LA SUPERVISIÓN ADMINISTRATIVA
La supervisión administrativa está directamente relacionada con una técnica de gestión. Esta
supervisión se da siempre en el marco de una organización con el objetivo prioritario de que se
cumplan los objetivos de dicha organización. La aplicación de esta supervisión está contemplada
normalmente dentro del organigrama de la organización. El supervisor tiene un puesto concreto
en el centro o lugar de trabajo donde se aplica. En la supervisión administrativa, la demanda de
supervisión procede de la organización., En la planificación de un servicio se considera necesario
que se supervise a su personal. La supervisión forma parte del conjunto de la aplicación de un
determinado programa teniendo en cuenta que al supervisor en este caso se le atribuye unas
funciones específicas y se le piden unos resultados que siempre están relacionados con la mejora
de los servicios que se ofrecen a sus usuarios. La demanda de supervisión viene determinada
desde arriba. Los supervisados no demandan explícitamente una supervisión, ya que se la
encuentran formando parte de la propia organización en la que están trabajando o van a trabajar.
Funciones de la supervisión administrativa son: o Selección y contratación del trabajador. o
Colocación del trabajador en un puesto de trabajo concreto. o Planificación del trabajo. o
Distribución del trabajo. o Delegación del trabajo. o Dirigir, revisar y evaluar el trabajo. o
Coordinación. o Distribución de la información. o Introducir cambios y nuevas ideas. o Rebajar
tensiones. Como puede verse, aquí el supervisor tiene que cumplir unas funciones eminentemente
jerárquicas que generalmente en nuestras organizaciones suelen atribuirse a los jefes,
coordinadores de servicios o puestos similares. Según este modelo, existe un director del
programa o servicio por encima del supervisor a quien éste ha de rendir cuentas de su trabajo. A
través de la supervisión administrativa, los trabajadores más expertos se conciencian
continuamente de cuáles son los límites que les pone la institución o el centro donde trabaja. En
los lugares donde el trabajo a realizar es interdisciplinario, el supervisor suele tener la atribución
de negociar las posiciones y funciones de los trabajadores. Los supervisores son responsables del
trabajo realizado por sus supervisados. Otra responsabilidad del supervisor es la de facilitar la
organización adecuada suministrando información, personal auxiliar, dando facilidades diversas y
material. El TTEMA 3: LA SUPERVISIÓN PROFESIONAL Prof. Ana Cano Ramírez. Curso 2005/06 - 3 -
supervisor da la información que los trabajadores deben conocer sobre planes e intenciones que
afecten al centro o servicio. Los supervisores han de transmitir la política de la institución aunque
no estén de acuerdo con ésta en todos sus aspectos. También han de tener en cuenta las quejas y
sugerencias de los supervisados sobre la política de funcionamiento y sobre los planes de
actuación para proponer cambios y alternativas a la dirección. Se ha de tener en cuenta que en
este tipo de supervisión al supervisor se la atribuye un poder, ya que se le ha transmitido una
autoridad desde la dirección de la organización. No obstante, para que el poder que se le otorga
sea realmente eficaz, es preciso que se complemente con la autoridad que da el hecho de que sea
un buen conocedor del trabajo y que sea un experto en la materia que ha se supervisar. Si el
supervisor es realmente un experto, este hecho le confiere una posición de liderazgo. Si al
supervisado le gusta su supervisor y le admira, su autoridad será reconocida libremente y no por
imposición jerárquica o, por lo menos, no por esto únicamente. 2.2. LA SUPERVISIÓN
La supervisión como muchas dentro de nuestra industria, es una actividad basada en técnicas y
especializada que tiene como fin utilizar proporcinadamente los factores que hacen posible la
ejecución de los procesos de trabajo: el recurso humano, la materia prima, los equipos, la
maquinaria, las herramientas, el dinero, y demás elementos que ya sea de forma directa o no
intervienen en la producción de bienes, servicios y productos realizados para la satisfacción de un
mercado cada día más exigente, y que a través de su utilización contribuye al éxito de la empresa.
