SISTEMAS DE ARCHIVO POR ASUNTO
La clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombre de
personas, compañías, o lugares. Se emplean guías divisionarias para los asuntos
que se consideren como una división del conjunto, y las guías auxiliares o sub-
guías para conceptos que representen sub-divisiones. Consiste en guardar
papeles o materiales, siguiendo las indicaciones de su clasificación en
expedientes, cajas o muebles especiales, dispuestos conforme al orden del cuadro
clasificador.
Por ejemplo:
Los principales encabezamientos de un archivo por asuntos en una tienda de
muebles son:
* Aparatos de uso domestico
* Muebles de alcoba
* Muebles de comedor
* Muebles de sala
*Muebles para terraza
Los encabezamientos principales en parte de un archivo de asuntos de una
compañía de Seguros podrían ser:
* Cambios
* Cobros
* Costos
En los archivos de una firma comercial pequeña, los encabezamientos por asuntos
se mezclan con los encabezamientos por nombre.
¿Cuándo se utiliza un archivo por asuntos? Algunos registros como las tarjetas de
inventario, se prestan para ser organizados por asuntos porque se refieren a
artículos, así como también las pólizas de seguro que son un buen ejemplo, estas
pueden ser archivadas por nombre, número o materia.
En cambio, los cheques no se pueden ordenar con base en una materia, porque
no se refieren a un asunto en particular.
SISTEMAS DE ARCHIVO POR NUMERO
Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es
muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y
fácil expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
* Al archivo principal
* El archivo misceláneo alfanumérico
* El tarjetero índice
* El registro de números asignados
El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los
corresponsales de los archivos
El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los
corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se
dispongan de ellos.
El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada
corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que los
documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal.
El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relación
de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a
más de un corresponsal.
PASOS
Los pasos al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan
pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos cambios como los
vamos a ver a continuación.
Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que
autorizan al archivo
Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8
Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto
que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8
para un sistema alfanumérico.
Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para
facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético y saber el número de
corresponsal o asunto.
SISTEMAS DE ARCHIVO POR VARIADEX
El sistema variadex fue patentado por la casa Remington Rand, Inc. Consta de un
juego de guías, alfabéticas (25) que cubre el alfabeto completo. Sin embargo
puede utilizarse un número variable de guías secundarias, si el volumen de
documentos así lo requiere. Estas guías también se encuentran a la venta.
En este archivo las guías principales están en primera opción. Las carpetas
misceláneas en la 2da posición. Las carpetas individuales en la 3ra posición. En la
cuarta posición van las guías especiales.
Es un sistema de doble control, pues tiene agregado, el uso de colores lo que
permite más facilidad al colocar documentos. Inmediatamente notaríamos que
estamos colocando mal una carpeta, porque el color de ésta es distinto al de la
guía que la precede.
El color lo determina la segunda letra de la primera unidad de archivo. En un
porciento elevado, la segunda letra es una vocal. Es decir que cada letra consta
de los cinco colores usados, o sea que estará dividida en cinco partes cada una de
distinto color.
Los colores van en el orden del arco-iris:
Anaranjado a, b, c, d
Amarillo e, f, g, h
Verde i, j, k, l, m, n, ñ,
Azul o, p, q,
Violeta r, s, t, u, v, w, x, y, z,
Nota: cuando un nombre empieza con una inicial ésta irá en el color anaranjado.
Ejemplo:
Pacheco Mirna anaranjado
Pérez Juan amarillo
Pineda Consuelo verde
Ponce Marina azul
Putzeys Mario violeta
SISTEMAS DE ARCHIVO POR DUPLEX
El término Dúplex admite dos usos bien difundidos.
Por un lado se conoce como dúplex a aquel sistema de información empleado a
instancias de las telecomunicaciones y que es capaz de transmitir mensajes en
ambos sentidos de la comunicación y al mismo tiempo. Es decir, permite mantener
una comunicación bidireccional, enviando y recibiendo mensajes de forma
simultánea.
En tanto, para que la comunicación pueda darse de esta manera será necesario
que se cumplan las siguientes condiciones: existencia de un medio físico que sea
capaz de transmitir en ambos sentidos mencionados, disposición de un sistema de
transmisión capaz de enviar y recibir al mismo tiempo y un protocolo o norma de
comunicación empleada por los equipos terminales.
