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FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN

Y REGISTRO DE NOVEDADES AL SGSSS
No. de Radicación Fecha de Radicación

D D M M A A A A
I. DATOS DEL TRÁMITE (Lea las instrucciones que se encuentran anexas al formulario antes de diligenciarlo)
1. Tipo de Trámite 2. Tipo de Afiliación A. Individual - Cotizante o Cabeza e Familia - Beneficiario o Afiliado Adicional 3. Régimen
A. Afiliación B. Reporte de Novedades B. Colectiva C. Institucional D. De Oficio A. Contributivo B. Subsidiado
4. Tipo de Afiliado 5. Tipo de Cotizante
A. Cotizante B. Cabeza de Familia C. Beneficiario A. Dependiente B. Independiente C. Pensionado Código a Registrar por la EPS

II. DATOS BÁSICOS DE IDENTIFICACIÓN (DEL COTIZANTE O CABEZA DE FAMILIA) A. AFILIACIÓN

6. Apellidos y Nombres

Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre

[Link] de Documento de Identidad 8. Número de Documento de Identidad 9. Sexo 10. Fecha de Nacimiento
Femenino Masculino

III. DATOS COMPLEMENTARIOS

Datos Personales
11. Etnia 12. Discapacidad 13. Puntaje SISBÉN 14. Grupo de
Tipo Condición Población Especial

15. Administradora de Riesgos Laborales - ARL 16. Administradora de Pensiones 17. Ingreso Base de Cotización IBC

18. Dirección

Residencia Teléfono Fijo Teléfono Celular Correo Electrónico

Zona
Urbana Rural Departamento
Municipio / Distrito Localidad / Comuna

IV. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR

Datos Básicos de Identificación del Cónyuge o Compañero(a) Permanente Cotizante
19. Apellidos y Nombres
Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre
[Link] de Documento de Identidad 21. Número de Documento de Identidad 22. Sexo 23. Fecha de Nacimiento
Femenino Masculino

Datos Básicos de Identificación de los Beneficiarios y de los Afiliados Adicionales

24. Apellidos y Nombres
Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre
B1
B2
B3
B4
B5
25. Tipo de Documento de Identidad 26. Número de Documento de Identidad 27. Sexo 28. Fecha de Nacimiento
Femenino Masculino

B1
B2
B3
B4
B5

Datos Complementarios
29. Parentesco 30. Etnia 31. Discapacidad Tipo Condición
F N M T P
B1
B2
B3
B4
B5
32. Datos de Residencia Zona 33. Valor de la UPC del Afiliado Adicional
Departamento Teléfono Fijo y/o Celular
Municipio / Distrito Urbana Rural (A Registrar por la EPS)
B1
B2
B3
B4
B5

Selección de la IPS Primaria

34. Nombre de la Institución Prestadora de Servicios de Salud - IPS Código de la IPS
(A Registrar por la EPS)
C
B
B
B

-Original: EPS - 1a Copia: EMPLEADOR - 2a Copia: AFILIADO

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V. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADOR Y OTROS APORTANTES O DE LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE LA AFILIACIÓN COLECTIVA, INSTITUCIONAL O DE OFICIO
35. Nombre o Razón Social 36. Tipo de Documento 37. Número de Documento de Identificación 38. Tipo de aportante o pagador
de Identificación Pensiones (A Registrar por la EPS)

39. Ubicación

Dirección Teléfono Correo Electrónico Municipio / Distrito Departamento

B. REPORTE DE NOVEDADES
40. Tipo de Novedades
1. Modificación de datos básicos de identificación. 11. Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
2. Corrección de datos básicos de identificación. 12. Desvinculación de una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
3. Actualización del documento de identidad. 13. Movilidad: A. Régimen Contributivo B. Régimen Subsidiado
4. Actualización y corrección de datos complementarios.
14. Traslado: A. Mismo Régimen B. Diferente Régimen
5. Terminación de la inscripción en la EPS. Código
6. Reinscripción en la EPS. 15. Reporte de fallecimiento.
7. Inclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales. 16. Reporte del trámite de protección al cesante.
8. Exclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales. 17. Reporte de calidad de Pre - pensionado.
9. Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar.
18. Reporte de la calidad de Pensionado.
10. Terminación de la relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando.

VI. DATOS PARA EL REPORTE DE LA NOVEDAD

41. Datos Básicos de Identificación
Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre
Tipo de Documento Número del Documento de Identidad Sexo Fecha de Nacimiento 42. Fecha
de Identidad Femenino Masculino

43. EPS Anterior 44. Motivo de Traslado Código 45. Caja de Compensación Familiar o Pagador de Pensiones

VII. DECLARACIONES Y AUTORIZACIONES

46. Declaración de dependencia económica de los beneficiarios y afiliados adicionales.
47. Declaración de la no obligación de afiliarse al Régimen Contributivo, Especial o de Excepción.
48. Declaración de existencia de razones de fuerza mayor o caso fortuito que impiden la entrega de los documentos que acreditan la condición de beneficiarios.
49. Declaración de no internación del cotizante, cabeza de familia, beneficiarios o afiliados adicionales en una institución prestadora de servicios de salud.
50. Autorización para que la EPS solicite y obtenga datos y copias de la historia clínica del cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales.
51. Autorización para que la EPS reporte la información que se genera de la afiliación o del reporte de novedades a la base de datos de afiliados vigente y a las entidades públicas por sus
funciones la requieren.
52. Autorización para que la EPS maneje los datos personales del cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012
y el decreto 1377 de 2013.
53. Autorización para que la EPS envíe información al correo electrónico o al celular como un mensaje de texto.

VIII. FIRMAS

54. El cotizante, cabeza de familia o beneficiario 55. El empleador, aportante o entidad responsable de la afiliación colectiva. Institucional o de Oficio
IX. ANEXOS

56. Anexo copia del documento de identidad: CN RC TI CC PA CE CD SC

Total:
Cantidad:
57. Copia del dictamen de incapacidad permanente emitido por la autoridad competente.
58. Copia del registro civil de matrimonio, o de la Escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital.
59. Copia de la escritura pública o sentencia judicial que declare el divorcio, sentencia judicial que declare la separación de cuerpos y escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que
declare la terminación de la unión marital.
60. Copia del certificado de adopción o acta de entrega del menor.
61. Copia de la orden judicial o del acto administrativo de custodia.
62. Documento en que conste la pérdida de la patria potestad o el certificado de defunción de los padres o la declaración suscrita por el cotizante sobre la ausencia de los dos padres.
63. Copia de la autorización de traslado por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.
64. Certificación de vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
65. Copia del acto administrativo o providencia de las autoridades competentes en la que conste la calidad de beneficiario o se ordene la afiliación de oficio.

