajar con AES Pare comprobar que la copia de la table iertamente 5 un duplicado, podemos mostrar su mend contex- tual: hacemos clic con el bot6n secundario del mouse y elegimos la opcién Vista Disefio. Asi, comproba- mos que se muestran los mismos campos que en la tabla original. También podemos hacer doble clic sobre el panel para abrir la tabla y comparerla MODIFICAR EL NOMBRE DE LOS OBJETOS Recordemos que, cuando aprendimos el procedi- miento para guardar tablas, debtamos asignarle un nombre. Esto sucede con todos los elementos que se crean en una base de datos. Sin embargo, podemos modificar el nombre de to- dos los elementos teniendo en cuenta que no pue- den existir dos del mismo tipo con nombre idénti- co. Es decir que, por ejemplo, no puede haber dos tablas con el mismo nombre, pera esto si es posi- ble en el caso de una tabla y un formulario. Para cambiar el nombre de un elemento situado enel Panel de Exploracién, debemos hacer clic con el botdn derecho del mouse y elegir la opcién ‘Cambiar nombre (Figura 5). 38 Ahora, debemos escribir el nuevo nombre que desea- mos asignarle al objeto y pulsar la tea ENTER para confirmarlo, Recordamas que ésta operacién es per- mitida siempre y cuando no se le otorgue a un ele- mento un nombre existente dentro del mismo grupo. ELIMINAR OBJETOS Ademas de crear o de renombrar objetos, también podemos eliminarlos. sta es una de las operaciones mas riesgosas porque, al eliminar elementos, tam- bién borramos toda le informacién que ellos poseen. Para borrat un objeto de la base de datos, debemos seleccionarlo (con un solo clic) en el Panel de Exploracién y pulsar el boton Eliminar de la ficha Inieio. Para mas detalles sobre este proceci- miento, podemos pulsar el bot6n Ayuda (Figura 6). FIGURA 5. Cada elemento del Panel de Exploracién posee la opcién Cambiar nombre en su ment contextual. RedUSERS!Hoja de datos FIGURA 6. Cuando Access solicita confirmacién para la eliminacién de un objeto, pulsamos el botén SI para eliminarto o NO para anular la accién. Hoja de datos Hasta el momento, hemos visto cémo crear la estructura de una tabla, indicando los campos y tipos de datos posibles, pero atin nos hace falta ingresar la informaci6n. Luego de crear dicha es- tructura, la tabla esta lista para que le podamos insertar los registros a través de |a vista Hoja de datos. Aunque la indusién de informacién tam- bién puede realizarse a través de formularios, pro- fundizaremos en este procedimiento mas adelante. INSERTAR DATOS EN LAS TABLAS El objetivo de las tablas es almacenar informacion, por lo tanto, uno de los procedimientos més importantes en la elaboracién de una base de datos es la insercidn de registros en las tablas. Es decir, in- gresar la informacién que deseamos almacenar en cada campo creado. Para ello, primero debemos vi- sualizar la tabla en la vista Hoja de datos, a la cual accedemos por medio del grupo Vistas de la fi- cha Inicio o directamente desde de la ficha Hoja de datos. Luego, hacemos doble clic sobre el icono que representa la tabla en el Panel de Exploracién. Asi, veremos la tabla con todos sus campos. Enla hoja de datos (también llamada grilla) vemos a ingresat los diferentes registros que conformaran la tabla, La insercién, eliminacién y modificacién de re- gistros se consideran operaciones de tipo ABM (altas, bajas y modificaciones de registro). Finalmente, para introducir los datos debemos situarnos en la celda deseada y escribirlos. Recor- demos que, para pasar de una columna a la otra, podemos pulsar la tecla Tabulador o hacer clic sobre la celda directamente (Figura 7). El objetivo de las tablas es almacenar informacion ( >) ORGANIZACION DE LOS REGISTROS Access 2007 ofrece la posibilidad de ordenar los registros con base en uno 0 varios campos, ya sea de forma ascendente o descendente. Tengamos en cuenta que, cuando los datos se encuentran organizados, es més facil trabajar con ellos y, por lo tanto, mas dinamico RedUSERS! 39DP 2.Comenzar a trabajar con Access FIGURA 7. Al pie de la grilla, se muestra una fila vacia, encabezada por un asterisco ("* en la cual siempre ingresaremos los nuevos registros. |B recrntnea Editar datos insertados Access permite autoajustar el ancho de las columnas para adaptarlas al contenido. De esta forma, si el dato introducido es mas largo que e| ancho prede- terminado de la columna, al ajustarlo podremos Visualizarlo completamente. De lo contrario, si el contenido es mas angosto, reducird su ancho y ahorrareros espacio. Para ajustar el ancho de una columna de forma automética, debemos hacer doble clic sobre la linea divisoria derecha de su nombre y, asi, Access modificara el tamaiio de la columna con base en el contenido actual Sideseamos ajustar el ancho de las columnas manual- mente, podemos hacer clic sostenido desde la linea divisoria derecha del nombre de la columna has- ta la posicidn deseada, ya sea para aumentar 0 para disminuit e! ancho. Los campos que se muestran en la hoja de datos son los que indicamos en la vista ci- sefio de tabla. De manera que si deseamos cambiar, agregar 0 quitar campos, debemos ingresar a la vista Disefio con el botdn Ver, de la ficha Inicio. Pata modificar un campo, hacemos doble clic sobre su nombre, pulsamos Suprinir y escribimos BUSQUEDA DE REGISTROS La funcién de busqueda que posee / (le Eee a eee NU eu nen eee Tcl tre Temes 40 Pee Ca creat eee eel ERM yee RedUSERS!Hoja de datos nombre que deseemas. Para agregar un campo, de- bemos situamos en la préxima fila vada de le grilla y escrbiro, Para eliminarlo, debemos seleccionatlo y pulsar la tecla Suprimir (Figura 8), Luego de modificar la estructura en la vista Disefo, volvemos a pulsar el botén ver para visualizar la hoje de datos (recordemos que a través de la parte inferior del bot6n ingresamos a les diferentes vistas de |a tabla). Desde alli, revisamos la informacién y, finalmente, guardamos los datos ingresados con el boton Guardar, de la barra de acceso rapido. Si cerramos la pestafie antes de guardar los cam- bios, Access preguntaré si deseamos quardarlos. Gon ae =) RedUSERS! Para modificar un campo, hacemos doble clic sobre su nombre, pulsamos Suprimir y escribimos el nombre que deseemos CREAR LISTAS PREDETERMINADAS Es posible que, frecuentemente, tengamos que com- pletar el campo de una tabla con valores constantes. Para faciltamos esta tares, Access permite crear un listado de valores que nos ayudan a seleccionar un valor deseado para que, de este modo, evitemos la escritura relterativa. Para crear listas predeter- minadas debemos seauir el Paso a paso 1. En la vista Diseifo, el campo muestra el tigo de da- to Texto, sin embargo, cuando visualizamos la tabla enla vista Hoja de datos, si podemos desplegar la lista predeterminada y seleccionar el valor deseado, Cada registro contiene su propia lista desplegable y permite seleccionar la opcién deseada en cada fila. FIGURA8. Al pulsar sobre la parte superior del botén ver, ingresamos directamente en a Vista Disefo. 41D2.Comenzar a trabajar con Access bere ee ed Ingrese en la vista Disefio de la tabla y elja el tipo de dato Asistente para busquedas. ‘istene pare Blues ute atente crea a clan de intda, aie ura tac lee vores que ued ele Came desea que la uma Ge Bicquea chhterga si vanes? Ogg am otnme debian bevels valresenune | Active la opcién Escribiré 1os valores que desee y pulse cl botén Siguiente. 42 RedUSERS!Hoja de datos ) VISTAS DE LAS TABLAS Las tablas poseen diferentes vistas. La vista isefe permite indicar la estructura, es decir, los campos y tipos de datos que tendrd la tabla, mientras que la vista Hoja de datos posibi- lita introducir informacién en la tabla. Conoceremos el resto de las vistas a lo largo del curso. RedUSERS! 49DP 2.Comenzar a trabajar con Access = Comienzo del campo: busca una coincidencia solo en el comienzo del campo. © Coincidir Mayésculas y minasculas: cuando activeros esta casilla,tnicamente detectaré, como resultado de la biisqueda, el texto que coincida exactamente con las mayisculas y minisculas del texto escrito en el campo de busqueda, por ejemplo, “maiz” no lo detectatia como resul- tado ya que no coincide la maydscula inicial FIGURA 10. La bitsqueda de datos es muy util cuando la cantidad de registros resulta muy extensa, ya que permite hacerto automaticamente. 50 Para que encuentre un resultado, debe coincidir exactamente el texto escrito con el valor del campo Cada vez que pulsemos el boton Buscar siguiente, se resaltard el préximo valor coincidente con el tex- to especificado, Cuando llegue al iltimo, Access mostraré un cuadro de didlogo que indicaré que ya no se encuentran coincidencias (Figura 10). El pro- cedimiento para reemolazar datos es muy similar al de busqueda, solo que se debe indicar el valor nue- vo de reemplazo. Podemos lograr esto a través de las instrucciones del Paso a paso 3. eneagaso. aE ae concer eee) in eclarinvan FB cave crate RedUSERS!Hoja de datos ere eed 3) jase Bee ab em, |e tae Frmretnorayc| HL 2 anna + SEM 4 estes basesr.co rhaat j257329.00 seiaiise s0.780.00 so/ca/ss82 jsiosc0 0 spasen as6223,00 anys jscsera.co cones I ses.ssec0 evn 1 arz6ss 20 epayisn haz sce copxisaz jese5c0 cary jects essa «0 2apeli300 Ingrese en la vista Hoja de datos y haga clic sobre el botén Reemplazar, del apartado Buscar. ie eS aps) (6) ewe S29 Oyo poe || Paced | 5 i Weve + Bie t ¥ Aten [= no LALA] ccm Sorin ra Fl (Rens) Esciba el texto que desea buscar en la tabla o campo, en la opcién Buscar. RedUSERS! 51D2.Comenzar a trabajar con Access ° 52 a 3) mime Era £1 Seccen ees Sha Aone Premera 3) Mesa H tint - Ber "8 anarn ‘Bose ss/ifisez Escriba el texto que reemplazara el texto buscado, en la opcién Reemplazar por. ay es eX tance - Buse Mm SF ahem see 3 oo as = (ees) Pulse el botén Buscar Siguiente para encontrar el texto buscado. RedUSERS!Hoja de datos Presione el bot6n. mplazar para realizar la sustitucién en el valor seleccionado icin se realice todas 0 pulse el botén Reenplazar todos para que la su: las veces que se repita el valor buscado. Alo largo del capitulo, hemos aprendido a crear uno de los elementos mas importantes de una base de datos: las Tablas. Cada una contiene diversos registros organizados en colum- nas, las cuales permiten establecer el tipo de dato que se registrar. RedUSERS! 53D 2.Comenzar a trabajar con Access Multiple choice DP 1 aus opeién permite escribir comentarios opcionales sobre cada campo? a- Nombre del campo b- Tipo de datos. = Descripcion d- Numero de filas, D2 caus opcisn es conveniente cuando los datos por introducir en cada registro son muy extensos? a- Memo. b- Objeto OLE c- Asistente para busquedas. d- Si/No. D3 cus tipo de dato genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos o desactivar para valores negativos? a- Memo. b- Objeto OLE. - Asistente para busquedas. €- SiNo DP aus tipo de dato permite generar un mend con opciones, para poder seleccionar los valores del campo? a- Memo. b- Objeto OLE c- Asistente para buisquedas. d- SifNo D5 cue tipo de dato permite almacenar archivos, tales como imagenes, sonidos y videos? a- Memo. b- Objeto OLE c- Asistente para busquedas. d- Si/No. D6 0ué opcién permite indicar ta forma de visualizar los elementos de la base de datos segtin diferentes categorias? a- Ment de categorias. b- Ancho del panel. c- Grupos. d- Elementos. 