Hoy más en día, requerimos hombres con capacidad de producir en un ambiente motivador para
sus colaboradores.
Para supervisar requiere: planear, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente, así
mismo, nos pide constancia, perseverancia y dedicación aunado a la necesidad de contar con
habilidades interpersonales.
La Supervisión es la constante observación, identificación, análisis y registro de todas y cada una
de las actividades que se llevan a cabo en un dentro de un área de trabajo específica. Incluye un
proceso de compilación de la información sobre cada uno de los aspectos de los proyectos
diseñados para el logro de objetivos, asegurando el los avances de todas las actividades realizadas
por los integrantes del equipi de trabajo, haciendo uso de sistemas, trayendo como consecuencia
el registro y una sana comunicación de la información correcta hacia todos los involucrados dentro
del proyecto.
La distribución correcta de la información contribuye a la idónea toma de decisiones para el
funcionamiento de un sistema de trabajo.
Propósito
La supervisión es de vital importancia para el proceso administrativo y nos ayuda a dirigir nuestros
proyectos por la ruta más adecuada hacia nuestros objetivos.
La supervisión proporciona información que puede ser útil para:
1. Analizar la situación de la empresa y de su avance
2. Determinar si los recursos de la empresa se utilizan correctamente
3. Identificar los problemas a los que se enfrenta el sistema y encontrar soluciones y áreas de
oportunidad
4. Asegurar que todas las actividades se llevan a cabo adecuadamente, por las personas
responsables de las mismas y en tiempo proyectado
5. Utilizar las lecciones y la experiencia obtenida en el día a día
6. Determinar si la forma en que se planeo el programa es la mas adecuada para resolver los
problemas y la alcanzar la proyección esperada
Objetivos de la supervisión
1. Mejorar la productividad de los empleados
2. Desarrollar un uso óptimo de los recursos
3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
5. Monitorear las actitudes de los subordinados
6. Contribuir a mejorar las condiciones laborales
Papel del supervisor
Una supervisión eficiente exige no solo conocimientos, también habilidades, visión y previsión.
El éxito del supervisor generalmente determina el éxito de los proyectos y objetivos de la
organización.
El papel del supervisor se divide en dos categorías de responsabilidades que en sus funciones
básicas son facetas diferentes de una misma actividad por lo que no puede llevar a cabo una al
prescindir de la otra. Estas facetas son:
Los principios del supervisor
Aplicación de los métodos de la supervisión
Ambas deben contribuir al logro de los objetivos de la organización.
Concepto de supervisor
El término supervisor es aplicable en todos los niveles de la administración que dirigen las
actividades de otros. Del supervisor depende la calidad del trabajo, el rendimiento de los
colaboradores bajo su cargo, la motivación a cada uno de ellos de manera individual y por
supuesto, la actitud ante los clientes internos y externos. El supervisor tiene como
responsabilidades evaluar y coordinar el trabajo de todos sus trabajadores.
Actualmente el supervisor deja de ser un operador y es el líder del grupo, debe especializarse en el
comportamiento del ser humano.
Características del supervisor
• Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que
supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, losa costos esperados, los
procesos necesarios, etc.
• Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella
implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su
grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción,
calidad, etc.
• Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener
resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus
colaboradores, deben ser claras y precisas.
• Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los
recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda
su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando
continuamente todos los procesos del trabajo.
• Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderear a su personal, dirigiéndolo con la confianza y
convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.
Supervisión y colaboración
El supervisor debe expresar confianza en su equipo de trabajo haciéndoles saber que la empresa
no los hubiera contratado si tuviera la certeza de que son capaces de realizar las funciones propias
de su puesto.
Generalmente cada supervisor tiene preferencia por algún colaborador lo cual no es
recomendable ya que propiciará inconformidad en el resto de sus compañeros de trabajo y eso
pone en peligro la productividad de la organización.