X. DATOS A SER DILIGENCIADOS POR LA ENTIDAD TERRITORIAL

66. Identificación de la Entidad Territorial 67. Datos del SISBÉN 68. Fecha de Radicación 69. Fecha de Validación
Código del Municipio Código del Departamento Número de ficha Puntaje Nivel
70. Datos del Funcionario que realiza la validación

Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre

Tipo de Documento Número del Documento de Identidad 71. Firma del Funcionario
de Identidad

Observaciones:

Recuerde que con la firma del formulario, el afiliado manifiesta la veracidad de la información registrada y de las declaraciones contenidas en el capitulo VII del formulario.
 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN Y REGISTRO DE NOVEDADES AL 19. Apellidos y nombres: Estos datos deben ser registrados en forma idéntica como figuran en el documento de identidad.
SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD • Primer apellido • Primer nombre
La información que se registre en este formulario es muy importante para el SGSSS, por favor, para su diligenciamiento, utilice tinta de color negro, escriba en letra • Segundo apellido • Segundo nombre
de imprenta, sin tachones ni enmendaduras, y siga las instrucciones de este documento. [Link] de documento de identidad: Registre el código que corresponde al documento con el cual se va a identificar, según la tabla de tipos de documentos de
ENCABEZADO identidad que se encuentra en el numeral 7 del capítulo II de este instructivo.
Número de radicación: Número que la EPS asigna en forma consecutiva a cada trámite que realizan los cotizantes, cabezas de familia, beneficiarios u otros 21.Número del documento de identidad: Registre el número exactamente como aparece en el documento de identidad. Verifique que lo ha registrado
autorizados. [Link] se trata del registro civil escriba el número NUIP que aparece en la parte superior izquierda del documento, no el indicativo serial. Verifique que lo ha
Fecha de radicación: Este dato corresponde a la fecha en que la EPS recibe físicamente el formulario de afiliación o de reporte de novedades, registrado registrado completo.
generalmente con un fechador mecánico o eléctrico. [Link]: Marque con una X, la opción: femenino o masculino, como aparece en su documento de identidad.
Quien realiza el trámite debe verificar que la fecha registrada corresponda efectivamente a la fecha en que éste se realiza ante la EPS. [Link] de nacimiento: Registre la fecha de nacimiento como aparece en el documento de identidad: día, mes y año.
CAPÍTULO I. DATOS DEL TRÁMITE Datos básicos de identificación de los beneficiarios y de los afiliados adicionales
Estos datos se refieren a la descripción de la operación, trámite o transacción que se realiza mediante la suscripción del FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN Y En las filas identificadas con los códigos B1 , B2, B3, B4 y B5 registre los datos de cada uno de los beneficiarios o afiliados adicionales que vaya a incluir en el trámite.
REPORTE DE NOVEDADES, por tanto, son obligatorios para el cotizante, cabeza de familia, beneficiario, empleador, entidad o institución autorizada, cuando se [Link] y nombres: Estos datos deben ser registrados en forma idéntica como figuran en el documento de identidad.
registre una afiliación o se reporte alguna novedad. • Primer apellido • Primer nombre
1. Tipo de trámite • Segundo apellido • Segundo nombre
A. Afiliación: Aplica cuando se ingresa por primera vez al Sistema General de Seguridad Social en Salud-SGSSS, en condición de cotizante, cabeza de familia, [Link] de documento de identidad: Coloque en el espacio el código que corresponde al documento con el cual se va a identificar, según la tabla de tipos de
beneficiario o afiliado adicional. documentos de identidad que se encuentra en el numeral 7 del capítulo II.
B. Reporte de novedades: Aplica cuando se reporta algún cambio en los datos de identificación, datos complementarios o en la condición de la afiliación del 26.Número del documento de identidad: Registre el número exactamente como figura en el documento de identidad. Verifique que lo ha registrado
cotizante, cabeza de familia, beneficiarios o afiliado adicional, según el/los tipo (s) de novedades relacionadas en el campo 40. completo. Si se trata del registro civil escriba el número NUIP que figura en la parte superior izquierda del documento, no el indicativo serial.
2. Tipo de afiliación [Link]: Marque con una X, la opción: femenino o masculino, como aparece en su documento de identidad.
A. Individual: La opción de afiliación individual aplica cuando el cotizante o el cabeza de familia realizan directamente la afiliación y el reporte de novedades, y no a [Link] de nacimiento: Registre la fecha de nacimiento como aparece en el documento de identidad: día, mes y año.
través de otras personas, entidades o instituciones.
Se debe colocar una X en la opción que corresponda: cotizante, cabeza de familia o beneficiario. Datos complementarios
B. Colectiva: La opción aplica cuando un trabajador independiente o un miembro de una comunidad o congregación religiosa realiza afiliación, reporte de [Link]: En este espacio debe colocar el código que corresponde al tipo de parentesco con el cotizante o cabeza de familia y que lo identifica como
novedades y pago de aportes al SGSSS a través de asociaciones, agremiaciones o congregaciones religiosas autorizadas para realizar afiliaciones colectivas. beneficiario o afiliado adicional, como aparece en la siguiente tabla:
C. Institucional: La opción Institucional aplica cuando la persona que se va a afiliar se encuentra a cargo de una institución de protección y la institución es
responsable de hacer el trámite. CÓDIGO PARENTESCO DESCRIPCIÓN PARENTESCO
D. De oficio: La opción de oficio aplica cuando la afiliación es realizada por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de
la Protección Social — UGPP, el empleador o la entidad administradora de pensiones cuando el afiliado no ha hecho la selección, la entidad territorial cuando la CY Cónyuge. Con relación formalizada mediante el vínculo matrimonial.
persona cumpla los requisitos para pertenecer al régimen subsidiado y se rehúse a ello, y los prestadores de servicios de salud en el caso del recién nacido de
padres no afiliados. También aplica cuando la afiliación de los beneficiarios es realizada por las Comisarías de Familia, los defensores de familia y las Personerías Compañera (o) permanente incluyendo las parejas Con unión marital de hecho.
Municipales. CP
del mismo sexo.
3. Régimen: Marque con una X, según si la afiliación o el reporte de la novedad se realiza en el Régimen Contributivo o en el Régimen Subsidiado.
4. Tipo de afiliado: Marque con una X la opción correspondiente a la condición de quien realiza la afiliación o reporta la novedad: Hl Hijos menores de veinticinco (25) años de edad. Que dependan económicamente del cotizante.
Cotizante: Aplica cuando la persona que se afilia o reporta la novedad está obligada a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud-SGSSS en el Los hijos de cualquier edad. si tienen incapacidad permanente y dependen económicamente del cotizante
Régimen Contributivo. HD
Cabeza de familia: Aplica cuando la persona que se afilia o que reporta la novedad se registra o se ha registrado como cabeza de su núcleo familiar en el Régimen Los hijos del cónyuge o compañera o compañero Si son menores de 25 años y dependen económicamente del cotizante, o de
Subsidiado. HC permanente del afiliado, incluyendo los de las cualquier edad si presentan incapacidad permanente y dependen
Beneficiario: Es la persona que integra el núcleo familiar y reúne las condiciones para ser inscrito como beneficiario de un cotizante en el Régimen Contributivo o de parejas del mismo sexo. económicamente del cotizante.
un cabeza de familia en el Régimen Subsidiado.
5. Tipo de cotizante: Marque con una X la opción que corresponda: Los hijos de los beneficiarios. Son los nietos del cotizante cuyo padre o madre es beneficiario del cotizante.
Dependiente: Si el cotizante tiene un empleador mediante una relación laboral y comparte con éste el pago de los aportes a salud y pensiones. HB