El modo de transmisión dúplex permite distinguir tres categorías de
comunicaciones: full dúplex (la mayoría de los sistemas y redes de comunicación
de la actualidad funcionan en este modo permitiendo canales de envío y de
recepción simultáneos), semidúplex (sistemas que pueden transmitir en efecto en
los dos sentidos pero no pueden hacerlo de manera simultánea y símplex
(permiten la transmisión en un único sentido, el mejor ejemplo es la fibra óptica).
Y por otra parte, a instancias de la construcción un dúplex será aquella vivienda
que presenta dos pisos conectados entre sí a través de una escalera interior,
usualmente paralela. La mencionada es un tipo de construcción muy usual y
común en la mayor parte del mundo. Por ejemplo, en los Estados Unidos, Bolivia y
Argentina, los dúplex resultan ser un tipo de construcción recurrente en cualquier
barrio por el cual se transite.
En el caso de Argentina y Bolivia se suma el hecho que los mismos forman parte
de los planes de construcción de viviendas que planifica el gobierno a razón que
los costos de construcción son más económicos que otras propuestas.
Por el contrario, en los Estados Unidos, especialmente en Manhattan, los dúplex
resultan ser las viviendas más caras de adquirir.
SISTEMAS DE ARCHIVO POR DEWEY
El Sistema de Clasificación Decimal Dewey (también llamado CDD) es uno de los
sistemas de clasificación de bibliotecas.
Fue desarrollado por Melvil Dewey, bibliotecario del Amaestra Colegie en
Massachusetts, Estados Unidos, en 1876. El propósito inicial fue desarrollar un
sistema de clasificación para esa biblioteca,1 y desde ese momento ha sido
enormemente modificado y ampliado en el transcurso de sus veintitrés principales
ediciones que han ocurrido hasta 2012. Durante este tiempo y desde 1894
también se han desarrollado 15 ediciones abreviadas, basadas en la Edición
mayor desarrollada generalmente un año antes.
Las 10 grandes clases que lo conforman son (basadas en la Edición 14 abreviada,
traducida en el año 20082):
000 - Ciencias de la Computación, Información y Obras Generales.
100 - Filosofía y Psicología.
200 - Religión, Teología.
300 - Ciencias Sociales.
400 - Lenguas.
500 - Ciencias Básicas.
600 - Tecnología y Ciencias Aplicadas.
700 - Artes y recreación.
800 - Literatura.
900 - Historia y Geografía
Estas categorías principales se subdividen, a su vez, cada una de ellas, en diez
clases, en un modelo jerárquico decimal de diversos niveles. El primer nivel
(también llamado sumario) comprende estos diez grupos, el segundo sumario
estaría formado por cien grupos, diez por cada uno de los diez anteriores. El tercer
nivel abriría un abanico de mil posibilidades, e incluso se podrían seguir añadiendo
más si fueran necesarias.
GENERACIONES DE LA COMPUTADORA
PRIMERA GENERACIÓN (1951 A 1958)
Las computadoras de la primera Generación emplearon bulbos para
procesar información.
La programación se realizaba a través del lenguaje de máquina.
Las memorias estaban construidas con finos tubos de mercurio líquido y tambores
magnéticos. Los operadores ingresaban los datos y programas en código especial
por medio de tarjetas perforadas. El almacenamiento interno se lograba con un
tambor que giraba rápidamente, sobre el cual un dispositivo
de lectura/escritura colocaba marcas magnéticas.
Estos computadores utilizaban la válvula de vacío. Por lo que eran equipos
sumamente grandes, pesados y generaban mucho calor.
La Primera Generación se inicia con la instalación comercial del UNIVAC
construida por Eckert y Mauchly. El procesador de la UNIVAC pesaba 30
toneladas y requería el espacio completo de un salón de 20 por 40 pies.
SEGUNDA GENERACIÓN (1959-1964)
El Transistor Compatibilidad Limitada sustituye la válvula de vacío utilizada en la
primera generación. Los computadores de la segunda generación erán más
rápidas, más pequeñas y con menores necesidades de ventilación. Estas
computadoras también utilizaban redes de núcleos magnéticos en lugar de
tambores giratorios para el almacenamiento primario. Estos núcleos contenían
pequeños anillos de material magnético, enlazados entre sí, en los cuales podían
almacenarse datos e instrucciones.
Los programas de computadoras también mejoraron. COBOL desarrollado durante
la 1era generación estaba ya disponible comercialmente. Los programas escritos
para una computadora podían transferirse a otra con un mínimo esfuerzo. El
escribir un programa ya no requería entender plenamente el hardware de
la computación.