Los 10 mandamientos del supervisor
1. Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su más precioso recurso y, además,
irrecuperable. Se avaro con él.
2. El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin
discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y respetuoso a sus colaboradores.
3. La buena supervisión es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e intereses de
los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre este equilibrio.
4. Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posición entre el presente y el futuro en
cuanto al objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el porvenir de la empresa para
mostrar este año utilidades espectaculares.
5. No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. Así desarrollará el potencial latente de sus
colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su trabajo específico de dirección.
6. No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un
maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores.
7. Como miembro del sector dirigente más dinámico de la sociedad, el supervisor debe estar a la
vanguardia en la permanente adquisición de conocimientos. Manténgase al día en formación /
información.
8. Todo negocio tiene sus líneas productivas básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas
líneas, no desperdicie lo cierto por andar detrás lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser
hombre realista.
9. Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios éticos ni
aun en beneficio de la empresa, será su mejor decisión de supervisor.
10. Todo no ha de ser negocios, no caiga en la unídimensionalidad. Enriquezca su vida en el amor y
el afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza; y en la atención y el
entusiasmo por otros valores humanos.
Conclusión
Cualquier persona con la responsabilidad de dirigir grupos de trabajo dentro de una organización,
debe conocer el comportamiento humano y adquirir habilidades para desarrollar el talento de sus
colaboradores, Su equipo de trabajo tiene amplias expectativas de su supervisor, así mismo, el
supervisor tiene expectativas de su equipo de trabajo, pero no debemos olvidar que el líder, es el
supervisor, el motivador es el supervisor, el que debe tener la capacidad para satisfacer las
necesidades de aquellos que lo necesiten debe ser el supervisor.
El supervisor debe tener habilidades para el logro de los objetivos, saber establecer prioridades,
diseñar planes de acción y tomar decisiones, así como organizar las tareas, motivar a sus
colaboradores, controlar el curso de las acciones y retroalimentar a su personal.
CONCLUSIÓN
En opinión del autor, la forma idónea de enfrentar las nuevas necesidades de cambio estratégico
en la gestión humana en las organizaciones, es una transformación radical en el modelo mental y
de actuación de los directivos con respecto a las personas dirigidas por ellos. El cambio nace y lo
hacen las personas; el triunfo o al fracaso del proceso de cambio estratégico se deberá a las
personas. Por tanto, si se quiere un cambio estratégico efectivo y exitoso, se deberá empezar por
atender de manera integral, constructiva y educativa a las personas que harán el cambio. Una
manera de hacer una gestión humana de mayor efectividad, se propone a continuación, como un
Modelo de Atención Gerencial Integral a las Personas en cada organización.
Para cualquier persona con responsabilidades de dirigir grupos de individuos dentro de una
empresa, el talento en materia técnica y de supervisión indispensable para lograr un mejor
desempeño de una organización. Realmente los individuos esperan mucho de sus supervisores, los
supervisores también esperan mucho de los componentes de su grupo. Ser pues supervisor con
capacidad para satisfacer las necesidades emocionales, sentimentales y materiales de aquellos que
lo necesiten son cualidades esenciales en todo liderato.
Cuando un individuo se le llama para desarrollar actividades supervisorias, ese solo talento no es
suficiente para asegurar el éxito como supervisor. Este también debe poseer habilidad para fijar y
lograr objetivos, establecer prioridades y planes de acción, tomar decisiones, organizar las tareas,
motivar a sus colaboradores, controlar el curso de las acciones y retroalimentar a su personal. En
otras palabras, debe saber manejar los recursos con que se dispone para lograr los objetivos y
metas establecidas.
Fuentes
/segunalgunosautores.htm
Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2002. © 1993-2001 Microsoft Corporation.
Koontz, Harold (1994. Administración una perspectiva global. (10 ª ed.) México: McGraw – Hill
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Chiavenato, Idalberto. (2001. Administración, proceso administrativo. (3 ª ed.) México: McGraw –
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Stoner, James A.F. (1996. Administración (6 ª ed.) México: Prentice – Hall Hispanoamericana, S.A.
