INFORME No.
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CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ENERO 2021
Señores Propietarios y/o residentes a continuación les damos a conocer el orden del
informe mensual por parte del consejo de administración el cual fue elegido en
asamblea del 05 – diciembre – 2020:
1. Aclaración al comunicado de la renuncia de los compañeros del consejo
2. Renuncia BYF Abogados
3. SG SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo).
4. Gestión realizada por el consejo actual.
ACLARACIÓN AL COMUNICADO DE LA RENUNCIA DE LOS COMPAÑEROS DEL
CONSEJO
1. Queremos dar claridad en que El consejo de administración es un cuerpo colegiado
en este caso todos cuentan con voz y voto. Y que las decisiones tomadas por el
Consejo se someten a votación y para ser aprobadas deben contar con la mitad
más uno como mínimo en nuestro caso serían cinco votos para realizar aprobación.
2. Es deber y compromiso de todos los consejeros, llevar a cabo la validación de actas
de concretar, evaluar y avalar las cotizaciones que se nos son suministradas por la
Administración, además de someterlas a votación.
3. En repetidas ocasiones, los compañeros no asistieron a todas las reuniones que se
establecieron con la administración y como del consejo.
4. La decisión de renunciar no fue informada en la mesa de trabajo, además no nos
fue entregada la carta de renuncia ni en físico, ni vía correo, no fue notificada como
se debía y no fue como un acuerdo.
5. En alguna ocasión hubo manifestación que nosotros no somos mensajeros de nadie
y por ende no se debía informar a la comunidad de lo que estaba pasando, cuando
nos fue notificada la renuncia de BYF Abogados.
6. Muchas de las decisiones que se planteaban y que por mayoría se tomaban en el
consejo, estaban renuentes aceptarlas o pretendían de pronto que su opinión
prevalecieran sobre el interés general.
7. Una de las opciones que se pretendía era dar ingreso o dar opinión a una persona
del consejo anterior, por lo cual el consejo actual decidió que no era procedente
tomar esa decisión, dado que ellos ya habían terminado su etapa de gestión en la
Asamblea pasada, por ende no les competía intervenir en decisiones porque no era
válido.
Renuncia BYF Abogados
1. La renuncia de BYF fue presentada el pasado 14 de Enero del 2021 informando que
prestarían sus servicios hasta el 31 de Enero del 2021.
2. Esta decisión fue arbitraria en razón en el contrato de BYF Abogados se debía
informa con 30 días de antelación previo a presentar la renuncia, cosa que no
sucedió, debido a esto el consejo de Administración lleva a votación a contratar
nuevamente la empresa de Admincop ya que ellos conocían la copropiedad y la
facilidad de hacer empalme en dos días que fue el tiempo que dio BYF Abogados
3. El consejo aceptó la renuncia debido a que se presentaron incumplimientos
contractuales de la empresa BYF Abogados tales como:
2.1 Falta de supervisión al personal de aseo y vigilancia.
2.2 Falta de control en recibimiento de insumos de aseo
2.3 Se socito reunión con comité de convivencia desde el 22 de diciembre del 2020
y hasta la fecha estamos esperando.
2.4 No publicación del informe del consejo por el medio oficial (correo electrónico)
2.5 Presentó al consejo cotizaciones para autorizar la contratación de terceros para
realizar manual de habeas data y SGSST cuando desde octubre de 2020 la
copropiedad adquirió la póliza con Axa Colpatria y como valor agregado ellos
nos dan el manual de habeas data y las primeras fases de SGSST.
2.6 Después de dos propuestas con errores visibles para la asignación de
parqueaderos, de la cual los propietarios conocen una, se les solicitó
información clara para realizar un proceso transparente ante la comunidad y se
negaron a entregar la información aludiendo temas de habeas data.
4. El consejo de administración ante la premura para contratar una empresa de
administración y para realizar una convocatoria a la ligera, tomó la decisión con una
votación de 5 a 3 de contratar a la empresa Admincop por una suma $6.500.000
incluido IVA adicional nos estamos ahorrando del 3.5 del aumento anual, además a
esto se realizaron los siguientes compromisos específicos para que administre el
conjunto hasta realizarse la asamblea, tales como
4.1. Contrato por tres meses
4.2. Convocar asamblea a finales de marzo para realizarla en abril.
4.3. Presentar estados financieros 2019 y 2020
4.4. Presentar informe mensual de gestión
4.5. Realizar convocatoria de revisor fiscal
4.6. Enviar los comunicados por correos
4.7. Convocatoria de empresa de limpieza
4.8. Convocatoria de empresa de vigilancia
3.10. Asignación de parqueaderos
3.11 Convocar reunión con Axa Colpatria sistema de gestión
3.12 Convocatorias de contador para los NIIF
5. En pro de poder realizar un minucioso proceso de selección y presentar las tres
propuestas a la asamblea y que sea esta la que decida qué empresa administre el
conjunto.
SGSST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo).
1. Es importante aclarar que durante el tiempo de gestión del consejo anterior y al
momento de la entrega la copropiedad no contaba con SGSST (Sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo)
2. Manual de cuentas NIF(normas internacionales financieras)
3. Manual de habeas data. (Con el cual contamos desde el 20 de enero y fue
entregado por Subroker (Axa Colpatria)
4. Manual de compras
5. Manual de pagos
6. Manual de procedimientos y funciones
7. Plan de emergencia
8. Todo esto exponiendo a la copropiedad a millonarias sanciones hasta por
500smmlv($ 438,901,500.00)
9. Todo esto se puede evidenciar y constatar en los informes de la revisora fiscal.
Que instamos al grupo de personas liderados por algunos miembros del consejo
anterior han tratado de enlodar y menoscabar el buen nombre del consejo actual a que
presenten las pruebas en las que acusan, adicional amenazando al presidente del
consejo con supuestas denuncias por fraude y detrimento patrimonial tratando de
amedrentarlo.
GESTIÓN REALIZADA POR CONSEJO ACTUAL
1. Autorización de Lavado de tanques y análisis del agua.
2. Implementación de señalización de habeas data (está siendo gravado y
monitoreado)
3. Se contrató la empresa de Admincop
4. Se pidió convocaría abierta para el mantenimiento de la piscina con el fin de
bajar los presupuestos.
5. Solicitud convocatoria para el manual de las cuentas NIIF.
6. Estudio de seguridad del conjunto.
7. Revisión detallada para la realización de los pagos, se sugirió que se realice un
Excel para detallar las compras e informar en que se invirtió.
8. Realización de formato para la convocatoria de la empresa de Administración.
9. Se solicitó a la administración realizar trabajos de pintura en la torre 10 y demás
torres que estaban rayadas.
10. Solicitamos informe de incidentes de robos.
11. Se pidió cotización del torniquete para la entrada, con el fin de evitar tanto
desorden y que hubiera más control de ingreso.
12. Se solicitó a ALP plantas (Eugenia) para la cerca del conjunto, con la finalidad
de realizar una jornada ambiental e integrar a los niños.
NOTA: Hacemos una invitación a las personas profesionales para que nos aporten sus
conocimientos en las diferentes áreas (derecho, ingeniería, contaduría, revisor fiscal,
entre otros) teniendo en cuenta que queremos trabajar en pro de la comunidad.
Atentamente
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONJUNTO PARQUE RESIDENCIAL BOREAL
NIT: 901191502-2
[email protected]