54 2-9 4S Hp ‘PE GZ I] sends RedUSERS?EE” Capitulo 3 Tipos de dato y sus propiedades Conozcamos los procedimientos para modificar las propiedades de las tablas y establecer los tipos de datos adecuados. RedUSERS:D 3.Tipos de dato y sus propiedades Tipos de dato y sus propiedades Luego de crear tablas, es importante aprender a mo- dificar sus propiedades, ya que cada una de ellas es- tablece un aspecto diferente de los datos por introdu- it, Aunque cada tipo de dato posee sus propiedades especificas, existen muchas que se repiten practi- ‘camente en todos los tipos. Mediante el manejo de las propiedades, disminuiremos el tamano de la base de datos, los validaremos, crearemos mensa- jes de error para evitar aquellos que no cumplan con los criterios deseados, y mucho mas. Propiedades particulares El trabajo con las propiedades particulares de los campos es fundamental para la correcta organiza- ccién y funcionalidad de la base de datos. Cada campo debe tener un tipo de dato establecido y valores cohe- Tentes entre sus propiedades, por lo tanto, hay que tener en cuenta que dichos valores dependen tanto en cade campo. Es decir puede que un tipo de dato no contenge las mismas propiededes que otro. Una vez visto que cada campo almacena un tipo de dato que se encuentra indicado en la vista Disefio de la tabla, vetemos que cada tipo de dato posee de- tetminadas propiedades que se muestran en la par- te inferior de la vista Disefio, dentro del apartado Propiedades del. canpo. A continuacién, desarrolla- remos algunas de estas propiedades (Figura 1). REDUCIR EL TAMANO DEL CAMPO Cada registro almacenado ocupe un determinado espacio en el tamafio de la base de datos. De forma predeterminada, se guardan 255 caracteres para cada registro de cada campo de la tabla, Sin em- bargo, la mayoria de las veces no utilizamos tantos caracteres para cada registro. del registro como del tipo de dato que se introduzca LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS (teu PES ieee Cra Com MEE TeCCRC une Rare iale to incluy 56 PR ICM Ecc Ce ete eet) Peer aera ores. La legibil una tabla debi RedUSERS!Propiedades particulares Por lo tanto, Access ofrece la posibilidad de definir la cantidad que utilizaremos en cada campo. Empleamos la propiedad Tamafio del campo, que permite acotar la cantidad de caracteres o valores para un campo, Para el tipo de dato Texto, pode- mos indicar valores entre 0 y 255 caracteres. Si un campo registra nombres, ser suficiente contar con 20 caracteres, ya que es practicamente imposible que alguno tenga mas de 20 (aunque puede variar sequin el idioma). Al indicar valores ajustados a nuestra nece- sidad, logramos que la base de datos sea més aail y evitaremos ocupar espacios innecesarios. Para el tipo de dato Némero, se muestra una lista desplegable con valores ordenados en forma ascen- dente. E| més utilizado es el tamafio Entero Largo, ye que solamente ocupa 4 bytes y permite almace- nar valores que superen los dos millones. era al RedUSERS! El trabajo con las propiedades particulares de los campos es fundamental para la correcta organizacion y funcionalidad de la base de datos FORMATO: APARIENCIA DE LOS DATOS Cada tipo de dato posee la propiedad Formato, que permite establecer la apariencia de los datos que se- rn introducidos en el campo seleccionado, al ubi- cainos en la vista Hoja de datos (Figura 2). FIGURA 1. Es importante que cada campo tenga establecidos los valores adecuados, dependiendo de los datos que se registraran.D 3.Tipos de dato y sus propiedades FIGURA 2. Debemos desplegar la lista y elegir el formato que deseemos asignarte al campo seteccionado, Para el tipo de dato Niimere, las opciones de esta propiedad son las siguientes: © Numero general: muestra el dato introducido tal como se escibe, es deci, no se mocifca el formato, ‘© Woneda: al ntimero introducido por el usuario se le agrega, de forma automatica, el separador de miles y el signo monetario (S). * Euro: le agfega el simbolo monetario Euro al valor introducido en le tabla. ‘© Fijo: base la modificacion en la Configuracion Regional del Panel de Control. + Estandar: agrega el separador de miles, sin indicar un simbolo monetario. + Porcentaje: multiplica el valorintraducido por 100 © REGISTRAR LA FECHA ACTUAL SC Crean une través del b Cen {a PC. Por lo tanto, es 58 n Hoy. Debemos tener en cuenta que lo que se inserta es la fecl osible que no se corresponda con la y agrega, al final, el simbolo de porcentaje (9), © Gientifico: muestra el valor introducido en el modo de notacién cientifica Para el tipo de dato Fecha/Hora, podemos elegir entre los valores de la Tabla 1 Tengamos en cuenta que, al ingresar los datos en la tabla, no es necesario escribir la fecha en forma larga (martes, 1 de diciembre de 2009), sino que, al escri- birla en forma corta (01/12/09), Access automatica- mente hace la conversion a fecha larga. De este modo, se facilita el ingreso de informacion y el proceso se hace mas rapido y sencilla Pee CeCe aCe ec ec Ie) ERR) elect RedUSERS!Propiedades particulares VALOR ara Fecha general 1/12/09 16:02:21 Fecha larga martes 1 de diciembre de 2009 Fecha medina 1-dic-09 Fecha corta 12/03 Hora larga 13:27:58 Horamediana 1:27 PM Hora corta 19:27 TABLA 1. Propiedad formato para el tipo de dato Fecha/hora. VALORES PREDETERMINADOS Ctra de las posibilidades que ofrece Access es in- dicar que, de forma predeterminada, se muestre un cierto valor en cada celda de un campo. Esto lo hacemos a través de la propiedad Valores predeterminados, que nos permite indicar el texto que se vera en cada una de las celdas del campo ac- tual, a través de la vista Hoja de datos. Es posible modificar el valor predeterminado para asignar uno nuevo; para eso, debemos borrar el predeterminado y escribir el nuevo. % RedUSERS! Esta propiedad nos permite agilizar el proceso de registro de la informacién, ya que es muy til cuando los valores del campo san constantes 0 con potas variaciones, y nos evita tener que escri- bir un determinado contenido en cada celda. VALIDAR DATOS Una de las grandes ventajas de registrar informacion mediante Microsoft Access es la posibilidad de res- tring los valores admitidos en un campo. La propie- dad Regla de validacién permite establecer la/s condiciones que deben cumplir los datos para ser aceptados 0 no en un campo, Por ejemplo, podemos indicar que Unicamente se admitan los valores inferiores @ 400 a través de la expresi6n <400, valores supetiores a 200 a través de >200, 0 valo- res inferiores o iguales 2 800 a través de <=800. Las expresiones se pueden componer de diversas formas: con valores numéricos, signos matemati- cos, nombres de campos, nombres de tabla, etcé- tera. Cuando deseamos nombrar un campo en una expresién, debemos hacerlo entre corchetes, por ejemplo, [Cantidad] (Figura 3). FIGURA 3. Debemos desplegar lalista y elegir el formato que deseemos asignarle al campo seleccionado.D 3.Tipos de dato y sus propiedades Si bien podemos escribir sintaxis con expresiones complejas, también podemos hacerlo a través del bot6n situado sobre el extremo derecho del campo, el cual abre el cuacro Generador de Expresiones (Guia Visual 1) Luego de crear la expresion deseada, debemos pul- sar el bot6n Aceptar y se mostraré en la propiedad tegla de validacién de la vista Disefio. A continua- cién, debemos quardar los cambios y situarnos en la vista Hoja de datos, pare comprobar el fun- cionamiento de la regla creada Cuando el usuario inserte un valor que no sea per- mitido por la regla, aparecera un mensaje de error. Por ejemplo, si la regla de validacién admite sola- mente valores inferiores a 500, y el usuario ha ingresado un valor igual o superior a 500, estaré FIGURA 4. Frente al mensaje de error, debemos pulsar el botén Aceptar y modificar el valor para que se ajuste ala expresién establecida en la propiedad Regla de validacién. violando la regla y, por lo tanto, Access mostrar un mensaje de errar. Por el momento, iniciaremos con la utilizacién de expresiones sencillas, como la comparacién de datos (Figura 4). MENSAJE DE VALIDACION Hemos visto que, cuando ingresamas un dato (en la vista Hoja de datos) que no es admitido por la regla de validacién, Access muestra un mensaje de ertor que le indica al usuario que el dato introducido no es correcto. Sin embargo, dicho mensaje puede no ser comprendido por e! usuario, haGendo que éste desconazca el motivo por el cual el dato introducido no esta bien, Debido a que es muy importante que el usuario identifique claramente cudl es el error, Access permite personalizar el mensaje para explicar adecua- demente al usuario el por qué del valor no valido. GENERADOR DE EXPRESIONES © Ue Rue ae Ce Ce Reece una expresién, realicen un calculo, Para calcular sueldos con base en | OM cele Mem TEE ee 60 even O eae eet re Ey [Horas trabajadas]*[Precio de 1a hora] RedUSERS!Propiedades particulares Cem eo tle ted Generador de expresiones Listado de funciones, constantes y operadores disponibles para el tipo de dato actual Categorias que se comesponden con el contenido de la carpeta seleccionada en la columna de la izquierda. El ejemplo muestra las categorias correspondientes a la carpeta Operadores. © Valores correspondientes a la categoria seleccionada en la columna central. En el ejemplo, se muestran los operadores de comparacién disponibles. @ Botsn Pegar: coloca el operador seleccionado en el auadro superior © cuaro de expresién:en este cuadro, escribimos la expresion deseada 0 pegamos los operadores seleccionados. @ botones de operador: conjunto de botones que permiten insertar, répidamente, operadores en la expresién. ( >) LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS Cuando asignemos colores para la fuente o para la hoja de datos, debemos mantener cierta armonia entre ambos colores. La legibilidad de una tabla deber ser agradable [esto incluye su disefio) para que el usuario no distraiga su atencién, pero se sienta cémodo al leerla. RedUSERS! 61D 3.Tipos de dato y sus propiedades Por ejemplo, si la regla de validacién admite sola- mente valores superiores a 200, el mensaje debe contener esta informacién para que el usuario com- prenda explicitamente por qué el valor que introdujo no es adecuado. Para configurar un mensaje de vali- dacion personalizado, sigamos el Paso a paso 1. Cuando el usuario ingrese un dato no admitido por la regla de validacién, aparecerd el mensaje de error con él texto especificado en la propiedad Texto de validacién. Por |o tanto, aconsejamos redactar mensajes explicitos para ayudar al usuario a ingre- sar valores admitidos por la regla de validacion establecida (Figura 5). a Sokmete es postle ing sso alors wanares © iguaies = 400. (Cae) (ate) FIGURA 5. Es importante que el mensaje sea concreto para que el usuario comprenda cudles son los datos admitidos. DATOS OBLIGATORIOS Es posible que, en muchas ocasiones, necesitemos que el usuario escriba datos de forma obligatorie en un campo determinado, Es decir, que no guede continuar con el resto de los registros sin completar dicho campo. Para lograr esto, debemos convertir ese campo en obligatorio. Para ello, utilizemos la propiedad Requerido, que posee una lista desple- gable con dos valores: $4 y No. Al elegir la opdén ‘Si, se vuelve obligatoria la introduccién de datos en ‘ese campo, por lo tanto, en la vista Hoja de datos no podra quedar vacio, En ese caso, se mostraré un mensaje de error que explicard que el campo no puede contener valores nulos, De forma predetermi- nada, se muestra el valor No, lo cual permite no escribir datos en el campo actual y seguir en otro, Si bien es una forma de obligar al usuario a que in- troduzca al menos un cardcter, es posible que escri- ba un espacio en blanco y, de esta forma, tampoco tendremos informacion. Para evitar este problema, contamos con la propiedad Permitir longitud cero, que también posee los valores $4 y No. MAS SOBRE LAS MASCARAS DE ENTRADA DME TR oe eC rear mascaras de entrada para limitar el ingreso de datos y Peers MRR Ont CEO OR ened Ten Ce aC nes ee ee aL 62 RedUSERS!Propiedades particulares er ue Oe CRC EC) Haga clic sobre la propiedad Texto de validacién, escriba el texto que desee mostrar en el mensaje de error y guarde los cambios en la tabla. RedUSERS! 63D 3.Tipos de dato y sus propiedades EI valor $4 admite que en el campo se escriba cualquier cardcter, incluso, un espacio en blanco. La opcién No impide que el usuario escriba solamente un espacio en blanco, Mediante la combi- nacién de ambas propiedades, logramos que el usuario se vea obligado a escribir algun valor que no sea un espacio en blanco en el campo. CREAR FORMATOS PREDETERMINADOS Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y el orden en el que seran aceptadios los datos en un campo, a través de la creacién de formatos predeterminados. Estos establecerén cuantos caracteres se admitirén, si seran nmeros 0 letras, mayisculas 0 mindsculas, si tendrén 0 no una separacién, etcétera. Para ello, utilizaremos la propiedad Mascara de entrada. La creacién de una mascara de entrada es muy util cuando los valores por introducir deben coincidir for- Zosamente con un formato predeterminado, por ejemplo, el cédigo de un producto. La creacion de una mascara contiene una sintaxis que debe coinci- dir exactamente con le cantidad de caracteres que se admiten en el campo. 