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Ander-Egg, E. (1995): Diccionario del Trabajo Social. Lumen. Argentina. II Fernández Barrera, J.
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Alianza
Editorial. Madrid.
Hernández Zambrano Alberto. (2010, mayo 10). Principios de supervisión y el supervisor.
Recuperado de https://www.gestiopolis.com/principios-de-supervision-y-el-supervisor/
La efectividad y la calidad de la gerencia y la supervisión organizacional debe ser medida, evaluada
y analizada en función de resultados, entre otras razones, porque son los directivos y supervisores
los responsables de todo lo que ocurre en las organizaciones y equipos que administran, y porque
son ellos precisamente quienes devengan los más altos emolumentos salariales, disfrutan de los
más atractivos estímulos y gozan de las más importantes atribuciones en toda la escala
institucional. Al administrador se le paga, esencialmente, para que:
Obtenga, mantenga, retenga y desarrolle adecuadamente un equipo humano,
Utilice con eficiencia un grupo de recursos,
Tome ciertas decisiones y
Obtenga determinados resultados.
Y debe ser evaluado, retribuido y estimulado o sancionado en función de tales resultados, los
cuales ha de lograr a través de las personas que integran el equipo humano, del uso adecuado de
los recursos institucionales, y de la toma y ejecución efectiva de las decisiones pertinentes en casa
situación organizacional.
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La clave de este tema es una correcta definición de cuáles son los resultados por los cuales se
medirá al directivo. Y es aquí donde suelen fallar las organizaciones, en la inmensa mayoría de los
casos.
En el capítulo titulado La Función de Dirección, se ha dado amplio tratamiento a diferentes
procesos asociados a su ejercicio, y se han propuesto y descrito diferentes modos y maneras de
dirigir en busca de los resultados esperados en cada entidad; no obstante, precisaremos algunos
elementos y propondremos otros aquí.
Efectividad gerencial
Puede hablarse de una gerencia efectiva (Estrada, 2010), cuando a partir del ejercicio
administrativo y/o supervisor, se logran los objetivos propuestos para un periodo determinado,
con un uso adecuado y pertinente de todos los recursos asignados y gestionados al efecto, y un
nivel adecuado de satisfacción e integración laboral de todos y cada uno de los empleados de
todos los niveles que estén involucrados en las tareas ejecutadas para el cumplimiento de las
metas; así como un aprovechamiento adecuado de las oportunidades de participación,
implicación, automotivación, crecimiento y desarrollo integral, construcción de equipos de alto
rendimiento, cambio y mejora continua que el desempeño de la tarea ofrece para cada implicado.
Calidad gerencial
Puede hablarse de una gerencia y/o supervisión de alta calidad (Estrada, 2010), cuando a partir del
ejercicio administrativo y/o supervisor, se logra la efectividad esperada-proyectada para un
periodo dado y/o en el horizonte estratégico definido por la organización, y se constata que todos
o una mayoría significativa de los empleados saben, quieren y pueden ser y hacer todo lo
necesario en cada momento para el logro de los objetivos de la organización, en la mayor armonía
posible con sus propios objetivos personales de desarrollo, o sea, cuando se manifiesta un legítimo
liderazgo gerencial a todos los niveles de la entidad.
Como puede apreciarse, planteamos la efectividad como un requisito para la calidad. La calidad de
la gerencia tiene un alcance más amplio y abarcador, e incluye entre otros diversos aspectos, el
hecho de que el directivo sea capaz de ser altamente efectivo en su gestión para obtener
resultados.
Existen normas y acreditaciones internacionales relacionadas con la calidad en el ejercicio
administrativo, y organizaciones que capacitan a los ejecutivos y miden y certifican su desempeño
con arreglo a estándares previamente definidos. Como un ejemplo, anexamos al presente texto
una propuesta pertinente, publicada por la institución internacional Top Ten Business Experts.