Independiente: Si el cotizante no está vinculado a un empleador mediante una relación laboral y por tanto, no comparte el pago de sus aportes sino que los asume Los menores de veinticinco (25) años o de Que dependan económicamente del cotizante y se encuentren hasta el tercer
en la totalidad. MD cualquier edad, con incapacidad permanente. grado de consanguinidad, como consecuencia del fallecimiento de los padres, la
Pensionado: Si el cotizante goza de una pensión y el pago del aporte a salud se encuentra a su cargo. pérdida de la patria potestad o la ausencia de éstos.
Código: Este espacio debe ser diligenciado por la EPS, y corresponde al código de cotizante establecido en la base de datos de afiliados vigente.
A. AFILIACIÓN Padres del cotizante. Que no estén pensionados y dependan económicamente del cotizante, cuando
Si la afiliación es individual o colectiva, se debe: PD este no inscribe como beneficiarios al cónyuge o compañera(o) permanente o a
Ÿ Diligenciar los espacios de los capítulos II y III, correspondientes a los datos básicos de identificación y complementarios del cotizante o del cabeza de los hijos.
familia.
Ÿ Diligenciar los datos del capítulo IV si el cotizante o cabeza de familia tiene beneficiarios, en el mismo trámite de afiliación. Menores de dieciocho (18) años en custodia. Entregados en custodia legal al cotizante o cabeza de familia, por autoridad
MC competente.
Ÿ Diligenciar los datos del capítulo V, relativos al empleador si el afiliado es dependiente, y si es un trabajador independiente vinculado a una entidad
autorizada para realizar afiliaciones colectivas, registrar los datos de la asociación, agremiación o congregación religiosa.
Ÿ Marcar con una X, en el capítulo VII, las declaraciones y autorizaciones que correspondan. Persona de cualquier edad como afiliada adicional. Persona de cualquier edad que depende económicamente del cotizante y se
AA encuentra en el 4° grado de consanguinidad o 2° de afinidad, respecto de este.
Ÿ Diligenciar en el capítulo VIII Firmas, los campos 54 y/o 55 según el caso.
Ÿ Marcar con una X, en el capítulo IX, los documentos de identidad de las personas que se afilian y los anexos que acreditan la condición de sus
beneficiarios, según corresponda. [Link]: Registre el código que aparece en la tabla del numeral 11 de este instructivo, correspondiente a la etnia en caso de pertenecer a alguna de ellas.
Si la afiliación es institucional o de oficio, la institución o entidad debe: [Link]: Este espacio debe diligenciarse solo en el caso de que el beneficiario tenga una discapacidad reconocida y calificada médicamente.
Ÿ Diligenciar los espacios de los capítulos II y III con los datos de la persona que se va a afiliar, en condición de cotizante o cabeza de
familia. Los niños de padres no afiliados que afilia la IPS lo hacen en condición de cabeza de familia hasta tanto sus padres realicen la Tipo de discapacidad:
afiliación. Marque con una X la opción: F: Física N: Neuro-sensorial M: Mental
Ÿ Diligenciar los datos del capítulo IV si tiene información de los beneficiarios de la persona que se va a afiliar, o si la persona que se va a Condición de discapacidad:
afiliar tiene la calidad de beneficiario de un cotizante en el caso de la afiliación de oficio en los términos del artículo 35 del Decreto 2353 Marque con una X: T: Temporal P: Permanente.
de 2015. [Link] de residencia: Estos datos aplican sólo para el Régimen Contributivo cuando los beneficiarios y afiliados adicionales residan en un municipio diferente
Ÿ Diligenciar los datos del capítulo V relativos a la entidad responsable de la afiliación institucional o de oficio. En el caso de Entidades al del cotizante.
Territoriales estas deberán registrar los datos del capítulo X. • Municipio/Distrito • Departamento • Zona: urbana, rural • Teléfono (fijo y/o celular)
Ÿ Marcar con una X en el capítulo VII las declaraciones y autorizaciones que correspondan. En el caso de las afiliaciones de oficio solo
podrán marcar los numerales 51, 52 y 53. [Link] de la UPC del afiliado adicional: Este dato debe ser diligenciado por la EPS para lo cual debe colocar el valor mensual del aporte (en
Ÿ Diligenciar el capítulo VIII Firmas, firmando en el campo 55 "Empleador, Aportante o Entidad responsable para la afiliación colectiva, números) correspondiente a cada afiliado adicional que se haya registrado.
institucional o de oficio". Selección de la Institución Prestadora de Servicios de Salud - IPS primaria
Ÿ Marcar con una X, en el capítulo IX, el documento de identidad de la(s) persona(s) que se va(n) a afiliar y los anexos que correspondan. [Link] de la Institución Prestadora de Servicios de Salud —IPS: Registre el nombre de la Institución Prestadora de Servicios de Salud
Ÿ Diligenciar los datos del capítulo X cuando la Entidad Territorial es la que realiza la afiliación. primaria que ha sido seleccionada por el cotizante o cabeza de familia, dentro del listado de la Red de Prestadores que le presente la EPS, así:
• En la fila identificada con la letra C, la IPS seleccionada en el municipio de residencia del cotizante y los beneficiarios que convivan con él en el
CAPÍTULO II. DATOS BÁSICOS DE IDENTIFICACIÓN (del cotizante o del cabeza de familia) régimen contributivo, o del cabeza de familia y sus beneficiarios en el régimen subsidiado.
Los datos básicos de identificación son aquellos que permiten la plena identificación del cotizante o cabeza de familia y deben coincidir con los del documento • En la(s) fila(s) identificada(s) con la letra B, sólo para el régimen contributivo, en la casilla vacía, registre el número del beneficiario del cotizante o
expedido por la entidad competente. Estos son: afiliado adicional que resida en un municipio distinto al del cotizante y el nombre de la IPS en ese municipio.
6. Apellidos y nombres: Estos datos deben ser registrados en las casillas correspondientes, en forma idéntica a como aparecen en el documento de identidad. La EPS debe registrar el código de la IPS primaria seleccionada por el afiliado.
• Primer apellido • Primer nombre CAPÍTULO V. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADOR Y OTROS APORTANTES O
• Segundo apellido • Segundo nombre
7. Tipo de documento de identidad: Debe colocar en el espacio el código que corresponde al documento con el cual se va a identificar, según la siguiente tabla: DE LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE LA AFILIACIÓN COLECTIVA, INSTITUCIONAL O DE OFICIO
Estos datos aplican a:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTO • El Empleador cuando el afiliado que hace el trámite es un trabajador dependiente y la afiliación o el reporte de la novedad lo exige.
Certificado de Nacido Vivo, es el documento expedido por la Institución Prestadora de Servicios (IPS) donde nació el neonato. Solo tiene validez • Las entidades autorizadas para realizar la afiliación colectiva de trabajadores independientes o miembros de comunidades o congregaciones
CN religiosas, entidades administradoras o pagadoras de pensiones, Cooperativas y pre-cooperativas de trabajo asociado, Cajas de Compensación
para realizar la afiliación y máximo hasta el tercer mes de vida. Debe ser reemplazado por el registro civil.
Familiar cuando se trate de cotizantes que no tienen la calidad de dependientes y la afiliación o el reporte de la novedad lo exige.
RC Registro Civil de Nacimiento, es el documento expedido por una notaría pública con el que se identifican los menores de 7 años. Debe ser • Las Instituciones o entidades responsables de hacer la afiliación y reportar las novedades de las personas que se encuentran bajo su protección,
reemplazado por la tarjeta de identidad. o los empleadores, entidades e instituciones que tienen la competencia para realizar la afiliación o el reporte de novedades.
Tarjeta de Identidad, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican los menores entre de edad [Link] o Razón Social: Escriba el nombre o razón social del empleador, otro tipo de aportante, pagador de pensiones o de las entidades
TI entre 7 y 17 años. Debe ser reemplazada por la cédula de ciudadanía. responsables de la afiliación colectiva, institucional o de oficio.
36. Tipo de documento de identificación: Escriba el tipo de documento con el cual se identifica como empleador, otro tipo de aportante, pagador