TERCERA GENERACIÓN (1964-1971)
Circuitos Integrados, Compatibilidad con Equipo Mayor, Multiprogramación,
Minicomputadora
Las computadoras de la tercera generación emergieron con el desarrollo de
los circuitos integrados (pastillas de silicio) en las cuales se colocan miles de
componentes electrónicos, en una integración en miniatura. Las computadoras
nuevamente se hicieron más pequeñas, más rápidas, desprendían menos calor y
eran energéticamente más eficientes.
Antes del advenimiento de los circuitos integrados, las computadoras estaban
diseñadas para aplicaciones matemáticas o de negocios, pero no para las dos
cosas. Los circuitos integrados permitieron a los fabricantes de computadoras
incrementar la flexibilidad de los programas, y estandarizar sus modelos.
La IBM 360 una de las primeras computadoras comerciales que usó circuitos
integrados, podía realizar tanto análisis numéricos como administración ó
procesamiento de archivos. Los clientes podían escalar sus sistemas 360 a
modelos IBM de mayor tamaño y podían todavía correr sus programas actuales.
Las computadoras trabajaban a tal velocidad que proporcionaban la capacidad de
correr más de un programa de manera simultánea (multiprogramación).
CUARTA GENERACIÓN (1971 A 1981)
Microprocesador, Chips de memoria, Microminiaturización
Dos mejoras en la tecnología de las computadoras marcan el inicio de la cuarta
generación: el reemplazo de las memorias con núcleos magnéticos, por las de
chips de silicio y la colocación de Muchos más componentes en un
Chip: producto de la microminiaturización de los circuitos electrónicos. El tamaño
reducido del microprocesadory de chips hizo posible la creación de las
computadoras personales (PC)
En 1971, intel Corporation, que era una pequeña compañía fabricante de
semiconductoresubicada en Silicon Valley, presenta el primer microprocesador o
Chip de 4 bits, que en un espacio de aproximadamente 4 x 5 mm contenía 2
250 transistores. Este primer microprocesador que se muestra en la figura 1.14,
fue bautizado como el 4004.
Silicon Valley (Valle del Silicio) era una región agrícola al sur de la bahía de San
Francisco, que por su gran producciónde silicio, a partir de 1960 se convierte en
una zona totalmente industrializada donde se asienta una gran cantidad
de empresas fabricantes de semiconductores y microprocesadores. Actualmente
es conocida en todo el mundo como la región más importante para
las industrias relativas a la computación: creación de programas y fabricación de
componentes.
Actualmente ha surgido una enorme cantidad de fabricantes de
microcomputadoras o computadoras personales, que utilizando diferentes
estructuraso arquitecturas se pelean literalmente por el mercado de la
computación, el cual ha llegado a crecer tanto que es uno de los más grandes a
nivel mundial; sobre todo, a partir de 1990, cuando se logran sorprendentes
avances en Internet.
Esta generación de computadoras se caracterizó por grandes avances
tecnológicos realizados en un tiempo muy corto. En 1977 aparecen las primeras
microcomputadoras, entre las cuales, las más famosas fueron las fabricadas por
Apple Computer, Radio Shack y Commodore Busíness Machines. IBM se integra
al mercado de las microcomputadoras con su Personal Computer (figura 1.15), de
donde les ha quedado como sinónimo el nombre de PC, y lo más importante; se
incluye un sistema operativo estandarizado, el MS- DOS (MicroSoft Disk Operating
System).
QUINTA GENERACIÓN Y LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL (1982-1989)
Cada vez se hace más difícil la identificación de las generaciones de
computadoras, porque los grandes avances y nuevos descubrimientos ya no nos
sorprenden como sucedió a mediados del siglo XX. Hay quienes consideran que la
cuarta y quinta generación han terminado, y las ubican entre los años 1971-1984
la cuarta, y entre 1984-1990 la quinta. Ellos consideran que la sexta generación
está en desarrollo desde 1990 hasta la fecha.
Siguiendo la pista a los acontecimientos tecnológicos en materia de computación
e informática, podemos puntualizar algunas fechas y características de lo que
podría ser la quinta generación de computadoras.
Con base en los grandes acontecimientos tecnológicos en materia de
microelectrónica y computación (software) como CADI CAM, CAE,
CASE, inteligencia artificial, sistemas expertos, redes neuronales, teoría del
caos, algoritmos genéticos, fibras ópticas, telecomunicaciones, etc., a de la
década de los años ochenta se establecieron las bases de lo que se puede
conocer como quinta generación de computadoras.