64 Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y el orden en el que seran aceptados los datos en un campo Por ejemplo, si el cédigo de un producto debe for- marse por una letra, dos nimeros y otra letra, la méscara debe contener cuatro caracteres. En la Tabla 2, se muestra e! significado de cada carac- ter admitido en una mascara. Por ejemplo, pera indicar una letra, dos numeros y otra letra, obligatoriamente la méscara debe ser: LOOL. Para separarlos, podemos utilizar la masca~ ra: LIOOIL, Cuando e! usuario ingrese datos en un campo que posee una mascara de entrada, se mostraran subrayados los lugares disponibles jun- to a los caracteres literales (Figura 6) = Producto + prese ~ cantiose Mate ss0,00$ | FIGURA 6, Sien un lugar de la mascara debe ir una letra, al introducir un numero, ‘Access no escribiré nada y no mostrara ningun mensaje de error. RedUSERS!Propiedades particulares CARACTER Pee Pe soe Una letra de la “A” ala Una letra de la 0 9 L ? A a # & Gs < > \ Un digit del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio. Un digito del 0 al 9.0 un espacia. Su ingreso es opcional Su ingreso es obligatorio. Una letra de la “A” ala "2". Su ingreso es opcional Una letra de la “AY ala "2", oun digito del 0 a 9. Su ingreso es obligatorio. \" ala "2", o.un digito del 0 al 9 Su ingreso es opcional Un digito del 0 al 90 un espacio. Su ingreso es opcional. Cualquier cardcter 0 un espacio en blanco. Su ingreso es obligatorio, Cualquier cardcter 0 un espacio en blanco. Su ingreso es opcional. Todos los caracteres que sigan a este simbolo se convertiran en mintisculas. Todos los caracteres que sigan a este simbolo se convertrén en mayusculas. El carécter que siga a este simbolo serd literal, es decir, se mostrara directamente emla mascara, cuando el usuario esté ingresando un valor para el campo. Separadores decimales y de miles. Se usard el que esté determinado como valido enlla configuracién regional de Windows. TABLA 2. Significado de los caracteres adm NUMERAR REGISTROS AUTOMATICAMENTE Una forma de evitar la duplicacién de datos y registrar informacién que siga una secuencia numérica de in- cremento gradual es con la numeracion automatica de registros, a través del tipo de dato Autonunérico. Este tipo de dato permite numerar registros automa- ticamente, siguiendo una secuencia incremental de jos en una mascara de entrada. uno en uno. Este campo no permite introducir valores en forma manual, sino que la creacién es automati- ca@ medida que introducimos valores en la tabla, se va generando un valor de forma secuencial. Es de- cir, el primer registro tendra el valor 1; el segundo, al valor 2, y asi sucesivamente. Para indicar el modo en. que se crearé dicha secuencia, utlizaremos la pro- piedad Nuevos valores, que posee dos opciones: ( >) TIPO DE DATO AUTONUMERICO Debemos tener en cuenta que, luego de introducir datos en una tabla, no se puede utilizar el tipo de dato autonunérieo en campos existentes, incluso si ain nose han ingresado los datos en dicho campo. Si es posible agregar un nuevo campoy elegir dicho tipo de datos. RedUSERS!D 3.Tipos de dato y sus propiedades * Incrementalnente: incrementa en una unidad el valor anterior (1, 2, 3, etcétera). © Aleatoriamente: los niimeros se generan al azar, sin seguir un orden especifico. TRABAJAR CON FECHAS Anteriormente, hemos visto que Access ofrece la posi- bilidad de ingresar fechas mediante el tipo de dato Fecha/Hora, pero la insercidn de fechas en la vista Hoja de datos es manual, mientras que mediante la propiedad Mostrar el selector de fecha, autométicamente se muestra un icono que repre- senta un calendario en cada celda del campo. Al pulsar sobre este icono, se abre un pequefio calen- dario para que el usuario haga clic sobre la fecha que desee registrar (Guia Visual 2) Al hacer clic sobre una fecha del calendario, Access la mostraré en el campo con el formato establecido. Por ejemplo, si el campo tiene configurado el formato de fecha larga, al seleccionar una fecha del calendario, ésta se mostraré con el formato largo en la celda del campo. 66 INSERTAR IMAGENES Debido a la gran capacidad de Access, es posible re- gistrar todo tipo de datos, incluso imagenes. Para ello, debemos utilizar el tipo de dato Objeto OLE, que podemos observar en el Paso a paso 2. La celda de la tabla no mastrara le imagen elegida, sino el nombre del programa mediante el cual se vi sualizaré dicha imagen. Ai hacer doble clic sobre ca- da celda, se abrira la imagen que tiene asociada de forma independiente. Es decir que el programa que se abre para mostrar la imagen no pertenece al entor- no de Microsoft Access sino que simplemente permite visualizarla como un reproductor de imagenes. Mas adelante trabajaremos con Formularios, los cuales también nos posibilitan visualizar imagenes. EVITAR DUPLICACIONES DE DATOS Recordemos que es posible ordenar los registros de una tabla de modo ascendente o descendente, segiin los valores de un campo. Esta operacién es efectuada por Access instantaneamente, cuando la cantidad de registros es pequefia. Al hacer clic sobre una fecha del calendario, Access la mostrara en el campo con el formato establecido RedUSERS!Propiedades particulares Calendario | Venezuela 13/09/2010 Trigo | Chile 14/09/2010 Cebada \suiza 14/09/2010 Trigo |_| ttalia 15/09/2010 Maiz | )4 octubre 20039 b@ lmmijvsd 2930123 4) 5678 91011 Fi13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 2425 26 27 28 29 30 31 Mediante estas flechas nos trasladamos hacia los meses del aio, Indica la letra inicial de cada dia de la semana. Distribucién de fos dias del mes correspondiente. BotSn Hoy. se inserta en el registro actual la fecha que tenga configurada la PC. EXPRESIONES SIMILARES A EXCEL Cuando creamos reglas de validacién, lo hacemos a través de expresiones que deter- minan los valores que son admitidos en el campo. Estas expresiones son equivalentes a las funciones del programa Microsoft Excel. RedUSERS! 6?DP 3.Tipos de dato y sus propiedades—~ Ingrese enla vista Disefo de la tabla y ela cl tipo de dato objeto oLe. Guarde los cambios en la tabla, ingrese en la vista Hoja de datos y haga clic con el botén. derecho del mouse sobre la celda del campo que desee. Elija la opcién Insertar objeto... Active la opcién Crear desde archivo y pulse el botén Examinar para elegir la carpeta que contiene la imagen que deseamos mostrar. Luego, pulse Aceptar. 68 RedUSERS!Vinculos en los datos ‘Cuando tenemos cientos de registros en nuestra tabla, programa puede llegar a demorarse varios minutos, e incluso horas, en ordenar los registros. Para evitar es- ‘te inconveniente, es recomendable la creacién de un indice, que es una lista en la que se pueden almace- nar [os valores ordenados de uno o més campos. Para esto utilizareros la propiedad Indexado, que pose tna lista desplegable con las siguientes opciones: © Wo: sin indice © $i (Con duplicados): crea un indice pare el campo y admite el ingreso de valores duplicados (por ejemplo, dos apellidos igueles). © $i (Sin duplicados): crea un indice para el campo, pero no admite el ingreso de valores dupli- ados (por ejemplo, dos ntmeros de DNI iguales). Cuando e! usuario ingrese un valor duplicado en un campo que no lo permite, se mostrara un mensaje de error al guardar 0 cerrar la tabla (Figura 7) Faves aL mUSoeDO per 2.856.233,90 Marines 21.345.570.00 Tay anys on/io/asen A través de los vinculos, logramos conexiones entre los registros y un archivo existente Vinculos en los datos A través de los vinculos, lagramos conexiones en- tre los registros y un archivo existente, pagina web 0 correo electrénico. Cada celda es independiente, por lo cual es posible crear diferentes vinculos dentro de una misma tabla CREAR HIPERVINCULOS Por medio del tipo de datos Hipervinculos, pode- mos insertar vinculos dirigidos a direcciones de paginas web (URL), 2 un elemento de la base de datos o hacia otro tipo de archivos existentes. En la vista Hoja de datos tenemos dos opciones: la primera es tipear la URL de la pagina deseada, por ejemplo, www.redusers.com. La segunda es introducir una cadena de caracteres en la celda y luego asignarle el vinculo deseado. FIGURA 7. Cuando el valor sea duplicado, debemos hacer clic sobre el boton eeeanhor lear nna een anemia sc aan be pes on bee, tiie prep sein canbe ts entearse secon gn eetuon cs aia ue oes stoetoadbreeleatepwanome rose Siac crit eam ah Gaol RedUSERS! Aceptar y modificar el valor dupticado para poder continuar. 69DP 3.Tipos de dato y sus propiedates— Datos utiles para ACTat Teall ol [101] Crea CMT SNC te UMTS) feel oe one eco ga Cae CnC CC Peer en esc Cee Ue ed Come te ER mM CTT) CO URS nee Una de las ventajas que ofrece la CEN Cn Cy ecco oa ti ios aera ee Cie siec iain cue Creu ER cence es oem ieee cm as CC eg ee Cn da y nos permite, asi, tener mayor ence a CMCC rary Pn CR SRR Cea tado Campos y colunnas, encontramos Snes Come oem CS ro Gee eC Peete Ree ee 70 ‘Cuando ingresamos la URL, automaticamente se ge- nera el vinculo, por |o tanto, al hacer clic sobre éste, se abriré el navegador predeterminado para mostrar la pagina. En cambio, cuando introducimos una ca- dena de caracteres con un formato distinto del de las URL, debemos indicar el destino del vinculo, es decir, la direccion hacia donde deseamos trasladar- nos al hacer clic. Pata modificar hipervinculos, debe- mos sequir las instrucciones del Paso a paso 3. Cuando el destino es una pagina web, podemos tipear la URL en la opcién Direceién, Cuando el destino es un archivo existente, debemos indicar la carpeta que lo contiene en la opcion Buscar en y luego seleccionarlo de la lista. Después de elegir el destino deseado, pulsamos el botén aceptar. ELIMINAR ViNCULOS Si bien la creaci6n de vinculos es muy utilizada, es posible que también necesitemos eliminarlos. Para ello, debemos ingresar en la vista Hoja de datos y hacer clic sobre aquel que deseemos eliminar, con el botén secundario del mouse. Final- mente, seleccionamos la opcién Hipervinculo y, luego, Quitar hipervinculo. Da RedUSERS!Vinculos en los datos Modificar hipervinculos Ingrese en la vista Hoja de datos y escriba el texto que desee utilizar como vinculo. Haga clic con el botén secundario del mouse sobre la celda que desee, seleccione la opcion Hiper vinculos y, luego, Modificar hipervinculo.... En la lista Vineular a, seleccione hacia qué tipo de destino serd el vinculo: una pagina web, ‘un e-mail 0 un archivo existente, En este capitulo, aprendimos que todos los tipos de datos almacenan distintos tipos de regis- tro en los campos de una tabla. Cada uno dispone de varias propiedades que posibilitan aco- tar los valores permitidos en cada campo, logrando una base de datos funcional y agil. RedUSERS! nD 3.Tipos de dato y sus propiedades Multiple choice D1 aus opcionde propiedad agrega el separador de miles, sin indicar un simbolo monetario? a- Numero general b- Estandar. Filo d= Moneda. DP 2 -cus opcisn de propiedad se utiliza para mostrar el dato introducido tal como se escribe, es decir, sin modificar el formato? a- Nuimero general b- Estandar. © Filo. d+ Moneda. D4 aus opcion de propiedad basa la modificacién en la Configuracién Regional del Panel de Control? a- Numero general b- Estandar. c- Fijo. d= Moneda D5 cus opcién debemos marcar para que la fecha se vea de esta manera: sdbado 3 de diciembre de 2011? a: Fecha general b- Fecha larga. c- Fecha mediana d- Fecha corta. D3) cue oncionide propiedad permite agregar, de forma automitica, el separador de miles y el signo monetario? ‘a+ Numero general. DG) scuetcpeionidebemosimarcer para que la fecha se vea de la siguiente manera: 3-dic-11? a- Fecha general b- Estandar. b- Fecha larga. Filo c- Fecha mediana. d- Moneda d- Fecha corta 29°95 Dh ‘DE 2 TH ssesndsoy 2 RedUSERS!EE” Capitulo 4 Manejo de datos Veamos las diferentes formas de ordenar y de filtrar datos para obtener un conjunto acotado de registros. RedUSERS:D 4. Manejo de datos Manejo de datos En este capitulo, nos centraremos en la organiza- ign y el fitrado de los datos almacenados en una base de datos. La aplicacién de estos procesos permite ordenar, con base en uno o mas campos, los registros de las tables. dems, para elegir qué datos visualizarrSpidamente, utilzaremas los filtros y aprenderemos a crear crite- tios complejos que permiten acotar los resultados, cde manera que se puedan visualizar solamente los datos que cumplan con dichos citerios, Pare finali- zat, aprenderemos a recopilar datos via e-mail Ordenar registros Para ordenar datos en forma ascendente o descen- dente con base en un campo, debemos usar los bo- tones Orden Ascendente y Orden Descendente, de la ficha Iniedo. Sin embargo, existe la posibili- dad de que el orden que deseamos aplicar no sea estrictamente alfabético 0 numérico, por ejemplo, cordenar los datos segiin los dias de la semana, los meses del afio, etcétera. A continuacion, veremos ‘otras maneras de organizar la informacion. ORDEN PERSONALIZADO Existen infinidad de funciones en Access 2007, que obtienen diferentes resultados, y cada una de ellas posee una sintaxis que debe respetarse. Por ejemplo, ‘Access 2007 permite ordenar datos de forma perso- nalizada desde |a vista Hoja de datos con la fun- ci6n Sitnm, que posibllita obtener un resultado con base en una combinacién de acciones. Su objetivo es ordenar datos con base en condiciones y su sintaxis es: Silnm(expresion; valor_verdadero; valor_falso). Mas adelante (en el proximo Paso a paso), vere- mos cémo aplicar esta funcién, pero, primero, debe- mos entender las partes y condiciones de su expresion. © Expresién: aqui debemos indicar la condicién que eben cumplir los datos, por ejemplo, edad>18, mes=febrero, sueldo<=1200, etcétera * Valor_verdadero: resultado que se obtiene si AUTOFILTRO EN LA VERSION 2007 CEN Cae CPN eee eo Cu merc een Tce sién. Gracias a TO eee ee et vi cidn muy dtily practica de la nueva ver juelven una tarea muy sencilla 74 RedUSERS!Ordenar registros Existe la posibilidad de que el orden que deseamos aplicar no sea estrictamente alfabético o numérico la expresion es verdadera, por ejemplo, si la edad es mayor @ 18, el valor verdadero podré ser Mayor de edad. * Valor_falso: resultado que se obtiene sila expre- sién no es verdadera, por ejemplo, si la edad es menor a 18, el valor faso seria Menor de edad Cuando creamos la expresién de la funcién, debe- mos tener en cuenta las siguientes condiciones * El nombre de un