CC Cédula de Ciudadanía, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir de pensiones o como entidad responsable de la afiliación colectiva, institucional o de oficio, así:
18 años de edad.
• NIT (número de identificación tributaria), cuando se trate de personas jurídicas, públicas o privadas.
Cédula de Extranjería, es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa • CC (cédula de ciudadanía), TI (tarjeta de identidad), PA (pasaporte), CE (cédula de extranjería), CD (carné diplomático) cuando se trate de
CE superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Registro de Extranjeros. La Vigencia de la Cédula de Extranjería será por un término de personas naturales.
cinco (5) años. 37.Número del documento de identificación: Escriba el número del documento de identificación.
Pasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra [Link] de aportante o Pagador de Pensiones: Este dato debe ser diligenciado por la EPS para lo cual debe registrar el código del tipo de
PA obligado a tramitar una cédula de extranjería, y de los extranjeros menores de 7 años. aportante o pagador de pensiones que corresponda según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes-PILA.
[Link]ón:
Carné Diplomático, es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, legaciones, consulados y • Dirección • Municipio/Distrito
CD delegaciones en representación de gobiernos extranjeros. • Teléfono (fijo o celular) • Departamento
Salvoconducto de Permanencia, es un documento de carácter temporal expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia • Correo electrónico
SC a los extranjeros que deban permanecer en el país mientras resuelven su situación de refugiados o asilados. Tiene una validez de tres meses y debe En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir como departamento Bogotá, D.C.
ser renovado o sustituido por la cédula de extranjería. B. REPORTE DE NOVEDADES
El reporte de novedades no puede realizarse simultáneamente con la afiliación. La novedad es la modificación de los datos reportados en la afiliación o de
8. Número del documento de identidad: Es el número con el cual se identifica como persona única y debe registrarlo exactamente como figura en el la condición de la afiliación.
documento de identidad. Si se trata del registro civil escriba el número NUIP que aparece en la parte superior izquierda del documento, no el indicátivo serial. El reporte de novedades solo puede ser realizado por los cotizantes y cabezas de familia. Los beneficiarios únicamente pueden reportar las novedades
Verifique que lo ha registrado completo. que expresamente se autorizan en este instructivo.
9. Sexo: Marque con una X, la opción: femenino o masculino, como aparece en su documento de identidad. Las EPS no pueden reportar a la base de datos de afiliados vigente novedades que no hayan sido reportadas por los cotizantes, cabeza de familia o
[Link] de nacimiento: Registre la fecha de nacimiento como figura en el documento de identidad: día, mes y año. beneficiarios mediante la suscripción del Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades.
CAPÍTULO III. DATOS COMPLEMENTARIOS 40. Tipos de novedad: Marque con una X la casilla que corresponda al tipo de novedad que va a reportar, según la siguiente tabla:
Datos personales: Estos datos deben registrarse para el cotizante en el Régimen Contributivo y para el cabeza de familia en el Régimen Subsidiado, según
corresponda. NÚMERO NOMBRE
[Link]: En este espacio debe registrar el código correspondiente a la etnia, en caso de pertenecer a alguna de ellas, tal como aparece en la tabla: 1 Modificación de datos básicos de identificación
CÓDIGO ETNIA 2 Corrección de datos básicos de identificación
01 Indígena. 3 Actualización del documento de identidad
02 Rrom (Gitano). 4 Actualización y corrección de datos complementarios
03 Raizal (San Andrés y Providencia). 5 Terminación de la inscripción en la EPS
04 Palenquero (San Basilio de Palenque). 6 Reinscripción en la EPS
05 Negro(a), afrocolombiano(a). 7 Inclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales
8 Exclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales
[Link]: Este espacio debe diligenciarse solo en el caso de que el cotizante o cabeza de familia tenga una discapacidad reconocida y calificada 9 Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar
médicamente. 10 Terminación de relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando
Tipo de discapacidad: 11 Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas
Marque con una X la opción: F: Física N: Neuro-sensorial M: Mental 12 Desvinculación de una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas
Condición de discapacidad: 13 Movilidad
Marque con una X la opción: T: Temporal P: Permanente. 14 Traslado
[Link] SISBÉN: Este dato aplica solo para el Régimen Subsidiado. Debe registrar el puntaje obtenido en la encuesta Sisbén. 15 Reporte de fallecimiento
14. Grupo de población especial: Este dato aplica solo para el Régimen Subsidiado. Si el cabeza de familia pertenece a un grupo de población especial debe 16 Reporte del trámite de protección al cesante
colocar en el espacio el código correspondiente según la siguiente tabla. 17 Reporte de la calidad de pre-pensionado
02 Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 18 Reporte de la calidad de pensionado.
06 Menores desvinculados del conflicto armado, a cargo del ICBF. DESCRIPCIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE LAS NOVEDADES
08 Población desmovilizada.
Novedad 1: Modificación de datos básicos de identificación
09 Víctimas del conflicto armado.
10 Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. Esta novedad se reporta cuando el cotizante, el cabeza de familia o la institución autorizada, modifica uno o varios de los datos básicos de identificación del cotizante,
11 Personas incluidas en el programa de protección a testigos. cabeza de familia, beneficiarios o afiliados adicionales, para lo cual debe presentar el documento de identidad, en el que consten tales modificaciones. Para reportar
16 Adultos mayores en centros de protección. esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:
17 Comunidad indígena. • Marcar con una X la casilla de la novedad 1, del numeral 40 "Tipo de novedad".
18 Población Rrom. • Diligenciar en el capítulo II los datos básicos de identificación como figuran en el documento de identidad antes de la modificación, si la novedad aplica al
22 Población privada de la libertad, que no esté a cargo del Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de la Libertad. cotizante o al cabeza de familia.
23 Personas que dejen de ser madres comunitarias y sean beneficiarias del subsidio de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. • Registrar los datos del cotizante o del cabeza de familia en el capítulo II y los datos del beneficiario o del afiliado adicional, de los numerales 24, 25, 26, 27 y
24 Personas incluidas en el Registro Único de Damnificados por la deportación, expulsión, repatriación o retorno desde el territorio Venezolano. 28 del capítulo IV, como están en el documento de identidad actual, es decir antes de la modificación, si la novedad corresponde a un beneficiario o afiliado
adicional.
• Registrar en los espacios del numeral 41 del capítulo VI, los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto
Si la afiliación es individual o de oficio seleccione uno de los siguientes códigos: 08, 09, 11, 17, 18, 23, 24. del cual se esté reportando la novedad, después de la modificación.
Si la afiliación es institucional seleccione uno de los siguientes códigos: 02,06, 10, 16, 22. • Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.
[Link] de Riesgos Laborales — ARL: Este dato aplica sólo para la afiliación en el Régimen Contributivo de los trabajadores dependientes. • Seleccionar en el numeral 56 del capítulo IX el tipo de documento de identidad donde consten las modificaciones realizadas y anexe copia.
Registre el nombre de la Entidad Administradora de Riesgos Laborales donde se encuentra afiliado. Novedad 2: Corrección de datos básicos de identificación
