1.
- Funciones de Asociación: Compras y Distribución
El sistema DRP establece una vinculación entre el mercado, la administración de
demanda y el planeamiento maestro de producción.
DRP: Planeación de Requerimientos de Producción.
DRP Debe proveer los datos para satisfacer las demandas de los clientes con el
suministro de productos a las distintas etapas del sistema físico de distribución.
DRP: Planeamiento de Requerimientos de Distribución.
El inventario de productos finales se organiza en un cómplice de sistema de:
almacenes, centros de distribución intermedios y unidades centrales o
proveedoras.
2.- Aspectos de la información de compras
Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación
y del trámite burocrático.
Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes,
satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad,
y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y
aprovisionamiento son decisivas para
que la empresa tenga éxito o fracaso.
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
• Planificación de las compras.
• Análisis de las necesidades.
• Solicitud de ofertas y presupuesto.
• Evaluación de las ofertas recibidas.
• Selección del proveedor.
• Negociación de las condiciones.
• Solicitud del pedido.
• Seguimiento del pedido y los acuerdos.
Aspectos:
Condiciones económicas.
• Precio por unidad y por lote.
• Descuento comercial.
• Rappels y su aplicación.
• Gastos de envases y embalajes.
• Gastos de transporte y seguro.
• Forma de pago.
• Recargo por aplazamiento del pago.
Benéficos de DRP
Las principales ventajas competitivas que proporciona son las siguientes:
Asegurar un plan de distribución integrado con la fabricación y apoyo en la
demanda real.
Aumentar la rotación de los stocks.
Reducir los ciclos de distribución y plazos de entrega.
Mejorar el servicio al cliente.
Reducir los costes de transporte.
Reaprovisionar automáticamente los almacenes de los clientes importantes,
integrándolos en su red de distribución.
Reducir la obsolescencia de producto en la red de distribución.
Condiciones técnicas.
• Características técnicas.
• Calidad.
• Embalajes especiales.
• Instalación y montaje.
• Tiempo de garantía.
• Formación de los usuarios.
• Repuestos y mantenimiento postventa
.
Servicios postventa.
• Plazo de entrega.
• Devolución de excedentes.
• Revisión de precios.
• Otros servicios.
3. -Responsabilidades de la Función de Compras:
Administrativo
Técnico
Comercial
Financiera
Económico
Planeación de los Recursos de Distribución
Planificación de los Recursos de Distribución o Distribución Rezurce Plan Ning
(DRP) es un método usado en la administración de negocios para planificar la
emisión de órdenes de productos dentro de la cadena de suministro. El DRP
habilita al usuario para establecer ciertos parámetros para el control del inventario
(como el inventario de seguridad) y calcular el tiempo de fase entre los
requerimientos del inventario.
Responsabilidades de la función de compras
La Función De Compras
Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las
compras forman parte del aprovisionamiento:
Compras:
adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el
abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y en las
mejores condiciones posibles de calidad y precio.
Aprovisionamiento:
conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor f
arma posible los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento:
• Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.
• Planificación temporal de las necesidades
• Expresión de las necesidades en términos adecuados.
• Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos
productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras.
Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos
necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos
y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor.
Aprovisionamiento = Compras + Almacenamiento + Gestión de Stock
Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:
1º) Organización: Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función
de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus
misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades
2º) Previsión: Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva,
estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que
necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.
3º) Control: Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de
compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También
tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye
un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los
servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y
entrega.
Los Objetivos de las compras son:
• Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca
el mínimo coste.
• Mantenimiento del nivel de calidad
• Garantizar la continuidad en el abastecimiento
• Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más
competitiva en el mercado o con sus competidores.
• Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.
4.- Planificación de Requerimientos de Distribución
El proceso de planificación de requerimientos de distribución. DRP
(DISTRIBUTION RESOURSE PLANNING)
Primero, DRP recibe información de los siguientes elementos de cada LSI
Segundo, una vez que se reciben todas las entradas DRP genera a un modelo de
las fases temporales (en semanas o en día) de los requisitos de los recursos
necesarios para desarrollar la estrategia logística, esto incluyen.
Tercero, DRP compara los recursos requeridos con los que estén disponibles en
las fuentes de suministro, o que estarán disponibles en un futuro. Entonces
recomienda que acciones se deben de tomar para expedir, retrasar, y comprar y/o
producir, en consecuencia, sincronizada la oferta y la demanda.
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
• Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las
necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
• Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de
solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su
gestión.
• Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar
decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
• Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
• Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de
selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la
empresa que suministrará el producto.
• Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican
algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
• Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo
deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de
compraventa o pedido en firme).
• Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos
recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La
empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar
el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo. Y, por último, para la empresa de servicios la variable principal
es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para
tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.
TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso
(ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no compramos materiales
para transformar o artículos para la venta.
La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la
decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar
en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos
anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender
la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de
mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una
inversión de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a
precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dará un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para
cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución
estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se
dispone de tiempo para comparar presupuestos.
PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las
necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las
fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar
en:
Guías telefónicas, páginas web.
Organismos Oficiales.
Asociaciones empresariales y profesionales.
Prensa y revistas especializadas.
Ferias y exposiciones del sector.
Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para
obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan
son:
Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de
la empresa suministradora que visitan al comprador.
Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se
encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las
fábricas de determinados productos.
Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los
avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