campo debe estar encerrado entre corchetes, por ejemplo, [Dia de la semana]. *Si se incluye texto, éste debe estar entre comillas, por ejemplo, “Lunes”. © Si se incluyen valores numéricos, deben estar esctitos sin comillas. © Entre el nombre, el campo y el valor debe existir un operando, por gemolo, [Dia de la semana]= “Lunes”, [Edad]<=18, [Mes]="Febrero” FUNCIONES * Deben existir tantos paréntesis abiertos como certados para tener coherencia en la sentencia Para que la funcion ordene los datos, debemos asig- natle un valor_verdadero a cada registro y, luego, indicar el orden ascendente, por ejemplo, Silnm([Dia de la semana]="Lunes";1;Silnm([Dia de la semana]="Martes”;2;Silnm({Dia de la semana] ="Miércoles"” "Jueves"; “Viernes” "Sabado";6; “Domingo";7))))))) Para ordenar los datos con la funcién siznm, debe- mos seguir las instrucciones del Paso a paso 1 REORGANIZAR COLUMNAS Lavista Hoja de datos permite modificar el or- den de las columnas sin cambiar el de los campos en la Vista Disefio, Esta opcién brinda la posibilidad de ordenar los campos para ingresar o visualizar re- distros, Para modificar su ubicacién, debemos ingresar enla vista Hoja de datos y seleccionar el campo que deseamos mover. Luego, tenemos que trasladarlo hacia la nueva posicion con un clic sostenido desde la posicién actual hasta la deseada (Figura’). La cantidad de funciones incorporadas en Access 2007, es muy extensa; para conocerlas en mayor profundidad podemos ingresar en la ayuda del programa y seleccionar el tema Fun- ciones, de la categoria Automatizacién y Programabilidad. RedUSERS!D 4. Manejo de datos Ingrese en la vista Hoja de datos de la tabla, haga clic sobre el botn Avanzadas de la ficha Inacio y seleccione la opcién Filtro avanzado/Ordenar. En la fila Campo de la primera columna de la grilla, escriba la funcién siznn 76 RedUSERS!Ordenar registros En la fila Orden (correspondiente a la columna que posee la funcién), seleccione la opcién Ascendente. Haga clic sobre el botén alternar #1tro, de a ficha Indo, y observe los resultados, £ botin se desactivaré autométicamente. RedUSERS! ”D 4. Manejo de datos ‘Antines | 2.446 S71,00 23/o7fga cases n.se72900 29/1582 Durie | 2145670000 10/03/1582 Figuerce | 2131090800 2ayosrisat masurisen oviatisrs oxjnyasa onjoysa 27os/asah, 24/3380 Leper 21456283.00 Marine | 2134867500 nasa | 2430855600 endee | 2433705500 meres | 24810500 eres | BLS E500 Fedrguee | 21.096545,0 series BLOM 8.09 FIGURA 1. Al mover una columna, ésta ‘se representa con una linea vertical de color negro, que indica la nueva posicién del campo. Debemos tener en cuenta que es posible trasladar la posicién de todos los campos la cantidad de veces deseadas, pero la vista Disefo mostraré su orden inical. Sin embargo, es posible modificar dicho or- den a través de ella. La diferencia radica en que, cuando modificamos la estructura, la vista Hoja de datos si adoptard los cambios realizados. Para modificar el orden en la vista disenio, de- bemos seleccionar el campo que deseamos mover y trasladarlo hacia la nueva ubicacion. Una vez que hayamos realizado el cambio, al visualizar la tabla enla vista Hoja de datos, se respetara el orden establecido en la estructura, emu Tice ae aN ERNE UR ke ECD ae Re deban calcular, Tea Ce en cane Cec Filtros Una muy buena forma de clasificar los datos es fil- trarlos. Mediante la aplicacion de filtros, logramos clasificar datos con uno o vatios criterios (seguin lo que especifiquemos). De esta forma, visualizaremos Unicamente los datos que cumplan con los criterios especificados, y esto nos permitird disponer {Sd y rdpidamente de la informacién que necesitamos FILTRAR REGISTROS Para llevar 2 cabo una adecuada clsificacién de la informacion en la creacion de los diferentes tipos de filros, utiizaremos las opciones del apartado Orde- nary filtrar, de a ficha Iniedo (Guia Visual 1). La version 2007 de Access reconoce tres tipos de filtros que explicamos a continuacién: © Comunes: son los que se generan automatica- mente al activar/desactvar las casillas correspon- dientes 0 al indicar un critesio para el filtro. Mediante la aplicacion de filtros, logramos clasificar datos con uno o varios criterios Coen a aC) eee Cem 78 RedUSERS!Filtros ae at eed y Seleccién ~ WJ] Avanzadas ~ © VW Alternar filtro Ordenar y filtrar @ Fittro: muestra e! cuadro de fitros donde debemos activar/desactivar los valores por visualizar. Selece:ién: permite filtrar registros sobre la base de condiciones. Avanzadas: posee la lsta de operaciones posibles basadas en la filtraci6n de datos. Al seleccionar un tipo de filtro (ya sea de texto o con lcitero incicado. Para anular el filtro, es deci, numérico), se mostrara un cuadro pare que indi- —_para que se muestren todos los registras, tenemos quemos cudl seré el criterio por fitrar (Figura 2). que desactivar el botén Alternar filtro Por ejemplo, si deseamos mostrar solamente las _* Por seleccién: permiten crear un critrio basado exportaciones mayores a 60, debemos indicar el en un dato seleccionado. Es decir que, si el tipo de filto Mayor que... luego, escribir el valor ——cterio que deseamos aplicar en el filtro se 60 y pulsar e! boton Aceptar. De esta forme, encuentra en un registro, lo seleccionamos y solamente se visualizarén los registros que cumplan _pulsamos el bot6n Seleccéén (Figura 3). 0} ELIMINAR FILTROS Para quitar los filtros completamente, debemos pulsar el botén Alternar filtros. También es posible realizar la misma accién a través del bot6n Fa1trado, situado en la parte inferior de la ventana. El resultado es el mismo, cada usuario utilizar el que mas le guste. RedUSERS! 79D 4. Manejo de datos FIGURA 2, Se mostraré la opcién Filtros de texto OFiltros de numeros, dependiendo de los valores que posea la cotumna donde se encuentra el cursor. FIGURA 3. El listado de opciones se adapta al valor seleccionado, es decir que lo considera como el criterio de filtrado. + Por formulario: la fltracion se puede realizar con varios critetios. Pulsamos el botén Avanzadas y elegimos la opcion Filtro por Formulario. SELECCION DE REGISTROS: CRITERIOS Los Critetios son las expresiones que determinan una condicién para la seleccién de registros. Depen- diendo de la posicién del cursor, variaran las opcio- nes de filtrado (Figura 4). Veamos los criterios posi- bles para los campos de tipo texto: 80 a =r | ccs meno imseeninns | ere Bence ax gs > Eimen a SSO Sreameesenne i Soe eee aoe © Es igual a: permite filtrar registros donde el valor del campo actual sea igual al texto escrito. © No es igual a: muestta todos los registros donde el valor del campo actual sea diferente al escrito. ‘© Empieza por: pasibilita indicar la letra inicial de los registros que se mostraran. © No comienza por: muestra todos los registros donde la letra inicial sea diferente de la indicada. © Contiene: aqui indicamos los caracteres que tendran los registros que se mostrarsn. En este caso, podemos indicar mas de un critetio o utilizar RedUSERS!Filtros FF econo pata fo suns 15 /25/200 HEEScoa cue 1yos/a0w0 cenaaa | SF sna 1fos/20w0 rego SPH sata asyosjaauo man 2b Oeere écAo? . BL ovmareez04 caracteres comodin. Por ejemplo, para mostrar los registros que tiene la letra "s” en su contenido, escribimos simplemente la letra. Para seleccionar los que posean determinada cadena de caracteres, debemos utilizar el caracter comodin *, el cual representa una cantidad indefinida de caracteres. Para mostrar los registros que posean la cadena de ccaracteres "ig, tenemos que escribir “ig”. © No contiene: produce el efecto inverso a la opcién Contiene. © Termina con: indicamos el/los caracteres finales de los registros que se mostraran. * No termina en: indicamos los caracteres finales de los registros que no se mostraran. Foo FIGURA 4. Lalista Filtros de texto muestra los filtros disponibles para el campo en el cual se sittia el cursor. Sorbie Los fitros para el tipo de dato numérico son similares, excepto por los tres mencionados a continuacién: * Menor que: se mostrarén los registros que posean valores menores al indicado. * Wayor que: el resultado serén los registros que posean valores superiores al indicado, * Entre: mostraré los registros que se encuentren entre los valores indicados. Cuando el tipo de dato por fltrar es Fecha/Hora, la lista de fitros es mucho mas extensa y permite, entre otras cosas, filtrar entre meses, afios y dos fechas establecidas. ( >) APLICACION DE CRITERIOS Debemos tener en cuenta que los criterios ofrecen una gran diversidad de resultados. Lo importante es comprender que, para lograr su correcto funcionamiento, éstos deben ser aplicados en el campo adecuado. RedUSERS! a1D 4. Manejo de datos FILTROS POR FORMULARIO Hasta el momento, hemos visto como actéan los fil- ‘tos y cual es su funcion. En esta instancia del libro, desarrollaremos en profundidad cémo trabajar con ellos, asi como también las posibles variantes que pueden conjugarse para generar distintos resulta- dos. Recordemos que, para operar con filtros, pode- mos utilizar las opciones de Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio. Para seleccionar el tipo de filtro FIGURA 5. Observemos que se ha modificado el nombre de la pestafia: estd indicando que aplicamos un filtro, Cada vez que seleccionamos un elemento de una Lista, estamos creando un criterio para el filtrado Por Formulario, tenemos que desplegar las opciones del boton Avanzadas. Este tipo de filtfo permite seleccionar datos que ccumplan uno 0 més citerios, de forma répida, a ta- vés de la vista Hoja de datos. Al seleccionatlo, la atila se muestra vaciey se crea una liste desplega~ ble en cada campo, que permite fitra los datos que se mostrarén en la tabla (Figura 5) verificar que el pr Celery ree calaias Gel Rat cat ente configurada a2 RedUSERS!Filtros casa) Cada vez que seleccionamos un elemento de una lista, estamos creando un criterio para el filtrado. Es decir que los registros que se mostraran seran solamente aquellos que cumplan con los criterios, elegidos. Para aplicar el filtro, debemos pulsar el botén Alternar filtro y asi los registros que no cumplan con los criterios indicados quedaran ocultos, como podemos ver en la Figura 6. Para modificar los criterios de los campos que ya tienen filtro, tenemos que hacer clic sobre el icono representativo y activar/desactivar las op- clones deseadas. Para agregar criterias en otros campos, debemos hacer clic sobre la flecha situada junto al nombre del campo (justo al lado izquierdo del icono del filtro) y activarfdesactivar los elementos que deseamos visualizar. Para quitar el filtro de un campo, activamos la opcion Seleccionar todo de su ment desplegable. Una de las caractersticas de este tipo de filtro es que la cantidad de registos visualizados se actualiza automaticamente @ medida que moditicemos los critetios, de manera que, luego de indicar los ele- mentos que deseamos visualizar, debemos pulsar el botén Aceptar. Para quitar todos los criterias, tene- RedUSERS! 7 Nop oe Seo Pee HF em FIGURA 6. v| Los campos que poseen un filtro se identifican con el icono situado sobre el extremo superior derecho del nombre del campo. mos que pulsar nuevamente el boton Alternar filtro, y se mostiarén todos los registros de la tabla. AVANZADAS Dentro del apartado Ordenar y filtrar encontra- mos el botén Avanzadas, que permite trabojar detalladamente con los filtros personelizados y em- plear herramientas especficas de fitro (Figura 7). Las opciones del botén Avanzadas para los filtros, personalizados son las siguientes: © Filtro por formulario: permite pasar del filtro personalizado al filtro por formulero. FIGURA 7. Cuando el tipo de filtro es personalizado, las opciones del botén ‘Avanzadas permiten realizar mas operaciones que sobre los filtros comunes o de seleccién. 