[Link] de Pensiones: Este dato aplica solo para la afiliación en el Régimen Contributivo. Registre el nombre de la Entidad Administradora de Esta novedad se reporta cuando los datos básicos de identificación del cotizante, el cabeza de familia, el beneficiario o el afiliado adicional quedaron mal registrados
Pensiones donde se encuentra afiliado. en la base de datos de afiliados vigente y no coinciden con los del documento de identidad, para lo cual se deberá presentar el documento de identidad. Para
[Link] Base de Cotización — IBC: Este dato aplica solo para la afiliación en el Régimen Contributivo. Registre el valor del salario o del ingreso mensual reportar esta novedad el cotizante o el cabeza de familia debe:
sobre el cual va a pagar los aportes al SGSSS. • Marcar con una X la casilla de la novedad 2, del numeral 40 "Tipo de novedad".
[Link]: Diligencie los datos del lugar donde reside el cotizante o cabeza de familia completos. • Diligenciar en el capítulo II los datos básicos de identificación como figuran en la base de datos de afiliados vigente, es decir, los datos errados si la novedad
• Dirección de su residencia • Localidad/comuna si existen en su ciudad, municipio o distrito aplica al cotizante o al cabeza de familia.
• Teléfono (fijo o celular, o ambos) • Zona: urbana o rural donde se ubica su residencia • Registrar los datos del cotizante o de cabeza de familia en el capítulo II y los datos de los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del capítulo IV como figuran en la
• Correo electrónico • Departamento base de datos de afiliados vigente, es decir, los datos errados y que van a ser corregidos si la novedad corresponde a un beneficiario.
• Ciudad/Municipio o distrito • Registrar en los espacios del numeral 41 del capítulo VI, los datos básicos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional
En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir en el campo departamento: Bogotá, D.C. respecto del cual se esté reportando la novedad, tal como debe ser corregidos.
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.
CAPÍTULO IV. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL NÚCLEO FAMILIAR • Seleccionar en el numeral 56 del capítulo IX el tipo de documento de identidad que corresponda, con los datos correctos y anexe copia.
Novedad 3: Actualización del documento de identidad
Datos básicos de identificación del cónyuge o compañero (a) permanente cotizante Esta novedad se reporta cuando el cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional actualiza el documento de identidad por el que corresponda a su
Estos datos deben ser registrados solo cuando el cónyuge o compañero (a) permanente también cotiza al SGSSS. Si éste no cotiza debe registrarse en edad, es decir, el RC por la TI, o la TI por la CC, o en el caso de los extranjeros por pérdida de vigencia de los documentos de identificación, según las normas de
los espacios de "Datos de identificación de los miembros del núcleo familiar" en el capítulo IV en la fila de primer beneficiario (B1). migración. Para reportar esta novedad el cotizante o el cabeza de familia debe:
Si al momento de la afiliación del cotizante el cónyuge o compañero (a) permanente está afiliado y cotiza, solo debe diligenciar sus datos básicos de
identificación de estos espacios.
 • Marcar con una X la casilla de la novedad 3, numeral 40 "Tipo de novedad". Novedad 14: Traslado
• Diligenciar en el capítulo II los datos básicos de identificación del documento que se encuentra en la base de datos de afiliados vigente si la novedad aplica al Esta novedad se reporta cuando el cotizante o el cabeza de familia, en ejercicio del derecho a la libre elección, manifiesta su decisión de cambiarse a otra EPS del
cotizante o al cabeza de familia. mismo o de distinto régimen. La solicitud de traslado a la EPS en la cual desea inscribirse debe cumplir los siguientes requisitos:
• Registrar los datos del cotizante o de cabeza de familia en el capítulo II y los datos del beneficiario de los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del capítulo IV del • Que esté inscrito en la misma EPS por un período mínimo de trescientos sesenta (360) días calendario continuos o discontinuos, contados a partir del
documento que se encuentra en la base de datos de afiliados vigente. momento de la inscripción.
• Registrar, en los espacios del numeral 41 del capítulo VI, los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia o beneficiario o afiliado adicional del cual • Que no esté el afiliado cotizante o cualquier miembro de su núcleo familiar internado en una institución prestadora de servicios de salud.
se esté reportando la novedad del nuevo documento. • Que esté el cotizante independiente a paz y salvo en el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas. • Que Inscriba en la solicitud de traslado a todo el núcleo familiar.
• Seleccionar en el numeral 56 del capítulo IX el tipo de documento de identidad que se actualiza y anexe copia. Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:
Novedad 4: Actualización y corrección de datos complementarios • Marcar con una X la casilla de la novedad 14, del numeral 40 "Tipo de novedad".
Esta novedad se reporta cuando los datos complementarios del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional se actualizan o modifican. Para reportar • Marcar con una X en las casillas A o B si es traslado en el mismo régimen o de diferente régimen, según corresponda.
esta novedad el cotizante o el cabeza de familia debe: • Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios de los capítulos II y III.
• Marcar con una X la casilla de la novedad 4, del numeral 40 "Tipo de novedad". • Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios correspondientes a los numerales 24 al 32 del capítulo IV de los beneficiarios, si los
• Registrar los datos básicos de identificación del capítulo II del cotizante o del cabeza de familia. tuviere.
• Registrar los datos complementarios del capítulo III, en los numerales a actualizar o corregir si la novedad corresponde al cotizante o cabeza de familia. • Registrar en el numeral 34 del capítulo IV el nombre de la IPS primaria seleccionada por el cotizante o cabeza de familia.
• Registrar en los numerales 24 al 32 del capítulo IV, los datos básicos de identificación y complementarios del beneficiario o afiliado adicional si la novedad • Diligenciar los datos del capítulo V correspondiente a los "Datos de identificación del empleador y otros aportantes o de las entidades responsables de la
corresponde a los beneficiarios o afiliados adicionales. afiliación colectiva, institucional o de oficio", si hubiere lugar a ello.
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas. • Registrar en el numeral 43 del capítulo VI la EPS anterior, es decir, la EPS de la cual se traslada.
Novedad 5: Terminación de la inscripción en la EPS • Registrar en la casilla 44, el código correspondiente al motivo por el cual quiere trasladarse de EPS según la tabla siguiente:
Esta novedad solo aplica para el Régimen Contributivo y se reporta cuando el cotizante cumple alguna de las condiciones que se señalan en la tabla siguiente:
Código Motivos para el traslado
CÓDIGO CONDICIÓN
1 Por ejercicio de la libre elección.
El trabajador dependiente termina su relación laboral y no reúne las condiciones para seguir cotizando en el SGSSS como
independiente, ni se reporta como beneficiario o como afiliado adicional por otro cotizante dentro de la misma EPS, ni cumple las 2
Cuando el usuario vea menoscabado su derecho a la libre escogencia de IPS o cuando se haya afiliado con la promesa de obtener
condiciones para pertenecer al régimen subsidiado; o el cotizante independiente no reúne las condiciones para seguir cotizando ni se servicios en una determinada red de prestadores y esta no sea cierta.
01
reporta como beneficiario o como afiliado adicional por otro cotizante dentro de la misma EPS, ni cumple las condiciones para Cuando se presenten casos de deficiente prestación o suspensión de servicios por parte de la EPS o de su red prestadora debidamente
pertenecer al régimen subsidiado. 3 comprobados.
02 El afiliado informa que va a fijar su residencia en el exterior. 4 Por unificación del núcleo familiar.
