Breve Manual Redacción Informe Técnico
(2015)
Por Lucila Arias
Características de un Informe:
1- Descripción de un problema y su solución.
2- Se dirige a un superior jerárquico.
3- Puede ser de diverso tamaño o contenido.
4- Varía con relación a tamaño y contenido.
5- Puede ir acompañado de cuadros, fotografías, dibujos, (Anexos).
El informe puede ser: * General, ordinario o regular * Técnico.
El informe técnico
El objetivo del informe técnico, es presentar de forma clara y detallada un trabajo
científico de investigación, que describa en qué estado o situación se encuentran algo o
alguien muy concreto. Una investigación es un proceso analítico, sistemático, organizado y
objetivo; cuyo propósito es, presentar conclusiones, ideas y a veces recomendaciones. La
investigación científica procura obtener información relevante y fidedigna para entender,
verificar, corregir o aplicar el conocimiento. Es un texto expositivo y argumentativo en el
cual se trasmiten informaciones y se exponen datos, dirigidos a un destinatario, que
normalmente es una empresa o institución.
TIPOS DE INFORME
A. Analíticos: Se caracteriza por el examen de los datos y conclusiones y/o
recomen- daciones del autor, Sirve de base para las decisiones de la empresa. Esto significa
que el autor tiene una gran responsabilidad. Un informe analítico puede tener
recomendaciones de cómo llevar al mercado un producto, cómo acelerar el trabajo en una
línea de montaje, o, cómo alterar las medidas, para reclutar y despedir personal; evaluación
de los colaboradores, y las propuestas para que se tome determinada decisión. Muchas
veces estos informes se denominan, propuesta o proyecto. ¿Qué es analizar?
Lingüísticamente, es el procedimiento para determinar las unidades que componen un texto
y las relaciones que se establecen entre ellas. En el mundo laboral podemos analizar casos
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tan diversos, como proceso de producción, balances financieros, o simplemente,
problemas.
B. Deliberativos: Este informe es el resultado de la investigación realizada a través del
Foro Deliberativo. Una técnica de investigación cuyo objetivo es valorar las opiniones de la
ciudadanía sobre una problemática pública. Este informe, en su estructura sólo tiene
presentación, resultados de los debates, conclusión y anexo de cuadros, tablas, otros.
C. Expositivos:
Ofrece una explicación sobre hechos pasados., transmite una información, unas
instrucciones o una descripción de algo. Esta clase de informe puede no tener conclusiones,
ya que el objetivo es que el destinatario extraiga esas conclusiones de los datos aportados.
D. Administrativos: Tiene como destinatario a la administración, que es quien debe tomar
una decisión respecto a la situación que se describe detalladamente en el in- forme que
elabora el técnico. Aunque el autor debe manifestar su opinión profesional con respecto al
problema, de hecho, es la administración la que requiere para que exponga qué posibles
soluciones tiene.
E. Académicos: Es un texto que se elabora cuando finaliza un proyecto de investigación
en el ámbito de una universidad. En cualquier caso su finalidad es valorar los resultados del
proyecto de becas, del experimento o del aprendizaje.
Otros tipos de informes técnicos:
* Según la fuente de elaboración: externo e interno.
* Según su propósito: de cuenta, proyección.
* Según su contenido: por levantamiento de información, levantamiento topográfico,
levantamiento de evaluación, preliminar, final.
* Informe de cuenta: Reporta la situación económica y financiera de una empresa o
institución y de los cambios que experimenta la misma en una fecha o periodo determinado.
Esta información es útil para la administración y otros interesados como los accionistas,
acreedores o propietarios. Estos informes van acompañados de los estados financieros,
cuadros gráficos; que son la base del informe.
* Informe de proyección (Proyectar, pensar, idear.): En este informe se expone el modo de
llevar a cabo algo y establecer los medios necesarios para realizarlo, y que beneficien a la
comunidad. Se presentan cuadros, gráficos que pueden ir dentro del cuerpo del informe
para ilustrar mejor lo que se plantea en el análisis/resultados como en la metodología.
Recomen- daciones (opcional).
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* Levantamiento de información: Es el proceso mediante el cual el analista recopila datos e
información de la situación actual de un sistema, con el propósito de identificar problemas
y oportunidades de mejorar. Se realiza mediante entrevista, encuesta, técnicas
audiovisuales y de inspección.
* Presentación: Introducción. Metodología. Conclusión.