83D 4. Manejo de datos © aplicar filtro u ordenar: aplica el filtro personalizado actual. Su funcién es la misma que el bot6n Alternar filtro. © Filtro avanzado/ordenar: no realiza ninguna accén, al estar situados en el filtro avanzado, © Cargar desde 1a consulta: carga el disefio de una consulta en la grilla * Guardar como consulta: almacena los datos del filtro personalizado como una nueva consulta * Borrar cuadricula: elimina toda la informacion que posee la arilla, la deja completamente vacia © Cerrar: cierra la pestafia del filtro. Recopilar datos via e-mail Microsoft Access 2007 permite almacenar datos en las tablas existentes de la base de datos con infor- macién almacenada en mensajes de correo electré- nico (e-mail). En esta seccién, aprenderemos a reco- pilar y a administrar la informacion gracias 2 la co- nexion con Microsoft Outlook 2007. ad En la actualidad, se ha incorporado a la vida daria el uso habitual de mensajes de correo electrénico, también llamados e-mails, para la comunicacién e intercambio de informacién. Debido 2 ello, la versién 2007 de Microsoft Access nos permite almacenar el contenido proveniente de un e-mail, en las ta~ blas de la base de datos actual Para realizar esta tarea, crearemos un formulario de entrada para envidrselo a los usuarios a través del programa Microsoft Outlook 2007. Los usuarios de- eran ingresar la informacion solicitada y luego devolver el formulario al remitente. Esta combinacion de ambos programas permite llevar a cabo a tarea de enviar un formulario creado en Access pata que el usuario lo complete y, luego, cuan- do lo recbamos de welta, podamos extraetle la infor- macion para realiza, por ejemplo, encuestas en red Aunque las respuestas recibidas se pueden procesar de forma manual o automética, el objetivo de traba- jar rapidamente en el proceso de registro implica automatizer tareas para evitar pérdidas de tiempo innecesarias. Por esta razén, aprenderemos a procesar Antes de comenzar el proceso de recopilacion, debemos corroborar que en la PC se encuentra instalado y configurado el programa Microsoft Outlook 2007 RedUSERS!Recopilar datos via e-mail los datos de forma automatica. Por ejemplo, al reci- bir un mensaje de correo electrénico, nuestra PC ya sabré si debe 0 no almacenat su contenido en las tablas de la base de datos. Con respecto a Mictosoft Outlook 2007, cabe destacar que no haremos un anzlsis profundo del programa, sino que nos limitaremes a explicar lo necesario para que e| usuario pueda desempefiar adecuadamente |a tarea de recopilacién de datos. CONFIGURAR MICROSOFT OUTLOOK 2007 Antes de comenzar el proceso de recopilacion, debe- mos cortoborar que en la PC se encuentta instalado y configurado el programa Microsoft Outlook 2007. En este apartado, vamos a aprender a configurar una cuenta de correo para poder enviar y recibir formularios que permiten recopilar informacion a través de e-mails, Recordemos que el objetivo de nues- +o libro es conocer las diversas opciones que brinda Microsoft Access, por lo tanto, tinicamente desarrolla- remos lo necesario sobre Microsoft Outlook 2007. Nos basaremos en que el usuario ya posee una cuenta de correo electrénico y que, por lo tanto, solo le resta configurarla en Outlook 2007 para poder enviar y recibir formularios de Microsoft ‘Access 2007 (Paso a paso 2). Luego de configu- ratla, se abriré el programa Microsoft Outlook 2007, el cual debemos cerrar a través de! boton Cerrar, de su barra de titulo. CREAR LA TABLA DE DESTINO Antes de empezar el proceso de recopilacién de datos, debemos crear la tabla de destino, es decir, la tabla en la cual se almacenarén los datos que se incluyan en los e-mails. Sus campos deben contener toda la informacion que los usuarios completarén en el mensaje de correo electrénico que les enviemos, por lo tanto, es importante que no existan campos que el usuario no complete, ni que falten campos para almacenar la informacion. La recopilacion de datos suele utilizarse para en- cuestas, pedidos, y toda aquella informacién que se pueda organizar en un formulario, Debemos te- ner en cuenta que no se pueden emplear campos que posean tipos de datos Autonuneérico, Datos adjuntos, Multivalor y OLE (Capitulo 3) ya que no se pueden recopilar mediante mensajes de correo electrénico (Figura 8). ( >) FUNCIONES Y EXPRESIONES Las funciones pueden estar incluidas dentro de las expresiones. Para profundizar sobre las diversidades que ofrecen las expresiones, recomendamos ingresar en ta ayuda del programa yseleccionar el tema Guia de la sintaxis de expresiones, de a categoria Expresiones. RedUSERS! 8s.D 4. Manejo de datos Pee eC Cy ig Inicio de Outlook 2007 a ae Ingrese al programa Microsoft Outlook a través del menu Inicio (0 puede tener el icono del programa en el Escrtorio de Windows) y se mostraré el primer paso del asistente que lo guia en el proceso de configuracion de una cuenta de coreo, Pulse Siguiente para continuar. rae cafor ough cms rer eodeod nt Bees necarbges on eee ) EL FORMULARIO QUE SE ENVIA ES DE MICROSOFT ACCESS’ El proceso de creacién del formulario que se enviard a través de un mensaje de correo elec- trénico genera un formulario con formato HTML, el cual se puede enviar via e-mail, ya que es compatible con todos los programas de correo electrénico. RedUSERS! 89D 4. Manejo de datos 90 oy a Typesessee Seleccione la tabla de destino en el Panel de Exploracién, ingrese en la ficha Datos externos y pulse el botén Crear correo electrénico. Tht alerts ds mee ens es i Sei per gne ten ai onan 1 te defer dente de ite tse 2 tetanic tg er ag 2 fimetnans ne eb ane pment de is ae 1 tdentoe cinder pris ese ore et et Observe el primer paso del asistente, que muestra todos los pasos que debe seguir para finalizar el proceso. Para continuar, haga dlc sabre el botén Siguiente RedUSERS!Recopilar datos via e-mail in etpe de erate de eed de dtas qe deseo caver obs uss, @ =) Active la opcion Formulario HTML porque sielige Formulario de Microsoft Office InfoPath, los usuarios deberén tener dicha aplicacion instalada en su equipo, de lo contratio, no podrdn ver el mensaje. Haga clic sobre el bot6n Siguiente para continuar. Elja los campos que se enviarén en el formulario HTML, Selecciénelos de la lista Campos de 1a tabla y pulse el botén > para agregarlos en la lista Campos; ést0s se inclurén en el mensaje de correo electrénico. Para continua, pulse el hotén Siguiente. RedUSERS! a1D 4. Manejo de datos 92 ° specqu céme desea pocesar is respusstas [pecnrlrsieetany argos ts steitmeste tatets Siactiva la casilla Procesar las respuestas y agregar los datos automaticanente, cuando el mensaje lleque a la cuenta configurada en Outlook se agregarén sus datos en la tabla, pero pueden existir mensajes sin datos o con datos erréneos. Sino la activa, debe controlar manualmente cudles contienen datos éptimos y cudles no, En nuestro ejemplo, no la activaremos. Para continuar, pulse Siguiente. Bip be detnstarae de menesye de corasdocrines ea I rene aren {arn eae can sno cae de carte [ saiemes |] Active la opcién Especificar las direceiones de correo electrénico en Nicrosoft Office Outtook porque la tabla de destino no posee las direcciones de correo de los destinatarios y, por lo tanto, debemas especificarlas en Outlook. RedUSERS!Recopilar datos via e-mail Pesorace ol mensaje de creo secténcs. En la opcién Asunto, ingrese el texto que se mostrard como titulo del mensaje. En Introduceién, esctia el texto que desea mostrar dentro. Para continua, pulse Siguiente. ear e mensay de coneo de rSnce {relegate coe cn cn ce ia ne era ena fc As 207, Haga dic sobre el botén crear para que se realice el formulario HTMIL que enviaremos. ( >) RESUMEN En este capitulo, hemos aprendido a crear filtros personalizados y a ordenar datos sobre la base de criterios propios, sin necesidad de que el orden sea alfabético. Ademas, hemos aprendido a recopilar datos a través de los mensajes de correo electrénico. RedUSERS! 93D 4. Manejo de datos Multiple choice DP 1 cuatide tas siguientes opciones no realiza ninguna accién? a- filtro por formulario. b- Guardar como consulta. &- Filtro avanzado/ordenar. d- Borrar cuadricula. DA cuatae tas siguientes opciones permite filtrar registros basados en condiciones? a-Filtro b- Seleccién. c- Avanzadas. d- Borrar todo. D2 cual de tas siguientes opciones elimina toda la informacién que posee la grilla? a-Filtro por formulario b- Guardar como consulta. = filtro avanzado/ordenar. d- Borrar cuadricula, D3 cust de tas siguientes opciones posee [a lista de operaciones posibles basadas en la filtracién de datos? a- Filtro. b- Seleccion. c- Avanzadas. d- Borrar todo. 94 D5 cuatde las siguientes opciones muestra el cuadro de filtros donde debemos activar/ desactivar los valores que deseamos visualizar? a-Filtro b- Seleccion c- Avanzadas. d- Borrar todo. D6 en qué campo tenemos que escribir el titulo del mensaje? a- Para b-CC c- Asunto d- Cuerpo del mensaje 29 6 ep DE Pz D1 sseisondsoy RedUSERS?EE” Capitulo 5 Relaciones entre tablas — i ; Aprendamos a conectar informacion para que no se produzcan pérdidas de datos, evitar errores y agilizar el trabajo. RedUSERS:D5.Relaciones entre tablas Relaciones entre tablas Microsoft Access 2007 es una de las herramientas mas potentes para e! manejo de informacion ya que, sin necesidad de pracedimientos complejos, brinda la posibilidad de relacionar datos de manera gil y efectiva, para obtener de ellos la informacién dese- ada en el momento en que la requerimos. En este capitulo, aprenderemos a llevar a cabo relacio- nes entre tablas y comprenderemos la importancia de crear claves principales. Adems, conoceremos los ds- tintos tipos de relaciones, asf como también las formas de previsualizar los datos para la impresién. Clave principal Para crear relaciones entre tablas, debemos indi- car un campo especial en cada una de ellas, que se denomina clave principal A lo largo de este capitulo, veremos qué significa este concepto y cudles son sus utilidades como he- rramienta para nuestra base de datos. © CLAVE PRINCIPAL Sn CR ee) EC Se a campo clave contiene registros duplica 96 an posibles errores con los datos introduci QUE ES UNA CLAVE PRINCIPAL? En el proceso de elaboracién de tablas, hemos induido un campo que nos permite identficar cada registro de manera Gnica e inepetible. Este método es fundamental para localizar e identiicar un dato, ya que permite hacer referencia a éisin necesidad de rnombrar todos y cada uno de sus atrbutos. Por lo tanto, es més simple y sencillo mencionar al ‘empleado 1, que decir Juan Perez, 26 afios, sexo mas- culino, nmero de documento (que son todos los atri- butos de empleado 1). | campo que se emplea para identificar cada registro con un valor Unico se de- nomina campo clave o clave principal. ‘A su vez, el campo clave de una tabla es frecuen- temente utilizado en otra, con el fin de poder rela- cionarlas entre si. A estos campos los llamamos clave externa (Figura 1) lave luego de introducir datos, sugerimos hacerlo Caen ny RedUSERS!Clave principat 1B vee vst 1 name Then Que un campo sea clave principal implica que: © El campo queda autométicamente indexado sin duplicados: si ingresamos un valor repetido en el campo clave y deseamos cerrar 0 guardar la tabla, Access nos muestra un mensaje de error. SiAccess muestra este mensaje, debemos pulsar el botén Aceptar y corregir el dato duplicado. © No es posible omitir valores en el campo: ‘todos los registros deberan contener un valor en el campo clave, de lo contrario, Access muestra un mensaje de error al intentar cerrar 0 guardar la tabla, Para comregirlo, debemos pulsar el botén RedUSERS! Pann Fue 2orner FIGURA1 sone Los campos clave | end externos son campos 7m clave de otras tablas ‘ mau que se utilizan como dato 7 complementario. Aceptar y, luego, ingresar los datos en las celdas vacias del campo clave CREACION DE CLAVES PRINCIPALES Para indicarle a Access que un campo sera la clave principal de a tabla, debemos seguir las indicaciones del Paso a paso 1. Luego de re- alizar los pasos anteriores, automaticamente Access mostraré un pequefio icono en forma de llave junto al campo, que indicaré que es la clave principal de la tabla. De esta forma, podremos identificarlo en la vista Disefio (Figura 2) FIGURA 2. Las claves principales siempre se identifican con el icono en forma de lave, inclusive en versiones anteriores a la 2007. 97D-5.Relaciones entre tablas Cet eee eta Ce Ingrese en la vista Disefio de la tabla y seleccione el campo que desea convertir en campo clave. Haga clic sobre el botén Glave prineipal, de la ficha Disefo,o elja la opcién clave principal del ment contextual (lic secundario) del campo seleccionado. 98 RedUSERS!Relacionar datos QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL Las tablas solamente pueden contener un campo clave a la vez en cada una de ellas. Sin embargo, es posible que surja la necesidad de modificarlo o de eliminarlo. Para cambiarlo, simplemente debemos crear la clave principal sobre otro campo y, automa- ticamente, se borrara el actual ya que, como hemos mencionado antes, no se permiten dos campos cla- ve en una tabla al mismo tiempo. Pero si deseamos quiter la clave principal para que la tabla no contenga ningun campo clave, debemos ingresar en la vista Disefo de la tabla y seleccio- nar el campo que contiene la clave principal: podemos situar el cursor sobre una celda del campo o hacer clic sobre el cuadro que lo precede. Luego, deberos desactivar el botén Clave principal, de la fiche Disefio, o user el mend contextual. De esta manera, ya no se mostrard el icono en for- ma de liave, y esto nos indicaré que en la tabla no existen claves principales. Relacionar datos Las herramientas para relacionar tablas nos permi- ten acceder répidamente a la informacion almace- nada, sin necesidad de abrir cada una de las tablas que contienen los datos. Por lo tanto, el proceso de relaci6n se define como: vinculacion entre dos tablas. a través de un campo en comun. En el apartado siguiente, veremos cémo crear especificamente la relacién entre tablas. TIPOS DE RELACIONES Si bien es cierto que cade tabla almacena informacén independiente, esto no quiere decir que las relaciones. entre sus datos no puedan darse de distintas formas. Las tablas solamente pueden contener un campo clave a la vez en cada una de ellas ( >) CAMPOS CLAVE Y RELACIONES Es importante tener en cuenta que, antes de eliminar o modificar la clave principal de un campo, debernos verificar que ésta no participe de ninguna relacién entre las tablas. Si se da el caso, Access mostrar un mensaje de error que indicaré que no se puede eliminar. RedUSERS! 