03 El afiliado va a pertenecer a un régimen exceptuado o especial. 5 Cuando la EPS no tenga cobertura en el municipio al cual se ha cambiado el afiliado
Cuando el INPEC ha reportado el ingreso del cotizante o cabeza de familia como beneficiario del Fondo Nacional de Salud de las 6 Cuando la afiliación ha sido oficiosa por parte de las entidades autorizadas para ello.
04 Personas Privadas de la Libertad • Marcar con una X la casilla 46 del capítulo VII, cuando corresponda.
Para reportar esta novedad en el caso de las condiciones 01, 02 y 03 el cotizante debe: • Diligenciar el capítulo VIII de Firmas los numerales 54 y 55, según corresponda.
• Marcar con una X la casilla de la novedad 5, del numeral 40 "Tipo de novedad". • Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que va a anexar.
• Registrar en la casilla código de la tabla anterior que corresponde a la condición por la cual termina la inscripción en la EPS. • Si obedece a la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud, deberá marcar el documento del numeral 63 y anexarlo.
• Registrar los datos básicos de identificación del capítulo II. • Anexar copia de los soportes que acreditan la condición de beneficiarios o afiliado adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del
• Registrar la fecha a partir de la cual termina la inscripción en la EPS, en el numeral 42 del capítulo VI. registro civil de matrimonio o de escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital, copia del certificado de adopción o
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas. acta de entrega del menor, copia de la orden judicial o acto administrativo de custodia, según corresponda al tipo de beneficiario que este incluyendo.
Si se trata de las condiciones 01 y 03, además se reportará la novedad 10, "terminación de la relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando". Si Si el motivo para el traslado corresponde a alguno de los códigos 2, 3, 4, 5 o 6, no se aplicará el período de permanencia.
la condición es de terminación de la relación laboral se deben registrar los datos del capítulo V y estar suscrita por el empleador. Esta novedad no requiere que el cotizante o cabeza de familia diligencie una solicitud ante la EPS de la cual se traslada.
La novedad por la condición del código 04 no exige el diligenciamiento del formulario, pero será informada por el INPEC a la base de datos de afiliados vigente. Novedad 15: Reporte de fallecimiento
Novedad 6: Reinscripción en la EPS Aplica cuando el cotizante, el cabeza de familia o los beneficiarios o afiliados adicionales fallecen. Cuando el fallecido es el cotizante o el cabeza de familia, la novedad
Esta novedad aplica cuando el cotizante que ha reportado o ha sido objeto de reporte de la novedad de terminación de la inscripción en una EPS debe realizar una debe reportarla el beneficiario. Para esta novedad se debe:
nueva inscripción en la misma EPS, por modificación de la condición que originó la terminación de la inscripción. Para reportar esta novedad el cotizante debe: • Marcar con una X la casilla de la novedad 15, del numeral 40 "Tipo de novedad".
• Marcar con una X la casilla de la novedad 6, del numeral 40 "Tipo de novedad". • Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II, si el cotizante o el cabeza de familia es quien reporta la novedad.
• Registrar los datos básicos de identificación del numeral II. • Diligenciar los datos básicos de identificación en los numerales 24 al 28 del capítulo IV, si quien reporta la novedad es un beneficiario.
• Registrar los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del capítulo IV, si tiene beneficiarios que reinscribir. • Diligenciar en el Capítulo II los datos básicos del integrante del núcleo familiar que se inscribe como nuevo cabeza de familia (aplica sólo para el régimen
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas. subsidiado cuando se ha reportado el fallecimiento del cabeza de familia).
Esta novedad se puede reportar simultáneamente con la novedad 4 si desea modificar datos complementarios y registrar los datos correspondientes a dicha • Registrar en el numeral 41 del capítulo VI, los datos básicos de identificación del afiliado fallecido (cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado
novedad. adicional).
Si se trata de una persona que inicia una relación laboral además reportará la novedad 9 y registrar los datos de esta novedad. Si se trata de un trabajador • Diligenciar el numeral 42 del capítulo VI la fecha de fallecimiento.
dependiente, también debe diligenciar los datos del capítulo V y suscribirse por el empleador en el campo 56 del Capítulo VIII. • Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.
Novedad 7: Inclusión de beneficiarios o de Afiliados Adicionales Novedad 16: Reporte del trámite de protección al cesante
Esta novedad se reporta para incluir un miembro del núcleo familiar que cumple las condiciones para ser beneficiario. También aplica para la inscripción de otros Esta novedad se reporta cuando el cotizante termina la relación laboral o pierde las condiciones para seguir cotizando y solicita cobertura de protección al cesante a
familiares como afiliados adicionales cuando cumplan las condiciones para ello, en el régimen contributivo. Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe: la Caja de Compensación Familiar en la que se encuentra afiliado. Para esta novedad debe:
• Marcar con una X la casilla de la novedad 7, del numeral 40 "Tipo de novedad". • Marcar con una X la casilla de la novedad 16, del numeral 40 "Tipo de novedad".
• Registrar los datos básicos de identificación del capítulo II • Diligenciar el capítulo II, datos básicos de identificación del cotizante.
• Registrar los datos básicos de identificación y complementarios de los numerales 24 al 32 del capítulo IV del beneficiario o afiliado adicional que va a incluir. • Diligenciar en la casilla 45 del capítulo VI, nombre de la Caja de Compensación Familiar en la cual radicó la solicitud de otorgamiento del beneficio.
• Registrar en el numeral 34 del capítulo IV, el nombre de la IPS primaria seleccionada para el beneficiario o afiliado adicional del cotizante que resida en un • Diligenciar el capítulo VIII de Firmas, el numeral 54.
municipio distinto al de éste. Novedad 17: Reporte de la calidad de pre-pensionado
• Marcar con una X la casilla 46 del capítulo VII cuando corresponda. Esta novedad se reporta cuando el cotizante ha radicado la solicitud para el reconocimiento de pensión, no se encuentra obligado a cotizar y hace el esfuerzo
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas. financiero para seguir cotizando sobre un (1) salario mínimo mensual legal vigente. Para esta novedad debe:
• Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que va a anexar. • Marcar con una X la casilla de la novedad 17, del numeral 40 "Tipo de novedad".
• Anexar copia de los soportes que acreditan la condición de beneficiario o afiliado adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del • Diligenciar el capítulo II datos básicos de identificación del cotizante.
registro civil de matrimonio o de escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital, copia del certificado de adopción o • Registrar en el numeral 17 del capítulo III "datos complementarios" el IBC con el cual cotizará como prepensionado.
acta de entrega del menor, copia de la orden judicial o acto administrativo de custodia, según corresponda al tipo de beneficiario o afiliado adicional que • Diligenciar el capítulo VIII de Firmas, el numeral 54.
esté incluyendo. Novedad 18: Reporte de la calidad de pensionado
Novedad 8: Exclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales Esta novedad se reporta por el cotizante a quien le ha sido reconocida una pensión y se encuentra obligado a cotizar como pensionado. Para esta novedad debe:
Esta novedad se reporta para excluir del núcleo familiar a un beneficiario que ha perdido las condiciones para serio, tales como superar la edad exigida, inicio de • Marcar con una X la casilla de la novedad 18, del numeral 40 "Tipo de novedad".
relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar, pérdida de la condición de cónyuge o compañera (o) permanente, o cuando el beneficiario va a integrar • Diligenciar el capítulo II, datos básicos de identificación del cotizante.