Presentamos un breve resumen de su propuesta:
Hoy en día existe una gran variedad de sellos de calidad, certificaciones, agencias de certificación,
etc. para diversas áreas de la empresa. Sin embargo, hasta ahora no contábamos con algo
equivalente en un tema tan relevante como la calidad directiva, elemento decisivo para la
competitividad de nuestras organizaciones.
En la actualidad existen herramientas que permiten conocer la calidad de gestión que está
alcanzando una persona (y el conjunto del comité de dirección) en circunstancias concretas y en
un momento específico. No nos referimos a los resultados alcanzados por esa persona (variable
cuantitativa o Evaluación del desempeño), sino a cómo está consiguiendo esos resultados (variable
cualitativa o calidad de su gestión).
Top Ten Business Experts ha diseñado el Primer Modelo para conferir el Sello de Acreditación en
Calidad Directiva.
El análisis para lograrlo debe basarse sobre las tres dimensiones esenciales que configuran a un
equipo de dirección de máximo rendimiento:
A. Nivel alcanzado en competencias directivas transversales (visión de negocio, dirección de
equipos, etc.)
B. Nivel de compromiso con el proyecto y la empresa.
C. Nivel de sinergia que se alcanza en ese equipo de dirección.
Todo ello nos permite: analizar, diagnosticar y calificar el nivel de calidad directiva con el que
cuenta dicha empresa en ese momento.
Hasta aquí el ejemplo.
Efectividad y calidad directiva: dimensiones para su análisis, y momentos para su valoración
Al negociar y definir los resultados que se esperan de un directivo en un periodo dado, la Alta
Dirección de la organización y/o su nivel superior, deben considerar la obtención de logros
asociados a la efectividad y a la calidad. Y en ello resulta imprescindible tener presente varias
dimensiones, las cuales proponemos y detallamos a continuación:
Impacto interno: qué resultados medibles se deben lograr al interior de la organización, en
términos de:
satisfacción laboral,
disciplina,
integración del equipo humano,
desarrollo del equipo de trabajo atendido,
atención integral a las personas,
imagen e identidad grupal y organizacional,
gestión del conocimiento,
gestión de la calidad,
rentabilidad,
eficiencia,
responsabilidad social corporativa, entre otros.
Para finalizar es importante mencionar que a través de la supervisión se puede lograr un mejor
desempeño del talento humano y lograr una mejor producción. Hoy en día ya el supervisor tiene
un rol más activo como gestor donde sus funciones y responsabilidades lo convierten en un
auténtico gerente de primera línea. Como líder de un equipo, está más orientado a facilitar el éxito
total de su unidad o equipo. Su visión es más amplia y documentada; se nutre de nuevas técnicas y
estrategias de mando, como el enfoque en sistemas, el trabajo en equipo, la orientación total al
cliente y a la calidad, la búsqueda de valor agregado, el trabajo como un proceso, la mejora
continua, etc.
En este nuevo contexto, entonces, en asumir plenamente este nuevo rol, amplio y desafiante,
pues de lo contrario caería en la tentación del autoritarismo, la miopía del taller o el retorno a las
tares que antes hacía, pero que ya no le corresponden. Hoy el supervisor está llamado a cambiarse
a sí mismo (transformar su función) y a ser un agente de cambio dentro de la organización.
En este sentido, es justo afirmar que sin un nivel de supervisión fuerte, capacitado, competente y
comprometido, difícilmente podrían salir adelante las organizaciones. Muchos de los cambios
requeridos en la actualidad están relacionados con la supervisión o pasan por ella.
Podemos afirmar, entonces, que la importancia de los supervisores crece en estos tiempos en que
la empresa está inmersa no solo en los problemas típicos de la producción, sino en una serie de
cambios de los cuales depende no solo su próxima venta, sino su permanencia en el sector, la
calidad de sus productos y servicios, su competitividad y su futuro.