99D5.Relaciones entre tablas Por ejemplo, puede darse desde un solo registro y ‘terminar mostrando varios resultados compatibles. Esto lo podemos ver si relacionamos la tabla Enpleados (que almacene los datos personales de cada empleado) y la tabla Ventas (que registra las ventas realizadas, més el empleado que las efectiia) porque, al abrir la primera, podremos ver el listado de ventas que realiz6 cada uno de ellos (Figura 3). En este ejemplo, la relacién se basa en el campo Id Empleado, debido a que es el campo en comun en ambas tablas. Debemos tener en cuen- ta que, para crear una relacidn entre tablas, los campos que se van a relacionar tienen que poseer el mismo tipo de datos o ser compatibles (por ejemplo, Namero con Autonumérico) rs ene FIGURA 3. Althacer clic sobre el signo +, visualizaremos los datos relacionados de la otra tabla. IMPRESIONES SATISFACTORIAS Pee encima Te antes de la impresién. En el caso de | a de titulo) de la pestafia Relaciones, hasta obtener la pr 100 ‘A continuacién, veremos los tres tipos de relaciones que pueden darse entre tablas: © Uno a varios: en este tipo de relaciones, los datos de un campo pueden tener miltiples registros en el ‘campo de la otra tabla. Por ejemplo, un empleado puede tener registradas varias ventas, por lo tanto, el campo Id Empleado de la tabla Empleados posee relaci6n una a varias registros con respecto al campo Id Empleados ce /a tabla Ventas. * Varios a varios: los datos de un campo pueden tener varios registros en la otra tabla, y viceversa. Por ejemplo, un articulo puede incluir varias ventas, y varias ventas puede referirse al mismo producto. * X Uno a uno: en este tipo de relaci6n, a cada registro de una tabla le corresponde un solo registro en la otra. Por ejemplo, el camoo Id Empleados Anecernonoconpe = payee la posicién de la Eat RedUSERS!Proceso de relacion de |a tabla Enpleados tiene solamente un registro que le corresponde en el campo 1d Empleado de una tabla que refleje el total de ventas de cada ‘empleado, ya que no es posible que un mismo empleado tenga dos totales por sus ventas. Cada tipo de relacion se identifica con un icono cuando se genera (Figura 4). Proceso de relacion Veremos cémo crear la relacién entre las tablas y conoceremos los campos que conectarén sus datos Para realizar el proceso, sigamas e! Paso a paso 2. FIGURA 4, En este ejemplo, la relacion es de uno a varios, El signo 2 representa el concepto varios. Al abrir una tabla que esta relacionada con otra, y ambas poseen el campo en comin como campo clave, veremas la informacién correspondiente a la segunda. Por ejemplo, si el campo Id Empleado as clave principal en las dos tablas, cuando abra- mos una de ellas veremos la informacion corres pondiente a la otra tabla, y viceversa, En cambio, si el campo en comin sobre el cual se realiza la relacién es campo clave en una de las tablas, pero no en la otra, solamente veremos los datos de la segunda al abrir la tabla que posee el campo clave, Es decir que la relacién se da tinicamente en un sentido. Por ejemplo, si el campo Id Empleado es clave principal en la tabla Empleados, pero no en la ta~ bla Ventas, cuando abramos la table Empleados veremos los datos correspondientes a sus ventas y, al abrir la tabla Ventas, no veremos informacion sobre los empleados porque el campo Id Empleado no es clave principal en esta tabla. Luego de crear una relacién, es posible modificar- la; para ello, debemos hacer doble clic sobre la li- nea conectora entre las tablas. Recordemos que es posible realizar la cantidad de relaciones deseadas en una misma base de datos. ( >) POR QUE ELIMINAR EN CASCADA? Cuando activamos la eliminacién en cascada, nos aseguramos de que no existira un registro que no tenga su correspondi nte vinculo en otra tabla ya que, al eliminar uno de ellos, auto- maticamente lo hardn sus destinos. Esto evitard que existan datos sueltos, sin destino. RedUSERS! 101D-5.Relaciones entre tablas 102 CC eC aCe Febrie: Ooze de dete ‘rear Dates enternoe Herramientas de ose de aster | By) payS_ EFtomdeeropicades | BrDocimeniador de base 2 eis Resdoenencencies de objeto | ZsAnaizarrendimiento Bee FC are de mensayes PB Avatar tapna mrosuates ventas Ingrese en la ficha Herramientas de base de datos y active el botén Relaciones. Tan conan |e Pulse el bot6n Mostrar taba, de la pestafia Diseno. Se mostraré el listado de tablas existentes RedUSERS!Proceso de relacion Haga doble clic sobre las tablas que participaran en la relacion para agregarlas en la pestafia y pulse el botén Cerrar. Ee Tenia drei] Fre] of Ktemsnte iy Siow Brmomaereacer CT) gPnnareacess crea: Todos es ob etos de Acs Haga clic sostenido desde un campo en comiin hacia el otro para relacionarlos. RedUSERS! _D-5.Relaciones entre tablas ° 104 Ttnglen y seleccione el deseado. Crea Todos osetia de ee Tae tapes Toes thas TD sera 1 ieepse ED vet on Verifique que los campos sean los correctos. Para modificarlos, desplieque la lista Pulse el botén Grear. Se generaré una linea que conecta ambas tablas através del campo elegido. Pulse el botén Guardar, de la barra de acceso répido. RedUSERS!Proceso de relacion OPCIONES PARA LA RELACION ENTRE TABLAS En el proceso de creacién o de modificacion de las re- laciones, se muestra el cuadto de dislogo Modificar relaciones, que permite activar/desactivar la casilla Exigir integridad referencial. Al activar esta casilla, se habilitan las opciones Actualizar en cascada campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados (Figura 5) Al activar la casilla Exigir integridad referen- cial, le indicamos 2 Access que los datos entre ambas tablas deben ser coherentes, por lo tanto, no se podré eliminar un registro que contenga un dato telacionado. Es decir que, por ejemplo, todo valor que se ingrese en el campo Id Enpleado de la ta- bla Ventas debe existir en el campo Id Enpleado de la tabla Empleados. Si en la tabla Id Enpleado se hace referencia al empleado 5, en la tabla Ven- tas debe existir un registro para dicho empleado. No se podra eliminar un registro que contenga un dato relacionado La casilla Actualizar en cascada campos relacionados permite actualizar automaticamen- te cambios generados en uno de los campos que interviene en la relacién. Por ejemplo, si modifica~ mos el numero que identifica a un empleado en la tabla Empleados, éste se actualizaré automatica- mente cada vez que se encuentte el valor de dicho empleado en la tabla Ventas. (Empleado id Empleado up repeats [Asa occas capes oor [Ein cscaabstopsts rebrinaios “ipsa: Uno avans FIGURA 5. A través del cuadro Woditicar relaciones, podemos modificar los campos que participan en la rela ( >) BENEFICIOS DE ACTUALIZAR DATOS EN FORMA AUTOMATICA El gran beneficio de actualizar los datos automaticamente es no tener que hacerlo de manera manual y perder mucho tiempo o cometer errores. Las actualizaciones automa- ticas reducen la posibilidad de realizar modificaciones equivocas. RedUSERS! 105D5.Relaciones entre tablas Si activamos la casilla ELiminar en cascada los registros relacionados, cuando borremos un re- gistto que posee el campo clave, se eliminarsn auto- maticamente las tablas que contengan este registro ‘como clave externa. Por ejemplo, si borramos un em- pleado de la tabla EmpLeados, los registros que se co- trespondan en |a tabla Ventas también se eliminaran. Trabajar con relaciones Una vez que hemos conocido los tipos de relaciones y las opciones de modificacién que ofrecen, podemos trabajar con la manipulacién del formato de los datos relacionados. Recordemas que relacionar tablas posibilita acceder, rSpido y de forma eficaz, a la in- formacién seleccionada, por |o tanto, una adecua- da edicidn de las relaciones es fundamental para aprovechar todo el potencial de dicha informa- ion. En este apartado, conoceremos las opciones de la pestafia Disefio que permiten eliminar y previsualizar los datos relacionados. PESTANA DISENO En el momento en que podemos ver la pestaria Relaciones, es cuando se muestra automaticamen- te la ficha Diseito, en la cinta de opciones. Esta ficha permite realizar varias operaciones sobre el disefio de la relacién (Guia Visual 1). ELIMINAR RELACIONES Si bien las relaciones entre tablas son una excelente forma de egilizer el trabajo con bases de datos, y su uso evita posiles duplicaciones de infommecién, tam- bién es importante conocer la forma para eliminatlas Access 2007 permite eliminar las relaciones existentes, a través de |a supresi6n total de todo vinculo entre las tablas relacionadas. Para ello, debemos ingresar ena ficha Herramientas de base de datos, pre- sionar el botén Relaciones para que se presente la pestafia Relaciones, y visualizar las relaciones existentes en la base de datos. OTRA FORMA DE ELIMINAR RELACIONES PU Ce Che eC com aC ence te Cio BN Cin cue Mure T EMU Raoly onectora mediante un c EA Cent 106 PME Reet re ea tar ER etros Teac RedUSERS!Trabajar con relaciones LCS cUE PET) i So X Bower Sisco B ocultar tabla ° B Bintome denon QE) BP tester reacones are? OS® feacone @ tabla, 3 Mostrar todas las retaciones Cerrar Modificar relaciones: abre el cuadro Modificar relaciones para cambiarlas. Borrar disefo: elimina el disefio de la pestafia sin borrar Ia vinculacién entre tablas. Nostrar tabla: abre el cuadro Nostrar tabla, que permite agregar tablas en la pestafia Relaciones, las cuales podran ser utilizadas para nuevas relaciones. © ccurtar tabra: oculta la tabla activa, es decir, la tabla en la cual se encuentra un campo selec- cionado. Es posible ocultar una a una todas las tablas © Wostrar retaciones directas: permite visualizar solamente las relaciones en las cuales par- ticipa la tabla seleccionada. Recomendamos ocultar todas las tablas, excepto la que deseemos mostrar con sus relaciones directas y, luego, presionar este botén. Solamente se mostraran las tablas que contienen relaciones directas con la tabla seleccionada. @ Cerrar: ciera la pestaia ReLaciones. Si existen cambios que no se quardaron hasta el momen- to, Access solicitaré confirmacién para almacenarlos. @ Wostrar todas 12s relaciones: postblita visualizar todas las relaciones. Si existen tablas ocul tas que participan de relaciones, también se mostraran, @© informe de retacién: genera un informe con el disevio de la pestafia Relaciones, incluyendo el nombre de la base de datos y la fecha en la que fue creado. ( >) COMPATIBILIDAD CON EXCEL Los usuarios que conozcan el programa Microsoft Excel encontraran similitudes con la Hojade datos que ofrece la versién 2007 de Access. Debido a esta nueva caracteristica, es posible importar una hoja de calculo desde Excel hacia la hoja de datos de Access. RedUSERS! 107D5.Relaciones entre tablas Luego, debemos hacer dic con el botén secundario de! mouse sobre la linea conectora que representa la relacin que deseamos borrar, y elegir la opcién Elininar. Microsoft Access mostraré un mensaje donde tenemos que pulsar el boton $i para termi- nar el proceso y borrar, asi, la relacion. Si pulsamos el botén No, se cancelara el proceso y, por lo tanto, no se realizara la eliminacién. Después de pulsar el botdn Si, se elimina la relacion por completo, es decir que ya no existe vinculo alguno entre los datos de las tables, Sin embargo, sus ventanas siguen visibles, aunque no existala linea conectora entre ellas. Silo que deseamos es eliminar |a pestafia de relacio- nes, es decir, borrar todas las ventanas de las tablas Access 2007 permite eliminar las relaciones existentes, a través de la supresion total de todo vinculo entre las tablas relacionadas agregadas para relacionar, debemos pulsar el botén Borrar disefio, de la ficha Disefio. Asi, se elimina el disefio sin suprimir la vinculaci6n entre las tablas. Luego de pulsarlo, Access mostrara el siguiente cuadro de didlogo, el cual nos avisa que se elimi- naré la distribucién de la pestafia Relaciones, quitando todas las ventanas correspondientes a las tablas agregadas (Figura 6). Si eliminamos el disefio de la pestafia, se mostrara vacia, ocultaré todes las tablas y relaciones existen- tes, Si deseamos visualizarlas otra vez, podemos hacerlo mediante el boton Mostrar todas las relaciones, dela ficha Disefio, que presentara nue- vamente todas las ventanas y relaciones existentes. INFORMES DE RELACIONES Los informes de relaciones constituyen un elemento importante de las bases de datos: distribuyen la in- formacién de tal forma que pueda ser impresa a La distrbucion dela ventana Relaciones se borrars. Deeacontua? FIGURA 6. El botén si elimina el disefio. ‘Si pulsamos el botdn No, cancelamas el proceso. © CMe eeu SEM Ree EN Uierget 108 PREVISUALIZACION DE ELEMENTOS Eee eR ever eal ET Orne Crat CEL at MERE R Met un ee RC RedUSERS!Trabajar con relaciones Luego de ver la creacién e impresién de os informes, conoceremos las propiedades que se refieren a las telaciones entre tablas. Para crear un informe de relacion, presionamos el boton Informes de relaciones, situado en la fi- cha Disefio, que muestra las relaciones existentes entre las diferentes tablas, de manera que se pueda imprimir rdpida y sencillamente, visualizando todas las ventanas de las tablas y las lineas conectoras que muestran las relaciones existentes. Al llevar @ cabo informes de relaciones, debemos procurar que la informacién se distribuya de tal modo que, al impr mirse, pueda ser leida facilmente (Figura 7). La distribucién de las tablas que muestra el informe se corresponde con la distribucién que posee la pes tafia Relaciones al momento de hacer el informe. Por lo tanto, si la apariencia del informe no es de nuestro agrado, podemos modificar la distribucién de las ventanas en la pestafia. Para ello, hacemos clic sostenido sobre la barra de titulo de la venta- na deseada y, sin soltar el boton del mouse, la movemos hacia otra posicién. FIGURA 7. Sobre el extremo superior izquierdo de la ventana, se muestra el nombre de la base de datos junto ala fecha que tenga configurada la PC. ( >) IMPRESIONES EXITOSAS Para lograr que el proceso de impresién sea exitoso, recomendamos realizar, previa~ mente, las configuraciones de margenes y tamajio de la hoja en la cual imprimiremos. Posteriormente, ingresamos en la vista Preliminar para confirmar los resultados. RedUSERS! 