Contabilidad Básica

 INICIO
 INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD
 DOCUMENTOS MERCANTILES

La complejidad de las actividades económicas ha hecho que los simples acuerdos

verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos
celebrados.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se dé en el

campo mercantil se sustente a través de documentos con firmas de funcionarios
calificados de la empresa. Donde toda emisión y recepción de documentos de
diversos indoles podrán respaldar las transacciones económicas y financieras.

DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito
y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para
legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones
mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad,

donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las
cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos
documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una
transacción comercial se puede utilizar para:

 Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

 Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad
son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento
fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se

pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes
de su vencimiento.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven
de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar
pruebas desde el punto de vista legal.

A continuación, se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la

práctica de la contabilidad.

1. Letra de Cambio
2. Pagares
3. Cheques
4. Recibos
5. Facturas
6. Vales
7. Notas de Remisión
8. Nota de Abono
9. Nota de Crédito

LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona
natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de
exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una
fecha futura fija o determinable.
MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO
Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la
contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

 A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar

el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual
hacer uso de esta práctica.
 A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el
plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es
decir la fecha en que "ha visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
 A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se
computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los
días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes.
 A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra
de cambio.
MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:
 El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en números.

2. Fecha de emisión de la letra de cambio.
3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o Única.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10. Firma del acreedor.

EL PAGARE
El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o
determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar
firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a

instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o
después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

 Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.

 No pueden ser girado a la vista sino:

 A días o meses fecha.

 A fecha fija.
Los pagarés pueden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el
deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.

2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la
garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete
a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento
por parte del deudor.

3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una
prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.

4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que

exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor
puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue
satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.

5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las

garantías mencionadas. Como, por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías
personales y prendarias.
FORMATO DE UN PAGARE
El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:
 Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.

2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligación.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de interés ordinario.
7. El porcentaje de interés penal en caso de mora.
8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisión del pagaré.
10. Firma del deudor.
11. Firma del garante

EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser
pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su

nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o
Banco.
CARACTERISTICAS DEL CHEQUE
El cheque tiene las siguientes características:

 El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos

depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización
para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.
 El cheque se puede girar por dos modalidades:

 Al portador.
 Nominativa. Es decir, a la orden de una persona natural o jurídica.
FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:
 En la emisión de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisión del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Número del cheque.
7. La clave o número de cuenta.

EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber
recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie
y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos los recibos de:

 Recibo de Caja de Ingreso.

 Recibo de Caja de Egreso.
 Recibo de Alquiler.
 Recibo de Depósito en cuenta corriente.
 Recibo de Depósitos en garantía.
 Recibo de Depósitos en custodia.
 Recibo de Depósito a plazo fijo.
 Recibo de Depósito judicial.
RECIBO DE CAJA DE INGRESO
Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque
por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente

estructura:

Los recibos deben ser renumerados y deben emitirse respetando la correlatividad

de estos.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Número del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisión.
7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.
 RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y
servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser renumerados y deben emitirse respetando la correlatividad.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Lugar y fecha de emisión.
6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.
 RECIBO DE ALQUILER
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por
el dinero que recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber
recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a
alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre
disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante
el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tienen
este servicio.
RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO
Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del
depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce
el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de
interés.
El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más
intereses.

RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido
valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de
modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital
como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.
 RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA
Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como
constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán
devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión.

RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad
financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma
autoridad.