otro núcleo familiar. También aplica para la exclusión de un afiliado adicional. Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe: • Registrar en los numerales 16, 17 y 18 del capítulo III, los datos complementarios relativos a la administradora de pensiones, IBC con el cual cotizará y
• Marcar con una X la casilla de la novedad 8, del numeral 40 "Tipo de novedad". residencia.
• Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II. • Diligenciar los datos de los numerales 19 al 23 del capítulo IV, correspondientes al cónyuge o compañero(a) permanente si lo(a) tuviere.
• Registrar en los numerales 24 al 28 del capítulo IV, los datos básicos de identificación del beneficiario o afiliado adicional que se va a excluir. • Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios de los numerales 24 a 32 del capítulo IV correspondientes a los beneficiarios si los tuviere.
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas • Diligenciar los datos del capítulo V, para la Administradora del Fondo de Pensiones que pagará sus aportes a la seguridad social.
• Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que anexa. • Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.
• Anexar copia del documento de identidad correspondiente, copia de escriturapública o sentencia judicial que declare el divorcio, sentencia judicial que
declare la separación de cuerpos, y escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la terminación de la unión marital, según CAPÍTULO VI, DATOS PARA EL REPORTE DE LA NOVEDAD
corresponda al tipo de beneficiario que esté excluyendo. 41. Datos básicos de identificación:
Novedad 9: Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar Registre en el numeral 41 del capítulo VI, los datos básicos (Primer apellido, Segundo apellido, Primer nombre, Segundo nombre, Tipo de documento de Identidad,
Esta novedad se reporta cuando el afiliado cotizante o el cabeza de familia inicia una relación laboral o adquiere condiciones para cotizar. Si se trata del cabeza de Número del documento de identidad, Sexo y Fecha de nacimiento) del afiliado, únicamente para las siguientes novedades:
familia deberá marcar la novedad 11: Movilidad. Novedad 1: Los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto del cual se esté reportando la novedad, después
También se reporta cuando el beneficiario o el afiliado adicional inicia una relación laboral o adquiere condiciones para cotizar. Si se trata de un beneficiario en el de la modificación;
Régimen Subsidiado además deberá marcar la novedad 11: Movilidad. Si se trata de un beneficiario o un afiliado adicional en el Régimen Contributivo también Novedad 2: Los datos básicos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto del cual se esté reportando la novedad, tal
podrá marcar la novedad 12: Traslado si cumple las condiciones para ello. como deben ser corregidos;
El cotizante o cabeza de familia del beneficiario o afiliado adicional que inicia una relación laboral o adquiere condiciones para cotizar, deberá reportar la novedad Novedad 3: Los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional del cual se esté reportando la novedad, como figuran en el
8: exclusión de beneficiarios de dicho beneficiario o afiliado adicional, en otro formulario. nuevo documento; y
Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe: Novedad 13: Los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional fallecido.
• Marcar con una X la casilla de la novedad 9, del numeral 40 "Tipo de novedad". 42. Fecha: Registre en el numeral 42 del capítulo VI, la fecha únicamente para las siguientes novedades:
• Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II. Novedad 9: Inicio de la relación laboral o de adquisición de condiciones para cotizar; Novedad 10: Terminación de la relación laboral;
• Diligenciar los datos complementarios del capítulo III. Novedad 11: Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas; Novedad 12: Desvinculación de una entidad autorizada para realizar
• Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios correspondientes a los numerales 24 al 32 del capítulo IV de sus beneficiarios, si los afiliaciones colectivas;
tuviere. Novedad 15: Reporte de fallecimiento, la que figura en el certificado de defunción.
• Diligenciar el capítulo V correspondiente a los datos de identificación del empleador o de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas. [Link] Anterior: Este dato solo se diligencia para la novedad 14 cuando se solicita traslado y corresponde al nombre de la EPS en la cual se encuentra inscrito
• Registrar en el numeral 42 del capítulo VI, fecha en la cual inicia la relación laboral o adquiere las condiciones para cotizar. el cotizante o cabeza de familia y de la cual desea trasladarse.
• Marcar con una X la casilla 46 del capítulo VII cuando corresponda. [Link] del traslado: Este dato se registra únicamente cuando se está reportando la novedad 14. Registre el
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas en los numerales 54 y 55, según corresponda. código según la tabla descrita en la novedad 14: "traslado".
• Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que va a anexar. [Link] de Compensación Familiar o Pagador de Pensiones: Este dato se registra únicamente en la novedad 16: "Reporte del trámite de protección al
• Anexar copia de los soportes que acreditan la condición de beneficiarios o afiliado adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del cesante" o en la novedad 18: "Reporte de la calidad de pensionado". Debe colocar el nombre de la Caja de Compensación Familiar o del Pagador de Pensiones,
registro civil de matrimonio o de escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital, copia del certificado de adopción o según el caso.
acta de entrega del menor, copia de la orden judicial o acto administrativo de custodia, según corresponda al tipo de beneficiario que este incluyendo. CAPÍTULO VII. DECLARACIONES Y AUTORIZACIONES
Cuando esta novedad es reportada por el beneficiario o afiliado adicional que inicia una relación o adquiere condiciones para cotizar, además de diligenciar lo [Link]ón de dependencia económica de los beneficiarios o afiliados adicionales.
anterior deberá: [Link]ón de la no obligación de afiliarse al Régimen Contributivo, Especial o de Excepción
• Diligenciar en el numeral 41 del Capítulo VI, los datos básicos de identificación del cotizante o cabeza de familia del núcleo familiar del cual hacía parte. [Link]ón de existencia de razones de fuerza mayor o caso fortuito que impiden la entrega de los documentos que acreditan la condición de beneficiarios.
Novedad 10: Terminación de la relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando.
[Link]ón de no internación del cotizante, cabeza de familia, beneficiarios o afiliados adicionales en una Institución Prestadora de Servicios de Salud.
Esta novedad se reporta cuando un afiliado cotizante dependiente termina su relación laboral o cuando el cotizante independiente pierde las condiciones para
[Link]ón para que la EPS solicite y obtenga datos y copia de la historia clínica del cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales.
continuar como cotizante. Para esta novedad el cotizante debe:
• Marcar con una X la casilla de la novedad 10, del numeral 40 "Tipo de novedad". [Link]ón para que la EPS reporte la información que se genere de la afiliación o del reporte de novedades a la base de datos de afiliados vigente y a las
• Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II. entidades públicas que por sus funciones la requieran.
• Diligenciar el capítulo V correspondiente a los datos de identificación del empleador. [Link]ón para que la EPS maneje los datos personales del cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales de acuerdo con lo
• Registrar en el numeral 42 del capítulo VI, la fecha en la cual termina la relación laboral o pierde las condiciones para cotizar. previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas. [Link]ón para que la EPS envíe información al correo electrónico o al celular como mensajes de texto.
Novedad 11: Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