109D5.Relaciones entre tablas Luego de obtener el cisefio deseado en cl informe, debemos guardarlo. Para ello, pulsamos el botén Guardar, de la barra de acceso répido, y luego la combinacién de tecles CONTROL+S, 0 simple- mente cerramos la pestafia y Access nos preguntaré si deseamos guardarlo. Para lograr la impresién de esta informacién, debe- mos desplegar las opciones del Botén de Office y elegir la opcién Inprimir. Se mostrard el cuadro de dialogo que podemos ver en la Figura 8 Ena opcién Némero de copias, tenemos que in- dicar la cantidad de veces que deseamos imprimir Imprimic Lnpresora Noubre: Estads: Tipe: Donde: Comantano: FIGURA 8. Si tenemos varias impresoras instaladas, debemos desplegar espa: Irtervalo de npresién @ redo la lista Nombre i OPiainas Desde: yseleccionar la que se encuentre conectada alec ala PC en el momento Corfigsratin | de la impresién. el informe, Para iniciar la impresién, pulsamos el botén Aceptar. Debemos tener en cuenta que, para realizar el proceso de forma correcta, la impresore necesita estar conectada a la PC, encen- dida y con papel disponible. Mecrasoft XPS Dacurent Writer Imprinwa arciys Copies NGmerg de cosias: Sere TC an Retro aCReDet nC ene Crk ty ST aot ) RESUMEN Ao largo de este capitulo, hemos aprendido a crear claves principales y a relacionar tablas. También conocimos los distintos tipos de relaciones y las opciones particulares que se generan cuando trabajamos con cada una de ellas. RedUSERS! m1D5. Relaciones entre tablas Multiple choice P17 cuatde tas siguientes propiedades no incluyen las propiedades de un informe de relacién? a Datos del autor. b- Fecha de la ultima mosificacion & Nombre del propietario d- Descripcion del contenido del informe DP 2 cémo se denomina et campo especial de las tablas, que sirve para crear relaciones entre ellas? a- Campo fundamental. b- Campo principal. c- Clave fundamental. d= Clave principal. DA cuatae tas siguientes opciones incluye un nombre de la base de datos y la fecha en la que fue creado? a+ Modificar relaciones. b- Mostrar relaciones directas. c= Mostrar todas las relaciones d= Informe de relacion D5 cual de tas siguientes opciones permite visualizar solamente las relaciones en las cuales participa la tabla seleccionada? a- Modificar relaciones. b- Mostrar relaciones directas. c- Mostrar todas las relaciones. d- Informe de relacion. D3) icon que recurso se identifican las relaciones? a- Con un color. b- Con un icono. c- Con otra tipogratia. d- Ninguna de las anteriores PG icusi de tas siguientes opciones posibilita visualizar todas las relaciones? a- Modificar relaciones. b- Mostrar relaciones directas. c- Mostrar todas las relaciones. d- Informe de relacion. X95 “Kb WE PZ EL sseisondsoy RedUSERS?Capitulo 6 Formularios ete) -5 oyD 6.Formularios Formularios En este capitulo, aprenderemos a crear otro elemento importante de una base de datos: los Formularios. Gracias a su formato, permiten visualizar y presenter los datos almacenados en tablas o consultas de forma atractiva ya que, si bien la funcién principal de Access es manejar informaci6n, la manera en que la presentemos también es muy importante, para obtener de ella su maximo provecho. Ademas, veremos cémo crear- los de forma manual o automética porque Access oftece la posibilidad de hacerlo de ambas maneras. Creacién de formularios Pare la creacion de formulatios, en primera instancia, debemos tener muy claro lo que deseamos mostrar y la forma en la cual queremos visualizer la informa- cién. Tengamos en cuenta que la realizacion de los formularios tiene como objetivo trabajar con los re- gistros para ver o modificar los datas de una tabla 0 consulta. Este elemento clave de las bases de datos ofrece la posibilidad de manipular los datos y darles mayor atractivo visual, a través de disefios predefini- dos o mediante la personalizacion de sus elementos en cuanto a formas y colores. En este apartada, centraremos nuestra atencién en la creacién de los formulatios, elementos que se complementan con las tablas y las consultas ya que permiten realizar operaciones sobre los dates, per- mitiendo ingresar nuevos registros, buscar datos, fi- trarlos, modificatlos o eliminarlos. ‘Ademas, son una via de acceso alla informacién que resuita atraciva, por lo tanto, seré més agradable para los usuarios utlzar estos elementos cuando necesiten acceder a la informacion almacenada en las tables 0 en las consultas de la base de datos. Para trabajar con formularios, debemos ingresar en la ficha Crear y utilizar las opciones del apar- tado Formularios (Guia Visual 1). Gracias a su formato, permiten visualizar y presentar los datos almacenados en tablas o consultas de forma atractiva RedUSERS!Creacién de formularios Apartado Formularios extemos _Herramientgpde bas@ye dat 23 Formutario iz) 22] Formutario dividido Qo Disefio del #5] Varios elementos o formulario Formulario: @ Formutario: crea un formulario basado en la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de Exploracién, con un disefio predeterminado, © Forautario dividido: crea un formulario del elemento seleccionado en el Panel de Explora- cin, el cual muestra, en la parte inferior, la hoja de datos y, en la superioy el formulario. Grafico dinémico: permite crear un grafico dingmico de un formulario. 8 Disefio del formulario: ingresa a la vieta Diseno de un nuevo formulario vacio con acce- 0 a los elementos que podemos insertarle. © Forautario en bianco: crea un formulario completamente vacio en la vista Fornulario. @ sas formutarios: posee una lista con 4 opciones para la creacién de un nuevo formulario: Asistente para formlarios,Hoja de datos, Cuadro de didlogo modal y Tabla dinamica. @ Varios e1ementos: crea un formu {ros a la vez, sepa~ rados en filas, para mejorar Ia experiencia del usuari ( >) BENEFICIOS DE UTILIZAR FORMULARIOS Es importante conocer los recursos que Access tiene a nuestra disposicién. Mediante los formularios, logramos acceder a toda la informacién de nuestra base de datos, atrayendo al usuario con un formato de presentacién diferente. RedUSERS! 115,D 6.Formularios FORMULARIOS EXPRESS Una de las formas més répidas para crear formula- tios es a través del bot6n Formulario, del apartado Fornularios, de la fiche Crear. Este método es el mas veloz (por ello lo denominamos express) y per- mite crear formularios con base en tablas o consul- tas seleccionadas en el Panel de Exploracién. Por lo tanto, para crear un formulario express, sim- plemente debemos elegir previamente la tabla © consulta de seleccidn deseada en el Panel de Exploracion (Figura 1). Una vez que pulsamos el bot6n Formulario, Access muestra una nueva pestafia con el contenido del elemento seleccionado en formato de formulario. Se genera, entonces, el llamado Formulario express, basado en un disefio predeterminado (Figura 2) La nueva pestafia del formulario express muestra los datos en la vista Presentacién, la cual permite © FIGURA 1. ‘Seleccionamos la tabla 0 consulta deseada en el Panel de Exploracién, y pulsamos el botén Formuierio. tava EPiantillas de tablay Tablas Crear [Il Listas de SharePoint ~ de tabla visualizar todos los datos y también modifcar el di- sefio del formulario. Para acceder a todos los datos induidos en la tabla o consulta de origen, debemos pulsar el botén Siguiente de la parte inferior de la pestafia, en la cual se encuentra una pequefia barra de busqueda de datos (Figura 3). Por otra parte, las formulatios se componen de las. relaciones existentes en la base de datos. Si el for- mulario se origina de una tabla relacionada del tipo uno a variosy dicha tabla posee la parte varios, e505 multiples datos que la tabla tiene asociada se muestian en una hoja de datos, en la parte inferior de cada registro de la tabla. De esta manera, visualizamos todos los registros de esa tabla y, a su vez, todos aquellos que le competen, debido a la relacion existente previamente. En la imagen de la Figura 4 vemos que existe una hoja de datos incluida dentro del formulario, =n : Datos eternos Herramientas de base de dat 1 |EFormutar ts a roars dviaido ] debt || Ee Varios elementos Disefio del Sr formuiario | Formularios eee ee NCU Ne rte Tegel eK Ameen CMT Ta Cy Ieee No aie) Tere PERSONALIZAR EN EL ENTORNO 2007 Cee ae nC ee ln ntamos con las fichas Disefo y organizar, que MSS US RedUSERS!Creacién de formularios Fecha de laverta: 20/11/2008 iaemplesds: [2 Covtigo_ article lorazet cama ° por lo tanto, para visualizar el resto de los registros de la tabla original debemos utilizar el botén Siguiente registro del formulario. Pero, para visualizar los datos relacionados correspondientes al registro actual, empleamos el botén Siguiente registro dela hoja de datos. Asi, accedemos a to- da la informaci6n existente, tanto en la tabla original como en las que se encuentran relacionadas. FIGURA 2. Los formularios express permiten acceder a todos los registros de una tabla o consulta, pero muestran solamente uno a la vez. FIGURA 3. El botén siguiente registro permite visuatizar uno a uno todos los registros del elemento original. Al crearse una nueva pestafia de formulatio, ésta muestra el nombre del elemento sobre el cual fue creado. Sin embargo, no se encuentra quardado. Para quardarlo, debemos presionar el botén Guardar, de la barra de acceso rapido, o pulsar la com- binacion de teclas CONTROL+S. Luego de indicar el nombre deseado para el formulario, debemos pulsar el botén Aceptar. ( >) MODIFICAR REGISTROS CON FORMULARIOS Los formularios permiten ver y modificar los registros de tablas o consultas existentes. Si desearnos modificar algin registro y las tablas estan relacionadas, el formulario debe con- tener todos los campos de dichas tablas, para que no haya errores en los resultados. RedUSERS! 17D 6.Formularios birecrin: Telefono: byentas ato ater: [i Fecha delavents = 16 b/33/2003] 2a/11/2008 24/1/2009 25/12/2009 FIGURA 4. La hoja de datos incluida enel formulario permite desplazarse por los registros relacionados a través del boton Siguiente registro. Remo eS Por otro lado, para abrir formularios guardados, debemos hacer doble clic sobre su icono en el Panel de Exploracion, al igual que con el resto de los elementos. Es importante destacar que, cada vez que abrimos un formularo, os datos se actualizan con base en la tabla o consulta sobre la cual fue realizado. Esto significa que, si le tabla o consulta ha sufrido modificaciones desde la ultima vez que se abrié el formulario, al abritlo otra vez, se mostraran los nuevos datos. Debido @ esta cualidad, podemos considerar a los formularios como elementos dinémicos, ye que se actualizan automaticamente. fav. Rviera 1382 003 ‘Empleado | codigo arculo = 9 cosssz acess 6 acea3n 3 eossez Conia 2 n 20 15 FORMULARIOS CON ASISTENTE Hasta el momento, hemos aprendido a crear for- mularios express, sin embargo, existe otra forma de llevarlos @ cabo: hacer uso de un asistente Unasistente es una pequefa aplicacin que nos guia en el proceso de creacion a través de determinados pasos, en los que debemos definr la informacién que deseamos mostrar en el nuevo formulario por crear Cada paso del asistente requiere de nuestra aproba- cin y de a seleccién de opciones. Para la ceacion de formularios mediante un asistente, debemos seguir los pasos que presentamos en el Paso a paso 1. Cada vez que abrimos un formulario, los datos se actualizan con base en la tabla o consulta sobre la cual fue realizado RedUSERS!Creacién de formularios tl TC CU Co OM Src ‘Wromuisna Trntnas cetebia~ | FFrormularo aivitco I Dheiio = ieto det {ill Ustas ae sharepoint ~ detapin | avaneea smentos |x formulacio Tebias Il Formularios Todos los objetos de Acca, ~ El tnpleados © Proucos =) Sieuraies EB sucursates en espera Despliegue las opciones del bot6n Mas formularios, del apartado Formularios, de la ficha Crear, 5 Pliquetas Hintorme en blanco isto del Ino ene Bi vorias elementos [F3>|rormutario Formutae| Asistente para formularios & Hoja de datos _Guadio de didloga modal Teble dindmica Haga clic sobre la opcién asistente para foraularios para iniciar el asistente que lo guiara en el proceso. RedUSERS! 