* Informe por levantamiento topográfico: Es el conjunto de operaciones necesarias para
representar un terreno gráficamente y cumpla con los requisitos que necesita un constructor
para realizar un proyecto.
* Informe preliminar: Es un resumen que contiene los datos más importantes de la
investigación hasta concluir con la misma.
* Informe final: Es el que muestra en forma ordenada y concisa los resultados de la
investigación. Debe contener las conclusiones, y las recomendaciones sin son necesarias.
Componente de un Informe Técnico:
Carta de envío
A. Portada: (revisar el archivo sobre los aspectos formales de la presentación de un
trabajo)
Índice: Sirve para buscar rápidamente cualquier subtema (tema secundario)
del Informe. Estos van numerados.
B. El resumen ejecutivo: Es un compendio del contenido del informe. Debe ser breve. Con
una página basta. Su finalidad es presentar al ejecutivo-a una alternativa para interesarse del
contenido del informe sin necesidad de leerlo por completo. Este resumen sólo se presenta,
en los casos de informes extensos (más de 30 páginas)
C. Introducción:
La introducción es un resumen de todo el trabajo expuesto, que tiene la función de:
* Dar a conocer el problema, amenaza u oportunidad.
* Dar a conocer las acciones para solucionar el problema o amenaza o para aprovechar la
oportunidad. La solución debe ir en la introducción, porque quita suspenso. Los Gerentes
prefieren quedar enterados de todo en dos párrafos. Si la introducción es clara y efectiva, no
será necesario hacer Resumen Ejecutivo que suele ofrecerse al principio de los informes.
D. Cuerpo o desarrollo:
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Metodología experimental: En este apartado se expone cómo se efectuó la investigación,
cuáles fueron los recursos utilizados: humanos, equipos, encuestas, entre- vistas, otros. No
haga lista, presente cada material o equipo con los comentarios que crea pertinentes.
Procedimiento experimental: En esta sección se describen los métodos o procedimientos
utilizados. Use el mismo tiempo verbal para hacer la descripción, que sea en tiempo
presente. Tampoco use el pronombre yo o nosotros. Ej.: Se pesaron 200 g de…., luego se
humedeció con 11 de agua…. En caso de presentar datos tabulados, cada tabla debe
mencionarse en el texto antes de que aparezca en el mismo. El contenido de la tabla se
describe.
Tabla 1. Tamaño de partícula y densidad de las muestras evaluadas.
Análisis: Presenta los datos encontrados mediante el análisis, de una manera clara y
con gráficos si es preciso. * Análisis de situación * Análisis de acción
A. Análisis de situación: Captar y utilizar la información. ¿Qué es captar y utilizar la
información? identificar y manejar las ideas.
Análisis de situación tiene la función de analizar un escenario o situación para detectar
problemas, amenazas u oportunidades. Los elementos del análisis de situación son dos: La
conclusión y los hechos. Las conclusiones deben contener un problema, una amenaza o
una oportunidad que uno detecta como: el mercado, el producto, producción, venta…
Captar y utilizar la información. ¿Qué es captar y utilizar la información? identificar y
manejar las ideas.
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Análisis de situación tiene la función de analizar un escenario o situación para detectar
problemas, amenazas u oportunidades. Los elementos del análisis de situación son dos: La
conclusión y los hechos.
Las conclusiones deben contener un problema, una amenaza o una oportunidad que uno
detecta como: el mercado, el producto, producción, venta….
-Oportunidad: lo bueno de la situación
-Problema: lo representa algo malo, ineficiente, inadecuado.
En una empresa no conviene analizar cualquier cosa, de cualquier modo, sino, analizar
para detectar problemas o amenazas que vamos a solucionar, o detectar oportunidades que
vamos a aprovechar. Luego se observan ideas menores que se llaman hechos; los que
sustentan a las conclusiones. Los hechos no se crean (como la conclusión que es una
opinión) sino que están. Por tanto hay que detectarlos. Las conclusiones y hechos deben ir
juntos. Debe haber coherencia entre lo que se concluye y los hechos.
Los hechos tienen la función de:
* Demostrar que el problema o amenaza u oportunidad existen y determinar su magnitud.
Determinar sus causas.