Esta novedad se reporta cuando un trabajador independiente o un miembro de una congregación religiosa efectúa la vinculación a una entidad autorizada para CAPÍTULO VIII. FIRMAS
realizar afiliaciones colectivas. Para esto debe: Este formulario debe suscribirse por el cotizante, cabeza de familia, empleador, aportante o entidad responsable de la afiliación colectiva, institucional o de oficio, en
• Marcar con una X la casilla de la novedad 11, del numeral 40 "Tipo de novedad". los casos establecidos en este instructivo y que, conforme a la normativa vigente, tenga a su cargo la afiliación y el reporte de novedades. También será suscrito por
• Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II. el beneficiario sólo en el evento del reporte de fallecimiento del cotizante o cabeza de familia.
• Diligenciar el capítulo V correspondiente a los datos de identificación de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas. En el espacio correspondiente debe ir la firma de:
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas, numerales 54 y 55. [Link] cotizante, cabeza de familia o beneficiario
• Marcar con una X la casilla del numeral 64 del capítulo IX y anexarla. [Link] empleador, aportante o entidad responsable de la afiliación colectiva, institucional o de oficio.
• Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos de identidad y demás documentos que va a anexar y anexarlos. Con la firma contenida en el numeral 54 el afiliado manifiesta la veracidad de la información registrada y de las declaraciones contenidas en el capítulo VII del
Novedad 12: Desvinculación de una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas formulario.
Esta novedad se reporta cuando un trabajador independiente o un miembro de una congregación religiosa se desvincula de una entidad autorizada para realizar CAPÍTULO IX. ANEXOS
afiliaciones colectivas. Para esto debe: Marque con una X la casilla correspondiente al/los documento(s) que se anexe(n), según lo requiera el trámite que realiza.
• Marcar con una X la casilla de la novedad 12, del numeral 40 "Tipo de novedad". [Link] de identidad: CN, RC, TI, CC, PA, CE, CD, SC.
• Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II. [Link] del dictamen de incapacidad permanente emitido por la autoridad competente.
• Diligenciar el capítulo V correspondiente a los datos de identificación de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas. [Link] del registro civil de matrimonio o de la Escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital.
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas, numerales 54 y 55. [Link] de la escritura pública o sentencia judicial que declare el divorcio, sentencia judicial que declare la separación de cuerpos y escritura pública, acta de
Novedad 13: Movilidad conciliación o sentencia judicial que declare la terminación de la unión marital.
Esta novedad se reporta: [Link] del certificado de adopción o acta de entrega del menor.
A. Al Régimen Contributivo: cuando el cabeza de familia o alguno de sus beneficiarios del régimen subsidiado inicia una relación laboral o adquiere las condiciones [Link] de la orden judicial o del acto administrativo de custodia.
para cotizar y debe permanecer en la misma EPS en el Régimen Contributivo. [Link] del documento en que conste la pérdida de la patria potestad o el certificado de defunción de los padres o la declaración suscrita por el cotizante sobre la
B. Al Régimen Subsidiado: cuando el cotizante termina la relación laboral o pierde las condiciones para seguir cotizando o cuando alguno de sus beneficiarios pierde ausencia de los padres.
tal condición y cumplen requisitos para pertenecer al Régimen Subsidiado en la misma EPS. [Link] de la autorización de traslado por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.
Para esta novedad el cabeza de familia o el cotizante debe: [Link]ficación de vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
• Marcar con una X la casilla de la novedad 13, del numeral 40 "Tipo de novedad". [Link] del acto administrativo o providencia de las autoridades competentes en la que conste la calidad de beneficiario o se ordene la afiliación de oficio.
• Marcar con una X en la casilla respectiva, A o B, según al régimen que corresponda la movilidad. CAPÍTULO X. DATOS A SER DILIGENCIADOS POR LA ENTIDAD TERRITORIAL
• Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II Estos datos aplican solo en el Régimen Subsidiado y deben diligenciarse por la entidad territorial cuando se trate de afiliación o reporte de novedades en el régimen
• Diligenciar los datos complementarios del capítulo III que correspondan. subsidiado, cuando la respectiva novedad lo exige.
• Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios correspondientes a los numerales 24 al 32 del capítulo IV de los beneficiarios, si los [Link]ficación de la Entidad Territorial: Registre el código del municipio o distrito y del departamento, según la codificación DANE, que corresponden a la
tuviere. Entidad Territorial.
• Diligenciar los datos del capítulo V correspondiente a los datos de identificación del empleador o de la entidad autorizada para realizar afiliaciones [Link] del Sisbén: El funcionario de la Entidad Territorial debe consultar en la base de datos Sisbén y registrar:
colectivas, cuando se trata de la movilidad al Régimen Contributivo.
• Registrar en el numeral 42 del capítulo VI, fecha en la cual inicia la relación laboral o adquiere las condiciones para cotizar, cuando se trata de la movilidad al • Número de la ficha Sisbén • Puntaje • Nivel Sisbén (según el puntaje)
Régimen Contributivo. 68. Fecha de radicación: El funcionario de la Entidad Territorial debe registrar la fecha en que la EPS entrega el formulario para validación.
• Registrar en el numeral 42 del capítulo VI, la fecha en la cual termina la relación laboral o pierde las condiciones para cotizar, cuando se trata de la movilidad [Link] de validación: El funcionario de la Entidad Territorial debe registrar la fecha en que consultó la base de datos de Sisbén e hizo las validaciones
al Régimen Subsidiado. correspondientes.
• Marcar con una X la casilla 46 del capítulo VII cuando corresponda. [Link] del funcionario: El funcionario de la Entidad Territorial debe registrar sus datos personales.
• Diligenciar el capítulo VIII de Firmas en los numerales 54 y 55, según corresponda. • Primer apellido • Segundo Nombre
• Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que va a anexar. • Segundo apellido • Tipo de documento de identidad
• Anexar copia de los soportes que acreditan la condición de beneficiarios o afiliado adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del • Primer nombre • Número del documento de identidad
registro civil de matrimonio o de escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital, copia del certificado de adopción o 71. Firma del funcionario: El funcionario de la Entidad Territorial debe colocar su firma, como responsable de los datos registrados sobre la información y
acta de entrega del menor, copia de la orden judicial o acto administrativo de custodia, según corresponda al tipo de beneficiario que este incluyendo. validación del Sisbén.
Cuando esta novedad es reportada por el beneficiario o afiliado adicional que inicia una relación o adquiere condiciones para cotizar, además de diligenciar lo Observaciones: En este espacio puede escribir las observaciones que considere necesarias respecto del trámite, la información solicitada o el trato
anterior deberá: recibido.
• Diligenciar en el numeral 41 del Capítulo VI, los datos básicos de identificación del cotizante o cabeza de familia del núcleo familiar del cual hacía parte.
Cuando se reporte esta novedad también debe reportarse las novedades 9: "Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar" o la 10: Señor afiliado, no olvide firmar el formulario, junto con el empleador, aportante o entidad responsable de la afiliación colectiva,
"Terminación de relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando" según corresponda. institucional o de oficio, en los casos que se requiera.
La Entidad Territorial deberá diligenciar los datos del capítulo X cuando se trate de la movilidad al Régimen Subsidiado.