119D 6.Formularios ° 120 (yk anges deen hi ene rae? led de ie decorate ta Tobbeeradie = = Foe: Foes fa: rane crest: neat cons zercre 5 Despliegue la lista Tablas /Consultas para seleccionar la tabla 0 consulta que contiene el origen de los datos que desea mostrar en el formulario. Eli los campos que quiera mostrar en l formulario y agréguelos a la lista Campos seleccionados con el botén que se muestra resaltado en la imagen. Pulse Siguiente para continuar con el asistente. RedUSERS!Creacién de formularios ° {git dertudin dene res) (aa) ae eee) ee Elia la distribucion que desee. Al hacer clic sobre cada una de ellas, se mostrara tna previsualizacion de la distribucion. Pulse Siguiente para continuar con el asistente. Oe See fqura [Datos SS ee el disefio que desee con un clic sobre cada elemento de la lista, a que se muestra una previsualizacién del disefo seleccionado, Para continuar con el asistente, pulse Siguiente. RedUSERS! 121D 6.Formularios out to desea ape a rine? ESS exec ean rremacin ue cet data pre aed foie, Lowes be era omen eae rrr? @ Aer demons verointode nkerocén aster cee emus, Escriba el nombre que desee asignarle al formulario en la opcién Qué titulo desea aplicar al fornulario?. ut een wher aru? Sabres bs emi tars ela blematin eae daete re ead ome Sosa sleet nar dee dl rd? Active la opcién Abrir e1 formulario para ver o introducir Anformacién y pulse Finalizar. 122 RedUSERS!Creacién de formularios Luego de completar todos los pasos anteriormente mencionados, Access crearé un formulario nueva, el cual mostraré los datos que contiene cada registro La forma en que aparezcan dichos datos depende- ra de la distrioucion y del disefio elegido. Por ello, tenemos |a posibilidad de ver de a un registro a la vez 0 varios en simultaneo. Debemos considerar que, al crear formularios que tie- nen imagenes asociadas en algin campo de la tabla 0 consulta de tipo OLE, éstas se mostraran si son .BMP (imapa de bits de Windows), De lo contrario, se presen- tara el nombre del archivo y no la imagen (Figura 5) Cuando el formato no es .BMP y, por lo tanto, se muestra el nombre del archivo en lugar de la ima- gen, debemos actvar el contenido para visualizarla: hacemos un clic derecho sobre el nombre y seleccio- ramos la opcién Objeto de paquete. Se coe FIGURA 5. Vemos que uno de los campos es de tipo OLE y muestra la imagen que tiene asociada, pero cuando ésta no tiene la extensién .BMP, aparece el nombre completo del archivo. ( >) ASISTENTE PARA LA CREACION DE FORMULARIOS Si decidimos crear formularios a través de un asistente, debernos contemplar que se debe cumplir con todos y cada uno de los pasos que éste requiere. De lo contrario, se can- celaré el proceso y no se creard el formulario. RedUSERS! 123D 6.Formularios Finalmente, elegimos la opcin Activar contenido jura 6). Cuando activamos el contenido de un re- gistro que tiene asociada una imagen, se abre una nueva ventana que nos lo muestra, Sin embargo, dependiendo del origen de la imagen, puede aparecer un pequetto cuadro de didlogo que solicita nuestra aprobacién para abrir el contenido asociado. Esto sucede debido 2 que la imagen probablemente no sea sequra para nuestra base de datos, si proviene de Internet. Para activar (es decir, FIGURA 6. Al pulsar sobre la opcién mostrar) el contenido, debemos pulsar el botén Abrir, del cuadro de didlago emergente. Luego de cconfirmar la apertura del archivo asociado, se abrira una nueva ventana que contiene la imagen. Esta ventana es completamente independiente cel entor- no de Access, por lo tanto, tenemos la posibilidad de cerrarla 0 dejarla abierta, sin importar el estado de ventana de la base de datos. Podemos tener control sobre el visor de la imagen con los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar, de su propia barra de titulo (Figura 7). Torres, X porn Activar contenido, se muestra la imagen que tiene asociada el campo. IMAGENES EN FORMULARIOS © ere ek tan CEM ue Conta cletat Reale Rel ERT Ctr colmutel tan) 124 ete ec na ER Oe tn EO ea ee? Cae enn ssn ea un Cec RedUSERS!Datos en formularios coe Datos en formularios Una vez que hemos aprencido a crear formularios, de- bbemos conocer cémo trabajar con los datos, ya sea pa- ra visualzar la informacion existente, para eliminar los datos no deseados o para crear nuevos registos. No olvidernos que los formularios permiten realizar operaciones ditectamente sobre los datos almacene- dos en las tablas, ain la insercién de nuevos registros. FIGURA 7. Para cerrar el visor de imagenes, tenemos que pulsar el boton Cerrar, de su barra de titulo. La creacién de formularias conlleva el objetivo de trabajar con datos, bien sea para modificarlos, eli- mminarlos, agregarlos o visualizarlos. Debido a ello, una de las tareas principales que podemos realizar mediante los formularios es la visualiza~ cidn de los datos existentes. Para esto disponemos de una pequefia barra que se encuentra situada en la parte inferior del formulario, la cual permite acceder répidamente a todos los registros existentes. Veémoslo con mayor detalle en la Guia Visual 2. ( >) VISTA PRESENTACION La vista Presentacién de los formularios es una innovacidn que posee la version 2007 de Access. En versiones anteriores no existia, por lo tanto, la manipulacién de los registros y del disefio del formulario debfan hacerse de forma independiente. RedUSERS! 125D 6.Formularios PE erat Ue els Registro: I 4[2de9 | > Pi be | WK Sin filtro | Buscar @ Priner registro: muestra, en el formulario, el primer registro de la tabla o consulta que contiene los datos de origen. Este botén nos llevard al registro 0. @ registro anterior: permite acceder al registro anterior. Si estamos visualizando el primer registro, este botén se muestra desactivado, © Fesistro actual: indica el niimero del registro que se esta visualizando actualmente y la cantidad total. En este ejemplo estamos en la segunda pagina de nueve. 8 Registro siguiente: posibilita visualizar ol siguiente registro de la tabla o consulta original. tino registro: muestra autométicamente el titimo registro de la tabla o consulta original @ Nuevo registro (vacio): permite agregar un nuevo registro en la tabla o consulta origi- nal, solictando informacion en todos los campos que integran el formulario, La utilizacion de estos botones posibilita acceder a tado el contenido de la tabla 0 consulta que lo origina. Esto nos permite agilizar nuestro trabajo, de manera que podamos visualizar rapidamente cada uno de los registros. Debemos tener en cuenta que podemos emplear estos botones siempre que sean necesatios, ya que estan cisponibles en todas las vistas del formulario, excepto en la vista Disefo, como lo veremas mas adelante. 126 ELIMINAR REGISTROS Por medio de los formularios, podemos realizar diferentes tareas, y una de ellas es la de eliminar fegistros de la tabla o consulta que le dio origen al formulario. Si bien es muy importante conocer las formas de acceder a todos los datos, también puede surgirnos la necesidad de suprimir ciertos registros que obstaculizan nuestro trabajo. Para realizar este proceso, debemios seguir los pasos que detallamos en el Paso a paso 2 RedUSERS!Datos en formularios Eliminar registros con formularios baa Ver Pegar ae = ; Vistas Portapapeles = = |Text Todos los objetos de Acc... » « [euscar.. iP | Tablas vo Consultas ¥ Formularios a Datos de empleados b FE Todas tas sucursales Abra el formulario con el cual desee trabajar con un doble clic sobre su icono en el Panel de Exploracién, Sitiese en el registro que desea eliminar con los botones de bisqueda situados en la parte inferior de la pestafia del formulario. RedUSERS! 127D 6.Formularios ° Desplieque las opciones del botén Eliminar de laficha Inicio y seleccione la opcién Eliminar registro. QQ SHetmmnemae ens Pulse el bot6n $4 para confirmar la eliminacién total del registro que se muestra actualmente. 128 RedUSERS!Datos en formularios fs, Debemos considerar que, al eliminar registros desde un formulario, estamos borrando el registro original es decir que, luego de suprimir el dato, ya no exist en [a tabla 0 consulta original. Por lo tanto, es reco- mendable que antes de eliminar un registro, siempre verifiquemos los datos, para no afectar la integridad de la base, ni perder informacién valiosa para le actividad que estamos deserrollando. AGREGAR REGISTROS La insercidn de nuevos registras en tablas 0 consultas es otra de las opciones que brinda el trabajo con formularios. Debemos tener en cuenta que, al agregar registros, éstos se insertarén en los campos correspon- dientes a los cuales se haga referencia, Por lo tanto, podemos perder concordancia entre los registros de las tablas relacionadas ya que, si La insercién de nuevos registros en tablas o consultas es otra de las opciones que brinda el trabajo con formularios creamos un formulario que no contenga todos los campos de una tabla y utilizamos la opcidn de inser- tar nuevos registros, los campos que no estén inclui- dos no tendran datos en sus respectivas tablas. Esto puede llevar a la violacién de alguna regla de validacién o de la integridad referencial de la base de datos. Por ello, es recomendable que, cuando agreguemos registros mediante formula- rivs, éstos muestren todos los campos de la tabla que lo origina o, al menos, asegurémonos de que, sino contiene todos los campos, no existan restric- ciones en las tablas, que afecten los datos 0 las relaciones entre ellas. Para agregar registros en tables mediante le utiliza- clon de formulatios, debemos seguir las instruccio- nies que desarrollamos en el Paso a paso 3. ( >) VELAR POR LA INTEGRIDAD DE LA BASE DE DATOS La insercién de registros se puede hacer a través de tablas, consultas de accién o formula- rios, Pero, tanto la eliminacién como la insercién de registros en las tablas, probablemente generen errores graves porque se puede llegar a violar la integridad de la base de datos. RedUSERS! 129D 6.Formularios ‘Abra el formulario con el cual desee trabajar. Haga doble dlc sobre su icono en el Panel de Exploracién y luego sobre el botin Nuevo registro (vacio), dela barra de busqueda. Ingrese todos los datos del nuevo registro. Cuando el tipo de dato sea OLE, visualice el mend contextual del control y elja la opcién Insertar Objeto. 130 RedUSERS!Datos en formularios Luego de completar los datos solicitados, e! nuevo registro quedaré incorporado en la tabla de origen y contabilizado en la opcién Registro actual, de la barra de bisqueda. De esta manera, podemos ingresar la cantidad de registros que necesitemos en todas las tablas existentes de la base de datos. Indusive, tenemos la posiblidad de crear el disefio de las tablas y después, mediante formularios, podemos in- agresar todos los registros deseados. Si consideramos lo anterior, podemos afirmar que, ingresar registros en |a vista Hoja de datos de una tabla y hacerlo cesde un formulario, son dos formas de llevar 2 cabo la misma accién. Luego de ingresar registros mediante los campos de formularios, podemos abrir la tabla de origen y ver la informacion en un nuevo registro, con cada campo afiadido desde el formulario, Sin embargo, recordemos Ga que pueden quedar campos vactos en la tabla, si no estan incluidos en el disefto del formulario (Figura 8). Es importante comprender que podemos generar nuevos registros sin necesidad de completar todos los campos que intervienen en el disefio del formu- latio, Con solo ingresar un nuevo dato (al menos en un campo) ya se produce un nuevo registro en la tabla o consulta que lo origind. Por lo tanto, esta accién también implica que debemos tener cuidado 2 la hora de crear registros desde los formularios, ya que es muy fécil que se generen registros indesea- dos en las tablas 0 consultas originales. Cuando generamos un nuevo registro a través de for- mularios, podemos completar la informacién de todos los campos al pulsar la tecla Tabulador, para situar el cursor en cada uno de sus campos. FIGURA 8. Observemos que, eneste ejemplo, el campo Teléfono no fue completado porque el formulario no lo contenia. ( >) IMPORTANCIA DE LOS LOGOTIPOS La incorporacién de logotipos es una forma de personalizar un formulario, con la ventaja de representar una persona o empresa. Recomendamos insertar un logotipo en el encabezado de los formularios para una mayor personalizacién de la base de datos. RedUSERS! 131