* Determinar sus efectos. Ejemplo: Te envían a investigar respecto a los reclamos de los
clientes sobre la calidad de las blusas que vende tu empresa, y tu informe es el siguiente El
siguiente documento tiene por objetivo informar sobre el análisis realizado a las máquinas
de coser, por los constantes reclamos de los clientes, debido a la mala calidad de las blusas
tallas A, B, C. Para ello se procedió realizar una visita en terreno y revisar el estado de las
máquinas y de las instalaciones. Desarrollo: descripción detallada del análisis realizado,
siguiendo el método dado por la especialidad o técnica respectiva. (Conclusión que
contiene el problema percibido).
1. Al tejido se le van los puntos.
2. Las costuras se deshacen al poco tiempo de uso.
3. El producto destiñe al lavado. Tú acabas de demostrar que el problema existe y tiene una
gran magnitud (la magnitud se cuantifica o califica según procede).
La calidad es mala a causa de la obsolescencia de las máquinas.
1. Las máquinas son obsoletas y trabajan mal.
2. Los overlock (pieza de la máquina que hace la costura en forma de cadeneta)
pertenecen a una fabricación descontinuada, lo que dificulta su funcionamiento. Tú
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acabas de señalar las causas de la mala calidad. Los efectos de la mala calidad son
considerables:
1. Las ventas han disminuido un X%
2. Se reciben numerosos reclamos de los distribuidores (X% a la semana)
3. Varios clientes (X a la fecha) han cancelado sus contratos de futuros negocios. Tú
acabas de señalar los efectos del problema. Cada punto (1, 2 ó 3) de cada argumento, si
procede, tiene que ser fundamentado, mostrando la disminución de las ventas, los reclamos
recibidos, la obsolescencia de las máquinas etc.; en el cuerpo del informe o en anexo. En
este capítulo vemos la manera de organizar las ideas, y que los hechos apuntan a demostrar,
causas y efectos.
Análisis de Acción: Tiene la función de justificar si nos conviene o no hacer algo,
observando las ventajas y desventajas de la acción.
Sugerencias: Llamadas también recomendaciones, no son necesarias a no ser que
estén completamente justificadas por el trabajo descrito. Las sugerencias o
recomendaciones que ofrece el técnico a la administración una vez que se han expuestos los
resultados del trabajo, explica con claridad, que se deben realizar ciertas acciones y
prevenir a la administración sobre el riesgo, la oportunidad, la ventaja, la necesidad, la
conveniencia entre otros; de activar estrategias de trabajo, cambios de política
administrativa y otros mecanismos de respuesta funcional operativa. Las sugerencias deben
ir acompañadas de soluciones
Conclusiones: Las conclusiones resumen todo lo que quedó claro demostrado en el cuerpo
del trabajo investigativo. Las conclusiones son informativas tanto en su forma como en el
fondo. Muchos lectores de informes comienzan por las conclusiones y si algo les parece
interesante, van al cuerpo de la obra a buscar las razones que condujeron a esas
conclusiones, son las que sirven de apoyo para la toma de decisiones, por lo tanto revisten
la mayor responsabilidad del autor.
Anexos: Se consideran separadamente de la parte final, debido a que no siempre
se requieren, pero pueden ser parte esencial de algunos informes. Los anexos se usan para
presentar material que es necesario para completar el texto, pero si se insertan en el cuerpo
del informe, pueden alterar la presentación ordenada y lógica del trabajo. Deben ir
numerados: anexo 1, anexo 2…
Tipos de anexos:
1- Ilustraciones o tablas,
2- Material especial (fotografías, mapas, otros).
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Descripción de equipos, programas de ordenador. El informe se debe presentar en papel
de buena calidad en tamaño de carta, letra Times New Roman o Arial a espacio y
medio. Si en el informe se citan fuentes, estas deben consignarse al final, conforme a las
normas APA bajo el título de "Referencias bibliográficas o Lista de referencias". Se
elabora poniendo los apellidos (coma) e inicial del nombre del autor (punto) año (entre
paréntesis) (punto) título del libro en cursiva (punto) lugar (dos puntos) editorial. Esta
lista de referencias se ordena alfabéticamente por apellido de autor, usando la sangría
francesa, a partir de la segunda línea de los datos de la misma fuente y a espacio sencillo.
La Referencia bibliográfica o Lista de referencias: Es un indicador del grado de
información del autor. Además, sirve para orientar al destinatario sobre las fuentes en las
cuales podría ampliar cualquier aspecto o idea de la exposición. Al citar un autor en el
informe hay que mencionar el autor, año y el número de página donde aparece la cita,
.entre paréntesis. (Consultar el manual de normas APA).