Hay que mencionar dos grandes avances tecnológicos, que sirvan como
parámetro para el inicio de dicha generación: la creación en 1982 de la primera
supercomputadora con capacidad de proceso paralelo, diseñada por Seymouy
Cray, quien ya experimentaba desde 1968 con supercomputadoras, y que funda
en 1976 la Cray Research Inc.; y el anuncio por parte del gobierno japonés
del proyecto "quinta generación", que según se estableció en el acuerdo con seis
de las más grandes empresas japonesas de computación, debería terminar en
1992.
El proceso paralelo es aquél que se lleva a cabo en computadoras que tienen la
capacidad de trabajar simultáneamente con varios microprocesadores. Aunque en
teoría el trabajo con varios microprocesadores debería ser mucho más rápido, es
necesario llevar a cabo una programación especial que permita asignar diferentes
tareas de un mismo proceso a los diversos microprocesadores que intervienen.
También se debe adecuar la memoria para que pueda atender los requerimientos
de los procesadores al mismo tiempo. Para solucionar este problema se tuvieron
que diseñar módulos de memoria compartida capaces de asignar áreas de caché
para cada procesador.
Según este proyecto, al que se sumaron los países tecnológicamente más
avanzados para no quedar atrás de Japón, la característica principal sería la
aplicación de la inteligencia artificial (Al, Artificial Intelligence). Las computadoras
de esta generación contienen una gran cantidad de microprocesadores trabajando
en paralelo y pueden reconocer voz e imágenes. También tienen la capacidad de
comunicarse con un lenguaje natural e irán adquiriendo la habilidad para tomar
decisiones con base en procesos de aprendizaje fundamentados en sistemas
expertos e inteligencia artificial.
El almacenamiento de información se realiza en dispositivos magneto ópticos con
capacidades de decenas de Gigabytes; se establece el DVD (Digital VideoDisk o
Digital Versatile Disk) como estándar para el almacenamiento de video y sonido; la
capacidad de almacenamiento de datos crece de manera exponencial
posibilitando guardar más información en una de estas unidades, que toda la que
había en la Biblioteca de Alejandría. Los componentes de los microprocesadores
actuales utilizan tecnologías de alta y ultra integración, denominadas VLSI (Very
Large Sca/e Integration) y ULSI (Ultra Lar- ge Scale Integration).
Sin embargo, independientemente de estos "milagros" de la tecnología moderna,
no se distingue la brecha donde finaliza la quinta y comienza la sexta generación.
Personalmente, no hemos visto la realización cabal de lo expuesto en el proyecto
japonés debido al fracaso, quizás momentáneo, de la inteligencia artificial.
El único pronóstico que se ha venido realizando sin interrupciones en el transcurso
de esta generación, es la conectividad entre computadoras, que a partir de 1994,
con el advenimiento de la red Internet y del World Wide Web, ha adquirido una
importancia vital en las grandes, medianas y pequeñas empresas y, entre los
usuarios particulares de computadoras.
El propósito de la Inteligencia Artificial es equipar a las Computadoras con
"Inteligencia Humana" y con la capacidad de razonar para encontrar soluciones.
Otro factor fundamental del diseño, la capacidad de la Computadora para
reconocer patrones y secuencias de procesamiento que haya encontrado
previamente, (programación Heurística) que permita a la Computadora recordar
resultados previos e incluirlos en el procesamiento, en esencia, la Computadora
aprenderá a partir de sus propias experiencias usará sus Datos originales para
obtener la respuesta por medio del razonamiento y conservará esos resultados
para posteriores tareas de procesamiento y toma de decisiones.
SEXTA GENERACIÓN (1990 HASTA LA FECHA)
Como supuestamente la sexta generación de computadoras está en marcha
desde principios de los años noventa, debemos por lo menos, esbozar las
características que deben tener las computadoras de esta generación. También se
mencionan algunos de los avances tecnológicos de la última década del siglo XX y
lo que se espera lograr en el siglo XXI. Las computadoras de esta generación
cuentan con arquitecturas combinadas Paralelo / Vectorial, con cientos de
microprocesadores vectoriales trabajando al mismo tiempo; se han creado
computadoras capaces de realizar más de un millón de millones
de operaciones aritméticas de punto flotante por segundo (teraflops); las redes de
área mundial (Wide Area Network, WAN) seguirán creciendo desorbitadamente
utilizando medios de comunicación a través de fibras ópticas y satélites, con
anchos de banda impresionantes. Las tecnologías de esta generación ya han sido
desarrolla das o están en ese proceso. Algunas de ellas son: inteligencia / artificial
distribuida; teoría del caos, sistemas difusos, holografía, transistores ópticos,
etcétera.
